Office 365 – prosty przepis na nowoczesną firmę.Podręcznik użytkownika.

KATHERINE MURRAY

Spis treści

SPIS TREŚCI 2

Wstęp 7

Katherine Murray – autorka książek o Microsoft Office �������������������������������������������������7

Microsoft Office 365 – dla kogo został stworzony �����������������������������������������������������������8

Co to jest cloud computing ������������������������������������������������������������������������������������������������������9

Office 365 – wprowadzenie ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 10

Co dla Ciebie oznacza chmurowe przetwarzanie danych ������������������������������������������ 11

Wersje Office 365 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11

praca z usługą Microsoft Office 365 – krok po kroku ��������������������������������������������������13

CZęŚĆ I ZNAJDŹ sWOJE MIEJsCE W CHMURZE 15

Rozdział 1. Co słychać w świecie pracy? 15

Zespoły, zespoły, zespoły – w biurze i poza nim ������������������������������������������������������������15

Współpraca na globalną skalę ����������������������������������������������������������������������������������������������16

Kierunek – ekologia (z grupami każdej wielkości) ��������������������������������������������������������� 17

Z głową w chmurze (obliczeniowej) ����������������������������������������������������������������������������������� 17

Bliższe spojrzenie na Office 365 ������������������������������������������������������������������������������������������� 18

Co dalej? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������23

Rozdział 2. pierwsze kroki z Office 365 23

tworzenie konta Office 365 ���������������������������������������������������������������������������������������������������23

strona główna Office 365 ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 24

Konfigurowanie profilu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������26

Jak to wszystko działa? ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 28

Jaki masz plan? Różne konfiguracje, różne usługi �������������������������������������������������������� 29

przygotowanie do korzystania z Office 365 ��������������������������������������������������������������������30

Jak Office 365 spełnia potrzeby małych firm? ����������������������������������������������������������������35

Co dalej? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������39

Rozdział 3. Zarządzanie kontem Office 365 39

Czy jesteś administratorem? ��������������������������������������������������������������������������������������������������39

przegląd zadań administracyjnych �������������������������������������������������������������������������������������� 40

Najpierw najważniejsze: kluczowe zadania do wykonania ���������������������������������������� 41

Spis treści

SPIS TREŚCI 3

Dodawanie kont użytkowników Office 365 i zarządzanie nimi ���������������������������������� 41

Oglądanie właściwości domeny ������������������������������������������������������������������������������������������� 47

Konfigurowanie programów Outlook oraz Exchange

i zarządzanie nimi ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 48

Konfigurowanie sharepoint Online �������������������������������������������������������������������������������������51

Konfigurowanie programu Lync Online ����������������������������������������������������������������������������54

Zarządzanie subskrypcjami ����������������������������������������������������������������������������������������������������56

Uzyskiwanie pomocy na temat usługi Office 365 ���������������������������������������������������������56

Co dalej? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������59

CZęŚĆ II pRACA ZEspOŁOWA W CHMURZE 60

Rozdział 1. Co twój zespół może zrobić za pomocą usługi Office 365? 60

Zacznij z myślą o finiszu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������60

tworzenie wspólnej przestrzeni �������������������������������������������������������������������������������������������61

Bezpieczne udostępnianie kalendarzy �������������������������������������������������������������������������������64

tłumaczenie treści w locie ������������������������������������������������������������������������������������������������������65

Nawiązywanie natychmiastowego kontaktu z członkami zespołu ���������������������������������������66

Organizowanie spotkań online ���������������������������������������������������������������������������������������������67

Emisja prezentacji przez sieć �������������������������������������������������������������������������������������������������67

tworzenie i modyfikowanie witryny sieci Web ���������������������������������������������������������������68

Co dalej? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������69

Rozdział 2. tworzenie witryny zespołu za pomocą sharepoint Online 69

planowanie witryny zespołu ��������������������������������������������������������������������������������������������������70

szybkie tworzenie prostej witryny zespołu ���������������������������������������������������������������������� 70

projektowanie przemyślanej witryny zespołu ����������������������������������������������������������������� 71

Wybieranie motywu witryny ��������������������������������������������������������������������������������������������������72

Zmiana układu tekstu na stronie �����������������������������������������������������������������������������������������73

Dodawanie wpisów ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74

Dodawanie i formatowanie obrazów ���������������������������������������������������������������������������������76

Edycja obrazu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 77

Spis treści

SPIS TREŚCI 4

Dodawanie nowej strony �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78

Wprowadzanie i edytowanie treści ������������������������������������������������������������������������������������� 79

Kodowanie pod kątem języka �����������������������������������������������������������������������������������������������81

Dodawanie składników Web part ���������������������������������������������������������������������������������������� 81

Udostępnianie witryny ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 82

Co dalej? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������83

Rozdział 3. publikowanie, udostępnianie i organizowanie plików 83

Co to jest biblioteka dokumentów i gdzie się znajduje? �������������������������������������������� 84

tworzenie biblioteki dokumentów �������������������������������������������������������������������������������������� 84

Organizowanie bibliotek dokumentów ����������������������������������������������������������������������������� 87

praca z plikami w bibliotece dokumentów ���������������������������������������������������������������������� 92

Rozpoczynanie nowego dokumentu ����������������������������������������������������������������������������������93

Co dalej? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������96

Rozdział 4. Dodawanie przepływów pracy i zarządzanie nimi 96

przepływy pracy w Office 365 – wprowadzenie �������������������������������������������������������������96

tworzenie nowego przepływu pracy ���������������������������������������������������������������������������������� 97

Używanie przepływu pracy w projekcie ��������������������������������������������������������������������������101

Zarządzanie przepływami pracy �����������������������������������������������������������������������������������������104

Co dalej? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������104

Rozdział 5. praca z aplikacjami Office 2010 Web Apps 104

pierwsze spojrzenie na aplikacje Office Web Apps �����������������������������������������������������105

tworzenie, zapisywanie i zamykanie nowego pliku ����������������������������������������������������108

praca z istniejącym plikiem ��������������������������������������������������������������������������������������������������109

Wybieranie narzędzi ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������110

poziomy edycji w aplikacjach Office Web Apps �����������������������������������������������������������110

Współtworzenie dokumentów w aplikacjach Office Web Apps�����������������������������������114

Recenzowanie i edytowanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel ��������������������������������117

praca z notatnikami OneNote ���������������������������������������������������������������������������������������������118

Co dalej? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������119

Spis treści

SPIS TREŚCI 5

Rozdział 6. praca mobilna w Office 365 119

Jak używać telefonu w połączeniu z usługą Office 365? ������������������������������������������120

Odbieranie i wysyłanie poczty e-mail w telefonie �������������������������������������������������������120

Korzystanie z Centrum Office w telefonie Windows phone 7 ��������������������������������123

proste edytowanie dokumentów programu Word

w urządzeniu mobilnym ��������������������������������������������������������������������������������������������������������125

Zapisywanie i wysyłanie zmodyfikowanego dokumentu������������������������������������������131

przeglądanie i aktualizowanie danych programu Excel ��������������������������������������������132

poprawianie prezentacji programu powerpoit w telefonie ��������������������������������������135

Co dalej? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������138

CZęŚĆ III ŁĄCZNOŚĆ W CZAsIE RZECZYWIstYM 139

Rozdział 1. poczta e-mail i organizacja w Office 365 139

Outlook Web App – wprowadzenie ����������������������������������������������������������������������������������139

sprawdzanie i organizowanie poczty e-mail �����������������������������������������������������������������140

sprawdzanie i czytanie poczty oraz odpowiadanie na wiadomości �������������������������������140

praca z kalendarzem ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������149

Importowanie i organizowanie kontaktów ��������������������������������������������������������������������153

Dodawanie i realizowanie zadań ���������������������������������������������������������������������������������������155

Co dalej? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������156

Rozdział 2. przedyskutujmy to przez Microsoft Lync 156

Microsoft Lync – wprowadzenie �����������������������������������������������������������������������������������������157

praca z kontaktami w programie Lync �����������������������������������������������������������������������������161

Komunikacja błyskawiczna z zespołem ���������������������������������������������������������������������������166

Rozmowa przez Lync ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������168

Udostępnianie programów i plików ���������������������������������������������������������������������������������170

Co dalej? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������172

Rozdział 3. projektowanie publicznej witryny internetowej 173

publiczna witryna internetowa – pierwsze kroki ����������������������������������������������������������173

Wybieranie motywu i stylu nagłówków ��������������������������������������������������������������������������175

Spis treści

SPIS TREŚCI 6

Wybieranie schematu kolorów �������������������������������������������������������������������������������������������178

Dodawanie i formatowanie tekstu ������������������������������������������������������������������������������������178

Wstawianie, formatowanie i wyrównywanie obrazów �����������������������������������������������181

Dodawanie i organizowanie stron �������������������������������������������������������������������������������������183

Wybieranie układu nawigacyjnego �����������������������������������������������������������������������������������184

Dodawanie gadżetów do witryny ��������������������������������������������������������������������������������������185

Optymalizowanie witryny pod kątem wyszukiwarek internetowych ������������������������������187

podgląd i publikowanie witryny �����������������������������������������������������������������������������������������188

Co dalej? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������188

Rozdział 4. Integracja Office 365 189

Łączenie dostępnych narzędzi – w sieci i poza siecią �������������������������������������������������189

Wydajna praca w Office 365 ������������������������������������������������������������������������������������������������191

tworzenie raportu rocznego �����������������������������������������������������������������������������������������������191

Monitorowanie promocji sprzedaży ���������������������������������������������������������������������������������193

przygotowywanie szkolenia online �����������������������������������������������������������������������������������195

DODAtEK 197

Wskazówki dla zgranych zespołów �����������������������������������������������������������������������������������197

Rozważanie procesu pracy zespołowej ����������������������������������������������������������������������������197

Lista kontaktowa zespołu �����������������������������������������������������������������������������������������������������197

Arkusz kalkulacyjny programu Excel z licencjami i uprawnieniami �����������������������������������������198

szablon planu spotkania �������������������������������������������������������������������������������������������������������198

Wskazówki dotyczące witryny zespołu ����������������������������������������������������������������������������198

Lista ofertowa ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������198

Lista marketingowa �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������199

podziękowania 200Errata, pomoc, opinie 201

wSTęP 7

WstępO autorce

Katherine Murray pisze artykuły i bestsellerowe książki o Microsoft Office

we wszystkich jego odmianach od czasu, kiedy na rynku ukazała się pierwsza

wersja pakietu. W książkach Microsoft Word 2010 Inside Out, Microsoft

Office 2010 Plain & Simple oraz Microsoft Word 2010 Plain & Simple, a także

w wielu artykułach publikowanych w CNEt techRepublic oraz w Windows

secrets, nauczyła setki tysięcy użytkowników Office, jak pracować produktywnie

i kreatywnie. Katherine jest również członkinią society of Environmental

Journalists i często pisze na tematy związane z ochroną środowiska.

Jej książka Green Home Computing for Dummies została opublikowana

przez wydawnictwo Wiley w 2009 roku.

Blog i witryna Katherine, BlogOffice, inspiruje i uczy użytkowników Office

od 2002 roku. Jej nowa witryna poświęcona usłudze Office 365, Connect

& Collaborate, stanowi źródło poradników, wskazówek i strategicznych studiów

wdrożeń dla użytkowników Office i specjalistów It, którzy chcą wydajnie

i skutecznie pracować w chmurze. Katherine skupia się na podstawowych

technikach, które pomagają członkom wirtualnych zespołów w opracowywaniu

strategii przepływu pracy i zarządzaniu projektami, a także osobom, których

zadaniem jest doprowadzenie tych projektów – prostych lub skomplikowanych

– do szczęśliwego końca.

Czytelnicy książki elektronicznej Microsoft® Office 365: Łącz się i współpracuj

praktycznie wszędzie i o każdej porze mogą zaprenumerować comiesięczny,

bezpłatny biuletyn Katherine poświęcony usłudze Office 365, Connect

& Collaborate, klikając tutaj, oraz otrzymywać Wskazówkę Wideo Miesiąca,

klikając tutaj�

wSTęP 8

WstępMicrosoft Office 365 – dla kogo został stworzony

Wznieśmy toast za wolność. Wolność od biurka. Wolność od nudnych zebrań

kierownictwa. Wolność i możliwość pracy w każdym miejscu, z każdą osobą,

o każdej porze, na niemal każdym urządzeniu. Brzmi nieźle, prawda?

Office 365 to inteligentna i prosta odpowiedź Microsoftu na cloud computing

– przetwarzanie danych w chmurze. Za pomocą różnych programów usługi

Office 365 możesz realizować wszystkie zadania, które dotychczas wykonywałeś

w ulubionych aplikacjach Office – pisać dokumenty, tworzyć prezentacje,

sprawdzać pocztę e-mail, zarządzać kalendarzem, przetwarzać raporty i znacznie

więcej – a później udostępnić wyniki w czasie rzeczywistym na witrynie zespołu,

zaprojektować i opublikować witrynę internetową, a nawet zorganizować

i poprowadzić internetowe spotkanie na żywo, kiedy podróżujesz pociągiem,

siedzisz w kawiarni albo łączysz się z siecią za pomocą telefonu.

ta książka pokaże Ci, jak wykorzystać chmurowe przetwarzanie danych

– a konkretnie Office 365 – aby robić więcej, współpracować łatwiej i działać

elastyczniej niż kiedykolwiek przedtem. Zaczynając od tworzenia konta

Office 365 i zarządzania nim oraz pracy z różnymi programami Office 365,

a kończąc na udostępnianiu plików zespołowi, tworzeniu witryny zespołu,

używaniu Office Web Apps oraz organizowaniu spotkań internetowych,

dowiesz się, jak łatwo jest pracować w trybach online i offline, uzyskiwać dostęp

do plików i udostępniać je, kiedy zajdzie taka potrzeba. Kiedy poznasz każdy

z podstawowych programów, będziesz mógł wypróbować strategie budowania

skutecznych zespołów i dowiesz się, jak wykorzystać w praktyce całą moc

chmury.

Książka Microsoft® Office 365: Łącz się i współpracuj praktycznie wszędzie

i o każdej porze opisuje rozwiązania chmurowe dla małych firm, skupiając się

na podstawowych usługach (Microsoft Exchange Online, Microsoft sharepoint

Online, Office Web Apps oraz Microsoft Lync) i demonstrując sposoby

efektywnego tworzenia, zarządzania i kierowania zespołami za pomocą

sieciowych narzędzi do komunikacji i pracy zespołowej.

wSTęP 9

WstępZnajdziesz tu przydatne pomysły i rozwiązania, jeśli:

• jesteś właścicielem lub pracownikiem małej firmy i chcesz mieć większą

swobodę wyboru miejsca i czasu pracy,

• musisz współpracować z innymi osobami, przebywającymi blisko lub daleko,

• chcesz przechowywać pliki w sieci i pracować z nimi w każdym miejscu,

w którym masz dostęp do internetu,

• kierujesz zespołem w sieci lub w rzeczywistym świecie.

Co to jest cloud computing?Fraza „cloud computing” – przetwarzanie danych w chmurze – przywodzi mi

na myśl wylegiwanie się na wzgórzu w letni dzień, podczas gdy moi synowie

pokazują zwierzęta i kształty, które zobaczyli w chmurach. przetwarzanie danych

w chmurze ma z tym trochę wspólnego – technologia może przybierać taki

kształt, jakiego potrzebujesz do realizacji danego projektu. Chcesz zorganizować

zespół projektowy? Możesz zrobić to w chmurze, aby członkowie zespołu

rozsiani po całym świecie mogli łatwo porozumiewać się i współpracować.

Musisz stworzyć miejsce spotkań dla regionalnych przedstawicieli handlowych?

Możesz utworzyć witrynę zespołu w chmurze, wykorzystując serwery sieci Web

i dodatkowe oprogramowanie, oraz pozwolić każdemu członkowi na logowanie

się z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu.

Gdzie zatem znajduje się owa chmura? przetwarzanie danych w chmurze to po

prostu możliwość korzystania z plików i aplikacji przez sieć za pośrednictwem

różnych urządzeń – komputera, przeglądarki lub telefonu. Microsoft już

wcześniej oferował wiele różnych usług chmurowych:

• Windows Live skyDrive to jedna z usług Windows Live, bezpłatna aplikacja

przeglądarkowa, która pozwala łatwo zapisywać, przechowywać, organizować

i udostępniać pliki.

• Internetowe aplikacje Microsoft Office Web Apps, w tym Word 2010,

powerpoint 2010, Excel 2010 i OneNote 2010, pozwalają zapisywać pliki Office

online i współpracować z innymi autorami. Aplikacje Office 2010 Web Apps

są dostępne bezpłatnie dla zarejestrowanych użytkowników Office 2010.

• Microsoft Office Live small Business to pakiet usług internetowych, które

pomagają stworzyć i rozreklamować witrynę internetową, kontaktować się

wSTęP 10

Wstępz innymi za pośrednictwem poczty e-mail i komunikatorów oraz

przechowywać i udostępniać pliki w sieci. podstawowe usługi są bezpłatne,

a dostęp do specjalnych funkcji można uzyskać za miesięczną opłatą.

• Microsoft Business productivity Online suite (BpOs) to pakiet programów

komunikacyjnych, które zapewniają wsparcie dla pracy zespołowej, jakiego

oczekują firmy. BpOs oferuje dostęp do programów Microsoft Exchange

Online, Microsoft sharepoint Online, Microsoft Office Communications Online

oraz Office Live Meeting za miesięczną opłatą od użytkownika.

Największą zaletą chmurowego przetwarzania danych z perspektywy

użytkownika jest wyższa elastyczność, jaką zapewniają nowe usługi, bez potrzeby

inwestowania w dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie. Możesz po prostu użyć

swojej przeglądarki – która i tak jest otwarta, prawda? – aby uzyskać dostęp

do plików, z którymi musisz pracować, wprowadzić zmiany oraz zapisać lub

udostępnić pliki, według uznania.

Jeśli chodzi o firmy, chmura pozwala im rozszerzyć usługi oferowane

pracownikom i klientom bez rozbudowywania infrastruktury sprzętowej.

Usługi sieci Web pozwalają firmom na łączenie personelu oraz wspieranie pracy

zespołowej w skali globalnej bez dodawania serwerów, budowania centrów

danych i innych nakładów. Środowisko jest bezpieczne, elastyczne i pozwala

na obsługę takiej liczby użytkowników, jakiej potrzebuje firma.

Office 365 – wprowadzenieMicrosoft Office 365 to najnowsze chmurowe przedsięwzięcie Microsoftu, łączące

sprawdzone programy, które pozwalają na naturalną komunikację i współpracę

przez sieć. Office 365 obejmuje Microsoft Exchange Online do obsługi poczty

e-mail i harmonogramowania. Microsoft sharepoint do udostępniania plików

i tworzenia witryn zespołów, a także Microsoft Lync Online do przesyłania

wiadomości błyskawicznych oraz organizowania spotkań online.

Office 365 łączy możliwości tych aplikacji z chmurowymi wersjami programów

Office professional plus.

wSTęP 11

WstępCo dla Ciebie oznacza chmurowe przetwarzanie danych?Office 365 sprawia, że używanie pakietu Office w chmurze staje się prostym,

naturalnym i ekonomicznym sposobem na korzystanie z usług, które już znasz,

oraz łatwe rozszerzanie technologii, których prawdopodobnie już używasz.

Zbyt piękne, żeby było prawdziwe? Otóż nie. Office 365 pozwala łatwo

i naturalnie:

• współpracować z osobami z całego świata w czasie rzeczywistym,

• używać programów, które już znasz,

• stworzyć wirtualne biuro, w którym możesz bezpiecznie pracować, kiedy jesteś

poza firmą,

• używać zamiennie komputera, przeglądarki lub telefonu,

• zabezpieczyć informacje,

• kontrolować koszty sprzętu,

• używać wielu urządzeń do pracy z plikami,

• stworzyć współdzieloną witrynę zespołu,

• zwiększyć produktywność poprzez ułatwienie pracy zespołowej,

• zapewnić użytkownikom natychmiastowy dostęp do siebie nawzajem dzięki

technologii obecności oraz wiadomościom błyskawicznym,

• wykorzystać sieci społecznościowe do komunikacji między członkami zespołu.

Wersje Office 365ponieważ różne typy organizacji i firm mają różne potrzeby, dostępne są trzy

wersje Office 365 dla użytkowników końcowych:

• Office 365 dla specjalistów i małych firm. Małe firmy i specjaliści, którzy

nie mają wysokich wymagań informatycznych, znajdą w tej wersji Office 365

dokładnie taki zbiór narzędzi, jakiego potrzebują. Można ją łatwo

wypróbować ( jest bezpłatna przez 30 dni), a ponadto jest tania (5,25 euro na

użytkownika na miesiąc w momencie publikacji) i oferuje firmom Office Web

Apps, Microsoft sharepoint Online, Microsoft Exchange Online oraz Microsoft

Lync do przesyłania wiadomości błyskawicznych i spotkań online.

• Office 365 dla średnich firm i dużych przedsiębiorstw. przedsiębiorstwa

mają wyższe wymagania informatyczne, niż małe firmy lub użytkownicy

wSTęP 12

Wstępindywidualni, więc potrzebują oprogramowania, które obsługuje dużą

liczbę kont e-mail, wiadomości i załączników, zapewnia gwarantowany

czas bezawaryjnej pracy, oferuje opcje raportowania i pomocy technicznej,

wreszcie zawiera funkcje Active Directory, które pozwalają użytkownikom

na pojedyncze logowanie. Office 365 dla przedsiębiorstw oferuje wszystkie

te funkcje i rozszerza standardowe usługi BpOs, zwiększając możliwości

współpracy i spotkań online. Office 365 oferuje też elastyczne plany, aby

firmy różnej wielkości mogły dobrać funkcje i uzyskać dokładnie taki poziom

wsparcia, jakiego potrzebują.

• Office 365 dla instytucji edukacyjnych. Użytkownicy z sektora

edukacyjnego stoją przed unikatowym wyzwaniem: muszą zapewnić uczniom

dostęp do najnowszego oprogramowania, dysponując ograniczonym (i często

kurczącym się) budżetem. Usługi chmurowe mogą pomóc im w oszczędzeniu

pieniędzy i zapewnieniu uczniom narzędzi do tworzenia projektów,

współpracy w czasie rzeczywistym oraz nauki korzystania z oprogramowania

w chmurze.

Co Office 365 dodaje do BpOs

pakiet Microsoft Business productivity Online standard suite, znany też jako

BpOs, ma 40 milionów użytkowników na całym świecie. ten niezwykle popularny

pakiet oprogramowania oferuje funkcje komunikacyjne, które ułatwiają łączenie

się w czasie rzeczywistym i współpracę nad dużymi lub małymi projektami.

Office 365 dla przedsiębiorstw rozszerza możliwości BpOs, dodając Microsoft

Lync do obsługi wiadomości błyskawicznych i spotkań online, Outlook Web App

do zarządzania pocztą e-mail i harmonogramowania, Office Web Apps oraz

możliwość tworzenia raportów i zarządzania kontem przez przeglądarkowy

pulpit nawigacyjny. Edukacyjna wersja Office 365 zawiera też najnowsze wydanie

oprogramowania Microsoft Live@Edu, które oferuje rozwiązania chmurowe

tysiącom szkół i milionom uczniów z całego świata.

wSTęP 13

Wstęppraca z usługą Microsoft Office 365 – krok po krokuKsiążka Microsoft® Office 365: Łącz się i współpracuj praktycznie wszędzie

i o każdej porze dzieli się na trzy części, które dotyczą różnych aspektów

konfiguracji i pracy z usługą Office 365.

Część I, „Znajdź swoje miejsce w chmurze”, opisuje sposób, w jaki dziś ludzie

pracują w chmurze, i przybliża Ci usługę Office 365. W rozdziale 1. przyjrzymy

się zespołom, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz środowiska biurowego,

i wyjaśnimy, dlaczego Office 365 stanowi bardziej ekologiczną alternatywę

dla małych firm. W rozdziale 2. pokażemy, jak stworzyć konto Office 365

i skonfigurować profil oraz przedstawimy ogólną panoramę usługi Office 365,

abyś zaczął planować, co właściwie chcesz zrobić z dostępnymi narzędziami.

Rozdział 3. jest przeznaczony dla kierownika zespołu lub osoby, która będzie

zarządzać witryną Office 365; dowiesz się, jak dostosować witrynę, dodać

urządzenia mobilne oraz zarządzać przez sieć programami Microsoft Exchange,

Microsoft sharepoint i Microsoft Lync.

Część II, „praca zespołowa w chmurze”, to przewodnik po konfigurowaniu,

organizowaniu, zarządzaniu oraz pomaganiu zespołowi w odniesieniu sukcesu

za sprawą Office 365. Rozdział 1. przedstawia wszystkie funkcje, za pomocą

których możesz koordynować pracę członków zespołu; dowiesz się też,

jak udostępniać pliki, organizować spotkania online, wysyłać wiadomości

błyskawiczne i transmitować prezentacje. Rozdział 2. oprowadzi Cię po

tworzeniu, edytowaniu i udostępnianiu witryny zespołu. W rozdziale 3.

dowiesz się, jak tworzyć biblioteki dokumentów, współdzielić pliki z członkami

zespołu oraz zarządzać plikami w sharepoint Online. Nauczysz się też pracować

z wersjami plików, śledzić zmiany oraz porównywać i scalać pliki. Rozdział 4.

pokazuje, jak tworzyć i wykorzystywać przepływy pracy, aby zespół podążał

właściwym torem, a rozdział 5. traktuje o aplikacjach Web App – wyjaśnia

możliwości różnych narzędzi i informuje, jak pracować z plikami online, wspólnie

tworzyć dokumenty, edytować arkusze kalkulacyjne, transmitować prezentacje

oraz współdzielić notatniki. Rozdział 6. podsumowuje tę część usługi Office

365, skupiając się na technologiach mobilnych; dowiesz się, jak używać różnych

aplikacji Office Mobile do przeglądania, edytowania i udostępniania plików

przygotowanych wspólnie z zespołem.

wSTęP 14

WstępCzęść III, „Łączność w czasie rzeczywistym”, pokazuje, jak używać opcji

komunikacyjnych oraz wiadomości błyskawicznych w pakiecie Office 365, aby

pozostać w bieżącym kontakcie z zespołem. W rozdziale 1., „poczta e-mail

i organizacja w Office 365”, nauczysz się importować kontakty, ustawiać

preferencje poczty, organizować foldery pocztowe, pracować z kalendarzem

i zadaniami oraz wykonywać inne czynności w Outlook Web App. Rozdział 2.,

„przedyskutujmy to przez Microsoft Lync”, wyjaśnia, jak kontaktować się w czasie

rzeczywistym z innymi użytkownikami za pomocą wiadomości błyskawicznych,

połączeń głosowych i czatów internetowych. Dowiesz się, jak zarządzać

transkrypcjami, zapraszać innych do konwersacji i prowadzić spotkania online.

Rozdział 3., „projektowanie publicznej witryny internetowej”, pokazuje, jak za

pomocą narzędzi Office 365 stworzyć witrynę prezentującą produkty i usługi

oraz zasygnalizować klientom, kim jesteś i co oferujesz. Rozdział 4., „Integracja

Office 365”, zawiera zbiór przykładów ilustrujących wykorzystanie różnych

narzędzi Office 365 do tworzenia i udostępniania projektów biznesowych.

skoro już z grubsza wiesz, co Cię czeka, zacznijmy używać usługi Office 365.

W części I dowiesz się, jak małe firmy korzystają z chmurowego przetwarzania

danych, aby w elastyczny sposób osiągać kluczowe cele. Następnie przez chwilę

pomarzysz o kształtach, jakie będzie przybierał Office 365 w miarę, jak zaczniesz

korzystać z tego potężnego pakietu narzędzi chmurowych.

CZęŚĆ 1 15

Znajdź swoje miejsce w chmurzeBez względu na to, czy po raz pierwszy słyszysz o chmurowym przetwarzaniu danych, czy też od

dawna zapisujesz i udostępniasz dane w sieci, z pewnością domyślasz się, że komponent online to

sprytny sposób na zagwarantowanie, że twoje pliki będą dostępne zawsze i wszędzie. ta część książki

zaczyna się od krótkiego opisu zmian w świecie pracy – przygotowując grunt pod przetwarzanie

danych w chmurze – a następnie pokazuje, jak założyć konto Office 365 i wstępnie skonfigurować role

oraz uprawnienia.

Rozdział 1. Co słychać w świecie pracy?W tym rozdziale:• Zespoły, zespoły, zespoły – w biurze i poza nim• współpraca na globalną skalę• Kierunek – ekologia (z grupami każdej wielkości)• Z głową w chmurze (obliczeniowej)• Bliższe spojrzenie na Office 365

to nie tajemnica, że komputery, internet i media społecznościowe radykalnie zmieniły sposób, w jaki pracujemy. To, co kiedyś wymagało pisania na maszynie (pamiętasz je jeszcze?) albo przeszukiwania brzęczących, metalowych szafek na akta, teraz załatwiamy elektronicznie, kilkoma naciśnięciami klawisza albo kliknięciem myszki.

Kiedyś trzeba było wydrukować list, złożyć go, wsadzić do koperty, nakleić znaczek i zanieść na pocztę. Teraz wystarczy kliknąć przycisk wyślij, żeby wiadomość niemal natychmiast dotarła do adresata.

Do niedawna spędzałeś długie godziny przy stole w sali konferencyjnej, bazgrząc w notatniku, kiedy ktoś prowadził warsztaty nie do końca związane z Twoją pracą. Dziś możesz zalogować się i obejrzeć transmisję internetową, aby wyłapać szczegóły, które mają bezpośredni wpływ na Twoje bieżące zadania. Możesz też „w locie” zakładać zespoły, aby osiągnąć konkretne cele projektu, a następnie rozwiązywać je i wracać do codziennych zadań.

Technologia pozwala pracować szybciej, produktywniej i bardziej elastycznie niż kiedykolwiek przedtem. Można łatwo zgromadzić potrzebne zasoby, a następnie zwolnić je, kiedy przestaną być potrzebne. Inteligentniejsze – i bardziej ekologiczne – wykorzystanie zasobów oznacza mniejsze koszty dla firmy. Nie trzeba dodawać systemów komputerowych i zatrudniać pracowników, aby zrealizować części projektu, które wymagają dodatkowej pomocy. wystarczy skorzystać z możliwości, jakie oferuje chmura.

Zespoły, zespoły, zespoły – w biurze i poza nimwydaje się, że żyjemy w czasach „sztormu idealnego” wywołanego przez postęp technologiczny i ewolucję siły roboczej, w którym łączy się kilka ważnych aspektów sposobu, w jaki pracujemy. Od lat sześćdziesiątych zespoły robocze zyskują na popularności. w firmach z listy Fortune 500 jest ich pełno. większość przedsiębiorstw średniej wielkości uświadomiło sobie, że zespoły robocze mogą zwiększyć produktywność, ułatwić kierownikom zarządzanie i zapewnić grupom większe poczucie własności wykonywanej pracy.

Zespoły pozwalają poszczególnym pracownikom dążyć do wspólnego celu – takiego jak przygotowanie raportu rocznego – z udziałem indywidualnych talentów. Zespół roboczy do spraw raportu rocznego może się składać z autora, redaktora, projektanta graficznego, osoby odpowiedzialnej za produkcję i skład, specjalisty od komunikacji korporacyjnej i kogoś, kto może podać szczegóły finansowe. A teraz dobra wiadomość – dane dowodzą, że praca w spójnych zespołach zwiększa kreatywność i wydajność, a jeśli zespół działa skutecznie, ludzie czerpią z niej więcej satysfakcji. Jak dotąd – znakomicie.

Dodajmy jednak nowy składnik do tej mieszanki. Obecnie pracownicy często są w rozjazdach, podróżują między regionami, stacjonują za morzem albo uzyskują dostęp do sieci korporacyjnej z innego kontynentu. Nowe opcje sprzętowe – szybsze

CZęŚĆ 1 16

i tańsze laptopy, netbooki i smartfony, a także ulepszone narzędzia wideokonferencyjne – sprawiają, że staje się to coraz łatwiejsze. Jak Twój zespół może osiągnąć swoje cele w obliczu globalizacji i mobilności? Czy redaktor dowie się, że autor ukończył szkic? Co będzie z terminami?

wszechobecna, zawsze dostępna sieć w połączeniu z eksplozją technologii społecznościowych ułatwiła pozostawanie w kontakcie ze wszystkimi członkami zespołu, bez względu na to, gdzie podróżują i kiedy się pojawiają. Twoi koledzy mogą komunikować się z Tobą z każdego miejsca na świecie, w którym jest dostęp do internetu. Praca wirtualna zapewnia też większe korzyści – kiedy zespół skutecznie współpracuje na odległość, można ograniczyć scentralizowaną przestrzeń biurową, co przekłada się na niższe koszty dzierżawy. A codzienne dojazdy do pracy? Możesz o nich zapomnieć, jeśli pracujesz w domu. Oszczędza to paliwo i zmniejsza ilość dwutlenku węgla, jaką samochód wydziela do atmosfery. To tylko kilka przykładów korzyści, które – mnożąc się wykładniczo w skali całej planety – sprawiają, że świat staje się znacznie zieleńszy.

Trzeba jednak wrócić do kluczowego pytania. Jak w erze elastycznego stylu pracy pozostać skupionym na celach zespołu i wykonać pierwotne zadanie? Jak organizować pracę, budować biblioteki potrzebnych plików, spotykać się w tym samym miejscu i czasie oraz śledzić wszystkie części projektu? Facebook w tym nie pomoże. A klient poczty elektronicznej – nawet Microsoft Outlook 2010 – ma ograniczone funkcje wspierania pracy grupowej.

Tu na scenę wkracza Microsoft Office 365. Teraz masz do dyspozycji współdzieloną przestrzeń zespołu, zawsze dostępną w sieci, w której możesz budować biblioteki dokumentów, udostępniać zasoby, przydzielać zadania i współpracować nad wszystkimi rodzajami projektów Office. Office 365 wykorzystuje cztery kluczowe technologie – Microsoft Exchange, Microsoft Lync, Microsoft SharePoint i Office web Apps – aby zaoferować wszystkie narzędzia i funkcje, które pozwalają Twojemu zespołowi odnieść sukces, bez względu na to, kiedy i gdzie pracujesz.

Współpraca na globalną skalęZespoły powstają z najróżniejszych powodów i mają najróżniejsze cele. Niektóre zespoły są powoływane do realizacji określonego projektu – na przykład przygotowania raportu rocznego. Są też zespoły przywódcze, programowe, wydziałowe, formalne i nieformalne. Praktycznie wszystko, co chciałbyś osiągnąć – na krótszą lub dłuższą metę, z kilkoma innymi osobami – można zrobić lepiej w ramach zespołu (przyznaję, to opinia redakcji, ale doświadczenie ją potwierdza).

Jeśli w skład Twojego zespołu wchodzi jedna lub więcej osób, które nieustannie są w ruchu, potrzebujesz:

• sposobu na udostępnianie plików zdalnemu pracownikowi,• sposobu przydzielania i udostępniania zadań, spotkań, uwag itd.,• sieciowej przestrzeni spotkań, w której mogą gromadzić się członkowie grupy,• współdzielonej witryny, do której można uzyskać dostęp za pomocą różnych technologii – laptopów, smartfonów itp.,• narzędzi translatorskich, jeśli podstawowy język członków zespołu różni się od Twojego lub jeśli pracujecie nad dokumentami

wielojęzycznymi.

Jeśli stworzysz przestrzeń oferującą wszystkie te narzędzia, Twój globalny zespół będzie się mógł w niej logować, udostępniać informacje, uzyskiwać opinie oraz przyczyniać się do projektu w sposób, który sprawia, że globalizacja przestaje mieć znaczenie. Członkowie równie dobrze mogliby logować się z kawiarni na rogu!

Delikatniejsza strona globalnych zespołów

w dalszej części książki poznasz wiele pomysłów na skuteczne tworzenie zespołów i zarządzanie nimi. Jest jednak coś, o czym warto pamiętać podczas pracy z globalnymi zespołami: różne kultury mają różne oczekiwania odnośnie relacji i komunikacji, więc jeśli nowy członek zespołu pochodzi z kraju azjatyckiego, budowanie zaufania może trochę potrwać, a Ty będziesz musiał więcej popracować u podstaw, niż wtedy, kiedy zaczynasz pracować z osobą z Kanady.

w artykule „Tips for working in Global Teams” (wskazówki na temat pracy z globalnych zespołach), który możesz przeczytać w witrynie www.ieee.org, Melanie Doulton opisuje kraje „wysokiego” i „niskiego kontekstu”. w kulturach wysokiego kontekstu – indyjskiej, arabskiej, azjatyckiej lub latynoskiej – więzi z rodziną i kolegami mają kluczowe znaczenie, cała relacja stanowi kontekst dla komunikacji, protokół jest ceniony i przestrzegany, a decyzje są podejmowane powoli i często w oparciu o relacje.

w kulturach niskiego kontekstu, takich jak północnoamerykańska, germańska i skandynawska, komunikacja w mniejszym stopniu opiera się na relacjach, a w większym na faktach. Innymi słowy, wiadomość niesie znaczenie, podczas gdy w kulturach wyższego kontekstu relacje przygotowują grunt pod sposób, w jaki wiadomość zostanie odebrana.

Dlatego pamiętaj, że kiedy pracujesz z osobami z innych kręgów kulturowych, mogą oni odbierać to, co mówisz, inaczej, niż Ci

CZęŚĆ 1 17

się wydaje. Powoli buduj zaufanie i nawiązuj relacje z członkami globalnego zespołu, a kiedy masz wątpliwości, upewnij się, że rozumiesz sytuację.

Kierunek – ekologia (z grupami każdej wielkości)Jedną z największych zalet przetwarzania danych w chmurze jest sposób, w jaki wykorzystuje on – i oszczędza – zasoby. Nie trzeba stawiać na biurkach milionów komputerów połączonych z setkami tysięcy serwerów, które są kupowane, konserwowane i naprawiane przez tysiące indywidualnych firm, ponieważ cloud computing oferuje skalowalną alternatywę.

Aplikacje chmurowe działają w przeglądarce, więc liczba używanych serwerów rośnie wraz z popytem na moc obliczeniową. Dodatkowe serwery wracają w stan spoczynku, kiedy nie są już potrzebne. Taka dystrybucja obciążenia w dużej skali oszczędza elektryczność, ogranicza potrzebę rozbudowy komponentów sprzętowych oraz pozwala efektywniej wykorzystać zasoby przeznaczone do świadczenia usług.

w ramach ekologicznej strategii firmy mogą wykorzystać chmurowe przetwarzanie danych, aby:

• zmniejszyć lub podnająć przestrzeń biurową,• zwiększyć możliwości pracy globalnej,• wesprzeć personel mobilny,• ograniczyć zużycie materiałów biurowych (papieru, atramentu, pamięci masowej), • zmniejszyć liczbę urządzeń komputerowych (komputerów biurkowych i serwerów).

Z głową w chmurze (obliczeniowej)Co zatem firmy obecnie robią w chmurze? w lutym 2009 r. na zlecenie IBM przeprowadzono sondaż („Dispelling the vapor around cloud computing”, dostępny w witrynie www.ibm.com) w celu zmierzenia tempa, w jakim wdrażane są rozwiązania chmurowe. Okazało się, że wiele grup rozważa różne formy chmurowego przetwarzani danych. w sondażu wzięli udział przedstawiciele takich branż, jak telekomunikacja, usługi finansowe, przemysł i usługi publiczne. Poniższa tabela przedstawia rozkład respondentów według kraju.

TABELA 1.1. Uczestnicy sondażu IBM według kraju

Kraj Procent

Kanada 5

Chiny 10

Francja 10

Niemcy 10

Indie 15

Japonia 11

Wielka Brytania 9

stany Zjednoczone 30

wiele firm używa lub zamierza używać chmurowego przetwarzania danych do następujących zastosowań:

• ciągłość biznesowa i usuwanie skutków awarii,• eksploracja danych,• magazyny danych,• długoterminowa archiwizacja danych,• zabezpieczenia,• infrastruktura środowiska testowego.

Mniejsza część firm stawia na chmury publiczne, które oferują następujące możliwości:

• konferencje audio, wideo i internetowe,• sieci w centrum danych,• desktopy,• przechowywanie plików,

CZęŚĆ 1 18

• serwery,• pomoc techniczna,• infrastruktura środowiska testowego,• szkolenia i demonstracje,• infrastruktura Voice over Internet (VoIP),• sieci rozległe (wAN).

Office 365 umożliwia stworzenie środowiska chmurowego, które oferuje dokładnie to, czego potrzebuje Twoja firma. Cztery podstawowe technologie – Exchange, SharePoint, Office web Apps i Lync – pozwalają łączyć się przez e-mail i harmonogramy, utworzyć współdzieloną witrynę zespołu (zarówno w intranetach, jak i w internecie), współpracować nad różnorodnymi projektami za pomocą znajomych aplikacji Office oraz podtrzymywać kontakt poprzez wiadomości błyskawiczne i wideokonferencje.

w następnym podrozdziale zapoznasz się z ogólną panoramą funkcji dostępnych w pakiecie Office 365.

Bliższe spojrzenie na Office 365Office 365 pozwala łatwo pracować ze znajomymi aplikacjami i programami w zawsze dostępnym świecie internetu. Możesz wykorzystać Office 365, aby:

• przygotować współdzieloną witrynę zespołu, w której będziesz tworzył biblioteki danych, przydzielał zadania, koordynował kalendarze itd.,

• sprawdzać dostępność współpracowników i planować zebrania online,• łączyć się za pomocą wiadomości błyskawicznych, poczty e-mail lub rozmów wideo,• zabezpieczyć pliki i konta użytkowników oraz chronić się przed spamem i oszustami,• tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i notatniki oraz udostępniać je innym,• zawsze pracować z najnowszymi wersjami programów Office 365,• tworzyć blogi i witryny typu wiki na potrzeby zespołu i do użytku publicznego.

Wykorzystaj to, co maszJedną z najważniejszych cech usługi Office 365 jest możliwość jej współdziałania z każdym urządzeniem, jakiego akurat używasz – biurkowym komputerem PC lub Mac, laptopem lub netbookiem, telefonem Android, iPhone, windows Phone, Nokia albo BlackBerry.

Możesz zalogować się na koncie Office 365, pracować nad plikami, udostępniać dokumenty, aktualizować zadania, publikować wpisy na forum dyskusyjnym, dołączyć do spotkania albo wysłać wiadomość błyskawiczną – z każdego miejsca, w którym akurat przebywasz, i każdego urządzenia, jakim się posługujesz. wspaniała sprawa!

pełne bezpieczeństwoOffice 365 wyposażono w najnowocześniejsze technologie zabezpieczeń, niezawodności i usuwania skutków awarii, aby zagwarantować, że pliki i wiadomości będą stale chronione, dane pozostaną bezpieczne, a Ty będziesz mógł zawsze uzyskać dostęp do swoich informacji. Office 365 oferuje:

• umowę SLA z gwarancją 99,9-procentowego czasu nieprzerwanej pracy (uptime),• centra danych z certyfikatami SAS 70 i ISO 27001,• redundancję geograficzną, niezawodność klasy korporacyjnej i usuwanie skutków awarii,• liczne centra danych i automatyczne przełączanie awaryjne, które gwarantuje ochronę danych,• zawsze aktualną ochronę przed wirusami i spamem.

Znaczenie nieprzerwanego czasu pracy

Jedną z wielkich zalet usługi Office 365 – i czymś, na czym polegają jego użytkownicy – jest gwarancja 99,9-procentowego czasu nieprzerwanej pracy. Oznacza to, że witryna zespołu, pliki, witryna publiczna i wszystkie narzędzia będą dostępne przez 99,9 proc. czasu. Może to brzmieć jak żargon marketingowy, ale stanowi ważną obietnicę dla zespołów i firm, które większość procesów biznesowych realizują w chmurze.

Znaczenie takiej gwarancji było doskonale widoczne podczas niedawnej awarii, jakiej uległy usługi chmurowe Amazon. w kwietniu 2011 r. prosty błąd w jednej strefie dostępności wywołał efekt domina i wpłynął na inne obszary, doprowadzając do „sztormu replikacji”, który tymczasowo przeciążył chmurę. Zaburzyło to funkcjonowanie kilku witryn – na przykład FourSquare, HootSuite, Quora i Reddit – i spowodowało tymczasowy przestój.

CZęŚĆ 1 19

Microsoft oferuje użytkownikom umowę o poziom usług (SLA) z gwarancjami finansowymi i zaprojektował Office 365 jako kompleksowy system z redundancją geograficzną, w którym dane są replikowane między odległymi geograficznie lokalizacjami. Oznacza to, że jeśli jedna lokalizacja ulegnie awarii, inne lokalizacje rozproszone po całym świecie mogą kontynuować przetwarzanie danych, a użytkownicy Office 365 nie tracą dostępu do usług.

prosta strona główna Office 365Kiedy po raz pierwszy logujesz się w Office 365, widzisz prostą i klarowną stronę główną, która pokazuje, jak zacząć korzystać z poszczególnych narzędzi. wszystkie narzędzia Office 365, których będziesz używał, są dostępne na pierwszej stronie, więc możesz łatwo odnaleźć drogę do tego, czego potrzebujesz. Ten klarowny układ ekranu ułatwia też nawigację, bez względu na to, czy oglądasz witrynę na komputerze, w przeglądarce czy w smartfonie.

Jak pokazano na rysunku 1.1., pasek nawigacji na górze okna zapewnia łatwy dostęp do podstawowych widoków Office 365. Możesz wrócić do strony głównej z dowolnej innej strony; możesz kliknąć łącze Outlook, aby pracować z pocztą, harmonogramami i zadaniami; możesz też kliknąć łącze Witryna zespołu, aby wyświetlić swoją witrynę SharePoint. Jeśli jesteś administratorem konta Office 365, możesz również kliknąć łącze Administrator na stronie głównej, aby przejść do innego ekranu, na którym konfiguruje się różne programy, dodaje konta użytkowników oraz zakłada domeny.

UwagaKto to jest administrator? Osoba z uprawnieniami administratora Office 365 może zakładać nowe konta, konfigurować usługi, z których będą korzystać użytkownicy (na przykład Microsoft Exchange, Microsoft Lync lub Microsoft SharePoint), ustawiać uprawnienia i pobierać aktualizacje oprogramowania. Jeśli masz przywileje administracyjne, przeczytaj rozdział 3., „Zarządzanie kontem Office 365”.

Wybierz inne widoki Office 365 Uzyskaj pomoc na temat Office 365

RYsUNEK 1.1. strona główna Office 365 pozwala łatwo przystąpić do urządzania swojego miejsca w chmurze.

CZęŚĆ 1 20

Kontaktuj się przez OutlookKiedy klikniesz łącze Outlook na górze okna Office 365, przejdziesz do widoku Outlook, w którym możesz sprawdzać pocztę, pisać nowe wiadomości, organizować pocztę, dodawać spotkania do kalendarza, tworzyć notatki i dodawać zadania (zob. rysunek 1.2.). Jeśli w przeszłości używałeś Outlook web App, Outlook w pakiecie Office 365 będzie wyglądał bardzo znajomo.

RYsUNEK 1.2. Widok Outlook, który zawiera narzędzia do organizowania poczty i kontaktowania się ze współpracownikami i przyjaciółmi.

widok folderów po lewej stronie ekranu umożliwia organizowanie wszystkich otrzymywanych wiadomości. w razie potrzeby możesz tworzyć nowe foldery i podfoldery, podobnie jak w tradycyjnej wersji programu Outlook. Kliknij łącza Poczta, Kalendarz, Kontakty lub Zadania w lewym dolnym rogu ekranu, aby dodać, zmodyfikować, sprawdzić lub usunąć któryś z tych typów informacji. Środkowa kolumna okna Outlook pokazuje zawartość wybranego folderu (w tym przypadku Skrzynkę odbiorczą). w panelu po prawej stronie widać treść obecnie wybranej wiadomości. widok tego rodzaju pozwala szybko przejrzeć pocztę bez otwierania i przewijania każdej wiadomości, a więc oszczędza Ci czasu i wysiłku.

Ponadto w widoku Outlook możesz obejrzeć ikonę obecności kontaktu (po lewej stronie nazwiska osoby), aby sprawdzić, czy dana osoba jest dostępna online. Jeśli ikona jest zielona, kontakt jest dostępny. Kiedy klikniesz ikonę, pojawi się lista opcji, z której możesz wybrać żądany sposób nawiązania kontaktu z daną osobą. Możesz wysłać wiadomość e-mail, zaplanować spotkanie, zaprosić kontakt do czatu itd. (zob. rysunek 1.3.).

Kliknij ikonę kontaktu, aby zobaczyć opcje bezpośredniej komunikacji.

RYsUNEK 1.3. Możesz kliknąć ikonę obecności, aby wyświetlić opcje nawiązywania kontaktu.

synchronizuj pracę zespołu za pomocą Microsoft sharepointJeśli kierujesz pracą zespołu, prawdopodobnie będziesz spędzał dużo czasu w programie SharePoint. SharePoint umożliwia stworzenie witryny zespołu – w której będziesz komunikował się z członkami zespołu, tworzył biblioteki dokumentów itd. – oraz witryny publicznej z informacjami, które chcesz pokazać światu.

CZęŚĆ 1 21

Kiedy klikniesz łącze Witryna zespołu na górze okna Office 365, pojawi się ekran SharePoint podobny do tego z rysunku 1.4. Możesz tu zaprojektować witrynę zespołu, dodać treść i obrazy oraz wybrać motyw.

RYsUNEK 1.4. Kliknięcie łącza Witryna zespołu wyświetla witrynę sharepoint, której twoja grupa może używać jako wspólnej przestrzeni roboczej.

Możesz kliknąć narzędzie Edytuj po lewej stronie karty Przeglądanie, aby wyświetlić narzędzia do edycji witryny SharePoint. Na wstążce pojawi się karta Narzędzia do edycji, która umożliwia formatowanie tekstu na stronie oraz wstawianie nowych elementów, takich jak obrazy, wideo, tabele itd. (zob. rysunek 1.5.).

RYsUNEK 1.5. Na karcie Narzędzia do edycji znajdziesz wszystko, czego potrzeba do modyfikowania i formatowania stron sharepoint.

Przycisk Akcje witryny po lewej stronie wstążki wyświetla listę sposobów edycji i interakcji z witryną SharePoint. wszystkie informacje o dostosowywaniu, formatowaniu i udostępnianiu witryny SharePoint znajdziesz w rozdziale 2. cz. II, „Tworzenie witryny zespołu za pomocą SharePoint Online”.

CZęŚĆ 1 22

Łączność czasu rzeczywistego w Microsoft LyncPowiedzieliśmy już, jak używać programu Outlook do obsługi poczty i kalendarza i jak zsynchronizować pracę zespołu za pomocą witryny SharePoint. A jeśli musisz komunikować się w czasie rzeczywistym, korzystając z wiadomości błyskawicznych lub spotkań online? Tu na scenę wkracza Microsoft Lync 2010. Microsoft Lync to znakomite uzupełnienie pakietu usług internetowych, które pozwala podtrzymywać kontakty, inicjować rozmowy, konfigurować spotkania oraz na bieżąco dzielić się pomysłami i wiadomościami.

UwagaKiedy po raz pierwszy zalogujesz się w Office 365, być może będziesz musiał pobrać Microsoft Lync przez kliknięcie łącza Zainstaluj program Lync 2010 na stronie głównej. Proces ten jest raczej bezbolesny. Jego etapy opisano w rozdziale 2., „Pierwsze kroki z Office 365”.

Okno Microsoft Lync przypomina windows Live Messenger, ale zawiera inny zestaw narzędzi (zob. rysunek 1.6.). Dodawaniem kontaktów zajmuje się administrator, więc każdy członek zespołu używa tej samej książki adresowej ( jako administrator możesz jednak zmienić to ustawienie, aby każdy mógł dodawać kontakty). Możesz połączyć się z kontaktem, klikając przycisk Połącz umieszczony po prawej stronie nazwy kontaktu i wybierając żądane polecenie z wyświetlonej listy.

RYsUNEK 1.6. Microsoft Lync zawiera narzędzia do nawiązywania połączeń i konfigurowania spotkań online.

Za pomocą Microsoft Lync możesz natychmiast kontaktować się z innymi, prowadzić rozmowy przez internet, udostępniać audio i wideo oraz prowadzić spotkania online. w rozdziale 2. cz. III, „Przedyskutujmy to przez Microsoft Lync”, dowiesz się, jak używać różnych funkcji tego programu.

praca z Office Web AppsProgramy Office web Apps pozwalają łatwo zapisać pliki Office 2010 w sieci, gdzie możesz uzyskać do nich dostęp za pomocą komputera, przeglądarki lub telefonu. Jeśli planujesz pobrać, wdrożyć i licencjonować Office 2010 Professional Plus w opcji „pay-as-you-go”, możesz skorzystać z łącza subskrypcyjnego Zainstaluj Office 2010 Professional Plus na stronie głównej, aby pobrać oprogramowanie i zsynchronizować je z usługą Office 365.

Subskrypcja ta gwarantuje, że będziesz zawsze miał dostęp do najnowszych aktualizacji oprogramowania Office 2010. Ponadto nie potrzebujesz dużego zespołu IT do wdrożenia systemu i możesz uzyskać pomoc przez całą dobę, siedem dni w tygodniu, a nawet dzwonić na linię wsparcia technicznego. Co więcej, możesz używać aplikacji Office 2010 na pulpicie, w przeglądarce lub w smartfonie; zapisywać je w bibliotekach SharePoint; lub udostępniać innym członkom zespołu przez e-mail, w wiadomości błyskawicznej albo podczas spotkania.

CZęŚĆ 1 23

Co dalej?w tym rozdziale zbadaliśmy, jak zmienia się świat pracy, i pokazaliśmy, że nadszedł właściwy moment, aby zainteresować się przetwarzaniem danych w chmurze. Czy planujesz używać chmury sam – do wymieniania się plikami oraz uzyskiwania dostępu do dokumentów w domu, w pracy i w podróży – czy też musisz tworzyć zespoły i kierować nimi, w tym rozdziale zapoznałeś się z ogólną panoramą usługi Office 365. w następnym rozdziale dowiesz się, jak wykonywać określone zadania biznesowe w Office 365, abyś mógł zacząć planować, co zrobisz z dostępnymi narzędziami.

Rozdział 2. pierwsze kroki z Office 365W tym rozdziale:• Tworzenie konta Office 365• Strona główna Office 365• Konfigurowanie profilu• Jak to wszystko działa?• Jaki masz plan? Różne konfiguracje, różne usługi• Przygotowanie do korzystania z Office 365• Jak Office 365 spełnia potrzeby małych firm?

prawdopodobnie doskonale wiesz, jak utworzyć nowe konto i skonfigurować profil online, prawda? Zapewne często tworzysz różne konta i opanowałeś proces publikowania informacji o sobie – tylko tego, co chcesz pokazać innym – w publicznych profilach związanych z kontami. Pod tym względem Office 365 jest bardzo podobny do innych witryn, które dbają o to, abyś mógł jak najszybciej rozpocząć korzystanie z usług. Najpierw definiujesz pewne podstawowe informacje – nazwę użytkownika, hasło, typ konta itd. – a później budujesz na tym fundamencie, aby stworzyć takie środowisko chmurowe, jakie chcesz mieć i jakim chcesz dzielić się z innymi.

Firmy każdej wielkości – z zespołami każdego typu, pracującymi w najróżniejszych miejscach – przekonają się, że w pakiecie Office 365 łączenie się, udostępnianie informacji i wspólna praca nad projektami są łatwe i intuicyjne.

Ponieważ znasz już dostępne programy – te same, które wchodzą w skład Office 2010 – nie będziesz miał wiele nauki. A poprzez gwarancję 99,9-procentowego czasu nieprzerwanej pracy Microsoft obiecuje, że witryna będzie działać na okrągło, nawet jeśli nie masz personelu IT, który by się nią zajmował.

Zatem czy wydaje Ci się to ekscytujące, czy nie, wszystko zaczyna się w tym miejscu. Na szczęście Microsoft postarał się, aby cały proces był w miarę bezbolesny. w tym rozdziale dowiesz się, jak utworzyć konto Office 365, skonfigurować profil i przemyśleć wizję usług, które chcesz udostępnić swojemu zespołowi.

tworzenie konta Office 365Aby obejrzeć cuda skryte za kurtyną Office 365, najpierw musisz utworzyć własne konto. Przejdź pod adres www.office365.com, żeby się zarejestrować. Pierwsza decyzja, jaką będziesz musiał podjąć, dotyczy wersji Office 365, której chcesz używać; do wyboru jest wersja dla małych firm i wersja dla przedsiębiorstw. Niniejsza książka skupia się na funkcjach wersji dla małych firm, która oferuje wszystko, czego trzeba do stworzenia witryny zespołu, udostępniania dokumentów, pracy z pocztą i wiadomościami błyskawicznymi i organizowania spotkań online. wersja dla przedsiębiorstw jest przeznaczona dla większych organizacji, które mają wysokie potrzeby w zakresie przetwarzania danych i wymagają zaawansowanych funkcji archiwizacji oraz Active Directory.

Kiedy wybierzesz wersję dla małych firm, Office 365 wyświetli prosty formularz do wypełnienia. Musisz podać swoje nazwisko i inne dane, następnie wpisać kod weryfikacyjny i kliknąć przycisk OK. Kiedy klikniesz przycisk Kontynuuj, Office 365 powiadomi Cię, że wyśle nową nazwę użytkownika i hasło pod wskazany adres. Następnie pojawi się strona główna Office 365, po czym kolejno zaczną ładować się różne usługi wchodzące w skład pakietu (zob. rysunek 2.1.).

CZęŚĆ 1 24

RYsUNEK 2.1. Kiedy zarejestrujesz konto Office 365, program zacznie ładować poszczególne usługi.

WskazówkaKomunikat „Może to potrwać kilka minut...” pojawia się tylko podczas pierwszego dostępu do Office 365. Kiedy usługi zostaną dodane do konta, nie trzeba będzie czekać ponownie.

Co to właściwie jest identyfikator Microsoft Online services?

Kiedy po raz pierwszy odwiedzisz witrynę www.Office365.com, możesz odnieść wrażenie, że witryna pyta Cię o identyfikator windows Live. Jeśli jednak spróbujesz zalogować się za pomocą tej znajomej nazwy i hasła użytkownika, otrzymasz komunikat: „Identyfikator Microsoft Online Services lub hasło są niepoprawne. Spróbuj ponownie”. Co to oznacza i jak masz dostać się do swojego konta Office 365?

Otóż identyfikator Microsoft Online Services i identyfikator windows Live to dwie różne rzeczy. Aby witryna Office 365 była bezpieczna (a dostęp opłacany), dopuszczani są do niej tylko licencjonowani użytkownicy. Oznacza to, że administrator konta Office 365 musi wygenerować identyfikator i hasło Microsoft Online Services, co robi się za pośrednictwem witryny Microsoft Online Office Subscription. Jeśli nie masz identyfikatora Microsoft Online Services ID, skontaktuj się z administratorem, aby uzyskać identyfikator i hasło, które pozwolą Ci zalogować się w witrynie Office 365 Twojej grupy.

Zauważysz też, że jakąkolwiek nazwę wybierzesz dla swojego konta Office 365, Microsoft doda do niej końcówkę „onmicrosoft.com”. Podobnie adres URL publicznej witryny będącej częścią Twojego konta będzie zakończony na „sharepoint.com”. Końcówki te nie przysporzą Ci żadnych problemów, ale zwróć na nie uwagę, żebyś później pamiętał, jak zalogować się w witrynie zespołu i jak znaleźć witrynę internetową.

strona główna Office 365Kiedy wprowadzisz identyfikator Microsoft Online Services (albo utworzysz nowe konto), pojawi się strona główna Office 365. Ma ona minimalistyczny układ z podstawowymi funkcjami ułożonymi wzdłuż górnej krawędzi (Strona główna, Outlook i Witryna zespołu – oraz Administrator, jeśli jesteś, jak łatwo się domyślić, administratorem). Jak pokazano na rysunku 2.2., po lewej stronie ekranu widnieją kategorie, które przedstawiają ogólny proces pracy, a następnie podstawowe usługi Office 365:

• Rozpoczynanie zadań prowadzi nowych użytkowników przez proste zadania związane z konfigurowaniem Office 365 do codziennego użytku. Nowi użytkownicy dowiadują się, jak skonfigurować swój komputer, oraz poznają podstawy pracy w Office 365. Użytkownicy, którzy będą pełnili rolę administratorów witryny, mogą przejść do strony Administrator i dodać nowych użytkowników do konta.

• Outlook to skrót od Outlook web App, internetowej wersji znanego programu Office 2010. Outlook umożliwia sprawdzanie

CZęŚĆ 1 25

i wysyłanie poczty, planowanie spotkań i zadań oraz konfigurowanie opcji poczty e-mail i kalendarza.• Lync pozwala skonfigurować ustawienia związane z wysyłaniem wiadomości błyskawicznych, organizowaniem spotkań online

oraz udostępnianiem klipów audio i wideo za pomocą programu Microsoft Lync.• Witryna zespołu zawiera wszystkie opcje potrzebne do stworzenia witryny zespołu za pomocą Microsoft SharePoint.

Możesz uzyskać dostęp do witryny zespołu, oglądać współdzielone dokumenty albo utworzyć nowy dokument worda, arkusz kalkulacyjny Excela, prezentację PowerPointa lub notatnik OneNote.

UwagaKliknięcie jednej z ikon Office 365 powoduje uruchomienie odpowiedniej aplikacji Office webApp –worda, Excela, PowerPointa lub OneNote – i otwarcie nowego dokumentu (więcej informacji o pracy z aplikacjami Office 365 web Apps znajdziesz w rozdziale 5. cz. II, „Praca z aplikacjami Office 2010 web Apps”).

• Witryna sieci Web to łącze do Twojej publicznej witryny, do której możesz łatwo dodać ogólnie dostępną treść, strony i obrazy.

RYsUNEK 2.2. strona główna Office 365 zawiera łącza, dzięki którym możesz uzyskiwać dostęp do poczty i kalendarza, łączyć się z zespołem w czasie rzeczywistym oraz pracować nad dokumentami Office.

sprawdzanie zasobów

Przy prawej krawędzi strony głównej Office 365 znajduje się kolumna Zasoby z łączami do dodatkowych informacji, które mogą się przydać początkującym użytkownikom Office 365. Na górze kolumny umieszczono pole wyszukiwania, z którego można skorzystać, aby znaleźć pomoc na każdy temat związany z usługą Office 365. wystarczy kliknąć pole, wpisać szukane słowo lub frazę, a następnie kliknąć przycisk Wyszukaj. Pojawi się wyskakujące okno z listą wyników wyszukiwania, która zawiera łącza do interesujących Cię informacji. Aby wrócić do okna Office 365, po prostu kliknij przycisk Zamknij.

Z powrotem na stronie głównej Office 365, górny artykuł w sekcji Zasoby pokazuje, jak zaimportować kontakty do książki adresowej Outlook web App. Możesz też przeczytać, jak skonfigurować smartfon do odbierania poczty Office 365 (o czym dowiesz się więcej dalej w tym rozdziale) oraz kliknąć łącze Materiały do pobrania, aby zainstalować dodatkowe usługi Office 365.

Na dole kolumny Zasoby znajdują się łącza Społeczność, które umożliwiają interakcję z innymi użytkownikami Office 365. Możesz zadać pytanie na jednym z forów Office 365, poczytać blog Office 365 albo dodać własne przemyślenia i treść do forum, witryny wiki lub innych zasobów społecznościowych.

CZęŚĆ 1 26

Konfigurowanie profiluTwoim pierwszym zadaniem po utworzeniu konta Office 365 będzie poinformowanie programu o swoich preferencjach i zainteresowaniach. Twój profil – podobny do tego, jaki zapewne tworzyłeś w witrynach społecznościowych – zawiera informacje o tym, kim jesteś, gdzie mieszkasz i jakiego języka używasz. Jak pokazano na rysunku 2.3., nie ma tu nic ekstrawaganckiego ani skomplikowanego. Zauważ jednak, że podstawowych informacji – na przykład nazwiska i adresu – nie da się zmienić na ekranie profilu. To dlatego, że za dokonywanie zmian w kontach użytkowników odpowiedzialny jest administrator Twojego konta. Dowiesz się, jak tworzyć i edytować konta użytkowników, w rozdziale 3., „Zarządzanie kontem Office 365”.

RYsUNEK 2.3. Konfigurowanie profilu.

Zmiana hasłaJeśli ktoś inny utworzył Twoje konto Office 365 – to znaczy nie zarejestrowałeś się w usłudze i nie wprowadziłeś hasła dostępu, lecz administrator zrobił to za Ciebie – otrzymasz automatycznie wygenerowane hasło, które będziesz musiał zmienić po pierwszym zalogowaniu się w Office 365. Aby to zrobić, wykonaj poniższe czynności:

1. wpisz automatycznie wygenerowane hasło w polu Stare hasło (zob. rysunek 2.4.).2. Kliknij pole Utwórz nowe hasło i wpisz nowe hasło do swojego konta.3. Kliknij pole Potwierdź nowe hasło i ponownie wpisz nowe hasło.4. Kliknij przycisk Prześlij.

RYsUNEK 2.4. Zmiana hasła przy pierwszym logowaniu.

CZęŚĆ 1 27

Jak utworzyć dobre hasło?

Hasło do konta Office 365 musi mieć przynajmniej osiem znaków. Aby zwiększyć siłę hasła – zmniejszyć ryzyko, że zostanie ono rozszyfrowane przez kogoś innego – warto użyć kombinacji małych i wielkich liter, cyfr i znaków specjalnych.

Pasek Siła hasła pokazuje, jak silne jest zasugerowane przez Ciebie hasło; w razie potrzeby możesz poprawić je, aby zwiększyć jego siłę.

Zmiana obrazu profiluOffice 365 umożliwia też dodanie zdjęcia do profilu. Dzięki temu inni będą widzieć Twoją fotografię – albo ulubioną postać, zwierzę lub miejsce – w różnych miejscach usługi Office 365. Aby zmienić zdjęcie, wykonaj poniższe czynności:

1. Na stronie profilu kliknij łącze Zmień zdjęcie (zob. rysunek 2.5.).2. Kliknij przycisk przeglądaj i przejdź do folderu zawierającego zdjęcie, którego chcesz użyć.3. Kliknij zdjęcie, a następnie przycisk Otwórz.4. Kliknij przycisk Przekaż (zob. rysunek 2.6.).

RYsUNEK 2.5. Kliknij przycisk Zmień zdjęcie, aby zacząć proces zmieniania obrazu profilu.

RYsUNEK 2.6. Kliknij przycisk przeglądaj i przejdź do folderu ze zdjęciem, którego chcesz użyć.

Nowe zdjęcie pojawi się w Twoim profilu. Możesz zmienić je w dowolnej chwili, powtarzając czynności od 1 do 4 i wybierając nowe zdjęcie.

Ustawianie preferencji Office 365Aby zmienić preferencje, przewiń okno do dolnej części (zob. rysunek 2.7.). Możesz zmienić język wyświetlania usługi Office 365, wprowadzić numery telefonów, zaktualizować adres e-mail i poprosić o dostarczanie dodatkowych informacji na różne tematy związane z Office 365.

Aby zmienić język wyświetlania, kliknij strzałkę Język i wybierz język, z którego chcesz korzystać. Jeśli chcesz, w sekcji Preferencje dotyczące kontaktu wprowadź preferowany numer telefonu oraz preferowany numer telefonu komórkowego. Możesz też zmienić preferowany adres e-mail przez kliknięcie pola i wpisanie nowego adresu.

w obszarze Można się ze mną kontaktować w sprawie możesz wskazać, jakie tematy interesują Cię na tyle, że chciałbyś otrzymywać o nich dodatkowe informacje. Aby zrezygnować z któregoś z tematów, kliknij jego pole wyboru i usuń symbol zaznaczenia; możesz też kliknąć łącze Wyczyść wszystko znajdujące się na dole listy.

Aby zapisać zmiany w profilu, kliknij przycisk Zapisz na dole strony. Następnie możesz wrócić do strony głównej Office 365 przez kliknięcie łącza Strona główna na górze okna Office 365.

CZęŚĆ 1 28

RYsUNEK 2.7. Zapisz zmiany w profilu, klikając przycisk Zapisz na dole strony profilu.

WskazówkaJak zmienić inne informacje? Office 365 zaprojektowano w taki sposób, że za tworzenie kont i zarządzanie nimi odpowiedzialny jest administrator witryny, więc zmiana niektórych informacji o profilu jest poza Twoim zasięgiem. Jeśli jednak jesteś administratorem witryny, możesz zalogować się jako administrator, kliknąć łącze Użytkownicy, wybrać konto, które chcesz zmienić, a następnie kliknąć łącze Ustawienia. Następnie będziesz mógł zmodyfikować podstawowe informacje o użytkowniku, takie jak lokalizacja, adres itd.

Jak to wszystko działa?Ogarnięcie możliwości chmury – zwłaszcza, kiedy dostępnych jest wiele różnych konfiguracji – może początkowo wydawać się trudne. Usługi chmurowe noszą taką nazwę, ponieważ oprogramowanie i centra danych pojawiają się, kiedy chcesz z nich skorzystać, i rozwiewają się, kiedy już ich nie potrzebujesz, jak chmury; innymi słowy, zasoby potrzebne do używania aplikacji, przechowywania danych i łączenia zespołów są do Twojej dyspozycji, gdy ich potrzebujesz, a w innych sytuacjach wykorzystuje się je do innych celów.

Dzięki temu firmy każdej wielkości mogą uzyskać dostęp do programów i usług w ramach internetowego modelu usługowego. Oznacza to, że małe firmy – które potrzebują niezawodnej technologii, ale często nie mają działu informatycznego, który by ją wspierał – zyskują gwarantowany dostęp do technologii, która jest hostowana, wspierana i wdrażana przez dostawcę usług (w tym przypadku Microsoft Online Services). wisienką na torcie jest zaś fakt, że podejście chmurowe zmniejsza obciążenie środowiska, ponieważ centra danych współdzielą zasoby i usługi, co ogranicza liczbę systemów i serwerów potrzebnych do obsługi działalności Twojej firmy.

Jeśli wyobrazimy sobie różne usługi, które są potrzebne do wydajnej i skutecznej pracy Twojej firmy lub zespołu, i umieścimy je w chmurze, cała konfiguracja będzie wyglądać mniej więcej tak, jak na poniższym, uproszczonym schemacie:

CZęŚĆ 1 29

Jaki masz plan? Różne konfiguracje, różne usługiOffice 365 jest dostępny w trzech różnych wersjach, które zaprojektowano w taki sposób, aby zapewnić Ci dokładnie to, czego potrzebujesz – ani mniej, ani więcej. Oto krótki przegląd:

• Office 365 dla specjalistów i małych firm (na którym skupia się ta książka) obejmuje dostęp do aplikacji Office web Apps, najwyżej 50 kont użytkowników, 25-gigabajtową skrzynkę pocztową dla każdego użytkownika, obsługę urządzeń mobilnych, wymianę wiadomości błyskawicznych, technologię obecności, dźwięk i wideo oraz witryny zespołu obsługiwane przez SharePoint Online. Miesięczny koszt subskrypcji Office 365 dla specjalistów i małych firm wynosi 5,25 euro na użytkownika.

• Office 365 dla średnich firm i przedsiębiorstw obejmuje wszystkie funkcje wersji dla małych firm, a także pełne desktopowe oprogramowanie Office Professional oraz opcje płatności „pay-as-you-go”. Użytkownicy korporacyjni mogą również dodać plany dla pracowników korzystających z kiosków, które zapewniają dostęp do poczty e-mail, dokumentów oraz witryn zespołu w Office 365. Przedsiębiorstwa mają do wyboru cztery plany subskrypcyjne w cenie od 9,00 do 25,50 euro na użytkownika.

Office 365 dla instytucji edukacyjnych zapewnia uczniom dostęp do usług Office 365 – aplikacji Office web Apps, wiadomości błyskawicznych, dźwięku i wideo oraz witryn zespołów – a także do najnowszej wersji Microsoft Live@edu, internetowej społeczności zrzeszającej tysiące szkół. Cena za wersję dla instytucji edukacyjnych to 10 dol. dla nauczycieli i personelu; usługa jest bezpłatna dla uczniów.

Czy Office 365 to nowy Office Live small Business?

Jednym słowem, Ci, którzy poprzednio używali Office Live Small Business (OLSB) do tworzenia i hostowania stron internetowych, obsługi poczty e-mail, marketingu itd., prawdopodobnie zastanawiają się, jaki jest związek między tą usługą a Office 365. Otóż Office 365 zawiera wszystkie najważniejsze elementy Office Live Small Business, a pod koniec 2011 r. lub na początku 2012 r. Microsoft planuje zaoferować istniejącym użytkownikom OLSB bezpłatną trzymiesięczną subskrypcję Office 365. Po tym wstępnym okresie będą mogli korzystać z konta Office 365 dla specjalistów i małych firm za jedyne 5,25 euro miesięcznie.

CZęŚĆ 1 30

przygotowanie do korzystania z Office 365 Po skonfigurowaniu konta Office 365 i zalogowaniu się trzeba wykonać jeszcze kilka dodatkowych czynności, aby przygotować wszystkie usługi do użytku. Mówiąc ściślej, musisz:

• pobrać i zainstalować Microsoft Lync, aby kontaktować się z innymi członkami zespołu, udostępniać audio i wideo oraz organizować spotkania online,

• przygotować się do użycia istniejących programów Office,• skonfigurować telefon komórkowy do współpracy z Office 365.

w tym podrozdziale dowiesz się, jak wykonać te zadania i zacząć organizować swoje środowisko chmurowe dokładnie tak, jak sobie życzysz.

Instalowanie programu Microsoft LyncMicrosoft Lync 2010 to usługa, która umożliwia wysyłanie wiadomości błyskawicznych do każdego dostępnego członka zespołu. Program pokazuje, czy członkowie zespołu są dostępni w sieci, pozwala udostępniać pliki audio i wideo, organizować spotkania online i prowadzić rozmowy telefoniczne. Lync Online to narzędzie, które łączy Twój zespół w czasie rzeczywistym, bez względu na to, czy masz coś ważnego do przedyskutowania, czy po prostu chcesz komuś zadać szybkie pytanie.

Aby zacząć proces pobierania i instalowania Microsoft Lync, kliknij łącze Zainstaluj program Lync 2010 pod nagłówkiem Lync na stronie głównej Office 365. Na stronie Materiały do pobrania (pokazanej na rysunku 2.8.) wybierz wersję (32- lub 64-bitową) i kliknij przycisk Zainstaluj.

RYsUNEK 2.8. Zainstaluj Microsoft Lync 2010, aby dodać wiadomości błyskawiczne, mechanizmy obecności oraz funkcje audio i wideo do usługi Office 365.

WskazówkaNie jesteś pewien, czy masz system 32-, czy 64-bitowy? Oto, jak się dowiedzieć: kliknij przycisk Start systemu windows, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Komputer po prawej stronie menu Start. wybierz polecenie Właściwości. w sekcji System po prawej stronie okna znajduje się wartość Typ systemu, która pokazuje, czy masz system 32-, czy 64-bitowy.

Kiedy klikniesz przycisk Zainstaluj, pojawi się okno pobierania pliku, w którym możesz wybrać, czy chcesz uruchomić, czy zapisać plik instalacyjny programu Lync. Możesz uruchomić program instalacyjny bezpośrednio z poziomu Office 365 (chyba że w Twojej firmie obowiązują zasady, które na to nie zezwalają; w takim przypadku kliknij przycisk Zapisz i zapisz plik na pulpicie, skąd po pobraniu będziesz mógł go uruchomić dwukrotnym kliknięciem).

Pobieranie programu Lync zajmie kilka minut; następnie możesz zostać poproszony o ponowne uruchomienie komputera (nie we wszystkich instalacjach jest to konieczne). w takim przypadku ponownie uruchom komputer w zwykły sposób, a Microsoft Lync 2010 powinien uruchomić się automatycznie. Jeśli tak się nie stanie, wykonaj poniższe czynności, aby uruchomić Lync 2010:

CZęŚĆ 1 31

1. Kliknij przycisk Start.2. Kliknij Wszystkie programy.3. Kliknij folder Microsoft Lync.4. wybierz pozycję Microsoft Lync 2010, aby uruchomić program.

Po uruchomieniu programu pojawi się okno pokazane na rysunku 2.9. Jak widać, przypomina ono komunikatory internetowe, takie jak windows Live Messenger. Istnieje jednak jedna ważna różnica – gdzie są Twoje kontakty? Ponieważ usługę Office 365 zaprojektowano tak, aby była bezpieczny i wspomagała pracę zespołów, w oknie Lync pojawiają się tylko ci członkowie zespołu, którzy należą do Twojej grupy Office 365, chyba że używasz programu Lync również do logowania się w innych domenach. w usłudze Office 365 to administrator dodaje role i uprawnienia użytkowników, aby pojawiali się oni w Twoim oknie Lync, gotowi do nawiązania kontaktu. więcej informacji o konfigurowaniu kont użytkowników znajdziesz w rozdziale 3.

RYsUNEK 2.9. Microsoft Lync pozwala na natychmiastowy kontakt z kolegami oraz organizowanie spotkań online.

Zobacz teżSzczegółowe procedury korzystania z programu Microsoft Lync 2010 znajdziesz w rozdziale 2. cz. III, „Przedyskutujmy to przez Microsoft Lync”.

Wymagania sprzętowe dla komfortowej pracy w programie Lync

Jednym z łatwo zauważalnych aspektów usługi Office 365 jest to, że projektowano ją pod kątem elastyczności. Prawie nic w tym oprogramowaniu nie udaje, że jeden rozmiar pasuje na wszystkich. wynika to bezpośrednio z koncepcji chmury – wykorzystaj to, czego potrzebujesz, a resztę zostaw dla innych. Dlatego wymagania sprzętowe programu Lync zależą od tego, co zamierzasz z nim robić. wiadomo, że udostępnianie wideo lub organizowanie spotkań online w czasie rzeczywistym wymaga więcej pasma sieciowego i mocy przetwarzania, niż proste udostępnianie danych lub okazjonalne rozmowy telefoniczne. Na poniższej liście wymieniono zalecane wymagania sprzętowe, abyś mógł sprawdzić, czy Twój system pozwoli Ci na komfortową pracę z programem Lync:

• Ekran. Rozdzielczość Super VGA 800x600 [zalecana: Super VGA 1024x768 lub wyższa]

CZęŚĆ 1 32

• System operacyjny. windows 7 lub windows Vista, wersja 32-bitowa (64-bitowa w przypadku 64-bitowej wersji programu Lync); windows XP SP2 albo windows 2000 Professional SP4

• Moc procesora. Przesyłanie danych i głosu: Intel Pentium 500 MHz lub szybszy; przesyłanie wideo: 1 GHz lub szybszy; spotkania online: 1,8 GHz lub szybszy

• Pamięć. 512 MB RAM• Miejsce na dysku twardym. 1,5 MB• Pamięć karty wideo. 64 MB RAM• Dźwięk. Mikrofon i głośniki lub zestaw słuchawkowy z mikrofonem• Wideo. Kamera wideo lub kamera internetowa• Przepustowość sieci. Tylko dane: 56 kb/s (kilobitów na sekundę); dane, głos, wideo i spotkania online: 350 kb/s

WskazówkaJeśli Twój zespół składa się z osób rozproszonych po całym świecie – nie ma żadnego problemu. Obecnie usługa Office 365 jest dostępna w 41 krajach i regionach (Australia, Austria, Belgia, Chile, Cypr, Czechy, Dania, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Hongkong, Indie, Irlandia, Izrael, Japonia, Kanada, Kolumbia, Korea, Kostaryka, Luksemburg, Malezja, Meksyk, Niemcy, Norwegia, Nowa Zelandia, Peru, Polska, Portoryko, Portugalia, Rosja, Rumunia, Singapur, Stany Zjednoczone, Szwajcaria, Szwecja, Trynidad i Tobago, węgry, włochy oraz wielka Brytania), a kiedy program trafi do szerszej dystrybucji, dodana zostanie obsługa dodatkowych krajów.

przygotowanie do korzystania z Office 2010Office 365 oferuje różne sposoby pracy z aplikacjami Microsoft Office 2010, w zależności od tego, co chcesz robić z poszczególnymi programami. w ramach usługi Microsoft Office 2010 możesz uzyskać dostęp do następujących aplikacji Office web Apps:

• word web App,• Excel web App,• PowerPoint web App,• OneNote web App.

Ponadto Outlook web App pozwala Ci odbierać i wysyłać pocztę, organizować spotkania, przydzielać zadania i wykonywać większość typowych czynności, które są dostępne w desktopowej wersji programu Outlook 2010.

Aplikacje Office web Apps są dostępne jako część usługi Office 365 bez względu na to, z jakiej wersji korzystasz. Te internetowe aplikacje nadają się doskonale do tworzenia, edytowania, udostępniania i recenzowania treści. Co więcej, możesz współpracować nad dokumentami za pomocą word web App, wspólnie tworzyć prezentacje w PowerPoint web App i wspólnie edytować arkusze kalkulacyjne za pomocą Excel web App. w rozdziale 5. cz. II dowiesz się więcej o możliwościach aplikacji web Apps i poznasz szczegółowe procedury wykonywania różnych zadań.

WskazówkaUżytkownicy Office 365 w wersji dla przedsiębiorstw zyskują również dostęp do najnowszej wersji pakietu Microsoft Office 2010 Professional Plus, którego mogą używać na zasadach „pay-as-you-go”. Kiedy użytkownicy tej wersji klikają ikonę aplikacji Office, usługa Office 365 sprawdza, czy mają licencję na oprogramowanie. Przydzielaniem licencji zajmuje się administrator konta Office 365. Koszt licencji jest zawarty w pakiecie Office 365 wybranym przez organizację.

Konfigurowanie aplikacji komputerowych pakietu OfficeMożesz skonfigurować desktopowe aplikacje pakietu Office 2010 w taki sposób, aby współpracowały z usługą Office 365. w tym celu kliknij łącze Materiały do pobrania w obszarze Zasoby w prawej części strony głównej Office 365, aby przejść na stronę z materiałami do pobrania. Kliknij przycisk Konfiguruj w sekcji Konfigurowanie aplikacji komputerowych pakietu Office. Kliknij przycisk Run (pokazany na rysunku 2.10.), aby zainstalować i uruchomić narzędzie.

CZęŚĆ 1 33

RYsUNEK 2.10. program Office 365 Desktop setup łączy aplikacje Office Web Apps z komputerowymi aplikacjami Office 2010.

Po uruchomieniu narzędzia Office 365 Desktop Setup będziesz mógł otwierać i modyfikować pliki Office 365 w aplikacjach Office 2010. Będziesz mógł również logować się na koncie Office 365 za pomocą identyfikatora Microsoft Online Services bezpośrednio z programów Office 2010. Jest to zatem kwestia wygody, a jednocześnie rozwiązanie, które pozwala uniknąć ewentualnych problemów podczas dostępu do plików zapisanych z poziomu Office 365.

w oknie dialogowym Konfiguracja komputera do współpracy z usługą Microsoft Office 365 kliknij przycisk Kontynuuj, aby skonfigurować aplikacje i pobrać niezbędne aktualizacje oprogramowania (zob. rysunek 2.11.). Zostaniesz poproszony o przeczytanie i zaakceptowanie umowy użytkownika Office 365, po czym program zacznie wyszukiwać i pobierać dostępne aktualizacje.

RYsUNEK 2.11. Narzędzie Office 365 Desktop setup konfiguruje aplikacje i pobiera dostępne aktualizacje oprogramowania.

Aby uzyskać dodatkowe informacje o pobieranych plikach, kliknij łącze Pokaż więcej szczegółów znajdujące się pod paskiem postępów. Aktualizowane programy pojawią się w środkowej kolumnie okna dialogowego, a tekst łącza zmieni się na Ukryj szczegóły (zob. rysunek 2.12.). Kiedy proces dobiegnie końca, kliknij przycisk Uruchom ponownie teraz, aby zamknąć wszystkie aplikacje i uruchomić ponownie komputer.

CZęŚĆ 1 34

RYsUNEK 2.12. Możesz sprawdzić dokonywane zmiany, klikając łącze pokaż więcej szczegółów w celu wyświetlenia listy aktualizacji w środku okna dialogowego.

Konfigurowanie programu Outlook 2010Kiedy cały proces dobiegnie końca, komputer uruchomi się ponownie i wyświetli jeszcze jeden ekran konfiguracyjny, prawdopodobnie informując Cię, że konieczna jest ręczna interwencja. Musisz utworzyć konto e-mail w desktopowej wersji programu Outlook, aby aplikacja Office 2010 Outlook web App mogła z nią płynnie współpracować. Procedura jest prosta:

1. Otwórz program Outlook 2010.2. Kliknij kartę Plik, a następnie kliknij Dodaj konto.3. Outlook może automatycznie dodać informacje na stronie Automatyczna konfiguracja konta. w razie potrzeby zmień

wpisy i kliknij przycisk Dalej.

WskazówkaJeśli nie jesteś pewien, jakie ustawienia wprowadzić, skontaktuj się z administratorem.

4. Outlook wyszuka Twoje ustawienia Exchange Online i poprosi o wpisanie adresu e-mail oraz nazwy użytkownika.5. Kliknij Zakończ, aby zakończyć proces.

Jeśli będziesz miał problemy ze skonfigurowaniem poczty Office 365 w programie Outlook 2010, wróć do konta Office 365 i wpisz frazę Połączenie programu Outlook z tym kontem, aby znaleźć dodatkowe informacje na ten temat.Teraz desktopowe wersje aplikacji Office 2010 są gotowe do współpracy z kontem Office 365. Dowiesz się więcej na ten temat – i poznasz związane z tym procedury – w rozdziale 3. cz. II, „Publikowanie, udostępnianie i organizowanie plików”.

Konfigurowanie telefonu komórkowegoI tak dotarliśmy do najlepszego. Kto chce tkwić cały dzień przy biurku, pracując nad nudnym raportem albo próbując uzgodnić jakieś liczby w arkuszu kalkulacyjnym? Czemu nie zrobić tego w kawiarni, w pociągu albo w oczekiwaniu na rozpoczęcie filmu? Możesz skonfigurować swoje urządzenie mobilne tak, aby pracować z danymi Office 365 na różne sposoby. Kiedy podłączysz swój telefon, będziesz mógł sprawdzać i wysyłać pocztę, zaglądać do kalendarza, planować spotkania i aktualizować informacje kontaktowe. Będziesz mógł również korzystać z mobilnych wersji aplikacji Office 2010 – word, Excel, PowerPoint i OneNote – aby kontynuować pracę, którą rozpocząłeś w programie Office 365.

CZęŚĆ 1 35

Aby skonfigurować swój telefon komórkowy do współpracy z Office 365, wykonaj poniższe czynności:

1. Na stronie głównej Office 365 kliknij łącze Konfigurowanie poczty e-mail w telefonach komórkowych w kolumnie Zasoby po prawej stronie okna.

2. w wyświetlonym oknie kliknij łącze Kreator konfiguracji telefonu komórkowego.3. Zacznij od kliknięcia strzałki i wybrania systemu operacyjnego swojego telefonu (zob. rysunek 2.13.).4. Na koniec określ, co zamierz robić ze swoim telefonem.

UwagaOpcje dostępne na liście Co chcesz zrobić? zależą od możliwości wybranego telefonu oraz od typu konta Office 365. Jeśli na przykład wybierzesz windows Phone jako system operacyjny telefonu, do wyboru będziesz miał opcje Skonfigurować program poczty e-mail Microsoft Exchange w telefonie Windows Phone oraz Skonfigurować program poczty e-mail korzystający z protokołu POP lub IMAP w telefonie Windows Phone. Jeśli jednak wybierzesz urządzenie Blackberry, dostępna będzie tylko opcja Skonfigurować program poczty e-mail korzystający z protokołu POP lub IMAP w telefonie Blackberry.

RYsUNEK 2.13. Gdy pojawi się kreator konfiguracji telefonu komórkowego, zacznij od wyboru systemu operacyjnego swojego telefonu.

Konfigurowanie poczty pOp i IMApJeśli chcesz sprawdzać pocztę Office 365 za pomocą konta POP lub IMAP (co jest ustawieniem domyślnym, jeżeli nie używasz Microsoft Exchange), możesz łatwo skonfigurować je w swoim telefonie, wykonując poniższe czynności (instrukcję napisano z myślą o telefonie windows 7 HTC HD 7; procedura może się nieco różnić w innych telefonach):

1. w telefonie stuknij Ustawienia.2. Stuknij E-mail i konta.3. Stuknij Dodaj konto, a następnie Inne konto.4. wprowadź swój adres e-mail i hasło Office 365.5. Kliknij Zaloguj.

Nowe konto otworzy się, a windows 7 Mobile sprawdzi wszystkie ustawienia. Po chwili poczta zostanie zsynchronizowana i będziesz mógł sprawdzać oraz wysyłać wiadomości ze swojego telefonu komórkowego.

Jak Office 365 spełnia potrzeby małych firm?w następnych rozdziałach poznasz różne sposoby używania usług Office 365 do współpracy z członkami zespołu, realizowania zadań, tworzenia projektów, wyszukiwania danych i udostępniania wiedzy. Kluczem jest elastyczność, kreatywność i używanie dokładnie tego, czego potrzebujesz. Logując się – skądkolwiek zechcesz – i pracując z plikami, wiadomościami, witrynami oraz innymi zasobami, odkryjesz, że możesz naprawdę szybko łączyć się i rozłączać oraz wykonywać zadania, które chcesz wykonać. wszystko to bez serwerów, miejsca na biurka, wynajmu biura i kosztów transportu. Nie potrzebujesz nawet profesjonalnego

CZęŚĆ 1 36

działu informatycznego (ponieważ wszystkim zajmuje się grupa IT usługi Office 365).

Zasadniczo Office 365 robi to, na co wielu z nas czekało od dawna. Oferuje bezproblemową, ekonomiczną i łatwą w obsłudze opcję używania oprogramowania do codziennych zadań bez zmagania się ze szczegółami technicznymi jego instalacji i konserwacji. w tym podrozdziale dowiesz się, jak Office 365 może spełnić niektóre kluczowe potrzeby Twojej firmy. Zapoznasz się z kilkoma typowymi przykładami, które być może zainspirują Cię do wypróbowania rozwiązań odpowiednich w Twojej unikatowej sytuacji.

Obraz całości: w sieci i poza sieciąPamiętasz czasy, gdy pędziłeś z domu do biura, bo bałeś się, że przegapisz ważną wiadomość e-mail? Ponieważ poczta elektroniczna jest obecnie obsługiwana przez większość telefonów, dla wielu z nas ta obawa stała się bezprzedmiotowa. Jednak często czytanie, a zwłaszcza odpowiadanie na wiadomości e-mail w telefonie bywa ograniczone. A jeśli musisz sprawdzić coś w dokumencie, który właśnie utworzyłeś? Jeśli inny członek zespołu musi odpowiedzieć na pytanie, które zadał nadawca wiadomości? Będziesz musiał zaczekać, aż dotrzesz do biura i zgromadzisz informacje potrzebne do udzielenia satysfakcjonującej odpowiedzi.

Office 365 pozwala łatwo pozostawać w kontakcie z zespołem i plikami, bez względu na to, gdzie jesteś. Możesz łatwo przechodzić od komputera biurkowego do laptopa, telefonu, a nawet kiosku w hotelowym lobby – sprawdzając informacje w raportach, zaglądając do notatek albo wysyłając plik, który musi przejrzeć inny członek zespołu. Możesz łatwo przechodzić w tryb online i offline, wiedząc, że pliki są przechowywanie w miejscu, do którego możesz łatwo uzyskać dostęp z każdego urządzenia, które jest podłączone do internetu.

poczta, kalendarze, spotkania i nie tylkoMożliwość odbierania i wysyłania poczty to nic nowego; prawdopodobnie już od jakiegoś czasu robisz to na swoim telefonie. Jednak łatwe łączenie poczty z Twoim harmonogramem, kalendarzami grupy, spotkaniami i zadaniami pomaga Ci w organizowaniu pracy oraz synchronizowaniu się z całym zespołem.

w Office 365 możesz łatwo dostać się do skrzynki odbiorczej i kalendarza prosto ze strony głównej, klikając odpowiednie łącza pod kategorią Outlook. Outlook web App pozwala sprawdzać i pisać wiadomości e-mail, zarządzać kontaktami, organizować spotkania i śledzić zadania, wszystko to na jednej stronie internetowej (zob. rysunek 2.14.).

RYsUNEK 2.14. Outlook Web App pozwala łatwo uzyskać dostęp do poczty e-mail, harmonogramu i kontaktów, a także wykonywać wszystkie zadania za pomocą jednego interfejsu.

CZęŚĆ 1 37

WskazówkaUżytkownicy Office 365 w wersji dla przedsiębiorstw mają dostęp do usługi Exchange Online, która pełni funkcję zaplecza do zarządzania komunikacją, podczas gdy Outlook web App jest frontonem. Exchange Online synchronizuje odebrane i wysłane wiadomości, zrealizowane zadania itd. między różnymi punktami dostępu do poczty, z których korzystasz – komputerem, internetem i telefonem. Jeśli chodzi o funkcjonalność, Exchange Online opiera się na usługach Active Directory, co zapewnia użytkownikom wersji dla przedsiębiorstw dostęp do globalnej książki telefonicznej ze wszystkimi kontaktami dostępnymi w danej organizacji.

tworzenie obszaru roboczego dla zespołuJednym z problemów podczas współpracy ze zdalnym zespołem jest brak wspólnej przestrzeni do współdzielenia plików, organizowania zebrań albo omawiania nowych pomysłów. Teraz Office 365 pozwala stworzyć wspólną witrynę, w której możesz utrzymywać kontakt z członkami zespołu, tworzyć przepływy pracy do śledzenia postępów projektu, dodawać zasoby projektowe, planować spotkania itd.

Obszar roboczy zespołu jest obsługiwany przez SharePoint Online. Jak widać na rysunku 2.15., możesz dostosować witrynę zespołu, dodając różne narzędzia, składniki web Part, media itp. Możesz też tworzyć biblioteki dokumentów, aby członkowie zespołu mieli dostęp do wszystkich potrzebnych plików, oraz dodawać strony i treści związane z realizowanymi projektami.

RYsUNEK 2.15. Witryna zespołu w sharepoint Online pozwala utrzymywać kontakt z członkami zespołu, udostępniać dokumenty, planować wydarzenia i znacznie więcej.

Współdzielenie dokumentów z zespołemMożesz łatwo otwierać, edytować i udostępniać dokumenty zapisane w witrynie zespołu w SharePoint Online. Kiedy postanowisz popracować nad plikiem – na przykład dokumentem programu word – otwiera się on w word web App. Jeśli chcesz, możesz wybrać opcję edycji dokumentu, co powoduje otwarcie pliku w Twojej wersji worda, jednocześnie zachowując go w serwerze SharePoint. Możesz też otworzyć plik do edycji w aplikacji web App.

Następnie możesz udostępnić okno dokumentu innemu członkowi zespołu i współpracować nad projektem w czasie rzeczywistym. Kiedy inne osoby pracują nad tym samym plikiem, odpowiednia aplikacji Office web App powiadamia Cię o tym Program blokuje obszary edytowane przez innych, a następnie synchronizuje wszystkie zmiany, zachowując najnowszą wersję dokumentu. w ten sposób możesz pracować nad ważnymi plikami bez obaw, że nadpiszesz zmiany wprowadzone przez inne osoby albo sam stracisz ważną zmianę.

CZęŚĆ 1 38

RYsUNEK 2.16. Office 365 ułatwia pracę zespołową.

Wiadomości błyskawiczne, rozmowy i spotkania online w Microsoft Lync

Jeśli kiedykolwiek używałeś wiadomości błyskawicznych – do pracy lub zabawy – znasz korzyści komunikacji w czasie rzeczywistym, albo indywidualnej, albo grupowej. Program Microsoft Lync Online, dostępny jako część usługi Office 365, zapewnia wszystkie połączenia czasu rzeczywistego, jakich będziesz potrzebował. Jest to klient komunikacyjny, który obsługuje wiadomości błyskawiczne, śledzenie mediów społecznościowych, łatwe w użyciu połączenia głosowe i wideo, a nawet organizowanie i prowadzenie spotkań. Na rysunku 2.17. pokazano okno Lync Online, w którym dwie osoby prowadzą indywidualną konwersację.

RYsUNEK 2.17. Możesz łatwo wysyłać wiadomości błyskawiczne do członków zespołu, inicjować połączenia audio lub wideo albo organizować spotkania z kolegami.

Domyślnie Lync Online pokazuje jako kontakty tylko członków zespołu Office 365, ale administrator może skonfigurować Twoją grupę w taki sposób, abyś mógł komunikować się z innymi osobami wewnątrz lub na zewnątrz organizacji. Co więcej, możesz zapraszać osoby spoza grupy na spotkania, więc reguły dostępu i uprawnienia nie stanowią problemu (choć jednocześnie zapewniają bezpieczeństwo Twoich informacji).

Za kulisami: bezpieczeństwo i niezawodnośćOffice 365 spełnia najróżniejsze potrzeby małych firm, z których prawdopodobnie najważniejszą jest to, że pracujesz w całkowicie zabezpieczonej chmurze, zaprojektowanej tak, aby zapewniała wiele warstw ochrony plików, konwersacji i pracy zespołowej. Usługi Office 365 używają 128-bitowego szyfrowania SSL/TSL, co oznacza, że jeśli komunikacja zostanie przechwycona przez osoby trzecie, plik będzie nieczytelny. Ponadto inicjatywy Microsoft Trustworthy Computing zawsze pozostają w mocy, sygnatury antywirusowe są stale aktualizowane, a usługa Forefront Online Protection for Exchange chroni i filtruje wiadomości.

CZęŚĆ 1 39

WskazówkaAby zapoznać się bliżej ze środkami bezpieczeństwa, które Microsoft wykorzystuje w swoich usługach online, możesz przeczytać artykuł „Security Features in Microsoft Online Services” dostępny w Microsoft Download Center (www.microsoft.com/downloads).

Niezawodność to kolejna obietnica, jaką Office 365 składa małym firmom. Ponieważ wszystkie usługi znajdują się w chmurze, potrzebujesz gwarantowanego dostępu do usług, aby pracować nieprzerwanie i wydajnie. Aby Twój zespół miał zawsze dostęp do swoich materiałów, wiele centrów danych na całym świecie tworzy redundantną konfigurację sieciową. Jeśli jedno centrum danych jest niedostępne, drugie zajmuje jego miejsce, abyś mógł kontynuować pracę bez przeszkód.

Co dalej?w tym rozdziale dowiedziałeś się, jak założyć konto, skonfigurować profil i pobrać oprogramowanie, którego będziesz potrzebował na początek. Miałeś również okazję do przemyślenia niektórych zadań, które wraz z kolegami z zespołu będziesz wykonywał za pomocą różnych narzędzi Office 365. Jeśli będziesz administrował witryną – to znaczy zarządzał kontami i uprawnieniami użytkowników – w następnym rozdziale dowiesz się, jak zarządzać usługą Office 365 z perspektywy administratora.

Rozdział 3. Zarządzanie kontem Office 365W tym rozdziale:• Czy jesteś administratorem?• Przegląd zadań administracyjnych• Najpierw najważniejsze: kluczowe zadania do wykonania• Dodawanie kont użytkowników Office 365 i zarządzanie nimi• Oglądanie właściwości domeny• Konfigurowanie programów Outlook oraz Exchange i zarządzanie nimi• Konfigurowanie programu SharePoint Online• Konfigurowanie programu Lync Online• Zarządzanie subskrypcjami• Uzyskiwanie pomocy na temat usługi Office 365• Co dalej?

Na szczycie bywa samotnie. Jeśli jesteś odpowiedzialny za konfigurowanie konta Office 365, a przynajmniej za zarządzanie nim, musisz wykonać wiele różnych zadań i podjąć decyzje, które wpłyną na sposób interakcji między członkami zespołu. Nie obawiaj się jednak – opcje są dość nieskomplikowane, a później w razie potrzeby można je łatwo zmienić. Co więcej, społeczność administratorów (i specjalistów Microsoftu) jest zawsze gotowa odpowiedzieć na Twoje pytania, jeśli natrafisz na jakieś przeszkody.

Zastanawiając się nad sposobami, na jakie Twój zespół będzie wchodził w interakcje w chmurze, musisz zdecydować, kto będzie miał dostęp (i jakiego rodzaju), z jakich usług będziesz korzystał, jak będziesz zarządzał pocztą e-mail i jak będą skonfigurowane poszczególne usługi. w tym rozdziale poznasz te wszystkie opcje, a kiedy przyjdzie czas na rozpoczęcie pracy, naprawdę rozwiniesz skrzydła w chmurze.

Czy jesteś administratorem?Administrator to poważnie brzmiące słowo, które tak naprawdę znaczy, że jesteś osobą, która podejmuje decyzje w sprawie konta Office 365 i konfiguruje usługi tak, jak uzna za stosowne. Prawom towarzyszą obowiązki, a niniejszy rozdział pomoże Ci ustalić, co jest ważne dla Twojej grupy, a co nie. Mówiąc ściślej, jesteś administratorem, jeśli:

• tworzysz konto i zarządzasz nim,• dodajesz użytkowników witryny i zarządzasz nimi,• przydzielasz licencje członkom zespołu Office 365 (więcej na ten temat za chwilę),• konfigurujesz różne usługi w sposób, który Ci odpowiada,• powierzono Ci konkretny cel, który pomożesz osiągnąć swojej grupie,• stworzyłeś cały plan pracy wirtualnego zespołu i zależy Ci, aby go pomyślnie zrealizować, • będziesz projektował i aktualizował witrynę SharePoint na swoim koncie.

CZęŚĆ 1 40

Może będziesz wykonywał jedno lub więcej spośród tych zadań, a może Twoja rola jest szersza lub węższa. To nieważne – usługa Office 365 może mieć więcej niż jednego administratora, więc jeśli chcesz podzielić się obowiązkami, tym lepiej. Żeby jednak uniknąć komplikacji, warto wyznaczyć jedną osobę do zarządzania kontami użytkowników, uprawnieniami i licencjami. A jeśli witryna ma więcej niż jednego administratora, muszą oni uzgadniać najważniejsze decyzje, na przykład czy przeprowadzić migrację kont e-mail, aby połączyć inne konta z pocztą Office 365, albo czy zezwolić członkom zespołu na dodawanie zewnętrznych kontaktów do programu Lync Online. Koordynowanie takich decyzji sprawi, że administratorzy nie będą powielać – albo unieważniać – swojej pracy.

WskazówkaTo kwestia filozoficzna, ale jedną z wielkich zalet bycia administratorem jest to, że możesz przemyśleć naturę pracy w swoim zespole. Jaki będzie stopień współpracy? Jakiego typu projekty będziecie realizować? Jak, w ostatecznym rozrachunku, ma wyglądać skuteczna grupa? Jeśli zastanowisz się nad tymi pytaniami, będziesz mógł podejmować decyzje spójne ze swoją wizją, gdy przystąpisz do konfigurowania usług w Office 365.

przegląd zadań administracyjnychwiesz już, że jesteś specjalną osobą, ponieważ dzierżysz klucze do królestwa. Kiedy logujesz się na koncie Office 365 jako administrator, widzisz łącze Administrator po prawej stronie wśród opcji na górze ekranu. Kiedy je klikniesz, pojawia się strona Administrator – przegląd pokazana na rysunku 3.1.

RYsUNEK 3.1. strona Administrator – przegląd zapewnia dostęp do różnych sposobów zarządzania kontem Office 365.

Kiedy klikniesz łącze Administrator po raz pierwszy po założeniu konta Office 365, na górze ekranu zobaczysz obszar Rozpoczynanie pracy zespołu. Ta specjalna grupa łączy zawiera wszystkie informacje, których potrzebujesz, aby przystąpić do konfigurowania witryny dla swojego zespołu. Mówiąc ściślej, możesz:

• obejrzeć wideo poświęcone zadaniom administracyjnym w Office 365,• obejrzeć wideo poświęcone zadaniom użytkownika i poznać usługi Office 365,• dodać nowych użytkowników do konta,• dodać i zweryfikować domenę internetową, której będziesz używał w połączeniu z kontem.

Strona Administrator – przegląd dzieli się na trzy główne obszary. Po lewej stronie znajdują się łącza, które służą do zarządzania użytkownikami i domenami należącymi do konta Office 365. Możesz tu dodawać i usuwać konta użytkowników, ustawiać uprawnienia, wprowadzać i zmieniać hasła oraz aktualizować właściwości i licencje użytkowników. Możesz też obejrzeć informacje o domenach skonfigurowanych do użytku z usługą Office 365, zarządzać subskrypcjami, sprawdzać kondycję systemu, uzyskiwać pomoc oraz przeglądać żądania obsługi.

CZęŚĆ 1 41

WskazówkaCo to jest domena? Domena Twojej witryny to nazwa przestrzeni internetowej, w której przechowywane jest Twoje konto Office 365. w przykładach w tej książce używana jest domena ooa.onmicrosoft.com.

Na środku strony wymienione są różne usługi dostępne w Office 365. Klikając różne łącza pod nazwami usług, możesz:

• Użyć skrótów administratora, aby wykonać zadania, które prawdopodobnie będziesz regularnie powtarzać, takie jak resetowanie haseł użytkowników, dodawanie użytkowników oraz przypisywanie licencji do pracy z usługami Office 365.

• Dostosować program Outlook do swoich potrzeb, konfigurując ustawienia ogólne i grupy dystrybucyjne.• Przygotować program Lync na użytek swojego zespołu i określić, czy jego użytkownicy będą mogli komunikować się

z zewnętrznymi grupami.• Pracować z witrynami zespołu, określać uprawnienia użytkowników witryny oraz tworzyć nowe witryny i strony.• Utworzyć, zaprojektować i modyfikować publiczną witrynę, która stanowi część Twojego konta Office 365.

Kolumna po prawej stronie ekranu zawiera łącza, które dostarczają dodatkowych informacji o zarządzaniu witryną Office 365, podłączaniu urządzeń mobilnych, uzyskiwaniu dostępu do uwag na temat wersji oraz pobieraniu narzędzia, które jest potrzebne do połączenia usług Lync Online i Office web Apps z aplikacjami desktopowymi.

Najpierw najważniejsze: kluczowe zadania do wykonaniaJak widać, przed Tobą dużo pracy! Na szczęście nie musisz robić wszystkiego naraz – możesz konfigurować kolejne funkcje w miarę zapoznawania się z usługami. Na początek, z perspektywy małej firmy, najważniejsze jest wykonanie następujących zadań:

• Upewnij się, że członkowie zespołów mają uprawnienia i licencje niezbędne do zalogowania się i uzyskania dostępu do usług Office 365.

• Upewnij się, że poczta działa tak, jak sobie życzysz, u wszystkich członków zespołu.• Rozpocznij tworzenie witryny zespołu, aby zapewnić dostęp do informacji potrzebnych użytkownikom.• Skonfiguruj program Lync Online, aby umożliwić przesyłanie plików oraz transmisje audio i wideo, jeśli chcesz, żeby Twój

zespół miał dostęp do tych funkcji.• Naucz się uzyskiwać pomoc, tworzyć żądania pomocy i sprawdzać kondycję systemu.

w kolejnych podrozdziałach dowiesz się, jak wykonać każde z tych podstawowych zadań i przygotować Office 365 na szczęśliwe przybycie Twoich kolegów.

Dodawanie kont użytkowników Office 365 i zarządzanie nimiTwoim pierwszym i prawdopodobnie najważniejszym zadaniem w roli administratora konta Office 365 jest upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do witryny. Kliknij łącze Użytkownicy pod nagłówkiem Zarządzanie, aby otworzyć stronę Użytkownicy (zob. rysunek 3.2.). Na stronie tej może dodawać i usuwać użytkowników, edytować ich uprawnienia i resetować hasła.

CZęŚĆ 1 42

RYsUNEK 3.2. Kliknij łącze Użytkownicy, aby dodawać, edytować i aktualizować informacje o użytkownikach usługi Office 365.

Dodawanie użytkownikówKiedy klikniesz łącze Użytkownicy, w obszarze roboczym pojawi się lista członków zespołu dodanych już do witryny. Jeśli nikt inny oprócz Ciebie nie logował się dotychczas w witrynie, Twój adres e-mail może być jedynym widocznym na liście. Możesz dodać użytkowników jednego po drugim, jeśli pracujesz z krótką listą, albo dodać wielu jednocześnie nieco inną metodą. Oto obie procedury – wybierz tę, której potrzebujesz.

Dodawanie pojedynczych użytkownikówJeśli będziesz pracował w małym zespole albo utworzyłeś już zespół i chcesz po prostu dodać użytkownika albo dwóch, zadanie sprowadza się do kliknięcia myszą i wpisania kilku informacji. Oto cała procedura:

1. Na ekranie Użytkownicy kliknij Nowy, a następnie Użytkownik.2. Na ekranie Nowy użytkownik – Właściwości wpisz imię i nazwisko, nazwę wyświetlaną, nazwę użytkownika oraz adres

e-mail, który chcesz przypisać nowemu użytkownikowi.3. Kliknij Właściwości dodatkowe, aby dodać dodatkowe informacje o tym użytkowniku witryny (zob. rysunek 3.3.).4. Kliknij Dalej.

RYsUNEK 3.3. W celu dodania użytkownika wystarczy wprowadzić nazwę wyświetlaną i adres e-mail.

CZęŚĆ 1 43

UwagaNie musisz wprowadzać imienia i nazwiska, ale musisz wpisać nazwę wyświetlaną, która będzie widoczna dla innych użytkowników witryny. Zauważ też, że w tym momencie nie możesz dodać istniejącego adresu e-mail spoza domeny Twojej witryny. Jeśli później zechcesz połączyć istniejący adres e-mail z nowym kontem, będziesz mógł to zrobić. więcej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale „Migracja poczty”.

WskazówkaInni użytkownicy będą mogli obejrzeć te informacje w profilu użytkownika, więc jeśli pracujesz z dużym zespołem, wprowadź wszystkie dane, którymi dysponujesz. Dzięki temu członkowie zespołu zyskują poczucie, że znają się nawzajem, co stanowi dobry punkt wyjścia do stworzenia zgranej grupy.

Kiedy określisz podstawowe właściwości nowego konta użytkownika, musisz jeszcze skonfigurować dodatkowe ustawienia i uprawnienia, które określają, jak użytkownik będzie wchodził w interakcje z usługami Office 365. więcej informacji na ten temat znajdziesz w podrozdziale „Ustawianie uprawnień, lokalizacji użytkownika oraz stanu logowania” w dalszej części rozdziału.

Dodawanie wielu użytkowników jednocześnieJeśli chcesz jednocześnie dodać wielu użytkowników – przypuśćmy, że kierownik działu przesłał Ci plik z wszystkimi informacjami kontaktowymi dotyczącymi zespołu – możesz po prostu przesłać plik danych bezpośrednio do usługi Office 365 i utworzyć konta użytkowników w ten sposób.

Aby dodać wielu użytkowników jednocześnie, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij Nowy, a następnie Zbiorcze dodawanie użytkowników.2. Na stronie Zbiorcze dodawanie użytkowników (zob. rysunek 3.4.) kliknij przycisk Przeglądaj, aby otworzyć okno

dialogowe Wybierz plik do przekazania.3. Przejdź do folderu z plikiem CSV, którego chcesz użyć, kliknij plik, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

WskazówkaCo to jest plik CSV? CSV to skrót od comma-separated values (wartości oddzielone przecinkami). Ten popularny format pliku służy do przechowywania danych z tabel, arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych. Plik CSV z informacjami o Twoim zespole mógłby zawierać informacje w następującym formacie: Nazwa użytkownika, Imię, Nazwisko, Nazwa wyświetlana.

RYsUNEK 3.4. Dodaj wielu użytkowników jednocześnie przez zaimportowanie pliku CsV.

Kiedy Office 365 otrzyma plik, zweryfikuje nazwy użytkowników, aby upewnić się, że wszystkie informacje nadają się do użytku. Ekran weryfikacji pokazuje, które informacje zostały uznane za prawidłowe, a które spowodowały błąd.

Możesz obejrzeć ewentualne błędy, klikając łącze Wyświetl w kategorii Plik dziennika. Jeśli musisz wprowadzić jakieś zmiany w danych, kliknij przycisk Wstecz na dole ekranu, a następnie wróć do pliku danych, dokonaj poprawek i ponownie prześlij plik CSV.

tworzenie i wysyłanie pliku CsV

Jeśli masz informacje o użytkownikach i chciałbyś wprowadzić je wszystkie jednocześnie, możesz pobrać przykładowy plik CSV dostępny w witrynie Office 365, wpisać własne dane i wysłać plik w sposób opisany powyżej. Możesz też pobrać pusty plik CSV, dodać własne informacje kontaktowe i przesłać plik do witryny Office 365. Oto proces tworzenia własnego pliku CSV z informacjami o członkach zespołu:

CZęŚĆ 1 44

1. Na ekranie Administrator – przegląd kliknij łącze Użytkownicy.2. Kliknij Nowy, a następnie Zbiorcze dodawanie użytkowników.3. Kliknij pozycję Pobierz pusty plik CSV.4. Kliknij przycisk Otwórz. Pojawi się arkusz kalkulacyjny programu Excel, do którego możesz wkleić informacje o zespole

(zob. rysunek 3.5.). Pamiętaj, aby podać pełen adres e-mail użytkownika w polu Nazwa użytkownika.5. Zapisz plik w bibliotece Dokumenty (albo w innym folderze, w którym przechowujesz pliki związane z zespołem).6. wróć do ekranu Zbiorcze dodawanie użytkowników, kliknij przycisk Przeglądaj, przejdź do właśnie utworzonego pliku

CSV i dodaj plik w zwykły sposób.7. Kliknij przycisk Dalej. Office 365 zweryfikuje nowo dodanych użytkowników, aby sprawdzić, czy informacje zostały

wprowadzone prawidłowo.

RYsUNEK 3.5. Kiedy klikniesz przycisk Otwórz, Office 365 otworzy plik programu Excel z polami przygotowanymi do wprowadzenia informacji o użytkownikach.

Ustawianie uprawnień, lokalizacji użytkownika oraz stanu logowaniaNastępny etap procesu zależy od tego, czy dodajesz jednego nowego użytkownika, czy wielu użytkowników jednocześnie. Kiedy dodajesz tylko jednego użytkownika, uprawnienia i lokalizację określasz na ekranie Ustawienia. Jeśli chodzi o przypisywanie uprawnień, możesz wybrać, czy użytkownik ma być administratorem Office 365, czy nie. Aby określić lokalizację pojedynczego użytkownika, kliknij strzałkę Wybierz lokalizację i wskaż kraj użytkownika na wyświetlonej liście. Office 365 jest dostępny w wielu krajach na świecie, ale nie wszystkie kraje mają dostęp do tych samych usług. Kiedy wybierzesz kraj użytkownika z listy, kliknij przycisk Dalej.

Jeśli dodajesz wiele użytkowników, zamiast opcji Przypisywanie uprawnień pojawi się opcja Ustawianie stanu logowania, za pomocą której możesz zezwolić albo zablokować użytkownikom dostęp do usług Office 365. Jeśli dodajesz wiele nowych kont użytkowników, kiedy pracownicy nie są jeszcze gotowi do ich użycia, możesz zaznaczyć opcję Zablokowane, aby konta były nieaktywne. Później, kiedy pracownik będzie gotowy do skorzystania z konta, możesz zmienić stan logowania z Zablokowane na Dozwolone. Podczas zbiorczego dodawania użytkowników musisz określić nie tylko stan logowania, ale również lokalizację.

przypisywanie licencjiNastępnym etapem konfigurowania kont użytkowników Office 365 jest przypisywanie licencji koniecznych do korzystania z usług w witrynie. w zależności od używanej wersji Office 365, dostępne mogą być dwa różne zbiory licencji, jak pokazano na rysunku 3.6.

CZęŚĆ 1 45

RYsUNEK 3.6. Kliknij licencję, którą chcesz przypisać dodawanemu użytkownikowi.

Zaznacz pola wyboru obok usług, do których ma mieć dostęp nowy użytkownik. Po prawej stronie ekranu Office 365 pokazuje liczbę licencji, które możesz przypisać różnym członkom zespołu. Kiedy wybierzesz żądane licencje, kliknij przycisk Dalej.

WskazówkaJeśli okaże się, że w miarę wzrostu grupy zaczyna brakować Ci wolnych licencji, możesz usunąć niepotrzebne konta, aby odzyskać licencje i przypisać je nowym użytkownikom.

Wysyłanie wiadomości e-mail z wynikamiNastępnie Office 365 zasugeruje wysłanie wiadomości e-mail z automatycznie wygenerowanym hasłem użytkownika. Domyślnie Office 365 wprowadza adres administratora, który tworzy konto. Ze względów bezpieczeństwa wiadomość tę należy wysłać raczej do administratora, a nie do nowego użytkownika. Administrator powinien następnie przekazać tymczasowe hasło nowemu użytkownikowi. Dotyczy to szczególnie zbiorczego dodawania kont, ponieważ nie jest wskazane, aby każdy nowy użytkownik znał tymczasowe hasła wszystkich pozostałych.

Kliknij przycisk Utwórz. Office 365 wygeneruje i wyśle wiadomość, a następnie wyświetli raport (zob. rysunek 3.7.). Kliknij przycisk Zakończ, aby zamknąć okno Wyniki i wrócić do okna Użytkownicy.

CZęŚĆ 1 46

RYsUNEK 3.7. Office 365 powiadamia Cię, że dodawanie użytkowników powiodło się.

To cały proces dodawania użytkowników usługi Office 365. w dowolnym momencie możesz dodać użytkowników pojedynczo lub zbiorowo albo zaktualizować właściwości poszczególnych użytkowników. Musisz oczywiście zwracać uwagę na liczbę dostępnych licencji, ale sama procedura jest bardzo prosta.

Zmiana hasłaUżytkownicy, których dodałeś, będą mogli uzyskać dostęp do witryny Office 365 i zalogować się za pomocą tymczasowego hasła, które zostało wygenerowane w czasie tworzenia konta.

Jednak w zależności od systemów zabezpieczeń obowiązujących w Twojej firmie użytkownicy mogą nie otrzymać wiadomości albo mieć problemy z zalogowaniem się. Oczywiście, niektórzy użytkownicy – w tym autorka książki – od czasu do czasu gubią rzeczy (co jest kolejnym powodem, aby wiadomość z tymczasowym hasłem wysłać bezpośrednio do administratora).

Office 365 wydaje się rozumieć, że zarządzanie hasłami może być jednym z największych problemów administratora. Na szczęście problem ten można łatwo rozwiązać. Kiedy otrzymasz prośbę o zmianę hasła użytkownika i pomoc w dostępie do witryny, możesz zrobić to w pięciu łatwych krokach. wykonaj poniższe czynności:

1. Zaloguj się w Office 365 i kliknij łącze Administrator.2. w sekcji Skróty administratora kliknij łącze Resetuj hasła użytkowników.3. Zaznacz pole wyboru obok użytkownika, którego hasło chcesz zmienić.4. Kliknij łącze Zresetuj hasło (zob. rysunek 3.8.).5. I tym razem w polu tekstowym pojawi się Twój adres e-mail. Kliknij przycisk Zresetuj hasło, aby wysłać do siebie kopię

nowego hasła, które następnie przekażesz użytkownikowi.

CZęŚĆ 1 47

RYsUNEK 3.8. Możesz łatwo zresetować hasło na stronie Użytkownicy w widoku Administrator.

Oglądanie właściwości domenyKolejnym obowiązkiem administratora jest śledzenie domen związanych z kontem Office 365. w zależności od Twoich wymagań może to być skomplikowane albo niezwykle proste: niewykluczone, że masz tylko jedną domenę zarejestrowaną w usłudze Office 365. Domena ta pozwala monitorować zespół, utworzyć witrynę zespołu, uzyskać dostęp do subskrybowanych usług itd.

Jeśli jednak Twój scenariusz nie jest taki prosty i zarządzasz wieloma domenami oraz wieloma różnymi witrynami, możliwość wyświetlania informacji o domenie będzie bardzo przydatna. Możesz obejrzeć domeny używane przez Twoje konto, klikając łącze Administrator, a następnie łącze Domeny po lewej stronie ekranu Administrator – Przegląd (zob. rysunek 3.9.). Kolumna Stan po prawej stronie pokazuje, czy domena jest obecnie aktywna, czy nieaktywna. Możesz wyświetlić właściwości wybranej domeny, zaznaczając pole opcji po prawej stronie nazwy domeny, a następnie klikając łącze Wyświetl właściwości.

RYsUNEK 3.9. Aby obejrzeć domeny powiązane z twoim kontem, kliknij łącze Domeny w obszarze Zarządzanie widoku Administrator.

Dodawanie domeny do konta Office 365Kiedy zakładasz konto Office 365, otrzymujesz domyślną nazwę domenową o postaci twojafirma.onmicrosoft.com, gdzie twojafirma to nazwa, którą podajesz podczas procesu rejestracji. Domena ta jest następnie używana do konfigurowania usług, poczty e-mail itd. Możesz też dołączyć istniejącą domenę do konta Office 365. Jeśli nazwa domeny jest zarejestrowana, możesz ją dodać przez kliknięcie łącza Dodaj domenę w lewym górnym rogu listy domen.

CZęŚĆ 1 48

UwagaMusisz być właścicielem domeny dodawanej do konta Office 365. w dowolnym momencie procesu możesz nabyć nazwę domeny od rejestratora, takiego jak Network Solutions, i kliknąć łącze Dodaj domenę, aby powiązać ją z kontem Office 365.

Na ekranie Określanie domeny kliknij pole tekstowe na dole strony, wpisz nazwę domeny, którą chcesz dodać (na przykład ooa.com), a następnie kliknij przycisk Sprawdź domenę. Office 365 wyświetli informacje o domenie na ekranie Potwierdzanie domeny (zob. rysunek 3.10.).

RYsUNEK 3.10. Kiedy dodasz nazwę domeny i klikniesz przycisk sprawdź domenę, Office 365 wyświetli wyszukane informacje o istniejącej domenie.

Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować proces. w oknie Weryfikowanie domeny, jeśli jesteś gotów przenieś domenę do konta Office 365, postępuj według wyświetlonych wskazówek, aby stworzyć poddomenę, zmienić ustawienia DNS i ustawić niezbędne uprawnienia. Niewykluczone, że w procesie tym będzie musiał wziąć udział Twój rejestrator domeny.

wreszcie kliknij przycisk Zweryfikuj, aby zakończyć proces i udostępnić domenę usłudze Office 365. Przeprowadzenie całej operacji może zająć nawet 72 godziny. Tymczasem dodana domena zostanie oznaczona jako oczekująca na weryfikację w tabeli w oknie Domeny.

Konfigurowanie programów Outlook oraz Exchange i zarządzanie nimiPo skonfigurowaniu użytkowników witryny możesz przystąpić do konfigurowania usług. Zacznijmy od programów Outlook i Exchange, które umożliwiają tworzenie nowych skrzynek pocztowych, zakładanie grup, konfigurowanie kalendarzy itd.

Na początek kliknij łącze Administrator, a następnie w oknie Administrator – przegląd kliknij łącze Ustawienia ogólne w sekcji Outlook. Pojawi się ekran Exchange Online (pokazany na rysunku 3.11.), na którym możesz skonfigurować kilka funkcji, m.in.:

• dodać skrzynki pocztowe,• utworzyć listy dystrybucyjne,• skonfigurować kontakty zewnętrzne,• dodać inne konta e-mail do Exchange Online.

WskazówkaUstawienia wprowadzone w Exchange Online wpływają również na działanie innych aspektów Office 365, na przykład na obsługę poczty użytkowników oraz na typy list i kontaktów dostępnych w programach Outlook web App i Lync Online.

CZęŚĆ 1 49

RYsUNEK 3.11. Exchange Online pozwala skonfigurować sposób działania poczty e-mail w Office 365.

Skrzynki pocztowe w Exchange Online konfiguruje się w podobny sposób, w jaki wcześniej zakładałeś konta użytkowników. Możesz kliknąć łącze Nowy na ekranie Skrzynki pocztowe, aby dodać nowego użytkownika, albo łącze Importowanie użytkowników, aby przesłać plik CSV. Lista bieżących użytkowników konta Office 365 jest wyświetlana w tabeli na dole ekranu.

WskazówkaObszar Skrzynki pocztowe umożliwia utworzenie skrzynki pocztowej pokoju. Funkcja ta przydaje się, kiedy chcesz zarezerwować rzeczywistą, fizyczną lokalizację, taką jak sala konferencyjna, pokój szkoleniowy lub stołówka. Możesz skonfigurować skrzynkę pocztową pokoju i podczas wysyłania zaproszeń do zespołu po prostu dołączyć ją do listy adresatów. Pokój zostanie wówczas zarezerwowany automatycznie, a inni członkowie organizacji będą wiedzieć, że w tym czasie jest niedostępny. Oczywiście, nie będziesz korzystał z tej funkcji, jeśli wszyscy członkowie zespołu pracują w chmurze ze zdalnych lokalizacji, ale bywa użyteczna, jeśli od czasu do czasu spotykacie się osobiście.

tworzenie listy dystrybucyjnejExchange Online pozwala utworzyć listę dystrybucyjną, która steruje przepływem komunikacji wychodzącej. Jeśli regularnie wysyłasz aktualizacje stanu witryny albo co tydzień publikujesz listę zmian w witrynie, możesz utworzyć listę dystrybucyjną, aby upewnić się, że wszyscy zainteresowani otrzymają odpowiednią wiadomość. Aby utworzyć listę dystrybucyjną w Exchange, wykonaj poniższe czynności:

1. w sekcji Outlook strony Administrator – przegląd kliknij łącze Grupy dystrybucyjne.2. Kliknij łącze Nowy na karcie Grupy dystrybucyjne.3. wprowadź nazwę, alias i opis listy dystrybucyjnej.4. Jeśli chcesz zabezpieczyć grupę, aby użytkownicy mogli do niej dołączyć tylko przez złożenie wniosku o dodanie do listy,

zaznacz pole wyboru Nadaj tej grupie status grupy zabezpieczeń (zob. rysunek 3.12.).5. Kliknij obszar Członkostwo, a potem przycisk Dodaj; następnie kliknij użytkownika lub użytkowników, których chcesz dodać

do listy. Kliknij przycisk Dodaj na dole okna dialogowego, a następnie przycisk OK.6. wybierz opcje dodatkowe – albo dodaj innych użytkowników jako właścicieli listy – i kliknij przycisk Zapisz.

CZęŚĆ 1 50

RYsUNEK 3.12. Możesz utworzyć listę dystrybucyjną, aby wysyłać określone wiadomości do wybranych użytkowników.

Dodawanie kontaktów zewnętrznychJedną z największych zalet konta Office 365 jest możliwość stworzenia ściśle zabezpieczonej przestrzeni w chmurze, w której zespół może współpracować i skupić się na konkretnych zadaniach. Jednak Twoja praca z pewnością wymaga korespondowania z kontaktami spoza grupy, czy są to klienci, podwykonawcy czy też inni koledzy, którzy nie wchodzą w skład zespołu Office 365.

Możesz skonfigurować kontakty zewnętrzne, aby umożliwić użytkownikom spoza Twojej organizacji wymianę wiadomości e-mail z zespołem. Użytkownicy, których dodasz, pojawią się w książce adresowej zespołu, ale nie będą mieli dostępu do witryny. Aby dodać kontakt zewnętrzny, wykonaj poniższe czynności:

1. Na stronie Administrator – przegląd kliknij łącze Ustawienia ogólne w sekcji Outlook.2. Na ekranie Exchange Online kliknij kartę Kontakty zewnętrzne.3. Kliknij przycisk Nowy.4. wprowadź nazwę, alias i adres e-mail kontaktu zewnętrznego.5. Kliknij przycisk Zapisz. Kontakt zewnętrzny pojawi się na dole ekranu Kontakty zewnętrzne (zob. rysunek 3.13.).

RYsUNEK 3.13. Możesz utworzyć listę kontaktów zewnętrznych, czyli osób, które będą mogły się komunikować z twoim zespołem Office 365.

CZęŚĆ 1 51

Kontakt zewnętrzny pojawi się w książce adresowej. Dzięki temu będziesz mógł wysyłać wiadomości do osoby, którą dodałeś do listy, i otrzymywać od niej wiadomości.

Migracja pocztyw miarę, jak będziesz wprowadzał swój zespół do chmury, możesz rozważyć migrację poczty elektronicznej z tradycyjnej konfiguracji serwerowej do nowego, chmurowego adresu w usłudze Office 365. Dzięki temu cała komunikacja – książki adresowe, reguły i alarmy, wiadomości itd. – będzie dostępna z dowolnego miejsca i o każdej porze. Możesz łatwo przenieść istniejące skrzynki pocztowe do usługi Office 365 albo zachować je na serwerze i używać poczty Office 365 równolegle z konfiguracją serwerową.

Office 365 umożliwia koordynowanie kont pocztowych na kilka różnych sposobów. Jeśli używasz kont POP, możesz skorzystać z funkcji kont połączonych w Outlook web App i uzyskać do nich dostęp z konta Office 365 (więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 1. cz. III, „Poczta e-mail i organizacja w Office 365”).

w przypadku kont innego typu, na przykład IMAP, możesz użyć narzędzia Migracja wiadomości e-mail, aby przenieść swoje konta e-mail do skrzynek pocztowych Office 365. Oto procedura:

1. Na ekranie Administrator – przegląd kliknij łącze Ustawienia ogólne w sekcji Outlook.2. Kliknij kartę Migracja wiadomości e-mail.3. Kliknij przycisk Nowy.4. wybierz typ konta, które poddasz migracji, i kliknij przycisk Dalej.5. Określ informacje o koncie zgodnie ze wskazówkami na ekranie.6. Na stronie Rozpocznij migrację kliknij przycisk Uruchom.

Po zakończeniu migracji Office 365 wyśle wiadomość e-mail z informacjami o migracji – ile skrzynek pocztowych i list dystrybucyjnych przeniesiono pomyślnie, czy wystąpiły jakieś błędy i jakie są klucze logowania dla przeniesionych skrzynek. Użytkownicy muszą skorzystać z tych kluczy, aby zalogować się w poczcie Office 365 po migracji konta, więc koniecznie zapisz te informacje. Użytkownicy zmienią hasło po pierwszym logowaniu na przeniesionym koncie.

Konfigurowanie sharepoint Onlinewitryna SharePoint pozwoli Ci pozostać w kontakcie z zespołem, udostępniać dokumenty, przydzielać zadania, publikować pytania, zamieszczać aktualizacje itd. Możesz również wykorzystać SharePoint do stworzenia witryny publicznej, oferując klientom profesjonalny serwis, w którym znajdą aktualne informacje o Twoich produktach lub usługach.

Twoim pierwszym zadaniem będzie upewnienie się, że członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do witryny SharePoint i że wszystkie podstawowe elementy są na swoim miejscu. w tym podrozdziale skupimy się na konfigurowaniu użytkowników i uprawnień, a resztę czynności związanych z dostosowywaniem witryny (a także sposób wykonywania podstawowych zadań w SharePoint) opiszemy w rozdziale 2. cz. II, „Tworzenie witryny zespołu za pomocą SharePoint Online”.

Dodawanie użytkowników sharepoint OnlineNajpierw musisz dodać użytkowników do witryny zespołu. Choć skonfigurowałeś już konta użytkowników Office 365, użytkownicy ci nie są automatycznie dodawani do SharePoint – musisz zrobić to sam. Aby dodać członków zespołu do witryny SharePoint, wykonaj poniższe czynności:

1. Na stronie Administrator – przegląd kliknij łącze Zarządzaj witrynami zespołu w sekcji Witryny i dokumenty zespołu.2. Na ekranie Witryna zespołu – Ustawienia witryny (zob. rysunek 3.14.) kliknij łącze Osoby i grupy w sekcji Użytkownicy

i uprawnienia.

CZęŚĆ 1 52

RYsUNEK 3.14. sharepoint Online oferuje mnóstwo ustawień, które pozwalają Ci dostosować wygląd i działanie witryny.

3. Pod nagłówkiem Grupy w obszarze nawigacyjnym po lewej stronie ekranu kliknij łącze Członkowie witryny Team Site, a następnie kliknij przycisk Nowy.

4. Kliknij przycisk Dodaj użytkowników. Pojawi się okno dialogowe Udzielanie uprawnień (zob. rysunek 3.15.).5. wprowadź adres e-mail członków zespołu, oddzielając je średnikami.6. w polu Wiadomość osobista wpisz wiadomość, którą otrzymają członkowie zespołu.7. Kliknij przycisk OK. Nowi użytkownicy zostaną dodani do listy Członkowie witryny Team Site.

RYsUNEK 3.15. Dodaj członków zespołu do pola Użytkownicy/grupy, wpisując ich adresy e-mail oddzielone średnikami.

Nadawanie uprawnień użytkownikomPo dodaniu użytkowników witryny możesz określić ich uprawnienia, aby członkowie zespołu mogli wykonywać zadania, jakie im wyznaczysz. w SharePoint Online można to zrobić na dwa sposoby, co bywa nieco dezorientujące, jeśli nigdy wcześniej nie pracowałeś z SharePoint.

CZęŚĆ 1 53

SharePoint pozwala nadać uprawnienia pojedynczym użytkownikom albo przypisać je grupom, a następnie przydzielić poszczególnych członków zespołu do grupy, która ma odpowiedni poziom dostępu. Możesz na przykład nadać niektórym członkom zespołu uprawnienie do przeglądania i modyfikowania treści, a innym tylko prawo do przeglądania zawartości witryny.

SharePoint oferuje sześć poziomów uprawnień: Tylko przeglądanie, Współtworzenie rozszerzone, Czytanie, Współtworzenie, Projektowanie i Pełna kontrola. Każdy z tych poziomów uprawnień opisano w tabeli 3.1.

TABELA 3.1. Poziomy uprawnień użytkowników w SharePoint Online

Poziom uprawnień Dozwolone akcjetylko przeglądanie Użytkownik może przeglądać treść, ale nie może jej edytowaćWspółtworzenie Użytkownik może przeglądać, edytować, uzupełniać i usuwać treść

projektowanie Użytkownik może przeglądać, edytować, uzupełniać, usuwać, aprobować i dostosowywać treść

pełna kontrola Użytkownik ma pełną kontrolę nad witryną sharepoint

Współtworzenie rozszerzone Użytkownik może przeglądać, edytować, uzupełniać i usuwać treść oraz aprobować pozycje i zarządzać listami

Najprostszym sposobem określenia uprawnień członków zespołu jest zaczęcie od podstaw: każdy nowy użytkownik, którego dodajesz do witryny, uzyskuje uprawnienia Członka witryny Team Site, co oznacza, że może czytać i współtworzyć zawartość witryny (poprzez edytowanie, dodawanie lub usuwanie materiału). Jeśli więc nie masz nic przeciwko temu, aby każdy mógł czytać i edytować witrynę, nie musisz wprowadzać żadnych zmian.

Jeśli chcesz zmienić domyślne uprawnienia konkretnego użytkownika – albo ograniczyć je, aby użytkownik mógł na przykład tylko czytać informacje, albo przyznać pełną kontrolę, aby użytkownik mógł wprowadzać dowolne zmiany w witrynie (w tym dodawać i usuwać konta użytkowników) – musisz znać sposób modyfikowania uprawnień. Oto odpowiednia procedura:

1. Na stronie Administrator – przegląd kliknij łącze Zarządzaj witrynami zespołu w sekcji Witryny i dokumenty zespołu.2. Na stronie Witryna zespołu – Ustawienia witryny kliknij łącze Uprawnienia witryny w sekcji Użytkownicy

i uprawnienia.3. Kliknij przycisk Udziel uprawnień. w wyświetlonym oknie wpisz nazwę użytkownika w polu Użytkownicy/grupy, kliknij opcję

Udziel uprawnienia użytkownikom bezpośrednio (zob. rysunek 3.16.), a następnie kliknij poziom uprawnień, których chcesz przyznać członkowi zespołu.

4. wpisz tekst wiadomości e-mail, jeśli chcesz ją wysłać, i kliknij przycisk OK. Członek zespołu otrzyma wybrany poziom uprawnień.

RYsUNEK 3.16. Kliknij opcję Udziel uprawnienia użytkownikom bezpośrednio, aby nadać indywidualne uprawnienia wybranym użytkownikom.

CZęŚĆ 1 54

typy grup i uprawnień w programie sharepoint

Jeśli pracujesz z dużymi zespołami albo koordynujesz działalność wielu zespołów, metoda grupowa bywa łatwiejsza, ponieważ możesz po prostu przypisać użytkowników do określonej grupy, a następnie zarządzać uprawnieniami całej grupy. Oto grupy, które SharePoint tworzy domyślnie:

• członkowie, którzy mogą czytać i współtworzyć treść witryny,• właściciele, którzy mają pełną kontrolę nad witryną,• użytkownicy Tenant_Users, którzy otrzymują uprawnienia przyznane grupie domenowej,• osoby przeglądające, które mogą czytać całą treść witryny,• odwiedzający, którzy mogą czytać treść witryny, jeśli przyzna im się dostęp,• projektanci witryny sieci web, którzy mają uprawnienia projektowania.

Możesz użyć tych grup albo utworzyć nową grupę z uprawnieniami, które chcesz przyznać członkom zespołu. w tym celu skorzystaj z narzędzi w sekcji Użytkownicy i uprawnienia ekranu ustawień witryny SharePoint.

Konfigurowanie programu Lync OnlineAby zakończyć konfigurowanie Office 365 na użytek reszty zespołu, musisz jeszcze upewnić się, że program Microsoft Lync Online jest gotowy do wspomagania komunikacji między użytkownikami. w zależności od projektów, nad którymi pracujesz, oraz sposobów, w jaki będą łączyć się Twoi koledzy, możesz włączyć różne funkcje, aby pliki i wiadomości przepływały bez przeszkód.

Ustawienia komunikacji zewnętrznejZacznij od strony Administrator – przegląd, klikając łącze Ustawienia ogólne w sekcji Lync. Pojawi się strona Panel sterowania usługi Lync Online (zob. rysunek 3.17.) z opcją włączenia lub wyłączenia komunikacji zewnętrznej (co oznacza, że osoby spoza Twojej organizacji będą mogły – lub nie – kontaktować się z Twoim zespołem w usłudze Office 365). Oprócz komunikacji zewnętrznej możesz dostosować ustawienia i uprawnienia przypisane poszczególnym użytkownikom.

RYsUNEK 3.17. panel sterowania usługi Lync Online pozwala określać preferencje kontaktów, uprawnienia użytkowników oraz ustawienia konferencji telefonicznych.

Modyfikowanie informacji o użytkownikuAby zmienić ustawienia określonego użytkownika, kliknij łącze Informacje o użytkowniku w panelu sterowania Lync Online. Zaznacz pole wyboru obok użytkownika, którego informacje chcesz zmienić, a następnie kliknij łącze Edytowanie użytkownika. Jak pokazano na rysunku 3.18., Lync Online wyświetla okno z informacjami o użytkowniku, w którym możesz zezwolić użytkownikowi na:

• wysyłanie plików za pomocą programu Lync,• słuchanie dźwięku i oglądanie wideo,• komunikowanie się z osobami spoza zespołu Office 365.

Domyślnie wszystkie te opcje są włączone; aby je wyłączyć, po prostu usuń zaznaczenie z odpowiedniego pola.

CZęŚĆ 1 55

RYsUNEK 3.18. Możesz określić możliwości, jakie Lync Online oferuje poszczególnym użytkownikom.

Konfigurowanie konferencji telefonicznychw dolnej części panelu sterowania Lync Online znajdziesz informacje o konferencjach telefonicznych. Funkcja ta pozwala użytkownikom dołączyć do spotkania online przez wybranie odpowiedniego numeru telefonu. Zanim skonfigurujesz konferencje telefoniczne w programie Lync, będziesz musiał założyć konto u dostawcy usług konferencyjnych. Następnie możesz dodać informacje uzyskane od dostawcy – takie jak numer telefonu i hasło – do kont użytkowników, aby mogli oni dołączyć do konferencji audio, kiedy będziesz organizował spotkania online w programie Lync.

Aby wprowadzić informacje o konferencjach telefonicznych, kliknij łącze Zarządzaj, wybierz użytkownika i kliknij łącze Edytuj użytkownika. Pojawi się okno Edytowanie ustawień konferencji telefonicznych dla usługi Microsoft Lync Online (zob. rysunek 3.19.). Aby dodać informacje o konferencjach telefonicznych, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij łącze Dostawca i wybierz z listy swojego dostawcę.2. wpisz płatny numer dostawcy usług.3. wpisz bezpłatny numer dostawcy usług.4. wpisz kod dostępu do konta.5. Kliknij przycisk Zapisz.

RYsUNEK 3.19. Wprowadź numery i kody dostępu do konferencji telefonicznych dla każdego użytkownika, który będzie brał w nich udział.

CZęŚĆ 1 56

Zarządzanie subskrypcjamiJedną z wielkich zalet usługi Office 365 jest nacisk na efektywność. Możesz kupić tylko to, czego potrzebujesz – dla wybranych członków zespołu – aby ograniczyć koszty i wymagania w zakresie wsparcia technicznego, jednocześnie skupiając się na kluczowych celach biznesowych. Aby pomóc Ci określić, kto i kiedy może korzystać z poszczególnych usług, Office 365 oferuje możliwość przeglądania i zmieniania subskrypcji używanych przez zespół.

Narzędzia do przeglądania subskrypcji i zarządzania nimi znajdują się w sekcji Subskrypcje po lewej stronie ekranu Administrator – przegląd. Każde z trzech łączy oferuje inny sposób zarzadzania subskrypcjami Office 365:

• Zarządzanie pokazuje listę bieżących subskrypcji używanych przez Twój zespół.• Licencje pokazuje liczbę dostępnych (i używanych) licencji w ramach Twoich subskrypcji.• Kupowanie umożliwia natychmiastowe zakupienie dodatkowych subskrypcji.

Aby obejrzeć subskrypcje zespołu w usłudze Office 365, kliknij łącze Zarządzanie. Pojawi się tabela pokazana na rysunku 3.20. (Twoje subskrypcje oczywiście mogą wyglądać nieco inaczej).

RYsUNEK 3.20. W sekcji subskrypcje możesz sprawdzić subskrypcje i licencje dostępne w ramach konta Office 365.

UwagaEkran z rysunku 3.20. pokazuje wersję próbną, dlatego w kolumnie „Koszt” widnieje napis „Bez kosztów”.

Kiedy klikniesz łącze Licencje, Office 365 pokaże liczbę licencji używanych obecnie przez członków zespołu, a także łączną liczbę dostępnych licencji. Aby przyznać użytkownikom dostęp do usług, wróć do strony Administrator – przegląd i kliknij łącze Przypisz licencje użytkownikom w sekcji Skróty administratora w środkowej części ekranu. Następnie kliknij nazwę użytkownika i albo zaznacz pola wyboru przy usługach, które chcesz dodać, albo usuń zaznaczenie z pól wyboru przy usługach, które chcesz usunąć.

WskazówkaJeśli potrzebujesz kilku dodatkowych licencji, usuń konta użytkowników, których już nie potrzebujesz.

wreszcie okno Kupowanie pozwala zwiększyć liczbę subskrypcji i licencji dostępnych w usłudze Office 365. Dzięki temu możesz zdobyć potrzebne składniki w czasie rzeczywistym, bez opuszczania witryny, nabywania lub pobierania oprogramowania i wykonywania innych żmudnych czynności, które często wiążą się z instalowaniem nowych aplikacji. Znakomicie!

Uzyskiwanie pomocy na temat usługi Office 365Choć Office 365 wzoruje się na Twoich ulubionych i najlepiej znanych aplikacjach, zorientowanie się we wszystkich możliwościach usługi – i stworzenie konfiguracji dostosowanej do Twoich potrzeb – wymaga odrobiny wiedzy. Dlatego Microsoft stworzył zaangażowaną i aktywną społeczność, aby pomóc Ci w uzyskiwaniu pomocy.

CZęŚĆ 1 57

Dostęp do pomocy znajdziesz we wszystkich miejscach usługi Office 365, zarówno w obszarach administracyjnych, jak i poza nimi. Aby uzyskać ogólną pomoc, kliknij pole wyszukiwania na górze prawej kolumny i wpisz słowo lub frazę odzwierciedlającą to, czego szukasz. Możesz również kliknąć jedno z łączy po prawej stronie – w tym hasła pod nagłówkiem Społeczność – aby znaleźć dodatkowe poradniki, zadać pytanie na forach albo przeczytać blog usługi Office 365.

Ze strony Administrator – przegląd możesz także wyświetlić stronę Pomoc techniczna – przegląd, która pozwala uzyskać pomoc od społeczności, dowiedzieć się, o czym się mówi na forach o poszczególnych usługach, a także zapoznać się z podsumowaniem żądań obsługi związanych z rozliczeniami (zob. rysunek 3.21.).

RYsUNEK 3.21. strona pomoc techniczna – przegląd oferuje administratorom różne opcje uzyskiwania pomocy.

Inne zadania związane z pomocą techniczną, które przypadają Ci jako administratorowi, to tworzenie żądań obsługi, kiedy potrzebujesz profesjonalnej asysty w sprawach związanych z witryną, oraz sprawdzanie ogólnej kondycji systemu w celu upewnienia się, że usługi będą działać prawidłowo. Obie te rzeczy są bardzo ważne, kiedy użytkownicy logują się z całego świata, a sieć stanowi Twój podstawowy środek komunikacji.

tworzenie żądań obsługiKażdy, kto kiedykolwiek rozmawiał przez telefon z przedstawicielem pomocy technicznej, zna uniwersalną prawdę: to nic przyjemnego.

Po pierwsze, prawdopodobnie jesteś sfrustrowany, ponieważ oprogramowanie nie działa tak, jak powinno. Po drugie, prawdopodobnie gonią Cię terminy, co zwiększa presję. Po trzecie, jako administrator prawdopodobnie jesteś osobą, od której oczekuje się, że rozwiąże problem. Kiedy więc masz kłopoty z programem albo pytanie, na które członkowie zespołu nie mogą znaleźć odpowiedzi, co masz robić?

Zacznij od kliknięcia łącza Administrator, aby przejść do strony Administrator – przegląd. Następnie kliknij łącze Żądania obsługi w sekcji Pomoc techniczna po lewej stronie ekranu. w oknie Żądania obsługi kliknij przycisk Nowe żądanie (zob. rysunek 3.22.). Pojawi się okno Nowe żądanie obsługi, w którym możesz wprowadzić informacje niezbędne do jasnego przedstawienia problemu pracownikom pomocy technicznej.

CZęŚĆ 1 58

RYsUNEK 3.22. Utwórz nowe żądanie obsługi, klikając łącze Żądania obsługi w sekcji pomoc techniczna strony Administrator – przegląd.

Oto procedura wypełniania formularza żądania obsługi:

1. w oknie Identyfikowanie problemu opisz problem najlepiej, jak umiesz. Kliknij pole Usługa i wybierz usługę, z którą masz problem (Exchange, Lync lub SharePoint).

2. Kliknij pole Obszar usługi i wybierz kategorię problemu.3. Kliknij pole Opis problemu i wybierz z listy swoje pytanie lub problem.4. Kliknij pole System operacyjny i wybierz system operacyjny swojego komputera. w podobny sposób wybierz swoją wersję

pakietu Office i przeglądarkę.5. Kliknij przycisk Dalej.6. wprowadź tytuł, który pomoże technikowi zorientować się w Twoim problemie.7. Kliknij pole Opis i wprowadź pełny opis problemu.8. w polu Komunikat o błędzie wpisz ewentualne komunikaty o błędach, które otrzymałeś.9. Kliknij strzałkę po prawej stronie pola Czy można odtworzyć ten błąd na kilku komputerach? i wybierz opcję Have Not

Tried, No albo Yes (nie próbowałem, nie albo tak), aby powiadomić technika, czy problem dotyczy tylko jednego systemu, czy całej witryny.

10. Kliknij przycisk Dalej.

Kiedy pracownicy pomocy technicznej oceniają problem, często jest im łatwiej, kiedy mogą zobaczyć to, co Ty. Możesz przechwycić zrzut ekranowy komunikatu o błędzie lub innego problemu widocznego na ekranie i wysłać obraz technikowi. Aby przechwycić obraz, naciśnij przycisk PrtSc, kiedy problem jest widoczny na ekranie, a następnie wklej obraz do swojego ulubionego edytora grafiki (takiego jak windows Paint), a następnie zapisz plik. Dołącz plik do żądania obsługi na stronie Dołączanie pliku przez kliknięcie łącza Dołącz plik. Przejdź do pliku, który chcesz dołączyć, kliknij przycisk Otwórz, a następnie kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić operację.

Plik pojawi się na środku strony Dołączanie pliku. w razie potrzeby możesz usunąć załącznik przez kliknięcie łącza Usuń, które pojawia się po prawej stronie dołączonego pliku.

WskazówkaOczywiście, nie jesteś ograniczony do przechwytywania zrzutu ekranowego – możesz wykorzystać narzędzie Rejestrator problemów (PSR.exe) w systemie windows 7, aby zarejestrować czynności, które powodują wystąpienie problemu, a następnie wysłać plik wraz z żądaniem obsługi.

Teraz możesz wysłać żądanie obsługi do Microsoftu przez kliknięcie przycisku Prześlij. Office 365 wyświetli okno potwierdzenia z podsumowaniem żądania i numerem referencyjnym. Kliknij przycisk Zakończ, aby wrócić do strony Żądania obsługi.

CZęŚĆ 1 59

sprawdzanie kondycji systemuKiedy usługa internetowa jest podstawowym środkiem łączności między członkami zespołu oraz sposobem na dostęp do programów i plików, jej prawidłowe działanie staje się kwestią pierwszorzędnej wagi. Dlatego Office 365 informuje Cię o problemach i aktualizacjach w systemie Office 365. Jeśli na przykład masz kłopoty z dostępem do usługi, pierwszym etapem powinno być sprawdzenie ogólnego stanu systemu w celu upewnienia się, że gdzieś po drodze nie wystąpiły jakieś usterki. Aby sprawdzić stan usługi Office 365, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij łącze Administrator, aby wyświetlić ekran Administrator – przegląd.2. w sekcji Pomoc techniczna po lewej stronie ekranu kliknij łącze Kondycja usługi. Pojawi się ekran Kondycja usługi

pokazujący stan poszczególnych usług systemu Office 365 (zob. rysunek 3.23.).3. Przewiń listę w dół, aby sprawdzić stan wszystkich usług.4. Kliknij biało-niebieską ikonę informacyjną, aby wyświetlić szczegółowe informacje o zakłóceniach w działaniu danej usługi.

RYsUNEK 3.23. sprawdź stan systemu Office 365, aby upewnić się, że wszystkie usługi funkcjonują prawidłowo.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, kiedy oprogramowanie zostanie poddane konserwacji, kliknij łącze Planowana konserwacja po lewej stronie ekranu. Będziesz mógł sprawdzić datę i godzinę następnej konserwacji i poczytać o szczegółach aktywności. Pozwoli Ci to uniknąć planowania wydarzeń, na które mogą wpłynąć zmiany w usługach. Lepiej na przykład nie wyznaczać spotkania online w programie Lync na godzinę, kiedy usługa Lync będzie właśnie konserwowana.

Co dalej?w tym rozdziale zapoznałeś się z tajnikami administracji – przynajmniej w takim zakresie, w jakim dotyczą one Twojego konta Office 365. Dowiedziałeś, jak umożliwić użytkownikom logowanie się w witrynie; ustawiłeś uprawnienia; skonfigurowałeś różne programy, z których będą korzystać członkowie zespołu. Nauczyłeś się też zarządzać subskrypcjami i licencjami, sprawdzać stan systemu i uzyskiwać pomoc. Następny rozdział rozpoczyna część II, „Praca zespołowa w chmurze”, w której dowiesz się, jak usprawnić funkcjonowanie zespołu za pomocą usługi Office 365.

CZęŚĆ 2 60

Praca zespołowa w chmurzeteraz, kiedy skonfigurowałeś już konto Office 365, utworzyłeś konta użytkowników dla członków

zespołu i przypisałeś uprawnienia (oczywiście, jeśli jesteś administratorem), zaczyna się prawdziwa

zabawa! W tej części dowiesz się, jak współpracować z zespołem za pomocą różnych narzędzi

Office 365. pierwszy rozdział to przystawka, która ma dać Ci przedsmak poszczególnych usług,

a pozostałe rozdziały pokazują, jak utworzyć witrynę zespołu i udostępniać różne typy plików.

Rozdział 1. Co twój zespół może zrobić za pomocą usługi Office 365?W tym rozdziale:• Zacznij z myślą o finiszu• Tworzenie wspólnej przestrzeni• Bezpieczne udostępnianie kalendarzy• Tłumaczenie treści w locie• Nawiązywanie natychmiastowego kontaktu z członkami zespołu• Organizowanie spotkań online• Emisja prezentacji przez sieć• Tworzenie i modyfikowanie witryny sieci web

skonfigurowałeś już konto Microsoft Office 365 i umożliwiłeś członkom zespołu dostęp do witryny. Teraz czas na odrobinę inspiracji. Bez względu na to, czy Twój zespół będzie pracował nad konkretnym projektem – takim jak planowanie jakiegoś specjalnego wydarzenia – czy też nad wieloma projektami, dwa ważne kroki na drodze do stworzenia skutecznego zespołu to przygotowanie wspólnego obszaru roboczego oraz przemyślenie różnych celów, które zamierzasz osiągnąć. Na początek spróbuj wyobrazić sobie środowisko, które chciałbyś stworzyć. w tym rozdziale zajmiemy się raczej burzą mózgów, niż rzeczywistym tworzeniem witryny – to drugie będzie tematem rozdziału 2., „Tworzenie witryny zespołu za pomocą SharePoint Online”. Tutaj poznasz różne zadania, które będziesz wykonywał wraz z zespołem, od udostępniania plików do tłumaczenia dokumentów i emitowania prezentacji. w zależności od natury Twojej pracy, niektóre funkcje mogą Ci być potrzebne bardziej niż inne, a niniejszy rozdział pomoże Ci zastanowić się nad elementami, które złożą się na doświadczenie całej grupy.

Zacznij z myślą o finiszuZanim zaczniesz konfigurować usługi sieciowe, aby zapewnić członkom zespołu narzędzia do pracy, powinieneś przemyśleć cele zespołu i wyobrazić sobie proces – oraz standardy – które pomogą wam w osiągnięciu tych celów. wyznaczenie ogólnego kierunku – nawet jeśli jesteś skłonny wysłuchać opinii współpracowników – pomoże położyć fundament pod pracę zespołu. Oto kilka pytań na dobry początek:

• Jaki jest długoterminowy cel zespołu?• Kiedy chcesz osiągnąć ten cel?• Czy członkowie zespołu będą mieli określone role (projektant, autor, redaktor, kierownik projektu itd.)?• Czy będziecie pracować zespołowo nad konkretnymi materiałami (na przykład czy redaktor i projektant będą musieli mieć

dostęp do tego samego dokumentu jednocześnie)?• Czy będziecie regularnie się spotykać (co tydzień, co dwa tygodnie albo według innego harmonogramu)?

Przemyślane przydzielanie zadań, raportowanie postępów, komunikacja indywidualna i zespołowa oraz wyszukiwanie i modyfikowanie ważnych plików pomogą Twojemu zespołowi pracować płynniej w Office 365. w pozostałej części poznasz konkretne techniki, dzięki którym środowisko zespołu stanie się miejscem aktywnej i produktywnej pracy.

CZęŚĆ 2 61

Budowanie zespołu

weź kilku ludzi i daj im wspólny cel, a otrzymasz zespół.

Jednak skuteczność zespołu w dużej mierze zależy od etapu w naturalnym cyklu rozwojowym. w latach sześćdziesiątych psycholog Bruce Tuckman opisał proces powstawania zespołów. wyróżnił cztery fazy – formowanie, docieranie, normowanie i działanie – w których zespół organizuje się i podejmuje produktywną pracę. Oto krótki przegląd tych czterech faz:

• Formowanie. Na tym etapie członkowie zespołu dopiero się poznają. Bywają nieco nerwowi albo uprzedzająco uprzejmi i zastanawiają się, czego się od nich oczekuje i jak będą zachowywać się inni. ważną – bo najlepiej zdefiniowaną – rolę odgrywa lider, który łagodzi obawy reszty grupy.

• Docieranie. w tej fazie ludzie zaczynają się poznawać i wyłaniają się różne osobowości. Lider może czuć się nieco zagrożony, ponieważ członkowie zespołu walczą o pozycję i podkreślają swoje kompetencje. Docieranie może ujawnić konflikty osobowości i próby kwestionowania autorytetu. Ludzie kontestują terminy, „zapominają” o ważnych zadaniach lub inaczej buntują się przeciw grupie. Liczne potyczki i spory mogą zatruwać atmosferę.

• Normowanie. Po burzliwym etapie docierania sprawy zaczynają się porządkować. Grupa przyjmuje normy, które określają, jak i kiedy oddawać rezultaty pracy, kto jest szefem, jak wygląda raportowanie, do kogo zwrócić się z problemami itd. Ponadto na etapie normowania ludzie lepiej się znają i wiedzą, kto może pomóc im w zadaniu lub odpowiedzieć na pytanie. w rezultacie grupa staje się bardziej zgrana, rośnie poziom zaufania i współpracy.

• Działanie. Jest to produktywna faza zespołu. Dzięki organizacji wprowadzonej na etapie normowania członkowie zespołu zaczynają robić to, co jest potrzebne do osiągnięcia wspólnych celów.

Tuckman dodał później piątą fazę „finalizowania”, w której grupa kończy pracę, świętuje sukcesy i rozwiązuje się. Trzeba podkreślić, że nie wszystkie zespoły rozwijają się według tego schematu – niektóre pomijają jedną z faz, a inne zatrzymują się na którejś z nich i nie mogą ruszyć do przodu. Dobrze jest jednak pamiętać o teorii Tuckmana, ponieważ może ona dodać Ci otuchy, kiedy Twój zespół wkroczy w burzliwą fazę docierania.

tworzenie wspólnej przestrzeniJedną z wad pracy w chmurze jest to, że cóż – pracujesz w chmurze. Nie możesz podejść do czyjegoś biurka i porozmawiać twarzą w twarz (choć możesz skorzystać z usługi Lync Online i kamery internetowej, aby nawiązać kontakt wzrokowy z rozmówcą). Trudniej jest organizować cotygodniowe zebrania, podczas których każdy informuje o postępach w swojej części projektu. Skąd masz wiedzieć, czy poszczególni członkowie zespołu są w swoich biurach, czy też nie?

Choć praca w chmurze stwarza pewne problemy z kontaktem, jednocześnie oferuje wiele ważnych korzyści. Pierwsza z nich jest oczywiście możliwość stworzenia wspólnego obszaru roboczego z dostępem do plików niezbędnych do realizacji zadań. Drugą możliwość korzystania ze znajomych programów, dzięki usłudze Office 365, oraz logowania się i wykonywania zadań o każdej dogodnej porze.

Dodatkowe funkcje oferowane przez Office 365 pomagają złagodzić rozdźwięk między „praktycznymi” potrzebami zespołu a celami w zakresie produktywności. Możesz sprawdzić, czy inni są dostępni w sieci – i ewentualnie spotkać się z nimi „twarzą w twarz” – korzystając z technologii obecności w Lync Online. Możesz też stworzyć wspólny obszar roboczy – odpowiednik tablicy w sali zebrań – projektując witrynę SharePoint Online, w której będziesz publikował informacje o wydarzeniach, komentarze, pliki itd.

Wyświetlanie witryny zespołuSharePoint Online to miejsce, w którym znajdziesz wszystko, czego potrzeba do stworzenia współdzielonej witryny. Aby znaleźć SharePoint Online w usłudze Office 365, wykonaj poniższe czynności:

1. Zaloguj się w Office 365 za pomocą swojej nazwy użytkownika i hasła.2. Kliknij łącze Witryna zespołu na górze okna. Pojawi się witryna SharePoint Online, którą możesz zmodyfikować według

swoich potrzeb (zob. rysunek 4.1.).

CZęŚĆ 2 62

Narzędzie Edytuj

RYsUNEK 4.1. Do witryny sharepoint możesz dodać różne typy treści, którymi chcesz podzielić się z zespołem.

Kliknij narzędzie Edytuj (znajdujące się po lewej stronie zakładki Przeglądanie), aby przejść w tryb edycji. wstążka na górze strony pokaże zbiór narzędzi, których możesz użyć do dodawania stron, zmieniania układu strony oraz dodawania elementów witryny, takich jak tabele, obrazy, klipy wideo, biblioteki dokumentów, kalendarz itd.

Zobacz teżwięcej informacji o dostosowywaniu witryny zespołu poprzez dodawanie składników web Part i innych elementów znajdziesz w rozdziale 2.

planowanie pracy zespołu

Specyfika zespołu ma pewien wpływ na elementy, jakie powinieneś dodać do swojej witryny. Omówię to szczegółowo w rozdziale 2., kiedy rzeczywiście przystąpisz do tworzenia witryny zespołu, ale przemyślenie celów, które chcesz osiągnąć, pozwoli sformułować ogólny plan pracy. Oto kilka sugestii:

Jeśli Twój zespół powstał w celu realizacji konkretnego projektu – na przykład otwarcia nowej wystawy – możesz dołączyć do witryny następujące elementy: wspólny kalendarz z regularnymi spotkaniami zespołu; bibliotekę dokumentów do przechowywania projektów i materiałów marketingowych; anonsy, dzięki którym członkowie zespołu będą wiedzieli o nowo publikowanych lub aktualizowanych materiałach; możliwość sprawdzania ogólnych terminów oraz postępów; wreszcie spotkania online z prezentacjami i czatem, aby zagwarantować, że wszyscy zmierzają w jednym kierunku.

Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie na dłuższą metę – może prowadzisz małą firmę z biurami na kilku kontynentach – zawartość witryny może być nieco inna. Nadal przyda Ci się wspólny kalendarz i regularne spotkania, ale możesz też utworzyć biblioteki dokumentów dla członków zespołu, witrynę publiczną, nad którą wszyscy będą razem pracować, anonsy i zadania oraz inne składniki, które pomogą w nawiązywaniu kontaktów towarzyskich, a także w indywidualnym i zespołowym wykonywaniu kluczowych zadań.

Bez względu, czy Twój zespół będzie współpracował krótko, czy przez czas nieokreślony, koniecznie dołącz podstawowe elementy – kalendarz, bibliotekę dokumentów i anonsy – kiedy tylko przystąpisz do tworzenia witryny. Inne funkcje możesz dodać później, jeśli zauważysz, że brakuje Ci czegoś, co mogłoby usprawnić pracę grupy.

CZęŚĆ 2 63

praca z bibliotekami dokumentówJednym z najważniejszych zastosowań witryny zespołu jest udostępnianie dokumentów potrzebnych do pracy nad wspólnym projektem. w SharePoint Online możesz utworzyć wiele bibliotek do przechowywania dokumentów programu word, obrazów, klipów multimedialnych itd. – wszystkiego, do czego Twój zespół musi mieć dostęp.

Aby utworzyć bibliotekę dokumentów, kliknij narzędzie Edytuj w witrynie zespołu, a następnie zakładkę Wstawianie na karcie Narzędzia do edycji. Kliknij przycisk Biblioteka dokumentów, aby wyświetlić narzędzia do tworzenia i modyfikowania bibliotek (zob. rysunek 4.2.).

RYsUNEK 4.2. Kliknij zakładkę Wstawianie na karcie Narzędzia do edycji, a następnie kliknij przycisk Biblioteka dokumentów i wybierz polecenie Nowa biblioteka dokumentów, aby utworzyć nowe miejsce do przechowywania współdzielonych plików.

wybierz polecenie Nowa biblioteka dokumentów, aby utworzyć nowe miejsce na pliki zespołu. wpisz nazwę nowej biblioteki i kliknij przycisk OK; Office 365 wstawi bibliotekę na bieżącej stronie. Następnie możesz kliknąć łącze Dodaj dokument i przesłać pliki do nowej biblioteki dokumentów (zob. rysunek 4.3.).

RYsUNEK 4.3. pliki przesłane do biblioteki dokumentów stają się dostępne dla innych członków zespołu.

WskazówkaPonieważ nowa biblioteka dokumentów jest wstawiana na bieżącej stronie, możesz utworzyć nową stronę przed dodaniem biblioteki. Zostanie to opisane szczegółowo w rozdziale 2., ale zasadniczo trzeba przewinąć stronę główną w dół i kliknąć łącze [+ Dodaj nową stronę], które znajduje się po prawej stronie ekranu.

tworzenie obszaru anonsówKolejną rzeczą, którą warto od razu dodać do witryny, jest obszar, w którym będą zamieszczane anonsy dotyczące pracy zespołu. Możesz publikować informacje o nadchodzących spotkaniach, zamieszczać wyniki sondaży albo dzielić się pomysłami, które chcesz przedyskutować z zespołem. Podobnie jak wszystkie inne elementy SharePoint Online, listy anonsów są całkowicie konfigurowalne. Możesz dodać wiele list do udostępniania różnych typów informacji, w zależności od potrzeb zespołu (zob. rysunek 4.4.).

CZęŚĆ 2 64

RYsUNEK 4.4. Utwórz obszar anonsów, aby powiadamiać zespół o oczekujących zadaniach.

Co jeszcze możesz zrobić w programie sharepoint?

w tym podrozdziale poznałeś kilka podstawowych elementów witryny zespołu. Możesz jednak dodawać znacznie więcej składników i do woli dostosowywać wygląd oraz działanie witryny, a nawet utworzyć witrynę publiczną (nie zwykłą witrynę zespołu) i podzielić się swoim dziełem z resztą świata. Oto kilka innych zadań, które możesz wykonać w programie Sharepoint:

• dodawanie plików,• zmiana praw dostępu do strony,• zmiana układu strony,• ustawianie alertów informujących o aktualizacji lub dodaniu treści,• zmiana nazwy witryny,• dodanie opisu witryny,• dostosowanie kodu HTML witryny,• dodawanie obrazów i tabel,• tworzenie nowej listy kontaktów,• ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie plików,• dodawanie kalendarza,• dodawanie specjalnych składników web Part zwiększających funkcjonalność witryny,• edytowanie witryny w SharePoint Designer.

Bezpieczne udostępnianie kalendarzyPraca w grupie ma tę wadę, że czasem trudno jest zgromadzić wszystkich w jednym miejscu i o jednej porze. Dlatego współdzielenie kalendarzy, które pozwala Twoim kolegom szybko sprawdzić, czy możesz wziąć udział w spotkaniu, jest ważnym sposobem na organizację pracy.

Office 365 pozwala łatwo zarządzać kalendarzem i udostępniać go innym członkom zespołu (zob. rysunek 4.5.). Terminy i powiadomienia o spotkaniach są chronione w środowisku chmurowym, a jednocześnie łatwo dostępne dla tych, którzy mają prawo dostępu do Twoich informacji. Możesz też zmienić upewnienia w dowolnym momencie, więc jeśli masz członków zespołu, którzy pojawiają się i odchodzą, możesz łatwo dodać innych do listy udostępniania.

CZęŚĆ 2 65

RYsUNEK 4.5. Możesz łatwo udostępnić swój kalendarz w bezpiecznym środowisku Office 365.

Harmonogram sukcesu

Jak często musisz organizować spotkania zespołu, spotkania grup, spotkania w sprawie projektu i spotkania w sprawie spotkań? Jedną z zalet pracy w grupie jest to, że możesz uniknąć zaspotykania się na śmierć, co bywa trudne w tradycyjnej kulturze biznesowej.

Częstotliwość spotkań – i tematy, którym są poświęcone – do pewnego stopnia zależy od typu zespołu, jego celów i liderów. Grupy, które pracują rzeczywiście zespołowo, mogą spotykać się w celu omówienia pomysłów i postępów mniej więcej raz na tydzień. w zespołach o strukturze hierarchicznej często panuje większa dyscyplina z obowiązkowymi zebraniami organizowanymi co tydzień o określonej godzinie. Oczywiście, niektóre zespoły – zwłaszcza aktywnych sprzedawców – spotykają się co rano, aby omówić plan na dany dzień. Zatem tylko od Twojego uznania – oraz Twoich potrzeb – zależy, jak często będziesz spotykał się ze swoim zespołem.

Bez względu na wyznaczony harmonogram staraj się być konsekwentny, przynajmniej w fazach formowania i docierania zespołu. Kiedy dotrzesz do fazy normowania, kwestia spotkań rozwiąże się sama, ale jakaś struktura – na przykład „Będziemy spotykać się co środę o 9.00 czasu środkowoeuropejskiego” – może pomóc w organizowaniu zespołu.

Kiedy zaczniesz planować spotkania, pamiętaj, że poszczególni członkowie zespołu mogą mieszkać w różnych strefach czasowych. Jeśli każdy z nich skonfiguruje usługę Office 365 tak, aby dokładnie odzwierciedlała lokalny czas, kalendarz Office 365 powinien uwzględnić różnice czasowe podczas organizowania spotkania. Jeśli jednak któryś z użytkowników nie ustawił lokalnego czasu, musisz zachować szczególną ostrożność, aby upewnić się, że każdy będzie mógł zalogować się o właściwej porze.

tłumaczenie treści w locieKiedy pracujesz z osobami rozsianymi po całym świecie, od czasu do czasu możesz napotkać bariery językowe. Taka jest rzeczywistość globalnego rynku, a narzędzia translatorskie to naprawdę przydatna część chmurowego przybornika. Narzędzia te w rzeczywistości stanowią część pakietu Office 2010 – programów word, PowerPoint i Excel – ale będziesz ich mógł używać w usłudze Office 365. Za pomocą funkcji translatorskich możesz łatwo tłumaczyć słowa i frazy podczas pracy nad dokumentami albo prowadzić rozmowy z kolegami z całego świata.

Kiedy na przykład otwierasz dokument worda w witrynie Office 365, wybierz opcję Edytuj w programie Word. Plik pojawi się w znajomym interfejsie programu word 2010. Następnie możesz włączyć narzędzie Minitłumacz, klikając kartę Recenzja, a następnie przycisk Przetłumacz w grupie Język. Kliknij pozycję Wybierz język tłumaczenia, po czym na liście Przetłumacz na kliknij wybrany język. Kliknij przycisk OK, a następnie ponownie kliknij przycisk Przetłumacz, tym razem po to, aby włączyć

CZęŚĆ 2 66

funkcję Minitłumacz (zob. rysunek 4.6.). Teraz możesz wyróżnić słowo lub frazę podczas pracy, a Minitłumacz pokaże Ci tłumaczenie w czasie rzeczywistym (a nawet wypowie je na głos, jeśli klikniesz przycisk Odtwórz). Świetna rzecz!

RYsUNEK 4.6. Wybierz język, na który chcesz tłumaczyć, a następnie kliknij narzędzie Minitłumacz, aby włączyć funkcję tłumaczenia.

Usuwanie barier językowych

Jeśli członkowie Twojego zespołu pochodzą z różnych kontynentów i kultur, warto od razu zająć się problemami językowymi. Jeśli tworzysz materiały do publicznego użytku, powinieneś dążyć do standardu, który łatwo przetłumaczyć na różne języki, co oznacza unikanie lokalnych fraz, które później mogą sprawiać kłopoty w tłumaczeniu.

Możesz też porozmawiać z zespołem na temat preferowanych języków, które pozwolą wam na zrozumiałą komunikację we wiadomościach e-mail, w internecie i przez telefon. Możecie wybrać jeden wspólny język, którym wszyscy płynnie się posługują, albo porozumiewać się po angielsku.

Jeśli członkowie zespołu używają słów lub fraz, których nie rozumiesz, zapytaj, co mają na myśli. To znacznie lepsze niż domyślanie się lub udawanie, że wszystko jest jasne – w ten sposób możesz przegapić coś ważnego!

Narzędzie Minitłumacz oferuje tłumaczenie na niemal 30 różnych języków, a nieustannie dodawane są nowe. Używaj go więc regularnie, aby przekształcić słowa i wyrazy, których nie rozumiesz, w treść, którą możesz wykorzystać.

Nawiązywanie natychmiastowego kontaktu z członkami zespołuw ciągu ostatnich 10 lat technologia sprawiła, że nawiązywanie kontaktu stało się znacznie łatwiejsze. Kiedyś pisaliśmy i dostarczaliśmy notatki, dzwoniliśmy i organizowaliśmy spotkania. Dziś wysyłamy wiadomości e-mail, a jeśli to okazuje się za wolne, możemy wysłać wiadomość błyskawiczną do kogoś, kto jest akurat dostępny online.

wiadomości błyskawiczne to oczywiście nic nowego. windows Live Messenger i inne komunikatory są dostępne od lat. Nowością jest możliwość komunikowania się z członkami zespołu bezpośrednio z poziomu środowiska pracy. Początkowo wiadomości błyskawiczne powodowały problemy z bezpieczeństwem, więc większość dużych korporacji po prostu zabraniała korzystania z komunikatorów. Teraz możesz użyć programu Lync Online, aby czatować z kolegami w czasie rzeczywistym, nie przejmując się tym, że ktoś może przechwycić wiadomość. Komunikacja jest łatwa, bezpieczna i odbywa się w środowisku Office 365.

Komunikacja indywidualna i zespołowa

Kiedy Twoja grupa dopiero się tworzy, możesz obawiać się, że zbyt wiele konwersacji indywidualnych prowadzonych przez wiadomości błyskawiczne i e-mail może doprowadzić do izolacji niektórych osób. Czy zespół stanie się zespołem, jeśli ludzie dobiorą się w pary i zaczną pomijać innych?

Na szczęście, możesz zaprosić więcej niż jedną osobę do sesji wiadomości błyskawicznych. Możesz też zachować zapis konwersacji, a potem udostępnić go całemu zespołowi.

Aby pomóc zespołowi w nawiązywaniu kontaktów i komunikacji, regularnie organizuj spotkania online w fazach formowania i docierania. Nie przejmuj się natomiast zbytnio komunikacją indywidualną, chyba że uważasz, że członkowie zespołu nie wykonują swoich zadań (a to może stać się punktem planu następnego spotkania).

CZęŚĆ 2 67

Organizowanie spotkań onlineMożliwość zebrania całego zespołu w jednym miejscu i o jednej porze jest bardzo istotna, zwłaszcza jeśli jego członkowie są rozproszeni po całym świecie. w Office 365 możesz użyć narzędzia Kalendarz do planowania spotkań zespołu oraz Lync Online, aby łatwo spotykać się online i koordynować pracę grupy.

Kiedy klikniesz przycisk Opcje w prawym górnym rogu okna Lync i wybierzesz polecenie Spotkaj się z, Lync wyświetli okno dialogowe Konwersacja grupowa i poprosi o wybranie ustawień dźwięku. Domyślnie Lync używa własnego, zintegrowanego audio i wideo (zob. rysunek 4.7.). Możesz też poprosić uczestników o kontakt telefoniczny, jeśli masz określony numer konferencyjny, którego wolałbyś użyć.

RYsUNEK 4.7. Użyj programu Microsoft Lync, aby spotkać się online z zespołem – o wyznaczonej godzinie albo w dowolnym dogodnym momencie.

Zwoływanie grupy

Spotkania zespołu mogą wzbudzać poczucie przynależności do grupy, ale mogą być też nudnym, żmudnym obowiązkiem, który z perspektywy uczestników jest stratą czasu. Aby osiągnąć optymalne wyniki, organizuj krótkie, dynamiczne spotkania – i staraj się, żeby były pozytywne i ukierunkowane.

Członkowie zespołu będą chętnie uczestniczyć w spotkaniach, które ich zainteresują albo pomogą w rozwiązaniu bieżących problemów. warto więc przyjąć ogólny plan spotkań, który może wyglądać na przykład tak:

• powitanie grupy,• sukcesy zespołu w minionym tygodniu,• cele na bieżący tydzień,• raporty indywidualne,• coś zabawnego (albo wskazówka lub pozytywna opinia klienta),• pożegnanie.

Cały proces może zajmować zaledwie 15 minut, ale jeśli będziecie go przestrzegać, załatwicie bieżące sprawy, nacieszycie się sukcesami (co motywuje do działania) i rozejdziecie z poczuciem, że dobrze wykorzystaliście czas. Dobry wynik, jak na krótką wizytę w chmurze!

Emisja prezentacji przez siećFunkcja emisji pokazu slajdów w programie PowerPoint 2010 to kolejna ważna zmiana, jaką przyniósł pakiet Office 2010. Teraz, jako użytkownik usługi Office 365, możesz emitować prezentacje na żywo do zespołu i klientów – bez względu na to, w jakiej części świata akurat przebywają. Po prostu stwórz prezentację w aplikacji PowerPoint web App (dostępnej jako część Office 365) i przygotuj ją do emisji przez sieć. w tym celu musisz utworzyć łącze, które wyślesz w wiadomości e-mail, aby zaproszeni mogli obejrzeć prezentację w swoich przeglądarkach. Jednym z ograniczeń tej funkcji jest to, że dźwięk lub wideo

CZęŚĆ 2 68

dodane do prezentacji nie zostaną przesłane przez sieć; możesz jednak równolegle zorganizować połączenie konferencyjne i omawiać prezentacje slajd po slajdzie.

WskazówkaNawet osoby, które nie należą do zespołu i nie mają programu PowerPoint 2010, będą mogły obejrzeć prezentację, jeśli wyślesz im łącze internetowe. Jest to zatem dobry sposób na zaprezentowanie produktu lub usługi klientom, również tym, którzy nie korzystają z usługi Office 365.

Jak przygotować dobrą emisję?

Kiedy przygotowujesz emisję online, pamiętaj przede wszystkim, że Twój przekaz – i Twoje cele – muszą być tak klarowne, jak to tylko możliwe. Oto kilka scenariuszy, w których może przydać się funkcja emisji:

• Chcesz pokazać wszystkim członkom grupy, jak używać witryny zespołu.• Przedstawiasz projekt opakowania nowego produktu.• Chcesz udostępnić prezentację, którą planujesz pokazać na następnym zebraniu kierownictwa firmy.• Chcesz zasięgnąć opinii zespołu w sprawie prezentacji poświęconej waszej pracy.• Uczysz się i udostępniasz informacje, które zebrałeś na pewien specyficzny temat, który wpływa na waszą wspólną pracę.

Dobra emisja internetowa bierze pod uwagę fakt, że widzowie mogą mieć inne rzeczy do zrobienia – i robić je wtedy, kiedy wydaje Ci się, że oglądają Twoją prezentację! Upewnij się zatem, że prezentacja jest angażująca – przekazuje informacje w bardzo jasny sposób, a w kluczowych punktach zatrzymuje się, umożliwiając zadanie pytań lub podjęcie interakcji.

Zadbaj o część dźwiękową prezentacji – czy będzie to tradycyjna konferencja telefoniczna, czy połączenie nawiązane przez Lync Online – aby członkowie zespołu mogli dzielić się swoimi pomysłami i zadawać pytania.

Możesz też przygotować i udostępnić ulotki lub inne materiały, publikując je w bibliotece dokumentów zespołu w SharePoint Online albo wysyłając pocztą e-mail do członków zespołu przed rozpoczęciem emisji.

tworzenie i modyfikowanie witryny sieci WebSharePoint Online pozwala stworzyć nie tylko witrynę zespołu, w której będziesz tworzyć biblioteki dokumentów, zamieszczać powiadomienia, planować spotkania itd., ale również witrynę publiczną, w której będziesz dzielił się informacjami z resztą świata. Prowadzenie witryny zespołu – niewidocznej dla osób z zewnątrz – oraz witryny publicznej za pomocą jednego narzędzia naprawdę oszczędza czas i pozwala skupić się na różnych zadaniach, jakich wymaga zarządzanie zespołem z jednej strony, a prezentacja produktów klientom – z drugiej.

Łącze do przeglądania witryny publicznej znajdziesz w sekcji Witryna sieci Web na dole strony głównej. Aby jednak zmodyfikować witrynę (a nie tylko ją przeglądać), musisz kliknąć łącze Administrator na górze strony głównej Office 365 i przewinąć ekran w dół do sekcji Witryna sieci Web. Kliknij łącze Edytuj witrynę, aby przystąpić do pracy nad treścią stron. Domyślnie witryna publiczna składa się z pięciu stron: Strona główna, Informacje o nas, Kontakt z nami, Mapa witryny oraz Logowanie uczestnika. Możesz dostosować zawartość stron, dodać nowe strony, zmienić motyw lub układ stron i generalnie zmodyfikować witrynę tak, jak uznasz za stosowne (zob. rysunek 4.8.).

CZęŚĆ 2 69

RYsUNEK 4.8. Możesz łatwo zmieniać motyw i układ swojej witryny.

WskazówkaJeśli korzystałeś z Office Live Small Business, zauważysz, że masz do dyspozycji te same narzędzia, które były dostępne w tamtym programie. Możesz łatwo edytować, formatować i dodawać komponenty sieci web za pomocą prostych narzędzi oferowanych teraz przez SharePoint Online.

Zobacz teżInformacje o dostosowywaniu zawartości witryn SharePoint Online znajdziesz w rozdziale 2.

Co dalej?Ten rozdział skupiał się na zadaniach, od których możesz zacząć budowanie swojego zespołu. w następnym rozdziale nauczysz się witryny internetowe w SharePoint Online. Dowiesz się, jak dostosować jej zawartość do potrzeb zespołu, a także jak stworzyć witrynę publiczną, którą udostępnisz reszcie świata.

Rozdział 2. tworzenie witryny zespołu za pomocą sharepoint OnlineW tym rozdziale:• Planowanie witryny zespołu• Szybkie tworzenie prostej witryny zespołu• Projektowanie przemyślanej witryny zespołu• wybieranie motywu witryny• Zmiana układu tekstu na stronie• Dodawanie wpisów• Dodawanie i formatowanie obrazów• Edycja obrazu• Dodawanie nowej strony• wprowadzanie i edytowanie treści• Kodowanie pod kątem języka• Dodawanie składników web Part• Udostępnianie witryny

CZęŚĆ 2 70

sharepoint Online prawdopodobnie będzie centralnym punktem Twojej pracy w chmurze. Pomoże Ci pozostać w kontakcie z zespołem, udostępniać dokumenty, publikować powiadomienia oraz aktualizacje i zarządzać różnymi zadaniami w ramach realizowanych projektów. Bądź co bądź, potrzebujesz przestrzeni, w której zespół będzie mógł się zbierać i dzielić tym, nad czym wspólnie pracujecie.

Podstawowa witryna SharePoint Online w Office 365 to tylko początek – możesz uzupełnić ją o najróżniejsze narzędzia i składniki dopasowane do typu informacji, jakimi zarządzasz, oraz rezultatów, które chcesz osiągnąć. Możesz też użyć SharePoint Online do stworzenia witryny publicznej, w której zaprezentujesz swoją pracę reszcie świata.

Celem jest stworzenie witryny, która będzie stanowić główną bazę Twojego zespołu – wirtualnej przestrzeni biurowej, w której będziesz mógł znaleźć potrzebne pliki, pogawędzić z kolegami przy kawie, łatwo uzyskać informacje o postępach ważnych zadań i poczuć, że należysz do grupy. w poprzednim rozdziale poznałeś kilka podstawowych czynności, które warto wykonać w witrynie zespołu; tutaj dowiesz się, jak dodawać tekst i obrazy oraz przestawiać różne elementy, aby dopasować je do waszego stylu pracy.

planowanie witryny zespołuJeśli kiedyś należałeś do jakiegokolwiek zespołu, z pewnością wiesz, że nie wszystkie są sobie równe. Każdy ma własną osobowość – niektóre są przyjacielskie, inne ukierunkowane, jeszcze inne skupione na pracy. Zespoły mają różne cele, takie jak przygotowywanie ważnego wydarzenia, pisanie programu nowych szkoleń albo opracowywanie raportu rocznego. Miewają też różnych liderów, zaczynając od rotacyjnego, zespołowego przywództwa, a kończąc na stylu hierarchicznym, gdzie u steru stoi osoba o mentalności „wóz albo przewóz”.

Typ witryny, który stworzysz w SharePoint, powinien odzwierciedlać styl pracy zespołu. Jeśli chcesz, żeby wszyscy byli informowani o nadchodzących terminach i zrealizowanych niedawno zadaniach, upewnij się, że wyświetlasz powiadomienia i aktualizacje w dobrze widocznym miejscu. Jeśli chcesz po prostu wziąć się do roboty i zapewnić wspólną przestrzeń na pliki, dodaj bibliotekę dokumentów na stronie głównej witryny zespołu.

szybkie tworzenie prostej witryny zespołuMożesz poświęcić mnóstwo czasu – napisano na ten temat całe książki – na projektowanie witryny SharePoint tak, aby zawierała dokładnie te typy informacji, które chcesz oferować. Jednak projektowanie witryny może też sprowadzać się do wrzucenia kilku słów i obrazków na stronę. Jeśli po prostu potrzebujesz wspólnej przestrzeni do publikowania informacji – a Twój zespół będzie współpracował przez krótki czas – może to w zupełności wystarczyć. Jeżeli właśnie tego szukasz i jesteś administratorem, możesz utworzyć witrynę ekspresową w SharePoint Online.

Najszybszym sposobem stworzenia funkcjonalnej witryny SharePoint jest skorzystanie z opcji witryny ekspresowej. Pozwala to na przykład łatwo udostępniać informacje o projekcie. witryna ta jest oparta na gotowym szablonie, który obejmuje bibliotekę dokumentów oraz listę anonsów.

Aby utworzyć witrynę ekspresową, wykonaj poniższe czynności:

1. w Office 365 kliknij łącze Witryna zespołu na górze ekranu.2. w witrynie zespołu kliknij strzałkę Akcje witryny w lewym górnym rogu wstążki.3. wybierz polecenie Więcej opcji.4. w oknie Utwórz kliknij pozycję Witryna, przewiń listę w dół i kliknij opcję Witryna zespołu Express (zob. rysunek 5.1.).5. wprowadź tytuł i adres URL, pod którym pojawi się witryna.6. Kliknij przycisk Utwórz. Nowa witryna zostanie dodana pod istniejącą witryną najwyższego poziomu.

Teraz możesz dodać do niej własną treść i dostosować ją do potrzeb zespołu.

CZęŚĆ 2 71

RYsUNEK 5.1. Kliknij opcję Witryna zespołu Express, aby szybko utworzyć nową witrynę zespołu.

projektowanie przemyślanej witryny zespołuJeśli Twój zespół będzie współpracował przez dłuższy czas i zależy Ci na tym, aby sprawnie się komunikował, miał dostęp do najnowszych wersji plików i zawsze wiedział, nad czym pracują poszczególne osoby, warto przemyśleć projekt witryny w celu stworzenia środowiska, które członkowie zespołu docenią i którego będą chętnie używać. Możesz zorganizować zebranie zespołu (przez telefon lub Microsoft Lync), aby przedyskutować następujące pytania:

• Jakie są cele zespołu?• Jak długo będziecie współpracować?• Czy skupicie się na jednym projekcie, czy na wielu?• Czy będziecie się regularnie spotykać?

Pytania tego rodzaju pozwolą Ci ustalić, jakie składniki internetowe i narzędzia dodać do witryny zespołu. Jeśli zespół będzie współpracował przez dłuższy czas nad wieloma projektami, możesz opracować witrynę z wieloma stronami, z których każda będzie zawierać pliki i informacje związane z konkretnymi sprawami, którymi się zajmujecie.

WskazówkaKiedy przyjdzie czas opracować witrynę publiczną, podobne pytania funkcjonalne pomogą Ci zaplanować treść, którą do niej dołączysz. Na przykład, co klienci będą mogli robić w witrynie? Czy będą pobierali raport? Zapisywali się na najnowszy katalog? Zgłaszali pomysły? Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci przemyśleć typy elementów, które uwzględnisz w projekcie strony. więcej informacji o projektowaniu witryny dla klientów znajdziesz w rozdziale 3. cz. III, „Projektowanie publicznej witryny internetowej”.

Przemyślenie ogólnego wyglądu i funkcjonalności witryny pozwala też wykazać się kreatywnością. Możesz łatwo wybrać – i zmienić – motywy, które koordynują schemat barw używany na stronach witryny. Możesz na przykład dopasować wygląd witryny do firmowego logo albo wybrać układ i barwy, które najlepiej odzwierciedlają typ udostępnianej treści.

Jak pokazano na rysunku 5.2., karta Narzędzia do edycji – wstawianie zawiera narzędzia, które pozwalają dodawać najróżniejsze elementy do stron witryny. Za pomocą narzędzi umieszczonych na wstążce możesz wstawiać następujące gotowe elementy:

• tabele,• obrazy,• łącza,• pliki,

CZęŚĆ 2 72

• biblioteki dokumentów,• kalendarz,• anonsy.

RYsUNEK 5.2. Karta Narzędzia do edycji – Wstawianie zawiera kilka narzędzi, które pozwalają dodawać elementy do stron w witrynie zespołu.

WskazówkaJeśli chcesz dodać specjalne funkcje do swoich stron, kliknij zakładkę Wstawianie na karcie Narzędzia do edycji, a następnie kliknij przycisk Więcej składników Web Part. Możesz dodać narzędzia, które gromadzą informacje od zespołu, śledzą lokalizację jego członków, umożliwiają uzyskiwanie informacji o najnowszych aktualizacjach oraz publikowanie mediów itd. więcej informacji o tych narzędziach znajdziesz w podrozdziale „Dodawanie składników web Part” w dalszej części rozdziału.

Wybieranie motywu witrynyKiedy przystąpisz do projektowania witryny, pierwszą rzeczą, którą prawdopodobnie wybierzesz, będzie jej wygląd. SharePoint Online pozwala łatwo zastosować skoordynowany schemat kolorów – rozciągający się na wszystkie elementy dodawane do witryny – dzięki któremu przestrzeń robocza zespołu zyska unikatowy wygląd i styl.

Obecnie wiemy o kolorach znacznie więcej niż kiedyś, zwłaszcza jeśli chodzi o tworzenie środowiska pracy o odpowiedniej atmosferze. Barwy chłodne – na przykład jasnoniebieska lub zielona – tworzą relaksujący klimat; możesz ich użyć, jeśli zespół pracuje nad stresującym projektem i chcesz, żeby wszyscy członkowie zachowali równowagę i nie dali się ponieść emocjom. w przypadku mało energicznych zespołów warto użyć żywych kolorów, takich jak czerwony lub pomarańczowy, aby pobudzić uwagę i zachęcić do kreatywnego działania.

Początkowo schemat barw Office 365 jest ustawiony na Domyślny (brak motywu), co oznacza bardzo prosty, ascetyczny wygląd witryny zespołu. Aby zmienić schemat domyślny na coś bardziej kolorowego, wykonaj poniższe czynności:

1. wyświetl witrynę przez zalogowanie się w Office 365 i kliknięcie łącza Witryna zespołu.2. Kliknij przycisk Akcje witryny.3. wybierz pozycję Ustawienia witryny.4. w sekcji Wygląd i działanie kliknij łącze Motyw witryny.5. w panelu po prawej stronie okna Wybierz motyw (zob. rysunek 5.3.) klikaj nazwy różnych motywów, aby zobaczyć

kombinacje barw na siatce podglądu po lewej stronie okna. w zależności od wybranego motywu zmienia się również czcionka nagłówka i tekstu podstawowego.

6. Kiedy znajdziesz motyw, który Ci się spodoba, kliknij przycisk Zastosuj na dole listy.

CZęŚĆ 2 73

RYsUNEK 5.3. Wybierz jedną z palet barw, które określają wygląd hiperłączy, nagłówków i tekstu podstawowego na stronie.

WskazówkaJeśli tworzysz dodatkową witrynę zespołu i chcesz zmienić jej motyw (bez modyfikowania motywu głównej witryny), kliknij kartę tej nowej witryny, zanim klikniesz przycisk Akcje witryny.

Office 365 przetworzy wprowadzone zmiany i wyświetli witrynę zespołu w nowym schemacie kolorów.

Możesz zmieniać motyw witryny tak często, jak chcesz, dopóki nie znajdziesz stylu, który zechcesz zachować. wybierz motyw odzwierciedlający logo firmy, wzornictwo opakowań albo inny zestaw barw związany z tym, co próbujesz osiągnąć. Jeśli chcesz zaangażować kolegów z zespołu w proces tworzenia witryny, możesz zaprosić ich do głosowania nad preferowanym schematem barw.

Aby jednak uzyskać najlepsze rezultaty i zbudować spójny zespół, zdecyduj się na jakieś barwy we wczesnej fazie i zachowaj jednakowy wygląd oraz styl przez cały czas trwania projektu. Zbyt wiele zmian może sprawić, że zespół poczuje się zagubiony, ponieważ przestrzeń robocza będzie wydawać się niezdefiniowana. Jasny wybór na początku i stałość podczas projektu zapewnia zespołowi stabilność i poczucie tożsamości.

UwagaMotyw może być zmieniany tylko przez użytkowników z uprawnieniami administratora. Możesz zatem przez kilka dni ustawiać różne motywy i zachęcić członków zespołu do głosowania na ten, który najbardziej im się podoba.

Zmiana układu tekstu na stronieUkład strony to kolejny ważny wybór, który przyczynia się do ogólnego wyglądu witryny zespołu. Układ wpływa tez na sposób, w jaki poszczególne narzędzia są wyświetlane na stronie, więc może ułatwiać (lub utrudniać) znalezienie potrzebnych elementów. Nie ma jednej uniwersalnej funkcji, która wpływałaby na wszystkie tworzone strony; układ każdej strony wybiera się niezależnie.

Jeśli spędziłeś choć trochę czasu w sieci, prawdopodobnie widziałeś szeroką gamę stylów stron. Niektóre z nich sprawdzają się lepiej, inne gorzej, w zależności od tego, co chciał osiągnąć twórca witryny. Niektóre zawierają trzy lub cztery ciasno upakowane kolumny informacji; inne są bardziej otwarte i mogą mieć dużą, graficzną czcionkę na górze strony z niewielką ilością tekstu pod spodem. wiele witryn przeznaczonych do dzielenia się informacjami wykorzystuje układ kolumnowy, na przykład z kolumną nawigacyjną po lewej stronie, kolumną z głównymi artykułami na środku oraz „dodatkową” kolumną po prawej stronie. Oczywiście, to tylko przykład – kiedy będziesz przeglądał inne witryny, zastanawiaj się, co Ci się podoba, a co nie. wykorzystasz tę wiedzę w programie SharePoint Online, kiedy będziesz tworzył interfejs użytkownika dla swojego zespołu.

Aby wybrać układ bieżącej strony, wykonaj poniższe czynności:

1. wybierz stronę witryny zespołu, którą chcesz zmodyfikować, i kliknij narzędzie Edytuj po lewej stronie zakładki Przeglądanie.2. Na karcie Narzędzia do edycji – Formatowanie tekstu kliknij przycisk Układ tekstu w grupie Układ.3. Z listy Układ tekstu wybierz opcję, którą chcesz zastosować (zob. rysunek 5.4.).

CZęŚĆ 2 74

RYsUNEK 5.4. W trybie edycji kliknij przycisk Układ tekstu na karcie Narzędzia do edycji – Formatowanie tekstu, aby zmienić układ bieżącej strony.

Układ zostanie zastosowany do strony, a istniejąca treść przekształcona tak, aby pasowała do nowego układu. w dowolnym momencie możesz zmienić układ, ponownie klikając narzędzie Układ tekstu i wybierając inną opcję. Możesz też ukrywać, usuwać lub modyfikować indywidualne pola tekstowe wraz z zawartością przez kliknięcie strzałki w prawym górnym rogu pola tekstowego i wybranie polecenia Minimalizuj, Usuń lub Edytuj składnik Web Part (zob. rysunek 5.5.).

RYsUNEK 5.5. Możesz ukryć, usunąć lub zmienić obiekt przez kliknięcie skierowanej w dół strzałki w prawym górnym rogu pola tekstowego.

Możesz teraz dodać do strony jakąś treść, klikając pole tekstowe i wpisując nagłówek oraz początkowy akapit. Użyj narzędzi w grupie Czcionka, aby sformatować wprowadzony tekst.

Dodawanie wpisóww dowolnym momencie (bez względu na to, czy już wybrałeś motyw i układ, czy jeszcze nie), możesz dodać wpis, aby powiadomić członków zespołu o bieżących wydarzeniach. Domyślnie strona główna witryny zespołu zawiera obszar Wpisy tuż pod sekcją wprowadzenia na górze ekranu. Aby dodać nową wiadomość, kliknij obszar wpisów i na wyświetlonej karcie Narzędzia list – Elementy kliknij przycisk Nowy element w grupie Nowa po lewej stronie wstążki. Następnie kliknij pozycję Nowy element, jak pokazano na rysunku 5.6.

CZęŚĆ 2 75

RYsUNEK 5.6. Kliknij obszar Wpisy, a następnie kliknij Nowy element, aby dodać wpis do strony.

w wyświetlonym oknie dialogowym Wpisy – Nowy element (zob. rysunek 5.7.) wpisz tytuł i treść wpisu. Jeśli chcesz, aby wpis automatycznie wygasł, kliknij symbol kalendarza po prawej stronie pola Wygasa i wybierz datę końcową. Kliknij Zapisz, aby dodać wpis do strony. wiadomość pojawi się pod polem wpisy i cały zespół będzie mógł ją przeczytać.

Aby szybko opublikować wpis bez daty wygasania, możesz też po prostu wprowadzić tekst w polu Wpisy i kliknąć przycisk Wpis.

RYsUNEK 5.7. Wprowadź tytuł i treść wpisu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

WskazówkaOto prosty pomysł, który może przynieść duże korzyści – regularnie dodawane wpisy nadają ogólny ton Twojej witrynie. Jeśli Twoje wiadomości zawsze dotyczą zbliżających się terminów, członkowie zespołu mogą z czasem zacząć się ich obawiać. Jeśli jednak zamieszczasz na zmianę przypomnienia, najnowsze wieści i informacje o sukcesach, pamiętając o chwaleniu członków zespołu za osiągnięte cele lub ukończone zadania, użytkownicy będą z przyjemnością logować się i czytać najnowsze wpisy – zwłaszcza, jeśli bywają wyróżniani!

CZęŚĆ 2 76

UwagaMożesz łatwo zmodyfikować nowo dodaną wiadomość. wskaż wpis i kliknij łącze Szczegóły, żeby wyświetlić go na karcie Widok. Następnie kliknij przycisk Edytuj element na wstążce, wprowadź zmiany i kliknij przycisk Zapisz.

Dodawanie i formatowanie obrazówOczywiście, nawet jeśli pracujesz nad nudnym projektem z mnóstwem nudnych danych i bezbarwnymi osobami, możesz zawsze uatrakcyjnić przestrzeń roboczą przez dodanie zdjęć produktów, ludzi, budynków lub kwiatów albo innych interesujących lub zabawnych obrazów związanych z zespołem czy projektem. Obrazy ożywiają stronę i dodają jej energii, nawet jeśli same w sobie nie są szczególnie ekscytujące. Statystyki dowodzą, że ludzie łatwiej zapamiętują informacje, jeśli na stronie znajdują się obrazy, na których można zawiesić oko (i które podkreślają treść). Pomyśl więc o dodaniu jakichś elementów wizualnych do strony, nawet jeśli będzie to tylko firmowe logo albo fotografie produktów.

Bez względu na to, czy istnieje funkcjonalna potrzeba dołączenia obrazów – na przykład najnowszych zdjęć produktów, które znajdą się w katalogu, albo portretów członków zespołu, żeby mogli lepiej się poznać – czy po prostu chcesz trochę udekorować witrynę, sama procedura jest bardzo prosta:

1. wyświetl stronę witryny, którą chcesz zmienić.2. Kliknij przycisk Edytuj po lewej stronie zakładki Przeglądanie.3. Kliknij obszar wyświetlonej strony, w którym chcesz wstawić zdjęcie.4. Kliknij kartę Narzędzia do edycji – Wstawianie.5. Kliknij przycisk Obraz (zob. rysunek 5.8.).

RYsUNEK 5.8. Kliknij kartę Narzędzia do edycji – Wstawianie, a następnie przycisk Obraz, aby rozpocząć proces dodawania obrazu.

6. wybierz opcję Z komputera, aby wstawić obraz zapisany na dysku twardy. wybierz opcję Z adresu, aby użyć obrazu z innej witryny.

7. w oknie dialogowym Wybieranie obrazu (zob. rysunek 5.9.) kliknij przycisk Przeglądaj i przejdź do folderu z plikiem, którego zamierzasz użyć. Kliknij plik, a następnie kliknij przycisk Otwórz.

RYsUNEK 5.9. Kliknij przycisk przeglądaj i przejdź do folderu, w którym przechowywany jest obraz.

CZęŚĆ 2 77

8. wybierz folder, do którego chcesz wysłać plik, i kliknij przycisk OK.9. w oknie dialogowym Elementy zawartości witryny wpisz tytułu obrazu (który zarazem pełni funkcję alternatywnego tekstu

dla użytkowników, którzy nie widzą grafiki) i kliknij przycisk Zapisz (zob. rysunek 5.10.).

Rysunek 5.10. Wprowadź tytuł obrazu w oknie dialogowym Elementy zawartości witryny.

Obraz zostanie dodany do strony i pojawią się narzędzia edycyjne, abyś mógł dostosować wygląd obrazu.

UwagaFolder Elementy zawartości witryny jest zwykle odpowiedni do przechowywania obrazów, chyba że chcesz utworzyć specjalny folder związany z bieżącym projektem. Jeśli utworzyłeś już inny folder i chcesz wysłać obraz właśnie do niego, kliknij strzałkę Przekaż do i wybierz żądany folder z listy. Następnie kliknij przycisk OK.

Edycja obrazuJeżeli w przeszłości pracowałeś nad stronami internetowymi, prawdopodobnie pamiętasz, jak trudno było skonfigurować obrazy w witrynie dokładnie według Twoich potrzeb. Jeśli chciałeś zmienić podstawowe parametry obrazu – dodać obramowanie, zmienić rozmiar albo przesunąć go na stronie – musiałeś pamiętać odpowiednie polecenia i robić wszystko ręcznie.

To już przeszłość. w witrynie Office 365, kiedy już umieścisz obraz na stronie, karta Narzędzia obrazu – Projektowanie wyświetla narzędzia, które umożliwiają łatwe dokonywanie takich zmian – wystarczy kilka kliknięć myszą i naciśnięć klawiszy. Oto kilka prostych zadań:

1. Kliknij obraz, który właśnie dodałeś do strony. Pojawi się karta Narzędzia obrazu – Projektowanie (zob. rysunek 5.11.).2. Aby zmienić położenie obrazu względem tekstu na stronie, kliknij przycisk Położenie i wybierz żądaną opcję z wyświetlonej

listy.3. Aby dodać lub usunąć obramowanie, kliknij przycisk Style obrazu i wybierz żądaną opcję.4. Aby zmienić rozmiar obrazu, kliknij pole Rozmiar poziomy lub Rozmiar pionowy i wprowadź nowe wymiary (w pikselach).

Jeśli chcesz zachować proporcje obrazu, nie usuwaj zaznaczenia z pola Zablokuj współczynnik proporcji.5. Kiedy wprowadzisz zmiany, po prostu kliknij stronę poza obrazem, a narzędzia znikną.

CZęŚĆ 2 78

RYsUNEK 5.11. Użyj narzędzi na karcie Narzędzia obrazu – projektowanie, aby wprowadzić tekst alternatywny, zmienić położenie obrazu lub jego rozmiary.

WskazówkaNarzędzie Zmień obraz na karcie Narzędzia obrazu – Projektowanie może oszczędzić Ci mnóstwo czasu, kiedy ustawisz już obraz w odpowiednim położeniu i określisz jego rozmiar, a potem dojdziesz do wniosku, że chcesz zamienić go na inny. Aby to zrobić, kliknij przycisk Zmień obraz, przejdź do folderu, w którym przechowywany jest nowy obraz, zaznacz go i kliknij przycisk Otwórz. Nowy obraz zostanie umieszczony w tym samy miejscu, co poprzedni, z tymi samymi ustawieniami. Świetnie!

Dodawanie nowej stronyKiedy zaczynasz korzystać z usługi Office 365, SharePoint Online pomaga Ci w pracy, tworząc zarówno witrynę zespołu, jak i witrynę publiczną, w której możesz zamieścić informacje dla obecnych i potencjalnych klientów. Ale w ogólnym planie witryny zespołu powinieneś uwzględnić inne strony, które do niej dołączysz. w zależności od typu zespołu – i typu pracy, jaką będziecie razem wykonywać – będziesz potrzebował różnych typów stron.

Jakie zatem rodzaje stron możesz dodać? w dalszym podrozdziale poznasz składniki web Part, ale przydatne może być utworzenie różnych stron do różnych funkcji. Jedna strona może na przykład zawierać strategię marketingową, bibliotekę plików marketingowych, zdjęcia marketingowe oraz obszar wpisów, w którym członkowie zespołu skupiający się na marketingu będą składać sprawozdania z wykonanych zadań. Druga może być ogólną stroną zespołu, na której będziesz zamieszczał aktualizacje w stylu serwisów społecznościowych, powiadomienia itd., aby koordynować pracę zespołu. Trzecia może zawierać dziennik prac z materiałami do przejrzenia i akceptacji.

Aby dodać stronę do witryny zespołu, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij łącze [+ Dodaj nową stronę] na pasku nawigacji po lewej stronie ekranu (zob. rysunek 5.12.).2. w oknie dialogowym Nowa strona wpisz nazwę nowej strony i kliknij przycisk Utwórz.

CZęŚĆ 2 79

Kliknij, aby dodać nową stronę

Rysunek 5.12. Kliknij łącze [+ Dodaj nową stronę] w panelu nawigacyjnym przy lewej krawędzi ekranu, aby dodać nową stronę do witryny.

Office 365 utworzy stronę o wprowadzonej nazwie, a następnie wyświetli pustą stronę, gotową do dodania treści.

Wprowadzanie i edytowanie treściAby dodać treść do strony, wystarczy kliknąć i zacząć pisać. Oczywiście, możesz do woli formatować tekst, używając technik podobnych do tych, z których korzystasz na co dzień w programie Microsoft word – oraz kopiować i wklejać informacje do okna Office 365 tak, jak do każdej innej aplikacji.

Kiedy dodajesz nową stronę, Office 365 wyświetla ją i umieszcza kursor w górze ekranu, oczekując na wprowadzenie tekstu. Możesz po prostu kliknąć żądane narzędzie na karcie Narzędzia do edycji – Formatowanie tekstu, aby zmienić format tekstu.

Kiedy otwierasz istniejącą stronę, musisz najpierw kliknąć narzędzie Edytuj po lewej stronie zakładki Przeglądanie, aby wyświetlić stronę w trybie edycji. Pojawi się karta Narzędzia do edycji, umożliwiając dokonanie zmian. Możesz:

• zmienić rozmiar, styl lub kolor tekstu,• sformatować tekst i ustawić adiustację akapitów,• wybrać styl tekstowy treści,• zastosować style znakowania do wprowadzonego tekstu,• zidentyfikować język dodanej treści.

Niektóre z tych zadań edycyjnych opisano w poniższych podrozdziałach. wiele spośród nich zapewne znasz z pracy z innymi programami do przetwarzania tekstu.

Formatowanie tekstuPodstawowe czynności związane z wprowadzaniem i formatowaniem tekstu, nagłówków, podpisów oraz innych elementów strony są bardzo proste. Kiedy klikniesz pole tekstowe na stronie witryny zespołu, pojawi się zakładka Narzędzia do edycji, domyślnie wyświetlając kartę Formatowanie tekstu.

Aby sformatować już wprowadzony tekst, po prostu zaznacz go, a następnie wybierz nowe ustawienie z grupy Czcionka na karcie Formatowanie tekstu. Możesz zmienić czcionkę, rozmiar i styl (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie, indeks dolny i górny), zmienić kolor tła i tekstu albo usunąć całe formatowanie.

CZęŚĆ 2 80

Wybieranie stylu tekstowegoSharePoint Online oferuje kilka stylów tekstowych, które możesz stosować do tekstu na swoich stronach. Kliknij przycisk Style w grupie Style, aby wyświetlić dostępne opcje. w menu tym znajdziesz style pokazane na rysunku 5.13. Aby zastosować jeden z nich do istniejącego tekstu, po prostu wyróżnij tekst i wybierz styl. Możesz też zastosować styl, zanim zaczniesz pisać – kliknij stronę, aby ustawić kursor, a następnie wybierz styl.

RYsUNEK 5.13. Możesz zastosować styl albo do istniejącego tekstu, albo przed rozpoczęciem pisania.

stosowanie stylów adiustacjiPonieważ pracujesz w sieci z Office 365, bardzo przydatna jest możliwość bezpośredniego stosowania stylów adiustacji do wprowadzonego tekstu. Pomagają one nadać stronom formatowanie, jakiego użyłbyś podczas przygotowywania witryny w języku HTML. Jeśli w przeszłości pracowałeś z językami znakowania, możesz rozpoznać pokazane niżej style:

Style adiustacji możesz stosować zarówno do istniejącego tekstu, jak i przed jego wprowadzeniem. Tak czy inaczej, zostaną one osadzone w kodzie HTML witryny i będą rozpoznawane oraz wyświetlane bez względu na to, jakiej przeglądarek używają Twoi koledzy z zespołu.

CZęŚĆ 2 81

Kodowanie pod kątem językaPo prawej stronie grupy Adiustacja na karcie Narzędzia do edycji – znakowanie znajdziesz narzędzie Języki. Możesz użyć go, aby dodać do treści znacznik, który informuje przeglądarkę, jaki jest język tekstu. Jeśli na przykład dodasz słowo lub frazę po włosku z myślą o kolegach z włoch (zob. rysunek 5.14.), możesz zaznaczyć ją, kliknąć strzałkę Języki i wybrać z listy pozycję Włoski. Dzięki temu przeglądarka rozpozna używany język i prawidłowo wyświetli tekst w przeglądarkach użytkowników.

RYsUNEK 5.14. Zastosuj znakowanie językowe, jeśli masz na stronie słowa lub frazy w innych językach.

WskazówkaJeśli potrzebujesz pomocy z tłumaczeniem, wyświetl plik w aplikacji Office 2010 web App, a następnie otwórz go w programie word, Excel, PowerPoint lub OneNote w komputerze, aby uzyskać dostęp do nowego narzędzia Minitłumacz, które pozwala przekładać słowa i frazy „w locie”. Co więcej, możesz przetłumaczyć tekst, skopiować go i wkleić bezpośrednio do okna SharePoint Online. Nieźle.

Dodawanie składników Web partSkładniki web Part to ekscytujące, interaktywne narzędzia, których możesz użyć w witrynie zespołu, aby dodać do stron wiele różnych funkcji. Karta Narzędzia do edycji – Wstawianie zawiera grupę Składniki Web Part z gotowymi składnikami, które możesz wstawić bezpośrednio na stronę. Składniki te pozwalają m.in.:

• dodać bibliotekę dokumentów,• wstawić nowy lub istniejący kalendarz,• utworzyć lub dodać listę anonsów,• dodać listę kontaktów.

Narzędzie Więcej składników Web Part zawiera wyspecjalizowane elementy, które umożliwiają zwiększenie funkcjonalności witryny. w zależności od tego, co jest Ci potrzebne, możesz dodać składniki web Part, które pozwalają:

• dostarczać treść odpowiednią dla poszczególnych użytkowników,• dodać listę elementów zawartości witryny,• publikować informacje o nadchodzących wydarzeniach,• dodać przeglądarkę obrazów lub pokaz slajdów,• wstawić element wyświetlający treść Microsoft Silverlight,• dodać listę zadań użytkownika,• utworzyć listę członków zespołu.

CZęŚĆ 2 82

Aby dodać składnik web Part do witryny zespołu, najpierw wyświetl stronę, na której chcesz go wstawić. Następnie wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij obszar strony, w którym chcesz dodać składnik.2. Kliknij kartę Narzędzia do edycji – Wstawianie.3. Kliknij żądany składnik web Part, na przykład Biblioteka dokumentów (zob. rysunek 5.15.).4. Jeśli utworzyłeś więcej niż jedną bibliotekę dokumentów, pojawi się lista, żebyś mógł wybrać tę właściwą. Możesz też wybrać

pozycję Nowa biblioteka dokumentów, aby utworzyć nową bibliotekę.

RYsUNEK 5.15. Za pomocą narzędzi Web parts na karcie Narzędzia do edycji – Wstawianie możesz łatwo dodawać składniki Web parts do witryny zespołu.

Udostępnianie witrynyChoć witryna zespołu SharePoint Online ma stanowić bezpieczne środowisko pracy dla Ciebie i Twojego zespołu, kiedy już ją uruchomisz, możesz zaprosić kogoś do jej odwiedzenia. Aby udostępnić witrynę zespołu, wykonaj poniższe czynności:

1. wybierz witrynę zespołu ze strony głównej Office 365.2. Kliknij przycisk Akcje witryny po lewej stronie wstążki.3. wybierz opcję Udostępnij witrynę.4. w oknie Udostępnianie witryny programu SharePoint (zob. rysunek 5.16.) wprowadź adresy e-mail członków zespołu,

których chcesz zaprosić do witryny. Możesz kliknąć przycisk Sprawdź nazwy (znajdujący się po prawej stronie pól tekstowych), aby upewnić się, że wybierasz osoby z firmowej książki adresowej.

5. Możesz też kliknąć strzałkę Użytkownicy w tej grupie i wybrać grupę, aby wyszukać w niej gości lub użytkowników witryny, których chcesz zaprosić.

6. w razie potrzeby zmień wiersz Temat i wpisz wiadomość w dolnym polu tekstowym.7. Kliknij przycisk Udostępnij, aby wysłać zaproszenie do swoich kontaktów.

CZęŚĆ 2 83

RYsUNEK 5.16. Możesz zaprosić innych do współpracy w witrynie, wybierając polecenie Udostępnij witrynę z listy Akcje witryny.

Kiedy zaproszone osoby otrzymają wiadomość e-mail, będą mogły kliknąć zawarte w niej łącze i zalogować się w witrynie.

Co dalej?w tym rozdziale zapoznałeś się z kilkoma zadaniami, które warto wykonać niedługo po utworzeniu witryny zespołu. Bez względu na to, czy wolisz prostotę, czy też chcesz stworzyć rozbudowany projekt, możesz zwiększyć funkcjonalność witryny, wybierając motyw, dostosowując format tekstu, dodając strony i treść, wstawiając i edytując obrazy, dodając składniki web Part itd. w następnym rozdziale dowiesz się, jak dodawać pliki do witryny SharePoint, udostępniać je innym oraz pracować z nimi.

Rozdział 3. publikowanie, udostępnianie i organizowanie plikówW tym rozdziale:• Co to jest biblioteka dokumentów i gdzie się znajduje?• Tworzenie biblioteki dokumentów• Organizowanie bibliotek dokumentów• Praca z plikami w bibliotece dokumentów• Rozpoczynanie nowego dokumentu• Co dalej?

Dobrze mieć miejsce w sieci, w którym można się spotykać, zwłaszcza jeśli liczysz na to, że z czasem zespół przekształci się w produktywną grupę osób, które lubią swoje towarzystwo i dobrze razem pracują. Grupy można jednak tworzyć w najróżniejszych miejscach – na blogach, w serwisach społecznościowych, a nawet w ulubionym komunikatorze internetowym. Dlaczego potrzebne jest tak zaawansowane narzędzie, jak SharePoint Online, aby zapewnić grupie to szczególne coś, co jest potrzebne do odniesienia sukcesu?

Narzędzie do zarządzania plikami dostępne w SharePoint Online pozwalają tworzyć biblioteki dokumentów, udostępniać dokumenty i obrazy oraz pracować z plikami w sposób, który optymalizuje wydajność zespołu. w tym rozdziale dowiesz się, jak skonfigurować bibliotekę dokumentów, zarządzać nimi i edytować je w SharePoint Online.

CZęŚĆ 2 84

Co to jest biblioteka dokumentów i gdzie się znajduje?Kiedy pierwszy raz uzyskasz dostęp do witryny zespołu, przekonasz się, że podstawowa strona została już utworzona – i na tym koniec. Jeśli chcesz dodać bibliotekę dokumentów – miejsce do przechowywania i organizowania plików, które będziesz dzielił z zespołem – musisz zrobić to sam. w tym podrozdziale dowiesz się, jak zaplanować biblioteki dokumentów, tworzyć je i dodawać do nich pliki.

planowanie bibliotek

Jakich plików będzie potrzebował Twój zespół? Zależy to od projektu. Jeśli na przykład przygotowujesz raport marketingowy, prawdopodobnie będziesz pracował z następującymi plikami:

• zbiór uwag na temat projektu,• protokoły ze spotkań poświęconych planowi projektu,• harmonogram prac,• zdjęcia produktów, które zostaną dołączone do raportu,• dokument z tekstem raportu,• arkusz kalkulacyjny z budżetem projektu,• komentarze recenzentów lub formularze recenzji.

A to bywa tylko wierzchołek góry lodowej. Projekt może być znacznie bardziej skomplikowany, możesz też jednocześnie realizować kilka projektów – w takim przypadku warto utworzyć oddzielne biblioteki dokumentów na oddzielnych stronach do przechowywania dokumentów związanych z różnymi przedsięwzięciami.

Jedną z ogromnych zalet bibliotek dokumentów jest to, że pozwalają ograniczyć liczbę wersji poszczególnych plików. Przypuśćmy, że napisałeś szkic tekstu raportu i opublikowałeś go w witrynie. Inny członek zespołu może go zmodyfikować, kolejny – zredagować treść, projektant – zastosować odpowiedni szablon i motyw, kierownik – sprawdzić raport wiersz po wierszu, przy czym każdy pracuje na tym samym pliku. Oznacza to, że nie będziesz miał sześciu wersji pliku, które trzeba będzie scalić w aktualną kopię. Dzięki funkcjom ewidencjonowania dostępnym w SharePoint każdy członek zespołu może bezpośrednio modyfikować plik przechowywany w bibliotece. w ten sposób wszystkie zmiany trafiają do jednego pliku i nie trzeba martwić się o to, że podczas finalizowania projektu zostanie wykorzystana niewłaściwa wersja.

tworzenie biblioteki dokumentóww poprzednim rozdziale poznałeś proces dodawania biblioteki dokumentów, kiedy dodawałeś składnik web Part do witryny SharePoint Online. Możesz utworzyć bibliotekę dokumentów na dowolnej stronie, w każdym miejscu witryny. Zacznij od strony, na którą chcesz wstawić bibliotekę dokumentów. wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij łącze w panelu nawigacyjnym po lewej stronie, aby wyświetlić stronę, której chcesz użyć.

WskazówkaMożesz też utworzyć nową stronę na bibliotekę dokumentów. w tym celu kliknij łącze [+ Dodaj nową stronę], wpisz nazwę nowej strony i kliknij przycisk Utwórz.

2. Kliknij przycisk Edytuj po lewej stronie zakładki Przeglądanie.3. Kliknij kartę Narzędzia do edycji – Wstawianie.4. Kliknij przycisk Biblioteka dokumentów w grupie Składniki Web Part i wybierz polecenie Nowa biblioteka dokumentów.5. w oknie dialogowym Tworzenie listy wpisz nazwę biblioteki dokumentów i kliknij przycisk OK (zob. rysunek 6.1.).

CZęŚĆ 2 85

RYsUNEK 6.1. Utwórz nową bibliotekę dokumentów i nadaj jej nazwę w oknie dialogowym tworzenie listy.

Możesz nadać bibliotece niemal dowolną nazwę, używając spacji, znaków przestankowych, a nawet symboli, które są niedozwolone w innych nazwach, takich jak znak procentu lub wykrzyknik. Nazwa biblioteki dokumentów pojawi się również na liście Biblioteka dokumentów w grupie Składniki Web Part, abyś w przyszłości mógł dodać tę samą bibliotekę do innej strony.

Dodawanie dokumentówAby biblioteka była funkcjonalna, musisz dodać do niej jakieś plik. w tym celu możesz przesyłać pliki pojedynczo albo dodać wiele plików jednocześnie. Kiedy zaczynasz tworzyć bibliotekę, możesz przesłać do niej wszystkie utworzone do tej pory pliki, a potem, w miarę rozrastania się biblioteki, dodawać kolejne pliki jeden po drugim. w tym podrozdziale opisano obie procedury.

przekazywanie pojedynczych dokumentówOto procedura przesyłania pojedynczego dokumentu:

1. Kliknij łącze Dodaj dokument, które znajduje się pod biblioteką dokumentów (zob. rysunek 6.2.).

RYsUNEK 6.2. Kliknij łącze Dodaj dokument, aby rozpocząć dodawanie dokumentów do biblioteki.

2. w oknie dialogowym Pliki zespołu – Przekazywanie dokumentu (zob. rysunek 6.3.) kliknij przycisk Przeglądaj.3. Przejdź do folderu zawierającego plik, który chcesz dodać. Zaznacz plik i kliknij przycisk Otwórz.4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Przekazywanie dokumentu.

Plik zostanie dodany do listy, a w bibliotece zostanie wyświetlony jego typ, nazwa, data ostatniej modyfikacji oraz nazwa osoby, która zmodyfikowała plik.

CZęŚĆ 2 86

RYsUNEK 6.3. Kliknij przycisk przeglądaj w tym oknie dialogowym, aby przesłać pojedynczy plik.

Dodawanie wielu dokumentówJeśli masz wiele plików, które chciałbyś dodać do biblioteki dokumentów, łatwiej będzie przesłać je wszystkie jednocześnie. Oto, jak to zrobić:

1. Zacznij od kliknięcia łącza Dodaj dokument.2. w oknie dialogowym Pliki zespołu – Przekazywanie dokumentu kliknij łącze Przekaż wiele plików (zob. rysunek 6.4.).3. Z drzewa po lewej wybierz folder, w którym znajdują się pliki.4. Zaznacz pola wyboru obok plików, które chcesz przesłać.5. Kliknij przycisk OK, aby dodać pliki.

RYsUNEK 6.4. Okno dialogowe, które pojawia się po kliknięciu łącza przekaż wiele plików w oknie dialogowym pliki zespołu – przekazywanie dokumentu.

CZęŚĆ 2 87

WskazówkaDomyślnie zaznaczone jest pole wyboru Zastąp istniejące pliki. Oznacza te, że przesyłane pliki nadpiszą pliki o takich samych nazwach, które znajdują się już w bibliotece dokumentów. Lepiej nie usuwać zaznaczenia z tego pola, ponieważ zmniejsza to liczbę wersji określonego pliku i ogranicza ryzyko, że inny członek zespołu będzie pracował z przestarzałą wersją. warto zawczasu poinformować zespół o tej zasadzie, aby wszyscy członkowie zrozumieli, że nowe wersje plików będą zastępować starsze wersje o tej samej nazwie.

Organizowanie bibliotek dokumentówEfektywne nazewnictwo i organizacja dokumentów pomoże członkom zespołu szybko znajdować potrzebne pliki. Możesz usprawnić ten proces, wybierając konkretne konwencje nazewnicze dla publikowanych plików. Możesz na przykład poprosić, aby wszyscy użytkownicy umieszczali swoje inicjały i datę w nazwie pliku, albo przypisać kody poszczególnym działom, żeby każdy z nich mógł łatwo rozpoznać własne pliki.

Oprócz porządkowania plików za pomocą konwencji nazewniczych możesz również organizować je według informacji w tabeli biblioteki dokumentów. Co więcej, możesz dostosować kolumny w bibliotece dokumentów, aby uwzględnić informacje, które mają największe znaczenie w Twoim projekcie.

porządkowanie plików w bibliotece dokumentówDomyślnie biblioteka dokumentów pokazuje cztery kolumny: Typ, Nazwa, Zmodyfikowane i Zmodyfikowane przez. Aby posortować pliki, wskaż myszą żądaną kolumnę; kiedy pojawi się skierowana w dół strzałka, kliknij ją, żeby wyświetlić listę opcji sortowania.

Jeśli na przykład chcesz posortować dokumenty według kolumny Nazwa, aby wyświetlić je w kolejności alfabetycznej od A do Z, wskaż myszą nagłówek kolumny Nazwa. Kliknij opcję Rosnąco (zob. rysunek 6.5.), a pliki w bibliotece zostaną uporządkowane alfabetycznie.

RYsUNEK 6.5. Możesz posortować pliki w bibliotece dokumentów, aby ułatwić członkom zespołu odnalezienie ich.

Modyfikowanie bieżącego widokuMożesz łatwo stworzyć własny typ biblioteki dokumentów z kolumnami pokazującymi informacje, które są istotne w danym projekcie. Możesz na przykład dodać kolumnę, która pokazuje, kto wyewidencjonował plik albo jakie działy są odpowiedzialne za poszczególne pliki.

CZęŚĆ 2 88

Aby zmodyfikować bieżący widok biblioteki dokumentów, najpierw kliknij górny wiersz tabeli. Pojawi się karta Narzędzia bibliotek – Biblioteka. Kliknij strzałkę przy przycisku Bieżący widok, a pojawi się lista opcji, w tym Modyfikuj widok oraz Modyfikuj w programie SharePoint (zaawansowane). wybierz opcję Modyfikuj widok (zob. rysunek 6.6.).

RYsUNEK 6.6. Kliknij bibliotekę dokumentów i wybierz polecenie Modyfikuj widok na karcie Narzędzia bibliotek – Biblioteka, aby zmodyfikować bibliotekę.

Możesz zmienić wiele aspektów sposobu, w jaki pliki są wyświetlane w bibliotece dokumentów. Kiedy klikniesz opcję Modyfikuj widok, pojawi się ekran, który oferuje szereg ustawień wpływających na wygląd biblioteki. Jak pokazano na rysunku 6.7., opcje dostępne na tym ekranie pozwalają:

• wybrać kolumny, które mają pojawiać się w bibliotece dokumentów,• zwiększyć lub zmniejszyć liczbę wyświetlanych kolumn,• wybrać kolumny, według których pliki będą sortowane,• filtrować elementy biblioteki dokumentów według określonych kryteriów,• dodać przycisk, który pozwala członkom zespołu edytować bibliotekę dokumentów,• wyświetlać pola wyboru obok poszczególnych elementów, aby użytkownicy mogli wybierać wiele plików,• grupować podobne pliki,• dodawać sumy elementów w kolumnach biblioteki dokumentów,• zastosować styl do biblioteki dokumentów,• wybrać, czy pliki będą wyświetlane w folderach, czy nie,• ustawić limit liczby elementów, które mogą być wyświetlane na liście biblioteki dokumentów,• określić wygląd biblioteki dokumentów na ekranach urządzeń przenośnych.

CZęŚĆ 2 89

RYsUNEK 6.7. Możesz zmodyfikować bieżący widok biblioteki, aby zmienić liczbę kolumn, styl, liczbę wyświetlanych elementów itd.

Możesz zmienić wygląd biblioteki dokumentów, wyświetlając lub ukrywając kolumny oraz zmieniając ich kolejność. Najpierw w kolumnie Wyświetl zaznacz kolumny, które mają być pokazywane. Następnie w kolumnie Pozycja od lewej kliknij strzałkę i wybierz liczbę, która wskazuje pozycję kolumny w tabeli.

sortowanie to kolejne ustawienie, za pomocą którego możesz ułożyć pliki w kolejności mającej sens w danym projekcie. Możesz wybrać podstawową i wtórną kolumnę sortowania. Jeśli na przykład wybierzesz Wyewidencjonowane do jako podstawową kolumnę sortowania, biblioteka dokumentów będzie wyświetlać dokumenty według osób, które je wyewidencjonowały. Jeśli wybierzesz Tytuł jako wtórną kolumnę sortowania, dokumenty będą wymienione alfabetycznie w obrębie grup Wyewidencjonowane do.

Filtry pozwalają wybrać elementy, które będą pokazywane na liście biblioteki dokumentów. Możesz na przykład filtrować pliki w taki sposób, aby na liście widoczne były tylko pliki opublikowane w ostatnim miesiącu albo przez określonych członków zespołu.

CZęŚĆ 2 90

warto również poeksperymentować z funkcją Styl. SharePoint Online początkowo wyświetla bibliotekę dokumentów w widoku domyślnym, jako prostą, pozbawioną barw tabelę. Inne style dostępne na ekranie Edytowanie widoku to Tabela podstawowa, Szczegóły dokumentu, Biuletyn, Biuletyn bez linii, Cieniowany i Okienko podglądu. w tabeli 6.1. opisano bliżej efekty, jakie można uzyskać przez wybranie poszczególnych stylów.

TABELA 6.1. Style biblioteki dokumentów

Styl biblioteki Opis

tabela podstawowa to samo, co widok domyślny.

szczegóły dokumentu pokazuje każdy plik we własnym polu z nazwą, datą modyfikacji i informacją o użytkowniku, który zmodyfikował plik.

Biuletyn Wyświetla pliki oddzielone liniami, z przyciskiem Edytuj przy każdym elemencie.

Biuletyn, bez linii Wyświetla pliki bez oddzielających je linii, z przyciskiem Edytuj.

Cieniowany Co drugi wiersz biblioteki dokumentów jest cieniowany.

Okienko podglądu pokazuje listę plików po lewej stronie i wyświetla informacje o każdym pliku po wskazani go myszą.

Po wprowadzeniu zmian w oknie Edytowanie widoku po prostu kliknij przycisk OK, aby wrócić do biblioteki dokumentów i sprawdzić jej bieżący wygląd. Jeśli nie jesteś zadowolony ze zmian albo chcesz spróbować czegoś innego, ponownie kliknij górną część biblioteki dokumentów, aby wyświetlić kartę Narzędzia bibliotek, wrócić do okna Edytowanie widoku i dokonać dalszych modyfikacji.

Czy potrzebujesz programu sharepoint Designer?

Usługę Office 365 zaprojektowano tak, aby można było łatwo dostosować ją do swoich potrzeb bez zaawansowanej wiedzy technicznej. Nie trzeba być programistą, aby optymalnie wykorzystać wszystkie oferowane funkcje. To bardzo dobrze.

A jeśli znasz się na projektowaniu witryn internetowych i chciałbyś mieć większą kontrolę nad układem strony? SharePoint Online pozwala otworzyć stronę i zmodyfikować projekt bezpośrednio w programie SharePoint Designer. Opcję te znajdziesz na liście Bieżący widok, a także na liście Akcje witryny.

Program SharePoint Designer można pobrać bezpłatnie z witryny Microsoft Download Center pod adresem www.microsoft.com/downloads, więc jeśli wypróbujesz go i uznasz, że jednak nie jest Ci potrzebny, nic się nie stanie. Może się jednak okazać,

CZęŚĆ 2 91

że szybko nauczysz się jego obsługi i docenisz dodatkowe możliwości modyfikowania stron i większą elastyczność w porównaniu z internetowymi narzędziami projektowymi.

Dodawanie nowej kolumny do biblioteki dokumentówMoże podstawowy układ tabeli Ci odpowiada i chcesz pozostawić większość informacji w niezmienionej postaci. Przypuśćmy jednak, że brakuje Ci kolumny pokazującej dział, który utworzył plik. Możesz łatwo dodać nową kolumnę. Kliknij bibliotekę dokumentów, aby wyświetlić kartę Narzędzia biblioteki – Biblioteka. Następnie kliknij przycisk Utwórz kolumnę w grupie Zarządzanie widokami.

Kiedy pojawi się okno dialogowe Tworzenie kolumny (zob. rysunek 6.8.), wpisz nazwę nowej kolumny i wybierz element odzwierciedlający typ informacji, które będą przechowywane w tej kolumnie. w przypadku nazwy działu ustawienie domyślne – Pojedynczy wiersz tekstu – jest odpowiednie. Możesz jednak również dodać obraz (na przykład zdjęcie z profilu członka zespołu), wybierając opcję Hiperłącze lub obraz, albo utworzyć menu za pomocą opcji Wybór.

RYsUNEK 6.8. Wprowadź nazwę i wybierz typ informacji, które będą wyświetlane w nowej kolumnie.

w obszarze Dodatkowe ustawienia kolumny możesz wpisać dodatkowy opis i wybrać, czy nowa kolumna musi zawierać informacje. Możesz też ograniczyć liczbę znaków w kolumnie, dodać ją do widoku domyślnego oraz wprowadzić formułę, jeśli chcesz weryfikować zawarte w niej dane.

tworzenie nowego widoku biblioteki dokumentówChoć przechowywanie plików w SharePoint Online nie wymaga wyrafinowanych sztuczek, program oferuje szeroką gamę funkcji, za pomocą których możesz dostosować informacje wyświetlane w tabeli. Możesz tworzyć własne widoki i nadać bibliotece styl, który najlepiej pasuje do Twoich potrzeb.

Zauważ, że nie jesteś ograniczony do jednego widoku. Możesz utworzyć zwykły widok biblioteki, a także widok arkusza danych i kalendarza, przy czym wszystkie będą korzystać z tych samych informacji. Na przykład na rysunku 6.9. pokazano widok arkusza danych, który utworzono dla przykładowej biblioteki dokumentów używanej wcześniej w tym rozdziale.

CZęŚĆ 2 92

RYsUNEK 6.9. Utwórz nowy widok, aby wyświetlać pliki na różne sposoby.

Aby utworzyć nowy widok biblioteki dokumentów, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij górną część biblioteki dokumentów, aby wyświetlić kartę Narzędzia bibliotek.2. Kliknij kartę Biblioteka.3. w grupie Zarządzanie widokami kliknij przycisk Utwórz widok.4. w sekcji Wybierz format widoku wybierz żądany typ widoku (standardowy, kalendarza, arkusza danych, wykresu Gantta

lub niestandardowy).5. wpisz nazwę nowego widoku.6. Określ, czy widok ma być dostępny publicznie, czy przeznaczony tylko dla Ciebie.7. Określ inne ustawienia związane z wybranym typem widoku i kliknij przycisk OK.

przełączanie widokówKiedy utworzysz nowe widoki, musisz mieć możliwość łatwego przełączania się między nimi. Przejdź na kartę Narzędzia bibliotek – Biblioteka, do grupy Zarządzanie widokami. Kliknij strzałkę Bieżący widok, aby wyświetlić listę dostępnych widoków, i kliknij ten, który chcesz obejrzeć. To naprawdę proste.

praca z plikami w bibliotece dokumentówKiedy już prześlesz pliki do biblioteki dokumentów, będziesz mógł łatwo je edytować, ewidencjonować, pobierać kopie oraz ustawić alerty, które powiadomią Cię o nadesłaniu nowej wersji pliku.

Karta Narzędzia bibliotek – Dokumenty pojawi się, kiedy klikniesz jeden z plików w bibliotece dokumentów. Poszczególne grupy – Nowa, Otwieranie i wyewidencjonowywanie, Zarządzanie, Udostępnianie i śledzenie, Kopie, Przepływy pracy oraz Znaczniki i notatki – zawierają różne zestawy narzędzi do edytowania, zarządzania, zapisywania, aktualizowania oraz pracy z wersjami pliku (zob. rysunek 6.10.). Szeroki wybór narzędzi pomaga zorganizować dokumenty i zachować wysoką produktywność poprzez pracę z najnowszymi wersjami plików.

CZęŚĆ 2 93

RYsUNEK 6.10. Karta Biblioteka dokumentów – Dokumenty zawiera narzędzia do dodawania, edytowania i pracy z pojedynczymi plikami.

Oprócz używania narzędzi na karcie Dokumenty możesz wyświetlić listę akcji przez wskazanie pliku myszą i kliknięcie strzałki, która pojawia się po prawej stronie kolumny Nazwa. Opcje w tym menu pozwalają obejrzeć lub zmienić właściwości pliku, zmodyfikować jego treść, wyewidencjonować plik, utworzyć alert powiadamiający o zmianie pliku, przenieść plik w inne miejsce, zarządzać prawami dostępu albo usunąć plik.

Dodawanie nowego folderu do bibliotekiChoć możesz ograniczyć liczbę plików wyświetlanych w bibliotece dokumentów, w pewnym momencie przewijanie listy 50 plików w poszukiwaniu tego właściwego zaczyna zmniejszać wydajność pracy. Podobnie jak w komputerze domowym lub biurowym, w bibliotekach SharePoint Online możesz użyć folderów do grupowania plików i łatwego ich wyszukiwania.

Aby dodać folder do biblioteki, wykonaj poniższe czynności:

1. wyświetl stronę z biblioteką dokumentów, którą chcesz zmienić.2. Kliknij bibliotekę, aby wyświetlić kartę Narzędzia bibliotek.3. Kliknij kartę Dokumenty.4. Kliknij przycisk Nowy folder w grupie Nowa.5. w oknie dialogowym Nowy folder wpisz nazwę nowego folderu i kliknij przycisk Zapisz.

Nowy folder pojawi się na górze listy plików pod podaną przez Ciebie nazwą. Możesz zmienić ustawienia folderu (na przykład jego nazwę) albo usunąć go, wskazując nazwę folderów i klikając strzałkę, która pojawia się po prawej stronie kolumny Nazwa.

WskazówkaMożesz połączyć foldery utworzone w SharePoint Online z programem Microsoft Outlook, aby móc łatwo synchronizować pliki bez względu na to, czy pracujesz w witrynie zespołu, czy poza nią. Kliknij folder, który chcesz połączyć, a następnie kliknij kartę Narzędzia bibliotek – Biblioteka. Kiedy klikniesz przycisk Połącz z programem Outlook w grupie Łączenie i eksportowanie, pojawi się pytanie, czy naprawdę chcesz połączyć bibliotekę SharePoint Online z programem Outlook. Kliknij przycisk Tak, a pojawi się okno logowania Office 365. wprowadź swoją nazwę użytkownika oraz hasło i zaczekaj, aż Outlook pobierze plik z dołączonego folderu. Folder z nazwą Twojej witryny zespołu pojawi się w sekcji Listy programu SharePoint na dole okienka nawigacji w programie Outlook.

Rozpoczynanie nowego dokumentuwięcej informacji o aplikacjach Office 2010 web Apps znajdziesz w rozdziale 5., „Praca z aplikacjami Office 2010 web Apps”, ale już teraz możesz przystąpić do tworzenia i przeglądania plików bezpośrednio z poziomu biblioteki dokumentów SharePoint. w ten sposób możesz łatwo sprawdzić coś w pliku, przedyskutować zmiany z zespołem albo po prostu zacząć pisać, kiedy poczujesz natchnienie.

Aby rozpocząć nowy dokument w SharePoint Online, kliknij bibliotekę dokumentów, a następnie przycisk Nowy dokument w grupie Nowa po lewej stronie karty Biblioteka dokumentów – Dokumenty. wybierz pozycję Nowy dokument, aby otworzyć nowy, pusty dokument w programie Microsoft word. Pojawi się okno dialogowe z przypomnieniem, że niektóre pliki mogą być szkodliwei prośbą o potwierdzenie pobrania pliku. Kliknij przycisk OK, a następnie przycisk Włącz edytowanie, aby

CZęŚĆ 2 94

rozpocząć pracę z dokumentem. Te zabezpieczenia stanowią część pakietu Office 2010 i mają chronić Cię przed potencjalnie szkodliwymi plikami, które możesz pobrać z internetu. Kiedy jednak włączysz edytowanie dokumentu pobranego z witryny zespołu, Office doda witrynę do zaufanych lokalizacji i w przyszłości nie będziesz musiał ponownie klikać przycisku Włącz edytowanie.

WskazówkaMożesz też wysłać istniejący dokument z komputera do biblioteki dokumentów, klikając przycisk Przekaż dokument w grupie Nowa na karcie Narzędzia bibliotek – Dokument. Kiedy klikniesz to narzędzie, będziesz mógł przekazać pojedynczy dokument lub wiele dokumentów z poziomu tego samego okna dialogowego Przekazywanie dokumentu, którego używałeś wcześniej w tym rozdziale.

Oglądanie właściwości plikuSharePoint zapewnia łatwy dostęp do właściwości pliku. Aby przejrzeć i zmienić właściwości pliku – zasadniczo jego nazwę i tytuł – zaznacz pole wyboru obok pliku w bibliotece dokumentów i kliknij przycisk Wyświetl właściwości lub Edytuj właściwości w grupie Zarządzanie na karcie Narzędzia bibliotek – Dokumenty.

w oknie dialogowym, które pojawi się po kliknięciu przycisku Edytuj właściwości, możesz zmienić nazwę pliku lub wpisać nowy tytuł (zob. rysunek 6.11.). Jeśli zechcesz, możesz też usunąć plik przez kliknięcie przycisku Usuń element.

RYsUNEK 6.11. Możesz łatwo wyświetlić i zmodyfikować właściwości pliku, aby zmienić nazwę lub tytuł dokumentu albo go usunąć.

Wyewidencjonowywanie i ewidencjonowanie plikówKiedy zespół współdzieli przestrzeń roboczą, bardzo ważny jest mechanizm, który zagwarantuje, że każdy będzie zawsze pracował z najnowszymi wersjami plików. SharePoint pozwala wyewidencjonować plik, zmodyfikować go, a następnie zaewidencjonować, aby inni członkowie zespołu mogli kontynuować pracę.

Aby wyewidencjonować plik, wykonaj poniższe czynności:

1. Zaznacz pole wyboru obok pliku, który chcesz wyewidencjonować.2. Na karcie Narzędzia bibliotek – Dokumenty kliknij przycisk Wyewidencjonuj w grupie Otwieranie

i wyewidencjonowywanie.3. Pojawi się okno dialogowe z ostrzeżeniem, że plik zostanie wyewidencjonowany. Zaznacz pole wyboru Użyj lokalnego

folderu wersji roboczych, aby zapisać plik w folderze używanym do synchronizacji z plikami online.4. Kliknij przycisk OK.

UwagaJeśli zaznaczysz pole wyboru Użyj lokalnego folderu wersji roboczych, możesz zobaczyć komunikat, że funkcja ta nie będzie działać z programem Internet Explorer, dopóki nie dodasz witryny SharePoint Online do strefy witryn zaufanych. Jeśli otrzymasz

CZęŚĆ 2 95

ten komunikat, przerwij operację wyewidencjonowywania, dokonaj zmian w programie Internet Explorer i uruchom go ponownie. Następnie wróć do witryny i wyewidencjonuj plik zgodnie z pierwotnymi zamierzeniami.

Teraz możesz zmodyfikować plik i zapisać go w zwykły sposób, a kiedy będziesz gotów, aby przesłać go z powrotem do witryny zespołu, kliknij kartę Plik i wybierz opcję Informacje. Na górze środkowej części karty Informacje w widoku Backstage zobaczysz, że plik nadal stanowi część internetowej witryny zespołu. Na górze środkowej kolumny aplikacja Office pokazuje, że plik jest obecnie wyewidencjonowany i pozwala albo odrzucić wyewidencjonowanie (co oznacza, że zmiany nie zostaną wprowadzone w pliku online), albo kliknąć Zaewidencjonuj, aby odesłać plik do witryny zespołu (zob. rysunek 6.12.).

RYsUNEK 6.12. Możesz zaewidencjonować plik bezpośrednio z poziomu aplikacji Office.

Kiedy zaewidencjonujesz plik, inni członkowie zespołu zobaczą dokonane przez Ciebie zmiany i w razie potrzeby będą mogli sami podjąć pracę nad plikiem.

Ustawianie alertówKolejnym aspektem pracy zespołowej jest to, że musisz wiedzieć, kto i kiedy przesyła dokumenty do witryny. Kiedy gonią Cię terminy, świadomość, że dokumenty są oddawane na czas, obniża poziom stresu i pozwala spokojnie śledzić postępy zespołu.

Możesz ustawić alerty, aby otrzymywać wiadomość za każdym razem, kiedy zostaną zaktualizowane pliki albo dokonana jakaś zmiana w witrynie. Aby ustawić alerty, wykonaj poniższe czynności:

1. wyświetl bibliotekę dokumentów, w której chcesz ustawić alerty.2. Zaznacz pole wyboru obok pliku, aby otrzymywać powiadomienia o konkretnym dokumencie.3. Kliknij przycisk Prześlij mi alert w grupie Udostępnianie i śledzenie na karcie Narzędzia bibliotek – Dokumenty.4. wybierz polecenie Ustaw alert dla tego dokumentu.5. w oknie dialogowym Nowy alert wprowadź nazwy osób, które mają otrzymywać powiadomienia, a następnie wybierz

metodę ich dostarczania (możesz wprowadzić adres e-mail albo numer telefonu komórkowego, jeśli wolisz SMS-y).6. wybierz typ zmian, o których chcesz być powiadamiany (wszystkie zmiany, zmiany dokonane przez innych, zmiany dokonane

w dokumencie, który utworzyłeś, albo zmiany dokonane w dokumencie, który zmodyfikowałeś jako ostatni).7. wybierz, czy chcesz otrzymywać alerty natychmiast, czy jako podsumowanie dzienne lub tygodniowe. Możesz też wybrać

godzinę, o której będą przesyłane alerty.8. Kliknij przycisk OK, aby zapisać alert.

WskazówkaAby przejrzeć i zmodyfikować ustawienia alertu, kliknij przycisk Prześlij mi alert w grupie Udostępnianie i śledzenie na karcie Narzędzia bibliotek – Dokumenty, a następnie wybierz polecenie Zarządzaj moimi alertami.

CZęŚĆ 2 96

Co dalej?Organizowanie, zarządzanie i praca z plikami prawdopodobnie będą pochłaniać dużą część Twojego czasu spędzanego w SharePoint Online. w tym rozdziale dowiedziałeś się, jak skonfigurować biblioteki dokumentów w taki sposób, aby pokazywały potrzebne Ci informacje, były proste w użyciu i zarządzaniu oraz zapewniały łatwy dostęp do operacji, które zamierzasz wykonywać na plikach. w następnym rozdziale opanujesz kolejne tajniki SharePoint Online i skierujesz swój zespół na właściwe tory, ucząc się tworzyć przepływy pracy i zarządzać nimi.

Rozdział 4. Dodawanie przepływów pracy i zarządzanie nimiW tym rozdziale:• Przepływy pracy w Office 365 – wprowadzenie• Tworzenie nowego przepływu pracy• Używanie przepływu pracy w projekcie• Zarządzanie przepływami pracy

Czy zdajesz sobie z tego sprawę, czy nie, bez przerwy używasz przepływów pracy. Nie wszystkie są zapisane na papierze, a Twoi koledzy mogą korzystać z innych procesów (co może, choć nie musi, powodować wiele problemów), ale praca, którą wykonujesz, ma określony przepływ. Czy publikujesz raport roczny, przygotowujesz reklamę pocztową, uruchamiasz nową witrynę, czy też wspomagasz zespół sprzedawców, Twoje codzienne zadania wpisują się w szerszy proces, który można rozłożyć na składniki i zorganizować.

Przepływy pracy w tradycyjnym sensie to logiczne struktury, które pomagają określić, kto i kiedy ma wykonywać określoną pracę. Kiedy pracujesz w zespole, przepływy pracy pomagają utrzymać projekt na właściwym torze i łatwo sprawdzić, którzy członkowie zespołu jest odpowiedzialni za poszczególne zadania. SharePoint Online w usłudze Office 365 pozwala łatwo tworzyć przepływy pracy i stosować je do projektów. w tym rozdziale dowiesz się, jak przygotować przepływ pracy i jak go używać, aby zespół pracował gładko i z zaangażowaniem.

przepływy pracy w Office 365 – wprowadzeniewitryna zespołu SharePoint Online oferuje różnorodne narzędzia i funkcje, które usprawniają pracę zespołu. Stworzenie przepływów pracy dla często używanych procesów – zwłaszcza dotyczących interakcji z klientami albo ważnych zadań i dokumentów – przynajmniej częściowo rozwieje Twoje obawy o sukces przedsięwzięcia.

Aby dodać przepływ pracy do witryny zespołu, najpierw musisz utworzyć bibliotekę lub listę z kolumną Wybór (która pozwala ustawić stan każdego elementu w przepływie pracy).

Podstawowa idea jest taka:

1. Tworzysz listę zadań, które trzeba wykonać, aby osiągnąć określony cel.2. Na podstawie tej listy tworzysz przepływ pracy, który pozwala wskazać, że zadanie zostało wykonane i kto powinien

zaangażować się jako następny.3. Przepływ pracy może automatycznie powiadamiać użytkownika przez e-mail, że nadszedł czas na wykonanie jego zadania.4. Kiedy wszystkie zadania zostaną oznaczone jako ukończone, przepływ pracy dobiega końca.

UwagaAby utworzyć listę na użytek przepływu pracy, możesz użyć szablonu Śledzenie problemów w SharePoint Online. Możesz również użyć szablonu Lista niestandardowa albo biblioteki dokumentów, ale żeby przepływ pracy działał prawidłowo, musisz dołączyć przynajmniej jedno pole Wybór, które umożliwia ustawianie wielu opcji. w polu Wybór ustawia się trzy różne stany (Aktywny, Rozwiązany i Zamknięty), których przepływ pracy używa do śledzenia postępów zadań.

Przepływy pracy pomagają łatwo koordynować ludzi, zadania i terminy w różnych projektach. wykorzystując SharePoint Online do śledzenia postępów projektu, możesz upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem i że właściwe osoby są zaangażowane w odpowiednich momentach.

CZęŚĆ 2 97

Jak używać przepływów pracy?

Przepływ pracy wymaga odrobiny namysłu i planowania, ale może oszczędzić Ci dużo czasu i kłopotów, jeśli nad różnymi częściami tego samego procesu pracuje wiele osób. Możesz użyć przepływów pracy, aby:

• monitorować zgłoszenie serwisowe od początkowego kontaktu z klientem aż do rozwiązania problemu,• śledzić zapytania klientów o nowy produkt,• zorganizować proces tworzenia raportu rocznego, od burzy mózgów do końcowych szlifów,• upewnić się, że każdy nowy pracownik zostanie przeszkolony przez różnych członków zespołu.

Bez względu na to, czy chcesz śledzić zadania, czy pliki w bibliotece, w SharePoint Online tworzenie i aktualizowanie procesu sprowadza się do zmieniania stanu zadań w miarę ich wykonywania.

tworzenie nowego przepływu pracyPrzepływ pracy to proces, który dołączasz do listy zadań albo do serii prac związanych z dokumentem, które powinny być wykonane w określonej kolejności. Aby utworzyć proces, zacznij od stworzenia bazowej listy lub biblioteki:

1. Aby stworzyć listę lub bibliotekę na użytek przepływu pracy, kliknij przycisk Akcje witryny, wybierz pozycję Wyświetl całą zawartość witryny, a następnie kliknij przycisk Utwórz. Kliknij pozycję Biblioteka lub Lista i zaznacz ikonę Rozwiązywanie problemów. wpisz nazwę listy lub biblioteki i kliknij przycisk Utwórz.

2. Kliknij kartę Narzędzia list – Lista, a następnie kliknij narzędzie Ustawienia przepływu pracy w grupie Ustawienia (zob. rysunek 7.1.).

RYsUNEK 7.1. po utworzeniu listy Śledzenie problemów kliknij narzędzie Ustawienia przepływu pracy w grupie Ustawienia na karcie Narzędzia listy – Lista.

3. Kliknij pozycję Dodaj przepływ pracy.4. Na ekranie Dodawanie przepływu pracy pozostaw wybrany szablon przepływu roboczego (Trójstanowy), jak pokazano

na rysunku 7.2. wpisz nazwę przepływu, na przykład Śledzenie pomocy technicznej.5. w sekcji Lista zadań możesz wybrać listę zadań, którą chcesz związać z przepływem, albo utworzyć nową listę.

Jeśli nie utworzyłeś jeszcze żadnej listy w swojej witrynie, SharePoint domyślnie utworzy nową listę.

CZęŚĆ 2 98

RYsUNEK 7.2. Wpisz nazwę i wybierz listę dla nowego przepływu pracy.

6. w obszarze Lista historii wybierz listę historii, której chcesz użyć. Jeśli jeszcze żadnej nie utworzyłeś, SharePoint domyślnie doda nową.

7. wybierz sposób uruchamiania przepływu pracy, zaznaczając pole wyboru, które najlepiej pasuje do Twojego procesu. Domyślnie dowolny użytkownik z przywilejami edycji może rozpocząć przepływ. Przez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru możesz ograniczyć tę możliwość do użytkowników, którzy mają uprawnienia Zarządzanie listami.

WskazówkaMożesz nakazać automatycznie uruchamianie przepływu pracy za każdym razem, kiedy do tabeli Śledzenie procesów zostanie dodany nowy element. w tym celu zaznacz pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy po utworzeniu nowego elementu.

8. Kliknij przycisk Dalej.

Ustawianie stanów przepływu pracyStany przepływu pracy pozwalają wskazać postępy pracy nad zadaniem. Można utworzyć różne stany, w zależności od typu wykonywanej pracy. Jeśli na przykład śledzisz proces przyznawania dotacji, możesz utworzyć stany odzwierciedlające trzy główne etapy procesu:

• zakończono badania,• złożono zapytanie na piśmie,• złożono propozycję dotacji.

Jeśli śledzisz zgłoszenia pomocy technicznej, możesz utworzyć poniższe stany:

• aktywne żądanie,• w toku,• zakończono.

A jeśli śledzisz telefony do działu sprzedaży, stany mogą wyglądać następująco:

• otrzymano wniosek,• zaplanowano spotkanie,• zakończono.

w sekcji Stany przepływu pracy zacznij od wybrania pola, które skonfigurujesz jako pole typu Wybór. w przykładzie z rysunku 7.3. tabela śledzenia problemów zawiera trzy pola oferujące możliwości wyboru, co oznacza, że można użyć ich do obsługi przepływu pracy.

CZęŚĆ 2 99

RYsUNEK 7.3. Wybierz pole zawierające wartości, które posłużą do śledzenia elementów w przepływie pracy.

WskazówkaJeśli chcesz zmienić kolumny dostępne na liście Zaznacz pole Wybór, musisz to zrobić, zanim zaczniesz konfigurować przepływ pracy. w tym celu dodaj do listy kolumnę niestandardową typu Wybór. Narzędzie Utwórz kolumnę znajdziesz w grupie Zarządzanie widokami na karcie Narzędzia list – Lista.

Określanie szczegółów zadaniaNastępnym etapem jest określenie, co powinno zostać wygenerowane, kiedy przepływ pracy zostanie uruchomiony. w tej sekcji wskazujesz pola, które powinny zostać dołączone do wiadomości; wprowadzasz opis zadania; wybierasz, czy chcesz dołączyć datę modyfikacji, utworzenia lub przypisania zadania; wreszcie określasz, kogo chcesz uwzględnić w szczegółach zadania. Aby wypełnić tę sekcję, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij pole Komunikat niestandardowy i wpisz tekst tytułowy, który zostanie wygenerowany podczas inicjowania przepływu (zob. rysunek 7.4.).

2. Kliknij strzałkę w polu Uwzględnij pole listy i wybierz nazwę pola, które zostanie połączone z komunikatem niestandardowym.

Wskazówkaw zależności od typu informacji, które śledzisz w swoim przepływie pracy, możesz utworzyć pole identyfikatora zawierające numer żądania albo wybrać pole Tytuł, aby przedstawić odbiorcom krótki przegląd zadania.

3. Następnie wpisz tytuł, który opisuje zadanie, i zaznacz pole Wstaw łącze do elementu listy, jeśli chcesz, żeby odbiorcy mogli przejść bezpośrednio do zadania przez kliknięcie łącza.

4. wybierz, czy chcesz dołączyć do komunikatu datę końcową, datę utworzenia elementu czy datę modyfikacji elementu.5. Jeśli chcesz, aby odbiorcy listy widzieli, komu przydzielono zadanie albo kto je utworzył lub zmodyfikował, kliknij strzałkę

Zadanie przydzielone do i dokonaj wyboru. Jeśli chcesz przydzielić zadanie konkretnej osobie, kliknij pole tekstowe i wpisz nazwę użytkownika; następnie kliknij przycisk Sprawdź nazwy, aby SharePoint Online dodał pełny adres e-mail członka zespołu.

CZęŚĆ 2 100

RYsUNEK 7.4. podaj szczegółowe informacje na temat zadania, aby określić, co się będzie działo podczas wykonywania konkretnych zadań.

UwagaJeśli chcesz zlokalizować określonego członka zespołu, ale nie pamiętasz jego nazwy użytkownika Office 365, kliknij przycisk Przeglądaj po prawej stronie pola Niestandardowy w sekcji Zadanie przydzielone do. w polu Znajdź okna dialogowego Wybierz: Osoby wpisz kilka pierwszych liter imienia lub nazwiska osoby i naciśnij klawisz Enter. SharePoint Online przeszuka listę użytkowników i wyświetli znalezioną osobę w okienku podglądu po prawej stronie. Aby wybrać użytkownika, kliknij jego nazwę, a następnie przycisk OK.

6. w sekcji Szczegóły wiadomości e-mail możesz nakazać automatycznie generowanie wiadomości e-mail i wybrać informacje, które będą do niej dołączane. Zaznacz pole wyboru Wyślij wiadomość e-mail, aby wysyłać wiadomość, i albo wpisz informacje w pola Do i Temat, albo pozostaw zaznaczone pola wyboru Uwzględnij zadanie przydzielono do oraz Użyj tytułu zadania, aby automatycznie uwzględniać te informacje.

7. w sekcji Treść pozostaw zaznaczone pole Wstaw łącze do elementu listy, jeśli chcesz wysyłać tylko łącze do zadania. Możesz też wpisać wiadomość, aby poinformować odbiorców, jak mają wykonać zadanie.

8. Powtórz etapy od 3 do 7, wybierając opcje i określając czynności wykonywane na pośrednim etapie przepływu pracy.9. Kliknij przycisk OK, aby zakończyć tworzenie przepływu pracy.

Kiedy skończysz tworzenie przepływu pracy, wrócisz do listy Śledzenie problemów. Przepływ zostanie zastosowany do Twojego projektu, kiedy utworzysz następne zadanie w procesie.

Edycja przepływu pracyAby zmienić ustawienia przepływu pracy, kliknij listę Śledzenie problemów w panelu nawigacyjnym po lewej stronie ekranu. wyświetl kartę Narzędzia list – Lista i wykonaj poniższe czynności:

CZęŚĆ 2 101

1. Kliknij przycisk Ustawienia przepływu pracy w grupie Ustawienia po prawej stronie wstążki.2. wybierz polecenie Ustawienia przepływu pracy.3. Na ekranie Ustawienia przepływu pracy (pokazanym na rysunku 7.5.) kliknij nazwę przepływu, który chcesz zmienić.

RYsUNEK 7.5. Wyświetl ekran Ustawienia przepływu pracy i kliknij nazwę przepływu, który chcesz zmienić.

Pojawią się ustawienia przepływu pracy. Będziesz mógł dokonać zmian i ponownie zapisać przepływ.

Używanie przepływu pracy w projekcieJeśli podczas tworzenia przepływu pracy zaznaczyłeś pole wyboru Uruchom ten przepływ pracy po utworzeniu nowego elementu, przepływ będzie inicjowany automatycznie w momencie utworzenia nowego zadania. Aby zobaczyć przepływ pracy w działaniu, kliknij listę Śledzenie problemów (albo inną listę, którą utworzyłeś na użytek przepływu pracy) i przejrzyj zadania na liście. w prawej kolumnie, pod nazwą, którą nadałeś przepływowi pracy, stan przepływu jest określony jako W toku (zob. rysunek 7.6.).

RYsUNEK 7.6. Lista Śledzenie problemów pokazuje, że przepływ pracy został zainicjowany.

CZęŚĆ 2 102

sprawdzanie stanu przepływu pracyMożesz kliknąć łącze W toku, aby wyświetlić ekran Informacje o przepływie pracy, który pokazuje przegląd aktywnego przepływu. widzisz, kto i kiedy zainicjował przepływ, jakiego dotyczy on elementu i jakie są zadania związane z przepływem (zob. rysunek 7.7.).

RYsUNEK 7.7. W sekcji Informacje o przepływie pracy widać zadania w bieżącym przepływie pracy oraz informacje o historii elementów na liście.

Kończenie zadania związanego z przepływem pracyKiedy zakończysz zadanie stanowiące część przepływu pracy, możesz oznaczyć je jako zakończone, klikając nazwę listy w lewym panelu nawigacyjnym. Na wyświetlonej liście zaznacz pole wyboru obok ukończonego elementu i kliknij strzałkę po prawej stronie nazwy zadania. Pojawi się lista opcji pokazana na rysunku 7.8. wybierz pozycję Edytuj element.

RYsUNEK 7.8. Kliknij pozycję Edytuj element, aby wyświetlić ustawienia, które pozwalają oznaczyć zadanie jako ukończone.

w oknie zadania (podobnym do pokazanego na rysunku 7.9.) kliknij pole Stan problemu i wybierz opcję oznaczającą zakończenie zadania. Przewiń okno w dół i kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany. Okno zamknie się i lista zadań zostanie wyświetlona ponownie, pokazując, że zadanie zostało ukończone.

CZęŚĆ 2 103

RYsUNEK 7.9. Zmień ustawienie stan problemu, aby zasygnalizować, że zadanie zostało ukończone.

WskazówkaAby wyświetlić okno zadania i zmienić stan zadania, możesz również kliknąć przycisk Edytuj element w grupie Zarządzanie na karcie Narzędzia list – Elementy.

Kiedy zadanie przepływu pracy zostanie ukończone, SharePoint Online powiadamia o tym członków zespołu zaangażowanych w następny etap procesu przez wysłanie wiadomości e-mail ( jeśli zaznaczyłeś tę opcję podczas tworzenia przepływu pracy). Na dowolnym etapie procesu możesz kliknąć łącze Outlook na górze okna Office 365, aby przejrzeć pocztę i sprawdzić, czy otrzymałeś jakieś powiadomienia.

w zależności od informacji, które nakazałeś dołączać do powiadomień, wiadomość e-mail może zawierać tylko łącze do następnego zadania, ale może też zawierać niestandardowy komunikat, tytuł oraz inne informacje niezbędne do wyświetlenia i ukończenia zadania (zob. rysunek 7.10.).

RYsUNEK 7.10. Możesz przejść do okna Outlook w witrynie Office 365, aby obejrzeć otrzymane powiadomienia dotyczące przepływów pracy.

CZęŚĆ 2 104

Zatrzymywanie przepływu pracyw zależności od typu zadań, którymi zarządzasz, prawdopodobnie będziesz musiał tworzyć pewne zadania niezależne od istniejących przepływów pracy. Przypuśćmy, że masz jeden przepływ pracy śledzący żądania pomocy technicznej i drugi, który organizuje proces szkoleniowy. Kiedy zechcesz utworzyć zadanie niezależne od przepływu pracy – na przykład mające na celu opracowanie strategii marketingowej – możesz utworzyć zadanie, a potem zatrzymać przepływ pracy dla tego konkretnego zadania.

Oto odpowiednia procedura:

1. Kliknij przycisk Nowy element w grupie Nowa na karcie Narzędzia list – Elementy.2. Utwórz zadanie w zwykły sposób, wprowadzając informacje w oknie zadania. Kliknij przycisk Zapisz.3. Na liście zadań kliknij stan zadania wyświetlony w kolumnie po prawej stronie okna.4. w oknie Informacje o przepływie pracy kliknij łącze Zakończ ten przepływ pracy teraz.5. Kiedy pojawi się prośba o potwierdzenie, kliknij przycisk OK, a proces pracy zostanie odłączony od zadania.

WskazówkaNajlepiej użyć tej techniki natychmiast po utworzeniu zadania, aby przypadkowo nie usunąć zadań następujących po danym elemencie w przepływie pracy.

Zarządzanie przepływami pracyKiedy masz wiele przepływów pracy działających jednocześnie, potrzebujesz sposobu na ich przeglądanie, organizowanie i aktualizowanie. w SharePoint Online możesz wyświetlić wszystkie bieżące przepływy pracy jednocześnie – i łatwo zmodyfikować ich ustawienia. w tym celu wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij nazwę listy, którą utworzyłeś na użytek przepływu pracy (w tym przypadku Śledzenie problemów).2. Kliknij kartę Narzędzia list – Lista.3. Kliknij przycisk Ustawienia przepływu pracy w grupie Przepływy pracy i wybierz polecenie Ustawienia przepływu pracy.4. Bieżące przepływy pracy pojawią się na liście Przepływy pracy. Zobaczysz liczbę aktywnych zadań związanych z każdym

przepływem pracy. Aby sprawdzić ustawienia jednego z bieżących przepływów, po prostu kliknij jego nazwę.

Zauważ, że zmiany dokonane w uruchomionym przepływie nie zostaną odzwierciedlone w bieżących zadaniach, które zostały już utworzone.

Co dalej?Kiedy współpracujesz z wieloma różnymi osobami i koordynujesz prace w wielu różnych lokalizacjach, bardzo przydaje się możliwość śledzenia zadań kluczowych dla sukcesu projektu. w tym rozdziale dowiedziałeś się, jak dodać przepływ pracy do listy lub biblioteki, aby kontrolować postępy zadań. w następnym rozdziale poznasz aplikacje Office 2010 web Apps.

Rozdział 5. praca z aplikacjami Office 2010 Web AppsW tym rozdziale:• Pierwsze spojrzenie na aplikacje Office web Apps• Tworzenie, zapisywanie i zamykanie nowego pliku• Praca z istniejącym plikiem• wybieranie narzędzi• Poziomy edycji w aplikacjach Office web Apps• współtworzenie dokumentów w aplikacjach Office web Apps• Recenzowanie i edytowanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel• Praca z notatnikami OneNote• Co dalej?

Od lat kupujemy kolejne wersje pakietu Microsoft Office, instalujemy je w lokalnych komputerach lub serwerach i używamy naszych ulubionych aplikacji do wykonywania zadań, tworzenia dokumentów oraz osiągania celów. Czasy jednak się zmieniają. Nie jesteśmy już przykuci do konkretnego komputera przy jednym biurku, w tym samym biurze, dzień po dniu (dzięki Bogu). Teraz możemy pracować w ruchu – w samolocie, w kawiarni, podczas konwencji albo w drodze na mecz piłki nożnej.

CZęŚĆ 2 105

Z biegiem lat pakiet Microsoft Office ewoluował, aby dotrzymać kroku zmianom w stylu pracy. wraz z wydaniem pakietu Office 2010 Microsoft wprowadził aplikacje Office 2010 web Apps, w tym wersje programów word, Excel, PowerPoint i OneNote, których można łatwo używać wszędzie, gdzie tylko jest dostęp do internetu. Oznacza to, że możesz tworzyć, edytować, poprawiać i udostępniać pliki, kiedy przebywasz poza biurem, używając tych samych znajomych programów, które masz w komputerze biurkowym. Teraz zaś Microsoft udostępnia aplikacje Office 2010 web Apps w usłudze Office 365, abyś mógł tworzyć i edytować pliki wspólnie z zespołem. Jedną z największych zalet pracy z aplikacjami Office 2010 web Apps jest to, że nie musisz konserwować ani aktualizować żadnego oprogramowania; wszystko to odbywa się za kulisami, więc możesz skupić się na zadaniach do realizacji. A jeśli nie masz przeglądarki Internet Explorer, bez obaw – aplikacje Office web Apps działają również w przeglądarkach Firefox i Safari. Oznacza to, że logując się z komputera Mac, PC lub internetowego kiosku w hotelu albo na lotnisku znajdziesz znajomy, godny zaufania interfejs Office i będziesz mógł przeglądać, edytować i zapisywać pliki ważne dla Twojej pracy.

w tym rozdziale zapoznasz się z aplikacjami Office 2010 web Apps w usłudze Office 365. Jak się przekonasz, tworzenie, edytowanie i współdzielenie plików z zespołem to bardzo prosty proces, a aplikacje web Apps zawierają wszystkie najważniejsze narzędzia, których używasz w biurkowych wersjach programów Office.

pierwsze spojrzenie na aplikacje Office Web AppsKiedy zalogujesz się w witrynie Office 365, będziesz mógł uzyskać dostęp do aplikacji Office web Apps jednym kliknięciem myszy. Tuż pod sekcją Witryna zespołu znajdziesz cztery ikony web App: word, Excel, PowerPoint i OneNote (zob. rysunek 8.1.). Aby utworzyć nowy plik w aplikacji word, PowerPoint lub OneNote, kliknij odpowiednią ikonę i wpisz nazwę dokumentu. Nowy plik zostanie utworzony w bibliotece Dokumenty witryny zespołu (aplikacja Excel web App działa inaczej – podajesz nazwę pliku, kiedy włączasz funkcję automatycznego zapisywania). Jeśli chcesz uzyskać dostęp do pliku utworzonego i udostępnionego w witrynie zespołu Office 365, kliknij łącze Dokumenty udostępnione w sekcji Witryna zespołu na stronie głównej Office 365 albo kliknij łącze Dokumenty w dowolnej witrynie zespołu.

Kliknij, aby obejrzeć dokumenty opublikowane już w witrynie Office 365Kliknij, aby utworzyć nowy plik w jednej z aplikacji Office Web Apps

RYsUNEK 8.1. Nowy dokument można utworzyć ze strony głównej Office 365, klikając jedną z ikon aplikacji Office Web Apps.

Aplikacje Office web Apps, początkowo wprowadzone jako uzupełnienie programów Office 2010, pozwalają tworzyć, przeglądać, edytować i udostępniać pliki z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu. Aplikacje Office web Apps są prostsze od bardziej rozbudowanych aplikacji Office zainstalowanych w komputerze, ale oferują wszystkie narzędzia potrzebne do codziennej pracy. Mówiąc ściślej, za pomocą aplikacji Office web Apps można:

• tworzyć nowe pliki programów word, Excel, PowerPoint i OneNote,

CZęŚĆ 2 106

• dodawać tabele, ilustracje i obiekty clipart (zob. rysunek 8.2.),• łatwo tworzyć i udostępniać notatki,• edytować i przeglądać pliki wspólnie z innymi użytkownikami,• edytować, aktualizować i uruchamiać prezentacje w dowolnym miejscu z dostępem do internetu.

Rysunek 8.2. Aplikacja Word Web App umożliwia dodawanie tabel, obrazów, obiektów clipart i łączy do dokumentów.

Za pomocą aplikacji Office web Apps możesz otwierać, edytować i zapisywać pliki opublikowane w bibliotece dokumentów SharePoint. Możesz też pracować z plikami przechowywanymi w Twoim własnym komputerze stacjonarnym lub przenośnym PC lub Mac. Praca z plikami w sposób najlepiej pasujący do Twojego projektu to kolejny przykład na to, że Office 365 dostarcza dokładnie to, czego potrzebujesz, wtedy, kiedy tego potrzebujesz.

Wersje aplikacji Office Web Apps

Jeśli używałeś pakietu Office 2010, zanim zacząłeś pracę w Office 365, prawdopodobnie wiesz, że aplikacje web Apps są od pewnego czasu dostępne dla indywidualnych i biznesowych użytkowników Office 2010. Jeśli chodzi o użytek osobisty, możesz pracować z aplikacjami Office 2010 web Apps, kiedy używasz plików na swoim koncie windows Live SkyDrive (windows Live SkyDrive to bezpłatne narzędzie dostępne jako część usług windows Live, które pozwala przechowywać i udostępniać pliki w internecie).

Jeśli Twoja firma używa pakietu Office 2010 Professional Plus, w którego skład wchodzi oprogramowanie SharePoint workspace 2010, możesz używać aplikacji Office web Apps za pośrednictwem witryny SharePoint. w usłudze Office 365 Microsoft połączył najlepsze cechy obu rozwiązań, oferując małym i dużym firmom, a także indywidualnym członkom zespołu, dostęp do znajomych aplikacji Office, którymi posługują się na co dzień do realizacji kluczowych zadań.

Jak działają aplikacje Office Web Apps?Jak dowiedziałeś się w rozdziale 3. cz. I, „Zarządzanie kontem Office 365”, jedną z ogromnych zalet usługi Office 365 jest to, że zadania związane z konserwacją oprogramowania są ograniczone do minimum. Nie musisz domyślać się, co znaczy komunikat o błędzie i jak rozwiązać problem, ponieważ Microsoft zajmuje się wszystkimi kwestiami technicznymi – aktualizuje oprogramowanie, oferuje kompleksowy system pomocy i zapewnia kilka sposobów uzyskiwania odpowiedzi na nurtujące Cię pytania.

Aplikacje Office web Apps wywodzą się z tej koncepcji łatwości użytkowania, oferując dokładnie to, czego potrzebujesz do przeglądania i edytowania plików Office za pomocą ulubionej przeglądarki internetowej. Możesz utworzyć nowy plik programu word, Excel, PowerPoint lub OneNote bezpośrednio ze strony głównej Office 365; możesz też kliknąć łącze Dokumenty w witrynie zespołu, aby rozpocząć nowy plik w jednej z aplikacji Office web Apps (zob. rysunek 8.3.).

Utworzony plik pojawia się w oknie przeglądarki, gdzie możesz użyć różnych narzędzi do dodawania treści, formatowania

CZęŚĆ 2 107

informacji, wstawiania takich elementów, jak tabele i obrazy, oraz udostępniania pliku innym użytkownikom. Choć w aplikacjach web Apps możesz dokonywać prostych zmian dokumentów, są one nieco „lżejsze” od pełnych aplikacji Office, więc jeśli potrzebujesz rozbudowanych funkcji edycyjnych, możesz otworzyć plik w aplikacji zainstalowanej w komputerze PC lub Mac.

RYsUNEK 8.3. Kiedy pracujesz w witrynie zespołu, kliknij łącze Dokumenty, aby wyświetlić aplikacje Office Web Apps.

płynna praca z silverlight

Silverlight to bezpłatna wtyczka do przeglądarki oferowana przez Microsoft, która poprawia jakość wideo, zwiększa wydajność i zapewnia więcej możliwości interakcji z aplikacjami internetowymi. Silverlight jest dostępny jako dodatek do przeglądarek Internet Explorer, Firefox, Chrome i Safari, a także w wersji dla telefonów windows Mobile.

Nie musisz instalować wtyczki Silverlight, aby używać aplikacji Office web Apps, ale zapewnia ona wyższą wydajność:

• dokumenty programu word i prezentacje programu PowerPoint wczytują się szybciej,• powiększony tekst jest bardziej czytelny,• funkcja Znajdź na tej stronie działa dokładniej,• w programie PowerPoint animacje działają płynniej, a slajdy skalują się do rozmiaru okna przeglądarki.

Aby dowiedzieć się więcej o wtyczce Silverlight lub zainstalować ją w swoim komputerze, przejdź pod adres www.microsoft.com/silverlight.

Aplikacje Web Apps w telefonieOffice 365 współpracuje również z telefonami i pozwala uzyskiwać aktualizacje, przeglądać pliki oraz dokonywać prostych zmian poprzez dostęp do witryny zespołu SharePoint z poziomu przeglądarki telefonu albo Centrum Office (tylko w telefonach windows 7). Aplikacje Office web Apps w witrynie SharePoint są obsługiwane przez telefony windows Mobile, a także telefony BlackBerry, iPhone, iPod Touch, Android i Nokia S600.

Ekrany widoczne w telefonach są zoptymalizowane pod kątem urządzeń mobilnych, więc nawigacja po witrynie zespołu działa podobnie, jak w oknie przeglądarki, choć jest uproszczona. więcej informacji o pracy z Office 365 w telefonie komórkowym znajdziesz w rozdziale 6., „Praca mobilna w Office 365”.

Co możesz zrobić – a czego nie – za pomocą usługi Office 365?Ponieważ użytkownicy często muszą uzyskiwać dostęp do plików poza biurem – na przykład po to, aby przejrzeć raport z klientem, sprawdzić najnowsze dane o sprzedaży w arkuszu kalkulacyjnym albo poprawić pisownię na slajdzie – aplikacje Office web Apps oferują narzędzia, które pozwalają przeglądać pliki i dokonywać prostych zmian z każdego miejsca, w którym jest dostęp do internetu.

CZęŚĆ 2 108

Choć aplikacje są na tyle rozbudowane, że umożliwiają tworzenie, edytowanie i udostępnianie prostych plików, nie zawierają wielu narzędzi znanych z programów Office, które instaluje się w komputerze. Na przykład zaawansowane zabezpieczenia, takie jak zarządzanie prawami do informacji (IRM), nie są dostępne w aplikacjach Office web Apps. Jak zaleca Microsoft, aby uzyskać wyższy stopień bezpieczeństwa, należy korzystać z pełnej wersji oprogramowania w komputerze stacjonarnym lub przenośnym.

Ponadto, choć możesz śledzić zmiany w dokumencie opublikowanym w bibliotece SharePoint i otworzonym w aplikacji word web App, internetowa wersja programu nie oferuje żadnych narzędzi do pracy ze śledzonymi zmianami. w tym celu musisz skorzystać z desktopowej wersji oprogramowania.

Oto kilka innych różnic, o których powinieneś wiedzieć:

• narzędzie Malarz formatów nie jest dostępne w aplikacjach Office web Apps,• w aplikacjach Office web Apps nie można dodawać symboli i kształtów, używać edytora równań ani funkcji daty i godziny,• aplikacja word web App nie pozwala na edycję obiektów, takich jak SmartArt,• funkcje translatorskie i tezaurus również są niedostępne,• sprawdzanie pisowni jest dostępne tylko w aplikacjach word, PowerPoint i OneNote,• makra nie są obsługiwane przez żadną aplikację Office web Apps,• w notatnikach OneNote web App nie można używać pisma odręcznego ani osadzać plików multimedialnych.

tworzenie, zapisywanie i zamykanie nowego plikuAby utworzyć nowy plik, po prostu kliknij ikonę odpowiedniej aplikacji Office web App. Plik pojawi się w oknie przeglądarki ( jak na rysunku 8.4., na którym pokazano aplikację Excel web App), a na wstążce znajdziesz narzędzia do pracy z dokumentem.

RYsUNEK 8.4. Kiedy klikniesz ikonę aplikacji Excel Web App, nowy arkusz kalkulacyjny pojawi się w oknie przeglądarki internetowej.

Wskazówkaw aplikacji Excel web App na górze nowego arkusza pojawia się pasek Niezapisane zmiany. Kliknij przycisk Trwa uruchamianie autozapisywania, aby wyświetlić okno dialogowe Zapisywanie jako; wpisz w nim nazwę pliku i kliknij przycisk OK.

Teraz możesz kliknąć komórki i wprowadzić informacje przez pisanie, kopiowane i wklejanie oraz tworzenie tabel na dane skoroszytu.

Kiedy skończysz pracę ze skoroszytem programu Excel, notatnikiem OneNote lub prezentacją PowerPoint w aplikacjach Office web Apps, kliknij kartę Plik, a następnie Zamknij, aby zamknąć plik. Ponieważ te aplikacje web Apps automatycznie zapisują informacje, nie musisz nic robić, aby zapisać zmiany.

Kiedy skończysz dodawać treść do pliku programu word, zapisz i zamknij dokument, wykonując poniższe czynności:

1. Kliknij kartę Plik w aplikacji web App.

CZęŚĆ 2 109

2. Kliknij przycisk Zapisz.3. Ponownie kliknij kartę Plik, a następnie przycisk Zamknij.

w ten sposób zapiszesz zmiany w pliku word i zamkniesz aplikację word web App. wrócisz do biblioteki dokumentów SharePoint, w której będziesz mógł kontynuować pracę z innymi plikami.

UwagaExcel automatycznie zapisuje wprowadzone zmiany, ale – co ciekawe – nie oferuje żadnego sposobu zamknięcia arkusza poza przejściem na inną stronę. Ponieważ jednak zmiany są zapisywane automatycznie, kliknięcie strzałki wstecz w celu powrotu na stronę główną lub do biblioteki dokumentów nie spowoduje utraty danych.

praca z istniejącym plikiemw rozdziale 1., „Co Twój zespół może zrobić za pomocą usługi Office 365?” dowiedziałeś się, jak tworzyć biblioteki dokumentów i publikować pliki, aby członkowie zespołu mogli się łatwo do nich dostać. Kiedy chcesz popracować z określonym plikiem – na przykład przejrzeć właśnie opublikowaną prognozę sprzedaży – możesz wybrać, czy chcesz wyświetlić plik, czy też edytować go w aplikacji Office web App. Plik, z którym pracujesz, jest blokowany, aby inni użytkownicy nie mogli wprowadzić w nim zmian. Kiedy zamkniesz plik, jest on ponownie udostępniany do edycji innym członkom zespołu. Oto procedura:

1. Kliknij łącze Witryna zespołu na stronie głównej Office 365.2. wyświetl bibliotekę dokumentów, w której przechowywany jest plik.3. Kliknij strzałkę po prawej stronie nazwy pliku (zob. rysunek 8.5.).4. wybierz jedną z poniższych opcji: • Wyświetl w przeglądarce, jeśli chcesz po prostu przejrzeć plik, • Edytuj w przeglądarce, jeśli chcesz wprowadzić zmiany w pliku, • Edytuj w aplikacji Microsoft Word, jeśli chcesz uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi edycyjnych w pełnej wersji

programu word, a w Twoim komputerze zainstalowany jest pakiet Office 2010.

Plik pojawi się w oknie przeglądarki, gdzie będziesz mógł go przejrzeć lub zmienić.

RYsUNEK 8.5. Możesz wyświetlać i modyfikować pliki przechowywane w bibliotece dokumentów sharepoint.

Uwagaw przykładzie z rysunku 8.5. jedna z dostępnych opcji to Edytuj w aplikacji Microsoft Word, pokazana dlatego, że plik jest dokumentem programu word. Jeśli wybierzesz arkusz kalkulacyjny programu Excel, zostanie wyświetlona opcja Edytuj w aplikacji Microsoft Excel.

CZęŚĆ 2 110

Limity rozmiaru pliku: Office 365 w pewnym momencie musi powiedzieć „pas”

Office 365 ogranicza rozmiar przesyłanych plików. Pojedynczy plik nie może być większy niż 50 MB, co nie wystarcza, jeśli tworzysz dokumenty z mnóstwem fotografii, tabel i ilustracji albo prezentacje PowerPoint z treściami multimedialnymi – dźwiękiem i wideo.

Administratorzy mogą zwiększyć ten limit, ale w tym celu muszą trochę pomajstrować pod maską. Jeśli więc często miewasz problemy z rozmiarem plików, poproś pomoc techniczną Office 365 o zwiększenie limitu. Kliknij łącze Administrator na stronie głównej Office 365, kliknij łącze Przegląd w sekcji Pomoc techniczna po lewej stronie okna przeglądarki, a następnie kliknij Get Help With Office Web Apps.

Wybieranie narzędziZnajoma wstążka Office 2010 oferuje kontekstowe zbiory narzędzi. Jeśli na przykład właśnie dodałeś obraz do dokumentu, na kartach wstążki pojawiają się narzędzia do edycji fotografii. Bez względu na to, czy pracujesz online w witrynie Office 365, czy też edytujesz dokument w lokalnym komputerze, narzędzia oferowane przez programy Office 2010 są bezpośrednio związane z wykonywanym zadaniem.

Podczas pracy z aplikacją Office web App to samo podejście do zarządzania narzędziami sprawia, że w danym momencie na ekranie znajduje się tylko to, czego potrzebujesz. Liczba narzędzi jest jednak mniejsza, bo jeśli planujesz intensywną sesję edycji, możesz otworzyć plik w programie Microsoft word, Excel lub PowerPoint, wprowadzić niezbędne zmiany i zapisać plik z powrotem w bibliotece SharePoint usługi Office 365.

Na rysunku 8.6. pokazano narzędzia dostępne na poszczególnych kartach aplikacji word web App. Jak widać, pozwalają one dodawać, edytować i formatować treść, a także przełączać się między widokami.

RYsUNEK 8.6. Aplikacja Office Web App oferuje różne zbiory narzędzi w zależności od klikniętej karty.

poziomy edycji w aplikacjach Office Web AppsJak widać, aplikacje Office web Apps zaprojektowano jako uzupełnienie desktopowych aplikacji pakietu Office. Nie będziesz używał ich bez przerwy i do wszystkiego, ponieważ niektóre funkcje, których prawdopodobnie będziesz potrzebował, są dostępne tylko w aplikacjach desktopowych. Jednak aplikacje Office web Apps sprawdzają się idealnie, kiedy:

• chcesz, aby kierownik zaaprobował nową treść, którą dodałeś do raportu,• zamierzasz podzielić się z kolegą notatkami na temat nowego produktu,• musisz przejrzeć raport sprzedaży albo budżet projektu, zanim udasz się na spotkanie,• chcesz udostępnić współpracownikom prezentację produktu, aby przygotować ich do rozmów w sprawie sprzedaży.

CZęŚĆ 2 111

Innymi słowy, aplikacji Office web Apps używasz wtedy, kiedy potrzebujesz prostych narzędzi i elastycznego dostępu „zewsząd i o każdej porze”.

Nie obawiaj się jednak – jeśli zaczniesz pracę w aplikacji Office web App i zorientujesz się, że potrzebujesz większego zbioru narzędzi, będziesz mógł przenieść plik do aplikacji desktopowej jednym kliknięciem myszy.

Wyświetlanie pliku w Office 365Przypuśćmy, że chcesz przejrzeć prezentację programu PowerPoint i wyświetlasz ją przez kliknięcie polecenia Wyświetl w przeglądarce w bibliotece dokumentów SharePoint (w sposób opisany w jednym z poprzednich podrozdziałów). Prezentacja pojawi się w oknie przeglądarki i będziesz mógł zmieniać slajdy za pomocą przycisku PgDn (zob. rysunek 8.7.).

Kliknij, aby otworzyć w aplikacji desktopowejEdytuj w przeglądarce internetowejRozpocznij internetowy pokaz slajdów

Rysunek 8.7. Kiedy oglądasz plik w przeglądarce, możesz kliknąć narzędzia znajdują się w lewym górnym rogu, aby otworzyć plik w aplikacji desktopowej albo edytować go w przeglądarce.

Edytowanie w przeglądarceKiedy klikniesz przycisk Edytuj w przeglądarce, aplikacja Office web App wyświetla więcej narzędzi na wstążce i umożliwia pracę z obiektami – tekstem, obrazami, tabelami itd. – zawartymi w pliku. Jak pokazano na rysunku 8.8., po kliknięciu przycisku Edytuj w przeglądarce możesz poprawić i sformatować treść dokumentu.

CZęŚĆ 2 112

RYsUNEK 8.8. po kliknięciu przycisku Edytuj w przeglądarce na wstążce pojawiają się dodatkowe narzędzia i możesz zaznaczać obiekty na slajdzie.

Edytowanie w komputerzeJeśli dojdziesz do wniosku, że zmiany, które chcesz wprowadzić, przekraczają możliwości aplikacji Office web App, możesz łatwo otworzyć plik w pełnej, desktopowej wersji programu. Kiedy na przykład klikniesz przycisk Otwórz w programie PowerPoint, Office 365 może poprosić o wprowadzenie identyfikatora użytkownika i hasła, po czym plik otworzy się w programie PowerPoint zainstalowanym w komputerze (zob. rysunek 8.9.).

UwagaTo, czy aplikacja web App poprosi o wprowadzenie danych logowania, zależy od tego, czy poprzednio nakazałeś zapisanie hasła, kiedy otworzyłeś plik z biblioteki dokumentów zespołu za pomocą aplikacji Office 2010.

CZęŚĆ 2 113

RYsUNEK 8.9. Kiedy otwierasz plik w programie powerpoint, masz do dyspozycji pełną gamę narzędzi edycyjnych.

Kiedy dokonasz zmian w pliku, możesz zapisać go z powrotem w witrynie SharePoint przez kliknięcie karty Plik, a następnie przycisku Zapisz. Ścieżka do pliku na górze karty Informacje wskazuje, że plik zostanie zapisany w witrynie zespołu (zob. rysunek 8.10.). Skoro znasz już podstawy otwierania, przeglądania i edytowania plików w aplikacjach Office web Apps w pozostałej części rozdziału przyjrzymy się konkretnym zadaniom, które można wykonać w usłudze Office 365.

CZęŚĆ 2 114

Lokalizacja pliku wskazuje, że plik zostanie zapisany w internetowej witrynie zespołu

RYsUNEK 8.10. Aby zapisać plik w witrynie zespołu, wybierz kartę plik i kliknij przycisk Zapisz.

Współtworzenie dokumentów w aplikacjach Office Web AppsJednym z wyzwań pracy zdalnej – zwłaszcza jeśli Twój zespół jest rozproszony po całym kraju albo świecie – jest to, że współpraca bywa trudna. Jeśli pracujesz w biurze i musisz podjąć zespołową decyzję w sprawie projektu wiosennego katalogu, możesz zgromadzić wszystkich w sali konferencyjnej, rozłożyć projekty na stole i przedyskutować, co się komu podoba, a co nie.

w środowisku chmurowym zasięganie opinii grupy wymaga nieco więcej planowania, ale teraz, dzięki usłudze Office 365, stało się łatwiejsze. Za pomocą funkcji współtworzenia dostępnych w Office web Apps możesz pracować wraz z członkami zespołu na tym samym pliku, edytując różne sekcje, a jednocześnie czatując w czasie rzeczywistym przez Lync Online i wiadomości błyskawiczne.

Edytowanie w przeglądarceSposób działania aplikacji web Apps podczas współtworzenia plików zmienia się nieco w zależności od używanego programu. Kiedy na przykład dwóch użytkowników jednocześnie edytuje dokument programu word lub prezentację programu PowerPoint, jeden z nich może pracować w aplikacji web App, ale drugi musi kliknąć przycisk Otwórz w programie Word. Zobaczy wówczas okno dialogowe z kilkoma opcjami, z których jedna oferuje możliwość zapisania i zsynchronizowania zmian, kiedy pierwszy użytkownik skończy pracę z plikiem (zob. rysunek 8.11.).

CZęŚĆ 2 115

RYsUNEK 8.11. Kiedy jako drugi autor otwierasz plik w aplikacji Word Web App lub powerpoint Web App, możesz albo obejrzeć kopię tylko do odczytu, albo wprowadzić zmiany i później zapisać je w serwerze.

Kiedy pierwszy użytkownik zamknie dokument, word powiadomi Cię, że również możesz zapisać zmiany w serwerze przez kliknięcie przycisku Zapisz (zob. rysunek 8.12.).

RYsUNEK 8.12. Word i powerpoint powiadamiają Cię, że pierwszy współautor zamknął plik i że możesz zsynchronizować zmiany z serwerem.

Aplikacja Excel web App działa inaczej, pozwalając dwóm współautorom pracować z tym samym plikiem w oknach przeglądarki. Aby zmodyfikować arkusz kalkulacyjny za pomocą aplikacji Excel web App, możesz otworzyć plik i kliknąć przycisk Edytuj w przeglądarce, bez względu na to, czy jesteś autorem, czy współautorem. Excel wyświetla liczbę autorów pracujących nad plikiem w prawym dolnym rogu okna arkusza. Kliknij powiadomienie, aby sprawdzić, kto jeszcze pracuje nad plikiem (zob. rysunek 8.13.).

CZęŚĆ 2 116

RYsUNEK 8.13. Kliknij symbol współautora w prawym dolnym rogu okna Excel Web App, aby sprawdzić, kto jeszcze pracuje nad plikiem.

OneNote to zupełnie inna para kaloszy, a wspólna edycja w tej aplikacji jest znacznie prostsza. współautorzy po prostu otwierają notatnik OneNote w aplikacji Outlook web App, do woli wprowadzają zmiany, dodają treść i robią notatki, a OneNote synchronizuje informacje tak, że wkład innych autorów pojawia się na bieżąco.

Inny sposób współtworzenia plików w usłudze Office 365Możesz również współtworzyć dokumenty za pomocą aplikacji Office 2010, edytując je w programach zainstalowanych w komputerze stacjonarnym lub przenośnym. Program utrzymuje połączenie z serwerem, więc widzisz, kto jeszcze edytuje plik, i możesz z nim efektywnie współpracować. Oto, jak otworzyć jeden z dokumentów Office 365, aby współtworzyć plik w aplikacji na swoim komputerze:

1. Na stronie głównej Office 365 kliknij łącze Witryna zespołu.2. wyświetl bibliotekę dokumentów SharePoint.3. Kliknij strzałkę po prawej stronie nazwy pliku, który chcesz edytować.4. wybierz polecenie Edytuj w programie Microsoft Word.5. Dokument otworzy się w programie word. Zmodyfikuj go w zwykły sposób.

word powiadomi Cię, że inni autorzy pracują nad plikiem i oznaczy zmiany dokonane przez innego autora, kiedy klikniesz kartę Plik i wybierz polecenie Zapisz albo naciśniesz klawisze Ctrl+S w celu zapisania pliku (zob. rysunek 8.14.).

Dostępne są aktualizacjeKliknij, aby wyświetlić listę bieżących autorów

RYsUNEK 8.14. Word powiadamia Cię, że plik został zaktualizowany i podaje listę bieżących autorów.

CZęŚĆ 2 117

Kiedy nowi autorzy otworzą plik, nad którym pracujesz, word wyświetli komunikat i poda liczbę autorów edytujących plik (zob. rysunek 8.15.).

RYsUNEK 8.15. Office 365 powiadamia Cię, że inny użytkownik współtworzy bieżący plik.

Kiedy wprowadzisz zmiany w dokumencie, po prostu kliknij kartę Plik, a następnie przycisk Zamknij. Jeśli jakieś zmiany nie zostały jeszcze zapisane, program zasugeruje zapisanie pliku. Kiedy wrócisz do biblioteki SharePoint i wyświetlisz dokument, przekonasz się, że wszystkie zmiany są odzwierciedlone w pliku.

Recenzowanie i edytowanie arkuszy kalkulacyjnych programu ExcelPodobnie jak inne pliki, które otwierasz, wyświetlasz i edytujesz z poziomu biblioteki dokumentów SharePoint, możesz otworzyć arkusz kalkulacyjny programu Excel w aplikacji Excel web App. Kliknij strzałkę w bibliotece dokumentów SharePoint, aby wyświetlić lub edytować plik w przeglądarce.

Choć aplikacja Excel web App ma ograniczone funkcje, to pozwala dodawać dane, tworzyć formuły, używać funkcji oraz sortować, filtrować i przeliczać dane w skoroszycie. wszystko, czego potrzeba do wprowadzania i formatowania danych oraz regulowania wierszy i kolumn znajdziesz na karcie Narzędzia główne.

UwagaObecnie aplikacja Excel web App w usłudze Office 365 nie obsługuje wykresów, choć można je dodawać w wersji Excel web App dostępnej za pośrednictwem obsługi windows Live SkyDrive.

Aplikacja umożliwia tworzenie skoroszytów i tabel danych, a także pracę z tabelami przestawnymi, które wcześniej utworzono w desktopowej wersji programu Excel 2010.

Możesz pobrać migawkę danych i formuł w arkuszu, klikając kartę Plik, a następnie wybierając polecenie Pobierz migawkę, jak pokazano na rysunku 8.16. widok ten pozwala Ci zorientować się w zawartości skoroszytu bez formatowania pliku.

CZęŚĆ 2 118

RYsUNEK 8.16. po utworzeniu i zmodyfikowaniu arkusza programu Excel możesz pobrać migawkę wprowadzonych danych.

praca z notatnikami OneNoteKiedy tworzysz notatnik OneNote w aplikacji OneNote web App, program domyślnie tworzy notatnik współdzielony, co oznacza, że użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami (które administrator witryny określa w profilu użytkownika) mogą przeglądać, edytować i zapisywać notatki. Notatnik otwiera się w oknie przeglądarki z sekcjami i stronami wymienionymi w okienku nawigacyjnym po lewej stronie. Możesz też kliknąć przycisk Znacznik i dodać znacznik, który później pomoże Ci odnaleźć treść (zob. rysunek 8.17.).

RYsUNEK 8.17. Aplikacja OneNote Web App pozwala łatwo dodawać, formatować i oznaczać notatki.

Narzędzia na karcie Wstawianie umożliwiają dodawanie nowych stron i sekcji, wstawianie tabel, dołączanie obrazów i obiektów clipart oraz dodawanie łączy do stron z notatkami.

Na karcie Widok możesz wybrać między widokiem do edycji i widokiem do czytania, obejrzeć informacje o wersjach strony i kliknąć przycisk Pokaż autorów, aby zobaczyć, jacy autorzy dodali notatki do strony (zob. rysunek 8.18.).

CZęŚĆ 2 119

RYsUNEK 8.18. Kliknij przycisk pokaż autorów, aby wyświetlić nazwiska autorów po prawej stronie strony z notatkami.

Ochrona sekcji notatnika OneNote

Jeśli podoba Ci się pomysł współdzielenia notatnika z zespołem, ale chciałbyś zabezpieczyć jedną czy dwie sekcje hasłem, możesz to łatwo zrobić. Otwórz notatnik OneNote w programie OneNote 2010 w komputerze (klikając przycisk Otwórz w programie OneNote po prawej stronie karty Narzędzia główne), a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy zakładkę sekcji, którą chcesz zabezpieczyć. wybierz pozycję Chroń hasłem tę sekcję i kliknij polecenie Ustaw hasło. wpisz i potwierdź hasło, a następnie kliknij przycisk OK. Kiedy zamkniesz notatnik, zostanie on zsynchronizowany z udostępnionymi dokumentami Office 365.

Teraz, kiedy któryś członek zespołu otworzy notatnik w aplikacji OneNote web App, jego współdzielone sekcje będą dostępne. Kiedy jednak ktoś kliknie sekcję zabezpieczoną hasłem, nie będzie mógł jej otworzyć. Jeśli użytkownik kliknie przycisk Otwórz w programie OneNote, otrzyma komunikat, że sekcja jest zabezpieczona hasłem i zostanie poproszony o naciśnięcie klawisza Enter i wpisanie hasła. Będzie wówczas mógł wprowadzić hasło – jeśli je zna – i kliknąć przycisk OK, aby zmodyfikować sekcję, albo kliknąć przycisk Anuluj i zamknąć notatnik.

Co dalej?w tym rozdziale przyjrzałeś się aplikacjom Office web Apps i dowiedziałeś się, jak tworzyć oraz edytować pliki programów word, PowerPoint, Excel i OneNote, zarówno w aplikacjach Office web App, jak i w pełnych, desktopowych wersjach programów. w następnym rozdziale nauczysz się pracować z plikami oraz kontaktować z zespołem za pomocą urządzeń mobilnych.

Rozdział 6. praca mobilna w Office 365W tym rozdziale:• Jak używać telefonu w połączeniu z usługą Office 365?• Odbieranie i wysyłanie poczty e-mail w telefonie• Korzystanie z Centrum Office w telefonie windows Phone 7

CZęŚĆ 2 120

• Proste edytowanie dokumentów programu word w urządzeniu mobilnym• Zapisywanie i wysyłanie zmodyfikowanego dokumentu• Przeglądanie i aktualizowanie danych programu Excel• Poprawianie prezentacji programu PowerPoint w telefonie• Co dalej?

Bądźmy szczerzy – kto lubi siedzieć przykuty do biurka w dusznym biurze w piękny, wiosenny dzień? I czy nie byłoby miło spędzić produktywnie półgodzinnego oczekiwania na wizytę u lekarza, pracując na telefonie? Dzięki swojej elastycznej architekturze Office 365 sprawia, że dostęp do plików i praca z nimi są łatwe, bez względu na miejsce, w którym akurat przebywasz. Jeśli nie skończyłeś przeglądać pliku, a musisz udać się w drogę, możesz uzyskać dostęp do dokumentu i dokończyć go na swoim telefonie komórkowym.

Możesz wykorzystać usługę Office 365 na swoim smartfonie do przeglądania, edytowania i udostępniania plików word, Excel, PowerPoint i OneNote, które opublikowałeś w witrynie zespołu. w tym rozdziale poznasz różne sposoby uzyskiwania dostępu do plików Office 365 z poziomu urządzeń mobilnych. w zamieszczonych tu przykładach wykorzystano telefon z systemem windows Phone 7, ale Office 365 współpracuje z wieloma systemami, w tym BlackBerry, Android, iOS i Nokia.

Mango: nie tylko na śniadanie

Kiedy powstawała ta książka, Microsoft opublikował pierwsze informacje o następnym systemie operacyjnym windows Phone, znanym pod kryptonimem Mango. Nowa wersja będzie zawierać funkcje, które ułatwią współdzielenie plików w usłudze Office 365. Mango obsługuje też funkcje programu Lync, więc nawet będąc w drodze możesz korzystać z wiadomości błyskawicznych oraz mechanizmów obecności, jednocześnie synchronizując pliki z usługą Office 365.

Jak używać telefonu w połączeniu z usługą Office 365?Jednym z głównych celów, jakie postawili sobie projektanci Office 365, była łatwość dostępu do usługi na wielu różnych urządzeniach – komputerach PC, netbookach, laptopach, tabletach i telefonach komórkowych. Chodziło o to, abyś bez względu na aktualne miejsce pobytu mógł uzyskać dostęp do witryny zespołu i pracować z plikami, używając takiego urządzenia, jakie akurat masz do dyspozycji.

współczesne smartfony pozwalają coraz szybciej i wygodniej przeglądać sieć. Nawet najlepsze telefony sprzed kilku lat kazały długo czekać na załadowanie grafiki i rzadko oferowały interfejsy zaprojektowane specjalnie pod kątem urządzeń mobilnych. Dziś deweloperzy projektują strony z myślą o małym ekranie i optymalizują nawigację oraz funkcje witryn tak, abyś mógł jak najszybciej znaleźć to, czego potrzebujesz.

Użytkownicy telefonów windows 7 mogą uzyskać dostęp do konta Office 365 bezpośrednio z poziomu Centrum Office, funkcji łączącej mobilne wersje programów word, Excel, PowerPoint i OneNote. Oznacza to, że nie musisz używać przeglądarki internetowej, aby zalogować się w usłudze Office 365 – zamiast tego możesz kilkoma stuknięciami połączyć się bezpośrednio z SharePoint i wykorzystać te aplikacje do przeglądania i modyfikowania plików Office.

Office 365 optymalizuje układ ekranu pod kątem urządzeń mobilnych, co oznacza, że możesz łatwo znajdować, otwierać i edytować pliki na telefonie komórkowym. Za pomocą telefonu możesz:

• sprawdzać pocztę e-mail, kontakty i terminy w kalendarzu,• uzyskać dostęp do witryny zespołu, aby przejrzeć nowe anonsy i wpisy,• przeglądać i edytować dokumenty programu word przechowywane w witrynie zespołu,• przeglądać i edytować arkusze kalkulacyjne programu Excel dostępne w bibliotekach dokumentów,• przeglądać i edytować prezentacje programu PowerPoint,• aktualizować, edytować i udostępniać notatniki programu OneNote.

Bez względu na to, jaki rodzaj pracy chcesz wykonać w drodze, możesz łatwo otwierać, wyświetlać, edytować oraz udostępniać pliki Office 365 i pozostać w kontakcie z zespołem.

Odbieranie i wysyłanie poczty e-mail w telefoniew rozdziale 2. cz. I, „Pierwsze kroki z Office 365”, dowiedziałeś się, jak skonfigurować pocztę w usłudze Office 365 w taki sposób, aby można było przeglądać wiadomości e-mail i odpowiadać na nie za pomocą telefonu komórkowego. Proces ten różni się w zależności od typu telefonu. Kiedy skonfigurujesz telefon do pracy z Office 365, będziesz mógł przejrzeć wiadomości, po prostu naciskając ikonę poczty na ekranie początkowym.

CZęŚĆ 2 121

Jeśli skonfigurowałeś pocztę Office 365 jako podstawowe konto e-mail, ikona Outlook na ekranie początkowym windows Phone 7 pokazuje liczbę wiadomości oczekujących na przeczytanie, jak pokazano na rysunku 9.1. ( jeśli skonfigurowałeś inne konto jako podstawowe, ikona Outlook będzie ilustrować liczbę wiadomości na tamtym koncie, oczywiście pod warunkiem, że jest to konto typu Outlook).

RYsUNEK 9.1. telefon Windows phone 7 pokazuje liczbę wiadomości oczekujących na przeczytanie.

Aby przeczytać pocztę, naciśnij ikonę Outlook. wiadomości zostaną wyświetlone w postaci listy (zob. rysunek 9.2.).

RYsUNEK 9.2. Naciśnij ikonę Outlook, aby obejrzeć listę dostępnych wiadomości.

CZęŚĆ 2 122

Następnie naciśnij wiadomość, którą chcesz obejrzeć. Pojawi się ona na ekranie wraz z osadzonymi zdjęciami i innymi elementami (zob. rysunek 9.3.).

Kliknij, aby wyświetlić opcje poczty e-mail

RYsUNEK 9.3. Wiadomość e-mail otwiera się na ekranie telefonu.

Możesz nacisnąć trzy kropki w prawym dolnym rogu ekranu telefonu, aby wyświetlić opcje, które pozwalają odpowiedzieć na wiadomość lub przesłać ją dalej. Aby odpowiedzieć na wiadomość, naciśnij Odpowiedz i napisz wiadomość na klawiaturze, która pojawi się na ekranie telefonu. Następnie naciśnij przycisk Wyślij, aby wysłać wiadomość.

Kiedy zechcesz usunąć niepotrzebną już pocztę, naciśnij obszar po lewej stronie wiadomości na ekranie Skrzynka odbiorcza. Obok wiadomości pojawi się znacznik wyboru. Możesz przewijać listę i kolejno oznaczać wszystkie wiadomości, które chcesz usunąć. Naciśnij przycisk Usuń na dole okna Skrzynka odbiorcza, aby usunąć wiadomości (zob. rysunek 9.4.). Jeśli wolałbyś zarchiwizować wiadomości, naciśnij przycisk Folder i wybierz folder, w którym zapiszesz zaznaczone wiadomości.

CZęŚĆ 2 123

RYsUNEK 9.4. Zaznacz wiadomości, które chcesz usunąć, a następnie naciśnij przycisk Usuń.

WskazówkaAby poznać wszystkie tajniki windows Phone 7, przeczytaj książkę Windows Phone 7 Plain & Simple autorstwa Michaela Stroha (Microsoft Press, 2010).

WskazówkaDzięki elastyczności usługi Office 365 możesz używać telefonu iPhone, odtwarzacza iPod touch, a także komputera Mac do przeglądania, edytowania i aktualizowania plików w witrynie SharePoint. Działa to podobnie, jak w telefonach windows 7 i windows 6.5, w tym sensie, że używasz przeglądarki internetowej, aby uzyskać dostęp do konta Office 365.

Korzystanie z Centrum Office w telefonie Windows phone 7Centrum Office to wbudowana funkcja telefonów windows 7, która pozwala łatwo uzyskać dostęp do plików Office i witryn SharePoint z jednego punktu wyjściowego. Kafelek Centrum Office może znajdować się na stronie początkowej windows Phone albo na liście aplikacji. Jeśli nie widzisz kafelka Centrum Office na stronie Start, szybko przesuń palec w lewo albo naciśnij strzałkę, aby wyświetlić listę aplikacji (zob. rysunek 9.5.). Naciśnij kafelek Office, aby wyświetlić Centrum Office.

WskazówkaJeśli chcesz dodać Centrum Office do ekranu startowego, dotknij i przytrzymaj ikonę Office na liście aplikacji. Pojawi się wyskakujące menu; naciśnij opcję Przypnij do ekranu startowego, aby dodać ikonę do ekranu startowego.

CZęŚĆ 2 124

RYsUNEK 9.5. Jeśli nie widzisz Centrum Office na ekranie startowym Windows phone 7, szybko przesuń palec w lewo.

Kiedy naciśniesz ikonę Centrum Office, pojawi się strona przeglądu, która oferuje różne sposoby pracy z plikami w witrynie SharePoint usługi Office 365. Dwukrotnie przesuń palec w lewo, aby przejść do strony SharePoint (zob. rysunek 9.6.). Naciśnij Otwórz łącze i wpisz adres internetowy witryny zespołu lub biblioteki dokumentów w wyświetlonym polu (np. http://wideworld.sharepoint.com).

RYsUNEK 9.6. Możesz przejść bezpośrednio do witryny zespołu ze strony sharepoint w Centrum Office.

UwagaKiedy usługa Office 365 była jeszcze w fazie beta, nie można było bezpośrednio uzyskać dostępu do witryny Office 365 SharePoint z telefonu windows Phone 7; użytkownicy musieli w tym celu używać przeglądarki Internet Explorer. Jeśli otrzymasz komunikat o błędzie, kiedy spróbujesz bezpośrednio zalogować się na koncie Office 365 z obszaru SharePoint Online w Centrum Office, pojawi się przycisk Otwórz, który otwiera witrynę w przeglądarce telefonu. Naciśnij przycisk, a telefon automatycznie nawiąże połączenie.

Naciśnij łącze, które prowadzi do biblioteki dokumentów w witrynie zespołu, a zobaczysz listę przechowywanych w niej plików (zob. rysunek 9.7.). Możesz pracować z plikami w takim rozmiarze, w jakim są wyświetlane na ekranie telefonu albo powiększyć żądany obszar gestem rozciągnięcia, aby zobaczyć go wyraźniej. w tabeli 9.1. przedstawiono krótkie podsumowanie terminologii związanej z gestami w telefonach windows Phone 7.

CZęŚĆ 2 125

RYsUNEK 9.7. Biblioteka dokumentów zespołu pokazuje pliki, które możesz otworzyć i edytować w swoim telefonie.

TABELA 9.1. Gesty dotykowe w windows Phone 7

Gest ObjaśnienieNaciśnięcie Jednokrotnie naciśnij ekran.

podwójne naciśnięcie szybko dwukrotnie naciśnij ekran.przytrzymanie Dotknij ekranu i nie odrywaj od niego palca.przeciąganie Dotknij ekranu i przesuń palec w dowolnym kierunku.przesuwanie przesuń palec w poprzek ekranu i unieś go bez zatrzymywania się.

szczypanie i rozciąganie połóż dwa palce na ekranie i zbliż je lub rozsuń.

proste edytowanie dokumentów programu Word w urządzeniu mobilnymKiedy naciśniesz dokument, który chcesz przejrzeć, plik otworzy się w odpowiedniej aplikacji Office zoptymalizowanej pod kątem telefonu. Na przykład na rysunku 9.8. pokazano dokument otwarty w mobilnej wersji programu word. Jeśli dokument składa się z wielu stron, możesz poruszać się między stronami przez naciskanie strzałek na górze ekranu.

CZęŚĆ 2 126

RYsUNEK 9.8. program Word jest zoptymalizowany pod kątem telefonu komórkowego, aby można było łatwo odczytać tekst na małym ekranie.

Jeśli dokument zawiera obrazy, zobaczysz pasek z komunikatem: „*Get better fidelity in Image view”. Naciśnij łącze *Image view, aby wyświetlić obrazy.

WskazówkaJeśli później zechcesz ukryć obrazy, aby szybciej czytać tekst, naciśnij ikonę programu word, a następnie *Text Display.

Edytowanie dokumentu programu Word w telefonieCzynności edycyjne, które możesz wykonać na telefonie komórkowym, są nieco ograniczone, ale i tak da się dużo zrobić. Możesz na przykład przeczytać nowy raport i wprowadzić proste zmiany, na przykład poprawić pisownię, zmienić słowa i dodać treść. Możesz ustawić pogrubienie, kursywę lub podkreślenie, wyróżnić tekst lub zmienić jego kolor. Co więcej, możesz dodać komentarze do dokumentu – co jest bardzo przydatne, jeśli sprawdzasz plik stworzony przez cały zespół – i wysłać go do innych członków zespołu z prośbą o ich komentarze.

To całkiem sporo, jak na pracę w drodze! Oto kilka wskazówek na temat edytowania dokumentów w telefonie:

1. Naciśnij ikonę programu word w lewym górnym rogu ekranu. Pojawią się opcje plikowe.2. Naciśnij opcję Pobierz kopię (zob. rysunek 9.9.).

CZęŚĆ 2 127

RYsUNEK 9.9. Naciśnij opcję pobierz kopię, aby rozpocząć edytowanie dokumentu w telefonie.

3. Kiedy pojawi się monit, naciśnij ikonę pliku.4. Naciśnij ikonę Edytuj, aby edytować treść (zob. rysunek 9.10.).

Naciśnij, aby edytować dokument

RYsUNEK 9.10. Naciśnij ikonę Edytuj, aby wyświetlić narzędzia edycyjne Windows phone 7.

CZęŚĆ 2 128

5. Naciskaj strzałki albo przesuń ekran, aby przejść do miejsca, w którym chcesz dokonać zmiany.6. Naciśnij słowo lub spację, aby ustawić kursor, a następnie użyj klawiatury, aby wprowadzić nowy tekst lub poprawić istniejący

(zob. rysunek 9.11.).

Naciśnij, aby ustawić kursorNaciśnij, aby wstawić słowoWpisz nową treśćUsuń poprzedni znakRozpocznij nowy wierszZmień format tekstu

RYsUNEK 9.11. Zmień istniejącą treść albo dodaj tekst do dokumentu za pomocą klawiatury i podpowiedzi Windows phone 7.

Dodawanie komentarzyJeśli pracujesz z dokumentami poza biurem, prawdopodobnie przeglądasz istniejące pliki, czytasz fragmenty dodane przez inne osoby albo poprawiasz szkic, który przygotowywałeś od kilku dni. Innymi słowy, prawdopodobnie nie będziesz pisał długich tomów od zera na swoim telefonie. Jeżeli sprawdzasz coś, co napisał inny członek zespołu, bardzo ważna jest możliwość dodawania komentarzy. Prawdę mówiąc, przydaje się to zawsze, kiedy pracujesz w zespole, ponieważ pozwala dowiedzieć się, co myślą inni o prezentowanych pomysłach i uwzględnić proponowane zmiany w ostatecznej wersji dokumentu.

w windows Phone 7 możesz dodawać komentarze do dokumentów, kiedy pracujesz w trybie edycji. Otwórz dokument w telefonie w sposób opisany w poprzednim podrozdziale i naciśnij przycisk Edytuj. Na dole ekranu zobaczysz cztery narzędzia: Konspekt, Komentarz, Znajdź i Formatuj (zob. rysunek 9.12.).

CZęŚĆ 2 129

Konspekt Komentarz Znajdź Formatuj

RYsUNEK 9.12. Naciśnij ikonę Komentarz, aby otworzyć okno komentarza i dodać uwagi do pliku.

Pierwszy ekran wyświetlany po naciśnięciu ikony Komentarz prosi o wprowadzenie nazwy użytkownika, aby Twoją uwagę mogły łatwo zidentyfikować inne osoby przeglądające plik. Jeśli uznasz to za dobry pomysł, naciśnij pole Użytkownik, wpisz swoje imię i naciśnij Zapisz.

Twój dokument zostanie wyświetlony z otwartym polem komentarza dołączonym do słowa w bieżącym położeniu kursora. Słowo będzie wyróżnione „dymkiem”, aby inni mogli łatwo dostrzec, że do tekstu dołączony jest komentarz. Będą mogli obejrzeć go przez naciśnięcie wyróżnionego słowa (zob. rysunek 9.13.).

WskazówkaPodczas pracy na telefonie możesz cofać i przywracać zmiany tekstu i formatowania. Odpowiednie narzędzia znajdziesz na ekranie Opcje, który możesz wyświetlić przez naciśnięcie trzech kropek w prawym dolnym rogu ekranu telefonu. Naciśnij Cofnij, aby anulować ostatnią operację, albo Przywróć, aby powtórzyć poprzednią czynność.

RYsUNEK 9.13. Wyróżniony „dymek” wskazuje, że do tekstu dołączony jest komentarz; naciśnij go, aby wyświetlić komentarz.

Formatowanie tekstuInnym prostym zadaniem, które możesz wykonać na telefonie, jest podstawowe formatowanie tekstu. Jeśli na przykład przeglądasz sekcję poświęconą nowemu produktowi i zdecydujesz, że chcesz pogrubić wszystkie wystąpienia nazwy produktu, po prostu naciśnij nazwę, a następnie wybierz ikonę Formatuj spośród narzędzi edycyjnych na dole ekranu. Pojawi się okno Format pokazane na rysunku 9.14. Naciśnij format, który chcesz zastosować – pogrubienie, kursywę, podkreślenie, przekreślenie, indeks górny lub dolny – a tekst w dokumencie zmieni się.

CZęŚĆ 2 130

RYsUNEK 9.14. Naciśnij format, który chcesz zastosować do zaznaczonego tekstu, albo włącz funkcję formatowania, wprowadź nowy tekst i wyłącz funkcję.

w podobny sposób możesz wyróżniać słowa poprzez zaznaczenie tekstu, naciśnięcie ikony Formatuj i wybranie żądanego wyróżnienia. Możesz też włączyć wyróżnienie, zanim wpiszesz nowy tekst; nowo wprowadzone słowa pojawią się wyróżnione ( jest to najlepsza technika, jeśli chcesz wyróżnić dłuższe ustępy). Następnie wyłącz wyróżnienie, aby dalszy tekst miał zwykły format (zob. rysunek 9.15.).

Oczywiście, ostatnie narzędzie w oknie formatowania nie wymaga bliższych wyjaśnień. Możesz zmienić kolor samego tekstu przez naciśnięcie ikony Formatuj, a następnie naciśnięcie nowego koloru na dole okna.

CZęŚĆ 2 131

RYsUNEK 9.15. Dodaj wyróżniony tekst, aby inni członkowie zespołu mogli łatwo znaleźć nową treść.

Zapisywanie i wysyłanie zmodyfikowanego dokumentuKiedy wprowadzisz wszystkie te zmiany w dokumencie, będziesz musiał zapisać je i być może wysłać plik do kolegów. Naciśnij przycisk opcji (trzy kropki w prawym dolnym rogu ekranu), aby wyświetlić dodatkowe opcje plikowe (zob. rysunek 9.16.).

RYsUNEK 9.16. Wyświetl opcje, aby zapisać i wysłać dokument.

CZęŚĆ 2 132

Naciśnij Zapisz, aby wysłać dokument tak, jak jest, Zapisz jako, aby zapisać go pod nową nazwą, albo Send, aby wysłać dokument bez zapisywania kopii w telefonie. windows Phone 7 poprosi o określenie dodatkowych opcji, po czym plik trafi do Twoich współpracowników.

Kiedy skończysz, naciśnij ikonę programu word, aby wyświetlić opcje plikowe, a następnie Zamknij, aby wrócić do dokumentów w witrynie zespołu.

przeglądanie i aktualizowanie danych programu ExcelPraca z arkuszami kalkulacyjnymi programu Excel w urządzeniu mobilnym wygląda podobnie, jeśli chodzi o podstawowe narzędzia i funkcje, których będziesz używał do przeglądania, edytowania i formatowania danych. Jak łatwo się domyślić, ekran wygląda inaczej, a dostępne polecenia są inne niż w programie word, ale ogólne rzecz biorąc, zauważysz ten sam zoptymalizowany, klarowny widok oraz zestaw narzędzi edycyjnych, które pomagają przejrzeć arkusz, zaktualizować go i przekazać innym.

Zacznij od otwarcia arkusza przez naciśnięcie nazwy pliku na liście dokumentów w bibliotece SharePoint. Kiedy arkusz otworzy się w telefonie, możesz przewijać go za pomocą strzałek u góry ekranu albo przesunąć placem z góry na dół, aby zobaczyć dodatkowe dane (zob. rysunek 9.17.).

Naciskaj, aby poruszać się po arkuszu

RYsUNEK 9.17. Arkusz kalkulacyjny programu Excel w Windows phone 7.

praca z arkuszemAby zacząć pracę z wartościami i formułami w arkuszu – i wyświetlić wykresy dołączone do pliku – naciśnij ikonę programu Excel w lewym górnym rogu ekranu telefonu. Na dole ekranu pojawi się menu z dostępnymi narzędziami (zob. rysunek 9.18.).

CZęŚĆ 2 133

RYsUNEK 9.18. Wyświetl narzędzia edycyjne, naciskając ikonę programu Excel w lewym górnym rogu ekranu.

Pięć pierwszych opcji na liście pozwala wyświetlić dodatkowe części arkusza, albo przez przewijanie (Następnych 15 wierszy), albo przez przejście do określonego arkusza albo komórki.

Polecenie Znajdź pozwala wyszukać określoną wartość – tekst lub liczbę – w arkuszu. Aby obejrzeć wykresy dołączone do bieżącego arkusza, naciśnij opcję Wyświetl wykresy w bieżącym arkuszu (domyślnie nie są pokazywane).

Wprowadzanie prostych zmianAby zmienić dane w arkuszu, naciśnij polecenie Pobierz kopię, a arkusz otworzy się w telefonie. Naciśnij komórkę, którą chcesz zmienić. Następnie wpisz żądany tekst lub cyfry i naciśnij przycisk Enter. Na rysunku 9.19. pokazano arkusz kalkulacyjny w czasie edycji.

Możesz wyświetlić zbiór opcji edycyjnych przez stuknięcie przycisku opcji (trzy kropki w prawym dolnym rogu ekranu), jak pokazano na rysunku 9.20. Excel oferuje też narzędzia Konspekt, Komentarz i Znajdź, które pozwalają łatwo przeglądać treść arkusza i opatrywać ją komentarzami.

CZęŚĆ 2 134

RYsUNEK 9.19. Naciśnij, aby zaznaczyć komórkę, a następnie wprowadź nową treść.

RYsUNEK 9.20. Naciśnij przycisk opcji, aby wyświetlić narzędzia do sortowania, filtrowania i formatowania danych.

Oto krótkie wprowadzenie do technik edycyjnych dostępnych w telefonie:

• naciśnij opcję Sortuj, aby wybrać kolumnę, według której chcesz posortować dane arkusza,• naciśnij opcję Zastosuj filtr, aby przefiltrować dane, na przykład w celu wyświetlenia 10 największych lub najmniejszych

wartości,

CZęŚĆ 2 135

• naciśnij opcję Formatuj, aby wyświetlić okno formatowania, w którym będziesz mógł zmienić wygląd tekstu i liczb, ustawić kolor czcionki albo wybrać inny kolor wypełnienia (zob. rysunek 9.21.).

RYsUNEK 9.21. Możesz zmienić format komórek albo wybrać inny kolor czcionki lub wypełnienia.

Zapisywanie zmian i wysyłanie arkuszaPo wprowadzeniu zmian w arkuszu możesz nacisnąć przycisk opcji, a następnie szybko przesunąć palcem w dół, aby wyświetlić opcje Zapisz i Zapisz jako. wybierz opcję Zapisz, aby zapisać plik w telefonie i popracować nad nim później, a opcję Zapisz jako, aby zapisać plik pod nowa nazwą. Naciśnij opcję Wyślij, aby przekazać arkusz jednemu ze swoich współpracowników, umożliwiając mu dodanie własnych komentarzy albo sfinalizowanie pliku.

Aby wrócić do biblioteki dokumentów w telefonie, naciśnij ponownie ikonę programu Excel, a następnie wybierz opcję Zamknij.

poprawianie prezentacji programu powerpoint w telefonieChoć w slajdach PowerPoint często ważniejsza jest forma niż treść, możesz łatwo przejrzeć je na urządzeniu mobilnym i wprowadzić proste zmiany. Prezentacje otwiera się w ten sam sposób, co pliki programów word i Excel – wybierając je z biblioteki dokumentów, którą utworzyłeś w witrynie Office 365.

Kiedy plik otworzy się w telefonie, zobaczysz sekwencję wszystkich slajdów. Możesz przewinąć listę i nacisnąć slajd, który Cię interesuje. Jeśli prezentacja jest długa, możesz też wprowadzić w polu Szukaj słowo lub frazę znajdującą się na slajdzie, który chcesz obejrzeć (zob. rysunek 9.22.).

CZęŚĆ 2 136

Naciśnij przycisk Znajdź, aby przejść do slajdów, które zawierają wprowadzony tekst

RYsUNEK 9.22. Aby wyszukać określony slajd, wprowadź słowo lub frazę w polu szukaj i naciśnij przycisk Znajdź.

Naciśnij slajd, który chcesz obejrzeć, aby wyświetlić go na ekranie wraz z opcjami programu PowerPoint (zob. rysunek 9.23.). Użyj strzałek, aby poruszać się między slajdami, albo naciśnij + lub –, żeby powiększyć lub pomniejszyć wyświetloną treść. Naciśnij opcję Pobierz kopię, aby zmodyfikować prezentację w swoim telefonie.

Naciśnij, aby powiększyć slajdNaciśnij, aby zmniejszyć slajdpobierz prezentację do edycji

RYsUNEK 9.23. Możesz przejrzeć prezentację albo zmodyfikować ją w telefonie.

CZęŚĆ 2 137

Mobilne edytowanie prezentacjiProces edytowania prezentacji w telefonie jest łatwiejszy, niż można by przypuszczać. Kiedy wybierzesz polecenie Pobierz kopię z listy opcji programu PowerPoint, bieżący slajd pojawi się na ekranie telefonu. Naciśnij go, a następnie naciśnij narzędzie Edytuj (po prawej stronie narzędzia Komentarz w wierszu ikon na dole ekranu). Możesz wybrać obszar, naciskając go, jak pokazano na rysunku 9.24.

RYsUNEK 9.24. Naciśnij obszar slajdu, który chcesz zmienić.

PowerPoint otworzy obszar tekstowy slajdu, umożliwiając wprowadzenie prostych zmian w treści (zob. rysunek 9.25.). Naciśnij ekran, aby ustawić kursor, i użyj przycisku Delete oraz przycisków liter, żeby usunąć niepożądany tekst i dodać nowy. Kiedy skończysz edycję, naciśnij narzędzie Gotowe (przypominające znacznik wyboru).

RYsUNEK 9.25. Wprowadź zmiany i naciśnij ikonę Gotowe.

Następnie możesz przejść do innego slajdu, naciskając przycisk Dalej, albo wyświetlić dodatkowe opcje przez naciśnięcie trzech kropek w wierszu narzędzi. Jak pokazano na rysunku 9.26., dodatkowe opcje pozwalają przenieść bieżący slajd w inne miejsce prezentacji albo ukryć go.

RYsUNEK 9.26. Możesz edytować prezentację w telefonie i włączyć formanty ActiveX, aby animacje działały prawidłowo.

CZęŚĆ 2 138

Jeśli postanowisz przenieść slajd, naciśnij go i przeciągnij w nowe położenie na liście (zob. rysunek 9.27.). Slajd będzie wyróżniony, żeby był dobrze widoczny podczas przesuwania (i żebyś mógł przesunąć go z powrotem, jeśli zmienisz zdanie).

RYsUNEK 9.27. slajdy można przestawiać jednym palcem – dosłownie.

Zapisywanie i wysyłanie prezentacjiPodobnie jak w przypadku innych programów Office, możesz zapisać prezentację PowerPoint przez naciśnięcie trzech kropek, przewinięcie ekranu w dół do opcji Zapisz i Zapisz jako i naciśnięcie opcji, z której chcesz skorzystać (zob. rysunek 9.28.). w razie potrzeby wprowadź nazwę pliku, a następnie wyślij prezentację, gdziekolwiek chcesz – na biurowe konto e-mail, do kolegi albo do klienta.

Kiedy skończysz pracować z plikiem, naciśnij przycisk Office na górze ekranu, a następnie wybierz opcję Zamknij. Proste i jasne.

WskazówkaJedną z przydatnych funkcji wprowadzonych w programie PowerPoint 2010 jest możliwość emisji prezentacji. Teraz możesz obejrzeć prezentację wszędzie, gdzie akurat przebywasz, przez kliknięcie łącza, które prezenter wysłał w wiadomości e-mail. Kiedy prezenter emituje prezentację w czasie rzeczywistym, slajdy pojawiają się w przeglądarce na Twoim urządzeniu mobilnym. Możesz zatem uczestniczyć w prezentacji bez względu na to, czy jesteś w pociągu, w kawiarni, czy na meczu piłkarskim swojej córki. Świetna sprawa!

RYsUNEK 9.28. Zapisz prezentację powerpoint i wyślij ją w świat.

Co dalej?w tym rozdziale dowiedziałeś się, jak użyć telefonu komórkowego, aby przeglądać i edytować pliki zapisane w bibliotece dokumentów usługi Office 365. Stały dostęp do obiegu informacji związanych z bieżącym projektem pomaga Ci zrobić więcej, szybciej i elastyczniej. Technologia ta dopiero raczkuje, więc możesz być pewien, że w miarę ewolucji oprogramowania łączność mobilna z usługą Office 365 będzie stawać się coraz bardziej funkcjonalna.

w następnym rozdziale nauczysz się zarządzać pocztą, kalendarzem, kontaktami i zadaniami w usłudze Office 365.

CZęŚĆ 3 139

Łączność w czasie rzeczywistymskonfigurowałeś konto Office 365 i pchnąłeś swój zespół na właściwe tory, a w tej części książki nauczysz

się łączyć się z innymi przez e-mail, wiadomości błyskawiczne i publiczną witrynę internetową. Dowiesz

się też, jak używać różnych narzędzi w usłudze Office 365 do osiągania konkretnych celów biznesowych.

Rozdział 1. poczta e-mail i organizacja w Office 365W tym rozdziale:• Outlook web App – wprowadzenie• Sprawdzanie i organizowanie poczty e-mail• Sprawdzanie i czytanie poczty oraz odpowiadanie na wiadomości• Praca z kalendarzem• Importowanie i organizowanie kontaktów• Dodawanie i realizowanie zadań• Co dalej?

prawdopodobnie potrafisz już efektywnie organizować kontakty, zarządzać kalendarzem i utrzymywać łączność przez e-mail. Jednak koordynowanie tego wszystkiego – w imieniu swoim i zespołu – w usłudze Office 365 wymaga gładkiego przepływu wszystkich informacji potrzebnych grupie. Za pomocą aplikacji Outlook web App możesz łatwo dodawać kontakty, zarządzać pocztą, wyszukiwać kolegów, dodawać terminy do kalendarza i śledzić zadania, indywidualne i grupowe, które zespół musi zrealizować.

w tym rozdziale nauczysz się zarządzać zespołem i informacjami na temat projektu w usłudze Office 365.

Outlook Web App – wprowadzeniePo zalogowaniu się w usłudze Office 365 możesz wyświetlić skrzynkę odbiorczą, klikając łącze Outlook na górze strony głównej Office 365 albo łącze Skrzynka odbiorcza w sekcji Outlook po lewej stronie okna (zob. rysunek 10.1.).

Kliknij dowolne z tych łączy, aby wyświetlić skrzynkę odbiorczą

RYsUNEK 10.1. Uruchom aplikację Outlook Web App przez kliknięcie łącza Outlook albo skrzynka odbiorcza na stronie głównej Office 365.

CZęŚĆ 3 140

sprawdzanie i organizowanie poczty e-mail Jedną z wielkich zalet aplikacji Outlook web App w usłudze Office 365 jest to, że Twoja poczta – i kontakty – są zawsze pod ręką, kiedy ich potrzebujesz, dostępne z poziomu dowolnego urządzenia, które może łączyć się z internetem. w rozdziale 6. cz. II, „Praca mobilna w Office 365”, nauczyłeś się przeglądać i wysyłać pocztę za pomocą telefonu; Outlook web App to aplikacja przeglądarkowa, która umożliwia czytanie nowych wiadomości, pracę z pocztą odebraną oraz organizowanie wszystkich preferencji komunikacyjnych.

Okno składa się z trzech głównych obszarów (zob. rysunek 10.2.). w lewym panelu widać foldery poczty oraz narzędzia, które wyświetlają inne widoki, umożliwiając pracę z kalendarzem albo zarządzanie kontaktami i zadaniami. w środku znajduje się kolumna skrzynki odbiorczej, w której pojawiają się nowe wiadomości. Panel po prawej stronie to okienko odczytu, które pokazuje treść wybranej wiadomości bez konieczności jej otwierania.

RYsUNEK 10.2. Okno Outlook Web App zapewnia dostęp do wiadomości oraz innych narzędzi programu Outlook.

sprawdzanie i czytanie poczty oraz odpowiadanie na wiadomościPoczta pojawia się w skrzynce odbiorczej automatycznie, ale możesz również nakazać wyszukanie nowych wiadomości przez kliknięcie narzędzia Sprawdź wiadomości na górze okienka skrzynki odbiorczej w środku okna Outlook web App (zob. rysunek 10.3.).

sprawdź wiadomości

RYsUNEK 10.3. Kliknij przycisk sprawdź wiadomości, aby dowiedzieć się, czy są jakieś nowe wiadomości do pobrania.

CZęŚĆ 3 141

wiadomości pojawiają się w kolumnie skrzynki odbiorczej na środku okna programu Outlook. Aby przeczytać wiadomość, kliknij ją, a jej treść pojawi się w okienku odczytu po prawej stronie okna programu Outlook (zob. rysunek 10.4.).

prześlij dalejOdpowiedz wszystkimOdpowiedz

RYsUNEK 10.4. Kliknij wiadomość w skrzynce odbiorczej, aby wyświetlić jej treść w okienku odczytu.

Możesz odpowiedzieć na wiadomość przez kliknięcie przycisku Odpowiedz (lub Odpowiedz wszystkim, jeśli wiadomość została wysłana do więcej niż jednego odbiorcy) albo przycisku Prześlij dalej bezpośrednio z okienka odczytu. wiadomość pojawi się w oddzielnym oknie, w którym możesz wpisać treść, dodać innych odbiorców i kliknąć przycisk Wyślij.

tworzenie nowej wiadomościOczywiście, nie każda wiadomość, którą wyślesz, będzie odpowiedzią na wiadomość odebraną od kogoś innego. Czasem będziesz musiał utworzyć nową wiadomość i wysłać ją bezpośrednio do odbiorcy – albo wielu odbiorców. w aplikacji Outlook web App jest to bardzo proste. Oto odpowiednia procedura:

1. Na stronie głównej Office 365 kliknij łącze Outlook.2. w oknie Outlook web App kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Nowy.3. wybierz pozycję Wiadomość (zob. rysunek 10.5.).

RYsUNEK 10.5. Rozpocznij nową wiadomość przez kliknięcie przycisku Nowy i wybranie pozycji Wiadomość.

4. Pojawi się okno nowej wiadomości, pokazane na rysunku 10.6. wpisz adres e-mail odbiorcy w polu Do, temat wiadomości w wierszu Temat, a wreszcie treść wiadomości, którą zamierzasz wysłać.

CZęŚĆ 3 142

RYsUNEK 10.6. Wprowadź adresy odbiorców w polu Do, dodaj temat i wpisz treść wiadomości.

5. Możesz też kliknąć pole Do i wybrać odbiorcę w oknie Książka adresowa (zob. rysunek 10.7.).6. Kliknij przycisk Do, a następnie przycisk OK.7. Kiedy skończysz pisać wiadomość, kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać ją do odbiorcy.

RYsUNEK 10.7. Kliknij nazwę kontaktu, do którego chcesz wysłać wiadomość, a następnie kliknij przycisk Do.

Zmienianie widoków pocztyDomyślnie poczta w skrzynce odbiorczej jest wyświetlana w widoku konwersacji. Jest to nowy widok pakietu Office 2010, który łączy różne wiadomości wchodzące w skład konwersacji, abyś mógł przeczytać je jako całość. Pomaga to utrzymać w ryzach dyskusję na konkretne tematy, abyś mógł łatwo śledzić przemyślenia zespołu w miarę pojawiania się nowych pomysłów.

Możesz zmienić sposób organizacji wiadomości albo wyłączyć widok konwersacji przez kliknięcie strzałki Konwersacje użytkownika Data na górze kolumny skrzynki odbiorczej (zob. rysunek 10.8.).

CZęŚĆ 3 143

RYsUNEK 10.8. Wiadomości w skrzynce odbiorczej można organizować na wiele sposobów.

Aby wyłączyć widok konwersacji, kliknij pozycję Konwersacje, żeby usunąć znacznik wyboru. Aby zmienić kolejność wiadomości, wybierz jedną z kategorii z listy. Jeśli na przykład wybierzesz pozycję Od, wiadomości zostaną ułożone alfabetyczne według nadawcy.

Wybieranie nowej kompozycjiMożesz zmienić wygląd swojego środowiska pocztowego, wybierając nową kompozycję aplikacji Outlook web App. Służy do tego narzędzie Opcje w prawym górnym rogu okna. Rozwiń listę Opcje, a następnie klikaj strzałki w galerii Wybierz kompozycję, aby przejrzeć dostępne kompozycje (zob. rysunek 10.9.). Kliknij żądaną kompozycję, a zostanie ona zastosowana do okna Outlook web App.

RYsUNEK 10.9. przejrzyj dostępne kompozycje, klikając strzałki w galerii Wybierz kompozycję.

UwagaZmiana kompozycji w Outlook web App wpływa tylko na aplikację pocztową, a nie na inne programy Office 365.

Zarządzanie pocztąIm więcej otrzymujesz poczty, tym ważniejsze stanie się zorganizowanie jej w taki sposób, abyś później mógł łatwo znaleźć żądaną wiadomość. Możesz na przykład utworzyć oddzielne foldery dla różnych projektów lub grupować wiadomości według reprezentowanych przez nie zadań (takich jak projektowanie, pisanie, produkcja itp.). Następnie możesz przenosić wiadomości do odpowiednich folderów, usuwać te, których już nie potrzebujesz, wyszukiwać konkretne wiadomości albo wyświetlać tylko niektóre poprzez filtrowanie.

CZęŚĆ 3 144

tworzenie nowych folderów pocztowychw aplikacji Outlook web App możesz łatwo utworzyć nowe foldery, a następnie przenieść do nich wiadomości. Zacznij od kliknięcia prawym przyciskiem myszy folderu Skrzynka odbiorcza w widoku folderów po lewej stronie okna Outlook web App. Jak pokazano na rysunku 10.10., pojawi się menu kontekstowe.

RYsUNEK 10.10. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder skrzynka odbiorcza, aby wyświetlić listę opcji.

Jeśli wybierzesz polecenie Utwórz nowy folder, Outlook doda folder do listy. wpisz nazwę nowego folderu. Możesz tworzyć nowe foldery – i podfoldery wewnątrz folderów – aby porządkować swoją pocztę.

WskazówkaAby zapanować nad listą folderów, pamiętaj o okresowym usuwaniu tych, które nie są już potrzebne. w celu usunięcia folderu kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Usuń z menu kontekstowego.

przenoszenie wiadomościNajprostszym sposobem przeniesienia wiadomości jest przeciągnięcie jej ze skrzynki odbiorczej do odpowiedniego folderu. Kiedy zwolnisz przycisk myszy, wiadomość zostanie zapisana w nowym folderze. Możesz również przenosić wiadomości za pomocą narzędzi aplikacji Outlook web App. Technika ta przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy musisz przenieść wiele wiadomości jednocześnie. Oto odpowiednia procedura:

1. wskaż myszą małą ikonę koperty, która widnieje po lewej stronie wiadomości. Ikona zmieni się w pole wyboru.2. Zaznacz pole wyboru przy wiadomości, którą chcesz przenieść.3. Powtórz etapy 1. i 2. dla każdej wiadomości, która ma zostać przeniesiona do nowego folderu.4. Kliknij strzałkę po prawej stronie przycisku Przenieś i wybierz polecenie Przenieś do folderu (zob. rysunek 10.11.).5. Kiedy pojawi się monit, zaznacz nazwę właśnie utworzonego folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.

CZęŚĆ 3 145

RYsUNEK 10.11. Zaznacz wiadomości, które chcesz przenieść, a następnie kliknij przycisk przenieś i wybierz polecenie przenieś do folderu.

Wyszukiwanie wiadomościKiedy chcesz znaleźć wiadomość od określonego nadawcy na określony temat, możesz szybko zlokalizować ją przez wyszukiwanie. Pole wyszukiwania znajduje się na górze kolumny skrzynki odbiorczej w środku okna Outlook web App.

Po prostu kliknij pole wyszukiwania, wpisz słowo lub frazę, którą chcesz znaleźć, a następnie kliknij narzędzie Wyszukaj. Domyślnie Outlook przeszukuje całą skrzynkę pocztową, ale możesz zmienić obszar wyszukiwania, klikając strzałkę po prawej stronie pola wyszukiwania i wybierając inną opcję (zob. rysunek 10.12.).

RYsUNEK 10.12. Wybierz miejsce, w którym Outlook ma szukać określonego tematu.

WskazówkaChoć Outlook domyślnie przeszukuje całą skrzynkę pocztową, możesz wybrać inny folder. Najpierw kliknij folder, który ma być lokalizacją domyślną, a następnie kliknij strzałkę po prawej stronie pola wyszukiwania i wybierz opcję Ustaw lokalizację domyślną. wybierz pozycję Ten folder albo Ten folder i podfoldery, aby zmienić ustawienie domyślne.

Outlook wyświetla wszystkie wiadomości, które w temacie lub treści zawierają podane słowo albo frazę. Możesz przejrzeć listę wiadomości i znaleźć tę, której szukasz.

Możesz też zawęzić wyniki, korzystając z funkcji wyszukiwania zaawansowanego. Kliknij podwójną strzałkę po prawej stronie pola wyszukiwania. Pojawi się zestaw narzędzi pokazany na rysunku 10.13., który pozwala określić obszar wyszukiwania, nadawcę lub odbiorcę wiadomości oraz jej kategorię. Zaznacz pole wyboru po lewej stronie elementu, który chcesz zmienić, i wybierz ustawienia w polach po prawej stronie. Ponownie kliknij przycisk Wyszukaj, aby zainicjować wyszukiwanie zaawansowane. wyniki pojawią się w panelu skrzynki odbiorczej.

CZęŚĆ 3 146

RYsUNEK 10.13. Ustaw opcje zaawansowane, aby zawęzić wyszukiwanie.

Kiedy będziesz gotów, aby usunąć wyniki wyszukiwania i wrócić do widoku standardowego, po prostu kliknij narzędzie Anuluj (czerwony znak X) po prawej stronie pola wyszukiwania. Ponownie pojawi się cała zawartość skrzynki odbiorczej.

Filtrowanie pocztyw zależności od tego, ile poczty otrzymujesz – i od kogo – możesz również ustawić filtr, aby wyświetlać tylko wiadomości o określonych cechach. Jeśli na przykład próbujesz znaleźć wiadomość, która miała w załączniku dokument PDF, ale nie pamiętasz, kto ją przysłał, możesz przefiltrować wiadomości w taki sposób, aby wyświetlić tylko te, które miały załączniki.

Jak to zrobić? w aplikacji Outlook web App rozwiń listę Filtr nad kolumną skrzynki odbiorczej. Pojawi się lista dostępnych filtrów (zob. rysunek 10.14.). Kliknij żądaną opcję, aby zastosować filtr do wiadomości w bieżącym folderze.

RYsUNEK 10.14. Użyj filtrów, aby ograniczyć liczbę wiadomości wyświetlanych w bieżącym folderze.

Jeśli wybierzesz filtr Kategoria lub Od, będziesz musiał wykonać dodatkową czynność. Kiedy klikniesz pozycję Kategoria, pojawi się lista kategorii do wyboru. Kiedy klikniesz pozycję Od, pojawi się pole tekstowe, w którym będziesz mógł wpisać adres e-mail nadawcy, aby wyświetlić tylko wiadomości nadesłane przez tę osobę.

Tytuł skrzynki odbiorczej pokazuje nazwę obecnie zastosowanego filtra. Po prawej stronie wiersza tytułowego skrzynki odbiorczej znajduje się narzędzie, które pozwala dodać bieżący filtr do ulubionych albo usunąć filtr i przywrócić normalny widok (zob. rysunek 10.15.). Kliknij przycisk Wyczyść filtr, aby usunąć filtr i ponownie wyświetlić wszystkie wiadomości.

CZęŚĆ 3 147

Wyczyść filtrDodaj filtr do ulubionychBieżący filtr

RYsUNEK 10.15. Kliknij przycisk Wyczyść filtr, aby ponownie wyświetlić wszystkie wiadomości.

tworzenie reguły skrzynki odbiorczej

Możesz zautomatyzować obsługę poczty tak, aby wiadomości były automatycznie przenoszone do odpowiednich folderów. Przypuśćmy, że Twoi kierownicy w każdy piątek składają raporty, które zwykle przeglądasz tuż przed spotkaniem w następną środę. Możesz utworzyć regułę, która będzie przenosić wiadomości do folderu Raporty, w którym będą oczekiwać na przejrzenie. w ten sposób w skrzynce odbiorczej będzie więcej miejsca na wiadomości, które naprawdę musisz przeczytać.

Aby utworzyć regułę, kliknij przycisk Opcje w prawym górnym rogu okna aplikacji Outlook web App i wybierz polecenie Utwórz regułę skrzynki odbiorczej. Kliknij przycisk Nowy, wybierz rodzaj wiadomości i określ, co chcesz z nimi robić, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Reguła będzie stosowana do wiadomości przychodzących, automatycznie przenosząc je do odpowiednich folderów.

Ustawianie preferencji pocztowychAby ustawić preferencje pracy w aplikacji Outlook web App, kliknij przycisk Opcje w prawym górnym rogu okna i wybierz polecenie Zobacz wszystkie opcje. w oknie Opcje kliknij pozycję Ustawienia, jak pokazano na rysunku 10.16.

RYsUNEK 10.16. Kliknij pozycję Ustawienia, aby wyświetlić i ustawić opcje poczty.

Na stronie Ustawienia możesz dodać podpis wiadomości e-mail i określić, czy chcesz otrzymywać potwierdzenia wysłanych wiadomości, czy wiadomości wyświetlone w okienku odczytu mają być oznaczane jako przeczytane i jak Outlook ma wyświetlać konwersacje. Możesz też przewinąć zawartość okna w dół do sekcji Opcje wiadomości, aby określić, czy Outlook ma odtwarzać dźwięk po nadejściu nowej wiadomości, wyświetlać powiadomienia o nowej poczcie i opróżniać folder Elementy usunięte, kiedy kończysz pracę z programem. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać nowo wprowadzone ustawienia.

tworzenie wezwania na spotkanieJeśli jesteś organizatorem i przywódcą zespołu, prawdopodobnie będziesz musiał często wysyłać wezwania na spotkanie. Na szczęście procedura jest bardzo prosta:

1. w aplikacji Outlook web App kliknij przycisk Nowy.2. wybierz polecenie Wezwanie na spotkanie.3. Na karcie Termin okna Nowe spotkanie wprowadź adresy e-mail odbiorców, których chcesz zaprosić (zob. rysunek 10.17.).

CZęŚĆ 3 148

Ustaw spotkanie cykliczneNadaj wysoki priorytet

RYsUNEK 10.17. Utwórz zaproszenie i wyślij je do odbiorców.

4. wprowadź temat i lokalizację.5. Określ godziny rozpoczęcia i zakończenia i wpisz treść zaproszenia.6. Kliknij kartę Asystent planowania, aby zaplanować spotkanie i wybrać pomieszczenie (zob. rysunek 10.18.).7. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać zaproszenie.

RYsUNEK 10.18. Użyj Asystenta planowania, aby sprawdzić harmonogramy odbiorców i w razie potrzeby zarezerwować miejsce na spotkanie.

Kiedy dodajesz odbiorców do zaproszenia na spotkanie, Asystent planowania sprawdza harmonogram każdego uczestnika i powiadamia Cię, czy dana osoba jest wolna. Jeśli natrafisz na konflikt, możesz zmienić godzinę spotkania i spróbować jeszcze raz.

CZęŚĆ 3 149

praca z kalendarzemJedną z wielkich zalet aplikacji Outlook web App jest to, że wszystkie funkcje są wzajemnie powiązane i możesz łatwo przechodzić między skrzynką odbiorczą, kalendarzem i listą zadań jednym kliknięciem myszy. Kiedy chcesz obejrzeć kalendarz w Office 365, kliknij łącze Outlook, aby uruchomić aplikację Outlook web App, a następnie kliknij łącze Kalendarz w dolnym lewym rogu okna.

Okno Kalendarz prawdopodobnie wygląda znajomo, jeśli kiedykolwiek używałeś programu Microsoft Outlook albo sieciowych narzędzi kalendarzowych Microsoftu (zob. rysunek 10.19.). w górnym lewym rogu znajduje się minikalendarz, który pokazuje bieżący miesiąc. w środku okna domyślnie wyświetlany jest plan bieżącego dnia. Po prawej stronie okna widać szczegóły wybranego terminu.

RYsUNEK 10.19. Kalendarz w aplikacji Outlook Web App pozwala ustawiać, udostępniać i modyfikować terminy.

Dodawanie terminuKiedy chcesz dodać nowy termin do kalendarza, kliknij odpowiednią datę w minikalendarzu w lewym górnym rogu ekranu.

Przewiń plan dnia w środkowej części okna do godziny rozpoczęcia terminu i kliknij dwukrotnie odpowiedni przedział czasu. Pojawi się okno Nowy termin pokazane na rysunku 10.20.

CZęŚĆ 3 150

RYsUNEK 10.20. Możesz łatwo utworzyć termin przez dwukrotnie kliknięcie przedziału czasu na kalendarzu.

wprowadź informacje o terminie, w tym godzinę zakończenia, lokalizację oraz dodatkowe uwagi na temat wymaganych zasobów, osób biorących udział w spotkaniu albo plików do udostępnienia. Kliknij kartę Asystent planowania, aby sprawdzić harmonogramy innych członków zespołu, i wyślij zaproszenia tym, którzy mają wziąć udział w spotkaniu.

Kiedy skończysz, kliknij przycisk Zapisz i zamknij, a termin zostanie dodany do kalendarza.

Zmiana widoku kalendarzaw zależności od planowanej daty spotkania – oraz żądanego układu przyszłych zdarzeń w Twoim kalendarzu – możesz zmienić widok dnia na widok tygodnia roboczego, tygodnia lub miesiąca.

Narzędzia do zmiany widoku znajdują się nad panelem harmonogramu w środku okna kalendarza (zob. rysunek 10.21.). Aby przejść do innego widoku, po prostu kliknij odpowiednią ikonę.

Kliknij, aby wyświetlić bieżący dzieńWidok dniaWidok tygodnia roboczegoWidok tygodniaWidok miesiąca

RYsUNEK 10.21. Kliknij ikonę widoku odzwierciedlającą sposób, w jaki chcesz wyświetlić kalendarz.

WskazówkaMożesz utworzyć termin w każdym widoku kalendarza. Po prostu kliknij dwukrotnie datę w kalendarzu, a pojawi się okno nowego terminu, w którym będziesz mógł wprowadzić szczegółowe informacje.

Udostępnianie kalendarzaKiedy pracujesz w zespole i tworzysz nowe terminy oraz wezwania na spotkanie, które uwzględniają innych członków grupy, możesz udostępnić swój kalendarz. w widoku kalendarza aplikacji Outlook web App kliknij przycisk Udział i wybierz opcję Udostępnij ten kalendarz (zob. rysunek 10.22.).

CZęŚĆ 3 151

RYsUNEK 10.22. Kliknij przycisk Udział i wybierz opcję Udostępnij ten kalendarz, aby udostępnić swój kalendarz zespołowi.

Pojawi się okno Zaproszenie do udostępniania, abyś mógł wysłać wiadomość do członków zespołu, którym chcesz udostępnić swój kalendarz (zob. rysunek 10.23.). wpisz adresy e-mail kolegów w polu Do albo kliknij pole i wybierz ich z książki adresowej. w obszarze Udostępnij wybierz sposób udostępniania informacji:

• opcja Informacje wolny/zajęty pozwala innym sprawdzać w Twoim kalendarzu, kiedy jesteś wolny, a kiedy zajęty,• opcja Informacje wolny/zajęty, w tym temat i lokalizacja udostępnia więcej informacji o Twoich spotkaniach,

m.in. gdzie będziesz i czego będzie dotyczyć spotkanie,• opcja Wszystkie informacje pozwala innym sprawdzić wszystkie informacje, jakie wprowadziłeś na temat spotkania.

RYsUNEK 10.23. Wyślij zaproszenie do członków zespołu, którym chcesz udostępnić swój kalendarz.

Jeśli chcesz poprosić adresatów o udostępnienie ich kalendarzy, zaznacz pole Chcę poprosić o pozwolenie na wgląd w folder kalendarza adresata. w treści zaproszenia wpisz dowolną wiadomość i kliknij przycisk Wyślij. Kiedy adresat otrzyma zaproszenie, będzie mógł dodać Twój kalendarz przez kliknięcie łącza Dodaj ten kalendarz, a także udostępnić swój przez kliknięcie łącza Udostępnij mój kalendarz (zob. rysunek 10.24.).

CZęŚĆ 3 152

RYsUNEK 10.24. Adresat zaproszenia może kliknąć łącze Dodaj ten kalendarz, aby uzyskać dostęp do kalendarza nadawcy, oraz łącze Udostępnij mój kalendarz, aby odwdzięczyć się tym samym.

Teraz będziesz mógł wyświetlić kalendarze innych członków zespołu, co pomoże Ci znaleźć godziny, w których wszyscy będziecie mogli się spotkać. Aby wyświetlić udostępniony kalendarz innej osoby, zaznacz odpowiednie pole wyboru w sekcji Kalendarze osób w widoku kalendarza (zob. rysunek 10.25.). Jeśli zechcesz ukryć udostępnione kalendarze, po prostu ponownie kliknij pole, aby usunąć z niego znacznik wyboru.

RYsUNEK 10.25. Udostępniony kalendarz możesz wyświetlić obok własnego.

WskazówkaMożesz łatwo zamknąć udostępnione kalendarze przez kliknięcie narzędzia Zamknij (znaku X) na górze kolumny kalendarza w środku okna.

CZęŚĆ 3 153

WskazówkaJeśli potrzebujesz więcej miejsca na wyświetlenie udostępnionych kalendarzy, możesz ukryć okienko odczytu. Kliknij przycisk Widok na górze okna kalendarza i wybierz opcję Wyłączone z listy Okienko odczytu.

Importowanie i organizowanie kontaktówSekcja Kontakty okna Outlook web App pozwala łatwo dodawać i organizować kontakty oraz tworzyć ich podgrupy. Kiedy po raz pierwszy klikniesz łącze Kontakty w lewym dolnym rogu okna Outlook web App, zobaczysz listę kontaktów na środku ekranu (zob. rysunek 10.26.). Prawy panel pokazuje szczegółowe informacje o kontakcie wybranym z listy.

RYsUNEK 10.26. Kliknij łącze Kontakty, aby wyświetlić menedżer kontaktów aplikacji Outlook Web App.

Dodawanie nowych kontaktówNajprostszym sposobem na dodanie nowego kontaktu w Outlook web App jest kliknięcie przycisku Nowy na górze listy kontaktów i wybranie pozycji Kontakt (zob. rysunek 10.27.).

Rysunek 10.27. Aby dodać nowy kontakt, kliknij przycisk Nowy i wybierz pozycję Kontakt.

Outlook otworzy okno, w którym będziesz mógł wprowadzić informacje o nowym kontakcie. Przewiń je w dół, aby zobaczyć dodatkowe pola, albo kliknij nazwy kategorii (Profil, Kontakt, Adresy i Szczegóły), aby przeskoczyć do odpowiedniej części formularza (zob. rysunek 10.28.).

CZęŚĆ 3 154

RYsUNEK 10.28. Wprowadź jak najwięcej informacji o nowym kontakcie.

UwagaNie musisz wprowadzać informacji we wszystkich polach formularza nowego kontaktu. Na początek wystarczy nazwisko i adres e-mail, jeśli to wszystko, czym dysponujesz. Później możesz otworzyć okno kontaktu (klikając dwukrotnie nazwę kontaktu w oknie Kontakty) i uzupełnić lub zmienić pierwotnie wprowadzone informacje.

Importowanie kontaktówOutlook web App zawiera narzędzie, które pozwala łatwo dodawać całe listy kontaktów. Dzięki temu możesz wygodnie dodać firmową książkę adresową, spis pracowników działu albo listę mailingową kontaktów internetowych.

Aby zaimportować kontakty do Outlook web App, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij przycisk Importuj w widoku kontaktów.2. w oknie Importuj kontakty kliknij przycisk Przeglądaj (zob. rysunek 10.29.).3. Przejdź do folderu z plikiem danych, który chcesz zaimportować, i kliknij przycisk Otwórz.4. Kliknij przycisk Dalej.5. Na stronie Gratulacje kliknij przycisk Zakończ.

RYsUNEK 10.29. Kliknij przycisk przeglądaj, aby przejść do pliku CsV, który chcesz zaimportować.

CZęŚĆ 3 155

Wyszukiwanie kontaktuKiedy na Twojej liści znajdą się dziesiątki kontaktów, będziesz potrzebował sposobu na szybkie wyszukiwanie konkretnej osoby. Aby znaleźć kontakt w aplikacji Outlook web App, kliknij pole Przeszukuj i wpisz imię lub nazwisko szukanej osoby. Kliknij narzędzie Wyszukaj, a program rozpocznie wyszukiwanie. Po kilku sekundach (w zależności od liczby kontaktów) na liście pojawią się wyniki wyszukiwania (zob. rysunek 10.30.). Aby usunąć listę wyników i wrócić do zwykłego widoku kontaktów, kliknij przycisk Zamknij (znak X) po prawej stronie pola wyszukiwania.

RYsUNEK 10.30. Outlook pozwala łatwo zlokalizować konkretny kontakt, bez względu na to, jak długa jest twoja lista.

Dodawanie i realizowanie zadańOstatnie narzędzie Outlook web App, które pozostało do omówienia w tym rozdziale, umożliwia tworzenie zadań związanych z projektami Office 365. Kliknij łącze Zadania w lewym dolnym rogu okna Outlook (zob. rysunek 10.31.). Nowe zadanie możesz utworzyć na dwa sposoby:

• kliknij przycisk Nowy i wybierz pozycję Zadanie, aby wyświetlić okno Nowe zadanie,• kliknij pole Wpisz nowe zadanie i wprowadź informacje o zadaniu – tekst i datę.

CZęŚĆ 3 156

Kliknij, aby wyświetlić okno Nowe zadanieKliknij i wpisz nowe zadanieKliknij dwukrotnie, aby wyświetlić i zmodyfikować zadanie

RYsUNEK 10.31. Opcje dodawania nowych zadań i zmieniania istniejących.

Możesz łatwo sortować, klasyfikować, edytować i usuwać dodane zadania. Aby oznaczyć zadanie jako ukończone, kliknij znajdujące się obok niego pole wyboru. Outlook wyświetli opis zadania przekreślonym tekstem, a ikona po prawej stronie zmieni się w znacznik wyboru, który wskazuje, że zadanie zostało wykonane.

Wskazówkaw widoku zadań szczegółowe informacje o zadaniach wyświetlane w okienku odczytu można edytować, co oznacza, że możesz zmodyfikować niektóre dane bez otwierania zadania. Aby jednak zmienić opis zadania, musisz je otworzyć dwukrotnym kliknięciem.

Co dalej?w tym rozdziale dowiedziałeś się, jak używać aplikacji Outlook web App do pracy z pocztą e-mail, zarządzania wiadomościami i określania preferencji pocztowych. Nauczyłeś się też pracować z kalendarzami i zadaniami. w następnym rozdziale dowiesz się, jak kontaktować się z zespołem w czasie rzeczywistym za pomocą programu Microsoft Lync.

Rozdział 2. przedyskutujmy to przez Microsoft LyncW tym rozdziale:• Microsoft Lync – wprowadzenie• Praca z kontaktami w programie Lync• Komunikacja błyskawiczna z zespołem• Rozmowa przez Lync• Udostępnianie programów i plików

Wyobraź sobie pracę bez limitów. Możesz zorganizować dwudniowe szkolenie bez gromadzenia całego zespołu w jednym miejscu. Możesz udostępniać najnowsze raporty bez wysyłania ich tradycyjną pocztą, wyświetlać zdjęcia z nadesłanego portfolio albo analizować prognozy sprzedaży na elektronicznej tablicy.

Co więcej, możesz pokazać innemu użytkownikowi – w czasie rzeczywistym – nad czym pracujesz na swoim pulpicie.

CZęŚĆ 3 157

Możecie razem dopracować prezentacje. Możecie przedyskutować problemy. w ten sposób rodzą się dobre pomysły.

Kiedy zaś skończysz pracę, możesz po prostu zamknąć konwersację i wrócić do tego, co robiłeś przed rozpoczęciem spotkania. Zero problemów.

To zresztą nie wszystko, co Microsoft Lync 2010 może zrobić dla Ciebie i Twojego zespołu.

w tym rozdziale poznasz program Microsoft Lync 2010, narzędzie do komunikacji błyskawicznej i spotkań online, które stanowi część usługi Office 365. Dowiesz się, jak skonfigurować Lync według swoich potrzeb, dodać kontakty, przesyłać wiadomości błyskawiczne, prowadzić rozmowy telefoniczne, dodawać wideo, udostępniać pliki i znacznie więcej.

skąd wziął się Lync?

Program Microsoft Lync poprzednio nosił nazwę Microsoft Office Communicator 2007 R2 i był dostępny tylko dla przedsiębiorstw jako część korporacyjnego pakietu Office Professional Plus 2010. Dzięki usłudze Office 365 program Lync jest teraz dostępny również dla małych firm. Microsoft Lync pozwala użytkownikom Office 365:

• sprawdzać status online innych członków zespołu,• łączyć się z kolegami przez wiadomości błyskawiczne,• nawiązywać połączenia audio lub wideo,• prowadzić spotkania online,• udostępniać i przekazywać pliki,• nagrywać rozmowy audio i wideo,• skonfigurować konferencje telefoniczne,• udostępniać pulpit,• używać elektronicznej tablicy,• zapisywać notatki w notatniku OneNote.

Microsoft Lync – wprowadzeniew rozdziale 2. cz. I, „Pierwsze kroki z Office 365”, pobrałeś i zainstalowałeś program Microsoft Lync. Aby uruchomić program ( jeśli nie uruchamia się on automatycznie po zalogowaniu się w komputerze), kliknij przycisk Start systemu windows 7 i wybierz pozycję Wszystkie programy. Znajdź folder Microsoft Lync i kliknij go; następnie kliknij ikonę programu Microsoft Lync 2010.

Logowanie się w programie LyncPojawi się okno logowania Microsoft Lync. Podczas pierwszego logowania Microsoft Lync poprosi Cię o wprowadzenie nazwy użytkownika i hasła (zob. rysunek 11.1.). Możesz zaznaczyć pole wyboru Zapisz moje hasło, aby Lync zapamiętał Twoje hasło na bieżącym komputerze.

RYsUNEK 11.1. Wprowadź nazwę i hasło użytkownika Office 365, a następnie kliknij przycisk Zaloguj.

Po prawej stronie opcji Zaloguj jako znajduje się małe zielone pole. Jest to wskaźnik obecności, który sygnalizuje innym, czy jesteś dostępny online. Możesz wybrać ustawienie obecności przez kliknięcie strzałki po prawej stronie wskaźnika, co powoduje wyświetlenie następującej listy:

CZęŚĆ 3 158

Kiedy dokonasz wyboru, kliknij przycisk Zaloguj, aby uruchomić program Lync 2010. Program skontaktuje się z serwerem i uwierzytelni Cię, po czym pojawi się okno Microsoft Lync 2010.

pierwsze kroki w programie LyncOkno Lync 2010 zajmuje tylko część ekranu. Taki układ pozwala mieć inne otwarte okna, kiedy komunikujesz się z kolegami przez Lync (zob. rysunek 11.2.). Możesz od razu wykonać kilka czynności (o których dowiesz się więcej w kolejnych podrozdziałach):

• dodać osobistą notatkę, aby powiadomić innych, co robisz,• zmienić obraz profilu,• wyszukać kontakty, które chcesz dodać do programu Lync,• rozpocząć rozmowę telefoniczną, sesję wiadomości błyskawicznych, czat wideo lub spotkanie,• ustawić swój status online i wskaźnik obecności,• wprowadzić swoją lokalizację.

Kliknij, aby dodać notatkę osobistąWyszukaj kontaktyWybierz opcje programu LyncLync używa zdjęcia z twojego profiluUstaw status onlineWprowadź swoją lokalizację

RYsUNEK 11.2. Okno programu Lync oferuje różne narzędzia, które pozwalają komunikować się z zespołem w czasie rzeczywistym.

Wprowadzanie notatki osobistejMożesz kliknąć obszar z napisem Co się dzieje dzisiaj? na górze okna Lync i napisać, nad czym pracujesz, jak Ci mija dzień czy cokolwiek innego. Osobista notatka w programie Lync jest jak aktualizacja statusu na Facebooku; pokazuje Twoim współpracownikom, co u Ciebie słychać.

Po prostu kliknij pole i wpisz frazę, którą chcesz się podzielić, i naciśnij klawisz Enter. Kiedy koledzy wyświetlą Twoje informacje kontaktowe na swoich komputerach, zobaczą notatkę obok Twojego zdjęcia. Mogą też sprawdzić historię Twoich notatek, klikając narzędzie Źródła działania, które znajduje się nad listą kontaktów w oknie Lync. Możesz wielokrotnie zmieniać notatkę osobistą w ciągu dnia.

CZęŚĆ 3 159

WskazówkaMożesz również użyć notatki osobistej, aby wysłać szybką wiadomość do zespołu. Na przykład „Nie zdążę – spotkajmy się o 14:15!” informuje kolegów, że potrzebujesz kilku dodatkowych minut. „Nie zapomnijcie przysłać raportów o wydatkach!” przypomina im, żeby przesłali raporty, zanim zacznie się spotkanie.

Określanie lokalizacjiOkreślanie lokalizacji nie wydaje się szczególnie ważne, kiedy cały zespół pracuje w jednym państwie, ale kiedy dzielisz się plikami i zadaniami z ludźmi z całego świata, znajomość różnic czasu pomaga koordynować harmonogramy i wyznaczać spotkania w porach dogodnych dla wszystkich zainteresowanych.

Kliknij przycisk Ustaw swoją lokalizację, a pojawi się pole tekstowe, w którym będziesz mógł wpisać aktualne miejsce pobytu. Następnie możesz kliknąć strzałkę przy polu lokalizacji, aby zobaczyć dodatkowe opcje, które pozwalają wyłączyć wyświetlanie lokalizacji i usunąć lokalizacje niestandardowe (zob. rysunek 11.3.).

RYsUNEK 11.3. Kliknij pole Ustaw swoją lokalizację i wpisz aktualne miejsce pobytu; następnie kliknij strzałkę, aby zmienić opcje lokalizacji.

UwagaJeśli jesteś administratorem, możesz ustawić informacje o lokalizacji, edytując ustawienia poszczególnych kont użytkowników. Kliknij łącze Administrator i wybierz pozycję Użytkownicy. Kliknij nazwe użytkownika, którego konto chcesz zmienić, a następnie kliknij łącze Ustawienia. Rozwiń listę Ustawianie lokalizacji użytkownika i wybierz lokalizację, którą chcesz przypisać użytkownikowi.

Konfigurowanie dźwięku i głosuLync oferuje przyjazny kreator, który prowadzi Cię przez proces wprowadzania informacji osobistych i konfigurowania programu w taki sposób, abyś mógł mówić, słyszeć i widzieć innych podczas spotkań oraz konwersacji online. Kliknij przycisk Opcje w prawym górnym rogu okna Lync, kliknij opcję Pomoc, wybierz pozycję Lync – Zapraszamy! i postępuj według wskazówek wyświetlonych na ekranie, aż dostaniesz się do strony powitalnej Microsoft Lync 2010, z której będziesz mógł uruchomić kreator (zob. rysunek 11.4.).

CZęŚĆ 3 160

RYsUNEK 11.4. Kliknięcie łącza Rozpocznij na tej stronie uruchamia kreator Witamy w programie Lync, który prowadzi Cię przez proces konfigurowania komputera pod kątem spotkań online

Kliknij przycisk Rozpocznij w prawym dolnym rogu okna, aby uruchomić kreator. Program objaśni obszary notatek osobistych, obrazu i lokalizacji oraz umożliwi wprowadzenie numeru telefonu komórkowego, abyś mógł odbierać połączenia Lync na telefonie. Kliknij pole telefonu komórkowego i wpisz swój numer; następnie kliknij poza polem, aby je zamknąć.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, podłącz zestaw słuchawkowy albo głośniki i mikrofon. Następnie kliknij przycisk Połącz się, a Lync wyszuka urządzenia audio w Twoim systemie. Kiedy je znajdzie, zobaczysz komunikat: „Możesz używać podczas połączeń mikrofonu i głośników komputera”.

Jeśli masz kamerę internetową podłączoną do komputera, możesz sprawdzić, czy działa ona prawidłowo, klikając przycisk Sprawdzanie kamery internetowej. Kreator sprawdzi kamerę; będziesz mógł zobaczyć podgląd na żywo na swoim ekranie. Kliknij Dalej, a następnie Zakończ, aby zamknąć kreator i wrócić do okna Lync.

Zaawansowane ustawienia audio

Istnieje inny sposób dostrajania ustawień audio w programie Lync. Kliknij przycisk Opcje w prawym górnym rogu okna i wybierz pozycję Narzędzia, a następnie Opcje. w oknie dialogowym Lync – Opcje kliknij pozycję Urządzenie audio.

Na tym ekranie możesz wybrać urządzenie audio używane do połączeń, a także preferowane urządzenia głośników, mikrofonu i dzwonka oraz ich poziomy głośności.

CZęŚĆ 3 161

wybierz ustawienia i kliknij przycisk OK, aby zapisać ustawienia.

WskazówkaMożesz używać programu Lync bez urządzeń audio lub wideo, ale możliwość prowadzenia konwersacji na żywo – i oglądania innych przez kamerę internetową – usprawnia komunikację i pomaga zespołowi w produktywnej pracy.

praca z kontaktami w programie LyncKiedy skończysz wprowadzanie informacji oraz sprawdzanie urządzeń audio i wideo, następnym etapem będzie dodanie kontaktów do programu Lync. Być może założyłeś już konta użytkowników Office 365; w takim przypadku dodanie do programu Lync sprowadza się do wyszukania nazwisk i przypięcia ich do listy kontaktów. Oto odpowiednia procedura:

1. Zaloguj się w programie Lync, jeśli nie dzieje się to automatycznie.2. w oknie Microsoft Lync kliknij pole Znajdź kontakt.3. wpisz adres e-mail kontaktu, który chcesz dodać, i naciśnij klawisz Enter.4. Kliknij przycisk Dodaj do kontaktów (zob. rysunek 11.5.).5. Kliknij opcję Przypnij do częstych kontaktów albo Wszystkie kontakty, aby określić, gdzie kontakt zostanie dodany.

RYsUNEK 11.5. Kiedy wpiszesz adres e-mail kontaktu, Lync wyszuka użytkownika i doda go do listy.

A jak działa komunikacja zewnętrzna?

Domyślnie Lync jest skonfigurowany tak, że zezwala na komunikację zewnętrzną, co oznacza, że Ty i Twoi koledzy będziecie mogli używać go do komunikacji z osobami spoza zespołu Office 365.

Jednak do komunikacji publicznej spoza zaaprobowanych kontaktów Office 365 używane jest jednak oprogramowanie windows Live Messenger. Możesz skonfigurować połączenia audio i wideo z kontaktami zewnętrznymi, ale i w tym przypadku są one obsługiwane przez windows Live Messenger. Konferencje audio i wideo oraz udostępnianie pulpitu są niedostępne podczas pracy z kontaktami zewnętrznymi.

tworzenie grupy kontaktówJeśli chcesz, możesz utworzyć grupę kontaktów, aby zorganizować swój zespół pod kątem konkretnego projektu lub zadania; możesz też zgrupować wszystkich użytkowników, którzy znajdują się w określonej lokalizacji albo pracują z pewnym programem. Po utworzeniu grupy możesz skontaktować się z jej wszystkimi członkami jednocześnie, na przykład wysłać grupową wiadomość e-mail o nadchodzącym spotkaniu lub wydarzeniu. Nową grupę można utworzyć podczas dodawania kontaktu do programu Lync. Można też utworzyć grupę, a następnie stopniowo dodawać do niej kontakty. Aby utworzyć grupę złożoną z istniejących użytkowników, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij pole wyszukiwania i wprowadź adres e-mail użytkownika, którego chcesz dodać.2. Kliknij przycisk Dodaj do kontaktów i wybierz pozycję Dodaj do nowej grupy. Lync utworzy nową grupę i wyróżni jej

nazwę. Nowy użytkownik zostanie dodany do grupy (zob. rysunek 11.6.).

CZęŚĆ 3 162

3. wpisz nazwę nowej grupy i naciśnij klawisz Enter.

RYsUNEK 11.6. Wybierz pozycję Dodaj do nowej grupy, aby utworzyć nową grupę kontaktów w oknie programu Lync.

Aby utworzyć nową grupę, do której później dodasz kontakty, kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Częste kontakty i wybierz opcję Utwórz nową grupę. wprowadź nazwę nowej grupy i naciśnij klawisz Enter. Kiedy zechcesz dodać członków nowej grupy, przeciągnij do niej kontakty.

Jeśli chcesz, możesz dołączyć kontaky do więcej niż jednej grupy. Możesz też zmienić kolejność grup w oknie Lync, przeciągając je i upuszczając w żądanej pozycji na liście.

Akceptowanie prośby o kontaktKiedy dodajesz nowy kontakt do listy, do osoby tej wysyłana jest prośba o kontakt. Podobnie kiedy inni dodają Cię do swoich list kontaktów, otrzymujesz wiadomość z prośbą o wyrażenie zgody na dodanie do listy kontaktów. Okno komunikatu Lync z tą informacją pojawia się na pulpicie, jeśli jesteś w trybie online; jeśli nie używasz programu Lync, kiedy ktoś dodaje Cię do swojej listy, wiadomość pojawi się po następnym zalogowaniu (zob. rysunek 11.7.).

RYsUNEK 11.7. Kiedy ktoś dodaje Cię do listy kontaktów, otrzymujesz powiadomienie, którego możesz użyć, aby dodać tę osobę również do swojej listy.

Jeśli chcesz dodać tę osobę do własnej listy kontaktów, zaznacz pole wyboru Dodaj do tej grupy kontaktów i kliknij strzałkę Wszystkie kontakty po prawej stronie okna komunikatu. wybierz grupę, do której zostanie dodany nowy kontakt. Możesz też określić poziom prywatności w relacjach z nowym kontaktem. w tym celu rozwiń listę Współpracownicy i wybierz

CZęŚĆ 3 163

żądany poziom (więcej informacji o poziomach prywatności w programie Lync znajdziesz w następnym podrozdziale).

Określanie poziomów prywatności w relacjach z kontaktamiBez względu na to, ile kontaktów dodasz do programu Lync, możesz skonfigurować każdy z nich tak, aby udostępniać mu dokładnie tyle informacji, ile sobie życzysz. Lync daje do wyboru pięć ustawień prywatności:

• Znajomi i rodzina. To ustawienie udostępnia najwięcej informacji, pozwalając innym oglądać wszystkie Twoje informacje kontaktowe oraz elementy dołączone do profilu (takie jak zdjęcie, adres e-mail itd.). Znajomi i rodzina nie mogą jednak oglądać szczegółów Twoich spotkań.

• Grupa robocza. To ustawienie jest przeznaczone dla zespołu, z którym regularnie współpracujesz. Kontakty z tym ustawieniem prywatności widzą wszystkie Twoje informacje kontaktowe oprócz domowego i innego numeru telefonu. Ponadto ustawienie to pozwala na kontakt, nawet jeśli ustawisz swój status na „Nie przeszkadzać”.

• Współpracownicy. Kontakty z tym ustawieniem prywatności widzą wszystkie Twoje informacje kontaktowe oprócz numeru domowego, innego i komórkowego. Ponadto kontakty oznaczone jako „współpracownicy” nie widzą szczegółów Twoich spotkań.

• Zewnętrzne kontakty. To ustawienie pokazuje innym tylko Twoje nazwisko, tytuł, adres e-mail, firmę i zdjęcie.• Zablokowane kontakty. Kontakty z tym ustawieniem widzą tylko Twoją obecność – nazwisko i adres e-mail – ale nie mogą

kontaktować się z Tobą przez program Lync. Aby przekazać Ci wiadomość, osoby oznaczone jako „Zablokowane kontakty” będą musiały skorzystać z poczty e-mail.

Domyślnie Lync konfiguruje wszystkie nowe kontakty z ustawieniem „współpracownicy”. Jak dowiedziałeś się w poprzednim podrozdziale, kiedy ktoś dodaje Cię do listy kontaktów, otrzymujesz powiadomienie, i możesz określić poziom prywatności waszej relacji podczas dodawania tej osoby do swojej listy.

Możesz też zmienić ustawienie prywatności dla dowolnego kontaktu. w oknie programu Lync kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, który chcesz zmienić, i wskaż pozycję Zmień relację określającą poziom prywatności. Pojawi się lista dostępnych ustawień, a bieżący poziom będzie wyróżniony (zob. rysunek 11.8.). Po prostu kliknij żądany poziom albo – jeśli chcesz przywrócić domyślne ustawienia kontaktu – wybierz pozycję Relacja autoprzypisywania.

RYsUNEK 11.8. Możesz zmienić ilość informacji widocznych dla twoich kontaktów przez wybranie innego ustawienia prywatności.

Znakowanie kontaktówKiedy blisko współpracujesz z innymi – zwłaszcza na odległość – czasem warto wiedzieć, kiedy są dostępni online, a kiedy nie. Przypuśćmy, że finalizujesz umowę, ale pilnie potrzebujesz opinii kierownika, który pracuje zagranicą. Jeśli oznakujesz jego kontakt, Lync powiadomi Cię, kiedy kierownik zaloguje się następnym razem, i będziesz mógł zadać mu pytania potrzebne do finalizacji umowy. wykonaj poniższe czynności:

CZęŚĆ 3 164

1. w oknie programu Lync kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, który chcesz zmienić.2. Kliknij pozycję Oznakuj dla alertów o zmianie statusu (zob. rysunek 11.9.).

RYsUNEK 11.9. Możesz oznakować kontakty, aby Lync powiadamiał Cię o zmianie ich statusu.

Kiedy Twój kontakt zaloguje się w programie Lync, na pulpicie pojawi się alert, aby poinformować Cię, że kontakt jest teraz dostępny (zob. rysunek 11.10.). Podobnie kiedy zmieni się status kontaktu – na „Z dala od komputera”, „Zajęty” lub dowolne inne ustawienie – zostaniesz o tym powiadomiony.

RYsUNEK 11.10. po oznakowaniu kontaktu program Lync będzie powiadamiał Cię o zmianach jego statusu.

WskazówkaJeśli liczba alertów o zmianie statusu stanie się irytująca, możesz po prostu anulować alerty, klikając przycisk Usuń oznakowanie. Jeśli chcesz po prostu zamknąć okienko alertu bez kontaktowania się z daną osobą (po kilku sekundach znika ono samo), kliknij przycisk Ignoruj.

Zmiana widoku kontaktówDomyślnie kontakty w oknie programu Lync są zorganizowane według grup, ale na górze listy dostępne są opcje, które pozwalają wyświetlić kontakty według statusu albo relacji. Przycisk Opcje wyświetlania po prawej stronie wiersza widoków pozwala zmienić organizację kontaktów w bieżącym widoku (zob. rysunek 11.11.).

CZęŚĆ 3 165

Kontakty są ułożone według grupyKontakty są ułożone według poziomów prywatnościKontakty są ułożone według statusu onlineKliknij, aby wybrać opcje wyświetlania

RYsUNEK 11.11. Możesz wyświetlać kontakty na różne sposoby, klikając żądany widok i wybierając opcje wyświetlania.

Aby zmienić sposób wyświetlania kontaktów na liście, kliknij żądany widok (Grupy, Status lub Relacje). Lista zostanie natychmiast uporządkowana zgodnie z wybraną opcją. Możesz dostosować pokazywane informacje przez kliknięcie przycisku Opcje wyświetlania i zaznaczenie elementów, które mają być wyświetlane. Aby usunąć istniejący element, po prostu go kliknij. Element przestanie być wyróżniony, a odpowiednia informacja zniknie z widoku.

praca z obecnością i wizytówkamiTwoja obecność będzie widoczna dla innych członków zespołu – a ich obecność będzie widoczna dla Ciebie. wskaźnik obecności będzie pojawiał się również w aplikacji Outlook web App i podczas wspólnej pracy nad dokumentami w programach Microsoft word, PowerPoint i Excel. Możesz zmienić swoją obecność w każdym miejscu pakietu Office 365, w którym widoczny jest wskaźnik obecności.

Co zatem oznaczają poszczególne kolory? Oto krótka lista:

Zielony wskaźnik obecności oznacza, że kontakt jest online, a wszystkie metody komunikacji przez Lync są dostępne.

Żółty wskaźnik obecności oznacza, że osoba odeszła od biurka lub jest chwilowo niedostępna. Dostępne metody komunikacji przez Lync są ograniczone.

Czerwony wskaźnik obecności oznacza, że osoba jest online, ale obecnie niedostępna – albo jest zajęta, albo ustawiła status „Nie przeszkadzać”. Kiedy widoczny jest ten wskaźnik, dostępne metody komunikacji przez Lync są ograniczone.

wskaźnik obecności pojawia się po lewej stronie zdjęcia na liście kontaktów, co pozwala na pierwszy rzut oka określić status kontaktu. Możesz wskazać kontakt, aby wyświetlić jego wizytówkę (zob. rysunek 11.12.). wizytówka pokazuje różne metody komunikacji, których możesz użyć, aby skontaktować się z daną osobą.

CZęŚĆ 3 166

UwagaDostępne metody komunikacji zależą od statusu danej osoby. Jeśli ma ona status „Niedostępny”, nie możesz przekazać jej wiadomości błyskawicznej, ale możesz wysłać wiadomość e-mail.

Kliknij, aby wybrać metodę komunikacjiprzycisk do rozwijania wizytówkiDodatkowe informacje o kontakcie

RYsUNEK 11.12. Kliknij kontakt, aby wyświetlić wizytówkę i wybrać metodę komunikacji.

Komunikacja błyskawiczna z zespołemKomunikacja błyskawiczna daje poczucie wielkiej swobody. Masz pytanie – zadaj je! Zastanawiasz się, jak idą prace nad nowym projektem? wyślij wiadomość błyskawiczną do zespołu i dowiedz się.

Oczywiście, dla tych spośród nas, którzy uwielbiają kontakty towarzyskie, komunikacja błyskawiczna bywa nieco uzależniająca – a irytująca dla osób, które nie lubią, gdy przerywa im się pracę 20 razy dziennie (stąd potrzeba statusów „Z dala od komputera” i „Zajęty” w programie Lync).

Kiedy chcesz wysłać wiadomość błyskawiczną do jednego lub wielu członków zespołu, zacznij w oknie Lync i wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij kontakt, do którego chcesz wysłać wiadomość błyskawiczną. Pojawi się jego wizytówka.2. Kliknij ikonę wiadomości błyskawicznej („dymek” z tekstem).

3. w oknie wiadomości błyskawicznej wpisz swoją wiadomość w dolnym polu tekstowym.4. Możesz zmienić format tekstu lub napisać wiadomość odręcznie ( jeśli masz tablet rysunkowy lub pióro elektroniczne).

Kiedy będziesz gotów, naciśnij klawisz Enter (zob. rysunek 11.13.).5. Kiedy kontakt odpowie, jego wiadomość pojawi się w polu tekstowym na górze okna. Możesz odpowiedzieć na wiadomość,

powtarzając kroki 3. i 4.

CZęŚĆ 3 167

Wpisz i wyślij wiadomość jako tekstNapisz wiadomość odręcznieWyślij wiadomość odręczną jako tekstZmień format tekstuDodaj emotikon

RYsUNEK 11.13. Utwórz i sformatuj wiadomość błyskawiczną w oknie wiadomości.

WskazówkaAby zaprosić innych do konwersacji, kliknij przycisk Opcje osób w prawym górnym rogu okna wiadomości i wybierz opcję Zaproś według nazwiska lub numeru telefonu. wybierz dodatkowe kontakty z wyświetlonej listy i kliknij przycisk OK. wybrane osoby zostaną zaproszone do konwersacji.

WskazówkaJeśli dodasz innych do sesji komunikacji błyskawicznej, możesz sprawdzić, kto bierze udział w konwersacji, przez kliknięcie przycisku Opcje osób i wybranie opcji Pokaż listę uczestników. w oknie wiadomości pojawi się lista wszystkich uczestników.

Zachowywanie transkrypcji konwersacji – albo nie

Domyślnie Lync zachowuje transkrypcję konwersacji, więc ich treść jest zawsze dostępna podczas innych spotkań, projektów lub rozmów.

Lync przechowuje konwersacje w folderze Historia konwersacji, który jest dostępny w aplikacji Outlook web App. Aby obejrzeć poprzednie konwersacje, wyświetl stronę Outlook (klikając łącze Skrzynka odbiorcza na stronie głównej Office 365), a następnie kliknij folder Historia konwersacji na liście po lewej stronie okna. w widoku tym pokazywana jest cała śledzona komunikacja w programie Lync; możesz przejrzeć konwersacje, aby znaleźć to, czego potrzebujesz.

Jeśli chcesz zmienić sposób, w jaki Lync śledzi konwersacje – albo wyłączyć rejestrowanie wymian wiadomości – wyświetl okno dialogowe Lync – Opcje przez kliknięcie przycisku Opcje w prawym górnym rogu okna Lync, wskazanie pozycji Narzędzia i kliknięcie pozycji Opcje. Usuń zaznaczenie z pola Zapisz rozmowy za pomocą wiadomości błyskawicznych w folderze poczty e-mail Historia konwersacji. Podobnie możesz zapobiec zapisywaniu połączeń w tym samym folderze; w tym celu usuń zaznaczenie z pola Zapisz dzienniki połączeń w folderze poczty e-mail Historia konwersacji.

CZęŚĆ 3 168

Rozmowa przez LyncKiedy chcesz połączyć się z kontaktem przez Lync, po prostu kliknij kontakt w oknie programu. Pojawi się przycisk Połącz. Kliknij go, a następnie kliknij pole Temat i wpisz temat rozmowy (zob. rysunek 11.14.). Kiedy klikniesz przycisk Połączenie w programie Lync, program wybierze skonfigurowany numer kontaktu.

RYsUNEK 11.14. po kliknięciu przycisku połącz wpisz temat rozmowy i wybierz opcję połączenie w programie Lync.

Na pulpicie rozmówcy pojawi się okno komunikatu, a jego komputer zacznie „dzwonić”, aby powiadomić go o przychodzącym połączeniu. Kiedy rozmówca kliknie okno komunikatu, odbierze połączenie. Podczas połączenia każdy uczestnik rozmowy ma do dyspozycji następujące kontrolki, pokazane na rysunku 11.15.:

• Wycisz mikrofon. wyłącza mikrofon, aby rozmówcy nie słyszeli, co mówisz.• Dopasuj głośność lub wycisz głośnik. Zmienia głośność dźwięku.• Wyświetl konsolę wybierania numerów. Pokazuje klawiaturę, abyś mógł wybrać numer telefoniczny.• Łączność sieciowa. Pokazuje, jak dobre jest Twoje połączenie.• Zawieś. wstrzymuje połączenie.

CZęŚĆ 3 169

• Zakończ połączenie. Kończy połączenie.

Łączność sieciowaZawieśWyświetl konsolę wybierania numerówDopasuj głośność lub wycisz głośnikWycisz mikrofon

RYsUNEK 11.15. Możesz zmienić ustawienia podczas rozmowy, jeśli chcesz wyregulować poziom dźwięku albo wyszukać jakieś informacje.

UwagaKiedy rozmawiasz przez Lync, Twój status się zmienia, aby powiadomić innych, że jesteś zajęty, a niektóre metody komunikacji są zablokowane. Kiedy kończysz połączenie, Twój status automatycznie zmienia się na „Dostępny” i inni mogą skontaktować się z Tobą w zwykły sposób.

połączenie wideoJeśli Ty i Twój kontakt macie kamery internetowe, możecie nawiązać połączenie wideo i widzieć się nawzajem podczas rozmowy.

Kiedy konfigurowałeś program Lync, przygotowałeś swoją kamerę internetową, więc możesz z niej skorzystać, kiedy tylko zechcesz. Aby nawiązać połączenie wideo, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij kontakt, z którym chcesz rozmawiać.2. Otwórz okno wiadomości błyskawicznych i wyślij wiadomość ( jeśli chcesz); następnie kliknij przycisk Wideo i wybierz opcję

Rozpocznij połączenie wideo.3. Lync nawiązuje połączenie z rozmówcą. Rozmówca klika okno komunikatu, a następnie przycisk Zaakceptuj połączenie

wideo.4. wideo pojawia się w górnej części okna. Jeśli chcesz, możesz kontynuować wysyłanie wiadomości błyskawicznych w dolnej

części okna (zob. rysunek 11.16.).

RYsUNEK 11.16. W programie Lync możesz jednocześnie prowadzić rozmowę wideo i wysyłać wiadomości błyskawiczne.

CZęŚĆ 3 170

Udostępnianie programów i plikówInnym ważnym zadaniem, które przydaje się regularnie podczas pracy na odległość, jest udostępnianie plików, folderów i programów. Przypuśćmy, że ktoś w Twoim zespole chce podzielić się projektem najnowszej broszury z produktami. Zamiast wysłać ją pocztą e-mail i omówić do omówienia w niesprecyzowanej przyszłości, może otworzyć plik na swoim komputerze i udostępnić pulpit całej grupie.

Podobnie podczas burzy mózgów możesz otworzyć elektroniczną tablicę, zachęcić innych do wypełniania jej pomysłami i zobaczyć, co z tego wyniknie.

A jeśli chcesz przekazać innym kopię projektu, aby mogli przestudiować ją bardziej szczegółowo, program Lync umożliwia łatwe przesyłanie plików.

Udostępnianie pulpituProces udostępniania pulpitu jest bardzo prosty. Zacznij od otwarcia sesji wiadomości błyskawicznych z jednym spośród kontaktów. Kliknij przycisk Udostępnij na górze okna wiadomości i wybierz pozycję Pulpit. Twój pulpit pojawi się jako rozszerzenie okna wiadomości błyskawicznych w komputerze kontaktu (zob. rysunek 11.17.).

RYsUNEK 11.17. twój kontakt widzi konwersację po lewej stronie, a pulpit po prawej.

Możesz przekazać sterowanie nad swoim komputerem, klikając łącze Przekaż kontrolę na górze swojego okna udostępniania i wybierając nazwę kontaktu (zob. rysunek 11.18.). Możesz przedyskutować zawartość pulpitu przez połączenie głosowe lub wiadomości błyskawiczne. Kiedy skończysz rozmowę, kliknij przycisk Zatrzymaj udostępnianie, aby zakończyć udostępnianie pulpitu i wrócić do zwykłego widoku. Możesz też kliknąć przycisk Zwolnij kontrolę, aby przestać sterować komputerem drugiego użytkownika.

CZęŚĆ 3 171

Kliknij, aby zatrzymać udostępnianieprzekaż rozmówcy kontrolę nad swoim komputerem

RYsUNEK 11.18. Za pomocą narzędzi znajdujących się na górze okna możesz przekazać kontrolę na udostępnionym pulpitem oraz zakończyć udostępnianie.

Udostępnianie programówProces udostępniania programów w Twoim komputerze przypomina udostępnianie pulpitu. Najpierw uruchom program, który chcesz udostępnić, a następnie w oknie wiadomości błyskawicznych kliknij przycisk Udostępnij i wybierz opcję Program. Kliknij program, który chcesz udostępnić, a jego okno pojawi się na scenie spotkania. Możesz rysować, pisać, konstruować formuły i robić cokolwiek innego, co chcesz zademonstrować grupie. Kiedy skończysz, kliknij przycisk Zatrzymaj udostępnianie, aby okno programu było ponownie widoczne tylko dla Ciebie.

Używanie tablicyMożesz łatwo rozpocząć sesję tablicy, podczas której wraz z kolegami omówisz nowe pomysły, projekty, klientów i programy. Kiedy uruchomiasz tablicę – przez kliknięcie przycisku Udostępnij w oknie wiadomości błyskawicznych i wybranie opcji Nowa tablica – Lync tworzy konwersację grupową, podczas której wszyscy uczestnicy mogą na równi kontrolować to, co dzieje się na ekranie. w oknie tablicy możesz dodawać obrazy i teksty, bazgrać, wstawiać kształty, zmieniać czcionki itd. (zob. rysunek 11.19.).

CZęŚĆ 3 172

RYsUNEK 11.19. Kiedy udostępniasz tablicę swoim kontaktom, Lync rozpoczyna konwersację grupową, aby wszyscy mogli uczestniczyć w pracy.

Jak pokazano na rysunku 11.20., możesz użyć narzędzi na dole ekranu, aby dodać do strony różne rodzaje treści.

Wskaźnik laserowyZaznacz i piszLiniaKolorpiórostempel w kształcie strzałkiWstaw obrazZapisz z adnotacjami

RYsUNEK 11.20. Użyj narzędzi tablicy, aby dodać treść i notatki do wyłaniających się idei.

Możesz zapisać tablicę, aby później przejrzeć lub wykorzystać jej zawartość. w tym celu kliknij ikonę Zapisz z adnotacjami po prawej stronie wiersza narzędzi tablicy. Pojawi się okno dialogowe Zapisz jako, żebyś mógł wskazać folder, w którym tablica zostanie zapisana. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać plik.

Oczywiście, podczas pracy z tablicą możesz kontynuować przesyłanie wiadomości błyskawicznych lub rozmowę głosową, aby komunikacja toczyła się wielotorowo. Podobnie jak prawdziwe spotkanie przy stole konferencyjnym, Lync umożliwia dzielenie się pomysłami, pracę zespołową i wspólną realizację projektów w czasie rzeczywistym.

Co dalej?w tym rozdziale poznałeś program Microsoft Lync, doskonałe narzędzie do komunikacji w czasie rzeczywistym, które stanowi część usługi Office 365. Program Lync pozwala Ci pozostać w kontakcie z zespołem poprzez wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne, połączenia audio i wideo, udostępnianie pulpitu i programów oraz tablice. Oznacza to, że możesz stworzyć kreatywne środowisko pracy bez względu na to, czy Twoi koledzy znajdują się w sąsiednich pokojach, czy na różnych kontynentach.

w następnym rozdziale dowiesz się, jak zaprojektować, stworzyć i prowadzić publiczną witrynę internetową, która stanowi część Twojego konta Office 365.

CZęŚĆ 3 173

Rozdział 3. projektowanie publicznej witryny internetowejW tym rozdziale:• Publiczna witryna internetowa – pierwsze kroki• wybieranie motywu i stylu nagłówków• wybieranie schematu kolorów• Dodawanie i formatowanie tekstu• wstawianie, formatowanie i wyrównywanie obrazów• Dodawanie i organizowanie stron• wybieranie układu nawigacyjnego• Dodawanie gadżetów do witryny• Optymalizowanie witryny pod kątem wyszukiwarek internetowych• Podgląd i publikowanie witryny• Co dalej?

Oprócz wszystkich narzędzi, które poznałeś do tej pory – pozwalających na organizowanie kontaktów, tworzenie bibliotek dokumentów, projektowanie witryny zespołu, zarządzanie pocztą i komunikowanie się w czasie rzeczywistym – Office 365 oferuje również bezpłatną, publiczną witrynę internetową, za pomocą której możesz zaprezentować swoją firmę światu. w witrynie publicznej możesz pokazać produkty, opowiedzieć o usługach, przedstawić personel, zamieścić mapę dojazdu do firmy, opublikować historie zadowolonych klientów itd.

Publiczna witryna internetowa może zawierać tekst, obrazy, wideo, audio, dokumenty PDF i inną treść. Możesz udostępnić w niej raport roczny do pobrania. Możesz poprosić odwiedzających o zostawienie adresu e-mail, aby przesyłać im comiesięczne biuletyny oraz katalogi produktów.

Bez względu na to, jak zamierzasz wykorzystać witrynę, Office 365 sprawia, że jej edytowanie i ulepszanie jest bardzo łatwe. Za pomocą pełnego zestawu narzędzi edycyjnych możesz kontrolować kolory, czcionki, wyrównanie i inne atrybuty. w tym rozdziale dowiesz się, jak.

WskazówkaCzy narzędzia internetowe wyglądają znajomo? Być może poprzednio tworzyłeś i aktualizowałeś swoją witrynę za pomocą usługi Office Live for Small Business. Choć wprowadzono kilka ważnych zmian, charakter i struktura narzędzi pozostały takie same, jak w Office Live.

publiczna witryna internetowa – pierwsze krokiPierwszym etapem tworzenia publicznej witryny jest kliknięcie łącza Administrator i przewinięcie ekranu na dół strony Administrator – przegląd (łącze Administrator na górze okna Office 365 pojawia się tylko pod warunkiem, że masz przywileje administratora). Kliknij łącze Edytuj witrynę, żeby wyświetlić strony swojej witryny. Aby rozpocząć pracę z witryną, zaznacz pole wyboru przy pozycji Strona główna, a następnie kliknij przycisk Edytuj, jak pokazano na rysunku 12.1. (możesz też bezpośrednio kliknąć pozycję Strona główna).

RYsUNEK 12.1. Zaznacz pole wyboru przy stronie i kliknij przycisk Edytuj, aby rozpocząć wprowadzanie zmian w witrynie.

CZęŚĆ 3 174

Wprowadzanie prostych zmianNajprostszą zmianą, jaką możesz wprowadzić w witrynie, jest zwykła modyfikacja tekstu. Możesz kliknąć dowolną strefę, wyróżnić tekst do usunięcia, nacisnąć klawisz Delete i wpisać nowy tekst. wygląd tekstu można zmienić za pomocą narzędzi formatowania w grupie Czcionka na karcie Narzędzia główne, natomiast narzędzia w grupie Akapit kontrolują układ tekstu na stronie (zob. rysunek 12.2.).

Zmień wygląd tekstuZmień wyrównanie tekstuWyróżnij tekst i zmień czcionkę lub formatKliknij i zacznij pisać, aby dodać nową treśćKliknij, aby zmienić rozmiar strefy

RYsUNEK 12.2. Możesz wprowadzić proste zmiany, wpisując nowy tekst i zmieniając jego format oraz wyrównanie.

WskazówkaAby sprawdzić, jak będzie wyglądać witryna publiczna po wprowadzeniu zmian, kliknij narzędzie Wyświetl w grupie Witryna na karcie Narzędzia główne.

Konfigurowanie witrynyNiektóre decyzje podjęte na wczesnym etapie projektowania witryny wpłyną na cały układ stron publicznych. Kliknij kartę Projektowanie, a następnie kliknij przycisk Konfiguracja w grupie Witryna, aby wyświetlić okno dialogowe Konfiguracja (zob. rysunek 12.3.). Rozwiń listę Szerokość strony i wybierz żądaną szerokość; kliknij strzałkę Wyrównanie strony i wybierz opcję Do środka, Do prawej lub Do lewej.

Rysunek 12.3. Użyj opcji w oknie Konfiguracja, aby określić szerokość i wyrównanie stron w całej witrynie.

CZęŚĆ 3 175

w obszarze Opcje wyświetlania możesz określić sposób wyświetlania tła witryny. Możesz też dodać pole wyszukiwarki Bing i przycisk Logowanie uczestnika, aby umożliwić członkom zespołu Office 365 logowanie się z poziomu witryny publicznej.

WskazówkaJaka jest najlepsza szerokość strony? Kiedy projektujesz pod kątem internetu, musisz brać pod uwagę różnych użytkowników, którzy będą przeglądali Twoją stronę. Choć wiele monitorów biurkowych ma teraz dużą rozdzielczość (na przykład 1440 x 990 lub coś koło tego), to netbooki, laptopy, iPady i inne urządzenia mają mniejsze ekrany. Aby uzyskać najlepsze rezultaty, pozostaw ustawienie domyślne (980 pikseli) albo wybierz mniejszą szerokość (780 pikseli).

stosowanie tła stronyJedną z zasadniczych zmian, które możesz wprowadzić na samym początku, jest określenie wyglądu tła strony. Zacznij od kliknięcia narzędzia Tło w grupie Strona na karcie Projektowanie. w oknie dialogowym Tło strony (zob. rysunek 12.4.) dodaj obraz tła, wykonując poniższe czynności:

1. Zaznacz pole wyboru Użyj obrazu tła.2. Kliknij przycisk Wybierz, a następnie Przeglądaj w poszukiwaniu obrazu.3. Przejdź do folderu z plikiem, który chcesz dodać, zaznacz plik i kliknij przycisk Wstaw obraz.4. Po powrocie do okna dialogowego Tło strony rozwiń listę Położenie i wybierz, w którym miejscu strony ma pojawić się

obraz.5. Rozwiń listę Rozmieszczenie sąsiadująco i wybierz, czy obraz ma być rozmieszczony sąsiadująco (co oznacza, że będzie

powielany w celu wypełnienia strony), a jeśli tak, to w jaki sposób.6. Kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany.

WskazówkaDomyślnie Office 365 optymalizuje obrazy przesyłane do witryny. Optymalizacja polega na zmianie rozmiaru i skompresowaniu obrazu, aby wczytywał się on szybciej (co docenią odwiedzający Twoją witrynę).

RYsUNEK 12.4. Możesz dodać obraz do strony, klikając przycisk tło w grupie strona na karcie projektowanie.

UwagaDodany obraz tła będzie pojawiał się tylko w środkowym obszarze tekstowym; formatowanie panelu nawigacyjnego i obszarów nagłówków określa się w inny sposób.

Wybieranie motywu i stylu nagłówkówProjekt witryny – kolory, obrazy i styl nawigacji – składa się na doświadczenie, które mówi odwiedzającym coś na temat Twojej organizacji i jej usług. Jeśli barwy są ciemne, a czcionki konserwatywne, ludzie mogą postrzegać Twoją organizację jako bardzo poważną. Jeśli witryna jest kolorowa, a czcionki zabawne, Twoja firma może być postrzegana jako kreatywna lub dziwaczna.

Możesz wybrać motyw witryny Office 365, aby określić zestaw kolorów i projekt logo. Office 365 oferuje szeroką gamę motywów, które możesz dopasować do rodzaju prowadzonej działalności. Choć motywy są podzielone na kategorie, możesz wybrać dowolny z nich – na przykład Malowniczy pejzaż dla firmy komputerowej – pod warunkiem, że Ci się podoba i uważasz, że pasuje do ogólnego tonu, który chcesz przekazać.

Aby wybrać motyw witryny, kliknij kartę Projektowanie, a następnie przycisk Motyw w grupie Nagłówek. Pojawi się długa lista, którą pokazano na rysunku 12.5. wskaż różne kategorie, aby przejrzeć galerie stylów. Kiedy znajdziesz interesujący styl, kliknij go, a Office 365 zastosuje go do witryny.

CZęŚĆ 3 176

RYsUNEK 12.5. Kliknij przycisk Motyw w grupie Nagłówek, aby zmienić motyw witryny.

Jeśli efekt Ci się nie podoba, możesz zmienić motyw i eksperymentować z różnymi stylami. Nie zapominaj jednak o użytkownikach witryny, to znacz bierz pod uwagę nie tylko własne preferencje kolorystyczne, ale również ogólny projekt witryny oraz komunikat, jaki chcesz przekazać odwiedzającym.

Co składa się na motyw?

Nie wszystkie motywy są sobie równe. Każdy motyw w Office 365 profesjonalnie zaprojektowano tak, aby prezentował określony wygląd i styl. wszystkie elementy motywu są skoordynowane, więc komponują się ze sobą i zapewniają profesjonalny, dopracowany wygląd witryny.

Zmiana nagłówka witrynyNagłówek to obszar na górze strony, który nadaje witrynie jednolity wygląd i styl. Nagłówek powtarza się na poszczególnych stronach, zapewniając odwiedzającym poczucie ciągłości.

Aby zmienić nagłówek, kliknij kartę Projektowanie, a następnie przycisk Tekst w grupie Nagłówek, albo kliknij sam nagłówek. Pojawi się okno dialogowe Nagłówek (zob. rysunek 12.6.). wpisz w nim tekst nagłówka witryny i użyj narzędzi formatowania, aby zmienić styl i czcionkę tekstu.

CZęŚĆ 3 177

RYsUNEK 12.6. Wprowadź nagłówek oraz krótki opis witryny w oknie dialogowym Nagłówek.

Możesz też dodać slogan witryny, który będzie pojawiał się pod nagłówkiem; w tym celu kliknij pole Slogan witryny i wpisz krótki opis. Następnie sformatuj go i kliknij przycisk OK, aby wrócić do witryny i obejrzeć zmiany.

Dodawanie logo do witrynyJeśli masz logo firmy zapisane jako plik .jpg lub .bmp, możesz łatwo dodać je do swojej witryny. Procedura jest bardzo prosta – przypomina dodawanie zdjęcia lub obiektu clipart do stron. wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij przycisk Tekst w grupie Nagłówek na karcie Projektowanie.2. Kliknij kartę Logo.3. Kliknij przycisk Przekaż obrazy, aby dodać logo do okna dialogowego.4. Kliknij obraz, którego chcesz użyć jako logo (zob. rysunek 12.7.). Jeśli postanowisz zrezygnować z logo, kliknij kwadrat Bez logo.5. w obszarze Opcje wyświetlania określ, czy logo ma pojawiać się u góry strony, czy obok jej tytułu.6. w obszarze Rozmiar zaznacz opcję Mały, Średni lub Duży, aby określić rozmiar logo.7. Kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany.

RYsUNEK 12.7. Logo dodaje się na karcie Logo w oknie dialogowym Nagłówek.

CZęŚĆ 3 178

Jak zaprojektować dobre logo?

Czy „dobre” logo ma coś, czego brakuje innym? Pomyśl o logo, które są najbardziej rozpoznawalne. Prawdopodobnie widujesz je na co dzień – Coca Cola, IBM, Nike, Dell. Co mają wspólnego? Zapadające w pamięć barwy. Prosty, mocny design. Odważne znaki. Zastanów się, jak sprawić, żeby goście witryny zapamiętali Twoje logo, i używaj go konsekwentnie we wszystkich materiałach drukowanych i internetowych.

Wybieranie schematu kolorów Motyw to nie jedyny element, który wpływa na wrażenia odwiedzających.; również wybrany schemat barw mówi dużo o firmie lub organizacji. Kolor czerwony jest energiczny, niebieski – pasywny, zielony – relaksujący, żółty – stymulujący (choć z tym ostatnim trzeba uważać, bo odrobina daje dobre efekty, ale nadmiar zmniejsza czytelność stron). Odwiedź kilka swoich ulubionych witryn. Jak używają kolorów? Jak się w nich czujesz?

Aby zastosować nowy schemat kolorów, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij kartę Projektowanie.2. Kliknij narzędzie Kolor w grupie Witryna po lewej stronie karty Projektowanie (zob. rysunek 12.8.). Pojawi się lista

palet barw.3. Kliknij paletę, która Ci się podoba. Kolory zostaną natychmiast zastosowane do wybranego motywu, zastępując używane

wcześniej barwy.

RYsUNEK 12.8. Wybierz paletę kolorów, aby nadać witrynie harmonijny wygląd.

Dodawanie i formatowanie tekstuCo chcesz powiedzieć w swojej witrynie? większość witryn stawia na połączenie serdeczności i faktów, witając gości i starając się, aby mogli oni odnaleźć potrzebne informacje jak najmniejszą liczbą kliknięć myszy. Jeśli na przykład liczysz na to, że odwiedzający pobiorą katalog produktów – a masz podstawy sądzić, że właśnie po to będą odwiedzać witrynę – umieść katalog w poczesnym miejscu (albo na stronie głównej, albo jako łącze dobrze widoczne dla gości). Użytkownicy, którym spodoba się Twoja witryna, prawdopodobnie do niej wrócą.

Ilość tekstu w witrynie to jednak kwestia zachowania delikatnej równowagi. Choć goście powinni szybko znajdować to, czego szukają, nie przemęczaj ich zbyt długą lekturą. Dbaj więc o zwięzłość. Jeśli musisz podać szczegółowe informacje o procesie lub produkcie, utwórz nową stronę, którą użytkownik odwiedzi, jeśli będzie chciał dowiedzieć się więcej.

CZęŚĆ 3 179

Dodawanie tekstu do stron Office 365 jest bardzo proste, ale warto wiedzieć, że nie jest dostępne narzędzie Cofnij, za pomocą którego mógłbyś odwrócić zmiany, więc zanim wprowadzisz jakiekolwiek modyfikacje, upewnij się, że wiesz, co robisz. Jak wspomniano wcześniej w tym rozdziale, najprostszym sposobem dodawania treści jest kliknięcie żądanej strefy, usunięcie istniejącej zawartości i wprowadzenie nowego tekstu. Kiedy dodasz tekst, możesz użyć różnych narzędzi formatowania, aby nadać mu żądany wygląd.

Formatowanie nagłówkówStrony zawierają zastępczy tekst we wszystkich strefach, z którymi możesz pracować. Możesz wykorzystać istniejący format tekstu albo dopasować go do tonu swojej witryny. Aby zmienić nagłówki stref, wykonaj poniższe czynności:

1. wyświetl stronę, którą zamierzasz zmienić.2. wyróżnij tekst, który chcesz wykorzystać jako nagłówek.3. Na karcie Narzędzia główne kliknij strzałkę w polu czcionki i wybierz czcionkę z wyświetlonej listy.4. Jeśli chcesz, kliknij przycisk Pogrubienie, Kursywa lub Podkreślenie.5. Kliknij strzałkę w polu rozmiaru czcionki i wybierz rozmiar z listy (zob. rysunek 12.9.).6. Kliknij strzałkę w polu koloru czcionki i wybierz kolor z palety.

RYsUNEK 12.9. Na liście Rozmiar czcionki widnieją zarówno rozmiary HtML, jak i bardziej znajome rozmiary w punktach.

Uwagaw języku HTML tekst może mieć rozmiar od 1 do 7, przy czym 1 to najmniejszy tekst, a 7 – największy. w dokumentach przeznaczonych do druku wielkość tekstu zazwyczaj określa się w punktach, jednostce typograficznej, która reprezentuje wysokość znaku w drukowanym wierszu. Ponieważ 72 punkty to jeden cal, litera 72-punktowa na wydruku ma wysokość jednego cala.

Dołączanie arkusza stylów Css

Jeśli wcześniej pracowałeś z witrynami internetowymi, być może masz kaskadowy arkusz stylów (CSS), który wykorzystałeś w innych firmowych projektach, a teraz chcesz zastosować do witryny Office 365.

Możesz dodać kod CSS bezpośrednio do witryny, klikając kartę Projektowanie, a następnie przycisk Arkusz stylów w grupie Zaawansowane. w oknie dialogowym Arkusz stylów wklej kod CSS. Zaznacz pole wyboru Zastosuj niestandardowy kod CSS do witryny sieci Web i kliknij przycisk OK. Nowy kod zostanie dołączony do witryny. Będziesz mógł stosować style CSS, kiedy użyjesz modułu HTML, aby dodać kod bezpośrednio do witryny.

CZęŚĆ 3 180

tworzenie listPrawdopodobnie doskonale znasz listy punktowane i numerowane. Używasz ich w procesorze tekstu i widujesz w prezentacjach programu PowerPoint – wiesz, na czym to polega.

Listy punktowane i numerowane dobrze sprawdzają się w witrynach internetowych ze względu na zwięzły, klarowny format. Lista przyciąga oko i pozwala szybko przejrzeć informacje, co przyczynia się do wrażenia efektywnej komunikacji.

Aby utworzyć listę punktowaną na stronie Office 365, kliknij strefę, w której chcesz dodać listę, kliknij narzędzie Lista punktowana w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne, a następnie wprowadź listę. Za każdym razem, kiedy naciskasz klawisz Enter, kursor przechodzi do następnego wiersza i wstawiany jest punktor. Aby wyłączyć format listy, ponownie kliknij narzędzie. Możesz też zmienić istniejący tekst w listę; w tym celu zaznacz go, a następnie kliknij narzędzie Lista punktowana.

Lista numerowana działa podobnie. Kliknij narzędzie Lista numerowana i wpisz listę albo zaznacz istniejący tekst, a potem kliknij narzędzie.

Wskazówkaw języku HTML listę punktowaną koduje się za pomocą znacznika <UL>, który oznacza listę nieuporządkowaną (ang. unordered list). Lista ta zawdzięcza swoją nazwę faktowi, że jej elementy mogą występować w dowolnej kolejności. Natomiast lista uporządkowana (ang. ordered list), kodowana znacznikiem <OL>, to lista, której elementy muszą występować w określonej kolejności. w Office 365 lista uporządkowana nosi nazwę numerowanej.

Dodawanie hiperłączywszystko, co robiłeś do tej pory – dodawanie i formatowanie tekstu, wybieranie schematu kolorów, stosowanie motywu, dostosowywanie nagłówka – jest bardzo ważne z perspektywy wrażeń przyszłych użytkowników witryny. Ale bez hiperłączy, które pozwalają przejść z jednej strony na drugą, sieć nie mogłaby działać. Łącza prowadzą gości do Twojej witryny i pozwalają znaleźć w niej informacje.

Możesz łatwo dodać hiperłącza do swoich stron. Oto odpowiednia procedura:

1. wyróżnij tekst, który będzie stanowił łącze.2. Kliknij kartę Wstawianie, a następnie przycisk Hiperłącze.3. w oknie dialogowym Wstaw łącze (zob. rysunek 12.10.) wybierz typ łącza, które chcesz utworzyć: • Kliknij opcję Witryna sieci Web, jeśli łącze ma prowadzić do witryny internetowej. • Kliknij opcję Strona w mojej witrynie, jeśli łącze ma prowadzić do inne strony w Twojej witrynie. • Kliknij opcję Moje dokumenty, aby utworzyć łącze, które umożliwia użytkownikowi otwarcie lub zapisanie dokumentu. • Kliknij opcję Adres e-mail, aby utworzyć łącze, które otwiera okno poczty e-mail.4. Jeśli na przykład klikniesz łącze Witryna sieci Web, pojawi się pole Adres URL. Możesz kliknąć je i wpisać adres strony, pliku

lub dokumentu, który będzie celem łącza.

CZęŚĆ 3 181

UwagaZawartość okna Wstaw łącze zmienia się w zależności od wybranego typu łącza. Jeśli zaznaczysz opcję Strona w mojej witrynie, zobaczysz listę stron i będziesz mógł wybrać tę właściwą. Jeśli zaznaczysz opcję Moje dokumenty, pojawią się pliki z Twojej biblioteki dokumentów, umożliwiając wybranie dokumentu, do którego będzie prowadzić łącze.

5. Jeśli cel łącza (inna witryna, strona w Twojej witrynie, okno e-mail lub dokument) mają otwierać się w nowym oknie, zaznacz pole wyboru Otwórz łącze w nowym oknie.

6. Kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany i utworzyć łącze.

WskazówkaCel łącza powinien otwierać się w nowym oknie, jeśt łącze prowadzi poza witrynę albo na stronę, z której odwiedzający prawdopodobnie przejdą do innej witryny. Jeśli zaznaczysz opcję Otwórz łącze w nowym oknie, Twoja witryna pozostanie otwarta na ekranie użytkownika, a nowe okno otworzy się nad nią. Kiedy użytkownik skończy oglądać cel łącza, Twoja witryna będzie nadal wyświetlana.

RYsUNEK 12.10. Aby umieścić łącze na stronie, zaznacz odpowiedni tekst i kliknij przycisk Hiperłącze.

Wstawianie, formatowanie i wyrównywanie obrazóww miarę, jak sieć dojrzewała, użytkownicy przywykli oczekiwać coraz większej liczby obrazów na stronach internetowych. Obrazy pełnią dwojaką funkcję – wzorniczą i informacyjną. Mogą pokazywać produkty, ilustrować usługi i przedstawiać ważne osobistości, a zarazem stanowią element, na którym użytkownik może zawiesić oko, przez co strona nie wydaje się przeładowana tekstem.

Jakiego rodzaju obrazy zamieścisz na swoich stronach internetowych? Możesz wziąć pod uwagę:

• zdjęcia produktów,• zdjęcia personelu,• obrazy związane ze świadczonymi usługami,• fotografię budynku firmy,• mapę dojazdu do biura.

Aby rozpocząć proces dodawania obrazu, kliknij przycisk Obraz w grupie Obiekty na karcie Wstawianie. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie obrazu, pokazane na rysunku 12.11. wskaż, czy chcesz wstawić obraz z komputera, czy jeden z obrazów wcześniej przekazanych do witryny Office 365. Kliknij przycisk Wstaw obraz, a obraz zostanie dodany do strony.

CZęŚĆ 3 182

RYsUNEK 12.11. Kliknij przycisk przeglądaj w poszukiwaniu obrazów, aby dodać nowy obraz do strony.

Formatowanie obrazuObraz wstawiony na stronę czasem wymaga pewnych modyfikacji. Może jest za duży ( jak zdjęcie z rysunku 12.12.), a może znajduje się zbyt blisko otaczającego tekstu. Możesz rozwiązać te problemy – i inne – klikając kartę Narzędzia obrazów, która pojawia się, kiedy zaznaczysz obraz na stronie.

RYsUNEK 12.12. Użyj narzędzi na karcie Narzędzia obrazów – Formatowanie, aby sformatować i wyrównać obraz.

Karta Narzędzia obrazów – Formatowanie oferuje zestaw narzędzi, za pomocą których możesz formatować obrazy na swoich stronach. Oprócz zmiany opcji wyrównywania (o czym będzie mowa w następnym podrozdziale) możesz wykonać jedną z poniższych czynności:

• kliknij przycisk Zmień obraz, aby zastąpić wybrany obraz nową fotografią z komputera lub spośród wcześniej przekazanych obrazów,

CZęŚĆ 3 183

• kliknij przycisk Resetuj obraz, aby usunąć wszystkie zmiany formatowania,• kliknij przycisk Obramowanie, aby wybrać kolor i szerokość obramowania obrazu,• kliknij przycisk Dopełnienie, aby dodać miejsce wokół wybranego obrazu,• kliknij pola Wysokość i Szerokość, a następnie wpisz nowe wartości, aby zmienić rozmiar obrazu,• kliknij pole Tekst alternatywny i wpisz opis obrazu dla użytkowników, którzy nie mogą go obejrzeć.

Na przykład obraz z rysunku 12.12. z pewnością wymaga zmiany rozmiaru. Możesz zrobić to na dwa sposoby: kliknąć jeden z uchwytów wokół obrazu i przeciągnąć go w odpowiednim kierunku albo kliknąć pola Wysokość i Szerokość na karcie Narzędzia obrazów – Formatowanie i wpisać nowe wartości.

Ustawianie wyrównania obrazówTeraz musisz pomyśleć, jak wyrównać obraz względem zawartości strony. wyrównanie określa, czy i jak tekst zawija się wokół obrazu. Aby zmienić wyrównanie obrazu, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij obraz na stronie.2. Kliknij przycisk Wyrównaj na karcie Narzędzia obrazów – Formatowanie.3. Kliknij opcję Bez zawijania tekstu, Przestaw do prawej i Przestaw do lewej.

Opcja Bez zawijania tekstu pozostawia obraz tak, jak jest, i nie powoduje oblania go tekstem. Jeśli wybierzesz opcję Przestaw do prawej, tekst obleje obraz z lewej strony. Podobnie opcja Przestaw do lewej sprawia, że tekst oblewa obraz z prawej strony.

Dodawanie i organizowanie stronKiedy zaczynasz tworzyć witrynę, może się wydawać, że cztery strony to mnóstwo miejsca. Jednak w miarę dodawania treści i zdjęć prawdopodobnie odkryjesz, że strony te wypełniły się po brzegi i musisz dodać nowe. Strony dodaje się za pomocą narzędzia Nowa strona na karcie Narzędzia główne. wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij kartę Narzędzia główne.2. Kliknij przycisk Nowa strona. Pojawi się okno dialogowe Utwórz stronę sieci Web (zob. rysunek 12.13.).

RYsUNEK 12.13. Wybierz szablon nowo tworzonej strony.

3. Kliknij żądany szablon strony, a następnie przycisk Dalej.

WskazówkaSzablony dostępne w oknie dialogowym Utwórz stronę sieci Web tworzą różne typy stron przeznaczonych na określone rodzaje informacji. Jeśli nie jesteś pewien, jakiego szablonu potrzebujesz – albo jeszcze nie wiesz, co zamieścisz w witrynie – kliknij opcję Ogólny. Szablon ten tworzy uniwersalną stronę, którą możesz dostosować, kiedy już zdecydujesz, jaką treść chcesz dodać i w jakim układzie.

CZęŚĆ 3 184

4. Na stronie Wybierz właściwości strony wpisz tytuł nowej strony.5. w razie potrzeby kliknij pole Adres sieci Web i zmodyfikuj sugerowany adres strony.

WskazówkaJeśli tworzysz nową stronę, która zastąpi istniejącą, wpisz nazwę istniejącej strony i zaznacz pole Zastąp istniejącą stronę.

6. w sekcji Nawigacja pozostaw zaznaczone pole wyboru, jeśli chcesz, aby strona pojawiała się na pasku nawigacyjnym.7. wpisz tytuł, który ma pojawiać się na pasku nawigacyjnym. Jeśli nowa strona będzie podrzędna względem istniejącej,

kliknij strzałkę Wybierz nadrzędną i wskaż istniejącą stronę na wyświetlonej liście (zob. rysunek 12.14.).8. Kliknij przycisk Zakończ, aby dodać stronę do swojej witryny.

RYsUNEK 12.14. Wprowadź właściwości strony, aby przypisać jej tytuł, adres i tytuł nawigacyjny.

Wybieranie układu nawigacyjnegoDomyślnie Office 365 wyświetla panel nawigacyjny witryny przy lewej krawędzi strony. Do wyboru są jednak trzy układy. Oprócz układu Do lewej, który jest wybrany domyślnie, możesz użyć układu Do góry i do lewej albo Do góry.

Aby wybrać układ nawigacyjny swojej witryny, wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij kartę Projektowanie.2. w grupie Nawigacja kliknij narzędzie Lokalizacja.3. Kliknij preferowany styl nawigacyjny: Do lewej, Do góry i do lewej albo Do góry (zob. rysunek 12.15.).

RYsUNEK 12.15. styl nawigacji ma duży wpływ na łatwość odnajdywania informacji w twojej witrynie.

Zmiana zostanie wprowadzona natychmiast (zob. rysunek 12.16.). Jeśli styl nawigacji Ci się nie spodoba, po prostu powtórz powyższą procedurę i wybierz inny.

CZęŚĆ 3 185

RYsUNEK 12.16. W stylu nawigacji Do góry łącza do stron znajdują się między nagłówkiem strony a obszarem treści.

Dodawanie gadżetów do witrynyJedną z wielkich zalet tworzenia witryny w Office 365 jest to, że możesz do niej dodać kilka gotowych gadżetów. Oznacza to, że możesz umieścić na stronie różne interesujące elementy, które z pewnością spodobają się użytkownikom witryny.

Jak pokazano na rysunku 12.17., gadżety wbudowane w Office 365 są dostępne na karcie Wstawianie. Dodatkowe gadżety można znaleźć w sekcji Więcej gadżetów. Aby dodać gadżet do strony, po prostu kliknij żądaną strefę, a następnie kliknij wybrany gadżet.

RYsUNEK 12.17. Wybierz żądany gadżet z karty Wstawianie.

CZęŚĆ 3 186

Na rysunku 12.18. pokazano okno dialogowe Pokaz slajdów, które pojawia się, kiedy klikniesz gadżet Pokaz slajdów.

RYsUNEK 12.18. Dodawanie gadżetu pokazu slajdów.

wprowadź nazwę albumu, a następnie przeciągnij żądane zdjęcia do panelu po prawej stronie okna. Możesz kliknąć tekst Dodaj podpis, aby podpisać wykorzystane zdjęcia. Rozwiń listę Styl układu albumu i wybierz, czy chcesz wyświetlić podstawowy pokaz slajdów, czy obracającą się karuzelę. Kliknij przycisk OK, aby dodać gadżet do witryny. Na rysunku 12.19. pokazano gadżet pokazu slajdów na stronie internetowej.

CZęŚĆ 3 187

RYsUNEK 12.19. Gadżet pokazu slajdów dodany do witryny.

Optymalizowanie witryny pod kątem wyszukiwarek internetowychJedno z ważnych pytań, które warto sobie zadać podczas tworzenia witryny, brzmi: jak Cię znajdą? Jak odróżnić się od konkurencji, kiedy w internecie jest tyle firm i tyle witryn? Co sprowadzi potencjalnych klientów do Twojej?

Możesz wprowadzić słowa kluczowe i opis witryny, aby została on dostrzeżona przez Google, Bing i inne duże wyszukiwarki. Kiedy ktoś wprowadza w wyszukiwarce słowo lub frazę, która pasuje do określonych przez Ciebie słów kluczowych lub opisu, Twoja witryna może pojawić się w wynikach wyszukiwania. Najlepiej więc wybrać słowa odzwierciedlające to, czego szukają użytkownicy. Pomaga to klientom odnaleźć Cię w sieci.

Aby wprowadzić słowa kluczowe i opis witryny, kliknij kartę Projektowanie, a następnie przycisk Właściwości. w oknie dialogowym Wybierz właściwości strony kliknij kartę Optymalizacja aparatu wyszukiwania, jak pokazano na rysunku 12.20. wpisz informacje i kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany.

CZęŚĆ 3 188

RYsUNEK 12.20. Wprowadź słowa kluczowe i opis witryny w oknie dialogowym Wybierz właściwości strony.

podgląd i publikowanie witrynyKiedy wybierzesz motywy i barwy, dodasz tekst i obrazy oraz dołączysz gadżety, słowa kluczowe i opis witryny, będziesz gotów do przejrzenia i opublikowania witryny. Aby sprawdzić, jak witryna będzie wyglądać dla użytkowników, kliknij przycisk Wyświetl w grupie Witryna na karcie Narzędzia główne.

Jeśli jesteś zadowolony z efektów, możesz opublikować witrynę przez kliknięcie karty Plik i wybranie pozycji Zapisz i publikuj (zob. rysunek 12.21.).

Rysunek 12.21. Kliknij kartę plik i wybierz pozycję Zapisz i publikuj, aby opublikować witrynę.

Kiedy będziesz gotów do zamknięcia witryny, kliknij ponownie kartę Plik i wybierz pozycję Zamknij stronę sieci Web. Na liście stron możesz kliknąć łącze Strona główna, aby wrócić do strony głównej Office 365.

Co dalej?w tym rozdziale odbyłeś błyskawiczny kurs projektowania witryn internetowych w usłudze Office 365. Jak się przekonałeś, masz do dyspozycji wiele narzędzi do projektowania witryny, dodawania treści, formatowania tekstu i obrazów, dodawania gadżetów i optymalizowania witryny pod kątem wyszukiwarek internetowych. Następny rozdział zamyka książkę, pokazując na przykładach, jak łączyć różne narzędzia Office 365, aby efektywnie zarządzać projektami i osiągać cele zespołu.

CZęŚĆ 3 189

Rozdział 4. Integracja Office 365W tym rozdziale:• Łączenie dostępnych narzędzi – w sieci i poza siecią• wydajna praca z Office 365• Tworzenie raportu rocznego• Monitorowanie promocji sprzedaży• Przygotowywanie szkolenia online

W poprzednich rozdziałach książki poznałeś różne elementy usługi Office 365. Po zbadaniu interfejsu online nauczyłeś się zarządzać kontem, tworzyć witrynę zespołu, pracować z bibliotekami dokumentów i przepływami pracy, używać aplikacji Office web Apps i koordynować pracę zespołu za pomocą programów Microsoft Outlook i Lync.

Ten rozdział rzuca nieco światła na wielką zaletę usługi Office 365 – harmonijne współdziałanie jej poszczególnych elementów. Zobaczysz na przykładach, jak wykorzystać różne części Office 365, aby skutecznie współpracować z kolegami z zespołu i realizować wspólne cele.

Łączenie dostępnych narzędzi – w sieci i poza sieciąTechnologia chmurowa we wszystkich swoich postaciach ma tę wielką zaletę, że pozwala łatwo pracować z plikami oraz podtrzymywać kontakty bez względu na to, z kim pracujesz i w jaki sposób łączysz się z internetem. Choć idea jest taka, że przechowujesz pliki w chmurze, aby wszyscy członkowie zespołu mieli do nich łatwy dostęp, to możesz również pobrać materiały i pracować z nimi w trybie offline, po czym zsynchronizować je z witryną, kiedy ponownie się zalogujesz.

Wyewidencjonowywanie pliku z biblioteki dokumentówKiedy chcesz pobrać plik i pracować z nim w komputerze – lub telefonie – wykonaj poniższe czynności:

1. Zaloguj się w usłudze Office 365.2. wyświetl witrynę zespołu.3. Przejdź do biblioteki dokumentów.4. Kliknij strzałkę obok nazwy żądanego pliku i wybierz polecenie Wyewidencjonuj (zob. rysunek 13.1.).

RYsUNEK 13.1. Możesz wyewidencjonować plik, aby otworzyć prywatną kopię i uniemożliwić innym edycję pliku, dopóki nad nim pracujesz.

CZęŚĆ 3 190

Możesz teraz edytować prywatną kopię pliku. Dopóki plik jest wyewidencjonowany, nikt inny nie będzie mógł wprowadzić w nim zmian. Kiedy będziesz gotów odesłać plik do witryny – i udostępnić go innym, aby mogli z nim pracować – zaewidencjonuj go z powrotem.

Ewidencjonowanie zmodyfikowanego plikuKiedy skończysz pracę z plikiem, możesz go zaewidencjonować. Kiedy ewidencjonujesz plik, powiadamiasz serwer, że zmiany zostały zapisane, a plik jest gotowy do edycji przez innych użytkowników. wykonaj poniższe czynności:

1. Kliknij plik, z którym chcesz pracować, i otwórz go w odpowiedniej aplikacji.2. Kliknij kartę Plik.3. Na karcie Informacje kliknij przycisk Zaewidencjonuj (zob. rysunek 13.2.).

RYsUNEK 13.2. po zmodyfikowaniu wyewidencjonowanego pliku możesz zwrócić go do biblioteki dokumentów przez kliknięcie przycisku Zawidencjonuj, aby inni użytkownicy mogli z nim pracować.

Zaewidencjonowany plik staje się ponownie dostępny w bibliotece dokumentów SharePoint. Inni członkowie zespołu mogą teraz otworzyć go i edytować w zwykły sposób.

Zapisywanie plików na komputerzeKiedy chcesz pracować z plikiem w swoim komputerze lub urządzeniu mobilnym, możesz po prostu otworzyć go i użyć funkcji Zapisz jako, aby zapisać lokalną kopię. wybierz folder, w którym łatwo znajdziesz plik, kiedy będziesz gotów, żeby odesłać go do witryny – możesz na przykład użyć folderu Pobrane albo folderu o nazwie związanej z projektem, nad którym pracujesz.

Jeżeli wcześniej wyewidencjonowałeś plik, Office 365 przypomni Ci o tym i zapyta, czy chcesz odrzucić, czy zachować wyewidencjowanie. Jeśli chcesz uniemożliwić innym wprowadzanie zmian w pliku, wybierz opcję Zachowaj wyewidencjonowany. Jeśli chcesz pozwolić innym na edycję pliku, wybierz opcję Odrzuć wyewidencjonowanie.

WskazówkaKiedy pojawia się okno dialogowe z opcją Użyj lokalnego folderu kopii roboczych, plik zostaje wyewidencjonowany, a kopia jest pobierana automatycznie do folderu Wersje robocze SharePoint. Jest to podfolder biblioteki Dokumenty w Twoim komputerze. Folder zostanie zsynchronizowany automatycznie z serwerem SharePoint, kiedy ponownie zalogujesz się na koncie Office 365.

Zapisywanie plików w bibliotece dokumentówKiedy w trybie offline wprowadzisz zmiany do pliku, możesz łatwo zapisać zaktualizowaną wersję w bibliotece dokumentów zespołu. Oto procedura zapisywania pliku w witrynie:

1. w odpowiedniej aplikacji (word, Excel, PowerPoint lub OneNote), kiedy plik jest otwarty na ekranie, kliknij kartę Plik.2. Kliknij pozycję Zapisz i wyślij.

CZęŚĆ 3 191

3. Kliknij przycisk Zapisz w programie SharePoint.4. Kliknij folder, który reprezentuje Twoją bibliotekę dokumentów SharePoint (zob. rysunek 13.3.).

RYsUNEK 13.3. Wybierz opcję Zapisz w programie sharepoint i zaznacz swoją bibliotekę dokumentów, aby zapisać plik z powrotem w witrynie.

WskazówkaJeśli nie widzisz swojej biblioteki dokumentów na liście dostępnych folderów, kliknij przycisk Przeglądaj w poszukiwaniu lokalizacji i wprowadź adres URL biblioteki. w oknie dialogowym Zapisz jako zaznacz pozycję Obszary robocze na górze listy folderów i wybierz żądany folder z wyświetlonej listy. Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać dokument.

Wydajna praca w Office 365Oczywiście, Office 365 to znacznie więcej, niż narzędzie do zarządzania plikami zespołu. Jak dowiedziałeś się w poprzednich rozdziałach książki, za pomocą narzędzi dostępnych w usłudze Office 365 możesz:

• stworzyć witrynę zespołu służącą do organizowania dokumentów i zadań w ramach wspólnych projektów,• zaoferować narzędzia pocztowe i kalendarzowe do komunikacji oraz planowania spotkań i wydarzeń,• uzyskać dostęp do aplikacji Office web Apps, aby pracować w każdym miejscu, w którym jest dostęp do internetu,• przesyłać bezpieczne wiadomości błyskawiczne i organizować spotkania online,• zaprojektować i prowadzić publiczną witrynę internetową dla istniejących i potencjalnych klientów.

Kombinacja tych narzędzi zapewnia Ci kompleksowy sposób na zarządzanie zespołem i zadaniami za pośrednictwem chmury. w kolejnych podrozdziałach znajdziesz kilka przykładów wykorzystania różnych elementów usługi Office 365 do realizacji konkretnych projektów biznesowych.

tworzenie raportu rocznegoRaport roczny to ważne narzędzie, które informuje zainteresowanych Twoją firmą lub organizacją, jak radziłeś sobie w minionym roku. Ogólna idea jest taka, aby przedstawić firmę w pozytywnym świetle, podając przykłady zrealizowanych zadań, przezwyciężonych problemów i zdobytych rynków.

Zawartość raportuOsoby, które czytają raport roczny, to często udziałowcy, inwestorzy lub darczyńcy – ludzie, którzy interesują się Twoimi działaniami, co oznacza, że powinieneś zadbać o właściwą jakość. Dobry raport roczny może zawierać następujące informacje:

• wprowadzenie przygotowane przez dyrektora generalnego lub prezesa zarządu,• podsumowanie roku,

CZęŚĆ 3 192

• sekcje poświęcone nowym produktom lub usługom,• sekcja poświęcona nowym inwestycjom kapitałowym,• biografie lub prezentacje nowych pracowników,• sekcja finansowa z wynikami i prognozami sprzedaży,• krótka historia organizacji,• oczekiwania w nadchodzącym roku.

planowanie produkcjiKiedy już wiesz, jakie rodzaje treści dołączysz do raportu, zastanów się nad jego formą. Czy przygotujesz dokument PDF, który rozdasz podczas firmowego spotkania? Czy dokument PDF będzie można pobrać z publicznej witryny Office 365?

Czy chcesz utworzyć w programie PowerPoint prezentację raportu – a przynajmniej wyników sprzedaży – którą udostępnisz w sieci albo pokażesz podczas zebrania?

Sposoby dystrybucji informacji w dużej mierze zależą od narzędzi, których użyjesz do przygotowania raportu. Możesz użyć programu word do utworzenia dokumentu PDF, programu PowerPoint do stworzenia prezentacji i programu OneNote do gromadzenia uwag zespołu.

W czym może pomóc Office 365?Narzędzia Office 365 mogą okazać się bardzo pomocne, kiedy będziesz gromadził poszczególne elementy projektu. Jednym z pierwszych zadań będzie oczywiście wyznaczenie terminu, który zapewnia czas na realizację projektu z zapasem na ewentualne problemy. Możesz też zdecydować, kto wejdzie w skład zespołu odpowiedzialnego za raport i upewnić się, że osoby te mają licencje wymagane do pracy z różnym programami w usłudze Office 365.

Kiedy już zbierzesz zespół i określisz termin, możesz przystąpić do rzeczywistej, codziennej pracy. Poniższa lista sugeruje, jak wykorzystać narzędzia Office 365 do przygotowania raportu rocznego:

• Użyj programu OneNote, aby rozpocząć burzę mózgów. Utwórz notatnik OneNote, w którym będziesz zapisywał pomysły zespołu, zastanawiając się, co uwzględnić w raporcie. Możesz udostępnić notatnik online za pośrednictwem aplikacji OneNote web App, a także w bibliotece dokumentów SharePoint (zob. rysunek 13.4.).

• Utwórz stronę SharePoint poświęconą projektowi raportu rocznego. Możesz utworzyć oddzielną stronę, na której będziesz publikował zapowiedzi, pytania, pliki, kalendarze i inne treści związane z projektem raportu rocznego.

RYsUNEK 13.4. Utwórz wspólny notatnik OneNote i gromadź w nim pomysły związane z raportem rocznym.

• Utwórz bibliotekę na pliki, których użyjesz w raporcie. Dzięki temu będziesz mógł łatwo znaleźć dokumenty potrzebne do realizacji projektu bez przeglądania kolekcji plików o innym przeznaczeniu (zob. rysunek 13.5.).

CZęŚĆ 3 193

RYsUNEK 13.5. Dodaj nową stronę i bibliotekę dokumentów specjalnie na użytek projektu, aby zgromadzić wszystko w jednym miejscu.

• Dodaj przepływ roboczy, aby śledzić postępy projektu. Przepływ roboczy pomoże Ci przydzielać zadania i role oraz koordynować pracę zespołu.

• Przydziel zadania związane z różnymi aspektami raportu. Kiedy wiesz, komu powierzono poszczególne zadania i kto już je wykonał, możesz łatwo śledzić postępy projektu.

• Organizuj cotygodniowe spotkania w programie Lync, aby przedyskutować postępy. Osiąganie kolejnych etapów procesu przez wszystkich członków zespołu jest ważną częścią udanego przedsięwzięcia. Cotygodniowe spotkania pomagają zorientować się w sytuacji i wcześnie zidentyfikować ewentualne problemy.

• Rozpocznij tworzenie treści w programie Microsoft Word. Otwórz notatnik OneNote i przeciągnij notatki do roboczej wersji dokumentu programu word. Udostępnij plik innym członkom zespołu, aby każdy mógł dodać treść, za którą jest odpowiedzialny.

• Utwórz arkusz kalkulacyjny programu Excel. Informacje liczbowe – m.in. wyniki sprzedaży, nowo zatrudnionych pracowników, wydatki kapitałowe i donacje – możesz dodać do arkusza kalkulacyjnego programu Excel. Możesz też utworzyć wykresy wizualizujące dane i umieścić je w tym samym pliku, być może na innym arkuszu. Możesz połączyć dane arkusza ze szkicem raportu w programie word, aby upewnić się, że raport zawiera aktualne dane.

• Przedstaw dane o sprzedaży na slajdach programu PowerPoint. Możesz przygotować krótką prezentację sprzedaży w programie PowerPoint i dołączyć slajdy jako ilustracje na stronach finansowych raportu rocznego. Możesz też pokazać prezentację na dorocznym spotkaniu, jeśli w planie przewidziano Twoje wystąpienie.

Monitorowanie promocji sprzedażyPromocje sprzedaży są często organizowane i prowadzone za kulisami – przez dyrektora albo personel działu sprzedaży – bez większych fanfar i rozgłosu. Jeśli jednak chcesz, aby cały Twój zespół odczuł efekty promocji (bądź co bądź, zapewnia ona przypływ energii) i zrozumiał, jakie korzyści przynosi wzrost sprzedaży, warto potraktować promocję jako sposób na zwiększenie dobrej woli i entuzjazmu w skali całej firmy.

przemyślane podejściePromocja sprzedaży może być skromnym projektem – jakiś zarys strategii, arkusz kalkulacyjny i materiały promocyjne dla sprzedawców – albo większym wydarzeniem, z aktualizacjami w witrynie internetowej, tekstami do biuletynu oraz wykresami i raportami o postępach.

Co chciałbyś osiągnąć poprzez promocję? I jak powiadomić o niej klientów? Czy oprócz materiałów internetowych przygotujesz drukowane? Czy będziesz wysyłał aktualizacje przez e-mail? Przemyśl swoją strategię od startu do finiszu i zastanów się, ile osób będzie wymagało przygotowanie i zrealizowanie projektu.

CZęŚĆ 3 194

planowanie produkcjiwsparcie promocji sprzedaży to proces, który trzeba przemyśleć od początku do końca. Powinieneś na przykład zastanowić się nad podanymi niżej kwestiami.

Czego użyjesz, żeby powiadomić wszystkich o promocji? Słowo-klucz to „materiały”. Możesz na przykład utworzyć wewnętrzną stronę sieci web, na której sprzedawcy znajdą więcej informacji. wyślij do całego wiadomość e-mail informującą o promocji i zawierającą łącze do wewnętrznej strony.

Możesz też stworzyć reguły promocji, które uczestnicy pobiorą w formacie PDF, przygotować przykładowe dane w programie Excel, dołączyć kilka wykresów pokazujących wyniki, na jakie liczysz, oraz opracować broszurę z przedmiotami, które sprzedawcy mogą wygrać w ramach promocji.

Możesz również zaprojektować ulotki, które rozwiesisz w publicznych miejscach, na przykład przy automacie na kawę. Jeśli zaś prowadzisz całkowicie wirtualne biuro, możesz zamieścić powiadomienia w witrynie zespołu, dodając łącza do strony z dodatkowymi informacjami.

Jak Office 365 może pomóc w promocji sprzedaży?Istnieje tyle sposobów organizowania promocji sprzedaży, ile jest promocji, ale narzędzia Office 365 pomagają przemyśleć podejście, śledzić informacje o sprzedaży i dzielić się sukcesami z zespołem. Możęsz użyć programów word, Excel, PowerPoint i OneNote oraz stworzyć nowe strony w witrynie zespołu, aby zapewnić każdemu dostęp do tych samych informacji. Oto kilka przykładów:

• Napisz roboczą wersję strategii promocyjnej w programie Word. wspólnie z zespołem stwórz i udostępnij dokument programu word ze szczegółową strategią promocji sprzedaży. Dołącz informacje kontaktowe dotyczące kluczowych osób w zespole, a także pełen harmonogram promocji.

• Przeanalizuj liczby w programie Excel. Jakich wyników sprzedaży oczekujesz? Jakie rezultaty chciałbyś osiągnąć w poszczególnych regionach? Czy chcesz zwiększyć sprzedaż konkretnego produktu w jednym obszarze, a innych produktów w pozostałych regionach? Jeśli tak, zastanów się, jak promocja może pobudzić różne typy wzrostu. wstaw do arkusza konkretne liczby, aby wiedzieć, do czego dążysz. wyznacz cel sprzedażowy – nawet jeśli będzie on znany tylko starszemu kierownictwu – przed rozpoczęciem promocji (zob. rysunek 13.6.).

• Utwórz łącza między arkuszami i regionami. Jeśli chcesz, aby Twoje informacje były dokładne i aktualne, połącz raporty z rzeczywistymi, napływającymi danymi o sprzedaży. w tym celu możesz dołączyć arkusz kalkulacyjny programu Excel do dokumentu programu word albo w arkuszu promocji sprzedaży utworzyć łącza do innych arkuszy, za pomocą których śledzisz sprzedaż w poszczególnych regionach.

• Przedstaw postępy w prezentacji programu PowerPoint i udostępnij ją w witrynie zespołu. Informuj współpracowników o postępach, dzieląc się dobrymi wiadomościami. Stwórz prezentację programu PowerPoint i dodaj ją do witryny zespołu. w ten sposób możesz publikować slajdy ze zaktualizowanymi danymi o sprzedaży we wspólnej witrynie, aby każdy mógł zorientować się w bieżącej sytuacji (i może poczuć inspirację do bardziej wytężonej pracy w kolejnym tygodniu).

RYsUNEK 13.6. przygotowując promocję sprzedaży, utwórz arkuszy kalkulacyjny z danymi i prognozami.

CZęŚĆ 3 195

przygotowywanie szkolenia onlineJeśli Twój zespół – a może cała firma – pracuje zdalnie w chmurze, jednym z problemów może być przeszkolenie wszystkich członków grupy w zakresie typowych procedur biznesowych. Jeśli na przykład używasz jakiegoś oprogramowania do śledzenia problemów, jak nauczysz pracowników z niego korzystać? Czy każdy pracownik działu obsługi klienta wie, jak zgłaszać kłopoty z realizacją zamówień? Możesz opracować internetowe moduły szkoleniowe, aby upewnić się, że zespół ma dostęp do wiedzy niezbędnej do realizacji kluczowych zadań.

Analiza potrzebAby zaprojektować moduł, który spełni swoje zadanie, musisz zastanowić się, jaki typ szkolenia jest potrzebny. Oto pytania, które możesz sobie zadać:

• Kto będzie używał modułu?• Czy osoby te będą miały dostęp do sieci?• Czy użytkownicy będą mogli nawiązać połączenie konferencyjne podczas oglądania prezentacji?• Czy szkolenie powinno mieć postać samouczka, aby uczestnicy mogli zaliczyć je sami?• Czy pod koniec szkolenia zamierzasz sprawdzać jego wyniki?• Jak sprawdzić, kto ukończył szkolenie?

planowanie produkcjiJak w poprzednim przykładzie, sposób realizacji szkolenia będzie w dużej mierze zależał od rodzaju stworzonej treści. Jeśli na przykład zaprojektujesz moduł w programie PowerPoint, możesz dodać komentarz głosowy, aby instruować uczestników przeglądających slajdy. Możesz też dołączyć wideo z demonstracją kluczowych procesów.

Nie możesz jednak użyć funkcji emisji programu PowerPoint (nowość w wersji 2010), aby nadawać prezentację z dźwiękiem i wideo. Obecnie funkcja emisji obsługuje wyłącznie slajdy.

Możesz stworzyć moduł szkoleniowy na stronie w swojej witrynie i dołączyć do niego kombinację dokumentów i prezentacji. Uczestnik może na przykład przeczytać wprowadzenie, otworzyć plik programu word w celu wykonania ćwiczenia, obejrzeć wideo lub prezentację, aby dowiedzieć się więcej, i zarejestrować czas spędzony na szkoleniu w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.

Jak Office 365 może pomóc w szkoleniu online?Dobrym podejściem do szkoleń – zwłaszcza jeśli uważasz, że będą często potrzebne – jest stworzenie strony Szkolenia w witrynie zespołu. Możesz dodać do niej strony podrzędne z różnymi modułami szkoleniowymi: Sprzedaż, Technologia, Nowo zatrudnieni itd. Kiedy będziesz miał w głowie ogólną koncepcję programu szkoleniowego, możesz przystąpić do tworzenia jego elementów za pomocą usługi Office 365. Oto kilka pomysłów:

Przeprowadź burzę mózgów w programie Lync. Szkolenie online może być atrakcyjnym, kreatywnym projektem, w którym wykorzystasz talenty i zainteresowania poszczególnych członków zespołu. Zorganizuj spotkanie online w programie Lync i zaproś zespół na burzę mózgów. Przedyskutujcie treść szkolenia, zidentyfikujcie strategie i podstawowe cele.

Sporządź zarys procesu w dokumencie programu Word lub notatniku programu OneNote. Przyda Ci się miejsce, w którym określisz najważniejsze etapy procesu w miarę gromadzenia treści na użytek szkolenia.

Użyj programu Word, aby przygotować roboczą wersję materiałów szkoleniowych. Skup się na ogólnym konspekcie i informacjach, które chcesz przekazać; w razie potrzeby dodaj ilustracje (albo utwórz w witrynie SharePoint oddzielny plik lub folder z fotografiami, które chcesz wykorzystać).

Użyj notatnika OneNote do gromadzenia informacji, które staną się podstawą szkolenia. w razie potrzeby dołącz pełną treść zasobów albo odsyłacze.

Stwórz prototyp szkolenia w programie PowerPoint. w pierwszym szkicu możesz dołączyć treść i zdjęcia (lub klipy wideo) przeznaczone dla uczestników szkolenia (zob. rysunek 13.7.). Udostępnij wersję roboczą zespołowi i użyj programu Lync, aby ją przedyskutować.

Zapisz szkolenie jako emisję i jako wideo. Jeśli moduł szkoleniowy nie jest interaktywny, lecz opisuje jakiś proces z wykorzystaniem dźwięku i obrazu, możesz zapisać prezentację jako klip wideo i opublikować w witrynie zespołu.

Użyj programu Word, aby stworzyć narzędzie do ocen. Dzięki temu uczestnicy będą mogli sprawdzić, czego się nauczyli, i dać Ci znać, co myślą o module szkoleniowym.

CZęŚĆ 3 196CZęŚĆ 3 196

Udostępnij streszczenia i arkusze wskazówek na stronie szkolenia. Jeśli to zrobisz, uczestnicy będą mogli pobrać dodatkowe materiały, aby przypomnieć sobie omówione zagadnienia.

RYsUNEK 13.7. stwórz prototyp modułu szkoleniowego w programie powerpoint.

CZęŚĆ 4 197

DODATEKWskazówki dla zgranych zespołówKażda grupa jest inna, podobnie jak każda chmura. wynika z tego, że każda grupa w każdej chmurze będzie inna. wszystkie grupy mają jednak ze sobą coś wspólnego: aby wykonać pracę, do której je powołano, muszą dysponować konkretnymi, wymiernymi sposobami przydzielania zadań, śledzenia postępów, uzyskiwania odpowiedzi na pytania oraz realizacji celów.

w niniejszym dodatku znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci zorganizować ogólny przepływ informacji w witrynie. Zamieszczone tu proste formularze nie mają oczywiście zastępować elektronicznych procesów, które oferuje usługa Office 365. Możesz na przykład użyć przepływów roboczych do zautomatyzowania procesu oceny projektu albo organizować cotygodniowe spotkania w programie Microsoft Lync, aby monitorować postępy zadań.

Jeśli jednak dopiero zaczynasz organizować swój zespół, znajdziesz kilka użytecznych pomysłów na gromadzenie i organizowanie danych w taki sposób, żeby można było je łatwo odnaleźć w chmurze.

Rozważanie procesu pracy zespołowejNa początku książki poznałeś podstawowe etapy rozwoju grup – formowanie, docieranie, normowanie, działanie i finalizowanie. Kiedy analizujesz poszczególne etapy projektu, zastanów się nad informacjami, które powinieneś śledzić:

• Jaki jest zasięg projektu?• Jak długo będzie trwał projekt?• Jakie będą standardy projektu?• Czy wyznaczysz wewnętrzne terminy? (Możesz na przykład określić dzień, w którym projekt powinien zostać ukończony

w 50 procentach).• Jakie role przypadną członkom grupy?• w jaki sposób będzie kontaktować się ze sobą (i jak często)?• Czy będziesz używał przepływów pracy do śledzenia postępów?• Jak będziesz powiadamiał członków zespołu o problemach?• Jak będziesz informował o zmianach planu?• Jak ocenisz sukces grupy?

Lista kontaktowa zespołuMożesz dotrzeć do wszystkich członków zespołu za pomocą listy kontaktów w programie Lync i na stronie administratora Office 365, ale możesz również utworzyć listę kontaktową z kompletnymi nazwiskami, adresami e-mail, adresami witryn, obowiązkami itd., którą udostępnisz całemu zespołowi (zob. rysunek A.1.).

RYsUNEK A.1. Możesz stworzyć listę kontaktową, która zapewni Ci szybki wgląd we wszystkie konta i uprawnienia użytkowników.

CZęŚĆ 4 198

Arkusz kalkulacyjny programu Excel z licencjami i uprawnieniamiOffice 365 śledzi licencje i uprawnienia, które przypisujesz członkom zespołu. w zależności od używanych programów i wybranej wersji Office 365 możesz mieć do dyspozycji 25 lub więcej licencji. Jeśli pracujesz z dużym zespołem i chcesz upewnić się, że użytkownicy będą mieli dostęp tylko do tych programów i usług, których potrzebują, możesz użyć arkusza kalkulacyjnego programu Excel, aby śledzić przydzielone licencje.

szablon planu spotkaniaCzy będziesz regularnie organizował spotkania zespołu w programie Microsoft Lync Online? Lync pozwala przesyłać wiadomości błyskawiczne, prowadzić rozmowy głosowe, udostępniać programy, -omawiać postępy i nie tylko. Aby upewnić się, że spotkania zespołu będą efektywne, możesz przygotować i rozesłać szablon spotkania, do którego Twoi współpracownicy dodadzą własne punkty. Dzięki temu wszyscy będą zorientowani w sytuacji (zob. rysunek A.2.).

RYsUNEK A.2. Opracuj plan spotkania i puść go w obieg wśród członków zespołu.

Wskazówki dotyczące witryny zespołuwitryna zespołu, którą projektujesz w programie SharePoint, jest podstawowym źródłem najnowszych informacji o projekcie. Zaprojektuj swoją witrynę zespołu tak, aby spełniała różne wymagania informacyjne i ułatwiała pracę. Przemyśl poniższe sugestie:

• Strona główna witryny zespołu powinna zawierać wszystkie najbardziej aktualne informacje o projekcie. Jakie etapy ukończono? Jaki jest następny punkt planu? Kto poprowadzi spotkanie w przyszłym tygodniu?

• Podrzędne strony witryny zespołu powinny być zorganizowane w taki sposób, aby ich funkcja była przejrzysta. Jedna strona może być biblioteką dokumentów, inna biblioteką zdjęć. Jeszcze inna może zawierać prezentacje lub klipy wideo, pomysły marketingowe albo plany wydarzeń.

• Dołącz do witryny sekcje anonsów i uwag, aby zespół zawsze wiedział, co dzieje się z projektem.

Lista ofertowaw zależności od typów ofert, jakie przygotowujesz – oferty sprzedaży, wnioski o dotację, propozycje wydawnicze itd. – rodzaje gromadzonych informacji będą się zmieniać od projektu do projektu. Tworząc listę kontrolną, która pomoże Ci zorganizować poszczególne elementy projektu, weź pod uwagę następujące kwestie:

• Do kogo jest skierowana oferta? (Dołącz informacje kontaktowe dla każdej osoby, którą umieścisz na liście)

CZęŚĆ 4 199

• Jakiego typu ofertę przygotowujesz?• Jaki jest termin złożenia oferty?• Jakich działów dotyczy oferta?• Jak długa będzie oferta?• Czy możesz dołączyć elementy użyte poprzednio w innych ofertach?• Jak oferta zostanie dostarczona?• Kto będzie pracował nad ofertą?• Czy stworzyłeś przepływ pracy Office 365, aby śledzić postępy oferty?

Lista marketingowaLista marketingowa to kolejne narzędzie, które pomoże Ci przemyśleć i zaplanować pracę. Dołącz do niej informacje kontaktowe o wszystkich członkach zespołu, którzy pracują z treścią marketingową, a następnie zaplanuj promocję produktu, wydarzenia lub usługi. Zidentyfikuj kluczowe informacje. Jeśli na przykład planuejsz imprezę marketingową, możesz zapisać takie informacje, jak oczekiwana liczba uczestników, typ obiektu, który musisz wynająć, koszty produkcji itd. Następnie opracuj formularz na te informacje i udostępnij go w bibliotece dokumentów w witrynie zespołu (zob. rysunek A.3.).

RYsUNEK A.3. Zaplanuj sposób reklamowania produktu, wydarzenia lub usługi i stwórz formularz z kluczowymi szczegółami planu.

CZęŚĆ 4 200

PodziękowaniaJedną z największych zalet pisania książek jest praca z utalentowanym zespołem, dzięki któremu idee

stają się rzeczywistością. Jestem ogromnie wdzięczna zespołowi, który sprawił, że dziś trzymasz w ręku

tę książkę.

Dziękuję mojej redaktorce, Rosemary Caperton, która zarządzała projektem z profesjonalną

dbałością, promując go od samego początku i pomagając w ulepszaniu oraz rozszerzaniu pomysłu,

a jednocześnie pokonując przeszkody, znajdując dojścia do potrzebnych zasobów i na bieżąco

rozwiązując wszelkie problemy (dodałabym: „potrafi przesadzać wysokie budynki jednym susem”,

ale chyba ktoś już to powiedział). ta książka naprawdę nie powstałaby bez niej.

Dziękuję steve’owi sagmanowi z Waypoint press, Rogerowi LeBlancowi i Mitchowi tullochowi za liczne

talenty, które znalazły wyraz w doskonałym projekcie i układzie graficznym (steve), zawsze znakomitej

redakcji językowej (Roger) oraz uważnej, sumiennej i konstruktywnej redakcji technicznej (Mitch).

Dziękuję Michaelowi strohowi, autorowi książki Microsoft Windows phone 7 plain & simple, który

wielkodusznie dostarczył niektóre ilustracje do rozdziału 6. cz. II, oraz Kenyonowi Brownowi, starszemu

redaktorowi w O’Reilly Media (Microsoft press Division) za pomoc w zdobyciu niezbędnych zasobów

w krytycznym momencie.

Dziękuję też Brentowi Watanabe, deweloperowi Windows phone 7, za sugestie i przyjacielską

pomoc, kiedy zastanawialiśmy się, jak zarejestrować ekrany Office 365 w telefonie komórkowym

do wykorzystania w książce.

Dziękuję wszystkim i każdemu z osobna! Wasza praca i opieka stanowią dużą część niniejszej książki!

CZęŚĆ 4 201

Microsoft© Office 365

Łącz się i współpracuj praktycznie wszędzie i o każdej porze

KATHERINE MURRAY

Publikacja Microsoft Press

Dział Microsoft Corporation

One Microsoft Way

Redmond, Washington 98052-6399

Copyright © 2011 Katherine Murray

wszystkie prawa zastrzeżone. Żadnej części tej książki nie można reprodukować ani przesyłać w żadnej postaci i w żaden sposób bez pisemnej zgody wydawcy.

Pierwodruk

Książki Microsoft Press są dostępne w księgarniach i u dystrybutorów na całym świecie. w razie pytań związanych z tą książką prosimy wysłać wiadomość e-mail do Microsoft Press Book Support na adres mspinput@microsoft.com. Opinię na temat niniejszej książki można wyrazić pod adresem http://www.microsoft.com/learning/booksurvey.

Microsoft oraz znaki towarowe wymienione pod adresem http://www.microsoft.com/about/legal/en/us/IntellectualProperty/Trademarks/EN-US.aspx stanowią własność grupy firm Microsoft. wszystkie pozostałe znaki są własnością odpowiednich podmiotów.

występujące tu przykładowe firmy, organizacje, produkty, nazwy domenowe, adresy e-mail, logo, ludzie, miejsca i zdarzenia mają charakter fikcyjny. Ewentualne podobieństwo do rzeczywistych firm, organizacji, produktów, nazw domenowych, adresów e-mail, logo, osób, miejsc lub zdarzeń jest przypadkowe.

Książka wyraża poglądy i opinie autorki. Informacje zawarte w książce podano bez żadnych gwarancji jawnych, ustawowych lub domniemanych. Autorzy, firma Microsoft Corporation, jej resellerzy i dystrybutorzy nie ponoszą odpowiedzialności za żadne rzeczywiste ani rzekome szkody spowodowane pośrednio lub bezpośrednio przez tę książkę.

Redaktor zamawiający i prowadzący: Rosemary Caperton

Produkcja wydawnicza: waypoint Press

Redaktor techniczny: Mitch Tulloch; usługi redakcji technicznej świadczone przez firmę Content Master, członka CM Group, Ltd.

Adiustacja: Roger LeBlanc

Indeks: Christina Yeager

Okładka: Twist Creative · Seattle

Dla wszystkich użytkowników technologii, którzy są skłonni zaryzykować, dokonać wyboru i spróbować czegoś nowego, abyśmy wszyscy mogli cieszyć się szczęśliwą, zdrową planetą.

– K.M.