HaasteKuten kaikissa suurissa organisaatioissa, IT:llä on tärkeä rooli DBS:n päivittäisissä toiminnoissa. Tulostus on yksi koulun IT-järjestelmän osa-alueista, ja se oli käymässä entistä huonommaksi etenkin kustannusten ja käytön osalta. Vuosien mittaan DBS oli rakentanut kokoelman erilaisia tulostimia ja monitoimilaitteita eri toimittajilta ja erilaisilla palvelusopimuksilla. Tämä johti käyttäjien, IT-osaston ja huoltohenkilökunnan välisiin epäselvyyksiin.

Tietoja asiakkaastaDublin Business School (DBS) on Irlannin suurin yksityinen yliopisto. Vuonna 1975 perustettu DBS oli tunnettu kirjanpito- ja liiketoimintalaitos, joka tarjosi iltakursseja oppilaille, jotka valmistautuivat ammatillisten kirjanpitoelinten kokeisiin. Menestys ja kasvava maine alalla johti siihen, että koulu laajensi toimintaansa ja alkoi tarjota koko- ja osa-aikaisia kirjanpito-, markkinointi- ja pankkitoimintaopintoja. Sittemmin koulu on laajentanut tarjontaa ja uusiin aloihin lukeutuvat laki, taiteet, viestintä, yhteiskuntatieteet, humanistiset tieteet ja psykologia.

OKIn esimerkkitapaus

OKI kasvattaa Dublin Business Schoolin liiketoimintaa

TULOSTUKSEN KUSTANNUKSET VÄHENIVÄT NOIN

30%

Toimiala: Koulutus Ratkaisu: Hallitut tulostuspalvelut Sijainti: Irlanti

Dublin Business Schoolin IT-päällikön Eddie Ormonden mukaan vaikutti siltä, kuin kaikilla koulussa olisi ollut henkilökohtainen tulostin. "Tilanteen hallinta oli lähes mahdotonta, koska meillä oli kasetteja joka puolella", sanoo Ormonde. "Kun tulostin poistettiin tai korvattiin, kukaan ei ilmoittanut asiasta huoltohenkilökunnalle, joille kerääntyi varasto täyteen tämän entisen laitteen kasetteja. Rehellisesti sanottuna se oli melkoinen sotku."

"Emme pystyneet pitämään kirjaa kustannuksista. Tiesimme, että ne olivat mielettömät, mutta emme pysyneet niiden perässä. Kerran ihmiset tulostivat tuhansia arkkeja pienellä tulostimella sen sijaan, että olisivat käyttäneet sitä tulostinta, joka on tarkoitettu suuremmalle kapasiteetille. Toisessa tulostimessa sivu maksoi 12 senttiä ja toisessa 1 sentin.

Darren Costello, Eddie Ormonde (DBS) ja David Quinn (OKI Systems Ireland)

" Ennustetut kuukausittaiset kustannukset laskivat 2 687 eurosta 1 700 euroon. Se tarkoittaa lähes 1 000 euron kuukausittaisia säästöjä. Tiedämme nyt kuukausittaiset kustannuksemme, sillä summa on kiinteä. DBS:n talousosasto on siis todella tyytyväinen."Eddie Ormonde, IT-päällikkö, Dublin Business School

RatkaisuOrmonde keskusteli DBS:n itsenäisenä toimijana toimivan, luotettavan IT-kumppanin Darren Costellon kanssa, jolla on laaja kokemus tulostinmyyjistä ja -hallinnasta. Costello suositteli OKI Managed Print Service (MPS) -palvelua parhaana koulun tarkoituksiin ja järjesti arviointiprosessin, joka ei sitonut DBS:ää mihinkään.

"Kun vierailimme DBS:n tiloissa, suoritin huolellisen arvioinnin heidän tulostustarpeistaan ja -kustannuksistaan", sanoo Costello. "Halusimme tarjota ratkaisun, joka välittömästi poistaa kaikki tukipalvelun puhelut, vähentää merkittävästi kustannuksia ja luo tehokkuutta sairaalan viidessä rakennuksessa."

Valmisteltiin tarjous, joka korosti havaittuja säästöjä kuukausi-, vuosineljännes- ja vuositasolla. "Se oli yksityiskohtainen tarjous", sanoo Ormonde. "Kun näimme mustaa valkoisella, homma oli selvä."

33 uuden väri- ja mustavalkotulostimen ja monitoimilaitteen asennus oli käyttövalmis kahdessa päivässä, mikä oli merkittävää, koska tämä tapahtui viidessä eri rakennuksessa Dublinin keskustassa. "Olen ollut tällä alalla kauan, enkä usein näe IT-asennusten onnistuvan näin vaivattomasti", sanoo Ormonde.

EdutYksi OKIn ratkaisun houkuttelevin ominaisuus DBS:lle oli uudet laitteet, jotka käyttävät automaattista tarviketilausta ja ilmoittavat OKIlle, kun uusia kasetteja tarvitaan.

Lisäksi OKIn MPS-ratkaisu mahdollisti noin 30 prosentin säästön kustannuksissa.

"Ennustetut kuukausittaiset kustannukset laskivat 2 687 eurosta 1 700 euroon", sanoo Ormonde. "Se tarkoittaa lähes 1 000 euron kuukausittaisia säästöjä. Tiedämme nyt kuukausittaiset kustannuksemme, sillä summa on kiinteä. DBS:n talousosasto on siis todella tyytyväinen."

Edut lyhyesti: • Noin 30 prosentin säästöt • Automaattinen tarvikkeiden

hallinta• Parempi kulujen seurattavuus ja

budjetin hallinta• Vaivaton tulostuksen hallinta

tulostuskustannuksemme. Lisäksi kaikki käyttäjät saivat uudet laitteet, jotka ovat nopeampia ja tehokkaampia kuin entiset, joten kaikki hyötyivät tästä ratkaisusta."

TulevaisuusOrmonde sanoo olevansa tyytyväinen, että noudatti Costellon suositusta. "Yhteistyö OKIn kanssa on ollut upeaa, ja voisin suositella heitä muille sekä tehdä heidän kanssaan töitä myös tulevaisuudessa."

Ormonde kertoo, että OKIn MPS-ratkaisun käyttöönoton tärkein etu DBS:lle oli säästöjen lisäksi tulostimien tukitoimintojen ulkoistaminen. "Nyt huoltohenkilökunta ei enää tarvitse isoa määrää kasetteja, jotka vain lojuvat varastossa, kun kukaan ei tiedä, mihin tulostimeen ne sopivat. Tai kasetteja, jotka eivät sovi mihinkään tulostimeen, koska tulostimet on poistettu."

"Meillä ei myöskään ole tukipalvelujen aiheuttamaa hulinaa, koska se on nyt ulkoistettu OKIlle. Nyt talous- ja kirjanpito-osaston ihmiset tietävät kuukausittaiset

Dublin Business School, Irlanti

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

OKI Smart Managed Print Services -ohjelma sisältää joukon testattuja ja hyviksi havaittuja menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla voidaan kartoittaa organisaation nykytila tulostuskustannusten ja -prosessien osalta, ennen kuin OKI luo ammattimaisesti räätälöidyn, asiakaskohtaiset

vaatimukset täyttävän toimintaehdotuksen. Myyntiosasto sekä tekninen henkilöstö tekevät tiivistä yhteistyötä avainkumppanien kanssa, jotta hallinnoiduilla tulostusratkaisuilla saadaan paras mahdollinen lisäarvo.

www.oki.com/eu

" Olen ollut tällä alalla kauan, enkä usein näe IT-asennusten onnistuvan näin vaivattomasti".Eddie Ormonde, IT-päällikkö, Dublin Business School