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8/16/2019 NormaCFA.pdf

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República de Nicaragua

POLICÍA NACIONALDivisión de Finanzas

“ ““ “ A TU SERVICIO SIEMPRE A TU SERVICIO SIEMPRE A TU SERVICIO SIEMPRE A TU SERVICIO SIEMPRE” ”” ”

HONOR, SEGURIDAD, SERVICIO

Edificio Faustino Ruiz, Managua, Nicaragua, Tel. (505) 2774130 Ext. 1130 Correo electrónico [email protected]

NORMAS PARA EL CONTROL DE FONDO ASIGNADO

I DE LOS FONDOS ASIGNADOS

1. Generalidades

Los fondos asignados lo constituyen, los recursos monetarios que la División deFinanzas, entrega de forma periódica, temporal o permanente, para el desarrollo de lasfunciones ordinarias y extraordinarias de la Policía Nacional.

Estos fondos tienen un periodo de ejecución de un mes, a partir de la entrega de chequesa cada una de las Delegaciones Departamentales, Distritales, Órganos de Apoyo yEspecialidades Nacionales de la Policía Nacional. Transcurrido ese periodo se debeenviar a la División de Finanzas detalle de la ejecución de los fondos, especificando losrubros afectados.

Las fuentes de estos fondos pueden ser:

a) Del Presupuesto anual de la Policía Nacional, (Recursos del Tesoro)

b) Rentas con Destino Especifico

c) Cooperacion Externa

d) Ingresos no Presupuestados ( Fondos Propios y Donaciones)

e) Asignaciones extraordinarias entregadas por el Gobierno Central

Los Jefes de las Delegaciones Departamentales, Distritales, Órganos de Apoyo yEspecialidades Nacionales de la Policía Nacional serán responsables de la ejecución,control y registro de los fondos que les son asignados

Los fondos asignados obligatoriamente pasan por las siguientes etapas:• Planificación del gasto• Aprobación del gasto• Asignación del Fondo• Ejecución del Fondo• Rendición de cuenta• Contabilización del gasto• Archivo de la documentación soporte.





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2. DE LA ENTREGA DE LOS FONDOS ASIGNADOS

La División de Finanzas, entregara los 10 de Cada mes, los Fondos Asignados paraAlimentación y Gastos Varios a las estructuras policiales del país; debiéndose mostrarpara tal fin la SOLVENCIA que la Division de Finanzas les emite indicando que lasestructuras policiales no tienen Fondos Pendientes de Rendir.

3.- SOBRE LA EJECUCION DE LOS FONDOS ASIGNADOS.

Los fondos asignados deben ser ejecutados estrictamente en los rubros quecorresponden conforme a la asignación presupuestaria, a fin de cumplir el objetivo deldesembolso conforme a las Normas de Ejecución Presupuestarias, Ley de AdministraciónFinanciera y de Régimen Presupuestario (Ley 550) y bajo los términos estipulados en las

Normas de Control Interno para el Sector Publico, Ley de Contratación Administrativas alSector Publico (Ley 737), Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Ley681), Ley de Concertación Tributaria (Ley 822) y los Principios de ContabilidadGeneralmente Aceptados.

Los Fondos Asignados en los Grupos 02 (servicios no personales) y 03 (materiales ysuministros) no podran utilizarse para ser ejecutados en los grupos 01(salarios) y 04(bienes de uso).

Es prohibido que los Fondos destinados para la Alimentacion del personal seanutilizados en la adquicision de otro tipo de Producto.

3.1 COMPRA MENOR

Para la adquisición de bienes y/o servicios, mayores a los 1,000.00 (Mil Córdobas) ymenores a C$500,000.00 (Quinientos mil Córdobas Netos) se procederá a la CompraMenor, cuyo procedimiento es el siguiente:

• Seleccionar al proveedor o contratista previa solicitud de compra, tomando en cuentaal menos a tres oferentes inscritos en el Registro Central de Proveedores del Estado.

• En el caso de adquisiciones de Bienes y Servicios debe contarse con un detalle de losmismos y sus especificaciones, con indicaciones de su cantidad, condiciones y plazode entrega (en la proforma).

• En el caso de obras (remodelacion y/o mejoras) de edifios debe disponerse de undocumento con las condiciones mínimas de diseño y trabajo requerido, así como lasespecificaciones generales.

• En la compra menor se aplicarán en toda su extensión las disposiciones sobrecapacidad contractual, prohibiciones, programación y disponibilidad presupuestariaestablecida en la Ley de Contrataciones Administrativas al Sector Publico (Ley737).









“La adquisición de Viveres Frescos (Verduras, Frutas, Carnicos, Pan, Leche, Huevos,

etc...) quedan exceptos del Procedimiento arriba señalado, pudiendo adquirir de formadirecta con los Proveedores que ofrescan mejor precio y mejor calidad del producto”.

3.2 DOCUMENTOS PERTINENTES PARA LA ADQUISICION DE PRODUCTOS POR ELPROCEDIMIENTO DE COMPRA MENOR.

REGISTRO CENTRAL DE PROVEEDORES DEL ESTADO

Para las compras de bienes y/o servicios que se realizan en las DelegacionesDepartamentales y Distritales de la Policia Nacional, se debera presentar como soporte elRegistro Central de Proveedores del Estado, tal como lo establece la ley No. 737 Ley de

Contrataciones Administrativas al Sector Publico.

“Si no hay inscrito al menos 3 oferentes para la compra o contratación, se dejaraconstancia escrita de tal circunstancia y se pedirá cotización a quienes estén inscritos”

Se podrán ejecutar contrataciones bajo la modalidad de compras menores en zonasalejadas y rurales de país, en que no exista un comercio formalmente establecido y porconsiguiente no se encuentren proveedores inscritos, sin embargo debera adjuntarcecopia de la circular administrativa DGCE/UN/03-2005 la cual refiere lo siguiente: se podrárealizar la compra obviando el requerimiento del Certificado de Registro Central deProveedores.

Sin embargo, conforme la NTCI para el Sector Público deberá dejarse constancia detodas las actuaciones que se realicen para ejecutar las compras; así como de lascircunstancias antes expuestas.

Los municipios en donde se debe ejecutar esta modalidad son los que se detallan acontinuación:

Compras en zonas rurales que se realicen en las cabeceras Regionales de laRAAN en los municipios de Bonanzas, Siuna, Rosita, Waspan, Rio Blanco yMulukuku.

En la RAAS los municipios de: Karawala, La Cruz de Rio Grande, Corn Island, El

Bluff, Laguna de Perlas y Kukra Hill.

En el Departamento de Rio San Juan (San Carlos) en los municipios de El Castillo,el Almendro, La Azucena, Los chiles, Morrillo, Morrito y Palo Ralo.

En la cabecera Departamental de Masaya únicamente el Municipio de Tisma.

En Zelaya Central, Muelle de los Buelles y Nueva Guinea.









Cabe hacer mención que los municipios distantes a la Cabeceras Departamentales y que

no se mencionan en esta normativa y que por cualquier eventualidad tengan la necesidadde adquirir algún producto o realizar alguna contratación; se regirán por lo determinado enla circular administrativa DGCE/UN/03-2005 de la Dirección General de Contrataciones deEstado.

ANALISIS DE OFERTA

Se hará una evaluacion de ofertas por cada producto o conjunto de productos y/oservicios que ofrezcan los diferentes proveedores, teniendo cuidado que todos tenganlas mismas especificaciones y de esta manera escoger la oferta que tenga mejoroportunidad economica y satisfaga las necesidades requeridas para su adquisición, lamisma será autorizada por el Jefe de la estructura correspondiente.

ORDEN DE COMPRA

Adjunto a las tres cotizaciones y al análisis de ellas se emitirá orden de compra, en lacual se definirá con exactitud, el proveedor, fecha de entrega, cantidad, costosunitarios y totales del producto a comprar, además la marca o tipo.

SOLICITUD DE CHEQUES

El Jefe de la Estructura sobre la base de la documentación anteriormente descritaemitirá una solicitud de cheque, autorizando al administrador, la emisión del mismo.

3.3 DESEMBOLSO POR MEDIO DE CHEQUES

a) Todos los desembolsos deberán hacerse por medio de cheques debidamente prenumerados y emitidos en forma secuencial y a nombre del proveedor del productoy/o servicio, no se permite intermediarios para efectuar los pagos.

b) Para la elaboración y firma de un cheque se debe de contar previamente con lossoportes pertinentes que sustenten el desembolso. (proforma, analisis de oferta, Ordende Compra, Carta de exoneración del 15% correspondiente al Impuesto del ValorAgregado (IVA), Solicitud de cheque, Facturas y/o Recibos soportes, Registro Centralde Proveedores, Solvencia Fiscal en caso que el gasto sea mayor o igual aC$12,000.00, Ingresos de Recepción de Bodega, Constancia de Retención del 2% y/o

el 10% del I/R) por compras de bienes y/o servicios mayores o igual a los C$1,000.00a estos documentos hay que darle un trámite particular. Independientemente delrégimen que tenga el Proveedor (Regimen General y/o Cuota Fija), se le debe retenerpor cada compra de bienes y/o servicios según lo dispusto en la Ley de ConcertacionTributaria (Ley 822).

c) Una vez firmado y retirado el cheque por su beneficiario; el Comprobante de Pagodebe estar debidamente soportado con la documentación que respalde y justifique eldesembolso.









d) Se puede emitir un (1) cheque mensual a nombre del personal (oficial de confianza)con el propósito de sufragar gastos menores debiendo ser el límite del desembolso porvalor de C$ 2,500.00 (Dos Mil Quinientos Córdobas Netos). Estos comprobantes depagos (cheques) deberán soportarse con las facturas y/o recibos que evidencien estosgastos para su respectiva rendición de cuentas en la División de Finanzas.

La legalidad y veracidad de las erogaciones deben quedar establecidas en cadadocumento que soporte un desembolso con cheque, a fin de facilitar su identificación yrevisión posterior.

Ningún cheque será firmado sin haberse determinado previamente la disponibilidad defondos. Ley de Regimen Presupuestario (Ley 550).

Por ningún concepto se girarán cheques en blanco, al portador o con fechas posdatado.

Los documentos procesados serán invalidados con el sello de “Cancelado” que contengael numero del cheque, él nombre del banco, nombre del funcionario que lo invalida y lafecha que se invalido y en un lugar que no afecte la información del documento paraimpedir una nueva utilización de los mismos; además deberán archivarse en ordencronológico. Cabe hacer mención que los cheques pagados y devueltos por el bancodebe mutilarse en las partes correspondientes a las firma y evitar nuevamente su uso.

La documentación que se anule por cualquier causa deberá archivarse el juego completo;

así mismo aquella documentación que no haya sido utilizada debe ser resguardada poruna persona autorizada

La documentación soporte debe ser en original y a nombre de la entidad u organismo

El comprobante de pago deberá llevar los siguientes requisitos:

Codificación de las partidas contables que en el debe como en el haber tengan suefecto. Las principales partidas son por ejemplo:

CODIGO C O N C E P T O DEBE HABER

5000-031-0311 Gtos. Ctes. Del Presupuesto xxxxx

1001 BANCO MONEDA NACIONAL xxxxxCta. Cte. # 000000000000

2006 RETENCIONES POR PAGAR xxxxxCompra de Productos Lácteos a la Selecta









CODIGO C O N C E P T O DEBE HABER

1005-000-0000 Fondos Asignados xxxxx

1001 BANCO MONEDA NACIONAL xxxxxCta. Cte. # 000000000000F/A para gastos de Alimentación del mesDe Agosto de 2003

====================================================================Las firmas de responsabilidad administrativa y legal deberán ser:

Elaborado por: El contador o responsable de la chequera

Revisado por: El jefe AdministrativoAutorizado por: El jefe de la EstructuraRecibido por: El Beneficiario

La entrega del cheque para el pago de proveedores será contra Recibo Oficial de Caja ofacturas originales.

Se deberá de anotar al pie del comprobante de pago la fecha de entrega del cheque y elnúmero de cédula y la firma del que recibe el cheque.

La entrega del cheque debe ser directamente al beneficiario o a quien autoricemediante carta poder notariada.

3.4 DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE GASTOS REALIZADOS

FACTURAS

No se pueden soportar con facturas de meses anteriores las rendiciones del mes enejercicio ejemplo: Fondos Asignados de Marzo/13 no pueden soportase con facturasy/o recibos de Enero o Febrero/13, se aceptaran facturas del mes posterior al delejercicio de los primeros cinco días máximo.

Toda compra de bienes o servicios debe ser respaldada por facturas y/o recibos que

cumplan los siguientes requisitos:

• Sello con rubrica del Jefe de la Delegacion Policial (factura y/o recibo que sepagara)

• Membreteada.• Prenumerada• De fecha reciente (a partir de la fecha de recibido el fondo y del año del

ejercicio presupuestario)









• Número RUC del establecimiento en el caso de persona natural• Nombre y apellidos del proveedor, Dirección de notificación• Concepto claro de lo que se compra (legible)• Valor de la factura (costo unitario, costo total y totalizada),• En original, sin manchones, borrones alteraciones, enmendaduras o tachaduras• Sello y firma de cancelación• Pie de imprenta en los documentos soportes

Toda factura o colilla de supermercado debe acompañar anexo un detalle pormenorizadode lo adquirido con valores, para facilitar la clasificación de acuerdo al renglón de gasto.

En la ejecución de los fondos presupuestados no se aceptaran facturas por gastos en

licores, cigarrillos, cosméticos, combustible, lubricante, restaurantes, Vestuario y Calzadosetc. Solamente se aceptaran facturas por combustible y lubricantes en la ejecución defondos propios y presupuestados cuando se haya asignado en esos rubros.

Las facturas por compra de combustible, deben detallar el número de placa del vehiculo alque se le asignara una determinada cuota de combustible.

En la cancelación de facturas de crédito se tiene que presentar el respectivo RECIBOOFICIAL DE CAJA del proveedor por los abonos que la Delegación y/o Distrito realice, yla factura de crédito original una vez que esta haya sido cancelada. (El recibo debedescribir la ó las facturas que se están cancelando)

Las facturas legales, Comerciales y Recibos deberán ser autorizadas por el Jefede la estructura sellando y rubricando el documento y describiéndolo en eldetalle de Egresos para Liquidación de Fondos, que es el documento en dondese detallan los soportes del fondo que se está rindiendo.

FACTURA COMERCIAL

- La factura comercial es aceptable cuando: por la lejanía del municipio y/o delegaciónpolicial no existan negocios legalmente constituidos y las compras correspondan aproductos alimenticos, mantenimientos menores de edificio, reparaciones menores detransporte etc.

- No se aceptaran facturas comerciales mayores a los C$2,500.00, ni por la adquisiciónde mobiliario y equipo de oficina, computación y otro tipo de Activo Fijo.

Los requisitos de las Facturas Comerciales son las siguientes:

Nombre completo del proveedor (Nombre y dos apellidos)Dirección exacta del proveedorNumero RUC, si es persona jurídicaCancelado ya sea manuscrito o sellado









Firma al pie de la factura del proveedor

Numero de cedula de identidadY demás requisitos señaladas para las facturas en el punto anterior.

ESTRUCTURAS QUE SE LE PERMITE PRESENTAR FACTURAS COMERCIALES

a. RAAN. En la cabecera Regional, únicamente la compra de perecederos, y en lascomunidades de Waspan, Río Blanco y Shasa, por carecer de establecimientosconstituidos sus compras las soportaran en este tipo de facturas en su totalidad.

b. RAAS. Exceptuando la cabecera Regional, podrán soportar sus compras con facturascomerciales las comunidades de: Kukrahill, Laguna de Perla, Corn Island, La cruz derío grande, Karawala, El Tortuguero y Puerto del Bluff.

c. En Río San Juan (San Carlos), únicamente podrán soportar compra con facturascomerciales los perecederos (Tortillas verduras frescas etc.)

d. En Masaya, en el municipio de Tisma la compra total de sus productos alimenticios.

e. Exceptuando las cabeceras departamentales de: Chinandega, León, Boaco,Chontales, Rivas, Nueva Segovia, Madriz, Estelí, Granada, Carazo, Masaya, Jinotega,Matagalpa, y Zelaya Central, sus municipios podrá soportar con facturas comerciales

sus compras validándolas con un sello de parte del proveedor, donde especifiqueNombre del Proveedor, el numero de su cedula, y teléfono en caso tuviera y sudirección. Además de reunir todos los requisitos establecidos para las comprasmediante facturas comerciales ya mencionados en esta disposición.

f. La Policía de Managua, todas sus Delegaciones Distritales y todas las estructurasubicadas en el Departamento de Managua y sus municipios por ser el departamentodonde se encuentran todos los establecimientos en donde se puedan adquirir todoslos productos comestibles y otros, están obligados a realizar todas sus compras ysoportarlas con facturas de acuerdo a la Ley de facturación (Membretadas,Prenumerada, Pie de Imprenta y numero de tiraje de block de la litografía y numeroRUC de la misma) Tambien estan obligados a presentar facturas membretadas las

Especialidades Nacionales.









RECIBOS

Para la cancelación de gastos menores a los C$2,500.00, en concepto de la adquisiciónde un bien o servicios, para lo cual la persona no cuente con ningún tipo de factura odocumentos formales, el administrador podrá elaborar un Recibo sin el Logotipo de laPolicía Nacional, en donde se detalle:

• Fecha que se extiende el recibo• Descripcion del bien o servicio adquirido( concepto)• Monto a cancelarse• Nombre del proveedor• Dirección del Proveedor• Número de Identificación• Firma de recibí conforme del proveedor.

MODELO DEL RECIBO

Como Materia Excluida del proceso de adquisición, se puede considerar la compra degranos básicos en el campo siempre y cuando el gasto represente una economía quefavorezca a la Delegación Policial que adquiere el producto, como esta dispuesto en laLey 737 ( Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Publico) en el Art. 58 Acapite# 5 además como el productor no está inscrito en el Registro Central de Proveedores ni

RECIBO

Lugar:_______, Fecha,__________

Paguese a: ___________________ la cantidad de: C$_____________

En concepto: ____________________________________

____________________________________

Dirección del Proveedor: ____________________________

Número de Ced: _________________________

Firma de Recibi Conforme: __________________________









tiene documentación legal para soportar el gasto, debe elaborarse un recibo con las

descripciones siguientes:

• Fecha que se extiende el recibo• Descripción del bien o servicio adquirido ( concepto)• Monto a cancelarse• Nombre del proveedor• Dirección del Proveedor• Número de cédula del proveedor• Firma de recibi conforme del proveedor

MODELO DEl RECIBO

RECIBO

Lugar:_______, Fecha,__________

Paguese a: ___________________ la cantidad de: C$_____________

En concepto: ____________________________________

____________________________________

Dirección del Proveedor: ____________________________

Número de Ced: _________________________

Firma de Recibi Conforme: __________________________









4 DOCUMENTOS DE REGISTRO DE RECEPCION Y REMISION DE PRODUCTOS.

INFORME DE RECEPCION EN BODEGA

Posterior a la adquisición de los productos se elaborará el Informe Recepción deBodega dejando constancia del producto que fue recibido independientemente de valorde adquisición.

Este contemplará con exactitud la cantidad, descripción, costo unitario y costo total detodos y cada uno de los productos comprados; el ingreso a bodega se hará por todascompras realizadas excepto compras menores como verduras, condimentos y otroscomplementos de la alimentación.

Las firmas responsables serán: Proveedor o Comprador (Entrega); Responsable deBodega (Recibe).

REMISION DE BODEGA (registro a lo interno de la Delegación) (Fiscalizacion enVisitas)

La remisión de bodega se hará por todas aquellas salidas de productos. Estacontemplará con exactitud la cantidad, descripción, costo unitario y costo total de todosy cada uno de los productos entregados para su uso ó consumo.

Se deberá de anotar a que oficina o área específica se está destinando el producto, en

el caso de repuestos y accesorios de vehículos se debe de anotar los datos generalesdel vehículo que se le están asignando. (Placa, tipo, marca y ubicación etc.).

Las firmas responsables serán:

Responsable de Bodega (Revisado)Autorizado: Responsable administrativo.Entregado por: (Bodeguero o encargado)Recibido por: (El que retira el producto)

Cada estructura debera constar con un Registro Auxiliar de Control (KARDEX) con elobjetivo de identificar la existencia de los productos obtenidos y optimizar su consumo.

Este registro debera contener como minimo los siguientes datos:

- Descripcion del Articulo- Entradas y Salidas en Unidades de Valores- Precio Unitario- Saldos en Unidades y Valores- Localización del Articulo- Existencia Maxima y Minima









5.- APLICACIÓN DEL REGIMEN DE RETENCION DEL IR%

Las retenciones del IR%, se deberan aplicar por compras de bienes y/o servicios engeneral, por servicios profecionales (natural o juridico) y contruccion (remodelacion omejoras de edificios)

Se exceptúan de esta aplicación los servicios prestados por Afanadoras, Jardineros ylos excentos del IR%

TABLA DESCRIPTIVA DE RETENCIONES EN LA FUENTE QUE SE APLICAN CON BASEEN LA LEY DE CONCERTACION TRIBUTARIA (LEY Nº 822) Y SU REGLAMENTO

DESCRIPCION IR % BASE IMPONIBLE

Compra de Bienes o Servicios enGeneral

2% Montos a Partir deC$ 1,000.00

Trabajos de Construcción 2% Montos a Partir deC$ 1,000.00

Arrendamientos 2% Montos a Partir deC$ 1,000.00

Régimen de cuota Fija 2% Montos a Partir deC$ 1,000.00

Servicios Profesionales Persona Natural 10% Se retendrá aun por montos menores a milcórdobas

Servicios Profesionales Persona Jurídica 2% Montos a Partir deC$ 1,000.00

OBLIGACIONES Y GESTION DEL IMPUESTO

Las Estructuras y Delegaciones de la Policia Nacional que tengan numero RUC yDeclaren las retenciones que aplican, deberan adjuntar a la Rendición de Cuentas copiadel Comprobante de Retención, como tambien adjuntar detalle de los proveedores que

fueron sujetos a la retencion del IR% según su actividad economica y alicuota deretencion (porcentaje del impuesto aplicado).

En el caso de las Estructuras y Delegaciones que depositen el IR% aplicado por comprade bienes y/o servicios, lo deberan hacer a la cuenta Nº 1002-500-2898-126 deBANPRO y adjuntar a la rendicion de cuentas, la minuta de depósito de la retencionaplicada y copia del comprobante de retencion extendida el proveedor.









Todo proveedor de bienes y/o servicios que este exonerado de la aplicación del IR%

debera comprobarlo adjuntando a la rendicion de cuentas la Constancia de NoRetencion del impuesto, dicha constancia es emitida por la Direccion General deIngresos.

II CONTABILIZACION DE LOS FONDOS ASIGNADOS

1. CODIFICACIÓN DE FONDOS ASIGNADOS.

La codificación de los documentos soportes que evidencian el desembolso deberealizarse de acuerdo a los rubros contenidos en cada uno de ellos, los cuales deben deser ejecutados conforme a la asignación presupuestaria, y no al Detalle de Egresos parala Liquidación de Fondos.

El código afectado en cada una de las facturas y recibos soportes de los Comprobantesde Pago debe quedar evidenciado en cada uno estos documentos.

La codificación de los gastos debe apegarse a lo indicado en el catalogo de cuentas.

Cuando se apliquen varios códigos en la determinación del gasto de una factura, sedeben comprobar los parciales de los códigos afectados contra el total del documentosoporte del gasto.

Existen casos en donde el rubro afectado no lo registra el SIGFA teniendo que serafectado en el rubro que más se asemeja, tal es el caso de tintes, pinturas etc.-

2 PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION, CODIFICACIÓN YCONTABILIZACION DE LOS FONDOS ASIGNADOS

2.1 Verificar si el importe del cheque coincide en números y letras con el valor de laSolicitud de Cheque, si las cantidades y calidades de los bienes o servicios recibidosson los que figuran en la factura, en las ordenes de compras emitidas o en contrato uotros documentos que evidencien la operación; todo conforme al cumplimiento delControl Interno Previo al Desembolso estipulado en las Normas Técnicas de ControlInterno para el Sector Publico emitidas por la C.G.R; y si los comprobantes de pagofueron firmados por la persona que lo elaboró, revisó, autorizó y recibió conforme.

Además debe cerciorarse si los mismos presentan el sello respectivo y el número deidentificación (Cedula) del beneficiario, nombre del mismo y fecha en fue entregado elpago.

2.2 Con los soportes (Facturas, Recibos, Solicitud y Recibo de Viáticos etc.) se verificanlas extensiones aritméticas y el cumplimiento de los requisitos fiscales de los mismos,comprobando si el valor de estos documentos es consistente con el importe delcheque y al de la Solicitud correspondiente.









2.3 Si el desembolso es originado por compras mayores a los C$1,000.00 (Un MilCórdobas Netos) y menores a los 500,000.00 (Quinientos Mil Córdobas Netos), elencargado de la administración del fondo debe cerciorarse de existencia de lasfacturas respectivas y soportes tales como, Proformas y Evaluación, además deOrdenes de Compras, Remisión de Mercadería, Informe de Recepción de Bodega,Constancia de Retención del 2%, Registro Central de Proveedores y Solvencia Fiscalen caso la compra del bien o servicio sea mayor de C$12,000.00. Debiéndosecomprobar si estos son consistentes entre si en cuanto ha: Importes, Fechas, Nombredel Proveedor o Razón Social, Descripción, Unidad de Medida etc.

2.4 En caso que el pago correspondiera a viáticos asegurarse que los mismos estándebidamente autorizados y se cumple con los requisitos que el formato exige.

2.5 Verificar que la retención del 2% del Impuesto sobre la Renta en la fuente sedetermino correctamente, y que por el mismo se elaboro la respectiva Constancia deRetención.

2.6 Determinar si el detalle de las retenciones realizadas por las diferentes estructurascorresponde al importe presentado en las minutas de depósitos.

2.7 Cerciorarse que las Retenciones realizadas a través de los Comprobante de Pagofueron depositadas integras por las estructuras en la cuenta corriente

correspondientes.

2.8 Asegurarse que las retenciones efectuadas por las compras de bienes y serviciosfueron depositas o declaradas oportunamente, a fin de cumplir en el tiempo previstocon el pago de las mismas.

2.9 Comprobar que por las compras que se realizaron se elaboro el Informe deRecepción de Bodega, conforme a lo indicado en las facturas y ordenes de comprasexistentes.

2.10 Determinar el total de gastos soportados en la rendición de cuentas y confrontarloscon el importe del fondo asignado transferido, de tal manera que se establezca la

diferencia. En caso de existir esta comprobar si el sobrante fue depositado en lacuenta corriente respectiva.

2.11 Una vez verificados los comprobantes de pago y soportes respectivos en cuanto alcumplimiento de las Normas de Control Interno, el encargado de la administración delos Fondos Asignados debe revisar la codificación de la documentación soporte deacuerdo a la naturaleza del gasto, apegándose al catalogo de cuentas ydeterminando la cuenta contable, la estructura, sub-cuenta y sub-sub-cuenta a la quecorresponda el gasto.









2.12 Se debe verificar los importes parciales de cada una de las sub-cuentas en caso las

hubiera, con el objetivo de comprobar el total de estas con el del soporte codificado.

2.13 No es correcto, que un funcionario firme en un espacio donde no rola su nombre otitulo, por crearse confusión y en alguna medida inseguridad juridica en losdocumentos, especialmente cuando éstos tienen algún tipo de trascendencia legalcomo esta dispuesto en la Ley 228, Ley de la Policia Nacional y el Decreto 26-96.

3. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIARIO

3.1 El contador tiene que elaborar un Comprobante de Diario en borrador que contengatodos los códigos contables que se afectaron en los soportes, debiéndose obtenersumas iguales tanto en la columna de los débitos como de los créditos.

3.2 El Comprobante de Diario oficial debe ser elaborado de acuerdo al comprobante enborrador el cual tiene que estar soportado por toda la documentación que amparanlas operaciones del mes.

Los Comprobantes de Diarios deben ser firmados por la persona que los elabora, eneste caso el contador, el administrador quien es la persona que Revisa, y por el Jefede la Delegación Departamental de la Policía Nacional quien es el funcionario queautoriza las operaciones.

4 RESGUARDO DE LOS DOCUMENTOS SOPORTES.

4.1 El resguardo de la documentación soporte será responsabilidad de la División deFinanzas de la Policía Nacional.

4.2 Toda la documentación soporte de las operaciones debe resguardarse por el terminodiez (10) años que estipulas la ley de la Contraloría General de la República. (AnexoNo.1)









NORMATIVA PARA EL CONTROL DE FONDOS PROPIOS SEGÚN DISPOSICION No.

029-02

DEFINICION:

Los fondos propios lo constituyen los ingresos obtenidos por las estructuras policiales,cualquiera sea su origen: donación, convenios, acuerdos y que no estan integrados alpresupuesto anual de la Republica.

Incluye casos de ingreso por cancelación de daños por colisiones a vehículos policialespor aseguradoras o particulares y cualquier otro ingreso como: avaluó, servicio de grúas,arriendo de locales etc.

El objetivo de los fondos propios debe ser el fortalecimiento de la operatividad yfuncionamiento de las Estructuras Policiales y el mejoramiento de las condiciones detrabajo de sus miembros, no se debe destinar estos para el beneficio personal de ningúnfuncionario policial.

1.- LOS FONDOS PROPIOS SE EJECUTARAN UNICAMENTE CON LOS SIGUIENTESRUBROS:

a) Pago a Policías voluntarios y/o personal auxiliar. (siempre y cuando esténcontratados o emplantillados en el caso de los Policías Voluntarios).

b) Alimentación para el Personal.

c) Viáticos

d) Papelería y útiles de oficina.

e) Productos sanitarios y de limpieza.

f) Repuestos y accesorios para vehículos propios de la Policía Nacional asignados ala Estructura.

g) Mantenimiento y reparaciones de las unidades Policiales.

h) Mantenimiento y reparación de vehículos Policiales.

i) Adquisición de bienes de uso para el trabajo de la Policía, maquinas de escribir,equipos de computación, etc.









2.- GESTION DE LOS FONDOS PROPIOS

En el caso del los Fondos Propios, se inicia con la entrega de la minuta de depósito y lasolicitud del fondo sobre la base de la disposición Nº 029-02 del Director de la PoliciaNacional “Normativa para el Control de los Fondos Propios”.

La entrega de los fondos propios, se realizara 3 dias despúes que la estructura entreguela minuta de depósito y la solicitud del fondo respectivo.

Los Fondos Propios no pueden usarse para la compra de productos suntuosos, comprade bebidas alcoholicas, compra de cigarrillos etc.

Es prohibido gestionar recursos a título personal. Todos los recursos monetarios y

materiales que sean entregados por instituciones privadas, gubernamental o por personasnaturales o jurídicas, pasaran a formar parte del patrimonio de la Institución Policial.

En caso de donaciones, debe ser por escrito dejando constancia de los montosentregados y exprese la voluntad del donante, con relación a su utilización la que se deberespetar sin omitir estas normativas.

Independiente de quien gestione la adquisición de recursos monetarios, será eladministrador de la estructura quien reciba o retire el dinero quedando bajo suresponsabilidad el cumplimiento de lo establecido para control y ejecución de los fondospropios bajo la orientación y autorización directa del jefe de la estructura policial.

3.- CONTROL DE LOS FONDOS PROPIOS

a. Por todo ingreso recibido se extenderá un Recibo Oficial de Caja de la PolicíaNacional, a nombre del enterante, este recibo no debe contener manchones,enmendaduras ni alteraciones.

b. Si el ingreso es por medio de cheque, debe ser a nombre de la Policial Nacional,nunca a nombre de funcionarios de la Policía Nacional.

c. Los fondos propios percibidos por las estructuras policiales, en moneda nacional

debe ser depositado al termino de la distancia a la cuenta No.10025002898126 deBANPRO de la policía Nacional, o a la cuenta No.1011617335 de BANCENTRO si el ingreso es en dólares.

d. Los gastos efectuados deberá de ser en los rubros referidos en el punto 1 de estanormativa.









e. Bajo ninguna circunstancia los jefes de Estructura Policiales podrán ejecutar

ingresos recibidos, omitiendo esta normativa.

f. En la ejecución de los fondos se observaran las Leyes de contratación del estado,las normas de control interno para el sector público, Ley del impuesto sobre larenta, indicaciones internas de la División de Finanzas y toda regulación queconlleve la aplicación de la Ley No.737 contrataciones y No. 550 Ley de laAdministración Financiera.

4.- RENDICION DE CUENTA DE LOS FONDOS PROPIOS.

a. La rendición de cuenta será presentada a la División de Finanzas, donde será

revisada y aceptada si cumple con las disposiciones o denegada en casocontrario, teniendo la estructura afectada, tres días para corregir losseñalamientos.

b. Esta rendición deberá de presentar gastos en los rubros señalados en el punto I,inciso 4 de esta normativa.

c. Si el tipo de gasto se realizara en un rubro no dispuesto en esta normativa, deberapresentarse la argumentación de cambio de rubro y la autorización del caso.

d. Cualquier violación a esta normativa es motivo suficiente para el rechazo de larendición de cuentas.

III COMO SE DEBERA PRESENTAR LA RENDICION DE CUENTA (FONDOSASIGNADOS O PROPIOS) A FINANZAS.

La Rendición de cuenta debe llevar un orden cronológico de documentación, la cual decumplirse conforme a las Normas de Ejecución Presupuestarias, Ley de AdministraciónFinanciera y de Régimen Presupuestario (Ley 550) y bajo los términos estipulados en lasNormas de Control Interno para el Sector Publico, Ley de Contratación Administrativas alSector Publico (Ley 737), Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Ley681), Ley de Concertación Tributaria (Ley 822) y los Principios de ContabilidadGeneralmente Aceptados, siendo la manera siguiente:

1. CARTA DE REMISION, FIRMADA POR EL JEFE DE LA DELEGACION Y MINUTA DE DEVOLUCIONSI EXISTIERA.

2. SOLICITUD DEL FONDO QUE HICIERA LA ESTRUCTURA

3. COPIA DEL COMPROBANTE DE PAGO ENTREGADO POR FINANZAS Y DETALLE DE GASTOPOR RUBRO.









4. HOJA DE DETALLE DE EGRESOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE FONDOS.

5. DETALLE DE RETENCIONES EFECTUADAS CON SUS MINUTAS DE DEPOSITOS O DECLARACIONANTE LA D.G.I.

6. COMPROBANTE DE PAGO DE LA ENTIDAD EJECUTORA.

7. SOLICITUD DE CHEQUE DE LA ENTIDAD EJECUTORA.

8. FACTURA, RECIBO OFICIAL DE CAJA Y/O RECIBOS GENERALES.

9. CARTA DE EXONERACION DEL IVA.

10. COMPROBANTE DE RETENCION DEL IR, POR ADQUISICION DE BIENES Y/O SERVICIOS.

11. INGRESO A BODEGA.

12. ORDEN DE COMPRA.

13. ANALISIS DE COTIZACION.

14. COTIZACIONES (TRES MINIMO).

15. REGISTRO DE PROVEEDOR DEL ESTADO (CUANDO EL MONTO ES IGUAL O MAYOR A C$1000.0 YSOLVENCIA FISCAL (CUANDO EL MONTO SEA IGUAL O MAYOR QUE C$12000.00)

16. CONSTANCIA DE NO RETENCION DEL IR. (CUANDO APLICA)

FUNDAMENTO LEGAL:

Constitucion Politica de la Republica de Nicaragua Ley Organica de la Contraloria General de la Republica (Ley 681) Ley de Administración Financiera y Regimen Presupuestario (Ley 550) Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Publico (Ley 737) Reglamento de la Ley de Contrataciones Administrativas(Ley 737) Ley de Concertación Tributaria (Ley 822) Reglamento de la Ley de Concertación Tributaria (822) Ley de Probidad del Servidor Publico (Ley 438) Normas de Ejecución Presupuestaria para el 2013

Normas Tecnicas de Control Interno Para el Sector Publico









GLOSARIO

Para la adecuada interpretación y aplicación de las Normas Tecnicas de ControlInterno y Normas de Fondo Asignado se deberá tener en cuenta el significado delos siguientes conceptos:

A

ACTIVIDADES

Principales labores y cualquier clase de facultades o funciones que caracterizan unproceso o programa particular, las cuales son ejecutadas o administradas por el personal

encargado del proceso o programa.

ACTOS ILEGALES

Se refiere a las violaciones de leyes y regulaciones gubernamentales.

Los actos ilegales pueden ser:

Acciones tomadas en Nicaragua que violan sus leyes Acciones tomadas fuera de Nicaragua que violan sus leyes y se refieren a

transacciones relacionadas con el país. Sobornos o beneficios impropios entregados o aceptados. Uso incorrecto del poder o la influencia.

Un acto ilegal o impropio el cual siempre es cuestionable, puede ser cualquier acción opago que intenta persuadir o influir al beneficiario del mismo para violar la confianza ocredibilidad que es el fundamento de la ley. Un acto ilegal no siempre se relaciona conuna transacción monetaria pero puede incluir beneficios de diversa índole. Igualmente,aunque un acto no sea ilegal, puede intentarse realizar para evadir la ley. Por ejemplo: Lanaturaleza de un pago puede ser legal pero los registros podrían haberse falsificado paraencubrir el beneficiario.

ADMINISTRACION

Es un término genérico que se usa para definir a la persona o conjunto de personas quetienen autoridad y responsabilidad para planificar, dirigir y controlar los recursos de unaEntidad. En este sentido, la Administración incluye a la Junta Directiva, la máximaautoridad y a los demás Servidores Públicos a los que se les han delegado dichasfunciones.









ALICUOTA

Es el porcentaje del impuesto que se aplica por la compra de bienes o la contratación deun servicio.

AMBIENTE DE CONTROL

Se refiere a las actitudes y acciones de la Junta Directiva y la Administración en lo querespecta a la importancia del control dentro de la organización.

El ambiente de control provee la disciplina y estructura para lograr los objetivos delSistema de Control Interno.

APROBACION

Implica que un nivel apropiado ha verificado y validado que la actividad o transacción estáde acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

AUTORIZACION

Incluye la iniciación o permiso amplio para desarrollar actividades o transacciones.

C

COLUSIONEs un medio comúnmente empleado para el cometimiento de irregularidades calificadascomo actos fraudulentos. La colusión implica asociación de dos o más personas paracausar daño a un tercero, por lo general en su patrimonio.Se busca prevenir la colusión mediante un Sistema de Control Interno apropiado, yespecíficamente separando aquellas funciones que sean incompatibles.

CONFLICTO DE INTERES

Se refiere a cualquier relación la cual no es o aparenta no ser, en beneficio de los

intereses de la organización. Un conflicto de interés podría perjudicar la habilidad de unindividuo para cumplir sus deberes y responsabilidades objetivamente.

Durante todo el proceso de Auditoría los Auditores deben estar atentos a situaciones depresunto conflicto de interés.









CONTROL

Es cualquier acción tomada por la Administración para mejorar la probabilidad de que losobjetivos y las metas establecidos sean alcanzados. La Administración planifica, organizay dirige el desempeño de actividades suficientes para proveer razonable seguridad de quelos objetivos y metas serán alcanzados. Entonces, el control es el resultado de unaapropiada planeación, organización y dirección.

CONTROL ADECUADO

Se presenta si la Entidad ha planificado y organizado (diseñado) el control de tal formaque se provea razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organización sealcanzarán en forma eficiente y económica.

CONTROL ADMINISTRATIVO

Control desempeñado por uno o más Administradores en cualquier nivel en unaOrganización.

Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que estánrelacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a laspolíticas Gerenciales y que por lo común, solo tienen que ver indirectamente con objetivosfinancieros.

Generalmente incluyen controles tales como los Análisis Estadísticos, Estudios de

Tiempos y Movimientos, Informes de Gestión, Programas de Entrenamiento y Controlesde Calidad.

CONTROL CLAVE

Es aquel control, técnica o grupo de técnicas de Control que esta orientado a evitar o adetectar errores o irregularidades significativas.

CONTROL CONTABLE

También llamado Control Financiero, comprende el Plan de Organización y todos lo

métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionadosdirectamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.Generalmente incluyen controles tales como los Sistemas de autorización y aprobación,segregación de funciones relacionadas con registros e informes concernientes a lasoperaciones o custodia de los activos y los controles físicos de los activos.









CONTROL EFECTIVO

Se presenta cuando la administración dirige Sistemas de tal manera que proveanrazonable seguridad de que los objetivos y metas serán logrados.

CONTROL FINANCIERO

Sinónimo de Control Contable .

CONTROL GERENCIAL

Sinónimo de Control Administrativo.

CONTROL INTERNO

Se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores,administradores y otro personal de una Entidad, diseñado para proporcionar seguridadrazonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

CONTROLES COMPENSATORIOS

Son aquellos controles que han sido diseñados para identificar inconsistencias odisparidades que pudiesen persistir a pesar de la existencia de un control directamenterelacionado con la prevención de las mismas.

Por ejemplo, la practica de un inventario físico, (Control Compensatorio), podría identificardisparidades o faltantes que el proceso de recepción y registro del inventario no pudoidentificar.

CONTROLES DE DESCUBRIMIENTO

Son acciones tomadas para descubrir y corregir eventos no deseados que pueden haberocurrido.

CONTROLES DIRECTIVOS

Son acciones tomadas para causar o impulsar un evento que se desea.









CONTROLES PREVENTIVOS

Son acciones tomadas para evitar que ocurran eventos indeseados.

COSTO

Medida de los recursos consumidos durante un período de tiempo, relacionadodirectamente con la producción de un bien o la prestación de un servicio.

CRITERIO

Es el estándar, medida o expectativa utilizada al hacer una evaluación y/o verificación (loque debería existir). Los criterios están conformados por normas razonables dedesempeño y control contra las cuales se puede evaluar lo adecuado y efectivo delSistema de Control Interno, así como la economía, eficiencia y eficacia de lasoperaciones. Los Criterios de Auditoría son particularmente utilizados por los Auditorespara diagnosticar el diseño de los Sistemas.

CUENTA

Registro formal de un activo, obligación, ingreso, gasto o transacción patrimonial, en lacual los efectos de las operaciones son indicados en términos monetarios o alguna otraunidad de medida.

Una declaración mediante la cual se informa en forma resumida un desempeño, el cualpuede estar expresado en forma cuantitativa.

D

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL

Requerimiento para que se aplique la destreza esperada de una persona con razonableprudencia y competencia en similares circunstancias. El debido cuidado profesional seejerce cuando los Servidores Públicos desempeñan su trabajo de acuerdo con laspolíticas, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables y su conocimiento y experienciadirigidos a lograr los objetivos o metas trazados, incluyendo el advertir las limitacionespara lograrlos y el tomar correctivos oportunamente cuando estén a su alcance.









DEFICIENCIAS DE CONTROL

Consisten en hallazgos de Auditoría o de grupos evaluadores que aparecen en la etapade diagnóstico del diseño de un Sistema de Control o accidentalmente. Indican la carenciade una norma o mecanismo de control que se esperaría encontrar en el diseño,generalmente aparecen al contestar los cuestionarios de Control Interno, y estánrepresentadas por las respuestas negativas (No) a las preguntas de los cuestionarios.

El conjunto de deficiencias encontradas permite al evaluador formarse un juicio sobre laconfiabilidad en el diseño del Sistema de Control y por consiguiente constituyen una basepara preparar un informe con recomendaciones constructivas para la Administración delas Entidades.

DESBORDAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN

Cuando la Administración pasa por encima de las políticas y los procedimientos prescritospara propósitos ilegítimos, con la intención de ganar o engrandecer sus responsabilidadesen la condición financiera o en el cumplimiento de metas.

DESEMPEÑO

Es una expresión utilizada para significar el cumplimiento de las obligaciones inherentes a

un cargo. Está íntimamente relacionado con los términos Gestión y Responsabilidad y seutiliza especialmente en el Control Gerencial.

DESEMPEÑO ECONOMICO

Es el cumplimiento de objetivos y metas a un costo proporcional a los riesgos.

DESEMPEÑO EFICIENTE

Es el cumplimiento oportuno de objetivos y metas con un mínimo uso de recursos,representado por el grado de acercamiento de la productividad a un estándar.

E

ECONOMIA O ECONOMICIDADInversión mínima posible en una Entidad, Unidad, programa, operación o actividad, paralograr sus objetivos, metas o resultados deseados.









EFICACIA O EFECTIVIDAD

Es el logro de los objetivos propuestos, o de las metas programadas, o de los resultadosdeseados por una Entidad, Unidad, programa, operación o actividad.

EFICIENCIA

Resultado de comparar la relación entre los objetivos, metas o resultados y los insumosinvertidos para lograrlos, con un estándar de desempeño o medida de comparación.

EJECUTIVO

Funcionario de una Entidad a quien se le ha conferido la autoridad para tomar decisionesrelacionadas con la administración de los recursos. Los Ejecutivos son los receptoresindividuales de las responsabilidades conferidas y por consiguiente tienen la obligación derendir cuenta por dichas responsabilidades a otros ejecutivos o a organismos superioresde organización y control.

ENTIDAD

Término utilizado genéricamente en el documento para denominar a todo el SectorPúblico, incluidas Empresas privadas con participación de capital público, en

concordancia con el num. 3 del Art. 155 de la Constitución Nacional y el Art. 178 de la LeyOrgánica de la CGR. En consecuencia cuando en el documento se hable de Entidaddebe entenderse según aplique como los Organismos del Gobierno Nacional, integradopor todas las Entidades y Organismos que ejercen las funciones legislativa, judicial yejecutiva, con sus Entidades y organismos adscritos o independientes, incluidas susempresas, los Gobiernos Regionales, las Municipalidades y sus Empresas, las Entidadescreadas por Ley u Ordenanza como de Derecho Público o de derecho Privado confinalidad social o pública y las Empresas o Sociedades cuyo capital esté integrado parcialo totalmente por aporte de las Entidades y Organismos anteriormente mencionados.

ERROREs una equivocación u omisión no intencional que afecta la información o las

operaciones. El error se diferencia de la irregularidad porque esta última incluye laintencionalidad que no está presente en el error.

ESTANDAR DE DESEMPEÑOEs una medida preestablecida técnicamente sobre la productividad. También conocidacomo lo esperado en condiciones normales. El estándar se utiliza para motivar undesempeño en cualquier área organizacional clave para el éxito.









EVALUACION DE RIESGOS

Es un proceso sistemático para establecer e integrar juicios profesionales acerca de laprobabilidad de ocurrencia de condiciones o eventos adversos. El proceso de evaluacióndel riesgo debe suministrar una forma de organizar e integrar los juicios profesionalespara desarrollar acciones preventivas o en todo caso una estrategia para administrar elriesgo.

F

FACTORES DE RIESGO

Son los criterios utilizados para identificar la importancia relativa y la probabilidad de quelas condiciones y eventos adversos pudieran ocurrir. Contribuyen a la formación de

juicios sobre la importancia relativa de las Unidades Organizacionales por la cantidad deServidores Públicos que en ella se desempeñan, la complejidad de las operaciones, lacultura de control, el presupuesto, etc.

FLUJOGRAMA

Es la representación gráfica utilizando símbolos, de la secuencia de actividades en unSistema (proceso, operación, función o actividad).

FRAUDEComprende irregularidades y actos ilegales caracterizados por la intencionalidad, loscuales generalmente traen como consecuencia un daño económico para una Entidad ovarias Entidades o para Personas Naturales. El SCI se diseña entre otros, con elpropósito de prevenir y descubrir oportunamente errores e irregularidades, incluyendoactos ilegales.

Sin embargo, no se puede depender del SCI como garantía de que impedirá o descubrirálos fraudes cometidos. Entre otras cosas, porque los fraudes en la mayoría de los casosestán profundamente ocultos y los registros y otras actividades de control de lasEntidades no son suficientes para descubrirlos. De igual forma, la relación costo-beneficiode establecer un SCI sobre la base de la desconfianza sistemática, sería negativa por el

alto costo de los controles necesarios.

FUNCIONUna función puede ser:

Una persona, una Sección o Unidad Organizacional de una Entidad conresponsabilidades específicas y definidas en el proceso de operaciones (por ejemploel Tesorero, el Departamento de Ventas, etc.), o









La actividad desempeñada por un Servidor Público, la Sección o la Unidad (porejemplo la aprobación de pagos el recibo de materiales etc.)

G

GERENCIA

El término "Gerencia" incluye a quien quiera que dentro de la organización tenga laresponsabilidad de asignar y/o establecer objetivos. Por consiguiente, no debeentenderse la Gerencia como un cargo sino como el ejercicio de unas atribuciones porparte de ciertos Servidores Públicos. Por ejemplo, la Máxima Autoridad Ejecutiva es unafunción gerencial o de gerencia.

H

HABILIDAD O PERICIA

Se refiere a la capacidad para aplicar conocimientos a situaciones susceptibles de serencontradas y para examinarlas sin invertir recursos excesivos.

INDICADOR DE RENDIMIENTO O DESEMPEÑO

Expresión, en términos medibles del objetivo de un programa, o del logro relativo de unobjetivo o meta. Estos indicadores suelen utilizarse en la medición de eficacia y deeficiencia.

INVESTIGACION

Proceso de indagación y análisis orientado a comprobar unos hechos o la responsabilidadpor los mismos. La investigación es un recurso utilizado en los casos de presuntosfraudes. En tales circunstancias, este concepto, desborda las técnicas tradicionalmenteutilizadas por los auditores. Por esta razón, se ha reconocido generalmente que losauditores no son investigadores de fraudes. Para poder serlo, requerirán la participaciónde especialistas en práctica forense, es decir en evaluaciones dactiloscópicas,grafológicas, interrogatorios, etc. (Ver irregularidad)









IRREGULARIDAD

Se refiere a la distorsión intencional u omisión de información significativa en los registroscontables, estados financieros, otros informes, documentos o registros. Lasirregularidades incluyen:

Modificación fraudulenta de información financiera. Apropiación indebida de activos. Otros fraudes.

Las irregularidades se efectúan principalmente mediante:

Falsificación o alteración de la contabilidad u otros registros o documentos de

respaldo. Aplicación equivocada de principios contables en forma intencional. Distorsión u omisión intencional de eventos, transacciones u otra información

significativa. Otras suplantaciones.

L

LIMITACION INHERENTES AL CONTROL INTERNO

Aquellas restricciones de todos los Sistemas de Control Interno. Las restricciones se

relacionan con los límites del juicio humano, la escasez de recursos y la necesidad deconsiderar el costo de los controles en relación con los beneficios esperados, la realidadde que puedan ocurrir fallas y la posibilidad de que la administración sobrepase loscontroles y/o se oponga a ellos.

M

MALVERSACION

La malversación es un tipo de conducta fraudulenta, mediante la cual un Servidor Públicotoma los dineros de una Entidad, y teniendo el poder para decidir sobre ellos los utiliza enfines distintos a aquellos para los cuales están destinados. En la mayor parte de loscasos para beneficio personal o de terceros que le generan un beneficio directo oindirecto a dicho Servidor Público.

MATERIALIDADEs el nivel de importancia o magnitud asignado a una transacción, evento, cuenta oproblema. La materialidad siempre es relativa y requiere la aplicación del criterio









profesional. Por lo tanto, no es posible establecer reglas fijas o medidas cuantitativas

absolutas que puedan ser utilizadas en todos los casos.

Aunque no existe un criterio preciso para medir la materialidad, generalmente podemosdecir que un estado, una cuenta o un hecho son materiales , cuando consideremos que talsituación puede influenciar o modificar el juicio de una persona razonable.

MAXIMA AUTORIDAD

Dentro de esta denominación se incluye al Presidente, los Ministros, Alcaldes, Ejecutivosy cualquier otra denominación para personas con la responsabilidad de dirigir lasEntidades al más alto nivel gerencial. Cuando aplique, también se incluye a la JuntaDirectiva. (Ver Junta Directiva y Gerencia)

METAS

Son objetivos específicos de Sistemas específicos y pueden estar referidos a operacioneso programas, estándares de operación, niveles de desempeño, propósitos o resultadosesperados.

Los objetivos específicos o metas para un Sistema o subsistema, deberán ser claramentedefinidos, medibles, alcanzables y consistentes con los objetivos generales. Además,deberá reconocerse claramente el riesgo asociado si no se alcanzan tales objetivosespecíficos o metas.

MODELO DE ESTRUCTURA Y LOGICA DE UN PROGRAMA

Representación gráfica y/o descriptiva de los componentes de un programa, caracterizadapor la explicación ordenada de los objetivos, metas, actividades, tareas e inclusive lostiempos y responsables de las tareas.

MONITOREO

Función que incorpora supervisión, observación y prueba de actividades y reportesapropiados sobre la responsabilidad de los individuos. El monitoreo provee una

verificación continua del avance en el logro los objetivos y metas. El monitoreo es laNorma de Control Interno cuya función es mantener actualizado el Sistema.









OOBJETIVOS

Son pronunciamientos generales de lo que un Ente o Unidad Organizacional se proponelograr. El establecer objetivos es anterior a la selección de metas y al diseño deprocedimientos necesarios para alcanzarlos.

OPERACIONES

Son los componentes básicos de los procesos de una Entidad y se refieren a lasactividades recurrentes de una organización encaminados a la fabricación de productos ogeneración de servicios. Tales actividades pueden incluir pero no limitarse a: Mercadeo,Ventas, Producción, Compras, Recursos Humanos, Finanzas y AsistenciaGubernamental.

P

PLANEACION ESTRATEGICA

Conjunto de datos organizados en función del análisis de Debilidades, Amenazas,Fortalezas y Oportunidades de una Entidad. La Planeación Estratégica se formalizadetallando la visión, misión objetivos y actividades que una Entidad deberá alcanzar yefectuar en el corto, mediano y largo plazo.

POLITICA

Cualquier regla que requiera, guíe o limite las actividades de una Entidad. Es la línea deconducta predeterminada que se aplica en una Entidad para llevar a cabo sus actividadesinclusive aquellas no previstas. Las principales políticas están orientadas por las normaslegales y las normas previstas por la Máxima Autoridad para toda Entidad o paraUnidades operativas dentro del Ente.

PROCEDIMIENTOS

Son los métodos para procesar las operaciones (la autorización del pago, la preparacióndel comprobante de egreso, etc.)









PRODUCTIVIDAD

Relación existente entre los resultados alcanzados y los insumos agregados paraconseguir dichos resultados.

R

RELACION DE BENEFICIO-COSTO

Significa que el potencial de pérdida asociado con cualquier exposición a riesgo escomparado contra el costo de controlarlo.

RESPONSABILIDAD

Obligación implícita o explícita de un Servidor Público de cumplir con el debido cuidadolas atribuciones que le han conferido para influir sobre el uso de los recursos públicos enfunción de los objetivos institucionales. La responsabilidad implica el deber de rendircuenta correcta y oportunamente sobre el cumplimiento de las obligaciones que le hansido conferidas a un Servidor Público.

RIESGO

Probabilidad de que ocurra un evento no deseado. Generalmente relacionado conimpedimentos para alcanzar los objetivos de una Entidad o del SCI que es parte de ella.

S

SEGREGACION DE FUNCIONESEs la disposición de deberes entre personas o dependencias, de tal manera que se evitala concentración de todos los trámites de autorización, registro y custodia en una solapersona o dependencia.

SEGURIDAD RAZONABLE

La seguridad razonable es una forma de expresar la limitación en el diseño del Sistemade Control Interno, según la cual se toman acciones costo-efectivas para prevenir odetectar oportunamente errores o irregularidades dentro de un nivel de materialidadtolerable.









Lo anterior implica que prácticamente en la generalidad de los casos, tanto en las

medidas de control dentro de un Sistema de Administración es inevitable que exista algúngrado de riesgo. El evitar totalmente esta exposición, posiblemente sería impráctico desdeel punto de vista económico y de eficiencia operacional.

SISTEMA

Es un arreglo, conjunto o colección de conceptos, partes, actividades y/o personas queestán conectadas o interrelacionadas para lograr objetivos y metas (esta definición aplicaa Sistemas manuales y automáticos). Un Sistema también puede ser una conjunto desubsistemas operando integralmente para un objetivo o meta común.

SISTEMA DE ADMINISTRACION

Es un conjunto de funciones y procedimientos combinados homogénea y metódicamenteen función de Normas de Control Interno para procesar determinadas operaciones ylograr uno o varios objetivos propuestos para cada Sistema.

El proceso de diseño de Sistemas de administración comienza con el establecimiento deobjetivos y metas, seguido de la conexión o correlación de actividades, documentos ypersonas (procedimientos) de manera tal que operando juntos logren los objetivos ymetas establecidos. Si el diseño de un Sistema es adecuado, las actividades deben serejecutadas como se planearon y los resultados esperados serán obtenidos.

U

UNIDAD ORGANIZACIONAL

Término usado para denominar indistintamente una Dirección, División, Oficina,Departamento, Sección o equivalentes. La característica de la Unidad Organizacional esque comprenda un conjunto de responsabilidades y funciones asignadas a un grupo depersonas, quienes las cumplen, desarrollando actividades dirigidas al logro de objetivos ymetas homogéneos. La Unidad Organizacional debe formalmente figurar dentro de unOrganigrama, tener una Unidad de Mando y formalizadas las funciones y

responsabilidades.

VVALORES ETICOSSon los valores morales que le permiten a quien toma decisiones determinar un curso decomportamiento apropiado. Esos valores deben basarse en lo que es correcto, lo cualpuede ir más allá de lo que es legal.






INDICE

NORMAS DE CONTROL PARA FONDOS ASIGNADOS

I. DE LOS FONDOS ASIGNADOS.

1- Generalidades2- De la entrega de los fondos Asignados3- Sobre la Ejecución de los fondos Asignados.

3.1- Procedimiento para la Compra Menor3.2- Documentos pertinentes para la Adquisición de productos.3.3- Desembolso de Cheques.3.4- Documentos soportes de Gastos Realizados.

4- Documentos de Registro de Recepción y Remisión de productos.5- Aplicación del Régimen de Retención del IR%

II. CONTABILIZACION DE LOS FONDOS ASIGNADOS.

1. Codificación de los Fondos Asignados.2. Procedimientos para la elaboración, codificación y contabilización de los

Fondos Asignados.3. Elaboración del Comprobante de Diario.4. Resguardo de los Documentos Soporte.

NORMATIVA PARA CONTROL DE LOS FONDOS PROPIOS SEGÚNDISPOSICION 0029-02.

Definición.1. Los Fondos Propios se ejecutaran únicamente con los siguientes rubros.2. Gestión de los Fondos Propios.3. Control de los Fondos Propios.4. Rendición de cuenta de los Fondos Propios,

III. PRESENTACION DE RENDICION DE CUENTA (FONDOS ASIGNADOSO PROPIOS) A FINANZAS

FUNDAMENTO LEGALGLOSARIO

Documents

NormaCFA.pdf