Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Jati Kurniawan
NIM : 082114082
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Jati Kurniawan
NIM : 082114082
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
Hidup itu adalah perjuangan
Jalan begitu panjang dan terbentang,
Jangan kau lewatkan tanpa harapan
Kupersembahkan untuk :
Tuhan Yesus Kristus yang maha pengasih
Orang Tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang
Mas Singgih dan Mbak Galuh
Sahabat-sahabat ku
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan
judul: ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah
Sakit Panti Rini Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 29 Juli 2013
adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini
tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan
cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang
menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku
seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau
keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain
tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan
saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan
menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri,
berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 6 Juli 2013
Yang membuat pernyataan,
Jati Kurniawan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas sanata Dharma
Nama : Jati Kurniawan
Nomor Mahasiswa : 082114082
Demi pengenbangan ilmu pengetahuan saya memberikan kepada Perpustakaan
Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya berjudul :
ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta)
Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan
kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,
mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,
mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikanya di internet atau media lain
untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan
royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal : 15 Agustus 2013
Yang menyatakan
(Jati Kurniawan)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala rahmat dan karunianNya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN
PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta). Skripsi
ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi, Jurusan akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma
Penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang
memberikan dorongan, bimbingan, petunjuk, dan nasihat selama proses penyelesaian
skripsi ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Dr. H. Herry Maridjo., M.Si. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma
2. Drs. YP. Supardiyono., M.Si., Akt., QIA Selaku Ketua Program Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. Selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, koreksi, masukan, dan dorongan dalam penulisan
skripsi ini
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
viii
4. Seluruh dosen program studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma, yang
telah memberikan ilmu selama penulis menjalani studi di Universitas sanata
Dharma
5. dr. Y. Wibowo Seorahjo, MMR selaku pimpinan dari Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta yang telah memberikan ijin penelitian
6. Mbak Sisil selaku akuntan dari Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, Mbak
Betty selaku pimpinan gudang Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, serta
seluruh karyawan yang telah membantu dalam melakukan penelitian
terimakasih atas kerjasama selama melakukan penelitian.
7. Kepada orang tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang Riil Supadmini, terima
kasih tak ternilai untuk dukungan doa, moril dan materil yang telah diberikan
kepada penulis hingga skripsi ini selesai
8. Kepada Kakak dan Mbak ku, Singgih dan Galuh atas support-nya dalam
megerjakan skripsi
9. Teman-temanku Akuntansi Bayu, Dicki, Lilik, Sita, Ana, Pipin, Dimas Situr,
Kecruk, Willy, Anang, Rony, Bowo, Pandu, Unggara, Ucup, Ridwan, Artha,
Gondang, dan Endi untuk semua dukungan dan persahabatan. Tidak lupa juga
terimakaasih kepada Pak Niko Cornelius Putra yang telah membantu dalam
mengoresksi Flow Chart dan Data Flow Diagram dalam skripsi ini.
10. Teman-teman Kontrakan 278 Biksu, Plenthus, Plenthi, Solopox, Yuyud, Leo
dan Diko.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
11. Teman-teman dari BeforeGath Yuli, Rendy, Endra, Dyas, dan Ayu
12. Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat disebutkan satu,
persatu hingga skripsi ini dapat terselsesaikan dengan baik.
Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan
Yogyakarta, 16 April 2013
Jati Kurniawan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ........................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................................... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS .................................... v
HALAMAN KATA PENGANTAR ............................................................................ vii
HALAMAN DAFTAR ISI .......................................................................................... x
HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................................... xiv
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xv
ABSTRAK ............................................................................................................... .. xviii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah..................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .............................................................................. 2
C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 3
D. Batasan Masalah ................................................................................ 4
E. Manfaat Penelitian ............................................................................. 4
F. Sistematika Penulisan ........................................................................ 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 6
A. Sistem Akuntansi .............................................................................. 6
1. Pengertian Sistem dan Prosedur .................................................. 6
2. Karakteristik Sistem ..................................................................... 7
3. Pengertian Sistem Akuntansi ...................................................... 9
4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi ................................................... 9
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xi
B. Sistem Akuntansi Persediaan
1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan ............. 10
2. Dokumen yang Digunakan .......................................................... 12
3. Catatan Akuntansi yang digunakan ............................................ 14
C. Informasi ........................................................................................... 14
1. Pengertian Informasi ................................................................... 14
2. Kualitas Informasi ....................................................................... 15
D. Sistem Informasi Akuntansi .............................................................. 15
1. Pengertian Sistem Informasi ....................................................... 15
2. Komponen Sistem Informasi ...................................................... 16
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ...................................... 17
E. Sistem Pengendalian Intern ............................................................... 18
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ....................................... 18
2. Unsur Pengendalian Intern .......................................................... 18
3. Lingkungan Pengendalian ........................................................... 19
F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan
Pengolahan Data Elektronik ............................................................. 19
1. Pengendalian Secara Umum ....................................................... 19
2. Pengendalian Aplikasi ................................................................ 23
G. Pengembangan Sistem ...................................................................... 30
1. Pengertian Pengembangan Sistem .............................................. 30
2. Prinsip Pengembangan Sistem .................................................... 30
H. Analisis Sistem .................................................................................. 31
1. Pengertian Analisis Sistem ......................................................... 31
2. Langkah-langkah Analisis Sistem ................................................ 31
I. Perancangan (Desain) Sistem ........................................................... 33
1. Pengertian Perancangan Sistem .................................................. 33
2. Tujuan Desain Sistem ................................................................. 34
3. Desain Input ................................................................................. 34
J. Bagan Alir (Flow Chart) .................................................................... 35
1. Pengertian Bagan Alir .................................................................. 35
2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir ................................................ 35
K. Diagram Alir Data ............................................................................. 37
1. Pengertian Diagram Alir Data (Data Flow Diagram .................. 37
2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data ................................... 37
3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir data ..................................... 44
4. Keterbatasan DFD ....................................................................... 45
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xii
L. Database ............................................................................................ 45
M. Kamus Data ....................................................................................... 47
1. Pengertian Kamus Data ................................................................ 47
2. Isi Kamus Data ............................................................................ 47
N. Entity Relationship Diagram (ERD) ................................................. 48
1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ......................... 48
2. Langkah-langkah Pembuatan ERD ............................................. 49
O. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................ 50
BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 52
A. Jenis Penelitian .................................................................................. 52
B. Waktu Penelitian ............................................................................... 52
C. Subjek dan Objek Penelitian ............................................................. 52
D. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 53
E. Data Penelitian .................................................................................. 54
F. Teknik Analisis Data ......................................................................... 54
BAB IV GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT PANTI RINI
YOGYAKARTA .................................................................................... 58
A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini ........................................... 58
B. Visi .................................................................................................... 61
C. Misi ................................................................................................... 61
D. Moto/Semboyan ................................................................................ 61
E. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini ..................................... 62
F. Pelayanan Pasien Rawat Inap ........................................................... 63
G. Struktur Organisasi ........................................................................... 64
H. Personalia .......................................................................................... 76
BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM ................. 81
A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian
Persediaan Obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta .................. 81
1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian ....................................... 81
2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan ................................ 82
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam
Sistem Akuntansi Pembelian ...................................................... 84
4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian ................................ 85
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiii
5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Rumah Sakit Panti Rini ................................................................ 87
B. Permasalahan yang ditemukan .......................................................... 91
1. Mengidentifikasi Permasalahan .................................................. 91
2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah .......................................... 91
3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan ....................................... 92
4. Mengidentifikasi Personil Kunci ................................................ 93
C. Perancangan Sistem Informasi Pembelian Persediaan
Obat Rumah Sakit Panti Rini ............................................................ 93
D. Perancangan Struktur Organisasi ...................................................... 95
E. Perancangan Input ............................................................................. 96
F. Perancangan Database ....................................................................... 106
1. Peracangan Entity Relationship Diagram (ERD) ........................ 106
2. Perancangan Kamus Data ........................................................... 110
G. Perancangan Prosedur Pembelian ..................................................... 114
1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart) ................................... 119
2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD) .................................... 126
3. Perancangan Jurnal ..................................................................... 135
H. Perancangan Output .......................................................................... 136
I. Perancangan Pengendalian ................................................................ 138
1. Pengendalian Umum ................................................................... 138
2. Pengendalian Aplikasi ................................................................ 140
BAB VI PENUTUP ................................................................................................ 143
A. Kesimpulan ....................................................................................... 143
B. Keterbatasan ...................................................................................... 145
C. Saran ................................................................................................. 146
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 147
LAMPIRAN .................................................................................................................. 148
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir ........................................................................................ 36
Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem
pembelian persediaan obat .............................................................................. 82
Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini.............................. 84
Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian
persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ..................................... 85
Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat .................................................. 110
Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok .............................................................. 111
Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian ................................................. 111
Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian ........................................................... 112
Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang .............................. 113
Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian ................................................ 114
Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum ............................................................. 138
Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data .................................. 140
Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data ..................................... 141
Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data ..................................... 142
Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data ......................................... 142
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD ........................................................... 38
Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD .................................................................. 38
Gambar 2.3 Simbol Proses Dalam DFD ....................................................................... 40
Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD ...................................................................... 42
Gambar 2.5 Simbol dalam ERD ................................................................................... 48
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. ........................ 75
Gambar 5.1 Flow Chart pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang ......................... 87
Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir.
Pembelian Panti Rapih ............................................................................... 88
Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat bagian Keuangan ...................... 89
Gambar 5.4 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi ..................... 90
Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian ....................... 95
Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat ..................... 97
Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok ................................................... 98
Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok .................................................. 98
Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat ....................................... 100
Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat ..................................... 100
Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian ............................................. 101
Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat .......................... 103
Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat................. 104
Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian ..................................................... 105
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvi
Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat ..................... 108
Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat ..................................... 109
Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi
Gudang ....................................................................................................... 120
Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan
Fungsi Pembelian ........................................................................................ 121
Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Pembelian Panti Rapih ... 122
Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian
Persediaan Obat Fungsi Penerimaan ......................................................... 123
Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Bagian Keuangan ....................................................................................... 124
Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan
Obat Bagian Akuntansi .............................................................................. 125
Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat .................. 126
Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat .............. 127
Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0 ................................................................ 128
Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian ................ 129
Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat SOP ............................ 130
Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke pemasok ..... 131
Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat ...... 132
Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat ... 133
Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan
Pembelian Persediaan Obat ........................................................................ 134
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvii
Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit
Panti Rini Yogyakarta ............................................................................... 136
Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan
Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ................................................ 137
Gambar 5.34 Perancangan Output Data Persediaan
Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ................................................. 137
Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal
Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ........................................ 138
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xviii
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
JatiKurniawan
NIM: 082114082
UniversitasSanata Dharma
Yogyakarta
2013
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi
pembelian persediaan obat yang dijalankan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (2)
Memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan
obat yang sesuai bagi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan
wawancara, dokumentasi, dan observasi.
Langkah-langkah yang ditempuh dalam pencapaian tujuan penelitian ini
adalah (1) Melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi pembelian
persediaan obat yang diterapkan oleh rumah sakit (2) mengidentifikasi masalah dan
penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, (3)
membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat
bagi rumah sakit.
Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa:
(1) Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem akuntansi
pembelian dengan baik, (2) permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan sistem
akuntansi pembelian persediaan obat yaitu belum adanya pemisahan tugas antara
fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, (3) perancangan sistem
informasi pembelian persediaan obat yang sesuai dengan kondisi Rumah Sakit Panti
Rini yang meliputi perancangan input, perancangan database, perancangan prosedur,
perancangan output, dan perancangan pengendalian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xix
ABSTRAK
ANALYSIS AND DESIGNING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM
IN MEDICINE INVENTORY PURCHASE
A CASE STUDY AT PANTI RINI HOSPITAL, YOGYAKARTA
JatiKurniawan
Sanata Dharma University
Yogyakarta
This study aims (1) to determine the implementation of accounting system in
medicine inventory purchase applied in Panti Rini Hospital, Yogyakarta, (2) to
provide a proposed design of accounting information system in medicine inventory
purchase that correspond with condition at Panti Rini Hospital, Yogyakarta.
The type of research is a case study. The data were collected through
interview, documentation, and observation.
The steps taken to achieve research objectives are: (1) doing descriptive
analysis of medicine inventory purchase system applied to the hospital, (2)
identifying the problems and their causes in applying the accounting system of
medicine inventory purchase, (3) propose an accounting information system of
medicine inventory purchase design for this hospital.
The results showed that (1) Panti Rini Hospital had not been implemented the
accounting system of medicine inventory purchase properly, (2) the problem was no
separation between the warehouse function, purchasing function, and receiving
function. Other result was a proposed design that correspond with Panti Rini Hospital
condition that consist of input design, database design, output design, and controls
design.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.
Dijaman sekarang teknologi berkembang sangat pesat dan sangat
mempengaruhi segala bidang khususnya di bidang ekonomi. Banyak perusahaan-
perusahaan maupun organisasi non profit mulai beralih menggunakan teknologi
dalam melakukan kegiatannya. Untuk dapat bertahan, para pelaku bisnis berusaha
selalu meningkatkan dan memperbaiki kualitas teknologi dalam berbagai bidang.
Begitu pula kualitas teknologi dalam bidang pembelian persediaan, yang
mempunyai peranan penting bagi perusahaan dagang maupun manufaktur..
Dalam hal ini banyak perusahaan maupun organisasi yang mulai
memperhatikan pengembangan sistem informasi demi kemajuan perusahaan
untuk bersaing di dunia bisnis yang semakin meng global , dimana nanti
perkembangan sistem informasi ini akan menghasilkan informasi yang handal.
Sistem informasi yang akan dibahas adalah sistem informasi akuntansi
pembelian pada persediaan. Pembelian persediaan barang dagang merupakan
kegiatan yang sangat penting karena persediaan barang dagang harus ada sebelum
perusahaan atau organisasi melakukan proses perdagangan. Pembelian persediaan
merupakan kegiatan dari aktivitas pengeluaran kas, dimana kas yang keluar ini
nantinya akan diubah menjadi bentuk persediaan barang.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2
Dalam pembelian persediaan barang dagang dibutuhkan suatu sistem yang
tepat agar terhindar kecurangan yang dapat merugikan perusahaan maupun
organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA Pembelian) merupakan
sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan
meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa
bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol
atas sistem komputerisasi tersebut (Heripracoyo,Sulistyo: 2009,1). Sistem
informasi akuntansi pembelian pada persediaan dapat merekam semua kegiatan
transaksi yang terjadi tentang pembelian persediaan barang dagang. Dari semua
rekaman transaksi pembelian persediaan maka akan tercipta informasi, dimana
informasi ini merupakan output dari sistem informasi tersebut yang akan
digunakan oleh menejemen perusahaan maupun organisasi untuk membuat
keputusan serta mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas tentang
proses pembelian persediaan barang dagang. Dalam hal ini penulis melakukan
studi kasus pada sistem informasi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit
Panti Rini Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang
diterapkan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3
2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat
yang sesuai untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat
yang telah berjalan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
2. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat di
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
D. Batasan Masalah
Penelitian ini dilakukan hanya pada lingkup pembelian persediaan obat secara
eksternal yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
Penelitian yang dilakukan terbatas hanya pada analisis dan perancangan
sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat. Perancangan input berupa
form masukan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian persediaan dan
perancangan output berupa laporan-laporan yang berkaitan dengan pembelian
persediaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
4
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
Penelitian ini bermanfaat bagi penulis untuk menambah wawasan dan
pengetahuan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi khususnya
di bagian sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan
2. Bagi Organisasi
Mengetahui apakah sistem yang dipakai oleh Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta tersebut sudah efektif, dan memeperoleh usulan sistem yang
baru.
3. Bagi Universitas
Menambah referensi karya tulis khususnya karya tulis di bidang sistem
informasi akuntansi pembelian pada persediaan
F. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan
Dalam Bab ini akan diuraikan latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penulisan, manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
Bab II : Landasan Teori
Dalam bab ini menguraikan teori – teori yang digunakan oleh
penulis dalam melakukan pengolahan data dan perancangan sistem
informasi akuntansi pembelian.
Bab III : Metode Penelitian
Bab ini menguraikan jenis penelitian yang digunakan, waktu dan
lokasi yang digunakan untuk malakukan penelitian, obyek
penelitian, data yang dicari,teknik pengumpulan data, dan teknik
analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Rumah Sakit
Dalam bab ini akan diuraikan tentang seluk beluk Rumah Sakit Panti
Rini Yogyakarta dan gambarannya mengenai struktur organisasi
dan pihak-pihak yang terlibat didalamnya.
Bab V : Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi tentang analisis dan perancangan sistem informasi
pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. Data yang dipakai
berdasarkan data yang diterima selama penelitian.
Bab IV : Penutup
Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian yang telah
dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan
keterbatasan dalam penulisan skripsi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Pengertian sistem menurut beberapa ahli dapat didefinisikan sebagai
berikut:
a. Menurut Raymond McLeod,Jr.:
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai tujuan (McLeod : 2001 : 9).
b. Menurut Mulyadi:
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Mulyadi,
2001: 2).
c. Menurut Romney:
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen yang
saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
(Romney, 2005 : 2). Pengertian prosedur menurut Mulyadi dapat
didefinisikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
7
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:
a. Komponen-komponen Sistem (components)
Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama
lain dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas
sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar
sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem
yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan
(merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan).
d. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Dengan adanya penghubung ini maka
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
8
sumber-sumber daya dapat mengalir dari satu subsistem ke subsistem
yang lainnya.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan
dapat dibagi dua, yaitu:
1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang
dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi
2) Masukan sinyal (signal input) yaitu energy yang diproses untuk
mendapatkan hasil/keluaran.
f. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa
masukan bagi sistem yang lain.
g. Pengolah Sistem (process)
Bagian pengolah sistem akan mengubah masukan sistem menjadi
keluaran sistem
h. Sasaran Sistem (objectives)
Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan sistem, karena jika suatu
sistem tidak memiliki hal tersebut, maka operasi suatu sistem menjadi
tidak berguna.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
9
3. Pengertian Sistem Akuntansi
Arti sistem akuntansi menurut Mulyadi yaitu organisasi formulir, catatan,
yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan
(Mulyadi, 2001: 3).
4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur
(Mulyadi, 2001: 3-5). Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai
berikut:
a. Formulir
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir dapat diartikan sebagai dokumen karena dengan
formulir, peristiwa yang terjadi direkam di atas secarik kertas. Selain itu,
formulir juga dapat diartikan sebagai media karena formulir merupakan
media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam
catatan. Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti
kas masuk.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan atau data
lainnya. Contoh jurnal misalnya jurnal umum, jurnal penjualan, jurnal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
10
pembelian. Dalam mencatat jurnal ada dua metode yaitu metode perpetual
dan metode periodik
1) Metode Perpetual
Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah
sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di
pembukuan.Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan
pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan
sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam
rekening persediaan. Cirri –ciri metode perpetual dalam perjunalan
adalah :
a) Pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening persediaan
b) Harga pokok pembelian dihitung untuk tiap transaksi pembelian
c) Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan
buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis
persediaan
2) Metode Periodik
Pada metode ini, apabila terjadi pembelian maka jurnalnya adalah
mendebit rekening pembelian dan mengkredit kas atau utang dagang.
Jika terjadi penjualan maka jurnalnya adalah mendebit rekening kas/
piutang dagang dan mengkredit rekening penjualan. Untuk mengetahui
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
11
persediaan akhir dilakukan inventarisasi atau stock opname pada akhir
periode
c. Buku besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir dari proes akuntansi adalah laporan keuangan seperti neraca,
laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain yang berisi
informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.
B. Sistem Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia
untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan
bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi.
1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku yaitu
(Mulyadi, 2001: 569-580):
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
12
diterima oleh fungsi enerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan
serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu juga
bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai posisi
persediaan di gudang. Fungsi gudang berada di tangan bagian pembelian.
b. Fungsi Penerimaan
Fungsi Penerimaan bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab atas penerimaan barang
dari fungsi pembelian. Fungsi penerimaan berada di tangan bagian
penerimaan.
c. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang
kepada pemasok. Fungsi ini juga menjamin bahwa tidak ada barang yang
keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi
pengiriman berada di tangan bagian pengiriman.
d. Fungsi Pembelian
Fungsi Pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi
pembelian berada di tangan bagian pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
13
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan utang dan
catatan setiap jenis bahan baku yang disimpan di gudang. Selain itu juga
bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual dan
dibeli kedalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi berada di tangan bagian
Akuntansi.
f. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
Panitia penghitungan fisik persediaan bertanggungjawab melaksanakan
penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya kepada Bagian
Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap
catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia Penghitungan Fisik
Persediaan dilakukan oleh karyawan selain dari bagian gudang
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303-308) dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut
dalam surat tersebut.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
14
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif)
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan denga fungsi
sebagai berikut, yaitu surat order pembelian, tembusan pengakuan oleh
pemasok, tembusan bai unit peminta barang, arsip tanggal penerimaan,
arsip pemasok, tembusan fungsi penerimaan, dan tembusan fungsi
akuntansi.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat Perubahan Order
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan
kepda pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order
pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
15
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
3. Catatan Akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian Persediaan adalah:
a. Register bukti kas keluar (voucher register)
b. Jurnal Pembelian
c. Kartu Utang
d. Kartu Persediaan
C. Informasi
1. Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut Jogiyanto adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
(Jogiyanto, 2003: 8).
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
16
2. Kualitas Informasi
Informasi juga memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut John Burch
dan Gary Grudnitski, seperti yang tertulis dalam buku Jogiyanto, diibaratkan
dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10). Pilar-
pilar tersebut adalah:
a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat.
c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya
(user).
D. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Roberth A.Leitch dan K.Roscoe
Davis dalam buku karangan Jogiyanto adalah sebagai berikut:
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
(Jogiyanto, 2003: 11).
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi sebagai suatu kesatuan dari beberapa unsur memiliki
komponen-komponen yang utama. Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang
berjudul Sistem Akuntansi (Mulyadi.2001 : 12-14), komponen-komponen
utama sistem informasi adalah sebagai berikut
a. Blok Masukan (Input Block)
Suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan ke dalam sistem
informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap
dan memasukkan data ke dalam sistem.
b. Blok Model (Model Block)
Suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan,
dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki
atau keluaran (logico-mathematical model).
c. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga
merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem
informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan
kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,
teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada gunanya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
18
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi dalam sistem informasi berbasis computer (computer-based
information sistems), terdiri dari tiga komponen, yaitu: komputer dan
penyimpanan data di luar, telekomunikasi, dan perangkat lunak
(software).
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
Merupakan suatu blok yang digunakan untuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebuutuhan pemakai informasi.
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk
melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam,
kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan lain-
lain.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Ada bermacam-macam pengertian dari sistem informasi akuntansi yang
dikeluarkan oleh para ahli sistem, di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin:
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,
mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
financial yang relevan bagi pihak- pihak luar dan pihak-pihak dalam
perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) (Jogiyanto, 2005: 17).
b. Menurut Robert G. Murdick, Thomas C.Fuller, dan Joel E.Ross:
Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari
organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi
keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan
pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian
dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan
eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya
(Jogiyanto, 2005:1)
E. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian intern
adalah:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
3. Lingkungan Pengendalian
Menurut Mulyadi (2001:172), lingkungan pengendalian memiliki empat
unsur, yaitu:
a. Filosofi dan gaya manajemen
b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan
c. Metode pengendalian manajemen
d. Kesadaran pengendalian
F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data
Elektronik
1. Pengendalian Secara Umum
Menurut Jogiyanto (2005:250-254), pengendalian secara umum terdiri
dari:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
a. Pengendalian Organisasi
Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan
pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggung jawab
(segregation of responbilities) yang tegas.
b. Pengendalian Dokumentasi
Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut:
1) Mempelajari cara mengoperasikan sistem.
2) Sebagai bahan training.
3) Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
4) Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian
hari.
5) Materi acuan bagi pemeriksa sistem.
Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa sebagai berikut:
1) Dokumentasi prosedur
Dokumen prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus
dilakukan pada suatu keadaan tertentu.
2) Dokumentasi sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data
yang digambarkan dalam bagan alir (sistem flowchart) atau diagram
arus data.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
22
3) Dokumentasi program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam
bentuk bagan alir program (program flow-chart) atau dalam bentuk
tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structure chart
serta cetakan program.
4) Dokumentasi operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-
prosedur mengoperasikan program.
5) Dokumentasi data
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam
database yang digunakan oleh sistem informasi.
c. Pengendalian Perangkat Keras
Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan
pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh
pabrik pembuatnya
d. Pengendalian Keamanan Fisik
Pengendalian keamanan fisik jika tidak dilakukan secara semestinya
maka dapat mengakibatkan:
1) Menurunnya operasi kegiatan
2) Membahayakan sistem
3) Hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
23
4) Hilangnya harta kekayaan milik perusahaan
Pengendalian keamanan fisik dapat berupa:
1) Penempatan satpam
2) Pengisian agenda kunjungan
3) Penggunaan tanda pengenal
4) Penggunaan closed-circuit television
5) Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah
Alat-alat pengaman tambahan yang dapat digunakan untuk mengendalikan
hal-hal yang dapat menyebabkan sesuatu yang fatal:
1) Saluran air
2) Alat pemadam kebakaran
3) UPS (Uninteruptible Power Sistem)
4) Stabilizer
5) AC (Air Conditioner)
6) Pendeteksi kebakaran
e. Pengendalian Dalam Keamanan Data
Beberapa cara pengendalian untuk menjaga integritas dan keamanan
data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan
luar supaya tidak hilang, rusak, dan tidak diakses oleh orang yang tidak
berhak adalah:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
24
1) Dipergunakan data log
2) Proteksi file
3) Pembatasan pengaksesan (access restriction)
4) Data backup dan recovery
f. Pengendalian Komunikasi
Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan
selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari
data selama pengiriman data tersebut.
2. Pengendalian Aplikasi
Menurut Jogiyanto (2005:254-259), pengendalian aplikasi terdiri dari:
a. Pengendalian Masukan (input control)
Tujuan pengendalian input adalah untuk meyakinkan bahwa data
transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari
kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan. Pengendalian input
adalah penting karena input yang salah maka outputnya juga akan salah
(GIGO/ Garbage In Garbage Out), selain itu apabila input telah melewati
tahap pengolahan, akan sangat sulit dideteksi.
Pada tahap data capture (penangkapan data), pengendalian yang dapat
dilakukan adalah:
1) Nomor urut tercetak pada dokumen dasar.
Dokumen dasar harus diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
25
dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui bila ada dokumen yang
hilang (kelengapan data).
2) Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar.
Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field
data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang
maksimum untuk masing-masing field data, sehingga kelebihan digit
atau karakter dapat terlihat.
3) Kaji ulang (review) data.
Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali
data yang dicatatnya dengan meneliti kembali kelengkapan dan
kebenaran datanya.
4) Verifikasi data (data verification)
Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat
diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya.
Pengendalian yang berupa programmed check adalah:
1) Echo check
Pengendalian ini dilakukan dengan menampilkan terlebih dahulu
semua input di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya
sebelum direkamkan ke file database.
2) Existence check
Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan input dengan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
26
daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.
3) Matching check
Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan kode yang
dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan.
4) Field check
Field data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan
mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe fieldnya.
5) Sign check
Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk
menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda
yang benar, positip ataukah negatip.
6) Relationship check atau Logical check
Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal.
Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item
data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal,
maka akan ditolak oleh komputer.
7) Limit atau reasonable check
Nilai dari input data diperiksa kembali untuk menentukan apakah nilai
ini cukup beralasan atau tidak.
8) Range check
Nilai yang dimasukkan juga dapat diseleksi supaya tidak keluar dari
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
27
jangkauan nilai yang sudah ditentukan.
9) Self-checking digit check
Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa
kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekaan ini
digunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan
memasukkan digit-digit data.
10) Sequence check
Sequence check memeriksa urutan dari dari record-record data yang
dimasukkan dengan cara membandingkan nilai field record tersebut
dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan.
11) Label check
Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal
yang ada di pita magnetik atau di disk magnetik dapat diperiksa untuk
dicocokkan dengan yang seharusnya digunakan.
12) Batch control total check
Batch control total check umumnya diterapkan pada pengolahan data
dengan metode batch processing, yaitu transaksi dikumpulkan terlebih
dahulu selama satu periode tertentu dan bersama-sama digunakan
untuk meng-update file induk. Untuk meyakinkan apakah kumpulan
transaksi tersebut sudah lengkap dan benar atau belum, maka dapat
dilakukan batch control total check, yang dapat berupa:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
28
a) Financial total, adalah total dari nilai rupiah suatu field, misalnya
total dari nilai penjualan.
b) Hash total, adalah total dari kode-kode suatu field yang bukan
merupakan nilai rupiah, misalnya total dari kode barang.
c) Record total, adalah total dari jumlah lembar dokumen dasar atau
jumlah record.
13) Zero-balance check
Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling
mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit tersebut
harus imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol. Zero-
balance check akan melakukan pengecekan selisih antara dua sisi
tersebut harus imbang.
b. Pengendalian Pengolahan (processing control)
Tujuan pengendalian ini adalah untuk mencegah kesalahan- kesalahan
yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data
dimasukkan ke dalam komputer. Pengecekan-pengecekan kesalahan
pengolahan dapat berupa:
1) Control total check
Pada tahap pengolahan, control total check dapat digunakan untuk
meyakinkan bahwa semua data yang diolah tetap lengkap dan telah
benar.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
29
2) Matching check
Pada tahap pengolahan data, pencarian data di suatu file yang tidak
ketemu harus dapat dideteksi. Matching check merupakan
pengendalian untuk melakukan hal itu.
3) Reference file check
Kesalahan penggunaan data yang diambil dari file acuan (reference
file) dapat didetetksi dengan cara mencetak isi file acuan yang
digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. Hasil cetakan isi
file acuan kemudian dapat diperiksa kebenarannya.
4) Limit or reasonable check
Pada tahap input, pengecekan ini ditujukan pada kewajaran dari data
input yang dimasukkan ke komputer, sedang dalam tahap pengolahan,
pengecekan ini ditujukan pada hasil pengolahannya.
5) Croosfooting check
Croosfooting check dilakukan dengan menjumlahkan masing- masing
item data secara ke samping (horisontal) dan secara independen juga
dilakukan penjumlahan secara tega (vertikal). Total penjumlahan ke
samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara
menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama.
6) Record Locking
Proses konkruensi terjadi karena record yang sama di dalam suatu file
dipergunakan oleh lebih dari satu pemakai. Untuk mengatasi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
30
konkruensi dapat dilakukan dengan mengunci record yang sedang
dipergunakan, sehingga tidak dapat dipergunakan oleh pemakai lain.
c. Pengendalian keluaran (output control)
Tahapan dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah:
1) Tahap menyediakan media laporan
2) Tahap memproses program yang dihasilkan laporan
3) Tahap pembuatan laporan di file (printer file)
4) Tahap mencetak laporan di media kertas
5) Tahap pengumpulan laporan
6) Tahap mengkaji ulang laporan
7) Tahap pemilihan laporan
8) Tahap distribusi laporan
9) Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan
10) Tahap pengarsipan laporan
11) Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan
Pengendalian yang dilakukan pada laporan yang berbentuk softcopy:
1) Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan
2) Pengendalian pada tampilan di layar terminal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
31
G. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:35), “Pengembangan sistem (sistem
development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
yang telah ada”.
2. Prinsip Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:38-41), prinsip-prinsip pengembangan sistem
adalah sebagai berikut:
a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang terdidik
d. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
f. Jangan takut membatalkan proyek
g. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
32
H. Analisis Sistem
1. Pengertian Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan
sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-
bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehinga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2. Langkah-langkah Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:130-150), langkah-langkah analisis sistem
adalah:
a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
ingin dipecahkan, yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai.
Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang
aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis perlu
mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di
organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-penyebab
terjadinya masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
33
dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek
permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah
ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
2) Mengidentifikasi titik keputusan
Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang mennyebabkan
sesuatu terjadi sebagai identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat
digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart
atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
3) Mengidentifikasi personil-personil kunci
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
1) Menentukan jenis penelitian
2) Merencanakan jadwal penelitian
a) Mengatur jadual wawancara
b) Mengatur jadwal observasi
c) Mengatur jadwal pengambilan sampel
3) Membuat penugasan penelitian
4) Membuat agenda wawancara
5) Mengumpulkan hasil penelitian
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem
1) Menganalisis kelemahan sistem
a) Menganalisis distribusi pekerjaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
34
b) Menganalisis pengukuran pekerjaan
c) Menganalisis keandalan
d) Menganalisis dokumen
e) Menganalisis laporan
2) Menganalisis kebutuhan informasi Pemakai/ Manajemen
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
I. Perancangan (Desain) Sistem
1. Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan (desain) sistem yang dikutip oleh Jogiyanto
(2005, 196) adalah:
a. Menurut Robert J. Verzello/ John Reuter III
The stage of the development cycle which follow analysis: definition
of functional requirement and reparation of implementation
specification; describing how a sistem is to constructed.
(Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian
dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan
implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.)
b. Menurut George M. Scoot
Sistem design determines how a sistem will accomplish what it must
accomplish; it involves configuring the software and hardware component
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
35
of a sistem so that after the instalation to the sistem will fully satisfy the
sistem specifications established at the end of the sistems analysis phase.
(Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan
apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu
sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan
rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.).
2. Tujuan Desain Sistem
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang
terlibat.
3. Desain Input
Komponen input dalam suatu program diseuaikan dengan bentuk- bentuk
form dokumen yang akan digunakan sebagi data masukan. Desainer harus
membuat program yang user friendly karena biasanya karyawan yang
memnggunakan program tersebut merupakan karyawan dari lapisan
operasional yang berpendidikan tidak terlalu tinggi. Dalam program akuntansi
ada 2 data masukan utama, yaitu:
a. Desain input data kode perkiraan akuntansi
b. Input data jurnal transaksi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
36
J. Bagan Alir (Flow chart)
1. Pengertian Bagan Alir Menurut Jogiyanto (2005: 795, b)agan alir (flow chart)
adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau
prosedur sistem secara logika.
2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir
Pedoman-pedoman pembuatan bagan alir menurut Jogiyanto (2005:795-799)
adalah:
a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian
kiri dari suatu halaman.
b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditujukan dengan jelas.
c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan di mana akan
berakhirnya
d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu
kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya persiapkan dokumen, atau
hitung gaji.
e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang
semestinya
f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas mengunakan simbol penghubung.
g. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
37
Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem dapat dilihat dalam
tabel di bawah ini
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir
Simbol Arti Simbol Arti
Dokumen Proses
Kegiatan
Manual
Operasi
Luar/Komputer
Simpanan urut
angka
Pngurutan
offline
Arsip sementara Drum
Magnetik/
penyimpanan
komputer
Karto Plong Pita kertas
berlubaang
Keyboard
Penjelasan
Display Arsip
Permanen
Garis alir
Penghubung Catatan
A
C
N
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
38
K. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
1. Pengertian Diagram Alir Data
Diagram alir data menurut Mulyadi (2001:57) adalah suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu
sistem.
2. Simbol yang digunakan dalam Diagram Alir data (Jogiyanto, 2005:700-707)
Menurut Jogiyanto (2005:700-707) simbol yang digunakan dalam
Diagram Alir Data adalah :
a. External Entity (kesatuan luar ) atau boundary (batas sistem)
Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang
dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output
dari sistem.
Kesatuan luar biasanya berupa :
1) Suatu kantor, dpartemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar
sistem yang sedang dikembbangkan.
2) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang
dikembangkan
3) Sustu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti
langganan dan pemasok
4) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
39
5) Sumber asli dari suatu transaski
6) Penerima akhir dari sustu laporan yang dihasilkan oleh sistem
Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau
suatu kotan dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD
Sumber. Jogiyanto (2005:701)
b. Data flow (arus data)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah
Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD
Sumber: Jogiyanto (2005:702)
Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai
berikut
1) Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.
2) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
3) Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.
4) Masukan untuk komputer.
5) Komunikasi ucapan.
6) Surat-surat atau memo.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
40
7) Data dibaca atau direkam ke suatu file.
8) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
9) Tranmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
Dalam menggambarkan arus data, konsep-konsep yang perlu diperhatikan:
1) Konsep paket dari data (Packet Data)
Bila dua atau lebih data megalir dari sustu sumber yang sama ke
tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai sustu arus data
tunggal. Karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama
harus ditunjukkan sebagai suatu arus data, walaupun misalnya terdidri
dari beberapa dokumen,
2) Konsep arus data menyebar (diverging data flow)
Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus
data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.
3) Konsep arus data mengumpul (converging data flow)
Arus data mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda,
dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan
yang sama.
4) Konsep sumber dan tujuan arus data
Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke
suatu proses. Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu
dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan proses.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
41
c. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk dihasilkan arus data yang keuar dari proses. Suatu proses
dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat
persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul
atau
Gambar 2.3 Simbol Proses dalam DFD
Sumber: Jogiyamto (2005:705)
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, yaitu meliputi:
1) Identifikasi Proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menujukkan
nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol
proses.
2) Nama Proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses
tersebut. Nama dan proses harus jelas dan lengkap
menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dan proses biasanya
berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja. Nama dari
proses diletakkan di bawah proses di simbol proses.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
42
3) Pemrosesan
Untuk physical DFD yang menujukkan proses tidak hanya proses
dari komputer tetapi juga proses manual, seperti proses yang
dilakukan oleh orang, mesin, dan lain-lain, maka pemrosesan harus
ditunjukkan. Pemrosesan ini menunjukkan siapa atau dimana suatu
proses dilakukan. Untuk Logical DFD yang prosesnya hanya
menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak
disebutkan dan bila pemroses akan disebutlkan dapat juga untuk
menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya.
Berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses:
1) Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan
menhasilkan sebuah arus data
2) Sustu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan
menghasilkan sebuah arus data
3) Suatu proses yang menerima suatu arus data dan menghasilkan
lebih dari sebuah arus data.
d. Data store (simpanan data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan data yang dapat
berupa sebagai berikut :
1) Suatu file atau database di sistem komputer.
2) Suatu arsip atau catatan manual.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
43
3) Sustu kotak tempat data di meja seseorang.
4) Suatu tabel acuan manual.
5) Suatu agenda atau buku.
Simpanan data DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis
horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD
Sumber : Jogiyanto (2005:707)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggambarkan simpanan data
di DFD
1) Hanya proses daja yang berhubungan dengan simpanan data
karena menggunakan atau merubah data simpanan data adalah
suatu proses.
2) Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses
menunjukkan proses update dapat berupa :
a) Menambah atau menyimpan record baru atau dokumen baru ke
dalam simpanan data
b) Menghapus record atau di suatu dokumen yang ada di
simpanan data.
c) Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang
ada di simpanan data.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
44
3) Arus data yang berasal dari simpanan adata ke suatu proses
menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada
di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan
luar komputer (disc atau tape) berarti membaca data dari suatu
record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual
berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat
isinya dari suatu simpanan data.
4) Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu
menggunakan data update simpanan data dapat dipilih salah satu
penggambaran sebagai berikut ini :
a) Menggunakan sbuah garis dengan panah mengarah kedua arah
yang berlawanan dari simpanan data, atau
b) Menggunakan arus data yang terpisah
3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir Data
Pedoman untuk menggambarkan Diagram Alir Data menurut Jogiyanto
(2005:713) adalah :
a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang
terlibat di sistem.
b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram)
d. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
45
terlebih dahulu.
e. Gambarlah sketsa Diagram Air Data untuk overview diagram (level 0)
berdasarkan proses di diagram berjenjang.
f. Gambarlah Diagram Alir Data untuk level-level berikutnya, yaitu level 1
dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan
diagram berjenjangnya.
4. Keterbatasan DFD
a. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop)
b. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)
c. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
L. Database
Database adalah sebuah objek yang kompleks untuk menyimpan informasi
yang terstruktur yang diorganisir dan disimpan dalam suatu cara yang
mengijinkan pemakainya untuk mengambil informasi dengan cepat dan efisien.
Secara lebih sederhana pengertian database adalah kumpulan tabel- tabel yang
saling berhubungan.
Database Management Sistem (DBMS) adalah software yang digunakan
untuk membuat database. Contoh dari DBMS adalah Microsoft Accesc, SQL
Server, Microsoft Excel, FoxPro, dan lain-lain. Sebuah database dioperasikan
oleh seorang Data-base Administrator (DBA) yaitu orang yang bertanggungjawab
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
46
terhadap sumber daya data dan DBMS.
Database merupakan kumpulan dari tabel-tabel yang terdiri dari: Baris, sering
disebut sebagi instance dari data atau record; dan kolom, sering disebut sebagai
attributes atau field. Dalam database tabel-tabel berisi elemen data dan primary
key. Primary key (kunci utama) merupakan elemen data yang mempunyai nilai
yang unik dan digunakan untuk menghubungkan dengan table lain (menjadi
foreign key di table lain).
Karakterisitk pendekatan database menurut Wilkinson (2000: 190-194)
adalah:
1. Independensi Data (data Independence), database elemen dalam database
mempunyai standar yang sama
2. Konsistensi Data (Data Consistency), setiap data elemen dalam database
mempunyai standar yang sama.
3. Satu kali memasukkan dan menyimpan data (One Data Entry and Storage),
dengan hanya memasukkan data satu kali dapat digunakan untuk banyak
aplikasi dan user.
4. Kasatuan data (Data integration), database menyediakan simpanan data
terpusat untuk digunakan.
5. Shared data ownership, semua data dalam database dimiliki bersama oleh
pengguna data.
6. Manajemen data yang tersentraslisasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
47
7. Penyerderhanaan manajemen dan akses data.
Keuntungan menggunakan database antara lain:
1. Menghilangkan inkonsistensi
2. Meningkatkan aksesibilitas.
3. Mengontrol redundancy
Sedangkan kerugiannya antara lain:
1. Biaya relatif mahal.
2. Membuat banyak perubahan yang mendasar.
3. Risiko kehilangan data yang besar, hilang atau rusaknya suatu data akan
mempengaruhi data secara keseluruhan.
M. Kamus Data
1. Pengertian Kamus Data
Menurut Jogiyanto (2005:725), kamus data adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhab-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus
data dapat dibuat padda tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap
analisis maupun tahap perencanaan sistem. Kamus data dibuat berdasarkan
Diagram Arus Data dan berisi keterangan lebih lanjut tentang Diagram Arus
Data.
2. Isi Kamus Data
Isi kamus data meurut Jogiyanto (2005: 726-728) adalah:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
48
a. Nama arus data, dibuat berdasarkan nama dari Diagram Arus Data.
b. Alias, dibuat karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departeman satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk data, dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil
cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan di layar monitor, variable,
parameter, dan field
d. Arus data, menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.
e. Penjelasan untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang
dicatat di KD.
f. Periode, menunjukkan kapan terjadinya arus data.
g. Volume, digunakan untuk mengidentifikasi besarnya simpanan luar yang
akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemrosesan dan
alan output.
h. Struktur data, menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri
dari item-item apa saja.
N. Entity Relationship Diagram (ERD)
1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD melukiskan isi dari database secara grafis yang menunjukkan berbagai
entitas dan relasi yang penting antar entitas tersebut.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
49
Dalam ERD simbol-simbol yang digunakan:
Entitas Relationship
Gambar 2.5 Simbol dalam ERD.
2. Langkah-langkah Pembuatan ERD
Menurut Wilkinson (2000:199-202), langkah-langkah yang dilakukan
untuk membuat ERD adalah:
a. Membangun entitas dan relationship
Untuk memulai mambuat ERD, kita harus membangun lingkup proses
yang akan dibuat dam mambuat daftar entitas. Entitas adalah semua
sumber daya (resources) yang digunakan perusahaan, kejadian (event)
yang dialami perusahaan dan orang (agent) yang berhubungan dengan
perusahaan.
Dengan batasan yang telah kita buat, selanjutnya kita membangun
beberapa segment ERD, masing-masing menunjukkan dua entitas
yang dihubungkan oleh relationship. Segment meliputi kelompok
elemen data yang dibutuhkan oleh 1 user atau lebih. Masing-masing
segment dalam ERD harus termasuk entitas yang mempunyai
hubungan satu sama lain.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
50
b. Menghubungkan entitas dan relationship
Segmen-segmen perlu diinterigasikan dalam bentuk struktur ERD.
Pengintegrasian berisi penempatan entitas dalam segmen dan
dihubungkan dengan segmen lain yang menghubungkan entitas yang
sama.
c. Menentukan kardinalitas relationship
Kardinalitas menunjukkan pada hubungan numerial antar entitas
dalam ERD. Kardinalitas tergantung pada hal-hal spesifik dalam
perusahaan, seperti organizational constraint dan peraturan-peraturan.
Ada tiga tipe kardinalitas, yaitu
1) One-to-one (1:1) Relationship (Hubungan satu ke satu)
Kardinalitas ini ada pada saat satu kejadian dari entitas
berhubungan dengan satu hanya satu kejadian dari entitas yang
berhubungan.
2) One-to-many (1:N) Relationship (Hubungan satu ke banyak)
Kardinalitas ini ada saat satu entitas yang mempunyai labih dari
satu (banyak) kejadian berhubungan dengan entitas dengan satu
kejadian.
3) Many-to-many (M:N) Relationship (Hubungan banyak ke banyak)
Kardinalitas ini ada saat masing-masing entitas dihubungkan
mempunyai lebih dari saru kejadian. Hubungan many-to-many
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
51
biasanya dengan menggunakan entitas asosiatif yang membentuk
primary key dari entitas-entitas yang harus dihubungkan.
O. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:41), daur atau siklus hidup dari pengembangan
sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan
utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses
pengembangannya. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat
terdiri dari tahapan perencanaan sistem (sistems planning), analisis sistem
(sistems analysis), desain sistem (sistems design), seleksisistem (sistems
selection), implementasi sistem (sistems implementation), dan perawatan sistem
(sistems maintenance)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
52
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus, yaitu melakukan penelitian
untuk memperoleh data secara langsung terhadap objek tertentu mengenai sistem
informasi akuntansi pembelian persediaan obat, sehingga hasil kesimpulan yang
diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada objek yang diteliti.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat : Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
Waktu : Penelitian dilakukan pada bulan November 2012 sampai
dengan Januari 2013
C. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
a. Pimpinan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
b. Bagian Akuntansi
c. Bagian Gudang
d. Bagian Pembelian Persediaan
e. Bagian Penerimaan Barang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
53
2. Objek Penelitian
a. Bagian – bagian yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian
pada persediaan.
b. Dokumen – dokumen dan bukti – bukti tentang terjadinya persediaan
D. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara dilakukan melalui tanya jawab secara langsung kepada
pimpinan atau karyawan yang ditunjuk oleh pimpinan pada bagian yang
bersangkutan.
2. Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan melalui pengumpulan data pembelian persediaan
dengan mempelajari dokumen melalui arsip Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta
3. Obeservasi
Pengumpulan data pembelian persediaan dengan melihat dan mengamati
kegiatan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta secara langsung.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
54
E. Data Penelitian
Data yang dipakai dalam penelitian ini adalah :
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
2. Struktur Organisasi
3. Deskripsi Jabatan
4. Prosedur Persediaan
5. Dokumen, formulir, dan catatan tentang pembelian persediaan yang
digunakan oleh organisasi tersebut.
F. Teknik Analisis Data
Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah pertama yaitu
mengetahui sistem akuntansi pembelian pada persediaan yang digunakan di
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta itu adalah dengan cara membuat deskripsi
dan menjabarkan sistem akuntansi pembelian pada persediaan yang sudah ada di
dalam organisasi. Langkah analisis tentang sistem akuntansi pembelian pada
persediaan diperoleh dengan mengidentifikasi, yaitu :
1. Mengidentifikasi permasalahan
Pada tahap ini dilakukan teknik wawancara untuk mengetahui permasalahan
yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian
2. Mengidentifikasi penyebab permasalahan
Setelah melakukan identifikasi permsalahan, berikutnya adalah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
55
mengidentifikasi penyebab permasalahan.
3. Mengidentifikasi titik keputusan
Pada tahap ini, identifikasi dilakukan dengan mengacu pada bagan alir sistem
yang terdapat pada organisasi, sehingga dapat diketahui latak permasalahan
yang terjadi.
4. Identifikasi personil kunci
Pada tahap ini. Identifikasi dilakukan dengan mengacu pada dokumen
deskripsi jabatan yang ada di organisasi
Informasi didapat dengan memeriksa bagian-bagian yang terkait dalam sistem
persediaan tersebut dengan cara wawancara, dokumentasi, dan melakukan
observasi bagian-bagian terkait dan juga dengan cara menganalisis hasil dari
teknik pengumpulan data yang telah dilakukan sebelumnya.
Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang
kedua berkaitan dengan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian
persediaan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi adalah sebagai berikut:
Setelah melakukan tahap-tahap diatas, maka selanjutnya adalah melakukan
perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat dengan cara
sebagai berikut :
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
56
1. Memisahkan tugas dan tanggung jawab secara tegas dengan membuat struktur
organisasi dan Job description.
2. Merancang input dalam sistem informasi akuntansi pembelian pada
persediaan dengan membuat form elektronik untuk merekam data pemasok
persediaan barang dagang, data persediaan barang dagang, data pembelian
barang dagang, data order pembelian persediaan, data laporan penerimaan
persediaan, data penerimaan persediaan, data pembayaran, data faktur
pembelian persediaan, data akun, dan data bank.
3. Merancang Entity Relationship Diagram (ERD), Merancang diagram alir (Flow
Chart) dan perancangan Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto, 2005: 795 –
721).
a. Perancangan diagram alir dengan ketentuan :
1) Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari
bagian kiri dari suatu halaman.
2) Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3) Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhir.
4) Masing-masing kegiatan di dalam bagian alir sebaiknya digunakan
suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
5) Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
57
yang semestinya.
6) Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7) Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
b. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) dengan ketentuan (Jogiyanto,
2005: 795 – 721) :
1) Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di
dalam sistem.
2) Identifikasikan semua masukan dan keluaran yang terlibat dengan
kesatuan luar.
3) Gambar diagram konteks terlebih dahulu.
4) Gambar bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem
terlebih dahulu.
5) Gambar sketsa DFD untuk overview diagram berdasarkan proses pada
diagram berjenjang.
6) Gambar DFD untuk level-level berikutnya untuk tiap-tiap proses yang
dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.
7) Gambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah.
8) Gabungkan semua DFD yang telah dibuat ke dalam satu diagram.
4. Perancangan keluaran, yaitu dengan merancang format laporan keluaran yang
dihasilkan dari sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
58
BAB IV
GAMBARAN UMUM
RUMAH SAKIT PANTI RINI YOGYAKARTA
A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini
Pada awalnya Rumah Sakit Panti Rini adalah sebuah klinik bersalin dan
poliklinik umum yang dirintis oleh Romo Hovens. SJ dan Dewan Paroki Kalasan,
yang terletak di Jalan Solo Km. 12,5 Tirtomartani, Kalasan Sleman Yogyakarta
55571. Klinik ini dibangun dengan maksud menyelenggarakan pelayanan
kesehatan kepada semua lapisan dan golongan masyarakat yang membutuhkan,
dengan cara pelayanan professional, dan mengusahakan kesejahteraan bagi semua
yang berkarya didalamnya dengan semangat Kristiani.
Dalam perkembangannya, pengurus klinik ini mengalami kesulitan terutama
tenaga dan biaya, maka tahun 1967, dengan berat hati Dewan paroki
menyerahkannya kepada Yayasan Panti Rapih untuk dijadikan cabangya.
Peyerahan dilaksanakan melalui Romo Widijono, selaku Romo Paroki Kalasan
pada waktu itu. Dalam tahun yang sama Sr. Alexia. CB beserta beberapa tenaga
perawat dan bidan Panti Rapih ditugaskan di sana untuk menagnani klinik
tersebut.
Atas usaha Yayasan Panti Rapih, perizinan poliklinik dapat diperoleh pada
tanggal 22 November 1968. Untuk semetara poliklinik Panti Rini menempati
bangunan yang sebenarnya oleh warga Paroki Kalasan dibangun untuk Pastoran.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
59
Semakin hari dirasa perlu untuk mengusahakan tempat pemindahan poliklinik ini.
Maka pada tahun 1969, Yayasan Panti Rapih berhasil membeli tanah yang
terletak di sebelah Gereja Kalasan dengan luas seluruhnya 4485 m2.
Sebelum keadaan mengizinkan membangun gedung tersebut, tanah yang
bersangkutan semantara diolah dan disuburkan untuk ditanami sayur-sayuran,
buah-buahan, dan peternakan ayam. Melalui cara ini mambantu memberikan
penyuluhan kepada masyarakat kesehatan lingkungan dan gizi juga peyuburan
tanah pertanian, dan peternakan.
Pada awal tahun 1972 klinik bersalin umum mulai dibangun dan dapat
diselesaikan pada awal Agustus 1972. Tanggal 10 Agustus dalam tahun yang
sama gedung baru tersebut diberkati oleh Bapak Kardinal Yustinus
Darmoyuwono. Pr, dab haru itu juga dibuka secara resmi oleh Bapak Camat
Kalasan Bapak Projosuharto.
Sejak dipindahkannya Sr. Alexia. CB ke Mertoyudan dan pada tahun 1972.
Perkembangan karya pelayanan kesehatan mengalami pasang surut, karena tidak
adanya pembimbing yang perpengalaman dibidang pelayanan kesehatan dan
setiap enam bulan terjadi pergantian tenaga, sehingga mutu pelayanan semakin
menurun dan mengalami kemunduran.
Pimpinan Suster-suster Cinta Kasih Santo Carolus Borromeus, Yayasan Panti
Rapih dan Dewan Paroki Kalasan menyetujui agar Klinik Bersalin dan Poliklinik
Umum ini ditutup. Dokter Kabupaten Kalasan, tidak menyetujui usul tersebut,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
60
tetapi menasehati agar Yayasan Panti Rapih dan para pelaksananya tidak putus
asa dalam usaha melanjutkan karya pelayanan tersebut. Akhirnya klinik ini dapat
diteruskan hingga berkambang sampai saat ini. Setelah mengalami beberapa
perkembangan dan peraturan, Poliklinik Bersalin dan Poliklinik Umum Panti
Rini. Masyarakat mengenalnya dengan nama RB-BP Panti Rini.
Ketika Banyak masyarakat yang semakin merasakan dan menyadari akan
pentingnya kesehatan dengan melihat perkembangan pelayanan RB-BP Panti Rini
maka dari pihak Yayasan Panti Rapih berencana meningkatkan pelayanan kepada
warga yang berekonomi lemah khususnya yang tinggal di pedesaan kawasan
Yogyakarta Timur dan Jawa Tengah bagian barat daya.
Karena itu dikembangkanya RB-BP Panti Rini menjadi sbuah Rumah Sakit.
Maka peningkatannnya dimulai dengan izin prinsip dari Dinas Kesehatan dengan
SK Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan Republik
Indonesia Nomor : 0072/Yan/Med/RSK/S/1988, pada tanggal 2 Februari 1988,
usaha terus dijalankan dengan pembangunan gedung, melengkapi peralatan
kesehatan dan peralatan rumah tangga.
Dengan berbagai usaha daj kerja sama berbagai pihak terutama kesediaan dari
pihak Departemen Kesehatan untuk memberikan izin, maka diresmikannya
berdiri Rumah Sakit Umum Pratama Panti Rini pada tanggal 10 Juni 1993.
Gedung baru ini diberkati oleh Romo Djojosiswoyo. Pr, Vikep Prop. DIY
Yogyakarta dan diresmikan oleh Bapak Drs. Arifin Ilias sebagai Bupati Kepala
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
61
Daerah Kabupaten Sleman dan didampingi oleh Yayasan Panti Rapih, pimpinan
Suster-suster Cinta Kasih Santo Carolus Borromeus, Romo Paroki beserta
Dewannya.
B. Visi
Dalam kesadaran terpanggil untuk meneruskan karya Allah dalam
menyeharkan manusia seutuhnya serta untuk melaksanakan amanat penyenbuhan
Yesus Kristus kepada semua manusia yang adalah ciptaan dan citra Allah. Tanpa
membedakan agama, budaya, suku, dan social. Sebab itu sebagai bersama rekan
kerja akan membrikan pelayanan yang optimal dengan empati, cinta, dan tepat
demi kepuasan pasien yang kami layani.
C. Misi
Dijiwai semangat cinta kasih kepasa sesama, berupaya menggalang hidup
yang sehat secara menyeluruh (holistic). Dalam pelayanan mengutamakan
kepuasan, kesejahteraan, dan produktifitas yang optimal bagi semua.
D. Motto/semboyan
“Pendamping setia anda di kala sehat dan sakit”
Tujuannya :
1. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
62
2. Menguatkan kesadaran dan kemampuan hidup sehat masyarakat.
3. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman dan
teknologi.
4. Mengupayakan kesejahteraan karyawan.
E. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini Kalasan
1. Pelayanan 24 jam meliputi : Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Farmasi, Unit
Laboratorium, Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Ambulance 118.
2. Pelayanan Rawat Jalan yaitu Poliklinik Umum, Poliklinik Gigi dan Poloklinik
Spesialis, antara lain : Kebidanan dan Penyakit kandungan, Penyakit dalam,
Kesehatan anak, Bedah Umum yaitu (tulang, anak, onkologi), Syaraf,
Mata,THT, Kulit dan Kelamin.
3. Pelayanan dan tindakan medic yaitu Operasi/bedah dan Persalinan
4. Pelayanan Rawat Inap Meliputi :
a. Kelas Utama
Tempat tidur untuk pasien dan satu bed untuk penunggu, ruang ber AC,
kulkas, Water Heater, ruang tamu, paket buah selamat datang, kamar
mandi dalam dan telepon.
b. Kelas I
Tempat tidur bagi pasien dan satu bed bagi penunggu, ruang ber AC,
televise dan kamar mandi dalam
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
63
c. Kelas II
Kamar untuk dua pasien, yaitu dua bed pasien, satu buah kipas angin dan
kamar mandi dalam.
d. Kelas III
Satu ruangan untuk enam orang pasien, pasien dibedakan menurut jenis
kelaminnya, setiap pasien dapat dijaga oleh satu orang penunggu.
e. Ruang Isolasi
f. Ruang Bayi
5. Pelayanan Penunjang Medis : Laboratorium, Radiologi/CT-Scan/USG,
Fisioterapi dan Farmasi.
6. Pelayanan kesehatan yang meliputi : General Check-Up, Home
Care/Perawatn Rumah, Pemeriksaan Bayi sehat dan Imunisasi, Penyuluhan
kesehatan masyarakat, Pusat Informasi diabetes dan Dislipidema (PIDD),
Konsultasi Gizi, Pelayanan Pramuruki (merawat Pasien dirumah), Pendidikan
dan pelatihan Pramurukti.
F. Pelayanan Pasien Rawat Inap
Tujuan prosedur pasien rawat inap memberikan kemudahan dalam proses
pelayanan pasien dan rawat inap, pelayanan rawat inap bisa cepat dan cermat
serta hak dan kewajiban pasien bisa terlaksana dengan baik. Kebijakan yaitu
penerima pasien rawat inap melalui poliklinik/UGD/Kamar bersalin.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
64
G. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang berlaku di Rumah Sakit Panti Rini sesuai dengan
Surat Keputusan Pengurus Yayasan Panti Rapih Nomor 23-
B/YPR/K/B/VIII/2011 yang ditetapkan pada tanggal 1 Agustus 2011. Tugas
mengenai masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Direktur
Tugas direktur adalah:
a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan aman, nyaman serta penuh
cinta kasih sehingga tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki terhadap
rumah sakit.
b. Mengkaji:
1) Peraturan/ketetapan kebijakan dari Yayasan, Gereja dan Pemerintah
2) Struktur, UTW, Protap
3) Progam kerja, laporan keuangan APB dan Realisasinya
4) Permasalahan dalam pengelolaan rumah sakit
5) Kebutuhan dan penggunaan tenaga pelayanan, dan sarana dan
prasarana
6) Perkembangan kebutuhan pelayanan kesehatan dan kaitannya dengan
situasi sosial, ekonomi, dan budaya masyarakat, bangsa/negara dan
dunia
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
65
7) Perkembangan sosial ekonomi dan perubahan pasar dan tingkat
kelemahan.
c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan dan
pengembangan serta investasi untuk rumah sakit yang meliputi:
1) Organisasi dan Manajemen
2) Pelayanan
3) Ketenagaan
4) Fasilitas
5) Keuangan dan Akuntansi
d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan/memotivasi, membina,
mengendalikan, mengsupervisi, dan mengevaluasi, serta menindak lanjuti
dan mengembangkan seluruh kegiatan pelayanan yang berkaitan dengan
aktivitas sumber daya baik insani maupun non insani dalam bidang
administrasi/manajemen dan pelaksanaan teknis informasi secara
keseluruhan dari Rumah Sakit Panti Rini Kalasan Yogyakarta.
e. Penilaian dan Pelaporan:
1) Penilaian:
Melakukakan evaluasi tentang pelaksanaan dan hasil kerja dari
kegiatan pengelolaan rumah sakit.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
66
2) Pelaporan:
a) Membuat dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban secara
berkala maupun insedential baik lisan maupun tertulis kepada BP
yayasan tentang:
1)) Pelaksanaan serta hasil kerja pengelolaan rumah sakit
2)) Keuangan dan Realisasi APB rumah sakit
b) Membuat dan menyerahkan laporan kegiatan pelayanan rumah sakit
kepada Dep. Kes sesuai ketentuan yang berlaku.
2. KPRS
Tugas KPRS antara lain
a. Mengembangkan program keselamatan pasien di rumah sakit
b. Menyusun kebijakan dan prosedur terkait dengan program keselamatan
pasien rumah sakit
c. Menjalankan peran untuk melakukan maotivasi, edukasi, konsultasi,
pemantauan dan panilaian tentang terapan program keselamatan pasien
rumah sakit.
3. Skretariat Direksi
Tugas Sekretariat direksi antara lain
a. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi
b. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal dan
eksternal perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
67
c. Menyiapkan laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan Sekretaris
secara benar dan tepat waktu
4. Komite Medik
Komite medik bertugas membantu direktur dalam menyusun standar
pelayanan dan memantau pelaksanaannya serta memantau pelaksanaan tugas
tenaga medik. Komite medik membawai staf medis fungsional.
5. Staf Medis Fungsional
Tugas Staf Medis Fungsional antara lain :
a. Melaksanakan kegiatan profesi yang meliputi prosedur diagnosis,
pengobatan, pencegahan, pencegahan akibat penyakit, peningkatan dan
pemulihan
b. Meningkatkan kemampuan sesuai dengan profesinya, melalui program
pendidikan/pelatihan berkelanjutan
6. Kepala Seksi Pelayanan Medis dan Penunjang Medis
Tugas kepala seksi pelayanan dan penunjang medis adalah:
a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga
tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki baik data lingkup
tanggungjawabnya maupun instansi secara keseluruhan.
b. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan
dan penunjang medik.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
68
c. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan
rumah sakit.
d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan motivasi, membina,
mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan
seluruh kegiatan pelayanan.
e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang
pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi pelayanan dan penunjang medik.
f. Mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya seperti kepala UGD;
kepala subseksi radiologi, patologi klinik dan fisioterapi; kepala subseksi
farmasi; kepala subseksi pelayan gizi dan produksi makanan; dan kepala
sub seksi rekam medis.
7. Kepala Seksi Pelayanan Keperawatan
Tugas kepala seksi pelayanan keperawatan adalah:
a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga
tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki, baik dalam lingkup tanggung
jawabnya maupun instansi secara keseluruhan.
b. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan
rumah sakit.
c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan
dan penunjang medik.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
69
d. Melaksanakan, mengorganisir, mengarahkan atau memotivasi, membina,
mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan
seluruh kegiatan pelayanan.
e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang
pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi pelayanan keperawatan.
f. Mengawasi bagian-bagian yang ada dibawahnya seperti sub seksi rawat
inap umum dan IMC; sub seksi rawat nifas, rawat neonatus, kamar
bersalin dan poliklinik kebidanan; subseksi rawat jalan dan kamar bedah.
8. Kepala Seksi Administrasi
Tugas dari kepala seksi administrasi adalah:
a. Menciptakan kondisi kerja yang harmonis dan penuh kasih sehingga
tumbuh rasa tanggung jawab dan memiliki, baik dalam lingkup tanggung
jawabnya maupun instansi secara keseluruhan.
b. Mengkaji beberapa peraturan dan permasalahan yang berkaitan dengan
rumah sakit.
c. Merencanakan dan menganggarkan tentang pengelolaan seksi pelayanan
medis dan penunjang medis.
d. Melaksanakan, mengorganisir, memberikan motivasi, membina,
mengendalikan, mensupervisi, mengevaluasi serta mengembangkan
seluruh kegiatan pelayanan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
70
e. Melakukan evaluasi dan membuat serta menyerahkan laporan tentang
pelaksanaan dan hasil kerja dari seksi administrasi dan keuangan.
9. Kepala UGD
Tugas Kepala UGD adalah :
a. Membuat perencanaan jenis dan jumlah peralatan keperawatan yang
diperlukan
b. Menyiapkan fasilitas dan lingkungan UGD untuk kelancaran pelayanan
serta memudahkan pasien menerima pelayanan
c. mengawasi kebersihan lingkungan-mengatur tataruang UGD
agar memudahkan dan memperlancar pelayanan yang
diberikankepada pasien
d. Mengkaji Kebutuhan Pasien, dengan cara mengamati keadaan pasien
(tanda vital, kesadaran, mental, keluhan)
e. Menyiapkan bahan pemeriksaan penunjang sesuai kebutuhan
f. Melakukan tindakan darurat sesuai kebutuhan pasien
d. Membantu pasien selama pemeriksaan dokter
e. Melaksanakan tindakan pengobatan sesuai programpengobatan yang
ditentukanoleh dokter
10. Kepala Subseksi Radiologi, Patologi, Klinik dan Fisioterapi
Kepala Subseksi Radiologi, Patologi, Klinik dan Fisioterapi mempunyai tugas
menyediakan semua fasilitas dan kebutuhan untuk menyelenggarakan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
71
kegiatan diagnose penyakit melalui pemeriksaan radiologi/sonografi dan
pengobatan melalui radio terapi,
11. Kepala Subseksi Farmasi
Tugas Kepala subseksi Farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi di
rumah sakit meliputi : perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pemberian obat, pengendalian, penghapusan, pelaporan dan
evaluasi
12. Kepala Subseksi Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan
Tugas Kepala Subseksi Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan adalah :
a. Pengadaan makanan kepada pasien rawat inap
b. Bertanggung jawab atas makanan yang diberikan kepada pasien rawat
inap.
c. Menyajikan makanan yang dapat menunjang gizi kepada pasien dan
menyesuaikan makanan yang diberikan dengan penyakit pasien rawat
inap.
13. Kepala Subseksi Rawat Inap Umum dan IMC
Tugas Kepala Rawat Inap Umum dan IMC adalah membuat perencanaan
tugas keparawatan yang diperlukan, dan keperawatan sesuai pasien.
14. Kepala Subseksi rawat nifas, noenatus, kamar bersalin dan poliklinik
kebidanan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
72
Tugas kepala subseksi rawat nifas, neonatus, kamar bersalin dan poliklinik
kebidanan adalah
a. menjaga kesehatan ibu dan bayinya, baik fisik maupun psikologik
b. melaksanakan sharing yang komprehensif, mendeteksi masalah,
mengobata atau merujuk bila terjadi komplikasi pada ibu maupun bayinya
c. memberikan pendidikan kesehatan tentang perawatan kesehatan diri,
nutrisi, keluarga berencana, menyusui, pemberian imunisasi kepada bayi,
dan perawatan bayi sehat
15. Kepala Subseksi Rawat Jalan dan Kamar Bedah
Tugas Kepala Rawat Jalan dan Kamar Bedah adalah menyediakan fasilitas
terhadap penyelenggaraan kegiatan pelayanan Poliklinik Rawat Jalan dan
mengatur pelayanan pembedahan sesuai kebutuhan.
16. Kepala Subseksi Rekam Medis
a. penyediaan rekam medis untuk pelayanan pasien dan penggunaan
lainnya
b. melaksanakan prosedur pasien-pulang (discharge) dan
kelengkapan rekam medis setelah pasien keluar atau meninggal
c. membuat kode penyakit dan kode operasi dari pasien yang sudah
keluar atau yang meninggal
d. melakukan pengarsipan (filing) atau penyimpanan rekam medis
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
73
e. mengevaluasi pelayanan rekam medis
17. Kepala Subseksi Personalia, Humas, Diklat dan UPKM
Tugas Kepala Subseksi Personalia, Humas, Diklat dan UPKM adalah :
a. Perekrutan karyawan
b. Pengadaan dan usulan tentang SDM ke direktur.
c. Pengembangan karyawan rumah sakit.
18. Kepala Subseksi Keuangan
Tugas Kepala Subseksi Keuangan adalah bertanggung jawab dalam seluruh
kegiatan keuangan yang dilakukan oleh rumah sakit.
19. Kepala Subseksi Akuntansi
Tugas Kepala Subseksi Akuntansi adalah bertanggung jawab atas penyajian
pelaporan keuangan rumah sakit antara lain :
a. Membukukan laporan harian berdasarkan setoran harian dari buku saldo
dari keuangan
b. Mengecek bukti transaksi kas masuk dan kas keluar
c. Mengarsip dan menyimpan semua bukti transaksi keuangan
d. Mencatat semua piutang dan hutang yang timbul
e. Membuat/mennyusun laporan keuangan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
74
20. Kepala Subseksi Rumah Tangga dan Logistik
Tugas Subseksi Rumah Tangga dan Logistik adalah bertanggung jawab atas
pengadaan perlengkapan penyelenggaraan kerumah tanggaan rumah sakit
antara lain :
a. Melakukan seleksi terhadap permintaan barang dari gudang umum
b. Menyusun kebutuhhan barang dan peralatan rutin yang meliputi barang
non medis dan peralatan lainnya.
21. Kepala Subseksi Keamanan dan Kendaraan
Tugas Kepala Subseksi Keamanan dan Kendaraan adalah
a. Bertanggung jawab atas keamanan rumah sakit
b. Mengatur pengunjung yang akan membesuk pasien sesuai jam besuk yang
telah ditentukan.
c. Bertanggung jawab atas transportasi untuk antar jemput pasien.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
75
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
76
H. Personalia
1. Karyawan
Karyawan yang bekerja di Panti Rini ada dua status, yang pertama
merupakan pegawai tetap dan yang kedua adalah pegawai kontrak. Jumlah
karyawan yang ada di Rumah Sakit Panti Rini sebanyak 183 orang.
2. Sistem Perekrutan Karyawan
Rumah Sakit Panti Rini dalam meruakan perusahaan yang bersifat sosial
atau non profit oriented. Sehingga dalam pengadaan tenaga kerja tidak
melakukan pemasangan iklan tenaga kerja terbuka bagi siapa saja yang
mampu dan sesuai dengan standar penerimaan karyawan di Rumah Sakit
Panti Rini.
3. Sistem Penggajian
Rumah sakit membedakan sistem penggajian, antara karyawan tetap
dengan karyawan kontrak. Sistem penggajian yang ditetapkan oleh Yayasan
Panti Rapih untuk Rumah Sakit Panti Rini. Komponen upah pekerja tetap dan
pegawai tidak tetap adalah sebagai berikut:
a. Upah pekerja tetap di lingkungan yayasan terdiri atas :
1) Upah Pokok
2) Upah Kinerja:
a) Insentif Fungsional
b) Insentif Kehadiran
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
77
c) Insentif Lembur
d) Insentif Jaga Malam
e) Insentif Kelebihan Beban Akademik
3) Upah tenaga medik diatur tersendiri dengan keputusan Yayasan.
b. Pekerja tidak tetap
1) Gaji honorarium tetap
2) Insentif harian yang disesuaikan dengan proporsi pendidikan dan
profesi masing-masing
4. Hari Kerja dan Jam Pekerja Tetap
Rumah Sakit Panti Rini menetapkan peraturan setiap karyawan bekerja 6
hari kerja dan setiap harinya bekerja selama 7 jam. Terdapat pembedaan
pembagian kerja antara perawat dan non perawat.
5. Golongan/Ruang Pertama dan Tertinggi Bagi Pekerja Tetap
RS Panti Rini Kalasan Yogyakarta memberikan pekerjaan kepada
karyawan sesuai dengan ijazah terkahir yang dimiliki oleh karyawan tersebut.
6. Prosedur Penarikan dan Pengunduran Diri Karyawan
a. Prosedur penarikan karyawan
1) Mengarsip surat lamaran masuk.
2) Memilih surat lamaran yang sudah terarsip dan memenuhi kriteria
permintaan/kebutuhan tenaga.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
78
3) Menyerahkan surat lamaran kepada kepala seksi administrasi untuk
dimintakan acc kepada direktur dalam menentukan calon karyawan
terpilih untuk mengikuti test tertulis dan test praktek.
4) Membuat surat panggilan test untuk calon karyawan terpilih.
5) Menghubungi via telepon (jika ada data) kepada calon karyawan.
6) Mengirim surat panggilan test.
7) Mempersiapkan test tertulis untuk calon karyawan.
8) Merekapn nilai test tertulis dan test praktek.
9) Menyerahkan data nilai test kepada kepala seksi administrasi untuk
menentukan calon terpilih test wawancara.
10) Mempersiapkan test wawancara.
11) Mempersiapkan test kesehatan bagi calon karyawan.
12) Mempersiapkan test psikologi.
13) Membuat rekapan nilai test keseluruhan.
14) Menyerahkan data nilai kepada kepala seksi administrasi dilanjutkan
kepada direktur untuk menentukan karyawan diterima.
15) Direktur bersama tim membuat kesepakatan penerimaan calon
karyawan.
16) Memberikan informasi/surat pemberitahuan diterima atau tidak dalam
seleksi calon karyawan tersebut.
17) Memberikan orientasi rumah sakit kepada karyawan baru.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
79
18) Menyerahkan karyawan baru kepada sub seksi yang meminta.
19) Memberikan data karyawan baru kepada staf personalia bagian
kesejahteraan karyawan dan file karyawan.
b. Prosedur pengunduran diri karyawan
1) Karyawan yang bermaksud mengundurkan diri membuat surat
permohonan pengunduran diri yang ditujukan kepada direksi RS Panti
Rapih melalui kepala bagian personalia, 2 bulan sebelum
mengundurkan diri.
2) Surat pengunduran diri setelah dibubuhi cap agenda masuk dan dicatat
dalam buku agenda masuk, diserahkan kepada kabag personalia untuk
dibubuhi paraf.
3) Dibuatkan informasi relevan tentang data-data karyawan yang
bersangkutan dan alasan pengunduran diri karyawan yang
bersangkutan.
4) Surat pengunduran diri dan informasi relevan tersebut dijadikan satu
dan dimasukkan ke dalam file karyawan.
5) Map/file karyawan diserahkan kepada direksi untuk mendapatkan
persetujuan.
6) Setelah disetujui direksi, karyawan yang bersangkutan diberikan
jawaban atas permohonan yang termaksud.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
80
7) Dibuatkan SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja
bagi karyawan tetap, sedangkan untuk karyawan kontrak hanya
diberikan surat keterangan pengalaman kerja.
8) SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja diserahkan
kepada direksi untuk dibubuhi tanda tangan, dan diperbanyak sesuai
kebutuhan:
a) Untuk karyawan yang bersangkutan
b) Untuk map/file karyawan yang bersangkutan
c) Untuk diarsip
9) SK pemberhentian dan surat keterangan pengalaman kerja dapat
diserahkan kepada karyawan termaksud dengan menggunakan buku
ekspedisi, setelah karyawan termaksud memenuhi persyaratan sudah
tidak ada tanggungan di RS Panti Rini dengan menunjukkan surat
bebas tanggungan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
81
BAB V
TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM
A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah
Sakit Panti Rini Yogyakarta
Deskripsi sistem akuntansi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit Panti
Rini Yogyakarta adalah dengan cara pembelian secara eksternal.Pembelian secara
eksternal dimulai dengan bagian gudang membuat surat permintaan pembelian
yang ditujukan kepada Rumah Sakit Panti Rapih, kemudian Rumah Sakit Panti
Rapih menerima surat permintaan tersebut, setelah itu Rumah Sakit Panti Rapih
mengirim tagihan biaya pembelian obat ke Panti Rini, kemudian pihak Panti Rini
membayarkan tagihan tersebut kepada pihak Panti Rapih atau langsung ke
pemasok.
1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian
Dalam melakukan sistem akuntansi pembelian persediaan obat rumah
sakit terdapat beberapa fungsi yang terdapat didalamnya. Berikut ini adalah
rangkuman fungsi-fungsi yang terlibat didalam pembelian persediaan obat di
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta :
Tabel Rangkuman Hasil Analisis Fungsi-fungsi terkait dalam pembelian
persediaan obat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
82
Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian
persediaan obat.
S
Sumber : Data diolah
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan fungsi
penerimaan dilakukan oleh fungsi gudang, sehingga fungsi gudang disini
mempunyai tugas ganda mulai dari melakukan pemesanan, menerima barang,
dan kemudian meyimpannya dan dapat disimpulkan Rumah Sakit Panti Rini
belum secara penuh memisahkan fungsi yang berkaitan dengan pembelian
karena semua pembelian persediaan obat dilakukan oleh fungsi gudang.
2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan
Dalam melakukan pembelian persediaan obat, Rumah Sakit Panti Rini
terdapat prosedur prosedur yang dilakukan seperti berikut :
No. Teori
Praktek Keterangan
Ada Tidak
1. Fungsi Gudang
2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian dilakukan
oleh fungsi gudang
3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan
dilakukan oleh fungsi
gudang
4. Fungsi Akuntansi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
83
a. Prosedur Order Pembelian
Order pembelian dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang ini
membuat surat order sebanyak lima rangkap yang ditujukan untuk bagian
akuntansi, bagian keuangan , bagian pembelian Panti Rapih, bagian
gudang, dan pemasok. Kemudian surat order pembelian tersebut
diserahkan kepada sopir yang akan mengantar surat order tersebut ke
Rumah Sakit Panti Rapih. Sebelum berangkat, sopir mengisi dan
menandatangai buku perjalanan.
b. Prosedur Penerimaan Barang
Penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang
menerima barang yang telah dipesan dan menerima faktur penjualan yang
telah di buat oleh pemasok, kemudian bagian gudang membuat surat bukti
penerimaan barang sebanyak empat rangkap yang ditujukan untuk bagian
akuntansi, bagian keuangan, bagian gudang, dan bagian pembelian.
c. Prosedur Pencatatan Barang
Pencatatan barang dilakukan oleh bagian gudang, dimana bagian gudang
membuat data kartu gudang.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
84
3. Dokumen –dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Dalam melaksanakan prosedur pembelian obat, Rumah Sakit Panti Rini
menggunakan beberapa dokumen yang terkait dengan pembelian, dokumen-
dokumen itu adalah
Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini
No.
Teori
Praktek
Ada Tidak
1. Surat Permintaan Pembelian
2. Surat Penawaran Harga
3. Surat order pembelian
4. Laporan penerimaan barang
5. Surat perubahan order
6. Bukti kas keluar
Sumber : Data diolah
Dari tabel diatas sistem pembelian Rumah sakit menggunakan dokumen
Surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan bukti kas keluar.
Surat permintaan pembelian tidak digunakan karena fungsi gudang dalam
pembelian langsung membuat surat order pembelian tanpa melakukan
permintaan pembelian terlebih dahulu. Dalam proses pembelian obat, Rumah
Sakit Panti Rini juga tidak menggunakan surat penawaran harga karena harga
sudah ditetapkan oleh pihak pemasok sehingga dalam proses pembelian tidak
memerlukan dokumen tersebut. Untuk surat perubahan order, Rumah Sakit
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
85
Panti Rini tidak menggunakannya, karena pembelian jarang sekali melakukan
perubahan order, jikapun ada perubahan maka surat perubahan order ini
diganti dengan surat order pembelian yang dikirim kembali ke pemasok.
4. Catatan dalam sistem akuntansi pembelian
Dalam melaksanakan proses pembelian terdapat beberapan catatan-catatan
yang menunjang proses pembelian. Catatan yang terdapat dalam sistem
pembelian di Panti Rini adalah
Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan
obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
No.
Teori
Praktek
Ya
Tidak
1. Register Kas Keluar
2. Jurnal Pembelian
3. Kartu Utang
4. Kartu Persediaan
Sumber : Data diolah
Dari tabel diatas dapat dilihat Sistem Akuntansi Pembelian persediaan
obat Rumah Sakit Panti Rini dalam mencatat adanya utang belum
menggunakan kartu utang, pada prakteknya kartu utang ini digantikan dengan
faktur dari pemasok, dimana faktur ini disimpan menurut tanggal faktur oleh
fungsi akuntansi yang kemudian digunakan untuk melihat jika ada utang yang
belum dibayar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
86
Dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, terdapat beberapa
catatan pembantu, catatan tersebut adalah
a. Buku Perjalanan/ekspedisi
Buku perjalanan/ekspedisi ini digunakan oleh bagian gudang untuk
mengecek jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim ke Panti Rapih.
Buku perjalanan ini dibawa oleh sopir untuk mengantar Surat Order
Pembelian ke Panti Rapih. Buku perjalanan ini di dalamnya berisi tentang
1) Jumlah Surat Order Pembelian yang dikirim
2) Tanda Tangan kepala gudang Rumah Sakit Panti Rini sebagai
pembuat Surat Order Tersebut.
3) Tanda tangan sopir sebagai bukti telah diantarkan
4) Tanda tangan bagian pembelian Rumah Sakit Panti Rapih sebagai
bukti telah diterimanya Surat Order Tersebut
b. Buku Habis Persediaan
Buku habis persediaan dibuat dan digunakan oleh gudang untuk mengecek
jumlah persediaan yang berada di dalam gudang, buku habis persediaan
digunakan oleh gudang sebagai pedoman pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
87
5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini
Bagan alir sistem akuntansi pembelian persediaan Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 5.1 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
88
Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir, dan
Pembelian Panti Rapih
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
89
Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
90
Gambar 5.4 : Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
91
B. Permasalahan yang ditemukan
1. Mengidentifikasi Permasalahan
Permasalahan –permasalahan yang terjadi dalam proses pembelian obat di
Rumah sakit Panti Rini Adalah
a. Semua kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung
jawab penuh atas pengadaan persediaan sehingga Dokumen-dokumen
pembelian sering tercampur, salah catat, dan rekap dokumen oleh gudang
sering terdapat kekeliruan.
b. Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang ada.
2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Dari permasalahan-permasalahan yang terjadi diatas dapat di identifikasi
kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut antara lain:
a. Permasalahan yang pertama adalah .Semua kegiatan pembelian ada di
tangan gudang. Gudang bertanggung jawab penuh atas pengadaan
persediaan sehingga dokumen-dokumen pembelian sering ada yang salah
catat, dan rekap dokumen oleh gudang sering terdapat kekeliruan.
Masalah ini dapat diidentifikasi bahwa penyebab masalah ini adalah
Fungsi gudang merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi
pembelian.
b. Permasalahan kedua adalah Pembelian terkadang tidak memperhatikan
anggaran yang ada. .masalah ini dapat diidentifikasi bahwa yang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
92
menyebabkan masalah ini adalah tidak adanya surat permintaan
pembelian. Pembelian obat langsung dilakukan oleh bagian gudang
dengan cara membuat surat order pembelian yang sebelumnya sudah
ditandatangani oleh apoteker, dan kegiatan ini dapat dilakukan sewaktu-
waktu dengan pedoman jumlah barang yang ada.
3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan
a. Penyebab masalah yang pertama adalah terjadinya tugas ganda yang
dilakukan oleh salah satu fungsi atau lebih yaitu, fungsi gudang
merangkap sebagai fungsi penerimaan dan fungsi pembelian.. Titik
keputusan yang mengakibatkan permasalahan ini adalah “Pemisahan
tanggung jawab dalam proses pembelian”. Proses pembelian persediaan
obat seharusnya terdapat fungsi-fungsi yang terlibat didalamnya. Fungsi-
fungsi tersebut adalah Fungsi Pembelian, Fungsi Gudang, dan Fungsi
penerimaan. Fungsi Pembelian berperan untuk memesan persediaan obat
kepada pemasok, fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk menerima
dan mengecek persediaan yang telah dikirim oleh pemasok sebelum
diserahkan ke gudang, sedangkan fungsi gudang berperan untuk
menyimpan persediaan obat dan memantaunya memlalui kartu gudang.
b. Penyebab masalah yang kedua adalah tidak adanya surat permintaan
pembelian. Titik keputusan masalah ini terletak pada “Penggunaan
dokumen-dokumen pembelian”. Proses pembelian persediaan obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
93
seharusnya terdapat Surat permintaan pembelian, dimana surat permintaan
pembelian ini akan dicocokan dengan anggaran pembelian yang telah
ditentukan sebelumnya agar pengeluaran dapat terkendali.
4. Mengidentifikasi Personil Kunci
Identifikasi personil-personil kunci dilakukan dengan menngacu pada
diagram alir dokumen dan deskripsi jabatan
Bagian Gudang
1) Membuat Surat Order Pembelian
2) Melakukan pembelian ke supplier
3) Menerima barang dan faktur dari pemasok
4) Membuat Laporan Bukti Penerimaan Barang
C. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Persediaan Obat
Rumah Sakit Panti Rini
Setelah melakukan penelitian dan mengidentifikasi masalah yang terdapat
dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini,
penulis akan memberi solusi untuk mengatasi permaslahan yang dialami.
1. Masalah pertama yaitu : Dokumen pembelian sering tercampur karena semua
kegiatan pembelian ada di tangan gudang, gudang bertanggung jawab penuh
atas pengadaan persediaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
94
Solusi yang diberikan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan merancang
prosedur pencatatan data dokumen ke dalam komputer, kemudian data tentang
pembelian di simpan ke dalam komputer dapat dikelompokkan sehingga tidak
akan tercampur, untuk dokumen tertulis akan disimpan berdasarkan nomor ke
dalam rak dokumen.
2. Masalah Kedua : Pembelian terkadang tidak memperhatikan anggaran yang
ada.
Solusi yang diberikan untuk permasalahan ini adalah Sebelum melakukan
pembelian, pelaksanan fungsi pembelian melihat dulu anggaran yang ada
untuk pembelian, jika anggaran memenuhi, maka akan langsung dibuatkan
Surat Order Pembelian, tetapi jika anggaran tidak memenuhi, maka bagian
pembelian akan melaporkannya ke kepala subseksi farmasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
95
D. Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat
Rancangan struktur dibuat berdasarkan permasalahan yang telah
teridentifikasi sebelumnya. Perancangan struktur ini dilakukan dengan harapan
agar kinerja Rumah Sakit Panti Rini dapat menjadi lebih baik khususnya pada
bagian pembelian persediaan obat. Rancangan struktur organisasi bagian
pembelian adalah sebagai berikut :
Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian Obat
Pada gambar diatas tidak ada perubahan struktur yang mencolok, dan hanya
mengalami perubahan pada bagian tertentu yaitu perubahan tanngung jawab
bagian pembelian dan bagian penerimaan. Hal ini disebabkan karena secara
umum struktur organisasi Rumah sakit Panti Rini sudah baik.
Rancangan Job Description untuk masing-masing bagian dalam struktur
diatas adalah sebagai berikut:
Kepala Subseksi
Farmasi
Pelaksana Fungsi
Pembelian
Pelaksana Fungsi
Penerimaan
Pelaksana Fungsi
Gudang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
96
1. Pelaksana Fungsi Pembelian
a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pembelian
b. Melakukan hubungan pembelian dengan pemasok
c. Melakukan pemeriksaan atas surat permintaan pembelian yang masuk
d. Membuat surat order pembelian
2. Pelaksana Fungsi Penerimaan
a. Bertanggung jawab atas barang masuk yang telah dibeli
b. Melakukan penccocokan dan pemeriksaan antara surat order pembelian
dengan barang yang masuk, yang meliputi perhitungan jumlah barang
yang masuk dan kondisi fisik
c. Membuat dukumen penerimaan barang masuk
d. Memberikan tanda tangan pada faktur dari pemasok
3. Pelaksana Fungsi Gudang
a. Memeriksa jumlah persediaan
b. Melakukan permintaan pembelian kepada karayawan bagian pembelian
c. Memasukkan persediaan dalam Kartu Gudang
E. Perancangan Input
Masukan (input) adalah data yang dimasukkan ke dalam suatu sistem
informasi dengan cara dan media tertentu. Pemasukan input data ini kemudian
akan diolah dan akan menghasilkan keluaran yang disebut output.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
97
Berikut ini adalah rancangan input pembelian persediaan obat untuk Rumah Sakit
Panti rini Yogyakarta.
1. Surat Permintaan Pembelian
Surat Permintaan Pembelian digunakan dan dibuat oleh karyawan gudang
untuk meminta kepada karyawan pembelian untuk melakukan pembelian
persediaan obat kepada pemasok. Rancangan Surat Permintaan Pembelian
adalah senagai berikut :
Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
98
2. Data Pemasok
Form Data Pemasok adalah untuk memasukkan nama-nama pemasok. Data
Pemasok ini digunakan oleh Karyawan Pembelian untuk memilih pemasok
dalam melakukan pembelian.
Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok
Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
99
Keterangan gambar 5.7 dan gambar 5.8 :
a. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok masing-masing pemasok.
b. Nama Pemasok diisi dengan nama perusahaan pemasok yang memasok
barang persediaan.
c. Alamat diisi dengan alamat pemasok barang
d. Kota diisi dengan kota tempat pemasok
e. Email diisi dengan email pemasok
f. Kontak diisi dengan kontak pemasok
g. Tabel data pemasok menampilkan data-data pemasok yang akan memasok
barang persediaan.
3. Data Persediaan
Form Input Data Persediaan ini dapat digunakan oleh Karyawan Gudang
untuk mengecek jumlah persediaan yang ada di Gudang dan dapat dijadikan
pedoman untuk melakukan permintaan pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
100
Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat
Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
101
Keterangan Gambar 5.9 dan Gambar 5.10
a. Kode Barang diisi dengan kode setiap barang
b. Nama Barang diisi dengan nama barang persediaan
c. Satuan diisi dengan satuan barang persediaan
d. Stock awal diisi dengan jumlah yang ada di gudang
e. Tabel Data Persediaan menampilkan tentang daftar persediaan yang ada di
dalam gudang
4. Surat Order Pembelian
Form Input Surat Order Pembelian ini diisi oleh Karyawan Pembelian dan
kemudian dicetak setelah itu Karyawan Pembelian akan meyerahkan kepada
pemasok persediaan.
Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
102
Keterangan :
a. Nomor Order Pembelian akan terisi secara otomatis
b. Kode Pemasok diisi dengan Kode Pemasok yang dipilih
c. Tanggal Bukti akan terisi secara otomatis
d. Nama dan Alamat Pemasok akan terisi bersamaan dengan terisinya
Kode Pemasok
e. Kode Barang diisi Kode Barang yang akan dipesan
f. Nama Barang berisi nama barang yang dipesan
g. Jumlah berisi jumlah barang yang dipesan
h. Satuan berisi satuan yang dipakai dalam pemesanan barang
i. Harga beli diisi harga persatuan barang yang akan dipesan
j. Total akan terisi secara otomatis
5. Laporan Penerimaan Barang
Form penerimaan Persediaan obat ini diisi oleh Karyawan Penerimaan. Form
ini juga digunakan untuk pelaporan penerimaan barang dan meng-update data
persediaan .
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
103
Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat
Keterangan :
a. Nomor Laporan Penerimaan Barang akan terisi sedara otomatis
b. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok yang dipilih
c. Nama Pemasok akan terisi ketika kode pemasok sudah dipilih
d. Tanggal akan terisi secara otomatis
e. Kode Barang berisi kode barang yang diterima
f. Jumlah berisi jumlah barang yang diterima
g. Satuan adalah satuan barang yang diterima
h. Harga beli adalah harga barang yang diterima
i. Total akan terisi secara otomatis
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
104
6. Faktur Pembelian
Form ini digunakan untuk memasukkan data-data mengenai pembayaran
faktur pembelian kepada pemasok. Form ini diisi oleh bagian akuntansi.
Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat
Keterangan :
a. Nomor Faktur diisi dengan Nomor Faktur dan akan terisi secara otomatis
b. Tanggal Faktur diisi dengan tanggal faktur dan akan terisi secara otomatis
c. Kode Pemasok diisi dengan kode pemasok
d. Nama Pemasok diisi dengan nama pemasok
e. Harga diisi dengan harga barang persediaan yang telah dibeli
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
105
f. Uang Muka diisi dengan uang muka apabila Pembelian sebelimnya telah
menyerahkan uang muka
g. Jatuh Tempo diisi dengan tanggal jatuh tempo pembayaran
h. Syarat diisi dengan syarat pembayaran yang telah disepakati terlebih
dahulu dengan pemasok
7. Perancangan output Order Pembelian
Gambar 5.14 Perancangan output Order Pembelian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
106
F. Perancangan Database
1. Perancangan Entity Relantionship Diagram (ERD)
Dalam melakukan perancangan Diagram hubungan antar entitas untuk
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, kita harus menentukan entitas-entitas
yang terkait dalam diagram tersebut. Entitas-entitas tersebut adalah :
a. Resource (sumber) : persediaan
b. Event (kegiatan) : Pembelian, (surat permintaan pembelian, surat
order pembelian) Laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok
c. Agent (pelaku) : Pemasok
setelah menentukan entitas yang ada yang terkait, langkah selanjutnya adalah
menentukan hubungan antar entitas tersebut, hubungan antar entitas dalam
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah :
a. Persediaan dengan Pembelian
Persediaan dengan pembelian mempunyai hubungan Many to Many,
maksudnya adalah setiap satu jenis persediaan dapat dilakukan lebih dari
satu pembelian, dan setiap pembelian dapat membeli banyak persediaan.
b. Pembelian dan pemasok
Pembelian dengan pemasok mempunyai hubungan One to Many,
maksudnya setiap satu jenis pembelian dapat memesan pada satu
pemasok, dan pemasok dapat melayani lebih dari satu pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
107
c. Pemasok dan Laporan penerimaan barang
Pemasok dan Laporan penerimaan barang mempunyai hubungan One to
Many setiap pemasok dapat membuat lebih dari satu laporan penerimaan
barang, dan laporan penerimaan barang hanya dibuat untuk satu pemasok.
d. Persediaan dengan laporan penerimaan barang
Persediaan dan laporan penerimaan barang mempunyai hubungan Many to
Many, maksudnya setiap satu jenis persediaan yang diterima dapat
membuat lebih dari satu laporan penerimaan barang, dan setiap laporan
penerimaan barang dapat dibuat lebih dari satu jenis persediaan yang
diterima
e. Pemasok dengan faktur
Pemasok dengan faktur mempunyai hubungan One to Many, maksudnya
setiap pemasok dapat mengirim lebih dari satu faktur, dan setiap faktur
hanya dikirim oleh satu pemasok
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
108
Gambar rancangan ERD untuk Rumah Sakit Panti Rini Adalah
Sebagai Berikut :
Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
109
Setelah membuat ERD selanjutnya kita akan membuat Relationship Tabel
untuk setiap tabel yang terkait. Rancangan Relationship Tabel untuk Rumah
Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut :
Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
110
2. Perancangan Kamus Data
Perancangan kamus data merupakan penjabaran atas detil dari item-item
yang terdapat dalam tabel relasi entitas. Adapun istilah-istilah dalam
membaca kamus data, istilah-istilah tersebut antaralain adalah Type C yang
berarti Character, Type Data N yang berarti Number, Default Value Not Null
yang berarti field-field yang tersedia tidak boleh kosong, atau harus diisi,
Defalut Value Null yang berarti field-field yang tersedia tidak harus diisi.
Perancangan kamus data untuk aktivitas pembelian di Rumah Sakit Panti
Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut
a. Tabel Persediaan Obat
Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat
No
.
Field Name Type Default
Value
Field
Size
Fomat PK/
FK
1. Kode Barang C Not Null 5 Character PK
2. Kode Jenis C Not Null 5 Character
3. Nama Barang C Not Null 20 Character
4. Satuan C Null 10 Character
5. Stock Awal N Not Null 10 Number
6. Stock Akhir N Not Null 10 Number
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
111
b. Tabel Pemasok
Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok
No. Field Name Type Default
Value
Field
Size
Format PK/
FK
1. Kode Pemasok C Not Null 5 Character PK
2 Nama Pemasok C Not Null 20 Character
3. Alamat C Null 50 Character
4. Kota C Null 20 Character
5. Kode Pos C Null 15 Character
6. Telepon C Null 15 Character
7. Fax C Null 15 Character
8. Email C Null 20 Character
9. Kontak C Null 15 Character
c. Tabel Order Pembelian
Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian
No. Field Name Type Default
Value
Field
Size
Format PK/
FK
1. No Order C Not Null 5 Character PK
2. Kode Barang C Not Null 5 Character
3. Nama Barang C Not Null 10 Character
4. Tanggal
Pemesanan
D Not Null - dd/mm/yy
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
112
5. Tanggal
dibutuhkan
D Not Null - dd/mm/yy
6. Kode Pemasok C Not Null 5 Character
7. Nama Pemasok C Not Null 20 Character
8. Jumlah N Not Null - Number
9 Satuan C Null 10 Character
d. Tabel Pembelian
Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian
No. Field Name Type Default
Value
Field
Size
Format PK/
FK
1. No Order C Not Null 5 Character FK
2. Kode Barang C Not Null 5 Character FK
3. Satuan C Null 10 Character
4. Harga Beli N Null - Number
5. Jumlah N Null - Number
6. Diskon C Null 10 Character
7. Total N Null - Number
8. Total Akhir N Null - Number
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
113
e. Tabel Laporan Penerimaan Barang
Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang
No. Field Name Type Default
Value
Field
Size
Format PK/
FK
1. No. Laporan
Penerimaan
C Not Null 5 Character
2. Kode Barang C Not Null 5 Character
3. Nama Barang C Not Null 20 Character
4. No Order
Pembelian
C Not Null 5 Character
5. Kode Pemasok C Not Null 5 Character
6. Nama Pemasok C Not Null 20 Character
7. Tanggal Terima D Not Null - dd/mm/yy
8. Jumlah N Not Null - Number
9. Satuan C Null 10 Character
10. Harga Beli N Not Null - Number
11. Total N Not Null - Number
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
114
f. Tabel Faktur Pembelian
Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian
No. Field Name Type Default
Value
Field
Size
Format PK/
FK
1. No. Faktur C Not
Null
5 Character
2. No Jurnal C Null 5 Character
3. Tanggal faktur D Null dd/mm/yy
4. Kode Pemasok C Not
Null
5 Character
5. Nama Pemasok C Not
Null
20 Character
6. Uang Muka N Null
7. Keterangan C Null 50 Character
8 Jatuh Tempo D Null dd/mm/yy
9. Syarat
Pembelian
C Null 10 Character
G. Perancangan Prosedur Pembelian
Perancangan Prosedur untuk sistem akuntansi Pembelian Rumah sakit Panti
Rini Yogyajarta meliputi perancangan Diagram Alir (Flow chart), Diagram Arus
Data (DFD), dan perancangan Jurnal.
1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart)
Dalam membuat perancangan Flow Chart, ada beberapa hal yang harus
dilakukan yaitu :
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
115
a. Perancangan Fungsi-fungsi yang terkait dengan Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian. Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem
pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini adalah sebagai
berikut :
1) Fungsi Gudang
Fungsi Gudang dilakukan oleh Karyawan Gudang. Karyawan Gudang
melakukan pengecekan terhadap persediaan obat dan melakukan
permintaan pembelian kepada Karyawan Pembelian
2) Fungsi Pembelian
Fungsi Pembelian dilakukan oleh Karyawan Pembelian yang
bertanggungjawab untuk membuat surat order pembelian (SOP) dan
melakukan pemesanan persediaan obat.
3) Fungsi Penerimaan Barang.
Fungsi penerimaan dilakukan oleh Karyawan Penerimaan yang
menerima barang serta melakukan pengecekan terhadap kualitas dan
kuantitas persediaan obat sebelum disimpan di gudang.
4) Fungsi Akuntansi
Bagian Akuntansi mempunyai tanggung jawab untuk membukukan
dan mencatat segala transaksi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti
Rini, terutama dalam kasus ini adalah transaski pembelian persediaan
obat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
116
b. Perancangan Prosedur-prosedur dalam pembelian persediaan obat Rumah
Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah sebagai berikut
1) Prosedur Permintaan Pembelian Persediaan Obat
Prosedut permintaan pembelian dilakukan oleh karyawan gudang
karyawan gudang bertugas untuk mengecek jumlah persediaan melalui
kartu gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian
sebanyak 2 lembar yang akan ditujukan ke karyawan Pembelian dan
disimpan sebagai arsip.
2) Prosedur Pembelian Persediaan Obat
Karyawan Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari
Karyawan Gudang dan kemudian membuatkan Surat Order Pembelian
sebanyak 5 lembar yang ditujukan ke pemasok, Panti Rapih,
Penerimaan,Bagian akuntansi, dan untuk diarsipkan.
3) Prosedur Penerimaan Persediaan Obat
Karyawan Penerimaan menerima barang beserta faktur dari pemasok,
kemudian karyawan penerimaan mencocokan barang yang datang
dengan Surat Order Pembelian yang telah diterima sebelumnya, jika
barang yang datang sesuai pesanan, fungsi pembelian akan membuat
Laporan Penerimaan Barang, dan jika barang yang datang tidak sesuai
dengan pesanan maka karyawan penerimaan akan membuatkan faktur
pembelian dan dikembalikan ke pemasok lagi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
117
4) Prosedur Pencatatan Faktur Pembelian
Prosedur pencatatan Faktur dilakukan oleh bagian akuntansi,
dimana bagian akuntansi ini akan memperoleh laporan penerimaan
barang serta faktur dari bagian penerimaan, dari dokumen tersebut
maka bagian akuntansi akan memasukkannya kedalam faktur
pembelian,
5) Prosedur Peyimpanan Persediaan Obat.
Prosedur penyimpanan persediaan obat dilakukan oleh karyawan
gudang yang telah menerima barang dari karyawan penerimaan,
dan kemudian karyawan gudang mengisi kartu gudang untuk data
persediaan.
c. Dokumen Pembelian
Dokumen yang akan digunakan untuk proses pembelian persediaan obat
di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
1) Surat Permintaan Pembelian
Surat Permintaan Pembelian berisi tentang permintaan persediaan
obat. Surat ini berfungsi untuk memberikan perintah kepada karyawan
pembelian untuk melakukan pembelian persediaan obat sesuai dengan
pesanan yang telah dibuat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
118
2) Surat Order Pembelian
Surat Order Pembelian (SOP) dibuat oleh Karyawan Bagian
Pembelian yang berfungi sebagai surat pesanan kepada pemasok untuk
mengirimkan obat ke Rumah Sakit.
3) Laporan Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang dibuat oleh Karyawan Bagian
Penerimaan. Laporan Penerimaan Barang berisi tentang barang yang
sudah masuk dan dikirim oleh pemasok ke Rumah Sakit
4) Bukti Kas Keluar
Bukti Kas keluar dibuat oleh bagian keuangan setelah melakukan
pembayaran pembelian kepada pemasok.
d. Catatan yang digunakan untuk pembelian persediaan obat Rumah Sakit
Panti Rini Yogyakarta adalah :
1) Jurnal Pembelian
Jurnal Pembelian Persediaan digunakan untuk mencatat transaski
pembelian persediaan.
2) Faktur Pembelian
Faktur Pembelian berisi tentang harga barang yang telah dibeli, dan di
dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo waktu pembayaran.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
119
3) Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok pembelian.
e. Perancangan Flow chart
Pembuatan rancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat digunkan
untuk memberikan gambaran jelas mengenai aliran dokumen yang
digunakan dalam pembelian persediaan obat. Rancangan Flow Chart
pembelian persediaan obat dibuat berdasarkan perancangan fungsi-fungsi
yang terkait.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
120
Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Fungsi Gudang
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
121
Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Fungsi Pembelian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
122
Keterangan
OP : Order Pembelian
Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Panti Rapih
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
123
Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Karyawan
Penerimaan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
124
Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Bagian Keuangan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
125
Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Bagian Akuntansi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
126
2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD)
Diagram Arus Data (DFD) merupakan alat untuk menggambarkan sistem
pertama kali secara garis besar (top level) dan memecah-mecahkannya
menjadi bagian yang lebih rinci (lower level). Perancangan Diagram Arus
Data dapat dilihat di gambar berikut
a. Perancangan Konteks Diagram
Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan
Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
127
b. Perancangan diagram berjenjang
Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
128
c. Perancangan Diagram level 0
Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
129
d. Perancangan Diagram Level 1
1) Diagram level 1 untuk proses 1
Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
130
2) Diagram level 1 untuk proses 2
Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat Surat Order
Pembelian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
131
3) Diagram level 1 untuk proses 3
Keterangan
SOP : Surat Order Pembelian
Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP
ke Pemasok
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
132
4) Diagram level 1 untuk proses 4
Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan
Persediaan Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
133
5) Diagram level 1 untuk proses 5
Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan
Obat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
134
6) Diagram Level 1 untuk proses 6
Gambar 5.31 Perancangan Diagram Level 1 Proses Pencatatan Pembelian Persediaan
Obat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
135
3. Perancangan Jurnal
Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut
a. Pembelian Persediaan Obat secara kredit :
Pembelian XX
Utang XX
b. Pelunasan utang
Utang XX
Kas XX
c. Penggunaan persediaan
Pemakaian Persediaan XX
Persediaan XX
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
136
H. Perancangan Output
1. Laporan Order Pembelian Persediaan Obat
Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Order Pembelian Persediaan Obat
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
Untuk pembelian obat golongan G yaitu obat golongan obat keras, dilakukan
pelaporan pembelian obat ke dinas kesehatan.
RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman
Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671
Laporan Order Pembelian Barang
Tanggal No. Order Pembelian
Kode Barang Nama Barang Jumlah Pemesanan
Harga Jumlah Harga
Total Harga
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
137
2. Laporan Penerimaan Persediaan Obat
Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
3. Laporan Data Persediaan Obat
Gambar 5.34 Perancangan Output Laporan Data Persediaan Obat Rumah
Sakit Panti Rini Yogyakarta
RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman
Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671
Laporan Persediaan Obat
Kode Barang : Titik Pemesanan Kembali : Nama Barang : Tanggal Masuk Keluar Saldo
Unit Satuan Unit Satuan Unit Satuan
RUMAH SAKIT PANTI RINI Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman
Telp: (0274) 49022 Fax: 290726 Yogyakarta 55671
Laporan Penerimaan Barang
Tanggal No. Order Pembelian
Kode Barang Nama Barang Jumlah diterima
Harga Jumlah Harga
Total Harga
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
138
4. Jurnal Pembelian
Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti
Rini Yogyakarta
I. Perancangan Pengendalian
Perancangan Pengendalian yang dibuat untuk Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta adalah perancangan pengendalian umum dan perancangan
pengendalian aplikasi, perancangan pengendalian dapat dilihat sebagai berikut :
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
139
1. Pengendalian Umum
Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum
Kategori
Pengendalian
Pengendalian yang
dibutuhkan
Deskripsi Pengendalian
Pengendalian
Organisasi
Pemisahan tugas dan
tanggung jawab antar
bagian
Pemisahan antara fungsi
pembelian, penerimaan, dan
gudang
Pemisahan antara fungsi
akuntansi, dan keuangan
Pengendalian
Dokumentasi
- Dokumentasi
prosedur
Dokumentasi
sistem
Dokumentasi
program
Dokumentasi
Operasi
Dokumen data
Pengendalian
Perangkat Keras
Pengendalian ini
dimasksudkan untuk
mendeteksi kesalahan
atau tidak berfungsinya
perangkat keras
(hardware malfunction)
Pengendalian ini biasanya sudah
terdapat pada perangkat keras itu
sendiri.
Pengendalian
keamanan fisik
Pengendalian untuk
menjaga keamanan
terhadap perangkat
keras, perangkat lunak,
dan manusia di yang
terlibat didalamnya
Disediakan alat-alat yang dapat
mengantisipasi jika ada bencana
yang terjadi.
Pengendalian
keamanan data Dipergunakan data
log
Proteksi file
Pembatasan
pengeksesan
Backup data dan
recovery data
Akses ke program
menggunakan password
Memasang software yang
dapat mengantisipasi
terjadinya kerusakan pada
file.
Hanya karyawan yang
ditunjuk yang dapat
mengakses data
Melakukan backup dan
recovery secara periodik
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
140
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian Aplikasi untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
a. Pengendalian masukan (input)
Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data
Pengendalian Keterangan Bagian yang
Membutuhkan
Pengendalian
Nomor urut tercetak
pada dokumen
Dokumen harus
diberi nomor urut
tercetak agar ketika
ada dokumen yang
hilang dapat
diketahui
Nomor urut Surat
Permintaan Pembelian,
Surat Order Pembelian,
Laporan Penerimaan, dan
Faktur pembelian
Ruang maksimum
untuk field pada
dokumen
Menyediakan ruang
maksimum untuk
masing-masing field
pada dokumen,
sehingga kelebihan
karakter dapat
terlihat. Field size
ini dapat dilihat di
kamus data
Semua kolom pada form
input
Kaji ulang (review)
data
Meneliti kembali
kembali
kelengkapan dan
kebenaran datanya
Semua kolom pada form
input
Verifikasi data Dokumen dasar
yang sudah diisi oleh
seorang personil
dapat diverifikasi
kelengkapan dan
kebenarannya oleh
personilyang lainnya
Semua dokumen
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
141
Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data
Pengendalian Keterangan Bagian yang
Membutuhkan
Pengendalian
Echo Check Data yang diketikkan
pada keyboard untuk
dimasukkan ke
komputer akan
ditampilkan (echo)
Semua form input
Existence Check Kode yang
dimasukkan
dibandingkan dengan
daftar kode-kode
yang valid dan sudah
diprogram
Semua kode yang
terdapat pada setiap
dokumen dan form
input pembelian
Matching Check Membandingkan
kode yang
dimasukkan dengan
field di file induk
yang bersangkutan
Field kode pemasok
dan kode barang
Field Check Field dicocokan
dengan tipe fieldnya,
apakah bertipe
numerik, alphabetic,
ataukah tanggal
Semua field pada
form input data
Limit/Resonable Check Apakah data cukup
beralasan atau tidak
Jumlah transaksi
pembelian dengan
jumlah persediaan
Sign Check Field data bertipe
numerik dapat
diperiksa untuk
menentukan
kebenaran
pengisiannya
Kolom harga,
kuantitas, diskon,
total harga
Zero-Balance Check Bila transaksi
merupakan nilai-nilai
yang saling
mengimbangi, missal
nilai debit dan nilai
kredit.
Faktur pembelian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
142
Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data
Pengendalian Keterangan Bagian yang
Membutuhkan
Pengendalian
Matching Check Pada tahap
pengolahan data,
pencarian data di
suatu file yang tidak
ketemu harus dapat
dideteksi
Semua field kode
yang terdapat pada
form
Reference File Check Kesalahan
penggunaan data
yang diambil dari file
acuan dapat dideteksi.
Semua field kode
yang terdapat pada
form
Limit and Reasonable
check
Pengecekan terhadap
batas limit dan
kewajaran suatu nilai.
Kolom harga, satuan,
diskon, dn total
harga.
Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data
Pengendalian Keterangan
Distribusi pelaporan Bagian gudang : laporan
pembelian barang
Bagian pembelian : Laporan
persediaan barang
Akuntansi : semua laporan
Pemimpin semua laporan
Mengkaji ulang laporan Sebelum laporan-laporan itu
didistribusikan maka laporan-
laporan itu harus dikaji ulang agar
bebas dari kesalahan penyajian
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
143
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil temuan lapangan dan hasil perancangan yang telah
dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan sistem akuntansi
pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
1. Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem
akuntansi pembelian persediaan obat dengan baik. Hal ini terlihat dari belum
adanya fungsi-fungsi, dokumen-dokumen tertentu yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian persediaan obat.
2. Adanya beberapa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian
persediaan obat yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta,
yaitu belum adanya pemisahan tugas yang tepat antara bagian-bagian yang
terkait dengan pembelian persediaan obat sehingga menyebabkan munculnya
perangkapan wewenang. Contohnya adalah fungsi pembelian dan fungsi
penerimaan belum dipisahkan dengan fungsi gudang, sehingga semua
kegiatan pembelian persediaan obat dan penerimaan dilakukan oleh fungsi
gudang. Permasalahan yang lain diantaranya adalah belum adanya surat
permintaan pembelian sehingga pembelian terkadang tidak sesuai dengan
anggaran dan bagian gudang langsung membuat surat order pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
144
3. Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi
pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
a. Perancangan Masukan terdiri dari :
1) Surat permintaan pembelian
2) User Interface Entri Data Pemasok
3) User Interface Entri Data Persediaan Obat
4) User Interface Entri Surat Order Pembelian
5) User Interface Entri Penerimaan Persediaan
6) User Interface Entri Faktur Pembelian Persediaan Obat
b. Perancangan Proses, terdiri dari :
1) Perancangan Basis Data, yaitu
a) Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram)
b) Tabel Hubungan Entitas (Relationship Table)
c) Kamus Data
2) Perancangan Prosedur, yaitu:
a) Diagram Alir (Flowchart)
b) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
c) Jurnal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
145
c. Perancangan Keluaran
1) Laporan Pembelian Persediaan Obat
2) Laporan Penerimaan Persediaan Obat
3) Laporan Persediaan Obat
4) Jurnal Pembelian
d. Perancangan Pengendalian
1) Pengendalian Umum
2) Pengendalian Aplikasi
a) Pengendalian Masukan
b) Pengendalian Proses
c) Pengendalian Keluaran
B. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Dalam membuat peneilitian ini penulis hanya sampai pada tahap perancangan
sehingga program yang dirancang dalam penelitian ini tidak dapat dijalankan
dengan sepenuhnya.
2. Penelitian ini terbatas pada proses pembelian persediaan sehingga sistem ini
belum bisa diintegrasikan dengan sistem lain.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
146
C. Saran
Beberapa saran yang dapat penulis sampakan untuk Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta adalah
1. Sebaiknya Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta mulai melakukan pemisahan
fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian, sehingga tidak akan
terjadi lagi tugas dan wewenang ganda oleh salah satu fungsi, misalnya
dengan memisahkan fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi gudang.
2. Sebaiknya sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini
menggunakan Sistem Informasi Akuntansi karena data yang diperoleh dan
informasi yang dibutuhkan akan lebih baik dan akurat.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
147
DAFTAR PUSTAKA
Aryono Putranto, Ignasius. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Kredit: Studi kasus pada PT PG/PS MADU BARU
MADUKISMO. Skripsi. Yogykarta: Universitas Sanata Dharma.
Heripracoyo, Sulistyo. 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia : BINUS University
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto,2005,Pengenalan Komputer.Yogyakarta: Andi Offset.
MADCOMS. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian-Penjualan dan Inventory
dengan MS Access. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Ni Luh Sari, Widhiyani. Desain Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Berbasis
Komputer Pada Perusahaan Konstruksi. Jurusan Akuntansi. Fakultas
Ekonomi :Universitas Udayana, Denpasar
Novianto Suyoto,Stevanus. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai: Studi Kasus Pada
Perusahaan Kerajinan Sain’s Craft Wisma Gebang Yogyakarta. Skripsi.
Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Dasaratha V, Rama/Frederick L.Jones.2009. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta:
Salemba Empat.
Sandra Herawati,Debora, 2008, Analisis dan Peraancangan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Paket Wisata: Studi Kasus pada Yunika Tour &
Travel, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Sasmawati. 2008. Analisis Dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan: Studi
Kasus di PT. X, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Prisicillia, Wenny. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Ekspor: Studi Kasus di Perusahaan CV. Bestone Indonesia,
Muntilan. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
148
LAMPIRAN
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
149
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
150
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
151
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI