PAPELES DE TRABAJO

CONTENIDO PROGRAMÁTICO

I. Papeles de Trabajo - Base normativa - Definición, propósito e importancia de Papeles de Trabajo (PT) - Tipos de PT y su contenido - Característica de los PT - Evidencia y sus características - Cédulas de trabajo - Hallazgos de auditoría - Índice de los PT - Referencia cruzadas - Marcas de auditoría - Supervisión - Políticas y archivo de los PT - Propiedad y resguardo de los PT

II. Desarrollo de Auditorías - Taller

Objetivo General:

Dar a conocer la Norma General de Auditoría de Estado relativa a los Papeles de Trabajo y explicar los elementos básicos en su elaboración, características y uso, atendiendo a la naturaleza de las diferentes auditorías.

Objetivos Específicos:

- Explicar la Norma de Papeles de Trabajo y sus características- Demostrar la importancia del hallazgo y la evidencia.- Explicar el contenido de los papeles de trabajo, como medio para documentar una auditoría.- Explicar la importancia de los índices y marcas de auditoría en los papeles de trabajo y su uso.- Exponer la importancia de la supervisión de la auditoría.- Dar a conocer las modalidades de archivo de los papeles de trabajo y políticas asociadas a los mismos.- Lograr que los participantes preparen papeles de trabajo como resultados de auditorías financieras y administrativas.

Normas Generales de Auditoría de Estado (G.O. 40.172, 22/05/2013)

Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoríade Estado (Punto de cuenta Nro. 084 – punto Nro. 001, 05/10/2015)

BASE NORMATIVA

DEFINICIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

.

Art. 4 – Normas Generales de Auditoría de Estado (Definiciones)))

Es la compilación documental de la información obtenida en la auditoría para mostrar de manera sistemática el trabajo efectuado por el auditor,así como las técnicas y procedimientos que ha seguido y los resultados logrados.

DEFINICIÓN DE TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Art. 4 – Normas Generales de Auditoría de Estado (Definiciones)))

Son métodos prácticos de investigación y pruebas de general aceptación,utilizados para obtener evidencias que fundamenten los resultados de la auditoría.

OTRAS DEFINICIONES DE PAPELES DE TRABAJO

Toda la evidencia reunida por los auditores para mostrar el trabajo que han hecho, los métodos y procedimientos que han seguido, y las conclusiones a las que han llegado.

Constituyen el registro principal del trabajo que el Auditor ha hecho y las conclusiones a que ha llegado sobre asuntos importantes.

Son registros elaborados por el Auditor que demuestran los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes a que ha llegado en el trabajo.

Los papeles de trabajo pueden también estar en forma de datos archivados en cintas u otros medios, siempre y cuando la legislación vigente lo permita.

Ejemplos de los papeles de trabajo

Programas de auditoria, análisis, memorandos, certificaciones y confirmaciones obtenidas de la gerencia y terceros, extractos de documentos de la compañía, cédulas y comentarios preparados y obtenidos por el Auditor.

Los papeles de trabajo constituirán el respaldo del informe de auditoría, y deberán contener las evidencias de los hallazgos y las observaciones, así como los análisis, comprobantes, verificaciones e interpretaciones que los sustentan.

Art. 45 – Normas Generales de Auditoría de Estado

PAPELES DE TRABAJO

PROPÓSITO E IMPORTANCIA

- Proporcionar la base principal para el informe del Auditor,incluyendo su manifestación sobre el cumplimiento de las normas relativas a la ejecución del trabajo que están implícitas en la referencia en su informe de auditoría y a las Normas de Auditoría de Aceptación general y las Normas de Auditoría de Estado.

- Ayudar al Auditor a conducir y a supervisar el trabajo.

- Proveer soportes para los resultados.

- Dejar evidencia del trabajo ejecutado.

- Facilitar la elaboración del informe.

- Ayudar a discutir las observaciones y recomendaciones acerca del trabajo realizado.

PROPÓSITO E IMPORTANCIA

- Proporcionar apoyo ante los reclamos de seguros, casos de fraude y litigios judiciales.

- Guiar a los auditores y supervisores en la actividad realizada.

- Proporcionar detalles de la planificación y programación del trabajo de auditoría.

- Proporcionar apoyos documentales ayudar a los auditores en su desarrollo profesional.

TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO

- Memorando de designación y oficios de presentación. - Políticas, normas y procedimientos de la organización. - Cuestionarios de control interno. - Memorándum de las gerencias de la institución. - Copias de contratos y convenios. - Planificación y programas de auditoría. - Actas de Asambleas de Junta de Accionistas, Junta Directivas y/o Resoluciones. - Cédulas de trabajo. - Informe de auditoría.

La cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo, varía con las circunstancias, pero estos deben ser suficientes para mostrar que los registros contables concuerdan con los estados financieros, con la información dada y que las normas aplicables al trabajo de campo han sido cumplidas.

Normalmente, los papeles de trabajo deben incluir documentación que muestre:

a) Que el trabajo ha sido adecuadamente planificado y supervisado, indicando el cumplimiento de la primera norma relativa a la ejecución del trabajo.

b) El Sistema de control interno contable ha sido estudiado y evaluado hasta el grado necesario para determinar si y hasta que grado, otros procedimientos de auditoria deben ser restringidos, indicando el cumplimiento de la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

c) La evidencia de auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y las pruebas realizadas que han proporcionado suficiente material evidencial para emitir una opinión sobre una base razonable, indicando el cumplimiento de la tercera norma relativa a la ejecución del trabajo.

- Cada papel de trabajo debe contener un encabezamiento que comprenda la identificación del ente, el título del anexo (cédula) o memorándum, la naturaleza del trabajo (auditoría) y la fecha del examen. (Hoja de trabajo)

- En la parte superior derecha del papel de trabajo se anotará el número del índice correspondiente y si es el anexo (cédula) estuviere compuesto por más de una hoja, esto se indicará mediante la numeración de cada una éstas: 1 de 3, 2 de 3, etc.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

- Cada papel de trabajo debe ser firmado (no inicializado) en bolígrafo y fechado por la persona o personas que efectuaron el trabajo, de tal modo que indique el trabajo realizado por cada uno. Si el papel de trabajo fue preparado originalmente por el ente evaluado para nuestra revisión, esto se indicará con las letras PPE. (Preparado por el ente)

- Los coordinadores de la auditoría asumen responsabilidad por los papeles de trabajo preparados por los auxiliares bajo su supervisión y deben indicar la revisión y aprobación del trabajo consignando sus iniciales, en cada anexo (cédula), cerca de la firma de la persona que hizo el trabajo.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

- Nombre del órgano o ente objeto de la auditoría.

- Área o cuenta que se va a examinar.

- Período o fecha a la cual corresponde el examen.

- Nombre del auditor y fecha del trabajo realizado.

- Nombre del supervisor o revisor y fecha de la revisión.

- Índice.

- Marcas de auditoría.

- Fuente de información.- Observaciones y conclusiones.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán ser:

- Legibles- Pertinentes- Completos- Comprensibles- Detallados- Organizados- Referenciados (e)

Art. 46 – Normas Generales de Auditoría de Estado

CARACTERÍSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Evidencia

La información obtenida durante la ejecución de la auditoría, en la cual se basa la certeza de la observación o hallazgo.

Art. 4 – Normas Generales de Auditoría de Estado. Definiciones

LA EVIDENCIA Y SU CARACTERÍSTICA

EVIDENCIAS

Art. 34: De las evidencias

El auditor deberá obtener las evidencias relevantes, suficientes y

competentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos

revelados se encuentren satisfactoriamente comprobados; que las evidencias

son válidas y confiables y que existe relación entre éstas y los hechos que se

pretenden demostrar, todo ello con el fin de fundamentar, razonablemente, los

juicios, opiniones, conclusiones y recomendaciones que formule. Las evidencias

documentales deberán obtenerse en original o en copias debidamente,

certificadas, en aquellos casos en que se aprecien como pruebas o Indicios de

actos, hechos u omisiones que pudieren acarrear responsabilidad administrativa,

civil o penal.

Competente: significa que es confiable y puede obtenerse de la mejor manera, usando las técnicas apropiadas de la auditoria. Es la evidencia más confiable ya que proviene de una fuente externa y puede ser corroborada por otra información.

Relevante: debe apoyar los hallazgos y recomendaciones de la auditoria y ser consistente con sus objetivos.

Útil: para que proporcionen bases sólidas para los hallazgos y recomendaciones y también ayuden a la organización a lograr sus metas.

- Física

- Testimonial

- Documental

- Analítica

TIPO DE EVIDENCIAS

Discusión de las observaciones o hallazgos Al culminar la fase de ejecución de la auditoría, se deberá someter a la consideración de los responsables de las áreas involucradas del órgano o ente evaluado, las observaciones y hallazgos detectados, con la finalidad de asegurar la solidez de las evidencias; la validez de las conclusiones y la pertinencia de las eventuales recomendaciones que se llegaren a formalizar en el ulterior informe de auditoría.

Art. 36 – Normas Generales de Auditoría de Estado

Para realizar un trabajo de auditoría, ya sea como empleado del departamento de auditoría interna o como contador público, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado como los papeles de trabajo.

Cédula de Auditoría: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

CÉDULAS DE TRABAJO

Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos: Tradicionales y Eventuales.

Las tradicionales son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

Cédulas sumarias: Son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.Cédulas analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Las cédulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cédulas de asientos de ajuste, cédulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoría, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cédulas que pudieran presentarse.

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Los actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal o técnica detectado en una auditoría.

Art. 4 – Normas Generales de Auditoría de Estado (Definiciones)))

Si durante la ejecución de la auditoría, el auditor llegare a determinar hallazgos de auditoría, estos deberán contener los Elementos siguientes:

1)CONDICIÓN: situación o hecho relevante encontrado en la ejecuciónDe la auditoría.

1)CRITERIO: Norma legal, sublegal, administrativa y/o técnica, que resulte aplicable al órgano, ente, dependencia, proyecto, proceso, Actividad u operación objeto de la auditoría.

1)CAUSA: Origen de la posible situación o hecho relevante.

1)EFECTO: consecuencia de la situación observada o hecho relevante. Art. 33 – Normas Generales de Auditoría de Estado

ELEMENTOS DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA (NGAE)

ELEMENTOS DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Lo que es

Lo que debe ser Criterio

Causa

Condición

Origen

Efecto Consecuencia

El hallazgo de auditoría se consultará con el abogado designado al equipo de trabajo.

La documentación del hallazgo deberá obtenerse con la eficacia probatoria que se requiere para hacer prueba en procedimientos investigativos o sancionatorios.

En caso que la evidencia pueda variar en el tiempo o cuando los hallazgos consistieren en situaciones omisivas, o se trata de aspectos que se constatan con los sentidos, se dejará constancia mediante acta fiscal.

ACTA FISCAL

ACTA FISCAL

Hechos Omisivos

- Lugar y fecha de emisión.

- Identificación del sitio exacto.

- Identificación de los funcionarios actuantes.

- Identificación del o los funcionarios o particulares de la dependencia auditada o sometida a inspección o fiscalización.

- Objeto de la auditoría.

- Circunstancia de lugar y tiempo en que se produjo la inspección o fiscalización.

- Descripción de los hechos u omisiones.

- Observaciones. - Firmas autógrafas del o los funcionarios actuantes.

ACTA FISCAL

Hechos Omisivos

- Estado en que se encuentran los bienes muebles e inmuebles.

- Inexistencia de instrumentos normativos. - Estados financieros no auditados. - Falta de presentación de informes. - Ausencia de documentación. - Observación en inspecciones de obras. - Resultados obtenidos de mediciones. - Conteos efectuados.

ÍNDICE

- Numérico

- Alfabético

- Alfa - Numérico

Es la identificación de cada uno de los papeles de trabajo, con el objeto de mantenerlos archivados en una secuencia lógica. Los papeles de trabajo deben ser organizados en tal forma que se facilite el índice o referencia cruzada de las cifras que guardan relación.

Ejemplo: La relación de los ingresos con los pagos de las órdenes de compra.

ÍNDICE

Numérico Efectivo……………………1 Caja chica………………..1.1 Banco nacional…...……..1.2

Alfabético Efectivo……………………A Caja chica…….………….A.a Banco nacional……...…..A.b

Alfa - Numérico Efectivo………………A Caja chica……..………...A.1 Banco nacional………… A.2

Haga clic para modificar el estilo de texto del patrón Segundo nivel, Tercer nivel, Cuarto nivel, Quinto nivel.

REFERENCIAS CRUZADAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

MARCAS DE AUDITORÍA

SUPERVISIÓN

Durante el desarrollo de la actividad, se debe evaluar el avance de la auditoría y cotejar las actividades realizadas con el programa de trabajo y el programa de auditoría.

Se deben evaluar los hallazgos encontrados, su pertinencia y naturaleza de las evidencias.

Considerar la calidad de la evidencia, por cuanto pudieran estar presente elementos para una potestad investigativa o procedimientos para determinación de responsabilidades.

TIPOS DE ARCHIVO

Archivo Regular o General

Archivo Permanente

Archivo Inactivo

POLÍTICAS

Color del índice y marcas de auditoría.

Lugar en las cédulas de trabajo donde se identificará el auditor que realizó la actividad asignada.

Lugar en las cédulas de trabajo donde se identificará el supervisor que realizó tal actividad.

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo pertenecen al órgano de control fiscal que practique la auditoría, o al órgano o ente contratante en el caso de los auditores y firmas de auditores contratados.

Los auditores y firmas de auditores, podrán solicitar copia certificada de la documentación que sustenta los pronunciamientos emitidos, la cual le será otorgada, previa presentación de declaración jurada de no divulgar los datos e información ……..

Art. 47 – Normas Generales de Auditoría de Estado

RESGUARDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán resguardarse de manera permanente, actualizarse periódicamente y conservarse por lo menos 10 años.

Art. 48 – Normas Generales de Auditoría de Estado

DESARROLLO DE TALLEREJERCICIO PRÁCTICO)

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