ANALISIS PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDISDI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BANDUNGLAPORAN SEMESTERUntuk Memenuhi Sebagian Syarat Kelulusan Ujian Semester V Program Diploma III Program Studi Rekam Medis dan Informasi KesehatanDisusun Oleh :EFINANPM : 09.303.220

POLITEKNIKPIKSI GANESHA BANDUNG2012Judul : ANALISIS PELAKSAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD KOTA BANDUNGPenulis / NPM : EFINA / 09.303.220Program : Diploma IIIProgram Studi : Rekam Medis dan Informasi KesehatanLulus Ujian : 21 Juli 2012Ketua Program Studi, Pembimbing,Akasah, A.Md., S.Sos., M.M drg. Farida Gustini M.MNIDN. 04-160675-02 NIDN 04-0910665-02Mengetahui dan Disahkan OlehDirekturPoliteknik Piksi Ganesha,DR. K. Prihartono AH., Drs., S.Sos., M.MNIDN 04-100568-01Judul : ANALISIS PELAKSAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD KOTA BANDUNGPenulis / NPM : EFINA / 09.303.220Program : Diploma IIIProgram Studi : Rekam Medis dan Informasi KesehatanDiterima dan Disetujui DipertahankanDalam Ujian SidangPembimbing, Pembimbing Lapangan,drg. Farida Gustini M.M Suharyanto, SHNIDN. 04-0910665-02 NIP. 196401291984031002Judul : ANALISIS PELAKSAAN PENYUSUTAN DANPEMUSNAHAN BERKAS REKAMMEDISDI

RSUD KOTA BANDUNG

Penulis / NPM: EFINA / 09.303.220

ProgramProgram Studi: Diploma III: Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Telah Dinyatakan Lulus Ujian Dalam Ujian SidangPada Tanggal 21 Juli 2012 di BandungKetua Merangkap Anggota,DR. K. Prihartono AH., Drs., S.Sos., M.MNIDN 04-100568-01Anggota,Drg. Farida Gustini, M.MNIDN 04-0910665-02MottoKegagalan adalah awal dari sebuah kesuksesan, maka jangan pernah takut untuk gagal. Raihlah cita-cita mu setinggi langitPenulis mempersembahkan laporan ini untuk orang-orang yang tersayang terutama untuk kedua orang tua. Terima kasih yang sedalam- dalamnya atas semua dukungan dan doanya....................!!!!!!!!KATA PENGANTARPuji syukur, penulis panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Karena atas berkat rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Laporan Semester Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang berjudul ANALISIS PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BANDUNG .Dalam pembuatan Laporan Semester ini, penulis mendapat banyak sekali bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih dan penghormatan kepada pihak-pihak berikut :1. Bapak DR. K. Prihartono AH., Drs., S.Sos., MM selaku Direktur PoliteknikPiksi Ganesha.2. Bapak Akasah, Amd., Perkes., S.Sos., M.M selaku Ketua Program DiplomaRekam Medis dan Informasi Kesehatan.3. Ibu Farida Gustini, drg., M.M, selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan banyak arahan dan semangan kepada penulis sehingga laporan semester ini dapat diselesaikan.4. Kedua orang tua dan keluarga yang senantiasa selalu mengirimkan doa dan semangat walaupun dari jauh.5. Teman-teman seperjuangan dari kelas ARM E3/09 yang ikut memberikan semangat dan dorongan serta banyak kenangan yang indah.6. Teman-teman seangkatan SMA N 1 KILO yang juga ikut mendoakan dan memberikan semangat yang luar biasa kepada penulis.7. Teman-teman kost ungu yang selalu menghibur dan selalu ada disaat bahagian maupun disaat sedih.8. Seluruh staff Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung yang telah meluangkan waktu dan kesempatan untuk memberikan arahan kepada penulis.9. Seluruh staff dan dosen pengajar Politeknik Piksi Ganesha Bandung yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan wawasan luas.10. Dan untuk semua pihan yang telah ikut serta menberikan dukungan, bantuan serta doa sehingga laporan semester ini dapat diselesaikan dengan baik.Penulis sadar bahwa tiada tindakan manusia yang sempurna, tetapi penulis sadar juga bahwa manusia harus mendekati kesempurnaan. Oleh karena itu, laporan semester ini, penulis susun dengan sebaik-baiknya dengan harapan mendekati kesempurnaan tersebutBandung, Juli 2012PenulisDAFTAR ISILEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PESETUJUAN LEMBAR TIM PENGUJI LEMBAR MOTTOKATA PENGANTAR............................................................................................i DAFTAR ISI.........................................................................................................iii DAFTAR TABEL................................................................................................vi DAFTAR GAMBAR............................................................................................vii DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................viiiBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang...........................................................................................11.2 Pokok Permasalahan..................................................................................41.3 Pertanyaan Peneliti.....................................................................................41.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian..................................................................5A. Tujuan Umum.......................................................................................5B. Manfaat Penulisan.................................................................................51.5 kajian Ilmiah..............................................................................................6A. Pengertian Analisis................................................................................6B. Tujuan Analisis.....................................................................................6C. Hasil Analisis........................................................................................6D. Konsep Penyusutan...............................................................................7E. Pengertian Pemusnahan......................................................................10F. Konsep Retensi dan pemusnahan Rekam Medis ...............................12G. Tujuan Retensi dan pemusnahan Rekam Medis ................................13H. Dasar-Dasar Hukum............................................................................13I. Pengertian Rekam Medis....................................................................20J. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis..................................................24K. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filling System).............24L. Konsep Pelayanan Rekam Medis........................................................25M.Konsep Rumah Sakit...........................................................................26BAB II ANALISIS PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BANDUNG2.1 Sejarah Singkat RSUD Kota Bandung................................................... 292.2 Visi dan Misi RSUD Kota Bandung.......................................................302.3 Unit-unit Kerja, Tugas Pokok dan FungsiRSUD Kota Bandung...............................................................................31A. Jenis Pelayanan di RSUD Kota Bandung...........................................31B. Tugas Pokok RSUD Kota Bandung....................................................32C. Fungsi RSUD Kota Bandung..............................................................332.4 Struktur Organisasi RSUD Kota Bandung danUnitRekamMedis.....................................................................................33A. Struktur Organisasi RSUD Kota Bandung.........................................33B. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Unit Rekam MedisRSUD KotaBandung.........................................................................372.5 Hasil Praktek Kerja Lapangan.................................................................43A. Persiapan Penyusutan dan Pemusnahan berkas Rekam MedisRSUD Kota Bandung..........................................................................43B. Pengentryan Data Di RSUD Kota Bandung.......................................50C. Sistem Penerimaan Rawat Jalan RSUD Kota Bandung......................522.6 Permasalahan yang timbul dalam Analisis Penyusutan dan PemusnahanBerkas Rekam Medis Di RSUD Kota Bandung......................................602.7 Upaya Penyelesaian Masalah dalam Analisis Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di RSUDKota Bandung..........................................................................................61BAB III KESIMPULAN DAN SARAN3.1 Kesimpulan............................................................................................. 623.2 Saran........................................................................................................63DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................64LAMPIRAN-LAMPIRAN..................................................................................65DAFTAR RIWAYAT HIDUPDAFTAR TABELTabel 1.2 : Jadwal Retensi Rekam Medis RSUD Kota bandung..........................15Tabel 2.3 : Jadwal Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis Rawat jalandan Rawat Inap...................................................................................47Tabel 2.4 : Contoh Pertelaan Arsip Rekam Medis In-aktif yang disimpanatau dilestarikan...................................................................................48Tabel 2.5 : Contoh Pertelaan Arsip Rekam Medis yang akan dimusnahkan.........49Tabel 2.6 : Contoh Data Pasien yang dientry.........................................................51DAFTAR GAMBARGambar 1.1 : Alur Pemusnahan..........................................................................11Gambar 2.1 : Struktur Organisasi RSUD Kota bandung....................................36Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Unir rekam Medis RSUD Kota bandung.....38DAFTAR LAMPIRANLampiran 1 : Formulir Pengajuan Judul.................................................................65Lampiran 2 : Formulir Catatan Konsultasi Pembimbing.......................................66Lampiran 3 : Lembar Persetujuan Praktek Kerja Lapangan..................................67Lampiran 4 : Lembar Penelitian dan Daftar Hadir................................................68Lampiran 5 : Surat Jawaban Izin Praktek..............................................................69Lampiran 6 : Struktur Organisasi RSUD Kota Bandung......................................70Lampiran 7 : Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSUDKota Bandung........71Lampiran 8 : Pembentukan Tim Pemusnahan Berkas Rekam Medisdi RSUD Kota Bandung...................................................................72Lampiran 9 : Protap Pemusnahan Berkas Rekam Medis di RSUDKota Bandung...................................................................................73Lampiran 10 : Protap Retensi Berkas Rekam Medis di RSUDKota Bandung...................................................................................74BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang PenulisanDalam dunia pendidikan khususnya dalam bidang ilmu kesehatan sudah semakin banyak perkembang-perkembangan dan persaingan-persaingan yang di tunjukkan oleh lembaga kesehatan dalam memberikan pelayanan yang maksimal untuk masyarakat, oleh karena itu pelayanan penunjang medis dan pelayanan non medis yang saling berkaitan dalam membentuk pelayanan kesehatan harus dikelola secara berkesinambungan agar mampu menghasilkan pelayanan yang baik dan berkualitas.Undang-Undang No. 23 Tahun 1992, tentang Kesehatan menyatakan bahwa Rumah Sakit adalah Sarana Kesehatan yaitu tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan untuk memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan. Rumah Sakit adalah suatu organisasi yang kompleks,menggunakan gabungan ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik (Siregar , 2003). Rumah Sakit menurut Kepmenkes No. 983/ MENKES/ SK/ 1992 mengenai pedoman rumah sakit umum dinyatakan bahwa: Rumah Sakit Umum adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan pendidikan tenaga kesehatan dan pelatihan. Untuk menunjangtercapainya tertib administrasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan, Rumah Sakit berkewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis. Penyelenggaran rekam medis yang baik di suatu Rumah Sakit merupakan faktor penunjang tercapainya sistem pelayanan kesehatan yang baik, Menurut peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008Pasal 1, rekam medis adalah catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien. Rekam medis yang benar adalah rekam medis yang lengkap, terkini, yang memuat riwayat pasien, kondisi terapi, dan hasil perawatan. Rekam medis digunakan untuk mendokumentasikan secara kronologis terapi yang diberikan kepada pasien dan merencanakan evaluasi terapi pasien serta sebagai alat komunikasi antar dokter dan penyedia pelayanan kesehatan lainnya di rumah sakit. Pengawas medis dan perawatan melakukan audit kualitas pelayanan kesehatan dengan mengevaluasi terapi yang dituliskan dalam rekam medis, yang kemudian dibandingkan dengan standar prosedur yang berlaku. Didalam membahas rekam medik terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan, dandokumen tentang identitas pasien, anamesa, pemeriksaan, pengobatan, tindakandan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan pasien yang bersifatrahasia, aman dan berisi informasi yang dapat dipertanggung jawabkan. Rekam medis di tempat pelayanan kesehatan seperti rumah sakit mempunyai peranan penting sebagai salah satu upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Data dalam rekam medis adalah sumber data yang penting dalam identifikasi masalah-masalah yang berkaitandengan kegiatan kualitas asuransi serta menjadi sumber informasi bagi tenaga medis dan paramedis dalam memberikan pelayanan atau rencana tindakan yang akan di lakukan pada pasien serta sebagai bukti pelayanan yang telah di berikan pada pasien selama di rawat di tempat pelayanan kesehatan.Sebagian kecil unit/bagian rekam medis yang mempunyai ruangan penyimpanan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar unit / bagian rekam medis selalu menghadapi kurangnya ruang penyinpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif ( in active records ) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru. Penyusutan arsip ( records disposal ) merupakan upaya untuk mengurangi volume atau jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan funfsinya, selama itu pula arsip senantiasa tercipta. Dengan demikain, kita dapat memastikan bahwa setiap saat arsip meningkat volumenya. Tentu saja kita dapat pastikan, bahwa meningkatnya volume arsip akan menimbulkan pula permasalahan jika tidak bersama dengan kebijakan pengurangan volume arsip. Masalah yang dihadapi antara lain:A. Retensi berkas rekam medis tidak dilakukan secara periodik sehingga terjadi penumpukan berkas dibeberapa rak penyimpanan rawat jalan dan rawat inapB. Penyimpanan berkas rekam medis tidak disusun secara rapih, sehingga pada saat pasien yang mempunyai rekam medis in-aktif datang berobat kembali maka akan terjadi kesulitan dalam menemukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan in-aktifC. Tidak ada tempat khusus untuk berkas rekam medis yang sudah diretensi sehingga kerahasiaan isi berkas rekam medis yang sudah diretensi tidak terjaga.Berdasarkan fenomena-fenomena yang terjadi diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil judul ANALISIS PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BANDUNG .1.2 Pokok PermasalahanBerdasarkan latar belakang diatas dan hasil dari praktek kerja lapangan yang telah dilakukan. Maka penulis merumuskan pembahasan bagaimana pelaksanaan retensi dan pemusnahan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung.1.3 Pertanyaan PenelitiDalam praktek lapangan penulis mengadakan wawancara dengan petugas dan staf rekam medis untuk mengkaji lebih lanjut tentang permasalahan yang ada, penulis mengajukan beberapan pertanyaan penelitian yaitu :A. Bagaimana pelaksanaan analisis penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung.B. Bagaimana permasalah yang terjadi dalam analisis penyusutan dan pemusnaha berkas rekam medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung.C. Upaya apa yang dilakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam analisis penyusutan dan pemusnaha berkas rekam medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung.1.4 Tujuan dan manfaat penulisanA. Tujuan Umum1. Untuk mengetahui pelaksanaan analisis penyusutan dan pemusnaha berkas rekam medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung?2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang terjadi dalam pelaksanaan analisis penyusutan dan pemusnaha berkas rekam medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung?3. Untuk mengetahui upaya-upaya yang harus dilakukan dalam mengatasi hambatan yang ada dalam pelaksanaan analisis penyusutan dan pemusnaha berkas rekam medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung?B. Manfaat penulisan1. Untuk PenulisMemperoleh teori-teori yang telah didapat selama perkuliahan dengan pembuktiannya pada kasus yang umumnya terjadi dilapangan dan juga penulis berharap menjadi ahli dibidang tersebut.2. Untuk Rumah SakitUntuk hasil laporan ini diharapkan menjadi sumbangan pemikiran dalam pengembangan Rekam Medis dapat diimplementasikan bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung.1.5 Kajian IlmiahA. Pengertian AnalisisAnalisis Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006) adalah Segenap rangkaian perbuatan pikiran yang mencegah sesuatu hal secara mendalam, terutama mempelajari bagian-bagian dari mutu kebutuhan untuk mengetahui ciri, hubungan dan peranan dalam kebutuhan yang dibuat.B. Tujuan AnalisisTujuan adalah mendukung kualitas informasi, merupakan aktivitas dari risk management, membantu dalam memecahkan suatu permasalahan yang lebih spesifik yang sangat penting untuk penelitian medis maupun untuk penagihan, meningkatkan kualitas pencatatan khususnya yang dapat mengakibatkan ganti rugi pada masa yang akan datang, mengidentifikasi catatan yang tidak konsisten, meningkatkan kembali tentang pencatatan yang baik dan memperlihatkan yang kurang.C. Hasil AnalisisAnalisis dapat menghasilkan identifikasi terhadap defenisi yang dapat diperbaiki, pola dokumentasi yang jelek dan kejadian yang dapat menyebabkan pembayaran ganti rugi.D. Konsep PenyusutanMenurut peraturan Pemerintah No 34/1979 yang disebut penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku3. Menyerahkan arsip oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional.Setelah sebuah instansi layanan kesehatan beroperasi, ruangan filling tempat dimana rekam medis aisimpan mulai penuh dan berdebu. Ada rekam medis yang sering digunakan, ada yang sudah jarang digunakan ada pula yang tidak pernah digunakan sama sekali, lama kelamaan ruang filling itu dapat penuh sesak. Oleh karenanya perlu diadakan proses penyusutan rekam medis agar ruangan tidak sesak oleh rekam medis yang tidak dipakai lagi. Penyusustan rekam medis adalah suatu proses pemusnahan sebagian isi dari rekam medis yang telah tidak aktif (tidak pernah dipaka untuk kepentingan pasien maupun kepentingan instansi layanan kesehatan yang dilakukan dengan ketentuan dan proses tertentu). Dalam proses penyususutan ini, tiap-tiap instansi layanankesehatan memiliki kebijakan yang berbeda-beda terganrtung dengan karakteristik instansi tersebut. Tetapi untuk dasar hukum dari proses penyusutan jelas sama, dasar hukumnya dilihat dari:Dari dasar hukum tersebut diolah kebijakan mengenai penyusutansesuai dengan karakteristik instansi layanan kesehatan tersebut. Maksud dari karakteristik instansi layanan kesehatan adalah keadaan dan kepentingan yang ada di instansi tersebut. misal sebuah instansi layanan kesehatan memiliki ruangan penyimpanan rekam medis yang tidak besar (daya tampung terbatas), maka tentunya akan dilakukan penjadwalan retensi yang lebih cepat dibanding dengan instansi yang memiliki ruangan penyimpanan yang daya tampungnya besar. Selain contoh pertimbangan daya tampung ruang filling, proses penyusutan bisa juga dipengaruhi oleh pertimbangan kepentingan terhadap rekam medis. misal sebuah instansi layanan kesehatan itu sering digunakan untuk penelitian atau memiliki kerjasama dalam hal proses pendidikan maka rekam medis di instansi layanan kesehatan tersebut akan disimpan lebih lama dibanding instansi layanan kesehatan biasa. (Peraturan Pemerintah No. 34/1979 tentang penyusutan Arsip dalam Bab I, pasal 2) menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing;a. Lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing- masing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan, sesuai dendan jadwal Retansi Arsip secara teratur dan tetap.b. Pelaksanaan pindaha arsip inaktif diatur oleh masing-masingLembaga Negara dan Badan Pemerintah2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana yang telah tercantum dalam Jadwal Arsip masing-masing.b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun atau lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait.c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip- arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasiona RepublikIndonesiaa. Penyerahan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahanpertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.1) Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat .2) Arsip yang disimpan oleh badan-badan pemerintah tingkatDaerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.b. penyerahan arsip yang sebaimana dimaksud (di atas) dilakukan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 10 tahun, serta dilaksanakan dengan membuat berita acara penyerahan arsip yang disertai daftar pertelaan arsi dari arsi-arsip yang diserahkan.Dengan demikian, kita dapat mengambilkesimpulan dari pengertian penyusutan arsip sebagaimana diatur dalam peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 ialah bahwa upaya pengurangan arsip yang tercipta dengan cara baik melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.E. Pengertian PemusnahanPemusnahan yaitu, tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapt dikenal lagi baik isi ataupun bentuknya. (Menurut Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979.Gambar 1.1 ALUR PEMUSNAHANPenanganan Berkas

Pelaksaan Rekam MedisMencatat dan menyusun kembali Berkas Rekam Medis yang memiliki nilai gunaPelaksaan Rekam MedisMengembalikan BerkasRekam Medis

Pelaksaan Rekam MedisPenyi mpanan Rekam Medis yang memiliki nilai guna pada rak

Pelaksaan Rekam MedisMemilih dan memilah lembaran Rekam medis yang masih memiliki nilai guna

ARSIP

Pelaksaan Rekam MedisMengecek kembali kebenar

Berkas Rekam Medis inaktif

Ada nilai guna?

ARSIP

TidakBenar atau tidak

Panitia pemusnahanMembuat berita acara pemusnahanPelaksaan Rekam MedisPengatur dan managerMelaporka Berkas Rekam Medis dan yang akan dimusnahkan ke Direktur dan Komite Medis

Mencatat Berkas Rekam Medis yang akan dimusnahkan (tidak memiliki nilai guna)Komite MedisMembentuk panitia pemusnahanRekam Medis dengan SK

Panitia PemusnahanMenentukan cara-cara tempat pemusnahan

Panitia PemusnahanMengirim Berkas Rekam Medis ke tempat pemusnahan

Sumber : Modul Pengelolaan Sistem Rekam Medis II Politeknik Piksi Gabesha Bandung 2008

F. Konsep Retensi dan pemusnahan Rekam Medis Di Rumah sakit.Retensi atau penyusutan merupakan kegiatan memisahkan antara Rekam Medis aktif dan Rekam Medis inaktif, serta mengurangi jumlah formulir yang terdapat didalam Berkas Rekam Medis memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir, Retensi dn pemusnahan disarana pelayanan kesehatan perlu dilakukan karena :a. Setiap sarana pelayanan kesehatan mempunyai keterbatasan ruang penyimpanan berkas Rekam Medisb. Terbatasnya rak penyimpanan berkas Rekam Medisc. Pertambahan berkas Rekam Medis pasen baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif.Rekam Medis Aktif adalah rekam medis yang masing sering digunakan oleh pasien baik untuk rawat jalan maupun untuk rawat inap, sedangkan Rekam Medis In-aktif adalah rekam medis yang digunakan oleh pasien baik untuk rawat jalan maupun rawat inap minimal 5 tahun ke unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah pasien itu meninggal.G. Tujuan Retensi dan pemusnahan Rekam Medis Di Rumah sakit.a) Menjaga kerapihan penyususnan berkas rekam medis yang aktif. b) Memudahkan dalam retrieval berkas rekam medis yang aktifc) Menjaga informasi medis yang masih aktif (yang masih mengandung nilai guna)d) Mengurangi beben kerja petugasdalam penanganan berkas rekam medis aktif & in-aktif.H. Dasar-Dasar Hukum1. UU No. 7/1971 : Ketetuan pokok-pokok kearsipan2. PP No. 34/1979 : kersipan3. PERMENKES No. 749a/Menkes/Per /XII/1989 : tentang MEDICAL RECORDa. Pasal 7 ayat 1 :Lama penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5(lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.b. Pasal 7 ayat 2 :Lama penyimpanan rekam medis yang berkaitan dengan hal-hal khusus, dapat diterapkan sendiri.c. Pasal 8 ayat 1 :Setelah batas waktu sebagaiman yang dimaksud dalam pasal 7 dilampaui, dapat dimusnahkan.d. Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaiman yang dimaksud dalam ayat 1, ditetepkan oleh direktorat Jenderal Pelayanan Medik.4. Kep. DIRJEN Yanmed No. 78/RS/Umdik/Ymu/I/tahun 1991 : petunjuk pelksanaan rekam medis di rumah sakit.5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No. HK.00.05.1.5.10.373 /1993 : petunjuk teknis pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan pmusnahan arsip Rekam Medis di rumah sakit.6. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No. HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : petunjuk teknis pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan pmusnahan arsip Rekam Medis di rumah sakit.Kegiatatan Retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan secara periodik misalnya tiap bulan, triwulan atau tahunan. Rekam Medis yang telah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari rekam medis yang aktif, dengan cara mengurutkan sesuai urutan tanggal terakhir berobat selanjutnya dikelompokkan berdasarkan penyakit.Sebelum diadakan pemusnahan berkas rekam medis perlu diadakan adanya jadwal retensinya, dimana menurut Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.01160 Tanggal 21 Mei 1995, jadwal retensi yaitu :Tabel 1.2 Jadwal Retensi Rekam Medisa. UmumNo Kelompok Aktif InaktifRJ RI RJ RI1Umum5 thn5 thn2 thn2 thn

2Mata5 thn10 thn2 thn2 thn

3Jiwa10 thn5 thn5 thn5 thn

4Orthopedi10 thn10 thn2 thn2 thn

5Kusta15 thn15 thn2 thn2 thn

6KetergantunganObat15 thn15 thn2 thn2 thn

7Jantung10 thn10 thn2 thn2 thn

8Paru5 thn10 thn2 thn2 thn

Sumber : Dirjen Yanmed Tahun 1997.b. Anak : di Retensi menurut kebutuhan tertentuc. KIUP + Register + Indeks, disimpan permanen / abadid. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan pengelolaan penyakit.Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila Retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :a. Riset dan edukasib. Kasus-kasus telibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukumc. Untuk kepentingan tertentu seperti :a) Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta b) Matac) Perkosaand) HIV / AIDSd. Penyesuain kelamin e. Kasus adopsif. Bayi tabungg. Cangkok organSelain itu, menurut Sudra (2008), dlam pelaksanaan Retensi yang perlu dipertimbangkan adalah :a. Ketersediaan ruang penyimpanan (filling) biasanya selama masing mencukupi maka pihak Rumah Sakit belum minat untuk melakukan penyusutan berkas Rekam Medis.b. Tingkat penggunaan Rekam Medis, misalnya kalau Rumah Sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya Rumah Sakit akan menyimpan lebih lama.c. Kasus-kasus yang terkait masalah hukum ( medico-legal )biasanya juga disimpan lebih lama sampai 20 tahun misalnyakasus pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya.Menurut Hatta (2008), selain hukum, peraturan dan standar akreditasi, Retensi rekam Medis bergantung juga pada penggunaannya dalam satu institusi kesehatan. Sebagian layanan khusus untuk anak-anak mungkin memiliki kebijakan Retensi yang berbeda dengan sebuah klinik dokter keluarga. Demikian pula sebuah fasilitas perawatan akut mungkin memiliki kebijakan. Retensi yang berbeda dengan sebuah fasilitas perawatan jangka panjang yang merawat lansia / geriatri. Komite medis dati setiap fasilitas layanan kesehatan harus menganalisis kebutuhan medis dan administratif untuk memastikan bahwa Rekam Medis pasien- pasiennya selalu siap untuk dilihat kembali. Maka pada banyak kasus, institusi layana kesehatan merensi Rekam Medis lebih lam dari yang ditetapkan oleh hukum.Retensi berdasarkan diagnosa, masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan komite Rekam Medis / komite Mediis menetapkan Jadwal Retensi dari diagnosa tertentu, bila lebih dari kepentingan umum dan pertimbangan nilai guna.Indikator Nilai GunaPrimer :a. Administrasi b. Hukumc. Keuangand. IPTEKSekunder :a. Pembuktian b. Sejarah1. Tata Cara Pemindha Berkas Rekam Medis Aktif menjadi Berkas RekamMedis Inaktifa. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhirb. Setelah 5 (Lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan diruang lainc. Berkas Rekam Medis Inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.2. Tata cara Penilaiana. Berkas Rekam Medis yang dinilai adalah Berkas Rekam Medis yang telah2 tahun inaktifb. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas Rekam Medis inaktif :1) Seringnya Rekam Medis digunakan untuk penelitian dan pendidikan2) Mempunyai nilai guna a) Primer :a. Administrasi b. Hukumc. Keuangan d. Iptekb) Sekunder :a. Pembuktian b. Sejarahc) Lembar Rekam Medis yang dipilah :a. Ringkasn masuk dan keluar b. Resumec. Lembar operasi d. Identifikasi bayie. Lembar persetujuan f. Lembar kematiand) Berkas Rekam Medis yang tertentu disimpan diruang berkas Rekam Medis inaktif.3. Tata Cara Pemusnahana. Pembentukan Tim pemusnahan dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK Dirjen Rumah Sakitb. Tim pembuat peralatanc. Pelaksanaan pemusnahan :1) Dibakar ( menggunakan incinator, dibakar biasa )2) Dicacah dibuat bubur3) Pihak ketiga disaksiakn Tim pemusnahand. Tim pemusnahan membuat Berita Acara Pemusnahan yang di tandatangani Ketuan dan Sekertaris dn diketahui Direktur Rumah Sakite. Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis, yang asli disimpan di Rumah, lumah Sakitf.Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumaah sakit. Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuain butir c.I. Pengertian Rekam MedisRekam medis yang benar adalah rekam medis yang lengkap, terkini, yang memuat riwayat pasien, kondisi terapi, dan hasil perawatan. Rekam medis digunakan untuk mendokumentasikan secara kronologis terapi yang diberikan kepada pasien dan merencanakan evaluasi terapi pasien serta sebagai alat komunikasi antar dokter dan penyedia pelayanan kesehatan lainnya di rumah sakit. Pengawas medis dan perawatan melakukan audit kualitas pelayanan kesehatan dengan mengevaluasi terapi yang dituliskan dalam rekam medis, yang kemudian dibandingkan dengan standar prosedur yang berlaku. Penyelenggaran rekam medis yang baik di suatu Rumah Sakit merupakan faktor penunjang tercapainya sistem pelayanan kesehatan yang baik, Menurut peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 Pasal 1, rekam medis adalah catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien. Secara sederhana Rekam Medis adalah catatan mengenai data sosial dan data klinik pasien. Pengertian tersebut adalah dimana rekam medis suatu benda/ ojek/ media perekaman. Tapi dengan seiringberkembangnya ilmu pengtahuan rekam medis dapat diartikan lebih menjadi suatu sistem penyelenggaraan rekam medis.Sistem penyelenggaraan rekam medis ini meliputi lima kegiatan pokok, yaitu :1. PenerimaanKegiatan penerimaan disini berhububgan dengan penerimaan segala data dari pihak pasien. Data tersebut bisa merupakan data sosial ataupun data klinik. Biasanya data sosial akan diterima pertama kali saat pasien mendaftar dipendaftaran. Sedangjan data klinik diperoleh saat pasien tersebut berada dipelayanan rawat jalan, rawat inap maupun dipenunjang medik.2. PencatanKegiatan pencatatan adalah kegiatan dimana data sosial dan data klinik dicatat dalam suatu media yang dapat dilihat kembali pada masa yang akan datang. Media yang selama ini paling sederhana adalah media kertas, sedamgkan yang sedang dikrmbangkan adalah media digital melalui bantuan alat komuter.3. PengolahanKegiatan pengolahan data pada penyelenggaraan rekam medis adalah proses yang dilakukan di unit rekam medis terhadap hasil pencatatan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan. Ptoses ini secara manual meliputi assembling (penataan berkas yang ada dalam rekam medis), indeksing(pengindekan data umtuk memudahkan pencarian), dan koding (pemberian kode untuk klasifikasi penyakit).4. PelaporanKegiatan ini adalah proses dimana data yang telah dikumpulkan diolah lebih lanjut hingga dapat menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat baik untuk pihak intern maupun erkstern.5. PenyimpananAdalah kegiatan penyimpanan seluruh data dan informasi yang telah berhasil diperoleh untuk keperluan dimasa yang akan datang.Dari kelima kegiatan yang saling berhubungan tersebut, rekam medis akan memiliki daya guna/ fungsi untuk pasien sebagai konsumen dan manajemen sebagai pengelola. Biasanya kegunaan dari rekam medis sering dfisebut oleh mahasiswa ataupun dosen jurusan rekam medis dengan menggunakan istilah A-L-F-R-E-D.1. Aspek Administrasi (Administrative Value)Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelaksanaan kesehatan.2. Aspek Hukum (Legal Value)Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum.3. Aspek keuangan (Financial Value)Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek keuangan.4. Aspek Penelitian (Research Value)Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data dan i nformasi yang dapat di gunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.5. Aspek Pendidikan (Education Value)Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang di berikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan.6. Aspek Dokumentasi (Documentation Value)Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyankut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan Rumah Sakit.J. Tujuan dan Kegunaan Rekam MedisA. Tujuan Rekam MedisAdapun tujuan dari rekam medis adalah :1. Untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan kesehatan di rumah sakit.2.

Untuk menunjang riset klinis dan memperbaiki kualitas pelayanan kesehatan.B. Kegunaan Rekam MedisKegunaan Rekam Medis Menurut Dirjen Yanmed (2006) dapat di lihat dari beberapa aspek, antara lain:1. Aspek Administrasi (Administrative Value)2. Aspek Hukum (Legal Value)3. Aspek keuangan (Financial Value)4. Aspek Penelitian (Research Value)5. Aspek Pendidikan (Education Value)6. Aspek Dokumentasi (Documentation Value)K. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filling System)Sebelum menentukan sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggarakan didalam pengelolaan rekam medis.Ada dua cara penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan rekam medis yaitu:1. Sentralisasi yaitu semua informasi mengenai pasien di salurkan melalui satu arsip yang di simpan pada lokasi sentral, artinya bahwa rekam medis rawat jalan, rawat inap, UGD di arsipkan dalam satu arsip di lokasi sentral.Keuntungan: Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pembuatan dan penyimpanan berkas rekam medis, Biaya relatif sedikit / murah, Mudah dan cepat dalam pelayanan informasi, Efisien dalam kerja.Kekurangan: petugas lebih sibuk, tempat penyimpanan buka 24 jam2. Desentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis dengan memisahkan arsip/ rekam medis pada beberapa tempat dan memisahkan rekam medis rawat jalan, UGD, rawat inap pada arsip yang berbeda dan di lokasi penyimpanan yang berbeda.Keuntungan: Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat, Beban kerja lebih ringan.Kekurangan: Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis, Biaya yang diperlukan lebih banyak untuk ruangan dan peralatan.L. Konsep Pelayanan Rekam Medis1. Pengertian Rawat JalanPelayanan rawat jalan (ambulatory) adalah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap (hospitalization).2. Pengertian Rawat InapYang dimaksud dengan pelayanan rawat inap adalah pemeliharaan kesehatan Rumah Sakit dimana penderita tinggal/mondok sedikitnya satu hari berdasarkan rujukan dari pelaksanaan kesehatan atau Rumah Sakit pelaksana pelayanan kesehatan lainnya.3. pengertian Rawat DaruratPasien yang tiba-tiba berada dalam keadaan gawat atau akan menjadi gawat dan terancam nyawanya atau anggota badannya (akan menjadi cacat) bila tidak mendapat pertolongan secepatnya.M.Konsep Rumah Sakit1. Pengertian Rumah sakitPeningkatan derajat kesehatan yang optimal bagi seluruh masyarakat perlu disertai dengan adanya peningkatan mutu pelayanan kesehatan. Peningkatan kesehatan harus disertai adanya penunjang yang memadai. Salah satu sarana penunjang tersebut adalah pelayanan kesehatan yang diberikan oleh Rumah Sakit. Beberapa pengertian rumah sakit yang dikemukan oleh para ahli, diantaranya :a. Menurut Assosiation of Hospital Care (1947) Rumah Sakit adalah pusat dimana pelayanan kesehatan masyarakat, pendidikan serta penelitian kedokteran diselenggarakan.b. Menurut American Hospital Assosation (1974) Rumah Sakit adalah suatu alat organisasi yang terdiri dari tenaga medis profesional yang teroganisir serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yangberkesinambung, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien.c. Menurut Wolper dan Pena (1997) Rumah Sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kledokteran, perawat dan tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan.d. Menurut PerMenKes RI No. 159b/Per/II/1998 tentang Rumah Sakit adalah sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga kesehatan dan penelitian.2. Fungsi Rumah SakitSesuai dengan pengertian tersebut maka rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan yang paling penting dan kompleks dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Di zaman yang semakin berkembang ini dan kebutuhan masyarakat yang makin maju akan kebutuhan pelayanan kesehatan maka rumah sakit memberikan dan meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik. Menurut PerMenKes RI No. 159b/MenKes/Per/1998, fungsi rumah sakit adalah :a. Menyediakan dan menyelenggarakan pelayanan medik, penunjang medik, rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatanb. Menyediakan tempat pendidikan dan atau latiahan tenaga medik dan paramedikc. Sebagai tempat penelitian dan pengembangan ilmu dan teknologi bidang kesehatan.Fungsi-fungsi ini dilaksanakan dalam kegiatan intramural (didalam rumah sakit) dan ekstramural (diluar rumah sakit). Kegiatan intramural dibagi menjadi 2 kelompok yaitu pelayananrawat inap dan pelayanan rawat jaln. Menurut Milto Roemer dan Fridman dalam buku Doctors in Hospital (1971) menyatakan bahwa rumah sakit setidaknya mempunyai lima fungsi, yaitu :1) Harus ada pelayana rawat inap dengan fasilitas diagnostik dan terapeutik. Berbagai jenis spesialis, baik bedah maupun non bedah harus tersedia. Pelayanan rawat inap ini juga meliputi pelayana keperawatan, gizi, farrmasi, laboraturium, radiologi, dan berbagai pelayanan diagnostik dan terapeutik lainnya.2) Rumah sakit harus memiliki pelayanan rawat jalan3) Rumah Sakit juga punya tugas untuk melakukan pendidikan dan latihan4) Rumah Sakit perlu melakukan penelitian dibidang kedokteran dan kesehatan5) Rumah Sakit juga punya tanggung jawab untuk program pencegahan penyakit dan penyuluhan kesehatan bagi populasi disekitarnya.3. Klasifikasi Rumah SakitSuatu sistem klasifikasi rumah sakit yang seragam diperlukan untuk memberikan kemudahan mengetahui identitas, organisasi, jenispelayanan yang diberikan, pemilik dan kapasitas tempat tidur. Disamping itu, agar dapat mengadakan evaluasi yang lebih tepat untuk suatu golongan rumah sakit tertentu.BAB IIANALISIS PELAKSANAAN PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BANDUNG2.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungRumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung adalah Rumah Sakit Umum Daerah yang satu-satunya dimiliki oleh Pemerintahan Kota Bandung yang pada sa'at ini lokasinya berada di wilayah Bandung Timur, tepatnya di Jl. Rumah Sakit No.22 Ujungberung Kota Bandung.Di awal bulan April 1993 sebagai puskesmas dengan tempat perawatan, berubah statusnya menjadi Rumah Sakit Umum Daerah kelas D, melalui PERDA nomor 928 Tahun 1992. Dalam perkembangannya, Rumah Sakit Umum Daerah kota Bandung dinilai sudah memenuhi persyaratan menjadi Rumah Sakit Umum Daerah kelas C, melalui Menkes Nomor.137/MenKes/SK/XII/1998, dan Perda nomor 10 Tahun 2000 berubah status kelembagaan dari UPT DKK menjadi lembaga teknis daerah yang sekaligus bertanggung jawab langsung kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.Pada Tahun 2004 keadaan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung belum ada perubahan, tetapi untuk kapasitas, luas lahan, dan bangunan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung lebih dikembangkan untuk rinciannya adalah sebagai berikut :a. Untuk ruang kapasitas yang awalnya 54 TT dikembangkan menjadi150TT.b. Untuk luas lahan yang awalnya 4500 m2 dikembangkan menjadi10.413m2.c. Untuk luas bangunan yang awalnya 2.772,75 m2 dikembangkan menjadi8.639 m2.2.8 Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungA. VisiMenjadi Rumah Sakit rujukan terbaik dan terjangkau oleh masyarakat KotaBandung. B. Misi1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna dan prima yang berorientasi pada pelanggan.2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia yang dimiliki.3. Meningkatkan kerjasama yang harmonis dengan pihak ketiga.4. Mengupayakan perlindungan hukum bagi Sumber Daya Manusia.5. Menciptakan dan mengembangkan lingkungan yang sehat.6. Meningkatkan program-program yang menunjang Bandung Sehat.2.9 Unit-unit Kerja, Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sskit Umum DaerahKota BandungA. Jenis Pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung.1. Rawat Jalan (14 Pelayanan)a. Poliklinik Penyakit Dalam b. Poliklinik Bedahc. Poliklinik Anakd. Poliklinik Obstetri dan Ginekologie. Poliklinik Orthodentis (Gigi dan Mulut)f. Poliklinik Kulit dan Kelamin g. Poliklinik THTh. Poliklinik Matai. Poliklinik Umum j. Poliklinik DOTk. Poliklinik Gizi l.Konsultasi Gizim. Konsultasi VCT dan CSTn. Psikologi2. Rawat Inap (5 Ruang Perawatan)a. Perawatan Penyakit Dalam b. Perawatan Bedahc. Perawatan Anakd. Perawatan Kebidanan dan Kandungane. Perawatan Perinatologi f. ICUg. Perawatan Bersalin / VK (Verloos Kamer)3. Penunjang Diagnostika. Laboratorium Laboratorium Pathologi Klinikb. Laboratorium Laboratorium Pathologi Anatomi c. Instalasi Radiologid. Instalasi Farmasi e. Instalasi Gizif. Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS)g. Instalasi Laundryh. Instalasi Kesehatan Lingkungan (KESLING)i. Instalasi Pemulasaraan Jenazah dan Kerohanian Islam4. Pelayanan lain2.1 Instalasi Gawat Darurat (IGD)2.2 Instalasi ICU (Intensive Care Unit)2.3 Instalasi kamar bedah sentral melayani operasi terencana / OK (Operative Kamer)B. Tugas Pokok Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungSesuai Perda No.16 Tahun 2007 Tentang Organisasi Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung adalah : Melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengupayakanupaya kualitatif, rehabilitative yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan upaya rujukan.C. Fungsi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung1. Menyelenggarakan pelayanan medis2. Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis3. Menyelenggarakan pelayanan asuhan keperawatan.4. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan.5. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan.6. Menyelenggarakan pelayanan administrasi dan keuangan.7. Menyelenggarakan pelayanan rujukan.2.10Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung danUnit Rekam MedisA. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungStruktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung Menggunakan Organisasi Lini dan Staf, yang dipimpin oleh satu orang Direktur yang membawahi satu kepala bagian dan tiga kepala bidang, yaitu:1. Kepala Bagian Umum Keuangan membawahi beberapa bagian, yaitu :a. Sub Bag Umum dan perlengkapan b. Sub Bag Pengembangan SDMc. Sub Bag Keuangan dan Anggaran.2. Kepala Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan membawahi beberapa bagian, yaitu :a. Seksi Pelayanan Medisb. Seksi Pelayanan Keperawatan3. Kepala Bidang Penunjang Medis membawahi beberapa bagian yaitu :a. Seksi Penunjang Diagnostik.b. Seksi Pemeliharaan Dan Pemasaran4. Kepala Bidang Program dan Pemasaran membawahi beberapa bagian yaitu :a. Seksi Pengendalian Program b. Seksi Mutu dan kemitraan Sedangkan pada garis Lini terdapat :1. Komite Medik2. SPI (Satuan Pengawasan Internal)3. SMF (Staf Medis Fungsional)4. Instalasi, yang terdiri dari :a. Instalasi Rawat Jalan b. Instalasi Rawat Inapc. Instalasi Gawat Darurat d. Instalasi Bedah Central e. Instalasi Radiologif. Instalasi Laboratorium g. Instalasi Farmasih. Instalasi ICUi. Instalasi Gizij. IPSRS (Instalasi Pengelolaan Sarana Rumah Sakit) Unit Terdiri dari :1. Unit Rekam Medis.2. Unit Sistem Informasi Manajemen RS3. Unit Diklat dan Perpustakaan4. Unit Mutu Rumah sakit5. Unit Hukum dan Etika RS Pengaduan Masyarakat6. Unit Penyuluhan Kesehatan masyarakat RS7. Unit Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) RS8. Unit Pemasaran dan KemitraanGambar 2,1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungDIREKTURKOMITE MEDIKSPISMFBAGIAN UMUM DANKEUANGAN

BID PELAYANAN MEDIS & KEPERAWATAN

BID PENUNJANG MEDIS

BID PROGRAM

& PEMASARAN

Sub Bag Umum& Perlengkapan

Sub Bag Pengembangan SDM

Sub Bag KeuanganDan Anggaran

SEKSI PELAYANAN MEDISSEKSI PELAYANANKEPERAWATAN

SEKSI Peme liharaan& PemulasaranSEKSI PENUNJANG DIAGNOSTIK

SEKSI Pengendalia n ProgramSEKSI MUTU DAN KEMITRAANINSTALASI

UNITKa. Instalasi RawatJalanKa. Instalasi GawatDarurat

Ka. Instalasi RawatInapKa. Instalasi BedahSentral

Ka. Unit RekamMedisKa. Unit Diklat &

Ka. Unit Sistem Infomasi & Manajemen RSKa. InstalasiRadiologi

Ka. Instalasi Farmasi

PerpustakaanKa. Unit CSSD

Ka. Unit Hukum

Ka. InstalasiLaboratoriumKa. Instalasi Gizi

Ka. Instalasi ICUKa. Instalasi IPSRS

dan Etika RS.Pengaduan MasyarakatKa. Unit Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

Ka. Unit Mutu RSKa. Unit Promosi Kesehatan Masyarakat RSKa. Instalasi Pemeliharaan Kesehatan Lingkungan RS

Ka. Instalasi Laundry

Ka. Unit Pemasaran dan Kemitraan

Ka. InstalasiPemulasaran JenazahB. Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Unit Rekam Medis Rumah Sakit UmumDaerah Kota Bandung1. Visi dan Misi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum DaerahKota Bandunga. Visi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum daerah kota Bandung Terselenggaranya pengelolaan rekam medis yang mutakhir, akurat dan memuaskan pelangganb. Misi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum daerah KotaBandung1) Meningkatkan Kualitas dan profesionalisme pegawai2) Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat.3) Meningkatkan sistem informasi rumah sakit4) Meningkatkan lingkungan kerja yang aman dan nyaman.2. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit UmumDaerah Kota BandungStruktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung menggunakan Organisasi Lini dan staf, yang terdiri dari:a. Unit Rekam Medis dipimpin oleh Kepala Unit Rekam Medis.b. Kepala Unit Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur melalui Kepala Bidang Program dan Pemasaran.c. Kepala Unit Rekam Medis membawahi beberapa bagian, yaitu:1) Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap.2) Pelaksana Penyimpanan dan Peminjaman.3) Pelaksana Penyusunan, Pengecekan Rekam Medis, Assembling.4) Pelaksana Pengkodean dan Pengindekan.5) Pelaksana Pengecekan Sensus Harian.6) Pelaksana Penjajaran dan Pelayanan Surat Keterangan Medis.7) Pelaksana Pengolahan Data dan Pelaporan.Gambar 2.2 Struktur Organisasi Unit Rekam MedisRumah Sakit Umum Daerah Kota BandungDirekturBidang Program& PemasaranKepala Unit RekamMedisPelaksana Pendaftaran Rawat Jalan & Rawat Inap

Pelaksana Penyimpanan dan Peminjaman

Pelaksana Penyusunan, Pengecekan RM, Assembling

Pelaksana Pengkodean Da n Pengindekan

Pelaksana Pengecekan Sensus Harian

Pelaksana Penjajaran Dan Surat Keterangan Medik

Pelaksana Pengelolaan Data & Pelaporan

Sumber : Unit Rekam Medis RSUD Ujungberung Bandung1. Visi dan Misi Unit Rekam Medis Rumah Sakit umum Daerah KotaBandunga. Visi Unit Urusan Rekam Medis Rumah Sakit umum DaerahKota Bandungterselenggaranya pengelolaan rekam medis yang muktahir, akurat, dan memuaskan pelanggan.b. Misi Unit Urusan Rekam Medis Rumah Sakit umum DaerahKota Bandung1) Meningkatka kualitas dan prtofesionalisme pegawai2) Meningkatka pelayanan primer kepada masyarakat3) Meningkatkan sistem informasi rumah sakit4) Meningkatkan lingkungan kerja yang aman dan nyaman.3. Tugas dan Fungsi Unit Urusan Rekam Medis Rumah Sakit UmumDaerah Kota Bandunga. Tugas Pokok Unit Urusan Rekam Medis Rumah Sakit UmumDaerah Kota BandungBerdasarkan PERDA No.10 Tahun 2000 tentang organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung, tugas pokok urusan Rekam Medis adalah melaksanakan sebagian tugas sub bagian kesekretariatan dan Rekam Medis dan penyusunan laporan RSUD.Sedangkan tugas pokok staf dan pimpinan Rekam Medis adalah sebagai berikut :1) Tugas Pokok pimpinan urusan rekam medikUrusan rekam medis dipimpin oleh seorang Ka. Unit Rekam Medis. Ka. Unit Rekam Medis bertanggung jawab secara struktural kepada Direktur melalui Ka Bid Program dan Pemasaran. Pendidikan minimal D III Rekam Medis.2) Tugas pokok pelaksana pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inapTugas pokoknya adalah melayani pendaftaran pasien rawat jalan yang datang dengan atau tanpa rujukan, dan melayani pendaftaran pasien yang di rawat inap, baik yang dikirim oleh poliklinik maupun dari Instalasi Gawat Darurat. Pendidikannya minimal SMU / sederajat memiliki keterampilan komputer, dan mendapat pelatihan rekam medis.3) Tugas pokok pelaksana pengecekan sensus harianTugas pokoknya yaitu mengecek dan mengolah laporan sensus harian pasien rawat inap sehingga data yang dihasilkan dapat dipergunakan sebagai bahan laporan dan penyajian data. Pendidikannya minimal SMU / sederajat, memiliki keterampilan komputer, dan mendapat pelatihan rekam medik.4) Tugas pokok pelaksana pengkodean dan indeksTugas pokoknya yaitu melaksanakan dan mengindeks penyakit dan operasi sesuai dengan buku ICD edisi ke X dan klasifikasi Operasi. Pendidikannya minimal SMU / sederajat memiliki keterampilan komputer dan mendapat pelatihan rekam medis.5) Tugas pokok pelaksanaan penyusunan dan penelitian rekam medis / assemblingTugas pokoknya adalah melaksanakan penyusunan penelitian / assembling berkas rekam medis pasien rawat inap secara cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Bertanggung jawab terhadap pengendalian kelengkapan berkas rekam medis dan kelengkapan pengisian rekam medis sebelum disimpan. Pendidikan minimal SMU / sederajat, memiliki keterampilan komputer dan mendapatkan pelatihan rekam medis.6) Tugas pokok pelaksanaan penjajaran dan pelayanan surat keterangan medisTugas pokoknya yaitu melaksanakan penjajaran dan pencarian kembali berkas rekam medis, melayani permintaan surat-surat keterangan untuk keperluan pembuatan asuransi, keterangan meninggal dunia dll. Pendidikan minimal SMU / sederajat dan memiliki keterampilan komputer.7) Tugas pokok pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan data dan pelaporanTugas pokoknya adalah membantu Ka. Urusan Rekam Medis dan pelaporan dalam tugas pengumpulan, pengelolaan dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan rumah sakit. Pendidikannya minimal SMU / sederajat dan memiliki keterampilan komputer.8) Tugas pokok pelaksana penyimpanan dan peminjaman RekamMedisTugas pokoknya adalah melaksanakan penyimpanan dokumen rekam medis sesuai prosedur dan mengatur mengendalikan peminjaman berkas Rekam Medis sesuai prosedur. Pendidikan minimal SMU / sederajat dan memiliki keterampilan komputer.b. Fungsi Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah KotaBandung1) Membantu direktur melalui kepala bidang program dan pemasaran dalam bidang perencanaan, pelaporan dan pengawasan terhadap kelancaran rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.2) Mengkoordinir pengumpulan dan pengolahan data berhubungan dengan pelayanan medis dan perawatan yang diberikan Rumah sakit.3) Mengkoordinir penyelenggaraan, pengadaan dan penyimpanan rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.4) Mengkoordinir penyelenggaraan pembuatan visum et repertum,asuransi, sertifikat, cuti besar dan keterangan dokter lainnya.5) Membantu pelaksanaan tugas bagian lain dilingkungan Rumah Sakit dalam kegiatan pendidikan, penelitian yang berhubungan dengan data-data rekam medis, sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh direktur Rumah Sakit.6) Bertanggung jawab atas terlaksananya pengadaan, penyediaan dan ketertiban.2.11Hasil Praktek Kerja LapanganA. Persiapan Penyusutan dan Pemusnahan berkas Rekam Medis diRumah Sakit Umum Daerah Kota BandungMenurut peraturan Pemerintah No 34/1979 yang disebut penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:4. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing5. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku6. Menyerahkan arsip oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional.4. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif menjadi BerkasRekam Medis Inaktifd. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhire. Setelah 5 (Lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan diruang lainf. Berkas Rekam Medis Inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.5. Tata cara Penilaianc. Berkas Rekam Medis yang dinilai adalah Berkas Rekam Medis yang telah 2 tahun inaktifd. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas Rekam Medis inaktif :3) Seringnya Rekam Medis digunakan untuk penelitian dan pendidikan4) Mempunyai nilai guna e) Primer :e. Administrasi f. Hukumg. Keuangan h. Iptekf) Sekunder :c. Pembuktian d. Sejarahg) Lembar Rekam Medis yang dipilah :g. Ringkasn masuk dan keluar h. Resumei. Lembar operasi j. Identifikasi bayik. Lembar persetujuan l. Lembar kematian6. Tata Cara Pemusnahang. Pembentukan Tim pemusnahan dari unsur Rekam Medis dan TataUsaha dengan SK Dirjen Rumah Sakit h. Tim pembuat peralatani. Pelaksanaan pemusnahan :4) Dibakar ( menggunakan incinator, dibakar biasa )5) Dicacah dibuat bubur6) Pihak ketiga disaksiakn Tim pemusnahanj. Tim pemusnahan membuat Berita Acara Pemusnahan yang di tandatangani Ketuan dan Sekertaris dn diketahui Direktur Rumah Sakitk. Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis, yang asli disimpan diRumah, lumah Sakitl. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumaah sakit. Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuain butir c.7. Prosedur tetap pemusnahan a. PengertianProsedur Pemusnahan Berkas Rekam Medis Rwat Jalan adalah proseur yang disusun untuk memudahkan proses pemusnahan Berkas Rekam Medis In-aktif.b. TujuanTerciptanya penyelenggaran Berkas Rekam Medis yang baik dan benar.c. KebijakanProsedur pemusnahan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan mengacu kepada :a) Buku pedoman kerja Rekam Medis Rumah Sakit UmumDaerah Kota Bandungb) Surat edaran Dirjen Yanmed pelayanan MedikNo.HK.00.06.1.5.01160.d. ProsedurTabel 2.3 Jadwal penyusutan dan pemusnahan Rekam MedisRawat Jalan dan Rawat Inap, yaitu :NoKelompokAktifInaktif

RJRIRJRI

1Umum5 thn5 thn2 thn2 thn

2Mata5 thn10 thn2 thn2 thn

3Jiwa10 thn5 thn5 thn5 thn

4Orthopedi10 thn10 thn2 thn2 thn

5Kusta15 thn15 thn2 thn2 thn

6Ketergantungan Obat15 thn15 thn2 thn2 thn

7Jantung10 thn10 thn2 thn2 thn

8Paru5 thn10 thn2 thn2 thn

Sumber : Dirjen Yanmed Tahun 1997.h. Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila Retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :a) Riset dan edukasib) Kasus-kasus telibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukumc) Untuk kepentingan tertentu seperti :1) Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta2) Mata3) Perkosaan4) HIV / AIDS5) Penyesuain kelamin6) Kasus adopsi7) Bayi tabung8) Cangkok organi. Memisahkan lembar Rekam Medis yang mempunyai nilai guna dan harus diabadikan, yaitu meliputi :a) Ringkasn masuk dan keluar b) Resumec) Lembar operasi d) Identifikasi bayie) Lembar persetujuan f) Lembar kematian.Tabel 2.4 Contoh Pertelaan Arsip Rekam Medis In-aktif yang akandisimpan atau dilestarikan.No.No Rekam MedisTahunJangka WaktuPenyimpananDiagnosaAkhir

No = Nomor Urut Rekam MedisNo Rekam Medis = Nomor Arsip Rekam Medis yang akan disimpanTahun = Tahun terakhir kunjungan/pelayanan pasien dirumah sakit Jangka Waktu Penyimpanan = Menunjukan jangka/tenggang waktu yang ditentukan oleh komite Rekam Medis untuk penyimpanan arsip Rekam Medis In-aktif yang mempunyai nilai guna tertentuDiagnosa Akhir = Diagnosis penyakit pasien pada saat terakhir dilayani di unit layanan Rumah Sakit atau diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang lebih dari satu dagnosa.Tabel 2.5 Contoh Pertelaan Arsip Rekam Medis yang akan dimusnahkan.No.No Rekam MedisTahunJangka WaktuPenyimpananDiagnosaAkhir

No = Nomor Urut Rekam MedisNo Rekam Medis = Nomor Arsip Rekam Medis yang akan dimusnahkanTahun = Tahun terakhir kunjungan/pelayanan pasien dirumah sakit Jangka Waktu Penyimpanan = Menunjukan jangka/tenggang waktu yang ditentukan oleh komite Rekam Medis untuk penyimpanan arsip Rekam Medis In-aktif yang mempunyai nilai guna tertentuDiagnosa Akhir = Diagnosis penyakit pasien pada saat terakhir dilayani di unit layanan Rumah Sakit atau diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang lebih dari satu dagnosa.B. Pengentryan Data Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungPengertian Entry adalah memasukkan data dari luar sistem ke dalam suatu memori dan proses untuk diolah dan menghasilkan informasi yang diperlukan, berkas rekam medis milik pasie yang sudah diretensi dan masih mempunyai nilai guna kemudian dientry atau di Input ke komputer. Data berkas rekam medis yang di input ke dalam komputer tersebut akan diakumulasikan dengan data-data berkas rekam medis pasien milik yang lama, data tersebut akan tersusun rapih dan aman.C. Sistem Penerimaan Rawat Jalan Rumah Sakit Umum Daerah KotaBandung1. Untuk pasien dan keluarga pasiena. Ketentuan untuk pasien baru umum1) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinik2) Membayar retribusi pendaftaran rawat jalan3) Menunjukan identitas berupa KTP sim atau kartu pelajar atau memberikan identitas yang di perlukan oleh petugas4) Menunggu panggilan di tempat tunggu masing-masing poliklinik.b. Ketentuan untuk pasien baru ASKES1) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinik2) Mengambil no antrian ASKES dan menunggu panggilan dari petugas ASKES3) Menunjukan kartu askes dan surat rujukan asli dari puskesmas4) Memberikan informasi yang di butuhkan oleh petugas ASKESuntuk di buatkan SJP(surat jaminan pelayanan)5) Menunggu panggilan di tempat tunggu masing-masing poliklinik.c. Ketentuan untuk pasien Jamkesmas, Gakinda, SKM Kota1) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinik2) Mengambil nomor antrian loket Jamkesmas, Gakinda, SKM Kota3) Menyerahkan persyaratan a) Jamkesmasi. Menunjukan Kartu Jamkesmas asli dan menyerahkan foto copy 2 bundelii. Surat rujukan puskesmas asli dan foto copy iii. KTP suami, istri asli fotocopyiv. Kartu keluarga asli dan foto copy b) Gakindai. Menunjukan Kartu Gakinda asli dan menyerahkan foto copy 2 bundelii. Surat rujukan puskesmas asli dan foto copy iii. Ktp suami, istri asli fotocopyiv. Kartu keluarga asli dan foto copy c) SKMi. MenunjukanSKM Kota Bandung asli dan menyerahkan foto copy 2 bundelii. Surat rujukan puskesmas asli dan foto copy iii. KTP suami, istri asli fotocopyiv. Kartu keluarga asli dan foto copyv. Surat persyaratan dan surat kuasa yang dikeluarkan oleh rumahd. Kontrak, Jamsostek, dan Asuransi lainnya1) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinik2) Mendapat pengesahan dari petugas verifikasi3) Menyerahkan surat rujukan dan lembar pengesahan ke petugas penerimaan rawat jalan di loket 24) Menunggu panggilan di tempat tunggu masing-masing poliklinik.2. Untuk petugas penerimaan pasien baru rawat jalana. Petugas menerima data identitas pasien dan meminta surat rujukan bila adab. Mengisi identitas pasien pada rekam medis rawat jalan dan memberi nomor rekam medisc. Melampirkan surat pengantar rujukan pada rekam medis bila adad. Memasukan data pasien ke dalam computer atau mencatat pada buku register rawat jalan.e. Membuat KIB (kanrtu identitas berobat) dan memberikannya kepada pasienf. Memberi penjelasan kepada pasien agar KIB disimpan dan dibawa setiap kali berobat ke RSUD Kota Bandungg. Menyinpan rekam medis rawat jalan pada boks file sesuai dengan poliklinik yang dituju3. Petugas poliklinik mengambil rekam medis rawat jalan ke pendaftaran sesuai dengan polikli2. Pasien rawat jalan lamaa. Untuk pasien dan keluarga pasien1) Ketentuan untuk pasien lama umuma) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak dan penyakit dalam, mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinikb) Membayar retribusi pendaftaran rawat jalanc) Menyerahkan KIB (Kartu Identitas Berobat) atau memberikan identitas yang di perlukan oleh petugas(jika ada perubahan data identitas)d) Menunggu panggilan di tempat tunggu masing-masing poliklinik.2) Ketentuan untuk pasien baru ASKESa) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinikb) Mengambil nomor antrian ASKES dan menunggu panggilan dari petugas ASKESc) Menunjukan kartu askes, KIB dan surat rujukan asli dari puskesmas untuk di buatkan SJPd) Menunggu panggilan di tempat tunggu masing-masing poliklinik.3) Ketentuan untuk pasien Jamkesmas, Gakinda, SKM Kotaa) Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinikb) Mengambil nomor antrian loket Jamkesmas, Gakinda, SKM Kotac) Menyerahkan KIBd) Menyerahkan persyaratan i. Jamkesmas1. Menunjukan Kartu Jamkesmas asli dan menyerahkan foto copy 2 bundel2. Surat rujukan puskesmas asli dan foto copy3. Ktp suami, istri asli fotocopy4. Kartu keluarga asli dan foto copy ii. Gakinda1. Menunjukan Kartu Gakinda asli dan menyerahkan foto copy 2 bundel2. Surat rujukan puskesmas asli dan foto copy3. Ktp suami, istri asli fotocopy4. Kartu keluarga asli dan foto copy iii. SKM1. Menunjukan SKM Kota Bandung asli dan menyerahkan foto copy 2 bundel2. Surat rujukan puskesmas asli dan foto copy3. Ktp suami, istri asli fotocopy4. Kartu keluarga asli dan foto copy5. Surat persyaratan dan surat kuasa yang dikeluarkan oleh rumah sakit.iv. Kontrak, Jamsostek, dan Asuransi lainnya1. Untuk pasien yang akan berobat ke poliklinik gigi, mata, anak, dalam mengambil nomor antrian di masing-masing poliklinik2. Mendapat pengesahan dari petugas verifikasi3. Menyerahkan surat rujukan, KIB dan lembar pengesahan ke petugas penerimaan rawat jalan di loket 24. Menunggu panggilan di tempat tunggu masing- masing poliklinik.b. Untuk petugas penerimaan pasien baru rawat jalan1. Petugas menerima KIB (bila ada) jika tidak ada meminta identitas untuk dicari di database pasien.2. Mencari rekam medis rawat jalan pasien dari rak penyimpanan sesuai dengan nomor dan identitas3. Melampirkan surat pengantar rujukan pada rekam medis bila ada4. Memasukan data pasien ke dalam computer atau mencatat pada buku register rawat jalan.5. Menyimpan rekam medis rawat jalan pada boks file sesuai dengan poliklinik yang ditujuc. Petugas poliklinik mengambil rekam medis rawat jalan ke pendaftaran sesuai dengan poliklinik masing-masing kecuali poliklinik mata, THT, Kulit kelamin, diantar oleh petugas distribusi.3. Prosedur pendaftaran pasien rawat inapa. Surat pengantar dari dokter rawat jalan atau IGD diserahkan kepada petugas TPP rawat inapb. Petugas TPP mencatat identitas pada register rawat inap.c. Pasien/keluarga pasien diminta mengisi informed consent rawat inap dan mengisi surat pernyataan bersedia dirawat.d. Petugas TPP mengisi identitas pasien pada status pasien rawat inap. e. Berkas rekam medis dikirimkan ke ruang rawat inap bersama-samadengan pasien.4. Prosedur pasien gawat daruratPasien datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat. Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang biasa, pasien gawat darurat di tolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya. Setelah mendapat pelayanan yang cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien:1. Pasien boleh langsung pulang2. Pasien dirujuk atau di kirim ke rumah sakit lain3. Pasien harus dirawat dengan persyaratan sebagai berikut:a. Pasien yang sudanh diseleksi dan membawa surat pengantar perawatan dapat langsung di bawa keruang perawatanb. Jika pasien sudah sadar dan dapat diwawancarai. Petugas pendaftaran rawat inap mendatangi pasien atau keluarga untuk mendapatkan identitas selengkapanyac. Central opname megecek data identitas ke bagian rekammedis untuk menetahui apakah pasien pernah dirawat ke rumah sakitd. Bagi pasien yang pernah di rawat maka rekam medisnya segera dikirim ke ruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai nomor yang telah dimilikinya.e. Bagi pasien yang belum pernah dirawat, maka di berikan rekam medis baru.2.12 Permasalahan yang timbul dalam Analisis Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungBerdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan, penulis menemukan berbagai macam masalah dalam penyusutan dan pemusnahan Berkas Rekam Medis di Ruma Sakit Umum Daerah Kota Bandung, adalah sebagai berikut :1. Retensi berkas rekam medis tidak dilakukan secara periodik sehingga ketika banyak berkas rekam medis yang in-aktif disimpan, maka ruang penyimpanan terjadi penumpukan dirak penyimpanan rawat jalan dan rawat inap. Bila hal ini berlangsung dalam jangka waktu yang cukup lama maka banyak ruangan yang akan terpakai percuma. Padahal rangan tersebut dapat dipakai sebagai sarana pelayan tambahan.2. Penyimpanan berkas rekam medis tidak disusun secara rapih, sehingga jika ada pasien yang mempunyai berkas rekam medis in- aktif datang berobat kembali maka akan terjadi kesulitan dalam menemukan berkas rekam medis, maka otomatis data dan catatan kesehatan pasien akan menjadi baru. Padahal bila berkas rekam medis milik pasien dapat ditemukan maka dalam hal penegakkan diagnosa penyakit akan lebih mudah.3. Tidak ada tempat khusus rekam medis yang sudah diretensi sehingga kerahasian isi berkas rekam medis yang sudah diretensi tidak terjaga.Padahal jika berkas rekam medis tersebut tidak dijag maka pihak rumah sakit dapat dibawa ke jalur hukum karena sudah lalai dalam menjaga kerahasian berkas rekam medis milik pasien.2.13 Upaya Penyelesaian Masalah dalam Analisis Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota BandungUpaya untuk penyelesaian masalah dalam Analisis Penyusutan dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung adalah sebagai berikut :1. Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung adalah Rumah Sakit Pendidikan yang menerima pasien dalam jumlah yang cukup banyak tiap harinya, untuk masalah retensi sebaiknya dilakukan secara periodik sehingga tidak akan terjadi penumpukan berkas rekam medis dibeberapa rak penyimpanan rawat jalan dan rawat inap.2. Untuk Penyimpanan berkas rekam medis sebaiknya disusun secara rapih sehingga pada saat ada pasien lama tidak akan mengalami kesulitan dalam menemukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan in-aktif.3. Sebaikya untuk berkas rekam medis yang sudah diretensi disediakan tempat penyimpanan yang khusus sehingga kerahasiaan isi berkas rekam medis yang sudah diretensi tersebut bisa terjaga tampa bisa diketahui oleh petugas-petugas lainnya.BAB IIIKESIMPULAN DAN SARAN3.3KesimpulanSetelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa, pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung tidak dilakukan secara periodik sehingga ketika banyak berkas rekam medis yang in-aktif disimpan, maka ruang penyimpanan terjadi penumpukan rak penyimpanan rawat jalan maupun rawat inap. Bila hal ini berlangsung dalam jangka waktu yang cukup lama maka banyak ruangan yang akan terpakai percuma. Padahal ruangan tersebut dapat dipakai sebagai sarana pelayanan tambahan.Penyimpanan Berkas Rekam Medis tidak disusun secara rapih, sehingga pada saat jika ada pasien yang mempunyai berkas Rekam Medis in-aktif datang berobat kembali maka akan terjadi kesulitan dalam menemukan berkas rekam medis, maka otomatis data dan catatan kesehatan pasien akan menjadi baru. Padahal bila berkas rekam medis milik pasien dapat ditemukan maka dalam hal penegakkan diagnosa penyakit akan lebih mudah.Tidak ada persediaan tempat khusus untuk Berkas Rekam Medis yang sudah diretensi sehingga kerahasiaan isi berkas rekam medis yang sudahdiretensi tidak terjaga. Padahal jika kerahasiaan berkas rekam medis tersebut tidak dijaga maka pihak Rumah Sakit dapat dibawa ke jalur hukum karena sudah lalai menjaga kerahasian berkas rekam medis milik pasien.3.4SaranMengingat masalah pelaksaan penyusutan dan pemusnahan berkas Rekam Medis dilakukan disemua rumah Sakit, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelaksaan penyusutan dan pemusnahan berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung diantaranya adalah sebagai berikut :1. Untuk masalah retensi sebaiknya dilakukan secara periodik sehingga tidak akan terjadi penumpukan berkas rekam medis dibeberapa rak penyimpanan rawat jalan maupun rawat inap.2. Untuk Penyimpanan berkas rekam medis sebaiknya disusun secara rapih sehingga pada saat ada pasien lama datang berobat kembali, petugaspun tidak akan mengalami kesulitan dalam menemukan kembali berkas rekam medis di ruang penyimpanan in-aktif milik pasien tersebut.3. Dengan menyediakan ruangan khusus untuk berkas rekam medis yang sudah diretensi sehingga kerahasiaan isi berkas rekam medis tersebut bisa tetap terjaga tanpa bisa diketahui oleh petugas-petugas lainnya.DAFTAR PUSTAKAA. DOKUMEN1. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.2. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 159b/Per/II/1998 TentangRumah Sakit.3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/MenKes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis.B. BUKU-BUKU ILMIAH1. Amri Malemta Ginting. 2011. Tinjauan Prosedur Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis pada bagian Rekam Medis Di Rumah Sakit Immanuel Bandung. Laporan Semester. Bandung.2. Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta.3. Farida Gustini dkk. 2011. Manajemen Pelayanan Rumah Sakit.Caraka Indonesia.4. Sudra. 2008. Statistik Rumah Sakit ( dari sensus pasien dan retensi hingga statistik kematian dan otopsi ). Penerbit Graha IlmuC. WEBSITE1. Pengertian Rawat Jalan http://andjou.blogspot.com/2007/05/pengertian-rawat-inap.html [jumat 18/05/2011 18:40]2. Pengertian Rawat Inap http://nyowidanaskm.wordpress.com/2010/08/03/definisi-rawat- jalan/ [jumat 18/05/2011 18:40]3. Pengertia Gawat Darurat http://robbybee.wordpress.com/2009/02/25/konsep-dasar- keperawatan-gawat-darurat/ [jumat 18/05/2011 18:40]DAFTAR RIWAYAT HIDUPPenulis dilahirkan di Bima (NTB) pada tanggal 23 Oktober1989, dengan nama Efina, anak bungsu dari 7 bersaudara. Beragama Islam, memiliki hobi masak dan ngumpul bareng temen-teman.Riwayat pendidikan penulis :1. SD Negeri 1 Kilo Tahun 1996-20022. SMP Negeri 1 Kilo Tahun 2002-20053. SMA Negeri 1 Kilo Tahun 2005-20084. POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG program D III RekamMedis dan Informatika Kesehatan Tahun 2009Penulis memiliki bekal pengalaman pertama kali mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung sejak 27 Februari hingga 27 April 2012. Penulis persembahkan laporan ini untuk orang-orang yang saya sayang terutama untuk kedua orang tua, keluarga beserta teman-teman dan kerabat yang selama ini selalu mendukung. Semoga Laporan ini bermanfaat khususnya untuk saya umumnya untuk para mahasiswa.

pe

Pelaksanaan Rekam Medis

Memilih dan Memindahkan

Berkas Rekam Medis inaktif danPelaksaan Rekam Medis

Mengi mputkan Berkas Rekam

Medis