BAGIAN KEMAHASISWAAN

INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM

PANDUAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

KEGIATAN KBM BEM DAN UKM IT TELKOM

PANDUAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

KEGIATAN KBM BEM DAN UKM IT TELKOM

I. PENDAHULUAN

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dibuat sebagai sarana untuk

mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia kegiatan. Standardisasi

dibuat untuk menciptakan keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami, diperbandingkan,

dan dapat digunakan untuk memudahkan prosedur audit oleh pihak-pihak berkepentingan.

Sebagai mahasiswa yang sedang berproses untuk membentuk jati dirinya, mahasiswa

membutuhkan berbagai sarana dan wahana dalam berorganisasi. Organisasi kemahasiswaan

merupakan kelengkapan nonstruktural yang terdapat di tingkat institusi. Organisasi

kemahasiswaan diselenggarakan dari, oleh dan untuk mahasiswa di bawah tanggung-jawab

Rektor IT Telkom.

Seiring dengan maksud di atas, Organisasi kemahasiswaan dimaksudkan sebagai

upaya terciptanya mahasiswa yang bertaqwa, cerdas, kritis, santun, bermoral, demokratis,

bertanggungjawab dan memiliki daya saing.

Organisasi kemahasiswaan tidak akan beroperasi tanpa adanya kegiatan yang

menggerakkannya. Kegiatan kemahasiswaan diarahkan untuk mengembangkan dan

meningkatkan potensi kepemimpinan, penalaran, minat dan kegemaran, minat dan

teknologi, kerohanian dan kesejahteraan, seni, olahraga, serta pengabdian pada masyarakat.

Kegiatan kemahasiswaan tersebut diselenggarakan dengan berpegang pada prinsip etis, edukatif,

religius dan humanis, serta berwawasan lingkungan.

Sebagai bagian dari organisasi modern, maka kegiatan mahasiswa pun juga harus dapat

mempertanggungjawabkan kegiatan yang sudah diselenggarakannya dalam bentuk tertulis.

II. TUJUAN

1. Memberikan gambaran kepada panitia kegiatan dalam pencairan anggaran dan

membuat laporan kegiatan yang telah dilakukan.

2. Menjaga ketertiban jalannya organisasi.

3. Mendokumentasikan kegiatan yang sudah diselenggarakan oleh organisasi.

III. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup ini meliputi panduan pembuatan laporan pertanggungjawaban (LPJ)

kegiatan, ketentuan LPJ, format LPJ, dan pembuatan dokumen pendukung.

IV. KETENTUAN LPJ

1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan, harus dilaporkan secara tertulis (LPJ), kepada

Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, paling lambat / proposal

maksimal 1 bulan kalender setelah terselenggaranya kegiatan.

2. Badan Eksekutif Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang telah selesai

melaksanakan kegiatan, namun belum menyampaikan Laporan Pertanggung

Jawabannya (LPJ), maka tidak diperkenankan mengajukan proposal berikutnya.

3. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid rapi disertai soft file dikirim ke

bagiankemahasiswaan.itt@gmail.com .

4. Laporan Pertanggung Jawaban diserahkan ke Bagian Kemahasiswaan untuk dievaluasi

dan diparaf (disahkan), selanjutnya diserahkan ke Wakil Rektor I untuk disetujui

dengan mengetahui juga Pembina UKM untuk ditandatangani.

V. PROSEDUR

1. KBM BEM / UKM telah selesai melaksanakan kegiatan.

2. Ketua Pelaksana dan / atau penanggungjawab kegiatan menyusun LPJ kegiatan

3. LPJ diberikan ke ketua BEM/UKM untuk dievaluasi.

4. Jika disetujui, Ketua Pelaksana memberikan laporan ke Pembina UKM, khusus untuk

BEM hanya sampai diketuhui oleh Presiden Mahasiswa

5. Pembina UKM mengevaluasi laporan kegiatan.

6. Penbina UKM memberikan hasil evaluasi laporan kepada ketua pelaksana.

7. Jika laporan diterima dengan perbaikan maka ketua Pelaksana wajib memperbaiki

laporan dan setelah diperbaiki, menyerahkan kembali ke Pembina UKM.

8. Jika laporan diterima, Pembina UKM menandatangani laporan kegiatan.

9. Laporan diserahkan dan dievaluasi oleh Bagian Kemahasiswaan.

VI. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

1. Ukuran kertas : 210 x 297 mm (A4 Kwarto)

2. Margin :

a) atas = 4 inch

b) kiri = 4 inch

c) kanan = 3 inch

d) bawah = 3 inch.

3. Tipe huruf : Times New Roman

4. Ukuran Huruf : 12

5. Spasi : 1

6. Paragraph : 1,5

7. Alignment : Justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri)

8. Diberi penomoran halaman

VII. MATERI PENULISAN

A. Halaman Sampul Muka

1. Warna Sampul Bebas rapih

2. Berisi:

a. Logo IT Telkom

b. Tulisan “Laporan Pertanggungjawaban”

c. Judul Kegiatan dan Tema (jika ada)

d. Nama UKM

e. Tulisan INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM,

f. Tahun Pelaksanaan

3. Rekap Laporan Pertanggung Jawaban

B. Halaman isi

Sistematika Penyusunan Proposal, harus berisi :

1. Latar belakang memuat segala hal yang melatarbelakangi dan alasan perlunya

dilaksanakan kegiatan.

2. Nama dan Tema

Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan

penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada).

Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar.

3. Tujuan Kegiatan

Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan selaras dengan program

kerja dan visi dan misi kampus.

4. Sasaran Kegiatan

Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti.

5. Waktu dan tempat

Memuat :

a. Hari/Tanggal : Cantumkan nama hari (koma) tanggal sesuai lama waktunya

b. Waktu : Pukul berapa sampai berapa

c. Tempat : Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap

6. Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan disertai dengan rundown acara

Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.

7. Pelaksanaan acara dan/atau hasil

Mencantumkan susunan acara secara rinci lengkap dengan alokasi waktu perkegiatan

beserta Narasumber, hasil yang dicapai dan agenda tindak lanjut.

a.Untuk Steering Committee (SC)

Pendahuluan berisi latar belakang kegiatan dan deskripsi singkat kegiatan

Evaluasi kesesuaian konsep kegiatan dengan pelaksanaan

Evaluasi kepanitiaan

Evaluasi acara (pra, pelaksanaan, dan pasca)

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

b. Untuk OC

Pendahuluan berisi latar belakang kegiatan, deskripsi singkat kegiatan (nama, tema,

tujuan, dan waktu kegiatan)

Struktur kepanitiaan beserta evaluasi job description

Evaluasi kepanitiaan

Evaluasi acara (pra, pelaksanaan, dan pasca)

Evaluasi parameter keberhasilan kegiatan

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

c.Untuk Koordinator dan Penanggung Jawab bidang

Pendahuluan berisi job description, nama-nama staf

Evaluasi staf

Evaluasi kerja bidang (pra, pelaksanaan, dan pasca).

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

d.Untuk Bendahara, susunan LPJ adalah :

Pendahuluan

Evaluasi keuangan

Laporan keuangan yang menyertakan data-data keuangan.

Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang.

LPJ per seksi, dengan ketentuan sebagai berikut:

Job Description

Susunan staf (Data investasi staf, berisi: nama, NIM, tingkat kehadiran, dan

penilaian kualitatif)

Agenda kegiatan per seksi lengkap

Analisis SWOT terhadap kegiatan

Evaluasi pelaksanaan kegiatan (pra, hari H, dan pasca kegiatan)

Saran/rekomendasi untuk kepanitiaan berikutnya

Lampiran per seksi

8. Rincian Penggunaan Anggaran

9. Susunan Kepanitiaan

Personalia Kepanitiaan (harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa).

10. Penutup

Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang

membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan.

11. Lembar Pengesahan (Tanda Tangan harus Asli):

a. Berisi tempat, tanggal pembuatan pada sudut atas (centering)

b. Sebelah kiri Ketua Pelaksana kegiatan UKM

c. Sebelah kanan Sekretaris Kegiatan

d. Sebelah bawah kanan, mengetahui dosen Pembina UKM (disertai dengan NIP)

e. Sebelah bawah kiri mengetahui Manager Kemahasiswaan (disertai dengan NIP)

f. Tengah bawah, menyetujui Wakil Rektor I Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

(disertai dengan NIP)

VIII. LAMPIRAN

Berisi data-data yang mendukung. Lampiran minimal berupa:

1. Proposal kegiatan

2. Nota-nota pengeluaran

3. Memorandum of Understanding (MoU)/surat perjanjian kerja sama

4. Presensi (daftar hadir) peserta dan panitia

5. Notulensi rapat (BPH, Bidang, pleno, hearing, dan koordinasi)

6. Rundown acara

7. Materi publikasi

8. Dokumentasi kegiatan

9. Surat masuk dan surat keluar

10. Daftar surat masuk dan keluar

REKAP LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

KEGIATAN KEMAHASISWAAN IT TELKOM

DATA DESKRIPSI KEGIATAN

1. Nama Kegiatan

2. Penyelenggara

3. Afiliasi

4. Tempat Kegiatan

5. Jadwal

6. Total Anggaran Kegiatan Rp.

7. Dana Internal disetujui Rp.

8. Dana Sponsorship disetujui Rp.

9. Sponsor yang dituju a.

b.

c.

10. Bentuk Kegiatan a.

b.

c.

11. Target Kegiatan