Omstilling 2013 – presentasjon formannskapetKONGSVINGER KOMMUNE

Bakgrunn - hvorfor omstilling? Overforbruk – behov for reduksjon av driftutgifter

For dårlig resultatoppnåelse

Manglende samhandling

Uklare roller og ansvar

Manglende standardisering

Utydelige mål overordnet og i forhold til den enkelte bruker

Fase 1 Skaffe et robust

grunnlag for arbeidet

Fase 2 Avstemme og forankre mål,

prioriteringer og tiltak

Fase 3Implementering og praktisering

Fase 4

Evaluering

Prosjektfaser

• Identifisere mål• Organisering av

arbeidet• Prosjektplan og

tidslinjer•

Rapporteringsstruktur

• Kartlegging av nå-situasjon

• Velge fokusområder

• Beslutte ”ny modell”• Utforme plan og

struktur for gjennomføring• Sikre forankring og

eierskap i alle ledd• Gjennomføring

• Fastslå tjenestenivå og kvalitet

• Identifisere forbedringsområder,

effekt og alternative tiltak• Detaljert gjennomgang i områder og enheter• Fortløpende

rapportering

5 15 80

Prosjektfaser

5 15 80

Prosjektfaser

Planlegging

Våren 2012

Utredning

Høsten 2012

Implementering

2013 2014

To typer prosjekter

1)Innsparingsprosjekt

2)Utviklingsprosjekt

Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

Reduksjon av driftsnivået Oppvekst 2013 2014 2015Progn. bespar

2013Stenge barnehage 1 900 4 500 4 500 1 900Red. (åpningstid i barnehagene) drift/vikarer 300 800 800 300Reduksjon i antall assistent / fagarbeider i skole. Fra 31,6 til 25 1 300 3 150 3 150 1 300Skoleskyss. Trafikkfarlig veg, kommunale vedtak utgjør kr 320 000,- per år 40 100 100 40Ny GIV. Løses innenfor skolens egne rammer 350 350 350 350Kun avd.leder skal ha ped.ledertillegg 50 100 100 0Sum Oppvekst 3 940 9 000 9 000 3 890

Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

Reduksjon av driftsnivået Helse om Omsorg 2013 2014 2015Progn. bespar

2013Aktivitet og Bistand. Red. personalkostnader ved turer for brukere 200 200 200 200

Kutt i årsverk grunnet flytting av brukere til sykehjem 1 250 1 250 1 250 1 250 Fjerne stilling kostholdsrådg./habiliteringskoord. 1 000 1 400 1 400 1 000Fjerne betalt pause/ HBT Sentrum 725 725 725 Fjerne betalt pause /HBT Brandval 300 300 300 Fjerne betalt pause/Aktivitet og bistandsenheten 725 725 725 Fjerne betalt pause/Austmarka omsorgsenhet 130 130 130 Fjerne betalt pause/Helseenheten 390 390 390 Fjerne betalt pause/Enhet for psyk. og rus 340 340 340 Kantinedrift - råvarer + div. drift 300 300 300 300Kommunelegestilling splittes - 50% benyttes som tilsynslegeØkt Nærvær - LEAN og Langtidsfrisk: 500 500 500 Virksomhet og individtilp. turnusordning(VITT) 600 1 200 1 200

Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

Reduksjon av driftsnivået Helse om Omsorg 2013 2014 2015Progn. bespar

2013Akt. & Bist. Reduksjon i årsverk pga bedre utnyttelse av personell på tvers 1 250 1 250 1 250 1 250 Akt. & Bist. Naturlig avgang 2 årsverk 900 1 400 1 400 600 Red. bistand til innkjøp av dagligvarer. Nedbemanning med 87% årsverk 220 440 440 0Kantinedrift: stenge kantina på Langelandhjemmet og Roverudhjemmet - nedbemanning 350 700 700 350Skadeforebyggende tiltak bilordning 300 300 300 100

Sum Helse og omsorg 9 480 11 550 11 550 5 050

Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013Reduksjon av driftsnivået Samfunn 2013 2014 2015

Progn. bespar 2013

NAVStyrking av kvalifiseringsprogrammet 500 500 500 0Styrking av arbeidet med frivillig forvaltning og økonomisk rådgivning/gjeldsrådgivning 300 300 300 300Styrket boligsosialt arbeid og mindre utgifter til tomme boliger og skade på/i bolig(ref BOSO)

200 200 200 200

EiendomsforvaltningRedusere bemanningen i KKEiendom/økt vedl.budsjett 1 500 1 500 1 500 1500 KulturEndr. idrettsavd. Redusert tjenestekjøp fra KKE 550 550 550 550Endring fritidsklubbvirksomheten 430 430 430 430Energiinnsparing Kongshallen 300 300 300 300Endring drift Rådhus-Teatret. Økte billettinntekter kinoforestillinger. 570 570 57030% stilling Rådhus-Teatret 150 150 150 150Teknisk forvaltningOmorganisering – kostnadsreduksjoner 1 500 1 500 1 500 1 500Sum Samfunn 6 000 6 000 6 000 4 930

Omstilling 2012 – Rapportering pr. 30.04.2013

Reduksjon av driftsnivået Støtte 2013 2014 2015Progn. bespar

2013

Reduksjon av 6 årsverk kontorfaglige ressurser i enhetene 2 000 3 600 3 600 0

Reduksjon av 4 årsverk innen lønn, personal, service og økonomi 1 400 2 400 2 400 0Reduksjon fra 14 til 4 enhetsledere i Oppvekst 290 4 810 7 580 290 Økninger. Teamledermodelle (3. ledernivå) -105 -4 280 -6 765 -105Reduksjon enhetsleder helse og Omsorg 860 970 970 860Innbyggerrekrutterer. Reduksjon 500 500 500 500Sum støtte 4 945 8 000 8 285 1 545

Prognose for oppnådd reduksjon pr. 31.12.2013 24 365 34 550 34 835 15 415

Av dette er effekt reduksjon av overforbruk 4 920 8 590 8 590 4 200

Total nedbemanning

Reduksjon av driftsnivået (tall i hele tusen): årsverk Beløp Stenge Lunden barnehage 13,5 4 500 Prosessen i gang. Skal være ferdig 01.08.13Reduksjon assistenter /fagarbeider skole 6,6 3 150 Nedbemanning Aktivitet og bistand 5,3 3 850 Prosessen i gang. Skal være ferdig 01.08.13Fjerne stilling kostholdsrådg./habiliteringskoord. 2,0 1 400 Forsøkes først finansiert ved nye prosjektmidler.Redusert bemanning KKEiendom 9,0 1 500 GjennomførtReduksjon enhetsleder Helse og omsorg 1,0 970 GjennomførtLedelse barnehager og skoler 1,0 815 Forarbeid/kartlegging i gang. Skal være ferdig 01.08.2014Reduksjon stab/støtte/kontorfaglig 10,0 6 000 Forarbeid/kartlegging i gang. Skal være ferdig 01.07.2013Innbyggerrekrutterer 1,0 500 GjennomførtSum 49,4 22 685

Status – generell

• Mange prosjekter / prosesser er godt i gang

• Enkelte prosjekter er ikke i gang:• Behov for ytterligere avklaringer (mandat,

organisering mv)• Prosjektleders kapasitet

• Enkelte prosjekter er satt på vent (prioritert ned)

Prioriterte prosjekter i 2013 (jfr implementeringsplan)

1. Felles forvaltningsteam2. Folkehelse3. Rus / psykiatri – forebygging4. Ledelse i skole5. Ledelse i barnehage6. Styringssystem oppvekst7. Samhandling og tverrfaglig systemrettet jobbing8. Praksisendring HO9. Velferdsteknologi10.Frivillighet11.Oppsøkende team / boligteam12.Hvordan bruke kommunens eiendomsmasse?13.Stab/støtte14.Digitalisering av arbeidsprosesser15.Nedbemanning16.LEAN

Felles forvaltningsteam

Mål: Etablere en helhetlig, uavhengig og robust forvaltning knyttet til helse/omsorg, oppvekst og bolig

Status: • Forvaltning, servicetorg og dokumentsenter er slått

sammen• Tildeling av kommunale boliger er overtatt• Koordinerende enhet er definert inn i forvaltningsteam• Igangsetting av innsatsteam er startet opp• Foreløpig avklaring av oppgaver ift oppvekst er gjort

Problemstillinger: • Få rekruttert inn kompetanse knyttet til oppvekst• Få teamet i drift i felles lokaler• Relasjonsbygging i forhold til organisasjonen

Folkehelse

Mål: Kartlegge / få oversikt over aktivitet/tiltak i kommunen relatert til folkehelsearbeidet og på bakgrunn av denne kartleggingen, kommunehelseprofilen og levekårskartleggingen foreslå områder det skal utarbeides tiltaksplaner for.

Status: • Oppstart senest 01.06 (utsatt pga arbeid med

arbeid med Samhandlingsreformen)

Problemstillinger: • Hvordan få folkehelse til å bli noe som det

fokuseres på i hele organisasjonen?• Hva slags tiltak planer skal i gangsettes for å

oppnå reel forbedring av folkehelsen i Kongsvinger?

Ledelse i skole

Mål: Finne en / flere ledelsesmodell(er) som bidrar til optimalt læringsmiljø og effektiv ledelse.

Status: • Teamledermodell testes ut på Holt fra og med mars.

Informasjon om ledelse av skoler rundt om i landet innhentes. Skal evalueres opp mot ledelsemodell på øvrige skoler

Problemstillinger: • Hvordan evaluere ledelsesmodellene på Holt, Tråstad og

Vennersberg slik at vi får reel innsikt? • Er det mulig å etablere enhetlig praksis med utgangspunkt

i enhetlig innsikt?• Klarer vi å definere / implementere ledelsesprinsipper og

krav / forventninger til ledelse som gir effekter på læringsresultatene?

• Spiller ledelsesstrukturer noen rolle for resultatet?

Ledelse i barnehageMål: Finne en / flere ledelsesmodell(er) som bidrar til

optimalt læringsmiljø og effektiv ledelse.

Status: • Har jobbet mye med å avdekke forskjeller mellom

ledelse (på ulike nivå) i de ulike barnehagene. Beskriver og vurderer ulike ledelsesmodeller.

Problemstillinger: • Hvilken modell gir bidrar til optimalt læringsmiljø og

effektiv ledelse?• Er det mulig å etablere enhetlig praksis med

utgangspunkt i enhetlig modell?• Hvordan se sammenheng mellom dette prosjektet og

delprosjektet ”Oppvekstsenter”

Styringssystem oppvekst

Mål: Etablere et styrings- og ledelsessystem som gir en helhetlig styringslinje (fra kommunestyret til klasserommet) og en styringssløyfe (mål, plan, gjennomføring og evaluering) sikrer at vi gjennomfører tiltak som gir effekt

Status: • Prosjektet nærmer seg avslutningsfasen.

Problemstillinger: • Hvordan får til et styringssystem som bidrar til en

sammenheng mellom overordnede mål og lokale prosesser?

• Hvordan sikre god integrering mellom overordnet styringssystem og lokale prosesser ute på enhetene?

• Hvordan få et system som bidrar til evaluering, analyse og prioritering?

Samhandling og tverrfaglig systemrettet jobbingMål: Å realisere en tverrfaglig systemrettet og systemisk

praksis blant oppveksttjenestene i Kongsvinger

Status: • Prosessen er i gang. Gjennomføres tenketaker med

barnehagene og skolene. Mål: utfordre eksisterende praksis og redefinere tankesettet

Problemstillinger: • Hvordan skape et nødvendig fellesskap? • Hvordan etablere en praksis der oppvekst løser

utfordringer / problemer sammen – med brukeren (ikke spiller pingpong)?

• Hvordan sikrer vi en praksis som virker? Hvordan kvitter vi oss med praksis som ikke fungerer?

Rus / psykiatri – forebygging og familieperspektivMål: Etablere en sømløs og samordnet tjenesteutøvelse i

forhold til rusforebygging og sammensatte tjenester med familieperspektiv

Status: • Arenaer på tvers: Familieforum, dialog med politiet

overordnet og operativt, boligsosialt forum• Bygger ned grenser / deler kompetanse mellom enheter

som jobber med sammensatte problemstillinger • Mitt valg: Hele oppvekst• SLT-koordinator i 100% stilling

Problemstillinger: • Etablere en praksis der hjelpeapparatet løses

utfordringer / problemer sammen – med brukeren (ikke spille pingpong)

• Avklare hvilke rusforebyggende tiltak skal vi gjennomføre – hva, hvor og hvordan?

HverdagsrehabiliteringMål: Etablere en praksis som fanger opp behov og

avklare brukerens ressurser på et tidligst mulig tidspunkt og som tildeler og utføre samordnende tjenester som kan hindre, utsette og forkorte hjelpebehov

Status: • Prosjektet er godt i gang. Gjennomført opplæring

av 100 ansatte, innsatsteam etablert, ny praksis i forhold til nye saker.

Problemstillinger: • Hvordan går vi fra tankemodell til endret praksis? • Hvordan merker vi at praksis er endret?• Kompetanseutvikling gjennom vurdering for læring

(etablering av forståelse av roller, oppgaveutførelse og ansvar)

VelferdsteknologiMål: Gjennomføre en pilot for å avdekke om / hvordan

velferdsteknologi kan bidra til økt trygghet for brukerne og mer effektive omsorgstjenester

Status: • Demoleilighet klar i juni• Testbrukere er under utvelgelse• Jobber med utarbeidelse av informasjon til testbrukere

Problemstillinger: • Utarbeidelse av rutiner ift for utrykning, innhenting av

samtykke, alarmmottak, opplæring med mer• Evaluering ansatte, brukere og pårørende – hvordan

fungerer teknologien – hva bør vi gå for?• Beskrive / dokumentere hvordan velferdsteknologi

bidrar til reduksjon av kostnader

FrivillighetMål: Etablere 2-4 partnerskapsavtaler med frivillige

aktører i forhold til helse- og omsorgstjenester

Status: • Arbeidet er i gang. Dialog med frivillige

organisasjoner er etablert.

Problemstillinger: • Hvordan øke rekrutteringen i frivillige

organisasjoner?• Hvordan definere områder hvor kommunen trenger

frivillig innsatts?• Avklare sammenhengen mellom frivillige org og

kommunens behov?• Etablering av 2-4 partnerskapsavtaler (samarbeid

med Kultur og fritid)

Oppsøkende team / boligteamMål: Etablere oppsøkende tjenester som jobber

målrettet og koordinert

Status: • Boligteam er etablert og i drift i NAV • Økt koordinering mellom enhetene BUE, NAV, H&R

og politiet• Helhetlig familiefokus• Økt bevissthet hos skolene / barnehagene

Problemstillinger: • Konkretisering av arbeidsmetodikk, målgrupper,

integrering med andre deler av organisasjonen.• Endret ungdomsatferd

Hvordan bruke kommunens eiendomsmasse?Mål: Kommunens har en kostnadseffektiv bruk av

egen bygningsmasse. Innleie, salg eller utleie av bygg brukes aktivt som virkemiddel for å kunne yte gode tjenester og redusere kostnader. Kommunale virksomheter er lokalisert slik at det legger til rette for god samordning av tjenester

Status: • Grunnlagsdokument ift bruk av rådhuset / Fjellgata

/ Rasta er ferdigstilt. Andre del av utredningen er ikke igangsatt.

Problemstillinger: • Når flytte Fjellgata (inkl servicetorg) inn i rådhuset?• Er det mulig å redusere kostnadene gjennom

effektiv bruk av kommunens lokaler?

Stab/støtteMål: Redusere kostnader ift støttetjenster. Forebygge

sårbarhet og risiko på grunn av fravær, frafall og kompetansesvikt. En bedre utnytting, samordning og utvikling av kommunens samlede administrative ressurser

Status: • Beslutning i forhold til modell for organisering av

støtteressurser og fordeling kutt er foretatt. Nedbemanning pågår.

Problemstillinger: • Hvordan implementere ny modell for

sekretærressurser med minst mulig negative konsekvenser

• Prioritering av oppgaver med lavere bemanning.

Digitalisering av arbeidsporsesserMål: Effektivisere kommunens tjenester gjennom bruk

av digitale tjenester

Status: • Elektroniske reiseregninger• E-handel• Ressursstyringsportal• Feide – felles elevid• Mobil omsorg

Problemstillinger: • Opplæring• Gevinstrealisering

NedbemanningMål: Effektivisering / kostnadsreduksjon

Status: • KKE: Nedbemanning er fullført• Barnehage: Fullføres innen 1. august• Assistenter skole: Fullført• Aktivitet og bistand: Prosessen er i gang• Reduksjon leder helse / P&R: Fullført• Støtteressurser: Prosessen er i gang• GPPS: Avviklet ca 1.oktober

Problemstillinger: • Hvordan unngå oppsigelser• Hvordan sitte igjen med den kompetansen

kommunen trenger?

LeanMål: Effektivisering / kostnadsreduksjon

Status: • Hatt dialog med industribedrifter i regionen.

Problemstillinger: • Etablering av en modell / masterplan som

muliggjør en gradvis implementering innenfor innarbeidede prinsipper (medarbeiderskap og langtidsfrisk)

Hva har vi lykkes med?

1. Økt fokus på samhandling2. Kostnadsreduksjon 3. Nye fremtidsrettede samhandlingsarenaer 4. Ny bevissthet om ledelse5. Kimen til et styringssystem som virker6. Praksisendring7. Reel endring flere steder8. Innovasjonsfokus

Hva må vi jobbe videre med for å lykkes?1. Tett oppfølging av prosjektene / prosessene2. Styringssystem3. Ledelse4. Samhandling 5. Kontinuerlig forbedring (LEAN)6. Rapportering7. Unngå oppsigelser8. Tydeliggjøre forventinger og ansvar også ut mot

innbyggerne (tjenestedesign)9. Informasjon

Videre prosess

1. Rapportering 15. jun2. Rapportering 20. september3. Erfaringsseminar oktober / november4. Prosjektrapporter leveres løpende ift avtalte frister5. Løpende oppfølging av hver enkelt prosjet

Rapportering

1. Mål prosjektet / prosessen2. Status (2-3 linjer)3. Viktigste milepæler / aktiviteter neste 2-3 mnd4. Utfordringer / problemer som må løses i

prosjektet/prosessen?