Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement DUO Versie
1.0
Colofon
Uitgebracht aan Directeur RNE DUO
Datum 8 mei 2019
3 Centrele boodschap-9 3.1 DUO heeft geaccordeerde beleidsdoelen,
gestoeld op theorie, maar heeft deze niet
of nauwelijks vertaald naar de praktijk-9 3.2 DUO werkt op
verschillende plaatsen aan gegevens- en informatiemanagement.
Van
samenhangende implementatie van geformuleerde beleidsdoelen is geen
of nauwelijks sprake-9
3.3 Een eenduidig en DUO breed gedragen beeld over de wijze waarop
de implementatie zou moeten verlopen ontbreekt-10
3.4 Overige bevindIngen-10
4 Welke beleidsdoelen zijn gerealiseerd en welke zaken ontbreken
nog?-12 4.1 Beleidsdoelen met betrekking tot de regiefunctle-12
4.1.1 Het beleidsuitgangspunt eenmalige vastlegging van gegevens en
meervoudig
gebruik krijgt in de praktijk nog geen gestalte-13 4.1.2 Het
gegevensbeleid is vastgesteld. Het beleid zelf,toezicht daar op en
de
ontwikkeling van het beheer van generieke gegevensverzamelingen
(registers) is niet gerealiseerd-13
4.1.3 Niet alle gegevensverzamelingen zijn gedefinleerd-13 4.1.4 De
organisatorische invuliing van de het beleid beschreven rollen
heeft gedeeltelijk
en op adhoc wijze plaatsgevonden-13 4.1.5 Doordat het rollenmodel
uit het beleid niet volledig is ingevuld is van formele en
structurele communicatie tussen de rolhouders geen sprake.
Betrokkenen geven aan dat zij elkaar op informele basis wel weten
to vinden-14
4.1.6 Een canonical datamodel (met daarin opgenomen de
terminoiogieen en definities) is niet aanwezig. Het
DUO-gegevenswoordenboek is nog in ontwikkeling-14
4.1.7 Er loopt een project voor verbeteren van de datakwaliteit.
Een eenduidige methodiek van ontwikkeling en beheer van databases
waarbij intensief wordt samengewerkt tussen relevante partijen
ontbreekt nog. Verbeteracties lopen.-15
4.1.8 Er is in de praktijk geen duidelijkheid over de functies
binnen GM, BIC en IP-15 4.2 Beleidsdoelen met betrekking tot
Operational intelligence-15 4.2.1 Processen voor operational
intelligence zijn niet beschreven-16 4.2.2 De rotten bij
operational intelligence zijn niet organisatorisch ingevuld-16
4.2.3 Risico Inventarisaties zijn niet aanwezig-16 4.2.4 BeleId
voor operational intelligence is aanwezig, er is geen aansluiting
met een
architectuur.-16 4.3 Beleidsdoelen met betrekking tot Business
intelligence-16 4.3.1 De functie van informatlemakelaar is
ingericht-17 4.3.2 Verzoeken en leveringen aangaande
beleidsinformatie lopen niet altijd via de
daartoe voorgestane organisatorische eenheid van DUO-17 4.3.3 Er is
geen sprake van een informatiehuishouding voor het gehele
Onderwijsveld.
Een "semantic datalake" is niet aanwezig-17 4.3.4 Niet aile rotten
m.b.t. business intelligence zijn organisatorisch ingevuld-18
4.4 Beleidsdoelen met betrekking tot beheer van gegevens-18 4.4.1
Bij het beschikbaar stellen van gegevens uit, bij wet aangewezen,
bronnen is sprake
van doelbinding.-18 4.4.2 Bij alle gegevens die aan belanghebbenden
ter beschikking worden gesteld is nog
geen sprake van metadata-18 4.4.3 Niet alle externe
gegevensleveringen zijn voorzien van een Gegevens Levering
Overeenkomsten (GLO's)-18 4.4.4 Niet bij alle gegevensleveringen is
sprake van doelbinding-19 4.4.5 DUO heeft in verschillende
documenten vastgeiegd dat de afnemende ketenpartners
gehouden zijn aan de vereisten uit de privacywetgeving-19 4.4.6
Gegevens liggen generiek vast in registers-19
5 Hoe ver is de implementatie van het beleid ?-20 5.1.1 De visie,
doelen en het belang van Gegevens- en Informatiemanagement
zijn
beschreven in een beleidsplan, dit beleid is niet
geImplementeerd.-21 5.1.2 Relevante partijen zijn betrokken geweest
bij dit beleid-22 5.1.3 Het beleidsplan is gebaseerd op een solide
theorievorming-22 5.1.4 Het beleidsplan is geaccordeerd door de
directie van DUO-22 5.1.5 Er is geen sprake van samenhang tussen
het beleidsplan met de overige
beleidsterreinen van DUO (Organisatle, Informatie, Financien,
Techniek, etc.)-22 5.1.6 Het beleidsplan is (in- en extern)
gepubliceerd en besproken met alle betrokken
partijen maar er is geen commitment binnen de organisatie-22 5.1.7
Er is geen analyse uitgevoerd m.b.t. de impact van het nieuw
geformuleerde beleid.
Hierdoor ontbreekt centraal inzicht in mogelijk belemmerende
factoren bij de implementatie van het nieuwe beleid-22
5.1.8 Een definitief (implementatie) plan welke in SMART termen Is
opgesteld zodat duidelijk is wie, wat, wanneer en met welke
middelen gaat doen (nodig om de, in het beleidsplan beschreven,
doelen te realiseren) ontbreekt-23
5.1.9 Er is geen unaniem beeld over de wijze waarop medewerkers bij
de implementatie dienen te worden betrokken-23
5.1.10 CIO en CIO office adviseren bij de ultvoering van het
Implementatieplan.-23 5.1.11 Het bestuur van DUO heeft afgelopen
jaren niet zichtbaar gestuurd op de realisatie
van het implementatieplan. Prestatie-Indicatoren, maatstaven en
normen ontbreken-23
5.1.12 Niet duideiijk is of voldoende financiele middelen
beschikbaar zijn-23 5.1.13 Er is onvoldoende kennis en kunde binnen
DUO beschikbaar-23 5.1.14 Er zijn geen maatregelen genomen om het
nieuwe beleid te borgen-23
6 Overige bevindingen-24 6.1 "Het bestuursdepartement en DUO
acteren In verschillende werelden"-24 6.2 "DUO stelt stukken op en
stelt deze vast en zodra het concreet gemaakt moet
worden stopt het proces"-24 6.3 "Mensen lijken In ontwikkeling meer
uitdaging te vinden dan In beheer. Bovendien
lijkt dit meer te worden gewaardeerd".-24
7
10 Ondertekening-31
Bijlage 2 Managementreactie DUO.-33
1 Leeswijzer
Voor de snelle lezer zijn hoofdstuk 3, 7 en 8 belangrijk (resp.
samenvatting, risico's, bijsturing).
Tijdens ons onderzoek hebben we bevindingen gedaan die zowel
betrekking hebben op de inhoud van het beleid als de implementatie
daarvan. Onder inhoud verstaan we:
• de concrete doelen welke zijn geformuleerd en • de wijze waarop
uitvoering wordt gegeven aan de geformuleerde doelen/de
mate waarin deze doelen zijn gerealiseerd.
Onder implementatie verstaan we:
• de maatregelen die genomen zijn om de geformuleerde doelen ook in
de praktijk "te laten landen".
Inhoud en implementatie lopen soms in elkaar over. Zo is het bijv.
zonder heldere doelen niet mogelijk om op een adequate wijze te
sturen op de realisatie van het beleid of Is het lastig om de
juiste partijen te betrekken bij de implementatie als niet
duidelijk is wie welke rol dient te vervullen. Het betreft hier dus
met elkaar samenhangende bevindingen die niet los van elkaar kunnen
worden gezien.
Hoofdstuk 2 beschrijft de aanleiding van het onderzoek. In
hoofdstuk 3 gaan we in op onze centrale boodschap en beantwoorden
we de onderzoeksvraag. In hoofdstuk 4 doen we dat in detail met de
bevindingen over de gerealiseerde beleidsdoelen (inhoud van
beleid). In hoofdstuk 5 gaan we dieper in op de bevindingen over de
implementatie.
Tijdens het onderzoek deden we ook bevindingen die niet direct
vallen binnen de scope van het onderzoek maar zeker zinvol zijn om
te melden, deze staan in hoofdstuk 6.
In hoofdstuk 7 beschrijven we de risico's en in hoofdstuk 8 geven
we aan waar volgens ons bijsturing nodig is. Tot slot staat de
verantwoording voor het onderzoek in hoofdstuk 9.
De managementreactie van DUO staat in bijlage 2.
6 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement
DUO
2 Aanleiding opdracht
2.1 Aanleiding
Gegevens- en Informatiemanagement is sterk In ontwikkeling bij DUO.
Het gaat om een DUO-breed thema waarbij inbreng van verschlllende
disciplines noodzakelijk is en waarblj een complexe, langdurige en
mogelijk zelfs continue ontwikkeling, aan de orde Is. Daarbij Is
helder en duidelijk beleid(1) een voorwaarde. Dit beleid is
beschreven in verschillende documenten welke zijn goedgekeurd en
geaccordeerd door de directie van DUO (zie bijlage 1). In de
jaarplangesprekken gaven managers van DUO aan de behoefte te hebben
aan een onderzoek naar het gegevens- en informatlebeleid van DUO.
Dit onderzoek staat In het auditjaarplan 2018 van DUO.
2.2 Context
• Bekostigen van onderwijsinstellingen; • Verstrekken van
studlefinanciering en tegemoetkoming schoolkosten; • Innen van
lesgelden en studieschulden; • Erkennen van diploma's, beheren
Diplomabank; • Organiseren van school-, staats- en
Inburgeringsexamens; • Verzamelen en beheren van onderwijsgegevens
in diverse registraties; • Verrijken van onderwijsgegevens tot
informatieproducten; • Fungeren als Nationaal Europass Centrum
Nederland; • Verzamelen en beheren van gegevens in het landelijk
register kinderopvang
en peuterspeelzalen.
Hierbij worden door DUO gegevens2 verwerkt tot informatie3. Alle
kianten van DUO verwachten dat ze op basis van betrouwbare
informatie bediend worden. Dit geldt evenzeer voor de kianten die
via het primaire proces gegevens en informatie afnemen (studenten,
scholen) als voor de kianten die via het secundaire proces gegevens
en informatie afnemen (opdrachtgevers, bestuurders, managers,
belanghebbenden). Bovendien dient hierbij te worden voldaan aan
geldende wet- en regelgeving zoals bijv. de AVG, Archiefwet, BIR,
Wet op het Onderwijsnummer, Wet Onderwijstoezicht, etc.
Grofweg zijn twee soorten leveringen te onderscheiden
namelijk:
Onder dit beleid moet het ultvoeringsbeleid van DUO worden
verstaan. Dit uitvoeringsbeleid komt voor uit het administratief
juridisch beleid van het bestuursdepartement.
2 Gegevens zijn Felten en begrippen weergegeven in een vorm die
geschikt is voor het communiceren, interpreteren en verwerken tot
informatie, hetzij door de mens, hetzij door automatische middelen
dan wel door beide.
3 Informatie Is alles wat kennis toevoegt en zo onwetendheid,
onzekerheid of onbepaaldheid vermindert. Strikt genomen is
informatie pas informatie als die interpreteerbaar is.
Interpreteren en integreren van informatie resulteert in
kennis.
7 van 35 l Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
• gegevens- en informatie ten behoeve van (sturing en
verantwoording m.b.t.) de operationele processen en;
• gegevens- en informatieleveringen ten behoeve van (sturing en
verantwoording) van het gevoerde beleid. Hierbij is weer een
onderscheid to maken tussen interne leveringen die zich afspelen
tussen interne DUO partijen en het Bestuursdepartement (alle OCW
onderdelen worden gezien als interne partij) en externe leveringen
(bijv. CBS, Belastingdienst, UWV, particuliere
onderzoeksbureaus).
8 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiernanagement
DUO
3 Centrale boodschap
3.1 DUO heeft geaccordeerde beleidsdoelen, gestoeld op theorie,
maar heeft deze niet of nauwelijks vertaald naar de praktijk
"Er is sprake van een gedegen theoretische basis m. b. t. het
vastgestelde beleid"
Het beleid voor het gegevens- en informatlemanagement is beschreven
en geaccordeerd door de directie van DUO. Meerdere disciplines zljn
bij dit beleid betrokken geweest en verschillende modellen,
theories n en kaders (wetgeving, normen etc.) zljn als bron
gebruikt bij de opstelling. Daarmee is het beleid gebaseerd op
solide theorievorming en ziet het er gedegen uit. Ott beeld wordt
ook bevestigd door de geinterviewde medewerkers. Desondanks is het
beleid niet DUO- breed vertaald naar de praktijk.
3.2 DUO werkt op verschillende plaatsen aan gegevens- en
informatiemanagement. Van samenhangende implementatie van
geformuleerde beleidsdoelen is geen of nauwelijks sprake
"Er is veel beweging binnen DUO rond gegevens- en
informatiemanagement".
Er gebeurt veel bij DUO op het gebied van gegevens- en
informatiemanagement. Voorbeelden zijn de programma's "grip op
gegevens" en "van dromen naar daden met data", de reorganisatie van
de afdeling IP, het traject verbetering datakwaliteit, verdere
stroomlijning van de afdelingen BIC en GM en het juridisch
administratieve verbetertraject binnen het bestuursdepartement.
Doel van het Iaatste is: de vraag van het bestuursdepartement,
gewenste gegevensleveringen en aanbod van DUO beter op elkaar aan
te laten sluiten en de juridische grondsiag van de
gegevensleveringen te verbeteren.
"De organisatorische inrichting van het beleid verloopt
moeizaam".
Binnen DUO zijn architecten (van CIO-office en afdeling GM) bezig
de organisatie verder te helpen met de organisatorische inrichting
van het gegevens- en informatiemanagement zoals vastgesteld door de
directie van DUO. Dit proces verloopt volgens geinterviewden
moeizaam door de verschillende belangen, met als gevoig dat het
voorgenomen beleid niet wordt gerealiseerd.
De noodzaak van het op orde krijgen van het beheer onderkent
iedereen. De basis op orde moet voorop staan. Hoe dit naar de
praktijk vertaald moet worden is niet duidelijk.
De focus van genoemde trajecten verschilt van elkaar. Bepaalde
trajecten richten zich op verbetering van het beheer, terwiji
andere meer gericht zijn op (toekomstige) ontwikkelingen met data
en informatie. Alle gesproken medewerkers geven aan dat het beheer
op orde dient te zijn voordat nieuwe toepassingen voor gegevens- en
informatiegebruik tot stand kunnen worden gebracht. Het is niet
nader gedefinieerd wat dit zou moeten zijn m.a.w. het "eindplaatje"
is onduidelijk en er Is geen gezamenlijke route om daar te
komen.
9 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement
DUO
"Door onvoldoende concreetheid van het geformuleerde beleid, het
ontbreken van essentiele stukken en sturing wordt naar eigen
inzicht gehandeld"
Genoemd wordt dat het Bestuur van DUO niet zichtbaar stuurt op de
realisatie van het geformuleerde beleid. Er is op bestuurlijk
niveau geen eindverantwoordelijke benoemd en er Is niet of
nauwelijks sprake van samenhangende implementatie. Geinterviewden
geven over het beleid aan dat het gedegen is, maar als te abstract
en meer als een "body of knowledge" ervaren wordt.
Op dit moment ontbreken nog een impact-analyse en een
implementatieplan. Ook zijn geen indicatoren aanwezig om te kunnen
sturen op de realisatie van het beleid. Hierdoor is een vertaling
naar een (benodigd) financieel kader nauwelijks of niet te maken en
bemoeilijkt dit de communicatie richting bestuursdepartement
ADR is van mening dat het beleid de gangbare maatschappelijk
geaccepteerde kaders weergeeft en uitgevoerd kan worden. In de
praktijk kan het verder worden fijngeslepen. Mochten zich in de
praktijk onoverbrugbare zaken voordoen dan kan dit via de normale
PDCA-cyclus worden aangepast.
3.3 Een eenduidig en DUO breed gedragen beeld over de wijze waarop
de implementatie zou moeten verlopen ontbreekt
"Bottom-up of topdown aansturing?"
De meningen over de wijze waarop de (organlsatorische)
implementatie invulling zou moeten krijgen verschillen sterk van
elkaar. Een deel van de geinterviewden geeft aan dat de
implementatie centraal en top down dient te geschieden, een ander
deel geeft aan dat dit bottom-up dient te gebeuren.
3.4 Overige bevindingen
"Het bestuursdepartement en DUO werken in verschillende
were/den"
In ons onderzoek geven medewerkers aan dat de karakters van
bestuurs- departement en DUO wezenlijk van eikaar verschillen. De
eerste heeft behoefte aan een hoge mate aan flexibilitelt met het
oog op de politiek bestuurlijke dynamiek, terwiji de tweede als
grote beheersorganisatie juist behoefte heeft aan stabiliteit en
continuiteit. Het wederzijds begrip is voor verbetering vatbaar.
Dit staat op gespannen voet met genoemde bestuurlijke dynamiek
waarbij soms snel moet worden gehandeld en prioriteiten niet ter
discussie kunnen staan. Door de binnen DUO gekozen Agile werkwijze
zijn meer partijen betrokken bij het prioriteren waardoor
verantwoordeiijkheidslijnen niet altijd even helder zijn. Zo geven
medewerkers van het bestuursdepartement aan dat hierdoor de status
van een verzoek om levering van genodigde gegevens niet altijd even
helder is.
"DUO stelt stukken op, die de directie vaststelt, maar zodra het
concreet gemaakt moet worden stopt het proces"
Geinterviewde medewerkers geven aan dat de directie van DUO wel
formele besluiten neemt maar dat deze te giobaal zijn en in de
regel nog verder moeten geconcretiseerd. Die vertaling en de
sturing op deze besluiten vindt niet plaats . Zaken worden
opgestart maar niet afgemaakt. Hierdoor is sprake van een
onvolledige PDCA-cyclus.
10 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informattemanagement
DUO
"Mensen lijken in ontwikkeling meer uitdaging te vinden dan in
beheer, Bovendien lijkt dit meer te worden gewaardeerd"
Geinterviewden geven aan het gevoel te hebben dat binnen de cultuur
van DUO/OCW in zijn algemeenheid vernieuwing belangrijker wordt
gevonden dan het op orde krijgen van beheer. Ook heeft men de
indruk dat de afdeling IP liever bezig is met ontwikkeling, maar
ook meer tegemoet komt aan de wensen van het bestuursdepartement en
daarbij te weinig of te laat de beheersmatige grenzen aangeeft.
Bovendien lijkt IP meer affiniteit te hebben met het
beleidsdepartement dan met de feitelijke uitvoering in Groningen.
Zowel GM, BIC en IP doen pogingen hun "informatiebereik" uit te
breiden. Dit blijkt o.a. uit het (voorgenomen) streven meer analyse
over de eigen data te willen doen en gedachtes over
"datalakes".
11 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatlemanagement
DUO
4 Welke beleidsdoelen zijn gerealiseerd en welke zaken ontbreken
nog?
4.1 Beleidsdoelen met betrekking tot de regiefunctie
In onderstaande overzicht hebben we onze bevindingen beknopt
weergegeven. In de paragrafen 3.1.1 t/m 3.1.8 lichten wij deze
bevindingen verder toe.
BELEIDSDOELEN M.B.T. REGIE WEL/NIET GEREALISEERD
1) Er Is sprake van eenmaiige vastiegging van gegevens niet en
meervoudig gebruik ervan.
2) Gegevensbeleid, de kaderstelling, het toezicht, de niet
kwaliteitscontrole en de ontwikkeling en het beheer van de
generieke gegevensverzamelingen (registers) is centraal beiegd. De
ontwikkeling en beheer van applicatie specifieke
gegevensverzamelingen is decentraal beiegd maar werkt conform het
vastgestelde gegevensbeieid en kaderstelling.
3) Gegevensverzamelingen zijn gedefinieerd (zowel de generieke
gegevensverzamelingen als de specifieke
gegevensverzamelingen)
4) De rollen m.b.t. gegevensmanagement zijn beschreven en belegd en
bekend. De voigende rollen worden onderscheiden:
Portefeuillehouder, Regisseur, Bronhouder, Distributeur, Afnemer,
Kwaliteitscontroleur, Gegevensarchitect, Data administrator,
Gegevensmakelaar, Database architect, Database engineer,
Datawarehouse ontwikkelaar, Datawarehouse beheerder, Beheerder
register/applicatie specifieke gegevensverzamelingen.
5) Er is sprake van structurele communicatie tussen de roihouders
en zij weten elkaar to vinden en weten wat ze van elkaar kunnen
verwachten.
6) Een canonical datamodel (met daarin opgenomen de niet
terminologieen en definities) is aanwezig.
7) Kwaliteitscontroles worden ultgevoerd . Hierbij wordt getoetst
of wordt voidaan aan de (met de afnemer) afgesproken
kwaliteitscriteria.
8) Er is een eenduidige methodiek van ontwikkeling en niet beheer
van databases waarbij intensief wordt samen gewerkt tussen
relevante partijen. Er wordt gewerkt conform deze
systematiek.
9) Er Is duidelijkheid over de functie van GM en BIC en Net
IP
12 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
TOELICHTNG OP DE BEVINDINGEN
4.1.1 Het beleidsuitgangspunt eenmalige vastlegging van gegevens en
meervoudig gebruik krijgt in de praktijk nog geen gestalte
Dit uitgangspunt is wel grotendeels bekend bij de geinterviewden
maar In de praktijk werkt het principe niet. Het beleld
onderl<ent scheiding tussen genereren van gegevens en het
bewerken/verrijken daarvan tot informatie. De afdeling GM zou zich
conform dit beleid moeten beperken tot het genereren van gegevens,
de afdeling BIC tot het leveren van bedrUfsInformatle en de
afdeling IP tot het leveren van beleidsinformatie. In de praktijk
verloopt deze scheiding diffuus. GeInterviewde medewerkers geven
aan dat een strikte scheiding tussen het begrip "gegevens" en
"informatie" niet altijd gemakkelijk te maken is en dat de
theoretische benadering in de beleidsdocumenten realisatie "op
slot" zet. In de praktijk komt het neer op onderlinge praktische
afspraken waarbij Inmiddels meer sprake is van toenadering tussen
IP, GM en BIC.
Vanuit de historisch gegroeide situatle zijn meerdere belangen te
onderkennen die ieder apart nastreeft (databestanden, analyse,
rapportage). Aangeven wordt dat men over het algemeen wel graag
nieuwe taken erbij krijgt maar dat men In de regel moeite heeft met
het afstoten van taken. Vanuit de historie heeft IP bijy. zeif heel
veel data verzameid uit de primaire processen en registers van DUO,
waarna met deze datasets onderzoek wordt gedaan. Door een sterk
gevoel van klantgerichtheid richting beleidsdlrecties wIllen
medewerkers van IP de controle houden over dit proces.
4.1.2 Het gegevensbeleid is vastgesteld. Het beleid zelf,toezicht
daar op en de ontwikkeling van het beheer van generieke
gegevensverzamelingen (registers) is niet gerealiseerd
Het vastgestelde beleid krijgt door gebrek aan regie in de praktijk
geen invulling. Dit geldt voor zowel de generieke
gegevensverzamelingen als de decentraal belegde (applicatie
specifieke) gegevensverzamelingen.
4.1.3 Niet alle gegevensverzamelingen zijn gedefinieerd
Bij de opstelling van het DUO beleid Is o.a. een 'heat map'
opgesteid. Hierin staat een overzicht van de verschillende
gegevensverzamelingen van DUO. Conform het beleid zouden deze
verzamelingen de basis moeten vormen voor het gegevens- en
informatiebeleid. Zoals wij ook In paragraaf 3.2.1. aangeven worden
op verschillende plaatsen (i.c. BIC en IP) gegevensverzamelingen
bijgehouden. Dit past niet in het geformuleerde beleid daarover
(zie ook paragraaf 4.1.1. en 4.1.2).
4.1.4 De organisatorische invulling van de het beleid beschreven
rollen heeft gedeeltelljk en op adhoc wijze plaatsgevonden
De organisatorische invulling van de gedeflnleerde rollen heeft
beperkt plaatsgevonden. Geinterviewden geven aan dat het
voorgestelde rollenmodel te theoretisch is en in meerdere
entiteiten voorkomt, waardoor sprake is van overlap en het in de
praktijk niet werkt. Een aantal rollen zijn belegd: de rol van
portefeuillehouder (directeur RNE), een gegevensarchitect die het
beleld moet uitvoeren en gegevensmakelaars die toezien
13 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatlemanagement
DUO
op de uniforme en eenduidige levering van gegevens en informatie
aan externe partijen (SVB, UWV en BD) en deze toetst op mogelijke
privacy-effecten. Dit proces loopt volgens betrokkenen nog niet
helemaal naar wens en is er soms nog sprake van "shop gedrag" door
de vragende partijen. Medewerkers noemen een sterke verbetering ten
opzichte van het verleden, waarbij sprake was van
informatieverstrekking (In- en extern) via diverse (soms
persoonlijke) kanalen.
De functie manager gegevensmanagement is (nog) niet ingevuld. De
huidige functionaris is formeel enkel verantwoordelijk voor de HR
aspecten. Er is een Organisatie- en Formatierapport voor inrichting
van een nieuw organisatie- onderdeel opgesteld wat voorziet in
diverse functies voor gegevensmanagement.
Over de interne gegevensverstrekking zijn afspraken gemaakt. De
beleidslijn is dat zo veel mogelijk wordt getracht de
informatieverzoeken via het daarvoor ingerlchte loket
gegevensleveringen (bij GM) te laten lopen. Er worden nog niet
altijd via dit loket gegevens aangevraagd. Zowel UX teams, LRKP,
H&I en IP vragen soms rechtstreeks, d.w.z. bulten het loket om,
gegevens op bij individuele medewerkers.
4.1.5 Doordat het rollenmodel ult het beleid niet volledig is
ingevuld is van formele en structurele communicatie tussen de
rolhouders geen sprake. Betrokkenen geven aan dat zij elkaar op
informele basis we! weten te vinden
De organisatorische Invulling van een deel van de rolhouders heeft
(nog) niet plaats gevonden en ontbreekt structurele communicatie
(overieg) tussen de rolhouders. Wel is de rol van gegevensmakelaar
ingevuld. Door het ontbreken van de andere rollen is hier min of
meer sprake van een "geisoleerde rol". Ook is niet altijd duidelljk
wat men van elkaar kan verwachten. In de dagelijkse praktijk is de
gegevensmakelaar de enige verantwoordelijke voor de afhandeling van
verzoeken van leveringen van gegevens aan derden en de
beleidsmatige toetsing (waaronder privacy aspecten) hiervan.
Verzoeken van het bestuursdepartement komen soms rechtstreeks bij
de gegevensmakelaar terecht. Afwijzingen leiden dan tot onbegrip
bij de aanvrager en de gegevensmakelaar wordt dan als "paarse
krokodil" gezien. De gegevensmakelaar Is niet in de positie om
zaken of te dwingen of te escaleren in geval van problemen en heeft
soms het gevoel dat hij "gevallen gaten aan het dichtlopen Is".
Geinterviewden geven aan dat aan de kant van het bestuurs-
departement nog weinig kennis aanwezig lijkt te zijn wat wel en wat
niet kan worden geleverd, maar dat zij elkaar op informele basis
wel weten te vinden. Het programma Grip op Gegevens moet in 2019
meer richting gaan geven aan de organisatorische invulling van en
samenwerking tussen deze rollen.
4.1.6 Een canonical datamodel (met daarin opgenomen de
terminologieen en definities) is niet aanwezig. Het
DUO-gegevenswoordenboek is nog in ontwikkeling
Een canonical datamodel (ook wel gemeenschappelijk datamodel
genoemd) hebben we niet aangetroffen. Geinterviewden noemen dat op
dit moment de organisatie nog te weinig aandacht heeft voor de
vraag waar gegevens aan moeten voidoen. Dit is een belangrijke
randvoorwaarde bij de opstelling van genoemd datamodel.
DUO heeft wel een Gegevenswoordenboek. Het was aanvankeiijk een
hulpmiddel bij de systeemontwikkeling dat vooral de uitwisseling
van gegevens beschreef. In de loop van de jaren is het geieideiijk
aan veranderd in een woordenboek waarin gegevens en
gegevensverzamelingen nader worden gedefinieerd. De afgelopen
maanden is op verzoek van het bestuursdepartement onder leading van
de productowner SEG een actualisatie van het gegevenswoordenboek
uitgevoerd. Dit proces zit In de evaivatiefase.
14 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
4.1.7 Er loopt een project voor verbeteren van de datakwaliteit.
Een eenduidige methodiek van ontwikkeling en beheer van databases
waarbij intensief wordt samengewerkt tussen relevante partijen
ontbreekt nog. Verbeteracties /open.
Om gevraagde informatie te leveren is het gehele proces van
totstandkoming en levering van belang. Diverse betrokkenen geven
aan dat de (proces) kwaliteit van de (aangeleverde) data verbeterd
kan worden. DUO werkt In projectvorm aan die verbetering
datakwaliteit. Er is een stuurgroep ingericht en een (concept)plan
opgesteld om dit te realiseren. Op dit moment werkt men aan een
Proof of concept (POC) om de proceskwaliteit te verbeteren.
Specifieke aandachtspunten zijn: kaders/ultgangspunten/regels voor
de bouwers, de ontwikkeling van sets m.b.t. het testen van data en
het gebruik van tooling voor prioritering. Van een DUO ketenbrede
samenwerking (zoals beschreven in de geaccordeerde beleidsnotities)
is echter nog geen sprake. De datakwaliteit zelf valt buiten de
ADR-scope.
4.1.8 Er is in de praktijk geen duidelijkheid over de functies
binnen GM, BIC en IP
De functies binnen de afdelingen GM, BIC en IP zijn weliswaar
beschreven in de geaccordeerde beleidsdocumenten, maar doordat niet
zichtbaar wordt gestuurd op de Implementatie en een ieder naar
eigen goeddunken de werkzaamheden uitvoert is niet duidelijk 'wie
waar over gaat'. De risico's hiervan staan in H7.
4.2 Beleidsdoelen met betrekking tot Operational intelligence
In onderstaande overzicht hebben we onze bevindingen beknopt
weergegeven. In de paragrafen 4.2.1 t/m 4.2.4 lichten wij deze
bevindingen verder toe.
BELEIDSDOEL GEREALISEERD 1) De processen m.b.t. operational
niet
intelligence zijn beschreven en bekend bij betrokkenen.
2) De rollen m.b.t. operational intelligence zijn beschreven en
belegd. De volgende rollen worden onderscheiden: proces regisseur,
medewerker ketenmonitoring, proces/projectdeskundige, planner,
procesregeldeskundige, relatiebeheerder, customer intelligence
analist, medewerkers klantbediening, medewerkers communicatie,
toets deskundige, Product owner, Jurist, W&R deskundige.
3) RisIco Inventarisaties worden niet uitgevoerd waarbij o.a.
strategische risico's worden vertaald naar (de bijdrage) van
operational intelligence.
4) Met betrekking tot het niet functiegebied operational
intelligence is een architectuur ontwikkeld. Zowel de
organisatorische als de
15 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatlemanagement
DUO
technische/infrastructurele inrichting maakt onderdeel uit van deze
archltectuur.
TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN
Procesbeschrijvingen voor gegevensinwinning,-mutaties en -kwaliteit
zijn niet beschreven. Zoals ook bij paragraaf 3.2.7 is aangegeven
wordt nu gewerkt aan het verbeteren van de proceskwallteit. De
opstelling van procesbeschrijvingen moet als wezenlijk onderdeel
van deze trajecten worden beschouwd.
4.2.2 De rollen bij operational intelligence zijn niet
organisatorisch ingevuld
Niet alle, in het beleld, geformuleerde functies en rollen zijn
organisatorisch Ingevuld. Zie verder ook paragraaf 4.1.4.
4.2.3 Risico inventarisaties zijn niet aanwezig
Risico inventarisaties waarin ondermeer strategische risico's
worden vertaald naar de rol/bijdrage van operational Intelligence
zijn niet aanwezig.
4.2.4 Beleid voor operational intelligence is aanwezig, er is geen
aansluiting met een architectuur.
Om operational intelligence gestalte te geven rnoeten zowel de
organisatorische als de technische/infrastructurele inrichting
onderdeel uit maken van een architectuur. Er lijkt geen
overkoepelend alignment te zijn tussen beide, wij hebben dit niet
verder onderzocht.
4.3 Beleidsdoelen met betrekking tot Business intelligence
In onderstaande overzlcht hebben we onze bevindingen beknopt
weergegeven. In de paragrafen 4.3.1 t/m 4.3.4 lichten wij deze
bevindingen verder toe.
BELEIDSDOEL
informatiemakelaar is ingericht waardoor voor afnemers van gegevens
en informatie duidelijk Is waar verzoeken hiertoe kunnen worden
ingediend.
2) Er is sprake van uniforme levering van beleidsinformatie vanuit
een centrale organisatorische eenheid met een DUO brede
opdracht.
3) Er Is sprake van 1
Niet informatiehuishouding voor het
16 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
Onderwijsveld. Hiervoor heeft DUO 1"semantic data lake" ontwikkeld
waarin alle mogelijke gegevens uit het onderwijsveld vastgelegd
worden om deze vervolgens te beschikking te stellen aan
betrokkenen.
4) De rollen m.b.t. business intelligence zijn beschreven en
belegd. De volgende rollen worden onderscheiden:
informatiemakelaar, Business Intelligence architect, Business
Analytics architect, Business Intelligence analist, Business
analytics analist, Bronsysteem analist, Business Intelligence
specialist, Data analist, Data ontwerper/realisator, Data beheer
specialist, Data steward, Data scientist, Data visualizer.
TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN
4.3.1 De functie van informatiemakelaar is ingericht
De levering van beleidsinformatie is centraal belegd bij DUO. De
afdeling IP vervult de functie van informatiemakelaar. In de
praktijk GM en BIC zich ook op dit terrein te begeven. Zie ook
paragraaf 4.3.2. en 4.1.5.
4.3.2 Verzoeken en leveringen aangaande beleidsinformatie lopen
niet altijd via de daartoe voorgestane organisatorische eenheid van
DUO
Geinterviewden geven aan dat informatieverzoeken vanuit het
beieidsdepartement soms op verschillende plekken worden uitgezet.
Wanneer het op de ene plek niet lukt dan probeert men het op een
andere plek ('shopgedrag'). Bijgevolg kunnen ook leveringen via
verschillende kanalen lopen (met alle risico's). Zie ook paragraaf
4.1.5.
4.3.3 Er is geen sprake van een informatiehuishouding voor het
gehele Onderwijsveld. Een "semantic datalake" Is niet
aanwezig
In het beleid wordt gesproken over toekomstig gebrulk van een
datalake. Dit is een opsiaglocatie met een grote hoeveelheid ruwe/
ongestructureerde data in oorspronkelijke staat. Op dit moment
beschikt DUO nog niet over een datalake en gebruikt men uitsluitend
gestructureerde data die via GM kan worden ontsloten. Een datalake
stelt eisen aan o.a. de techniek, het beheer en kennis en kunde van
medewerkers. Dit alles heeft financiele gevolgen. Bovendien zijn
specifieke risico's verbonden aan het gebruik van datalakes. Een
hiervoor noodzakelijke Impactanalyse hebben we niet aan
getroffen.
17 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en InformatIemanagement
DUO
4.3.4 Niet alle rollen m. b. t. business intelligence zijn
organisatorisch ingevuld
Niet alle, in het beleid, geformuleerde functies zijn
organisatorische ingevuld. Zie verder ook paragraaf 4.1.4
4.4 Beleidsdoelen met betrekking tot beheer van gegevens
In onderstaande overzicht hebben we onze bevindingen beknopt
weergegeven. In de paragrafen 4.4.1 t/m 4.4.5 Iichten wij deze
bevindingen verder toe.
BELEIDSDOEL GEREALISEERD DUO verstrekt metadata bij alle gegevens
die aan belanghebbende ter beschikking worden gesteld. Gegevens
worden , conform Gegevens LeverIngsOvereenkomsten (GLO's), ter
beschikking gesteld aan organisaties. Bij het beschlkbaar stellen
van gegevens uit, blj wet aangewezen, bronnen is sprake van
doelbinding. Gegevens liggen generiek vast in
Wel
registers
TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN
4.4.2 Bij alle gegevens die aan belanghebbenden ter beschikking
worden gesteld is nog geen sprake van metadata
Op dit moment is alle data en de wijze waarop deze tot stand komt
nog niet altijd goed gedefinieerd. .
4.4.3 Niet alle externe gegevensleveringen zijn voorzien van een
Gegevens Levering Overeenkomsten (GLO's)
Voor het beheer van de gegevensleveringen is een 'contractbeheerder
gegevensleveringen' aangewezen. Dit is de functie senior medewerker
onderwijsnummer, maar deze Is nog niet geformaliseerd.
De AVG vormde de trigger om in overleg met Juridisch Control van
DUO een template te maken om externe leveringen te kunnen toetsen
op een aantal vereiste aspecten. Dit template moet er ook voor
zorgen dat de noodzakelijke formaliteiten (zoals de opstelling van
een GLO) worden afgehandeld. Met de GLO 's dient zowel borging van
een uniforme en wettelijk verantwoordelijke grondslag plaats te
vinden als van algemene DUO leveringsvoorwaarden, algemene
Rijksvoorwaarden bij IT overeenkomsten (Arbit) en algemene
Rijksvoorwaarden blj diensten (Arvodi).
GeInterviewden noemen dat dit voor alle afnemers nog niet het geval
is. De veelheid aan partijen bemoellijkt dit en ook het vertalen
van de soms ingewikkelde relatles onderling in een Juridisch
dekkende constructie, inclusief privacy, werkt vertragend. Als
voorbeeld noemt men de relatle DUO/Studielink. Bovendien Is sprake
van veel ad hoc verzoeken.
18 van 35 I onderzoeksrapport gegevens- en Informatlemanagement
DUO
4.4.4 Niet bij alle gegevensleveringen is sprake van
doelbinding
Het bestuursdepartement constateerde versnippering van en
tegenstrijdigheden in wet- en regelgeving. Daarom loopt er sinds 3
jaar een traject gericht op harmonisering met een drietal
sporen:
• De invoering van de WRO (wet register onderwijsdeelnemer). •
Doorontwikkeling BRON (hier was geen juridische grondsiag/borging
voor). • De invoering van de AVG.
In het harmoniseringstraject Is binnen het bestuursdepartement een
inventarisatie uitgevoerd en een actielijst opgesteld met
maatregelen gericht op de zaken die niet synchroon lopen. De
actielijst heeft op alle onderdelen nog geen praktische invulling
gekregen. Hierbij is verdere aanscherping van (OCW) beleid nodig.
Dit beleid heeft raakvlakken met het uitvoeringsbeleid van
DUO.
Het derde spoor richt zich met name op gegevensleveringen: er is
een inventarisatie uitgevoerd waarbij alle leveringen zijn gecheckt
op AVG-aspecten. Daarbij is geconstateerd dat er nog diverse
leveringen zonder wettelijke grondsiag zijn en er is een lijst met
verbeteracties opgesteld die binnenkort wordt gepresenteerd. Per
levering wordt bekeken hoe e.e.a. compliant kan worden gemaakt. De
SG OCW heeft toestemming gegeven tot 1-1-2019 zonder grondsiag to
mogen leveren. Na 1-1-2019 moet opnieuw beslist worden of opnieuw
leveringen zonder voldoende (wettelijke) grondsiag mogen
plaatsvinden. In dit traject wordt nauw samengewerkt tussen de
afdeling Beleid en Strategie en de wetsjuristen van OCW.
4.4.5 DUO heeft in verschillende documenten vastgelegd dat de
afnemende ketenpartners gehouden zijn aan de vereisten uit de
privacywetgeving
In verschillende documenten, zoals GAO's, heeft DUO vastgelegd dat
de afnemende ketenpartners zijn gehouden aan de vereisten uit de
privacywetgeving. Zoals wij bij paragraaf 3.4.3 aangaven is voor
iedere afnemer van gegevens nog geen overeenkomst afgesloten.
4.4.6 Gegevens liggen generiek vast in registers
DUO beschikt over diverse authentieke registers. Daarnaast wordt
bij gegevensleveringen gebruik gemaakt van verschillende
(decentrale) registraties (zie ook punt 2.1.9)
19 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatlemanagement
DUO
5 Hoe ver is de implementatie van het beleid ?
In onderstaande overzicht hebben we onze bevindingen beknopt
weergegeven. In de paragrafen 5.1.1 t/m 5.1.14 lichten wij deze
bevindingen verder toe.
MAATREGEL 1) De Visie, doelen en het belang Wel
van Gegevens- en Informatiemanagement is beschreven in een
beleidsplan.
2) Relevante partijen zijn Wel betrokken geweest bij dit
plan.
3) Het beleidsplan is gebaseerd op
Wel een solide theorievorming
Wel door de directie van DUO
5) Er Is sprake van samenhang Niet tussen het beleidsplan met de
overige beleidsterreinen van DUO (Organisatie, Informatie,
Financien, Techniek, etc.).
6) Het beleidsplan is (in- en Niet extern) gepubliceerd en
besproken met alle betrokken partijen en er Is commitment binnen de
organisatie.
7) Er Is een analyse uitgevoerd
Niet m.b.t. de impact van het nieuw geformuleerde beleid. Hierbij
is inzlcht in mogelijk belemmerende factoren bij de implementatie
van het nieuwe beleid.
8) Er is een (implementatie) plan Niet aanwezig om de in het
beleidsplan beschreven doelen to realiseren.
9) Het implementatieplan is in Niet SMART termen opgesteld zodat
duidelijk is We, wat, wanneer en met welke middelen gaat
doen.
10) Er wordt uitvoering gegeven aan Niet het
implementatieplan
11) Hierbij wordt door het
Niet management de inbreng van medewerker gestimuleerd.
12) CIO en CIO office adviseren bij
Wel de uitvoering van het implementatieplan.
13) De directie van DUO stuurt op Niet het vastgestelde plan.
14) Hiervoor zijn prestatie- Niet Indicatoren, maatstaven en
20 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement
DUO
GEREALISEERD
middelen beschlkbaar. 16) Er is voldoende kennis en kunde
Niet
binnen DUO beschikbaar. 17) Er zijn maatregelen genomen Niet
om het nieuwe beleld te borgen
5.1.1 De visie, doelen en het belang van Gegevens- en
Informatiemanagement zijn beschreven in een beleidsplan, dit beleid
is niet geiMplementeerd.
De visie, doelen en het belang van het gegevens- en
informatiemanagement zijn beschreven maar er is niet/nauwelijks
sprake van samenhangende implementatie daarvan. De
beleidsdocumenten zijn opgesteld in de periode 2015-2018.
Geinterviewden bij DUO geven aan dat zij het beleid als theoretisch
ervaren: het beleld kiopt inhoudelijk maar men vindt het in de
praktijk moeilijk te realiseren. Als voorbeeld wordt het aantal te
onderscheiden rollen genoemd.
De meningen verschillen over de wijze waarop het gegevens-en
informatiebeleid er organisatorisch uit zou moeten zien en over hoe
het implementatietraject zou moeten verlopen (top-down of
bottom-up).
Ondertussen zijn, naast het programma "Grip", verschillende
ontwikkelingen gaande op het gebied van gegevens- en
informatiemanagement. Initiatieven die binnen het
bestuursdepartement en DUO lopen zijn:
- het programma "van dromen naar daden met data" - het
reorganisatieplan van IP en de verdere ontwikkeling van GM en
BIC.
Opvallend daarbij is dat geinterviewden aangeven dat GM en BIC niet
zijn aangehaakt of uitgenodigd mee te denken in de verdere
ontwikkeling van IP. Dit Iijkt in tegenspraak te zijn met de
uitspraak van medewerkers dat op operationeel niveau men elkaar wel
weet te vinden (zie 4.1.5.). Zoals ook bij 4.4.4. Is aangegeven
loopt bij het bestuursdepartement ook een
harmonisatietraject.
Op 24 september 2018 is er een plenaire bijeenkomst geweest voor de
afdelingen IP, Beleft, en Strategie, CIO/DUO en een
vertegenwoordiger van het programma Grip op gegevens.
Geinterviewden noemen dat er veel verschillende partijen zijn met
veel verschillende belangen en dat er teveel wordt gedacht vanuit
het eigen belang. Ook vindt men de communicatie voor verbetering
vatbaar.
Ook zijn er discussies over de vraag `waar DUO van is'. Diverse
geinterviewden noemen dat DUO zich uitsluitend zou moeten bezig
houden met het beheren van data (incl. het ter beschikking steilen)
en dat beleidsanalyses over deze data buiten DUO beiegd zouden
moeten worden.
Als oorzaken voor het lage impiementatietempo noemen DUO en
departement: het aantal managementwisselingen en de voorrang van
operationele processen van het Iijnmanagement (verantwoordelijk
voor adequaat gegevensbeheer) boven de meer integrate en DUO brede
zaken als AVG, Archief- en Gegevens-management. De uitwerking
daarvan ligt dan bij de staf die daardoor zwaar overvraagd
wordt.
ADR is van mening dat het beleid de gangbare maatschappelijk
geaccepteerde kaders weergeeft en er geen aanleidingen zijn om daar
geen invulling aan te geven. In de praktijk kan het beleid verder
worden fijngeslepen. Mochten zich in de praktijk onoverbrugbare
zaken voordoen dan kan dit via de normale PDCA-cyclus worden
aangepast.
21 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement
DUO
5.1.2 Relevante partijen zijn betrokken geweest bij dit
beleid
De ontwikkeling van het beleidsplan heeft zich voltrokken in enkele
fasen. Na de eerste fase van verzamelen, besturing en uitwerking
van het beleidsplan Is in de tweede fase een capability heatmap(4)
opgesteld. Hierblj zijn in totaal 14 experts betrokken zoals
medewerkers van CIO office, Productowners, medewerkers Schakelpunt
en medewerkers softwarehuls. Het betreft hier een informeel door de
auteur samengestelde groep medewerkers die een centrale rol spelen
bij de verdere ontwikkeling van het gegevens- en
informatiemanagement. De heatmap bevat een overzicht van alle
binnen DUO aanwezlge verzamelde gegevens zoals bijy. BAP, INK, KOA,
etc. (in totaal 12) op de X-as en de vier sporen uit de
toekomstvisie (waaronder data governance) met daaronder de 5
benodigde capabilities (y-as). Dit is verwerkt in een Excel bestand
waarin kleuren status en belang weergegeven.
5.1.3 Het beleidsplan is gebaseerd op een solide
theorlevorming
De beleidsdocumenten zijn gefundeerd op een sollde en
maatschappelijk geaccepteerde theorievorming. De auteur is ruim
vljf jaar betrokken bij het thema gegevens- en informatiemanagement
en heeft verschillende modellen, theorieen en kaders (wetgeving,
normen etc.) verzameld en bestudeerd zoals: volwassenheldsmodel
Business Intelligence van Gartner, volwassenheids-model
kennismanagement, Linked Open Data, Linked Open Organizational
Knowledge. Hierdoor is een body of knowledge ontstaan die bij
verdere ontwikkeling van het gegevens-en informatiemanagement
gebruikt kan worden. Geraadpleegd zijn ook collega-organisaties als
CAK, RDW en BKWI.
5.1.4 Het beleidsplan is geaccordeerd door de directie van
DUO
Zoals bij 3.1 is aangegeven zijn de beleidsdocumenten grotendeels
geaccordeerd en vastgesteld door het management van DUO. Bovendien
zijn de beleldsdoelen verankerd in de managementafspraak 2018 met
het bestuursdepartement.
5.1.5 Er is geen sprake van samenhang tussen het beleidsplan met de
overige beleidsterreinen van DUO (Organisatie, Informatie,
Financien, Techniek, etc.)
Op dit moment zien wij nog geen samenhang van het geformuleerde
beleid met de overige beleidsterreinen. Zo heeft nog geen vertaling
plaatsgevonden van het beleid naar de organisatorische Inrichting,
ontbreekt de betekenis voor de kwalitatieve en kwantitatieve
personele bezetting en Is het nlet vertaald naar een meerjarig
financieel kader.
5.1.6 Het beleidsplan Is (in- en extern) gepubliceerd en besproken
met alle betrokken partijen maar er is geen commitment binnen de
organIsatie
Het beleidsplan is gepubliceerd. Het strulkelblok voor de
implementatie Is dat het onderling commitment ontbreekt. De reden
Is dat het beleid als te theoretisch wordt ervaren
5.1.7 Er is geen analyse uitgevoerd m.b.t. de impact van het nieuw
geformuleerde beleid. Hierdoor ontbreekt centraal inzicht in
mogelijk belemmerende factoren bij de implementatie van het nieuwe
beleid
4 Dit Is een hu/pmiddel om in 1 oogopslag zicht te krijgen op de
belangrijkste aspecten.
22 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
Dit dient nog te gebeuren. Het programma "grip op gegevens" moet in
kleine stapjes meer samenwerking bewerkstelligen. Uiteindelijk is
de lijnorganisatie aan zet waarbij het programma ondersteuning moet
bieden/ moet faciliteren.
5.1.8 Een definitief (implementatie) plan welke in SMART termen is
opgesteld zodat duidelijk is wie, wat, wanneer en met welke
middelen gaat doen (nodig om de, in het beleidsplan beschreven,
doe/en te realiseren) ontbreekt
Een implementatieplan is opgesteld. Het betreft hier echter nog een
concept welke als discussiestuk kan worden gezien waarbij de
richting nog moet worden bepaaid. In 2019 volgt voor het programma
"Grip op gegevens" een definitief plan.
5.1.9 Er is geen unaniem bee/d over de wijze waarop medewerkers bij
de implementatie dienen te worden betrokken
Er is geen unaniem beeld over de wijze waarop medewerkers bij de
implementatie dienen te worden betrokken. De meningen lopen uiteen.
Aangegeven wordt dat meer inbreng van de werkvloer nodig is,
anderzijds wordt getracht een organisatorische werkwijze op te
leggen (bottom up vs. top-down).
5.1.10 CIO en CIO office adviseren bij de uitvoering van het
implementatieplan.
Een architect van CIO-office is bezig om met BIC, GM en IP de
voorgenomen architectuur gestaite te geven. Dit proces verloopt
moeizaam. De CIO overweegt de directie van DUO te adviseren de
organisatorische inbedding van gegevens- management top-down op te
leggen. Zoals eerder genoemd onderschrijft een deel van de
organisatie dit niet en staat men meer een bottom up benadering
voor.
5.1.11 Het bestuur van DUO heeft afgelopen jaren niet zichtbaar
gestuurd op de realisatie van het implementatieplan.
Prestatie-indicatoren, maatstaven en normen ontbreken
Het bestuur van DUO stuurt niet op het plan en lijkt gegevens-
management onvoldoende prioriteit te geven. Het beleid is
geaccordeerd maar de financiele middelen zijn in 2018 niet ter
beschikking gesteld. Er zijn geen prestatle- indicatoren,
maatstaven en normen (nodig voor sturen op realisatie)
beschikbaar.
5.1.12 Niet duidelijk is of voldoende financiele middelen
beschikbaar zijn
Voor 2018 was geen geld beschikbaar. Voor 2019 is geld gereserveerd
en 15.000 uur. Door het ontbreken van het (in 2019 te schrijven)
implementatieplan is niet duidelijk of deze middelen toereikend
zijn.
5.1.13 Er is onvoldoende kennis en kunde binnen DUO
beschikbaar
Zoals bij meer aspectgebieden het geval is, is kennis schaars.
Regelmatig is de kennis alleen beschikbaar bij externen. Het
betreft hier tijdelijk beschikbare kennis welke wordt beperkt door
de `Roemernormi. DUO heeft bij RNE een architect in dienst genomen
die is gespeciaiiseerd in Gegevensmanagement.
5.1.14 Er zijn geen maatregelen genomen om het nieuwe beleid te
borgen Uit bovengenoemde punters blijkt dat er nauwelijks of geen
maatregelen genomen zijn om het nieuwe beleid te borgen.
23 van 35 i Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiernanagement
DUO
6 Overige bevindingen
Tijdens het onderzoek deden we belangrijke bevindingen die niet
direct vielen binnen de scope van het onderzoek. Deze zaken hebben
volgens ons te ma ken met de verschillende culturen(5) van DUO en
bestuursdepartement en de wisseiwerking hiertussen. Hierbij baseren
we ons op voorbeelden en uitspraken die door medewerkers van zowel
het bestuursdepartement als DUO zijn gedaan. Het is daarom goed
mogeiijk dat deze factoren ook een rol speien bij de omgang met
(het beheer van) gegevens- en informatiemanagement.
6.1 "Het bestuursdepartement en DUO acteren in verschillende
werelden"
Qua dynamiek verschiilen de omgevingen van een
uitvoeringsorganisatie en een beleidsdirectie. De eerste is met
inrichting van processen sterk gericht op beheer en continuiteit.
De tweede op de politieke flexibiliteit en wendbaarheid met korte
ad- hoc activiteiten. Het eerste staat op gespannen voet met de
bestuurlijke dynamiek waarbij soms snel moet worden gehandeld en
prioriteiten niet ter discussie staan. Aangegeven wordt dat het
besef van die verschillende werelden en dat partijen elkaar daarin
nodig hebben zich de laatste tijd heeft ontwikkeld.
Door de keuze van DUO voor Agile werken zijn meer partijen
betrokken bij het prioriteren waardoor verantwoordelijkheidslijnen
diffuus kunnen worden. Medewerkers van het bestuursdepartement
geven aan dat hierdoor de status van een verzoek om levering van
genodigde gegevens niet aitijd even duideiijk is. Daar staat
tegenover dat In een aantal gevallen de vraagstelling scherper
kan.
6.2 "DUO stelt stukken op en stelt deze vast en zodra het concreet
gemaakt moet worden stopt het proces"
Bovengenoemd citaat is Illustratief: geinterviewden noemen dat DUO
wel formele besluiten neemt, maar dat deze te globaal zijn.
Vertaling naar concrete acties vindt niet plaats en er wordt niet
meer gestuurd op genomen besluiten. Blijkbaar wordt er vanuit
gegaan dat het na een besluit wel goed komt terwijI het "echte
werk" dan begint. De PDCA-cyclus krijgt geen vorm omdat wet beleid
is opgesteld (PLAN), maar geen DO-CHECK-ACT volgt. AIle partijen
onderschrijven het belang dat voor gegevensmanagement "de basis op
orde" moet zijn. Wat dit praktisch betekent Is niet nader
gedefinleerd en volgens geinterviewden wordt het daardoor op
verschillende manieren uitgelegd.
6.3 "Mensen Iijken in ontwikkeling meer uitdaging te vinden dan in
beheer. Bovendien Iijkt dit meer te worden gewaardeerd".
Meerdere geinterviewden geven aan het gevoel te hebben dat binnen
de cultuur van DUO in zijn algemeenheid vernieuwing belangrijker
wordt gevonden dan het op orde krijgen van beheer. Ook heeft men de
indruk dat de afdeling IP liever bezig is met ontwikkeling, maar
ook meer tegemoet komt aan de wensen van het bestuurs- departement
en daarbij te weinig of te laat de beheersmatige grenzen
aangeeft.
s Organisatiecultuur is de verzameling van normen, waarden en
gedragsuitingen die gedeeld worden door de leden van de organisatie
en de leden aan elkaar en aan de organisatie bindt.
24 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
Daarnaast lijkt IP meer affiniteit to hebben met het
beleidsdepartement dan met de feitelijke uitvoering in
Groningen.
25 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
Gesignaleerde risico's
Het ontbreken van een adequate implementatie van het beleid
gebaseerd op duidelijke verantwoordelijkheden, taken en
bevoegdheden Ieidt tot het risico dat DUO-afdelingen elkaar zien
als concurrenten en zaken niet in samenhang ontwikkeld worden. Dit
is nadelig voor leverbetrouwbaarheid, effectiviteit en
efficiency.
Het niet bekend zijn van het "wie is waarvan", of het ontbreken van
metadata kan ook ernstige geVolgen hebben als: niet compliant zijn
aan de AVG, mindere kwaliteit van gegevensleveringen, het leiden
tot ongewild dataverlies (b.v. bij opschoning van data die een
andere afdeling nog nodig heeft) of, zoals al is voorgekomen, het
opleveren van verschillende antwoorden op dezelfde vraag van een
afnemer.
Verder is het risico aanwezig dat bij vernieuwingstrajecten de
verwachtingen door onvoldoende kwalitatief beheer uiteindelijk niet
waar kunnen worden gemaakt. Een verstoorde balans in de verhouding
tussen vernleuwing en beheer geeft onrust in een
uitvoeringsorganisatie als DUO waar in de regel sprake is van lange
termijnactiviteiten.
Genoemde factoren zijn nadelig voor leverbetrouwbaarheid,
effectiviteit en efficiency met frustraties en imagoschade tot
gevoig.
26 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement
DUO
8 Waar is bijsturing nodig?
ADR is van mening dat het beleid de gangbare maatschappelijk
geaccepteerde kaders weergeeft. Wij vinden geen aanleidingen om
daar geen invulling aan te gaan geven. In de praktijk kan het
beleid verder worden fijngeslepen, onoverbrugbare zaken kunnen via
de normale PDCA-cyclus worden aangepast.
We benoemen daarbij punten van aandacht voor aanvulling of
bijsturing, deze zijn geclusterd en we doen een suggestie wle wat
aan kan sturen.
Daarbij maken we de kanttekening dat het programma Grip op Gegevens
zowel voorwaardenscheppend, facillterend als coOrdinerend zou
moeten zijn en de business (later) de nadere Invulling verzorgt.
Het programma mag geen "parkeerstrook" zijn.
Voor het slagen van een dergelijk breed programma zijn (meerjarig)
randvoorwaardelijke zaken als geld, capaciteit en veranderkundige
aandacht een 'must'. Daarbij verdlent de balans tussen vernieuwing
en beheer vanuit managementperspectief extra attentie. Balans
houden geldt ook voor aansturing: sommige zaken lopen top-down
beter, andere bottom-up.
Het geheel betreft een onderwerp van lange adem'. De gekozen
programmatische aanpak zien we als positief begin, mits DUO er aan
vasthoudt. Gezien de complexitelt en verwevenheid lijkt een proces
van kleine (decentrale) stapjes, waarbij naar elkaar toegegroeld
wordt, het overwegen waard, mits er voldoende overkoepelende
coordinatie en regle op plaatsvindt.
Om ook de aandacht op bestuurlijk terrein te vergroten is het
verstandig een portefeuillehouder op het niveau van MT-DUO of
Bestuur DUO te benoemen.
Implementatie/organisatorische uitwerking van het beleid
• De concrete organisatorische invulling van de doelen In het
beleid. (@ Programma manager Grip op gegevens)
• Voor de organisatorische inrichting: het maken, besluiten en
uitvoeren van een blauwdruk welke organisatleonderdelen betrokken
zijn bij gegevens — en informatiemanagement (@ Programmamanager
Grip op gegevens/CIO (office)/directeuren). Dit wordt tevens het
antwoord op de vraag "wie Is waarvan".
• Leidend hierbij is een concreet plan van aanpak met wie wat doet
(@ Programmamanager Grip op gegevens).
• Helderheid over de impact van de verandering door uitvoering van
een Impactanalyse (@ Programmamanager Grip op gegevens).
• Het zorgdragen voor een sluitende PDCA cyclus door te sturen op
concrete doelen van het programma (@ Directie en Control &
Compliance).
• De vertaling van Operational Intelligence naar architectuur,
infrastructuur en systemen verdient meer aandacht (@
Programmamanager Grip op gegevens/CIO (office).
27 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
Veranderkundig/communicatief
• Naast de inhoud is ook met name aandacht voor de veranderkundige
aspecten van belang. Neem medewerkers/afdelingen mee in de
voorgenomen ontwikkelrichting. Mocht veranderkundige kennis niet
'in huis' zijn dan kan een externe specialist worden ingezet (@
Programmamanager Grip op gegevens).
• Het overbruggen van de verschillende werelden OCW en DUO: Het Is
de kunst om, met begrip voor elkaars werelden, hiertussen een
werkbaar optimum te vinden dat voldoet aan eisen die de
(wettelijke) omgeving stelt. Dit geldt binnen DUO ook voor de
afdelingen GM, BIC en IP. Communiceren en informeren zijn hierbij
sleuteiwoorden (@ B&S / Accountmanagement).
Kennisopbouw
• Het aantrekken van personeel of investeren in specifieke kennis
en kunde over gegevensmanagement. Een overweging is een dergelijke
afdeling centraal te beleggen (binnen CIO office) mits deze
voldoende kader stellend kan functioneren (@ CIO).
• Voor de gegevensleveringen kan worden voortgebouwd op het "1
loketprincipe" inclusief het openhouden van de optie dat. via een
voor alle partijen werkbare wijze, zowel reguliere als ad-hoc
opdrachten kunnen plaatsvinden. (@ betrokkenen, B&S).
28 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
9 Verantwoording onderzoek
9.1 Object van onderzoek
Het object van onderzoek is het gegevens- en informatiebeleid van
DUO. Daarbij kijken we naar de volgende gebieden:
1. het geformuleerde Gegevens- en Informatiebeleid (de beoogde
doelen) zeif;
2. het implementatietraject van dit beleid (wijze en voortgang in
de vertaling naar de praktijk in de organisatie).
3. Het proces van gegevens/informatieverstrekking via GM, BIC en IP
(doel van de punten 1 en 2 Is uiteindelijk dit proces).
9.2 Referentiekader
Tijdens het onderzoek is gebrulk gemaakt van theoretische modellen.
Dit geldt met name voor de implementatie van het geformuleerde
beleid. Voor het inhoudelijke gedeelte van het gegevens- en
informatiemanagement vormde het geformuleerde beleid het
referentiekader. Voor de meer gedetailleerde informatie verwijzen
wij naar het plan het aanpak.
9.3 Werkzaamheden en afbakening
Het onderzoek is uitgevoerd door medewerkers van de ADR. Het doel
van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de stand van zaken
van het geformuleerde beleid voor gegevens en informatie, mogelijke
risico's die aanwezig zijn bij dit thema en het indien nodig
formuleren van adviezen.
De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: Is invulling gegeven
aan het geformuleerde beleid?
Deelvragen zijn: • Welke zaken (beoogde doelen) zijn gerealiseerd
en welke zaken ontbreken
nog? • Hoe is de implementatie verlopen of verloopt de
implementatie? • Aan welke randvoorwaarden is voldaan om te komen
tot een succesvolle
implementatie? • Op welke onderdelen is bijsturing nodig? • Welke
risico's onderkennen de onderzoekers?
Tijdens het onderzoek zijn een groot aantal documenten bestudeerd
en is gesproken met verschillende functionarissen van zowel
bestuursdepartement als DUO. Hierbij moet bijv. worden gedacht aan
Beleidsmedewerkers en Adviseurs van het bestuursdepartement,
Managers (GM, IP, BIC), Architecten van CIO office,
Gegevensmakelaars, Onderzoekers, Bedrijfsjurist, Technisch
applicatiebeheerder, analist datakwallteit/datasclentist en
contractbeheerder gegevensleveringen.
Zoals wij eerder hebben aangegeven is gegevens- en
informatiemanagement een breed terrein. We hebben ons daarom met
name gericht op de gegevensleveringen. We hebben onderzocht In
hoeverre het geformuleerde beleid is "vertaald" naar de
gegevensleveringen. Volgens kunnen de gegevensleveringen worden
gezien als "sluitstuk" d.w.z. hetgeen waar alle maatregelen op zijn
gericht. We willen hierbij
29 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Inforrnatlemanagement
DUO
expliciet benadrukken dat wij ons niet hebben gericht op de
inhoudelijke kwaliteit van de gegevens en de directie maatregelen
die hiermee samenhangen.
9.4 Gehanteerde Standaard Deze opdracht Is uitgevoerd in
overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de
Beroepsuitoefening van Internal Auditing. In dit rapport wordt geen
zekerheid verschaft, omdat er geen Assurance-opdracht is
uitgevoerd.
9.5 Versprelding rapport De opdrachtgever, de directeur RNE van
DUO, is eigenaar van dit rapport.
De ADR is de interne audltdlenst van het Rijk. Dlt rapport is
primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wlj deze opdracht
zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het
opdracht gevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft
geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de
rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een ultzondering geldt. De
minister van Financien stuurt elk halfjaar een overzicht naar de
Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten
en plaatst dit overzicht op de website.
30 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement
DUO
10 Ondertekening
Bijlage 1 Overzicht beleidsdocumenten m.b.t. gegevens en
informatiemanagement
Het geformuleerde beleid met betrekking tot Operational
intelligence
Het gegevens- en informatiebeleid voor de operationele processen
(sturing en verantwoording) is beschreven in:
• Het Eindrapport Operational Intelligence, Onderdeel van
informatiemanagement Organisatorische bouwblokken voor de
uitvoerende processen d.d. 19 oktober 2016 (opgesteld door CIO
office in opdracht van CIO DUO).
Het geformuleerde beleid met betrekking tot Business
intelligence
Het gegevens- en informatlebeleid m.b.t. beleidsverantwoording Is
beschreven in:
• het eindrapport Business Intelligence, Organisatorische
bouwblokken voor het omzetten van gegevens naar bedrijfs- en
beleidsinformatie d.d. 26 april 2016 (opgesteld door CIO office in
opdracht van CIO DUO).
Generieke beleidsstukken
• Eindrapport gegevensmanagement, inrichtingsvoorstel op de
regiefunctie voor gegevens d.d. 31 augustus 2015, versie 1.0 status
definitief (uitgevoerd in opdracht van Directeur RNE).
• het Uitvoeringsbeleid gegevens d.d. 30 oktober 2017, versie 1.0
definitief en (opgesteld door CIO office uitgevoerd In opdracht van
directeur RNE, portefeufflehouder Gegevensmanagement).
Documenten met de status van concept
Verder zijn er nog enkele stukken die op het moment van onderzoek
nog de status hebben van concept. Het gaat hierbij om:
• het eindrapport Informatievoorziening DUO, samenhang tussen de
organisatorische bouwblokken voor de informatiehuishouding d.d. 13
augustus 2018 (opgesteld door CIO office in opdracht van CIO DUO)
en;
• het rapport kennismanagement, organisatorische bouwblokken voor
Linked Open Organizational Knowledge d.d. 23 juli 2018 (opgesteld
door CIO office In opdracht van CIO DUO).
32 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement
DUO
Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie van Onderwijs, Calmar en
Wetenschap
> Retouradres Dienst Uitvoering Onderwijs, Postbus 30155, 9700
LG Groningen
Audit Dienst Rijk
www.cluo.ni
Geachte ADR,
Managementreactie op ADR rapportage van het onderzoek naar het
gegevens- en informatiemanagement binnen DUO
Naar aanleiding van verschillende jaarplangesprekken in het najaar
van 2017 is door managers van DUO de behoefte aan een onderzoek
naar het gegevens- en informatiemanagement binnen DUO uitgesproken.
Gegevens- en informatiemanagement is binnen DUO sterk in
ontwikkeiing. Het betreft hier een DUO breed thema waarbij inbreng
van verschillende disciplines noodzakelijk is. Het onderzoek is
opgenomen in het auditjaarplan 2018 van DUO. De directeur RNE,
portefeuillehouder Gegevens, heeft de ADR in november 2018
opgedragen onderzoek te doen naar het gegevens- en
informatiemanagement DUO breed, dit omdat alle gegevensleveringen
DUO (intern en extern) direct vanuit de BRONnen, onder de
verantwoordelijkheid vallen van de directeur RNE. Daarnaast hebben
de directeur OI (externe informatie levering) en manager
bedrijfsvoering (interne informatie leveringen) ook een
verantwoordelijkheid voor het informatiemanagement. Er bestond en
bestaat behoefte aan het krijgen van duidelijkheid over de
samenhang en samenwerking tussen de (directie overstijgende)
afdelingen binnen DUO waar het gegevensverwerking betreft. Trigger
hiervoor is het gegevensbeleid, het programma Grip op Gegevens en
enkele pilots vanuit dit programma zoals Datakwaliteit, het project
van Drornen naar Daden met Data en de modernisering van DWH. Het
inrichtingspian BIcc en veranderplan IP hebben bier raakvlakken en
overlap mee. Ook de wettelijke basis voor het leveren van gegevens
is een aanleiding, dit wordt meegenomen in het ADR onderzoek naar
gegevensleveringen.
De betreffende directeuren en management onderschrijven de situatie
zoals deze in het rapport wordt geschetst en realiseren zich
terdege dat bijsturing noodzakelijk is om risico's het hoofd te
bieden en het gegevensbeleid op constructieve wijze te laten
indalen binnen de betreffende afdelingen. Zo kan DUO ook in de
toekomst over een robuust gegevens- en informatiemanagement
beschlkken, nodig om de maatschappelijke verplichtingen op dit
gebied te kunnen volgen. Maatschappelijke verplichtingen welke
middels wet- en regelgeving aan steeds meer eisen moeten voldoen,
waarbij de klant kritisch meekijkt en meer dan voorheen eisen mag
en kan stellen aan de verwerking van gegevens. Ook de noodzakelijke
verandering, heldere communicatie en kennisopbouw zijn onderwerpen
die door de betreffende directeuren en het management herkend
worden.
Pagina 1 van 2
In het rapport staat de bevinding: "Het bestuursdepartement en DUO
acteren in verschillende werelden". Inmiddels zijn de werelden van
het bestuursdeparternent en DUO dichter bij elkaar gekomen. En
voorbeeld hiervan is het Juridisch traject administratieve wet- en
regelgeving, waarin OCW, DUO en eventueel ontvangers van
gegevensleveringen samenwerken om startnota's van inhoud te
voorzien. Bovendien heeft OCW een leidraad opgesteld die beschrijft
hoe we omgaan met nieuwe verzoeken om gegevens. In dit proces, dat
de komende maanden wordt uitgetest, heeft ook OCW een expliciete
rol.
Terecht wordt in het rapport opgemerkt dat voor de inrichting van
gegevens- en informatiemanagement een meerjarig programma nodig is,
waarbij randvoorwaarden als geld, capaciteit, veranderkunde maar
ook een goede balans tussen vernieuwing en beheer vanuit management
perspectief en balans in de aansturing noodzakelijk zijn voor het
laten slagen van dit programma. Daarbij wil DUO het advies van de
CIO betrekken bij de sturing om de informatieketen op een
eenduidige wijze te laten functioneren.
De betreffende directeuren en het management gaan dit onderzoek
samen met eventueel andere aanpalende directies gebruiken om binnen
DUO te doen wat nodig is om te komen tot de implementatie van een
goed functionerend gegevens- en informatiemanagement. Daarbij wordt
het advies om de uitvoering in kleine (decentrale) stapjes te laten
plaatsvinden, waardoor afdelingen langzaam naar elkaar toe kunnen
groeien, ter harte genomen. Een eerste step is deze gezamenlijke,
directie overstijgende, management reactie. Verdere acties worden
in gezamenlijkheid, DUO breed, opgepakt. Op korte termijn wordt er
een bijeenkomst belegd, in samenwerking met de ADR, over de
risicoanalyse DWH.
De betreffende directeuren en management bedanken de auditeurs voor
de heldere uiteenzetting en de handreikingen om tot een verbetering
van het gegevens- en informatiemanagement te komen, waarbij
moeilijke issues niet uit de weg zijn gegaan.
Hopende u hierbij voldoende te hebben geInformeerd.
Met vriendelijke groet, Business Manager Service Eenheid
Gegevens,
Pagina 2 van 2
DEFINITIEF
Bezoekadres Kempkensberg 12 9722 TB Groningen
www.duo,n1
Geachte ADR,
Naar aanleiding van verschillende jaarplangesprekken in het najaar
van 2017 is door managers van DUO de behoefte aan een onderzoek
naar het gegevens- en informatiemanagement binnen DUO uitgesproken.
Gegevens- en informatiemanagement is binnen DUO sterk in
ontwikkeling. Het betreft hier een DUO-breed thema waarbij inbreng
van verschillende disciplines noodzakelijk is. Het onderzoek is
opgenomen in het auditjaarplan 2018 van DUO. De directeur Registers
en Examens (RNE), portefeuillehouder Gegevens, heeft de ADR in
november 2018 opgedragen onderzoek te doen naar het gegevens- en
Informatiemanagement DUO-breed, dit omdat alle gegevensleveringen
DUO (intern en extern) direct vanuit de BRONnen, onder de
verantwoordelijkheid vallen van de directeur RNE. Daarnaast hebben
de directeur Onderwijsinstellingen (0I) (externe
informatielevering) en manager bedrijfsvoering (interne
informatieleveringen) ook een verantwoordelijkheid voor het
informatiemanagement. Er bestond en bestaat behoefte aan het
krijgen van duidelijkheid over de samenhang en samenwerking tussen
de (directie overstijgende) afdelingen binnen DUO waar het
gegevensverwerking betreft. Trigger hiervoor is het gegevensbeleid,
het programma Grip op Gegevens en enkele pilots vanuit dit
programma zoals Datakwaliteit, het project van Dromen naar Daden
met Data en de modernisering van Datawarehouse (DWH). Het
inrichtingsplan Bedrijfsinformatiecentrum (BIC) en veranderplan
Informatieproducten (IP) hebben hier raakvlakken en overlap mee.
Ook de wettelijke basis voor het leveren van gegevens is een
aanleiding, dit wordt meegenomen in het ADR-onderzoek naar
gegevensleveringen.
De betreffende directeuren en management onderschrijven de situatie
zoals deze bij oplevering van het rapport wordt geschetst en
realiseren zich terdege dat bijsturing noodzakelijk is om risico's
het hoofd te bieden en het gegevensbeleid op constructieve wijze te
laten indalen binnen de betreffende afdelingen. Zo kan DUO ook in
de toekomst over een robuust gegevens- en informatiemanagement
beschikken, nodig om de maatschappelijke verplichtingen op dit
gebied te kunnen volgen. Maatschappelijke verplichtingen welke
middels wet- en regelgeving aan steeds meer eisen moeten voldoen,
waarbij de klant kritisch meekijkt en meer dan voorheen eisen mag
en kan stellen aan de verwerking van gegevens. Ook de noodzakelijke
verandering, heldere communicatie en kennisopbouw zijn onderwerpen
die door de betreffende directeuren en het management herkend
worden. Inmiddels zijn diverse van de aanbevelingen opgepakt, dit
wordt in deze reactie kort samengevat.
Pagina 1 van 3
In reactie op de aanbevelingen in hoofdstuk 8 van het ADR rapport,
"Waar is bijsturing nodig?" geven wij per paragraaf hieronder een
korte reactie/update van lopende ontwikkelingen:
Implementatie/organisatorische uitwerkinq Terecht wordt in het
rapport opgemerkt dat voor de inrichting van gegevens- en
informatiemanagement een meerjarig programma nodig is, waarbij
randvoorwaarden als geld, capaciteit, veranderkunde maar ook een
goede balans tussen vernieuwing en beheer vanuit
managementperspectief en balans in de aansturing noodzakelijk zijn
voor het laten slagen van dit programma. Daarbij wil DUO het advies
van de CIO betrekken bij de sturing om de informatieketen op een
eenduidige wijze te laten functioneren.
In dat kader is er voor Grip op Gegevens een DUO-implementatieplan
in ontwikkeling dat eind 2019 handvatten biedt voor de
vervolgstappen in 2020 en verder. De directeur RNE is in haar rol
van portefeuillehouder gegevens namens het bestuur gedelegeerd
opdrachtgever van dit programma. Er is een programmamanager benoemd
en een compact programma bureau ingericht. Focus Iigt op
implementatie van het gegevensbeleid via de peilers van DAMBOK,
waarbij eerst prioriteit wordt gegeven aan Datakwaliteit en
Metadatering (gesloten gegevensontwikkelstraat). Vooruitlopend op
dit plan wordt in Q3/Q4 2019 ingezet op accordering van een
inrichtingsvoorstel voor de ontwikkeling en implementatie van een
DUO-brede "Service Datakwaliteit". Dit voorstel is inmiddels
voorgelegd aan de sponsorgroep Grip op Gegevens. Deze heeft
positief besloten, met randvoorwaarden over de financiering en
centrale toolselectie.
De service voorziet in een "gesloten gegevensontwikkelstraat",
waarmee logische en technische gegevensmodellering op elkaar worden
aangesloten. Verder voorziet het voorstel in een gegevens
PDCA-cyclus waarin elke gegevensbronhouder een uniform
DUO-datakwaliteitsplan en -raamwerk kan gebruiken om risicogericht
datakwaliteit te meten en te verbeteren. De ambitie is om deze
service in 2020/2021 te implementeren binnen geheel DUO.
Verder wordt het Veranderplan IP integraal binnen DUO besproken en
wordt de samenwerking gezocht om dit plan tot een succes te maken
voor DUO. In lijn met de koers DUO en de OCW-brede ambitie om meer
te doen met data. Binnen DUO wordt nu gestuurd om in 2020 een
interne keten-PSA uit te werken, waarin organisatie, processen en
techniek/tooling omtrent gegevensmanagement en informatiebeleid
worden uitgewerkt. Samen met Chief Information Officer, 0I-IP,
Bedrijfsvoering-BIC, RNE-service eenheid gegevens en
Onderwijsvolgers. Daarin zullen ook inrichtingsaspecten als de
1-loket functie meegenomen worden. Voor het aan de voorkant beter
borgen van de kwaliteit van gegevensleveringen is er een proces met
OCW afgesproken en inmiddels in gebruik genomen voor ad hoc
gegevensleveringen.
De samenhang en de integraliteit van de hierboven beschreven
initiatieven wordt bewaakt op twee niveaus:
Op het niveau van het programma / project / veranderplan door
inrichting van een stuurgroep (in geval van een project) of
sponsorgroep (in geval van een programma). Hierin hebben de
directeuren van de betrokken directies en in geval van het
programma GoG ook de CIO en de Concern Controller zitting. De
directeuren sturen binnen hun directie via de lijn op kwaliteit en
snelheid van implementatie van beleid. Op het niveau van het
bestuur vanuit het DUO-brede directeurenoverleg dat voorgezeten
wordt door de HDU en HDF&S. Op de agenda van dit overleg worden
alle directie-overstijgende onderwerpen geagendeerd en besproken en
wordt gestuurd op een integrale benadering en een adequate
implementatie van beleid.
Hiermee is opvolging gegeven aan diverse bevindingen uit het
rapport.
Veranderkundiq/communicatief In juli 2019 is de eerste
GRIP-overlegtafel (Gegevens, Registers en Informatiepoducten)
gestart.
Pagina 2 van 3
Onder aanvoering van dKennis van OCW werken DUO
Onderwijsinstellingen en RNE en OCW dKennis en beleidsdirecties
intensief samen om als OCW-concern in het onderwijsveld de
strategische doelen op het gebied van Gegevens en
Informatieproducten in samenhang te realiseren, met een speciale
focus op Meer doen met Data en Regie op Gegevens. De bevinding dat
"Het bestuursdepartement en DUO acteren in verschillende werelden"
is dus inmiddels achterhaald. Een ander voorbeeld hiervan is het
Juridisch traject administratieve wet- en regelgeving, waarin OCW,
DUO en eventueel ontvangers van gegevensleveringen samenwerken om
startnota's van inhoud te voorzien. Bovendien heeft OCW een
leidraad opgesteld die beschrijft hoe we omgaan met nieuwe
verzoeken om gegevens. In dit proces, dat de komende maanden wordt
uitgetest, heeft ook OCW een expliciete rol.
Kennisopbouw De eendaagse cursus datamanagement is afgerond,
waaraan in de eerste heift van 2019 zo'n 500 DUO-medewerkers hebben
deelgenomen. Vervolg masterclasses op dit onderwerp zijn in
voorbereiding voor geInteresseerde medewerkers, managers,
directeuren en Bestuur, en worden eind 2019/begin 2020
verzorgd.
Tot slot De betreffende directeuren en het management gaan dit
onderzoek samen met eventueel andere aanpalende directies gebruiken
om binnen DUO te doen wat nodig is om te komen tot de implementatie
van een goed functionerend gegevens- en informatiemanagement.
Daarbij wordt het advies om de implementatie in kleine (decentrale)
stapjes te laten plaatsvinden, waardoor afdelingen langzaam naar
elkaar toe kunnen groeien, ter harte genomen. Zoals uit voorgaande
managementreactie valt op te maken zijn de eerste stappen inmiddels
binnen DUO en samen met OCW gezet. Verdere acties worden in
gezamenlijkheid, DUO-breed, opgepakt. Er is inmiddels een
bijeenkomst belegd, in samenwerking met de ADR, over de
risicoanalyse DWH.
De betreffende directeuren en management bedanken de auditeurs voor
de heldere uiteenzetting en de handreikingen om tot een verbetering
van het gegevens- en informatiemanagement te komen, waarbij
moeilijke issues niet uit de weg zijn gegaan.
Met vriendelijke groet, Businessmanager Service Eenheid
Gegevens,
Pagina 3 van 3