Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014

Program Operacyjny „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa skuteczności wymiaru sprawiedliwości” dofinansowany ze środków funduszy norweskich.

Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014

Program Operacyjny MS: „Budowanie potencjału instytucjonalnego i współpraca w obszarze wymiaru sprawiedliwości / Poprawa

skuteczności wymiaru sprawiedliwości”


Zasady realizacji projektów w PO MSI.Najważniejsze dokumenty regulujące zasady realizacji projektówII.Obowiązki beneficjenta projektówIII.Zamówienia publiczne i umowy z wykonawcamiIV.Zmiany w projekcieV. Projekty partnerskie z Darczyńcami


Najważniejsze dokumenty1. Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 wraz z załącznikami;2. Umowa w sprawie Programu;3. Porozumienie w sprawie realizacji Programu;4. Opis systemu zarządzania i kontroli Operatora Programu oraz Instrukcje wykonawcze do procesów Operatora Programu;5. Wytyczne Operatora dla beneficjentów.


Regulacje•Ogólne zasady kwalifikowalności – art. 7.2;•Katalog wydatków kwalifikowalnych w projekcie (wydatki bezpośrednie i pośrednie) – art. 7.3 i 7.4;•Projekty partnerskie i obowiązkowe elementy umowy partnerskiej – art. 6.8;•Sposób dokumentowania wydatków – art. 7.13;•Uproszczona metoda dokumentowania wydatków w projektach partnerskich – art. 7.13.3;•Okres kwalifikowalności wydatków w projektach – art. 7.14•FWD na poziomie Programu – art. 7.7.


Umowa w sprawie Programu

•zawierana pomiędzy KPK (MRR) a Darczyńcami;•przyznaje dofinansowanie dla Programu;•określa ogólne warunki jego realizacji (m.in. okres kwalifikowalności; budżet poszczególnych obszarów tematycznych);•Z punktu widzenia beneficjentów najistotniejsze są 2 załączniki do umowy;•Załącznik nr 1 „decyzja w sprawie zatwierdzenia programu”: określa wskaźniki, reguły i okresy kwalifikowalności wydatków; sposób oceny projektów;•Załącznik nr 2 „reguły operacyjne” określa realizowane projekty, ich zakres oraz beneficjentów.


Porozumienie w sprawie realizacji Programu

•Zawarte pomiędzy KPK a MS jako Operatorem w dniu 4 stycznia 2013 r.;•Określa w sposób szczegółowy obowiązki MS wynikające z pełnienia roli Operatora;•Nie dotyczy bezpośrednio beneficjentów, część obowiązków Operatora przekładać się będzie natomiast na wymagania względem beneficjentów.


Procedury Operatora Programu•2 dokumenty: Instrukcje wykonawcze do procesów (tzw. ścieżki audytu, bardziej szczegółowe) wraz z załącznikami w postaci dokumentów i Opis Systemów Zarządzania i Kontroli Operatora Programu (ogólny opis sposobu realizacji zadań Operatora);•Oba dokumenty po ostatecznym zatwierdzeniu udostępnione zostaną Beneficjentom;•Dokumenty obejmują m.in. procedury zatwierdzania projektów, rozpatrywania zmian w projektach, rozpatrywania sprawozdawczości beneficjentów, przeprowadzania kontroli.


Wytyczne Operatora Programu•W formie specjalnie przygotowywanych dokumentów/podręczników lub indywidualnych rozstrzygnięć dotyczących poszczególnych projektów/sytuacji (podejście kazuistyczne);•Operator może w niektórych zakresach narzucić bardziej rygorystyczne wytyczne niż zasady wynikające bezpośrednio z Regulacji i wytycznych KPK skierowanych do Operatora (np. zmiany w projekcie).


Obowiązki beneficjentów•Obowiązki beneficjentów wskazane zostaną w sposób szczegółowy w decyzji o dofinansowaniu projektu;•Decyzja obejmować będzie obowiązki: sprawozdawcze, poddania się kontroli i audytowi, promocyjne, informacyjne i archiwizacyjne;•Decyzja nakładać będzie również na beneficjentów obowiązek przestrzegania zasad wynikających z Regulacji, wytycznych MRR i Darczyńców, umowy w sprawie Programu i Porozumienia w sprawie realizacji Programu.


Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne beneficjentów

•Rozliczanie wydatków w ramach wniosków o płatność dla projektów;•Comiesięczne prognozy wydatków;•Przygotowywanie rocznych raportów dla projektu;•Przygotowanie raportu końcowego dla projektu;•Obowiązek przekazywania Operatorowi oraz innym upoważnionym instytucjom na ich żądanie wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu.


Raport Roczny dla Projektu

• Raporty roczne dla projektu przygotowywane będą na wzorze dostarczonym przez Operatora i obejmą m.in.:

opis postępów w realizacji projektu w porównaniu do planów i do poprzedniego Raportu rocznego;

opis postępu w osiąganiu oczekiwanych wyników/produktów projektu;

określenie wkładu projektu w cel ogólny i rezultaty Programu Operacyjnego,;

informacje o zrealizowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych;

informacje o trudnościach w realizacji projektu.• Raport roczny Beneficjent przesyła do Operatora Programu w

formie elektronicznej i papierowej w terminie określonym w Decyzji o dofinansowaniu projektu, tj. do dnia 10 stycznia kolejnego roku sprawozdawczego.


Raport Końcowy dla Projektu

Raport końcowy przygotowywany będzie na wzorze dostarczonym przez Operatora, obejmie m.in.

ogólną ocenę realizacji projektu;

określenie oceny wkładu projektu w cel ogólny i rezultaty Programu;

ogólną ocenę skuteczności prowadzonych działań informacyjno-promocyjnych;

najistotniejsze problemy w realizacji projektu.

Raport końcowy z realizacji Projektu Beneficjent przesyła do OP w formie elektronicznej i papierowej w ciągu 30 dni od zakończenia realizacji projektu.


Wniosek o PłatnośćDofinansowanie rozliczane jest przez Operatora

Programu na podstawie WOP obejmujących dwa pełne miesiące kalendarzowe, przedkładanych przez Beneficjenta od dnia wydania decyzji o dofinansowaniu projektu, nie później niż do 10 dnia roboczego po upływie okresu objętego danym WOP.

Rozliczeniu podlegają jedynie wydatki kwalifikowalne poniesione przez Beneficjenta na realizację projektu.


Weryfikacja WOP dokonywana jest poprzez:

Ocenę prawidłowości formalno-rachunkowej, w tym prawidłowości przygotowania zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki;

Ocenę postępu rzeczowego projektu.


Do WOP dla projektu Beneficjent załącza:

1.Zestawienie dokumentów finansowych, które potwierdzają wydatki poniesione w danym okresie przez Beneficjenta, podpisane przez osobę upoważnioną i sporządzone na wzorze przygotowanym przez OP;

2.Zestawienie potwierdzające poniesienie przez Beneficjenta wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników wraz z pochodnymi, podpisane przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta i sporządzone na wzorze przygotowanym przez OP.


Poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta kopii umów lub innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągnięcia zobowiązania;

Poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta kopii protokołów odbioru lub innych dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń, dostarczenie towaru lub wykonanie prac/usługi;

Poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną przez Beneficjenta kopii dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówień publicznych.

Na każdym etapie weryfikacji WOP dla projektu , OP może zażądać przekazania przez

Beneficjenta


Prognozy wydatków

Beneficjenci przekazywać będą do OP plan wydatków w terminie do 20-go dnia każdego miesiąca. Plan obejmować będzie miesięczne kwoty wydatków w ramach realizowanych w projekcie zadań na najbliższe 4 miesiące ich realizacji oraz kwoty na kolejne 4 kwartały realizacji projektu oraz kolejny rok budżetowy.


Obowiązki związane z kontrolą i audytem

•Obowiązek poddania się kontroli i audytowi realizowanym przez Operatora, KPK, stronę norweską, Instytucję Audytu;•Obowiązek zapewnienia pełnego i niezakłóconego dostępu do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów publicznych lub prywatnych, związanych z realizacją projektu;•Obowiązek zapewnienia obecności osób właściwych do udzielania informacji i wyjaśnień.


Obowiązki promocyjne i informacyjne

•Prowadzenie promocji projektu zgodnie z Planem Promocji Projektu stanowiącym załącznik do WOD oraz Wymogami dotyczącymi Informacji i Promocji (załącznik nr 4 do Regulacji);•Na wniosek Operatora udzielanie wsparcia i branie udziału w wydarzeniach promocyjno-informacyjnych organizowanych w ramach Programu.


Inne obowiązki•Trwałość projektu – generalny okres: 5 lat od zatwierdzenia raportu końcowego z realizacji Projektu;•Niezwłoczne informowanie Operatora o zaistniałych nieprawidłowościach;•Niezwłoczne informowanie Operatora o potrzebie wprowadzenia zmian lub o zamiarze zaprzestania realizacji projektu;•Pomiar wskaźników, zgodnie ze wskaźnikami monitoringowymi zamieszczonymi we wniosku aplikacyjnym;•Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 5 lat od daty zatwierdzenia przez Operatora raportu końcowego z realizacji Projektu.


Zamówienia publiczne i umowy z wykonawcami

Dokumenty regulujące: ustawa Prawo zamówień publicznych; Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych; Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień.


Zamówienia publiczne i umowy z wykonawcami

Dokumenty regulujące: wewnętrzne procedury MS dotyczące sposobu szacowania wartości zamówienia, organizacji prac nad zamówieniem publicznym, zawierania umów itp.

UWAGA: zawieranie umów cywilnoprawnych w celu pozyskania personelu projektu podlega Pzp lub Wytycznym MRR w zakresie udzielania zamówień do których nie ma zastosowania Pzp


Umowy z wykonawcamiBeneficjent odpowiada w całości za wypełnienie obowiązków wynikających z decyzji o dofinansowaniu projektu, w umowach z wykonawcami powinien m.in. zadbać o (adekwatnie do umów zawieranych w PO KL):zapewnienie dostępu w razie kontroli/audytu dokonywanych przez upoważnione instytucje;przechowywanie dokumentacji przez wymagany dla NMF okres;obowiązki oznaczania produktów i dokumentacji zgodnie z Wymogami dot. informacji i promocji;Kwestię praw autorskich.UWAGA: DB nie będzie dokonywał prekwalifikowania wydatków; odpowiedzialność za zapewnienie właściwych postanowień umów z Wykonawcami spoczywa w całości na beneficjentach.


Zmiany w projekcieRodzaje zmian:•Zmiany nie związane z koniecznością zmiany samego Programu:zmiany wymagające tylko zgody Operatora (np. zmiana harmonogramu realizacji, niewielkie przesunięcia środków pomiędzy zadaniami);zmiany wymagające zmiany decyzji o dofinansowaniu;zmiany wymagające skierowania wniosku do ponownej oceny merytorycznej (np. istotne zmiany co do sposobu realizacji zadań).•UWAGA: Operator nie przewiduje procedury „milczącej zgody”, tj. nie ma możliwości wprowadzania przez beneficjentów pewnych drobnych zmian do projektu (np. przesunięcia środków do jakiejś wartości) samodzielnie i bez uprzedniej zgody Operatora.•Zmiany pociągające za sobą konieczność zmiany całego Programu (zmniejszenie lub zmiana wskaźników!!!, wprowadzanie nowych zadań, rezygnacja z części zadań, rezygnacja z partnerstwa).


Zmiany w projekcieZmiany nie związane ze zmianą Programu:•Analiza wniosku o zmianę przez Operatora, decyzja o trybie wprowadzania zmiany: Pismo do beneficjenta zatwierdzające zmianę; Przygotowanie aneksu do decyzji o dofinansowaniu; Zwołanie posiedzenia Zespołu Oceniającego.

UWAGA: w związku z faktem, iż projekty predefiniowane zostały opisane w propozycji Programu (budżety, wskaźniki, zadania/działania, nawet sposób realizacji) wiele propozycji zmian może oznaczać konieczność zmiany w Programie


Zmiany w Programie• konieczność akceptacji przez Zespół Sterujący ds.

wdrażania projektów finansowanych z bezzwrotnej pomocy zagranicznej w resorcie sprawiedliwości;

• konieczność pozyskania poparcia partnera Programu (Norweska Krajowa Administracja Sądów);

• procedura oceny wniosku o zmianę przez BMF – zgodnie z Regulacjami BMF ma 2 miesiące na dokonanie tej oceny od uzyskania wszystkich potrzebnych informacji i wyjaśnień (faktycznie ocena trwa więc o wiele dłużej niż 2 miesiące od złożenia wniosku);

• Procedura zmiany decyzji o dofinansowaniu.Procedura wprowadzenia zmian może trwać ok. pół

roku.


Projekty partnerskie - istota partnerstwa• Celem partnerów nie może być uzyskanie korzyści

finansowej w zamian za realizowane zadania; partner wykonuje obowiązki w ramach projektu nieodpłatnie.

• Partner wnosi wkład własny – zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe w proporcjach odpowiadających realizowanym zadaniom.

• Partner powinien brać udział w zarządzaniu projektem.

• Jeżeli z projektu umowy partnerstwa wynika, iż partner tylko będzie dostarczał odpłatnie pewnych usług (np. odpłatni eksperci, odpłatne ekspertyzy), nie będzie uczestniczył w zarządzaniu projektem lub choćby wybranymi zadaniami OP nie może takiej umowy zaakceptować – sprzeczne z wytycznymi KPK.


Przygotowywanie umowy partnerskiejNegocjacje projektu umowy

Przekazanie uzgodnionego projektu umowy do parafy radcy prawnego MS

Przekazanie projektu z parafą radcy do akceptacji OP

Akceptacja projektu umowy przez OPJeśli są uwagi OP – powrót do negocjacji z partnerem

Podpisanie umowy zatwierdzonej przez OP i radcę prawnego MS

Złożenie WOD do OP wraz z podpisaną umową; jednoczesne wnioskowanie o środki z FWD na refundację kosztów nawiązania partnerstwa


Zakres umowy partnerskiejNiezbędne elementy określa art. 6.8 Regulacji:zakres ról i obowiązki stron;ustalenia finansowe między stronami – które wydatki partnerów projektu mogą podlegać refundacji z budżetu projektu;postanowienia dot. kosztów pośrednich (uwaga: w PO MS koszty pośrednie możliwe są do rozliczania wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, nie ma możliwości rozliczania ryczałtem);zasady przeliczania walut w przypadku wydatków i ich refundacji;postanowienia dotyczące audytów obejmujących partnerów projektu;szczegółowy budżet z wyszczególnionymi pozycjami kosztów i cenami jednostkowymi;postanowienia dotyczące rozwiązywania sporów.


Negocjacje z partnerem

Możliwość wykorzystania wzoru umowy partnerskiej przygotowanego przez MRR lub opracowania własnego;

W negocjacjach należy pamiętać, iż podstawowy zakres merytoryczny przewidziany w propozycji Programu (przewidziane zadania, grupy docelowe itp.) musi zostać zachowany; partner nie może nalegać na zmianę działań;

Budżet ustalony w propozycji Programu (budżet w załączniku nr 2 do propozycji Programu + dodatkowe uszczegółowienia przedstawiane w lipcu 2012 r. na podstawie propozycji przekazywanych przez poszczególne departamenty) powinien zostać zachowany. Jednakże w przypadku, gdy koszty partnera występują tylko w niektórych działaniach, z działań realizowanych bez udziału partnera można przesunąć do 10 % środków na działania z udziałem partnera. Przesunięcia i koszty partnera powinny być jednak uzasadnione jego wkładem na rzecz realizacji rezultatów projektu.

Na etapie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie, Zespół Oceniający może dokonać korekty budżetu projektu lub poszczególnych zadań (w tym zarządzania). Umowa partnerska powinna przewidzieć taką sytuację.


Rozliczanie z partnerem Wydatki partnera podlegają takim samym regułom jak wydatki

beneficjenta projektu:• taki sam katalog wydatków kwalifikowalnych (art. 7.3 Regulacji);• obowiązek stosowania krajowego prawa zamówień publicznych –

gdzie dotyczy;• taki sam okres kwalifikowalności Proponowana metoda rozliczania:

NOTA OBCIĄŻENIOWA + raport niezależnego biegłego rewidenta. Raport zgodnie z art. 7.13 Regulacji w sprawie wdrażania

Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 potwierdza, że zgłoszone przez partnera koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego oraz zasadami rachunkowości kraju partnera projektu.

Koszty obsługi rewidenta są kwalifikowalne z budżetu projektu jako koszty zarządzania; natomiast instytucja partnerska może uwzględnić to w zadaniach audytora prowadzącego audyt samej instytucji.

Prefinansowanie działań partnera (zaliczkowanie) byłoby możliwe na zasadzie dotacji; oznacza to konieczność dodatkowej sprawozdawczości po stronie partnera; Regulacje jednak wskazują p.w. na refundację z budżetu projektu.


Ocena umowy przez Operatora

• Ocena pod kątem obecności wszystkich minimalnych elementów wskazanych w Regulacjach;

• Ocena pod kątem wkładu własnego partnera (czy nie zachodzi sytuacja podwykonawstwa/omijania przepisów dot. zamówień/konkurencyjności);

• Ocena szczegółowego budżetu – powinny z niego wynikać m.in. liczba godzin pracy ekspertów, stawki godzinowe;

• Ocena postanowień dot. przepływów finansowych i rozliczania – czy są zgodne z zasadami fp, czy nie będą opóźniały obowiązkowej sprawozdawczości dla Operatora.


[email protected]

Documents

Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014