Panduan Menggunakan Sistem InformasiAkademik Sekolah

Kebutuhan Sistem

Sistem Informasi Akademik Sekolah membutuhkan hardware dan software minimum sebagaiberikut:

Hardware

Prosesor Intel Pentium 4 atau yang lebih tinggi1.Memori 1GB atau yang lebih tinggi2.Monitor dengan resolusi minimum 1024x768. Disarankan minimum 1280x800 atau yanglebih tinggi

3.

Perangkat masukanKeyboard1.Mouse/Touchpad2.

4.

Printer deskjet atau laser5.

Software

Server

Sistem Operasi Windows XP, Windows 7, Windows 8, atau yang lebih tinggi atau Linux1.Web Server Apache 22.Database Server MySQL3.Modul PHP 54.

Client

Sistem Operasi Windows XP atau yang lebih tinggi atau Linux1.Web Browser atau program penjelajah web. Disarankan Mozilla Firefox 15 atau yanglebih tinggi

2.

PDF Reader. Disarankan terintegrasi dengan web browser dalam bentuk add on3.

Disarankan agar pengguna mengakses program dari komputer client yang terpisah dengan serveruntuk melakukan transaksi. Komputer client dihubungkan dengan komputer server melaluijaringan LAN atau internet. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi resiko kerusakan dataakubat virus dan sebagainya.

Apabila pengguna ingin menggunakan jasa web hosting untuk server program, maka penggunacukup menyediakan komputer client dan hubungan internet. Pengguna dapat mengakses programdari mana pun.

1 of 53

Instalasi dan Konfigurasi Program

Instalasi Server

Server yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

Server Web

Server web bertugas melayani permintaan dari klien. Klien dalam hal ini adalah browser web atauprogram penjelajah web.

Sistem Informasi Akademik Sekolah menggunakan Apache sebagai server web. Apachemembutuhkan modul PHP Hypertext Prepocessor atau PHP untuk mengeksekusi script program.PHP juga melakukan permintaan penulisan, pembacaan, pembaruan, dan penghapusan datakepada server database.

Server Database

Server database melayani permintaan dari program. Permintaan tersebut antara lain adalahsebagai berikut:

Permintaan pembuatan data baru atau insert1.Permintaan data yang telah ada atau select2.Permintaan perubahan data yang telah ada atau update3.Permintaan penghapusan data yang telah ada atau delete4.

Sistem Informasi Akademik Sekolah menggunakan MySQL sebagai server database.

Apache, PHP, dan MySQL harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelum instalasi programdilakukan.

Instalasi Program

Program dimasukkan ke dalam root document dari server web atau dimasukkan ke dalam sebuahdirektori tertentu. Direktori tersebut harus mempunyai permission untuk executing scriptsehingga program dapat dijalankan.

Database impor ke MySQL dengan menggunakan aplikasi seperti phpMyAdmin. Konfigurasipada program diarahkan ke database tersebut beserta nama pengguna atau username danpassword. Pengguna tersebut harus mempunyai hak akses untuk:

select1.insert2.delete3.update4.

Prinsip Umum Modul dan Data

2 of 53

Pada hampir semua modul, Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan penggunamengubah status data menjadi "aktif" atau "nonaktif". Status "aktif" mengandung pengertianbahwa data tersebut digunakan oleh sistem. Data dapat ditampilkan pada laporan, ekspor, ataudigunakan sebagai master oleh data lain. Status "nonaktif" mengandung pengertian bahwa datatersebut hanya berfungsi sebagai konsep. Data dengan status "nonaktif" dapat diubah menjadi"aktif" dan dapat digunakan seperti biasa.

Pada beberapa modul, program mengunci data untuk kasus tertentu. Data yang dikuci tidak bisadiubah atau dihapus. Penguncian data tersebut dimaksudkan untuk mencegah administratormengubah data tertentu sementara data tersebut seharusnya tidak diubah. Contoh nyata adalahjenis biaya. Ketika data tersebut telah digunakan, maka data tersebut tidak boleh diubah dan tidakboleh dihapus. Akan tetapi, sebelum data tersebut digunakan, pengguna tetap dapat mengubahatau menghapus data tersebut.

Pada modul administrator, pengguna tidak bisa memblokir, menonaktifkan, atau menghapusdirinya sendiri. Hal tersebut bertujuan untuk mencegah kekosongan administrator sehinggamenyebabkan Sistem Informasi Akademik Sekolah tidak dapat digunakan karena administratormerupakan tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah.

Akun Pengguna

Pengguna Sistem Informasi Akademik Sekolah dibagi menjadi 3 yaitu administrator, guru, dansiswa.

Administrator

Administrator adalah tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Administratordapat melakukan semua hal termasuk menghapus seluruh data dalam Sistem Informasi AkademikSekolah. Dengan demikian, tingkat keamanan akun administrator harus tinggi.

Administrator harus mengisi alamat email dan pertanyaan keamanan yang disediakan olehprogram dan memberikan jawaban serahasia mungkin. Password administrator haruspanjang dan aman yang terdiri dari kombinasi huruf, angka, dan lambang.

Administrator bisa membuat akun administrator lain. Akun administator tersebut bisa salingmemblokir dan menghapus. Meskipun demikian, administrator tidak bisa memblokir ataumenghapus akunnya sendiri.

Guru

Guru dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah mempunyai wewenang untuk mengubahdata-data dirinya dan memberikan nilai mata pelajaran tertentu kepada siswa yang diajarnya.Dengan demikian, keamanan akun guru juga sangat penting.

Guru juga diwajibkan untuk mengisi alamat email, pertanyaan keamanan serta password yangpanjang dan aman.

3 of 53

Siswa

Siswa dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah merupakan pengguna yang diberi kewenanganterbatas. Kewenangan tersebut hanya sebatas mengubah data pribadi beserta fotonya. Meskipundemikian, keamanan akun siswa tidak boleh diremehkan karena apabila akun tersebut dibukaorang lain, maka orang tersebut dapat mengacaukan data siswa dalam Sistem Informasi AkademikSekolah.

Siswa juga diwajibkan untuk mengisi alamat email, pertanyaan keamanan serta password yangpanjang dan aman.

Data Master

Data master merupakan data yang diperlukan oleh program untuk sebuah proses tertentu. Dalamsebuah proses, program bisa mengguanakan puluhan data master sekaligus tergantung darikompleksitas proses tersebut.

Sebelum menggunakan Sistem Informasi Akademik Sekolah, pengguna harus melengkapidata-data master terlebih dahulu. Sistem Informasi Akademik Sekolah mempunyai lebih kurang48 data master. Sebagian besar merupakan data yang relatif statis. Meskipun demikian, penggunatetap dapat mengubah bata tersebut apabila diperlukan. Beberapa data master yang dinamisantara lain adalah sebagai berikut:

Profil Sekolah1.Master Pejabat2.Master Gedung3.Master Ruangan4.Master Fasilitas5.Master Jurusan6.Master Administrator7.Master Guru8.Master Kelas9.Master Kurikulum10.Master Mata Pelajaran11.Master Siswa12.

Selain data master di atas, program juga memerlukan data pada konfigurasi. Sebelum penggunamemasukkan data pada konfigurasi tersebut, program akan menggunakan konfigurasi standardyang disesuaikan dengan keadaan rata-rata sekolah. Meskipun demikian, sangat disarankan agarpengguana memasukkan data konfigurasi sehingga hasilnya akan lebih baik.

Berikut ini akan dibahas tentang data master yang ada di dalam program Sistem InformasiAkademik Sekolah.

Profil Sekolah

Profil sekolah berisi data-data sebagai berikut:

4 of 53

Field Type Null Default Commentskode_hukum varchar(10) No kode_yayasan varchar(20) No nama_badan_hukum varchar(100) No nama varchar(100) No tanggal_pendirian date No telepon varchar(20) No faksimili varchar(20) No email varchar(50) No website varchar(50) No alamat_1 varchar(100) No kode_pos varchar(20) No negara varchar(50) No propinsi varchar(50) No daerah varchar(50) No pejabat_1 varchar(50) No jabatan_1 varchar(50) No jabatan_1_en varchar(50) No no_id_pejabat_1 varchar(20) No pejabat_2 varchar(50) No jabatan_2 varchar(50) No jabatan_2_en varchar(50) No no_id_pejabat_2 varchar(20) No no_akta varchar(50) No nama_akta varchar(255) No tanggal_akta date No no_sah varchar(50) No tanggal_sah date No logo varchar(100) No start_no_identitas varchar(100) No 0 no_identitas varchar(100) No 0 aktif tinyint(1) No 1

Mengisi Profil Sekolah

Profil sekolah berbeda dengan data master lain. Profil sekolah hanya perlu diisi 1 baris (record)

5 of 53

saja. Apabila pengguna mengisi profil sekolah dengan beberapa baris, maka program hanya akanmenggunakan data yang pertama saja. Sangat disarankan agar pengguna tidak membuat lebih dari1 baris data.

Kode Badan HukumHanya diisi jika ada

1.

Kode YayasanHanya diisi jika ada

2.

Nama Badan HukumHanya diisi jika ada

3.

Nama SekolahNama resmi sekolah

4.

Tanggal PendirianCukup jelas

5.

TeleponCukup jelas

6.

FaksimiliCukup jelas

7.

EmailCukup jelas

8.

WebsiteCukup jelas

9.

AlamatAlamat surat-menyurat sekolah

10.

Kode PosKode pos untuk alamat sekolah

11.

NegaraCukup jelas

12.

PropinsiCukup jelas

13.

DaerahCukup jelas

14.

Pejabat 1Pejabat 1 sekolah (dapat diisi dengan nama kepala sekolah)

15.

Jabatan 1Jabatan untuk pejabat 1 (dapat diisi dengan "Kepala Sekolah")

16.

Jabatan 1 (Bahasa Inggris)Jabatan untuk pejabat 1 dalam bahasa Inggris

17.

Nomor identitas pejabat 1Nomor KTP atau SIM pejabat 1

18.

Pejabat 2Pejabat 2 sekolah (dapat diisi dengan nama wakil kepala sekolah)

19.

Jabatan 2Jabatan untuk pejabat 2 (dapat diisi dengan "Wakil Kepala Sekolah")

20.

Jabatan 2 (Bahasa Inggris)Jabatan untuk pejabat 2 dalam bahasa Inggris

21.

Nomor Identitas Pejabat 2Nomor KTP atau SIM pejabat 2

22.

6 of 53

No AktaNomor akta pendirian pekolah

23.

Nama AktaNama dalam akta pendirian sekolah

24.

Tanggal Akta PendirianTanggal akta pendirian sekolah

25.

Nomor PengesahanNomor pengesahan sekolah

26.

Tanggal PengesahanTanggal pengesahan sekolah

27.

LogoLogo sekolah

28.

AktifSelatu diisi dengan "aktif"

29.

Setelah semua data tersebut diisi, lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan".

Master Pejabat

Master pejabat menyimpan data detil dari semua pejabat sekolah. Sebuah record mewakili satupejabat. Satu orang mungkin memegang 2 jabatan atau lebih sekaligus. Sistem InformasiAkademik Sekolah mengakomodir adanya rangkap jabatan dalam sebuah sistem secarabersamaan.

Field Type Null Default Commentsnama varchar(50) No jabatan varchar(100) No nomor_sk_pengangkatan varchar(50) No tanggal_sk_pengangkatan date No tanggal_pelantikan date No tanggal_mulai_bekerja date No tahun_akhir_jabatan year(4) No aktif tinyint(1) No 1

Membuat Data Pejabat Baru

Untuk membuat data pejabat baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar pejabat yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data pejabat sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data pejabat.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

7 of 53

Mengubah Data Pejabat

Pengguna dapat memperbarui data pejabat yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarpejabat. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan datapejabat. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Pejabat

Pengguna dapat menghapus data pejabat yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data pejabat yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Gedung

Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir penggunaan beberapa gedung sekolah. Setiapgedung memiliki data-data yang berbeda. Master gedung harus diisi sebelum pengguna mengisimaster ruangan.

Setiap gedung diberi kode yang unik (berbeda satu sama lain). Kode tersebut diperlukan agar datagedung dapat digunakan oleh modul lain tanpa mengalami masalah apapun. Apabila penggunatidak sengaja menghapus sebuah gedung, maka pengguna dapat membuat data gedung barudengan kode yang sama dengan gedung yang terhapus. Dengan demikian, data pada modul lainseperti modul ruangan yang menggunakan data tersebut akan menggunakan data gedung barusecara otomatis tanpa memerlukan perubahan sama sekali.

Adapun struktur dari data gedung adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentsgedung_id varchar(20) No nama varchar(100) No alamat text No jumlah_lantai int(11) No panjang double No lebar double No tinggi double No aktif tinyint(1) No 1

Membuat Data Gedung Baru

Untuk membuat data gedung baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar gedung yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data gedung sama sekali, program akan

8 of 53

menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data gedung.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Gedung

Pengguna dapat memperbarui data gedung yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftargedung. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan datagedung. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Gedung

Pengguna dapat menghapus data gedung yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data gedung yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Penghapusan hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar tidak digunakan untukselamanya.

Master Ruangan

Master ruangan digunakan oleh beberapa modul seperti ruang kelas, ruang belajar, ruang ujian,ruang bimbingan konseling, dan lain-lain. Setiap ruangan memiliki data-data yang berbeda.Master ruangan harus diisi sebelum pengguna membuat jadwal pelajaran, jadwal ujian, jadwalbimbingan, dan lain-lain.

Setiap ruangan diberi kode yang unik (berbeda satu sama lain). Kode tersebut diperlukan agardata ruangan dapat digunakan oleh modul lain tanpa mengalami masalah apapun. Apabilapengguna tidak sengaja menghapus sebuah ruangan, maka pengguna dapat membuat data ruanganbaru dengan kode yang sama dengan ruangan yang terhapus. Dengan demikian, data pada modullain yang menggunakan data tersebut akan menggunakan data ruangan baru secara otomatis tanpamemerlukan perubahan sama sekali.

Pengkodean ruangan diharapkan menyertakan unsur kode gedung dan kode lantai untukmemudahkan pencarian ruangan secara nyata. Apabila ruangan telah dikodekansebelumnya, maka pengguna cukup merapikan kode tersebut dengan format yang standard.

Adapun struktur data dari ruangan adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments

9 of 53

Field Type Null Default Commentsruangan_id varchar(20) No nama varchar(50) No gedung varchar(20) No lantai int(11) No kapasitas_belajar int(11) No kapasitas_ujian int(11) No aktif tinyint(1) No 1

Kapasitas belajar berbeda dengan kapasitas ujian karena pada umumnya pada saat ujian, siswadiberi jarak yang lebih jauh dengan siswa lain. Kapasitas tersebut disesuaikan dengan kebijakansekolah, jumlah siswa, dan ketersediaan ruangan.

Menambah Data Ruangan Baru

Untuk membuat data ruangan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ruangan yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data ruangan sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data ruangan.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Ruangan

Pengguna dapat memperbarui data ruangan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarruangan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan dataruangan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Ruangan

Pengguna dapat menghapus data ruangan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data ruangan yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Penghapusan hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar tidak digunakan untukselamanya.

Master Fasiliitas

10 of 53

Master fasilitas ditampilkan pada halaman depan. Master ini tidak digunakan dalam transaksiakademik sehingga tidak bersifat mandatori.

Sebelum membuat data pada master fasilitas, pengguna disarankan untuk memeriksa kategorifasilitas yang ada di dalam sistem. Apabila kategori tersebut belum sesuai, maka penggunadiwajibkan untuk menyesuaikannya terlebih dahulu.

Untuk membuka data kategori fasilitas, pilih menu "Master". Program akan menampilkan daftardata master. Pilih "Kategori Fasilitas" yang ada di dalam daftar tersebut.

Pengguna dapat menggunakan operasi "Tabah", "Ubah" atau "Hapus" untuk menyesuaikankategori fasilitas dengan data asli yang ada di sekolah.

Adapun struktur data dari fasilitas adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentsfasilitas_id bigint(20) No kategori_fasilitas varchar(50) No nama varchar(100) No spesifikasi text No jumlah int(11) No aktif tinyint(1) No 1

Membuat Data Fasilitas Baru

Untuk membuat data fasilitas baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar fasilitas yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data fasilitas sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data fasilitas.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Fasilitas

Pengguna dapat memperbarui data fasilitas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarfasilitas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan datafasilitas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Fasilitas

Pengguna dapat menghapus data fasilitas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data fasilitas yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.

11 of 53

Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Jurusan

Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir sekolah dengan berbagai macam jenis untuksemua tingkatan. Beberapa sekolah seperti SMA dan SMK mempunyai jurusan. Jurusan tersebutberhubungan dengan mata pelajaran yang diberikan kepada siswa pada jurusan tersebut sertametode pembelajarannya.

Untuk sekolah yang penjurusannya tidak dimulai dari awal, maka siswa pada tingkat awal belummasuk ke dalam jurusan tertentu. Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir kasustersebut. Dengan demikian, atribut jurusan pada data siswa tidak wajib diisi meskipun padasekolah yang mempunyai jurusan.

Pada sekolah yang mempunyai jurusan, pada tingkat yang sama, siswa akan mendapatkan matapelajaran yang berbeda dengan jurusan lain. Meskipun nama mata pelajarannya sama (misalnyaMatematika), akan tetapi kode mata pelajarannya harus dibedakan karena materinya mungkinakan berbeda.

Setiap jurusan diberi kode yang unik. Kode tersebut akan digunakan oleh modul lain sepertisiswa, kelas, mata pelajaran, biaya pendidikan, dan lain-lain.

Adapun struktur data dari jurusan adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentsjurusan_id varchar(20) No nama varchar(100) No nama_en varchar(50) No nama_sesi varchar(50) No bidang_keahlian varchar(100) No kompetensi_umum text No kompetensi_khusus text No pejabat varchar(50) No jabatan varchar(50) No telepon_pejabat varchar(50) No format_nis varchar(100) No telepon varchar(50) No faksimili varchar(50) No operator varchar(50) No telepon_operator varchar(50) No keterangan text No

12 of 53

Field Type Null Default Commentsdenda_1 int(11) No 0 denda_2 int(11) No 0 aktif tinyint(1) No 1

Sedangkan isian yang ditampilkan pada form jurusan adalah sebagai berikut:

Kode JurusanKode dari jurusan

1.

NamaNama resmi jurusan

2.

Nama (Bahasa Inggris)Nama jurusan dalam bahasa Inggris

3.

Nama SesiSesi adalah satuan waktu dari periode Kegiatan Belajar Mengajar, misalnya "semester" atau"catur wulan". Nama sesi ini tergantung kepada kebijakan pemerintah

4.

Bidang KeahlianBidang keahlian untuk jurusan yang bersangkutan

5.

Kompetensi UmumKeahlian umum yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa pada jurusan yangbersangkutan

6.

Kompetensi KhususKeahlian khusus yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa pada jurusan yangbersangkutan

7.

PejabatPejabat struktural pada jurusan yang bersangkutan. Hanya diisi jika ada

8.

JabatanJabatan struktural untuk pejabat pada poin 8. Hanya diisi jika ada

9.

Telepon PejabatTelepon atau handphone untuk pejabat pada poin 8. Hanya diisi jika ada

10.

Format NISFormat Nomor Induk Siswa. Format ini hanya digunakan untuk informasi dan tidakdigunakan oleh program untuk membuat nomor induk siswa secara otomatis. Jika formatNIS tersebut sama dengan format NIS sekolah, maka format NIS untuk semua jurusandapat diisi dengan isian yang sama

11.

TeleponTelepon kantor jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai nomor teleponsendiri, isian tersebut dapat diisi dengan nomor telepon sekolah

12.

FaksimiliFaksimili kantor jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai nomor teleponsendiri, isian tersebut dapat diisi dengan nomor telepon sekolah

13.

OperatorNama operator Sistem Informasi Akademik jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidakmempunyai operator sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan operator Sistem InformasiAkademik Sekolah. Jika sebuah jurusan mempunyai lebih dari satu orang operator, makaoperator diisi dengan kepala atau ketua dari operator untuk jurusan tersebut

14.

Telepon Operator15.

13 of 53

Nomor telepon operator sebagaimana dimaksud pada poin 14KeteranganInformasi tambahan jika diperlukan

16.

AktifSelalu diisi dengan "aktif" untuk data yang digunakan

17.

Disarankan untuk menggunakan kode yang mewakili jurusan tersebut dan menyamakanpanjang kode dari semua jurusan.

Membuat Data Jurusan Baru

Untuk membuat data jurusan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jurusan yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jurusan sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jurusan.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Jurusan

Pengguna dapat memperbarui data jurusan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarjurusan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan datajurusan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jurusan

Pengguna dapat menghapus data jurusan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jurusan yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Administrator

Sistem Informasi Akademik Sekolah merupakan sistem multi user atau banyak pengguna. Tidakhanya guru dan siswa, administrator juga bisa lebih dari satu orang untuk jurusan yang sama. Padaversi 1.0, program tidak menempatkan administrator pada jurusan atau kelas tertentu. Selain itu,super user dan adminsitrator mempunyai wewenang yang sama.

Seorang administrator dapat mendaftarkan administrator lain. Sistem akan mencatat siapa yangmendaftarkan administrator tersebut. Selain itu, seorang administrator juga dapat mengubah datadan password administrator lain, mengaktifkan, menonaktifkan, memblokir, membuka blokir,serta mengubah foto profil administrator lain. Pada versi selanjutnya, wewenang ini hanyadiberikan kepada super user.

14 of 53

Password administrator dienkripsi secara berlapis sehingga meningkatkan keamanannya. Apabilaadministrator lupa password, administrator dapat menggunakan fasilitas "Lupa Password" denganmengirimkan tautan ke email atau dengan menggunakan pertanyaan rahasia. Jawaban daripertanyaan rahasia juga dienkripsi sehingga meningkatkan keamanan.

Adapun struktur data dari administrator adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentskaryawan_id varchar(20) No login varchar(20) No password varchar(42) No nama varchar(50) No agama varchar(3) No jenis_kelamin varchar(3) No status_sipil varchar(5) No jumlah_anak int(11) No 0 jabatan varchar(50) No telepon varchar(50) No handphone varchar(50) No email varchar(100) No alamat text No negara varchar(50) No propinsi varchar(50) No daerah varchar(50) No blokir tinyint(1) No 0 aktif tinyint(1) No 1

Membuat Data Karyawan Baru

Untuk mendaftarkan sebuah akun administrator baru, pilih tombol "Tambah" di bawah daftaradministrator. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form datajurusan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

ID login adalah identitas yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Identitas tersebut harusunik antara satu akun dengan akun yang lain. Apabila pengguna menggunakan ID login untuk duakun atau lebih, maka proses tersebut akan digagalkan oleh sistem.

Mengubah Data Administrator

Pengguna dapat memperbarui data administrator yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada

15 of 53

daftar administrator. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data administrator. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Administrator

Pengguna dapat menghapus data administrator yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data administratoryang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Pengguna tidak mungkin dapat menghapus, menonaktifkan, atau memblokir akunnyasendiri.

Master Guru

Master guru merupakan data yang sangat penting karena data ini digunakan oleh banyak modulseperti modul mata pelajaran, jadwal pelajaran, serta digunakan pada beberapa modul e-learning.

Sebagai data master yang penting, guru harus mempunyai identitas yang bersifat tetap. Untukguru Pegawai Negeri Sipil (PNS), Nomor Induk Pegawai (NIP) merupakan nomor unik sehinggadapat digunakan sebagai identitas. Untuk guru yayasan atau guru honorer, sekolah wajib membuatkode tersendiri untuk guru tersebut. Panjang kode disarankan sama untuk semua guru yang tidakmempunyai NIP namun tidak harus sama panjangnya dengan NIP.

Sebelum membuat data master guru, pengguna disarankan untuk meninjau beberapa data mastersebagai berikut:

Agama1.Jenjang2.Golongan3.Jabatan (untuk Jabatan Fungsional Guru)4.Ikatan5.Status Guru6.Status Aktivitas Guru7.Status Kerja8.

Master tersebut harus disesuaikan terlebih dahulu. Perubahan data master tersebut dapatmenggunakan operasi "Tabah", "Ubah" atau "Hapus".

Apabila seorang guru berubah status dari guru honorer menjadi guru PNS, disarankan agarpengguna mengubah identitas guru tersebut sesegera mungkin. Setelah identitas guru tersebutdiubah, pengguna juga harus mengubah data-data yang terkait dengan guru tersebut seperti matapelajaran, jadwal pelajaran, kehadiran, dan lain-lain karena sistem tidak secara otomatismenggantinya.

16 of 53

Apabila pengguna tidak mengijinkan guru tertentu untuk masuk ke dalam sistem, pengguna cukupmemblokir guru tersebut. Guru yang diblokir tidak dapat masuk ke sistem namun datanya tetapdapat digunakan pada semua modul Sistem Informasi Akademik Sekolah.

Adapun struktur data dari guru adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentsguru_id varchar(20) No login varchar(20) No level int(10) No 100 password varchar(42) No auth varchar(42) No pertanyaan varchar(100) No jawaban text No nama varchar(100) No nama_lengkap varchar(100) No nip varchar(20) No tempat_lahir varchar(50) No tanggal_lahir date No agama varchar(2) No jenis_kelamin char(3) No status_sipil varchar(5) No jumlah_anak int(11) No 0 ktp varchar(50) No telepon varchar(50) No handphone varchar(50) No email varchar(100) No alamat text No negara varchar(50) No propinsi varchar(50) No daerah varchar(50) No homebase varchar(50) No gelar varchar(50) No jenjang varchar(5) No keilmuan varchar(255) No lulusan_pt varchar(255) No

17 of 53

Field Type Null Default Commentsgolongan varchar(10) No jabatan varchar(10) No ikatan varchar(5) No status_guru varchar(5) No status_aktivitas_guru varchar(5) No status_kerja varchar(5) No nuptk varchar(30) No guru_bimbingan_konseling tinyint(1) No 0 semester_keluar varchar(5) No tanggal_bekerja date No nama_bank varchar(50) No nama_akun varchar(50) No nomor_akun varchar(50) No blokir tinyint(1) No 0 aktif tinyint(1) No 1

Sedangkan isian pada form guru adalah sebagai berikut:

ID Guru1.ID Login2.Nama3.Nama Lengkap4.NIP5.Tempat Lahir6.Tanggal Lahir7.Agama8.Jenis Kelamin9.Status Sipil10.Jumlah Anak11.Nomor KTP12.Telepon13.Handphone14.Email15.Alamat16.Negara17.Propinsi18.Daerah19.Homebase20.Gelar21.

18 of 53

Jenjang22.Keilmuan23.Lulusan Perguruan Tinggi24.Golongan25.Jabatan Fungsional Guru26.Ikatan27.Status Guru28.Status Aktivitas Guru29.Status Kerja30.NUPTK31.Guru Bimbingan Konseling32.Semester Keluar33.Tanggal Bekerja34.Nama Bank35.Nama Akun36.Nomor Akun37.Diblokir38.Aktif39.

ID login harus sama dengan ID guru agar guru dapat masuk ke Sistem Informasi AkademikSekolah. Beberapa isian dapat diabaikan untuk dilengkapi oleh guru setelah guru tersebut masukke dalam sistem. Guru tidak bisa mengubah ID guru dan ID login.

Membuat Data Guru Baru

Untuk membuat data guru baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar guru yang telahada. Apabila di dalam sistem belum ada data guru sama sekali, program akan menampilkan tulisanberbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data guru. Lengkapiform tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Guru

Pengguna dapat memperbarui data guru yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarguru. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data guru.Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Guru

Pengguna dapat menghapus data guru yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data guru yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

19 of 53

Data guru yang meninggal dunia tidak perlu dihapus melainkan diubah Status Aktivitas Gurutersebut menjadi "Meninggal" dan diatur menjadi "nonaktif". Hal tersebut bertujuan agardata-data akademik sebelumnya yang berhubungan dengan guru tersebut dapat dibacasecara lengkap setelah guru tersebut meninggal dunia.

Master Kelas

Kelas adalah kelompok belajar siswa. Kelas merupakan data yang wajib ada karena menyangkutjadwal pelajaran, kehadiran siswa, dan nilai akademik siswa. Setiap kelas harus diberi kode unik.Apabila sekolah telah mempunyai kode kelas sebelumnya, pengguna dapat menggunakan kodetersebut dengan penyesuaian. Apabila sekolah belum mempunyai kode kelas, penggunadiwajibkan untuk menyusun kode tersebut sebelum memasukkannya ke dalam sistem.

Kode kelas disarankan mengandung unsur tingkat, jurusan, dan kode urut kelas yang dapatberupa angka atau huruf. Misalnya 2IPA1, 2IPA2, 2IPA3, 2IPS1, 3IPS1, 3IPS2, dansebagainya di mana angka pertama menunjukkan tingkat sedangkan angka di belakang kodejurusan menunjuukan nomor urut kelas untuk tingkat dan jurusan tersebut. Untuk kelas yangbelum mempunyai jurusan, kode jurusan dapat diganti dengan kode lain misaalnya SMAsehingga menjadi 1SMA1, 1SMA2, dan sebagainya.

Pada saat siswa naik ke jenjang berikutnya, siswa tersebut harus dimasukkan ke dalam kelas yangbaru. Data kelas tidak berubah kecuali jika terjadi penambahan kelas yang disebabkan olehpenambahan jumlah siswa secara signifikan atau perubahan distribusi siswa pada masing-masingjurusan untuk tingkat yang sama.

Struktur kelas, seperti waki kelas, ketua kelas, dan sebagainya, diatur di dalam modul tersendiri.Hal tersebut bertujuan agar data struktur kelas tersebut dapat dilihat di masa yang akan datangmeskipun siswa yang bersangkutan tidak berada di kelas tersebut.

Adapun struktur data dari kelas adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentskelas_id varchar(20) No nama varchar(100) No tingkat bigint(20) No jurusan varchar(20) No ruangan varchar(20) No aktif tinyint(1) No 1

Sedangkan isian pada form kelas adalah sebahai berikut:

Kode KelasKode kelas yang bersangkutan

1.

Nama2.

20 of 53

Nama kelas yang bersangkutanTingkatTingkat untuk kelas yang bersangkutan. Lihat di master tingkat

3.

JurusanJurusan untuk kelas yang bersangkutan. Jika kelas tersebut tidak mempunyai jurusan,cukup dikosongkan saja

4.

RuanganRuangan kelas standar untuk kelas yang bersangkutan. Untuk sekolah yang menggunakanruangan per mata pelajaran dan tidak menyediakan ruangan khusus untuk kelas, makaruangan tersebut dapat dikosongkan

5.

AktifSelalu isi dengan "aktif" untuk kelas yang aktif. Jika sebuah kelas tidak digunakan padaperiode tersentu, kelas tersebut dapat diatur menjadi "nonaktif" agar tidak muncul padamodul lain

6.

Membuat Data Kelas Baru

Untuk membuat data kelas baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar kelas yang telahada. Apabila di dalam sistem belum ada data kelas sama sekali, program akan menampilkantulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yangdiberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data kelas. Lengkapiform tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Kelas

Pengguna dapat memperbarui data kelas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarkelas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data kelas.Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Kelas

Pengguna dapat menghapus data kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data kelas yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Kurikulum

Master kurikulum hanya digunakan pada modul mata pelajaran. Kurikulum akan membedakansebuah mata pelajaran dengan mata pelajaran lain berdasarkan kurikulum tertentu.

Membuat Data Kurikulum Baru

21 of 53

Untuk membuat data kurikulum baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar kurikulumyang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data kurikulum sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data kurikulum.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Kurikulum

Pengguna dapat memperbarui data kurikulum yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarkurikulum. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan datakurikulum. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Kurikulum

Pengguna dapat menghapus data kurikulum yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data kurikulum yangakan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Master Mata Pelajaran

Master mata pelajaran merupakan master yang sangat penting karena berhubungan dengan dataakademik siswa termasuk jadwal pelajaran, kehadiran siswa dan guru, dan nilai akademik siswa.

Setiap mata pelajaran harus diberi kode yang unik. Sebuah mata pelajaran yang umumseperti Matematika, meskipun diajarkan di semua tingkat dan jurusan, namun harus diberikode yang berbeda untuk semua tingkat dan jurusan. Kelas yang berbeda dengan tingkat danjurusan yang sama akan mendapatkan mata pelajaran yang sama.

Sebuah mata pelajaran yang sudah tidak digunakan lagi tidak boleh dihapus melainkan cukupdengan mengaturnya menjadi "nonaktif". Hal tersebut bertujuan agar data akademik tersebutdapat tetap dibaca pada masa yang akan datang.

Adapun struktur data mata pelajaran adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentsmata_pelajaran_id varchar(20) No nama varchar(50) No nama_en varchar(50) No jurusan varchar(20) No

22 of 53

Field Type Null Default Commentstingkat int(11) No sesi varchar(5) No kurikulum varchar(5) No urutan int(11) No kompetensi_umum text No kompetensi_khusus text No guru_pengampu varchar(20) No jumlah_jam int(11) No aktif tinyint(1) No 1

Sedangkan isian pada form mata pelajaran adalah sebagai berikut:

Kode Mata PelajaranKode mata pelajaran yang bersangkutan

1.

NamaNama mata pelajaran yang bersangkutan

2.

Nama (Bahasa Inggris)Nama mata pelajaran yang bersangkutan dalam bahasa Inggris

3.

JurusanJurusan untuk mata pelajaran yang bersangkutan. Kosongkan jika tidak ada

4.

TingkatTingkat untuk mata pelajaran yang bersangkutan

5.

SesiSesi untuk mata pelajaran yang bersangkutan

6.

KurikulumJenis kurikulum untuk mata pelajaran yang bersangkutan

7.

UrutanUrutan untuk mata pelajaran yang bersangkutan pada setiap tingkat dan jurusan

8.

Kompetensi UmumKeahlian umum yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa yang telah mengikuti matapelajaran yang bersangkutan

9.

Kompetensi KhususKeahlian khusus yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa yang telah mengikuti matapelajaran yang bersangkutan

10.

Guru PengampuGuru pengampu untuk mata pelajaran yang bersangkutan. Jika mata pelajaran tersebutdiajar oleh beberapa orang guru, guru pengampu cukup diisi oleh seorang guru (misalnyaketua tim untuk guru mata pelajaran tersebut)

11.

Jumlah Jam12.Jumlah jam pelajaran dalam periode tertentu (bulanan atau mingguan, tergantung daridefinisi jam pelajaran pada masing-masing sekolah)

13.

AktifSelalu isi dengan "aktif" untuk mata pelajaranyang aktif. Jika sebuah mata pelajaran tidak

14.

23 of 53

digunakan pada periode tersentu, mata pelajaran tersebut dapat diatur menjadi "nonaktif"agar tidak muncul pada modul lain

Membuat Data Mata Pelajaran Baru

Untuk membuat data mata pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar matapelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data mata pelajaran sama sekali,program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuatbaru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data mata pelajaran.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Mata Pelajaran

Pengguna dapat memperbarui data mata pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada padadaftar mata pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data mata pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Mata Pelajaran

Pengguna dapat menghapus data mata pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data matapelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untukmenghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untukmembatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan danpengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Siswa

Master siswa merupakan data paling penting dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Tanpaadanya master siswa, seluruh transaksi akademik tidak dapat dilakukan karena siswa merupakanentitas utama dalam sistem.

Semua siswa diberi kode yang sama dengan Nomor Induk Siswa atau NIS. Nomor induk tersebutharus bersifat unik untuk setiap siswa dalam semua angkatan. Pada umumnya, pemberian NomorInduk Siswa untuk semua sekolah sudah benar sehingga tidak akan dibahas lebih lanjut dalampanduan ini.

Data siswa yang keluar atau meninggal dunia tidak perlu dihapus melainkan cukup diaturstatusnya sehingga data-data akademik yang berhubungan dengan siswa tersebut dapatdiakses di masa yang akan datang. Untuk siswa yang keluar harus diblokir sehingga tidakdapat lagi mengakses akunnya.

24 of 53

Adapun struktur data dari siswa adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentssiswa_id varchar(20) No login varchar(20) No level int(11) No 120 password varchar(42) No nama varchar(100) No status_awal varchar(5) No status_siswa varchar(5) No tingkat bigint(20) No sesi varchar(5) No jurusan varchar(20) No kelas varchar(10) No jenis_kelamin varchar(3) No golongan_darah varchar(5) No tempat_lahir varchar(50) No tanggal_lahir date No agama varchar(2) No warga_negara varchar(5) No kebangsaan varchar(50) No status_sipil varchar(2) No no_identitas varchar(50) No telepon varchar(50) No handphone varchar(50) No email varchar(100) No alamat varchar(255) No rt varchar(10) No rw varchar(10) No kode_pos varchar(6) No negara varchar(50) No propinsi varchar(50) No daerah varchar(50) No telepon_asal varchar(50) No alamat_asal varchar(255) No

25 of 53

Field Type Null Default Commentsrt_asal varchar(10) No rw_asal varchar(10) No kode_pos_asal varchar(6) No negara_asal varchar(50) No propinsi_asal varchar(50) No daerah_asal varchar(50) No anak_ke int(11) No 1 jumlah_saudara int(11) No 1 nama_ayah varchar(50) No agama_ayah varchar(2) No pendidikan_ayah varchar(5) No pekerjaan_ayah varchar(5) No hidup_ayah varchar(5) No nama_ibu varchar(50) No agama_ibu varchar(2) No pendidikan_ibu varchar(5) No pekerjaan_ibu varchar(5) No hidup_ibu varchar(5) No telepon_ortu varchar(50) No handphone_ortu varchar(50) No email_ortu varchar(100) No alamat_ortu varchar(255) No rt_ortu varchar(10) No rw_ortu varchar(10) No kode_pos_ortu varchar(6) No negara_ortu varchar(50) No propinsi_ortu varchar(50) No daerah_ortu varchar(50) No nama_wali_murid varchar(50) No jenis_kelamin_wali_murid varchar(3) No agama_wali_murid varchar(2) No pendidikan_wali_murid varchar(5) No pekerjaan_wali_murid varchar(5) No telepon_wali_murid varchar(50) No

26 of 53

Field Type Null Default Commentshandphone_wali_murid varchar(50) No email_wali_murid varchar(100) No alamat_wali_murid varchar(255) No rt_wali_murid varchar(10) No rw_wali_murid varchar(10) No kode_pos_wali_murid varchar(6) No negara_wali_murid varchar(50) No propinsi_wali_murid varchar(50) No daerah_wali_murid varchar(50) No sekolah_asal varchar(50) No jenis_sekolah_asal varchar(20) No alamat_sekolah_asal varchar(255) No kode_pos_sekolah_asal varchar(6) No negara_sekolah_asal varchar(50) No propinsi_sekolah_asal varchar(50) No daerah_sekolah_asal varchar(50) No jurusan_sekolah_asal varchar(50) No nilai_sekolah_asal varchar(10) No nilai_ujian_akhir_nasional double No tahun_lulus_sekolah_asal year(4) No ijazah_sekolah_asal varchar(50) No nomor_sk_masuk varchar(50) No tanggal_sk_masuk date No tahun_masuk year(4) No semester_masuk varchar(10) No nomor_sk_keluar varchar(50) No tanggal_sk_keluar date No catatan_keluar text No biaya_studi varchar(2) No nama_bank varchar(50) No nomor_rekening varchar(50) No autodebet varchar(2) No blokir tinyint(1) No 0 aktif tinyint(1) No 1

27 of 53

Sedangkan isian pada form data siswa adalah sebagai berikut:

Nomor Induk Siswa1.ID Login2.Nama3.Status Awal4.Status Siswa5.Tingkat6.Sesi7.Jurusan8.Kelas9.Jenis Kelamin10.Golongan Darah11.Tempat Lahir12.Tanggal Lahir13.Agama14.Warga Negara15.Kebangsaan16.Status Sipil17.Nomor Identitas18.Telepon19.Handphone20.Email21.Alamat22.RT23.RW24.Kode Pos25.Negara26.Propinsi27.Daerah28.Telepon Asal29.Alamat Asal30.RT Asal31.RW Asal32.Kode Pos Asal33.Negara Asal34.Propinsi Asal35.Daerah Asal36.Anak Ke37.Jumlah Saudara38.Nama Ayah39.Agama Ayah40.Pendidikan Ayah41.Pekerjaan Ayah42.Hidup Ayah43.Nama Ibu44.

28 of 53

Agama Ibu45.Pendidikan Ibu46.Pekerjaan Ibu47.Hidup Ibu48.Telepon Orang Tua49.Handphone Orang Tua50.Email Orang Tua51.Alamat Orang Tua52.RT Orang Tua53.RW Orang Tua54.Kode Pos Orang Tua55.Negara Orang Tua56.Propinsi Orang Tua57.Daerah Orang Tua58.Nama Wali Murid59.Jenis Kelamin Wali Murid60.Agama Wali Murid61.Pendidikan Wali Murid62.Pekerjaan Wali Murid63.Telepon Wali Murid64.Handphone Wali Murid65.Email Wali Murid66.Alamat Wali Murid67.RT Wali Murid68.RW Wali Murid69.Kode Pos Wali Murid70.Negara Wali Murid71.Propinsi Wali Murid72.Daerah Wali Murid73.Sekolah Asal74.Jenis Sekolah Asal75.Alamat Sekolah Asal76.Kode Pos Sekolah Asal77.Negara Sekolah Asal78.Propinsi Sekolah Asal79.Daerah Sekolah Asal80.Jurusan Sekolah Asal81.Nilai Sekolah Asal82.Nilai Ujian Akhir Nasional83.Tahun Lulus Sekolah Asal84.Ijazah Sekolah Asal85.Nomor SK Masuk86.Tanggal SK Masuk87.Tahun Masuk88.Semester Masuk89.Nomor SK Keluar90.Tanggal SK Keluar91.Catatan Keluar92.

29 of 53

Biaya Studi93.Nama Bank94.Nomor Rekening95.Autodebet96.Diblokir97.Aktif98.

ID login harus sama dengan Nomor Induk Siswa.

Membuat Data Siswa Baru

Untuk membuat data siswa baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar siswa yang telahada. Apabila di dalam sistem belum ada data siswa sama sekali, program akan menampilkantulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yangdiberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data siswa. Lengkapiform tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Siswa

Pengguna dapat memperbarui data siswa yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarsiswa. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data siswa.Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Siswa

Pengguna dapat menghapus data siswa yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data siswa yang akandihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut.Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akanberbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Pendataan Transaksi Akademik

Pendatan transaksi akademik merupakan proses memasukkan data setiap transaksi akademik kedalam sistem. Data tersebut akan simpan dan diolah oleh program sesuai dengan tempatnya.

Pendataan transaksi akademik dilakukan setiap saat tergantung pada waktu terjadinya transaksitersebut. Semua transaksi akademik di dasarkan pada tahun pelajaran tertentu. Data tersebutdapat dibuka kembali pada tahun pelajaran berikutnya selama data tersebut masih ada.

Pada program Sistem Informasi Akademik Sekolah, developer menempatkan beberapa modul dibawah menu "Pendataan Akademik" yang sama dengan modul pada master yaitu "Kelas","Siswa", dan "Mata Pelajaran". Penempatan modul tersebut karena master tersebut bersifatdinamis terutama master siswa yang bertambah setiap tahunnya.

30 of 53

Pendataan transaksi akademik diawali dengan memasukkan data tahun pelajaran baru. Datatahun pelajaran harus dibuat sebelum pengguna membuat data lain seperti jadwal pelajaran,jadwal ujian, jadwal bimbingan, jenis biaya, dan lain-lain.

Tahun Pelajaran

Tahun pelajaran merupakan data yang wajib ada sebelum memulai transaksi akademik. Datatersebut digunakan oleh semua modul transaksi akademik pada program Sistem InformasiAkademik Sekolah. Apabila data tahun pelajaran belum dibuat, maka semua transaksi akademiktidak dapat dilakukan.

Dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah, sebuah data tahun pelajaran digunakan olehsemua tingkat, angkatan, jurusan, dan kelas. Dalam sebuah sistem harus ada sebuah tahunpelajaran yang diatur sebagai "Periode Berjalan" untuk memberitahukan kepada sistembahwa tahun pelajaran tersebut digunakan secara standard oleh beberapa modul. Data tahunpelajaran pada "Periode Berjalan" harus aktif.

Disarankan agar data tahun pelajaran dibuat jauh sebelum memasukinya untuk menunjang dataakademik lain.

Setiap tahun pelajaran diberi kode unik. Format standard dari kode tersebut adalah 5 angkayang terdiri dari 4 angka tahun dan 1 angka sesi. Sebagai contoh, Semester Ganjil TahunPelajaran 2012/2013 diberi kode 20121 sedangkan Semester Genap Tahun Pelajaran2012/2013 diberi kode 20122. Demikian seterusya.

Adapun struktur data dari tahun pelajaran adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Commentstahun_id varchar(5) No nama varchar(255) No tanggal_bayar_mulai date No tanggal_bayar_selesai date No tanggal_autodebet_mulai date No tanggal_autodebet_selesai date No tanggal_sekolah_mulai date No tanggal_sekolah_selesai date No tanggal_uts_mulai date No tanggal_uts_selesai date No tanggal_uas_mulai date No tanggal_uas_selesai date No tanggal_batas_nilai date No

31 of 53

Field Type Null Default Commentsproses_buka int(11) No 0 proses_tutup int(11) No 0 catatan text No default tinyint(1) No 0 aktif tinyint(1) No 1

Sedangkan isian form data tahun pelajaran adalah sebagai berikut:

Kode Tahun1.Nama2.Tanggal Bayar Mulai3.Tanggal Bayar Selesai4.Tanggal Autodebet Mulai5.Tanggal Autodebet Selesai6.Tanggal Sekolah Mulai7.Tanggal Sekolah Selesai8.Tanggal UTS Mulai9.Tanggal UTS Selesai10.Tanggal UAS Mulai11.Tanggal UAS Selesai12.Tanggal Batas Nilai13.Proses Buka14.Proses Tutup15.Catatan16.Status17.Default18.Aktif19.

Beri centang pada "default" untuk periode berjalan. Perlu dicatat bahwa hanya boleh ada 1 tahunpelajaran yang diatur sebagai periode berjalan.

Membuat Data Tahun Pelajaran Baru

Untuk membuat data tahun pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar tahunpelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data tahun pelajaran sama sekali,program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuatbaru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data tahun pelajaran.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Tahun Pelajaran

Pengguna dapat memperbarui data tahun pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada

32 of 53

daftar tahun pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data tahun pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Tahun Pelajaran

Pengguna dapat menghapus data tahun pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data tahunpelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untukmenghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untukmembatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan danpengaturan bahasa pada browser tersebut.

Anggota Kelas

Data anggota kelas menunjukkan posisi seorang siswa pada periode tertentu. Data anggota kelastetap dapat dibuka di masa yang akan datang meskipun siswa yang bersangkutan tidak lagi beradapada kelas tersebut.

Data anggota kelas merupakan data penting yang digunakan oleh beberapa modul sepertinilai akademik siswa, struktur kelas, kehadiran siswa, jadwal bimbingan, modul e-learning,dan modul-modul yang diakses oleh siswa. Tanpa data anggota kelas, modul-modul tersebuttidak dapat digunakan.

Isian pada form data anggota kelas adalah sebagai berikut:

Tahun Pelajaran1.Siswa2.Kelas3.Sesi4.

Selain menyimpan informasi di atas, program juga menyimpan informasi jurusan dan tingkat yangdiambil dari data kelas. Informasi tersebut berguna bagi program untuk menentukan jurusan dantingkat terutama apabila kelas tersebut dihapus oleh pengguna.

Apabila seorang siswa pindah dari satu kelas ke kelas lain, maka sistem hanya akanmencatat data terakhir untuk periode tersebut. Dengan demikian, data-data yangberhubungan dengan anggota kelas sebelum perubahan dilakukan tidak dapat dibuka lagi.

Mengatur Anggota Kelas

Untuk mengatur anggota kelas, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar anggota kelas yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data anggota kelas sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

33 of 53

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data anggota kelas.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Anggota Kelas

Pengguna dapat memperbarui data anggota kelas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada padadaftar anggota kelas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data anggota kelas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Anggota Kelas

Pengguna dapat menghapus data anggota kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data anggota kelasyang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Struktur Kelas

Struktur kelas merupakan data tambahan dari kelas. Data tersebut berubah setiap periodemeskipun data kelas tidak berubah. Data struktur kelas harus bisa diakses di masa yang akandatang. Dengan demikian, data struktur kelas tidak bisa digabungkan menjadi satu tabel dengantabel kelas.

Isian pada form data struktur kelas adalah sebagai berikut:

Tahun Pelajaran1.Kelas2.Wali Kelas3.Ketua Kelas4.Wakil Ketua Kelas5.Sekretaris Kelas6.Bendahara Kelas7.

Data wali kelas diambil dari data guru sedangkan data ketua kelas, wakil ketua kelas, sekretariskelas, dan bendahara kelas diambil dari data anggota kelas yang telah dibuat sebelumnya. Datatersebut diperbarui ketika pengguna mengubah pilihan tahun pelajaran dan kelas.

Apabila data struktur kelas diubah, maka sistem hanya akan menyimpan data terakhir untukkelas tersebut pada periode yang bersangkutan sedangkan data sebelum perubahan tidakakan disimpan.

Jadwal Pelajaran

34 of 53

Jadwal pelajaran merupakan data penting yang digunakan oleh beberapa modul. Jadwal pelajaranjuga berhubungan dengan modul-modul yang diakses oleh guru dan siswa. Jadwal pelajaran barudapat dibuat setelah pengguna melengkapi data-data sebagai berikut:

Tahun Pelajaran1.Kelas2.Mata Pelajaran3.Guru dan4.Ruangan5.

Tanpa data-data tersebut, jadwal pelajaran tidak dapat dibuat karena isian tersebut bersifat wajib.

Sistem tidak mengatur jadwal pelajaran secara otomatis. Pengguna memasukkan jadwal pelajaranyang telah selesai dibuat baik secara manual maupun dengan menggunakan program penjadwalanlain. Disarankan agar sekolah telah menyusun jadwal sebelum tahun pelajaran dimulai.

Pengguna dapat menyalin jadwal pelajaran dari periode sebelumnya jika sudah ada. Setelahjadwal tersebut disalin, pengguna disarankan agar memeriksa dan menyesuaikan jadwaltersebut dengan kondisi sebenarnya. Apabila pengguna menyalin jadwal pelajaran untukperiode yang sama lebih dari satu kali, maka akan terjadi tumpang tindih data di program.

Membuat Data Jadwal Pelajaran Baru

Untuk membuat data jadwal pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwalpelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal pelajaran sama sekali,program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuatbaru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal pelajaran.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menyalin Data Jadwal Pelajaran

Untuk menyalin jadwal pelajaran dari sebuah periode ke periode lain, pengguna dapat memilihsebuah periode tertentu. Apabila pada periode tersebut belum terdapat jadwal pelajaran, programmempersilakan pengguna membuat jadwal baru atau menyalin jadwal pelajaran dari periode lain.

Untuk memulai penyalinan, pilih tautan yang berbunyi: "Klik di sini untuk menyalin dari semestersebelumnya". Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form untukmenyalin jadwal pelajaran. Pilih tahun pelajaran yang akan dijadikan sumber dan tujuan.Tentukan pula apakah data yang disalin adalah semua kelas atau kelas tertentu saja. Lanjutkandengan memilih tombol "Salin". Semua jadwal yang dari tahun pelajaran sumber akan disalin ketahun pelajaran tujuan sesua dengan kelas yang dipilih.

Mencetak Berita Acara Kegiatan Belajar Mengajar

Sistem Informasi Akademik Sekolah menyediakan fasilitas untuk mencetak blangko berita acara

35 of 53

Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). Berita acara tersebut dapat dicetak sebanyak jumlahpertemuan. Blangko tersebut kemudian diisi dan ditandatangani oleh guru dan perwakilan siswapada saat Kegiatan Belajar Mengajar dilaksanakan.

Mengubah Data Jadwal Pelajaran

Pengguna dapat memperbarui data jadwal pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada padadaftar jadwal pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data jadwal pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Jadwal Pelajaran

Pengguna dapat menghapus data jadwal pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwalpelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untukmenghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untukmembatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan danpengaturan bahasa pada browser tersebut.

Jadwal Ujian

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyediakan modul jadwal ujian. Berbeda denganjadwal pelajaran, pada modul ini tidak disediakan fasilitas penyalinan jadwal dari periodesebelumnya. Hal tersebut mengingat jumlah siswa yang mungkin berbeda untuk setiap periodesehingga menyebabkan perbedaan yang cukup besar pada jumlah lokal ujian.

Sebuah kelas mungkin akan dibadi menjadi beberapa lokal ujian tergantung dari banyaknya siswapada kelas tersebut dan kapasitas ujian masing-masing ruangan. Masing-masing lokal ujian dibuatsebagai jadwal ujian yang terpisah dengan lokal ujian yang lain. Siswa dari sebuah kelas mungkinakan bergabung dalam satu ruangan dengan siswa dari kelas lain dengan alasan efiisensi.

Peserta ujian ditentukan setelah jadwal ujian dibuat. Peserta ujian untuk jadwal tertentu diambilberdasarkan jurusan dan tingkat sesuai dengan mata pelajaran tersebut sehingga peserta tersebutdapat bercampur dengan siswa dari kelas lain.

Membuat Jadwal Ujian Baru

Untuk membuat data jadwal ujian baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwalujian yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal ujian sama sekali, programakan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru".Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal ujian.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

36 of 53

Menentukan Peserta Ujian

Peserta ujian harus ditentukan oleh pengguna karena sistem tidak secara otomatismenentukannya. Penentuan peserta ujian dilakukan dengan memilih beberapa orang siswa yangada di dalam daftar dan memasukkannya sebagai peserta pada jadwal ujian yang dipilih.Pengguna juga dapat mengeluarkan seorang atau beberapa orang siswa dari sebuah jadwal ujian.

Untuk menentukan peserta ujian, tampilkan daftar ujian secara keseluruhan. Apabila jumlahjadwal ujian lebih dari jumlah baris ke bawah sehingga menyebabkan beberapa data jadwalpelajaran data tidak ditampilkan, pengguna dapat memilih pengontrol pembagian halaman(pagination) atau dengan cara memasukkan nama jadwal ke dalam kotak pencarian. Setelah datatersebut ditampilkan, pilih tautan "Ubah" di sebelah kanan "Peserta". Angka di dalam kolom"Peserta" merupakan peserta dari jadwal ujian yang bersangkutan. Setelah memilih tautan"Ubah", program akan menampilkan sebuah dialog yang berisi daftar siswa yang terdiri dari 2kolom. Kolom sebelah kiri adalah peserta untuk jadwal ujian yang bersangkutan sedangkan kolomsebelah kanan berisi semua siswa di luar dari peserta jadwal ujian tersebut.

Nama siswa dalam "Daftar Siswa" yang ditampilkan dengan warna merah merupakan siswa yangbelum masuk ke jadwal ujian manapun untuk mata pelajaran yang sama sedangkan nama siswayang ditampilkan dengan warna hitam sudah masuk ke jadwal ujian lain untuk mata pelajaranyang sama. Dengan pembedaan warna ini, pengguna lebih mudah untuk membagi peserta ujian.

Untuk memasukkan siswa ke sebagai peserta jadwal ujian tersebut, pilih beberapa orang siswayang ada di dalam kolom "Daftar Siswa" kemudian pilih tombol "Masukkan". Untukmengeluarkan siswa ke dari peserta jadwal ujian tersebut, pilih beberapa orang siswa yang ada didalam kolom "Peserta Ujian" kemudian pilih tombol "Keluarkan". Pengguna tetap dapatmengubah peserta ujian setelah dialog tersebut ditutup dengan membuka kembali dialog tersebutdan menggunakan cara yang sama.

Mengubah Data Jadwal Ujian

Pengguna dapat memperbarui data jadwal ujian yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftarjadwal ujian. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan datajadwal ujian. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jadwal Ujian

Pengguna dapat menghapus data jadwal ujian yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal ujianyang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Jadwal Bimbingan

37 of 53

Jadwal bimbingan merupakan jadwal bimbingan konseling. Jadwal bimbingan dibagi menjadibeberapa jenis misalnya bimbingan per kelas, bimbingan per kelompok atau bimbingan per siswa.Jenis bimbingan dapat dilihat pada master bimbingan.

Pada jadwal bimbingan per kelopmok dan per siswa, pengguna harus memasukkan Nomor IndukSiswa peserta bimbingan konseling. Pengguna dapat mengetikkan nama siswa dan sistem akanmenampilkan siswa yang namanya sesuai dengan yang diketikkan. Pilih salah satu siswa danprogram secara otomatis akan menambahkan Nomor Induk Siswa tersebut ke dalam daftar.Apabila pengguna memasukkan seorang siswa lebih dari satu kali, program secara otomatis akanmenyaringnya sehingga tidak terjadi duplikasi pada saat disimpan.

Pada jadwal bimbingan perkelas, pengguna cukup memasukkan kelas yang bersangkutan tanpaharus memasukkan siswa satu peserta.

Membuat Jadwal Bimbingan Baru

Untuk membuat data jadwal bimbingan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftarjadwal bimbingan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal bimbingan samasekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untukmembuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwalbimbingan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Jadwal Bimbingan

Pengguna dapat memperbarui data jadwal bimbingan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada padadaftar jadwal bimbingan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data jadwal bimbingan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Jadwal Bimbingan

Pengguna dapat menghapus data jadwal bimbingan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwalbimbingan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untukmenghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untukmembatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan danpengaturan bahasa pada browser tersebut.

Kehadiran

Kehadiran merupakan data kehadiran guru dan siswa pada jadwal pelajaran yang telahditentukan. Data kehadiran guru dan siswa dapat dilihat oleh guru, siswa, dan wali murid.

Kehadiran pada sebuah mata pelajaran dengan lebih dari satu kali jadwal dalam seminggu (jadwal

38 of 53

serial) tetap diisi menurut jadwal tersebut. Meskipun demikian, persentase kehadiran siswamerupakan persentase kumulatif dari semua kehadiran untuk mata pelajaran yang sama.

Kehadiran siswa tergantung dengan kehadiran guru. Apabila data kehadiran guru belumdimasukkan, maka data kehadiran siswa belum bisa dimasukkan. Setelah kehadiran siswadimasukkan, pengguna tetap dapat mengubah kehadiran guru namun tidak diperkenankanmenghapusnya.

Sebelum mengisi data kehadiran, pengguna disarankan untuk meninjau master kehadiran terlebihdahulu.

Sistem secara standard mendefinisikan kehadiran siswa menjadi 4 macam yaitu sebagai berikut:

No Kode Nama Kehadiran Nilai Bobot1 H Hadir 1 12 I Ijin 1 0.53 S Sakit 1 0.54 A Alpa 0 0

Sekolah dapat menggunakan bobot atau nilai untuk menghitung persentase kehadiran siswa.Program secara standard menggunakan nilai untuk menghitung persentase kehadiran siswa.Meskipun demikian, program tetap menyimpan bobot pada setiap kehadiran siswa.

Pengguna dapat mengatur ulang nilai dan bobot kehadiran tersebut namun tidakdiperbolehkan mengubah kode yang sudah ada (H, I, S, dan A) kecuali dengan mengajukanpermintaan khusus kepada developer karena kode tersebut telah digunakan secara permanenoleh program. Untuk mengganti kode di atas, program harus diubah terlebih dahulu.

Menambah Kehadiran Guru

Untuk menambah kehadiran guru, pilih tautan "Tambah" di bawah kolom "Kehadiran" padasebuah jadwal pelajaran yang ditampilkan pada modul kehadiran. Program akan mengarahkanpengguna ke halaman yang berisi form untuk menambah kehadiran guru. Pengguna juga dapatmenambah kehadiran guru dengan membuka sebuah jadwal yang ditampilkan pada modulkehadiran kemudian memilih tombol "Tambah".

Adapun isian yang terdapat pada form kehadiran guru tersebut adalah sebagai berikut:

Guru yang Mengajar1.Tanggal2.Jam Mulai3.Jam Selesai4.Catatan5.Aktif6.

Guru yang mengajar adalah guru yang benar-benar mengajar pada jadwal tersebut. Guru tersebut

39 of 53

mungkin berbeda dengan guru yang tercantum di dalam jadwal pelajaran.

Setelah mengisi semua isian tersebut, lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menentukan Kehadiran Siswa

Setelah kehadiran guru dibuat, pengguna dapat menentukan kehadiran siswa. Untuk menentukankehadiran siswa, pilih tautan "Ubah" pada salah satu kehadiran guru. Program akan menampilkansebuah form yang berisi kehadiran sisiwa. Secara standar, program langsung memilih "Hadir".Pengguna dapat mengubahnya sesuai dengan data asli. Setelah semua kehadiran tersebut diatur,pilih tombol "Simpan".

Setelah kehadiran tersebut disimpan, pengguna tetap dapat mengubahnya di masa mendatang.Meskipun demikian, kehadiran siswa tidak bisa dihapus melalui program. Siswa yang tidak hadirtetapi dicatat di dalam sistem.

Nilai Akademik Siswa

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyimpan nilai akademik siswa untuk semua siswapada semua tingkat, jurusan, kelas, dan periode. Nilai tersebut dapat dilihat oleh guru, siswa, danwali murid. Guru yang diberi hak untuk masuk ke dalam sistem bisa memasukkan nilai matapelajaran kepada siswa yang diajarnya. Akan tetapi, pengisian tersebut dibatasi oleh waktu. Diluar waktu yang telah ditentukan, guru tidak dapat memasukkan nilai tersebut. Pada kasustersebut, maka administrator dapat membantu guru untuk memasukkan nilai tersebut denganmenggunakan akun administrator tanpa mengubah konfigurasi program.

Nilai akademik siswa dapat dibuka pada masa yang akan datang meskipun siswa tersebut sudahtidak berada di kelas yang bersangkutan selama data mata pelajaran, anggota kelas, dan nilaiakademik siswa tersebut masih ada. Nilai akademik siswa dapat ditampilkan per kelas maupunper siswa. Nilai tersebut dapat ditampilkan setelah pengguna memilih tahun pelajaran tertentu.

Komponen penilaian dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah terdiri dari Tugas 1, Tugas 2,Tugas 3, Tugas 4, Tugas 5, Ujian 1, Ujian 2, Ujian 3, Ujian 4, Ujian 5, UTS, dan UAS. Komponentersebut tidak harus ada semua. Sekolah mungkin hanya menggunakan beberapa ujian dan tugas.Nilai akhir merupakan hasil perhitungan dari setiap komponen penilaian yang ada. Formula daripenilaian tersebut tidak didefinisikan di dalam program standard. Meskipun demikian, sekolahbisa mengajukan permohonan kepada developer untuk membuat formula standard sehingga gurudan siswa tidak perlu menghitung nilai akhir secara manual.

Predikat Nilai

Predikat nilai merupakan predikat nilai siswa. Setiap nilai dengan rentang tertentu akan diberipredikat tertentu. Predikat tersebut mungkin akan berbeda setiap tahunnya. Predikat nilaidigunakan pada pencetakan Laporan Hasil Evaluasi Belajar Siswa yang diselenggarakan secaraperiodik. Dengan demikian, prestasi siswa akan lebih terukur.

Membuat Data Predikat Nilai Baru

40 of 53

Untuk membuat data predikat nilai baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar predikatnilai yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data predikat nilai sama sekali, programakan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru".Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data predikat nilai.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Predikat Nilai

Pengguna dapat memperbarui data predikat nilai yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada padadaftar predikat nilai. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data predikat nilai. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Predikat Nilai

Pengguna dapat menghapus data predikat nilai yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data predikat nilaiyang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Ektra Kurikuler

Kegiatan ekstra kurikuler merupakan kegiatan sekolah di luar kurikulum pendidikan. Jeniskegiatan ditentukan oleh masing-masing sekolah. Sistem Informasi Akademik Sekolah jugamencatat jadwal kegiatan ekstra kurikuler sekolah. Dengan demikian, siswa dapat mengetahuijadwal kegiatan tersebut tanpa harus membaca pengumuman di dinding atau di papanpengumuman. Informasi yang disajian pada Sistem Informasi Akademik Sekolah juga lebihterstruktur dan lengkap.

Selain siswa, wali murid juga mengetahui kediatan siswa. Wali murid dapat mengetahui kelasmana saja yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Wali murid juga mengetahu waktu dan tempatpelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, seluruh kegiatan ekstra kurikuler menjadi lebihtransparan.

Membuat Data Ekstra Kurikuler Baru

Untuk membuat data ekstra kurikuler baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ekstrakurikuler yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data ekstra kurikuler sama sekali,program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuatbaru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data ekstra kurikuler.

41 of 53

Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Ekstra Kurikuler

Pengguna dapat memperbarui data ekstra kurikuler yang telah dimasukkan. Perubahan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada padadaftar ekstra kurikuler. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi formperubahan data ekstra kurikuler. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untukmenyimpannya.

Menghapus Data Ekstra Kurikuler

Pengguna dapat menghapus data ekstra kurikuler yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data ekstrakurikuler yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untukmenghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untukmembatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan danpengaturan bahasa pada browser tersebut.

Keuangan

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga mencakup informasi keuangan. Informasi keuanganyang dimaksud di dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah adalah keuangan yang berhubungandengan biaya pendidikan yang dibebankan kepada siswa atau wali murid. Informasi tersebutmeliputi:

Jenis Biaya1.Informasi dan Catatan Angusran/Cicilan2.Informasi Biaya yang Belum Dibayar3.

Dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah, setiap biaya yang dimasukkan ke dalam sistem dapatdicicil. Meskipun demikian, sekolah dapat menerapkan kebijakan agar siswa atau wali muridmembayarnya sekaligus. Pasa setiap pembayaran, program menyediakan modul cetak kuitansi.Kuitansi tersebut baru dianggap sah jika ditandatangani oleh administrator yang menerimanya dandibubuhi stempel dari sekolah. Teknis pembayarannya diserahkan kepada masing-masing sekolah.

Sekolah dapat melihat informasi penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh siswa atau walimurid untuk setiap jenis biaya. Sekolah juga bisa melihat jumlah yang belum dibayar baik olehmasing-masing siswa maupun berdasarkan jenis biaya tertentu.

Sebelum melakukan tarnsaksi pembayaran, pengguna harus memasukkan jenis biaya ke dalamsistem terlebih dahulu. Jenis biaya tersebut akan menjadi

Jenis Biaya

Sekolah harus menentukan jenis biaya yang dibebankan kepada masing-masing siswa atau walimurid. Jenis biaya tersebut dibedakan berdasarkan:

42 of 53

Tahun Masuk atau Angkatan1.Jurusan2.Kelas3.Tahun Pelajaran4.

Meskipun sekolah menetapkan bahwa jumlah biaya pendidikan untuk setiap angkatan tidakberubah selamanya, akan tetapi pengguna harus memasukkan jenis biaya tersebut setiap tahunakademiknya. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan fleksibilitas program sehingga apabilasekolah membuat kebijakan perubahan jumlah tersebut.

Jenis biaya dapat dibah sebelum digunakan untuk bertransaksi. Setelah digunakan untukbertransaksi, jenis biaya tersebut dikunci oleh sistem secara otomatis sehingga tidak dapat diubahatau dihapus.

Pastikan bahwa data-data yang terdapat pada masing-masing jenis biaya sudah lengkap danbenar sebelum digunakan untuk bertransaksi karena setelah digunakan.

Membuat Data Jenis Biaya Baru

Untuk membuat data jenis biaya baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jenis biayayang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jenis biaya sama sekali, program akanmenampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Kliklink yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jenis biaya.Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Jenis Biaya

Pengguna dapat memperbarui data jenis biaya yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jenisbiaya. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jenisbiaya. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jenis Biaya

Pengguna dapat menghapus data jenis biaya yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapatdilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jenis biaya yangakan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Transaksi Pembayaran

Sistem Informasi Akademik Sekolah mencatat transaksi pembayaran yang dilakukan oleh siswa

43 of 53

atau wali murid. Data tersebut disimpan di dalam sistem secara terstruktur. Setelah datadimasukkan, sistem menyediakan kuitansi yang dapat dicetak sebagai bukti yang akan dipegangoleh siswa atau wali murid.

Pama modul transaksi pembayaran juga dapat diketahui berapa jumlah cicilan dan sisapembayaran. Data tersebut dapat dibuka oleh siswa dan wali murid. Siswa dan wali murid hanyabisa membaca data yang telah dimasukkan oleh administrator dan tidak dapat melakukanperubahan atau penambahan data.

Membuat Data Pembayaran Baru

Untuk membuat data pembayaran, pengguna terlebih dahulu harus memilih siswa berdasarkantahun masuk, jurusan, dan kelas. Selanjutnya sistem akan menampilkan jenis pembayaran apa sajayang dibebankan kepada siswa tersebut.

Untuk membuat data pembayaran, pilih tautan "Tambah" pada jenis biaya yang akan dibayar.Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form pembayaran. Masukkanjumlah pembayaran ke dalam form. Apabila dibutuhkan, masukkan keterangan pada tempat yangdisediakan. Lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan".

Setelah data berhasil disimpan, program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi datapembayaran. Di halam tersebut juga disediakan tautan untuk mencetak kuitansi pembayaran.Untuk menampilkan kuitansi tersebut, pilih gambar mesin pencetak (printer) pada data yang akandicetak. Selanjutnya cetak halaman tersebut menggunakan mesin pencetak yang telah tersambungdengan komputer pengguna.

Mengubah Data Pembayaran

Setelah data pembayaran dibuat, program memperbolehkan pengguna untuk mengubahnya.Perubahan tersebut tentu saja untuk memperbaiki kesalahan. Setelah data tersebut diubah, makadata yang diakui adalah data yang tertulis secara fisik pada kuitansi yang dipegang oleh siswaatau wali murid yang ditandatangani oleh administrator serta dibubuhi stempel sekolah. Programjuga mencatat siapa yang membuat dan terakhir mengubah data tersebut.

Untuk mengubah data pembayaran, pilih gambar pena yang ada pada daftar cicilan. Program akanmengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data pembayaran. Perbarui datatersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Pembayaran

Pengguna dapat menghapus data pembayaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebutdapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data cicilan yangakan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus datatersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihanmungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa padabrowser tersebut.

Apabila satu jenis biaya dicicil hingga 2 kali, maka penghapusan satu buah cicilan hanya akan

44 of 53

mengurangi jimlah cicilan yang telah dibuat. Untuk menghapus semua data pembayaran untukjenis biaya tersebut, pengguna harus menghapus semua cicilan yang telah dimasukkan.

Ekspor Data

Program Sistem Informasi Akademik Sekolah menyediakan fasilitas untuk mengekspor data keformat lain. Format data yang didukung antara lain adalah sebagai berikut:

Extensible Markup Language (XML)1.Hypertext Markup Language (HTML)2.Microsoft Excel 20033.Microsoft Word (HTML Table)4.

Extensible Markup Language (XML)

Format XML terbagi menjadi 2 yaitu XML biasa dan XML mentah. Format XML mentah berisidata dalam bentuk kode. Sebagai contoh: data siswa mempunyai atribut propinsi. Maka nilai dariatribut tersebut hanya diwakili dengan kode propinsi sebagaimana tercantum pada masterpropinsi. Demikian pula dengan atribut yang lain. Dengan demikian, data XML mentah dapatdiolah oleh program lain apabila diperlukan.

Format Hypertext Markup Language (HTML)

Format HTML disediakan untuk keperluan publikasi menggunakan halaman web. Data tersebutdisajikan dalam bentuk tabel. Pengguna dapat mengolah data tersebut untuk membuang atributyang tidak diperlukan dengan menggunakan editor HTML baik berbasis desktop maupun berbasisweb.

Format Microsoft Excel

Format Microsoft Excel 2003 merupakan format yang dibuat oleh PHP Writer. Format tersebutdapat dibuka oleh Microsoft Excel 1997, Microsoft Excel 2000, Microsoft Excel 2002, MicrosoftExcel 2003, Microsoft Excel 2007, dan Microsoft Excel 2010. Seluruh data pada semua seldianggap sebagai string meskipun data tersebut adalah angka atau tanngal dan waktu. Penggunadapat mengkonversi data tersebut untuk pengolahan lebih lanjut dengan menggunakan MicrosoftExcel.

Format Microsoft Word

Format ini sebenarnya adalah format HTML namun disimpan dengan ekstensi DOC. Format inidisediakan untuk pencetakan menggunakan program Microsoft Word. Pengguna dapat mengolahdata tersebut sebagaimana data Microsoft Word biasa. Apabila pengguna ingin menyimpannyasebagai sebuah dokumen terpisah, sangat disarankan agar pengguna membuat sebuah dokumenbaru menggunakan Microsoft Word kemudian menyalin data tersebut ke dokumen baru yangdibuat oleh pengguna.

Berita

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyediakan fasilitas untuk membuat informasi yang

45 of 53

disajikan dengan gaya artikel. Informasi tersebut bersifat umum dan terbuka bagi siapa saja yangmengakses halaman tersebut tanpa memerlukan otentifikasi sebagai pengguna program. Isi beritabertipe "longtext" sehingga dapat memuat data dengan jumlah yang sangat panjang.

Berita juga dapat diisi dengan tautan gambar, tabel, video, dan sebagainya. Untuk menulis beritatersebut, program menyediakan editor HTML dan file manager sehingga memudahkan penggunauntuk mengunggah gambar dari komputer pribadi (PC) ke server dan memasukkannya ke dalamberita.

Sebuah berita dapat ditampilkan di halaman depan sehingga berita tersebut akan langsungditampilkan pada saat pengunjung mengunjungi halaman tersebut tanpa harus memilih beritaterlebih dahulu. Berita tersebut harus aktif. Apabila berita tersebut tidak aktif, maka programakan menampilkan berita lain.

Membuat Berita Baru Baru

Untuk membuat berita baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ekstra kurikuler yangtelah ada. Apabila di dalam sistem belum ada berita sama sekali, program akan menampilkantulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yangdiberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form berita. Lengkapi formtersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Berita Utama

Berita utama adalah berita yang ditampilkan secara langsung di halaman depan tanpa harusdibuka oleh pengujung. Untuk mengatur sebuah berita menjadi berita utama, pilih tautan "Utama"pada berita yang akan dipilih. Berita utama ditandai dengan warna hijau pada baris tersebut.

Apabila pengguna memilih berita lain sebagai berita utama, maka berita sebelumnya yang menjadiberita akan menjadi berita biasa, atau dengan kata lain bahwa program hanya memperbolehkanpengguna mengatur sebuah berita sebagai berita utama.

Mengubah Berita

Pengguna dapat memperbarui berita yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukankapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ekstrakurikuler. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan berita.Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Berita

Pengguna dapat menghapus berita yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukankapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada berita yang akan dihapus. Programakan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untukmenghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai

46 of 53

dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Profil Administrator

Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan administrator mengubah data-data dirinyatermasuk ID login, email, password, nama, dan lain-lain. Untuk alasan keamanan, sangatdisarankan agar administrator mengubah password secara berkala. Password yang digunakan jugaharus panjang dan aman.

Mengubah Data Administrator

Untuk mengubah data administrator, pengguna dapat memilih submenu "Profil Admin". Programakan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi data-data administrator. Di sebelahkanan terdapat sebuah foto dengan rasio 2x3. Untuk mengubah data dan foto tersebut, pilihtombol "Ubah" di bagian bawah data administrator. Pada saat dipilih, program akan mengarahkanpengguna ke halaman yang berisi form data administrator. Ubah isian pada form tersebut untukmenggantinya. Apabila pengguna mengosongkan "Password", maka program akan tetapmenggunakan password lama. Untuk mengubah foto, pilih sebuah gambar dengan format JPEG.Simpan dengan memilih tombol "Simpan".

Apabila pengguna memilih sebuah foto, maka program akan mengunggah foto tersebut ke serversehingga proses penyimpanan membutuhkan waktu lama tergantung dari besarnya file foto dankecepatan internet.

Mengubah Pertanyaan Keamanan

Pertanyaan keamanan adalah sebuah pertanyaan yang diajukan oleh program untukmengidentifikasi pengguna saat pengguna tersebut lupa password. Pertanyaan tersebut bersifatpribadi sehingga diharapkan hanya pengguna yang bersangkutanlah yang bisa menjawabnya.

Pengguna harus memilih sebuah pertanyaan dan menjawab pertanyaan tersebut. Jikajawaban dibiarkan kosong, maka akun tersebut dapat dibuka oleh orang lain dengan mudah.

File Manager

Sekilas tentang Kams File Manager versi 2.0

Kams File Mannager ini sangat cocok untuk semua aplikasi berbasis web yang menyediakanmodul untuk mengunggah file dan mengaturnya.

Kams File Manager dibuat dengan bahasa PHP pada sisi server dan JavaScript pada sisi client.Kams File Manager menggunakan library jQuery dan jQuery UI sehingga tampilannya menjadilebih menarik karena ditambah dengan beberapa effect.

Kams File Manager memungkinkan pengguna untuk mengatur letak penyimpanan file sertamengatur URL dari file yang dipilih untuk disesuaikan dengan aplikasi lain. Untuk direktori file,

47 of 53

Kams File Manager menggunakan alamat absolute sehingga lebih aman karena program hanyaakan mengakses sebuah direktori tertentu. Untuk URL file, Kams File Manager memperbolehkanpengguna menggunakan alamat relative atau absolute. Jika diperlukan, pengguna disarankanuntuk menggunakan file .htaccess untuk mengatur ulang URL dari file.

Kams File Manager mempunyai puluhan fungsi operasi file dan direktori yang umum. Selain itu,Kams File Manager juga menyediakan fungsi untuk mengubah gambar, file teks, dan dapatmenampilan gambar, memutar video dan audio, serta menanyangkan file shock wave dan filePDF.

Kams File Manager menggunakan istilah "base" yang mengacu kepada direktori root untukpenyimpanan file. Jika sebuah nama file atau direktori diawali dengan "base", maka namatersebut akan diganti dengan alamat absolut dari direktori root.

Kebutuhan Sistem

Server web Apache 21.PHP 5Adapun modul tambahan dari PHP adalah sebagai berikut:

PHP GD untuk pengolahan gambar1.PHP ZIP untuk mengompres dan mengekstrak file2.PHP EXIF untuk informasi gambar (pilihan)3.

2.

Browser dengan dukungan JavaScript dan framework jQuery serta jQuery UI3.

Tampilan Kams File Manager

Jendela Kams File Manager terbagi menjadi 2 yaitu daerah direktori untuk menampilkan direktoridan daerah file untuk menampilkan direktori dan file yang berada pada direktori yang sedangdibuka. Daerah direktori menampilkan direktori secara bertingkat terhitung dari direktori rootuntuk penyimpanan file. Kams File Manager secara otomatis akan menambah anak di bawahsebuah daftar direktori jika pengguna membuka sebuah direktori yang berada satu tingkat dibawahnya.

Kams File Manager menyediakan dua macam tampilan untuk file yaitu tampilan dengan tabel dantampilan dengan gambar kecil (thumbnail). Pada tampilan dengan gambar kecil, Kams FileManager menampilkan ikon sesuai dengan ekstensi dari file tersebut. Khusus untuk file denganformat gambar seperti PNG, JPEG, dan GIF, Kams File Manager menampilkan isi dari filetersebut meskipun pengguna mengubah ekstensi dari file tersebut. Meskipun demikian, penggunadapat memilih untuk menonaktifkan thumbnail.

Kams File Manager juga menampilkan gambar yang yang ada di dalam sub direktori di bawahnya.Dengan demikian, pengguna bisa mengetahui isi dari sebuah direktori meskipun direktori tersebutbelum dibuka.

Jika pengguna mengubah ekstensi file gambar (JPG, JPEG, PNG, dan GIF) menjadi TXT atauHTML, Kams File Manager tetap akan mengenali bahwa file tersebut merupakan file gambar,bukan file teks. Dengan demikian, Kams File Manager akan menampilkan context menusebagaimana context menu pada file gambar. Pengguna juga tetap dapat menampilkan gambar

48 of 53

tersebut serta mengubahnya.

Kams File Manager menyediakan context menu pada kedua tampilan. Context menu tersebutberbeda-beda untuk direktori atau file dengan ekstensiter tentu. Beberapa ekstensi tertentuseperti gambar, video, audio, flash, atau PDF, mendapat perlakuan khusus.

Kams File Manager juga menyediakan context menu untuk daerah file. Context menu tersebutberhubungan dengan direktori yang sedang dibuka serta berhubungan dengan beberapa file dandirektori yang dipilih.

Pada saat pengguna memilih satu atau beberapa file kemudian mengubah tipe tampilan dari tabelmenjadi thumbnail atau sebaliknya, Kams File Manager tetap menjaga pilihan pengguna selamaperubahan dilakukan dengan AJAX tanpa memuat ulang halaman secara keseluruhan. Dengancara ini, pengguna bebas untuk mengubah tampilan kapanpun diperlukan tanpa kehilangan pilihanfile.

Fungsi dan Operasi pada Kams File Manager versi 2.0

Berikut ini merupakan fungsi yang ada pada Kams File Manager

Create New FileFungsi untuk membuat file baru pada sebuah direktori

1.

Create New DirectoryFungsi untuk membuat direktori baru pada sebuah direktori

2.

Select File *Fungsi ini merupakan fungsi yang ddapat dihubungkan dengan aplikasi lain seperti editorHTML atau form lainnya

3.

Open DirectoryMembuka sebuah direktori

4.

Copy FileMenyimpan alamat sebuah file yang akan disalin ke direktori lain. File baru akan disalinpada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan

5.

Copy Selected FileMenyimpan alamat beberapa file yang dipilih yang akan disalin ke direktori lain. File baruakan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan

6.

Copy DirectoryMenyimpan alamat sebuah direktori yang akan disalin ke direktori lain. Direktori baru akandisalin pada proses "Paste File" setelah "Copy Directory" dilakukan

7.

Copy Selected DirectoryMenyimpan alamat beberapa direktori yang dipilih yang akan disalin ke direktori lain.Direktori baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan

8.

Cut FileMenyimpan alamat sebuah file yang akan dipindahkan ke direktori lain. File baru akandipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut File" dilakukan

9.

Cut DirectoryMenyimpan alamat sebuah direktori yang akan dipindahkan ke direktori lain. Direktori baruakan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Directory" dilakukan

10.

Cut Selected File11.

49 of 53

Menyimpan alamat beberapa file yang dipilih yang akan dipindahkan ke direktori lain. Filebaru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Selected File" dilakukanCut Selected DirectoryMenyimpan alamat beberapa direktori yang dipilih yang akan dipindahkan ke direktori lain.Direktori baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Selected Direktory"dilakukan

12.

Move FileMemindahkan sebuah file ke direktori lain. File akan langsung dipindahkan tanpamemerlukan proses "Paste File"

13.

Move DirectoryMemindahkan sebuah direktori ke direktori lain. Direktori akan langsung dipindahkantanpa memerlukan proses "Paste File"

14.

Move Selected FileMemindahkan beberapa file yang dipilih ke direktori lain. File akan langsung dipindahkantanpa memerlukan proses "Paste File"Move Selected DirectoryMemindahkan beberapa direktori yang dipilih ke direktori lain. Direktori akan langsungdipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File"

15.

Compress FileMengompres sebuah file dengan format ZIP dengan nama tertentu

16.

Compress DirectoryMengompres semua file dalam sebuah direktori dengan format ZIP dengan nama tertentu

17.

Compress Selected FileMengompres beberapa file yang dipilih dengan format ZIP dengan nama tertentu

18.

Compress Selected DirectoryMengompres semua file yang ada dalam beberapa direktori yang dipilih dengan format ZIPdengan nama tertentu

19.

Paste FileMenyalin atau memindahkan file yang terlah dipilih pada proses "Copy File"

20.

Paste DirectoryMenyalin atau memindahkan direktori yang terlah dipilih pada proses "Copy Directory"

21.

Rename FileMengubah nama sebuah file tertentu

22.

Rename DirectoryMengubah nama sebuah direktori tertentu

23.

Rename First Selected FileFungsi ini sama dengan "Rename File" dan "Rename Directory" yang dapat diakses daritoolbar setelah memilih sebuah file atau direktori tertentu. Apabila pengguna memilihbeberapa file atau direktori, maka program hanya mengambil satu pilihan pertama. Programsecara otomatis mendeteksi apakah pilihan pertama merupakan file atau direktori. Fungsiini disediakan bagi pengguna yang menggunakan browser yang tidak mendukung contextmenu

24.

Delete FileMenghapus sebuah file tertentu

25.

Delete Selected FileMenghapus beberapa file yang dipilih

26.

Delete DirectoryMenghapus direktori

27.

50 of 53

Delete Selected DirectoryMenghapus beberapa direktori yang dipilih

28.

Display File PropertiesMenampilkan informasi dari sebuah file

29.

Display Directory PropertiesMenampilkan informasi dari sebuah direktori

30.

Download FileMengunduh sebuah file tertentu

31.

Extract FileMengekstrak sebuah file ZIP ke direktori tertentu

32.

Extract First Selected FileFungsi ini sama dengan "Extract File" yang dapat diakses dari toolbar setelah memilihsebuah file tertentu. Apabila pengguna memilih beberapa file atau direktori, maka programhanya mengambil satu file pilihan pertama dan mengabaikan direktori yang dipilih. Fungsiini disediakan bagi pengguna yang menggunakan browser yang tidak mendukung contextmenu. Perlu diingat bahwa JavaScript tidak dapat menentukan apakah file tersebutmerupakan file hasil kompresi atau tidak karena PHP tidak memeriksana terlebih dahulu.Sebelum menampilkan daftar, PHP hanya menganggap bahwa file dengan ekstensi .zipmempunyai tipe MIME application/zip namun tidak benar-benar memeriksa ininya. PHPakan memeriksa file tersebut pada saat pengguna mengekstraknya. Jika file gagal diekstrak,maka Kams File Manager akan memberitahukannya kepada pengguna

33.

Edit FileMengubah isi sebuah file teks

34.

Preview ImageMenampilkan gambar dari sebuah file bertipe "image"

35.

Up DirectoryMembuka direktori di atasnya

36.

Upload FileMengunggah sebuah atau beberapa file yang dipilih

37.

Check FileMemilih semua file yang ada di dalam sebuah direktori yang sedang dibuka

38.

Uncheck FileMembatalkan semua pilihan baik yang dipilih secara manual maupun yang dipilih denganoperasi "Check File"

39.

Rotate ClockwiseMemutar gambar searah jarum jam

40.

Rotate CounterclockwiseMemutar gambar berlawanan arah jarum jam

41.

Flip VerticalMembalik gambar secara vertikal

42.

Flip HorizontalMembalik gambar secara horizontal

43.

Resize ImageMengubah dimensi gambar. Kams File Manager menyediakan pilihan untuk mengubahrasio atau mempertahankan rasio dengan melakukan pemotongan gambar demimempertahankan rasio

44.

Play Audio EmbedMemainkan file audio dengan tag <EMBED>

45.

51 of 53

Play Audio HTML5Memainkan file audio dengan tag <AUDIO>

46.

Play Audio IFRAMEMemainkan file audio dengan tag <IFRAME>

47.

Play Video EmbedMemainkan file video dengan tag <EMBED>

48.

Play Video HTML5Memainkan file video dengan tag <VIDEO>

49.

Play Video IFRAMEMemainkan file video dengan tag <IFRAME>

50.

Editor Gambar pada Kams Editor versi 2.0

Kams File Manager memungkinkan pengguna mengubah gambar dengan format JPEG, GIF, danPNG. Karena keterbatasan kemampuan GD PHP dalam pengolahan gambar, Kams File Managermengganti warna transparan pada file GIF dan PNG menjadi warna putih. File akan kehilanganseluruh informasi yang terkandung di dalam header file gambar hasil fotografi seperti tanggalpengambilan, merek dan model kamera, posisi lintang, posisi bujur, serta ketinggian. Selain itu,GIF animasi juga hanya akan diambil frame pertama saja sedangkan frame lain akan diabaikan.

Kams File Manager akan menyimpan gambar hasil pada file sumber. Jika pengguna tidak inginkehilangan file asli, pengguna diwajibkan untuk membuat file cadangan dengan cara menyalinnyake direktori lain.

Informasi Gambar

Kams File Manager juga menampilkan beberapa informasi gambar seperti format gambar, ukurangambar, ukuran file, tanggal pembuatan file, tanggal modifikasi file, dan sebagainya. Khususuntuk gambar hasil fotografi, Kams File Manager juga menampilkan informasi EXIF gambarberupa:

Tanggal pengambilan gambar1.Merek dan model kamrea2.Posisi lintang (altitude)3.Posisi bujur (longitude)4.Ketinggian dari permukaan laut (altitude)5.

Informasi EXIF ini membutuhkan modul PHP tambahan yaitu PHP EXIF. Apabila modul tersebuttidak ada, maka informasi EXIF tidak dapat ditampilkan namin tidak menyebabkan terjadinyakesalahan program.

Konfigurasi Kams File Manager versi 2.0

$cfg->rootdir = dirname(__FILE__)."/data"; $cfg->rooturl = "data"; $cfg->thumbnail = true; $cfg->thumbnail_quality = 75; $cfg->authentification_needed = false;

52 of 53

$cfg->readonly = false; $cfg->allow_upload_all_file = true; $cfg->allow_upload_image = true; $cfg->delete_forbidden_extension = true; $cfg->forbidden_extension = array('exe','php','htaccess');

$cfg->rootdir adalah direktori penyimpanan file di server. Direktori tersebut dapat diubah sesuaidengan keinginan. Untuk aplikasi dengan sistem banyak pengguna, $cfg->rootdir bisamenggunakan ID pengguna agar file yang diunggah oleh pengguna disimpan di dalam direktoriyang terpisah.

$cfg->rooturl adalah prefiks (awalan) dari URL file. Awalan ini dapat berupa alamat absolut yangmengandung :// atau alamat relative yang mengandung ../.

$cfg->thumbnail adalah pilihan apakah pengguna akan menggunakan thumbnail untuk filegambar atau tidak. Penggunaan thumbnail akan memberatkan server dan akses jika disebuahdirektori terdapt hingga ratusan file.

$cfg->authentification_needed adalah pilihan apakah file manager membutuhkan otentifikasipengguna. Jika Kams File Manager digunakan pada sistem online, maka$cfg->authentification_needed diwajibkan.

Otentifikasi dihubungkan dengan modul login sistem sehingga Kams File Manager hanya bisadiakses oleh pengguna yang masuk. File auth.php dan login.php dapat diubah sesuai dengankebutuhan.

Sistem Keamanan

Kams File Manager mempunyai sistem keamanan dengan otentifikasi dan filter. Otentifikasihanya memperbolehkan pengguna yang masuk yang dapat menggunakan program sedangkanfilter hanya memperbolehkan pengguna mengunggah file tertentu saja.

Jika $cfg->delete_forbidden_extension diatur bernilai true, sistem secara otomatis mencari semuafile dengan ekstensi yang ada di dalam array $cfg->forbidden_extension pada sebuah direktoritertentu. Apabila ditemukan, maka file tersebut akan langsung dihapus tanpa memerlukankonfirmasi. Penghapusan ini dilakukan pada operasi:

Upload file1.Rename file2.Extract file3.

Dengan adanya sistem keamanan ini, pengguna tidak dapat memasukkan file terlarang (misalnyaPHP atau EXE) meskipun telah mengubah namanya atau telah mengompresnya ke dalam sebuahfile ZIP untuk kemudian diekstrak.

Selain dengan menggunakan filter, pengguna juga dapat menggunakan file .htaccess yangdisimpan di dalam direktori di atasnya. Akan tetapi, pengguna harus mengatur di mana file akandisimpan karena pengaturan ini akan berlaku untuk direktori yang bersangkutan dan direktori dibawahnya. Pengguna dapat membuat direktori 2 tingkat atau lebih.

53 of 53