phanbiethethongkiemsoatnoibovakiemtoannoibotrongdoanhnghiep.pdf

7/18/2019 phanbiethethongkiemsoatnoibovakiemtoannoibotrongdoanhnghiep.pdf

http://slidepdf.com/reader/full/phanbiethethongkiemsoatnoibovakiemtoannoibotrongdoanhnghieppdf 1/5

Phan Thị Thái Hà Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 70(8): 143 - 147

143

S ố hóa bở i Trung tâm H ọc liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn

PHÂN BIỆT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Phan Thị Thái Hà*

Trường Đại học Kinh t ế và Quản tr ị kinh doanh – ĐH Thái Nguyên

TÓM TẮTTrong quá hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệ p luôn phải đối mặt vớ i nhiều r ủi ro, bao gồm cả r ủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệ p. Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và Kiểm toánnội bộ (KTNB) đượ c thiết lậ p trong doanh nghiệ p (DN) nhằm mục đích cuối cùng chính là giảmthiểu những r ủi ro đó. Tuy nhiên, không phải lúc nào khái niệm về HTKSNB và KTNB cũng đượ chiểu đúng. Ngoài việc đưa ra hai khái niệm trên, bài viết còn phân tích nguyên nhân và ảnh hưở ngcủa sự nhầm lẫn các khái niệm đó đối vớ i hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thờ i chỉ ra mối liênhệ giữa chúng nhằm giúp cho những ngườ i quan tâm có thể nắm bắt đượ c vấn đề và có cái nhìntoàn diện về HTKSNB và KTNB trong DN.

Từ khoá: hệ thố ng kiể m soát nội bộ , kiể m toán nội bộ , hữ u hiệu, r ủi ro.

Nền kinh tế nói chung và doanh nghiệ p (DN)nói riêng càng phát triển thì vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và kiểm toánnội bộ (KTNB) trong DN càng tr ở nên quantr ọng. Tuy nhiên, hiện giờ vẫn có nhiều sự nhầm lẫn giữa những khái niệm đó. TrongDN, nếu các khái niệm này không đượ c hiểuđúng, sẽ dẫn tớ i tình tr ạng nhà quản tr ị thiết

lậ p nên một hệ thống KSNB và KTNB hoạtđộng không thực sự hiệu quả. Sự nhầm lẫnkhái niệm có thể xảy ra bở i các lý do sau:- Thứ nhấ t : Bản chất của KSBN và KTNB đềulà hướ ng tớ i quản tr ị r ủi ro trong doanh nghiệ p.- Thứ hai: Tính chủ quan cao của ban lãnhđạo (nhất là đối vớ i các DN có hình thức sở hữu mang tính chất tư nhân, gia đình) dễ làmcho hoạt động của KSNB và KTNB không phân tách rõ ràng.- Thứ ba: Bản thân KTNB cũng là một hình

thức kiểm soát, do vậy mặc dù phạm vi vàtính chất kiểm soát của KTNB và KSNBkhông giống nhau thì hai khái niệm này vẫndễ bị nhầm lẫn nếu không đượ c phân biệt rõ.KSNB, H ệ th ố ng KSNB làgì?Theo COSO (Committee of SponsoringOganizations), kiể m soát nội bộ là một quy

trình chịu ảnh hưở ng bở i H ội đồng quản tr ị ,các nhà quản lý và các nhân viên khác của

một t ổ chức, đượ c thiế t k ế để cung cấ p một sự

Email:[email protected]

bảo đảm hợ p lý trong việc thự c hiện các mục

tiêu sau: hiệu l ự c và hiệu quả của các hoạt

động, tính chất đáng tin cậ y của báo cáo tài

chính, sự tuân thủ các luật l ệ và quy định hiện

hành. [2,23 ] Cũng theo COSO, hệ thố ng kiể m soát nội bộ

trong một đơn vị đượ c cấ u thành bởi năm bộ

phận: môi trườ ng kiểm soát, đánh giá rủi ro,

các hoạt động kiể m soát, thông tin và truyề n

thông, giám sát và thẩm định. [2,26 ]- Môi trườ ng kiể m soát : Là những yếu tố bêntrong DN ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB và là các yếu tố tạo ra môitrường mà trong đó toàn bộ các thành viêncủa đơn vị nhận thức đượ c tầm quan tr ọngcủa hệ thống KSNB.- Xác định và đánh giá rủi ro: Mọi DN dùhoạt động trong lĩnh vực gì, có quy mô, cấutrúc, loại hình hay có vị trí địa lý khác nhauđều có thể phải chịu sự tác động bở i các r ủi roxuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bênngoài DN. Việc xác định và đánh giá rủi rocủa hệ thống KSNB chính là phân tích cácyếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài DN vàcác r ủi ro mà DN có thể gặ p phải.- Các hoạt động kiể m soát (thủ t ục kiể m soát): Chính là những chính sách, thủ tụcgiúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhàquản lý. Nó đảm bảo các hành động cần thiếtđể quản lý các r ủi ro có thể phát sinh trongquá trình thực hiện các mục tiêu của DN. Cácthủ tục kiểm soát gồm có:




144


+ Thủ t ục phê duyệt : Là sự cho phép mộtnghiệ p vụ đượ c xảy ra hoặc cho phép tiế p cậnhay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của

DN. Bằng chứng của sự phê duyệt là chữ kýcủa ngườ i phê duyệt đúng thẩm quyền.+ Thủ t ục định d ạng trướ c: Là việc DN ápdụng r ộng rãi chương trình máy tính vào côngtác quản lý. Đây là một thủ tục hữu hiệu vìmáy tính sẽ không cho phép nghiệ p vụ đượ cxử lý nếu các yêu cầu không đượ c tuân thủ.Ví dụ như sử dụng chữ ký điện tử, định dạng bằng dấu vân tay… + Thủ t ục báo cáo bất thườ ng : Tất cả các cánhân, các bộ phận trong DN phải có trách

nhiệm báo cáo về các trườ ng hợ p bất thườ ngvề các vấn đề bát hợ p lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi, mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phậncủa mình, trong và ngoài DN.+ Thủ t ục bảo vệ tài sản: Là tất cả các hoạtđộng của DN nhằm giảm thiểu việc tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng hay bị phá hoại.+ Thủ t ục sử d ụng chỉ tiêu: Sử dụng các chỉ tiêu tính toán đượ c nhằm đánh giá thực tr ạnghoạt động của DN. Ví dụ như: chỉ tiêu tỷ suấtlợ p nhuận, chỉ tiêu hàng tồn kho…

+ Thủ t ục bấ t kiêm nhiệm: Đây là việc tách biệtgiữa 4 chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tàisản và ghi nhận nhằm đảm bảo không ai có thể thực hiện và che giấu hành vi gian lận.+ Thủ t ục đố i chiế u: Là việc đối chiếu cùngmột số liệu từ các nguồn phát sinh khác nhau.Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và pháthiện các gian lận hay sai sót trong thực hiệnvà ghi nhận các nghiệ p vụ..+ Thủ t ục kiể m tra và theo dõi: Đây có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm

soát”. Có nghĩa là đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát.- Thông tin và truyề n thông : Thông tin đượ cthu thậ p và truyền đạt đến các bộ phận, cánhân trong đơn vị để có thể hoàn thành tráchnhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấ pthông tin trong đơn vị (từ cấ p trên xuống cấ pdướ i, từ cấp dướ i lên cấ p trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và vớ i bên ngoài.Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện đượ c nếucác thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng

thờ i quá trình truyền thông đượ c thực hiệnchính xác và k ị p thờ i- Giám sát và thẩm định: Đây là quá trình

theo dõi và đánh giá chất lượ ng thực hiện việckiểm soát nội bộ để đảm bảo nó đượ c triểnkhai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi cũngnhư đượ c cải thiện khi có khiếm khuyết. [4 ] KTNB - Khái ni ệm vàb ản ch ấ tTheo “Chuẩn mực nghề nghiệ p kiểm toán nội bộ” của Hoa K ỳ đượ c Viện kiểm toán nội bộ Hoa K ỳ thông qua tháng 6 năm 1978: “Kiể mtoán nội bộ là một chức năng xác minh độc l ậ pđượ c thiế t l ậ p trong một t ổ chức để xem xét và

đánh giá các hoạt động của t ổ chức, đượ c coi

là một d ịch vụ đố i vớ i t ổ chức đó”.Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “Kiể mtoán nội bộ là một hoạt động đánh giá đượ cl ậ p ra trong một đơn vị kinh t ế như là một loại

d ịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiể m tra,

đánh giá và giám sát tính thích hợ p và hiệu

quả của hệ thố ng k ế toán và kiể m soát nội bộ”. Theo định nghĩa của Hiệ p hội Kiểm toán viênnội bộ (IIA): “Kiể m toán nội bộ là một hoạt

động đảm bảo và tư vấn mang tính độc l ậ pđượ c thiế t l ậ p nhằm tăng thêm giá trị và cải

thiện cho các hoạt động của t ổ chứ c. Kiể mtoán nội bộ giúp cho t ổ chứ c hoàn thành mục

tiêu trong việc đưa ra một cách tiế p cận có hệ

thố ng và k ỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện

tính hữ u hiệu trong quản tr ị r ủi ro kiể m soát

và giám sát” [3 ].

Như vậy, tồn tại khá nhiều quan điểm khácnhau về KTNB, song chúng không hề mâuthuẫn vớ i nhau. Chúng ta có thể hiểu mộtcách đơn giản hơn: KTNB là một bộ phận có chức năng đánh giá

độc l ập đượ c doanh nghiệ p thiế t l ập để đánh giá và kiể m tra các chức năng, hoạt động

khác của doanh nghiệ p nhằ m mục đích giảm

thiể u r ủi ro.

Khái niệm này có thể được phân tích như sau: - Kiể m toán: có thể đượ c xem xét ở khía cạnhhẹp như kiểm tra tính hiện hữu của hàng tồnkho hay sự phê duyệt của chứng từ, báo cáo,nghiệ p vụ… Kiểm toán cũng có thể đượ c xemxét r ộng hơn, đó là việc đánh giá và phân tíchtrên khía cạnh tổng thể DN như đánh giá hệ

thống quản tr ị r ủi ro và đánh giá hệ thống




145


quản tr ị nội bộ. Đó cũng là điều mà các DNmuốn hướ ng tớ i.- N ội bộ: Có nghĩa là hoạt động kiểm toán

trong nội bộ DN (internal audit), phân biệt vớ ikiểm toán độc lậ p - kiểm toán từ bên ngoàiDN (external audit). Từ “nội bộ” dễ tạo cảmgiác r ằng, bộ phận KTNB phải do chính DNtạo ra và thuộc sự quản lý hành chính củaDN, có nghĩa là nhân viên KTNB phải lànhân viên trong DN. Trên thực tế, hoạt độngKTNB thường đượ c chính nhân viên của DNthực hiện trong phạm vi nội bộ DN, songcũng có những DN thuê tổ chức kiểm toán bên ngoài thực hiện công việc kiểm toán nội

bộ cho mình.- Độc l ậ p: Kiểm toán viên nội bộ và bộ phậnKTNB phải độc lậ p vớ i các bộ phận kháctrong DN để thực hiện công việc của mình vàcó thể mang lại k ết quả khách quan nhất.- Thiế t l ậ p: Bộ phận KTNB là một bộ phậnchính thức của DN, có chức năng và phạm vihoạt động xác định.- Đánh giá, kiể m tra: Kiểm toán viên nội bộ sẽ xác nhận nhu cầu cần đượ c xem xét vàđánh giá các hoạt động, chức năng của DN,sau đó thực hiện công việc kiểm tra, đánh giá

các hoạt động, chức năng đó. Đây là vai tròchính của bộ phận KTNB cũng như của kiểmtoán viên nội bộ.- Các chức năng hoạt động khác của DN : Cónghĩa là phạm vi hoạt động của KTNB r ấtr ộng, bao gồm toàn bộ chức năng và hoạtđộng của của DN.[4]Thực hiện hai chức năng cơ bản của kiểmtoán nói chung, KTNB có các chức năngchính sau: chức năng kiể m tra, chức năng xácnhận và chức năng đánh giá.

Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá củaKTNB bao gồm:- Tính phù hợp, độ tin cậy và chính xác củathông tin k ế toán, các thông tin tài chính cóthể định lượng đượ c thuộc tất cả các hệ thốngvà hoạt động của doanh nghiệ p- Sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểmsoát nội bộ - Tính tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc,chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định củanhà nướ c và doanh nghiệ p

- Tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt độngkinh doanh và việc sử dụng các nguồn lựcPhạm vi chức năng của kiểm toán nội bộ phù

hợ p vớ i các chuẩn mực kiểm toán nội bộ đượ c vận d ụng linh hoạt tu ỳ thuộc vào đặc

điể m, quy mô hoạt động và đặc thù quản lý

của các doanh nghiệ p.Hoạt động trên cơ sở chức năng của mình,KTNB có các nhiệm vụ sau:- Kiểm tra, đánh giá tính phù hợ p, hiệu lực vàhiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ - Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậycủa các thông tin kinh tế, tài chính của báocáo tài chính, báo cáo k ế toán quản tr ị trướ c

khi trình ký duyệt- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạtđộng, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuânthủ luật pháp, chính sách chế độ tài chính,k ế toán, chính sách, nghị quyết, quyết địnhcủa Hội đồng quản tr ị, của Ban Giám đốcdoanh nghiệ p.- Phát hiện những sơ hở , yếu kém, gian lậntrong quản lý, trong bảo vệ tài sản của DN, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của DN.- Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu

quả hoạt động của các nguồn lựcTựu chung lại, chúng ta có thể thấy r ằng, bảnchất của KTNB chính là một trong những biện pháp kiểm soát để giảm thiểu r ủi ro.KTNB cũng đượ c ghi nhận vớ i chức năngkiểm soát của DN, có mục tiêu thực hiện đánhgiá tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thốngkiểm soát. Kiểm toán viên nội bộ là ngườ ithực hiện các công việc kiểm toán nội bộ mộtcách hiệu quả để đảm bảo cho hệ thống kiểm

soát trong DN đượ c thiết k ế phù hợ p và đượ cáp dụng đúng như thiết k ế (có nghĩa là hoạtđộng hiệu quả, giúp DN tránh đượ c r ủi ro).H ệ th ố ng KSNB vàKTNB: Ảnh hưở ng c ủavi ệc nh ầm l ẫ n khái ni ệmViệc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này dẫntớ i một số ảnh hưởng đối vớ i hoạt động củaDN như: - Thiết lậ p hệ thống KSNB và KTNB khôngkhoa học và hiệu quả. Điều này dễ xảy ra doviệc nhầm lẫn khái niệm sẽ dẫn đến việc

không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng




146


hệ thống làm cho hình dung về các hệ thốngnày không chính xác. Việc thiết lậ p một hệ thống trên một cơ sở không chính xác sẽ không mang lại một hệ thống chuẩn mực.- Các biện pháp kiểm soát, các hoạt độngkiểm soát dễ bị chồng chéo do nhiệm vụ không

phân định rõ ràng gây cản tr ở công việc củacác bộ phận khác và gây tâm lý ức chế trongcông việc của các nhân viên trong công ty, ảnhhưởng đến sự phát triển chung của DN do mọihoạt động đều không hiệu quả.- Khối lượ ng công việc và trách nhiệm củanhững nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm

soát quá nhiều, gây quá tải, sức ép lớ n dễ dẫn đến sai sót trong chính việc kiểm tra,kiểm soát.- Nếu ban lãnh đạo DN chỉ đạo tr ực tiếp để đảm bảo các yêu cầu quản lý của mình đượ cđáp ứng sẽ dẫn đến tình tr ạng bộ phận kiểmsoát thụ động, không linh hoạt, không pháthuy được năng lực của mình trong khi cácnhà quản tr ị lại phải mất quá nhiều thờ i giantrong việc đánh giá, xem xét, chỉ đạo bộ phậngiúp việc cho mình. Rõ ràng, đây là một sự

lãng phí nhân lực và tài chính mà không đạtđượ c hiệu quả.H ệ th ố ng KSNB vàKTNB có m ố i l iên h ệ gì?Để tránh nhầm lẫn, cần có sự phân biệt giữahệ thống KSNB và KTNB, đồng thờ i hiểu rõmối quan hệ giữa chúng. Từ đó, DN có thể thiết lậ p cho mình một hệ thống kiểm soáthữu hiệu. Theo những phân tích ở trên, có thể thấy r ằng cả hệ thống KSNB và KTNB đềunhằm tớ i mục đích là kiểm soát r ủi ro. Tuynhiên, trong DN, chúng có vị trí và vai tròkhác nhau.“Kiểm soát” là chỉ hoạt động. “Hệ thống kiểmsoát nội bộ” là một hệ thống có tổ chức, baogồm nhiều yếu tố. Những yếu tố này đảm bảocho DN hoạt động theo ý chí của lãnh đạoDN. Biểu hiện của chúng chính là nhữngchính sách, quy chế, quy định của Pháp luật,của DN mà bắt buộc mọi thành viên trong DN phải tuân theo. Việc sử dụng các biện pháp để đảm bảo cho các chính sách, quy chế, quyđịnh đó đượ c thực hiện đượ c gọi là “hoạt

động kiểm soát”. KTNB thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt độngkhác của DN nên được coi là “kiểm soát sự kiểm soát”, hay nói cách khác, nó cũng là một biện pháp để kiểm soát. Như vậy, KTNB làmột bộ máy nằm trong hệ thống KSNB củaDN. Hệ thống KSNB là một quy trình cònKTNB là một thực thể tồn tại trong DN. Dovậy, có thể thấy r ằng, hệ thống KSNB tồn tạidù cho DN ở bất k ỳ quy mô hay lĩnh vực kinhdoanh nào, đó là điều kiện tiên quyết để DNtồn tại và phát triển. KTNB là một bộ phậnđặc thù trong DN song không bắt buộc phải

có. DN có thể thiết lậ p một bộ máy KTNBnếu nhận thấy cần phải có thêm một biện pháp kiểm soát hữu hiệu.Chúng ta có thể hình dung mối liên hệ giữachúng như sau: Hệ thống KSNB giống nhưmột “hành lang” các quy định, chính sách,quy chế đượ c thiết lập để đảm bảo cho DNhoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả; hoạtđộng kiểm soát là các cách thức, các thủ tụcđượ c áp dụng để đảm bảo r ằng DN đang điđúng trong “hành lang” đó; bộ phận KTNB có

nhiệm vụ kiểm tra hoạt động kiểm soát cóthực sự diễn ra hay không, đánh giá mức độ kiểm soát của hệ thống một cách trung thực,khách quan, chỉ ra những hạn chế và đề xuấthoàn thiện. Dựa trên k ết quả của kiểm tra,giám sát và đánh giá, DN có thể sẽ quay tr ở lại hoàn chỉnh hệ thống KSNB của mình để nhằm đạt đượ c một hệ thống kiểm soát tối ưunhất nghĩa là một hệ thống kiểm soát phù hợ pvà có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của DN.

TÀI LIỆU THAM KHẢO[1]. Bộ Tài chính (2005), Các văn bản pháp luật

về kiể m toán, Nxb Tài chính[2] Vũ Hữu Đức (1999), Kiể m toán nội bộ - Khái

niệm và quy trình, Nxb Thống kê[3]. GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (2005), Giáo

trình lý thuyế t kiể m toán, Nxb Tài chính, Hà Nội[4]. Tài liệu khoá học Kiểm toán nội bộ,Vietsourcing - Hà Nội.

SUMMARY




147


DICSRIMINATE FROM INTERNAL CONTROL SYSTEM AND INTERNALAUDIT OF ENTERPRISES

Phan Thi Thai Ha

Thai nguyen University of Economics and Business administration

Enterprises always have to confront with risks, including inside and outside risk in businessactivities. Internal control system (ICS) and Internal Audit (IA) are set up in the enterprises with afinal purpose is to minimize risks. However, the conceptions of ICS and IA are not alwayscorrectly understood. This paper is not only giving the conceptions above, but also analyzing thereasons and the effects of the confusion of conceptions on enterprises’ activities. It also pointedout the relationship between ICS and IA to help interested users to catch up the subject and have aglobal look about the ICS and IA in enterprises.Key words: internal control system, internal audit, effectiveness, risk.

Email:[email protected]

Documents

phanbiethethongkiemsoatnoibovakiemtoannoibotrongdoanhnghiep.pdf