Organizational Behavior

Perubahan organisasiM-13

1Tony Soebijono

Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan.

Suatu hari ada seseorang menemukan ulat kepompong di sebuah pohon yang ada dihalaman rumahnya. Dan dia membantu kupu-kupu muda itu keluar dari kepompongnya

Orang yang berniat untuk membantu sang kupu-kupu malah tanpa disengaja telah membuat kupu-kupu tersebut mati muda.

Karena tidak dapat terbang akhirnya sang kupu-kupu tersebut menjadi mati.

What Change?

• Change / berubah / perubahan berasal dari kata ‘metamorphoo’ yang artinya diubah, ditrasformasikan atau berubah bentuk.

"metanoia" (Yunani, μετ?νοια) berarti "perubahan pikiran".

• Proses perubahan (transformasi) yang dapat digambarkan seperti proses yang dialami oleh: larva – ulat - kepompong yang berubah menjadi kupu-kupu.

Organization Change

Adalah perubahan yg terjadi pada diri organisasi,

dapat dilihat dari: - pergantian staf, - konflik organisasi - pertumbuhan dan - pergantian pimpinan

(Robbins,1994)

Perubahan organisasi 5W+1H

Mengapa perlu berubah ? (Why)

Perubahan organisasi dapat didorong oleh pengaruh yang ditimbulkan dari:

lingkungan internal dan eksternal organisasi.

Lingkungan internal mempengaruhi organisasi terhadap cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya.

Kapan diperlukan perubahan? (When)

a. Perubahan tujuanb. Pembelian peralatan baruc. Kelangkaan tenagakerjad. Peraturan pemerintahe. Ekonomif. Penggabungang. Menurunnya keuntungan

Siapa yang melakukan perubahan? (Who)

Agen-agen perubahan

- Top Manager- Middle Manager- Firstline Manager

- ** diri sendiri / individu didalam organisasi

Dimana perubahan terjadi? (Where)

• STRUKTUR- Perubahan design organisasi

• TEKNOLOGI & PROSES- Perubahan teknologi produksi- Perubahan proses bisnis /

produksi

• ORANG- Perubahan Sikap- Perubahan Perilaku

Bagaimana cara perubahannya? (How)

Perubahan perlu Manajemen !

Change Management• Upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan

karena terjadinya perubahan dalam organisasi.

• Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi, mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.

PENDEKATAN MANAJEMEN untukPERUBAHAN ORGANISASI

Pendekatan klasik yang dapat diterapkan ada 3 (tiga) langkah.

UNFREEZING : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, kondisi yang sekarang berlangsung diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

MOVEMENT : Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

REFREEZING : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

Tahap-Tahap Manajemen Perubahan

1. Tahap identifikasi perubahan1. Tahap identifikasi perubahanDiharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

2. Tahap perencanaan perubahan2. Tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.

3. Tahap implementasi perubahan 3. Tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

4. Tahap evaluasi dan umpan balik. 4. Tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap identifikasi sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Penolakan terhadap perubahan dalam organisasi

• Resistensi Individual

Resistensi Organisasi

Resistensi individual1. KEBIASAAN / budaya . Kebiasaan merupakan pola tingkah laku yang kita

tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita. Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan.

2. RASA AMAN. Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar.

3. FAKTOR EKONOMI. Faktor lain sebagai sumber penolakan atas perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan.

4. TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI. Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan.

5. PERSEPSI. Persepsi cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap.

Resistensi organisasi1. INERSIA STRUKTURAL1. INERSIA STRUKTURAL. penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas.

2. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS2. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS. Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya.

3. INERSIA KELOMPOK KERJA3. INERSIA KELOMPOK KERJA. Walau ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya.

4. ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN4. ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN. Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keahlian kelompok kerja tertentu.

5. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA5. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA. Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka.

Mengatasi Resistensi atas perubahaan

Ada 6 (enam) hal yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan

1) Pendidikan dan KomunikasiPendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

2) PartisipasiPartisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.

3) Memberikan kemudahan dan dukunganMemberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.

4) NegosiasiNegosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka

5) ManipulasiManipulasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

6) PaksaanPaksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

PERILAKU UMUM PERUBAHAN YANG SUKSES

• Berkomunikasi secara terbuka• Mau bekerjasama• Mau mengambil tanggungjawab• Memiliki visi yang sama• Mampu memecahkan masalah secara efektif• Mendukung upaya manajemen• Mau mencoba yang baru

PERILAKU MANAJER DLM PERUBAHAN YANG SUKSES

• Mampu membangun partisipasi bawahan• Manmpu memimpin dengan visi kedepan• Dapat berfungsi secara strategik• Mampu menjadi aliran informasi• Mampu mengembangkan potensi bawahan

Penerapan SAP di PT CPI

Contoh kasus:

"SAP" System Analysis and Program Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)

Charoen Pokphand Indonesia merupakan pemain di bidang industri pakan ternak yang telah menggunakan MySAP Business Suite. Saat ini, CPI tengah merencanakan pembanguan sistem TI tahap selanjutnya guna memaksimalkan manfaat dari solusi SAP. Ruang lingkup proyek TI CPI meliputi 4 fase implementasi.

• Fase I merupakan implementasi untuk kantor pusat dan satu pabrik, • Fase II, merupakan pembenahan personel management untuk seluruh

internal perusahaan yang tercakup dibawah naungan CPI. • Fase III merupakan implementasi modul-modul lainnya, • Fase IV atau terakhir merupakan pembangunan untuk unit bisnis lainnya.

KasusPenerapan SAP pada PT. Charoen Pokphand Indonesia memerlukan waktu

dan proses karena menyangkut proses bisnis dan budaya kerja yang berubah dari sistem sebelumnya.

Untuk mencapai sasaran enterprise system yang terintegrasi serta SAP yang stabil dan terutilisasi secara optimal maka diperlukan adanya implementasi support organization untuk mendukung operasi SAP.

Janganlah kamu menjadi serupa dengan dunia ini,

tetapi berubahlah oleh pembaharuan budimu,

sehingga kamu dapat membedakan manakah yang baik dan yang sempurna