TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

TP. HỒ CHÍ MINH

TÀI LIỆU HỌC TẬP VỀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU TRONG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

TÁC GIẢ: TS. NGUYỄN VĂN TUẤN

THÁNG 11 NĂM 2011

Nội dung 1: Các bước triển khai một đề tài nghiên cứu khoa học

o Những nguyên tắc căn bản để giúp người bắt đầu làm công tác nghiên cứu có thể lựa chọn một hướng đi rõ ràng, đặc biệt là vấn đề tìm người hướng dẫn khoa học và lựa chọn đề tài.

o Cách lập một kế hoạch nghiên cứu vạch ra từng bước đi và công việc cụ thể, để có định hướng tốt hơn trong quá trình nghiên cứu.

Nội dung 2: Phương pháp tìm kiếm tài liệu tham khảo khoa học

o Cách chuẩn bị cho công tác nghiên cứu? o Đặc điểm và ưu nhược điểm của mỗi loại tài nguyên, tài liệu khoa học? o Lập chiến lược tìm kiếm, sử dụng tốt các công cụ để tìm được tài liệu phục

vụ cho nghiên cứu? o Đánh giá và chọn lọc những tài liệu có giá trị tham khảo khoa học cho đề tài?

Nội dung 3: Khai thác thông tin từ tài liệu khoa học

o Cách đọc và khai thác các tài liệu khoa học một cách hiệu quả? o Các quy định trích dẫn tham khảo khoa học? o Cách trình bày danh mục tham khảo theo đúng quy định?

Nội dung 4: Phương pháp viết tài liệu khoa học

o Cách trình bày các loại tài liệu khoa học khác nhau; o Cách lập kế hoạch viết bài; o Cách lập dàn ý cho tài liệu khoa học; o Các nguyên tắc phát triển và trình bày ý tưởng trong bài viết khoa học. o Cách viết một bài báo cáo khoa học?

Nội dung 5: Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

o Các yêu cầu căn bản trong nghiên cứu khoa học; o Phân biệt các loại tài liệu khoa học khác nhau; o Cách tìm kiếm để có được tài liệu tham khảo khoa học; o Cách khai thác thông tin từ tài liệu khoa học để chuẩn bị tư liệu cho bài viết; o Các quy định và có yêu cầu cao về chất lượng trình bày tài liệu khoa học; o Cách viết một tài liệu khoa học theo đúng các quy tắc trình bày khoa học; o Sử dụng ở mức căn bản các chương trình soạn thảo văn bản và trình chiếu.

Phần 1. Các bước triển khai một đề tài nghiên cứu khoa học

Mở đầu

Nói chung, không có những quy tắc tuyệt đối trong phương pháp nghiên cứu và trình bày kết quả nghiên cứu khoa học. Các quy tắc này có thể thay đổi tuỳ chuyên ngành, tuỳ cấp độ nghiên cứu cũng như tuỳ người hướng dẫn hoặc chịu trách nhiệm khoa học của đề tài. Mỗi nhà khoa học lại chịu những áp lực hành chính, quy định chuyên môn và thói quen nghiên cứu trong đơn vị và chuyên ngành của mình.

Tuy nhiên, vẫn có những bước cơ bản giúp một người làm công tác nghiên cứu có thể xây dựng một đề tài nghiên cứu đạt hiệu quả. Có thể hình dung một lộ trình thực hiện như sau:

Lựa chọn đề tài Lập kế hoạch thực hiện Đặt vấn đề, xây dựng giả thuyết Thu thập số liệu, xử lí thông tin Viết báo cáo kết quả nghiên cứu

Trình tự này cũng mang tính tương đối. Bởi có thể có những đề tài xuất phát từ những ý tưởng mới, sau đó mới thu thập tài liệu, triển khai thực hiện. Và cũng có thể có đề tài diễn ra theo hướng ngược lại, sau khi đã tích luỹ một lượng thông tin, tài liệu đủ lớn để có cái nhìn tổng quát và sâu sắc làm nảy sinh ý tưởng về đề tài nghiên cứu.

Trong tổng thể quá trình này, công tác nghiên cứu tài liệu đóng vai trò rất quan trọng. Đó không phải là công việc chỉ làm một lần hay chỉ là một quá trình đơn tuyến, mà được lặp đi lặp lại nhiều lần, với nhiều mức độ và mục đích khác nhau.

Khi mới bắt đầu: giúp lựa chọn đề tài, đánh giá phạm vi các nguồn tài nguyên hỗ trợ, đặt vấn đề nghiên cứu.

Khi đang nghiên cứu: giúp củng cố các luận cứ, luận chứng, bổ sung các đánh giá phê bình khoa học.

Khi kết thúc nghiên cứu: giúp tạo hình mẫu, tiêu chuẩn để soạn thảo và trình bày kết quả nghiên cứu.

Sự thật đúng là không có những quy tắc tuyệt đối trong mọi trường hợp. Nhưng điều đó không có nghĩa là không có những quy tắc cần tuân theo. Cách tốt nhất là đọc nhiều, tìm hiểu nhiều để biết được những quy tắc cùng tồn tại song song, xen kẽ, có những mối liên hệ, ràng buộc nhau, để có thể đưa ra được sự lựa chọn phù hợp nhất trong từng hoàn cảnh, từng tình huống thực tế.

Trong phạm vi giáo trình này:

các bước Lựa chọn đề tài và Lập kế hoạch thực hiện sẽ được đề cập trong các trang tiếp theo của phần 1 này (chủ yếu dành cho đối tượng sinh viên);

các bước Đặt vấn đề, xây dựng giả thuyết và Thu thập số liệu, xử lí thông tin phụ thuộc vào mỗi chuyên ngành hẹp, sẽ chỉ đề cập những nguyên tắc cơ bản ở phần 1 này mà không có những bài học riêng;

một số công đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, liên quan đến việc nghiên cứu tài liệu, sẽ được đề cập trong các phần 2 và 3;

bước Viết báo cáo kết quả nghiên cứu sẽ được đề cập trong các phần 4 và 5; Lựa chọn đề tài Một trong những thao tác đầu tiên của việc triển khai một đề tài nghiên cứu khoa học

là... lựa chọn đề tài. Đối với nhà nghiên cứu, các đề tài thường được lựa chọn qua kinh nghiệm và kiến thức tích luỹ được, đặt trong bối cảnh yêu cầu về mặt chuyên môn, quản lí hoặc nhu cầu thực tế của xã hội. Đối với sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh, ngoài việc lựa chọn đề tài họ còn phải chọn (hoặc được chỉ định) người hướng dẫn khoa học.

Người hướng dẫn khoa học Việc lựa chọn người hướng dẫn khoa học không hoàn toàn phụ thuộc vào đề tài nghiên

cứu được lựa chọn. Có hai khả năng kết hợp: chọn người hướng dẫn trước, chọn đề tài sau; hoặc ngược lại,

chọn đề tài trước rồi mới tìm người hướng dẫn phù hợp. Nhưng rất thông thường, nhất là trong hoàn cảnh Việt Nam hiện nay, một đề tài nghiên cứu làm khoá luận/luận văn/luận án thường được xác định sau khi đã có người hướng dẫn khoa học.

Lựa chọn người hướng dẫn như thế nào? Nói chung trong nghiên cứu khoa học, không có người thầy lí tưởng cho mọi sinh viên,

vì mỗi người đều có tính cách, sở thích, phương pháp làm việc riêng biệt. Điều bạn cần làm là tìm được người thầy phù hợp, sẵn sàng hướng dẫn mình đi suốt con đường học làm nghiên cứu khoa học.

Cách tốt nhất là trước khi tiếp xúc với người bạn định lựa chọn, hãy tìm hiểu kĩ về tiểu sử khoa học của họ cũng như những đặc điểm cá tính, phương pháp làm việc, quan điểm khoa học, kinh nghiệm chuyên môn, chủ đề nghiên cứu ưu tiên, v.v. Đồng thời, cần trang bị cho mình những ý tưởng cơ bản về một đề tài nghiên cứu mà mình quan tâm (qua nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu thực tế hoặc chỉ đơn giản là một đề tài trong danh sách ưu tiên nghiên cứu của người cần gặp).

Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, hãy xin hẹn gặp để trình bày nguyện vọng. Ấn tượng bạn tạo ra trong buổi gặp mặt có thể là một yếu tố quan trọng trong quyết định của người thầy. Có thể bạn được nhận hướng dẫn ngay. Cũng có thể bạn sẽ nhận được một lời khuyên... nên làm việc với một người thầy khác, và cũng chính bạn là người quyết định, sau khi cân nhắc mọi yếu tố, có nên thay đổi ý định hay là tiếp tục kiên trì thuyết phục.

Quan hệ thầy - trò trong nghiên cứu khoa học Những phẩm chất mà một sinh viên nghiên cứu khoa học nên có là giàu óc tưởng

tượng, giàu sáng kiến, nhiệt tình và kiên trì. Biểu hiện rõ ràng những phẩm chất này sẽ

giúp cho người thầy hướng dẫn hiểu được học trò của mình hơn, và điều đó hiển nhiên là có ích cho sự tiến triển của đề tài nghiên cứu.

Người thầy hướng dẫn sẽ hiểu mình cần làm gì để giúp sinh viên thực hiện tốt đề tài nghiên cứu: lựa chọn đối tượng, rèn luyện phương pháp, tư vấn nghiên cứu tài liệu, xử lí số liệu, v.v. Nhưng chính sinh viên luôn phải là người chủ động trong công việc của mình, không nên thụ động, ỷ lại, trông chờ hoàn toàn vào sự chỉ định của thầy, vì người thầy chỉ định hướng, dẫn dắt mà không làm thay cho sinh viên.

Trong quá trình thực hiện, cần duy trì đều đặn những buổi làm việc định kì để theo dõi tiến độ nghiên cứu, xác định những kết quả đạt và chưa đạt, đưa ra hướng giải quyết những vướng mắc xảy ra, thảo luận những bước đi kế tiếp, v.v. Mật độ làm việc thay đổi tuỳ lĩnh vực và đề tài, nhưng nói chung khoảng từ hai đến ba tuần một lần là vừa đủ, và đừng để vượt quá bốn tuần. Lịch gặp quá dày hoặc gặp mà không có nội dung/kết quả gì mới mẻ thì thường sẽ vô ích, thậm chí bất lợi cho sự tiến triển của đề tài. Khi làm việc định kì, sinh viên cũng không nên tỏ ra quá nhút nhát mà cần có sự tự tin đúng mực.

Lựa chọn đề tài (tt.)

Đề tài nghiên cứu

Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn đề tài

Khi lựa chọn đề tài nghiên cứu khoa học, có thể có những khả năng sau:

người hướng dẫn áp đặt một đề tài mà mình đang quan tâm, ưu tiên trong các nghiên cứu trước mắt: có thể người thầy sẽ có tâm thế sẵn sàng hơn khi hướng dẫn những đề tài như vậy;

người hướng dẫn gợi ý một đề tài được cho là phù hợp, có thể là với khả năng và điều kiện thực tế;

sinh viên lựa chọn một đề tài trong danh sách các chủ đề nghiên cứu của người hướng dẫn: ở đó có thể có đủ cả những vấn đề bắt buộc phải nghiên cứu, những vấn đề ưu tiên, những vấn đề ưa thích, hay chỉ đơn giản là những gợi ý nghiên cứu;

sinh viên lựa chọn một đề tài từ các ý tưởng có sẵn của mình: có thể liên quan đến những lợi ích, điều kiện thuận tiện trước mắt hoặc khả năng, sở thích nghiên cứu của sinh viên;

sinh viên và người hướng dẫn thảo luận với nhau, mỗi người đưa ra những ý tưởng, lí do, đánh giá ưu nhược điểm của mỗi vấn đề,... và cuối cùng đi đến một lựa chọn phù hợp nhất cho cả hai: đây là cách khá phổ biến, lời khuyên của người thầy giúp sinh viên định hướng tốt hơn trong quyết định của mình mà không có cảm giác bị áp đặt, điều sẽ ảnh hưởng không ít đến động cơ và hứng thú làm việc về sau;

v.v.

Đặc điểm của một đề tài tốt

Có thể có một số đề tài đòi hỏi những kĩ năng đặc biệt hoặc sự đầu tư thời gian và công sức nhiều hơn bình thường, nhưng nhìn chung đối với sinh viên nghiên cứu khoa học, một đề tài sẽ có kết quả tốt nếu như chịu làm việc một cách có phương pháp, có óc tìm tòi và... một chút thông minh. Về mặt phương pháp, một đề tài tốt phải khuyến khích một quá trình học tập có tính sáng tạo và lâu dài của sinh viên về các phương pháp nghiên cứu cũng như kĩ thuật trình bày ý tưởng và kết quả thu thập được.

Một đề tài nghiên cứu được đánh giá là tốt khi:

có phạm vi giới hạn: vì phạm vi càng hẹp vấn đề sẽ càng được đào sâu, trong khi một vấn đề có phạm vi rộng sẽ dễ dẫn đến nguy cơ dàn trải, thiếu tập trung, xử lí các vấn đề chỉ ở trên bề mặt;

có tính mới và độc đáo: kết quả nghiên cứu phải mang lại một sự tiến bộ nhất định trong tri thức khoa học chuyên ngành, không trùng lắp với những kết quả, công trình đã công bố trước đó;

xử lí vấn đề tương đối trọn vẹn: sao cho kết quả thu được giúp rút ra những kết luận rõ ràng, góp phần giải quyết hầu hết các vấn đề cơ bản cần nghiên cứu đã đặt ra (thể hiện qua tên đề tài);

thể hiện bằng một bản báo cáo kết quả nghiên cứu: chặt chẽ trong phương pháp tiến hành, rõ ràng trong phong cách trình bày và... dễ đọc.

Do đó, để hướng đến một kết quả tốt cho công tác nghiên cứu, cần lưu ý những điểm sau khi chọn đề tài:

khả năng thực địa; khả năng truy cập các nguồn thông tin, tài liệu chuyên ngành; sự hỗ trợ của các chuyên gia và nhà chuyên môn; các điều kiện, phương tiện, thiết bị nghiên cứu; những thói quen, yêu cầu, xu hướng về chuyên môn và quản lí; v.v.

Tất cả phải đáp ứng đủ yêu cầu để có thể tiến hành được đề tài nghiên cứu và đạt được đến đích mong muốn.

Tên đề tài

Nội dung nghiên cứu của một đề tài khoa học được phản ánh một cách cô đọng nhất trong tiêu đề của nó. Tên của đề tài cần có tính đơn nghĩa, khúc chiết, rõ ràng, không dẫn đến những sự hiểu lầm, hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau hay hiểu mập mờ.

Có một số điểm cần lưu ý hạn chế khi đặt tên cho đề tài như sau:

dùng những cụm từ có độ bất định thông tin cao: như "Về...", "Thử bàn về...", "Một số biện pháp...", "Một số vấn đề...", "Tìm hiểu về...", v.v. vì càng bất định thì nội dung phản ánh được càng không rõ ràng, chính xác;

lạm dụng những từ chỉ mục đích: những từ như "nhằm", "để", "góp phần",... nếu bị lạm dụng dễ làm cho tên đề tài trở nên rối rắm, không nêu bật được nội dung trọng tâm;

lạm dụng mĩ từ hoặc cách nói bóng bẩy: tiêu chí quan trọng trong văn phong khoa học là đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, đơn nghĩa;

thể hiện tình cảm, thiên kiến, quan điểm: một tiêu chí quan trọng khác trong khoa học, đó là tính khách quan, không phụ thuộc vào tình cảm, chính kiến, quan điểm,... vì chúng thường có tính nhất thời, tính lịch sử trong một thời điểm nhất định.

Dưới đây là một số mẫu về cách cấu tạo tên đề tài:

CẤU TRÚC VÍ DỤ

Đối tượng nghiên cứu

"Cấu trúc câu tiếng Lào" (Ngữ văn), Bualy Paphaphan, Trường đại học Tổng hợp Hà Nội, 1993.

Giả thuyết khoa học

"Phông lưu trữ Uỷ ban Hành chính Hà Nội (1954-1975) - nguồn sử liệu chữ viết nghiên cứu lịch sử thủ đô" (Biên soạn lịch sử và sử liệu học), Hồ Văn Quýnh, Trường đại học Tổng hợp Hà Nội, 1995.

Mục tiêu nghiên cứu

"Đặc điểm khu hệ thú Ba Vì" (Động vật học), Phi Mạnh Hồng, Trường đại học Tổng hợp Hà Nội, 1994.

Mục tiêu + phương tiện

"Chuyển hoá phế liệu ligno-xenluloza nhờ nấm sợi bằng phương pháp lên men rắn" (Vi sinh học), Phạm Hồ Trương, Trường đại học Tổng hợp Hà Nội, 1993.

Mục tiêu + Môi trường

"Đặc trưng sinh học về sự phát triển cơ thể và sự sinh đẻ của phụ nữ nông thôn Đồng bằng Bắc bộ" (Nhân chủng học), Hà Thị Phương Tiến, Trường đại học Tổng hợp Hà Nội, 1995.

Mục tiêu + Phương tiện + Môi trường

"Sử dụng kỹ thuật kích hoạt nơtron để khảo sát sự phân bố của nguyên tố đất hiếm trong một số khoáng vật Việt Nam" (Hoá vô cơ), Nguyễn Văn Sức, Trường đại học Khoa học Tự nhiên, Hà Nội, 1995.

(Nguồn: Vũ Cao Đàm, 2000)

Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã chọn người hướng dẫn và có những ý tưởng cơ bản, rõ ràng về đề tài nghiên cứu, điều nên làm là soạn một kế hoạch thực hiện các phần việc chính, nhằm quản lí tốt quỹ thời gian cũng như kiểm soát được tiến độ thực hiện một cách khoa học. Kế hoạch này cũng chỉ có vai trò như sợi chỉ dẫn đường, có tính linh động và dễ dàng điều chỉnh chứ không phải là bất di bất dịch.

Độ dài ngắn của từng giai đoạn còn phụ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh thực tế của mỗi người và thời hạn kết thúc đề tài theo yêu cầu quản lí.

Tìm kiếm tài liệu

Việc đầu tiên cần phải làm tốt trong một đề tài nghiên cứu là tìm kiếm tài liệu. Lúc khởi đầu, có vẻ như mọi sự đều rối bù, lộn xộn, không có trật tự, các tài liệu, thông tin tìm được chưa giúp tìm thấy một hướng đi rõ ràng. Nhưng điều đó không đáng lo ngại, vì theo thời gian, bạn có thể lọc dần, loại bỏ những tài liệu không cần thiết, những hướng không khả thi, để tập trung vào những vấn đề trọng tâm nhất và phù hợp nhất.

Trong giai đoạn này, đừng mất thời gian đọc kĩ từng tài liệu tìm thấy được. Chỉ cần lưu trữ và sắp xếp trật tự, rõ ràng, ghi chú thông tin tham khảo đầy đủ để tiện dụng về sau.

Thời gian cho giai đoạn này có thể dao động trong khoảng từ ba đến sáu tuần, tuỳ thuộc vào điều kiện và khả năng của mỗi người. Không nên chỉ thụ động sử dụng những gì được cung cấp sẵn, mà cần huy động mọi nguồn lực có thể có.

Đọc và chọn lọc tài liệu

Sau khi đã có được một lượng tài liệu tương đối, bạn cần đọc để chọn lọc lại. Cần đọc tất cả các bài đã có. Đánh dấu những ý quan trọng. Ghi chú, tóm tắt một cách có hệ thống. Sắp xếp theo một trật tự phù hợp với thói quen và/hoặc ý đồ trình bày của mình.

Giai đoạn này dài hay ngắn tuỳ thuộc vào khả năng của mỗi người. Trong tương quan với thời gian tìm kiếm tài liệu ở trên, giai đoạn này kéo dài khoảng hai tuần.

Viết đề cương nghiên cứu/tổng quan tài liệu

Một đề tài khoa học thường, nếu không muốn nói là luôn, cần có đề cương nghiên cứu. Hoặc ít nhất cũng nên có một bài tổng quan tài liệu (literature review/revue de la littérature) để có cái nhìn tổng quát về vấn đề cần nghiên cứu.

Trong đề cương hoặc thông qua bài tổng quan tài liệu, bạn sẽ xác định được mục đích và phạm vi nghiên cứu, đối tượng và các phương pháp chuyên ngành sẽ sử dụng, những kết quả cần đạt được và thời gian dự kiến cho từng giai đoạn tiếp theo. Đặc biệt trong các khoa học thực nghiệm, đôi khi cần sử dụng những hoá chất, dụng cụ đặc biệt, không có sẵn mà phải đặt mua trước một thời gian rất dài, thì việc dự liệu một kế hoạch nghiên cứu rõ ràng càng đóng vai trò quan trọng.

Trong điều kiện tiêu chuẩn, thời gian này kéo dài khoảng hai tuần, với các tài liệu đã tìm thấy, tích luỹ và chọn lọc ở các bước trên.

Triển khai nghiên cứu

Tuỳ thuộc vào mỗi chuyên ngành, nếu cần có một giai đoạn triển khai sơ bộ, giai đoạn này sẽ kéo dài khoảng vài tuần để kiểm tra những vấn đề và phương pháp đã đề ra. Những kết quả sơ bộ này có thể giúp để điều chỉnh, cập nhật phần tổng quan tài liệu cho phù hợp hơn với thực tế.

Nếu đề tài không cần nghiên cứu sơ bộ, có thể tiến hành thẳng các giai đoạn nghiên cứu đã vạch ra. Các số liệu cần được thu thập đầy đủ và xử lí theo đúng phương pháp của từng chuyên ngành. Các vấn đề đã đặt ra, giả thuyết đã xây dựng trong phần tổng quan tài liệu/đề cương nghiên cứu sẽ được kiểm chứng thông qua các kết quả thu được trong giai đoạn này.

Giai đoạn này kéo dài bao lâu tuỳ thuộc chuyên ngành và cấp độ của đề tài. Đối với sinh viên, trong giai đoạn này cần làm việc đều đặn với người hướng dẫn khoa học, đào sâu nghiên cứu tài liệu chuyên môn và tham khảo ý kiến chuyên gia để điều chỉnh việc nghiên cứu theo đúng hướng.

Viết báo cáo kết quả nghiên cứu

Nếu đã làm tốt việc viết tổng quan tài liệu ngay từ ban đầu, giai đoạn này trở nên nhẹ nhàng hơn. Ngoài các tài liệu ban đầu đã có, có thể bạn tìm thấy hoặc cần phải tìm thêm những tài liệu mới hơn, chuyên sâu hơn nữa để bổ sung cho các khía cạnh quan trọng trong đề tài, và bắt tay vào viết các phần còn lại: phân tích, thảo luận kết quả nghiên cứu và đưa ra các kết luận, xác nhận hay bác bỏ những giả thuyết đã đặt ra, gợi những vấn đề cần nghiên cứu tiếp, v.v.

Sau khi hoàn tất những phần việc trên, cần tập hợp các nội dung đó thành một bài viết hoàn chỉnh theo yêu cầu của cấp quản lí chuyên môn. Có nhiều loại tài liệu khoa học khác nhau, mỗi loại có yêu cầu bố cục và trình bày khác nhau. Cần tìm hiểu rõ các yêu cầu đó để trình bày tài liệu của mình cho đúng với quy định.

Thời gian hoàn tất bài viết có thể kéo dài khoảng vài tuần. Đối với sinh viên, bài viết cần được đưa cho người hướng dẫn xem, thảo luận về những điểm cần điều chỉnh, sửa chữa trước khi nộp chính thức để báo cáo.

Trình bày/bảo vệ kết quả nghiên cứu

Thông thường, một đề tài nghiên cứu khoa học phải được bảo vệ trước hội đồng gồm các nhà chuyên môn. Các nội dung cơ bản của đề tài (mục đích, đối tượng, phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận, đề nghị) được trình bày ngắn gọn, cô đọng trong khoảng 15-20 phút. Sau đó, các thành viên hội đồng sẽ phản biện, chất vấn và nhận xét về chất lượng đề tài.

Việc soạn bài thuyết trình tuy không khó, nhưng không phải hoàn toàn đơn giản, nhất là khi học sinh - sinh viên Việt Nam hầu như không được (bắt buộc) rèn luyện kĩ năng này trong suốt quá trình học tập. Bài thuyết trình dựa chủ yếu vào bài viết, nhưng không phải là bản sao nguyên vẹn của bài viết. Thời gian chuẩn bị có thể rất ngắn, từ vài ngày đến một tuần, song để có được kĩ năng thuyết trình trước đám đông, cần phải sớm rèn luyện ngay từ khi có thể./.

Phần 2. Phương pháp tìm kiếm tài liệu tham khảo khoa học

Mở đầu

Trong nghiên cứu khoa học, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của công tác nghiên cứu tài liệu. Tuy nhiên, vì nhiều lí do, lâu nay ở Việt Nam mảng này dường như chưa được quan tâm và đầu tư đúng mức.

Trong rất nhiều lí do có thể liệt kê, vấn đề hàng đầu là kinh phí. Các thư viện nghèo nàn hoặc chậm có sách mới, các tủ sách chuyên ngành hạn chế về số lượng, chi phí mua tài liệu trực tiếp quá cao, không có phương tiện thanh toán, v.v.

Nguyên nhân quan trọng thứ hai, đó là yêu cầu khoa học đối với việc nghiên cứu tài liệu bị thả lỏng. Có thể thấy trong không ít tài liệu khoa học, phần tài liệu tham khảo chiếm một vị trí hết sức khiêm tốn, thông tin trích dẫn, tham khảo được trình bày không đúng chuẩn mực, vẫn thường được dễ dàng cho qua.

Và thời gian gần đây, với sự phát triển kinh tế nhanh chóng và sự bùng nổ của Internet, đang dần hình thành một xu hướng có phần thái quá: sử dụng gần như mọi thứ tìm thấy trên Internet để đưa vào tài liệu khoa học mà không cần kiểm chứng nguồn gốc, độ tin cậy, đánh giá giá trị, cũng như không tuân thủ đúng các quy tắc trình bày và sử dụng đối với các tài liệu này.

Vậy, làm sao để giải quyết các vấn đề đó?

Vấn đề kinh phí: đang dần có sự quan tâm trở lại từ góc độ quản lí; Internet trở thành một nguồn cung cấp quan trọng, gần như không thể thiếu, các tài liệu cơ bản cần thiết.

Yêu cầu khoa học: trong xu thế hội nhập, vấn đề này cũng đang được điều chỉnh, vì chúng ta càng chậm đặt yêu cầu cao thì càng chậm phát triển kịp cùng với thế giới.

Sử dụng Internet: đây là một công cụ thuận tiện để tiếp cận nhanh và dễ dàng đến một lượng thông tin khổng lồ và phong phú trên khắp thế giới, trong mọi lĩnh vực. Nhưng, trong một thế giới hỗn độn thông tin như thế, làm sao để tìm được thông tin phù hợp với nhu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả? Đó không phải là điều dễ dàng! Và

những nội dung tiếp theo đây sẽ được trình bày với mong muốn góp phần vẽ ra một con đường như thế.

Thông thường, để tiến hành nghiên cứu, cần có giai đoạn chuẩn bị ban đầu là xác định chủ đề nghiên cứu. Giai đoạn chuẩn bị này có thể trải qua các bước sau: xác định nhu cầu; lựa chọn chủ đề; giới hạn phạm vi của chủ đề; và sau cùng là định rõ các mục tiêu nghiên cứu.

Tất nhiên, vẫn có thể thấy nhiều trường hợp bỏ qua giai đoạn chuẩn bị này mà tập trung hẳn vào các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành cụ thể. Hoặc sinh viên thường làm nghiên cứu theo sự chỉ định của người thầy hướng dẫn. Song, khi muốn hiểu rõ vấn đề cần nghiên cứu, thấy rõ con đường cần đi qua và nơi cần đến, thì tốt hơn hết là tự chuẩn bị cho mình thật tốt ngay từ đầu. Người thầy hướng dẫn thông thường cũng sẽ có hứng thú hơn khi làm việc với một học trò biết mình muốn gì và cần làm gì trong quá trình nghiên cứu.

Xác định nhu cầu Có nhiều vấn đề cần quan tâm khi xác định nhu cầu nghiên cứu và tìm kiếm tài liệu

phục vụ cho nghiên cứu đó. Điều đầu tiên cần quan tâm là cấp độ của đề tài. Mỗi cấp độ sẽ có những yêu cầu

tương ứng về mặt khoa học và mức độ chuyên sâu của đề tài, cũng thể hiện qua phạm vi và mức độ chuyên sâu của tài liệu tham khảo. Những nghiên cứu ở bậc đại học, nếu tham khảo được nhiều tài liệu chuyên sâu thì càng tốt, nhưng đó cũng không hẳn là một đòi hỏi quá gắt gao. Nhưng ngược lại, một đề tài ở bậc cao học, tiến sĩ mà không có, hoặc có rất ít tài liệu tham khảo từ các sách và tạp chí chuyên ngành có uy tín, các học giả tên tuổi trong lĩnh vực, thì giá trị sẽ giảm đi rất nhiều.

Vấn đề tiếp theo là thời hạn nghiên cứu. Một đề tài nghiên cứu của sinh viên đại học có thể bố trí thực hiện trong vài ba tháng, ở bậc cao học thường phải từ hơn nửa năm đến một năm, hoặc thậm chí lâu hơn. Tuỳ theo thời hạn nghiên cứu được áp đặt, nhà nghiên cứu phải lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết, phân bố các giai đoạn nghiên cứu và công việc phải làm một cách hợp lí để có thể đạt đến đích mong muốn kịp thời hạn.

Yếu tố quan trọng tiếp theo là mục đích nghiên cứu. Mục đích này sẽ thay đổi tuỳ theo tính chất của mỗi đề tài. Và khi mục đích khác nhau, các giai đoạn nghiên cứu và các yêu cầu đặt ra cũng thay đổi tương ứng. Ở đây, chúng ta đề cập đến hai dạng thường gặp là:

Nghiên cứu một vấn đề khoa học

Nghiên cứu về một vấn đề khoa học giúp đào sâu, mở rộng hiểu biết về chủ đề đó, làm sáng tỏ các kết quả mới thu được và công bố một cách chặt chẽ, rõ ràng.

Mục đích của nghiên cứu dạng này là quan sát, giải thích, diễn giải, khám phá những mối liên hệ mới giữa các hiện tượng, sự việc, sự vật, và sau khi kiểm chứng sẽ xây dựng một giả thuyết mới hoặc tái cấu trúc lại các giả thuyết đã có về một hiện thực nhằm phổ quát hoá vấn đề đã nghiên cứu.

Kết quả của các nghiên cứu thường được phát triển thành một luận văn, luận án, với các luận chứng, luận cứ bảo vệ kết quả thu được. Do đó, dạng nghiên cứu này đòi hỏi rất cao ở việc tham khảo tài liệu.

Báo cáo tổng hợp tài liệu

Báo cáo tổng hợp tài liệu là một bài viết tổng hợp, mô tả đầy đủ và trung thực về những thông tin đọc được, tham khảo được về một vấn đề, sự kiện, hiện tượng khoa học. Dạng này thường gặp trong các buổi sinh hoạt chuyên đề, thảo luận chuyên môn ở các đơn vị đào tạo và nghiên cứu.

Báo cáo dạng này cần dựa trên những gì đã được chứng minh trong thực tế, rõ ràng và chính xác. Do đó, những thông tin tổng hợp được cần có trích dẫn trực tiếp hoặc gián tiếp rõ ràng về nguồn gốc của thông tin được đề cập.

Có hai dạng báo cáo tổng hợp chính: báo cáo tổng hợp thông tin và báo cáo tổng hợp phê bình.

o Báo cáo tổng hợp thông tin: thường chỉ dừng lại ở mức độ tóm tắt các ý kiến của những tác giả gốc, các kết quả, luận cứ, luận chứng, kết luận của họ về một chủ đề xác định.

o Báo cáo tổng hợp phê bình: thường sau khi tóm tắt thông tin, người báo cáo sẽ sắp xếp nội dung, một cách chặt chẽ và khách quan, nhằm làm nổi bật những khía cạnh khác nhau của một vấn đề, bình luận và đánh giá những giá trị của thông tin thu thập được, hệ thống hoá tri thức đã biết về chủ đề đang quan tâm.

Với nhu cầu nghiên cứu tài liệu phục vụ các đề tài nghiên cứu khoa học, các vấn đề cần quan tâm nhất là:

tầm tham khảo đủ rộng để bao quát phạm vi của chủ đề; mức độ tham khảo đủ sâu, tương ứng với yêu cầu của cấp độ nghiên cứu; thông tin tương đối cập nhật để đánh giá vấn đề khách quan, kịp thời, không bị

lạc hậu với dòng thông tin chuyên ngành; thông tin có chọn lọc sao cho phù hợp với một đề tài khoa học.

Dù gặp những hạn chế khách quan nhất định, nhưng khi nhà nghiên cứu tuân thủ tốt các quy tắc này, sẽ có những giải pháp giúp đáp ứng được nhu cầu, không nhiều thì ít, nhằm bổ sung những giá trị thiết thực cho đề tài cần nghiên cứu.

Nghiên cứu tài liệu càng có ý nghĩa quan trọng ở giai đoạn đầu của đề tài, vì nhà nghiên cứu có thể dựa vào đó để lựa chọn chủ đề, kiểm tra các nguồn lực sẵn có, xác định mục tiêu nghiên cứu và xây dựng những giả thuyết cho đề tài nghiên cứu của mình.

Xác định chủ đề nghiên cứu

Thông thường, để tiến hành nghiên cứu, cần có giai đoạn chuẩn bị ban đầu là xác định chủ đề nghiên cứu. Giai đoạn chuẩn bị này có thể trải qua các bước sau: xác định nhu cầu; lựa chọn chủ đề; giới hạn phạm vi của chủ đề; và sau cùng là định rõ các mục tiêu nghiên cứu.

Tất nhiên, vẫn có thể thấy nhiều trường hợp bỏ qua giai đoạn chuẩn bị này mà tập trung hẳn vào các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành cụ thể. Hoặc sinh viên thường làm nghiên cứu theo sự chỉ định của người thầy hướng dẫn. Song, khi muốn hiểu rõ vấn đề cần nghiên cứu, thấy rõ con đường cần đi qua và nơi cần đến, thì tốt hơn hết là tự chuẩn bị cho mình thật tốt ngay từ đầu. Người thầy hướng dẫn thông thường cũng sẽ có hứng thú hơn khi làm việc với một học trò biết mình muốn gì và cần làm gì trong quá trình nghiên cứu.

Xác định nhu cầu

Có nhiều vấn đề cần quan tâm khi xác định nhu cầu nghiên cứu và tìm kiếm tài liệu phục vụ cho nghiên cứu đó.

Điều đầu tiên cần quan tâm là cấp độ của đề tài. Mỗi cấp độ sẽ có những yêu cầu tương ứng về mặt khoa học và mức độ chuyên sâu của đề tài, cũng thể hiện qua phạm vi và mức độ chuyên sâu của tài liệu tham khảo. Những nghiên cứu ở bậc đại học, nếu tham khảo được nhiều tài liệu chuyên sâu thì càng tốt, nhưng đó cũng không hẳn là một đòi hỏi quá gắt gao. Nhưng ngược lại, một đề tài ở bậc cao học, tiến sĩ mà không có, hoặc có rất ít tài liệu tham khảo từ các sách và tạp chí chuyên ngành có uy tín, các học giả tên tuổi trong lĩnh vực, thì giá trị sẽ giảm đi rất nhiều.

Vấn đề tiếp theo là thời hạn nghiên cứu. Một đề tài nghiên cứu của sinh viên đại học có thể bố trí thực hiện trong vài ba tháng, ở bậc cao học thường phải từ hơn nửa năm đến một năm, hoặc thậm chí lâu hơn. Tuỳ theo thời hạn nghiên cứu được áp đặt, nhà nghiên cứu phải lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết, phân bố các giai đoạn nghiên cứu và công việc phải làm một cách hợp lí để có thể đạt đến đích mong muốn kịp thời hạn.

Yếu tố quan trọng tiếp theo là mục đích nghiên cứu. Mục đích này sẽ thay đổi tuỳ theo tính chất của mỗi đề tài. Và khi mục đích khác nhau, các giai đoạn nghiên cứu và các yêu cầu đặt ra cũng thay đổi tương ứng. Ở đây, chúng ta đề cập đến hai dạng thường gặp là:

Nghiên cứu một vấn đề khoa học

Nghiên cứu về một vấn đề khoa học giúp đào sâu, mở rộng hiểu biết về chủ đề đó, làm sáng tỏ các kết quả mới thu được và công bố một cách chặt chẽ, rõ ràng.

Mục đích của nghiên cứu dạng này là quan sát, giải thích, diễn giải, khám phá những mối liên hệ mới giữa các hiện tượng, sự việc, sự vật, và sau khi kiểm chứng sẽ xây dựng một giả thuyết mới hoặc tái cấu trúc lại các giả thuyết đã có về một hiện thực nhằm phổ quát hoá vấn đề đã nghiên cứu.

Kết quả của các nghiên cứu thường được phát triển thành một luận văn, luận án, với các luận chứng, luận cứ bảo vệ kết quả thu được. Do đó, dạng nghiên cứu này đòi hỏi rất cao ở việc tham khảo tài liệu.

Báo cáo tổng hợp tài liệu

Báo cáo tổng hợp tài liệu là một bài viết tổng hợp, mô tả đầy đủ và trung thực về những thông tin đọc được, tham khảo được về một vấn đề, sự kiện, hiện tượng khoa học. Dạng này thường gặp trong các buổi sinh hoạt chuyên đề, thảo luận chuyên môn ở các đơn vị đào tạo và nghiên cứu.

Báo cáo dạng này cần dựa trên những gì đã được chứng minh trong thực tế, rõ ràng và chính xác. Do đó, những thông tin tổng hợp được cần có trích dẫn trực tiếp hoặc gián tiếp rõ ràng về nguồn gốc của thông tin được đề cập.

Có hai dạng báo cáo tổng hợp chính: báo cáo tổng hợp thông tin và báo cáo tổng hợp phê bình.

o Báo cáo tổng hợp thông tin: thường chỉ dừng lại ở mức độ tóm tắt các ý kiến của những tác giả gốc, các kết quả, luận cứ, luận chứng, kết luận của họ về một chủ đề xác định.

o Báo cáo tổng hợp phê bình: thường sau khi tóm tắt thông tin, người báo cáo sẽ sắp xếp nội dung, một cách chặt chẽ và khách quan, nhằm làm nổi bật những khía cạnh khác nhau của một vấn đề, bình luận và đánh giá những giá trị của thông tin thu thập được, hệ thống hoá tri thức đã biết về chủ đề đang quan tâm.

Với nhu cầu nghiên cứu tài liệu phục vụ các đề tài nghiên cứu khoa học, các vấn đề cần quan tâm nhất là:

tầm tham khảo đủ rộng để bao quát phạm vi của chủ đề; mức độ tham khảo đủ sâu, tương ứng với yêu cầu của cấp độ nghiên cứu; thông tin tương đối cập nhật để đánh giá vấn đề khách quan, kịp thời, không bị

lạc hậu với dòng thông tin chuyên ngành;

thông tin có chọn lọc sao cho phù hợp với một đề tài khoa học.

Dù gặp những hạn chế khách quan nhất định, nhưng khi nhà nghiên cứu tuân thủ tốt các quy tắc này, sẽ có những giải pháp giúp đáp ứng được nhu cầu, không nhiều thì ít, nhằm bổ sung những giá trị thiết thực cho đề tài cần nghiên cứu.

Nghiên cứu tài liệu càng có ý nghĩa quan trọng ở giai đoạn đầu của đề tài, vì nhà nghiên cứu có thể dựa vào đó để lựa chọn chủ đề, kiểm tra các nguồn lực sẵn có, xác định mục tiêu nghiên cứu và xây dựng những giả thuyết cho đề tài nghiên cứu của mình.

Phần 3. Khai thác thông tin từ tài liệu khoa học

Mở đầu Phương pháp đọc tài liệu Kĩ thuật ghi chú và lập phiếu đọc Sắp xếp và trình bày tham khảo Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham

khảo của Việt Nam

Mở đầu

Để làm tốt việc nghiên cứu tài liệu trong nghiên cứu khoa học, không chỉ đòi hỏi biết cách tìm kiếm và tìm được nhiều tài liệu tham khảo có giá trị, mà còn có yêu cầu cao về phương pháp đọc tài liệu, kĩ thuật ghi chú và khai thác hiệu quả các thông tin từ tài liệu đó, phân tích - tổng hợp - phê bình thông tin được cung cấp trong tài liệu, để phục vụ việc xây dựng giả thuyết nghiên cứu, thảo luận kết quả, soạn thảo bài viết báo cáo kết quả nghiên cứu.

Biết tổ chức các công việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đạt được những kết quả tốt nhất.

Mở đầu Phương pháp đọc tài liệu Kĩ thuật ghi chú và lập phiếu đọc Sắp xếp và trình bày tham khảo Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham

khảo của Việt Nam

o Nguyên tắc chung o Các bước đọc tài liệu o Đọc một cuốn sách khoa học o Đọc một bài báo khoa học

Phương pháp đọc tài liệu

Nguyên tắc chung

Để đọc tài liệu có hiệu quả, cần có sự tập trung và chú ý cao độ. Mục đích là:

hiểu nội dung thông điệp của tác giả; nắm bắt các thông tin phù hợp trong phạm vi đề tài nghiên cứu; ghi nhớ các khái niệm và ý quan trọng để mở rộng hiểu biết, đào sâu kiến thức chuyên

ngành.

Trước khi đọc, luôn cần phải đánh giá tổng quát về tính phù hợp của tài liệu với đề tài nghiên cứu. Lao vào đọc chi tiết một tài liệu chưa được sàng lọc trước rất có thể sẽ làm mất nhiều thời gian và công sức cho những thông tin không có ý nghĩa khoa học cao.

Đối các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, hiệu quả đọc tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ ngoại ngữ. Điều này liên quan đến năng khiếu ngoại ngữ cá nhân, vốn tiếng mẹ đẻ và quá trình rèn luyện lâu dài. Tuy nhiên, có một số kinh nghiệm là:

không quá phụ thuộc vào từ điển: gặp từ nào lạ, mới cũng tra từ điển là một thói quen không tốt cho việc rèn luyện khả năng ngoại ngữ;

không nên ghi chú nghĩa tất cả các từ mới ngay trong bài: điều này tưởng sẽ giúp dễ hiểu hơn khi đọc tài liệu, nhưng thực ra sẽ làm bài đọc trở nên rối rắm, khó nhìn, không giúp rèn luyện trí nhớ và khả năng ngoại ngữ (một kiểu lệ thuộc từ điển);

chọn một số từ điển tốt: điều này không trái ngược với ý thứ nhất mà lại là một công cụ giúp định vị tốt trong quá trình đọc,

o có rất nhiều loại từ điển khác nhau trên thị trường và không phải cuốn nào cũng tốt,

o các từ điển dịch (Anh - Việt, Pháp - Việt,...) luôn chỉ có giá trị tương đối, vì không thể nào theo kịp đà tiến bộ khoa học, công nghệ,

o các từ điển dịch có thể có những hạn chế về ngữ nghĩa của các thuật ngữ chuyên ngành hẹp mà các dịch giả không nắm rõ,

o khai thác nhiều bộ từ điển nguyên ngữ, đặc biệt là các từ điển giải thích, từ điển thuật ngữ chuyên môn, bách khoa thư,... luôn được cập nhật thường xuyên trên Mạng, với rất nhiều chi tiết cặn kẽ, chính xác về các thuật ngữ, khái niệm chuyên biệt.

Nói chung, đối với mọi loại tài liệu, dù bằng tiếng mẹ đẻ hay tiếng nước ngoài, điều tiên quyết trong xử lí thông tin khoa học mà tài liệu đó cung cấp là không sao chép/dịch một cách máy móc toàn bộ nội dung tài liệu, mà cần trích rút các thông tin cần thiết để tái cấu trúc và phát biểu lại bằng ngôn ngữ riêng của mình, với thông tin trích dẫn chính xác và đầy đủ.

Có thể đề nghị một sơ đồ đọc tài liệu tổng quát gồm 5 bước sau đây:

Phương pháp đọc tài liệu

Các bước đọc tài liệu

Qua sơ đồ tổng quát nguyên tắc đọc tài liệu ở trên, có thể chia làm 3 bước đọc tài liệu sau đây:

Trước khi đọc

Một đề tài nghiên cứu khoa học nghiêm túc đòi hỏi người nghiên cứu phải đọc nhiều tài liệu tham khảo liên quan đến chủ đề đang quan tâm, một cách có chiến lược và hiệu quả. Do đó, điều cần làm đầu tiên khi có một tài liệu không phải là lao vào đọc chăm chú từ đầu tới cuối, mà là... một vài phút chuẩn bị (!).

Tự đặt những câu hỏi để xác định rõ ràng mục đích đọc tài liệu, đánh giá sơ bộ tài liệu cần đọc trước khi đi vào từng chi tiết.

Động cơ đọc tài liệu? - Giải trí, tìm hiểu tổng quát, tìm hiểu chuyên sâu, tìm một định nghĩa, làm sáng tỏ một vấn đề,...

Vấn đề nào cần quan tâm? - Đó là những khía cạnh của vấn đề đã được xác định trong quá trình lựa chọn đề tài nghiên cứu, chủ đề cần tìm hiểu.

Những thắc mắc đang cần tìm câu trả lời? Kiểu thông tin nào đang cần có? - Số liệu thống kê, kết quả nghiên cứu, hình

ảnh minh hoạ, báo cáo tổng hợp,...

Nhớ rõ mục đích đọc tài liệu rồi, vẫn chưa đến lúc đọc ngay mọi chi tiết! Nên đọc lướt qua toàn bộ tài liệu để đánh giá sơ bộ nội dung và đại ý tác giả muốn trình bày. Đôi khi, giai đoạn này còn giúp xác định mức độ phù hợp của tài liệu với nhu cầu đề tài, để quyết định đi vào chi tiết hay bỏ qua tài liệu.

Ở thời điểm này, nên xem kĩ nội dung phần tóm tắt của tài liệu, đọc các đề mục chính và phụ trong bài để tạo một mối liên hệ chung giữa toàn bộ các khái niệm quan trọng, các từ khoá mô tả phạm vi giới hạn và trọng tâm của tài liệu.

Trong khi đọc

Sau khi đã làm xong bước chuẩn bị và đánh giá sơ bộ, mới đến lúc bắt đầu đọc thực sự. Hiệu quả đọc phụ thuộc vào phương pháp đọc (và phương pháp đọc phụ thuộc vào quá trình rèn luyện lâu dài), vào trình độ ngôn ngữ cả trong tiếng mẹ đẻ và tiếng nước ngoài, và vào khả năng lĩnh hội kiến thức chuyên môn. Ngoài ra, một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng đến quá trình đọc tài liệu là mức độ yêu cầu của cá nhân đối với vấn đề đang nghiên cứu.

Có các phương pháp đọc thường gặp nhất là:

đọc định vị: đọc lướt qua tài liệu để tìm các thông tin chính xác, một mẩu trích dẫn, khái quát các yếu tố liên quan,...

o đòi hỏi xác định rõ mục đích đọc ngay từ đầu; đọc gạn lọc: chỉ đọc những gì quan trọng, cốt lõi, mới mẻ, hấp dẫn nhất,

o chỉ đọc tựa, các tựa phụ, đoạn đầu và đoạn cuối, câu đầu và câu cuối của các đoạn khác, ghi nhớ các ý chính,

o chú ý đặc biệt đến những từ nối quan trọng tạo mối liên hệ trong lập luận suốt toàn bài,

o không đọc các chi tiết nhỏ cụ thể; đọc chéo: đọc nhanh qua tất cả các trang, đoạn văn bản mà không chú ý vào một

điểm cụ thể nào trong bài, o phù hợp với những tài liệu chỉ cung cấp các thông tin cơ bản, phổ thông,

không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn sâu; đọc bình thường: mức độ đúng... bình thường như vẫn gọi là "đọc", tức đọc lần

lượt toàn bộ văn bản, có thể nhanh hay chậm tuỳ khả năng, o tiếp nhận thông tin một cách bình thường trong quá trình đọc mà không

đòi hỏi một sự tập trung cao độ với nhiều thao tác tư duy phức tạp, o và thông thường không đủ để đáp ứng yêu cầu cao khi đọc tài liệu khoa

học; đọc tích cực: là phương pháp đọc hiểu quả nhất, bằng cách:

o ghi chú, đánh dấu các ý chính, o tóm tắt toàn bộ tài liệu hoặc các phần quan trọng,

o biết lĩnh hội kiến thức, tiêu hoá thông tin một cách chủ động, có chọn lọc,

o đánh giá, so sánh, liên hệ giữa các ý, các tài liệu, các tác giả khác nhau nhằm đưa ra một cái nhìn phân tích/tổng hợp/phê bình đối với mọi tài liệu và thông tin khoa học.

Sau khi đọc

Sau khi đọc xong, cần kiểm tra, đối chiếu lại những gì thu được với các mục đích ban đầu.

Có đáp ứng các yêu cầu chuyên môn đặt ra chưa? Có đạt được mục đích định ra ban đầu chưa? Có giải đáp được những thắc mắc cần tìm câu trả lời chưa?

Và từ đó, xác định là đã hoàn tất việc đọc tài liệu, hay cần phải đọc lại, hay cần phải đọc mở rộng thêm trong các tài liệu khác...

Vài điều lưu ý

Có vài điều lưu ý sau đây khi đọc tài liệu:

bỏ qua ngay những tài liệu có khoảng cách rất xa với đề tài hoặc chủ đề quan tâm; không nên đọc ngay những tài liệu có tính chuyên môn rất cao, đòi hỏi phải có

trước những hiểu biết sâu sắc nhất định về các vấn đề được trình bày, mà cần chuẩn bị trước các kiến thức nền đó qua các tài liệu cơ bản hơn.

Phương pháp đọc tài liệu

Đọc một cuốn sách khoa học

Ngoài các nguyên tắc chung và các bước đọc tài liệu đã trình bày ở các phần trên, đối với một số loại tài liệu khoa học phổ biến, có thể mô tả một số chi tiết cụ thể hơn.

Đối với một cuốn sách khoa học, khi đánh giá sơ bộ cần chú ý các phần sau:

Trang bìa trước Cung cấp các thông tin nhận diện như tựa sách, tựa phụ (xác định hướng chuyên sâu của sách), tên tác giả, nhà xuất bản.

Trang bìa sau Thường có tiểu sử tóm tắt của tác giả, có khi có tóm tắt nội dung sách hoặc các lời bình luận.

Trang nhan đề Đây là trang chính cung cấp thông tin xuất bản để trình bày tham khảo,

chứ không phải trang bìa trước.

Sau trang này, trong các sách nước ngoài, thường là phần giới thiệu các lần xuất bản trước, thông tin bản quyền, lưu chiểu, số hiệu sách ISBN, số hiệu tái bản và năm xuất bản.

Mục lục

Đây là việc quan trọng khi đọc sơ bộ một cuốn sách, vì trong đó thể hiện cấu trúc ý tưởng, hướng lập luận và trình bày vấn đề của tác giả. Mục lục cho phép xác định, với nhu cầu đang có, cần đọc toàn bộ nội dung hay chỉ lựa chọn vài phần đáng quan tâm.

Mở đầu, lời giới thiệu

Trong phần mở đầu, tác giả thường giới thiệu mục đích, đại ý, cách trình bày các ý tưởng, các giả thuyết đưa ra và các phương pháp giải quyết vấn đề,...

Lời giới thiệu đôi khi có những lời bình luận, nhận xét, đánh giá tổng quát của những người có uy tín, dựa vào đó có thể xác nhận giá trị khoa học của sách.

Kết luận Phần này cho phép hình dung trước một đích đến của việc đọc tài liệu, ước lượng mức độ phù hợp của nội dung sách với nhu cầu của đề tài, v.v.

Trong quá trình đọc chi tiết từng phần, nên:

xác định nơi có câu trả lời các câu hỏi đặt ra thông qua các đề mục chính và tiểu mục, khái niệm cơ bản trong mỗi phần;

tóm tắt một cách có hệ thống nội dung của mỗi phần đã đọc: o đọc phần mở đầu và kết luận để xác định mục đích của tác giả và trọng tâm

bài, o ghi chú ra giấy các ý tưởng chính, các phương pháp và những vấn đề được giải

quyết trong bài.

Đọc một bài báo khoa học

Các bài báo khoa học là những nguồn cung cấp thông tin có thể xem là phổ biến nhất trong các nghiên cứu khoa học nói chung. Tuỳ mỗi chuyên ngành mà cấu trúc của một bài báo khoa học có sự khác biệt cụ thể, song một cách tổng quát, luôn có những phần quan trọng sau:

mở đầu; đối tượng và phương pháp nghiên cứu; kết quả và thảo luận; kết luận.

Riêng với các bài báo mang tính chất tổng hợp, cấu trúc các phần có thể được chia thành:

mở đầu; các nhóm chủ đề, khía cạnh được xử lí; kết luận, triển vọng.

Thông thường, để đọc một bài báo, nhà nghiên cứu sẽ xem trước nội dung tóm tắt để quyết định đọc hay không đọc chi tiết tài liệu.

Ở đây xin giới thiệu một sơ đồ đọc tổng quát cho một bài báo kết quả nghiên cứu như sau:

(dựa trên mẫu của Service des bibliothèques de l'UQM, 2006)

Kĩ thuật ghi chú và lập phiếu đọc

Nguyên tắc chung

Trong suốt quá trình nghiên cứu, tìm và đọc tài liệu tham khảo là một việc lặp đi lặp lại nhiều lần, nhằm củng cố, mở rộng, đào sâu những khía cạnh nhất định của vấn đề đang nghiên cứu. Thông tin và tài liệu sẽ tích luỹ ngày càng nhiều. Do đó, cần có phương pháp hữu hiệu để chọn lọc, sưu tập thông tin tham khảo. Sẽ mất không ít thời gian, thậm chí mất cả những dữ liệu quan trọng, nếu các tài liệu tìm được không được tổ chức, sắp xếp khoa học, thống nhất ngay từ đầu.

Một trong những cách đó là lập phiếu đọc để ghi chú lại những nội dung quan trọng nhất của từng tài liệu, với thông tin tham khảo rõ ràng, để về sau tiện sử dụng trong bài báo cáo và trình bày tham khảo.

Nói chung, phiếu đọc truyền thống thường làm bằng giấy bìa cứng để dễ sắp xếp. Tuy nhiên, tuỳ điều kiện thực tế mà có thể linh động sử dụng các phương tiện phù hợp để thực hiện được cùng mục đích. Ngày nay có cả những phần mềm chuyên giúp quản lí trích dẫn tài liệu tham khảo (như ProCite, EndNote,...).

Các phiếu đọc không chỉ nhằm giúp dễ dàng tìm lại được các tài liệu trong kho lưu trữ, mà còn rất hữu ích để ghi chú thông tin cần thiết nhằm mục tiêu viết bài báo cáo kết quả nghiên cứu (luận văn, luận án,...) về sau mà không cần phải mất thời gian lục lọi lại trong tất cả những tài liệu đã lưu trữ.

Một phiếu đọc thường có một phần hay tất cả các thông tin sau:

thông tin tham khảo đầy đủ: o tên các tác giả, o tựa tài liệu và tựa phụ nếu có, o nơi xuất bản, nhà xuất bản và thời gian xuất bản, o số trang o tên tủ sách (collection) nếu có;

trạng thái xử lí tài liệu: ghi chú để biết tài liệu đã được xử lí chưa, nếu có đã xử lí đến đâu, và các thời điểm đọc/xử lí tài liệu;

nơi lưu trữ tài liệu: o thư viện (gồm cả số kí hiệu tài liệu để dễ tìm), o trên máy tính (gồm cả vị trí ổ đĩa, thư mục, tên tập tin), o kệ sách cá nhân, o v.v.;

chủ đề: o mô tả ngắn gọn bằng thuật ngữ chuyên đề;

các từ khoá: o những khái niệm cơ bản, đặc trưng nhất để phản ánh nội dung chính của tài liệu;

bài tóm tắt: viết một bài tóm tắt hoặc liệt kê ngắn gọn: o ý tưởng chính của tác giả, o các luận cứ, kết quả, o các giả thuyết nêu ra, o các ý quan trọng, o kết luận;

các định nghĩa: o những khái niệm mới cần ghi lại định nghĩa;

các đoạn trích dẫn: o ghi lại những câu được cho là có giá trị thông tin cao, đặc sắc, có ý nghĩa quan

trọng đối với một khía cạnh, một vấn đề nào đó, o các câu tái cấu trúc thông tin gốc cần trung thực với ý nghĩa gốc, không được

làm sai lệch, méo mó, o các câu nguyên văn phải chép lại hoàn toàn chính xác, đặt trong ngoặc kép, o ghi chú số trang của mỗi câu, đoạn trích dẫn;

những nhận xét cá nhân: o bổ sung những nhận xét cá nhân về các nội dung tác giả đã trình bày, o đánh giá những khía cạnh có ý nghĩa cho đề tài của mình.

Kĩ thuật ghi chú và lập phiếu đọc

Các mẫu phiếu đọc

Một phiếu đọc thường phải có kích cỡ đủ rộng để ghi chú tất cả các thông tin cần thiết của một tài liệu. Vật liệu làm phiếu đọc phải đủ độ cứng và bền để lưu trữ được lâu và dễ sắp xếp, di chuyển, sử dụng. Với các cỡ giấy thông dụng ở Việt Nam, có thể thiết kế các phiếu đọc khổ A5 hoặc A6 (bằng cách cắt đôi các tờ giấy A4 hoặc A5, lần lượt) tuỳ loại phiếu.

Các phiếu này nên được quản lí theo một hệ thống nhất định, tốt nhất là áp dụng hệ thống phân loại chuyên đề như trong các thư viện (tham khảo các hệ thập phân tổng quát hoặc thập phân Dewey).

Dưới đây xin giới thiệu một số mẫu phiếu cơ bản:

phiếu danh mục tham khảo: o nhằm lữu trữ thông tin về các nguồn đã tham khảo và phục vụ việc lập danh mục

tham khảo trong bài báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, o khổ A6 là đủ;

phiếu tóm tắt: o nhằm tóm tắt đại ý tài liệu và ghi chú các ý quan trọng của tác giả (bằng cách

diễn đạt riêng, nhưng không làm sai lệch ý nghĩa thông tin gốc), o nên chọn khổ A5;

phiếu trích dẫn: o trích dẫn ý: tái cấu trúc lại các thông tin gốc nhưng không làm sai lệch ý nghĩa, o trích dẫn nguyên văn các câu, đoạn văn bản được cho là có ý nghĩa quan trọng

của tài liệu gốc, đòi hỏi chính xác tuyệt đối từng câu, từng chữ, o khổ A5 hoặc A6 tuỳ lượng thông tin có thể trích dẫn.

Kĩ thuật ghi chú và lập phiếu đọc

Kĩ thuật diễn ngữ

Trong tham khảo tài liệu khoa học, một kĩ thuật quan trọng để trích rút thông tin và sử dụng hiệu quả trong bài viết, đó là kĩ thuật paraphrase, tạm dịch là "diễn ngữ".

Diễn ngữ là gì?

Diễn ngữ (paraphrase) là cách diễn đạt lại các ý tưởng của một tác giả khác bằng ngôn ngữ riêng của mình. Bằng diễn ngữ, nhà nghiên cứu có thể trình bày một vấn đề, một ý kiến khoa học của tác giả khác mà không cần phải trích dẫn nguyên văn, không dùng lại từng câu từng chữ như chính tác giả gốc đã dùng, nhưng vẫn đảm bảo trung thành với nội dung nguyên bản.

Lợi ích của diễn ngữ

Nhờ thông tin gốc được tái cấu trúc và diễn đạt lại bằng ngôn ngữ của chính người viết, bài viết có sử dụng diễn ngữ sẽ rõ ràng, dễ hiểu hơn, văn phong giữ được sự thống nhất.

Trong trường hợp tài liệu gốc có sử dụng các thuật ngữ khó hiểu hoặc không phù hợp với vấn đề cần trình bày, diễn ngữ cũng có thể giúp giải quyết được vấn đề.

Dùng diễn ngữ giúp loại bỏ sự nặng nề nếu phải trích dẫn nguyên văn quá nhiều trong bài viết, đồng thời đảm bảo tính xác thực thông tin và tôn trọng tác quyền trong bài viết khoa học.

Có thể dựa vào cách diễn ngữ để biết được mức độ thông hiểu vấn đề của người viết đối với các thông tin thu thập được sau khi đọc tài liệu. Và người viết cũng có cơ hội trình bày phong cách viết cá nhân, dẫn dắt ý tưởng một cách chặt chẽ và hợp lí hơn.

Nguyên tắc diễn ngữ

Nguyên tắc đầu tiên trong diễn ngữ là phải chú dẫn nguồn gốc thông tin được diễn giải lại.

Khi dùng phương pháp diễn ngữ, không chỉ đơn giản là thay thế các từ trong nguyên bản bằng các từ đồng nghĩa, mà quan trọng hơn là phải thay đổi toàn bộ cấu trúc câu cùng với việc sử dụng các từ thay thế.

Phải hiểu rõ nội dung thông tin gốc để đảm bảo khi diễn giải lại không bị sai lệch ngữ nghĩa.

Phương pháp diễn ngữ

Khả năng diễn ngữ đòi hỏi nhà nghiên cứu hai yếu tố quan trọng: nắm vững tiếng mẹ đẻ và có trình độ ngoại ngữ tốt (để tham khảo tài liệu tiếng nước ngoài).

Nếu đã có thói quen diễn ngữ, chỉ cần đọc đi đọc lại văn bản, nhớ các ý chính, rồi gấp tài liệu lại, viết ra những ý chính từ trí nhớ và sắp xếp lại thành câu, đoạn văn hoàn chỉnh.

Nếu chưa có thói quen này, ngoài việc rèn luyện thường xuyên vốn tiếng mẹ đẻ và tiếng nước ngoài, có thể áp dụng các kĩ thuật sau:

thay thế một số từ bằng các từ đồng nghĩa: o tìm các từ đồng nghĩa với các từ của tác giả, o dùng các từ mình quen thuộc, làm chủ được,

o tra cứu từ điển để chắc chắn về những từ chưa rõ nghĩa, o lưu ý không thay thế tất cả các từ trong văn bản gốc, mà chỉ là những từ

quan trọng nhất; thay đổi cấu trúc câu:

o ngoài việc dùng từ thay thế, rất cần thiết thay đổi cấu trúc câu để diễn đạt cùng vấn đề bằng cách khác,

o kĩ thuật thay phụ thuộc nhiều vào khả năng sử dụng ngôn ngữ của người viết;

thay đổi từ loại: có thể sử dụng các từ loại khác nhau để diễn tả cùng một đối tượng,

o ví dụ: dùng danh từ thay thế cho động từ, một tính từ bằng một danh từ, hoặc một động từ thay cho tính từ, v.v.,

o khi từ loại thay đổi, cấu trúc câu sẽ thay đổi theo đúng ngữ pháp; thực hiện những thay đổi khác nếu phù hợp: tuỳ vào kinh nghiệm diễn ngữ,

mọi sự thay đổi giúp phát biểu đúng nội dung gốc bằng một cách khác đều có thể chấp nhận được;

đối chiếu kết quả diễn ngữ với văn bản gốc: sự đối chiếu nghiêm túc sẽ giúp xác định diễn ngữ đã đạt yêu cầu chưa (cùng ý nghĩa nội dung, khác cách phát biểu với nguyên bản);

khi trích dẫn trong bài viết, dùng cách phát biểu "Theo tác giả X...", "Tác giả Y đã...", "Trong nghiên cứu của Z...", v.v. để bắt đầu cho đoạn diễn ngữ.

Sắp xếp và trình bày tham khảo

Mở đầu

Khi soạn thảo tài liệu khoa học, đặc biệt là trong bài bài báo cáo kết quả nghiên cứu, nhà nghiên cứu rất cần dựa trên các kết quả nghiên cứu, ý tưởng, học thuyết đã biết để bảo vệ quan điểm của mình. Có nhiều chỗ trong bài viết cần trích lại thông tin một cách trực tiếp hoặc gián tiếp (trích dẫn nguyên văn hay diễn ngữ).

Trong giới khoa học có một quy tắc quan trọng đối với việc này, đó là trích dẫn tham khảo khi sử dụng thông tin khoa học của người khác trong bài viết của mình, vì nhiều lí do:

tôn trọng tác quyền của tác giả tài liệu gốc đã được sử dụng để dẫn ra thông tin; hạn chế nạn "đạo văn"; giúp người đọc xác định dễ dàng các nguồn tài liệu đã sử dụng (thông qua danh mục

tham khảo).

Khác với trích dẫn tham khảo, danh mục tham khảo của một tài liệu cung cấp các thông tin chi tiết về các tài liệu đã tham khảo và có trích dẫn trong bài viết.

Danh mục tham khảo cùng với các trích dẫn tham khảo trong bài viết là những yếu tố quan trọng để kiểm tra sự làm việc nghiêm túc, các luận cứ và luận chứng rõ ràng, chặt chẽ và có tính khoa học, và do đó kiểm chứng giá trị của công trình nghiên cứu được trình bày.

Sắp xếp và trình bày tham khảo

Trích dẫn tham khảo

Khái quát

Một mẩu trích dẫn tham khảo là một câu hay đoạn văn được rút ra từ một tài liệu khác để minh hoạ, bảo vệ quan điểm, ý kiến trong bài viết của mình. Và điều bắt buộc khi trích dẫn tham khảo một thông tin là phải dẫn ra nguồn cung cấp thông tin đó. Điều bắt buộc này không có ngoại lệ cho bất cứ nguồn thông tin nào: sách, bài báo, bách khoa thư, tài liệu nghe nhìn, các trang web, v.v. cũng như loại thông tin nào: ý kiến, nhận xét, thảo luận, kết luận, hình ảnh, bảng số liệu,... Có hai hình thức trích dẫn tham khảo. Mẩu trích dẫn được gọi là nguyên văn khi được sao chép lại như nguyên bản trong tài liệu gốc. Còn nếu nội dung trích dẫn dưới dạng diễn đạt lại thông tin gốc bằng một cách khác mà vẫn đảm bảo giữ nguyên ý nghĩa thì mẩu trích dẫn đó được gọi là diễn ngữ (paraphrase). Cả trong trích dẫn nguyên văn hay trích dẫn diễn ngữ, tác giả hoặc nguồn tài liệu gốc đều phải được ghi rõ ngay sau thông tin vừa dẫn.

Các lí do trích dẫn

Ngoài những lí do đã nêu trong phần mở đầu, trích dẫn tham khảo còn có ý nghĩa:

tăng giá trị đề tài nghiên cứu: nhờ có đối chiếu, tham khảo, so sánh,... với các nguồn tài liệu từ bên ngoài, và thể hiện rõ nguồn gốc các thông tin thu thập được, các phương pháp được áp dụng, các ý tưởng giúp định hướng, bổ sung, điều chỉnh quá trình thực hiện đề tài,...;

phát triển năng lực nghiên cứu: nhờ quá trình tìm kiếm và chọn lọc những thông tin có chất lượng, giúp làm tăng khả nặng tự học, tự tìm kiếm thông tin và khai thác thông tin;

bồi dưỡng ý thức đạo đức nghề nghiệp.

Các phương pháp trích dẫn

Có một số phương pháp trích dẫn sau đây:

gọi cước chú: các đoạn trích trong bài được đánh số "gọi cước chú" (call to footnote/appel de note de bas de page), và biểu chú dẫn (footnote/note de bas de page) được ghi ngay dưới chân trang,

o thường dùng trích dẫn nguyên văn: số gọi chú dẫn nằm ngay sau dấu câu cuối cùng và trước dấu ngoặc kép đóng mẩu trích dẫn,

o số gọi chú dẫn được treo liền kề mẩu trích dẫn dưới dạng luỹ thừa, không có ngoặc đơn,

o số gọi chú dẫn có thể được đánh theo thứ tự trong từng trang hay liên tục giữa các trang,

Ví dụ

o biểu chú dẫn gọi lần đầu hoặc lần duy nhất được ghi theo quy định trình bày danh mục tham khảo, có kèm theo số trang ở sau cùng,

Ví dụ

o khi gọi chú dẫn về một tác giả đã dẫn liền trước đó, biểu chú dẫn chỉ ghi "ibid." (gốc Latin ibidem, nghĩa là "ở chỗ đã chỉ ra trong mẩu trích dẫn trước") và số trang, cách nhau bằng dấu phẩy,

Ví dụ

o khi gọi chú dẫn về một tác giả có một tài liệu đã dẫn rồi (không liền trước), biểu chú dẫn ghi tên tác giả và "op. cit." (gốc Latin opere citato, nghĩa là "tài liệu đã dẫn"), dẫn số trang sau cùng,

o khi gọi chú dẫn về một tác giả có nhiều tài liệu đã dẫn rồi, biểu chú dẫn ghi tên tác giả, tóm tắt nhan đề tài liệu được dẫn (hoặc năm xuất bản, tuỳ kiểu danh mục tham khảo) và "op. cit.", dẫn số trang sau cùng,

Ví dụ

o tất cả các tài liệu được trích dẫn đều có trong một danh mục tham khảo cuối bài;

gọi hậu chú: một kiểu khác của cách gọi cước chú, o tất cả các biểu chú dẫn được tập trung ở cuối bài, o số thứ tự được đánh liên tục, o biểu chú dẫn được ghi theo quy định trình bày danh mục tham khảo;

kiểu Vancouver (Vancouver style): đây là một kiểu truyền thống, đã sử dụng từ rất lâu trong các ấn bản khoa học, còn gọi là "hệ thống thứ tự trích dẫn",

o mẩu trích dẫn được đánh số theo thứ tự trích dẫn trong bài viết, o số được đặt trong ngoặc đơn, liền sau mẩu trích dẫn,

Ví dụ

o nếu có nhiều tài liệu được trích dẫn cho cùng một ý, dùng dấu phẩy (không có khoảng trắng) giữa các số,

o nếu có dãy 3 số liên tục trở lên thì dùng dấu gạch nối (không có khoảng trắng) giữa số đầu và số cuối của dãy,

Ví dụ

o các tài liệu có trích dẫn trong bài viết được xếp trong danh mục tham khảo cuối bài, theo đúng thứ tự trích dẫn,

o biểu tham khảo (bibliographic record/notice bibliographique) được ghi theo quy định riêng của kiểu Vancouver.

Ví dụ

kiểu Harvard (Harvard style): đây là một kiểu trích dẫn đang được sử dụng ngày càng phổ biến, còn được gọi là "hệ thống tác giả - năm"),

o danh mục tham khảo kiểu Harvard được xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả (với các tác giả phương Tây là family name/nom de famille), không cần đánh số thứ tự,

Ví dụ

o mẩu trích dẫn được chú thích liền phía sau bằng tên tác giả và năm xuất bản tài liệu, trong ngoặc đơn,

o nếu mẩu trích dẫn kiểu diễn ngữ với tên tác giả là một thành phần trong câu, năm xuất bản của tài liệu đó sẽ được đặt trong ngoặc đơn liền sau tên tác giả,

Ví dụ

o nếu một tài liệu của một tác giả, ghi tên tác giả (không ghi phần tên viết tắt) trong ngoặc đơn và năm xuất bản, cách nhau bằng khoảng trắng (không có dấu phẩy), nếu cần thì chỉ rõ số trang,

Ví dụ

o nếu mẩu trích dẫn có nguồn gốc từ một tác giả A, nhưng không đọc trực tiếp tác giả A mà biết thông qua tác giả B, ghi trong ngoặc đơn tên tác giả A và năm xuất bản tài liệu của tác giả A (không được đọc trực tiếp), đi kèm theo sau bằng "in: " cùng với tên và năm xuất bản của tác giả B (được đọc trực tiếp),

Ví dụ

o nếu một tài liệu của hai tác giả, ghi tên hai tác giả trong ngoặc đơn, nối bằng dấu "&", và năm xuất bản sau tên tác giả thứ hai, không có dấu phẩy,

o nếu một tài liệu của ba tác giả, lần đầu tiên trích dẫn ghi tên ba tác giả, nối hai tác giả đầu bằng dấu phẩy, tác giả thứ ba bằng dấu "&", năm xuất bản sau tên tác giả cuối cùng, không có dấu phẩy,

o tài liệu của ba tác giả ở lần trích dẫn thứ hai, và tài liệu của bốn tác giả trở lên, ghi tên tác giả đầu và "et al." (gốc Latin et alli, nghĩa là "và những người khác") và năm xuất bản;

Ví dụ

o nếu một mẩu trích dẫn từ nhiều tài liệu của một người/nhóm, ghi tên người/nhóm đó trong ngoặc đơn, theo sau bằng năm xuất bản của tất cả các tài liệu theo đúng thứ tự và cách ghi trong danh mục tham khảo, giữa các năm cách nhau bằng dấu phẩy (nhưng chỉ là khoảng trắng giữa năm đầu tiên và tác giả sau cùng),

o nếu mẩu trích dẫn có nguồn gốc từ nhiều tài liệu, tất cả các tác giả tài liệu được ghi trong một cặp ngoặc đơn liền sau, giữa mỗi tác giả/nhóm tác giả của một tài liệu cách nhau bằng dấu chấm phẩy, cách ghi tên tác giả và năm xuất bản cho mỗi người/nhóm giống như trên;

Ví dụ

kiểu hỗn hợp thứ tự số - chữ cái: cũng là một biến thể của kiểu Harvard,

o danh mục tham khảo trình bày theo thứ tự chữ cái như kiểu Harvard, nhưng có đánh số thứ tự,

o khi trích dẫn, không ghi tên tác giả và năm, chỉ ghi (trong ngoặc đơn hoặc ngoặc vuông) số thứ tự trong danh mục tham khảo, tương tự như kiểu Vancouver.

Khi nào trích dẫn và khi nào không trích dẫn?

Dù có quy định chi tiết, nhưng không phải luôn trích dẫn bất kì thế nào. Nên trích dẫn để:

bảo vệ quan điểm, luận cứ khoa học; nêu ví dụ, kết quả đã được kiểm chứng, thừa nhận; tóm tắt các ý kiến, giả thuyết, kết luận của các tác giả khác.

Không nên trích dẫn:

những chi tiết nhỏ; nguyên văn các đoạn dài vốn có thể tóm tắt ngắn gọn hoặc lược bỏ các ý không

cần thiết; những ý có thể tự diễn đạt mà không lấy từ ý tưởng của người khác; những kinh nghiệm, ghi nhận, ý kiến của bản thân (trừ khi từ các tài liệu đã công

bố); những kiến thức đã trở thành phổ thông.

Sắp xếp và trình bày tham khảo

Danh mục tham khảo tài liệu in

Các quy tắc chung

Danh mục tham khảo (reference list/liste de référence) là một danh sách tất cả các tài liệu có trích dẫn tham khảo trong bài viết khoa học. Cần phân biệt với "Thư mục" (bibliography/bibliographie) là một danh sách các tài liệu dùng làm nền tảng để viết bài nhưng không có trích dẫn trong bài viết.

Chỉ có các tài liệu được trích dẫn trong bài viết mới có mặt trong danh mục tham khảo, và ngược lại tất cả tài liệu có trong danh mục tham khảo phải có trích dẫn trong bài viết.

Danh mục tham khảo (và trích dẫn tham khảo) trong tài liệu khoa học phải tuân theo những quy tắc hết sức nghiêm ngặt, chi tiết, để đảm bảo tính chính xác và trung thực về mặt khoa học.

Mỗi loại tài liệu có cách trình bày tham khảo khác nhau, tuỳ mỗi hệ thống (cùng với các quy định trích dẫn tham khảo). Cần tham khảo chi tiết các quy định mà cấp quản lí trực tiếp đang áp dụng cho đề tài của mình.

Cấu trúc chung của biểu tham khảo

Dù có nhiều hệ thống quy định khác nhau, nhưng biểu tham khảo (bibliographic record/notice bibliographique) của mỗi hệ thống đều có những cấu trúc chung như sau:

thành phần dẫn tố: mỗi biểu tham khảo phải có đủ các dẫn tố (reference element/élément de référence) cơ bản, ít nhất là để nhận diện được rõ ràng nguồn gốc tài liệu:

o tác giả: là cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm chính về nội dung phần bài được sử dụng,

o tựa bài/nhan đề: tựa bài báo hoặc chương/phần sách, nhan đề sách/báo cáo/luận án,

o cơ quan xuất bản: tựa báo, tên nhà xuất bản (thường đi kèm với nơi xuất bản), tên hội nghị và đơn vị tổ chức (hội nghị khoa học), đơn vị đào tạo/nghiên cứu (đối với báo cáo kĩ thuật, luận văn/luận án),

o năm xuất bản: năm chính thức xuất bản tài liệu (có lưu chiểu), đối với hội nghị (không công cố) hoặc luận văn/luận án/báo cáo kĩ thuật là năm tổ chức báo cáo,

o thông tin ấn loát: nếu là báo/tạp chí thì có tập (volume), số (number (issue)/numéro), trang đầu và trang cuối, nếu là sách thì là tổng số trang hoặc các trang được tham khảo,

o các thông tin khác: như tên tủ sách chuyên đề hoặc ấn bản liên tục, số hiệu ISBN (sách), tên chuyên ngành và cấp độ của luận văn/luận án, số hiệu nhận diện báo cáo kĩ thuật;

dấu phân cách: các dẫn tố của một biểu tham khảo được phân cách bằng một dấu hiệu thống nhất:

o kiểu Vancouver: dấu chấm và một khoảng trắng, o kiểu Harvard: dấu phẩy và một khoảng trắng, o chuẩn ISO: dấu chấm và một khoảng trắng, o một biểu tham khảo kết thúc với chỉ duy nhất một dấu chấm (nếu có dấu

chấm của chữ viết tắt sau cùng thì đó cũng là dấu kết thúc biểu tham khảo);

ngôn ngữ trình bày: o tài liệu sử dụng chữ viết Latin thường giữ nguyên ngôn ngữ gốc của tài

liệu để trình bày các dẫn tố trong biểu tham khảo, o các tài liệu bằng các ngôn ngữ không dùng chữ viết Latin thì dùng cách

chuyển ngữ tựa/nhan đề tài liệu theo quy định cụ thể, và chú thích trong ngoặc vuông (bằng ngôn ngữ trình bày bài viết) về ngôn ngữ dùng trong tài liệu gốc.

Các kiểu danh mục tham khảo

Có rất nhiều kiểu trình bày danh mục tham khảo khác nhau, tuỳ mỗi nước, mỗi lĩnh vực, thậm chí mỗi cơ quan có trách nhiệm quản lí khoa học trong phạm vi của mình. Tuy nhiên, có thể liệt kê ba hệ thống lớn: kiểu Vancouver, kiểu Harvard (hay hệ tác giả - năm), hệ ISO. Các kiểu khác hầu hết là phái sinh từ ba hệ này.

Kiểu Vancouver: kiểu trình bày này đi kèm với cách trích dẫn theo thứ tự trích dẫn, các đặc điểm chính là:

o danh mục trình bày theo thứ tự trích dẫn trong bài viết; o số thứ tự trong danh mục tương ứng với thứ tự trích dẫn; o các nhóm thông tin theo thứ tự: tác giả, tựa/nhan đề, nơi xuất bản và cơ

quan xuất bản (hoặc tựa báo), năm xuất bản, thông tin ấn loát, phân cách giữa các nhóm bằng "một dấu chấm và một khoảng trắng";

Ví dụ

o tên chính của tác giả viết trước, các tên còn lại viết tắt ngay sau, cách bằng "một khoảng trắng", không có dấu chấm trong tên tắt;

o phân cách giữa các tác giả bằng "một dấu phẩy và một khoảng trắng";

Ví dụ

o với sách, nơi xuất bản nằm trước cơ quan xuất bản, theo sau là năm xuất bản, cách bằng "một dấu chấm phẩy và một khoảng trắng";

o với báo/tạp chí, tựa báo cùng nhóm với năm xuất bản và thông tin ấn loát: tựa báo cách năm xuất bản bằng một khoảng trắng, năm xuất bản cách thông tin ấn loát bằng một dấu chấm phẩy (từ dấu này trở đi, giữa các dẫn tố đều không có khoảng trắng), sau đó là tập xuất bản, nếu có số xuất bản thì đặt trong ngoặc đơn liền sau, tiếp theo là trang đầu, dấu gạch nối và trang cuối).

Ví dụ

Chi tiết kiểu Vancouver

Kiểu Harvard: kiểu này đi kèm với cách trích dẫn theo tác giả - năm, với các đặc điểm chính:

o danh mục tham khảo được xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả (với các tác giả phương Tây là family name/nom de famille), không cần đánh số thứ tự;

o thứ tự các dẫn tố trong biểu tham khảo: tác giả, năm, tựa/nhan đề và tựa phụ (nếu có với sách), cơ quan xuất bản và nơi xuất bản (sách) hoặc tựa báo, thông tin ấn loát;

Ví dụ

o giữa tên chính của tác giả và tên tắt cách nhau bằng "một dấu phẩy và một khoảng trắng", không có dấu chấm trong tên tắt,

o giữa tên tác giả và năm cách nhau bằng "một khoảng trắng", phân cách giữa tất cả các dẫn tố còn lại bằng "một dấu phẩy và một khoảng trắng";

Ví dụ

o dùng chữ in nghiêng hoặc gạch chân với tựa sách, tên hội nghị, tựa báo; o tựa bài báo, luận án, bài báo cáo, phần/chương sách được đặt trong một cặp

dấu nháy ('tựa bài'); o với sách, nơi xuất bản nằm sau nhà xuất bản;

o các chữ viết tắt thường dùng: (eds) cho các chủ biên, (ed.) cho chủ biên, edn cho lần xuất bản, vol. cho tập, no. cho số, p. cho trang, pp. cho các trang;

Ví dụ

o với ấn bản tập thể, mỗi tác giả/nhóm chịu trách nhiệm một phần/chương, nếu tham khảo toàn bộ thì tác giả tài liệu ghi trong biểu tham khảo chính là (những) người chủ biên,

Ví dụ

o nếu chỉ tham khảo một phần/chương của ấn bản tập thể, thì tác giả của tài liệu ghi trong biểu tham khảo là (những) người viết bài đó, tựa bài là nhan đề phần/chương đó, theo sau là một dẫn tố bổ sung "in: người chủ biên (ed.)," (nếu nhiều người thì dùng (eds)) trước khi trích các dẫn tố tương ứng còn lại của tài liệu.

Ví dụ

Chi tiết kiểu Harvard

Chuẩn ISO 690:1987: chuẩn này do Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) đưa ra năm 1987, bao gồm cả những quy định theo hệ tác giả - năm hay thứ tự trích dẫn, với các yêu cầu cơ bản sau:

o thông tin về tài liệu được trình bày trong danh mục tham khảo được lấy chủ yếu từ trang nhan đề (hoặc tương đương) của tài liệu, và chỉ khi tài liệu không có trang này thì lấy thông tin từ các phần khác như bìa tài liệu;

o phần tên phụ của tác giả có thể được viết tắt bằng chữ cái đầu với điều kiện không gây nhầm lẫn khi nhận diện;

o các dẫn tố trong biểu tham khảo phải được phân chia bằng các dấu phân cách thống nhất, rõ ràng, giúp phân biệt được các giữa nhóm dẫn tố và các dẫn tố trong cùng nhóm;

o các kiểu định dạng như in nghiêng, in đậm, gạch chân có thể được dùng để làm nổi bật những dẫn tố quan trọng;

o có thể bổ sung vài yếu tố khác trong biểu tham khảo để chú thích, minh hoạ khi thông tin gốc mù mờ hoặc có thể gây hiểu nhầm, thường là đặt dẫn tố bổ sung trong ngoặc vuông hay ngoặc đơn ngay sau dẫn tố được sửa.

Theo đó, các ví dụ do bộ chuẩn này đưa ra có đặc điểm:

o danh mục tham khảo trình bày hoặc theo thứ tự chữ cái như kiểu Harvard, hoặc theo thứ tự trích dẫn như kiểu Vancouver;

o khi trình bày danh mục theo kiểu nào thì trích dẫn theo kiểu đó; o cách trình bày thông tin tham khảo cả trong trích dẫn và danh mục phải

thống nhất với nhau.

Sắp xếp và trình bày tham khảo

Danh mục tham khảo tài liệu điện tử

Thế nào là tài liệu điện tử?

Hiện nay khái niệm "tài liệu điện tử" ở Việt Nam còn rất mơ hồ, chưa có một định nghĩa rõ ràng.

Tạm thời, có thể xem tài liệu điện tử là tài liệu tồn tại dưới dạng điện tử và truy cập được bằng công nghệ tin học mà không phải in ra (dù vẫn luôn có thể in được). Như vậy, một bài báo hay một cuốn sách được xuất bản bình thường, nhưng có tập tin PDF hoặc HTML đăng trên một website nào đó, sẽ không được xem là tài liệu điện tử.

Định nghĩa các thành phần của tài liệu điện tử

Để đảm bảo yêu cầu khoa học khi trích dẫn các tài liệu điện tử trong nghiên cứu khoa học, cần thống nhất một số định nghĩa cơ bản sau (dựa theo bộ tiêu chuẩn ISO690-2):

ấn bản: toàn bộ các bản tài liệu có nội dung hoàn toàn giống với một bản gốc duy nhất;

ấn bản liên tục: ấn bản được xuất bản thành bộ hay tập liên tục nhau theo thứ tự số hay trình tự thời gian, trong một khoảng thời gian không giới hạn trước;

chủ nhiệm xuất bản: cá nhân hay tập thể chịu trách nhiệm xuất bản và phân phối tài liệu;

nhan đề: tên gọi xuất hiện ở đầu tài liệu, được dùng để trích dẫn, nhận diện tài liệu, và rất thường dùng để phân biệt với các tài liệu khác;

phần: đơn vị độc lập cấu thành một bộ phận của tài liệu; phiên bản: dạng tài liệu đã được chỉnh sửa nội dung mà không thay đổi các

thông tin nhận diện; tác giả: là cá nhân hay tập thể chịu trách nhiệm về nội dung khoa học của tài

liệu; tài liệu: một đơn vị thông tin được dùng trong quá trình xử lí tài liệu, không phụ

thuộc vào hình thức vật lí hay các đặc điểm riêng của nó; tài liệu chủ: tài liệu bao gồm nhiều phần hay bộ phận phân biệt rõ ràng với

nhau, nhưng không tách rời về mặt vật lí hay tài liệu tham khảo;

Biểu tham khảo của một số loại tài liệu điện tử phổ biến

Có rất nhiều loại tài liệu điện tử khác nhau có thể được sử dụng trong tài liệu khoa học. Tuy nhiên, trong phạm vi giáo trình này, chúng tôi chỉ liệt kê những dạng tài liệu thường gặp nhất.

Toàn bộ chuyên khảo: khi tham khảo toàn bộ các phần trong một tài liệu chuyên khảo (ví dụ: một website) thì trình bày biểu tham khảo theo dạng này:

o kiểu Vancouver: công thức: Tác giả (chấm sau tên tác giả cuối cùng, khoảng trắng)

Nhan đề (chấm, khoảng trắng) [Trực tuyến] (chấm, khoảng trắng) năm xuất bản (khoảng trắng) [trích dẫn năm tháng (viết tắt) ngày] (chấm phẩy) Truy cập được tại (hai chấm, khoảng trắng) URL: (không khoảng trắng) địa chỉ mạng gạch chân,

ví dụ: National Organization for Rare Diseases [Online]. 1999 Aug 16 [cited 1999 Aug 21]; Available from: URL:http://www.rarediseases.org/;

o chuẩn ISO: bắt buộc có các thành phần sau, theo thứ tự: Tác giả chính, Nhan

đề, Phương tiện, Ấn bản, Nơi xuất bản, Chủ nhiệm xuất bản, Ngày

xuất bản, Ngày cập nhật, Ngày tham khảo (đối với tài liệu trực tuyến), Địa chỉ truy cập (đối với tài liệu trực tuyến), Số chuẩn hoá (với các tài liệu có số này),

các thành phần chú thích đặt trong ngoặc vuông, bằng bản ngữ của bài viết có tham khảo tài liệu được dẫn,

ví dụ: Carroll L. Alice's Adventures in Wonderland [trực tuyến]. Texinfo ed. 2.1. [Dortmund, Đức]: WindSpiel, November 1994 [tham khảo 10/02/1995]. Truy cập được trên World Wide Web: <http://www.germany.eu.net/books/carroll/alice.html>.

Một bộ phận chuyên khảo: khi chỉ tham khảo một bộ phận của chuyên khảo điện tử, mà bộ phận này là không thể tách biệt một cách độc lập khỏi tài liệu chủ, thì chuẩn ISO quy định trình bày biểu tham khảo theo cách sau:

o bắt buộc có các thành phần: Tác giả chính (của tài liệu chủ), Nhan đề (của tài liệu chủ), Phương tiện, Ấn bản, Nơi xuất bản, Chủ nhiệm xuất bản, Ngày xuất bản, Ngày cập nhật, Ngày tham khảo (đối với tài liệu trực tuyến), Số chương hay cách gọi tương đương (của bộ phận được tham khảo), Nhan đề (của bộ phận được tham khảo), Vị trí trong tài liệu chủ, Địa chỉ truy cập (đối với tài liệu trực tuyến), Số chuẩn hoá (với các tài liệu có số này);

o ví dụ: Carroll L. Alice's Adventures in Wonderland [trực tuyến]. Texinfo ed. 2.1. [Dortmund, Đức]: WindSpiel, November 1994 [tham khảo 10/02/1995]. Chapter VII. A Mad Tea-Party. Truy cập được trên World Wide Web: <http://www.germany.eu.net/books/carroll/alice_10.html#SEC13>.

Một phần: o kiểu Harvard:

công thức: tên (các) tác giả, ngày xuất bản (nếu không có thì đề "n.d.", nghĩa là "no date"), nhan đề, chủ nhiệm xuất bản, ấn bản (nếu không phải lần đầu), phương tiện, ngày tham khảo, tên hoặc địa chỉ trên Internet,

ví dụ 1: Weibel, S 1995, ‘Metadata: the foundations of resource description’, D-lib Magazine, viewed 7 January 1997, <http://www.dlib.org/dlib/July95/07weibel.html>,

ví dụ 2: ASTEC 1994, The networked nation, Australian Science, Technology and Engineering Council, Canberra, viewed 7 May 1997, <http://astec.gov.au/astec/net_nation/contents.html>;

o theo chuẩn ISO: bắt buộc có các thành phần sau: Tác giả chính (của phần), Nhan đề

(của phần), Tác giả chính (của tài liệu chủ), Nhan đề (của tài liệu chủ), Phương tiện, Ấn bản, Nơi xuất bản, Chủ nhiệm xuất bản,

Ngày xuất bản, Ngày cập nhật, Ngày tham khảo (đối với tài liệu trực tuyến), Vị trí trong tài liệu chủ, Địa chỉ truy cập (đối với tài liệu trực tuyến), Số chuẩn hoá (với các tài liệu có số này)

ví dụ 1: MCCONNELL, WH. Constitutional History. The Canadian Encyclopedia [CD-ROM]. Macintosh version 1.1. Toronto: McClelland & Stewart, c1993. ISBN 0-7710-1932-7.

ví dụ 2: Belle de Jour. Magill's Survey of Cinema [trực tuyến]. Pasadena (Calif.): Salem Press, 1985 [tham khảo 1994-08-04]. Accession no. 0050053. Truy cập được tại DIALOG Information Services, Palo Alto (Calif.).

Một bài báo trên tạp chí điện tử định kì: có một số tạp chí chuyên ngành được phát hành định kì và chỉ xuất bản trực tuyến, biểu tham khảo của các bài báo dạng này được quy định như sau:

o kiểu Vancouver: công thức: Tác giả (chấm sau tên tác giả cuối cùng, khoảng trắng) Tựa

bài (chấm, khoảng trắng) Tựa báo viết tắt [ấn bản liên tục trực tuyến] (chấm, khoảng trắng) Năm xuất bản (khoảng trắng) Tháng xuất bản nếu có (khoảng trắng) [trích dẫn năm tháng (viết tắt) ngày] (chấm phẩy) Tập (không khoảng trắng) Số nếu có đặt trong ngoặc đơn (hai chấm) Số trang hay Số màn hình đặt trong ngoặc vuông (chấm, khoảng trắng) Truy cập được tại (hai chấm, khoảng trắng) URL: (không khoảng trắng) địa chỉ mạng gạch chân,

ví dụ 1: Garfinkel PE, Lin E, Goering P. Should amenorrhoea be necessary for the diagnosis of anorexia nervosa? Br J Psych [serial online] 1996 [cited 1999 Aug 17]; 168(4):500-6. Available from: URL:http://biomed.niss.ac.uk,

ví dụ 2: Morse SS. Factors in the emergence of infectious disease. Emerg Infect Dis [serial online] 1995 Jan-Mar [cited 1999 Dec 25]; 1(1):[24 screens]. Available from: URL:http://www/cdc/gov/ncidoc/EID/eid.htm;

o chuẩn ISO: bắt buộc có các thành phần sau: Tác giả chính (của bài báo), Nhan đề

(của bài báo), Tựa báo, Phương tiện, Tập, Số, Ngày cập nhật, Ngày tham khảo (đối với tài liệu trực tuyến), Vị trí trong tài liệu chủ, Địa chỉ truy cập (đối với tài liệu trực tuyến), Số chuẩn hoá (với các tài liệu có số này)

ví dụ 1: STONE N. The Globalization of Europe. Harvard Business Review [trực tuyến]. May-June 1989 [tham khảo ngày 03/09/1990]. Truy cập được tại BRS Information Technologies, McLean (Virginia).,

ví dụ 2: PRICE-WILKIN J. Using the World-Wide Web to Deliver Complex Electronic Documents: Implications for Libraries. The Public-Access Computer Systems Review [trực tuyến]. 1994, vol. 5, no. 3 [tham khảo 1994-07-28], pp. 5-21. Truy cập được trên Internet: <gopher://info.lib.uh.edu:70/00/

articles/e-journals/uhlibrary/pacsreview/v5/n3/pricewil.5n3>. ISSN 1048-6542.

Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham khảo của Việt Nam Mở đầu Hiện nay, ở Việt Nam còn chưa có một hệ thống quy định tương đối hoàn chỉnh về việc

trình bày tham khảo trong tài liệu khoa học. Văn bản có giá trị hiệu lực thuộc loại cao là hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng chỉ quy định một cách khá chung chung những trường hợp phổ biến nhất, trong một phụ lục của một tài liệu... lưu hành nội bộ (?!). Dựa vào đó, các trường đại học cũng có những hướng dẫn cách trình bày luận văn thạc sĩ với nhiều chi tiết hơn, nhưng dường như vẫn chưa có tính hệ thống rõ ràng. Thậm chí ngay trong các văn bản hướng dẫn đó, vẫn có rất nhiều lỗi sơ đẳng về nhập liệu và kĩ thuật trình bày khiến làm giảm giá trị của chính những quy định được mô tả. Một số tạp chí khoa học cũng có những quy định trình bày riêng, nhưng cũng không thống nhất với hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Và nhìn chung, mỗi nhà nghiên cứu, mỗi sinh viên, trong mỗi lĩnh vực, mỗi chuyên ngành, đều có cách trình bày tham khảo trong tài liệu của mình một cách... không ai giống ai, đôi khi tuỳ ý. Điều đó cũng dễ hiểu, khi không ai biết phải dựa vào đâu để lấy làm chuẩn!

Vấn đề được đặt ra là: phải chăng nên có một hệ thống quy định chung cho việc trình bày tham khảo trong cả nước, một cách hợp lí để sử dụng được trong tất cả các lĩnh vực và chuyên ngành, đồng thời cũng thuận tiện khi tiếp cận với các tiêu chuẩn phổ biến trên thế giới?

Trong phạm vi giáo trình này, chúng tôi không có tham vọng, cũng không đủ quyền hạn để đưa ra những quy tắc thống nhất. Tuy nhiên, dựa trên những vấn đề đã trình bày trong các phần trước, ở đây chỉ xin gợi ra một số vấn đề mà mỗi nhà nghiên cứu, mỗi sinh viên có thể lưu tâm, trong khi chờ đợi sự ra đời của một bộ chuẩn như mong muốn.

Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham khảo của Việt Nam

Danh mục tham khảo

Cấu trúc chung

Hiện nay các quy định hiện hành ở Việt Nam đa số đều có xu hướng trình bày theo hệ thống tác giả-năm. Tuy nhiên, hầu như chưa có bản quy định nào quy định đủ chi tiết hoặc làm rõ một cấu trúc chung mà một biểu tham khảo cần có trong tài liệu khoa học (mà không phải trong biểu ghi thư viện).

Một biểu tham khảo được trình bày nhằm giúp người đọc trả lời được các câu hỏi vắn tắt sau về tài liệu được dẫn: Ai? Khi nào? Cái gì? Ở đâu?

Mỗi biểu tham khảo luôn có nhiều dẫn tố, trong đó có một số dẫn tố gom với nhau thành từng nhóm. Ví dụ: các tác giả; tựa và tựa phụ; nhà xuất bản và nơi xuất bản; các thông tin ấn loát (tập, số, trang).

Theo xu hướng chung, hệ thống tác giả-năm ngày càng trở nên phổ biến, trên nền tảng các quy định của kiểu Harvard. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của kiểu Harvard là dấu ngăn cách giữa các nhóm dẫn tố rất "yếu" và không rõ ràng: tất cả các dẫn tố đều được ngăn cách bằng dấu phẩy, kể cả trong cùng một nhóm hay giữa các nhóm khác nhau, thậm chí ngay bên trong một dẫn tố (tên nhận diện và tên tắt).

Trong khi đó, chuẩn ISO 690 quy định rất rõ là cần có một sự ngăn cách "mạnh" (dấu chấm và khoảng trắng) và rõ ràng giữa các nhóm dẫn tố khác nhau, để phân biệt với các dẫn tố thuộc cùng nhóm.

Một vấn đề khác là có quy định đặt năm xuất bản trong dấu ngoặc đơn. Đây không phải là quy định của kiểu Harvard. Việc sử dụng dấu ngoặc đơn cho năm xuất bản không gây ra vấn đề gì lớn, nhưng chỉ làm giảm độ đồng nhất của biểu tham khảo và tăng sự phức tạp trong khâu kĩ thuật.

Căn cứ các yêu cầu theo chuẩn ISO 690, có thể trình bày một biểu tham khảo theo cấu trúc chung, với ít nhất các thành phần cơ bản theo thứ tự như sau:

Số thứ tự (chấm, khoảng trắng) Tác giả (chấm, khoảng trắng) Năm (chấm, khoảng trắng) Nhan đề (chấm khoảng trắng) Cơ quan xuất bản (phẩy, khoảng trắng) Thông tin ấn loát (chấm)

Xem hình minh hoạ

Giữa các dẫn tố trong cùng nhóm sẽ có những quy định riêng về cách viết và dấu ngăn cách (sử dụng các dấu "nhẹ hơn" như phẩy, chấm phẩy, hai chấm, gạch nối, ngoặc đơn), tuỳ loại tài liệu cụ thể.

Đối với các dẫn tố cần chú thích thêm cho rõ thông tin gốc thì có thể bổ sung nội dung chú thích trong ngoặc vuông, ngay sau dẫn tố đó. Xem thêm trong quy định của chuẩn ISO.

Số thứ tự

Đánh số thứ tự tăng dần từ 1, và liên tục cho đến hết danh mục, dù danh mục có thể được chia thành nhiều phần khác nhau. Số thứ tự nên được in đậm.

Có xu hướng đặt số thứ tự trong dấu ngoặc vuông, hoặc thụt biên các dòng từ thứ hai trở đi vào trong. Tuy nhiên, cách đơn giản nhất về kĩ thuật, và đồng nhất trong toàn bộ biểu tham khảo, đó là:

dùng dấu chấm sau số thứ tự; sau dấu chấm, thụt vào nửa tab (0,63 cm) khi tổng số tài liệu nhỏ hơn 100, thụt

vào một tab (1,27 cm) khi tổng số tài liệu từ 100 trở lên; sau dấu tab, cả dòng đầu và phần còn lại của đoạn (paragraph/ paragraphe) được

canh biên trái bằng với vị trí tab.

Ví dụ minh hoạ

Nhóm dẫn tố tác giả

Tác giả ở đây là người chịu trách nhiệm chính về nội dung của phần tài liệu được tham khảo (nếu tham khảo toàn bộ một ấn bản, ví dụ sách, chuyên khảo, luận án, thì cũng chính là tác giả của tài liệu). Với tác giả Việt Nam, họ và tên được viết đầy đủ, không viết tắt. Với tác giả nước ngoài, giữa các phần tên nhận diện (họ - family name/nom de famille) và tên tắt chỉ dùng một khoảng trắng để ngăn cách. Tên nhận diện viết trước, tên tắt viết sau (không có dấu chấm sau mỗi chữ viết tắt).

Trường hợp tên tắt có thể gây nhầm lẫn với tác giả khác thì ngay sau mỗi chữ tắt bổ sung phần chú thích đầy đủ đặt trong ngoặc vuông (không có khoảng trắng). Ví dụ: Pierre V[éronique], Crane R[onald]S,...

Ví dụ minh hoạ

Nếu có từ hai tác giả trở lên, giữa hai tác giả liền nhau cách nhau bằng dấu phẩy và khoảng trắng. Dù tài liệu có nhiều tác giả, phải ghi đầy đủ tất cả các tác giả được liệt kê trong tài liệu gốc.

Có xu hướng sử dụng liên từ "và" giữa hai tác giả sau cùng. Tuy nhiên, cách dùng này có thể gặp nhiều rắc rối khi sử dụng các tài liệu tiếng nước ngoài: giữ nguyên hay dịch "and" (tiếng Anh), "et" (tiếng Pháp) thành "và" trong mẩu trích dẫn (bài viết) và trong danh mục tham khảo?

Ví dụ minh hoạ

Nếu tác giả là một cơ quan/tổ chức, xếp tên cơ quan/tổ chức đó theo chữ cái đầu tiên. Nếu tài liệu không có tên tác giả thì lấy nhan đề phần tài liệu được tham khảo lên đầu, trước năm xuất bản. Có thể in đậm tên tác giả nhằm làm nổi bật từng biểu tham khảo.

Dẫn tố năm xuất bản

Năm xuất bản được viết bình thường với đầy đủ các chữ số, tốt nhất là không có dấu ngoặc đơn để đồng bộ với các nhóm dẫn tố khác, và đơn giản hoá vấn đề kĩ thuật nhập liệu.

Ví dụ minh hoạ

Nếu cùng một tác giả hay nhóm tác giả có nhiều tài liệu trong một năm, liền sau năm xuất bản sẽ thêm các số thứ tự a, b, c,... (chữ thường, đứng), theo trình tự thời gian tăng dần giữa các tài liệu (nếu phân biệt được), hoặc theo thứ tự trích dẫn trong bài viết, hoặc theo thứ tự chữ cái của nhan đề.

Một tác giả hoặc cùng một nhóm tác giả:

Ví dụ minh hoạ

Một tác giả đứng đầu với các (nhóm) tác giả khác nhau:

Ví dụ minh hoạ

Nhóm dẫn tố nhan đề

Nhan đề ở đây là tựa của phần tài liệu được tham khảo.

Nếu tài liệu là ấn bản không liên tục (sách, chuyên khảo, báo cáo kĩ thuật, luận án,...) mà những ý được trích dẫn lấy từ toàn bộ tài liệu thì dẫn tố này gồm tựa tài liệu (chữ nghiêng) và các thông tin ấn bản đi kèm:

o nếu có tựa phụ, viết cách với tựa chính bằng (khoảng trắng, hai chấm, khoảng trắng);

Ví dụ minh hoạ

o nếu là tài liệu tái bản lần thứ n, viết "Ấn bản thứ n+1" sau tựa tài liệu tiếng Việt (cách bằng dấu chấm, khoảng trắng);

o với tài liệu tiếng nước ngoài, viết tắt số ấn bản bằng "Edn" (nguyên ngữ của tài liệu gốc);

Ví dụ minh hoạ

o nếu sách có đánh số bộ, tập thì cũng ghi tương tự, với chữ viết tắt "T." cho "tập" và "Vol." cho "volume";

o với luận văn, luận án, báo cáo kĩ thuật,... viết kèm sau nhan đề tên cấp độ đề tài và số kí hiệu nếu có (cách trước bằng dấu chấm, khoảng trắng).

Ví dụ minh hoạ

Nếu phần tham khảo là một phần riêng biệt trong sách, chuyên khảo, báo cáo hội nghị... thì nhóm dẫn tố bày bao gồm hai phần: tựa của phần được tham khảo và tựa của tài liệu (đi kèm với các thông tin ấn bản).

o Sau tựa của phần được tham khảo là một dấu chấm và một khoảng trắng. o Tiếp theo đó là "In" (chữ nghiêng, tài liệu tiếng nước ngoài) "Trong" (chữ

đứng, tài liệu tiếng Việt) (hai chấm, khoảng trắng).

Ví dụ minh hoạ

o Tiếp theo, nếu tài liệu có người chủ biên, thì viết tên chủ biên hoặc các chủ biên (phẩy, khoảng trắng).

Viết tắt: "(chb.)" cho chủ biên của tài liệu tiếng Việt, "(ed.)" cho một người chủ biên của tài liệu tiếng nước ngoài, "(eds)" cho từ hai chủ biên trở lên, sau tên người chủ biên sau cùng.

o Tiếp theo là nhan đề của tài liệu chính (chữ nghiêng). Nếu phần tham khảo là sách, chuyên khảo thì nhan đề tài liệu

chính là tựa sách (chữ nghiêng).

Ví dụ minh hoạ

Nếu phần tham khảo là một bài báo cáo hội nghị, nhan đề tài liệu chính là tên hội nghị (chữ nghiêng), nơi và thời gian diễn ra hội nghị.

Ví dụ minh hoạ

Nếu phần tham khảo là một bài báo, dẫn tố này chính là tựa bài báo. Kết thúc nhóm này bằng một dấu chấm và một khoảng trắng.

Ví dụ minh hoạ

Nhóm dẫn tố cơ quan xuất bản

Đây là cơ quan chịu trách nhiệm xuất bản nội dung tài liệu được tham khảo.

Nếu tài liệu là sách, chuyên khảo hay báo cáo hội nghị (được xuất bản): nhóm dẫn tố này gồm Nơi xuất bản (hai chấm, khoảng trắng) Tên nhà xuất bản (bỏ hết các cụm từ "nhà xuất bản", "Inc.", "Ltd.",...).

Ví dụ minh hoạ

Nếu tài liệu là báo cáo kĩ thuật, luận án,... thì nơi chịu trách nhiệm xuất bản chính là trường hoặc cơ quan chủ quản của tài liệu. Cách viết cũng tương tự: Nơi xuất bản (hai chấm, khoảng trắng) Cơ quan chủ quản.

Ví dụ minh hoạ

Nếu tài liệu là ấn bản liên tục (định kì), nhóm dẫn tố này chỉ có một dẫn tố duy nhất là tựa báo (chữ nghiêng, viết đầy đủ tựa gốc, không nên viết tắt).

Ví dụ minh hoạ

Kết thúc nhóm này bằng: o một dấu chấm (và kết thúc biểu tham khảo) nếu phần được tham khảo là

toàn bộ nội dung một ấn bản không liên tục (sách, chuyên khảo, luận văn, luận án, báo cáo kĩ thuật,...)

o một dấu phẩy và một khoảng trắng trong các trường hợp còn lại.

Nhóm dẫn tố thông tin ấn loát

Nhóm này chỉ có mặt khi phần được tham khảo là một "bài" cụ thể trong một ấn bản khoa học mà không phải toàn bộ nội dung ấn bản đó.

Nếu tài liệu là ấn bản không liên tục, tiếp sau nhóm dẫn tố cơ quan xuất bản (cách bằng dấu phẩy, khoảng trắng):

với tài liệu bằng tiếng Việt, có thể viết tắt "trang" thành "tr."; với tài liệu tiếng nước ngoài (biễu diễn bằng chữ Latin), viết tắt bằng "p." (không viết "pp.") và một khoảng trắng,

tiếp theo là các số trang của phần được tham khảo, o nếu các trang không liên tục, liệt kê số của các trang, cách nhau bằng

dấu phẩy và khoảng trắng, o nếu các trang liên tục, dùng dấu gạch nối (không có khoảng trắng nào)

giữa trang đầu và trang cuối.

Ví dụ minh hoạ

Nếu tài liệu là ấn bản liên tục, tiếp sau nhóm dẫn tố cơ quan xuất bản (tức tựa báo), cách bằng dấu phẩy và khoảng trắng:

viết số (bỏ tất cả các phần "volume", "number", "issue", "p.",,...) của tập, số và trang theo cấu trúc: tập (ngoặc đơn mở, không khoảng trắng cả trước lẫn sau) số (nếu có) (ngoặc đơn đóng, hai chấm, khoảng trắng) trang đầu (gạch nối, không khoảng trắng cả trước lẫn sau) trang cuối (chấm hết biểu tham khảo);

nếu ấn bản không đánh số "tập", chỉ có "số" thì cũng để "số" trong ngoặc đơn, bỏ dẫn tố "tập" đi;

nếu ấn bản không đánh số "tập", "số", thay hai dẫn tố này bằng ngày và tháng phát hành (bằng nguyên ngữ của tài liệu gốc);

nếu là bài báo trong số chuyên đề, không thuộc hệ thống phát hành định kì thông thường, cũng viết tương tự, với số hiệu chuyên đề thay cho vị trí "tập" hoặc "số" tương ứng, và số trang phải ghi theo đúng kí hiệu của chuyên đề.

Ví dụ minh hoạ

Nói chung, đây chỉ là những gợi ý có tính chất tổng quát, giúp nhận diện dễ dàng các nhóm dẫn tố trong biểu tham khảo của một tài liệu.

Để áp dụng, nhà nghiên cứu cần tham khảo trước tiên các quy định của cấp quản lí trực tiếp. Khi gặp những trường hợp mà các quy định đó không cho phép biết chính xác quy tắc, thì có thể áp dụng các quy tắc ở đây (có tính đồng nhất cao), để phân tích và có một lựa chọn hợp lí.

Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham khảo của Việt Nam

Tên tác giả

Trong trích dẫn và trình bày danh mục tham khảo, thể hiện chính xác tên gọi tác giả là một việc quan trọng, không chỉ về mặt quyền sở hữu trí tuệ mà còn liên quan đến các vấn đề tham chiếu, thống kê trích dẫn,...

Tên gọi của tác giả trong các tài liệu khoa học phụ thuộc vào yếu tố xã hội. Có hai nhóm dùng tên gọi khác nhau: dùng họ (family name/nom de famille) chính và tên (first name/prénom) phụ ở các nước phương Tây; và họ phụ và tên chính (như ở nhiều nước châu Á, châu Phi). Để khỏi nhập nhằng, từ đây sẽ dùng khái niệm "tên nhận diện" để chỉ phần tên được dùng làm chính so với phần còn lại.

Các nước như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc,... đã từ lâu chấp nhận cách gọi tên nhận diện trong tài liệu khoa học như các nước phương Tây (gọi bằng "họ"). Riêng ở Việt Nam, đây là một vấn đề khó giải quyết, vì cả nước trên có trên 100 họ, cho gần 90 triệu dân, trong đó một vài họ chiếm đa số như Nguyễn, Trần, Lê,... Cả trong giao tiếp hàng ngày lẫn trong lễ nghi, từ lâu ở Việt Nam đã không còn phổ biến thói quen dùng "họ" để gọi tên một cách trân trọng (như "Thủ tướng Nguyễn", "Bộ trưởng Lê", "ngài giám đốc Trần",...) Và cách xếp tên gọi theo thứ tự chữ cái luôn dùng "tên" làm chuẩn. Và nếu phải viết tắt, thường là giữ nguyên phần "tên" và viết tắt phần còn lại (họ và tên đệm). Nghĩa là, "tên nhận diện" của Việt Nam là phần "tên", ngược lại với các nước phương Tây.

Với các tài liệu khoa học ở Việt Nam, thường phần tài liệu tham khảo được chia thành hai mục: tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài, với cách xếp thứ tự khác nhau.

Tài liệu tiếng Việt: xếp theo "tên", theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, viết đầy đủ, không đảo lộn thứ tự họ và tên.

Tài liệu tiếng nước ngoài: xếp theo "họ" và viết tắt phần còn lại ở phía sau.

Cách này nói chung là giải pháp hợp lí cho các bài viết khoa học trong nước, vì người đọc là người Việt nên dễ dàng hiểu được cách phân loại này. Có một số bản quy định yêu cầu phân chia thành từng nhóm tài liệu bằng mỗi thứ tiếng khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Đức, Hoa,..., song dường như điều này không cần thiết lắm!

Riêng với các bài viết đăng ở nước ngoài, hoặc các tài liệu song ngữ, thì cách chia theo hai nhóm ngôn ngữ có một số hạn chế nhất định. Song vấn đề này lại không nằm trong phạm vi đề cập của giáo trình này.

Nhận diện tên tác giả nước ngoài

Có rất nhiều bài báo khoa học đăng tên tác giả với nhiều phần tên khác nhau: họ, tên, tên kép,... Và không ít người lúng túng khi không biết phần nào là tên nhận diện, phần nào là tên có thể viết tắt. Nếu không chịu khó kiểm tra kĩ lưỡng, rất dễ mắc sai lầm là cứ xếp theo phần tên xuất hiện đầu tiên (có khi đúng, và nhiều khi sai).

Có một số cách để kiểm tra lại tên nhận diện của tác giả một tài liệu như sau:

phán đoán: hai cách phán đoán thường gặp nhất là: o dựa vào hiểu biết cá nhân về tên gọi các nước phương Tây để phân biệt, o lấy phần tên sau cùng làm tên nhận diện, các phần còn lại viết tắt toàn bộ,

tuy nhiên cách phán đoán này không phải bao giờ cũng chính xác, mà luôn cần được kiểm tra lại, nhất là với những nước có tên nhận diện là tên ghép (Hà Lan, Bồ Đào Nha, Pháp, Ý,...);

địa chỉ thư điện tử: nếu bài báo có đăng địa chỉ thư điện tử liên lạc của tác giả, rất có khả năng trong địa chỉ có tên nhận diện của tác giả (được viết đầy đủ) và phần còn lại được viết tắt,

o cách này cũng không được hoàn toàn chính xác, và luôn cần kiểm tra lại; danh mục tham khảo của chính tài liệu đó: một số tác giả khi viết tài liệu có

tham khảo lại các bài của mình đã đăng trước đó, nên khi tra và đối chiếu lại với các phần tên ở đầu bài có thể tìm được đúng tên nhận diện của tác giả;

danh bạ nhân viên của cơ quan: các trường đại học, viện nghiên cứu, phòng thí nghiệm lớn thường có website giới thiệu lí lịch tóm tắt và/hoặc các công trình nghiên cứu của nhân viên, hoặc có các danh bạ nhân viên, qua đó có thể xác định được tên nhận diện của một tác giả (cần phải tìm đến đúng cơ quan của tác giả);

tìm các thông tin trích dẫn: đây là cách an toàn nhất, o dùng các từ khoá chính trong tựa tài liệu, năm xuất bản, các từ chính trong

nhan đề để tìm chính xác các tài liệu có trích dẫn về tác giả đang cần tìm tên nhận diện,

o đối chiếu các mẩu trích dẫn, nếu các thông tin khác (nhan đề, tựa bài, số trang, đồng tác giả, phần tên tắt,...) là trùng khớp với các dẫn tố trong tài liệu đang dùng, thì có thể xác định được tên nhận diện của tác giả.

Nói chung, có nhiều kĩ thuật, phương pháp để tìm các thông tin này. Quan trọng nhất là biết sử dụng một công cụ tìm kiếm (trong trường hợp này là thông tin chính xác, tức dùng bộ máy tìm kiếm) để truy ra được các thông tin cần thiết.

Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham khảo của Việt Nam

Tài liệu điện tử

Dựa trên các nội dung trong phần Danh mục tài liệu tham khảo cho tài liệu điện tử và cấu trúc chung cho một biểu tham khảo ở Việt Nam, có thể thiết kế một mẫu chung cho biểu tham khảo của các tài liệu điện tử như sau:

Số thứ tự (chấm, khoảng trắng) Tác giả (chấm, khoảng trắng) Năm (chấm, khoảng trắng) Nhan đề (khoảng trắng) [phương tiện] (chấm, khoảng trắng) Ngày tháng đăng và/hoặc ngày tháng năm cập nhật (nguyên ngữ của tài liệu gốc) (khoảng trắng) [tham khảo ngày tháng năm] (chấm, khoảng trắng) Chủ nhiệm xuất bản (chấm, khoảng trắng). Địa chỉ truy cập (hai chấm, khoảng trắng) <tên hoặc địa chỉ truy cập đến tài liệu> (chấm hết biểu tham khảo)

Trong đó:

xếp chung và đánh số thứ tự liên tục với các tài liệu khác; các quy định cho các dẫn tố tương đương trong các tài liệu khác được áp dụng

tương tự; phương tiện phát hành có thể là "CD-ROM", "DVD", "trực tuyến"... đặt trong

ngoặc vuông, viết bằng tiếng Việt; ngày tham khảo bắt buộc phải có, bằng tiếng Việt, ghi theo quy định hiện hành,

o đây là vấn đề quan trọng, vì có thể có những thay đổi sau thời điểm tham khảo, dẫn đến việc không tìm thấy thông tin chính xác khi đối chiếu, kiểm chứng;

địa chỉ truy cập thể hiện được đường truy cập đến đúng vị trí bắt đầu của phần tài liệu được tham khảo (trang tiếp đón nếu là toàn bộ website), đặt trong cặp dấu <>, không gạch chân,

o có dấu gạch chân sẽ dẫn đến không phân biệt được khi trong địa chỉ có dùng dấu gạch dưới.

Như vậy về căn bản, một biểu tham khảo cho tài liệu điện tử chỉ khác so với tài liệu in ở ba điểm:

có chú thích phương tiện phát hành ngay sau nhan đề phần tài liệu được tham khảo, trong ngoặc vuông;

có ghi chú ngày tham khảo để đối chiếu khi tài liệu được cập nhật, hoặc kiểm tra khi tài liệu không còn tồn tại nữa;

thay cho thông tin ấn loát là thông tin về địa chỉ truy cập đến đúng vị trí bắt đầu phần tài liệu được tham khảo.

Cả ba dẫn tố này đều là bắt buộc, nhằm đảm bảo các yêu cầu kiểm tra, đối chiếu về tính xác thực của thông tin được trích dẫn.

Các ví dụ đối với tài liệu điện tử trực tuyến

Có nhiều loại tài liệu điện tử khoa học khác nhau. Nhưng dù là loại nào, khi trích dẫn khoa học đều tuân theo những quy định cơ bản như các loại tài liệu khác, để trả lời các câu hỏi nhận diện tài liệu tham khảo: Ai? Khi nào? Cái gì? Ở đâu?

Đối với các tài liệu trực tuyến, nếu đó là tài liệu xuất bản chính thức dạng in, và chỉ dùng Mạng như một phương tiện phân phối mới, thì tài liệu vẫn được trình bày trích dẫn như bình thường. Còn đối với các tài liệu "thuần tuý" điện tử trực tuyến, có những dạng chủ yếu qua các ví dụ sau:

phần tham khảo là toàn bộ website: o Encyclopedia of Life Sciences [trực tuyến]. 2006. Last updated 16 Apr

2007 [tham khảo 11/06/2007]. John Wiley & Sons. Địa chỉ truy cập: <http://www.mrw.interscience.wiley.com/emrw/047001590X/ home/SampleContent.html>.

o Fridlund AJ. 2007. Introduction to Psychology [trực tuyến]. Spring quarter [tham khảo 11/06/2007]. Life Sciences Computing Facility, University of California, Santa Barbara. Địa chỉ truy cập: <http://mentor.lscf.ucsb.edu/course/spring/psyc001/>.

o Service des bibliothèques de l'Université de Québec à Montréal. 2006. InfoSphère [trực tuyến]. Version 2, mise à jour le 9 mai 2006 [tham khảo 08/05/2007]. Université de Québec à Montréal. Địa chỉ truy cập: <http://www.bibliotheques.uqam.ca/InfoSphere/index.html>.

phần tham khảo là một phần của website: o nếu một phần đó không tách biệt, chỉ cần bổ sung tựa của phần được tham

khảo ngay sau nhan đề hay tên của website: Fridlund AJ. 2007. Introduction to Psychology [trực tuyến]. Spring

quarter [tham khảo 11/06/2007]. Sleep and dreaming. Life Sciences Computing Facility, University of California, Santa Barbara. Địa chỉ truy cập: <http://mentor.lscf.ucsb.edu/course/spring/psyc001/>.

o nếu một phần đó là một đơn vị nội dung tương đối độc lập, của một hoặc một nhóm tác giả khác với tài liệu chủ, hoặc là một bài báo của tạp chí trực tuyến, cách trình bày tương tự như tài liệu in, bổ sung thêm ba dẫn tố chuyên biệt cho tài liệu điện tử:

Koornneef M, Scheres S. 2001. Arabidopsis thaiana as an experimental organism [trực tuyến]. In: Encyclopedia of Life Sciences. Article Online Posting Date: April 19 [tham khảo 11/06/2007]. John Wiley & Sons. Địa chỉ truy cập: <http://www.mrw.interscience.wiley.com/emrw/047001590X/ els/article/a0002031/current/html>.

Jones R. 2007. Learning to Pay Attention [trực tuyến]. Published: May 8 [tham khảo 11/06/2007]. PLoS Biology, 5(6). Địa chỉ truy cập: <http://biology.plosjournals.org/perlserv/? request=forward-links&doi=10.1371/journal.pbio.0050166>.

Những điều cần tránh

Hiện nay có không ít người vẫn có thói quen liệt kê trong danh mục tài liệu tham khảo một mục riêng với tên gọi "Tài liệu Internet" hoặc tương tự.

Ví dụ:

" [...] TÀI LIỆU INTERNET 11. http://www.khoahocphothong.com.vn 12. http://www.vndgkhktnn.vietnamgateway.org/ 13. http://www.skhcn.vinhlong.gov.vn/ThongTin/tabid/59/categoryId/53/ itemId/114/Default.aspx 14. http://www.vietlinh.com.vn/dbase/LVTLNDShowContent.asp?ID=50"

Khi diễn giải ra, trình bày một biểu tham khảo "tài liệu Internet" theo kiểu này cũng giống như trình bày biểu tham khảo của một tài liệu in (ví dụ: sách) như sau:

"Số thứ tự. Địa chỉ thư viện. Vị trí kệ sách. Số hiệu cuốn sách."

Thậm chí, như trong ví dụ này, các tài liệu số 11 và 12 chỉ dừng lại ở "Địa chỉ thư viện".

Như vậy, với đặc thù của tài liệu trực tuyến, cách trình bày này chỉ giúp trả lời được câu hỏi duy nhất: Ở đâu? Tất cả các dẫn tố cơ bản còn lại giúp biết được Ai, Cái gì, Khi nào đều bị thiếu, chưa kể đến những dẫn tố đặc thù (phương tiện, ngày cập nhật, ngày tham khảo,) như đã trình bày ở trên.

Vấn đề chuẩn hoá các quy tắc trình bày tham khảo của Việt Nam

Trích dẫn tham khảo

Những vấn đề liên quan đến trích dẫn tham khảo đã được đề cập khá chi tiết trong phần Sắp xếp và trình bày tham khảo, ở đây chỉ lược lại các quy tắc chủ yếu nhất, thường gặp trong khi viết bài báo cáo khoa học.

Để trích dẫn, cần phân biệt "danh mục tham khảo" (reference/référence) và "thư mục" (bibilography/bibliographie). Thư mục dùng để liệt kê các tài liệu đã tham khảo và dùng để xây dựng cơ sở, nền tảng cho việc trình bày tài liệu khoa học mà không nhất thiết phải trích dẫn một cách chặt chẽ trong bài viết (thường gặp ở dạng sách, giáo trình). Các quy tắc dưới đây chỉ áp dụng cho "danh mục tham khảo", tức những tài liệu được tham khảo và có trích dẫn chặt chẽ (thường gặp trong luận văn, luận án, bài báo khoa học).

Quy tắc nền tảng

Tài liệu được trích dẫn trong bài viết phải có trong danh mục tài liệu tham khảo (trừ những thông báo cá nhân và kết quả nghiên cứu chưa công bố).

Tài liệu liệt kê trong danh mục tham khảo phải có trích dẫn trong bài viết. Chỉ trích dẫn và liệt kê trong danh mục tham khảo những tài liệu đọc được trực

tiếp toàn văn. Không trích dẫn cũng như liệt kê trong danh mục những tài liệu không được đọc

trực tiếp toàn văn. Cách trích dẫn phải có tính thống nhất trong toàn bộ bài viết và phù hợp với

cách trình bày danh mục tham khảo.

Các kiểu trích dẫn

Trích dẫn nguyên văn: trích lại nguyên vẹn văn bản gốc, tôn trọng từng câu, từng chữ, từng dấu câu được sử dụng trong văn bản gốc

o mẩu trích dẫn nguyên văn được đặt trong ngoặc kép, chữ nghiêng; o thường dùng với cách gọi cước chú hay hậu chú; o nếu dùng quá nhiều dễ dẫn đến tình trạng nặng nề và đơn điệu cho bài viết.

Trích dẫn diễn ngữ (paraphrase): trích dẫn thông tin từ một tác giả có tài liệu được tham khảo trực tiếp cho bài viết, nhưng đã dùng kĩ thuật diễn ngữ để tái cấu trúc lại thông tin gốc để có cách diễn đạt khác (đảm bảo trung thành về nội dung)

o mẩu trích dẫn được đánh dấu gọi tham khảo theo số thứ tự hay theo tên tác giả và năm, thường đặt trong ngoặc đơn;

o là cách phổ biến trong tài liệu khoa học; o khi dùng cần cẩn trọng và chính xác để tránh diễn dịch sai, đảm bảo trung

thành với nội dung văn bản gốc. Trích dẫn gián tiếp: khi thông tin có nguồn gốc từ tác giả A, nhưng người viết

không đọc trực tiếp tác giả A, mà thông qua một tài liệu của tác giả B o mẩu trích dẫn được quy định riêng về cách đánh dấu gọi tham khảo; o không liệt kê tài liệu trích dẫn gián tiếp trong danh mục tham khảo; o một tài liệu có yêu cầu khoa học càng cao thì càng hạn chế trích dẫn gián

tiếp mà phải tiếp cận càng nhiều càng tốt đến các tài liệu gốc; o trong thực tế rất thường xuyên bị vi phạm, vì nhiều người tự cho phép lấy

tác giả/tài liệu (A) trong danh mục tham khảo của một tài liệu đọc được (B) để đưa vào danh mục tham khảo của mình, dù không đọc được toàn văn tài liệu đó (A).

Cách ghi trích dẫn và gọi tham khảo

Cách ghi trích dẫn và đánh dấu gọi tham khảo phải thống nhất trong toàn bộ bài viết và phù hợp với cách trình bày danh mục tham khảo.

Kiểu đánh số thứ tự: là biến thể từ kiểu Vancouver, với cách sử dụng dấu của Việt Nam

o ngay sau mẩu trích dẫn (kể cả văn bản, bảng biểu, hình ảnh), số gọi tham khảo được đặt trong ngoặc đơn;

o số gọi tham khảo của tài liệu tương ứng với số trong danh mục tham khảo; o khi một ý dẫn từ nhiều tài liệu, tất cả các số gọi tham khảo được đặt trong

một cặp ngoặc đơn, giữa các số cách nhau bằng một dấu chấm phẩy và một khoảng trắng, nếu có dãy 3 số liên tục trở lên thì dùng dấu gạch nối giữa số đầu và số cuối;

o nếu một tài liệu cần dẫn số trang cụ thể thì bổ sung số trang đó ngay sau số gọi tham khảo, cách bằng dấu phẩy và khoảng trắng.

Ví dụ:

o Smith (10) đã cho rằng… o Đã có nhiều cố gắng thay thế thí nghiệm ủ trên chuột bằng các thí nghiệm

in vitro, như các kĩ thuật ELISA (57; 60) hay PCR (20-22) nhưng tất cả vẫn chỉ mới dừng lại ở mức độ thể nghiệm.

o Moir và Jessel bảo lưu quan điểm rằng “giới tính có thể hoán chuyển được” (1).

Kiểu tác giả - năm: là cách được sử dụng ngày càng phổ biến khi trích dẫn tham khảo trong bài viết khoa học, với nhiều quy định chi tiết như dưới đây, trong đó quy tắc trước sẽ có giá trị áp dụng bên trong các quy tắc sau:

o ngay sau mẩu trích dẫn (kể cả văn bản, bảng biểu, hình ảnh), gọi tham khảo bằng tên tác giả và năm xuất bản đặt trong ngoặc đơn, cách nhau bằng một dấu phẩy và một khoảng trắng,

tác giả Việt Nam ghi họ tên đầy đủ, tác giả nước ngoài chỉ ghi phần tên nhận diện, không ghi tên tắt, không cần dẫn lại số thứ tự trong danh mục tham khảo, nếu cần chú thích rõ số trang thì thêm "p." (tiếng nước ngoài) hoặc

"tr." (tiếng Việt) và số trang; o nếu một tài liệu của nhiều tác giả, giữa các tác giả cách nhau bằng dấu

phẩy, khoảng trắng; o nếu tên tác giả đã được xen trong đoạn/câu văn bản có mẩu trích dẫn, chỉ

cần ghi năm trong ngoặc đơn, ngay sau tên tác giả;

o khi một ý dẫn từ nhiều tài liệu, tất cả các "cặp tác giả - năm" được đặt trong một cặp ngoặc đơn, giữa các "cặp tác giả -năm" cách nhau bằng một dấu chấm phẩy và một khoảng trắng,

không dùng liên từ "và" để nối hai tác giả sau cùng, cả trong trích dẫn lẫn trong danh mục tham khảo,

trong một tài liệu (tức "cặp tác giả - năm") nếu có nhiều tác giả thì áp dụng quy tắc dấu phẩy cách giữa các tác giả;

o nếu nhiều tài liệu của cùng một (nhóm) tác giả, chỉ liệt kê tên (nhóm) tác giả đó một lần, các năm xuất bản được liệt kê (cách nhau dấu phẩy, khoảng trắng) trước dấu chấm phẩy kết thúc tác giả;

o nếu nhiều tài liệu cùng năm của một (nhóm) tác giả, các năm được kèm kí hiệu a, b, c,... theo đúng như trong danh mục tham khảo;

o nếu một tác giả đứng đầu nhiều tài liệu với nhiều nhóm tác giả khác nhau, hai người: ghi đủ hai người, với các quy tắc như trên, ba người: lần đầu trích dẫn ghi tên cả ba người cùng với năm xuất

bản, từ lần trích dẫn thứ hai trở đi, chỉ ghi tác giả đầu kèm với "và cộng sự" (tiếng Việt, có thể viết tắt "và cs.") hoặc "et al." (tiếng nước ngoài, gốc Latin, chữ nghiêng),

bốn người trở lên: chỉ ghi tác giả đầu kèm với "và cộng sự" (hoặc "và cs.", "et al.") trong mọi mẩu trích dẫn;

o nếu trích dẫn gián tiếp: ghi tên và năm tác giả gốc (A) giống như quy định ở trên, nhưng ngay sau "năm" đó, thêm "trong" hoặc "in" (hai chấm, khoảng trắng) rồi đến tên và năm của tác giả được đọc trực tiếp (B);

o nếu tài liệu tham khảo là thông báo cá nhân hay kết quả chưa công bố thì thay cho năm xuất bản chỉ ghi rõ "thông báo cá nhân" hay "kết quả chưa công bố".

Ví dụ:

o Mô nuôi cấy có thể trực tiếp tạo phôi thể hệ, gọi là “sinh phôi trực tiếp” (Bùi Trang Việt, 2000).

o Theo Zimmerman (1993), mô nuôi cấy tương đối trẻ có khả năng tạo phôi cao nhất.

o [...] liên quan đến sự biểu hiện của một số gen đáp ứng stress (Fehér, Pasternak, Dudits, 2003).

o Quang hô hấp làm giảm mạnh hiệu suất quang hợp, có thể đến 40 % (Bùi Trang Việt, 2002, 2003; Albert, 2002; Heller, Esnault, Lance, 1998; Karp, 2004).

o Nhà ở công cộng vẫn là một khu vực bị lãng quên (ACOSS, 1997a, 1997b). o [...] đã được ghi nhận bởi Choi và cộng sự (1998), cũng như khi có mặt của

các PGR khác (Sagare et al., 2000). o [...] phát sinh hình thái một cách bình thường (Schiavone, Cooke, 1987, in:

Zimmerman, 1993; Liu, Xu, Chua, 1993).

o [...] phôi cầu phình to mà không chuyển sang giai đoạn kế tiếp (Schiavone, Cooke, 1987, trong Zimmerman, 1993).

Phần 4. Phương pháp viết tài liệu khoa học

Mở đầu Những nguyên tắc cơ bản Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản Lập dàn ý và các ý tưởng cơ bản Phát triển và trình bày ý tưởng từ dàn ý

Mở đầu

Viết là một công việc đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về thời gian và trí tuệ. Viết tài liệu khoa học càng đòi hỏi phải đầu tư nghiêm túc hơn.

Viết một tài liệu bình thường đã đòi hỏi một quy trình bài bản nhằm đạt được hiệu quả tuyên truyền và thuyết phục cao. Viết một tài liệu khoa học nhằm chứng minh hay làm sáng tỏ một vấn đề khoa học lại càng không thể viết tuỳ ý.

Chất lượng viết phụ thuộc vào ý tưởng của người viết. Để ý tưởng có tính thuyết phục cao cần có lập luận tốt. Và lập luận chỉ có thể tốt khi dựa trên những bằng chứng hiện thực.

Tuy nhiên, giả thuyết xuất sắc nhất, khảo cứu được chuẩn bị và triển khai một cách thận trọng nhất, những kết quả thu được ấn tượng nhất, tất cả vẫn chưa quan trọng cho đến khi chúng được truyền đến mọi người qua một bài viết tốt.

Những nguyên tắc cơ bản

Nguyên tắc chung khi viết

Để viết một tài liệu thông thường có hiệu quả truyền thông cao, có những nguyên tắc cơ bản sau đây cần nắm:

có một ý tưởng chủ đạo; hướng đến một nhóm đối tượng cụ thể; cho thấy rõ vấn đề muốn đề cập, với lí do thoả đáng; dùng một số ý tưởng khác để phụ hoạ thêm cho ý tưởng chính, trong một trật tự hợp lí; viết càng rõ ràng dễ hiểu càng tốt.

Các bước thực hiện một bài viết như trên là:

thiết kế một thông điệp nền tảng của bài viết: phát biểu ngắn gọn, phù hợp với đối tượng và mục đích viết bài;

sắp xếp các ý theo một trật tự hợp lí với thông điệp nền tảng; viết bản thảo: chia phần, thêm nội dung chính từng phần, minh hoạ,... duyệt và hoàn chỉnh bài viết: hoàn tất các chi tiết đã lập ra trong bản thảo, sửa lỗi, bỏ

các ý thừa, điều chỉnh các chi tiết trình bày và lập luận theo một hệ thống thống nhất trong toàn bài,...

Nguyên tắc viết tài liệu khoa học

Các bài viết khoa học đòi hỏi có những kĩ năng chuyên biệt, ngoài các nguyên tắc căn bản trong việc viết một tài liệu thông thường.

Người viết một tài liệu khoa học không thể viết theo bất cứ cách nào mình muốn, mà phải:

giới hạn trong phạm vi chuyên ngành áp đặt cho đề tài; hướng đến những đối tượng cũng thuộc cùng chuyên ngành hay chuyên ngành gần; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy tắc, thói quen trình bày trong chuyên ngành nói riêng và

trong khoa học nói chung; sử dụng những quy ước định dạng phù hợp với tính chất của tài liệu.

Có một số bước quan trọng cần trải qua để viết một tài liệu khoa học có tính thuyết phục cao, phù hợp với các quy ước và thông lệ khoa học.

Định hướng viết: trước khi viết, cần tự hỏi mình để xác định rõ mục đích viết, chủ đề cần viết, thông điệp nền tảng cần truyền đi là gì, đối tượng đọc là ai, bài viết sẽ công bố như thế nào, ở đâu.

Lập dàn ý: dàn ý này phải tuân thủ các quy định trình bày, đồng thời giúp xếp đặt rõ ràng các ý tưởng cần trình bày trong bài viết cũng như kết luận cần hướng đến.

Viết bản thảo: dựa trên dàn ý đại cương, bổ sung dần các nội dung quan trọng trong từng phần, kiểm tra tính liền mạch của các ý tưởng và các phần nội dung trong dàn ý.

Duyệt bài và hoàn chỉnh: kiểm tra tính chính xác của bài viết, loại bỏ các ý thừa, bổ sung các ý còn thiếu, sửa lỗi chính tả và lỗi nhập liệu, hoàn tất việc trình bày các đề mục và các chương/phần trong bài viết.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Mở đầu

Trong khoa học, có nhiều loại tài liệu khác nhau, mỗi loại có cấu trúc trình bày khác nhau, tuỳ vào mục đích truyền thông, đối tượng đọc và cấp độ đề tài.

Việc công bố một tài liệu khoa học có vai trò quan trọng, đối với cả xã hội nói chung lẫn sự tiến bộ khoa học nói riêng, vì những kết quả khoa học không được công bố thường sẽ bị mất đi. Khi công bố tài liệu, đặc biệt là các kết quả nghiên cứu của mình, tác giả có thể:

trao đổi với các đồng nghiệp cùng ngành; thông báo các hoạt động nghiên cứu của mình; tự giới thiệu trong giới khoa học chuyên ngành; xác lập uy tín chuyên ngành; tích luỹ các công trình trong sự nghiệp nghiên cứu; v.v.

Các hình thức công bố tài liệu khoa học

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hình thức công bố tài liệu:

trạng thái tiến triển của đề tài: báo cáo từng giai đoạn, thuyết trình các kết quả,...; các yêu cầu về quản lí hay cam kết, thoả thuận với nhà tài trợ cho đề tài; đối tượng đọc tài liệu: các chuyên gia khoa học, các nhà khoa học cùng ngành hay gần

ngành, đối tượng khoa học tổng quát, khoa học phổ thông, khoa học thường thức,...

Các hình thức công bố tài liệu khoa học chính là:

bài báo khoa học tiền nghiệm: là tài liệu nguyên cấp, trực tiếp cung cấp dữ liệu khoa học mà không cần thông qua các báo cáo kết quả nghiên cứu, thường gặp khi các nhà nghiên cứu gửi thẳng công trình đến các tạp chí chuyên ngành, hoặc tài liệu tam cấp khi các chuyên gia đầu ngành viết bài tổng hợp hiện trạng nghiên cứu theo một chủ đề nào đó dựa trên các kết quả đã công bố;

báo cáo nghiên cứu: bao gồm tất cả các loại báo cáo kĩ thuật, báo cáo kết quả đề tài nghiên cứu, luận văn và luận án khoa học, mô tả đầy đủ quá trình nghiên cứu một đề tài, cho một nhóm đối tượng chuyên ngành nhất định đọc, đánh giá và phản hồi;

bài báo khoa học hậu nghiệm: cũng là tài liệu nguyên cấp, nhưng thường được viết dựa trên một báo cáo nghiên cứu đã thực hiện trước đó, thường gặp khi các tác giả luận văn/luận án khoa học gửi bài đăng tạp chí chuyên ngành sau khi đã bảo vệ thành công trước hội đồng đánh giá.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Bài báo khoa học

Mục đích sau cùng của nghiên cứu khoa học là góp phần vào sự phát triển của khoa học. Để làm được điều này, kết quả nghiên cứu phải được biết đến, tri thức mới phải được chuyển giao vào đời sống xã hội. Do đó, kết quả hay tri thức mới này cần được kiểm tra trước tiên bởi các

chuyên gia trong ngành, không chỉ để xác nhận giá trị mà còn để kích thích và định hướng các nghiên cứu về sau. Và hệ thống đáp ứng tốt nhất yêu cầu này chính là các tạp chí khoa học, có hội đồng biên tập chuyên ngành và hệ thống phản biện chuyên gia với mọi bài báo gửi đăng, có hệ thống lưu trữ đầy đủ và dễ dàng đối chiếu khi cần đến.

Có hai loại bài báo khoa học:

bài báo khoa học theo nghĩa hẹp: đăng những kết quả nghiên cứu mới hoặc chưa công bố;

bài báo tổng hợp: bài báo giới thiệu, phân tích và tổng hợp hiện trạng nghiên cứu về một chủ đề nào đó, dựa trên các dữ liệu đã công bố;

Cấu trúc bài báo khoa học

Dù mỗi loại bài báo có những phần chi tiết khác nhau, được quy định cụ thể về cách trình bày, bố cục, độ dài,... tuỳ từng tờ báo, nhưng thông thường đều có cấu trúc IMRaD (Introduction, Methods, Results, and Discussion).

Bài báo khoa học theo nghĩa hẹp: đa số các bài báo khoa học thường có các thành phần như sau:

o mở đầu: giới thiệu bối cảnh và vấn đề nghiên cứu, các kết quả liên quan đã công bố trước đó, các giả thuyết hoặc mục đích nghiên cứu,...;

o nếu địa điểm nghiên cứu có vai trò thiết yếu đến sự diễn dịch kết quả thì có một phần giới thiệu riêng;

o vật liệu và phương pháp: nếu các phương pháp là của riêng mình thì mô tả đầy đủ, nếu là phương pháp đã công bố thì phải trích dẫn tham khảo chính xác;

o kết quả: mô tả một cách khách quan các kết quả thu được, bằng số liệu thống kê, hình ảnh,...;

o diễn giải kết quả và đối chiếu với giả thuyết đã đặt ra (theo góc nhìn chủ quan của tác giả);

o thảo luận các kết quả thu được, đối chiếu với các kết quả đã công bố trước đó (theo góc nhìn chủ quan của tác giả);

o kết luận về ý nghĩa của kết quả thu được và nêu ra những triển vọng nghiên cứu về sau;

o lời cảm ơn: viết rất ngắn gọn, dành cho những người hoặc cơ quan, tổ chức có vai trò thực sự quyết định đến sự thành công của đề tài nghiên cứu;

o danh mục tham khảo: liệt kê đầy đủ các tài liệu đã tham khảo và trích dẫn trong bài viết.

Ví dụ về bài báo nghiên cứu

Bài báo tổng hợp: một bài báo tổng hợp thường có các thành phần phổ biến như sau:

o mở đầu: giới thiệu bối cảnh, hiện trạng nghiên cứu về chủ đề đang bàn, các giả thuyết và mục đích nghiên cứu, các lợi ích khoa học và phạm vi ứng dụng của vấn đề được nghiên cứu;

o phương pháp: mô tả các phương pháp đã được sử dụng để nghiên cứu vấn đề, những ưu điểm và hạn chế theo từng khía cạnh được xử lí và phân tích;

o kết quả: thường trình bày các kết quả đã công bố theo một góc nhìn phân tích nhằm tìm ra các điểm chung và các mặt đặc thù, thậm chí mâu thuẫn, của các kết quả đó;

o thảo luận: thường là ý kiến thể hiện góc nhìn của cá nhân tác giả bài báo đối với các tác giả được tham khảo, thông qua cách sắp xếp, phân tích và tổng hợp các khía cạnh khác nhau của vấn đề;

o kết luận: tóm tắt lại các kết luận quan trọng và triển vọng nghiên cứu trong tương lai;

o lời cảm ơn: nếu cần thiết, viết thật ngắn gọn và chỉ dành cho những người hay cơ quan, tổ chức có vai trò quyết định đến việc hoàn thành bài báo;

o danh mục tham khảo: liệt kê đầy đủ tất cả các tài liệu đã tham khảo và trích dẫn trong bài viết.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Bài báo khoa học

Quy trình xuất bản một bài báo khoa học

Một tạp chí khoa học nếu có tinh thần làm việc nghiêm túc và biết quý trọng ấn phẩm của mình sẽ công bố các quy tắc trình bày bài viết và các hướng dẫn cần thiết giúp các tác giả chuẩn bị viết bài gửi đăng.

Các quy tắc, tiêu chuẩn cụ thể là khác nhau tuỳ mỗi tạp chí, và trước khi gửi đăng rất cần tìm hiểu kĩ và ghi nhớ để tuân thủ ở mức tối đa. Ở những tạp chí lớn, chỉ cần trình bày không đúng quy định là đã có thể bị nhân viên biên tập loại ra trước khi chuyển đến cho hội đồng chuyên môn, dù có những kết quả xuất sắc.

Không có một quy trình tuyệt đối áp dụng chung cho tất cả các tạp chí khoa học, nhưng tạp chí nào càng tổ chức chặt chẽ quá trình xuất bản khoa học thì càng cung cấp cho độc

giả nhiều bài viết có giá trị cao. Quy trình xuất bản phổ biến nhất bao gồm năm giai đoạn:

tiếp nhận bản thảo; đánh giá bản thảo; sửa bản thảo; thiết kế bản in và xuất bản; phân phối ấn phẩm.

Tiếp nhận bản thảo: một bản thảo không được gửi đồng thời cho hai hay nhiều tạp chí khác nhau, và phải thực hiện theo đúng các quy định và hướng dẫn của tạp chí muốn đăng bài, thường gửi kèm theo bài một bức thư giải thích các chi tiết nằm ngoài bài báo (như đề nghị về người phản biện, thông báo các xung đột lợi ích với những người có thể có liên quan,...).

o Khi bản thảo được tiếp nhận, toà soạn sẽ đánh số bài nhận được, đồng thời các biên tập viên kiểm tra sơ bộ xem bài báo có phù hợp với hướng chuyên ngành của tạp chí, và có được trình bày theo đúng quy định hay không.

o Bản thảo thông qua được giai đoạn này sẽ được chuyển đến hội đồng biên tập chuyên môn.

o Kết quả tiếp nhận thường sẽ được thông báo cho tác giả, hoặc để chỉnh sửa theo đúng quy định trước khi đánh giá, hoặc cho biết các chi tiết để thao dõi quá trình đánh giá: số hồ sơ, người phụ trách,...

Đánh giá bản thảo: đây là công đoạn quan trọng nhất trong việc xuất bản một bài báo khoa học. Ở những tạp chí lớn hoặc có uy tín cao, thời gian này có thể kéo dài vài tháng, hoặc thậm chí hơn một năm.

o Ban biên tập lựa chọn một cặp chuyên gia để đánh giá (phản biện) bản thảo, dựa theo các tiêu chí khoa học riêng, cũng như dựa vào sự sẵn sàng của chuyên gia. Thông thường cặp chuyên gia phản biện phải cân đối về chuyên môn, khu vực địa lí, phương pháp luận và hệ tư tưởng.

o Các chuyên gia phản biện sẽ đánh giá bản thảo dựa trên một biểu mẫu, thường do toà soạn cung cấp. Các phiếu đánh giá này thường không ghi tên, thậm chí có toà soạn không cho biết ai là tác giả bản thảo, nhằm đảm bảo tính khách quan khoa học.

o Ban biên tập sẽ soạn lại một thư tổng hợp để phản hồi cho tác giả, kèm theo các đánh giá và ý kiến phản biện. Thường có ba trường hợp: "chấp thuận nếu sửa các lỗi nhỏ", "chấp thuận nếu sửa các lỗi quan trọng" và "không chấp thuận".

Sửa bản thảo: các ý kiến phản hồi sẽ được gửi về lại cho tác giả để chỉnh sửa. Thường chỉ có khoảng 5 % các bản thảo được duyệt đăng mà không cần phải chỉnh sửa gì.

o Nếu các ý kiến chuyên gia là "không chấp thuận" thì bản thảo sẽ bị loại khỏi chu trình xuất bản, và tác giả có thể viết lại, để gửi hoặc cho cùng tạp chí để thử sức lần nữa hoặc cho tạp chí khác;

o nếu các ý kiến là "chấp thuận" với các điều kiện sửa lỗi thì tác giả phải sửa các điểm được yêu cầu để gửi lại cho toà soạn theo đúng thời hạn;

o chỉ khi nào tác giả đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sửa lỗi sau các ý kiến phản biện thì bài báo mới được duyệt đăng và lúc này đã có thể trích dẫn tham khảo, nhưng cần ghi rõ "được duyệt đăng" (accepted/accepté) sau biểu tham khảo;

o thời hạn đăng bài tuỳ thuộc vào mỗi tạp chí. Thiết kế bản in và xuất bản bài báo:

o với các bản thảo được duyệt đăng, nhà xuất bản sẽ tiến hành thiết kế bản in theo đúng phong cách trình bày của tạp chí và gửi bản in cho tác giả để kiểm tra và sửa lỗi kĩ thuật;

o khi tác giả gửi trả bản in đã sửa lỗi về cho toà soạn, bài báo lúc này có thể được trích dẫn tham khảo, với ghi chú "chờ in" (in press/sous presse) sau biểu tham khảo;

o toà soạn sẽ sắp xếp để đưa bài chờ in vào một số báo phù hợp để xuất bản chính thức.

Phân phối ấn phẩm: ngoài hệ thống phát hành của nhà xuất bản, các tác giả cũng có thể chủ động thông báo về bài báo của mình rộng rãi cho đồng nghiệp, trong giới nghiên cứu chuyên ngành, cho các chuyên gia đầu ngành thường viết sách hay bài tổng hợp tài liệu.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Báo cáo nghiên cứu

Báo cáo nghiên cứu nói chung là tất cả các loại tài liệu mà một nhà nghiên cứu soạn thảo để:

báo cáo kết quả và sự tiến triển của đề tài nghiên cứu cho cấp quản lí hoặc nhà tài trợ; báo cáo các kết quả nghiên cứu thu được trong cộng đồng khoa học ở phạm vi hẹp

(thường sẽ công bố rộng rãi về sau, nếu được, bằng một bài báo khoa học).

Các báo cáo nghiên cứu thường:

được in với số lượng hạn chế;

không trải qua đánh giá, phản biện khách quan; được biên soạn để tiếp nhận ý kiến phản hồi của các chuyên gia về vấn đề được trình

bày.

Luận văn khoa học dù ở bậc học nào (đại học và sau đại học) đều có thể được xem là một công trình nghiên cứu, nhưng cũng đồng thời là một báo cáo kết quả của quá trình tập sự nghiên cứu, nhằm mục tiêu học tập nghiên cứu khoa học (Vũ Cao Đàm, 2000). Luận văn khoa học cũng được xếp vào loại tài liệu báo cáo nghiên cứu, với một điểm đặc biệt hơn: có một hội đồng đánh giá.

Theo Vũ Cao Đàm (2000), "luận văn khoa học là một công trình tập sự nghiên cứu khoa học, ghi nhận một mốc phấn đấu của tác giả luận văn", và có thể được chia thành các loại sau đây:

tiểu luận: chuyên khảo về một chuyên đề khoa học, không nhất thiết phải bao quát và hoàn chỉnh toàn bộ vấn đề, thường làm theo từng môn học;

khoá luận: chuyên khảo tổng hợp thể nghiệm kết quả học tập sau một khoá đào tạo chuyên môn, huấn luyện nghiệp vụ, không nhằm mục đích bằng cấp;

đồ án môn học: chuyên khảo về một vấn đề kĩ thuật sau một môn học, thường gặp ở các trường kĩ thuật;

đồ án tốt nghiệp: chuyên khảo tổng hợp kết thúc chương trình đào tạo đại học các chuyên ngành kĩ thuật;

luận văn cử nhân: chuyên khảo tổng hợp kết thúc chương trình đào tạo đại học các chuyên ngành khoa học tự nhiên và khoa học xã hội;

luận án thạc sĩ*: chuyên khảo trình bày một nghiên cứu có hệ thống của nghiên cứu sinh cao học* để giành học vị thạc sĩ;

luận án tiến sĩ: chuyên khảo trình bày một nghiên cứu có hệ thống của nghiên cứu sinh để giành học vị tiến sĩ.

[*: riêng về vấn đề này, hiện nay vẫn phổ biến cách gọi "học viên cao học" và "luận văn thạc sĩ" mà chưa có sự thống nhất về thuật ngữ]

Báo cáo nghiên cứu

Cấu trúc chung

Một báo cáo nghiên cứu thường có cấu trúc chung gồm ba phần chính:

khai tập: gồm bìa, các trang thủ tục và hướng dẫn đọc (mục lục, danh mục các bảng, hình, chữ viết tắt,...)

bài chính: bao gồm toàn bộ nội dung chính của báo cáo như mở đầu (hay dẫn nhập), tổng quan, vật liệu và phương pháp nghiên cứu, kết quả, thảo luận, kết luận

và đề nghị (có tác giả gọi là "khuyến nghị"). Danh mục tham khảo cũng là một phần của bài chính, được đặt sau cùng, trước phần phụ đính.

phụ đính: bao gồm các ghi chú, phụ lục, chỉ mục (nếu cần thiết).

Tuỳ cấp độ đề tài mà mỗi phần, đặc biệt là bìa và cách chia chương mục của bài chính, có những quy định cụ thể khác nhau. Trong phạm vi giáo trình này, phạm vi đề cập là cấu trúc của một luận văn khoa học.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Báo cáo nghiên cứu

Cấu trúc luận văn khoa học

Cũng như mọi báo cáo nghiên cứu khác, luận văn khoa học có cấu trúc chung gồm ba phần chính (khai tập, bài chính và phụ đính), nhưng có thể phân chia chi tiết hơn theo thứ tự như sau:

khai tập; dẫn nhập; phát triển đề tài; kết luận; danh mục tham khảo; phụ đính.

Khai tập

Thông thường, phần khai tập của một luận văn khoa học, đặt ở đầu luận văn, có những thành phần chính theo thứ tự như mô tả bên dưới.

Trang bìa: thông tin trình bày ở đây tạo ra những ấn tượng đầu tiên cho người đọc, và ấn tượng đầu tiên bao giờ cũng là ấn tượng mạnh và kéo dài, do đó rất cần chăm sóc trang bìa luận văn một cách cẩn thận. Các thông tin thường được ghi theo thứ tự từ trên xuống:

o tên trường, khoa, bộ môn phụ trách đào tạo: thông thường chỉ ghi tối đa ba cấp, trong đó cấp thấp nhất là đơn vị có trách nhiệm trực tiếp quản lí khoa học đối với đề tài;

o tên tác giả: ghi họ tên đầy đủ; o tên đề tài: tuỳ yêu cầu của đơn vị quản lí mà đặt tên tác giả trước tên đề

tài hoặc ngược lại; o cấp độ đề tài: ghi rõ tên cấp độ đề tài, chuyên ngành và mã số nếu có;

o người hướng dẫn khoa học: ghi rõ chức danh, học vị (nếu có) và họ tên đầy đủ của người hướng dẫn;

o địa danh và thời gian bảo vệ luận văn khoa học: ghi tên địa danh (thường là tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương), thời gian bảo vệ chỉ ghi tháng và năm.

Trang lót: thường để trắng hoặc in giống trang bìa bằng giấy thường. Trang chuẩn y: một số đơn vị yêu cầu có trang chuẩn y với đầy đủ họ tên, nơi

công tác và chữ kí của các thành viên hội đồng.

Lời cảm ơn: ghi ngắn gọn, thường trong một trang, lời cảm ơn những người hay cơ quan, tổ chức đã giúp đỡ, có ảnh hưởng đến sự thành công của đề tài nghiên cứu.

Mục lục: trước đây, phần này thường chỉ liệt kê các đề mục chính của các phần, còn mục lục chi tiết được đặt ở cuối luận văn, nhưng hiện nay hầu hết đều liệt kê mục lục với đầy đủ các chương mục lớn nhỏ ngay từ đầu luận văn.

Danh mục hình: hiện nay ở Việt Nam có một số nơi yêu cầu chia ra thành danh mục ảnh và danh mục hình, nhưng thông lệ quốc tế thường dùng "hình" (figure) cho tất cả các yếu tố đồ hoạ (ảnh chụp, hình vẽ, biểu đồ, sơ đồ, bản đồ,...) được sử dụng bên trong hoặc kèm theo luận văn.

o Danh mục hình liệt kê số thứ tự, tên và vị trí của tất cả các hình trong bài chính.

o Số thứ tự hình được đánh số liên tục từ đầu đến cuối hoặc liên tục trong từng phần/chương.

Danh mục bảng: các bảng biểu (không mang bất cứ yếu tố đồ hoạ nào) được sử dụng trong bài chính sẽ được liệt kê trong danh mục này, với các yêu cầu giống như đối với danh mục hình.

Kí hiệu và chữ viết tắt: liệt kê đầy đủ danh sách các kí hiệu và chữ viết tắt được sử dụng trong luận văn, xếp theo thứ tự chữ cái, với nội dung giải thích đầy đủ. Nên chia riêng các nhóm nhỏ: chữ viết tắt, kí hiệu và đơn vị đo lường.

Ngoài ra, phần khai tập còn có thể có một số thông tin khác, tuỳ theo yêu cầu của cấp quản lí trực tiếp đối với đề tài.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Báo cáo nghiên cứu

Dẫn nhập (mở đầu)

Đây là tiểu phần bắt đầu phần bài chính, được xem là chương đầu tiên của luận văn, có vai trò giới thiệu bối cảnh và các lí do thực hiện đề tài, gợi mở các khả năng về lợi ích của đề tài, và tóm tắt nội dung chính của toàn bộ luận văn.

Phát triển đề tài

Tuỳ từng chuyên ngành và đặc thù của mỗi đề tài mà có thể phát triển đề tài thành nhiều chương mục khác nhau, nhưng nhất thiết phải đánh số thứ tự một cách liên tục và phù hợp với logic giải quyết vấn đề. Hiện này, cấu trúc IMRaD là phổ biến nhất, do có tính chất đơn giản và hợp lí nhất trong việc trình bày kết quả nghiên cứu khoa học.

Tổng quan tài liệu: đây thường là chương tiếp sau chương mở đầu, giới thiệu vấn đề nghiên cứu một cách tổng quát, sau đó đi sâu vào những khía cạnh liên quan đến chủ đề được nghiên cứu, bằng cách phân tích và tổng hợp các kết quả đã công bố, lấy đó làm cơ sở để tiến hành đề tài nghiên cứu.

o Mức độ chuyên sâu của phần này phụ thuộc vào cấp độ của đề tài. o Trình tự sắp xếp các vấn đề theo phương pháp diễn dịch hoặc quy nạp tuỳ

thuộc vào tính chất của đề tài.

Vật liệu và phương pháp nghiên cứu: thông thường, mỗi đề tài đều có những đối tượng/vật liệu nghiên cứu khác nhau, sử dụng nhiều phương pháp khác nhau.

o Tác giả cần mô tả chi tiết các điều kiện đã cho phép thực hiện đề tài: địa điểm nghiên cứu; vật liệu (các đối tượng được nghiên cứu, các vật liệu sử dụng trong các phương pháp khác nhau); phương pháp (kĩ thuật thu mẫu và xử lí mẫu, thiết bị và phương tiện thực nghiệm, kĩ thuật và phương pháp đo đạc, phân tích, thống kê,...)

o Tất cả được trình bày theo từng mục và phụ mục rõ ràng và hợp lí, đầy đủ chi tiết cần thiết để bất cứ nhà nghiên cứu nào khác cũng có thể lặp lại quy trình.

o Tuy nhiên, với những phương pháp đã trở thành phổ biến, không cần thiết phải mô tả chi tiết mà chỉ cần mô tả vắn tắt kèm theo thông tin trích dẫn về tài liệu gốc.

Kết quả: mục đích của phần này là trình bày một cách khách quan các kết quả thu được khi áp dụng các phương pháp nghiên cứu trên các vật liệu đã mô tả trong phần "Vật liệu và phương pháp nghiên cứu", không diễn giải theo quan điểm riêng.

o Kết quả cần phải được trình bày càng rõ ràng càng tốt, vì đây chính là phần phản ánh cái cốt lõi của toàn bộ quá trình nghiên cứu.

o Sử dụng các công cụ đồ hoạ hoặc các bảng phân tích để biểu diễn kết quả. Hạn chế biểu diễn đồng thời một bảng và một hình cho cùng một kết quả.

Thảo luận: phần này đòi hỏi đầu tư suy nghĩ và giải thích các kết quả thu được nhằm hướng đến những kết luận cuối cùng. Đây là phần phản ánh giá trị riêng biệt và mới mẻ của một đề tài.

o Các kết quả cần được phân loại, sắp xếp, phân tích và liên hệ với nhau một cách chặt chẽ và thấu đáo, làm bật lên những ý tưởng chủ đạo của đề tài.

o Từ những kết quả cụ thể, tác giả có thể khái quát hoá bằng một nhận định, giả thuyết có thể áp dụng cho những trường hợp khác.

o Nội dung thảo luận phải ăn khớp, trung thực với kết quả đã thu được. o Các dẫn chứng thảo luận thường lấy từ các nguồn đã công bố, nhưng cần

tránh dẫn các tài liệu gián tiếp, vì dễ có nguy cơ hiểu sai lệch kết quả gốc.

Kết luận

Đây không phải đơn thuần là phần tóm tắt lại bài viết, mà là phần kết thúc. Phần này phải khái quát lại quá trình phát triển đề tài, đặc biệt là hệ thống hoá các kết luận nhỏ đã trình bày trong phần thảo luận.

Thông thường các kết luận sẽ mở ra một số vấn đề cần hoặc có thể nghiên cứu trong tương lai. Thuật ngữ thường dùng là "đề nghị", có tác giả cho rằng nên dùng "khuyến nghị" thì phù hợp hơn.

Cấu trúc một số loại tài liệu khoa học cơ bản

Báo cáo nghiên cứu

Danh mục tham khảo

Cần phân biệt hai khái niệm "danh mục tham khảo" và "thư mục". "Danh mục tham khảo" (references/références) là danh sách các tài liệu có tham khảo và trích dẫn chi tiết trong bài viết, còn "thư mục" (bibliography/bibliographie) là danh sách các tài liệu được tham khảo trong quá trình viết bài, hoặc có thể đọc thêm để mở rộng, nhưng không trích dẫn chi tiết trong bài viết.

Tất cả các tài liệu đã tham khảo cho bài viết phải có trích dẫn trong bài và liệt kê đầy đủ trong danh mục này, theo đúng quy tắc. Và ngược lại, tất cả các tài liệu được liệt kê trong danh mục này phải được trích dẫn ít nhất một lần trong bài viết.

Trong danh mục này không được liệt kê các tài liệu trích dẫn gián tiếp (qua một tác giả trung gian).

Phụ đính

Phần này đặt sau danh mục tham khảo, thường thường gồm các tiểu phần: ghi chú, phụ lục và chỉ mục.

Ghi chú: nếu ghi chú quá nhiều trong bài viết sẽ tạo cảm giác nặng nề và phân tán cho phần bài chính, do đó những ghi chú dài và thực sự quan trọng nên tập trung thành một phần phụ đính.

Phụ lục: dùng để trình bày chi tiết các thông tin giúp hoàn chỉnh một số phần trong bài chính mà không nhất thiết phải đưa đầy đủ trong bài viết, nhằm tránh làm nặng nề quá trình đọc. Các thông tin phụ lục thường là các phiếu điều tra, các bảng biểu có quá nhiều số liệu chi tiết, các dữ liệu thống kê, các mô tả kĩ thuật máy móc,...

Chỉ mục (index): dùng để chỉ dẫn vị trí đề cập các vấn đề trong bài thông qua các thuật ngữ quan trọng và từ khoá, giúp người đọc tìm các phần liên quan một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, với các tài liệu tiếng Việt, lập chỉ mục là rất khó do đặc thù cấu trúc ngôn ngữ và chữ viết.

Lập dàn ý và các ý tưởng cơ bản

Quá trình chuẩn bị

Nguyên tắc nền tảng của triết lí khoa học là mọi đề tài nghiên cứu phải được công bố để được chính thức hoá và bổ sung vào kho tàng tri thức khoa học. Nhà nghiên cứu do đó không chỉ cần biết cách "làm khoa học", mà còn phải biết cách "viết khoa học".

Kĩ năng viết không phải là việc có thể làm ngay trong "một sớm một chiều". Cũng giống như đối với khả năng đọc và khai thác tài liệu, viết tốt hay không phụ thuộc trước tiên vào khả năng sử dụng ngôn ngữ mẹ đẻ của tác giả, ở đây là tiếng Việt. Cách sử dụng từ ngữ, đặt nhan đề, sắp xếp ý tứ, trình bày câu và đoạn văn,... đòi hỏi quá trình rèn luyện từ nhỏ, hoặc ngay từ bất cứ lúc nào có thể, về ngữ pháp tiếng Việt.

Yếu tố quan trọng tiếp theo, đó là văn phong khoa học chuyên ngành. Về mặt này, nhà nghiên cứu ngay từ khi bắt tay vào thực hiện đề tài và tham khảo tài liệu không chỉ cần khai thác thông tin chuyên ngành mà còn phải chú ý ghi nhớ cách trình bày, hành văn, sử dụng câu cú, thuật ngữ,... gọi chung là văn phong khoa học của chuyên ngành mình đi theo.

Và trước khi bắt tay vào viết, cần lập một kế hoạch hay quy trình viết, thông qua một dàn ý đại cương để từ đó phát triển dần các vấn đề và nội dung chi tiết, bằng các thông tin và dữ liệu đã thu thập được. Tuỳ mục đích và cấp độ viết bài mà có lựa chọn cấu trúc trình bày phù hợp:

bài báo cáo kết quả thí nghiệm môn học: có thể dựa vào cấu trúc bài báo khoa học nghiên cứu;

bài báo cáo chuyên đề lí thuyết hay tiểu luận môn học: có thể dựa vào cấu trúc bài báo khoa học tổng hợp;

luận văn khoa học: dựa vào cấu trúc báo cáo nghiên cứu khoa học; đề cương nghiên cứu: kết hợp hài hoà cả ba loại cấu trúc trên cho phù hợp với đặc thù

chuyên ngành.

Bài tập tự kiểm tra

Quy trình viết

Ngoài những nguyên tắc tổng quát khi viết tài liệu nói chung và tài liệu khoa học nói riêng, có thể thực hiện một quy trình chi tiết như sau:

viết tựa và tóm tắt: dù về sau có thể điều chỉnh, phần này vẫn rất cần thiết để làm điểm xuất phát;

lập dàn ý đại cương: liệt kê vắn tắt vấn đề nghiên cứu, các giả thuyết, mục đích nghiên cứu, các kết quả chính cần trình bày, giúp có một cái nhìn tổng thể về mọi khía cạnh của bài viết;

lập dàn ý chi tiết: sắp xếp lại dàn ý đại cương theo một trật tự phù hợp với chiến lược giải quyết vấn đề, chia đề mục chính phụ, mô tả vắn tắt các ý tưởng và kết quả chủ yếu trong mỗi chương mục, liệt kê danh mục sơ bộ các bảng và hình được sử dụng trong bài; dàn ý này nên tham khảo ý kiến của người hướng dẫn để kịp thời có những điều chỉnh cần thiết trước khi đi sâu vào các nội dung chi tiết cụ thể;

liệt kê tham khảo: tập hợp và ghi chú (chỉ cần tác giả và năm) các tài liệu tham khảo đã đọc liên quan đến từng chương mục;

viết sơ thảo: viết các nội dung chính và quan trọng trong từng chương mục, không cần chú ý nhiều đến văn phong, ngữ pháp mà chỉ cần viết hết những gì cảm thấy là cần thiết đối với mỗi chương mục;

hoàn chỉnh bản thảo: sau khi kết thúc bản sơ thảo, đọc lại tổng thể để điều chỉnh dàn ý, tiếp theo đọc kĩ từng chương mục để sắp xếp lại trật tự ý tứ, sửa lỗi ngữ pháp và câu cú cho đúng văn phong khoa học chuyên ngành;

duyệt bản thảo: nộp bản thảo cho người hướng dẫn để tham khảo ý kiến về nội dung, và nếu có thể thì tham khảo ý kiến một người hoàn toàn độc lập về hình thức trình bày;

sửa bài và hoàn chỉnh: các ý kiến tham khảo cần được tiếp thu để sửa chữa bài viết cho phù hợp, đồng thời kiểm tra kĩ các lỗi kĩ thuật trước khi in và đóng tập.

Đây chỉ là một quy trình kiểu mẫu, trong thực tế có thể linh động điều chỉnh khi áp dụng, sao cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện thực tế. Đặc biệt, có thể làm trước một số công đoạn khi đề tài diễn tiến đến một mức độ tương đối chắc chắn, như các phần vật liệu và phương pháp nghiên cứu, trình bày kết quả, bảng và hình. Danh mục tham khảo cũng nên làm trước một cách hoàn chỉnh với tất cả các tài liệu chắc chắn có sử dụng để tham khảo và trích dẫn, về sau sẽ không bị thiếu sót, hoặc có thêm tài liệu mới thì bổ sung vào một cách dễ dàng.

Lập dàn ý và các ý tưởng cơ bản

Lập dàn ý

Lập dàn ý trước khi bắt đầu bài viết là một phương pháp kinh điển trong trường học nói chung. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu được sự cần thiết đó, hay luôn rèn luyện phương pháp đó, hay biết cách lập một dàn ý tốt.

Dàn ý giúp tổ chức tốt quá trình lập luận, tạo nên bộ khung chắc chắn cho toàn bộ các vấn đề cần trình bày trong bài viết, đồng thời giúp người đọc có thể dễ dàng đọc và hiểu các ý tưởng của tác giả.

Một dàn ý bất kì luôn phải đáp ứng ba chức năng cơ bản sau:

chức năng phát hiện: giúp dễ dàng phân tích, khám phá những cái mới; chức năng thông tin: giúp trình bày hiệu quả các ý tưởng và dữ liệu có được; chức năng lập luận: giúp chứng minh hay bác bỏ các giả thuyết khoa học.

Các chiến lược giải quyết vấn đề

Tuỳ chiến lược giải quyết vấn đề trong bài viết mà có thể lập các kiểu dàn ý khác nhau.

Chiến lược tuyến tính: luận chứng được trình bày tuần tự, mỗi yếu tố (đoạn, ý) được phát sinh từ yếu tố trước đó và làm phát sinh yếu tố tiếp sau.

o Quá trình chứng minh vấn đề diễn ra liên tục, mỗi đoạn dựa vào các ý trước đó để chứng minh một khía cạnh nào đó một cách rõ ràng và gợi ra một khía cạnh khác cần chứng minh tiếp.

o Trình tự các khía cạnh được xử lí phản ánh một logic ngầm trong phép suy luận của tác giả. Người đọc được dẫn dắt dần đến một kết luận bằng các mối liên hệ logic tuần tự giữa các vấn đề.

Chiến lược nhị nguyên: mỗi đơn vị được trình bày thành từng cặp tiểu đơn vị đối lập nhau, nhằm làm nổi bật sự khác biệt, thường các ý phát triển sau sẽ có vai trò như một tiểu kết luận về khía cạnh được xử lí.

o Trong nhiều trường hợp, việc phân tích các khía cạnh đối lập cần thiết phải dẫn đến một đoạn kết luận sau cùng, giống như trong chiến lược biện chứng.

Chiến lược biện chứng: trong chiến lược này, hai khía cạnh đối lập của một vấn đề sẽ được xử lí riêng biệt, sau đó dẫn đến một phần tổng hợp.

o Trong chiến lược này, theo nguyên lí biện chứng, một vấn đề luôn có hai mặt đối lập nhau (chính đề và phản đề), không tách rời nhưng có thể thống nhất ở một cấp độ cao hơn (hợp đề).

Sơ đồ minh hoạ

Các đặc điểm của một dàn ý tốt

Mỗi dàn ý có những vấn đề riêng biệt, đặc thù. Nhưng thông thường, có bốn nguyên tắc tổng quát mà một dàn ý khoa học cần tuân thủ.

Phân cấp chương mục hài hoà, phù hợp với cấu trúc trình bày chung của tài liệu. Mỗi đơn vị chương mục ngang cấp phải có tầm quan trọng và độ dài tương

đương nhau. Tên các đề mục phải có độ dài và hình thức hài hoà với nhau. Các mục mô tả hiện thực, kết quả đi trước các mục ý kiến, phân tích, giải thích,

tổng hợp.

Lập dàn ý và các ý tưởng cơ bản

Đặt tên đề mục

Tên đề mục là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của dàn ý bài viết. Từ tên đề tài cho đến từng phần, chương, mục, phụ mục đều phải được đặt tên một cách cẩn thận, hợp lí, không chỉ làm cho bài viết phù hợp mục đích trình bày mà còn làm nổi bật cách thức lí luận để hướng người đọc đi đến những kết luận cần thiết.

Các nguyên tắc chính

Tên đề tài và chương mục của một tài liệu khoa học phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như sau:

rõ ràng và dễ hiểu, tránh những cách đặt tên quá trừu tượng, "bác học", không biểu hiện sắc thái tình cảm yêu ghét, nhận định, phê phán,...;

biểu hiện được tổng thể nội dung bên trong; hình thức tương đối đồng nhất, nhưng cũng không nên quá đơn điệu; không quá ngắn hay quá dài, mà phải hài hoà với cấu trúc trình bày tổng thể.

Tên đề tài

Một số mẫu tên đề tài đã được đề cập trong phần 1 của giáo trình này. Trong một số trường hợp, có thể có tựa phụ đi kèm với tựa chính nhằm cung cấp thông tin chi tiết về khía cạnh trọng tâm của vấn đề trong tựa chính. Ví dụ:

NGƯỜI NHẬP CƯ VÀ AIDS: QUẢN LÍ NGUY CƠ SO SÁNH VỚI KIỂM SOÁT XÃ HỘI

Một ví dụ từ Thung lũng sông Senegal

DÂN SỐ THẾ GIỚI ARAB VÀ TRUNG ĐÔNG TỪ THẬP KỈ 1950 ĐẾN THẬP KỈ 2000

Khảo sát các biến động và ước lượng thống kê

Tên đề tài, ngoài việc thể hiện được nội dung tổng thể trong bài viết, cần phản ánh đúng định hướng chuyên ngành hoặc trọng tâm vấn đề được xử lí.

Ví dụ 1: đề tài "Nghiên cứu chế biến nước ép từ trái thanh long bằng cách sử dụng một số chủng vi sinh vật" (công nghệ thực phẩm) sẽ khác hướng chuyên ngành với đề tài "Nghiên cứu một số chủng vi sinh vật để chế biến nước ép từ trái cây thanh long" (vi sinh vật).

Ví dụ 2: tựa "Vua Philippe II và vùng Địa Trung Hải" cho thấy vấn đề được xử lí khác với đề tài "Vùng Địa Trung Hải và thế giới Địa Trung Hải thời kì vua Philippe II".

Một cách tốt nhất, tên đề tài chính xác nên được quyết định sau khi đã viết xong bài. Tuy nhiên, có thể có nhiều lí do ràng buộc về mặt quản lí khiến nhiều đề tài phải đăng kí tên chính xác trước khi viết bài, thậm chí trước khi thực sự bắt đầu. Sự bắt buộc này đôi khi làm hạn chế tính linh động của nhà nghiên cứu khi phải giải quyết nhiều tình huống nảy sinh trong quá trình thực hiện, đòi hỏi cần điều chỉnh phạm vi nghiên cứu.

Các chương mục

Có nhiều cách khác nhau để đặt tên chương mục. Điều kiện trước tiên là tên chương mục vẫn phải đáp ứng các yêu cầu căn bản ở trên. Sau đó là tuỳ theo văn phong chuyên ngành mà đặt tựa chương mục, tránh những cách sử dụng quá lạ lẫm hay khác biệt so với các

tài liệu khác cùng chuyên ngành (dù tính độc đáo riêng biệt của mỗi đề tài vẫn luôn được đề cao).

Tuỳ thuộc vấn đề và chủ ý trình bày, có thể đặt tên chương mục bằng cách kết hợp các từ đơn, từ ghép, ngữ danh từ, ngữ động từ hay câu đầy đủ theo nhiều cách khác nhau.

Một từ: từ đơn hoặc từ ghép phản ánh nội dung chính của chương, mục. o Ví dụ: "Vật liệu", "Phương pháp", "Thu mẫu",...

Hai từ bổ nghĩa nhau: hai từ đơn hoặc ghép có nghĩa bổ sung cho nhau. o Ví dụ: "Tổng quan tài liệu", "Nghiên cứu so sánh", "Đọc tích cực", "Phân

tích đa biến số", "Di cư quốc tế", "Đặc điểm nhiệt động học",... Hai từ có liên quan nhau hay đối lập: thường có liên hệ từ để nối hai từ đơn

hoặc ghép có liên quan hay đối lập nhau. o Ví dụ: "Vật liệu và phương pháp", "Đạo đức và quyền lực", "Tử vong trẻ

em và sức khoẻ", "Sự chuyển tiếp ra hoa",... Ngữ danh từ hay ngữ động từ: trong đó, ngữ danh từ thường được sử dụng

nhất để đặt tên đề mục. o Ví dụ: "Sức mạnh của truyền thông", "Thu mẫu, phân lập và định danh vi

tảo", "Phương pháp phân tích và thống kê số liệu", "Cấu trúc tuổi-giới tính: biến động và phân hoá"

Các ngữ danh/động từ có liên quan nhau hay đối lập: nhiều ngữ danh/động từ kết hợp cùng nhau thành một ngữ danh/động từ phức tạp, nhưng vẫn không thành một câu.

o Ví dụ: "Sự ra đời của các giáo phái mới và thái độ phản ứng của công chúng", "Các nhóm địa lí, dòng họ và phân họ", "Sự mất cân đối không gian và xã hội sâu sắc giữa các nước", "Bối cảnh tranh luận mới: ghi nhận các con số thống kê",...

Câu khẳng định hay nghi vấn: cách đặt tên này cần được dùng với sự cân nhắc kĩ lưỡng và "liều lượng" phù hợp. Dùng câu khẳng định đặt tựa cho một mục khi đó cũng chính là kết luận quan trọng của mục. Dùng câu nghi vấn đặt tựa cho một mục khi muốn gợi các vấn đề cần suy nghĩ trong mục đó xoay quanh câu hỏi đã đặt ra.

o Ví dụ: "Thuế thu nhập cá nhân là một sản phẩm lịch sử", "Có nên xoá bỏ thuế thu nhập cá nhân?", "Độ tuổi kết hôn trung bình đã tăng cao", "Xu hướng sống độc thân sẽ phá vỡ mô hình gia đình truyền thống?",...

Lập dàn ý và các ý tưởng cơ bản

Đánh số chương mục

Có hai kiểu đánh số chương mục cơ bản trong một tài liệu khoa học: theo cây mục tiêu và theo ma trận.

Kiểu đánh số theo cây mục tiêu là kiểu cổ điển, chia theo thứ tự từ lớn đến nhỏ: quyển, tập, phần, chương, mục, tiểu mục (có thể có vài cấp tiểu mục), ý lớn, ý nhỏ. Tuỳ quy mô công trình mà tài liệu được phân cấp lên đến bậc nào. Đối với luận văn khoa học, cấp lớn nhất thường là phần hoặc chương, còn các bài báo khoa học thường chỉ chia theo cấp lớn nhất là mục.

Cấu trúc đánh số theo cây mục tiêu

Theo cách này, các đề mục được đánh số theo các thứ tự từ cao đến thấp sau:

số La Mã --> số Arab --> chữ cái Latin --> chữ cái Hy Lạp; chữ in --> chữ thường.

Trong mỗi đề mục, nhất là từ chương trở xuống, các đề mục con được bắt đầu lại từ đầu của dãy thứ tự.

Có thể có nhiều cấp trung gian và kiểu đánh số khác với hình minh hoạ như trên, nhưng phải đảm bảo trình tự đã nêu.

Cấu trúc đánh số theo ma trận

Đây là cách đánh số thứ tự đề mục đang được sử dụng ngày càng phổ biến trong nhiều loại tài liệu khoa học. Ưu điểm của phương pháp này là giúp nhận diện vị trí đề mục trong tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Nguyên tắc đánh số thứ tự này cũng áp dụng cho các cấp bậc đề mục như kiểu cây mục tiêu, chỉ khác ở kiểu số thứ tự. Thay vì dùng các kiểu số La Mã và Arab, chữ cái Latin và Hy Lạp, chữ in và chữ thường, trong kiểu ma trận:

chỉ dùng số Arab; số thứ tự mỗi đề mục được kèm trước bằng số thứ tự của cấp đề mục liền trên; trong mỗi cấp đề mục, các số thứ tự đề mục con cùng cấp là liên tục nhau, bắt

đầu từ 1.

Cấu trúc hỗn hợp

Mỗi cách đánh số theo cây mục tiêu hay ma trận đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Có thể áp dụng một cách đánh số hỗn hợp, như ví dụ dưới đây:

Chương 1

Chương 2

2.1. 2.2. a. b. ... ... ...

Lưu ý

Trong một tài liệu, không nên phân quá nhiều cấp đề mục, vì điều đó dễ dẫn bài viết đến chỗ vụn vặt, rối rắm.

Kiểu đánh số phải thống nhất theo một logic nhất định trong toàn bài. Các dấu đi kèm với mỗi số thứ tự cần thống nhất trong toàn bài: ngoặc đơn,

chấm, hai chấm, gạch ngang, gạch chéo,... Không nên dùng các kí hiệu như dấu sao (*), dấu gạch ngang (-), dấu chấm

tròn,... cho đề mục, vì chúng thường phù hợp hơn khi dùng cho các danh sách liệt kê trong thân bài.

Trong mỗi cấp đề mục, nếu không có từ hai đề mục con trở lên thì không chia và đánh số đề mục con, như ví dụ bên dưới (đề mục gạch ngang).

Chương 1

1.1.

Chương 2

2.1. 2.2. 2.2.1. 2.3. ...

Phát triển ý tưởng từ dàn ý

Các quy tắc chung

Trong quy trình viết tài liệu khoa học, khi đã có dàn ý chi tiết và sơ thảo những ý tưởng chính trong từng phần, việc phát triển nội dung từ dàn ý đòi hỏi người viết phải nắm được một số quy tắc nhằm hoàn chỉnh bản thảo theo đúng các yêu cầu khoa học chuyên ngành.

Luôn thể hiện óc phân tích để bài viết có chiều sâu, tránh tình trạng mô tả hời hợt để chỉ thấy bề mặt vấn đề.

Viết đơn giản, vì ngôn ngữ khoa học đòi hỏi có sự chính xác cao, rõ ràng, không gây nhầm lẫn trong cách hiểu vấn đề.

o Đơn giản không đồng nghĩa với đơn điệu. Cách viết đơn điệu sẽ làm cho bài viết trở thành nhàm chán, thiếu tính thuyết phục.

o Tránh những cách viết hay câu văn phức tạp, bóng bẩy, văn hoa, màu mè, ẩn dụ, đa nghĩa...

o Để viết đơn giản và hiệu quả, cần biết: sử dụng từ vựng đa dạng mà chính xác; phối hợp hài hoà các cấu trúc câu và cách thức diễn đạt; cắt bỏ các từ ngữ, câu, đoạn văn thừa hoặc không cần thiết; làm nổi bật trọng tâm vấn đề; chia đoạn văn bản hợp lí.

Đặt mình vào vị trí người đọc để viết sao cho dễ hiểu. Có những vấn đề người đọc không hiểu vấn đề được trình bày một cách sâu sắc như tác giả.

o Người viết đặt mình vào vị trí người đọc để tự điều chỉnh những điểm viết chưa rõ ràng, sửa lại cấu trúc trình bày cho phù hợp với logic đọc.

o Những khái niệm, vấn đề chuyên biệt cần được dẫn trước bằng những đoạn tóm tắt cơ bản, hoặc giải thích thông qua các chú dẫn, sổ tay thuật ngữ,...

Không cố nói hết mọi thứ mình biết, vì dễ làm phân tán nội dung, mất tập trung vào những vấn đề trọng tâm.

o Thông thường, người viết chỉ nên lựa chọn những vấn đề mình hiểu rõ và những thông tin, dữ liệu có ý nghĩa thực sự để đưa vào bài viết.

o Những thông tin, dữ liệu có nguy cơ gây phân tán cao nên được loại bỏ khỏi bài viết.

Liên tục cập nhật đối với mọi điều chỉnh trong bài viết: dàn ý, đề mục, danh mục bảng và hình, chữ viết tắt, phụ lục, danh mục tham khảo,... vì chỉ có cập nhật ngay thời điểm điều chỉnh thì mới đầy đủ và chính xác. Ý nghĩ "để cập nhật sau" sẽ rất dễ dẫn đến nguy cơ thiếu sót, nhất là trong các tài liệu khoa học vốn có các quy định về trình bày hết sức chặt chẽ và chi tiết.

Phát triển ý tưởng từ dàn ý

Văn phong khoa học

Sau khi đã lập dàn ý chi tiết và viết sơ thảo bằng các nội dung cơ bản, giai đoạn tiếp theo là hoàn chỉnh bản thảo bằng cách bổ sung các nội dung chi tiết, kiểm tra và sắp xếp lại các ý cho đúng văn phong khoa học.

Nếu như không ai có thể liệt kê ra một cách đầy đủ các bước viết một tài liệu khoa học, nếu như không có một mẫu dàn ý nào là hoàn chỉnh và có trật tự bất di bất dịch cho mọi tài liệu, thì có một quy tắc luôn áp dụng cho tất cả các tài liệu khoa học: phải logic, chính xác, rõ ràng và

súc tích. Để làm được điều này, tài liệu phải sử dụng một phong cách, giọng điệu, ngôn ngữ phù hợp. Đó là văn phong khoa học.

Văn phong khoa học phải có lập luận chặt chẽ, thực tế là được xây dựng trên cơ sở phương pháp chứng minh. Lập luận này được hỗ trợ bằng một hệ thống các trích dẫn tham khảo và dữ liệu minh hoạ.

Văn phong khoa học phải chính xác về mặt ngữ pháp và từ vựng. Một tài liệu khoa học mắc lỗi ngữ pháp, chính tả hay sử dụng thuật ngữ, khái niệm không chính xác sẽ giảm tính thuyết phục. Nếu ai học và sử dụng ngoại ngữ đều phải có ít nhất là các sách văn phạm và từ điển để tra cứu, thì một nhà nghiên cứu viết tài liệu khoa học bằng tiếng Việt cũng nên, nếu không muốn nói là bắt buộc, trang bị cho mình ít nhất một cuốn từ điển tiếng Việt đáng tin cậy để sử dụng từ ngữ cho chính xác. Ngoài ra, nếu không chắc chắn về khả năng viết đúng của mình, có thể tìm mua các sách hướng dẫn khắc phục lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả do các chuyên gia đáng tin cậy biên soạn. Trong phạm vi giáo trình này, chúng tôi giới thiệu ba ấn bản tham khảo tương đối đủ để dùng ở mức độ tổng quát:

Cao Xuân Hạo, Lý Tùng Hiếu, Nguyễn Kiên Trường, Võ Xuân Trang, Trần Thị Tuyết Mai. 2005. Lỗi ngữ pháp và cách khắc phục. Ấn bản thứ hai. Lý Tùng Hiếu hiệu đính. TP. Hồ Chí Minh: Khoa học Xã hội. 318 tr.

Lê Trung Hoa. 2005. Lỗi chính tả và cách khắc phục. Ấn bản thứ hai. TP. Hồ Chí Minh: Khoa học Xã hội. 191 tr.

Viện Ngôn ngữ học. Từ điển tiếng Việt. Hoàng Phê chủ biên. Hà Nội: Trung tâm Từ điển học. Các ấn bản: thứ hai, 1991; thứ bảy, 1999; thứ tám, 2001; thứ mười ba, 2006.

Văn phong khoa học không thể hiện tình cảm yêu ghét của người viết mà cần thể hiện tính khách quan cao độ.

Lời văn sử dụng trong tài liệu khoa học thường dùng ở thể bị động. Nhưng tuỳ theo ý đồ và trọng tâm vấn đề cần trình bày mà tác giả sử dụng kết hợp linh động hai thể chủ động và bị động. Bài viết chỉ dùng thể bị động sẽ tạo cảm giác nặng nề nơi người đọc.

Câu văn trong tài liệu khoa học không nên quá cầu kì, phức tạp mà nên đơn giản vừa phải và rõ ràng, mạch lạc. Câu quá ngắn thì bài viết bị "cụt", đọc khô và cứng; câu quá dài làm bài viết rối rắm, khó nhớ, ý cần trình bày không được nổi bật.

Từ ngữ sử dụng trong tài liệu khoa học phải rõ ràng, không mang nhiều nghĩa ẩn dụ hay hàm ý. Đồng thời, cũng cần tránh sử dụng khẩu ngữ trong văn viết.

Đối với thuật ngữ khoa học, cần tham khảo các quy tắc sử dụng thuật ngữ trong chuyên ngành, có đối chiếu với các quy tắc sử dụng từ ngữ chính thức (từ điển), kể cả đối với thuật ngữ và tên riêng tiếng nước ngoài.

Để văn bản trình bày được rõ ràng, cần phân đoạn văn bản một cách hợp lí, mỗi đoạn trình bày tương đối rõ ràng và trọn vẹn một ý, một điểm hay một vấn đề nào đó. Giữa các đoạn được liên kết với nhau bằng các từ, ngữ, yếu tố chuyển ý một cách hài hoà, đa dạng, làm cho các đoạn liền lạc, có liên hệ chặt chẽ với nhau, tránh tình trạng bị đứt khúc, gãy đoạn trong mạch diễn đạt.

Các dấu câu cũng cần được sử dụng hợp lí và đúng cách để phục vụ tốt ý đồ trình bày, làm văn bản trở nên rõ ràng và khúc chiết

Phát triển ý tưởng từ dàn ý

Khai tập

Các thành phần trong khai tập cần được cập nhật thường xuyên trong quá trình phát triển và chỉnh sửa bài viết, đặc biệt là vị trí các bảng, hình, các kí hiệu và chữ viết tắt. Trang bìa và mục lục có thể hoàn tất sau khi đã sửa xong tất cả các phần khác. Các điểm cần chú ý phát triển trong phần này chủ yếu là sử dụng các định dạng phù hợp để trình bày các trang khai tập.

Trang bìa: cấu trúc trang bìa luận văn thông thường như sau:

* Dòng 3 chỉ dùng với luận văn bậc đại học * 1/5 dọc trang ==> * 1/3 dọc trang ==> * 1/2 dọc trang ==> * 2/3 dọc trang ==> Dòng kề cuối trang

BỘ CHỦ QUẢN TRƯỜNG/VIỆN

KHOA

HỌ VÀ TÊN TÁC GIẢ

TÊN ĐỀ TÀI CẤP ĐỘ ĐỀ TÀI VÀ CHUYÊN NGÀNH

MÃ SỐ (NẾU CÓ)

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TỈNH THÀNH, THÁNG/NĂM

Bài tập tự kiểm tra

Lời cảm ơn: phần này thể hiện một phép lịch sự, là nơi bày tỏ lòng biết ơn đối với những người đã giúp tác giả trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu: cung cấp thông tin; trả lời tư vấn; thực hiện điều tra, thí nghiệm;...

o Có thể cảm ơn bằng cách gửi một bản báo cáo và viết tay lời đề tặng trực tiếp ở trang lót.

o Với những người cần cảm ơn chính thức, ngoài mục đích tri ân còn có thể cung cấp thông tin để người khác có thể tìm được sự giúp đỡ tương tự, một trang cảm ơn in sẵn được đặt ngay sau trang lót hay trang nhan đề.

o Không nên viết lời cảm ơn quá dài và quá cầu kì. Thường chỉ cần và nên giới hạn trong một trang để cảm ơn những ai đã mang lại sự giúp đỡ thực sự có ý nghĩa đối với chính đề tài đã thực hiện.

o Ngôi thứ tác giả sử dụng để tự xưng danh trong lời cảm ơn thường là "tôi" hoặc "chúng tôi". Nên tránh các ngôi thứ thể hiện lễ phép giao tiếp với người lớn như "em", "con", "cháu",...

o Nên dành những khoảng trống rộng ở đầu trang, cuối trang và hai biên; dành từng đoạn văn bản để cảm ơn từng (nhóm) người, theo thứ tự quan trọng giảm dần, trừ người thân trong gia đình đặt ở cuối cùng; khoảng cách giữa các đoạn vừa phải, đủ để làm nổi bật và cho thấy sự trân trọng với từng lời cảm ơn.

o Trong mỗi lời cảm ơn, ghi danh xưng đầy đủ của (nhóm) người được cảm ơn, có mô tả vắn tắt những sự giúp đỡ của họ. Cách sắp xếp ý trước sau trong từng lời cảm ơn có thể linh động tuỳ người viết, sao cho đầy đủ mà súc tích, đơn giản mà không đơn điệu.

Mục lục: nên sử dụng kĩ thuật lập mục lục tự động để liệt kê và cập nhật một cách đầy đủ và chính xác tất cả các đề mục có trong bài.

o Kể từ mục lục trở đi cho đến hết phần khai tập, các trang được đánh số thứ tự bằng số La Mã, chữ thường: i, ii, iii, iv, v, vi,...

o Các đề mục trong bài không nên vượt quá bốn cấp. Các đề mục từ cấp thứ tư trở đi có thể không liệt kê vào mục lục vì sẽ làm nặng nề và rối rắm một cách không cần thiết.

o Tên mỗi đề mục không có dấu chấm hết ở cuối. Và nếu tên đề mục dài quá hai dòng thì canh biên trái và phải sao cho không chèn vào phần số trang và số thứ tự đề mục.

Danh mục hình: nên thống nhất theo thông lệ quốc tế, dùng "hình" (figure) cho tất cả các yếu tố đồ hoạ (ảnh chụp, hình vẽ, biểu đồ, sơ đồ, bản đồ,...) được sử dụng bên trong hoặc kèm theo luận văn. Để không bị thiếu sót hay mất nhiều thời gian chỉnh sửa, cập nhật, tốt nhất là dùng các kĩ thuật định dạng tự động cho danh mục này.

o Hình được đánh số liên tục trong cả bài hoặc liên tục trong từng phần/chương. Nếu đánh số theo từng phần/chương, số thứ tự của mỗi hình phải được kèm trước bằng số thứ tự của phần/chương tương ứng. Người viết phải chọn một cách thống nhất trong cả bài.

o Hình được đặt tên sao cho thể hiện được nội dung chính muốn truyền đạt trong hình, và phải được dẫn ra (bằng số thứ tự hình) ít nhất một lần trong bài chính. Vị trí tên hình trong bài viết là ở ngay dưới hình.

o Tên hình trong danh mục hình không có dấu chấm hết ở cuối, và hai biên không chèn vào phần số trang và số thứ tự hình.

Danh mục bảng: cũng tương tự như danh mục hình, có thể sử dụng các tính năng của trình xử lí văn bản để định dạng tự động danh mục này, thay vì phải chỉnh sửa thủ công mỗi lần cập nhật, đặc biệt là khi số trang thay đổi.

o Các quy định cho tên bảng cũng giống như đối với tên hình, chỉ khác ở một điểm: tên bảng được đặt ở ngay trên bảng.

Kí hiệu và chữ viết tắt: danh mục này nên được liệt kê và cập nhật liên tục trong quá trình viết bài, ngay khi có sử dụng từ viết tắt hay kí hiệu ở bất cứ vị trí nào của bài viết. Danh mục này chỉ cần hai cột: cột đầu cho chữ viết tắt hoặc kí hiệu; cột thứ hai cho phần giải thích đầy đủ. Không cần đánh số trang của các chữ viết tắt hay kí hiệu được dùng trong bài chính.

Phát triển ý tưởng từ dàn ý

Bài chính

Phần bài chính là phần quan trọng nhất cần phát triển từ dàn ý chi tiết, kể cả về ý tưởng, nội dung, văn phong, định dạng,...

Mở đầu (dẫn nhập): phần này tuy nằm ở đầu bài nhưng thông thường lại không phải là phần được viết đầu tiên. Cách tốt nhất là chỉ bắt tay vào viết phần này sau khi đã hoàn thành những nội dung chính yếu nhất trong bài, nghĩa là hiểu rõ kết quả đạt được và những kết luận quan trọng, có ý nghĩa của đề tài.

o Phần này bắt đầu cho bài chính, kể từ đây các trang được đánh số Arab từ 1 cho đến hết bài viết.

o Các nội dung được đề cập một cách vắn tắt, lần lượt là: giới thiệu vấn đề cần nghiên cứu và lợi ích hay tầm quan trọng của đề tài; hiện trạng nghiên cứu trước đó và những vấn đề chưa được giải quyết; các giả thuyết đã đặt ra và mục đích nghiên cứu khi thực hiện đề tài.

o Phần này chỉ nên viết ngắn gọn, chủ yếu nhằm gợi mở và định hướng sự chú ý, quan tâm của người đọc. Các chi tiết cụ thể sẽ được phát triển trong các phần sau. Độ dài phần này thường không quá 10 % phần phát triển đề tài: trong một luận văn 100 trang, phần phát triển đề tài khoảng 60 trang, phần mở đầu chỉ khoảng 5-6 trang.

o Các ý tưởng trình bày chủ yếu rút ra từ các nguồn tham khảo. Các thông tin trích dẫn tham khảo phải trình bày đúng quy định, nhưng câu văn phải là của chính tác giả chứ không phải sao chép lại từ các nguồn khác.

o Phần này là đề mục cấp đề mục lớn nhất trong phần bài chính.

Mô hình minh hoạ

Phần Phát triển đề tài chỉ có ý nghĩa phân cấp về nhóm nội dung, nhưng không đặt thành đề mục riêng trong dàn ý. Các tiểu phần bên trong nhóm nội dung này được đặt làm đề mục cấp lớn nhất của phần bài chính, tương đương với các phần "Mở đầu", "Kết luận", "Danh mục tham khảo".

Các lưu ý cơ bản: để phát triển tốt các đề mục trong phần này, có một số vấn đề cơ bản mà nhà nghiên cứu cần lưu ý trong quá trình viết tài liệu, ngay từ bước đầu lập dàn ý cũng như bổ sung, chỉnh sửa nội dung chi tiết.

o Cách phân chia đề mục: nên tham khảo các quy định của cấp quản lí đề tài và các tài liệu chuyên ngành cùng loại. Dựa vào đó, tác giả bài viết có thể tự do phân chia đề mục ở một mức độ nhất định.

o Kĩ thuật viết: yêu cầu quan trọng nhất là lập luận phải chặt chẽ. Các dữ liệu thu thập được, các hình ảnh minh hoạ, các dẫn chứng khoa học, các phương pháp phân tích và chứng minh,... phải được sử dụng một cách phù hợp và chính xác.

o Chiến lược giải quyết vấn đề: phương pháp lập luận phải theo một chiến lược phù hợp với vấn đề cần giải quyết trong từng đề mục cụ thể. Có thể là một chiến lược tuần tự khi vấn đề được đặt trong bối cảnh thời gian hay có tính chất lịch sử. Có thể là một chiến lược song song khi vấn đề cần được so sánh, đối chiếu...

o Diễn tiến: thông thường bài viết nên được xây dựng theo hướng phát triển dần các ý tưởng và các vấn đề cần chứng minh, nhằm thuyết phục dần người đọc qua từng phần của bài viết. Những thông tin, dữ liệu nào ít quan trọng, trùng lắp hoặc lệch khỏi trục phát triển này thì nên được cân nhắc loại bỏ nhằm tránh gây phân tán nội dung chính.

o Sửa lỗi: trong giai đoạn phát triển và hoàn chỉnh bài viết, rất cần chú ý đến văn phong khoa học và hình thức trình bày. Bài viết đúng ngữ pháp, chính tả, không mắc lỗi nhập liệu, sử dụng dấu câu và các thể thức trình bày văn bản đúng quy cách,... sẽ làm tăng tính thuyết phục của bài viết.

Phát triển ý tưởng từ dàn ý

Bài chính

Trong một luận văn khoa học, phần phát triển đề tài thường có các đề mục chính sau: tổng quan tài liệu (khung lí thuyết), vật liệu và phương pháp (khung thực nghiệm), kết quả (mô tả khách quan), thảo luận (phân tích chủ quan).

Tổng quan tài liệu: phần này dùng để trình bày phạm vi lí thuyết của đề tài. Thông thường, tổng quan tài liệu có bảy mức độ đề cập theo thứ tự như sau:

o phân tích lịch sử vấn đề: giới thiệu và phân tích những khía cạnh đã được nghiên cứu và thừa nhận của vấn đề (nhưng không nên đi quá chi tiết vào lịch sử nghiên cứu), xây dựng nền tảng lí thuyết cho đề tài, tìm ra ưu nhược điểm của các nghiên cứu trước, nhận diện vấn đề mà đề tài cần tập trung nghiên cứu (không trùng lắp với các đề tài khác đang thực hiện);

o xác định vấn đề: phát biểu một cách rõ ràng và cụ thể vấn đề nghiên cứu, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết phải tiến hành đề tài và, nếu có thể, gợi ra những triển vọng lợi ích khi vấn đề được giải quyết;

o phân tích sơ bộ triển vọng nghiên cứu: phát biểu các giả thuyết chính và phụ của vấn đề nghiên cứu, tức giả định các mối liên hệ có thể có nhằm tiến hành thực nghiệm hay quan sát, trong đó giả thuyết chính giữ vai trò định hướng trọng tâm nghiên cứu;

o phát triển các giả thuyết (triển vọng nghiên cứu): mô tả những mục tiêu chính và phụ trong mỗi giả thuyết, nguyên nhân hay nguồn gốc của giả thuyết, nhận diện các mối quan hệ khả thi giữa các yếu tố liên quan và các chỉ tiêu chính cần nghiên cứu;

o nếu cần thiết, trình bày vắn tắt về cơ sở lí thuyết của các phép tính thống kê, toán học hay vật lí dùng để xử lí số liệu, nhưng không dàn trải hay sao chép lại một cách chi tiết và máy móc;

o xác định phạm vi nghiên cứu: mô tả phạm vi địa lí hay nhóm đối tượng nghiên cứu, tức các yếu tố do nhà nghiên cứu chủ động lựa chọn để giới hạn khả năng thu thập kết quả;

o xác định các yếu tố hạn chế: mô tả các yếu tố khách quan làm hạn chế khả năng thu thập kết quả, không do nhà nghiên cứu mong muốn.

Bài tập tự kiểm tra

Vật liệu và phương pháp: phần này dùng để mô tả phạm vi thực nghiệm của đề tài, có trích dẫn tham khảo đầy đủ để dễ dàng đối chiếu hoặc lặp lại, thường gồm các mục sau:

o mô tả vị trí nghiên cứu, đối tượng được nghiên cứu, vật liệu được sử dụng, phương thức thu thập mẫu,...;

o mô tả các dụng cụ, thiết bị được sử dụng trong nghiên cứu và những hạn chế nếu có;

o các bước thực hiện nghiên cứu; o các kĩ thuật và phương pháp đo đạc, phân tích, xử lí dữ liệu.

Để bài đọc dễ hiểu, các nội dung này nên được trình bày theo từng mục nhỏ tương ứng với các mục trong phần kết quả.

Bài tập tự kiểm tra

Kết quả: phần này cần được trình bày một cách hoàn toàn khách quan, với những kết quả thu được từ các vật liệu và phương pháp đã áp dụng.

o Mô tả tổng quát những gì đã làm, nhưng tránh lặp lại chi tiết như trong phần "Vật liệu và phương pháp". Kết quả cũng phải phản ánh đúng các ý định nghiên cứu đã nêu trong phần mở đầu.

o Trình bày kết quả một cách rõ ràng: tránh đưa toàn bộ số liệu thu thập được mà không qua bước tổng hợp thành các bảng biểu rõ ràng.

o Làm nổi bật các kết quả có ý nghĩa; có thể trình bày những kết quả "đối nghịch" vì dù không củng cố giả thuyết đặt ra những chúng vẫn có thể có những ý nghĩa khác; tuy nhiên cần loại bỏ các kết quả không có ý nghĩa hoặc có khả năng gây "nhiễu" thông tin.

o Trình bày kết quả bằng các bảng và hình (gọi chung cho tất cả các yếu tố đồ hoạ: sơ đồ, hình vẽ, biểu đồ, ảnh,...) thay vì mô tả bằng câu chữ. Mỗi kết quả chỉ biểu diễn hoặc bằng bảng, hoặc bằng hình, không dùng cả hai.

o Đặt tên hình và bảng theo thứ tự liên tục trong cả bài hoặc trong từng chương (kèm trước bằng số thứ tự chương). Tên bảng đứng trước bảng, tên hình đứng sau hình.

o Không đưa các diễn giải, ý kiến, nhận định chủ quan vào kết quả.

Bài tập tự kiểm tra

Thảo luận: phần này thể hiện tri thức và quan điểm khoa học chủ quan của nhà nghiên cứu, đòi hỏi đầu tư nhiều thời gian và trí tuệ nhất, đồng thời thể hiện tính độc đáo, tính chất khoa học và tính mới mẻ của đề tài.

o Người viết phân loại và sắp xếp, phân tích và liên hệ các kết quả để tìm ra các ý nghĩa quan trọng. Điều này thể hiện qua dàn ý chi tiết đã lập, và quá trình phát triển đề tài sẽ hoàn tất việc này.

o Cần kiểm tra xem các kết quả có phản ánh được các ý định nghiên cứu ban đầu, có xác nhận, củng cố hay bác bỏ các giả thuyết đã nêu. Nội dung thảo luận nhất thiết phải trung thực với kết quả đã có.

o So sánh các kết quả thu được với các kết quả đã công bố trước đó, với trích dẫn tham khảo đúng quy định, để xem xét trong một bối cảnh rộng và sâu hơn; phân tích, tổng hợp để đưa ra các nhận định về sự tương đồng, phù hợp, bổ sung, hay khác biệt, trái ngược, bác bỏ các kết quả và giả thuyết đã công bố.

o Nếu khi thảo luận cần sử dụng bảng hoặc hình lấy lại từ các nguồn khác, phải ghi rõ nguồn hoặc trích dẫn tham khảo theo đúng quy định.

o Từ những quan sát và kết quả cụ thể, nhà nghiên cứu cần phổ quát hoá vấn đề, nếu có thể, nhằm mở ra những khả năng áp dụng trong những trường hợp khác.

o Nhằm mục tiêu chứng minh giả thuyết đã đặt ra, người viết rất cần sắp xếp các luận đề và luận cứ theo tầm quan trọng tăng dần, nhằm hai lợi ích: vấn đề được chứng minh một cách đầy đủ và sâu sắc dần; người đọc dễ nhớ ý cuối cùng, thường là ý quan trọng nhất, hơn so với nhiều ý được trình bày trước đó.

o Trong mỗi mục dành cho một ý, có thể chia làm nhiều tiểu mục cho các ý nhỏ. Mỗi luận đề hay luận cứ có thể trình bày trọn vẹn trong một đoạn văn bản. Giữa các đoạn văn bản cần được liên kết một cách nhịp nhàng bằng các từ nối hoặc các ý chuyển tiếp.

Bài tập tự kiểm tra

Sau các nội dung trình bày trong phần phát triển đề tài như trên, phần tiếp theo trong phần bài chính là các kết luận rút ra được của đề tài.

Kết luận: đây là một trong ba phần quan trọng nhất, cùng với phần mở đầu và phát triển đề tài, của một tài liệu khoa học.

o Phần kết luận có độ dài tương đương với phần mở đầu, thường không vượt quá 10 % toàn bộ tài liệu.

o Nội dung của phần kết luận không phải là một bản tóm tắt đơn giản các nội dung đã viết. Trong kết luận không có kết quả hay các diễn giải mới về kết quả.

o Phần kết luận trình bày những nhận định tổng hợp từ các ý kiến thảo luận về kết quả thu được, giải đáp các câu hỏi hoặc vấn đề đã gợi ra ở phần mở đầu, và phát biểu kết quả cuối cùng đạt được của đề tài: đóng góp về mặt lí thuyết, khả năng ứng dụng.

o Có thể đưa ra các đánh giá về những mặt còn hạn chế của đề tài để gợi ý hướng khắc phục hoặc đào sâu nghiên cứu.

o Cần chú ý về sự hài hoà, tương hợp giữa phần mở đầu và kết luận. Chính vì vậy mà nhà nghiên cứu nên viết hai phần này song song hoặc liên tục nhau trong một khoảng thời gian ngắn (trong vòng một tuần).

o Từ các kết luận rút ra cho đề tài, trong luận văn khoa học, có một phần được tách ra: khuyến nghị (thuật ngữ do Vũ Cao Đàm [2000] đề nghị). Phần này nhằm đưa ra những khuyến nghị bổ sung về lí thuyết, áp dụng kết quả, những gợi ý về hướng nghiên cứu trong tương lai,...

Bài tập tự kiểm tra

Danh mục tham khảo: danh mục tham khảo cần được trình bày theo đúng quy tắc. o Tốt nhất là nên làm một danh sách các tài liệu tham khảo cơ bản trong quá trình

lập dàn ý chi tiết, trình bày sẵn theo đúng quy cách trong danh mục, và gọi trích dẫn chính xác trong các ý chính của dàn ý.

o Trong quá trình phát triển và hoàn chỉnh bài viết, mọi sự bổ sung hay loại bỏ tài liệu tham khảo hoặc ý trích dẫn đều phải cập nhật ngay trong danh mục (với biểu tham khảo) và trong bài viết (với ý trích dẫn).

o Luôn nhớ nguyên tắc: tài liệu được trích dẫn trong bài phải đưa ngay vào danh mục tham khảo (nếu chưa có sẵn); và ngược lại, tài liệu đưa vào danh mục tham khảo phải ghi chú ngay ý trích dẫn trong bài viết, ít nhất một lần.

o Nên dùng chế độ đánh số tự động cho danh mục tham khảo. Nếu trích dẫn theo kiểu số thứ tự thì phải rất cẩn thận khi bổ sung tài liệu tham khảo trong quá trình viết, tốt nhất là dùng một phần mềm chuyên biệt để quản lí trình bày tham khảo. Nếu trích dẫn theo kiểu tác giả-năm thì không cần quan tâm đến sự thay đổi số thứ tự.

o Nếu số tài liệu tham khảo dưới 100 thì canh biên trái của biểu tham khảo cách sau số thứ tự 0,5 tab (0,63 cm). Nếu số tài liệu tham khảo từ 100 trở lên thì khoảng cách này là 1 tab (1,27 cm). Biên phải của biểu tham khảo cũng được canh đều.

Phát triển ý tưởng từ dàn ý

Phụ đính

Trong phụ đính, phần phụ lục là đáng kể nhất cần quan tâm đối với một luận văn khoa học. Các phần ghi chú hoặc chỉ mục nói chung là hiếm gặp, hoặc không thuận tiện về mặt kĩ thuật.

Phụ lục: dùng để trình bày những tài liệu bổ sung, các số liệu thống kê, các thông tin phụ,... không ảnh hưởng đến việc hiểu nội dung bài viết, nhưng cung cấp các chi tiết giúp làm hoàn chỉnh một số phần trong bài viết.

o Phụ lục đặt ở phần sau cùng của luận văn, đánh số trang liên tục với các phần liền trước trong bài chính.

o Mỗi phụ lục được đặt tựa riêng thể hiện được nội dung bên trong, và cần được gọi tham khảo ít nhất một lần trong bài viết (theo số thứ tự phụ lục).

o Mỗi tài liệu phụ lục cần được đánh số thứ tự theo số La Mã (I, II, III,...) hoặc chữ cái Latin in (A, B, C,...). Thứ tự cần được sắp xếp theo một quy tắc nhất định: thứ tự gọi tham khảo trong bài viết, chủ đề,...

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Mở đầu Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản khoa

học Quy tắc nhập liệu Các công cụ tự động của trình soạn thảo Thiết kế bài thuyết trình khoa học

Mở đầu

Ngày nay, các văn bản, tài liệu chính thức dưới dạng viết tay hay soạn bằng máy đánh chữ đang trên đường biến mất khỏi chu trình phổ biến, truyền đạt thông tin. Và các văn bản mới hầu như, nếu không muốn nói là tất cả, đều được soạn thảo trên máy vi tính.

Trong nghiên cứu khoa học cũng vậy. Các văn bản, tài liệu khoa học ngày nay có một sự lệ thuộc gần như là bắt buộc vào công nghệ thông tin.

Soạn thảo văn bản khoa học là một công việc đòi hỏi nhiều ở khả năng nắm bắt kĩ thuật sử dụng máy tính nói chung và trình soạn thảo văn bản nói riêng. Nhà nghiên cứu không chỉ cần làm chủ được các dụng cụ thí nghiệm và phương pháp nghiên cứu mà còn cần phải biết cách truyền đạt thông tin khoa học một cách hiệu quả. Để làm được điều đó, cần phải thích nghi với một môi trường thông tin mới, với những công cụ mới. Các công cụ này sẽ hỗ trợ được cho nhà nghiên cứu được về nhiều mặt, kể cả tìm kiếm thông tin, xử lí thông tin, truyền đạt thông tin.

Đối với công tác tài liệu, nếu như viết là cách giúp nhà nghiên cứu sắp xếp, tổ chức thông tin, ý tưởng nhằm chứng minh một vấn đề và thuyết phục người đọc tin vào điều được chứng minh đó, thì:

soạn thảo là cách giúp nhà nghiên cứu biến các ý tưởng viết đó thành hiện thực trong một bài viết hoàn chỉnh, bằng cách sử dụng những công cụ phù hợp với sự phát triển của thời đại;

thuyết trình là công cụ hùng biện giúp nhà nghiên cứu bảo vệ được quan điểm trong bài viết (thuyết phục một chiều) và thuyết phục được người khác thông qua lắng nghe và đối thoại (thuyết phục hai chiều).

Do đó, cả quá trình soạn thảo bài viết và thiết kế bài thuyết trình cần phải được đầu tư một cách thích đáng, có nguyên tắc, có bài bản và có phương pháp, nhằm tận dụng được các tính năng ưu việt của công nghệ mới phù hợp với các yêu cầu khoa học để làm thăng hoa giá trị bài viết, giá trị công trình nghiên cứu.

Thể thức trình bày văn bản khoa học

Mở đầu

Hiện nay, các văn bản hướng dẫn hoặc quy định về cách trình bày văn bản khoa học ở Việt Nam, cũng như vấn đề quy tắc trình bày tham khảo khoa học, vẫn chưa có được sự thống nhất, chưa đạt được mức độ tương đối hoàn chỉnh về chi tiết và hợp lí về kĩ thuật (xét trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin và khoa học). Vì vậy, trong phần này chúng tôi cố gắng tổng hợp lại tất cả các quy định còn rời rạc kia, và dựa theo tinh thần của văn bản hướng dẫn

có hiệu lực pháp lí cao nhất tại Việt Nam về cách trình bày các loại văn bản hành chính dùng trong các cơ quan, tổ chức: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP do Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành ngày 06/05/2005.

Phạm vi áp dụng của các thể thức và kĩ thuật trình bày dưới đây chủ yếu là các luận văn khoa học. Các bài báo cáo chuyên đề, báo cáo kĩ thuật hay các văn bản khoa học khác có thể áp dụng tương tự, với sự điều chỉnh ở những nội dung, đề mục đặc thù.

Phông chữ

Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản khoa học phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Bộ mã kí tự chữ Việt được sử dụng là bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Không dùng quá nhiều phông chữ và cỡ chữ cho tất cả các thành phần trong cùng một văn bản.

Nên dùng phông chữ không có chân (sans serif) cho các chương mục và chữ có chân (serif) cho bản văn.

Hướng dẫn sử dụng tiếng Việt trên máy tính

Các thành phần trong văn bản

Trang bìa

Thông thường, trang bìa và trang lót (hay bìa phụ) có nội dung giống nhau. Theo trình tự từ trên xuống có các thành phần sau:

tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài; tên tác giả; tên đề tài; tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có); tên người hướng dẫn khoa học; địa danh và thời gian công bố tài liệu.

Các trang nội dung

Kể từ sau trang bìa và trang lót, các trang nội dung sẽ được chia thành nhiều chương mục tuỳ theo loại tài liệu và đặc thù chuyên ngành.

Dựa theo cây mục tiêu áp dụng đối với tài liệu khoa học, các trang nội dung của một luận văn khoa học được chia thành các cấp chủ yếu sau đây:

chương: cấp đề mục lớn nhất của luận văn, thường gồm các chương có đánh số thứ tự như mở đầu, tổng quan tài liệu, vật liệu và phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận và khuyến nghị; đồng thời có các thành phần tương đương với chương nhưng không đánh số thứ tự chương như mục lục, các danh mục bảng, hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục.

mục: cấp đề mục lớn nhất trong mỗi chương, thể hiện cấu trúc vấn đề trình bày trong chương;

tiểu mục: cấp đề mục con liền dưới mục, nhằm chia nhỏ các vấn đề trong mỗi mục sao cho phù hợp với logic trình bày;

ý lớn: nếu trong mỗi tiểu mục có nhiều ý lớn thì phân chia ra thành các đề mục con liền dưới tiểu mục;

ý nhỏ: nếu trong mỗi ý lớn còn cần phân biệt ra nhiều ý nhỏ thì chia thành các đề mục con liền dưới ý lớn.

Trong mỗi cấp đề mục, nội dung bản văn (body text) được trình bày thành các đoạn văn bản (paragraph) để diễn đạt các vấn đề chi tiết.

Các thành phần khác được sử dụng kết hợp với các bản văn là các yếu tố chèn không có thuộc tính văn bản (text/texte) (hình ảnh, biểu đồ,...), các bảng biểu số liệu, các danh sách liệt kê (đánh số thứ tự hoặc đánh dấu kí hiệu), các biểu ghi cước chú và hậu chú...

Mỗi trang văn bản có hai thành phần cung cấp thông tin nhận diện tài liệu là đầu trang và chân trang.

Thể thức trình bày văn bản khoa học

Khổ giấy

Các luận văn khoa học, hay các tài liệu khoa học không thuộc dạng ấn phẩm từ nhà in nói chung, được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).

Kiểu trình bày

Luận văn khoa học, hay các tài liệu khoa học không thuộc dạng ấn phẩm từ nhà in nói chung, được trình bày dọc theo chiều thẳng đứng (cạnh dài) của trang giấy khổ A4.

Trường hợp nội dung tài liệu có các bảng biểu hay hình ảnh có chiều ngang lớn hơn chiều thẳng đứng thì các trang nội dung đó có thể trình bày dọc theo chiều ngang (cạnh ngắn) của trang giấy, với đỉnh hướng về phía gáy tài liệu (tức bên trái các trang thẳng đứng).

Tài liệu chỉ trình bày nội dung trong một mặt trước của tờ giấy khổ A4, mặt sau để trống. Khi in, sử dụng giấy có nền màu trắng, sạch sẽ, không ngả màu hay ố vàng.

Nội dung chủ đạo của tài liệu sử dụng chữ viết màu đen ở chế độ bình thường (chữ thường, đứng; không in nghiêng, in đậm hay gạch chân). Một số yếu tố cần làm nổi bật có thể được định dạng khác với kiểu chữ chủ đạo: chữ in hoa, in nghiêng, in đậm, gạch chân, có màu,... Tuy nhiên cần đảm bảo tính hài hoà và chân phương phù hợp với một tài liệu khoa học.

Các trang bình thường của tài liệu khoa học được canh biên đều hai bên, với các khoảng cách lề từ mép ngoài cùng của nội dung văn bản đến mép giấy như sau:

lề trên: 3,5 cm; lề dưới: 3,0 cm; lề trái: 3,5 cm; lề phải: 2,0 cm.

Những trang đặc biệt trong tài liệu được trình bày theo chiều ngang có các khoảng cách lề từ mép ngoài cùng của nội dung văn bản đến mép giấy như sau:

lề trên: 3,5 cm; lề dưới: 2,0 cm; lề trái: 3,0 cm; lề phải: 3,5 cm.

Phần đầu trang và chân trang cách mép giấy 1,5 cm. Phần cước chú cách mép dưới cùng của nội dung văn bản trong cùng trang 1 cm (nếu có một hoặc hai dòng) hoặc 0,5 cm (nếu dài từ ba dòng trở lên).

Thể thức trình bày văn bản khoa học

Kĩ thuật trình bày các thành phần trong văn bản

Với các quy định chung về các phông chữ, các thành phần, trong văn bản, khổ giấy và các kiểu trình bày như trên, có thể định ra một số kĩ thuật trình bày cụ thể các thành phần trong văn bản khoa học.

Trang bìa của tài liệu cần được trình bày một cách cẩn thận vì đây là nơi gây ấn tượng đầu tiên cho người đọc. Mà ấn tượng đầu tiên luôn là ấn tượng mạnh.

Kiểu trình bày trang bìa có lề trên cách mép giấy 3 cm, các lề còn lại giống với kiểu trình bày đã đề cập ở trên. Kĩ thuật trình bày được quy định cho các thành phần theo thứ tự từ trên xuống dưới.

Tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài: toàn bộ tên gọi được viết bằng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng từ 1/6 đến 1/5 chiều dọc trang giấy. Tên đơn vị quản lí trực tiếp đề tài in đậm, các cấp trên in thường. Bên dưới tên đơn vị trực tiếp quản lí có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

o Nhiều nhất là ba cấp, trong đó cấp thấp nhất là đơn vị trực tiếp quản lí đề tài, các cấp liền trên là tên đơn vị chủ quản tương ứng với mỗi cấp.

o Đối với luận văn bậc đại học, đơn vị này là cấp khoa; với bậc cao học trở lên, đơn vị này là cấp trường.

o Tên đơn vị chủ quản là cấp bộ hoặc các cấp tương đương. Nếu trường đại học trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thì đây cũng là

đơn vị chủ quản. Nếu trường đại học trực thuộc một bộ khác thì ghi hai bộ ở cùng cấp cao

nhất, cách nhau bằng "khoảng trắng, gạch nối, khoảng trắng". Nếu trường đại học thuộc các đại học quốc gia thì đơn vị chủ quản là đại

học quốc gia (đại diện cho Bộ Giáo dục và Đào tạo). Nếu đơn vị chủ quản là các viện nghiên cứu thì ghi tên đầy đủ của viện.

Ví dụ minh hoạ

Tên tác giả: viết đầy đủ họ và tên tác giả bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 16, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng từ 1/4 đến 1/3 chiều dọc trang giấy.

o Trường hợp có nhiều tác giả, sắp xếp các tác giả theo thứ tự giảm dần của mức độ ảnh hưởng quyết định đến đề tài.

o Nếu các tác giả có ảnh hưởng ngang nhau, sắp xếp theo thứ tự chữ cái. o Giữa các tác giả cách nhau bằng "dấu phẩy, khoảng trắng", không có dấu chấm

hết sau tên tác giả sau cùng. o Nếu nhiều tác giả viết dài hơn một dòng thì ngắt dòng (không phân đoạn văn

bản) sau dấu phẩy mà không được cắt ngang họ tên của một tác giả; cách dòng 1,5 dòng.

Tên đề tài: viết tên đề tài bằng chữ in hoa, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng theo quy định), đậm, cỡ chữ 20, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng từ 2/5 đến 1/2 chiều dọc trang giấy.

o Không có dấu chấm hết sau tên đề tài. o Nếu tên đề tài dài quá một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho

toàn bộ phần tên đề tài cân đối, thường có dạng hình tháp. o Khi ngắt dòng không làm cắt ngang một từ ghép hay tên riêng. o Không nên đặt tên vượt quá ba dòng theo cỡ chữ trên. Nếu tên quá dài, thu nhỏ

chữ xuống cỡ 18.

Tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có): viết tên loại và cấp độ bằng chữ in thường (một số chữ cái đầu từ ghép viết hoa theo quy định), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng 3/5 chiều dọc trang giấy.

o Nếu tên loại và cấp độ dài hơn một dòng thì ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) ở vị trí phù hợp, không cắt ngang một từ ghép hay tên riêng. Cách 1,5 dòng.

o Nếu có số hiệu đề tài, ghi đúng mã quy định ở một dòng riêng, cách 1,5 dòng.

Tên người hướng dẫn khoa học: viết tên thành phần "Người hướng dẫn khoa học:" bằng chữ in thường, đứng, cỡ chữ 14; viết danh xưng đầy đủ của người hướng dẫn khoa học ở một dòng riêng bằng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14; canh biên trái ở khoảng 1/2 chiều ngang trang giấy, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở khoảng 2/3 chiều dọc trang giấy.

o Danh xưng đầy đủ của một người hướng dẫn khoa học bao gồm: chức danh (nếu có): giáo sư hoặc phó giáo sư, viết tắt theo quy định; học vị (nếu có): tiến sĩ, thạc sĩ,... viết tắt theo quy định; họ và tên đầy đủ.

o Nếu có hai người hướng dẫn, viết danh xưng mỗi người trong một dòng riêng, cách 1,5 dòng:

vai trò ngang nhau: xếp theo thứ tự chữ cái tên mỗi người; vai trò chính-phụ: tên người hướng dẫn chính trước, người hướng dẫn phụ

sau.

Địa danh và thời gian công bố tài liệu: viết bằng chữ thường (các chữ cái đầu viết in hoa theo quy định tên địa danh), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng. Vị trí ở dòng kề cuối trang, hoặc khoảng từ 4/5 đến 5/6 chiều dọc trang giấy. Cách giữa địa danh và thời gian là "dấu phẩy, khoảng trắng".

o Địa danh là tên đơn vị hành chính nơi đặt trụ sở của cơ quan quản lí đề tài. Các đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng số phải được viết với tên gọi đầy đủ.

o Cơ quan, tổ chức trung ương: địa danh là tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

o Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: thành phố trực thuộc trung ương: địa danh là tên thành phố; tỉnh: địa danh là tên thành phố thuộc tỉnh, thị xã hoặc huyện nơi cơ quan,

tổ chức đóng trụ sở. o Cơ quan, tổ chức cấp huyện: địa danh là tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc

tỉnh. o Cơ quan, tổ chức cấp xã: địa danh là tên phường, xã, thị trấn. o Thời gian công bố tài liệu: viết tháng và năm công bố theo quy tắc viết thời gian.

Đối với tài liệu cần đóng bìa cứng và in chữ nhũ, gáy tài liệu in họ tên tác giả, tên loại tài liệu và năm báo cáo; chữ in hoa, đứng, canh giữa; hướng đứng sao cho mặt bìa trước ở trên, hướng ngang sao cho mép trên khổ giấy ở bên tay trái.

Thể thức trình bày văn bản khoa học

Kĩ thuật trình bày các thành phần trong văn bản

Các trang nội dung của tài liệu: tuỳ tính chất thể loại, cấp độ và chuyên ngành của đề tài mà các trang nội dung được trình bày khác nhau.

Đoạn văn bản: viết bằng chữ in thường, đứng (riêng những chữ cần viết in hoa, in đậm, in nghiêng được viết theo quy định), cỡ chữ 13-14; canh biên đều hai bên, biên trái sát mép biên văn bản; dòng đầu của đoạn thụt biên 1,27 cm (1 tab); cách dòng 1,5 dòng; cách đoạn và đoạn dưới đều 0,21 cm (6 pt).

Chương: viết bằng chữ in hoa, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 18, canh giữa; cách đoạn trên 1,5 cm (42,55 pt) và đoạn dưới 0,105 cm (3 pt).

o Nếu tên chương dài hơn một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho tỉ lệ các dòng cân đối, không cắt ngang một tên riêng hay từ ghép; cách dòng đơn.

o Nếu có tựa phụ, viết bằng chữ in hoa, nghiêng, cỡ chữ 16, in nghiêng; cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,11 cm (3 pt).

o Chỉ dùng kèm "Chương" cùng với số thứ tự của chương cho những chương từ mở đầu hoặc sau mở đầu đến kết luận và khuyến nghị. Dấu ngăn cách giữa số thứ tự chương và tên chương cần thống nhất trong cả bài cùng với các đề mục khác, nên dùng "chấm, khoảng trắng" cho tất cả các chương mục.

o Không có dấu chấm câu sau tựa chương; các dấu câu bên trong tựa sử dụng bình thường.

Mục: viết bằng chữ in thường, đứng (trừ những chữ cần in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 16; canh biên trái sát biên văn bản; cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,105 cm (3 pt).

o Số thứ tự và dấu cách với tên mục cần theo một quy tắc thống nhất trong toàn văn bản. Cách đơn giản nhất là "dấu chấm, khoảng trắng".

o Không có dấu kết thúc cuối tên mục (chấm hết, hai chấm,...); các dấu bên trong sử dụng bình thường.

o Nếu tên mục dài hơn một dòng, dòng thứ hai được canh biên trái thẳng hàng với phần bắt đầu tên mục ở dòng đầu (sau số thứ tự và dấu cách), cách dòng đơn.

o Ba quy tắc vừa kể trên cũng đồng thời áp dụng cho tất cả các cấp đề mục thấp hơn trong toàn bài.

Tiểu mục: viết bằng chữ in thường, đậm, nghiêng (riêng những chữ bình thường cần in nghiêng thì được in đứng), cỡ chữ 14; canh biên trái sát biên văn bản; cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,105 cm (3 pt).

Ý lớn: viết bằng chữ in thường, nghiêng (riêng những chữ bình thường cần in nghiêng thì được in đứng), cỡ chữ 14; canh biên trái cách biên văn bản 0,63 cm (hay 0,5 tab); cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,21 cm (6 pt).

Ý nhỏ: viết bằng chữ in thường, đứng (riêng những chữ cần in nghiêng được viết theo quy định), cỡ chữ 14; canh biên trái cách biên văn bản 1,27 cm (hay 1 tab); cách đoạn trên 0,42 cm (12 pt), cách đoạn dưới 0,105 cm (3 pt).

Lưu ý: không có dấu chấm câu sau tên đề mục; không gạch chân tên đề mục.

Bảng: các bảng có biên cân đối so với đoạn văn bản; tựa các cột, dòng viết bằng chữ in thường (riêng các chữ in hoa và in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 12; các ô nội dung viết chữ in thường, đứng (các chữ in hoa, in nghiêng viết theo quy định), cỡ chữ 12, những yếu tố quan trọng cần làm nổi bật có thể in đậm. Cách dòng đơn; cách đoạn trên và dưới đều 0,21 cm (6 pt).

o Tựa cột canh giữa sao cho cân đối cả theo chiều ngang lẫn chiều dọc. Tựa dòng canh trái theo chiều ngang và canh giữa theo chiều dọc.

o Các ô nội dung canh trái, giữa hoặc phải sao cho cân đối và thống nhất trong toàn bảng và toàn bài.

o Tên bảng viết ở trên bảng, bằng chữ in thường (riêng các chữ in hoa và in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 12, canh giữa; cách dòng đơn, cách đoạn trên và dưới đều 0,21 cm (6 pt); không có dấu kết thúc cuối tên bảng, các dấu bên trong viết bình thường.

Nếu tên bảng dài quá một dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sao cho tỉ lệ các dòng cân đối và không cắt ngang một từ ghép hay tên riêng.

Số thứ tự bảng và dấu cách cần thống nhất trong toàn bài, tốt nhất là: kèm trước bằng số thứ tự chương; đánh số liên tục trong từng chương, bắt đầu từ 1; dấu cách sau số thứ tự là "chấm, khoảng trắng".

o Nếu bảng lấy nguyên vẹn từ các nguồn khác phải chú thích rõ bên dưới bảng "Nguồn: " kèm với tên nguồn theo đúng cách trích dẫn tham khảo, cỡ chữ 11, chữ in thường, đứng, canh biên trái sát mép trái bảng, cách dòng đơn, cách đoạn trên và dưới 0,21 cm (6 pt). Nếu trích hoặc có sửa đổi so với nguồn thì ghi rõ thay cho "Nguồn: ".

o Trong bài viết, bảng phải được dẫn ra ít nhất một lần với số thứ tự bảng đi kèm (không viết "theo bảng dưới đây", "trong bảng sau" hay các cách viết tương tự).

Hình: các quy định kĩ thuật trình bày tương tự so với bảng. Có một số lưu ý khác biệt sau:

o tên hình viết ở dưới hình; o các cỡ chữ sử dụng trong hình tuỳ thuộc chương trình thiết kế; o chú thích nguồn gốc trong ngoặc đơn đặt ở sau cùng trong tên hình, thay vì ở

một dòng riêng như đối với bảng.

Danh sách liệt kê: kĩ thuật trình bày tương tự như đoạn văn bản, với một số điểm lưu ý sau đây:

o nên sử dụng kí hiệu liệt kê đơn giản (số Arab, chữ cái Latin thường; chấm tròn hoặc chấm vuông đầy hoặc rỗng);

o biên trái của danh sách thẳng hàng, kí hiệu liệt kê thụt 0,63 cm (0,5 tab) so với biên trái đoạn văn bản, nội dung tất cả các dòng của mỗi biểu liệt kê thụt 0,63 cm (0,5 tab) so với kí hiệu liệt kê;

o nếu liệt kê theo một ý dẫn liền trước với dấu hai chấm: chữ cái đầu mỗi biểu không viết in hoa (trừ tên riêng), trong biểu không sử dụng dấu chấm, kết thúc mỗi biểu liệt kê bằng dấu chấm phẩy, kết thúc biểu cuối cùng bằng dấu chấm hết;

o nếu có danh sách con trong một biểu liệt kê thì áp dụng tương tự, với dấu phẩy kết thúc mỗi biểu liệt kê con và dấu chấm phẩy kết thúc biểu liệt kê con cuối cùng;

o nếu liệt kê theo một ý dẫn trước đó không có dấu hai chấm: viết câu và dùng dấu chấm câu như trong đoạn văn bản bình thường.

Đầu trang và chân trang: các thành phần này giúp người đọc định vị trong quá trình đọc tài liệu, không nên viết quá nhiều mà cần cô đọng ở các thông tin chính.

o Đầu trang: trang chẵn viết tên tác giả, trang lẻ viết tên đề tài vắn tắt; cỡ chữ 11, chữ thường, đứng; canh biên phải; gạch chân dòng đơn hoặc kép dưới đoạn văn bản.

o Chân trang: viết số thứ tự trang (không ghi kèm "Trang"), với dấu cách thống nhất trong toàn bài (thường là "gạch ngang, khoảng trắng, số thứ tự trang, khoảng trắng, gạch ngang"); cỡ chữ 11, chữ thường, đứng; canh giữa; gạch đầu dòng đơn hoặc kép trên đoạn văn bản.

Các trang khai tập: kiểu số La Mã, chữ thường (i, ii, iii,...), đánh số từ i. Các trang bài chính và phụ đính (từ phần mở đầu trở đi): kiểu số Arab (1,

2, 3,...), đánh số từ 1. Các biểu ghi cước chú và hậu chú: nên sử dụng các định dạng mặc định của trình soạn

thảo.

Quy tắc nhập liệu

Ngày nay, công nghệ thông tin là công cụ không thể thiếu để xử lí hầu hết mọi loại văn bản. Do đó, việc hệ thống hoá các quy tắc nhập liệu rất cần được thống nhất trong phạm vi cả nước. Rất tiếc là hiện nay, trong cơ sở dữ liệu 5544 bộ Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) của Tổng cục

Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã cập nhật trong tổng số gần 8000 bộ đã ban hành, chúng tôi vẫn chưa tìm thấy bộ tiêu chuẩn nào dành cho các quy tắc nhập liệu. Tham khảo các sách, báo khác nhau thì có một số quy tắc gần như thống nhất, nhưng có rất nhiều chi tiết mà mỗi nơi dùng theo một kiểu. Trong thời gian chờ đợi sự thống nhất "trong mơ" đó, chúng tôi cố gắng thống kê lại những quy tắc được đánh giá là phổ biến nhất và hợp lí nhất với môi trường ngôn ngữ Việt Nam, có đối chiếu với các tiêu chuẩn và quy tắc quốc tế thông dụng.

Quy tắc nhập liệu cũng giống như toàn bộ các vấn đề ngữ pháp, chính tả tiếng Việt, cho đến nay vẫn còn được tranh luận và chưa có dấu hiệu ngã ngũ. Việc này nói chung là nằm ngoài phạm vi của giáo trình, và chúng tôi cũng không có đủ trình độ và quyền hạn để lạm bàn. Tuy nhiên, đánh giá ở góc độ khách quan, mỗi nhà nghiên cứu khi sử dụng tiếng Việt cần cố gắng tối đa để giữ được sự thống nhất về các quy tắc ngôn ngữ căn bản. Trong bối cảnh khoa học, kĩ thuật và công nghệ phát triển mạnh mẽ như hiện nay, và trong tình hình tiếng Việt chưa có được vị trí tương xứng trong nhà trường, lại nhiều khi bị sử dụng trên báo chí, trên truyền hình và trên Mạng một cách tuỳ tiện đến mức trở nên méo mó và dị dạng, mỗi người Việt Nam, mỗi nhà khoa học, mỗi cơ quan, tổ chức,... cần có một thái độ đúng đắn để giúp tiếng Việt giữ được linh hồn của nó và phát triển ngày càng giàu đẹp, hoặc ít nhất là không làm cho nó lộn xộn và xấu đi. Gần 50 năm trước, Louis De Broglie đã đặt ra những vấn đề của tiếng Pháp khoa học, mà tình hình hiện nay ở Việt Nam chúng ta hầu như là một bản sao:

Chắc chắn rằng trong thời đại của chúng ta, hơn bất cứ thời đại nào khác, ngôn ngữ phải phát triển và phải nhanh chóng được làm giàu bằng các từ mới cho phép diễn tả được sự tiến triển nhanh chóng của tri thức và khả năng hành động của chúng ta: mọi thái độ "trong sáng chủ nghĩa" cực đoan chống lại hệ quả tất yếu của sự tiến bộ văn minh này chỉ có thể đi đến chỗ vỡ nát trước sức mạnh của một dòng chảy không thể quay ngược, và sự từ chối những cố gắng uốn nắn dòng chảy đó chỉ dẫn đến một kết cục tệ hại hơn là tốt đẹp.

Theo ông, ngôn ngữ phải "biến đổi và phát triển hàng ngày" để "diễn tả những khái niệm mà nó du nhập, những hiện tượng mà nó khám phá, những công cụ mà nó phát minh", nhưng điều đó "phải diễn ra một cách hợp lí, giữ được tính tự chủ cũng như bảo lưu được nguồn gốc và linh hồn của ngôn ngữ." Và bài học nửa thế kỉ trước từ một nước phương Tây cho đến nay vẫn đáng được suy ngẫm cho sự phát triển của tương lai tiếng Việt nói chung và tiếng Việt khoa học nói riêng.

Ngữ pháp và chính tả

Vấn đề rèn luyện ngữ pháp tiếng Việt nằm ngoài phạm vi của giáo trình này. Xin tìm đọc các sách hướng dẫn khắc phục lỗi ngữ pháp do các chuyên gia biên soạn. Ví dụ: "Cao Xuân Hạo, Lý Tùng Hiếu, Nguyễn Kiên Trường, Võ Xuân Trang, Trần Thị Tuyết Mai. 2005. Lỗi ngữ pháp và cách khắc phục. Ấn bản thứ hai. Lý Tùng Hiếu hiệu đính. TP. Hồ Chí Minh: Khoa học Xã hội. 318 tr."

Về vấn đề lỗi chính tả cũng tương tự, có thể tìm đọc các sách chuyên về ngôn ngữ. Ở đây chúng tôi gợi ra hai vấn đề chính là cách viết "I" hay "Y" ở cuối từ và cách đặt dấu thanh tiếng Việt.

Viết "I" hay "Y"? o Nhất loạt viết khuôn vần /-i/ bằng I (trừ tên riêng và từ mượn tiếng nước

ngoài) trong các âm tiết H-, K-, L-, M-, T-: nhất loạt viết HI, KI, LI, MI, TI, giống như viết BI, CHI, DI, v.v.; không nên viết HY, KY, LY, MY, TY, cũng như không ai viết BI

thành BY, CHI thành CHY, v.v.). o Nhất loạt viết khuôn vần /-wi/ (u ngắn) bằng UY:

nhất loạt viết QUY, giống như viết HUY, NGUY, TUY, v.v.; không nên viết QUI, cũng như không ai viết NGUY thành NGUI,

HUY thành HUI, v.v.); phân biệt với "-ui" như HUI - HUY, LUI - LUY, TUI - TUY,...; thống nhất với "-uy-": HUY # HUYNH, LUY # LUYÊN, QUY #

QUYT,... o Khi "I" đứng một mình làm thành một từ (hoặc một âm tiết), thì:

nếu là từ Hán-Việt, nên viết "Y", chắng hạn viết Y KHOA, Ỷ THẾ, Ý KIẾN, ..., không viết I KHOA, Í KIẾN...;

nếu là từ thuần Việt, nên viết "I", chẳng hạn viết Ỉ EO, Í ỚI..., không viêt Ỷ EO, Ý ỚI...

Dấu thanh đặt ở đâu? o Dấu chỉ ghi trên/dưới nguyên âm, không ghi trên hoặc dưới phụ âm:

viết đúng: kĩ, vị, định,...; viết sai: k̃i, v ̣i, đin ̣h,...

o Dấu chỉ ghi trên/dưới âm chính, không ghi trên hoặc dưới âm đệm: viết đúng: hoà, thuý, quỵ, khoẻ,...; viết sai: hòa, thúy, qụy, khỏe,...

o Dấu không ghi trên âm cuối: viết đúng: níu, báo, cúi, dạy,...; viết sai: niú, baó, cuí, daỵ,...

o Nguyên âm đôi: dấu viết trên/dưới nguyên âm thứ nhất nếu nguyên âm đôi ở cuối từ, trên/dưới nguyên âm thứ hai nếu ở giữa từ:

viết đúng: kìa, tủa, lửa,...; chiều, tuột, thước,...; viết sai: kià, tuả, lưả,...; chìêu, tụôt, thứơc,....

o Về vấn đề này, chỉ cần chọn thiết lập phù hợp trên bộ gõ tiếng Việt Unikey là có thể khắc phục được hầu hết các lỗi.

Quy tắc nhập liệu

Viết hoa và viết tắt

Nhân danh

Tên của người Việt Nam hay tên người nước ngoài đã phiên theo âm Hán Việt (kể cả danh hiệu, bút danh): viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết, không có dấu gạch nối giữa các âm tiết.

o Ví dụ: Nguyễn Du, Tố Hữu, Huỳnh Thúc Kháng, Hàm Nghi, Tương Lai, Lê Đăng Doanh,...

Các danh từ riêng (địa danh, hiệu danh, nhân danh) kết hợp với nhân danh: viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết.

o Ví dụ: Nguyên Vina Cap, Chinh Olympia, Dũng Phan (Rang), Dũng (Nguyễn Trọng) Giáp,...

Các danh từ chỉ quan hệ, danh từ xưng hô, danh từ chung kết hợp với nhân danh: o viết hoa chữ cái đầu danh từ quan hệ hay danh từ xưng hô khi tỏ ý tôn kính: Bà

Triệu, Thánh Gióng, Bác Hồ, Cụ Phan,...; o viết hoa yếu tố đầu khi danh từ và nhân danh kết hợp chặt chẽ trở thành tên gọi

thông tục hay biệt hiệu: Đồ Chiểu, Tú Xương, Thủ khoa Huân, Đề Thám, Bạch Vân Cư sĩ, Hồ Chủ tịch, Mười Cúc, Bảy Viễn,...

o không viết hoa các danh từ chỉ quan hệ, danh từ xưng hô hay biệt danh bình thường: ông Phan Thanh Giản, bà Tôn Nữ Thị Ninh, thầy Ba Cầu Bông, cô Ba chữ kí, Sơn "công chúa", Thành "gà tre",...

Tên người nước ngoài không phiên theo âm Hán Việt: xem phần thuật ngữ và tên riêng tiếng nước ngoài.

Địa danh

Tên đất Việt Nam hoặc tên đất nước ngoài đã phiên theo âm Hán Việt: viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết, không có dấu gạch nối.

o Ví dụ: Nam Bộ, Trường Sơn, Nha Trang, Bắc Kinh, Ba Lan, Địa Trung Hải,... Các danh từ chung chỉ đối tượng địa hình (danh pháp):

o bình thường không viết hoa danh pháp: sông Cửu Long, vùng Tây Bắc, khu vực Đông Nam Á, châu Âu, phương Nam, tỉnh Bình Thuận, quận Ba Đình, thành phố Đà Lạt,...;

o chỉ viết hoa nếu danh pháp kết hợp chặt chẽ, trở thành yếu tố không tách rời được của địa danh: Vàm Cỏ Đông, Bản Keo, Cửa Lò, Vũng Tàu, Biển Hồ, Trường Giang, Hồng Hà, Hắc Hải, Thái Bình Dương...

Các từ chỉ phương hướng: đông, tây, nam, bắc, thượng, hạ, nội, ngoại, trung, cận, viễn,...

o viết hoa chữ cái đầu âm tiết khi đó là một địa danh hay yếu tố không tách rời của địa danh: thôn Đông, xóm Đoài, miền Trung, Tây Âu, Viễn Tây, Trung Đông, xã Xuân Thới Thượng,...

o không viết hoa khi từ chỉ phương hướng không có vai trò địa danh: gió mùa đông bắc, gió mùa tây nam, hướng chính nam, mạn bắc,...

Hiệu danh, vật danh

Các thương hiệu, nhãn hiệu, pháp nhân: viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết tên riêng, nhưng không viết hoa danh từ chung chỉ loại hiệu danh, vật danh.

o Ví dụ: hãng Ba Son, công ti Unilever, báo Tuổi Trẻ, nhà thờ Đức Bà, chùa Xá Lợi, xe đạp Phượng Hoàng, máy tính HP,...

Viết hoa tất cả các chữ cái đầu âm tiết: o tên các năm âm lịch: Giáp Tí, Ất Sửu, Bính Dần, Đinh Mão,... o tên riêng các giáo phái, tôn giáo viết bằng tiếng Việt hoặc Hán Việt (không bao

gồm các danh từ chung như "đạo", "giáo"): đạo Cao Đài, đạo Hoà Hảo, Thiên Chúa giáo, Tin Lành, Cơ Đốc giáo, Bà La Môn, Tiểu Thừa, Thiền Tông,...

Viết hoa vì mục đích tu từ: viết hoa chữ cái đầu của thành tố đầu và các từ, cụm từ cấu tạo đặc trưng (nếu có) của:

các danh từ chỉ sự cao quý, thiêng liêng: Tổ quốc, Tự do - Bình đẳng - Bác ái,...; tên các cơ quan, tổ chức, đoàn thể: Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc, Đảng Cộng sản, Hội

Liên hiệp Thanh niên, Trường Đại học Sư phạm, nước Cộng hoà Hồi giáo Pakixtan, Liên hợp quốc, Hội Chữ thập đỏ Quốc tế, Tổ chức Thầy thuốc không biên giới, Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên hợp quốc,...;

các danh hiệu riêng: Huân chương Lao động hạng nhất, Nhà giáo ưu tú, Thầy thuốc nhân dân,...;

các thời kì, sự kiện lịch sử quan trọng: đại Cổ sinh, kỉ Đệ tứ, Cách mạng tháng Tám, Cách mạng Xã hội chủ nghĩa tháng Mười, Công xã Paris, thời kì Phục hưng, thời Trung cổ, Chiến tranh thế giới I, phong trào Cần vương,...;

tên các ngành, lớp, bộ, họ, giống (chi) trong phân loại sinh vật: họ Kim giao, bộ Mười chân, lớp Thân mềm, chi Tôm he, lớp Nhện, cây họ Đậu, họ Dâu tằm,...

Không viết hoa các chức vụ, chức danh, học vị, trừ một số chức vụ hoặc chức danh cao cấp có gắn liền với tên riêng, hoặc tỏ ý tôn kính: tổng thống, chủ tịch, tổng bí thư, đại sứ, thái thú, tổng đốc, tiến sĩ, cử nhân, viện sĩ,...

Quy tắc nhập liệu

Viết hoa và viết tắt

Viết tắt

Trong tài liệu khoa học, trừ trường hợp các đơn vị đo lường, các chữ viết tắt, kí hiệu và tên tắt chỉ nên sử dụng khi thực sự cần thiết và khi khái niệm xuất hiện nhiều lần trong văn bản. Chữ viết tắt ở đây chỉ dùng cho: các khái niệm đặc thù; một số danh từ chung phổ biến trong các tài liệu; danh từ xưng hô chỉ các chức danh; tên tắt của các cơ quan, tổ chức.

Lần đầu tiên xuất hiện trong văn bản, khái niệm phải được viết đầy đủ và chữ viết tắt được định nghĩa trong ngoặc đơn (dù đã liệt kê trong danh mục kí hiệu và chữ viết tắt). Từ lần xuất hiện thứ hai trở đi, khái niệm chỉ cần sử dụng chữ viết tắt. Quy tắc này cũng được áp dụng riêng rẽ cho bài tóm tắt (nếu có). Không sử dụng chữ viết tắt trong tên tài liệu hay tên các chương mục. Hạn chế sử dụng chữ viết tắt trong tên bảng và tên hình.

Viết tắt bằng cách viết hoa các chữ cái đầu âm tiết, không có dấu chấm sau mỗi chữ viết tắt:

o các khái niệm đặc thù: KHTN (khoa học tự nhiên), KHXH (khoa học xã hội), XHCN (xã hội chủ nghĩa), CH (cộng hoà), KHKT (khoa học kĩ thuật), VHNT (văn học nghệ thuật), VHXH (văn hoá xã hội), AIDS (Acquired Immunodeficiency Syndrom), PGR (Plant Growth Regulator), AFLP (Amplified Fragment Length Polymorphism Analysis),...;

o các danh từ chung chỉ cơ quan, tổ chức: QH (quốc hội), CP (chính phủ), VP (văn phòng), UB (uỷ ban), ĐH (đại học), HV (học viện), CĐ (cao đẳng), THCN (trung học chuyên nghiệp), VNC (viện nghiên cứu), HTX (hợp tác xã), NXB (nhà xuất bản), XN (xí nghiệp), NM (nhà máy), TT (trung tâm),...;

o các tên tắt của cơ quan, tổ chức: Bộ GTVT (Giao thông Vận tải), Sở GD&ĐT (Giáo dục và Đào tạo), XUNHASABA (Công ti xuất nhập khẩu sách báo Việt Nam), AUF (Agence universitaire de la Francophonie), FAO (Food and Agriculture Organization of the United Nations),...;

o các danh từ chung chỉ chức danh, chức vụ, học vị: TS (tiến sĩ), VS (viện sĩ), TT (tổng thống), CT (chủ tịch), PCT (phó chủ tịch), GS (giáo sư), PGS (phó giáo sư), KS (kĩ sư), KTS (kiến trúc sư), BS (bác sĩ), BT (bí thư), GĐ (giám đốc), HT (hiệu trưởng), TTK (tổng thư kí),...

Với các chức danh gây nhầm lẫn với chức danh khác cùng loại thì viết thêm một chữ thường kèm theo để phân biệt: ThS (thạc sĩ), TTg (thủ tướng),...

Viết hoa các chữ cái đầu âm tiết, có dấu chấm sau chữ tắt cuối cùng: o các danh từ chung chỉ đơn vị hành chính: P. (phường), X. (xã), TT. (thị trấn),

Q. (quận), H. (huyện), TX. (thị xã), TP. (thành phố), T. (tỉnh),...; o các khái niệm thể hiện mức độ thẩm quyền: Q. (quyền), TM. (thay mặt), KT.

(kí thay), TL. (thừa lệnh), TUQ. (thừa uỷ quyền),...;

o tên khoa học của chi sinh vật sau khi đã dẫn ra trước đó: Dinophysis caudata, D. acuminata, Pseudo-nitzschia multiseries, P. pungens, P. pseudodelicatissima, P. multiseries,...

Khi trong khái niệm đầy đủ có các yếu tố liên hệ: o liên từ "và": thay liên từ bằng kí hiệu "&" (Bộ GD&ĐT, Liên hiệp các Hội

KH&KT, Trường Đại học KHXH&NV,...); o dấu gạch nối: giữ nguyên dấu, không có khoảng trắng, áp dụng cho cả tên riêng

người nước ngoài (hạ tầng KT-XH, các vấn đề AN-CT&TTATXH, Dubois J-MM, Rouveyran J-C,...).

Viết tắt các khái niệm thông thường bằng cách viết thường một hoặc hai chữ cái đầu âm tiết, có dấu chấm sau mỗi âm tiết viết tắt hoặc sau cùng: tr. (trang), x. (xem), cs. (cộng sự), ctv. (cộng tác viên), nnk. (những người khác), tr. CN (trước Công nguyên),...

Viết tắt bằng cách sử dụng các chữ viết tắt gốc Latin (in nghiêng, có dấu chấm sau từ viết tắt) trong tài liệu khoa học:

o a.C.n. (ante Christum natum: trước kỉ nguyên Jesus-Christ); o d° (dito: giống như vậy); o et al. (et allii: với những người khác); o id. (idem: cùng tác giả); o ibid. (ibidem: ở chỗ đã chỉ ra trong mẩu trích dẫn trước); o loc. cit. (loco citato: ở chỗ đã chỉ ra trước đó); o N.B. (nota bene: ghi chú); o s.d. (sine dato: không có năm xuất bản); o s.l. (sine loco: không có nơi xuất bản); o op. cit. (opere citato hay opus citatum: tài liệu đã dẫn); o p.C.n. (post Christum natum: sau kỉ nguyên Jesus-Christ); o P.S. (post scriptum: tái bút); o sic (thế đấy, dùng sau một mẩu trích dẫn có vấn đề cần bàn thêm); o v.g. (verbi gratia: ví dụ).

Quy tắc nhập liệu

Thuật ngữ và tên riêng tiếng nước ngoài

Tình hình thực tế

Trong các vấn đề nổi cộm mà các nhà nghiên cứu ngôn ngữ tiếng Việt hiện nay cũng như các cơ quan các cấp quản lí, tổ chức xã hội - nghề nghiệp lẫn các nhà khoa học chưa tìm được tiếng nói chung, có lẽ quan trọng nhất là việc chuẩn hoá cách sử dụng tên riêng và thuật ngữ mượn từ tiếng nước ngoài.

Nguyễn Văn Khang (2003) đã liệt kê một số xu hướng thực tế sau đây:

Từ ngữ gốc Hán (chủ yếu là từ Hán Việt) chiếm khoảng 60-70 % vốn từ tiếng Việt hiện nay. Có ba khuynh hướng sử dụng từ ngữ Hán Việt chủ yếu:

o vừa sử dụng vừa muốn chính xác hoá: phân biệt tiếp thu và tiếp thụ, dùng tháp nhập thay cho sát nhập, nói giúp đỡ người nghèo thay cho hỗ trợ người nghèo,...;

o Việt hoá triệt để: loại bỏ hoàn toàn từ ngữ Hán Việt mà dùng hoàn toàn từ ngữ thuần Việt, như đàn bà hoặc gái thay cho phụ nữ, người bắn thay cho xạ thủ, lên thẳng thay cho trực thăng,...;

o dung hoà cả hai yếu tố phạm vi tác dụng của từ ngữ Hán Việt và bảo vệ sự trong sáng của tiếng Việt: không truy nguồn gốc Hán Việt chính xác (tháp nhập, thống kế, chúng cư,...) của các từ ngữ đã quen dùng (sát nhập, thống kê, chung cư,...).

Từ ngữ gốc Âu-Mĩ: khác với từ ngữ Hán Việt, từ ngữ gốc Âu-Mĩ không tham gia hoạt động rộng rãi trong mọi lĩnh vực đời sống ngôn ngữ tiếng Việt cũng như không tham gia tạo từ tiếng Việt, mà chủ yếu có tính chất thuật ngữ, khoa học. Có các khuynh hướng sử dụng chủ yếu sau:

o Việt hoá triệt để theo hướng âm tiết hoá tiếng Việt: chủ yếu các từ ngữ gốc tiếng Pháp và một ít tiếng Anh như săm, lốp, xích, líp, ga, kí ninh, cao bồi, cà phê,... cũng như các tên riêng,

cách này gặp phải những vấn đề về cách phát âm địa phương của người phiên chuyển, dẫn đến nhiều biến thể, thậm chí có những nghĩa tục tĩu, ngô nghê (World Cup = vôn cúp, uôn cắp, uôn cúp, vôn cắp, oăn cắp, oăn cúp, quơ cúp, quơn cúp,...; Ohm = Ôm; Joules = Giun/Run; Coulomb = Culông; Adis = A-đít; Beaumont = Bô-mông;...), hoặc nhầm lẫn tên gốc (Mác = Mac, Mach, March, Mars, Marc, Max, Marsch, Makh, Macht,...);

o quốc tế hoá từ vựng tiếng Việt: nhập nội hoàn toàn nguyên vẹn các thuật ngữ tiếng nước ngoài, cả cách ghi lẫn cách đọc, dù hoàn toàn có thể có từ vựng tiếng Việt phù hợp (computer thay cho máy tính, almanach thay cho niên lịch, website thay cho trạm mạng, email thay cho thư điện tử hay điện thư, WTO đọc là "đấp liu ti âu" thay vì "vê kép tê ô", DNA đọc là "đi en ây" thay vì "đê en a",...),

cách này hợp lí đối với tên riêng, với các thuật ngữ thì dễ "hội nhập quốc tế" nhưng cũng dễ "mất bản sắc

tiếng Việt" vì nguy cơ bị lai căn, tạp nhiễm rất cao; o phiên chuyển từ vựng tiếng nước ngoài thành tiếng Việt: đây là giải pháp

quen thuộc nhưng vẫn có những xu hướng khác nhau: phiên chuyển theo âm đọc, có gạch nối và dấu phụ (bê-rê, mo-rát, xì-

căng-đan, cà-phê, mít-tinh,...): giống như xu hướng "Việt hoá triệt để", phiên chuyển theo âm đọc, không gạch nối (ô tô, cà phê, mít tinh, cao

su,...): số lượng hạn chế, phiên chuyển theo âm đọc, viết liền (caosu, đôla, canxi, xíchlô,

sâmbanh,...): hình thức còn nhiều điểm chưa thống nhất.

Thái độ của người sử dụng tiếng Việt: nhiều người không quan tâm đến vấn đề ngôn ngữ, chỉ suy nghĩ đơn giản theo kiểu "biết thế nào thì dùng thế ấy", hoặc "theo sách báo, theo truyền hình". Và khi các nhà xuất bản, báo chí, truyền hình dùng sai tiếng Việt (viết sai, đọc sai, nói sai, dùng tiếng nước ngoài tràn lan không cân nhắc,...) thì càng làm cho vấn đề chuẩn hoá ngôn ngữ càng khó khăn, vì cái sai hoặc bất hợp lí lại trở thành thói quen phổ biến.

Nhận định

Chuẩn hoá tiếng Việt nói chung và chuẩn hoá cách dùng tiếng nước ngoài trong tiếng Việt nói riêng là vấn đề lớn mang tầm quốc gia, phải cân nhắc nhiều yếu tố lợi ích cả về xã hội lẫn về khoa học và ngôn ngữ.

Xét riêng ở các nhà nghiên cứu khoa học, đại diện của những thành phần ưu tú nhất trong xã hội, có tiếp xúc thường xuyên với con người và thông tin khoa học trên khắp thế giới:

quan điểm "Việt hoá triệt để" tên riêng và thuật ngữ tiếng nước ngoài (khác tiếng Hán) bằng cách phiên theo âm đọc là không phù hợp với trình độ phát triển của khoa học cũng như đời sống xã hội;

quan điểm "quốc tế hoá từ vựng tiếng Việt" bằng cách nhập nội nguyên vẹn cách ghi và cách đọc nhiều từ vựng tiếng nước ngoài cũng không phù hợp cho sự phát triển của tiếng Việt và giữ được linh hồn tiếng Việt;

các quan điểm sau đây cũng không phù hợp với sự phát triển của tiếng Việt khoa học: o cứng nhắc (truy nguyên nguồn gốc một số từ đã quen dùng dù không hoàn toàn

chính xác; không chấp nhận từ ghép giữa các từ thuần Việt hay từ mượn tiếng Âu-Mĩ với từ Hán Việt ;...),

o thái độ "bảo vệ sự trong sáng của tiếng Việt" một cách cực đoan (không chấp nhận các phụ âm hay tổ hợp phụ âm không có trong tiếng Việt như f, z, j, w, bl, cr, str,...),

o làm rườm rà về kĩ thuật (dùng dấu gạch nối giữa các từ ghép Hán Việt như triệt-để, nhập-nội, nguyên-vẹn,...),

o dễ dãi chấp nhận tình trạng tự mâu thuẫn về quy tắc sử dụng ngôn ngữ (thường là trên các phương tiện thông tin đại chúng) hay cách tân, biến đổi thái quá theo những quan điểm thiếu cơ sở khoa học về ngôn ngữ (như đề nghị viết liền các từghép hay thuậtngữ để phânbiệt với các từđơn).

Quy tắc nhập liệu

Thuật ngữ và tên riêng tiếng nước ngoài

Viết tên riêng

Trên cơ sở các quan điểm nói trên, việc viết tên riêng trong tài liệu khoa học cần tôn trọng tối đa tên gọi nguyên ngữ.

Tên riêng đã Việt hoá từ lâu, trở thành thói quen: chấp nhận như tên gọi tiếng Việt bình thường, nhưng những tên gọi không phổ biến thì không dùng nữa.

o Ví dụ: vẫn dùng Pháp, Anh, Luân Đôn, Hoa Kì, Ba Lan,...; nhưng không dùng Hoa Thịnh Đốn (Washington), Mạc Tư Khoa (Moskova), Gia Nã Đại (Canada), Á Căn Đình (Argentina), Phi Luật Tân (Philippines)...

Tên riêng gốc Hán: phiên âm theo cách đọc Hán Việt. o Ví dụ: Chu Dung Cơ, Bắc Kinh, Thượng Hải, Tô Châu, Nhật Bản, Đài Bắc...

(không viết Zhu Rongji, Beijing, Shanghai, Suzhou, Japan, Taipei,...) Tên riêng ngữ hệ Latin: giữ nguyên cách viết nguyên ngữ trong khả năng trình bày của

bảng chữ cái Việt (bao gồm 26 chữ cái Latin từ A đến Z và các chữ cái có dấu tiếng Việt). Cách đọc cũng giữ được càng gần nguyên ngữ càng tốt.

o Ví dụ: Alexandre de Rhodes, Leonard da Vinci, Napoléon, Paris, Berlin, Santiago, Antoine de Saint-Exupéry,... (không viết A-lê-xan-đơ Đờ Rốt, Lê-ô-na Đa Vanh-xi, Na-pô-lê-ông, Pa-ri, Béc-lanh, Xantiagô, Ăngtoan Đơ Xanh - Êxuypêry,...)

Tên riêng không thuộc ngữ hệ Latin: giữ nguyên cách viết đã Latin hoá theo quy cách quốc tế, nên dùng tên và danh pháp bằng nguyên ngữ, cách được Tổ chức Địa danh của Liên hợp quốc (UNGEGN) khuyến khích (kể cả đối với tên riêng dân tộc thiểu số trong nước) .

o Ví dụ: Dhaka, Dakar, Praha, Wien, Lisboa, Moskva,... (không viết Đaca hay Đa-Ka, Pơ-ra-ha, Viên, Li-xbơn, Mát-xcơ-va,...; viết tên cũ trong ngoặc đơn và hướng tới loại bỏ hẳn khỏi văn bản: Prague, Vienna, Lisbon, Moscow,…)

Viết thuật ngữ tiếng nước ngoài

Với các thuật ngữ tiếng nước ngoài, cần linh động sử dụng các quy tắc phiên chuyển sao cho càng gần với nguyên ngữ càng tốt, không gây xáo trộn nghiêm trọng cấu trúc tiếng Việt đồng thời có một sự linh động nhất định giúp tiếng Việt có khả năng phát triển phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ và đời sống xã hội.

Thuật ngữ đã Việt hoá từ lâu, trở thành thói quen thông dụng: chấp nhận như từ ngữ đã nhập nội vào tiếng Việt.

o Ví dụ: mét, lít, cà phê,... (không viết met, lit, café,...). Thuật ngữ gốc Hán: phiên âm theo cách đọc Hán Việt. Thuật ngữ tiếng nước ngoài (khác tiếng Hán):

o chấp nhận các phụ âm hay tổ hợp phụ âm đầu không có trong tiếng Việt như bl, chr, cl, cr, f, j, str, w, z,... (ví dụ: blu, chrom, clinker, cravat, festival, formol, jazz, javel, joule, watt, wolfram, zero, ziczac,...);

o chấp nhận các phụ âm hay tổ hợp phụ âm cuối không có trong tiếng Việt như b, d, f, g, j, l, r, s, v, w, z,... (ví dụ: amib, protid, sulfur, glycogen, glucoz,...);

o tôn trọng tính hệ thống giữa các thuật ngữ (ví dụ: fluor, fluorur; sulfur, sulfuric, sulfat; chlor, chlorat, chlorur; phosphat, phosphor, phosphorit;...);

o không phiên các âm tiết tiếng nước ngoài thành các âm tiết tiếng Việt có cách phát âm gần giống: c- thành x-, -c thành -t, d thành đ-, g- thành gi-, s- thành x-, f- thành ph-, -l thành -n, -s thành -t, -ur thành -ua, -y- thành -i-, thêm các dấu thanh,... (viết acid carbonic, centimet, decalit, decibel, gen, sigma, virus, chlorur, oxygen, carbonic,...; không viết axít cácbônít, xentimét, đêcalít, đêxiben, gien, xíchma, virút, clorua, ôxigien,...);

o các thuật ngữ viết tắt có tính phổ biến quốc tế thì chấp nhận như nguyên ngữ, ưu tiên theo loại ngôn ngữ nào sử dụng thuật ngữ đó phổ biến hơn, nhưng phát âm theo tiếng Việt:

viết DNA, đọc /đê en a/; viết PCR, đọc /pê xê e(r)/; viết Internet, đọc /in te(r) nét/; viết Linux, đọc /li nút(x)/; viết WTO, đọc /vê kép tê ô/; viết AIDS, đọc /ét(x)/; viết USB, đọc /u ét(x) bê/;...

không viết ADN (tiếng Pháp), không đọc /đi en ây/; không đọc /pi xi a(r)/; không viết Intơnet; không viết Linút, không đọc /lai nớt(x)/; không viết OMC (tiếng Pháp), không đọc /đấp liu ti âu/; không viết SIDA (tiếng Pháp); không đọc /diu ét(x) bi/;...

Các thuật ngữ tiếng nước ngoài đã nhập nội sau khi phiên chuyển một cách phù hợp (dù có khi giống hoàn toàn với nguyên ngữ) thì viết bình thường trong bản văn. Riêng các thuật ngữ tiếng Latin, thuật ngữ (không phải tên riêng hay chữ viết tắt) nguyên gốc tiếng nước ngoài chưa qua phiên chuyển thì phải viết in nghiêng (trong trường hợp bản văn đang in nghiêng thì thuật ngữ này được viết đứng).

Tiếng Latin: et al., op. cit., P.S., sic,... Tên khoa học các chi và loài sinh vật: Skeletonema costatum, Phaseolus polystachios

(L.) Britton et al., Vigna unguiculata subsp. cylindrica (L.) Verdc., Pseudo-nitzschia spp., Thalassiosira sp.,...

Tên các gen (nhưng tên protein tương ứng viết thường): protein HSP (heat shock protein) - gen hsp18; sắc tố phytochrom - các gen PHYA, PHYB, PHYC, PHYD và PHYE;...

Tiếng nước ngoài chưa qua phiên chuyển (không áp dụng với tên riêng hay chữ viết tắt): viết e-mail, website, e-learning,... nhưng không viết DNA, SARS, PCR, PGR,...

Với các thuật ngữ và khái niệm mới, chưa được biết hoặc thừa nhận rộng rãi, hoặc có thể gây khó hiểu cho người đọc, thì ở lần đầu tiên xuất hiện trong bản văn cần chú thích nguyên ngữ trong ngoặc đơn, bằng chữ in nghiêng theo quy định. Lưu ý: trong luận văn không chú thích quá nhiều khái niệm, thuật ngữ đã phổ biến trong chuyên ngành.

Ví dụ: "Diễn ngữ (paraphrase) là cách diễn đạt lại các ý tưởng của một tác giả khác bằng ngôn ngữ riêng của mình. Bằng diễn ngữ, nhà nghiên cứu có thể trình bày một vấn đề, một ý kiến khoa học của tác giả khác mà không cần phải trích dẫn nguyên văn, không dùng lại từng câu từng chữ như chính tác giả gốc đã dùng, nhưng vẫn đảm bảo trung thành với nội dung nguyên bản."

Quy tắc nhập liệu

Dấu câu và kí hiệu

Đối với dấu câu và các kí hiệu, vấn đề quan trọng nhất trong kĩ thuật nhập liệu là có hay không có khoảng trắng trước và sau dấu hay kí hiệu được dùng. Hiện nay chưa có văn bản nào quy định thống nhất và có hệ thống trong cả nước về việc này. Bảng dưới đây được mô tả dựa trên việc tham khảo và tổng hợp những quy tắc đã sử dụng phổ biến trong nhiều loại tài liệu khác nhau trong nước, có đối chiếu với các bộ tiêu chuẩn hoặc quy tắc phổ biến trên thế giới.

Có hai loại khoảng trắng trong một văn bản nói chung:

Khoảng trắng (bình thường): kí tự rỗng, tạo ra một khoảng trống trên văn bản khi in ra giấy.

Khoảng trắng dính: là khoảng trắng nhưng không bị tách rời khỏi từ hoặc số liền trước khi xuống hàng ở cuối câu. Cần dùng khoảng trắng này khi muốn kéo kí hiệu ở cuối dòng trên xuống dòng dưới cùng với kí tự hay kí số liền trước, thay vì dùng lệnh/phím ngắt dòng (trên máy tính: nhấn Shift + Enter) hay xuống dòng (nhấn phím Enter).

Bảng mô tả kĩ thuật nhập liệu

dành cho các dấu câu và kí hiệu trong văn bản

Dấu, kí hiệu Tên gọi Cách trước Cách sau

, Phẩy văn bản Không Khoảng trắng

, Phẩy số thập phân Không Không

. Chấm văn bản Không Khoảng trắng

. Chấm đơn vị số Không Không

; Chấm phẩy Không Khoảng trắng

: Hai chấm Không Khoảng trắng

! Chấm than Không Khoảng trắng

? Chấm hỏi Không Khoảng trắng

- Gạch nối (ngắn) Không Không

– Gạch ngang (dài) Khoảng trắng dính Khoảng trắng dính

/ Gạch chéo Không Không

... Ba chấm Không Khoảng trắng

[...] Chấm lửng Khoảng trắng Khoảng trắng

( Ngoặc đơn mở Khoảng trắng Không

) Ngoặc đơn đóng Không Khoảng trắng

[ Ngoặc vuông mở Khoảng trắng Không

] Ngoặc vuông đóng

Không Khoảng trắng

{ Ngoặc móc mở Khoảng trắng Không

} Ngoặc móc đóng Không Khoảng trắng

“ Ngoặc kép mở Khoảng trắng Không

” Ngoặc kép đóng Không Khoảng trắng

‘ Nháy mở Khoảng trắng Không

’ Nháy đóng Không Khoảng trắng

' Phẩy trên Không Không

* Sao (hoa thị) Không Khoảng trắng

& Và Khoảng trắng dính Khoảng trắng dính

+ - x ÷ ± = ≠ < > ≤ ≥ ~ ∑ ...

Kí hiệu toán học Khoảng trắng dính Khoảng trắng dính

° Độ (nhiệt độ) Khoảng trắng dính Không

° Độ (góc) Không Khoảng trắng dính

% Phần trăm Khoảng trắng dính Khoảng trắng

g, cm, h, s, l,... Đơn vị đo lường Khoảng trắng dính Khoảng trắng

$, £, €, đ,... Đơn vị tiền tệ Khoảng trắng dính Khoảng trắng

Một số kí hiệu phái sinh từ các đơn vị kể trên có thể áp dụng tương tự đối với kí hiệu gốc.

Riêng với đơn vị đo độ (°), khi đi kèm với các kí hiệu khác thì không có khoảng trắng phía sau: viết °C, °F, °K,...; không viết ° C, ° F, ° K,...

Cần phân biệt các dấu gạch nối (-) và gạch ngang (–): o dấu gạch nối (ngắn) có chức năng nối liền hai từ đứng cạnh nhau thành một từ

ghép, một chuỗi khái niệm không tách rời, hoặc một chuỗi giá trị liên tục: nhận thức-phát ngôn, hệ thống tác giả-năm, những năm 1991-1996,...

o dấu gạch ngang (dài) có chức năng tách rời một thành phần ra khỏi một tổng thể, thành một đơn vị tương đối độc lập, thường là câu chú thích trong một câu khác: "Đặc biệt là vấn đề bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với vận tải hàng hoá – biện pháp có thể bù đắp một phần sự cố cho chủ tàu..."

Quy tắc nhập liệu

Thời gian

Để biểu diễn thời gian trong văn bản, có các trường hợp sau: ngày-tháng-năm; giờ-phút-giây; các khoảng thời gian theo cây niên đại; các thứ trong tuần. Mỗi loại thời gian có một số cách ghi khác nhau. Hiện nay do chưa có văn bản chính thức quy định bắt buộc vấn đề này nên cần tự lựa chọn một cách viết thống nhất và hợp lí trong cả bài.

Cách ghi ngày-tháng-năm

Ngày-tháng-năm đầy đủ: có hai lựa chọn: o viết đầy đủ bằng chữ thường; ngày, tháng và năm viết bằng số Arab, các ngày

dưới 10 và các tháng dưới 3 phải có số 0 ở trước: ngày 11 tháng 6 năm 2007, ngày 19 tháng 11 năm 938, ngày 01 tháng 02 năm 34,...;

o viết như trên, nhưng số của tháng viết bằng chữ thường, với các tháng 01 thay bằng "giêng": ngày 17 tháng giêng năm 1989, ngày 31 tháng ba năm 2000, ngày 09 tháng mười hai năm 2005,...

Nếu có thành phần nào cần bỏ đi thì các phần còn lại vẫn giữ nguyên cấu trúc: tháng 4 năm 1984, ngày 07 tháng giêng,...

Viết ngày tháng năm vắn tắt: chỉ dùng các con số và các kí hiệu làm dấu ngăn cách: o thứ tự: không được đảo lộn thứ tự ngày-tháng-năm trong bản văn viết bằng tiếng

Việt; o số của năm: chỉ viết hai số cuối (dùng giới hạn vì dễ gây nhầm lẫn), viết đầy đủ

các con số (ngày càng phổ biến); o số của tháng: có ba khả năng:

chỉ viết đúng con số của tháng: tháng 1, 2, 3,... 10, 11, 12, các tháng dưới 3 có số 0 liền trước để phân biệt với các tháng trên

10: tháng 01, 02, 3, 4,... (áp dụng chính thức trong các văn bản hành chính nhà nước),

các tháng đều viết với hai con số: tháng 01, 02, 03,... (đơn giản, phù hợp với cách trình bày của đa số các trình xử lí trên máy tính)

o số của ngày: có hai khả năng: chỉ viết đúng con số của ngày: ngày 1, 2, 3,... 20, 21, 22,... các ngày dưới 10 viết bằng hai con số: ngày 01, 02, 03, 4,... (áp dụng

chính thức trong các văn bản hành chính nhà nước, đơn giản, phù hợp với cách trình bày của đa số các trình xử lí trên máy tính).

o dấu cách: thường có hai kiểu dấu cách: dấu gạch nối (-): ngày 01-3-2003, ngày 15-01-1997,... dấu gạch chéo (/): ngày 27/7/1969, ngày 08/01/1978,...

Nếu có thành phần nào cần bỏ đi thì các phần còn lại vẫn giữ nguyên cấu trúc: tháng 6-1985, ngày 23/07, tháng 08/2006,...

Nói chung, cách ghi tất cả các tháng và ngày bằng hai con số, dùng dấu gạch chéo làm dấu ngăn cách là cách phù hợp nhất, xét về cách sử dụng dấu và kí hiệu cũng như về quan hệ sử dụng các chương trình máy tính.

Cách ghi giờ-phút-giây

Giờ-phút-giây đầy đủ: o viết đầy đủ bằng số Arab, đơn vị viết bằng chữ thường:

7 giờ 30 phút 45 giây, 8 giờ 45 phút, 4 phút 11 giây, 10 giây 35 sao,...; o nếu là con số chỉ thời gian trong ngày, thêm yếu tố chỉ buổi (khoảng

12 giờ) hoặc dùng đầy đủ con số của hệ 24 giờ: 9 giờ 30 phút sáng, 5 giờ chiều, 7 giờ tối, 11 giờ khuya, 9 giờ 45 phút, 13 giờ 30 phút, 0 giờ 15 phút 30 giây,...

Giờ-phút-giây vắn tắt: chỉ dùng các con số và các đơn vị đo hoặc kí hiệu thời gian: o thứ tự: theo đúng thứ tự giờ, phút, giây, sao; o đơn vị đo thời gian: h (giờ), min (phút), s (giây); o kí hiệu đơn vị đo thời gian: ' (phút), " (giây); o dấu cách:

nếu dùng đơn vị đo thời gian, dấu cách là khoảng trắng dính trước và sau đơn vị (trừ đơn vị cuối cùng), đơn vị sao để trống: 12 h 15 min, 8 min 16 s 25,...

nếu dùng kí hiệu đơn vị, dấu cách là khoảng trắng dính sau kí hiệu, đơn vị sao để trống: 8' 15" 30,...

dùng dấu hai chấm, không có khoảng trắng cách cả trước lẫn sau: 08:14:59 (giờ-phút giây), 15:06 (giờ-phút), 45:30 (phút-giây).

Cách ghi các khoảng thời gian theo cây niên đại

Các khoảng thời gian theo cây niên đại được viết bằng chữ thường (chỉ viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu khi có mục đích tu từ): thiên niên kỉ (1.000 năm), thế kỉ (100 năm), thập kỉ (10 năm). Các con số theo sau được viết bằng số La Mã, chữ in: thế kỉ XIX, thiên niên kỉ II,...

Riêng thập niên được viết bằng đầy đủ bốn số (làm tròn dưới đến 10) của năm: thập kỉ 1900, thập kỉ 1980,...

Khái niệm "thập niên" dùng để chỉ khoảng thời gian 10 năm bất kì, đi kèm bằng số của hai năm đầu và cuối, cách nhau bằng một dấu gạch nối (không có khoảng trắng): thập niên 1976-1985, thập niên 2007-2016,...

Năm bắt đầu mỗi khoảng thời gian này bắt đầu từ 1: thiên niên kỉ I gồm các năm 1-1000, thiên niên kỉ II gồm các năm 1001-2000; thế kỉ XI gồm các năm 1001-1100, thế kỉ XIX gồm các năm 1801-1900; thập kỉ 1900 gồm các năm 1901-1910, thập kỉ 1990 gồm các năm 1991-2000;...

Năm bắt đầu Công nguyên là năm 1. Không có năm 0. Các năm trước Công nguyên được tính ngược từ năm 1, với hai cách ghi (lựa chọn một cách ghi thống nhất):

ghi con số của năm, theo sau là kí hiệu "tr. CN" (trước Công nguyên): năm 217 tr. CN, năm 514 tr. CN,...;

ghi con số của năm, kèm trước bằng dấu trừ (không có khoảng trắng): năm -138, năm -475,...

Cách ghi các thứ trong tuần

Viết đầy đủ bằng chữ thường: thứ hai, thứ ba, thứ tư, thứ năm, thứ sáu, thứ bảy, chủ nhật.

Viết tắt: T2, T3, T4, T5, T6, T7, CN.

Chỉ viết hoa chữ cái đầu của thứ khi từ này đứng đầu câu: viết "Thứ hai là ngày đầu tuần", nhưng "Ngày cuối tuần là chủ nhật".

Quy tắc nhập liệu

Đơn vị đo lường

Các tài liệu khoa học tiếng Việt bắt buộc phải sử dụng Hệ thống Đơn vị đo lường Quốc tế (SI). Ngoài ra, còn có một số điểm quan trọng khác cần lưu ý trong việc trình bày các con số và đơn vị đo lường, trước khi tìm hiểu hệ SI một cách chi tiết.

Dấu thập phân: bắt buộc là dấu phẩy. Nếu trong một số chương trình máy tính không thay đổi được dấu thập phân, có thể chấp nhận dấu thập phân của hệ đo lường Anh (dấu chấm) trong hình hay chuỗi số liệu do chương trình đó xuất ra, nhưng không chấp nhận trong bản văn.

Dấu đơn vị số: đối với các số từ hàng nghìn trở lên (trừ số của năm lịch), có hai lựa chọn là dùng dấu chấm hoặc khoảng trắng dính để chia từng nhóm ba số ở hai bên dấu thập phân. Ví dụ: viết 1.000 hoặc 1 000, không viết 1000; viết 15.693 hoặc 15

693, không viết 15693; viết 987.654.321 hoặc 987 654 321, không viết 987654321; viết 12.345,67 hoặc 12 345,67, không viết 12345,67 hoặc 12345.67; viết 10.234,567.89 hoặc 10 234,567 89, không viết 10.234,56789 hay 10 234,56789;...

Số nhỏ hơn 10: viết bằng chữ mà không viết số, trừ trường hợp đó là thành phần đánh số hay có một đơn vị đo lường theo sau:

o viết: điều thứ hai, một số trường hợp, nhà có ba người, bao gạo nặng năm kilogram, bao gạo nặng 5 kg, chiếc xe dài 7,5 m, em bé cao một mét hai,...

o không viết: điều thứ 2, 1 số trường hợp, nhà có 3 người, bao gạo nặng năm kg, bao gạo nặng 5 kilogram, chiếc xe dài 7,5 mét, em bé cao 1 mét 2,...

Các chuỗi số: nếu các chuỗi số hay giá trị thuộc một khoảng được biểu diễn bằng số đầu và số cuối liên kết nhau bằng dấu gạch nối (ngắn):

o không dùng khoảng trắng trước và sau dấu gạch nối. Ví dụ: "các trang 18-20", không viết "các trang 18 - 20"; viết "tỉ lệ đạt khoảng 50-75 phần trăm", không viết "tỉ lệ đạt khoảng 50 - 75 phần trăm";

o không dùng lẫn lộn "từ" và "kí hiệu" biểu thị khoảng giá trị. Ví dụ: viết "các em học sinh khoảng từ 14 đến 16 tuổi" hoặc "các em học sinh khoảng 14-16 tuổi", không viết "các em học sinh khoảng từ 14-16 tuổi",...

Xem thêm: Các đơn vị đo lường cơ bản và phái sinh của hệ SI

Các đơn vị đo lường khác được chấp nhận dùng kèm với hệ SI

Các quy tắc cơ bản của hệ SI

Quy tắc chung: chỉ sử dụng đơn vị đo lường được chấp nhận của hệ SI để biểu diễn các giá trị về số lượng; các đơn vị tương đương khác hệ được đặt trong ngoặc đơn sau đơn vị SI và chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết cho đối tượng đọc.

Dưới đây là trích đoạn một số quy tắc trình bày các đơn vị đo lường theo hệ SI.

Quy tắc Giải thích Ví dụ đúng Ví dụ sai

Viết tắt

Chỉ sử dụng chữ viết tắt tiêu chuẩn của đơn vị đo lường, các tiền tố, hậu tố và tên gọi chính thức

Không có dấu chấm sau chữ viết tắt của đơn vị Không dùng các cách viết ppm, ppb, ppt hay "phần triệu", "phần tỉ",... để định lượng

s hoặc giây; m3/s hoặc mét khối trên giây

2,0 µL/L; 2,0 x 10-6 V; 4.3 nm/m; 4,3 x 10-9 l

10 sec; 75 cc; 175 mps

1,6 ppm; 2,3 ppb; 0,45 ppt

Số nhiều Đơn vị đo lường không thay đổi theo số nhiều hay số ít

l = 75 cm l = 75 cms

Nhân hoặc chia nhiều đơn vị

Dấu chấm giữa (·) hoặc một khoảng trắng biểu thị phép nhân giữa hai đơn vị liền kề (trong trình xử lí văn bản, dấu này được nhập tắt bằng cách nhấn giữ phím Alt và gõ các số 0183 từ bàn phím số)

Phép chia giữa hai đơn vị liền kề được biểu diễn bằng: * dấu gạch ngang (với hai đơn vị trên dưới), * hoặc dấu gạch chéo (nếu từ hai dấu trở lên phải dùng kèm với các dấu ngoặc), * hoặc dấu luỹ thừa âm.

Tốc độ âm thanh khoảng 344 m·s-1

Tốc độ phân rã của 113Cs là vào khoảng 21 ms-1

m/s, m s-2, m kg/(s3 A), m·kg·s-3·A-1

m/s, m s-2, m kg/(s3 A), m kg s-3 A-1

Tốc độ âm thanh khoảng 344 ms-1

Tốc độ phân rã của 113Cs là vào khoảng 21 m·s-1

m ÷ s, m/s/s, m·kg/s3/A

Khoảng cách

Có khoảng trắng ngăn cách giữa đơn vị và con số giá trị, trừ trường hợp đơn vị đo góc phẳng

25 km khối

3 m²

Góc rộng 15° 10' 30"

25km khối

3m²

Góc rộng 15 ° 10 ' 30 "

Tên gọi, đơn vị, số giá trị

Không sử dụng lẫn lộn các tên gọi, số giá trị và kí hiệu đơn vị một cách lẫn lộn nhau trong cùng biểu thức

kg/m3, kg·m-3, hay kilogram trên mét khối

m = 5 kg, dòng điện có cường độ 15 A

Thể tích nước là 20 mL/kg

kilogram/m3, kg/mét khối

m = năm kg, cường độ dòng điện là 15 ampe

20 mL nước/ kg

Hình chữ

Các biến số và kí hiệu số lượng được viết in nghiêng (riêng trong câu hay đoạn văn bản in nghiêng thì được viết đứng)

Cô ấy nói: "Con chó đó nặng 10 kg!"

t = 3 s, trong đó t là thời gian và s là giây

[...] "Con chó đó nặng 10 kg!"

t = 3 s, trong đó

T = 22 K, trong đó T là nhiệt độ tuyệt đối và K là nhiệt độ Kelvin

t là [...]

T = 22 K, trong đó T là [...]

Ghi chú toán học

Cần biểu diễn rõ ràng kí hiệu đơn vị đi kèm với một số giá trị cũng như phép toán áp dụng cho một giá trị số lượng

35 cm x 48 cm

1 MHz đến 10 MHz hoặc (1 đến 10) MHz

20 °C đến 30 °C hoặc (20 đến 30) °C

123 g ± 2 g hoặc (123 ± 2) g

70 % ± 5 % hoặc (70 ± 5) %

240 x (1 ± 10 %) V

35 x 48 cm

1 đến 10 MHz hoặc 1 MHz-10 MHz

20 °C-30 °C hoặc 20 đến 30 °C

123 ± 2 g

70 ± 5 %

240 V ± 10 %

Quy tắc nhập liệu

Các công thức toán học

Nếu bài viết có sử dụng các công thức toán học, cần đánh số các công thức bằng số Arab, đặt trong ngoặc đơn ở sát lề phải sau mỗi công thức và dẫn số thứ tự công thức ít nhất một lần trong bài viết. Ví dụ:

H = – h·(Ts – Ta) (1)

Có hai cách trình bày các công thức toán học, người viết lựa chọn một cách thống nhất trong toàn bộ bài viết:

trình bày theo dòng ngang như trong bản văn: cách sử dụng các kí hiệu giống như quy định sử dụng kí hiệu toán học và các đơn vị đo lường;

trình bày theo dạng công thức toán trên nhiều dòng: sử dụng các chức năng chuyên về trình bày phương trình toán học của trình soạn thảo (như Microsoft Equation cho Microsoft Word, Formule cho OpenOffice,...), hoặc các chương trình riêng chuyên về công thức toán học (như Math Type, ÉG4,...).

Dù trình bày theo cách nào, các công thức cũng cần thống nhất và được đánh số thứ tự đầy đủ để người đọc dễ theo dõi.

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Mở đầu

Soạn thảo văn bản bằng máy tính là công việc khá đơn giản khi chỉ nhìn bề ngoài. Thế nhưng, không phải ai cũng biết khai thác thật hiệu quả các tính năng của công cụ này nhằm giúp công việc soạn thảo được nhẹ nhàng, bài bản và cho ra một sản phẩm thật tốt.

Giáo trình này không có mục đích đề cập sâu về kĩ thuật sử dụng phần mềm xử lí văn bản. Ở đây, chúng tôi chỉ giới thiệu sơ lược những công cụ tự động căn bản nhất giúp soạn thảo tài liệu khoa học một cách thuận tiện, giảm bớt nhiều thời gian và sai sót so với việc thực hiện mọi thao tác một cách thủ công.

Điều quan trọng nhất trước khi bắt tay vào soạn thảo một tài liệu (như luận văn khoa học) là phải có sẵn một dàn ý và các ý tưởng để phát triển. Và để quá trình soạn thảo được tốt, người viết phải biết sử dụng trình soạn thảo văn bản ở mức cơ bản, nắm vững các quy tắc nhập liệu và quy tắc trình bày tài liệu.

Khi dữ liệu thô đã sẵn sàng, có hai phương pháp tuỳ người soạn thảo lựa chọn:

nhập toàn bộ dữ liệu thô trước, sau đó chọn các định dạng phù hợp cho từng phần trong văn bản;

thiết lập các định dạng cần có trước theo dàn ý, sau đó nhập từng phần dữ liệu thô vào những phần tương ứng.

công cụ tự động của trình soạn thảo

Kiểu định dạng

Kiểu định dạng (format style) là một bộ thông tin định dạng (kiểu chữ, cỡ chữ, hình chữ, canh biên, cách dòng,...) được thiết lập trước cho một yếu tố hoặc nhóm yếu tố trong văn bản. Sử dụng các kiểu định dạng sẽ giúp người soạn thảo trình bày các thành phần trong văn bản (chữ viết, đoạn văn bản, tựa đề mục, đánh số,...) một cách dễ dàng, nhanh chóng và đồng nhất.

Các trình xử lí văn bản luôn có những kiểu định dạng thiết kế sẵn. Người soạn thảo có thể sử dụng các kiểu định dạng này nếu phù hợp, hoặc chỉnh sửa các thông số, hay tạo các kiểu định dạng mới đáp ứng nhu cầu cụ thể.

Các hướng dẫn sau đây là dành cho người dùng phần mềm Microsoft Word, phiên bản Microsoft Office XP tiếng Anh, chạy dưới hệ điều hành Windows XP. Nhấn lên các siêu liên kết để xem thêm thông tin chi tiết hoặc hình mình hoạ.

Có hai loại kiểu định dạng cơ bản thường dùng là kiểu định dạng kí tự và kiểu định dạng đoạn văn bản.

Kiểu định dạng kí tự có thể thực hiện nhanh bằng cách bôi chọn các kí tự cần định dạng, sau đó chọn kiểu phù hợp trên thanh công cụ thiết kế sẵn trong trình xử lí, hoặc bằng cách mở trình đơn Format. Fonts và thay đổi các thông số về cỡ chữ, kiểu chữ, hình chữ,...

Chữ đậm: dùng cho các từ ngữ cần nhấn mạnh trong bản văn, nhưng câu hay đoạn chữ in đậm quá dài sẽ làm cho văn bản nặng nề và khó đọc.

Chữ nghiêng: có thể gây chú ý do hình chữ có sự khác biệt rõ ràng, dùng cho một số từ ngữ hoặc ý cần người đọc lưu tâm, các đoạn trích dẫn nguyên văn trong ngoặc kép, từ nguyên ngữ tiếng nước ngoài (không phải tên riêng) trong văn bản tiếng Việt hay các quy định viết chữ in nghiêng khác.

Chữ gạch chân: tác dụng tương tự kiểu chữ in nghiêng, thường dùng thay thế khi không thể in nghiêng do vấn đề kĩ thuật, tuy nhiên nên hạn chế dùng kiểu chữ này trong văn bản khoa học, đặc biệt là không bao giờ gạch chân tên các đề mục.

Chữ nghiêng đậm: cũng nhằm nhấn mạnh một số ý quan trọng, nhưng nói chung là kiểu chữ này nên hạn chế (chỉ dùng trong tên một số cấp đề mục) vì tương đối khó đọc.

Trong trình xử lí văn bản, các kiểu định dạng thường dùng nhất cho đoạn văn bản (một dòng hoặc nhiều dòng được kết thúc bằng một phím Enter duy nhất). Các bộ kiểu định dạng thiết kế sẵn thường được đặt tên theo nhóm: Title hoặc Heading cho tên các chương mục, Body text cho thân bài, List cho các danh sách liệt kê,...

Dùng một kiểu định dạng có sẵn:

cho con trỏ đứng ở một điểm bất kì trong đoạn văn bản (với các kiểu dành cho chương mục), hoặc bôi chọn trọn vẹn các đoạn văn bản liên tục (đối với các kiểu dành cho bản văn);

vào trình đơn (menu) Format. Styles and formatting; nhấn đúp chuột trái lên một kiểu định dạng có sẵn trong danh sách; kiểu định dạng vừa chọn sẽ được áp cho đoạn văn bản có con trỏ.

Sửa một kiểu định dạng có sẵn:

cho con trỏ đứng ở một điểm bất kì trong đoạn văn bản (với các kiểu dành cho chương mục), hoặc bôi chọn trọn vẹn các đoạn văn bản liên tục (đối với các kiểu dành cho bản văn);

vào trình đơn Format. Styles and formatting; nhấn chuột phải lên kiểu định dạng cần sửa trong danh sách; chọn Modify, hộp thoại Modify Style sẽ được mở ra; chọn trong nút Format để lần lượt thay đổi các thiết lập của các mục: Font cho

định dạng chữ (kiểu, cỡ, in nghiêng, in đậm,...), Paragraph cho đoạn văn bản (canh biên, thụt đầu dòng, cách dòng,...),...;

nếu muốn cập nhật tự động thì đánh dấu vào ô Automatically Update;

xong nhấn nút OK.

Tạo một kiểu định dạng mới:

đặt con trỏ vào một đoạn văn bản trống; vào trình đơn Format. Styles and formatting; nhấn nút New Style; trong hộp thoại hiện ra, đặt tên một cách ngắn gọn, dễ nhớ (ví dụ: "Tựa" cho tên

chương, "Tựa 1" cho tên mục, "Tựa 2" cho tên tiểu mục,...); trong ô Style type, chọn Paragraph (định dạng cho đoạn văn bản); trong ô Style based on, chọn kiểu định dạng có sẵn nào gần nhất với kiểu đang

thiết lập (thường là Title tương ứng với Tựa, Heading 1 tương ứng với Tựa 1, Heading 2 với Tựa 2,...);

trong ô Style for following paragraphe, chọn kiểu định dạng tự động áp cho đoạn văn bản kế tiếp sau khi nhấn phím Enter: nên áp kiểu dành cho bản văn (Normal hay Body text);

lần lượt nhấn nút Format. Font và Format. Paragraph để thiết lập các thông số định dạng cho Font và Paragraph;

đánh dấu chọn vào ô Automatically Update; xong nhấn nút OK.

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Định dạng trang

Định dạng trang là các thiết lập dành cho trang in: khổ giấy, chiều giấy (dọc, ngang), khoảng cách lề trang, cách đánh số trang, phân biệt trang đầu với các trang khác, phân biệt các trang chẵn lẻ,...

Trong Microsoft Office, cách thiết lập định dạng trang không có cùng logic với cách định dạng các thành phần khác: nếu các thành phần khác chức năng định dạng được tập trung hết trong trình đơn Format, thì công cụ định dạng trang lại được đặt trong trình đơn File. Page Setup.

Để làm tốt việc định dạng trang in cho luận văn khoa học, người soạn thảo cần nắm vững thể thức trình bày văn bản đồng thời biết rõ các yêu cầu kĩ thuật trình bày trang in.

Thông thường, phiên bản tiếng Anh của Windows và cả bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office (có trình xử lí văn bản Microsoft Word) được cài đặt mặc định theo chế độ ngày giờ và hệ thống đo lường Anh. Để thuận tiện cho việc áp dụng các yêu cầu kĩ thuật, đặc biệt là về khoảng cách các thành phần trong văn bản, người soạn thảo nên đổi lại đơn vị theo hệ thống đo lường SI. Cách làm như sau:

vào trình đơn Tools. Options; trong thẻ General, ô Measurement units, chọn đơn vị đo là Centimeters;

xong nhấn nút OK.

Thói quen phổ biến của nhiều người khi soạn thảo những tài liệu dài (như luận văn khoa học) là soạn riêng trang bìa và riêng từng phần (thành các tập tin khác nhau), sau đó in riêng rẽ và ghép lại. Cách này dễ làm và... thủ công (!), nhưng sẽ dễ mắc sai sót dẫn đến các thông số định dạng không đồng nhất, không ăn khớp giữa các phần riêng rẽ. Trong khi đó, bản thân trình soạn thảo văn bản đã được trang bị những công cụ hữu hiệu giúp soạn tất cả các thành phần và nội dung chỉ trong một tập tin duy nhất.

Giả định là có một tập tin văn bản luận văn khoa học với một số trang nội dung đã soạn trước, cần lập trang đầu tiên thành trang bìa và các trang sau đó thành trang nội dung, sử dụng các công cụ tự động của trình soạn thảo văn bản để định dạng trang in cho tất cả các thành phần theo đúng các yêu cầu trình bày cơ bản, chỉ trong một tập tin duy nhất, làm các bước như sau:

định dạng trang bìa: o cho con trỏ vào một vị trí bất kì trong trang đầu tiên (để biến trang này thành

kiểu trang bìa), o vào trình đơn File. Page Setup (thiết lập trang in), o trong thẻ Margins (lề trang), nhập các thông số định dạng lề giấy theo đúng yêu

cầu cho trang bìa: Top (lề trên) 3 cm, Bottom (lề dưới) 3 cm, Left (lề trái) 3,5 cm, Right (lề phải) 2 cm,

o các thông số khác trong cùng thẻ này: ô Orientation (hướng giấy) chọn Portrait (chiều dọc), ô Apply to (áp dụng cho), chọn Whole document (toàn bộ tài liệu), các thông số còn lại nên giữ nguyên như mặc định,

o chuyển qua thẻ tiếp theo: Paper, o chọn các thông số sau: ô Paper size (khổ giấy) chọn A4 (21 x 29,7 cm), o chuyển qua thẻ tiếp theo: Layout (cách bố trí trang in), o trong ô Headers and footers, chọn các thông số sau: Different first page (phân

biệt trang đầu với các trang khác), sửa lại thành 1,5 cm cho cả Header và Footer trong From edge (khoảng cách đầu trang và chân trang so với mép giấy),

o trong ô Page, mục Vertical alignment (canh giấy in theo chiều dọc), chọn Top (từ đầu tờ giấy),

o xong nhấn nút OK,

(kết quả: tất cả các trang của tài liệu đều có định dạng trang in như các thiết lập cho trang bìa);

chuyển toàn bộ phần nội dung ra khỏi trang đầu tiên: thao tác này sẽ giúp chỉ giữ các thông tin của trang bìa tài liệu ở lại trong trang đầu tiên của tập tin (đúng với thiết lập

định dạng), các nội dung khác sẽ bắt đầu từ một trang mới (sẽ chọn các thiết lập định dạng phù hợp),

o nếu đã có nhấn phím Enter nhiều lần cho qua trang, hoặc nhấn tổ hợp phím Control + Enter để ngắt trang bình thường thì xoá hết các dòng trắng này (vì giữa trang bìa và các trang nội dung cần ngắt trang theo cách khác),

o cho con trỏ vào vị trí đầu tiên của phần nội dung sau trang bìa, o vào trình đơn Insert. Break (xem thêm Định dạng phần), o trong mục Section break types, chọn Next page (vị trí con trỏ sẽ được chuyển

qua bắt đầu một trang mới, kèm với toàn bộ nội dung sau đó),

(kết quả: tất cả các trang nội dung của tài liệu được chuyển ra khỏi trang đầu tiên vốn dành riêng cho trang bìa);

thiết lập định dạng mới cho các trang nội dung: các trang nội dung khác với trang bìa ở lề trên (3,5 cm thay vì 3 cm) và ở cách định dạng đầu trang và chân trang (có đầu trang và chân trang, phân chia trang chẵn lẻ), do đó:

o đặt con trỏ ở vị trí đầu tiên của phần nội dung sau trang bìa (vừa mới tách xong như trên),

o vào trình đơn File. Page Setup, o trong thẻ Margins:

sửa lại thông số định dạng lề trên theo đúng yêu cầu cho trang nội dung (Top: 3,5 cm), các thông số khác giữ nguyên so với trang bìa (do giống nhau),

ô Apply to, chọn This point forward (từ vị trí này trở đi đến hết tài liệu), o trong thẻ Layout, ô Headers and footers: chọn Different odd and even (phân biệt

trang chẵn và trang lẻ), bỏ Different first page (đã thiết lập ở trang đầu rồi), o các thông số khác không thay đổi so với trang bìa, o xong nhấn nút OK,

(kết quả: tất cả các trang nội dung của tài liệu được thiết lập các thông số kĩ thuật trình bày trang in phù hợp với yêu cầu, khác biệt với trang bìa).

Lưu ý

Nội dung trang bìa, thông thường chỉ có dưới 15 dòng và cần trình bày dàn đều trong cả chiều dài khổ giấy. Thói quen phổ biến là nhấn phím Enter để tạo các dòng trắng (theo chiều dọc) hoặc phím khoảng trắng để tạo khoảng trắng (theo chiều ngang) cho đến khi con trỏ nằm ở ngang một vị trí muốn nhập chuỗi văn bản. Đây là cách làm rất đơn giản, dễ dàng, song không tạo được sự đồng nhất trong văn bản, thậm chí dẫn đến làm dịch chuyển vị trí các thành phần văn bản phía sau (đặc biệt là khi luôn áp dụng cách tạo dòng trắng/khoảng trắng trong bất kì vị trí nào cần có khoảng cách trống trong văn bản).

Trong các trình soạn thảo văn bản:

ngắt trang (chuyển qua trang mới khi nội dung chưa đến điểm cuối cùng của trang trước) bằng cách dùng tổ hợp phím Control + Enter, hoặc vào trình đơn Insert. Break > Break type. Page break (kiểu ngắt trang bình thường);

chức năng tạo khoảng trống theo chiều dọc hay chiều ngang nằm trong chức năng định dạng đoạn văn bản.

Trong phạm vi giáo trình này, trang bìa (ở phần trước đã giới thiệu các thông số kĩ thuật trình bày và mẫu trang bìa) sẽ được lấy làm ví dụ thực hành cách định dạng các đoạn văn bản.

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Định dạng phần

Trong luận văn khoa học, có thể có những bảng hoặc hình khổ rộng, chiều ngang lớn hơn chiều dọc, không thể trình bày bình thường theo chiều dọc khổ giấy. Trong trường hợp đó, cần trình bày các thành phần này theo chiều ngang. Để đảm bảo tính thống nhất trong trình bày tài liệu, các trang này có một số điều chỉnh so với các quy định chung. Trong trình xử lí văn bản Microsoft Word, các trang này có thể được thiết lập một cách đặc biệt để có thể trình bày liên tục với các thành phần khác mà vẫn đảm bảo các yêu cầu về kĩ thuật. Đó chính là chức năng chia phần văn bản (Section).

Khi chia một phần nào đó của văn bản thành một Section, phần đó có thể được thiết lập định dạng riêng biệt mà không ảnh hưởng đến các phần khác nằm ngoài Section này.

Trường hợp cụ thể ở đây là cần chia phần cho một trang có các yếu tố trình bày theo chiều ngang khổ giấy. Việc này bao gồm hai bước:

chia phần: định nghĩa điểm đầu và điểm cuối của phần cần thiết lập định dạng riêng (nằm ngang), và máy tính sẽ hiểu giữa điểm đầu và điểm cuối đó là một Section;

thiết lập định dạng cụ thể cho phần đã định nghĩa.

Các thao tác chia phần cho trang cần định dạng nằm ngang (trong một văn bản trình bày theo chiều dọc) như sau:

đặt con trỏ ở đầu đoạn văn bản (paragraph) cần bắt đầu cho trang nằm ngang; vào trình đơn Insert. Break; trong mục Section break types, chọn Next page (chia phần văn bản theo kiểu từ điểm

bắt đầu của phần sẽ nằm trong một trang mới); nhấn nút OK (thao tác này kết thúc việc định nghĩa điểm bắt đầu của phần); đặt con trỏ ở đầu đoạn văn bản bắt đầu cho trang nằm dọc liền sau trang nằm ngang;

tiếp tục vào trình đơn Insert. Break; tiếp tục chọn mục Section break types. Next page; nhấn nút OK (thao tác này kết thúc việc định nghĩa điểm bắt đầu của phần mới, tức kết

thúc phần liền trước cần trình bày theo phương ngang);

Sau khi đã chia phần xong, các thao tác thiết lập định dạng cho phần đã định nghĩa được thực hiện như sau:

đặt con trỏ vào một vị trí bất kì trên trang cần trình bày nằm ngang (giữa hai điểm chia phần đã thực hiện như trên);

vào trình đơn File. Page setup; trong thẻ Margins, sửa lại các thông số định dạng lề giấy theo đúng yêu cầu của trang

trình bày theo chiều ngang: Top = lề trên (3,5 cm), Bottom = lề dưới (2 cm), Left = lề trái (3 cm), Right = lề phải (3,5 cm);

trong ô Orientation, chọn Landscape (chiều ngang); trong ô Apply to, chọn This section (chỉ riêng phần này); các thông số khác nên giữ nguyên như đã thiết lập ban đầu cho trang in; xong nhấn nút OK.

Lưu ý: nếu việc định nghĩa chỉ được thực hiện cho điểm đầu mà không cho điểm cuối của trang cần trình bày nằm ngang, khi thiết lập định dạng như trên, toàn bộ các trang về sau sẽ đều nằm ngang.

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Định dạng đầu và chân trang

Trong một tài liệu khoa học, trình bày đầu trang và chân trang cũng là một cách thể hiện tính chuyên nghiệp của người soạn thảo. Thông tin trong đầu trang và chân trang là những công cụ giúp người đọc định vị tốt trong quá trình đọc, nhất là đối với những tài liệu dài. Các thông tin này cũng có hiệu quả gây ấn tượng vì thường xuyên xuất hiện trong các trang được đọc.

Có nhiều lựa chọn khác nhau trong cách trình bày đầu trang và chân trang, nhưng những điều cần tránh là:

trình bày quá dài và dày đặc: cả hai bên trái, phải của cả đầu và chân trang đều có thông tin sẽ làm cho người đọc rối mắt, phân tán;

trình bày những thông tin không cụ thể: không nên đưa các thông tin như "luận văn cao học", "báo cáo chuyên đề", "khoá luận tốt nghiệp",... vào đầu trang và chân trang, vì hầu như không có tác dụng truyền thông;

cỡ chữ bằng với cỡ chữ trong bản văn: điều này là không nên, trừ trường hợp số trang, vì sẽ làm giảm độ tập trung của người đọc vào bản văn một cách không cần thiết;

Đối với một luận văn khoa học, trong phần "Kĩ thuật trình bày các thành phần trong văn bản" đã có đề nghị chi tiết về cách trình bày đầu và chân trang. Nhìn chung, một tài liệu khoa học có ba phần cần định dạng đầu và chân trang khác nhau:

trang bìa: không có thông tin ở đầu và chân trang; các trang khai tập: đầu trang chẵn và lẻ có hai loại thông tin khác nhau (tác giả và tên

đề tài), chân trang đánh số thứ tự kiểu số La Mã, chữ thường, bắt đầu từ i. các trang bài chính và phụ đính: đầu trang tương tự như ở phần khai tập, chân trang

đánh số thứ tự kiểu số Arab, bắt đầu từ 1.

xem thêm: định dạng trang định dạng phần

Với các thông số kĩ thuật như trên, việc trình bày đầu trang và chân trang phải trải qua nhiều bước khác nhau (hướng dẫn cho phần mềm Microsoft Word XP bản tiếng Anh chạy dưới hệ điều hành Windows XP).

Chia phần: cho con trỏ lần lượt đứng ở điểm bắt đầu các phần khai tập và bài chính, dùng chức năng chia phần (Insert. Break > Section break types. Next page) để chia bài viết thành ba phần (Section 1, Section 2 và Section 3).

Lập các thuộc tính trang khác nhau:

cho con trỏ vào trang bìa (trước phần khai tập, tức thuộc Section 1), vào trình đơn File. Page Setup, trong thẻ Layout, chọn Different first page (không chọn Different odd and even) và Apply to this section;

(kết quả thu được: trang bìa, cũng là trang đầu tiên và duy nhất của Section 1, có kiểu định dạng đầu và chân trang khác với các trang còn lại);

cho con trỏ vào trang đầu tiên của phần khai tập (tức thuộc Section 2), vào trình đơn File. Page Setup, trong thẻ Layout, chọn Different odd and even (không chọn Different first page) và Apply to this section;

(kết quả thu được: mỗi thiết lập kiểu định dạng đầu trang và chân trang của các trang chẵn sẽ không áp dụng cho các trang lẻ và ngược lại);

cho con trỏ vào trang đầu tiên của phần bài chính (tức thuộc Section 3) và làm tương tự như với Section 2;

(kết quả thu được: các thuộc tính áp dụng cho Section 2 cũng áp dụng cho Section 3).

Trang đầu (bìa): toàn bộ đầu trang và chân trang để trống

Định dạng đầu trang: vào trình đơn View. Header and Footer, bản văn sẽ được tô mờ, các khung soạn thảo đầu trang và chân trang xuất hiện với các chú thích vị trí trong từng trang, đồng thời có một thanh công cụ định dạng đầu và chân trang. Sau đó:

định dạng đầu các trang lẻ:

o di chuyển thanh trượt đến một trang lẻ bất kì (trừ trang đầu), đặt con trỏ vào khung soạn thảo đầu trang,

o chọn kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, canh biên phải, o nếu tên đề tài dài không quá 2/3 dòng thì nhập đầy đủ, nếu dài hơn thì viết tên

vắn tắt (thể hiện được nội dung trọng tâm), o vẫn để con trỏ trên dòng tên đề tài, vào trình đơn Format. Borders and Shading, o trong ô Style, kéo thanh trượt để chọn dòng kẻ đơn hoặc kép (nét liền, cỡ 1/2 pt), o trong ô Apply to, chọn Paragraph (áp dụng cho đoạn văn bản), o trong ô Preview, nhấp chuột trái lên từng biên trên, trái, phải để bỏ các đường kẻ

này, chỉ giữ lại biên dưới, o xong nhấn nút OK;

định dạng đầu các trang chẵn: o di chuyển con trỏ đến một trang chẵn bất kì, và làm tương tự như đối với

trang lẻ, chỉ khác ở nội dung (nhập họ tên đầy đủ của tác giả).

Định dạng chân trang: tiếp tục mở chế độ soạn thảo đầu trang và chân trang:

định dạng chân các trang: o di chuyển thanh trượt đến một trang lẻ bất kì (trừ trang đầu), đặt con trỏ

vào khung soạn thảo chân trang, o chọn kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, canh giữa, o trên thanh công cụ định dạng đầu và chân trang, rà con trỏ lên biểu tượng trang

giấy có kí hiệu # (sẽ xuất hiện nhãn "Insert Page Number") và nhấn nút này, o kết quả là tất cả các trang lẻ của hai phần Section 2 và Section 3 đều được đánh

số trang liên tục bằng số Arab, o vẫn để con trỏ trên dòng chân trang, thực hiện thao tác kẻ biên cho đoạn văn bản,

chỉ khác là kẻ biên trên đoạn thay vì dưới đoạn như ở đầu trang, o di chuyển con trỏ qua một trang chẵn bất kì và làm tương tự;

định dạng kiểu đánh số trang phần khai tập: o cho con trỏ vào một vị trí chân trang bất kì của phần khai tập,

o trên thanh công cụ định dạng, rà con trỏ lên biểu tượng trang giấy có hình bàn tay và kí hiệu # (sẽ xuất hiện nhãn "Format Page Number") và nhấn nút này, hộp thoại Page Number Format hiện ra,

o trong mục Number format, chọn kiểu số i, ii, iii, ..., o trong mục Page numbering, chọn Start at và sửa con số bên cạnh thành i; o xong nhấn nút OK;

(kết quả: tất cả các trang khai tập được đánh số thứ tự bằng kiểu số La Mã, chữ thường, bắt đầu từ i);

định dạng kiểu đánh số trang phần bài chính và phụ đính: o cho con trỏ vào vị trí chân trang của trang đầu phần bài chính, o mở hộp thoại Page Number Format như trên, o trong mục Number format, chọn kiểu số - 1 -, - 2 -, - 3 -, ..., o trong mục Page numbering, chọn Start at và cho bắt đầu từ 1; o xong nhấn nút OK;

(kết quả: tất cả các trang sau phần khai tập được đánh số thứ tự bằng kiểu số Arab, chữ thường, bắt đầu từ 1).

Lưu ý: nếu một số trang trong phần bài chính và phụ đính được áp dụng kĩ thuật chia phần để trình bày theo chiều ngang trước khi áp dụng cách đánh số chân trang như trên, tài liệu sẽ có nhiều hơn ba Section và có khả năng các số trang trong một số Section phía sau bị đánh sai thứ tự. Nếu có vấn đề này, trình tự giải quyết như sau:

cho con trỏ vào vị trí chân trang của phần bị đánh sai số thứ tự (khác với Section đầu tiên sau phần khai tập);

mở hộp thoại Page Number Format như trên, trong mục Page numbering, chọn Continue from previous section; xong nhấn nút OK; lặp lại trình tự như trên cho tất cả các Section bị sai số thứ tự trang (khác với Section

đầu tiên sau phần khai tập);

(kết quả: toàn bộ các Section kể từ sau phần khai tập trở đi đều được đánh số liên tục với cùng một kiểu số Arab).

Sự cố kĩ thuật này thường không xảy ra nếu chia Section trong bài chính hoặc phụ đính sau khi đã áp dụng kĩ thuật định dạng đầu và chân trang như trên.

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Chèn mục lục và các danh mục

Mỗi luận văn khoa học đều cần có mục lục và các danh mục khá chi tiết, liệt kê hầu hết các chương mục, các bảng và cùng với hình số trang của từng yếu tố. Một thói quen rất phổ biến khi soạn thảo các mục lục và danh mục là: soạn hoàn chỉnh tất cả các phần khác; lấy lại số trang của từng chương mục, từng bảng và hình; soạn lần lượt các mục lục và danh mục một cách thủ công. Cách này vừa chậm, vừa mất nhiều thời gian, lại vừa dễ mắc sai sót, nhất là khi cần điều chỉnh một nội dung nào đó dẫn đến sự thay đổi về số trang.

Trong khi đó, chính bản thân các chương trình xử lí văn bản đã có những công cụ chuyên biệt để làm việc này một cách đồng nhất và nhanh chóng, đơn giản. Người soạn thảo chỉ cần nắm vững các nguyên tắc và rèn luyện sử dụng một thời gian là có thể sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả.

Nguyên tắc chính để lập mục lục và danh mục tự động là:

áp dụng cho mỗi yếu tố cần liệt kê trong mục lục và danh mục một kiểu định dạng riêng;

các kiểu định dạng này được phân chia theo cấp tương ứng với cấp của các yếu tố liên quan;

dùng công cụ tự động của trình xử lí văn bản để mô tả các kiểu định dạng (đã sử dụng trong văn bản) cần liệt kê và phân cấp trong mục lục hay danh mục;

công cụ tự động sẽ thống kê tất cả các yếu tố (trong văn bản) có sử dụng các kiểu định dạng đã mô tả và sắp xếp theo cấp bậc đã thiết lập trong mục lục và danh mục, nếu có thay đổi sẽ tự cập nhật.

Bước 1. Lập các kiểu định dạng riêng

Dựa vào các yêu cầu kĩ thuật định dạng các thành phần trong văn bản khoa học và các bước tạo một kiểu định dạng mới, lần lượt tạo các kiểu định dạng tương ứng với các thành phần, đặt tên như sau:

"Bản văn" (dựa trên kiểu Normal) tương ứng với Đoạn văn bản; "Tựa" (dựa trên kiểu Title) tương ứng với Chương (không đánh số, như các phần: lời

cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, danh mục hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục);

"Chương" (dựa trên kiểu Tựa) tương ứng với Chương (có đánh số, như các phần: mở đầu, tổng quan tài liệu, vật liệu và phương pháp nghiên cứu, kết quả, thảo luận, kết luận và khuyến nghị);

"Tựa 1" (dựa trên kiểu Heading 1) tương ứng với Mục; "Tựa 2" (dựa trên kiểu Heading 2) tương ứng với Tiểu mục; "Tựa 3" (dựa trên kiểu Heading 3) tương ứng với Ý lớn; "Tựa 4" (dựa trên kiểu Heading 4) tương ứng với Ý nhỏ; "Bảng" (dựa trên kiểu Caption) tương ứng với Tên bảng;

"Hình" (dựa trên kiểu Caption) tương ứng với Tên hình.

Thực hành tạo kiểu định dạng "Bản văn":

đặt con trỏ vào một đoạn văn bản trống; vào trình đơn Format. Styles and formatting; trong danh sách hiện ra, nhấn nút New Style; trong ô Name gõ Bản văn (muốn gõ dấu phải dùng bảng mã Unicode trong bộ gõ) và

trong ô Style type chọn Paragraph (áp dụng cho cả đoạn văn bản); trong ô Style based on (dựa vào mẫu có sẵn), chọn Normal; trong ô Style for following paragraphe, để nguyên Bản văn (dưới bản văn sẽ là một bản

văn kế tiếp); nhấn nút Format. Font và chọn trong thẻ Font các thông số sau:

o Latin text font: Times New Roman, o Font style: Regular, o Size: 13 (gõ trực tiếp vào ô), o các thông số khác để nguyên, nhấn nút OK;

nhấn nút Format. Paragraph và chọn trong thẻ Indents and Spacing các thông số sau: o mục General: chọn Alignment: Justified (canh biên đều) và Outline level:

Bodytext (cấp thân bài), o mục Indentation (thụt biên): chọn Special: First line > By: 1,27 cm (thụt biên

dòng đầu của đoạn vào 1,27 cm), các thông số khác để mặc định; o mục Spacing (cách đoạn): chọn Before: 6 pt (cách trên đoạn 0,21 cm) và After: 6

pt (cách dưới đoạn 0,21 cm) và Line spacing: 1,5 lines (cách dòng 1,5 dòng), các thông số khác để mặc định,

o nhấn nút OK; đánh dấu chọn vào ô Add to template (thêm vào bộ mẫu của trình xử lí để sử dụng được

cho tất cả các tài liệu khác) và Automatically Update (tự động cập nhật khi có thay đổi); xong nhấn nút OK, trong danh sách bên phải xuất hiện kiểu định dạng Bản văn.

Thực hành tạo kiểu định dạng "Tựa":

mở trình đơn Format. Styles and formatting > New Style; trong ô Name gõ Tựa và trong ô Style type chọn Paragraph; trong ô Style based on, chọn Title; trong ô Style for following paragraphe, chọn Bản văn; nhấn nút chọn Format. Font và chọn trong thẻ Font các thông số sau:

o Latin text font: Times New Roman, o Font style: Bold, o Size: 18, o các thông số khác để nguyên, nhấn OK;

nhấn nút chọn Format. Paragraph và chọn trong thẻ Indents and Spacing các thông số sau:

o mục General: chọn Alignment: Centered (canh giữa) và Outline level: Level 1 (cấp đề mục 1),

o mục Indentation: để mặc định (không thụt biên), o mục Spacing:

gõ trực tiếp cả số và đơn vị 1,5 cm vào ô Before (vì lề trên đã cách mép giấy 3,5 cm, tổng cộng 5 cm),

làm tương tự cho ô After: 0,21 cm (hoặc 6 pt), chọn Line spacing: Single (cách dòng đơn), các thông số khác để mặc định,

o các thẻ khác để mặc định, nhất nút OK; đánh dấu chọn vào ô Add to template và Automatically Update; xong nhấn nút OK, trong danh sách bên phải xuất hiện kiểu định dạng Tựa.

Thực hành tương tự lần lượt từ Chương, Tựa 1 đến Tựa 4, lưu ý những thay đổi sau:

các thông số kĩ thuật đã mô tả cho Mục, Tiểu mục, Ý lớn, Ý nhỏ; kiểu mẫu dựa vào: Chương - Tựa, Tựa 1 - Heading 1, Tựa 2 - Heading 2, Tựa 3 -

Heading 3, Tựa 4 - Heading 4; cấp đề mục: Chương - Level 1 (cấp 1), Tựa 1 - Level 2 (cấp 2), Tựa 2 - Level 3 (cấp

3), Tựa 3 - Level 4 (cấp 4), Tựa 4 - Level 5 (cấp 5); canh biên: toàn bộ các tựa canh biên trái (Alignment: Left), Tựa 1 và Tựa 2 sát biên văn

bản, Tựa 3 thụt biên (Indentation. Before text:) 0,63 cm và Tựa 4 thụt biên 1,27 cm.

Thực hành tạo kiểu định dạng "Bảng":

mở trình đơn Format. Styles and formatting > New Style; trong ô Name gõ Bảng và trong ô Style type chọn Paragraph; trong ô Style based on, chọn Caption; trong ô Style for following paragraphe, chọn Body text (vì sau tên bảng là một bảng,

không nên chọn kiểu Bản văn có thụt biên dòng đầu, trình bày dữ liệu không đẹp mắt); nhấn nút chọn Format. Font và chọn trong thẻ Font các thông số sau:

o Latin text font: Times New Roman, o Font style: Bold,

o Size: 12, o các thông số khác để nguyên, nhấn OK;

nhấn nút chọn Format. Paragraph và chọn trong thẻ Indents and Spacing các thông số sau:

o mục General: chọn Alignment: Centered (canh giữa) và Outline level: Body text (không phân cấp theo đề mục),

o mục Indentation: để mặc định (không thụt biên), o mục Spacing: chọn cả Before: và After: 0,21 cm (hoặc 6 pt), o chọn Line spacing: Single (cách dòng đơn), o các thông số khác để mặc định, o các thẻ khác để mặc định, nhất nút OK;

đánh dấu chọn vào ô Add to template và Automatically Update; xong nhấn nút OK, trong danh sách bên phải xuất hiện kiểu định dạng Bảng.

Thực hành tương tự để tạo kiểu định dạng "Hình", chỉ khác ở tên gọi và kiểu định

dạng theo sau: Bản văn thay vì Body text (vì tên hình nằm dưới hình, nên sau tên hình là một

đoạn văn bản chuẩn).

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Chèn mục lục và các danh mục

Bước 2. Áp dụng các kiểu định dạng cho các thành phần trong văn bản

Sau khi đã có một bộ kiểu định dạng đáp ứng các yêu cầu trình bày văn bản khoa học, cần áp dụng các kiểu định dạng này cho các thành phần tương ứng trong văn bản.

Với các tên bảng và hình, có thể sử dụng công cụ tự động để đánh số và lập danh mục, nhưng đòi hỏi làm chủ nhiều tính năng chuyên sâu của trình xử lí văn bản nên sẽ không đề cập ở đây. Do đó, số thứ tự của bảng và hình, xét ra cũng không quá nhiều trong văn bản, sẽ được đánh số thứ tự thủ công và người soạn thảo sẽ nhập trực tiếp vào dòng tên bảng/hình. Trong ví dụ trên, chỉ cần áp dụng kiểu Bảng cho tên bảng và kiểu Hình cho tên hình là đủ.

Với tựa của các phần tương đương chương nhưng không có đánh số thứ tự (lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, danh mục hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục): chỉ cần áp dụng kiểu định dạng tương ứng (kiểu Tựa trong ví dụ trên) là đủ.

Với tựa của các chương cần đánh số (mở đầu, tổng quan, vật liệu và phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận): trong ví dụ trên, áp dụng kiểu Chương để sau này thiết lập cách đánh số

thứ tự. Nếu xét thấy hai phần mở đầu và kết luận không cần đánh số thứ tự thì áp dụng kiểu định dạng Tựa.

Với các đề mục trong mỗi chương: lần lượt áp dụng các kiểu tương ứng cho mỗi cấp đề mục (trong ví dụ trên là Tựa 1 cho Mục, Tựa 2 cho Tiểu mục, Tựa 3 cho Ý lớn, Tựa 4 cho Ý nhỏ).

Với các đoạn nội dung trong thân bài (trừ các bảng, hình và công thức toán học): trong ví dụ trên, áp dụng kiểu Bản văn.

Bước 3. Đánh số thứ tự đề mục cho các thành phần trong văn bản

Tiếp tục ví dụ trên, các chương mục cần đánh số thứ tự chỉ giới hạn từ phần mở đầu đến phần kết luận (và khuyến nghị), với các kiểu định dạng phân cấp giảm dần theo thứ tự như sau: Chương, Tựa 1, Tựa 2, Tựa 3, Tựa 4.

Theo ví dụ trên, chỉ nhập phần nội dung của tựa chương mục mà không nhập phần số thứ tự một cách thủ công. Phần đánh số thứ tự tự động (kể cả các chuỗi "Chương 1.", "Chương 2.",...) có hai dạng thiết lập chính:

Chương: tự động chèn chuỗi "Chương " theo sau là số thứ tự chương từ 1 (mở đầu) đến 5 (kết luận) và kết thúc bằng "dấu chấm, khoảng trắng";

từ Mục đến Ý nhỏ: tự động chèn số thứ thự theo kiểu ma trận, có kèm trước bằng số thứ tự của cấp đề mục liền trên, ví dụ:

o Chương 1. Mở đầu o Chương 2. Tổng quan tài liệu

2.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2.2. Các vấn đề chưa sáng tỏ

o Chương 3. Vật liệu và phương pháp nghiên cứu 3.1. Địa điểm nghiên cứu 3.2. Vật liệu nghiên cứu 3.3. Phương pháp nghiên cứu [...]

o [...]

Số cấp đề mục theo ví dụ này là năm (từ Chương đến Ý nhỏ), chuỗi số thứ tự dài nhất là năm số. Nếu xét thấy cần tạo thâm cấp mới nhỏ hơn thì áp dụng tương tự, nhưng tốt nhất là không nên chia quá nhỏ như vậy!

Để bắt đầu đánh số tự động cho các chương mục, làm như sau:

đặt con trỏ vào một vị trí trống, tốt nhất là một hàng trống cuối văn bản (để tránh áp dụng nhầm các kiểu định dạng trong quá trình thao tác);

vào trình đơn Format. Bullets and Numbering (định dạng kiểu đánh số); chọn thẻ Outline Numbered (đánh số chương mục); chọn kiểu đánh số phù hợp (số thứ tự theo ma trận kèm trước các Heading); nhấn nút Customize (thay đổi chi tiết so với các thiết lập mặc định của phần mềm).

Tới đây, bắt đầu thiết lập cho cấp đề mục thứ nhất (tức cấp Chương - kiểu định dạng Chương):

trong hộp thoại Customize Outline Numbered List, nhấn lên số 1 trong cột Level; xoá hết thông tin trong ô Number format, nhập vào chuỗi "Chương" và một khoảng

trắng (để chèn chuỗi "Chương " vào trước tựa tất cả các chương có đánh số); trong ô Number style, chọn kiểu 1, 2, 3, ... (để điền số thứ tự của từng chương sau chuỗi

"Chương "); lúc này trong ô Number format xuất hiện số thứ tự có nền xám (tức sẽ thay đổi ở các

thứ tự chương khác nhau) cho con trỏ vào lại ô Number format, sao cho đứng riêng nhấp nháy ở vị trí cuối cùng

sau số thứ tự; gõ tiếp dấu chấm (để chèn dấu chấm vào sau tất cả các số thứ tự chương); ô Start at để mặc định từ 1 (thứ tự bắt đầu mỗi cấp đề mục con là 1); nhấn nút More ở bên tay phải, dưới nút Cancel (để mở rộng các tuỳ chọn); xuống ô Link level to style, chọn Chương (để áp dụng kiểu đánh số này cho các yếu tố

được định dạng bằng kiểu Chương); lên ô Number position chọn Left > Align at: 0 cm và ô Text position chọn Indent at: 0

cm (nhằm không làm thay đổi vị trí số so với thiết lập của kiểu định dạng đã áp dụng trước);

trong ô Follow number with, chọn Space (để chèn một khoảng trắng giữa số thứ tự chương và tựa của chương);

các thông số khác để mặc định.

Kết quả 1: các thao tác cho tới đây cho phép chèn vào trước tất cả các tựa Chương (đã định dạng bằng kiểu Chương) một chuỗi "Chương #. ", trong đó # là số thứ tự thay đổi theo vị trí trước sau của các chương loại này, và các phần còn lại (chuỗi "Chương", dấu chấm và khoảng trắng) giống nhau ở tất cả các chương.

Bước tiếp theo, chưa nhấn nút OK mà tiếp tục thiết lập cho cấp đề mục thứ hai (cấp Mục - kiểu định dạng Tựa 1):

chọn cột Level. 2; với cấp đề mục này hơi khác một chút: sau xoá hết nội dung đã có trong ô Number

format, nhấn lên nút Level 1 trong ô Previous number level (để chèn số thứ tự tự động của cấp đề mục liền trên, tức Chương, cho cấp đề mục đang xử lí);

số thứ tự Level 1 sẽ được điền vào ô Number format; tiếp theo, gõ vào một dấu chấm sau số thứ tự Level 1 (để ngăn cách số thứ tự của hai

cấp đề mục liền nhau); trong ô Number style, chọn kiểu 1, 2, 3, ... (để điền số thứ tự của từng Mục trong mỗi

Chương); lúc này số thứ tự của Level 2 được điền vào ô Number format: gõ tiếp dấu chấm vào sau

số thứ tự của Level 2; ô Start at vẫn để mặc định từ 1 chọn Link to level style: Tựa 1 (để áp dụng kiểu đánh số này cho các yếu tố được định

dạng bằng kiểu Tựa 1) và Follow number with: Space; lên ô Number position:

o chọn Left (số thứ tự được canh biên trái) o Align at: 0 cm (vị trí của số thứ tự ở sát biên văn bản);

trong ô Text position chọn Indent at: 1 cm (nếu tựa dài quá một dòng, dòng bên dưới sẽ thụt vào so với biên văn bản 1cm, để phần tựa không chèn vào phần số thứ tự);

để thông số mặc định trong các các ô Restart numbering after: Level 1 (bắt đầu vòng số thứ tự mới từ cấp đề mục liền trên là Level 1 - Chương) và Apply changes to: Whole list (áp dụng các thay đổi cho toàn bộ các đề mục được đánh số thứ tự trong tài liệu).

Kết quả 2: các thao tác từ sau kết quả 1 cho tới đây cho phép chèn vào trước tất cả các tựa Mục (đã định dạng bằng kiểu Tựa 1) một chuỗi số thứ tự theo kiểu ma trận, thể hiện được mục đó là mục thứ mấy trong chương thứ mấy.

Bước tiếp theo, vẫn chưa nhấn nút OK mà tiếp tục thiết lập cho cấp đề mục còn lại (từ Level 3 - Tựa 2 đến Level 5 - Tựa 4):

khi chọn lần lượt các Level 3 cho đến Level 5, các cách điền số thứ tự trước đó đã được "tự động hoá";

các thay đổi cho từng cấp đề mục là như sau: o Level 3 - Tựa 2: Link to level style: Tựa 2, Follow number with: Space, Align at:

0 cm, Indent at: 1,27 cm, Restart numbering after: Level 2; o Level 4 - Tựa 3: Link to level style: Tựa 3, Follow number with: Space, Align at:

0,63 cm, Indent at: 2,24 cm, Restart numbering after: Level 3; o Level 5 - Tựa 4: Link to level style: Tựa 4, Follow number with: Space, Align at:

1,27 cm, Indent at: 3,24 cm, Restart numbering after: Level 4; các ô/mục khác cùng với một số thay đổi kể trên được "tự động hoá" từ các thiết lập

liền trước, chỉ cần kiểm tra xem có chính xác tương ứng với mỗi cấp đề mục hay không.

Đến lúc này, việc đánh số thứ tự tự động cho tất cả các đề mục cần đánh số (từ chương mở đầu đến chương kết luận) trong văn bản đều đã thiết lập xong. Nhấn nút OK và trở về văn bản chính để xem xét kết quả. Nếu có sự sai số thứ tự thì có hai khả năng:

làm không đúng quy trình kể trên (hoặc có sai sót ở một điểm nào đó): cần xoá hết các thiết lập cho từng Level để làm lại từ đầu;

áp dụng kiểu định dạng chưa đúng cho yếu tố trong văn bản: chỉ cần áp dụng lại kiểu định dạng phù hợp thì số thứ tự sẽ được tự động điều chỉnh và tự động cập nhật.

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Chèn mục lục và các danh mục

Bước 4. Tạo vị trí riêng cho mục lục và các danh mục

Sau khi đã phân biệt trang bìa với các trang nội dung, định dạng đầu trang và chân trang, đánh số trang đầy đủ, áp dụng các kiểu định dạng và đánh số tự động thành công cho tất cả các thành phần tương ứng trong văn bản, mới đến lúc chuẩn bị cho phần mục lục và các danh mục ở phần khai tập (khi đã làm chủ được kĩ thuật này thì thực hiện việc gì trước việc gì sau cũng không còn là vấn đề!).

Trước tiên, cần dành một trang trắng cho mỗi thành phần trong khai tập: một trang cho Lời cảm ơn, một trang cho Mục lục, một trang cho Danh mục bảng, một trang cho Danh mục hình, Một trang cho Danh mục kí hiệu và chữ viết tắt. Giả định rằng trong tài liệu soạn sẵn chưa có chỗ dành sẵn cho các thành phần này, cách làm như sau:

cho con trỏ về vị trí đầu tiên sau trang bìa; nhập lần lượt tựa của các thành phần kể trên (văn bản thô) bằng chữ in hoa (theo đúng

quy định cho chương và thành phần tương đương), kết thúc mỗi thành phần bằng cách nhấn phím Enter;

cho con trỏ vào trước yếu tố thứ hai (trong ví dụ trên là Mục lục); vào trình đơn Insert. Break, chọn Break type. Page break (ngắt trang bình thường),

hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Enter cũng có tác dụng tương đương; yếu tố thứ nhất (Lời cảm ơn) được giữ lại, và từ yếu tố thứ hai (Mục lục) trở đi được

chuyển qua bắt đầu một trang mới; áp dụng tương tự cho đến khi đưa được phần bài chính qua được trang mới, và mỗi

thành phần trong khai tập đều đã có một trang riêng; sau đó, quay lại áp dụng kiểu định dạng Tựa (tương đương với kiểu Chương nhưng

không có đánh số) cho tất cả các thành phần này (hai phần Danh mục tham khảo và Phụ lục cũng áp dụng tương tự từ sau chương Kết luận và khuyến nghị).

Bước 5. Chèn Danh mục bảng

Theo ví dụ trên, các điều kiện để lập được Danh mục bảng tự động là:

phần này đã có một trang riêng như đã làm ở trên; tựa được định dạng theo kiểu Tựa; các tên hình trong bài đã được định dạng theo kiểu Hình (trong ví dụ trên); các tên hình đã được đánh số thứ tự (thủ công) chính xác theo chương mục tương ứng.

Các bước thực hiện là:

tạo một dòng trắng sau tựa "Danh mục bảng" bằng cách nhấn phím Enter (nếu đã có sẵn thì đặt con trỏ vào dòng trắng đó);

vào trình đơn Insert. Reference (chèn các thông tin tham chiếu), chọn Index and Tables (các chỉ mục, mục lục và danh mục);

chọn thẻ Table of Figures (danh mục các hình); để nguyên các giá trị mặc định đã tự động chọn trong các ô Show page numbers (hiển

thị số trang), Right align page number (số trang canh biên thẳng hàng bên phải), Use hyperlink instead of page numbers (có siêu liên kết đến trang tương ứng);

trong ô Tab leader, có thể lựa chọn các đường kẻ tuỳ ý thích; trong ô Formats có thể chọn các mẫu trình bày danh mục khác nhau, sao cho phù hợp

với toàn bộ tài liệu; nhấn nút Options, một hộp thoại mới hiện ra; trong ô Build table of figures from (tạo danh mục từ các thành phần khác), chọn Style:

Bảng (để tạo danh mục từ các yếu tố được định dạng theo kiểu Bảng); nhấn nút OK, về lại hộp thoại ban đầu, nhấn nút OK lần nữa, Danh mục bảng sẽ được

điền vào theo các thông số đã lựa chọn.

Bước 6. Chèn Danh mục hình

Để chèn Danh mục hình, điều kiện và cách làm cũng tương tự như với Danh mục bảng. Điểm khác biệt là kiểu định dạng được sử dụng ở đây là kiểu Hình.

Lưu ý:

trình xử lí văn bản chỉ có một kiểu Table of Figures để áp dụng cho cả hai loại danh mục bảng và hình;

khi đã có một danh mục đầu tiên được tạo ra theo kiểu này, ở lần áp dụng tương tự cho danh mục thứ hai:

o danh mục trước sẽ được bôi chọn, o chương trình sẽ hỏi: "Do you want to replace the selected table of figures?"

("Bạn có muốn thay thế danh mục đã chọn hay không?"); nếu chọn Yes ("Đồng ý!"), danh mục vừa thiết lập xong sẽ được chép đè lên danh mục

đã tạo ra trước đó; nếu chọn Cancel ("Huỷ lệnh") thì sẽ về lại trang văn bản mà không có gì thay đổi:

không mất danh mục cũ, cũng không có danh mục mới; cách tốt nhất là chọn No ("Không đồng ý!"), chương trình sẽ không chép đè lên danh

mục cũ, mà tạo ra danh mục mới theo đúng các thiết lập đã chọn.

Khi đã làm như trên, cho dù có điều chỉnh gì về nội dung trong tựa của các bảng và hình, hoặc thêm/bớt tên bảng/hình, hoặc thay đổi số trang của tên bảng/hình,... nói chung là đối với mọi thay đổi bên trong nội dung văn bản sau thời điểm chèn các danh mục (cũng như mục lục sau này), việc cập nhật vẫn rất đơn giản bằng vài động tác:

nhấn chuột phải lên danh mục/mục lục; chọn Update Field (cập nhật các trường thông tin); trong hộp thoại hiện ra, chọn Update entire table (cập nhật toàn bộ danh mục/mục lục)

và nhấn nút OK.

Bước 7. Chèn Mục lục

Nếu chưa hoàn toàn làm chủ được kĩ thuật định dạng tự động, cách tốt nhất là chèn mục lục sau cùng, sau khi đã hoàn tất hết các phần khác trong tài liệu.

Tiếp tục giả định như trên, đến lúc này tài liệu đã có đủ các phần, được áp các kiểu định dạng phù hợp và đánh số thứ tự đầy đủ, các danh mục bảng và hình đã chèn vào xong, việc cuối cùng là chèn mục lục. Cách làm như sau:

tạo một dòng trắng sau tựa "Mục lục" bằng cách nhấn phím Enter (nếu đã có sẵn thì đặt con trỏ vào dòng trắng đó);

vào trình đơn Insert. Reference > Index and Tables; chọn thẻ Table of Contents (mục lục nội dung); để nguyên các giá trị mặc định đã tự động chọn trong các ô Show page numbers (hiển

thị số trang), Right align page number (số trang canh biên thẳng hàng bên phải), Use hyperlink instead of page numbers (có siêu liên kết đến trang tương ứng);

trong ô Tab leader, có thể lựa chọn các đường kẻ tuỳ ý thích; trong ô Formats có thể chọn các mẫu trình bày danh mục khác nhau, sao cho phù hợp

với toàn bộ tài liệu;

trong ô Show levels, chọn số cấp đề mục cần hiển thị trong mục lục: mặc định là ba cấp, có thể chọn nhiều hơn nhưng lưu ý là mục lục đầu trang quá chi tiết đôi khi làm người đọc khó thấy rõ dàn bài chính;

với số cấp đã chọn, nhấn nút Options; trong cột TOC level (các cấp hiển thị trong mục lục), xoá các thông số cho các kiểu

định dạng chuẩn của trình xử lí văn bản (Title, Heading 1, Heading 2, Heading 3, Heading 4);

sửa cấp hiển thị trong mục lục của các kiểu định dạng riêng đã lập: Chương - TOC level 1, Tựa - TOC level 1, Tựa 1 - TOC level 2, Tựa 2 - TOC level 3 (nếu chọn nhiều cấp hơn thì: Tựa 3 - TOC level 4, Tựa 4 - TOC level 5);

không nên thay đổi gì ở các ô khác; nhấn nút OK, về lại hộp thoại ban đầu, nhấn nút OK lần nữa, Mục lục sẽ được điền vào

theo các thông số đã lựa chọn. Thiết kế bài thuyết trình khoa học Mở đầu Thuyết trình là một trong những phương thức hiệu quả giúp truyền đạt thông tin một

cách thuyết phục đến một nhóm đối tượng nghe nhất định. Tuỳ mỗi lĩnh vực và nhóm đối tượng nghe mà có những phương pháp chuẩn bị, thiết kế và thuyết trình khác nhau. Trong nhà trường và các đơn vị nghiên cứu, với các mục tiêu đặc thù có định hướng giáo dục và khoa học, việc thiết kế và thực hiện một bài thuyết trình rất cần có những lưu ý riêng.

Khả năng nói và thuyết trình trước đám đông đòi hỏi một quá trình rèn luyện lâu dài, cả về tâm lí lẫn khả năng kiểm soát ngôn ngữ. Có một điều hơi đáng tiếc là trong rất nhiều năm, nền giáo dục Việt Nam chưa khuyến khích một cách đại trà trong toàn hệ thống các phương pháp và hình thức dạy học giúp học sinh rèn luyện và phát triển khả năng thuyết trình và đối thoại trước đám đông, dẫn đến việc thói quen học thuộc lòng - nhớ - đọc lại trở thành phổ biến trong đại bộ phận học sinh. May mắn là những năm gần đây đã có những dấu hiệu chuyển biến tích cực, học sinh - sinh viên được khuyến khích phát biểu - đối thoại nhiều hơn trong lớp học, các hình thức dạy học có tổ chức thuyết trình được khuyến khích, thậm chí bắt buộc, ngày càng nhiều hơn, đặc biệt là ở các trường đại học.

Tuy nhiên, cho tới nay, một phần không nhỏ các bài thuyết trình khoa học - giáo dục trong nhà trường vẫn còn mang đậm tính kĩ thuật nhiều hơn là phương pháp. Có nghĩa là, nhiều tính năng (hình ảnh, màu sắc, hiệu ứng trình diễn, tỉ lệ trình bày các thành phần,...) của các công cụ thiết kế bài thuyết trình (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress,...) bị khai thác một cách không có chọn lọc, không phù hợp với đặc thù về mục đích khoa học và giáo dục. Bên cạnh đó, còn có vấn đề về phương pháp xây dựng nội dung cho bài thuyết trình sao cho chặt chẽ, có tính thuyết phục cao, và cách thức thuyết trình, mà không ít người chỉ làm một việc cực kì đơn giản và... nhàm chán (!): chiếu bản phim (slide/diapositive), quay lưng lại cử toạ và... đọc.

Phần cuối cùng của giáo trình này sẽ trình bày một số nguyên tắc cơ bản nhất, mong đem lại đôi điều "cũ người mới ta" về mặt phương pháp thuyết trình trong khoa học và giáo dục.

Thiết kế bài thuyết trình khoa học

Quá trình chuẩn bị

Để có một bài thuyết trình khoa học tốt, trái với cách làm đơn giản là sao chép lại những gì đã có trong bài viết, người thuyết trình cần phải:

chuẩn bị tinh thần; chuẩn bị thông điệp; và chuẩn bị phương tiện cho buổi thuyết trình của mình.

Chuẩn bị tinh thần là việc đầu tiên người thuyết trình cần làm trước khi trình bày một vấn đề khoa học, nhằm tạo ra sự tự tin, loại bỏ những cảm giác sợ sệt, lo lắng trước buổi thuyết trình. Có ba cách chính để chuẩn bị tinh thần, có tác dụng bổ sung lẫn nhau:

làm chủ nội dung trình bày, không để sót những yếu tố mập mờ: người nghe thường dễ dàng phát hiện ra điểm yếu của người nói nếu vấn đề được đề cập một cách lộn xộn, hay khi những nội dung cốt lõi bị khoả lấp, bỏ qua;

tự tin vào bản thân, vì người thuyết trình phải là người hiểu rõ vấn đề được trình bày hơn so với người nghe;

dự kiến những câu hỏi mà cử toạ có thể đặt ra sau phần trình bày của mình.

Về mặt tâm lí, nói chung ngay cả các giáo sư giỏi hay chuyên gia diễn thuyết đôi khi cũng không thể loại bỏ hết cảm giác lo lắng trước một buổi thuyết trình nào đó, nên đối với sinh viên chuyện thiếu tự tin trước buổi thuyết trình khoa học cũng là bình thường. Chỉ cần cố gắng làm được tốt ba bước chuẩn bị như trên là đã góp phần quan trọng dẫn đến thành công.

Chuẩn bị thông điệp là việc quan trọng quyết định sự chặt chẽ và tính thuyết phục của bài thuyết trình. Thông thường, bài thuyết trình khoa học được thiết kế dựa trên một bài viết đã có sẵn. Điều này vừa có điểm thuận tiện, lại vừa có điểm bất tiện:

thuận tiện là mọi nội dung chi tiết và có hệ thống đã sẵn có trong bài viết; bất tiện là chính điều đó có xu hướng dẫn người thuyết trình đến chỗ trình bày lại quá

nhiều các chi tiết của bài viết, đôi khi không cần thiết đến độ làm khoả lấp cả nội dung trọng tâm;

và thông thường các yếu tố minh hoạ trong bài viết được đưa nguyên vẹn vào một bài thuyết trình sẽ không đủ độ phù hợp về mặt thị giác.

Để hạn chế các điểm bất tiện như trên, cần dành sự lưu tâm thích đáng cho việc chuẩn bị thông điệp của buổi thuyết trình, với các công việc như sau:

lập một dàn ý chính xác cho thông điệp cần truyền đi qua bài thuyết trình;

chú ý nhấn mạnh các điểm cốt lõi và các ý quan trọng nhất trong thông điệp; sắp xếp thêm những ý phụ quanh các ý chính này, sao cho có được một trình tự lập

luận chặt chẽ, dù không nhất thiết phải hoàn toàn đầy đủ, o trong thực tế người thuyết trình không nên trình bày hết những gì mình biết, mà

nên dành một số vấn đề nhỏ, phụ cho cử toạ hỏi và trao đổi; dùng các phiếu ghi chú để ghi lại những ý chính và phụ này sao cho dễ dàng đọc được

khi lướt mắt qua, o chỉ nên dùng một phiếu cho mỗi nhóm ý tưởng/nội dung và sắp xếp theo thứ tự

trình bày; trước buổi thuyết trình chính thức, nên luyện tập như thật với người thân, bạn bè,

đồng nghiệp, nhằm rút trước một số kinh nghiệm, khắc phục trước một số lỗi mà tự thân không nhìn thấy được.

Chuẩn bị phương tiện thuyết trình là bước chuẩn bị sau cùng cho một bài thuyết trình tốt, nhưng ngược lại rất thường xuyên được nhiều người đưa lên thành việc đầu tiên trong quá trình chuẩn bị. Cách làm ngược này là một kiểu lệ thuộc vào phương tiện và công nghệ. Nếu không có một thông điệp tốt và một tinh thần chuẩn bị sẵn sàng thì một bài trình chiếu đẹp đến mấy cũng không thể dẫn đến thành công đúng nghĩa cho buổi thuyết trình. Ngược lại, khi đã chuẩn bị tốt thông điệp cũng như về mặt tinh thần, người thuyết trình có thể đạt được thành công với nhiều loại phương tiện trình diễn khác nhau.

Các phim trong (transparent) có thể được xem là phương tiện chuẩn bị dễ dàng, nhanh chóng và ít tốn kém nhất, song vẫn cần chuẩn bị cẩn thận, nhất là tránh việc chỉ photocopy một cách đơn giản các bảng biểu và hình ảnh trong bài viết.

o Với các hình ảnh hay bảng biểu, chỉ nên giữ lại các thông tin cốt lõi nhất, hoặc phân tách ra nhiều phần.

o Cỡ chữ không được quá nhỏ, ít nhất là 14 pt; mỗi bản phim nên được chiếu trọn trong màn hình, nội dung không nên dàn sát các biên.

o Với các bản phim cần trình bày một ý tưởng bằng chữ viết, không nên soạn quá 12 dòng; nên sắp xếp các bản phim theo thứ tự trình bày, có đánh số; và ngay cả các bản phim cần sử dụng nhiều lần thì cũng nên sao ra nhiều bản để xếp theo thứ tự, không quay lại tìm bản phim đã dùng.

Một số bài thuyết trình có thể sử dụng các hình kích thước lớn. Nói chung, loại hình này (bản đồ, biểu đồ, ảnh...) thường có tác dụng thông tin ở mức cá thể nhiều hơn là tập thể (trước đám đông). Trong trường hợp nhất thiết phải dùng chúng cho bài thuyết trình, cần đặt bản đồ ở vị trí dễ quan sát để có thể giải thích những nét đại thể trên bản đồ, và với một số phần quan trọng cần giải thích chi tiết, nên chụp trích lại để phóng lớn bằng phương tiện trình bày chính của buổi thuyết trình.

Bài trình chiếu điện tử (electronic presentation/présentation électronique) là công cụ được sử dụng ngày càng phổ biến cho các buổi thuyết trình, đặc biệt là với sự phát triển sâu và rộng của các ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực đời sống. Khi thiết kế bài trình chiếu với mục đích khoa học - giáo dục, cần có những lưu ý như sau:

o bản phim (slide/diapositive) phải dễ đọc đối với toàn bộ cử toạ, hoặc ít nhất là đối với những người nghe quan trọng;

o không dùng các yếu tố phụ hoạ làm phân tán sự chú ý của cử toạ (như các yếu tố động; các hình ảnh, biểu tượng vui,...);

o sử dụng công cụ thiết kế phù hợp với công cụ thuyết trình sẽ sử dụng, nhằm tránh những sự cố không tương thích về phần mềm, thời gian hiển thị, màu sắc,...;

o kiểm soát được diễn tiến buổi thuyết trình, có thể dừng lại, tiếp tục hoặc quay lui một cách nhịp nhàng ở bất cứ thời điểm nào, sau bất cứ câu hỏi nào được đặt ra;

o định vị nhanh chóng ở bất cứ điểm nào trong các bản phim liên quan đến mỗi câu hỏi đặt ra.

Làm quen trước với địa điểm và công cụ thuyết trình cũng là một bước chuẩn bị quan trọng, để có thể đảm bảo mọi ý tưởng đã thiết kế có thể thực hiện được một cách trôi chảy, thuận lợi.

Thiết kế bài thuyết trình khoa học

Nguyên tắc thiết kế

Sau khi đã chuẩn bị được thông điệp với các ý tưởng chính cần trình bày, thiết kế là cách để biến những ý tưởng đó thành hiện thực. Cần nhắc lại một lưu ý cơ bản khi thiết kế bài thuyết trình khoa học là: chỉ bắt tay vào thiết kế sau khi đã có một thông điệp được chuẩn bị tương đối chặt chẽ.

Khi bắt đầu thiết kế, lại cần nhớ thêm một nguyên tắc: không sử dụng một yếu tố kĩ thuật vì đặc tính kĩ thuật của nó, mà sử dụng các yếu tố kĩ thuật tuỳ theo mục đích cần đạt được. Việc các đặc tính kĩ thuật trình chiếu bị sử dụng sai mục đích sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông điệp chính của bài thuyết trình, đặc biệt là khi người thiết kế không kiểm soát được mức độ khai thác các yếu tố động trong bản phim.

Một cô giáo dạy phổ thông kể rằng trong trường của cô có phong trào thiết kế "giáo án điện tử" bằng PowerPoint, và bài của cô bị tổ bộ môn đánh giá "Trung bình", vì không làm nhạc nền để tạo sự hứng thú cho học sinh (sic!). Khi đem các "giáo án điện tử" có nhạc nền ra để dạy thử, học sinh rất hứng thú và chăm chú... nghe nhạc mà không quan tâm gì đến nội dung bài giảng (?!).

Những nguyên tắc vàng của một bài thuyết trình khoa học là:

sáng sủa;

mạch lạc; dễ đọc; đơn giản; phù hợp với cử toạ.

Để thiết kế được bài thuyết trình đáp ứng được các nguyên tắc trên, ngoài một thông điệp tốt còn cần phải làm chủ được các quy trình và kĩ thuật sau: sử dụng mẫu thiết kế; sử dụng màu sắc; sử dụng phông chữ; trình bày chữ viết; sử dụng hình ảnh; sử dụng các bảng và hình; sử dụng các sơ đồ; sử dụng các kiểu chuyển bản phim (transition); sử dụng các hiệu ứng động (animation).

Sử dụng mẫu thiết kế

Thường phần mềm thiết kế trình chiếu có nhiều bộ mẫu thiết kế khác nhau về phông nền và cách sắp đặt cách thành phần trong bản phim. Những người dùng chuyên sâu có thể tự tạo cho mình những bộ mẫu thiết kế riêng, tuỳ theo từng mục đích thuyết trình. Khi sử dụng các mẫu thiết kế cần quan tâm đến một số vấn đề sau:

chỉ dùng một mẫu duy nhất cho một bài thuyết trình; mẫu sử dụng phải phù hợp với nội dung trình bày, hoặc có thể ưu tiên cho một mẫu

"trung tính"; lưu ý một số lỗi thiết kế có thể có trong các bộ mẫu được giới thiệu; hạn chế thay đổi phông nền bản phim; thường không có các thành phần gây phân tán sự chú ý của cử toạ.

Sử dụng màu sắc

Ưu tiên sử dụng các nền có màu đồng nhất hơn là nền có màu phân tán hoặc có nhiều thành phần khác chèn vào (hình ảnh, biểu tượng,...). Màu chữ và màu nền cần có độ tương phản tốt để có thể đọc rõ chữ viết và thấy rõ hình ảnh.

Dự kiến trước một sự khác biệt nhỏ (thậm chí nhiều nếu thiết bị chiếu không tốt) về màu sắc trên bản thiết kế so với thực tế qua máy chiếu. Thông thường màu trên máy chiếu nhạt hơn so với bản thiết kế.

Các bộ màu nên và không nên dùng

Sử dụng phông chữ

Sử dụng bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nên dùng các kiểu chữ cổ điển tiêu chuẩn, với các kí tự được tách rời rõ ràng với nhau (Arial, Courrier, Tahoma, Times New Roman, Verdana,...).

Nên dùng chủ yếu các kiểu chữ không chân (sans serif) như Arial, Tahoma, Verdana cho các bài trình chiếu, vì kiểu chữ có chân (serif) dễ bị mất nét khi phóng lớn, rất khó đọc.

Riêng với các đoạn chữ viết tương đối dài, nên dùng kiểu chữ có chân (như Times New Roman).

Hình chữ (đứng, đậm, nghiêng, gạch chân,...) và loại chữ (in thường, in hoa) nên dùng có cân nhắc:

chữ in đậm: dùng cho các ý cần nhấn mạnh, nhưng không in đậm quá nhiều; chữ in nghiêng: dùng cho các đoạn trích dẫn nguyên văn và các ví dụ; CHỮ IN HOA: tránh viết in hoa toàn bộ câu, chỉ viết in hoa chữ cái đầu âm tiết theo

đúng quy định bình thường; chữ gạch chân: hạn chế, nói chung là không nên dùng.

Trình bày chữ viết

Cỡ chữ sử dụng trong bài trình chiếu phải tương đồng từ bản phim này qua bản phim khác, tránh thay đổi kích cỡ một cách tuỳ ý, đặc biệt là các phần tựa của mỗi bản phim hay mỗi mục nội dung.

Tựa của bản phim: cỡ chữ khoảng 38-44 pt. Tựa của mỗi mục và chữ viết: cỡ chữ khoảng 24-32 pt. Không nên dùng cỡ chữ quá nhỏ cho thông tin chính (bài thuyết trình), vì cử toạ sẽ

không nhìn thấy được từ xa, đồng thời làm mất cân đối bản phim; cũng không sử dụng cỡ chữ quá to cho các thông tin phụ (đầu và chân bản phim) vì làm phân tán sự chú ý của cử toạ.

Tên các tác giả được trích dẫn có thể thu nhỏ hơn cỡ chữ đang dùng trong cùng ý. Tuyệt đối không cắt ngang đoạn văn bản từ bản phim trước để tiếp tục trình bày trong

bản phim sau.

Vị trí trình bày của chữ viết cần có những lưu ý sau:

đặt tựa ngắn gọn, độc đáo; sử dụng bình quân sáu dòng văn bản trong mỗi bản phim; nội dung mỗi dòng cần cô đọng ở những ý cơ bản nhất của ý cần trình bày, không nhất

thiết phải viết câu hoàn chỉnh về ngữ pháp mà có thể rút gọn thành một ngữ hay tổ hợp

ngữ danh/động từ, và do đó càng nên tránh động tác chép-dán nguyên vẹn bản văn từ bài viết qua bài thuyết trình;

sử dụng dấu chấm tròn (thường dùng cho danh sách liệt kê) ở đầu mỗi dòng để dễ phân biệt;

không dùng dấu chấm câu ở mỗi cuối dòng; nên giữ đúng cách dàn trang đã lập sẵn trong các bộ mẫu thiết kế; canh biên chữ viết từ trái qua phải; sắp xếp các ý với một khoảng cách đủ rộng và thoáng; không để chữ viết lấn sát ra các biên trên, dưới, trái, phải của bản phim; hạn chế trình bày chữ theo chiều đứng, chỉ sử dụng khi thực sự cần thiết.

kế bài thuyết trình khoa học

Nguyên tắc thiết kế

Sử dụng hình ảnh

Hình ảnh là những yếu tố thông tin có giá trị minh hoạ cao khi sử dụng đúng cách và đúng chỗ trong bài thuyết trình. Theo các nghiên cứu về khoa học thị giác, khi chiếu một bản phim, vùng văn bản thường được chú ý trước vùng hình ảnh. Đọc là một phản xạ tự nhiên, khiến cho khi chữ viết xuất hiện cùng với các yếu tố khác thì xu hướng của "người xem" luôn là đọc phần chữ viết rồi mới xem các yếu tố hình ảnh. Do đó:

chỉ đưa hình ảnh vào bài khi cần thiết; chỉ đưa hình ảnh có ý nghĩa minh hoạ hoặc làm rõ hơn ý tưởng đang trình bày; những hình ảnh cần lặp lại trong cả bài nên được trình bày trong nền bản phim; tránh đưa bất cứ hình ảnh gì vào bất cứ chỗ nào trong bài thuyết trình, hoặc chỉ đưa

hình ảnh với mục đích làm vui mắt; cố gắng chọn lọc chỉ một hình ảnh minh hoạ cho một ý; cẩn thận với độ phân giải của hình ảnh: độ phân giải quá thấp phóng lớn lên sẽ bị vỡ

nét;

Sử dụng các bảng và biểu đồ

Với các bảng biểu và biểu đồ vẽ từ một chương trình máy tính, người thuyết trình có hai lựa chọn: chép từ bài viết vào trong bài trình chiếu; hoặc soạn mới trong trình thiết kế. Cần lưu ý:

đặt tựa ngắn gọn, rõ ràng, đúng quy cách; phân biệt rõ ràng các cột của bảng và các trục của biểu đồ; định dạng các yếu tố trong bảng/biểu đồ sao cho đọc được rõ; thay đổi màu sắc hoặc hình chữ để tạo sự chú ý cho những điểm đặc biệt; ưu tiên soạn mới trong trình thiết kế;

khi chép từ các phần mềm khác qua, cần kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu và các cách trình bày (kích thước, đường kẻ, cỡ chữ,...).

Sử dụng các sơ đồ

Với các sơ đồ, các điểm cần lưu ý cũng tương tự như đối với bảng và biểu đồ:

đặt tựa ngắn gọn, rõ ràng, đúng quy cách; định dạng các yếu tố trong sơ đồ sao cho đọc được rõ; thay đổi màu sắc hoặc hình chữ để tạo sự chú ý cho những điểm đặc biệt; cho xuất hiện lần lượt từng thành phần của sơ đồ (sử dụng hiệu ứng động) để người

nghe dễ hiểu; sử dụng các công cụ vẽ (Draw/Dessin) của trình thiết kế để vẽ các yếu tố dạng hình học

và chèn khung chữ viết.

Sử dụng các cách chuyển bản phim

Cách chuyển bản phim là hiệu ứng động ở mức bản phim, tức cách thức đóng một bản phim và mở bản phim tiếp theo theo các chiều hướng, tốc độ và kiểu chuyển động khác nhau, như cuốn từ góc phải qua góc trái, mở rộng từ trung tâm ra ngoại vi, tô mờ, khép/mở bằng các khe tối dọc/ngang,...

Trong một bài thuyết trình khoa học, vì tính chất nghiêm túc, chính xác và đơn giản, thông thường nên hạn chế áp dụng các cách chuyển bản phim cầu kì, phức tạp. Cách thuận tiện nhất là không dùng. Cònnếu dùng kĩ thuật này, nên lưu ý:

chỉ nên chọn từ một đến ba kiểu chuyển sử dụng đồng nhất cho các cấp bản phim (ví dụ: một kiểu để chuyển sang bản phim mới trong cùng mục, một kiểu để chuyển sang bản phim thuộc mục mới, một kiểu để chuyển sang bản phim thuộc phần mới);

các kiểu chuyển nên đơn giản và nhanh, tránh các cách rườm rà, kéo dài, chậm hay làm rối mắt;

kiểm tra kiểu chuyển ở chế độ chiếu chứ không chỉ ở chế độ xem thử (preview).

Sử dụng các hiệu ứng động

Hiệu ứng động là các cách thức làm một hay nhiều thành phần của bản phim xuất hiện trên màn hình, theo các chiều hướng, tốc độ và kiểu chuyển động khác nhau (như cách chuyển bản phim, nhưng có nhiều kiểu hiệu ứng hơn). Hiệu ứng động chỉ áp dụng cho các thành phần của từng bản phim.

Cũng tương tự như với cách chuyển bản phim, khi sử dụng hiệu ứng động trong bài thuyết trình khoa học cần lưu ý:

sử dụng điều độ các hiệu ứng động; chọn các hiệu ứng đơn giản, nhanh, không làm rối mắt người quan sát; tuỳ trường hợp mà thiết kế cho hiệu ứng hoạt động sau mỗi lần nhấp chuột hay từ động

sau một khoảng thời gian; kiểm tra hiệu ứng ở chế độ chiếu.

kế bài thuyết trình khoa học

Nguyên tắc thiết kế

Sử dụng hình ảnh

Hình ảnh là những yếu tố thông tin có giá trị minh hoạ cao khi sử dụng đúng cách và đúng chỗ trong bài thuyết trình. Theo các nghiên cứu về khoa học thị giác, khi chiếu một bản phim, vùng văn bản thường được chú ý trước vùng hình ảnh. Đọc là một phản xạ tự nhiên, khiến cho khi chữ viết xuất hiện cùng với các yếu tố khác thì xu hướng của "người xem" luôn là đọc phần chữ viết rồi mới xem các yếu tố hình ảnh. Do đó:

chỉ đưa hình ảnh vào bài khi cần thiết; chỉ đưa hình ảnh có ý nghĩa minh hoạ hoặc làm rõ hơn ý tưởng đang trình bày; những hình ảnh cần lặp lại trong cả bài nên được trình bày trong nền bản phim; tránh đưa bất cứ hình ảnh gì vào bất cứ chỗ nào trong bài thuyết trình, hoặc chỉ đưa

hình ảnh với mục đích làm vui mắt; cố gắng chọn lọc chỉ một hình ảnh minh hoạ cho một ý; cẩn thận với độ phân giải của hình ảnh: độ phân giải quá thấp phóng lớn lên sẽ bị vỡ

nét;

Sử dụng các bảng và biểu đồ

Với các bảng biểu và biểu đồ vẽ từ một chương trình máy tính, người thuyết trình có hai lựa chọn: chép từ bài viết vào trong bài trình chiếu; hoặc soạn mới trong trình thiết kế. Cần lưu ý:

đặt tựa ngắn gọn, rõ ràng, đúng quy cách; phân biệt rõ ràng các cột của bảng và các trục của biểu đồ; định dạng các yếu tố trong bảng/biểu đồ sao cho đọc được rõ; thay đổi màu sắc hoặc hình chữ để tạo sự chú ý cho những điểm đặc biệt; ưu tiên soạn mới trong trình thiết kế; khi chép từ các phần mềm khác qua, cần kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu và các

cách trình bày (kích thước, đường kẻ, cỡ chữ,...).

Sử dụng các sơ đồ

Với các sơ đồ, các điểm cần lưu ý cũng tương tự như đối với bảng và biểu đồ:

đặt tựa ngắn gọn, rõ ràng, đúng quy cách; định dạng các yếu tố trong sơ đồ sao cho đọc được rõ; thay đổi màu sắc hoặc hình chữ để tạo sự chú ý cho những điểm đặc biệt; cho xuất hiện lần lượt từng thành phần của sơ đồ (sử dụng hiệu ứng động) để người

nghe dễ hiểu; sử dụng các công cụ vẽ (Draw/Dessin) của trình thiết kế để vẽ các yếu tố dạng hình học

và chèn khung chữ viết.

Sử dụng các cách chuyển bản phim

Cách chuyển bản phim là hiệu ứng động ở mức bản phim, tức cách thức đóng một bản phim và mở bản phim tiếp theo theo các chiều hướng, tốc độ và kiểu chuyển động khác nhau, như cuốn từ góc phải qua góc trái, mở rộng từ trung tâm ra ngoại vi, tô mờ, khép/mở bằng các khe tối dọc/ngang,...

Trong một bài thuyết trình khoa học, vì tính chất nghiêm túc, chính xác và đơn giản, thông thường nên hạn chế áp dụng các cách chuyển bản phim cầu kì, phức tạp. Cách thuận tiện nhất là không dùng. Cònnếu dùng kĩ thuật này, nên lưu ý:

chỉ nên chọn từ một đến ba kiểu chuyển sử dụng đồng nhất cho các cấp bản phim (ví dụ: một kiểu để chuyển sang bản phim mới trong cùng mục, một kiểu để chuyển sang bản phim thuộc mục mới, một kiểu để chuyển sang bản phim thuộc phần mới);

các kiểu chuyển nên đơn giản và nhanh, tránh các cách rườm rà, kéo dài, chậm hay làm rối mắt;

kiểm tra kiểu chuyển ở chế độ chiếu chứ không chỉ ở chế độ xem thử (preview).

Sử dụng các hiệu ứng động

Hiệu ứng động là các cách thức làm một hay nhiều thành phần của bản phim xuất hiện trên màn hình, theo các chiều hướng, tốc độ và kiểu chuyển động khác nhau (như cách chuyển bản phim, nhưng có nhiều kiểu hiệu ứng hơn). Hiệu ứng động chỉ áp dụng cho các thành phần của từng bản phim.

Cũng tương tự như với cách chuyển bản phim, khi sử dụng hiệu ứng động trong bài thuyết trình khoa học cần lưu ý:

sử dụng điều độ các hiệu ứng động; chọn các hiệu ứng đơn giản, nhanh, không làm rối mắt người quan sát; tuỳ trường hợp mà thiết kế cho hiệu ứng hoạt động sau mỗi lần nhấp chuột hay từ động

sau một khoảng thời gian; kiểm tra hiệu ứng ở chế độ chiếu.

THIẾT KẾ BÀI THUYẾT TRÌNH KHOA HỌC

MỘT SỐ TÍNH NĂNG THIẾT KẾ CƠ BẢN

Sử dụng phần mềm thiết kế trình chiếu không phải là mục đích của giáo trình này. Ở đây chỉ giới thiệu một số tính năng cơ bản nhất có thể khai thác nhằm mục đích thiết kế bài thuyết trình khoa học. Để theo học phần này dễ dàng, người học cần biết sử dụng ở mức độ căn bản một phần mềm thiết kế trình chiếu. Các hướng dẫn sau đây là dành cho phần mềm Microsoft PowerPoint XP, bản tiếng Anh, chạy dưới hệ điều hành Windows XP. Nhấn lên siêu liên kết để xem hình minh hoạ.

Tạo hình nền

Hình nền là một yếu tố có thể tạo ra ấn tượng lâu dài cho người nghe, nếu sử dụng đúng cách trong thiết kế. Thường hình nền là một hình ảnh có liên quan chặt chẽ đến nội dung trọng tâm hoặc chủ đề của bài thuyết trình. Hình nền nên có độ đồng đều về màu sắc để không ảnh hưởng đến độ rõ nét của các thành phần nội dung khi thuyết trình. Nên cân nhắc về màu sắc giữa chữ viết và các thành phần khác đối với hình nền sao cho phù hợp.

Các bước tạo hình nền như sau:

vào trình đơn View. Master, chọn Slide Master (quản lí bản phim), nền bản phim sẽ được hiện ra cùng với các thông số định dạng các thành phần;

không thay đổi gì các thông số đó, vào trình đơn Insert. Picture, chọn From File (chèn hình ảnh từ thư mục cá nhân);

chọn đường dẫn về thư mục lưu hình ảnh cần lấy làm nền, chọn đúng tên tập tin đó và nhấn nút Insert (chèn hình vào bản phim mẫu);

thay đổi kích thước hình ảnh bằng cách dùng chuột nhấn và kéo các biên, hoặc di chuyển hình ảnh đến đúng vị trí cần xuất hiện trong mỗi bản phim;

thường hình nền được định dạng mờ để làm nổi bật nội dung, do đó nhấn chuột phải lên hình và chọn Format Picture (định dạng hình);

chọn thẻ Picture, mục Color, chọn Washout (chế độ bóng); xong nhấn nút OK và chọn Close Master View để đóng cửa sổ quản lí bản phim lại; tất cả các bản phim sẽ đều được chèn hình nền như đã thiết lập, nếu chưa vừa ý thì có

thể vào lại View. Master > Slide. Master để chỉnh sửa.

Định dạng đầu và chân bản phim

Chức năng thông tin của bản phim trình chiếu không giống như của trang bài viết, do đó không nên quá lạm dụng các định dạng đầu và chân bản phim. Thông thường, trong bài thuyết trình khoa học chỉ nên để tối đa một số thông tin cơ bản ở chân trang giúp người nghe định vị tốt, hoặc vài thông tin nhận diện nữa nếu cần phân phát bản in.

Cách định dạng đầu và chân bản phim như sau:

vào trình đơn View. Header and Footer (hiển thị công cụ định dạng đầu và chân bản phim);

trong thẻ Slide, đánh dấu chọn mục Date and time nếu muốn cho hiển thị ngày giờ trên bản phim,

o chọn Update automatically nếu muốn ngày giờ tự động thay đổi theo ngày mở tập tin ra, với các lựa chọn kiểu ngày giờ và ngôn ngữ khác nhau,

o chọn Fixed nếu muốn hiển thị một ngày giờ cố định, và phải nhập trực tiếp chuỗi ngày giờ vào ô trống bên cạnh;

chọn Slide number nếu muốn cho hiển thị số thứ tự bản phim; chọn Footer để cho hiển thị thông tin ở chân bản phim, và gõ chuỗi văn bản trực tiếp

vào ô trống bên cạnh; nếu chọn Don't show on title slide thì phần thiết lập đầu và chân như trên sẽ không áp

dụng cho bản phim đầu tiên (dành cho tên bài thuyết trình); nhấn nút Apply để chỉ áp dụng cho bản phim đang xem xét, hoặc nút Apply to All để áp

dụng cho tất cả các bản phim.

Định dạng phông nền

Nếu không sử dụng hình nền, việc định dạng phông nền có vai trò quan trọng giúp trình bày nội dung thuyết trình được rõ ràng, dễ theo dõi. Các bước chèn hình nền như sau:

vào trình đơn Format. Background (định dạng phông nền); nhấn lên danh sách cuốn, chọn:

o một màu (đồng nhất) trong danh sách các màu vừa sử dụng, o More Colors để chọn được nhiều màu khác (đồng nhất) o Fill Effects để chọn các kiểu phông nền không có màu đồng nhất (nền kẻ ô, nền

chấm, nền hoa văn,...); nhấn nút Apply để chỉ áp dụng cho bản phim đang xem xét, hoặc nút Apply to All để áp

dụng cho tất cả các bản phim.

Sắp xếp các yếu tố trong bản phim

Các yếu tố sau khi được chèn vào bản phim có thể được sắp xếp theo những cách khác nhau, phục vụ cho các ý tưởng trình bày cụ thể: nằm ở lớp trên hay dưới, gom thành một nhóm hay tách rời một nhóm,...

Giống như trong văn bản, một bản phim có nhiều lớp song song với mặt phẳng màn hình. Các yếu tố đặt trên cùng lớp sẽ được hiển thị ngang hàng nhau. Hoặc nếu yếu tố A nằm ở lớp trên và yếu tố B ở lớp dưới, phần nào của B nằm trong tầm che phủ của A thì sẽ bị che lấp, không thấy được trên văn bản.

Để thay đổi cách sắp xếp của một yếu tố, nhấn chuột phải lên biên của yếu tố đó, để thay đổi một nhóm yếu tố, nhấn giữ phím Shift và lần lượt chọn từng yếu tố, sau đó:

chọn Grouping nếu muốn gom hay tách nhóm: o chọn Group để gom lại thành một nhóm, o chọn Ungroup để tách các thành phần trong nhóm ra, o chọn Regroup nếu muốn các thành phần vừa tách được gom trở lại thành nhóm;

chọn Order nếu muốn thay đổi vị trí lớp hiển thị: o chọn Bring to Front để cho hiển thị ở lớp trên cùng, o chọn Send to Back để cho hiển thị ở lớp dưới cùng, o chọn Bring Forward để đưa lên lớp liền trên, o chọn Send Backward để đưa xuống lớp liền dưới.

Chèn các yếu tố

Để trình bày bản phim, mọi yếu tố nội dung đều phải được chèn vào thông qua trình đơn Insert. Các loại yếu tố có thể chèn vào bản phim đều được bố trí thành một mục trong trình đơn này: Picture (hình ảnh), Diagram (sơ đồ), Text Box (khung chữ), Movies and Sounds (các tập tin âm thanh và phim), Table (bảng), Chart (biểu đồ), Object. Microsoft Equation 3.0 (công thức toán học), Hyperlink (siêu liên kết đến một tập tin khác, bản phim khác trong cùng bài, một địa chỉ thư điện tử hay một địa chỉ mạng),...

Chèn các nút hành động

Khi đang trình bày, bài thuyết trình được chiếu lên máy chiếu ở chế độ chiếu, chỉ có các hiệu ứng đã thiết lập hoạt động theo lệnh từ chuột hoặc bàn phím. Nếu cần di chuyển đến một vị trí khác trong bài, hoặc nếu cần thêm một số hành động khác mà không phải chờ trình diễn hết các yếu tố trong bản phim đang chiếu, cũng không cắt ngang chế độ chiếu, thì công cụ hữu hiệu nhất là chèn các nút hành động.

Các nút hành động đã được thiết kế sẵn trong phần mềm, chỉ cần chèn vào bằng cách vào trình đơn Slide Show, chọn Action Buttons. Sau đó sẽ có một danh sách mở ra để lựa chọn, chỉ cần

rà chuột lên các nút để xem nhãn và chọn nút nào phù hợp với nhu cầu: Home (về trang tiếp đón); Back or Previous (về bản phim trước); Forward or Next (qua bản phim sau); Beginning (về bản phim đầu); End (về bản phim cuối); Return (quay trở lại vị trí đang trình diễn); Sound (mở một tập tin âm thanh); Movie (mở một tập tin phim),...

Áp dụng hiệu ứng động cho các yếu tố

Nếu cần dùng hiệu ứng động mà chưa làm chủ được công cụ thiết kế, tốt nhất là chỉ làm việc

này sau khi đã trình bày xong tất cả các yếu tố trong tất cả các bản phim trong bài. Làm như

vậy sẽ giúp việc áp dụng các loại hiệu ứng được đồng nhất hơn, phục vụ tốt cho diễn tiến

thuyết trình.

Để lập hiệu ứng cho yếu tố nào, nhấp chọn yếu tố đó rồi vào trình đơn Slide Show. Custom Animation, danh sách hiệu ứng sẽ xuất hiện ở cột bên phải màn hình. Chọn Add Effect cùng với một kiểu hiệu ứng nào mong muốn (cần thử nhiều lần để tìm được hiệu ứng ưng ý).

Khi muốn điều chỉnh hiệu ứng đã áp dụng cho một hay nhiều yếu tố trong bản phim, nhấp chọn hoặc cho con trỏ vào bên trong yếu tố đó, ở cột hiệu ứng bên tay phải:

chọn Remove để bỏ hẳn hiệu ứng; nếu muốn điều chỉnh, trong ô Modify chọn:

o Start: On Click cho hiệu ứng trình diễn khi nhấp chuột (hoặc chọn kiểu khác nếu muốn),

o Direction. In hay Out cho hiệu ứng hướng vào tâm hay hướng ra bìa của bản phim,

o kiểu tốc độ trình diễn trong Speed, o nút mũi tên lên hoặc xuống trong ô Re-Order ở cuối cột danh sách để thay đổi

thứ tự xuất hiện của các yếu tố trên màn hình khi thuyết trình.

Áp dụng cách chuyển tiếp bản phim

Nếu cần dùng hiệu ứng động chuyển tiếp giữa các bản phim, vào trình đơn Slide Show. Slide

Transition, chọn một kiểu chuyển tiếp phù hợp trong danh sách, thay đổi tốc độ trong ô Speed,

đánh dấu chọn Advance slide: On mouse click để chuyển bản phim bằng cách nhấn chuột. Các

thiết lập khác chỉ nên thử khi đã làm chủ được phần mềm. Nếu muốn thiết lập cùng kiểu cho

tất cả các bản phim, nhấn nút Apply to All Slides, nếu không thì chỉ áp dụng cho riêng bản

phim đang xử lí.

THIẾT KẾ BÀI THUYẾT TRÌNH KHOA HỌC

THUYẾT TRÌNH

Thời gian thông thường dành cho một bài thuyết trình khoa học là khoảng từ 15 đến 25 phút. Khoảng thời gian đó không đủ để trình bày đầy đủ mọi thứ trong bài viết. Do đó, khi thiết kế thông điệp cần làm sao để làm nổi bật các nội dung chính yếu và quan trọng nhất.

Trong buổi thuyết trình hay bảo vệ luận văn, cần ghi nhớ các nguyên tắc sau:

không xin lỗi trước về sự thiếu chuẩn bị hay về các khiếm khuyết của bài thuyết trình, vì điều đó chỉ gây sự chú ý của người nghe vào các khiếm khuyết đó mà thôi;

không đọc bản phim chiếu từ đầu đến cuối, vì sẽ nhanh chóng mất kiểm soát sự chú ý của cử toạ (họ đến để nghe nói, còn nếu đọc thì họ sẽ tự đọc mà không cần đến diễn giả);

đứng ở một vị trí sao cho không che tầm nhìn của cử toạ lên màn hình; giới thiệu tóm tắt nội dung để giúp người nghe định hướng được các vấn đề sẽ trình

bày; đề cập nhanh chóng vào chủ đề thuyết trình, tránh giới thiệu dẫn dắt dài dòng; sử dụng tốt các câu dẫn ý, vì nhờ đó có thể gây được ấn tượng sâu sắc cho người

nghe;

nhìn thẳng vào cử toạ, thường là nhìn từng người và lướt qua khắp phòng thuyết trình, tránh các cách:

o đứng quay lưng lại cử toạ và nói với... màn hình (!), o cúi đầu xuống các phiếu ghi chú và nói với... mặt bàn (!);

cố gắng nói lớn, rõ tiếng, nhưng không nói quá nhanh, nuốt chữ hay gằn giọng, giúp người nghe kịp "tiêu hoá" thông tin;

tránh làm các động tác không tự nhiên, bất thường hay những động tác quá mạnh (đặc biệt là thói quen vung tay khi nói);

dùng kim chỉ bảng hoặc đèn chỉ bảng để giải thích các chi tiết trên màn hình, không rê chuột để chỉ các yếu tố cần giải thích trên bản phim đang trình chiếu;

không trình diễn quá nhiều thông tin đồ hoạ (hình ảnh, phim) vì dễ làm kéo dài thời gian thuyết trình, đồng thời cũng không được trình diễn hình ảnh mà không giải thích (vì khi diễn giả không giải thích, mỗi người nghe sẽ tự diễn giải theo cách hiểu riêng của mình);

nếu dùng phim trong, tránh kéo bản phim để đọc từng dòng; ghi chú rõ các câu hỏi, và phải đảm bảo hiểu đúng ý câu hỏi trước khi trả lời; nên chuẩn bị trước các bản phim khác dành riêng cho những vấn đề không trình bày

trong bài thuyết trình, nhưng có thể được hỏi đến.

Bài tập tự kiểm tra

Và vấn đề còn lại, sau tất cả các nội dung đã đề cập tương đối trọn vẹn trong năm phần của

giáo trình, đó là sự rèn luyện và áp dụng những nguyên tắc cơ bản trong mỗi vấn đề vào công

việc hàng ngày. Chỉ có những bài học rút ra từ chính kinh nghiệm bản thân mới là đắt giá nhất

để hiểu được giá trị thực sự của các Nguyên Tắc. Chúc thành công!

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Nội dung chính

Soạn thảo là giai đoạn sau cùng của quá trình triển khai, thực hiện và viết báo cáo kết quả một đề tài nghiên cứu khoa học.

Biết cách viết (Phần 4) thì có thể soạn thảo bằng nhiều công cụ khác nhau. Ở thời điểm hiện nay, máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu để phục vụ công tác soạn thảo. Với các ý tưởng, dữ liệu, thông tin đã tích luỹ được và sắp xếp, phát triển đầy đủ trong bài viết:

phải làm sao để soạn thảo bài viết bằng máy tính một cách hiệu quả, khai thác hợp lí các tính năng của trình soạn thảo?

sử dụng các chức năng tự động như thế nào để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót?

nhập liệu như thế nào cho đúng quy tắc? thiết kế bài thuyết trình khoa học sao cho bài bản, phục vụ tốt buổi báo cáo

hoặc bảo vệ đề tài?

Mục tiêu chuyên biệt

Phần này sẽ giúp người học tiếp cận một cách có hệ thống các kiến thức và kĩ năng cơ bản về:

các quy tắc nhập liệu; cách sử dụng các công cụ định dạng tự động của trình soạn thảo văn bản; phương pháp thiết kế một bài thuyết trình khoa học; các kĩ thuật cơ bản trong thiết kế bài thuyết trình.

Yêu cầu

Phần này đòi hỏi người học phải:

biết các yêu cầu căn bản trong nghiên cứu khoa học; biết phân biệt các loại tài liệu khoa học khác nhau; biết cách tìm kiếm để có được tài liệu tham khảo khoa học; biết khai thác thông tin từ tài liệu khoa học để chuẩn bị tư liệu cho bài viết;

biết các quy định và có yêu cầu cao về chất lượng trình bày tài liệu khoa học; biết cách viết một tài liệu khoa học theo đúng các quy tắc trình bày khoa học; biết sử dụng ở mức căn bản các chương trình soạn thảo văn bản và trình chiếu.

Thời lượng

Thời lượng thiết kế cho phần này là 6 giờ tự học, gồm cả đọc giáo trình (phần lí thuyết), xem ví dụ minh hoạ, làm các bài thực hành và thực hiện các bài kiểm tra liên tục.

Hoạt động học tập

Kiểm tra đầu vào để xác định điểm xuất phát của mình so với yêu cầu của bài học. Các hoạt động học tập của phần này nhằm các mục tiêu chính sau đây:

o hệ thống hoá các quy tắc nhập liệu và thể thức trình bày văn bản khoa học; o hướng dẫn sử dụng một số chức năng tự động của trình soạn thảo văn bản; o giới thiệu phương pháp thiết kế một bài thuyết trình khoa học và các kĩ thuật cơ

bản để thiết kế bài thuyết trình.

Người học đọc giáo trình và xem các ví dụ minh hoạ từng trường hợp cụ thể, và làm các bài thực hành, bài tập tự kiểm tra (kiểm tra liên tục) để tự đánh giá.

Tải phiếu nhật trình về để tự theo dõi và điều chỉnh các hoạt động học tập. Tải phiếu đánh giá về để ghi những đánh giá, phản hồi, ý kiến cần thiết trong quá trình

học. Sau khi kết thúc, làm bài kiểm tra đầu ra để đánh giá kết quả. Nếu đã hoàn tất khoá học

thì gửi phiếu đánh giá cho tác giả.