Organizacion y Metodos Temario

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PILA R - ÑEEM BU CÚ

UNIVERSIDAD NACIONAL DE PILARLey N° 529 del 28 de Diciembre de 1994

FACULTAD DE CIENCIAS APLICADASResolución N° 80/95 del 30 de Junio de 1995

Tacuary c/ Palma – Pilar – Paraguay Telefax 0786-230019 - E-mail fca @unp.edu.py

ORGANIZACIÓN SISTEMAS Y METODOS

Definición de O y M: es un campo especializado de la Ciencia de la Administración que tiene como

objetivo lograr la excelencia en la organización y gestión empresarial mediante la definición clara y

precisa dela visión, misión, filosofía, objetivos, políticas y estrategias empresariales; y, en base a estos, el

diseño, desarrollo e implementación de estructuras organizacionales, y de sistemas y procesos

operacionales, de acuerdo con las características y exigencias de las condiciones del entorno empresarial

y a los recursos disponibles, de manera a consolidar las ventajas competitivas y la satisfacción plena de

los clientes internos y externos de las organizaciones.

Importancia de O y M:La globalización y las variables externas a las empresas que incluyen diversos factores (económicos,

tecnológicos, políticos, legales, sociales, culturales, demográficos, ecológicos y éticos), los proveedores,

los competidores y los clientes conforman un entorno complejo y cambiante. Este entorno exige a las

empresas a modificar o cambiar frecuentemente sus políticas, estrategias, estructura organizacional, sus

métodos y procesos operacionales para racionalizar los costos operativos, adaptar el funcionamiento de

la organización a las exigencias del mercado y a las contingencias, a los efectos de consolidar las

ventajas competitivas y lograr la excelencia en la gestión empresarial.

Funciones de O y M: El servicio de los profesionales en Organización y Procesos Empresariales comprende básicamente en

diagnosticar problemas, proponer las opciones de solución y asesorar a los directivos, gerentes, jefes y

empleados para el logro de una administración eficiente, eficaz y efectiva. Existen varias funciones que

podemos clasificar de la siguiente manera: 1.3 Funciones referente a Métodos.

ORGANIZACION

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo)."Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados“.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO.

Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía: La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la organización:

Es de carácter continuo; jamás se pude decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.).

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Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades.

Paridad de autoridad y responsabilidad.A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un sólo jefe.

Difusión. La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).

Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Organización formal e informal

Organización formal:

La organización formal : de una empresa o institución comprende la estructura organizacional, o sea la división del trabajo, los distintos niveles dentro de la misma y la autoridad y responsabilidad de los diferentes niveles jerárquicos, representados gráficamente mediante un organigrama.

La organización formal de cualquier tipo de empresa o institución puede ser definida en los manuales, ya sea de políticas, de organización y funciones, de proceso o procedimientos etc.

Organización informal:

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

La Planificación

¿Qué se entiende por Planificación?

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

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¿Cuál es la importancia de la Planificación?

· Propicia el desarrollo de la empresa.· Reduce al máximo los riesgos.· Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior".

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

¿Cómo se clasifica la Planificación?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

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Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

El proceso de la Planificación

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber:

a) Detección de una oportunidad.b) Establecimiento de objetivos.c) Consideración de las premisas de planificación.d) Identificación de las alternativas.e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.f) Elección de una alternativa.g) Elaboración de los planes de apoyo.h) Elaboración del presupuesto.

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.

La planificación puede ser estratégica y operativa. Analicemos más adelante éstos conceptos.

Planificación Estratégica: permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional. Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

a) Identificación de las estrategias actuales.b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.c) Selección de metas estratégicas.d) Evaluación y ejecución de las estrategias.

Planificación Táctica: Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

1. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.

2. El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos.

3. Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.

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El Sr. Harold Koontz comenzó su carrera como analista de costos para el New York, New Haven y Hartford ferrocarril en 1936, un año después de haber recibido un doctorado de la Universidad de Yale.

Había sido un consultor de la Oficina Federal de Administración de Precios en la Segunda Guerra Mundial, un ejecutivo de Trans World Airlines, un ayudante de investigación para la Asociación de Ferrocarriles Americanos y director de muchas otras empresas.

Harold Koontz es co-autor del libro Principios de la gestión con Cirilo J. O'Donnell, que ha vendido alrededor de dos millones de copias y ha sido traducido a 15 idiomas. Murió a la edad de 75 años el 11 de Feb de 1984, después de sufrir de artritis.

PRESUPUESTO

1. Qué es un presupuestoEs un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

2. Funciones de los presupuestos1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la

organización.

2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

3. Importancia de los presupuestos1. Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-

utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

4. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

5. Facilitan que los miembros de la organización cuantifiquen en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

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8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

9. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

4. Objetivos de los presupuestos1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un

periodo determinado.

2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

5. Finalidades de los presupuestos1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en

forma integral.

2. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

4. Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

5. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

6. Clasificación de los presupuestosLos presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según la flexibilidad 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa 4) Según el sector en el cual se utilicen.

1. Según la flexibilidada) Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

b) Flexibles o variablesSon los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo presupuestario moderno. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

2. Según el periodo de tiempo

a) A corto plazoSon los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

b) A largo plazoEste tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

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3. Según el campo de aplicación en la empresa

a) De operación o económicosTienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

4. Según el sector en el cual se utilicen

a. Presupuestos del Sector PúblicoSon los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

b. Presupuestos del Sector PrivadoSon los usados por las empresas particulares, Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

El manual administrativo, tanto en papel como en forma electrónica, es un documento que contiene un conjunto de informaciones e instrucciones sobre objetivos, políticas, estructura organizacional, tareas y responsabilidades, etc., de una organización, de manera que sirva como instrumento de referencia y consulta de los usuarios, para proporcionar servicios eficientes y de alta calidad a los clientes externos e internos de la empresa.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Establece la organización formal de una empresa. Contiene el organigrama y la descripción de las tareas y responsabilidades de los distintos puestos o cargos, así como las relaciones entre los mismos.

Clasificación de Manuales Administrativos

1. El manual de organización: describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

2. El manual de políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

3. El manual de procedimientos y normas: describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

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4. El manual para especialistas: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

5. El manual del empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.

6. El manual de propósitos múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

a) En este manual se incluyen:

Qué se debe hacer (las tareas y responsabilidades de los distintos puestos o cargos), Con quién o quienes debe hacer (coordinación, trabajo en equipo), Dónde se debe hacer (lugar de trabajo), y Cuándo (tiempo) debe hacer alguna cosa el titular de un determinado sector o cargo,

con indicación de la frecuencia de cada acción.

b) Parte General

La clasificación de los temas, el índice y la numeración de páginas del contenido del manual.

Puede incluir también, el índice de gráficos y cuadros como: cronogramas sectoriales, cuadros comparativos de la situación actual y de la organización propuesta, etc.

La presentación del manual. La introducción. El organigrama general de la empresa u organización

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