Pertemuan keempat analisis masalah ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Analisis Masalah

Lukmanulhakim Almamalik

1

Masalah selalu ada dalam kehidupan kita.

Perlu "mata yang terlatih" untuk menemukannya karena masalah bersifat abstrak/kabur/tersamar.

Lukmanulhakim Almamalik 2011 2

Apa Itu MaSaLaH? Suatu kesukaran atau kesulitan yang dirasakan,

Suatu situasi yang tidak diinginkan/kacau/ cenderung merugikan,

Penyebab kemerosotan

Suatu perbedaan atau kesenjangan “gap” antara :– yang SEHARUSNYA dengan yang TERJADI,– yang DIPERLUKAN dengan yang TERSEDIA,– HARAPAN (yang diinginkan) dengan KENYATAAN

(keadaan sekarang) Suatu Pengaduan Persaingan


Bagaimana reaksi yang akan kita lakukan ketika kita dihadapkan pada

suatu permasalahan atau situasi baru?

Pendekatan yang kita pilih didasarkan atas pengalaman dan pengetahuan yang telah kita miliki sebelumnya.

REAKSI MENGHADAPI PERMASALAHAN



Pertama, kita akan membagi-bagi permasalahan tersebut menjadi bagian-bagian kecil, untuk kemudian bagian-bagian tersebut kita pelajari. Hal ini dilakukan dengan harapan bahwa kita akan mendapatkan pemahaman terhadap bagian-bagian tersebut. Selanjutnya dengan memahami bagian-bagian tersebut maka kita akan memperoleh pemahaman terhadap keseluruhan permasalahan. “analisis”.

Kedua, kita cenderung mempunyai asumsi bahwa peristiwa-peristiwa yang ada di luar permasalahan atau peristiwa-peristiwa eksternal adalah penyebab terjadinya permasalahan, atau dengan kata lain kita selalu mencari ”kambing hitam”.

Ketiga, kita mencoba menjelaskan suatu permasalahan hanya dengan memperlihatkan bagaimana sekumpulan peristiwa menyebabkan peristiwa lainnya atau cara pandang yang berorientasi pada peristiwa atau cara pandang “peristiwa menyebabkan peristiwa”.

PENDEKATAN PEMECAHAN PERMASALAHAN

5


Ketiga pendekatan dapat digunakan, akan tetapi ketiganya tidak akan cukup atau bahkan berbahaya untuk menyelesaikan beberapa permasalahan lain, terutama permasalahan-permasalahan yang kompleks dan dinamis, seperti permasalahan lingkungan atau permasalahan manajerial di dalam organisasi atau perusahaan.

DIBUTUHKAN SUATU CARA PANDANG BARU DALAM BERPIKIR DAN BERTINDAK.

PENDEKATAN PEMECAHAN PERMASALAHAN

6

Model Pemecahan Masalah Enam Langkah

1. Definisikan masalah2. Analisis sebab-sebab potensial3. Identifikasi solusi yang

memungkinkan4. Pilih solusi terbaik5. Susun rencana tindakan6. Implementasikan solusi dan

evaluasi perkembangan


1. Definisikan masalah

Tuliskan:

pernyataan secara ringkas mengenai masalah yang ada

keadaan yang diinginkan setelah masalah tersebut dipecahkan


Contoh Definisi MasalahPernyataan MasalahIndeks Kepuasan Pelanggan turun dari 89 menjadi 81 dalam 12 bulan terakhir.

Keadaan yang diinginkanIndeks Kepuasan Pelanggan paling tidak akan menjadi 86 enam bulan dari sekarang (sampai akhir triwulan keempat 199X) dan tidak akan turun lagi sesudah itu.


Orang akan mempunyai persepsi yang berbeda-beda mengenai apa yang sedang mereka kerjakan.

Akibatnya mereka mungkin mengajukan gagasan yang berbeda sekali mengenai cara memecahkan masalah

Mengapa perlu mendefinisikan masalah?


Dalam mendefinisikan masalah, pikirkan pertanyaan berikut :

Apakah masalah dinyatakan secara objektif?

Apakah masalah dibatasi cakupannya?

Apakah setiap orang yang terlibat mempunyai pemahaman yang sama terhadap permasalahan?


2. Analisis sebab-sebab potensial Identifikasi sebab-sebab potensial

Bisa menggunakan metoda sebab-akibat (diagram tulang ikan) dan brainstorming.



Contoh Digram Tulang Ikan

13

Brainstorming/Curah Gagasan/Curah Ide

Merupakan diskusi kreatif yang khas di mana orang membangun satu sama lain untuk menghasilkan gambaran menyeluruh atas situasinya. Sumbang saran harus terpimpin dan terkelola secara efektif untuk menjaga pembicaraan yang terarah.


2. Analisis sebab-sebab potensial

Tentukan sebab-sebab yang paling memungkinkan

Gunakan perangkat semacam Bagan Pareto


Contoh kasus : penurunan kepuasan pelanggan

Penyebab pelanggan tidak puas

Jumlah pelanggan yang tidak puas

Persentase

1 35 0.35

2 30 0.30

3 18 0.18

4 4 0.04

5 2 0.02

6 1 0.01

7 3 0.03

8 2 0.02

9 3 0.03

10 2 0.02

Total 100 100


Contoh kasus : penurunan kepuasan pelangganPenyebab

pelanggan tidak puas

Jumlah pelanggan yang tidak puas

Persentase Kumulatif

1 35 0.35 0.35

2 30 0.30 0.65

3 18 0.18 0.83

4 4 0.04 0.87

9 3 0.03 0.90

7 3 0.03 0.93

5 2 0.02 0.95

10 2 0.02 0.97

8 2 0.02 0.99

6 1 0.01 1.00

Total 100 100



KAIDAH PARETO

80/20 “80 % dari akibat (dampak pada munculnya

masalah) biasanya dapat didistribusikan kepada 20 % penyebab.”


Kesimpulan dari contoh kasus

Penyebab pelanggan tidak puas yang harus segera ditangani dengan segera adalah penyebab 1, penyebab 2, dan penyebab 3 karena ketiga penyebab tersebut menyebabkan sekitar 80 % pelanggan tidak puas dari total pelanggan yang tidak puas.


2. Analisis sebab-sebab potensial

Identifikasi akar penyebab yang sesungguhnya

Bisa menggunakan analisis “mengapa” secara berulang-ulang.



3. Identifikasi kemungkinan solusi

Tanpa mengevaluasi efektivitas, buatlah daftar panjang solusi yang memungkinkan dari masalah itu (BERPIKIR KREATIF), kemudian persempit daftar tersebut sampai tercapai sejumlah kecil solusi potensial (BERPIKIR ANALITIK)

Metoda yang digunakan

“brainstorming”


4. Pilih Solusi Terbaik Evaluasilah solusi yang memungkinkan

dengan memeringkat masing-masing dengan tiga sampai enam kriteria. Pilihlah yang terbaik dari kumpulan solusi tersebut!

Metoda yang digunakan “formulir pemeringkatan kriteria”


Formulir pemeringkatan kriteria

Solusi 3

Solusi 2

Solusi 1

Total NilaiNilai Kriteria 3

Nilai Kriteria 2

Nilai Kriteria 1

Solusi


Saran dalam penilaian

Gunakan bobot untuk setiap kriteria Gunakan skala penilaian yang dideskripsikan

dengan jelas.

Misalnya :

Nilai 1 jika ..…………………

Nilai 2 jika …………………..


5. Susun Rencana Tindakan

Tuliskan rincian rencana yang memuat tahap-tahap tindakan, orang yang bertanggung jawab, tanggal mulai/berakhir, perkiraan waktu yang dibutuhkan, dan biaya.



6. Implementasikan Solusi dan Evaluasi Perkembangan

Kumpulkan data sesuai dengan Rencana Tindakan

Implementasikan rencanakemungkinan

Evaluasi hasil-hasilnya.



Gunung Es Terapung atau Kaidah 80/20

Tidak peduli berapa besar kelihatannya ujung sebuah gunung es, 80% daripadanya terletak di permukaan air.

Gejala

Masalah sesungguhnya

Gunung es tersebut sama halnya dengan masalah. Tak peduli betapa serius atau berat tampaknya pertama kali menjumpai masalah, itu hanyalah gejala dari kesulitan yang mendasar atau masalah yang sebenarnya.


Konsep “Ice Berg” dalam melihat masalah

Akar Masalah ≠ GejalaUpayakan memecahkan akar masalah, bukan memecahkan

gejala yang ditimbulkan dari suatu masalah


Akar dan Gejala Masalah

32

BAGAIMANA MEMBEDAKAN AKAR MASALAH DAN GEJALA?

AKAR MASALAH = faktor penyebab utama yang menyebabkan munculnya berbagai gejala.

GEJALA = kondisi yang menunjukkan adanya masalah (ada faktor lain yang menyebabkan kemunculannya)k


Pengenalan Systems Thinking

Dalam pengertian yang sangat sederhana, Kim (1999) menyatakan bahwa systems thinking merupakan suatu cara pandang dan pembicaraan tentang realitas hidup. Cara ini membantu manusia untuk memahami dan bekerja lebih baik dengan sistem guna mempengaruhi kualitas hidup. Berbeda dengan cara pandang tradisional yang bersifat reduksionis, analitik, yang telah dikenal sebelumnya, systems thinkingmemberikan suatu cara pandang tentang bekerjanya dunia secara menyeluruh.

Systems thinking merupakan suatu cara membantu orang untuk memandang dunia, termasuk organisasinya dari perspektif yang luas melibatkan struktur-struktur, pola-pola dan peristiwa-peristiwa daripada hanya melihat peristiwa-peristiwanya saja


35Lukmanulhakim Almamalik 2011

Systems thinking dapat dikatakan sebagai disiplin yang muncul untuk memahami situasi yang kompleks dan perubahan. Kompleksitas inilah yang mendasari sistem bisnis, sistem ekonomi, sistem ilmu pengetahuan dan sosial pada saat ini.

Systems thinking memandang organisasi sebagai keseluruhan dan fokusnya pada kesalingbergantungan dan keterkaitan antar berbagai departemen, fungsi, dan divisi dan bagaimana mereka berpengaruh pada masing-masing dan keseluruhan organisasi.


Sudarsono (2003) menyatakan bahwa paling tidak ada dua cara yang dapat dilakukan untuk memahami systems thinking. Pertama dengan memahaminya sebagai

salah satu disiplin belajar, Kedua dengan memahaminya sebagai

konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir.


Systems thinking sebagai disiplin belajar

Cara memahami systems thinking sebagai disiplin belajar dapat dilakukan dengan mencoba untuk memahami konsep pembelajaran dan organisasi pembelajaran.

Terdapat tiga proses pembelajaran yang harus dilakukan secara bersamaan secara terus-menerus, yaitu (Raka, 2000; Sudarsono, 2003):

l Proses untuk selalu mempelajari, memahami, menghayati dan melaksanakan paradigma baru (learning how to learn),

l Proses untuk selalu mengevaluasi, mengendapkan dan meninggalkan paradigma yang ternyata sudah tidak sesuai dengan tantangan terkini (learning how to unlearn), dan

l Proses untuk selalu menggali, menemukan, dan mendayagunakan kearifan lama yang ternyata memberikan kontribusi untuk pemecahan problem saat ini (learning how to relearn)


Potensi ketidakberdayaan belajar

Ada potensi ketidakberdayaan belajar yang dapat menghinggapi setiap individu, sekelompok orang dan organisasi yang dapat menghambat proses pembelajaran. Dan ini dikenal dengan istilah resistance to change, atau disability to learn.

Senge (1990) mengidentifikasi tujuh ketidakmampuan belajar yang berkaitan dengan kesalahan untuk berpikir secara sistematik, yaitu: 1) saya dalam posisi saya, 2) musuh ada di luar sana, 3) perumpamaan kodok rebus, 4) bayangan pengalaman belajar, 5) ilusi mengambil tanggung jawab, 6) Fiksasi/Pendapat atas peristiwa, dan 7) mitos manajemen tim.


Systems thinking sebagai konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir

Cara memahami systems thinking sebagai konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir diawali dengan melakukan pergeseran cara berpikir atau perubahan pola pikir yang merupakan esensi dari systems thinking.

Untuk dapat melakukan hal tersebut tentu saja harus belajar, seperti belajar untuk melihat hubungan sebab-akibat searah ke hubungan saling keterkaitan, belajar untuk melihat potret-potret sesaat ke adanya proses perubahan, melihat bagian-bagian pada keseluruhan, melihat analisis ke konteks, melihat objek ke hubungan, melihat hirarki ke jejaring, melihat struktur ke proses


Systems thinking sebagai konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir Langkah selanjutnya adalah dengan:

memahami fenomena hubungan kausal yangmenggambarkan realitas suatu sistem,

konsep umpan balik yang menggambarkan interaksi dinamis antar variabel yang diamati, baik saling memperkuat atau menyeimbangkan.

Selanjutnya konsep diagram simpal kausal dapat digunakan sebagai perangkat yang dapat membantu dalam melakukan strukturisasi dan konseptualisasi berbagai permasalahan yang dihadapi.

Sedangkan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang perilaku sistem, pemodelan yang dibantu dengan simulasi komputer, salah satunya adalah system dynamics dapat digunakan.


42

LAUNDRY LIST THINKING

Populasi

KetersediaanLapangan Pekerjaan

Harga/sewa rumah

Ketersediaan rumah

Kejahatan

Kualitas Sekolah

Kualitas udara/air

Pendapatan/Upah

Biaya-biaya

’Apa yang mempengaruhi Populasi Penduduk ?’ Kita cenderung untuk menjawabnya dengan memunculkan daftar sejumlah faktor. Kita juga cenderung untuk memberikan bobot pada masing-masing faktor dari daftar tersebut, mulai dari faktor yang paling dominan sampai yang sangat tidak dominan.


43

LAUNDRY LIST THINKING VS. SYSTEMS THINKING


Ketersediaanrumah

Kejahatan

Kualitasudara/air

Upah dan BiayaPopulasiRate Kelahiran

Bersih

PekerjaWirausahawan

Migrasimasuk/keluar

Sampah danemisi

Bisnis

Area

BisnisPerumahan

Perumahan

Fraksiperumahan

Pekerjaan InvestasiPemerintah

Kepadatan

Populasi


Harga/sewa rumah

Ketersediaan rumah

Kejahatan

Kualitas Sekolah

Kualitas udara/air

Pendapatan/Upah

Biaya-biaya

’Apa yang mempengaruhi Populasi Penduduk ?’


Beberapa Teknik Untuk Analisis Masalah

Brainstorming/Curah Gagasan/Curah IdeMerupakan diskusi kreatif yang khas di mana orang

membangun satu sama lain untuk menghasilkan gambaran menyeluruh atas situasinya. Sumbang saran harus terpimpin dan terkelola secara efektif untuk menjaga pembicaraan yang terarah.



Ambil Panci

Isi panci dengan air PAM

Tunggu hingga air mendidih

Jerangkan panci di atas kompor

Menyalakan kompor

Ambil korek api

Ambil cangkir/gelas

Ambil tempat gula Ambil sendok

Ambil tempat kopi

Ambil 3 sendok kopi

Ambil 2 sendok gula

Masukkan ke dalam cangkir /gelas

Tuangkan air mendidih ke dalam cangkir /gelas

Aduk dengan sendok

KOPI MANIS

Membuat Kopi Manis

Diagram Alir atau Flowchart

Diagram Tulang Ikan Diagram yang digunakan untuk mencari semua unsur

penyebab yang diduga dapat menimbulkan masalah, diagram ini disebut juga diagram tulang ikan, di mana:

kepala menggambarkan akibat/ permasalahan tulang-tulang dan cabang-cabang menggambarkan

penyebab-penyebab terjadinya masalah.



Diagram Sebab Akibat

PernyataanMasalah

Manusia

Material

Metoda

Mesin

Lingkungan

Pengukuran



DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

PembangunanPembangkit

Listrik mengacupada Kebutuhan

Energi Listrik

s

s

o

RasioKebutuhanListrik thd

Energi Listrik

s

Rata-rataPembangunanPembangkit Listrik

s

s

R1

Diagram Simpal Kausal Sektor Energi Listrik

sKerusakan

PembangkitEnergi

o

B1

SumberEnergi Listrik

yangDigunakan

o

PembangunanPembangkit mengacu

pada KetersediaanSumber Energi Listrik

s

EnergiListrik

B2

B3

Documents

Pertemuan keempat analisis masalah ttm