OSAAMISEN JOHTAMINEN

HANNELE FABRITIUS

HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTO

STKS:N SEMINAARI EMBEDDED LIBRARIANSHIP

16.3.2015

2

Osaamisen johtaminen

• Tiedon ja osaamisen johtaminen – inhimillinen pääoma

• Osaamisen johtaminen on moniulotteisempaa kuin tiedon johtaminen. Näillä asioilla on yhteys keskenään.

• Strategista ja eteenpäin katsovaa - osa henkilöstöjohtamista

• Oppiva organisaatio

– organisaation kokonaisvaltainen kehittäminen; työntekijän ja organisaation tiivis vuorovaikutus; organisaation sosiaalinen pääoma ml. luottamuspääoma

3

Osaamisen johtaminen jatk.

• Osaaminen ja hiljainen tieto liittyvät usein yhteen

• Organisaatiotkin oppivat

• organisaation kokonaisvaltainen kehittäminen; työntekijän ja organisaation tiivis vuorovaikutus; organisaation sosiaalinen pääoma ml. luottamuspääoma

• Osaamisen johtaminen lähtee organisaation tavoitteista ja se pitää sisällään sekä organisaation että henkilöstön osaamisen systemaattisen arvioinnin ja pitkän aikavälin kehittämisen (ml. rekrytoinnit). Edellyttää toimivaa johtamisjärjestelmää.

4

Osaamisen johtamisen roolit ja vastuutHelsingin yliopiston kirjastossa

HR

Osaamisen johtamisen

kumppani

Johtamisjärjestelmien

ylläpito

Prosessien suunnittelu

Kehittämishankkeiden

käynnistys

Johtoryhmä Strateginen osaamisen johtaminen

tunnistaa ja varmistaa osaamisen

vastaa johtamisjärjestelmän kokonaisuudesta

osaamisen kasvua varmistava johdon

seuraajasuunnittelu

- ” -

Palvelukokonai

suudet

Strateginen ja taktinen osaamisen johtaminen

tunnistaa ja kehittää oman vastuualueensa merkittävää

osaamista

toimii proaktiivisesti oman alansa tulevaisuuden

osaamisten tunnistamisessa

vastaa palvelukokonaisuuden suoritusten johtamisesta

ja seuraajasuunnittelusta

- ” -

Esimies Operatiivinen osaamisen johtaminen

tunnistaa, kehittää ja varmistaa yksilön/tiimin

osaamisen

suorituksen johtaminen

- ” -

Yksilö Yksilötason osaamisen johtaminen

vastuu oman osaamisen säilymisestä

aktiivinen ote omaan kehittymiseen

5

Osaamisen hallinta ja kehittäminen

Osaamisen hallinnan tehtävä on sovittaa yhteen asetetutosaamistavoitteet ja henkilöstön osaaminen. Esimiesten rooli on keskeinen: kannustaa, motivoi, valmentaa

Työelämässä oppiminen jakautuu omatoimiseen tekemiseen, toisilta oppimiseen ja muodolliseen koulutukseen. 70:20:10 –malli kuvaa sitä, että työelämässä toimiessaan:• Ihminen omaksuu n. 10 % oppimistaan asioista muodollisessa

koulutuksessa, valmennuksissa ja seminaareissa.• Noin 20 % oppimisesta tapahtuu toisilta henkilöiltä oppien,

esimerkiksi perehdytyksessä, saamalla palautetta, jakamalla osaamista ja kokemuksia tai seuraamalla kollegan työtä.

• Valtaosa oppimisesta tapahtuu itse työssä, tarttumalla haasteisiin ja ratkaisemalla ongelmia.

6

Osaaminen

• Osaamisella tarkoitetaan työn vaatimien tietojen ja taitojen hallintaa sekä niiden soveltamista käytännön työtehtäviin.

• Osaaminen on keskeinen kilpailukykytekijä ja voimavara palvelutoiminnan johtamisessa nopeasti muuttuvassa toimintakentässä

• Osaamisen rakentuminen strategiseksi resurssiksi

• Avainroolissa ydinosaamiset

7

Osaaminen jatk.

• Mitä osaamista tarvitaan tulevaisuudessa kirjaston strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi?

• Mitkä osaamisen johtamisen prosessit mahdollistavat kirjaston luomaan, kehittämään ja hyödyntämään osaamista?

8

Osaamistarpeita

• IT-taidot

• Tutkimusympäristö ja –infrastruktuuri

• Pedagogiset taidot

• Sosiaaliset ja viestintätaidot

• Kokoelmatyö, digitaalisten kokoelmien hallinta

• Hallinnolliset taidotLähde: Digitaalinen kirjasto – minkälainen koulutus / Hyvönen N. et al. Kansalliskirjasto 4/2014

9

Kehityskeskustelut

• Keskeinen osaamisen johtamisen, hallinnan ja kehittämisen väline

• Muuttuneet dialogisemmiksi toimintaympäristön ja johtamisjärjestelmien muutoksen myötä

10

TOIMINNAN JOHTAMISEN ERILAISET KAAVAT TOIMINTAYMPÄRISTÖN LUONTEEN MUKAAN (Snowden & Boone 2007; Kokkonen 2012)

YKSINKERTAINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ:- Toimitaan etukäteen tunnetussa viitekehyksessä etukäteen tunnetuin tavoin: tehtäväjaot,

toimenkuvat, esimies-alaiskeskustelut Toiminnan ja johtamisen kaava: havainnoi, kategorisoi ja reagoi

MONIMUTKAINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ:- Ennustettava ja ymmärrettävä asiantuntijoille, joilla on riittävä tieto-taito- Päätökset tehtävä eri alojen asiantuntijoiden vuoropuhelun ja ristiriitoja sisältävän

mielipiteiden vaihdon perusteella- Kehitys- ja tuloskeskustelut Toiminnan ja johtamisen kaava: havainnoi, analysoi ja reagoi

KOMPLEKSINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ:- Etukäteen tuntematon toiminta-alue, josta kenelläkään ei ole valmista varmaa tietoa- Toiminta perustuu löyhiin, alati tarkistettaviin, muuttuviin ja syrjäytettäviin malleihin- Kehittävä dialogi, oppimisen yhteisö- ja verkostokäytännöt Toiminnan ja johtamisen kaava: kokeile, havainnoi ja reagoi

KAOOTTINEN TOIMINTAYMPÄRISTÖ:- Tapahtunut jotain niin yllättävää, ettei normaali toiminta ole mahdollista Toiminnan ja johtamisen kaava kriisijohtaminen: toimi, havainnoi ja reagoi

11

www.helsinki.fi/yliopisto

Dialogiset johtamismenetelmät HY-kirjastossa

• Aloitettiin 2009 organisaatiomuutoksen valmistelussa

• Johdon ja esimiesten valmennus

kehityskeskusteluihin kehittävän dialogin

menetelmällä / Heli Ahonen Toimiva Oy

• Muutosjohtamisesta oppimisen johtamiseen

• Mukana myös työhyvinvoinnin näkökulma

• 2014 organisaatiomuutostoimintopohjaiseen

• Oppimisen haasteet työyhteisön näkökulmasta

12

www.helsinki.fi/yliopisto

• Nykytila = Yhdistelmä tähän asti opittua

ja osattua sekä keskeneräistä

tulevaisuutta

• -> tarve johtaa sekä yksilöiden että

yhteisön oppimista

Oppiminen ja osaaminen

13

www.helsinki.fi/yliopisto

• Optimoiva:

Vakioidun tuotteen ja

prosessien jatkuva

parantaminen

-> kilpailu hinnalla,

tehokkuudella, laadulla

• Innovoiva:

Strategisesti tärkeiden

uusien haasteiden

haltuun ottaminen ja

kehittäminen tuotteiksi,

palveluiksi ja

toimintatavoiksi.

-> innovoimalla

kilpaillaan

tulevaisuudesta

Oppimiskäytäntöjä

14

15

www.helsinki.fi/yliopisto

• Nelikenttä

• Työidentiteetin -sykli

• Henkilökohtainen kehityskeskustelu

• Valmistautumiskysymykset – työhistoria

• Henkilökohtainen oppimissuunnitelma

• Työyhteisön yhteisen oppimisen suunnitelma

• Työyhteisön oppimispalaverit

Kehittävän dialogin välineet

16

www.helsinki.fi/yliopisto

• Millaiset asiakasryhmät, palvelut ja toimintatavat on

opittu hallitsemaan hyvin

• Mitä uusia vaatimuksia on nähtävissä

• Esimiehet tehneet alustavan luonnoksen, mutta

työyhteisö työstää käytännönläheisemmän version

• Nelikenttä tosu ryhmiteltynä visuaalisesti

1. oppimispalaveri: nelikenttä

17

minne

minnemistä

mistä

Vakiintuneet tuotanto- ja oppimistavat

Kehittyvät tuotanto- ja oppimistavat

Vakiintuneet asiakassuhteet, tuotteet ja palvelut

Kehittyvät asiakassuhteet, tuotteet ja palvelut

TYÖYHTEISÖN OPPIMISEN TARJONTA:Yhteinen haaste = jatkuvasti keskeneräinen toiminta, joka kytköksissä verkoston oppimiseen

1

TÄYDENTÄVÄ, LISÄOPPIMINEN, koulutusta ja osaa-misen jakamista

3

ASIAKASVETOINEN OPPIMINEN, uutta ennakoivia avauksia

2

VÄLINE- JA TUOTANTOVETOINEN OPPIMINEN, optimoidaan omia toimintatapoja ja prosesseja

4

YHTEISKEHITTELY-OPPIMINEN, yhteistä uusien palvelujen ja toimintatapojen innovointia

18

19

Uudet toimintatavat, kehittämisprojektit• Uusi tilikartta (palvelukokonaisuudet, projektit) ja raportointi• ?• E-rekry, keskitetty rekrytointi• ?• Asianhallintajärjestelmä• ?• Projektimaisen työskentelyn opettelu• ?• ”Tilastotietopankki”-wikisivu

Nykyiset tehtävät ja toimintatavat • Budjetointi• Tiliöinti• ?• Tilastojen kokoaminen• Vuosiraportti ja –katsaus (Toivoon)• ?• Henkilöstötilinpäätös• ?• Kehityskeskustelut• ?• ?

Uusi kohde ja toimintatapa• Palautejärjestelmä (tilastot, indikaattorit jne.)

• Strategiakauden 2017-2020 suunnittelun käynnistäminen

• Itsearviointi• ?• ?• ?• ?• ?

Sisäisten palvelujen nelikenttä Luonnos 12.11.2014

Uuden kohteen ennakointi, venyminen vanhoissa toimintatavoissa • tilastotietojen visualisointi• ?• ?• ?• ?

Kohde ja tarkoitus

Toimintatavat

20

Uudet toimintatavat, kehittämisprojektit• Uusi tilikartta (palvelukokonaisuudet, projektit) ja raportointi• Kaukopalvelu (uusi ohjelma)• Hinnoittelun uudet ohjeistukset, tuotteistus ja sopimukset• Kustannuslaskennan suunnittelu (työaikakartta), EBL• E-rekry, keskitetty rekrytointi• Lomien koonti ja ohjeistus• Prosessikuvaukset ja ohjeistukset • Office 365• Asianhallintajärjestelmä, arkistointi• Projektimaisen työskentelyn opettelu• Projektien taloushallinto• ”Tilastotietopankki”-wikisivu• Perehdyttäminen• Tiedonhallinta vrt. viestinnän ohjeistus• Erilaisten foorumien ja kokouskäytäntöjen kehittäminen

Nykyiset tehtävät ja toimintatavat • Strateginen suunnittelu• Toiminnanohjaus• Henkilöstösuunnitelma, tavoiteohjelman tarkiste• Budjetointi, skenaariot, seuranta ja raportointi• Tiliöinti• Tulolaskutus, kassat• Vuosiraportti ja –katsaus (Toivoon)• Hankinnat• Henkilöstötilinpäätös• Henkilöstöasioiden toistuvat tehtävät ja niihin liittyvä neuvonta• Kehityskeskustelut• Työhyvinvointi• Henkka , YPJ-web• Siviilipalvelusasiat• Tilastojen kokoaminen• Kiinteistön esimiestehtävät• Näyttelytoiminta ja esittelyjen koordinointi

Uusi kohde ja toimintatapa• Palautejärjestelmä (tilastot, indikaattorit jne.), laatu,

auditointi• Itsearviointi (orgaanisaatiomuutos eri näkökulmista)• Pilotti valitun prosessin kustannuslaskennasta• Strategiakauden 2017-2020 suunnittelun käynnistäminen• Osaamisen johtaminen• Tilankäytön pitkän aikavälin suunnitelma• Uudet projektit ja kumppanuudet• Asiakkuuksien hallinnan suunnittelu, kehittäminen ja

organisointi

Sisäisten palvelujen nelikenttä Luonnos 18.11.2014

Uuden kohteen ennakointi, venyminen vanhoissa toimintatavoissa • Tilastotietojen visualisointi• Helsingin yliopiston 375• Minervan muutto• Liber 2016 valmistautuminen yhteistyössä

Kansalliskirjaston kanssa• ISEW Library 2015 • KK ja HUS-sopimukset

Kohde ja tarkoitus

Toimintatavat

21

Työidentiteetti

• Aiemmin ammattikunta – pysyvä professio

• Nyt johdettavana nopeampi ja monisuuntaisempi työidentiteetin muutos

– Ammatit ja työnjako identiteetin suuntaajina

– Urapolut ja –suunnitelmat

– Tilaisuudet ja pakkoraot

– Dialogi –käytännöt oppimisessa

• Työhistorian ja sen käänteiden läpikäynti

22

23

www.helsinki.fi/yliopisto

• Kehityskeskustelun tuloksena jokainen työntekijä

nimeää 3-5 kehittämis- / oppimiskohdetta

• Miettii aikataulutuksen ja ketkä voivat edesauttaa

suunnitelman toteuttamista

• Oppimistavan valinta

- Työssä oppiminen, ongelmien ratkaisu

- Yhdessä tekeminen, toisilta ja toisten kanssa

oppiminen, verkostotyöskentely

- Koulutustilaisuudet, seminaarit ym. muodolliset

oppimistilanteet

Oppimissuunnitelma

24

www.helsinki.fi/yliopisto

• Oppimispalaverissa keskustellaan yksilöllisten

oppimissuunnitelmien yhteisistä piirteistä

• Monta palaverin organisointitapaa

‒ Pariporina ja sen koonti

‒ Etukäteistehtävät ryhmissä teemoittain

‒ Vertaisryhmiin perustuva etukäteisvalmentautuminen

• Oppimispalaverin tulos yhteinen oppimiskartta

- kehitelty erilaisia

2. Oppimispalaveri

25

www.helsinki.fi/yliopisto

• Keskustelussa apuvälineinä

• Nelikenttä näyttää tarjonnan

• Työidentiteetin sykli

• Kertoo miten ja mitkä työtehtävät kiinnostavat,

sitoutuneisuus

• Haasteena edellisten kohtaaminen keskustelussa

• -> yksikön toimintasuunnitelman ja kirjaston

strategian suunta

• Esimiehen rooli merkittävä: kannustaa, motivoi

Kehityskeskustelun haaste

26

www.helsinki.fi/yliopisto

Teknologis-taloudellisessa murroksessa

massatuotannon aikakaudesta ->> tieto- ja

viestintäyhteiskunnassa toiminnan konseptien

uudistuminen: keskeneräinen, uutta luova historiallinen

vaihe

-> koko yhteiskunnassa oppiminen aktiivista, nopeaa,

verkostoissa liikkuvaa

-> oppimiskäytännöt: valmiin tiedon siirtämisestä

optimoivan ja innovoivan oppimisen käytäntöihin

Oppimisen johtamisen tärkeys ja

ajankohtaisuus

27

KIITOS!