PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN DAN PERENCANAAN …

PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN DAN PERENCANAAN

PERSEDIAAN OBAT PADA LOGISTIK FARMASI RS FA MEDIKA

TUGAS AKHIR

Program Studi

S1 Akuntansi

Oleh:

EVITA FARDI KUSUMA DEWI

16430200009

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS DINAMIKA

2020



TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Sarjana Akuntansi

Oleh:

Nama : Evita Fardi Kusuma Dewi

Nim : 16430200009

Progran Studi : S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


2020

TUGAS AKHIR



Dipersiapkan dan disusun oleh

Evita Fardi Kusuma Dewi

NIM: 16.43020.0009

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji

Pada: 09 September 2020

Susunan Dewan Pembahas

Pembimbing :

I. Arifin Puji Widodo, S.E., MSA.

NIDN 0721026801

II. A.B Tjandrarini, S.Si.,M.Kom.

NIDN 0725127001

Pembahas :

Ir. Henry Bambang Setyawan,M.M.

NIDN 0725055701

Tugas Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan

untuk memperoleh gelar Sarjana

Dr. Drs. Antok Supriyanto, M.MT.

NIDN 0726106201

Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis


iii

I know it was hard to finish it, but you just came this way

Grateful and proud of yourself

Allah will always guide you

Proudly present this to my :

EEE Family, thanks a lot for the support, love and motivation

My friends that always beside me and help me to finish it

Thank you

SURAT PERNYATAAN

PERSETUJUAN PUBLIKASI DAN KEASLIAN KARYA ILMIAH

Sebagai mahasiswa Universitas Dinamika, saya :

Nama : Evita Fardi Kusuma Dewi

NIM : 16430200009

Program Studi : S1 Akuntansi

Fakultas : Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Jenis Karya : Tugas Akhir

Judul Karya : PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN DAN

PERENCANAAN PERSEDIAN OBAT PADA BAGIAN

LOGISTIK FARMASI RS FA MEDIKA

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa:

1. Demi pengembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Seni, saya menyetujui memberikan

kepada Universitas Dinamika Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-Exclusive Royalti Free

Right) atas seluruh isi/ sebagian karya ilmiah saya tersebut di atas untuk disimpan,

dialihmediakan dan dikelola dalam bentuk pangkalan data (database) untuk selanjutnya

didistribusikan atau dipublikasikan demi kepentingan akademis dengan tetap mencantumkan

nama saya sebagai penulis atau pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta

2. Karya tersebut di atas adalah karya asli saya, bukan plagiat baik sebagian maupun keseluruhan.

Kutipan, karya atau pendapat orang lain yang ada dalam karya ilmiah ini adalah semata hanya

rujukan yang dicantumkan dalam Daftar Pustaka saya

3. Apabila dikemudian hari ditemukan dan terbukti terdapat tindakan plagiat pada karya ilmiah

ini, maka saya bersedia untuk menerima pencabutan terhadap gelar kesarjanaan yang telah

diberikan kepada saya.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Surabaya, 05 September 2020

Yang menyatakan

Evita Fardi Kusuma Dewi

NIM : 16430200009

vii

ABSTRAK

RS FA Medika merupakan RS swasta yang telah berdiri selama 5 tahun. Proses

pengadaan obat pada Bagian Logistik Farmasi dilakukan planner ketika obat

dianggap telah mencapai titik minimal persediaan atau saat obat tidak tersedia.

Planner tidak memiliki perhitungan safety stock dan reorder point dari persediaan

sehingga penentuan titik minimal persediaan merupakan perhitungan subjektif.

Perhitungan pembelian oleh planner berdasarkan pada laporan penjualan dengan

rata-rata 3 bulan komsumsi dan epidemiologi dengan peningkatan 2 kali lipat.

Proses pengadaan obat dilakukan setiap satu bulan sekali. Permasalahan yang

terjadi adalah kehabisan stok (out of stock). Solusi yang diberikan terhadap

permasalahan yang terjadi yaitu perancangan sistem pengendalian dan perencanaan

persediaan obat pada Bagian Logistik Farmasi RS FA Medika. Penelitian ini

dilakukan dalam dua tahap yaitu pertama pengendalian persediaan dan kedua

perencanaan persediaan. Pengendalian persediaan dilakukan dengan menghitung

safety stock, reorder point (ROP), dan sell thru, sedangkan perencanaan persediaan

dilakukan dengan menghitung analisis ABC, saran pembelian berdasarkan Sell

thru, dan Inventory Turn Over Ratio (ITOR). Hasil dari penelitian ini berupa

rancangan sistem pengendalian dan perencanaan persediaan obat yang dilengkapi

dengan laporan persediaan, laporan pembelian, laporan permintaan, laporan

kelompok obat, dan laporan perputaran persediaan. Selain itu hasil simulasi data

untuk obat Acetylcystein Kaps berdasarkan perhitungan konsumsi milik RS

persentase rata-rata untuk selisih persediaan dengan permintaan mencapai 219%

sedangkan persentase rata-rata untuk selisih persediaan dengan permintaan

menggunakan perhitungan hasil perancangan sistem mencapai 72% sehingga

kelebihan persediaan akhir mengalami penurunan sebesar 147% dibandingkan

dengan perhitungan yang sebelumnya.

Kata Kunci : Persediaan Obat, Perencanaan dan Pengendalian, RS FA Medika

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT atas rahmat dan hidayah yang

diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) yang berjudul

“Perancangan Sistem Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Obat pada RS FA

Medika”. Adapun maksud Tugas Akhir merupakan salah satu syarat untuk

menyelesaikan program studi Strata Satu (S1) di Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Dinamika Surabaya.

Dalam proses penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari dukungan

berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan, motivasi, kritik dan saran

kepada penulis. Melalui kesempatan yang berharga ini, penulis menyampaikan

ucapan terima kasih kepada:

1. Mama, Papa, Mas Ekky, dan Mbak Putri yang selalu mendukung dan

mendoakan saya sehingga mampu untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Dr. Drs. Antok Supriyanto, M.MT., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Universitas Dinamika.

3. Bapak Arifin Puji Widodo, S.E., MSA. selaku Ketua Program Studi S1

Akuntansi dan selaku Dosen Pembimbing 1 yang telah memberikan arahan dan

juga memotivasi penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir (TA) .

4. Ibu A.B Tjandrarini, S.Si.,M.Kom. selaku Dosen Pembimbing 2 yang selalu

memberikan arahan dan motivasi untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Ir. Henry Bambang Setyawan,M.M. selaku Dosen Pembahas yang telah

memberikan kritikan, masukan, dan saran dalam penyempurnaan Tugas Akhir

ini.

6. Ahmad Syuyuth Herdeawan S.Kom dan Raysa Machfud Diana S.Kom selaku

perwakilan narasumber dari RS FA Medika yang telah bersedia meluangkan

waktu untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan Tugas

Akhir.

7. Teman-teman yang berharga untukku Nerissa, Lutfiana, Elzha, Cindy, Dhea,

Dimas, Yogi, Erik,Ichwan dan Dini Adiarnita yang sangat membantu penulis

dari segi psikis maupun proses pembuatan laporan ini.

8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu dalam kesempatan ini,

yang telah memberikan bantuan, doa, dan dukungan kepada penulis.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas segala kebaikan kepada semua

pihak yang telah berkenan memberikan waktunya untuk membimbing penulis,

sehingga penulis mendapatkan tambahan ilmu dan informasi. Penulis mohon maaf

apabila dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan. Semoga laporan ini

dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Surabaya, September 2020

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ........................................................................................................ vii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... viii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ xii

DAFTAR TABEL ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ........................................................................... 4

1.3 Batasan Masalah .............................................................................. 4

1.4 Tujuan ............................................................................................. 5

1.5 Manfaat ........................................................................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................ 6

2.1 Sistem ............................................................................................. 6

2.2 Farmasi ........................................................................................... 6

2.3 Persediaan ....................................................................................... 7

2.4 Waktu Tenggang (Lead Time) ......................................................... 9

2.5 Sediaan Keamanan (Safety stock) .................................................... 9

2.6 Reorder Point (ROP) ..................................................................... 10

2.7 Analisis ABC ................................................................................ 10

2.8 Perputaran Penjualan (sell thru) ..................................................... 12

2.9 Inventory Turn Over Ratio (ITOR) ............................................... 13

2.10 Penelitian Terdahulu ...................................................................... 14

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ...................................................... 16

3.1 Tahap Communication ................................................................... 16

3.2 Tahap planning.............................................................................. 16

3.2.1 Estimasi Pengerjaan (Estimating) ..................................... 16

3.2.2. Penjadwalan Pengerjaan (Scheduling) .............................. 16

3.2.3 Monitoring Pengerjaan ..................................................... 17

3.3 Tahap modelling ............................................................................ 17

3.3.1 Analisis Proses Bisnis ...................................................... 17

3.3.2. Analisis Kebutuhan Pengguna .......................................... 18

3.3.3 Analisis Kebutuhan Data ................................................. 18

3.4 Tahap construction ........................................................................ 18

3.4.1 Langkah Analisis Data ..................................................... 18

3.4.2 Perancangan Sistem ......................................................... 18

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN........................................................... 19

4.1 Hasil communication ..................................................................... 19

4.1.1 Wawancara ...................................................................... 19

4.1.2 Dokumentasi .................................................................... 20

4.1.3 Studi Literatur .................................................................. 20

4.2 Hasil planning ............................................................................... 20

4.3 Hasil modelling ............................................................................. 20

4.3.1 Analisis Proses Bisnis ...................................................... 21

4.3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna .......................................... 22

4.3.3 Analisis Kebutuhan Data ................................................. 22

4.4 Hasil construction ......................................................................... 23

4.4.1 Hasil analisis data ............................................................ 23

4.4.2 Hasil Perancangan Sistem ................................................ 32

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 43

5.1 Kesimpulan ................................................................................... 43

5.2 Saran ............................................................................................. 43

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 44

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ......................................................................... 46

LAMPIRAN ..................................................................................................... 47

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1.1 Perbandingan Persentase Pasien dan Persentase Pendapatan Penjualan

Obat Tahun 2018 ............................................................................. 3

Gambar 4. 1 Input, Proses Output (IPO) ............................................................. 24

Gambar 4. 2 Laporan Perputaran Persediaan ...................................................... 32

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Estimasi Pengerjaan ........................................................................... 16

Tabel 3.2 Monitoring Pengerjaan ....................................................................... 17

Tabel 4. 1 identifikasi permasalahan pada proses bisnis ..................................... 21

Tabel 4. 2 Analisis Kebutuhan Pengguna ........................................................... 22

Tabel 4.3 Contoh Hasil Pencatatan Obat Masuk dan Keluar ............................... 25

Tabel 4.4 Contoh Hasil Pencatatan Transaksi ..................................................... 25

Tabel 4. 5 Laporan Persediaan Obat ................................................................... 26

Tabel 4.6 Contoh Perhitungan Lead time Pertransaksi ........................................ 26

Tabel 4. 7 Contoh Rata-Rata Lead time untuk Tiap Obat ................................... 27

Tabel 4. 8 Contoh Perhitungan Jumlah, Rata-Rata, dan Maksimal Permintaan

Perobat ............................................................................................ 27

Tabel 4.9 Contoh Perhitungan Safety Stock ....................................................... 28

Tabel 4. 10 Contoh Perhitungan Reorder Point................................................... 29

Tabel 4. 11 Contoh Perhitungan Sell Thru .......................................................... 29

Tabel 4. 12 Contoh Perhitungan Analisis ABC Triwulan 1 ................................. 30

Tabel 4. 13 Contoh Perhitungan Saran Beli ........................................................ 31

Tabel 4. 14 Perhitungan ITOR Per Triwulan ...................................................... 31

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Penjadwalan Pengerjaan .................................................................. 47

Lampiran 2 Proses Bisnis Pengadaan Obat pada RS FA Medika ........................ 48

Lampiran 3 Data Permintaan Obat RS FA Medika ............................................. 49

Lampiran 4 Rangkuman Perentase Analisis ABC ............................................... 51

Lampiran 5 Proses Bisnis Sistem Pengendalian dan Perencanaan Persediaan Obat

.......................................................................................................................... 52

Lampiran 6 Data Flow Diagram (Desain Proses) ................................................ 53

Lampiran 7 Desain Data..................................................................................... 61

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Rumah sakit (RS) merupakan suatu organisasi yang bergerak dalam bidang

pelayanan jasa kesehatan masyarakat. Di dalam aktifitasnya kegiatan yang

dilakukan oleh RS melibatkan bagian instalasi farmasi untuk pemenuhan obat

pasien. Kualitas pelayanan atas kinerja instalasi farmasi dan ketersediaan obat

merupakan hal yang penting untuk RS karena sebagai pemenuhan kepuasan pasien

dan peningkatan loyalitas pasien. RS FA Medika merupakan RS swasta yang sudah

berdiri selama hampir 5 (lima) tahun untuk melayani kesehatan masyarakat di

sekitarnya.

Proses bisnis pengadaan obat dimulai dengan permintaan obat dari staf

instalasi farmasi. Staf instalasi farmasi akan melakukan input permintaan obat ke

dalam sistem yang dimiliki. Staf logistik farmasi kemudian akan melakukan

pengecekan stok obat yang ada di sistem dengan kartu stok. Jika obat yang diminta

tersedia, staf logistik farmasi akan menyiapkan obat sesuai dengan permintaan obat

yang diajukan. Obat akan didistribusikan sesuai dengan jam operasional

pendistribusian. Pendistribusian dilakukan 2 sesi yaitu pagi pukul 08.30-11.00 dan

siang pukul 13.00-15.00 untuk hari Senin hingga Jumat, dan 1 sesi pagi pukul

08.30-12.00 untuk hari Sabtu. Setelah obat didistribusikan, staf logistik farmasi

akan melakukan pencatatan pengeluaran obat pada sistem dan kartu stok. Staf

instalasi farmasi juga akan melakukan pencatatan penambahan persediaan pada

sistem dan kartu stok.

Kemudian jika permintaan obat yang dilakukan oleh staf instalasi farmasi

tidak tersedia, maka staf logistik farmasi akan membuat daftar obat yang telah

habis. Daftar obat yang telah habis diberikan kepada planner untuk selanjutnya

digunakan sebagai acuan perencanaan pembelian obat. Selain daftar obat yang telah

habis, planner juga melihat kartu stok untuk menentukan obat yang dianggap telah

mencapai titik minimal persediaan. Planner tidak memiliki perhitungan safety stock

dan reorder point dari persediaan sehingga penentuan titik minimal bergantung

2

pada subjektifitas penilaian planner. Setelah planner membuat perencanaan

pembelian, langkah selanjutnya yaitu melakukan perhitungan pembelian.

Perhitungan pembelian berdasarkan pada laporan penjualan dengan rata-rata 3

bulan konsumsi dan epidemiologi dengan peningkatan 2 kali lipat.

Setelah melakukan perhitungan permintaan pembelian, planner akan

membuat purchase requisition (PR) rangkap 3. Selanjutnya PR akan diverifikasi

oleh manajer umum, manajer keuangan, dan direktur umum dan keuangan. Setelah

verifikasi lengkap planner akan memberikan PR kepada asisten manajer

pengadaan. Ketika asisten manajer pengadaan mendapatkan PR dari planner,

langkah selanjutnya yaitu menghubungi pemasok dan melakukan pemesanan

pembelian. Setelah melakukan pemesanan, asisten manajer pengadaan akan

membuat purchase order (PO) rangkap 3 yang kemudian akan diverifikasi oleh 3

orang yaitu manajer umum, manajer keuangan, dan direktur umum dan keuangan.

Setelah verifikasi lengkap maka PO akan diberikan oleh asisten manajer pengadaan

kepada pemasok dan staf logistik farmasi.

Proses pengadaan obat dilakukan setiap satu bulan sekali. Jika pesanan

datang, staf logistik farmasi akan mengecek kesesuaian pemesanan dengan

purchase order, surat jalan, dan faktur. Permasalahan yang terjadi selama ini adalah

kehabisan stok (out of stock). Hal ini dikarenakan tidak adanya pengendalian

persediaan yang dilakukan oleh RS FA Medika dalam hal memperhitungkan lead-

time dan safety stock setiap obat. Hal ini mengakibatkan terjadinya obat habis tetapi

masih dalam proses pengadaan atau bahkan belum melakukan proses pengadaan

kembali. Hal ini menyebabkan terjadinya urgent purchasing (UP) yang dilakukan

staf logistik farmasi dengan persetujuan manajer umum dan staf instalasi farmasi

yang kemudian obat akan dicarikan ke apotek dan RSsekitar. Dampak lain yang

ditimbulkan karena tidak adanya pengendalian persediaan yaitu menumpuknya stok

yang mengakibatkan adanya stok yang kadaluwarsa dan rusak pada masa

penyimpanan sehingga akan dilakukan pemusnahan. Dari data yang didapatkan

pada tahun 2018 tingkat pelaksanaan UP rata-rata dilakukan sebanyak 24 kali tiap

bulannya.

3

Gambar 1.1 Perbandingan Persentase Pasien dan Persentase Pendapatan Penjualan

Obat Tahun 2018

Dalam kegiatannya, penjualan obat dipengaruhi oleh banyaknya pasien yang

ada di RS karena penjualan obat RS FA Medika tidak dilakukan jika tanpa resep

dokter. Akan tetapi dari data tingkat pasien yang ada tidak menjamin pendapatan

penjualan obat yang terjadi, karena terdapat data tingkat pasien yang tinggi tetapi

pendapatan penjualan obat yang terjadi semakin rendah dari bulan sebelumnya

(Maret, April, Mei, Juli, dan September) pada Gambar 1.1. Dari perbandingan

persentase tingkat pasien dan persentase pendapatan penjualan obat tersebut bisa

dianalisis bahwa ketika pasien meningkat dan pendapatan menurun, ada

kemungkinan RS tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan.

Dari identifikasi permasalahan yang terjadi saat ini, RS FA Medika diberikan

solusi berupa perancangan sistem pengendalian pengadaan persediaan obat.

Merancang sistem pengendalian persediaan yang meliputi perhitungan safety stock

untuk menentukan titik aman persediaan, reorder point (ROP) yang digunakan

untuk mengetahui titik pemesanan kembali dari persediaan dan perhitungan

perputaran penjualan menggunakan metode sell thru untuk mengetahui tingkat

perputaran penjualan. Solusi selanjutnya yaitu dari segi perencanaan persediaan

menggunakan analisis ABC untuk mengetahui pengelompokan obat berdasarkan

tingkat pemakaian rata-rata sehingga mengetahui prioritas pemesanan obat dan

perhitungan saran pembelian menggunakan metode perhitungan sell thru. Dari

solusi yang diberikan, dilakukan evaluasi perputaran persediaan menggunakan

inventory turn over ratio (ITOR) guna mengetahui tingkat efisiensi perputaran

persediaan terhadap kegiatan operasional. Adanya perancangan sistem ini

7.9 7.0 8.1 8.2 8.3 6.6 8.9 8.2 8.4 10.3 9.2 8.8

2124 22 21 20 21 20

2320 22 23

26

0.0

10.0

20.0

30.0

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

PERBANDINGAN PERSENTASE PASIEN DAN PERSENTASE PENDAPATAN PENJUALAN OBAT

PADA RS FA SELAMA TAHUN 2018

Persentase Pasien Persentase Pendapatan

4

membantu bagian planner dalam menentukan kebutuhan pemenuhan obat secara

efektif dan efisien sehingga tidak terjadi lagi out of stock.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang terjadi dalam latar belakang, maka rumusan

masalah pada penelitian ini yaitu “Bagaimana Merancang Sistem Pengendalian dan

Perencanaan Persediaan Obat pada Logistik Farmasi RS FA Medika?”. Dari

rumusan masalah tersebut berikut beberapa sub permasalahan yang dapat diuraikan:

1. Bagaimana menghitung lead time?

2. Bagaimana menghitung tingkat titik aman (safety stock) persediaan obat?

3. Bagaimana menentukan titik pemesanan kembali atau reorder point (ROP) atas

persediaan obat?

4. Bagaimana mengelompokkan kebutuhan persediaan obat menggunakan

analisis ABC?

5. Bagaimana menentukan jumlah pembelian kembali dengan metode sell thru

dalam pengadaan persediaan?

6. Bagaimana menghitung tingkat efisiensi perputaran persediaan menggunakan

Inventory Turn Over Ratio (ITOR) sebagai bentuk evaluasi persediaan?

1.3 Batasan Masalah

Dari rumusan masalah yang telah dijabarkan sebelumnya, batasan masalah

yang digunakan yaitu:

1. Perancangan sistem terfokus untuk menangani pengendalian, perencanaan dan

evaluasi persediaan obat menggunakan perhitungan safety stock, reorder point

(ROP), perputaran penjualan dengan metode sell thru, analisis ABC dan

perhitungan ITOR pada RS FA Medika

2. Obat yang dianalisis sesuai dengan formularium yang ada pada RS FA Medika

3. Sistem pencatatan persediaan obat menggunakan metode perpetual

4. Pengeluaran obat pada logistik menggunakan sistem FEDFO (First Expired

Date First Out)

5. Penentuan lead time berdasarkan rata-rata masa kirim pemasok untuk tiap obat

6. Perancangan sistem tidak membahas pengembalian barang atau retur

5

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu menghasilkan

perancangan sistem pengendalian dan perencanaan persediaan obat berdasarkan

perhitungan reorder point, safety stock, analisis ABC, dan sell thru serta terdapat

hasil evaluasi persediaan dengan perhitungan ITOR.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat yang bisa didapatkan dari penelitian yaitu:

1. Membantu manajemen perusahaan untuk mengetahui jumlah titik aman

persediaan dan kapan harus dilakukan pemesanan kembali

2. Membantu perusahaan dalam mengelompokkan persediaan untuk menentukan

proritas dan jumlah pemesanan persediaan untuk menjamin kelancaran proses

penjualan obat yang dilakukan

3. Membantu manajemen perusahaan dalam menilai efisiensi perputaran

persediaan terhadap operasionalnya

.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan

berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan. (Romney and Steinbart 2016). Sebagian

besar sistem akan memiliki subsistem yang lebih kecil untuk mendukung sistem

yang lebih besar sebagai bentuk untuk mencapai informasi yang diinginkan.

2.2 Farmasi

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 51 tahun 2009

tentang pekerjaan kefarmasian menyatakan bahwa pekerjaan kefarmasian adalah

pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan,

penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat,

pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan

obat, bahan obat dan obat tradisional. Pelayanan kefarmasian adalah suatu

pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan

sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan

mutu kehidupan pasien.

Menurut peraturan menteri kesehatan tentang standar pelayanan kefarmasian

RSno 58 tahun 2014 Instalasi Farmasi adalah unit pelaksana fungsional yang

menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit. Tugas

dan tanggung jawab dari instalasi farmasi RSmenurut peraturan menteri kesehatan

no 58 tahunn 2014 yaitu:

1. Indikator yang ditetapkan sebisa mungkin sederhana baik dalam pengumpulan

data maupun dalam rumus perhitungan untuk mendapatkannya.

2. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan pelayanan farmasi klinis yang optimal dan profesional serta sesuai

prosedur dan etika profesi.

3. Melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis

habis pakai yang efektif, aman, bermutu dan efisien.

7

4. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan sediaan farmasi, alat

kesehatan, dan bahan medis habis pakai guna memaksimalkan efek terapi dan

keamanan serta meminimalkan risiko.

5. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan

formularium Rumah Sakit.

2.3 Persediaan

Menurut Rudianto (2012) persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan

baku, dan barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual

atau diproses lebih lanjut. Menurut Soemarso S.R, (2013) Persediaan barang

dagang (merchandise inventory) adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan

untuk dijual kembali yang pada umumnya dinilai pada harga terendah antara harga

perolehan dan harga pasar atau nilai yang diharapkan dapat direalisasikan. Dari

pengertian para ahli yang telah dijelaskan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa

persediaan adalah barang yang dimiliki perusahaan untuk kemudian dilakukan

pemrosesan atau dijual sebagai bentuk mendapatkan perolehan dari harga pasar

atau nilai yang diharapkan dapat terealisasikan. Fungsi yang bisa didapatkan dari

persediaan dalam hal fleksibilitas operasi perusahaan adalah: (Heizer and Render

2016)

1. Untuk memberikan pilihan barang agar dapat memenuhi permintaan pelanggan

yang diantisipasi dan memisahkan perusahaan dari fluktuasi permintaan

2. Untuk memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi

3. Untuk mengambil keuntukngan dari potongan jumlah

4. Untuk menghindari inflasi dan kenaikan harga

Tujuan dari pengelolaan persediaan yaitu: (Nurhayati 2005)

1. Menyediakan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan

biaya minimum

2. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (misalnya : safety stock)

3. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian

4. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran

Berdasarkan pada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi 3 jenis yaitu:

(Nurhayati 2005)

8

1. Lot size inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih

besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini digunakan untuk

mendapatkan potongan harga karena pembelian dalam jumlah yang besar dan

memperoleh biaya pengangkutan yang lebih rendah

2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi

permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya serta untuk mengatasi

berbagai kondisi tidak terduga.

3. Anticipation stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi

permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim.

Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan

sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak mengganggu operasi perusahaan.

Persamaan persediaan (inventory equation) dapat digunakan untuk memahami arus

persediaan. Untuk perusahaan dagang menurut Subramanyam & Wild (2014)

persamaan persediaan memiliki perhitungan sebagai berikut:

𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝑎𝑘ℎ𝑖𝑟 = 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝑎𝑤𝑎𝑙 + 𝑃𝑒𝑚𝑏𝑒𝑙𝑖𝑎𝑛 𝑏𝑒𝑟𝑠𝑖ℎ − 𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑃𝑜𝑘𝑜𝑘 𝑃𝑒𝑛𝑗𝑢𝑎𝑙𝑎𝑛

Persamaan ini menekankan arus biaya dalam perusahaan. Biaya persediaan

awalnya dicatat pada neraca. Saat persediaan terjual, biaya akan dipindahkan dari

neraca dan mengalir pada laporan laba rugi sebagai harga pokok penjualan (HPP).

Pengendalian persediaan merupakan kegiatan usaha perusahaan untuk

menyediakan dan mempertahankan tingkat persediaan secara optimal sehingga

tidak menganggu proses operasional yang terus berjalan. Menurut Ristono (2013)

tujuan dilakukan pengendalian persediaan merupakan bentuk usaha perusahaan

untuk:

1. Dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat

(memuaskan konsumen).

2. Menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami

kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini

dikarenakan:

a. Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga

sulit diperoleh.

b. Kemungkinan pemasok terlambat mengirimkan barang yang dipesan.

9

3. Mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba

perusahaan

2.4 Waktu Tenggang (Lead Time)

Waktu tenggang atau yang biasa disebut dengan lead time adalah selisih

waktu antara permintaan pembelian hingga barang sampai di gudang. Menurut

Indrajit (2013) dalam artikelnya mengatakan bahwa dari segi supply chain

management konsep lead time dapat dilihat dari 2 sudut pandang, yaitu dari pihak

pemasok dan pelanggan.

1. Dari segi pelanggan

Lead time merupakan rentang waktu yang dibutuhkan dari saat memesan

barang (order) sampai barang diterima. Disebut dengan ‘the-order-to-delivery

cycle’

2. Dari segi pemasok

Lead time merupakan retang waktu yang dibutuhkan untuk merubah dari

penerimaan pesanan (order) sampai menerima uang tunai. Disebut dengan

‘the-cash-to-cash cycle’

Menurut Indrajit (2013), Komponen dari order-to-delivery cycle ialah:

1. Proses permintaan pemesanan (rata-rata 3 hari, jangka waktu 1-5 hari)

2. Proses pencatatan pemesanan (rata-rata 2 hari, jangka waktu 1-3 hari)

3. Proses pemesanan (rata-rata 5 hari, jangka waktu 1-9 hari)

4. Proses pembuatan atau penyiapan barang (rata-rata 3 hari, jangka waktu 1-5

hari)

5. Proses pengangkutan (rata-rata 3 hari, jangka waktu 1-5 hari)

6. Proses diterima (rata-rata 2 hari, jangka waktu 1-3 hari)

Dari komponen perhitungan tersebut didapatkan perhitungan jumlah lead time rata-

rata 18 hari dengan jangka waktu 6-30 hari.

2.5 Sediaan Keamanan (Safety stock)

Menurut Nafarin (2013) Sediaan keamanan adalah persediaan bahan untuk

menjamin jalannya usaha yang bersifat permanen dan termasuk kedalam aset tidak

lancar. Menurut Nasution (1996) safety stock adalah persediaan pengaman untuk

10

mengurangi resiko kehabisan persediaan. Menurut Fenty and Stefanus

(2015) Perhitungan safety stock dilakukan dengan cara:

𝑆𝑆 = (𝑃𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚 − 𝑃𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑟𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎) 𝑥 𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑇𝑖𝑚𝑒 (2.1)

Pemakaian maksimum merupakan perhitungan yang didapatkan berdasarkan

penggunaan tertinggi (unit) tiap harinya dalam 1 periode, sedangkan pemakaian

rata-rata berdasarkan pada perhitungan rata-rata pengeluaran obat (unit) per

harinya dalam 1 periode dan lead time yang merupakan rata-rata pengiriman barang

oleh pemasok dalam hari, sehingga satuan akhir dari perhitungan safety stock yaitu

unit.

Dalam pencatatan stok persediaan dikenal juga istilah minimal stock. Kondisi

safety stock dengan minimal stock persediaan memiliki perbedaan. Minimum stock

merupakan jumlah yang ditentukan dari penggunaan rata-rata dengan lead time

pemenuhan barang. Perhitungan minimum stock adalah:

𝑀𝑖𝑛𝑖𝑚𝑢𝑚 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 = 𝑃𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑟𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑝𝑒𝑟ℎ𝑎𝑟𝑖 𝑥 𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑇𝑖𝑚𝑒

2.6 Reorder Point (ROP)

Saat kembali pesan atau yang disebut dengan reorder point (ROP) adalah saat

harus memesan kembali bahan yang diperlukan, sehingga kedatangan bahan yang

dipesan tersebut tepat pada waktu sediaan diatas sediaan keamanaan sama dengan

nol (Nafarin 2013). Menurut Rangkuti (2007) ROP merupakan titik jumlah

persediaan keamanan yang dibutuhkan selama masa tenggang. Menurut Rangkuti

(2007) perhitungan ROP adalah:

𝑅𝑂𝑃 = (𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑇𝑖𝑚𝑒 𝑋 𝑃𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑟𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎) + 𝑆𝑎𝑓𝑒𝑡𝑦 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 (2.2)

Satuan perhitungan ROP yaitu unit yang didapatkan dari perhitungan lead

time dengan satuan hari, pemakaian rata-rata dengan satuan unit/hari dan safety

stock yang menggunakan satuan unit.

2.7 Analisis ABC

Analisis ABC merupakan suatu teknik penggolongan kelompok data yang

kemudian diberikan kategori-kategori untuk memudahkan identifikasi. Menurut

Heizer and Render (2016), Analisis ABC membagi persediaan ke dalam tiga

kelompok berdasarkan pada volume tahunan yang diukur menggunakan permintaan

11

tahunan dari setiap barang persediaan dikalikan biaya per unit. Analisis ini

bermanfaat untuk menganalisis pola konsumsi dan total nilai konsumsi seluruh item

berdasarkan pada tingkat penggunaannya. Suatu item obat dalam persediaan dapat

diklasifikasikan kedalam 3 kelompok yaitu kelas A, B dan C. Menurut Heizer and

Render (2016) penjelasan dari masing-masing kelas kelompok yaitu:

1. Kelas A – klasifikasi kelompok kelas A umumnya berjumlah sekitar 15% dari

total barang persediaan. Jika dikonversikan dalam nilai rupiah item ini

mewakili 70% sampai 80% dari total penggunaan uang. Item kelompok kelas

A mulai dai 0%-80%, perlu diberi perhatian khusus serta dikendalikan

persediaannya dengan benar karena persediaan dalam jumlah besar akan sangat

berpengaruh terhadap total nilai persediaan. Pengawasan terhadap item ini

relatif mudah karena jumlah itemnya sedikit. Item yang termasuk daftar ini

disebut Fast Moving Items

2. Kelas B – klasifikasi kelompok kelas B pada umumnya sekitar 30%-40% dari

total barang persediaan. Item ini nilainya 15% sampai 25% dari nilai totalnya.

Item kelompok B mulai dari 81%-95%, perlu diberi perhatian yang cukup

waspada dalam pengendalian persediaannya. Jumlah persediaan item B relatif

sedang tetapi karena rata-rata itemnya banyak maka akan berpengaruh pada

total nilai persediaan secara keseluruhan dan relatif sulit diawasi. Item yang

termasuk daftar ini disebut Medium Moving Items.

3. Kelas C – klasifikasi kelompok kelas C merupakan item yang jumlahnya

sekitar lebih dari 55% dari total seluruh persediaan. Item ini mewakili 5%

dalam volume uang tahunan, namun perlu diperhatikan pola mutasinya. Item

kelompok C mulai dari 96%-100%. Umumnya terdiri dari produk baru dan atau

produk yang telah lama mengendap. Meskipun nilai rupiahnya relatif kecil

namun akan menyita perhatian besar karena jumlah item yang banyak dan

jarang bergerak, sehingga sulit apabila harus dikendalikan dan diawasi. Item

ini akan menimbulkan biaya pemusnahan untuk barang yang telah lama

mengendap di dalam logistik. Item yang termasuk daftar ini disebut Slow

Moving Items

Kegiatan analisis ABC ini dapat digunakan untuk:

1. Mengukur tingkat konsumsi yang mencerminkan kebutuhan publik

12

2. Membantu menajemen menentukan tingkat persediaan yang efisien

3. Mengurangi tingkat inventaris dan biaya, karena penggolongan kelompok telah

sesuai dengan pergerakan persediaan sehingga barang tidak mengalami

pengendapan

4. Mencari sektor pengurangan biaya utama dengan menemukan harga lebih

rendah untuk pengadaan barang dengan kelompok kelas A karena pergerakan

barang cepat

Menurut Martono (2013), dalam pengklasifikasian persediaan menurut analisis

ABC langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: (2.3)

1. Mengumpulkan semua jenis inventori dan jumlah pemakaian nya serta harga

per unit

2. Mengurutkan jenis inventori sesuai dengan jumlah pemakaian tertinggi

3. Menentukan total nilai dengan mengalikan jumlah pemakaian dengan harga per

unit

4. Menjumlahkan total nilai pada kolom akumulasi

5. Menghitung persentase akumulasi terhadap total nilai dengan cara membagi

tiap akumulasi dengan total nilai keseluruhan

6. Mengurutkan nilai persentase akumulasi terhadap nilai total mulai dari

persentase kecil ke besar

7. Memberikan batasan kelompok untuk melakukan klasifikasi kelompok A, B,

dan C. Kelompok A dengan persentase 0%-80%, kelompok kelas B dengan

persentase 81%-95% dan kelompok kelas C dengan persentase 96%-100%.

Keuntungan membagi barang-barang persediaan kedalam kelompok kelas adalah

berbagai kebijakan dan pengendalian dapat ditetapkan pada setiap kelas.

Peramalan, pengendalian fisik, keandalan pemasok, dan pengurangan persediaan

pengaman yang lebih baik dapat dihasilkan dari sistem klasifikasi persediaan yang

dilakukan menggunakan analisis ABC.

2.8 Perputaran Penjualan (sell thru)

Menurut Wibowo (2009), Perputaran penjualan merupakan perhitungan

untuk mengetahui bagaimana persediaan yang dimiliki mengalami perputaran

dalam penjualannya. Perhitungan penjualan menggunakan metode sell thru

13

dilakukan untuk memungkinkan mengetahui perputaran penjualan perbulan atas

persediaannya. Nilai perhitungan yang tinggi menunjukkan kecepatan penjualan

dan persediaan yang baik sedangkan jika nilai perhitungan rendah menunjukkan

bahwa kemungkinan penjualan buruk atau terlalu banyak memiliki persediaan.

Perhitungan yang dilakukan menggunakan rumus sebagai berikut:

𝑠𝑒𝑙𝑙 𝑡ℎ𝑟𝑢 % = 𝑠𝑜𝑙𝑑 𝑜𝑛

(𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑜𝑟𝑦 𝑜𝑛 ℎ𝑎𝑛𝑑+ 𝑠𝑜𝑙𝑑 𝑜𝑛) (2.4)

Menurut Jenny , et al. (2019) keputusan pembelian kembali didasarkan pada

“Plan-Do-Check-Act” cycle dimana perencanaan untuk pembelian merupakan

rangkaian linier yang panjang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan pasar dan

pemilihan barang yang akan dibeli. Menurut Djembor, Eko and Septria (2018)

pedoman pengelolaan obat dengan metode konsumsi memperhatikan beberapa data

seperti pemakaian rata-rata, waktu tunggu, perkembangan pola permintaan, sisa

stok, dan stok pengaman.

Perhitungan saran pembelian (SP) pada penelitian ini menggunakan perhitungan

dengan pendekatan konsumsi dan epidemiologi yang dilakukan oleh RS FA Medika

dengan inovasi konsumsi menggunakan rumus sell thru. Rumus perhitungan saran

beli sebagai berikut:

1. Saran pembelian minimal :

SP = (penjualan x sell thru %) + ((rata-rata (penjualan x sell thru %)) x lead time)

+ safety stok – sisa stok (2.5)

2. Saran pembelian maksimal :

SP = ((penjualan x sell thru % x 2) + ((rata-rata (penjualan x sell thru %)) x lead

time)) + safety stok – sisa stok (2.6)

2.9 Inventory Turn Over Ratio (ITOR)

Menurut Kasmir (2015) Perputaran persediaan merupakan rasio untuk

megukur berapa kali dana yang ditanam dalam sediaan (inventory) berputar selama

periode. Semakin kecil rasio ini, semakin buruk demikian pula sebaliknya. Menurut

Hery (2015) Rasio ITOR menunjukkan kualitas persediaan barang dagang dan

kemampuan manajemen dalam melakukan aktivitas penjualan. Menurut

Subramanyam and Wild (2013) Perputaran persediaan merupakan tingkat

14

perputaran persediaan menggunakan harga pokok penjualan sebagai ukuran volume

penjualan karena dilaporkan berdasarkan harga perolehan, bukan pasar.

Berdasarkan pendapat yang telah dijelaskan dapat disimpulkan bahwa, rasio

perputaran persediaan atau inventory turn over ratio merupakan ukuran untuk

mengetahui berapa kali persediaan barang rata-rata berputar dalam satu periode

tertentu. Semakin kecil rasio perputaran menandakan bahwa penjualan persediaan

kecil dan persediaan berlebihan, sebaliknya jika rasio perputaran persediaan tinggi

maka semakin efisien manajemen persediaan dari perusahaan. Menurut

Subramanyam and Wild (2013) perhitungan ITOR sebagai berikut:

𝐼𝑇𝑂𝑅 = 𝐻𝑎𝑟𝑔𝑎 𝑃𝑜𝑘𝑜𝑘 𝑃𝑒𝑛𝑗𝑢𝑎𝑙𝑎𝑛

𝑆𝑎𝑙𝑑𝑜 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 𝑅𝑎𝑡𝑎−𝑟𝑎𝑡𝑎 (2.7)

Harga Pokok Penjualan = Persediaan awal + Pembelian – Persediaan Akhir

Saldo persediaan rata-rata = (persediaan Awal + Persediaan Akhir) / 2

Penurunan ratio perputaran persediaan sering diindikasikan bahwa produk

perusahaan tidak kompetitif. Perusahaan menginginkan persediaan dalam jumlah

mencukupi untuk memenuhi tuntutan pelanggan tanpa kehabisan persediaan dan

tidak lebih. Berikut perhitungan tingkat perputaran persediaan berdasarkan hari:

𝑅𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ ℎ𝑎𝑟𝑖 𝑑𝑎𝑙𝑎𝑚 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑒𝑑𝑖𝑎𝑎𝑛 =365 ℎ𝑎𝑟𝑖

𝐼𝑇𝑂𝑅

Perhitungan ini digunakan untuk mengetahui total hari yang dibutuhkan perusahaan

untuk menjual rata-rata persediaannya. Angka ini juga menentukan banyaknya hari

supaya memenuhi persediaan rata-rata saat ini. Perusahaan menggunakan cara ini

untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas penggunaan persediaan. Perhitungan

ini juga digunakan sebagai bentuk pertimbangan dengan perusahaan sejenis

mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menjual seluruh persediaan

yang dipunya perusahaan dalam satuan hari.

2.10 Penelitian Terdahulu

Penelitian ini didasarkan pada penelitian terdahulu yang pernah dilakukan,

yaitu penelitian oleh:

1. Gita Gilang Kencana yang berjudul Analisis Perencanaan dan Pengendalian

Persediaan Obat Antibiotik RSUD Cicalengka Tahun 2014. Dalam penelitian

tersebut dijelaskan bahwa, perhitungan analisis menggunakan metode ABC

indeks kritis, safety stock, economic order quantity (EOQ) dan reorder point

15

(ROP). Serta dilakukan pula evaluasi persediaan dengan inventory turn over

ratio (ITOR). Hasil dari penelitian ini yaitu safety stock untuk obat cefadroxil

sebesar 343, EOQ sebesar 1.476 dan ROP sebesar 977. Hasil perhitungan ITOR

sebesar 8,1.

2. Ali maimun yang berjudul perencanaan obat antibiotic berdasarkan kombinasi

metode konsumsi dengan analisis ABC dan reorder point terhadap nilai

persediaan danturn over ratio di insstalasi farmasi RS Darul istiqomah

kaliwungu Kendal. Permasalahan yang terjadi dikarenakan kelebihan stok obat.

Solusi yang diberikan digunakan untuk mengetahui perbedaan nilai persediaan

dan ITOR setelah penerapan perencanaan menggunakan metode kombinasi

antara metode konsumsi dan analisis ABC dan reorder point. Hasil dari

penelitian menunjukan uji coba dapat menurunkan nilai persediaan dan

meningkatkan ITOR dan didapatkan efisiensi sebesar 30,14%

3. Fenty ayu rosmania, Stefanus Supriyanto yang berjudul analisis pengelolaan

obat sebagai dasar pengendalian safety stock pada stagnant dan stockout obat.

Permasalahan yang terjadi yaitu terjadinya stagnant dan stockout obat di

seluruh puskesmas di Surabaya, dengan rata-rata sebesar 47,9% stagnant dan

8,56% stockout. Penelitian ini menggunakan perhitungan rumus konsumsi

dengan memperhitungkan pemakaian rata-rata, stok pengaman, waktu tunggu,

dan sisa stok. Hasil dari penelitian ini yaitu puskesmas diharapkan menerapkan

perhitungan safety stock untuk mengendalikan persediaan obat yang ada pada

gudang dan dengan perencanaan yang di lakukan peneliti menghasilkan

kesesuaian sebesar 16,03% dengan pemakaian obat pada puskesmas.

4. Muhammad fikri, rancang bangun aplikasi penentuan pengadaan obat pada RSI

Jemursari Surabaya. Permasalahan yang terjadi pada penelitian ini yaitu

pengelolaan obat berdasarkan perkiraan yang mengakibatkan tidak pastinya

beberapa produk obat yang harus dipesan, dan kapan waktu yang tepat dalam

melakukan pemesanan obat. Solusi yang diberikan yaitu aplikasi pengadaan

obat yang akan membantu bagian farmasi untuk melakukan pengadaan dengan

metode peramalan, ROP, dan safety stock.

16

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Tahap Communication

Tahap communication dilakukan untuk mencari permasalahan yang terjadi

dan mengumpulkan data yang diperlukan sebagai penunjang penelitian pada RS FA

Medika. Pada tahap requirement gathering dilakukan survey dan wawancara pada

Logistik Farmasi RS FA Medika serta studi literatur untuk menunjang referensi

metode penelitian.

3.2 Tahap planning

Tahap planning dilakukan untuk penjadwalan pengerjaan sebagai bentuk

deskripsi kegiatan pengerjaan sehingga pengerjaan dilakukan sesuai dengan waktu

yang telah ditentukan. Tahap planning dibagi menjadi 3 sub yaitu estimasi

pengerjaan, penjadwalan pengerjaan, dan monitoring pengerjaan.

3.2.1 Estimasi Pengerjaan (Estimating)

Proses estimasi pengerjaan ini dilakukan untuk pemetaan estimasi waktu

pengerjaan Perancangan Sistem Pengendalian dan Perencanaan Persediaan Obat

pada Logistik Farmasi RS FA Medika. Dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Estimasi Pengerjaan No Nama Proses Estimasi Waktu

1 Communication 1 Bulan

2 Planning 2 Minggu 3 Modelling 2 Bulan

4 Construction 4 Bulan

3.2.2. Penjadwalan Pengerjaan (Scheduling)

Proses ini dilakukan untuk membuat penjadwalan pengerjaan Perancangan

Sistem Pengendalian dan Perencanaan Persediaan Obat pada Logistik Farmasi RS

FA Medika. Penjadwalan dimulai dari proposal hingga laporan.

17

3.2.3 Monitoring Pengerjaan

Proses monitoring pengerjaan dilakukan untuk mencatat proses–proses yang

telah dilakukan untuk melakukan Perancangan Sistem Pengendalian dan

Perencanaan Persediaan Obat pada Logistik Farmasi RS FA Medika. Berikut

merupakan detail dari catatan proses–proses yang telah berjalan. Dapat dilihat pada

tabel 3.2.

Tabel 3.2 Monitoring Pengerjaan No Nama Proses Monitoring

1 Project initiation Sudah Dilakukan 2 Survey, Observasi, Wawancara, Literatur Sudah Dilakukan

3 Analisis Proses Bisnis Sudah Dilakukan

4 Identifikasi Permasalahan Sudah Dilakukan

5 Identifikasi Pengguna Sudah Dilakukan

6 Identifikasi Data Sudah Dilakukan

7 Analisis Kebutuhan Pengguna Sudah Dilakukan

8 Analisis Kebutuhan Data Sudah Dilakukan

9 Analisis Data Sudah Dilakukan

10 Perancangan sistem Sudah Dilakukan

3.3 Tahap modelling

Proses ini dilakukan untuk menganalisis serta mendesain dari proses

pengerjaan Perancangan Sistem Pengendalian dan Perencanaan Persediaan Obat

pada Logistik Farmasi RS FA Medika. Pada tahap modelling akan dilakukan

beberapa analisis yang digunakan sebagai pencarian data dan informasi yang

dibutuhkan untuk melakukan perancangan dan pembuatan sistem penelitian ini. Hal

ini bertujuan untuk menyesuaikan apa yang akan dibuat dengan masalah yang

sedang di hadapi oleh pihak terkait yaitu pihak Logistik Farmasi RS FA Medika.

3.3.1 Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis merupakan gambaran mengenai proses transaksi yang

terjadi pada logistik farmasi RS FA Medika. Kegiatan analisis proses bisnis

memiliki beberapa sub yang dilakukan yaitu identifikasi permasalahan, identifikasi

pengguna, dan identifikasi data.

18

3.3.2. Analisis Kebutuhan Pengguna

Analisis kebutuhan pengguna dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui

data dan informasi yang digunakan atau dibutuhkan oleh pengguna dari sistem yang

dibuat. Selain itu juga digunakan untuk menganalisis output yang diperoleh dari

pengguna tersebut.

3.3.3 Analisis Kebutuhan Data

Analisis kebutuhan data menggambarkan kebutuhan data dari setiap transaksi

yang diperlukan untuk proses Perancangan Sistem Pengendalian dan Perencanaan

Persediaan Obat pada Logistik Farmasi RS FA Medika.

3.4 Tahap construction

Tahapan construction merupakan kegiatan yang dilakukan untuk analisis data

dan perancangan sistem. Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan hasil dari tujuan

penelitian.

3.4.1 Langkah Analisis Data

Analisis data dilakukan untuk menghitung pengendalian, perencanaan dan

evaluasi dari data yang dimiliki sesuai dengan metode yang ditentukan. Kegiatan

perhitungan untuk pengendalian yaitu menghitung safety stock, reorder point, dan

sell thru. perhitungan perencanaan pada langkah analisis data digunakan untuk

menghitung perencanaan pengadaan obat dengan analisis ABC dan perhitungan

jumlah saran pembelian. Perhitungan evaluasi dilakukan untuk menghitung

perputaran persediaan dengan inventory turn over ratio (ITOR).

3.4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan untuk membuat rancangan sistem mulai dari

Proses Bisnis Sistem Pengendalian Dan Perencanaan Persediaan Obat, Data Flow

Diagram (Context Diagram, Diagram Jenjang, DFD level 0, dan DFD level 1)

Conceptual Data Model (CDM), Dan Physical Data Model (PDM), Dan Struktur

Tabel.

19

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil communication

Hasil dari tahapan communication terbagi menjadi 3 sub yaitu hasil

wawancara, dokumentasi dan studi literatur.

4.1.1 Wawancara

Wawancara dilakukan dengan tujuan untuk mengidentifikasi permasalahan

yang terjadi saat ini dan pegumpulan data-data terkait permasalahan serta informasi

lain yang dibutuhkan untuk menunjang solusi yang diberikan. Wawancara

dilakukan kepada bagian IT dan pengadaan di logistik farmasi RS FA Medika.

Berikut adalah daftar pertanyaan pada kegiatan wawancara yang terkait dengan

topik penelitian:

1. Bagaimana alur persediaan obat yang ada pada logistik farmasi?

Persediaan yang ada di logistik farmasi untuk berbagai bidang dari alat

kesehatan hingga obat. Untuk obat permintaan dilakukan oleh instalasi farmasi

ke logistik farmasi. Kemudian logistik farmasi akan mengirim sesuai dengan

jam operasional logistik farmasi. Setelah mengeluarkan barang logistik farmasi

akan mencatat kedalan form pengeluaran barang.

2. Bagaimana proses pengadaan pada logistik farmasi?

Ketika obat yang dibutuhkan habis atau tinggal dikit kita melakukan

perencanaan pembelian kemudian diberikan ke pengadaan untuk dilakukan

pembelian ke pemasok, saat barang diterima di logistik farmasi di catat dalam

penerimaan barang

3. Bagaimana proses penentuan pembelian obat?

Kita menghitung berdasarkan metode konsumsi dan epidemiologi dengan

menghitung konsumsi dari rata-rata pemakaian 3 bulan terakhir dan dikalikan 2

kali lipat ketika obat itu sedang musim.

20

4.1.2 Dokumentasi

Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk

dokumen maupun laporan yang dapat mendukung penelitian. Dalam proses ini,

peneliti mendapatkan data dari bagian IT berupa:

1. Data Pemasok

2. Data stok persediaan

3. Data obat (formularium)

4. Laporan Purchase Order (PO)

5. Laporan Penerimaan

6. Laporan Permintaan

4.1.3 Studi Literatur

Studi literatur dilakukan untuk mencari sumber referensi yang digunakan

sebagai salah satu acuan dalam melakukan penelitian. Literatur yang digunakan

berupa jurnal penelitian terdahulu ataupun buku yang dicantumkan pada bagian

daftar pustaka.

4.2 Hasil planning

Hasil dari tahap planning pengerjaan tidak sesuai dengan perencanaan awal

yang telah dibuat, hal ini dikarenakan pertengahan bulan maret terjadi pembatasan

skala besar terhadap daerah di sekitar Surabaya dan gresik sehingga penulis tidak

dapat melakukan observasi. Data yang didapatkan dikirim melalui email dan diolah

oleh penulis. Pengerjaan tahap contruction melebihi estimasi yang telah direncakan

yaitu sekitar 4 bulan hingga bulan Juni. Tabel skema pengerjaan dapat dilihat pada

Lampiran 1.

4.3 Hasil modelling

Hasil tahapan modelling terbagi menjadi 3 sub tahapan yang dilakukan, yaitu

analisis proses bisnis, analisis kebutuhan pengguna, dan analisis kebutuhan data.

21

4.3.1 Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis merupakan gambaran mengenai proses transaksi yang

terjadi. Dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan didapatkan

gambaran proses bisnis yang terjadi saat ini yang telah digambarkan pada Lampiran

2.

A. Identifikasi Permasalahan

Berdasarkan hasil survey, wawancara dan analisis proses bisinis diperoleh

identifikasi masalah.

Tabel 4. 1 identifikasi permasalahan pada proses bisnis No Permasalahan Dampak Solusi

1 Tidak adanya sediaan keamanan

(Safety stock)

Kehabisan stok obat (out of

stock)

Perancangan pengendalian

persediaan

2 Tidak adanya titik pemesanan

kembali (reorder point)


stock)


persediaan

3 Pembelian tidak berdasarkan prioritas

pergerakan persediaan

Obat yang dibutuhkan tetapi

tidak terbeli sehingga UP

Perancangan perencanaan

persediaan

4 Tidak memperhitungkan waktu

pengiriman dari pemasok


stock)


dengan menghitung lead time

B. Identifikasi Pengguna

Berdasarkan hasil survey dan wawancara dengan pihak Logistik Farmasi RS

FA Medika adalah bagian yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi yaitu

bagian staf logistik farmasi, planner, dan manajer umum.

C. Identifikasi Data

Berdasarkan hasil survey dan wawancara, analisis proses bisnis, identifikasi

permasalahan, dan identifikasi pengguna maka dapat dilakukan identifikasi data

untuk sistem yang akan dibuat sebagai pendukung jalannya proses bisnis didalam

Logistik Farmasi RS FA Medika. Data tersebut dapat diidentifikasikan sebagai

berikut:

1. Data Jenis Obat

2. Data Satuan

3. Data Obat

4. Data Karyawan

5. Data Pemasok

22

6. Data Klasifikasi ABC

7. Data Penerimaan Obat

8. Data Purchase Order (PO)

9. Daftar Permintaan Obat Instalasi Farmasi

4.3.2 Analisis Kebutuhan Pengguna

Analisis kebutuhan pengguna dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui

kebutuhan data dan kebutuhan informasi yang digunakan atau dibutuhkan oleh

pengguna dari sistem yang akan dibuat. Selain itu juga digunakan untuk

menganalisis output yang diperoleh dari pengguna tersebut.

Tabel 4. 2 Analisis Kebutuhan Pengguna Pengguna Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi

Staf logistik farmasi

Update data master 1. Data Karyawan 2. Data Pemasok

3. Data Jenis Obat

4. Data Satuan

5. Data Jabatan

6. Data Obat

1. Master Karyawan 2. Master Jabatan

3. Master Jenis Obat

4. Master Satuan

5. Master Pemasok

6. Master Obat

Pencatatan PO

verifikasi

1. Data PO verifikasi 1. Daftar PO verifikasi

Pencatatan obat

masuk

1. Data obat

2. Data PO verifikasi

3. Data Faktur Penjualan

1. Daftar Penerimaan obat

Pencatatan obat

keluar

1. Data permintaan obat instalasi

farmasi

1. Daftar Permintaan obat

Planner Pembuatan

laporan persediaan

obat

1. Data Stok Awal

2. Data Penerimaan obat

3. Data Permintaan obat

1. Laporan persediaan obat

Pembuatan laporan permintaan

1. Data Permintaan obat 1. Laporan Permintaan obat

Pembuatan laporan

pembelian

1. Data Penerimaan Obat 2. Laporan Pembelian

Pembuatan laporan

analisis ABC


2. Data Jumlah Permintaan

1. Laporan Kelompok Obat

Manajer

umum

Pembuatan laporan

ITOR

1. Data persediaan obat


1. Laporan Perputaran

Persediaan

4.3.3 Analisis Kebutuhan Data

Analisis kebutuhan data menggambarkan kebutuhan data dari setiap transaksi

yang menunjang proses Perancangan Sistem Pengendalian dan Perencanaan

Persediaan Obat pada Logistik Farmasi RS FA Medika.

23

1. Data master : digunakan untuk mencatat data karyawan, obat, jenis obat, satuan,

jabatan, pemasok.

2. Data purchase order (PO) verifikasi : digunakan untuk mengidentifikasi

permintaan pembelian yang dilakukan oleh bagian pengadaan kepada pemasok

3. Data obat : digunakan untuk membaca list obat yang ada pada formularium

4. Data faktur penjualan : digunakan untuk menyesuaikan PO dengan barang yang

diterima dari pemasok

5. Data permintaan obat instalasi farmasi : digunakan untuk mengetahui

permintaan obat yang diajukan oleh bagian instalasi farmasi kepada bagian

logistik farmasi

6. Data stok awal : digunakan untuk mengetahui jumlah stok pada awal periode

7. Data permintaan obat : digunakan untuk mengetahui pengeluaran obat pada

persediaan

8. Data penerimaan obat : digunakan untuk menyesuaikan pemesanan dengan PO

dan mengetahui obat apa saja yang telah diterima di logistik farmasi

9. Data jumlah permintaan : digunakan untuk mengetahui jumlah permintaan yang

dilakukan pada periode sebelumnya

10. Data persediaan obat : digunakan untuk mengetahui persediaan awal,

persediaan masuk, dan persediaan keluar pada logistik farmasi

4.4 Hasil construction

Hasil construction terbagi menjadi 2 sub yaitu hasil analisis data dan hasil

perancangan sistem. Hasil dari tiap tahapan merupakan bentuk hasil dan

pembahasan yang telah dilakukan selama penelitian.

4.4.1 Hasil analisis data

Hasil analisis data dilakukan sesuai dengan Input, Proses, Output (IPO) yang

digambarkan pada gambar 4.1. Analisis data dilakukan untuk mengolah data yang

didapatkan sesuai dengan metode perhitungan yang digunakan.

24

OutputProsesInput

- Data Permintaan

- Data Penerimaan

- Data Obat

Input 1

Pembuatan Laporan

Persediaan Obat

Proses 1

Laporan Persediaan Obat

Output 1

- Data Lead Time

Pertransaksi

Output 2

- Data rata-rata Lead Time

Perobat

Output 3

- Daftar Jumlah, Rata2,

Maksimal permintaan

perperiode

Output 4

- Daftar Safety Stok perobat

- Daftar ROP perobat

- Dafatra Sell Thru Perobat

Output 5

- Laporan ITOR Perperiode

Output 8

- Laporan Analisis ABC

Output 6

Perhitungan Analisis ABC

Proses 6

Perhitungan ITOR

Proses 8

Perhitungan Safety Stock,

ROP, Sell Thru

Proses 5

Perhitungan Jumlah. Rata2,

dan Maksimal Permintaan

Proses 4

Perhitungan rata-rata lead

time perobat

Proses 3

Perhitungan Lead Time

Pertransaksi

Proses 2

- Data Harga Beli

- Daftar Jumlah Permintaan

perperiode

Input 6

- Data Harga Beli

- Laporan Stok Obat

Input 8

- Daftar Jumlah, Rata2,

Maksimal permintaan

perperiode


Perobat

- Laporan Stok Obat

Input 5

- Data Permintaan

Input 4

- Data Lead Time

Pertransaksi

- Data Obat

Input 3

- Data PO

- Data Penerimaan

Input 2

Perhitungan Saran Pembelian

Proses 7- Daftar Jumlah permintaan

perperiode


Perobat

- Laporan Stok Obat

- Daftar Safety stock perobat

Input 7

- Daftar Saran Pembelian

Normal

- Daftar Saran Pembelian

Epidemiologi

Output 7

Gambar 4. 1 Input, Proses Output (IPO)

A. Membuat Laporan Persediaan Obat

Kegiatan pembuatan laporan persediaan obat merupakan sebuah kegiatan

untuk merangkum hasil transaksi yang dilakukan. Masukan data berdasarkan pada

tabel kegiatan transaksi penerimaan dan pengeluaran persediaan obat. Kegiatan ini

bertujuan untuk memunculkan kuantitas stok awal dan stok akhir untuk tiap

periode.

25

Tabel 4.3 Contoh Hasil Pencatatan Obat Masuk dan Keluar

ID OBAT NAMA OBAT STOK MASUK STOK KELUAR

BT02000001 ACETYLCYSTEIN KAPS 2120

BT02000003 ANTRAIN INJ JKN 2000

BT02000002 CEFADROXIL 500 MG TAB 19300





Tabel 4.4 Contoh Hasil Pencatatan Transaksi

FEB MAR

Awal Masuk Keluar Akhir Awal Masuk Keluar Akhir

BT02000001 2120 0 1200 920 920 1328 1900 348

BT06000001 2000 0 1500 500 500 2238 1400 1338

BT02000002 19300 0 2300 17000 17000 0 3600 13400

BT02000003 8200 0 2600 5600 5600 0 2800 2800

BT02000004 13000 0 12000 1000 1000 23000 7700 16300

Kuantitas yang dicatat pada tabel hasil pencatatan transaksi untuk kolom masuk dan

keluar merupakan jumlah stok yang diterima dan dikeluarkan untuk tiap bulan.

Seperti pada tabel 4.3 untuk bulan Februari kolom awal merupakan stok awal pada

bulan Februari yang nominalnya didapatkan dari stok akhir bulan Januari. Kolom

masuk didapatkan dari jumlah penerimaan obat yang dilakukan selama bulan

Februari. Kolom keluar didapatkan dari jumlah pencatatan obat yang dikeluarkan

selama bulan Februari. Kolom akhir merupakan hasil dari perhitungan stok awal

ditambah dengan stok masuk dan dikurangi dengan stok keluar yang hasilnya

merupakan stok akhir yang tersedia di akhir bulan Februari. Hasil pencatatan

transaksi merupakan kegiatan penyimpanan data sebagai data historis pada tabel.

Hasil pencatatan transaksi selanjutnya dapat digunakan untuk membuat laporan

persediaan obat yang digambarkan pada.

26

Tabel 4. 5 Laporan Persediaan Obat

LAPORAN PERSEDIAAN OBAT LOGISTIK FARMASI RS FA MEDIKA

PER : Feb-19

ID OBAT NAMA OBAT SALDO

AWAL MASUK KELUAR

TOTAL

STOK

BT02000001 ACETYLCYSTEIN KAPS 2120 0 1200 920

BT02000002 ANTRAIN INJ JKN 2000 0 1500 500

BT02000003 CEFADROXIL 500 MG TAB 19300 0 2300 17000

BT02000004 CETIRIZINE 10 MG 8200 0 2600 5600

BT06000005 ISDN TAB 13000 0 12000 1000

B. Menghitung Lead time

Kegiatan perhitungan lead time dilakukan saat penerimaan barang. Lead time

akan dihitung berdasarkan tiap transaksi penerimaan. Perhitungan lead time

pertransaksi didapatkan dengan menghitung selisih antara tanggal penerimaan

dengan tanggal PO kepada pemasok.

Tabel 4.6 Contoh Perhitungan Lead time Pertransaksi

PENERIMAAN TGLPO

TGL

PENERIMAAN NAMA OBAT LTTRANSAKSI

PR19010018 19/01/2019 19/01/2019 ACETYLCYSTEIN KAPS 0







Langkah selanjutnya setelah mendapatkan lead time per transaksi permintaan, kita

dapat menghitung rata-rata lead time untuk tiap obat. Rata-rata lead time didapatkan

dari rata-rata lead time pertransaksi untuk tiap obat pada bulan-bulan sebelumnya.

Perhitungan rata-rata lead time dari data yang telah didapatkan yaitu periode bulan

Januari hingga Juli 2019 untuk obat Acetylcystein Kaps didapatkan data seperti

tabel 4.5. Contoh perhitungan rata-rata lead time untuk bulan April merupakan rata-

rata lead time pertransaksi dari bulan Januari hingga Maret.

27

Tabel 4. 7 Contoh Rata-Rata Lead time untuk Tiap Obat

Kode Obat : BT02000001 - ACETYLCYSTEIN KAPS

Bulan Lead time transaksi Avrg lead time

Feb-19 1 1

Mar-19 5 1

Apr-19 0 2

Mei-19 0 2

Jun-19 2 1

Jul-19 0 1

C. Menghitung Jumlah, Rata-Rata, dan Maksimal Permintaan

Tahapan perhitungan jumlah, rata-rata, dan maksimal permintaan digunakan

untuk proses perhitungan pengendalian dan perencanaan persediaan. Perhitungan

jumlah permintaan berdasarkan pada permintaan satu bulan, sedangkan perhitungan

rata-rata merupakan rata-rata dari jumlah permintaan tiap bulan pada bulan-bulan

sebelumnya dan maksimal permintaan berdasarkan jumlah permintaan terbesar

bulan-bulan sebelumnya (historis). Data permintaan terlampir pada Lampiran 3.

Tabel 4. 8 Contoh Perhitungan Jumlah, Rata-Rata, dan Maksimal Permintaan

Perobat


Bulan Jumlah Permintaan

(Unit) Rata2 Permintaan

(Unit/Bulan) Maks Permintaan

(Unit)

FEB -19 1200 1600 1600

MAR – 19 1900 1400 1600

APR -19 2100 1567 1900

MEI – 19 1500 1700 2100

JUNI - 19 2400 1660 2100

JULI – 19 2500 1783 2400

AGUST-19 2300 1886 2500

SEPT-19 2100 1938 2500

OKT-19 1650 1956 2500

NOV-19 2800 1925 2500

DES-19 2840 2005 2800

Perhitungan jumlah permintaan didapatkan dari perhitungan jumlah untuk tiap

transaksi permintaan pada periode bulan. Rata-rata permintaan didapatkan dari

perhitungan unit per bulan dengan menghitung rata-rata jumlah permintaan pada

bulan sebelumnya, contoh untuk menghitung rata-rata permintaan bulan Maret

28

maka jumlah permintaan bulan Januari ditambahkan dengan jumlah permintaan

bulan Februari dibagi 2 (dua). Maksimal permintaan didapatkan dari jumlah minta

tertinggi bulan sebelumnya contoh untuk bulan Juni maksimal permintaan yaitu

2100 karena pada Januari hingga Mei jumlah permintaan tertinggi terjadi pada

bulan April sebesar 2100.

D. Menghitung Safety stock, ROP, dan Sell thru

Langkah selanjutnya yaitu menghitung Safety stock, ROP, dan Sell thru.

Langkah-langkah perhitungan yaitu:

D.1.Safety stock

Perhitungan safety stock membutuhkan data maksimal permintaan, rata-rata

permintaan, dan rata-rata lead time. Perhitungan safety stock dilakukan dengan cara

mengurangi maksimal permintaan dengan rata-rata permintaan, kemudian di bagi

dengan 30 hari untuk mengeluarkan penyebut menjadi hari. Selanjutnya dikalikan

dengan rata-rata lead time dalam hari, sehingga satuan untuk safety stock menjadi

unit.

Tabel 4.9 Contoh Perhitungan Safety Stock


Bulan Rata2 Permintaan

(Unit/Bulan)

Maks Permintaan

(Unit)

Avrg Lt

(Hari)

Safety Stock (Unit)

A B C D =((B-A)/30)*C

FEB -19 1600 1600 1 0

MAR – 19 1400 1600 1 7

APR -19 1567 1900 2 22

MEI – 19 1700 2100 2 27

JUNI - 19 1660 2100 1 15

JULI – 19 1783 2400 1 21

D.2. Reorder Point (ROP)

Perhitungan reorder point membutuhkan rata-rata permintaan, rata-rata lead

time, dan safety stock. Perhitungan reorder point dilakukan dengan cara membagi

rata-rata permintaan dengan 30 hari untuk mengeluarkan penyebut menjadi hari.

Selanjutnya dikalikan dengan rata-rata lead time dalam hari, dan ditambahkan

dengan safety stock. Satuan untuk reorder point menjadi unit.

29

Tabel 4. 10 Contoh Perhitungan Reorder Point


Bulan Rata2 Permintaan

(Unit/Bulan)

Avrg Lt

(Hari)

Safety Stock

(Unit)

Reorder Point

(Unit)

A B C D = ((A/30)*B)+C

FEB -19 1600 1 0 53

MAR – 19 1400 1 7 53

APR -19 1567 2 22 127

MEI – 19 1700 2 27 140

JUNI - 19 1660 1 15 70

JULI – 19 1783 1 21 80

D.3 Sell thru

Perhitungan sell thru membutuhkan jumlah permintaan, dan stock on hand

atau sisa persediaan. Perhitungan sell thru dilakukan dengan cara membagi jumlah

permintaan dengan penjumlahan antara jumlah permintaan dengan sisa persediaan.

Satuan untuk sell thru yakni persentase. Hasil persentase ini menunjukkan jumlah

perputaran permintaan pada stok yang tersedia saat ini.

Tabel 4. 11 Contoh Perhitungan Sell Thru


Bulan Jumlah Permintaan

(Unit)

Stok On Hand

(Unit) Sell Thru

A B C = (A / (A+B))

FEB -19 1200 920 57%

MAR – 19 1900 348 85%

APR -19 2100 1.467 59%

MEI – 19 1500 2.418 38%

JUNI - 19 2400 517 82%

JULI – 19 2500 1.977 56%

E. Menghitung Analisis ABC

Perhitungan analisis ABC dilakukan untuk mengelompokkan barang sesuai

dengan jumlah permintaan tertinggi. Perhitungan ini memungkinkan RS untuk

mengetahui volume tingkat pemakaian obat berdasarkan harga perolehannya.

Sehingga pihak RS dapat menentukan pemilihan pembelian selanjutnya. Masukan

untuk menghitung analisis ABC yaitu jumlah permintaan dan harga perolehan,

30

sehingga muncul nilai akumulasi terhadap total nilai. Perhitungan analisis ABC

dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali, hal ini dilakukan untuk mengawasi

pergerakan pengelompokan obat secara lebih detail sehingga kelompok obat A

selalu ada pada gudang karena ketersediaannya yang fast moving atau lebih banyak

dibutuhkan.

Tabel 4. 12 Contoh Perhitungan Analisis ABC Triwulan 1

Id Obat

Jumlah

Permintaan

(Unit)

Harga

( Rp.)

Total Nilai

(Rp.) Akumulasi (Rp.)

% Akum

Terhadap

Tot Nilai

Klasifikasi

BT02000004 31100 121 3.763.100 24.876.000 1,24% A

BT02000003 8000 135 1.080.000 320.650.420 15,94% A

BT02000002 7400 579 4.284.600 330.893.120 16,45% A

BT02000001 4700 990 4.653.000 467.579.244 23,24% A

BT06000001 4100 5940 24.354.000 516.122.544 25,66% A

Setelah mengetahui klasifikasi kelas untuk tiap permintaan obat, RS bisa

menghasilkan informasi mengenai jumlah dan persentase biaya serta item obat yang

tergolong kedalam kelompok A,B, atau C. Persentase ini memberikan informasi

bahwa meskipun item yang berada pada kelompok A sekitar 20 % tetapi penyerapan

biaya untuk pengadaan obat pada kelompok A bisa mencapai 70%-80% dari total

keseluruhan biaya pengadaan. Rangkuman jumlah dan persentase klasifikasi ABC

pada RS FA Medika terlampir pada Lampiran 4.

F. Menghitung Saran Beli

Perhitungan saran pembelian dilakukan setelah mengetahui perputaran

penjualan (sell thru) yang terjadi pada periode bulan tersebut. Perhitungan saran

pembelian digunakan sebagai kuantitas yang disarankan untuk planner menentukan

pemesanan pembelian.

31

Tabel 4. 13 Contoh Perhitungan Saran Beli Kode Obat : BT02000001 - ACETYLCYSTEIN KAPS

BULAN

Jumlah

Permintaan

(Unit)

Avrg LT

(hari)

SAFETY

STOCK

(unit)

SELL

THRU

SISA

STOK

(unit)

Saran

pembelian

normal (unit)

Saran

pembelian

epidemiologi

(unit)

A B C D E

F = (A*D) +

((A*D)/30)*B)

+C-E

F=((A*D)*2)+

((A*D)/30)*B)

+C-E

FEB -19 1200 1 0 57% 53 649 1.328

MAR – 19 1900 1 7 85% 53 1.613 3.219

APR -19 2100 2 22 59% 127 1.214 2.451

MEI – 19 1500 2 27 38% 140 499 1.074

JUNI - 19 2400 1 15 82% 70 1.985 3.960

JULI – 19 2500 1 21 56% 80 1.383 2.779

Perhitungan saran pembelian ini dibedakan menjadi 2 yaitu saran pembelian ketika

keadaan normal dan saran pembelian ketika keadaan epidemiologi. Perhitungan

saran pembelian membutuhkan data jumlah permintaan, persentase sell thru, safety

stock, rata-rata lead time, dan sisa stok ketika melakukan pembelian. Keputusan

untuk menggunakan kuantitas pembelian normal atau epidemiologi bergantung

pada keputusan planner.

G. Menghitung Inventory Turn Over Ratio (ITOR)

Perhitungan ITOR digunakan untuk mengevaluasi perputaran persediaan

menggunakan harga pokok penjualan dan rata-rata persediaan. Sebagai contoh tabel

4.12 berikut merupakan cara perhitungan perbandingan ITOR untuk tiap triwulan

pada RS FA Medika. Pada perbandingan perhitungan ITOR RS FA Medika yang

dilakukan dapat terlihat bahwa tiap periode perhitungan ITOR mengalami

perubahan fluktuatif. Hasil perhitungan ITOR dapat dihasilkan laporan perputaran

persediaan.

Tabel 4. 14 Perhitungan ITOR Per Triwulan Persediaan Awal Pembelian Saldo Akhir Hpp Saldo Persediaan ITOR

Triwulan 1 12.463.411.379 1.621.710.092 12.073.368.559 2.011.752.912 12.268.389.969 0,16

Triwulan 2 11.983.726.389 1.603.462.410 11.834.072.865 1.753.115.934 11.908.899.627 0,15

Triwulan 3 11.865.788.449 1.666.128.426 11.649.382.051 1.882.534.824 11.757.585.250 0,16

Triwulan 4 11.564.063.180 1.879.854.133 11.154.962.921 2.288.954.392 11.359.513.051 0,20

32

Gambar 4. 2 Laporan Perputaran Persediaan

4.4.2 Hasil Perancangan Sistem

Hasil perancangan sistem dijabarkan menjadi beberapa pembahasan yaitu

Proses Bisnis Sistem Pengendalian Dan Perencanaan Persediaan Obat, Data Flow

Diagram (Context Diagram, Diagram Jenjang, DFD level 0, dan DFD level 1)

Conceptual Data Model (CDM), Dan Physical Data Model (PDM), Dan Struktur

Tabel.

A. Proses Bisnis Sistem Pengendalian Dan Perencanaan Persediaan Obat

Penggambaran proses bisnis sistem rancangan dilakukan untuk menjelaskan

alur proses dalam sistem yang dilakukan menggunakan perancangan sistem

pengendalian dan perencanaan persedian. Penggambaran proses bisnis terlampir

pada Lampiran 5.

PER : 2019

HPP SALDO PERSEDIAAN ITOR

triwulan 1 2.011.752.912Rp 12.268.389.969Rp 0,16

triwulan 2 1.753.115.934Rp 11.908.899.627Rp 0,15

triwulan 3 1.882.534.824Rp 11.757.585.250Rp 0,16

triwulan 4 2.288.954.392Rp 11.359.513.051Rp 0,20

LAPORAN PERPUTARAN PERSEDIAAN LOGISTIK FARMASI RS FA MEDIKA

0,16 0,15

0,16

0,20

-

0,05

0,10

0,15

0,20

0,25

triwulan 1 triwulan 2 triwulan 3 triwulan 4

33

B. Data Flow Diagram (Desain Proses)

Data flow diagram merupakan rangkaian proses untuk membuat Context

Diagram, Diagram Jenjang, DFD level 0, DFD level 1 yang terlampir pada

Lampiran 6.

B.1 Context Diagram

Proses utama context diagram yaitu sistem pengendalian dan perencanaan

persediaan obat. Pemicu sistem tersebut yaitu permintaan obat dari bagian instalasi

farmasi. Terdapat beberapa entitas luar yang memberikan input maupun

mendapatkan output dari sistem. Berikut adalah penjelasan untuk masing-masing

entitas:

1. Pemasok

Pemasok merupakan bagian luar dalam sistem, pemasok akan memberikan

masukan kedalam sistem berupa data pemasok dan faktur penjualan. Data

pemasok nantinya akan digunakan sebagai isian data master pemasok. Faktur

penjualan digunakan untuk tahapan proses penerimaan barang dimana faktur

digunakan untuk mencocokan barang yang diterima dengan PO yang diajukan.

2. Staf instalasi farmasi

Staf instalasi farmasi merupakan bagian luar dari sistem yang memberikan

masukan berupa data permintaan obat. Data permintaan obat ini selanjutnya

akan digunakan sebagai pemicu dari sistem pengendalian dan persediaan obat.

3. Manajer logistik farmasi

Manajer logistik farmasi merupakan bagian luar sistem yang akan memberikan

masukan berupa data karyawan, data obat, dan nilai klasifikasi ABC. Manajer

logistik farmasi bertugas untuk mengontrol perputaran persediaan pada logistik

sehingga sistem akan memberikan laporan perputaran persediaan perperiode

sebagai bentuk evaluasi perputaran persediaan dari manajer untuk melakukan

pengadaan selanjutnya.

4. Planner

Planner merupakan bagian luar sistem yang akan mendapatkan luaran dari

sistem yaitu laporan persediaan, laporan pembelian, laporan permintaan,

purchase order (PO) dan laporan kelompok obat. Laporan yang didapatkan oleh

34

planner merupakan laporan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan

perencanaan pengadaan.

5. Asisten manajer pengadaan

Asisten manajer pengadaan merupakan bagian luar sistem yang akan

memberikan masukan data berupa PO verifikasi. PO verifikasi merupakan PO

yang akan disimpan dalam sistem karena PO tersebut telah di pesankan kepada

pemasok. PO verifikasi digunakan untuk menyesuaikan pemesanan dengan

barang yang diterima.

B2. Diagram Jenjang

Diagram berjenjang merupakan penjabaran proses lebih lanjut dari context

diagram. Terdapat proses utama yaitu sistem pengendalian dan perencanaan

persediaan obat yang akan dijabarkan menjadi 7 proses lanjutan. Proses lanjutan

yaitu pengelolaan data master, permintaan obat, perhitungan pengendalian dan

perencanaan, pemesanan obat, penerimaan obat, perhitungan ITOR, dan pembuatan

laporan. Dari proses lanjutan tersebut akan dijabarkan secara lebih detail ke tahapan

tiap proses yang lebih rinci.

B3. DFD level 0

Dari penggambaran diagram jenjang, selanjutnya akan di gunakan untuk

proses penggambaran DFD. Penggambaran DFD memiliki beberapa level sesuai

dengan sub proses yang ada pada diagram jenjang. DFD level 0 akan memberikan

gambaran proses umum yang akan dilakukan oleh sistem. Berikut penjelasan dari

masing-masing DFD level 0 yang telah digambarkan:

1. Pengelolaan data master

Proses pengelolaan data master merupakan proses awal yang digunakan untuk

mengisi data yang merupakan data induk dari sistem. Aliran data yang masuk

ke dalam proses ini adalah data obat, data karyawan, data pemasok dan data

klasifikasi ABC. Aliran data tersebut kemudian diproses dan menghasilkan

aliran data master berupa jenis obat, satuan, klasifikasi ABC, obat, pemasok,

jabatan, karyawan, dan stok opname yang disimpan dalam data store

2. Permintaan obat

35

Proses permintaan obat merupakan proses yang digunakan untuk mencatat

permintaan atau pengeluaran stok. Aliran data yang masuk pada proses ini

adalah permintaan obat dari instalasi farmasi, data store karyawan dan

pengecekan stok pada data store detail obat. Kemudian diproses dan

menghasilkan aliran data permintaan yang disimpan dalam data store

permintaan dan detail permintaan serta update stok pada data store detail obat

3. Perhitungan pengendalian dan perencanaan

Proses perhitungan pengendalian dan perencanaan digunakan untuk melakukan

perhitungan safety stock, reorder point, sell thru, analisis ABC, dan saran beli.

Aliran data yang masuk merupakan aliran data dari data store detail

penerimaan, detail permintaan, obat, dan klasifikasi ABC. Dari masing-masing

data store tersebut memberikan masukan pada proses berupa data permintaan,

lead time, harga beli, total stok persediaan, dan master klasifikasi yang

kemudian diproses untuk menghasilkan luaran berupa safety stock, reorder

point, sell thru, analisis ABC, dan saran beli. Hasil luaran akan disimpan pada

data store hasil perhitungan.

4. Pemesanan obat

Proses pemesanan obat merupakan proses yang digunakan untuk melakukan

pemesanan kepada pemasok. Proses ini membutuhkan masukan dari beberapa

data store yaitu pemasok untuk memilih pemasok, hasil perhitungan untuk

membaca saran beli dan ROP, obat untuk mengecek stok persediaan, detail

klasifikasi ABC untuk membaca kelompok obat klasifikasi dan PO verifikasi

jika PO tersebut sudah melalui proses verifikasi dari bagian pengadaan. Dari

data masukan tersebut kemudian di proses dan menghasilkan luaran berupa PO

verifikasi yang akan disimpan ke data store PO dan dan detail PO.

5. Penerimaan obat

Proses penerimaan obat merupakan proses yang digunakan ketika logistik

farmasi melakukan penerimaan obat dari pemasok. Proses ini membutuhkan

masukan berupa faktur dari pemasok, data karyawan dari data store karyawan,

membaca data store PO dan detail PO sebagai acuan penyesuaian PO dengan

barang yang diterima. Setelah melalui proses keluaran yang terjadi dari proses

36

ini yaitu data penerimaan yang disimpan dalam data store penerimaan dan detail

penerimaan serta melakukan update pada data store detail obat.

6. Perhitungan ITOR

Proses ini merupakan proses perhitungan ITOR yang dilakukan untuk

melakukan evaluasi persediaan. Masukan yang dibutuhkan untuk melakukan

proses ini yaitu membaca stok akhir pada data store obat, dan stok awal pada

data store stok opname dan membaca data pembelian dan harga beli dari data

store detail penerimaan. Setelah mengalami proses, luaran dari proses ini

berupa ITOR yang selanjutnya akan diproses menjadi laporan ITOR pada

proses selanjutnya.

7. Pembuatan laporan

Proses ini merupakan proses yang dilakukan untuk membuat laporan yang

diinginkan. Terdapat beberapa luaran dari proses ini yaitu laporan persediaan,

laporan permintaan, laporan pembelian, laporan analisis ABC dan laporan

ITOR. Masukan yang diperlukan yaitu membaca data yang berada pada

beberapa data store obat dan detail obat untuk membaca data obat, transaksi

penerimaan dan pengeluaran obat. Data store permintaan dan detail permintaan

untuk membaca data detail permintaan. Data store penerimaan dan detail

penerimaan untuk membaca data detail penerimaan. Data store detail klasifikasi

ABC untuk membaca perhitungan analisis ABC. Serta proses perhitungan

ITOR untuk membaca perhitungan ITOR pada proses sebelumnya.

B4. DFD Level 1

Dari penggambaran DFD level 0, selanjutnya akan di gunakan untuk proses

penggambaran DFD level 1. Proses DFD level 1 akan memberikan gambaran

proses secara detail. Berikut penjelasan dari masing-masing DFD level 1 yang telah

digambarkan:

1. DFD level 1 pengelolaan data master

DFD level 1 dari proses pengelolaan data master memiliki 4 sub proses yaitu

mengelola master obat, mengelola master karyawan, mengelola master pemasok,

dan mengelola master klasifikasi ABC. Berikut penjelasan untuk masing-masing

sub proses:

37

a. Mengelola master obat

Proses ini dilakukan untuk melakukan menambah dan update data jenis obat,

satuan, obat dan stok opname. Proses ini dilakukan dengan masukan dari

manajer logistik farmasi berupa data obat (formularium).

b. Mengelola master karyawan

Proses ini dilakukan untuk menambah dan update data karyawan dan jabatan

yang sebelumnya mendapatkan masukan dari manajer logistik farmasi berupa

data karyawan.

c. Mengelola master pemasok

Proses ini dilakukan untuk menambah dan update data pemasok yang

mendapatkan masukan dari entitas pemasok berupa data pemasok

d. Mengelola master klasifikasi ABC

Proses ini dilakukan untuk update klasifikasi ABC perusahaan yang

mendapatkan masukan dari entitas manajer logistik farmasi berupa data

klasifikasi ABC

2. DFD level 1 permintaan obat

DFD level 1 dari proses permintaan obat memiliki 2 sub proses yaitu

pencatatan permintaan serta pencatatan detail permintaan dan update stok. Berikut

penjelasan untuk masing-masing sub proses:

a. Pencatatan permintaan

Proses ini dilakukan untuk mencatat permintaan obat yang diajukan oleh staf

instalasi farmasi yang nantinya menjadi masukan pada sistem, detail obat yang

digunakan untuk mengecek stok dan mengambil data obat, serta data store

karyawan sebagai orang yang melakukan permintaan. Luaran dari proses ini

yaitu data permintaan yang disimpan dalam data store permintaan

b. Pencatatan detail permintaan dan update stok

Proses ini mendapatkan masukan dari data store permintaan, proses ini akan

membaca permintaan dan melakukan pencatatan kedalam detail permintaan

yang akan disimpan pada data store detail permintaan dan akan melakukan

update pada data store detail obat untuk pengeluaran obat.

38

3. DFD level 1 perhitungan pengendalian dan perencanaan

DFD level 1 dari proses perhitungan pengendalian dan perencanaan memiliki

6 sub proses yaitu perhitungan kebutuhan, perhitungan safety stock, perhitungan

ROP, perhitungan sell thru, perhitungan kalsifikasi ABC, dan perhitungan saran

beli. Berikut penjelasan untuk masing-masing sub proses:

a. Perhitungan kebutuhan

Proses ini digunakan untuk menghitung jumlah, rata-rata dan maksimal

permintaan bulan sebelumnya. Perhitungan ini nantinya yang telah disimpan

pada data store akan digunakan sebagai masukan untuk menghitung

pengendalian dan perencanaan persediaan.

b. Perhitungan safety stock

Perhitungan ini membutuhkan masukan berupa maksimal minta dan rata-rata

minta dari data store hasil perhitungan, kemudian rata-rata lead time dan luaran

yang dihasilkan akan disimpan dalam data store hasil perhitungan kolom safety

stock (SS).

c. Perhitungan ROP

Perhitungan ini membutuhkan masukan berupa rata-rata minta dari data store

hasil perhitungan, kemudian rata-rata lead time dan safety stock dari data store

hasil perhitungan. Luaran yang dihasilkan akan disimpan di data store hasil

perhitungan kolom ROP.

d. Perhitungan sell thru

Perhitungan ini membutuhkan masukan berupa jumlah minta dari data store

hasil perhitungan, kemudian stok akhir dari data store obat. Luaran yang

dihasilkan akan disimpan di data store hasil perhitungan kolom sell thru.

e. Perhitungan kalsifikasi abc


hasil perhitungan, master klasifikasi ABC dari data store klasifikasi ABC, dan

harga beli pada data store detail penerimaan. Luaran yang dihasilkan akan

disimpan di data store detail klasifikasi ABC.

f. Perhitungan saran beli


hasil perhitungan, persentase sell thru data store hasil perhitungan, rata-rata

39

lead time, safety stock dari data store hasil perhitungan dan stok akhir saat ingin

pesan dari data store obat. Luaran yang dihasilkan akan disimpan di data store

hasil perhitungan kolom saran beli min dan max.

4. DFD level 1 pemesanan obat

DFD level 1 dari proses pemesanan obat memiliki 2 sub proses yaitu

pengecekan stok dan pencatatan pemesanan. Berikut penjelasan untuk masing-

masing sub proses:

a. Pengecekan stok

Planner akan melakukan pengecekan stok sebelum melakukan pemesanan.

Pengecekan stok ini digunakan untuk melihat daftar obat yang telah berada pada

titik ROP dan yang akan mendekati ROP. Proses ini memberikan info kepada

planner mengenai obat mana saja yang telah mengalami kekurangan.

b. Perhitungan pemesanan

Proses ini digunakan planner untuk menghitung berapa jumlah pemesanan yang

akan dilakukan dengan bantuan analisis ABC dan saran beli. Nantinya luaran

dari proses ini digunakan planner untuk melakukan verifikasi terlebih dahulu

kepada manajer dan bagian pengadaan atau PO sementara.

c. Pencatatan pemesanan

PO yang telah diberikan planner kepada bagian pengadaan secara manual

dilanjutkan dengan PO verifikasi dari bagian pengadaan, dimana PO verifikasi

merupakan PO yang telah disetujui dan telah dipesankan kepada pemasok. PO

ini yang akan disimpan pada data store PO dan detail PO sebagai acuan saat

penerimaan barang.

5. DFD level 1 penerimaan obat

DFD level 1 dari proses pemesanan obat memiliki 2 sub proses yaitu cek

PO dengan penerimaan serta pencatatan penerimaan dan update stok. Berikut

penjelasan untuk masing-masing sub proses :

a. Cek PO dengan penerimaan

Proses ini digunakan untuk menyesuaikan PO dengan penerimaan barang

berupa faktur penjualan dari pemasok. Proses ini akan membaca data store PO

40

dan detail PO kemudian disesuaikan dengan faktur penjualan dan jika sesuai

akan dilanjutkan ke proses selanjutnya.

b. Pencatatan penerimaan dan update stok

Proses ini digunakan untuk mencatat penerimaan barang oleh karyawan logistik

farmasi pada data store penerimaan dan detail penerimaan serta melakukan

update stok pada detail obat.

6. DFD level 1 pembuatan laporan

DFD level 1 dari pembuatan laporan memiliki 4 sub proses yaitu laporan

persediaan, laporan permintaan, laporan penerimaan dan laporan klasifikasi ABC.

Berikut penjelasan untuk masing-masing sub proses :

a. Laporan persediaan

Laporan persediaan digunakan untuk mengetahui stok awal, stok masuk, stok

keluar dan stok akhir pada periode yang diinginkan. Stok ini memungkinkan

pembaca mengetahui informasi atas ketersediaan dan penggunaan serta

penerimaan dari stok obat tersebut.

b. Laporan permintaan

Laporan permintaan digunakan untuk mengetahui pengeluaran obat atau barang

apa saja yang diminta bagian instalasi farmasi kepada bagian logistik farmasi

sesuai dengan periode yang diinginkan

c. Laporan penerimaan

Laporan penerimaan digunakan untuk mengetahui jumlah penerimaan obat

yang dilakukan atau pembelian obat pada periode yang diinginkan

d. Laporan klasifikasi ABC

Laporan klasifikasi ABC digunakan untuk mengetahui kelompok obat yang ada

pada kelompok A (fast moving), kelompok B (midle moving), kelompok C (slow

moving).

C. Conceptual Data Model (CDM)

CDM meggambarkan tabel dan relasi apa saja yang dibutuhkan untuk

membuat perancangan sistem. Dalam penelitian ini tabel utama yang diperlukan

untuk menyimpan data dari perancangan berjumlah 14 tabel. Penggambaran CDM

41

terlampir pada Lampiran 7. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing fungsi

tabel:

1. Jenis obat : tabel ini digunakan untuk menyimpan data master jenis obat berupa

ID dan nama jenis obat

2. Satuan: tabel ini digunakan untuk menyimpan data master satuan obat, satuan

yang digunakan adalah satuan terkecil dari obat. Tabel ini menyimpan data ID

dan nama satuan

3. Jabatan: tabel ini digunakan untuk menyimpan data master jabatan karyawan.

Jabatan digunakan untuk membedakan posisi jabatan pada tiap bagian yang

nantinya dapat digunakan sebagai pembeda hak akses sistem

4. Klasifikasi ABC: tabel ini merupakan tabel master untuk proses perhitungan

analisis ABC yang berisi kriteria klasifikasi pengelompokan berdasarkan

persentase hasil.

5. Pemasok: tabel ini digunakan untuk menyimpan data master pemasok yang

digunakan dalam melakukan transaksi penerimaan.

6. Karyawan: tabel ini digunakan untuk menyimpan data master karyawan pada

bagian yang terlibat dalam sistem. Sehingga padatiap transaksi dapat diketahui

siapa karyawan yang mengakses dan bertanggung jawab pada transaksi yang

dilakukan

7. Obat : tabel ini merupakan tabel master obat yang dimana tabel ini digunakan

untuk menyimpan data ID dan nama obat atau bisa dibilang merupakan list data

formularium obat yang ada pada bagian logistik

8. Detail obat: tabel ini digunakan untuk menyimpan transaksi dari masing-masing

obat. Tabel detail obat akan mencatat aktivitas masuk dan keluarnya obat

sebagai pembantu sistem dalam menentukan obat yang akan dikeluarkan

bergantung pada tanggal kadaluwarsanya

9. Stok opname : tabel ini merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan

kuantiti stok awal untuk awal bulan

10. PO: tabel ini digunakan untuk mencatat pemesanan yang dilakukan oleh bagian

pengadaan kepada pemasok. Tabel ini nantinya juga digunakan sebagai

pedoman dalam penerimaan barang

42

11. Penerimaan : tabel ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan barang

dari pemasok sehingga mempengaruhi tabel detail obat untuk penambahan

kuantitas obat

12. Permintaan : tabel ini digunakan untuk mencatat transaksi permintaan barang

dari bagian instalasi farmasi sehingga mempengaruhi tabel detail obat untuk

pengurangan kuantitas obat

13. Detail klasifikasi ABC: tabel ini digunakan menimpan perhitungan analisis

ABC.

14. Hasil perhitungan : tabel ini digunakan untuk membantu menyimpan hasil

perhitungan untuk safety stock, ROP, sell thru, dan saran beli min dan max

D. Physical Data Model (PDM)

PDM merupakan database hasil generate oleh tabel CDM. Hasil generate

pada tabel PDM menunjukkan relasi primary keys dan foreign keys pada tabel yang

berelasi. Pada penelitian ini hasil generate tabel CDM ke PDM menghasilkan tabel

baru dimana merupakan hasil dari relasi many to many. Penggambaran PDM

terlampir pada Lampiran 7. Tabel tersebut yaitu:

1. Detail PO: tabel ini digunakan untuk mencatat detail dari PO yang berisi

kuantitas PO.

2. Detail Penerimaan: tabel ini digunakan untuk mencatat detail dari penerimaan

yang berisi harga beli, kuantitas terima, status terima, dan lead time

pertransaksi

3. Detail Permintaan: tabel ini digunakan untuk mencatat detail permintaan yang

berisi kuantitas permintaan.

E. Struktur tabel

Struktur tabel digunakan untuk merinci penggunaan tipe data dan constraint

yang ada pada tiap tabel sesuai dengan penggambaran PDM. Penjelasan struktur

tabel terlampir pada Lampiran 7.

43

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian perancangan sistem pengendalian dan perencanaan

persediaan obat RS FA Medika dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

1. Metode perhitungan pengendalian dan perencanaan yang dilakukan telah

dapat menggambarkan perhitungan lead time, titik aman (safety stock),

reorder point (ROP), sell thru, saran pembelian, analisis ABC, dan

inventory turn over ratio (ITOR).

2. Dari penelitian ini menghasilkan laporan yang memberikan informasi

kepada penerimanya seperti laporan persediaan, laporan pembelian, laporan

permintaan, laporan kelompok obat, dan laporan perputaran persediaan.

3. Hasil simulasi data untuk obat Acetylcystein Kaps berdasarkan perhitungan

konsumsi milik RS persentase rata-rata untuk selisih persediaan dengan

permintaan mencapai 219% sedangkan persentase rata-rata untuk selisih

persediaan dengan permintaan menggunakan perhitungan hasil

perancangan sistem mencapai 72% sehingga kelebihan persediaan akhir

mengalami penurunan sebesar 147% dibandingkan dengan perhitungan

yang sebelumnya.

5.2 Saran

Dalam pembuatan penelitian ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk

pengembangan lebih lanjut maka disarankan agar:

1. Informasi yang ada dalam penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut

menjadi informasi yang lebih detail.

2. Perhitungan perencanaan dan pengendalian persediaan dapat dilakukan

dengan metode lain yang dapat menghasilkan perhitungan yang lebih

mendetail.

44

DAFTAR PUSTAKA

Djembor, Sugeng Walujo, Yudha P Eko, and Septria . 2018. "Analiis Perencanaan

Obat dengan menggunakan Metode Konsumsi di Instalasi Farmasi Dinas

Kesehatan Kota Kediri Tahun 2017." Jurnal Wiyata 4.

Fenty , Ayu Rosmania, and Supriyanto Stefanus . 2015. "Analisis Pengelolaan Obat

Sebagai Dasar Pengendalian Safety Stock pada Stagnant dan Stockout Obat

." Jurnal Administrasi Kesehatan Indonesia Volume 3 Nomor 1 4.

Heizer, Jay, and Barry Render. 2016. Manajemen Operasi : Manajemen

Keberlangsungan dan Rantai Pasokan. Jakarta: Penerbit Salemba Empat .

Hery. 2015. Analisis Laporan Keuangan . Yogyakarta : CAPS (Capital for

Academic Publishing Service).

Indonesia , Republik. 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 51

Tahun 2009. Jakarta: Sekertariat Negara.

Indonesia, Republik . 2016. Peraturan Meteri Kesehatan Republik Indonesia No 58

Tahun 2014. Jakarta: Sekertariat Negara.

Indrajit, Prof. Richardus Eko. 2013. "E-Artikel Sistem dan Teknologi Informasi."

Konsep Lead Time, Oktober 8.

Jenny , Backstrand, Suurmond Robert, Raaij van Erik, and Clive Chen. 2019.

"Purchasing process models : Inspiration for teaching purchasing and

supply management." Journal of Purchasing and Supply Management 6.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kasmir. 2015. Analisis Laporan Keuangan . Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada .

Martono, Ricky . 2013. Practical Inventory Management . Jakarta: Penerbit PPM

manajemen .

Nafarin, M. 2013. Penganggaran Perusahaan . Jakarta : Salemba Empat .

Nasution, Arman Hakim. 1996. Perencanaan dan Pengendalian Persediaan.

surabaya: Teknik Industri ITS.

Nurhayati, Enok. 2005. Manajemen Persediaan . Banten: Fauza Press.

Rangkuti, Freddy . 2007. Manajemen Persediaan : Aplikasi di bidang bisnis.

Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

Ristono, Agus. 2013. Manajemen Persediaan . Yogyakarta : Graha Ilmu .

45

Romney , Marshall B, and Paul John Steinbart. 2016. Sistem Informasi Akuntansi.

Jakarta : Salemba Empat .

Rudianto. 2012. Pengantar Akuntansi Adaptasi IFRS . Jakarta : Penerbit Erlangga.

Soemarso S.R. 2013. Akuntansi : Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat.

Sofyan. 2008. Manajemen Operasi . Jakarta : Grasindo .

Subramanyam , K.R, and john J Wild. 2013. Analisis Laporan Keuangan Buku 2 .

Jakarta: Salemba Empat .

Subramanyam, K.R, and John J. Wild. 2014. Analisis Laporan Keuangan Buku 1.

Jakarta: Salemba Empat.

Wibowo, Imaduddin Endri . 2009. "Rancang Bangun Sistem Informasi Perputaran

Penjualan Barang Pada Toko Asri Busana Kebumen."

Documents

PERANCANGAN SISTEM PENGENDALIAN DAN PERENCANAAN …