Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt

Henkilötietolaki (HetiL) ja julkisuuslaki (JulkL)

Opintohallinnon tietojärjestelmäiltapäivä 18.4.2013

Laura Karppinen, HY

ToimeksiantoToimeksianto: Aloite RAKETTI-Opi-hankkeesta > OHA-forum, kesä 2012: Opi-lakimiehet Laura Karppinen (HY) ja Anna Johansson (Aalto) laativat ehdotuksen korkeakoulujen yhteisiksi käytännesäännöiksi opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn,

Tavoite: käyttökelpoiset toimintasuositukset korkeakouluille tyypillisiin tilanteisiin, huomio korkeakoulurajat ylittäviin rekistereihin

Tilanne 18.4.2013

-Luonnos kirjoitettuna

-Alustavia kommentteja saatu TSV:lta, OHA-forumilta ja amk-sektorin edustajalta

-Jatko:

-Luonnos muokataan viimeistellymmäksi ja lähetetään lausuntokierrokselle korkeakouluihin ennen kesää

-TSV tarkastaa käytännesääntöjen lainmukaisuuden (HetiL 42 §)

Runko 1/2-Keskeiset lait ja niiden käsitteet JulkL ja HetiL

-julkisuusperiaate, salassapitoperusteet

-henkilötiedon ja –rekisterin käsitteet

-henkilötietojen käsittely henkilötietolain mukaan

-Korkeakoulujen substanssiin liittyvät kokonaisuudet (julkisuus ja henkilötietojen käsittely)

-opiskelijavalinta: asiakirjat ja rekisterit

mm. valintakoesuorituksen julkisuus, hakijarekisterin rekisterinpitäjä

-opiskelu: asiakirjat ja rekisterit

mm opintotietorekisterin tiedot, päätöksissä olevat henkilötiedot, koesuoritusten ja opinnäytteiden julkisuus

-valmistuneet: asiakirjat ja rekisterit

mm. vanhentuneiden tietojen käsittely, alumnirekisterit

Runko 2/2-Menettelyihin liittyvät kokonaisuudet:

-JulkL: tiedon antaminen asiakirjasta, tiedonantamistavat

-HetiL: arkaluonteisten tietojen käsittely, käsittely korkeakoulun sisällä muuhun tarkoitukseen, tyypilliset luovutusperusteet (tieteellinen tutkimus, mielipidekyselyt), malliselitteet säännönmukaisille luovutuksille, mallisuostumuslausekkeet ja päätöksenteko

-Opintoihin ja valintoihin liittyvien henkilötietojen käsittely verkossa (avoin verkko, intranet)

Sisällys: LK osuus (Valintatiedot, arkaluontoiset tiedot, erityiskysymykset)

• Julkisuus, salassapito ja tietosuoja• Julkisuusperiaate• Viranomaisen asiakirja• Julkisuuslain ja henkilötietolain keskeiset käsitteet• Opiskelijavalintatiedot• Henkilötietojen käsittely opiskelijavalinnoissa• Kansainväliset valinnat• Vaihto-opiskelu ja sivuaineopiskelu

Sisällys: LK osuus (Valintatiedot, arkaluontoiset tiedot, erityiskysymykset) jatkuu

• Opiskelijavalinnassa käsiteltävien henkilötietojen julkisuus ja salassapito sekä arkaluonteisten tietojen käsittely

• Opiskelijavalintaa koskevien henkilötietojen antaminen ja luovuttaminen

• Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta• Arkaluontoisten tietojen käsittely (YOL 45 b, 90 a, AMKL

28 b)• Erityistilanteita: Kriisiviestintä• Erityistilanteita: Jos henkilötunnus muuttuu• Erityistilanteita: Kuolleen opiskelijan henkilötiedot

Sisällys: AJ osuus (Opintorekisteritiedot)• Opintotietorekisteri (opiskelijarekisteri)• Pääsäännöt henkilötietojen tallentamiseen ja muuhun käsittelyyn

opintotietorekisterissä• Yleisperiaatteet rekisteröityjen osoite- ja muiden yhteystietojen käsittelyyn• Henkilötietojen käsittely ilman rekisteröidyn suostumusta• Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä• Henkilötietolakiin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä• Elintärkeä etu• Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely• Henkilötietojen käsittely suostumuksen perusteella• Mielipide- ja markkinatutkimus sekä suoramarkkinointi• Henkilömatrikkelit• Sukututkimus

Sisällys: AJ osuus (Opintorekisteritiedot) jatkuu

• Suositeltavat suostumuslausekkeet opintotietorekisteriin • Henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle• Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten• Tutkimus• Tilasto• Viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät• Päätöksen tekeminen henkilötietoja sisältävän asiakirjan antamisesta• Päätöksen tekeminen tietojen luovutuksen muodosta• Henkilötietoja sisältävät tietoaineistot useasta eri järjestelmästä• Opiskelijoiden henkilötietojen julkaisu korkeakoulun kotisivuilla• Julkisuudesta ja henkilötietojen käsittelystä muualla• Tietosuoja ja julkisuus opintohallinnossa, aakkosellinen hakemisto www.uta.fi

www.tietosuoja.fi

Jatkotyöstö ennen lausuntokierrosta

• Rakenteen selventäminen, väliotsikoinnin lisääminen, tekstin muokkaus käyttöoppaan suuntaan

• Faktaruudut tai vastaavat: perusasiat esiin, helppokäyttöisyys > eri käyttäjäryhmät: tietojen käsittelyä suunnittelevat ja koordinoivat henkilöt vs. tietoja käytännössä käsittelevät

• Käytännön esimerkkejä ja selvennyksiä, mitä missäkin kohdassa tarkoitetaan