Plan de Sistemas de ion

Departamento de Sistemas de Información

Sección: Sistemas de Información y Comunicaciones, aplicados a la mejora de losServicios Públicos Locales y a los Modelos de Referencia

Nombre: Plan de Sistemas de Información para la Administración Local

Organización: Ayuntamiento de Leganés

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Virginia Moreno BonillaAna María Rodríguez RodríguezMiguel Urquijo de Bona

Virginia Moreno Bonilla

Fecha: Fecha: Fecha:

16 de abril de 2003 22 de mayo de 2003

Versión: 1.1

Confidencial

Sección: Sistemas de Información y Comunicacionesaplicados a la mejora de los Servicios Públicos Locales y alos Modelos de Referencia

Fecha:30/05/03

Nombre: Plan de Sistemas de Información para laAdministración Local Versión: 1.1

Documento: Plan de Sist. Inf. para Admón. Local Página 1 de 50

ÍÍNNDDIICCEE DDEE CCOONNTTEENNIIDDOOSS

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4

2. BENEFICIOS DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE UN PLAN DESISTEMAS .......................................................................................................... 5

3. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ................................ 6

4. ALCANCE DEL PROYECTO.......................................................................... 7

5. ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO ......................................... 9

5.1. COMITÉ DE DIRECCIÓN ................................................................................... 9

5.2. DIRECTOR DE PROYECTO .............................................................................. 10

5.3. EQUIPO DE TRABAJO..................................................................................... 10

6. PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................... 13

7. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO........................................................... 14

7.1. MÉTODO PERT ............................................................................................. 14

7.2. DIAGRAMA DE GANTT .................................................................................. 15

7.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS .......................................................................... 16

7.4. PATRÓN DE LÍMITES ..................................................................................... 17

7.5. HISTOGRAMA DE RECURSOS ......................................................................... 19

7.6. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS ........................................... 19

8. NORMALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................... 20

9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL................................................... 21

9.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EXISTENTES ......................................................................................................... 21

9.2. ESTUDIO Y ANÁLISIS DEL ENTORNO TECNOLÓGICO ACTUAL ...................... 23

9.3. NECESIDADES DE INFORMACIÓN................................................................... 23

9.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL..................................................... 24


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10. PLAN DE SISTEMAS...................................................................................... 25

10.1. ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................. 25

10.2. DIRECTRICES TECNOLÓGICAS..................................................................... 25

10.3. DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS PROPUESTOS............................................. 26

10.4. ESTABLECIMIENTO DE METODOLOGÍAS...................................................... 27

11. DIRECTRICES DE SEGURIDAD ................................................................. 28

11.1. DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS........................................................................ 28

11.2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE SEGURIDAD .......................................................... 28

11.3. SEGURIDAD FÍSICA ..................................................................................... 29

11.4. SEGURIDAD LÓGICA ................................................................................... 31

11.5. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA ORGANIZACIÓN ........................................ 31

12. ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA............................. 33

12.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA ................................... 33

12.2. DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS DEL SISTEMA ........................................... 33

12.3. PROPUESTA DE LA SITUACIÓN FUTURA....................................................... 34

13. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ........................................... 36

14. PLAN DE IMPLANTACIÓN.......................................................................... 37

14.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Y ACCIONES A REALIZAR ................. 37

14.2. ESTIMACIÓN DE TIEMPOS Y CRONOGRAMA ............................................... 38

14.3. DETERMINACIÓN DE LOS ESFUERZOS Y COSTES DE IMPLANTACIÓN DE LOS

SISTEMAS............................................................................................................. 40

14.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE SISTEMAS ................................... 43

15. PLAN DE FORMACIÓN ................................................................................ 47

15.1. FORMACIÓN CONTINUA EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL ........................... 47

15.2. DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN..................................... 47

15.3. PLANIFICACIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS........................................ 48

15.4. PRESUPUESTO ............................................................................................. 49

15.5. GESTIÓN DEL CAMBIO ................................................................................ 49


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ÍÍNNDDIICCEE DDEE FFIIGGUURRAASS

Figura 1. Organización del equipo de trabajo..................................................... 9

Figura 2. Representación gráfica del método PERT............................................15

Figura 3. Diagrama de Gantt..........................................................................16

Figura 4. Límites de recursos .........................................................................18

Figura 5. Histograma de Recursos...................................................................19

Figura 6. Matriz para el cálculo de la prioridad de la implantación .......................39


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11.. IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

En los últimos años, las Administraciones Públicas están desarrollando sus actividadesen un contexto caracterizado, entre otros aspectos, por una demanda de servicioscada vez mayor y más compleja por parte de los ciudadanos. En el ámbito de laAdministración Local, la más cercana a los ciudadanos, existen distintas experienciasorientadas hacia la modernización de la organización y gestión de los serviciospúblicos, a través de la incorporación de forma intensiva de las tecnologías de lainformación a sus procesos de trabajo, que permiten una mejora en la calidad delservicio prestado al ciudadano.

La implantación de sistemas de información en estas organizaciones busca suadaptación a los cambios producidos en el modelo de gestión pública, y a lasdemandas de una mayor transparencia en la gestión y de una mejor comunicación conel administrado. Se intenta, así, abordar un nuevo modelo de Administración Localmás abierto y transparente, respetando la participación y el pluralismo social, paracuya finalidad las tecnologías de información y comunicación juegan cada día un papelmás importante como instrumentos al servicio del ciudadano.

Todo proyecto Software que se implante en una organización o en un Ayuntamientodebe aprovechar la tecnología como instrumento para modernizarla, integrando lasposibilidades que ofrecen los sistemas y tecnologías de información con su estrategiageneral, para dar un servicio más ágil y eficiente tanto a los usuarios externos yciudadanos, como a las distintas áreas y unidades orgánicas de la corporación(usuarios internos de cada aplicación).

Los trabajos objeto del presente Plan Director incluirán los puntos que se citan acontinuación, explicados a lo largo del presente documento:

♦ Análisis de la Situación Actual de los Sistemas de Información de laOrganización.

♦ Elaboración del Plan de Sistemas de Información, que contemplará laarquitectura de comunicaciones y las metodologías de actuación.

♦ Elaboración de las Directrices de Seguridad necesarias.

♦ Elaboración de un Plan de Aseguramiento de la Calidad, que establezca laspautas a seguir a lo largo del Plan de Sistemas para alcanzar el nivel de calidadexigido.

♦ Organización de la Función Informática, existente o por implantar, en elAyuntamiento u organización al que se aplique.

♦ Plan de Implantación que priorice y planifique, tanto a nivel organizativocomo en lo referente a sistemas de información, las actuaciones a emprender ylas inversiones a realizar.

♦ Elaboración de un Plan de Formación donde se detecten las necesidadesformativas de la organización y se especifiquen las acciones formativasadecuadas.

Tras el desarrollo de un Plan de Sistemas, el Ayuntamiento u organismo deberádisponer de una descripción detallada de las directrices estratégicas y tecnológicas aseguir en lo que a organización, sistemas de información y de comunicaciones serefiere, incluyendo un plan para afrontar la implantación de los mismos de formagradual y estableciendo las prioridades oportunas, así como las líneas maestras parala formación y asimilación tecnológica de estos sistemas entre los usuarios de losmismos.


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22.. BBEENNEEFFIICCIIOOSS DDEERRIIVVAADDOOSS DDEE LLAA EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEE UUNNPPLLAANN DDEE SSIISSTTEEMMAASS

La existencia de tecnología de reciente aparición, permite disponer de sistemas queapoyan la toma de decisiones a partir de grandes volúmenes de informaciónprocedentes de los sistemas de gestión e integrados en una plataforma corporativa. Eldesarrollo de un Plan de Sistemas de Información para la Administración Localfavorecerá la obtención de la máxima eficiencia en todos los procesos de gestión quese realizan en cada una de las áreas funcionales de la corporación.

Las ventajas y beneficios que aportará pueden resumirse en los siguientes aspectos:

♦ Mejora del rendimiento funcional requerido para dar un servicio más ágil yeficiente, tanto a los ciudadanos administrados como a las distintas áreas degestión del Ayuntamiento.

♦ Potenciación y simplificación de la toma de decisiones por parte del equipo degobierno (la Dirección).

♦ Optimización de la distribución de recursos:

q Adecuando la estructura organizativa: coordinación de los esfuerzoshumanos y técnicos en la realización de tareas.

q Implantando una metodología de trabajo.

q Potenciando la capacidad de planificación.

♦ Agilización del intercambio de información entre las distintas áreas yniveles de la corporación.

♦ Reducción de los costes de los sistemas de Información, gracias a:

q Incremento de la eficacia de los procesos.

q Homogeneización de las actuaciones.

q Mejora de la comunicación y de los flujos de informacióninterdepartamentales.

♦ Beneficios derivados de las nuevas tecnologías. Durante el desarrollo deun Plan de Sistemas, se deben analizar especialmente aquellos aspectos en losque la utilización de las tecnologías más avanzadas (multimedia, sistemas deinformación geográficos, sistemas de ayuda a la toma de decisiones, etc.)puedan ofrecer ventajas y mejoras sustanciales a los Sistemas de Informacióndel Ayuntamiento.

q La plataforma tecnológica propuesta se tendrá que adaptar a losrequerimientos de cada una de las Unidades Funcionales de la organización,así como ser homogénea, tal que asegure la gestión eficiente y ladisponibilidad de la información.

q La flexibilidad del entorno tecnológico que se proponga, permitirá laadaptación a la evolución futura de las Tecnologías de la Información.


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33.. IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE OOBBJJEETTIIVVOOSS

Los principales objetivos a conseguir como fruto de la elaboración de un Plan deSistemas de Información son:

♦ Proposición de Soluciones Integradas: La concepción global de los sistemasde información garantizará que las soluciones a adoptar en el futuro esténbasadas en la integración de las aplicaciones, permitiendo que desde cadadepartamento se tenga acceso a una información fiable, actualizada y útil parala actividad que desarrolla. Para conseguirlo, previamente se habrá realizadouna completa y exhaustiva descripción de las entidades y flujos de informaciónde los distintos procesos en la organización.

♦ Flexibilidad: La estrategia del Plan estará enfocada a que los productos finalessean capaces de soportar, en la medida de lo posible, los cambios estructurales,funcionales y de legislación que puedan presentarse en un futuro, con el fin deconseguir una óptima adecuación a las necesidades de la Función Pública de laAdministración.

♦ Incremento de la disponibilidad de la información, mediante elmantenimiento de información integrada y disponible en todas las áreas.

♦ Mejora de la gestión operativa a través de la automatización de los procesosy procedimientos.

♦ Alternativas de implantación de sistemas: Se plantearán las diferentesestrategias que se pueden seguir para la implantación de los sistemas: mejorade los sistemas actuales, desarrollos a medida, implantación de soluciones demercado adaptándolas a las particularidades del Ayuntamiento, etc.

♦ Estrategia tecnológica: Se definirán una serie de directrices básicas quesirvan para determinar un entorno tecnológico adecuado para soportar lossistemas de información que se planteen.

♦ Mejora en la atención a las demandas de usuarios externos: Laidentificación y segmentación de los usuarios en diferentes tipos, permite lograruna mayor adecuación de la oferta de servicios a las demandas que éstosplanteen, lo que mejora la atención prestada y por lo tanto, la satisfacción delos ciudadanos, ayudando en el cumplimiento del objetivo más importante de laAdministración Local.


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44.. AALLCCAANNCCEE DDEELL PPRROOYYEECCTTOO

Se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

Metodología

Se propone la utilización de una metodología que se apoye en las líneas de actuaciónmarcadas por la Metodología de Planificación de Tecnologías y Sistemas deInformación METRICA v.3, tanto en relación a las actividades y tareas a realizar, comoa los productos a obtener y a los puntos de revisión a establecer.

Esta metodología ofrece a la Organización un instrumento útil para la sistematizaciónde las actividades que dan soporte al desarrollo del Plan de Sistemas, dentro delmarco que permite alcanzar los siguientes objetivos:

♦ Proporcionar o definir Sistemas de Información que ayuden a conseguir los finesde la Organización mediante la definición de un marco estratégico para eldesarrollo de los mismos.

♦ Dotar a la Organización de productos software que satisfagan las necesidadesde los usuarios dando una mayor importancia al análisis de requisitos.

♦ Mejorar la productividad de los departamentos de Sistemas y Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones, permitiendo una mayor capacidad deadaptación a los cambios y teniendo en cuenta la reutilización en la medida delo posible.

♦ Facilitar la comunicación y entendimiento entre los distintos participantes en laproducción de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo encuenta su papel y responsabilidad, así como las necesidades de todos y cadauno de ellos.

♦ Facilitar la operación, mantenimiento y uso de los productos software obtenidos.

Productos

Los productos que se obtienen como resultado final de este proyecto son aquellos queresultan de la aplicación de la metodología propuesta, cuyas fases principales son:

♦ Planificación del Sistema de Información (PSI). Como productos finales de esteproceso se obtienen los siguientes, que podrán constituir la entrada para elsiguiente proceso:

q Catálogo de requisitos de PSI que surge del estudio de la situación actual enel caso de que sea significativo dicho estudio, del diagnóstico que se hayallevado a cabo y de las necesidades de información de los procesos de laorganización afectados por el plan de sistemas.

q Arquitectura de información que se compone a su vez de los siguientesproductos:

- Modelo de información.

- Modelo de sistemas de información.

- Arquitectura tecnológica.

- Plan de proyectos.

- Plan de mantenimiento del PSI.


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♦ Desarrollo del Sistema de Información (DSI). Esta fase está compuesta por unaserie de procesos consecutivos, al término de los cuales se obtienen lossiguientes productos:

q Plan de implantación del sistema en su totalidad.

q Equipo de implantación que realizará la implantación.

q Plan de formación del equipo de implantación (esquema, materiales,recursos necesarios, planificación y especificación de la formación deusuarios finales).

q Evaluación de las pruebas de implantación del sistema por parte del usuariode operación.

q Evaluación de las pruebas de aceptación del sistema por parte del usuariofinal.

q Plan de mantenimiento previo al paso a producción.

q Acuerdo de nivel de servicio del sistema.

q Sistema en producción.

♦ Mantenimiento del Sistema de Información (MSI). Los productos que seobtienen en este proceso son los siguientes:

q Catálogo de peticiones de cambio.

q Resultado del estudio de la petición.

q Propuesta de solución.

q Análisis de impacto de los cambios.

q Plan de acción para la modificación.

q Plan de pruebas de regresión.

q Evaluación del cambio.

q Evaluación del resultado de las pruebas de regresión.


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55.. OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL EEQQUUIIPPOO DDEE TTRRAABBAAJJOO

Se aconseja, siempre que sea posible, la elaboración y desarrollo del Plan de Sistemasde Información mediante la contratación de servicios profesionales externos, aunquesiempre en coordinación con el propio personal municipal.

El organigrama que refleja la organización del equipo de personas encargadas dellevar a cabo y desarrollar el Plan de Sistemas de Información, puede representarse dela siguiente forma:

Figura 1. Organización del equipo de trabajo

5.1. COMITÉ DE DIRECCIÓN

Se encargará del Control y Seguimiento del proyecto. Estará presidido por la personadesignada por el Ayuntamiento, y a su vez estará integrado por los representantesdesignados por el mismo, personal de la dirección y el Jefe de Proyecto. Sus funcionesserán las siguientes:

♦ Organización y planificación de las líneas estratégicas que marquen el enfoqueglobal del Plan de Sistemas.

♦ Validación de los objetivos del proyecto.

♦ Proveer los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivospropuestos.

♦ Asegurar la involucración de las distintas áreas funcionales.

♦ Validar y aprobar los productos resultantes del Plan de Sistemas.

♦ Controlar de forma periódica el grado de avance y el cumplimiento de objetivos.

♦ Coordinar los subcomités o comisiones departamentales.

Jefe del Proyecto

SOPORTE FUNCIONAL

SOPORTE SOPORTE FUNCIONALFUNCIONAL

SOPORTE TÉCNICO

SOPORTE SOPORTE TÉCNICO TÉCNICO

COMITÉ DE DIRECCIÓN DELCOMITÉ DE DIRECCIÓN DEL

PROYECTOPROYECTO

SOPORTE ADMINISTRATIVO

SOPORTESOPORTE ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO

EQUIPOEQUIPODEDE

TRABAJOTRABAJO

DIRECTOR DEL PROYECTODIRECTOR DEL PROYECTO

Responsable del Proyecto(Gerente)

Responsable del Proyecto

ResponsableTécnico

C. Senior

ConsultorSenior

ConsultorSenior

ResponsableFuncionalC. Senior

ConsultorJunior

ComisionesComisionesDepartamentalesDepartamentales



ConsultorJunior


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5.2. DIRECTOR DE PROYECTO

Se encargará de la gestión directa del Plan de Sistemas. La dirección la ejercerá elpersonal designado a tal efecto por la organización. Sus funciones y responsabilidadesserán las siguientes:

♦ Realizar la estimación del esfuerzo necesario para llevar a cabo el proyecto.

♦ Aprobar el programa de realización de los trabajos: fijar el calendario de hitos yde entregas.

♦ Dirigir, supervisar y coordinar la realización de los trabajos.

♦ Coordinar las entrevistas entre las personas involucradas en el Plan deSistemas.

♦ Asegurar el seguimiento del programa de realización de los trabajos.

♦ Decidir sobre la aceptación de las posibles modificaciones técnicas.

♦ Aprobar los resultados y certificaciones de la realización del Plan de Sistemas.Analizar los resultados y documentación generados a la finalización de cadaetapa, introduciendo las modificaciones o correcciones que estime oportunoantes del comienzo de la fase siguiente, requiriéndose su aprobación final.

5.3. EQUIPO DE TRABAJO

Estará compuesto por el Responsable y el Jefe de Proyecto, y un equipo deconsultores con experiencia en la elaboración de Estudios y Asesorías Estratégicas,Planes de Tecnologías y Sistemas de Información, aunque siempre en coordinacióncon el propio personal municipal. Su función será la realización de los trabajos objetosdel proyecto, elaborando todos los productos finales e intermedios.

Responsable del Proyecto - Gerente

Sus funciones serán las siguientes:

♦ Supervisar la calidad de todos los productos entregados en el Plan de Sistemas.

♦ Asegurar la colaboración entre el equipo de trabajo y los equipos de soportetécnico.

Jefe de Proyecto - Consultor Senior

Sus funciones serán:

♦ Formar parte del Comité de Dirección y del Comité Técnico del Plan deSistemas.

♦ Dirección y coordinación del equipo de trabajo.

♦ Colaborar en las labores del Director de Proyecto.

♦ Definición y planificación del análisis.

♦ Realización de entrevistas con los usuarios.

♦ Seguimiento y aprobación de las tareas y productos realizados.

♦ Mantenimiento del contacto con los usuarios para la identificación de nuevosrequerimientos del proyecto.


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Responsables Técnico y Funcional - Consultores / Analistas Senior

Actuarán como Jefes de Equipo coordinando al equipo de trabajo. El ResponsableTécnico realizará el Plan Director de Sistemas de Información, y el ResponsableFuncional se encargara del Modelo de Gestión, con las funciones siguientes:

♦ Realización de entrevistas con los responsables de área y responsables de lossistemas.

♦ Recogida de la información.

♦ Evaluación y tratamiento de la información.

♦ Coordinación del equipo de trabajo.

♦ Supervisión y aprobación de informes y productos requeridos en el Plan deSistemas.

Consultores / Analistas Senior

Formarán parte del equipo técnico que se encargarán, como responsables directos, dela elaboración de los productos a entregar. Aportarán la experiencia en desarrollo,tanto en análisis de estructuras organizativas para la definición del modelo de gestión,como en sistemas de información para el Plan de Sistemas. Sus funciones serán lassiguientes:

♦ Realización de entrevistas con los responsables de área y responsables de lossistemas.

♦ Recogida de la información.

♦ Evaluación y tratamiento de la información.

♦ Elaboración de informes.

♦ Elaboración de los productos requeridos en el Plan de Sistemas.

Consultores / Analistas Junior

Formarán parte del equipo técnico y funcional para colaborar con ellos en el desarrollode los trabajos. Sus funciones serán las siguientes:

♦ Colaboración en la recogida de la información.

♦ Colaboración en el tratamiento de la información.

♦ Colaboración en la elaboración de informes.

♦ Colaboración en la elaboración de los productos requeridos en el Plan deSistemas.


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Equipos de soporte técnico y funcional

Los equipos de soporte tendrán una vital importancia, ya que realizarán una funciónde colaboración y apoyo en todos aquellos aspectos funcionales y técnicos que elequipo de trabajo pueda necesitar. Estará dividido en dos grupos distintos:

♦ Soporte funcional: Colaborará en la organización inicial para preparar todoslas entrevistas necesarias para recopilar la información (indicadores, programasde ayuda, iniciativas).

♦ Soporte técnico: Se encargará de la resolución de dudas referentes a aspectostecnológicos, tales como las infraestructuras técnicas, comunicaciones,protocolos de seguridad, y todos aquellos aspectos técnicos necesarios para eldesarrollo del Plan de Sistemas. El equipo de soporte estará formado porpersonal perteneciente a distintas áreas (Internet, Call Center, Datawarehouse,CRM, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Económico-Financiero,Telemática, Calidad, Organización, etc.)

Dichos equipos de soporte estarán formados por personal experto que pueda colaborartemporalmente en la resolución de alguna duda o consulta por parte del equipo detrabajo.


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66.. PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE SSEEGGUUIIMMIIEENNTTOO YY CCOONNTTRROOLL

El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia detodas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores más importantesen todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace posible evitardesviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.

Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario dedicartodo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que seestán desarrollando, prestando especial interés a aquellas que están sufriendo algúnretraso. En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar lascausas para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.

Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde laasignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto,previa a la aceptación del Cliente. Las tareas propias del Seguimiento y Control delproyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los procesos deAnálisis, Diseño, Construcción, Implantación y Mantenimiento del Sistema.

El seguimiento y control se hará coincidir con la aprobación en aquellas fases en lasque se realicen ambos a su final o en la realimentación de alguna tarea.

Para cada una de las tareas que se desarrollarán durante el proyecto, se designaránlos responsables que deben hacer que la tarea cumpla con todos los objetivosprefijados de antemano, y que posea el grado de calidad establecido para la misma.

Se velará por el cumplimiento de la planificación establecida y que las tareas se vayanrealizando según el calendario previsto, ya que de lo contrario se producirándesviaciones en el desarrollo del proyecto que en último término supondrán unincremento en su coste.

Se deben controlar todas las tareas que están siendo desarrolladas, revisando concada uno de los responsables de las tareas cuál es su estado en el momento delseguimiento, su evolución previsible y los problemas que están encontrando para sudesarrollo. La utilización de herramientas automatizadas que existen en el mercadopuede facilitar el seguimiento de las tareas, contrastando la situación en que seencuentran con la prevista en la planificación del proyecto.

Como resultado, se elaborarán informes detallados de seguimiento del Plan deSistemas, que deben incluir:

♦ La fecha real de comienzo.

♦ El tiempo empleado hasta el momento en su realización.

♦ Apreciación del tiempo que queda para terminarla.

♦ El tanto por ciento de avance sobre el total.

♦ Los problemas o incidencias encontradas.


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77.. PPLLAANNIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEELL PPRROOYYEECCTTOO

La planificación de un proyecto es la previsión en fechas de la realización del conjuntode actividades que lo componen, teniendo en cuenta que se deben emplear para ellounos recursos que implican unos costes cuyo conjunto forman el presupuesto basepara lograr un resultado comprometido con el Cliente.

El objetivo básico de la planificación del proyecto es definir y preparar las condicionesde trabajo (estableciendo recursos, fechas y costes) para lograr los objetivos que sepersiguen con el proyecto.

Para realizar una correcta planificación del Proyecto, es necesario identificar yenumerar todas y cada una de las tareas que se van a realizar en el transcurso de suelaboración. Para ello, se tendrán en cuenta los objetivos y alcance del proyecto y lametodología seleccionada.

Si el proyecto así lo exige, se podrá dividir el mismo en grandes fases, y de estaforma, poder estudiar de forma menos ardua y por separado las tareas de cada unade las fases.

Después de enumerar las tareas a realizar, se procederá a la descripción de lasmismas, detallando las dependencias que pueda haber entre las actividades, es decir,qué tareas hay que concluir para poder empezar otras.

Para realizar una buena planificación se deben utilizar diversas técnicas, como las quese describen a continuación.

7.1. MÉTODO PERT

El objetivo del PERT (Program Evaluation & Review Technique - Técnica de Evaluacióny Revisión de Programas) es establecer las dependencias entre las distintas tareas delproyecto para saber de qué manera han de encadenarse dichas tareas en laplanificación. Estas dependencias o prelaciones se establecen a partir de lasprecedentes.

El método PERT permite conocer el tiempo esperado hasta la consecución delproyecto, determinando la flexibilidad e influencia de las distintas etapas y actividadesdel proyecto con relación a la fecha final de consecución.

Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un gráfico PERT, hay que seguir cincopasos:

1. Elaborar una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto.

2. Determinar las dependencias entre las tareas. Para cada tarea, se anotan lastareas que han de completarse antes y después de la terminación de la tarea enconcreto.

3. Hacer una estimación de la duración de cada tarea.

4. Calcular el tiempo mínimo de finalización y el tiempo máximo de finalización paracada tarea

5. Dibujar el gráfico PERT.

El camino crítico es una secuencia de tareas dependientes en un proyecto queconforma la suma mayor de las duraciones estimadas. En estas tareas (denominadascríticas) los tiempos máximo y mínimo de finalización coinciden. Si una tarea delcamino crítico se retrasa en sus plazos, se retrasará también todo el proyecto.


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El método PERT sirve de ayuda para determinar el tiempo estimado requerido paracompletar un proyecto, obteniendo fechas reales y asignando los recursos necesarios.Debe ponerse especial atención en el camino crítico: si una tarea crítica va conretraso, podrán tomarse medidas correctivas, como la redistribución de recursos, quepodrían obtenerse de tareas no críticas que en la actualidad marchen correctamente.Estas tareas no críticas ofrecen al proyecto un cierto tiempo muerto disponible.

Figura 2. Representación gráfica del método PERT

7.2. DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es la forma más habitual de presentar el plan de ejecución de unproyecto, ya que es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, fáciles deaprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y laevaluación del avance de los proyectos.

Un gráfico de Gantt es un sencillo gráfico de barras, recogiendo en las filas la relaciónde actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que se estámanejando, mientras la duración y situación en el tiempo de cada actividad serepresenta mediante una barra dibujada en el lugar correspondiente. Una ventajaimportante es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas,aunque no muestran claramente las dependencias entre tareas.

Para generar un calendario de proyecto utilizando Gantt, primero se tienen queidentificar las tareas que deben planificarse. A continuación, se determinará laduración de cada tarea a través de técnicas y fórmulas para la estimación apropiadade tiempos. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijándosebien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.

Después se deberá indicar el camino crítico, es decir, aquel camino que hace másamplia la duración del proyecto. Las tareas que forman dicho camino se denominancríticas, y un retraso en cualquiera de ellas supondrá un retraso en el proyecto global.

1

4

2 5

6

9

11

7

17

3

14 16

8

10

12 13

18

15

A

B

E J

D

IF

G

H

L

K M

P Q R

C N


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Los diagramas de Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los proyectos, envirtud de que pueden comparar de forma conveniente la planificación original con eldesarrollo real. Para ello se trazará una línea vertical perpendicular al eje horizontalque cortará a éste en la fecha del día, y las barras de las tareas se sombrearánproporcionalmente al avance de la tarea.

Figura 3. Diagrama de Gantt

Para que un Gantt sea realista y fiable debe ir acompañado de un gráfico que refleje laactividad los técnicos (Histograma de Recursos) que componen el equipo del proyecto.

7.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS

La asignación de recursos es una tarea fundamental en la planificación, ya que hayque considerar aspectos técnicos de cada recurso como su disponibilidad, capacidadde trabajo, impedimentos horarios, etc.

Es fundamental que los trabajos se descompongan hasta la unidad mínima detratamiento, es decir: descomponer el proyecto en fases, las fases en actividades y lasactividades en tareas, asignando una tarea a un recurso. No debe caerse en el errorde asignar una actividad a varios recursos. De no hacerse así, es muy difícilcontemplar la plena ocupación de todos los recursos, dándose situaciones anómalas,como es tener un recurso una ocupación muy baja y otro una ocupación excesiva.Conviene que la planificación esté perfectamente depurada, pues de lo contrario seproducen los siguientes problemas:

♦ Se dilata innecesariamente el plazo de entrega.

♦ Se retiene sin trabajo a un número considerable de usuarios que podrían estartrabajando en otro proyecto.

♦ Se encarece considerablemente el coste del proyecto, ya que se tienenasignados unos recursos "que no están trabajando" todo el tiempo.


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Por ello es necesario tener en consideración los siguientes aspectos a la hora deasignar recursos:

♦ Cuantificar necesidades y fechas de incorporación de recursos.

♦ Obtener un patrón que marque los límites del proyecto.

♦ Considerar la capacidad, los conocimientos y la experiencia de cada recurso.

♦ Considerar la complejidad, el tamaño y los requerimientos técnicos de cadatarea.

♦ Asignar tareas sencillas a recursos con poca experiencia. Si se asignan tareassencillas a recursos con mucha experiencia, se les estará infrautilizando.

♦ Asignar tareas complejas a recursos con mucha experiencia. Si las tareascomplejas le son asignadas a recursos con poca experiencia, perderán muchotiempo preguntando a sus compañeros y, lo que es más grave, harán perdermucho tiempo al resto del equipo.

♦ Construir el histograma de recursos, para ver la coherencia de las asignaciones.

♦ Tratar de asignar una tarea a un único recurso, descomponiendo cuanto seanecesario.

♦ Vigilar que no haya vacíos en el histograma.

7.4. PATRÓN DE LÍMITES

Esta técnica tiene como objetivo establecer los límites de recursos aproximados. Paraello, una vez conocidos por la estimación el esfuerzo total y el plazo de entrega, hayque realizar las siguientes operaciones:

♦ Establecer el esfuerzo en meses (con decimales).

♦ Deducir la parte correspondiente a Diseño Funcional, ya que es una fase con untipo de actividades diferentes al resto.

♦ Establecer la duración en meses (con decimales). Normalmente este dato seconocerá por el compromiso adquirido.

♦ Deducir la duración correspondiente al Diseño Funcional.

♦ Considerar que todo proyecto tiene tres situaciones claramente diferenciadas:

q Arranque. Durante esta situación se van incorporando paulatinamenterecursos al proyecto hasta alcanzar el número máximo de recursos.

q Pleno rendimiento. Esta es una situación de estabilidad en cuanto al númerode recursos.

q Finalización. Cuando las tareas van terminándose comienzan a abandonar elproyecto gradualmente los técnicos gradualmente.

♦ Seguidamente, hay que distribuir los recursos:

q Una vez obtenido el número de recursos medios, considerar las tressituaciones que presenta el proyecto: arranque, pleno rendimiento yfinalización.

q Considerar que estas tres fases tienen una duración en tiempoaproximadamente igual.


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q Considerar que el Jefe del Proyecto está presente durante todo el ciclo devida.

q Extraer de la parte de Diseño Funcional el esfuerzo correspondiente al Jefedel Proyecto.

q Dividir la duración estimada (sin la parte de Diseño Funcional) en tres partesiguales.

q Distribuir la mitad del esfuerzo estimado (sin la parte de análisis funcional)en la situación de PLENO RENDIMIENTO.

q Distribuir la otra mitad, a partes iguales, entre la situación de ARRANQUE yla de FINALIZACIÓN.

Como consecuencia de ello se obtiene un gráfico similar al que se muestra acontinuación y que servirá para establecer los límites de la asignación de recursos.

Figura 4. Límites de recursos


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7.5. HISTOGRAMA DE RECURSOS

Es un gráfico sobre unos ejes de coordenadas, estando los recursos sobre el eje de lasordenadas y el tiempo sobre el eje de las abscisas.

A medida que se incorporan recursos al proyecto, el gráfico aumenta de maneraescalonada, y al contrario cuando son desasignados.

A continuación puede verse un ejemplo gráfico.

Figura 5. Histograma de Recursos

7.6. PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS

Para realizar adecuadamente la planificación es necesario observar lo siguiente:

♦ Deben construirse paralelamente el Gantt y el histograma de recursos.

♦ Deben realizarse los encadenamientos funcionales a partir del PERT.

♦ Deben asignarse los recursos:

q Con criterio de capacidad profesional.

q Encadenando sus actividades orgánicamente (por ocupación de recursos).

♦ Ha de considerarse el máximo de recursos que proporciona el patrón de límitespara realizar el histograma de recursos.

♦ El histograma de recursos deberá reflejar con exactitud los recursos utilizadosen el Gantt.


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88.. NNOORRMMAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE LLAA DDOOCCUUMMEENNTTAACCIIÓÓNN

El objetivo de esta actividad es la realización de un proceso de normalización y decodificación de todos los documentos y productos que a lo largo del desarrollo del Plande Sistemas se vayan a generar. También se definen las pautas y normas a seguirpara convocar reuniones y realizar la agenda.

El fin de realizar esta normalización es la de establecer unas pautas de actuación paraque todo el equipo de trabajo pueda gestionar toda la información, aún en la situaciónde que no hayan sido ellos los partícipes de la elaboración de la misma. El objetivofundamental es el de poseer una codificación que identifique de forma unívoca einequívoca, todos y cada uno de los productos generados.

De igual manera, se establecerán unas pautas de actuación, de comunicación y dedistribución de documentos.

Es preciso definir la codificación de la documentación, pero además de llevar a cabo lanormalización de los documentos, también sería preciso el normalizar otros aspectoscomo por ejemplo, la presentación, el formato, cabecera, márgenes, paginación,presencia de logos, pies de página, fondos, tipo de letra, índices, títulos, interlineados,etc., con el fin de que todos los documentos presenten una apariencia común quepermita al equipo una mejor lectura y estudio de los mismos.


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99.. AANNÁÁLLIISSIISS DDEE LLAA SSIITTUUAACCIIÓÓNN AACCTTUUAALL

En esta fase del proyecto, se identificará la estructura orgánica y funcional delAyuntamiento, incluyendo las relaciones entre las áreas, así como la relación de estaorganización con terceros. Para ello se realizarán una serie de entrevistas con losresponsables de las diferentes Unidades Orgánicas.

Simultáneamente al estudio anterior, se realizará un estudio de las relaciones de laorganización con terceros, para conocer los tipos de entidades con las que se relacionay poder proceder entonces a una segmentación de clientes.

Así mismo se realizará el análisis y evaluación de la situación actual de los sistemas deinformación del Ayuntamiento:

♦ Identificación y descripción de los sistemas existentes.

♦ Evaluación del grado de adecuación de los sistemas a las necesidades actuales.

♦ Análisis del entorno tecnológico actual, de cara a la integración con los futurossistemas.

♦ Análisis de la estructura orgánica de la Función Informática.

9.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DEINFORMACIÓN EXISTENTES

El objetivo es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitosdel catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento,documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener encuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como porejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información.

Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y selleva a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determineconveniente. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias yvalorarlos.

Planificación del calendario de entrevistas

El proceso de análisis de los sistemas de información de la organización, deberá estarbasado en un proceso de entrevistas con los responsables de las diferentes UnidadesOrgánicas.

En primer lugar, se desarrollará un plan de trabajo de entrevistas. Se fijará uncalendario en el que aparezca la fecha y hora en la que se realizará la entrevista, paratodos y cada uno de los interlocutores seleccionados con anterioridad.

Confirmación de las entrevistas

Con el fin de identificar posibles incidencias en el momento de llevar a cabo lasentrevistas, se deberá realizar una confirmación previa, para que en caso de que uncierto interlocutor no se encuentre disponible, se pueda realizar una reestructuraciónde las entrevistas e intentar que todos ellos puedan encontrarse disponibles. Esto esimportante para poder evitar, en la medida de lo posible, desviaciones de laplanificación prevista.


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Realización de las entrevistas

Para realizar esta tarea, es necesario contar con el calendario definitivo, la relación delas personas a entrevistar y el material de base con el que el entrevistador va a contarpara realizar las mismas. La documentación será una documentación de soporte queayude al entrevistador para guiar las conversaciones, no dejar ningún puntoimportante sin conversar y un apoyo para la realización de la misma.

En ciertas ocasiones puede ocurrir que haya que realizar una segunda entrevista a lamisma persona. Esto ocurrirá en aquellos casos en los que el entrevistador lo creaoportuno, y procederá a recoger más volumen de información sobre esa áreaconcreta. Por tanto, en esta tarea también puede ocurrir que se vea modificado elcalendario definitivo de entrevistas y añadir las que así se vean convenientes; elcalendario por tanto tendrá tantos anexos como modificaciones se le vayan realizando.

Resumen de las entrevistas realizadas y generación del informe

Se trata de seleccionar la información procedente de las entrevistas realizadas en elmomento de la evaluación de los sistemas de información existentes, e informaciónadicional que pueda ser interesante abordar durante las reuniones de seguimiento ycontrol del proyecto.

Análisis de la estructura orgánica y funcional de la organización

El objetivo es obtener una descripción a alto nivel de la estructura orgánica delAyuntamiento, de las funciones y objetivos de cada una de las Unidades que locomponen y de las interrelaciones entre ellas.

Las actividades que se realizarán son:

♦ Identificación de la estructura orgánica del Ayuntamiento:

q Organigrama detallado.

q Recursos de cada Unidad.

♦ Identificación de funciones y objetivos de las Unidades:

q Elaboración de la matriz organización - funciones.

♦ Establecimiento de relaciones funcionales entre las Unidades.

♦ Auditoría interna de satisfacción.

♦ Identificación de flujos de información entre las Unidades:

q Elaboración del Diagrama de Contexto.

Como resultado, se obtendrá un modelo orgánico que englobará un Organigramadetallado, una Matriz organización – funciones y un Diagrama de Relaciones.


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Análisis de las relaciones con terceros

Se trata de caracterizar las relaciones del Ayuntamiento con otras entidades.

Las actividades que se llevarán a cabo en esta etapa son:

♦ Identificación de las relaciones con terceros:

q Identificación de grupos homogéneos de entidades que interactúan con elAyuntamiento: ciudadanos, entidades privadas, administracionesAutonómica, General del Estado, etc.

q Identificación y clasificación de las interrelaciones con los grupos definidos.

♦ Segmentación de terceros:

q Definición y caracterización de segmentos de terceros en función de lassimilitudes entre sus características y entre el tipo de interaccionesidentificadas.

Dentro de las actividades anteriores, se hará especial hincapié en la caracterización delas relaciones que la organización mantiene con los otros organismos públicos con losque tenga relación.

9.2. ESTUDIO Y ANÁLISIS DEL ENTORNO TECNOLÓGICO ACTUAL

Se tiene que reflejar, de una manera general, los aspectos más destacables de la redde datos corporativa del Ayuntamiento, y de la infraestructura de comunicacionessobre la que se asienta. Asimismo, se presentará información sobre el parque deservidores involucrados en la prestación de servicios básicos de red y en el soporte alas aplicaciones y datos.

Se hará un estudio y análisis que abarque los siguientes puntos:

♦ Red de comunicaciones

♦ Arquitectura física de los sistemas de información:

q Centro de Proceso de Datos (CPD) o equivalente.

q Infraestructura de los puestos de usuario: Hardware, Sistemas Operativos,Herramientas Ofimáticas y Software Corporativo.

♦ Arquitectura lógica de los sistemas de información, donde se especificará quéSistemas Gestores de Bases de Datos se utilizan en la organización, así comolos Lenguajes de Desarrollo.

9.3. NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Se recopilarán las necesidades de información identificadas durante las entrevistas conlas diferentes áreas del Ayuntamiento, y no cubiertas en la actualidad medianteaplicaciones, o bien cubiertas de forma parcial o poco satisfactoria.

La identificación de necesidades de información es un elemento básico en el Plan deSistemas, ya que las recomendaciones en cuanto a implantación de sistemas que seestablezcan, irán encaminadas a dar cobertura a aquéllas, especialmente a las decarácter horizontal (identificadas en varias o en todas las áreas del Ayuntamiento) yvertical (que se identifican solamente en un área de gestión).


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9.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Se trata de obtener un diagnóstico global de la situación actual del Ayuntamiento.Se realizará un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) decada servicio o actuación, tanto en su aspecto organizativo como en el funcional y enel tecnológico.

Así mismo se elaborará un análisis de las alternativas de cambio al nivel deorganización y servicios, en el que se destaquen los puntos débiles y fuertes de cadauna de ellas, así como su impacto en la organización actual.

9.4.1. Identificación de los puntos fuertes y débiles

Se ofrecerá un resumen de alto nivel con las conclusiones generales extraídas tras eldesarrollo del trabajo de análisis, mediante un diagrama DAFO (Análisis deDebilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) que incorpora consideracionestanto sobre aspectos organizativos y estructurales de la organización que puedanejercer influencia sobre los sistemas de información, como sobre cuestionespuramente técnicas.

9.4.2. Diagnóstico de los sistemas de información

Seguidamente, se profundiza desarrollando un diagnóstico más detallado, en el que seanalizan los aspectos más significativos identificados durante el análisis.

Es conveniente realizar el diagnóstico de la situación actual de los sistemas deinformación, atendiendo a los siguientes aspectos significativos:

♦ Consideraciones generales – organizativas, estructurales o técnicas – con unainfluencia directa o indirecta sobre los sistemas de información.

♦ Diagnóstico en relación con los sistemas de información ya analizados, tantocorporativos como departamentales.

♦ Diagnóstico en relación con las bases de datos.


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1100.. PPLLAANN DDEE SSIISSTTEEMMAASS

La elaboración del Plan de Sistemas es la fase principal del Proyecto. Está basada enlos resultados alcanzados en la etapa anterior del análisis de la situación actual de lossistemas de información del Ayuntamiento.

Por una parte, el Plan trata de definir las políticas generales en cuanto a sistemas deinformación y comunicaciones, estableciendo las directrices tecnológicas yestableciendo las metodologías de actuación en los procesos relacionados: desarrollo,seguimiento y control, etc.

Por otra, el Plan de Sistemas de Información propiamente dicho, efectúa la definiciónde los sistemas de información de la entidad, tanto corporativos comodepartamentales.

10.1. ARQUITECTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La Arquitectura de Sistemas revisa, desde la óptica de grandes elementos funcionalesy sus interrelaciones, los conceptos generales de la plataforma tecnológica futura delAyuntamiento.

El modelo de sistemas de información deberá estar soportado por una plataformatecnológica homogénea, que asegure la gestión eficiente y la disponibilidad de lainformación. La arquitectura de sistemas viene a ser la “opción elegida” paraimplementar los sistemas de información. No puede suponer una ruptura radical conlos sistemas existentes, sino que debe adaptarse de manera gradual desde elescenario tecnológico que exista en ese momento.

10.2. DIRECTRICES TECNOLÓGICAS

El objetivo es definir y evaluar las líneas de evolución necesarias para conseguir losobjetivos de la organización, en el campo de los sistemas y tecnologías de lainformación y las comunicaciones. Así mismo, caracterizar las acciones necesariaspara conseguir el escenario tecnológico establecido, aprovechando en lo posible laspotencialidades de arquitecturas y/o redes actuales.

Las actividades a realizar serán:

♦ Identificación y definición de escenarios tecnológicos:

q Análisis de las oportunidades que se derivan de las tendencias tecnológicasexistentes.

♦ Establecimiento de los requisitos tecnológicos futuros:

q Caracterización de los componentes potenciales de una infraestructuratecnológica a largo plazo, así como su integración con los escenariosactuales.

q Análisis, desde el punto de vista tecnológico, de la problemática provocadapor la descentralización administrativa.


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♦ Tipificación de las alternativas de desarrollo tecnológico:

q Hardware.

q Software: de base (sistemas operativos, bases de datos, seguridad) y dedesarrollo y explotación.

q Comunicaciones.

q Definición y diseño de los entornos.

q Dimensionamiento.

q Seguridad.

♦ Evaluación de los escenarios definidos.

♦ Análisis, en colaboración con el personal del Ayuntamiento, y sobre la base de ladocumentación técnica que obre en su poder, de la arquitectura decomunicaciones existente, en orden a establecer mejoras en la misma.

♦ Definición de las políticas de seguridad física y lógica y de privacidad, encolaboración con el personal técnico de la entidad y sobre la base de ladocumentación existente.

♦ Especificación de las directrices tecnológicas.

♦ Estrategia de la implantación de sistemas: medidas para proceder a laimplantación, desarrollo, implementación y puesta en explotación de nuevossistemas. El objetivo que se persigue en la implantación de las herramientas dedesarrollo, es racionalizar la organización de los entornos que se utilizan para laimplementación de nuevas aplicaciones dentro de la corporación.

10.3. DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS PROPUESTOS

Se tendrá que definir la estructura de los Sistemas de Información que daráncobertura a las necesidades de información detectadas, así como establecer lasdirectrices y prioridades para los mismos.

Las tareas a realizar son las siguientes:

♦ Identificación y definición de los Sistemas de Información, tanto corporativoscomo los particulares de cada área.

♦ Obtención de especificaciones de los Sistemas de Información como punto departida para el desarrollo futuro:

q Para las aplicaciones existentes, determinar los requisitos que satisfacen, lasmejoras identificadas y la migración a nuevos entornos.

q Para las nuevas aplicaciones, establecer los objetivos, las funciones querealizan, los requisitos que satisfacen y las alternativas de implantación.

♦ Elaboración de los modelos funcionales y de datos que aglutinen los requisitos ynecesidades futuras de información de las unidades orgánicas.

♦ Análisis de cobertura de las necesidades de información detectadas.

♦ Establecimiento de las prioridades de desarrollo.

♦ Identificación de mejoras necesarias en las aplicaciones actuales.

♦ Identificación de alternativas y prioridades de implantación.


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10.4. ESTABLECIMIENTO DE METODOLOGÍAS

Se trata de colaborar con el personal técnico del Ayuntamiento, en la definición de losaspectos metodológicos asociados a la operativa habitual de la Función Informática.

Las tareas que se citan a continuación estarán basadas en el conocimiento de laslíneas de actuación marcadas por la Metodología de Planificación de Tecnologías ySistemas de Información METRICA v. 3.3, definida por el Ministerio deAdministraciones Públicas:

♦ Establecimiento de directrices metodológicas asociadas a los procedimientos delicitación:

q Confección de guías de elaboración de pliegos de contratación, deaceptaciones de productos y, en general, de la documentación asociada alprocedimiento de licitación.

q Definición de los procedimientos y criterios de aceptación de bienes yservicios.

q Elaboración de los mecanismos de valoración de los servicios prestados,como guía para el personal de las diferentes áreas de la entidadpotencialmente involucrado en un proceso de aceptación.

♦ Establecimiento de metodologías, estándares y procedimientos de calidad parael desarrollo de aplicaciones.

♦ Establecimiento de metodologías de seguimiento y control de proyectos.


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1111.. DDIIRREECCTTRRIICCEESS DDEE SSEEGGUURRIIDDAADD

Actualmente, las organizaciones sufren ataques a la seguridad de todo tipo, siendonecesario adoptar todas las medidas posibles para prevenirlos. Estas medidas a tomarno deben estar enfrentadas con las leyes vigentes, siendo de obligado cumplimientopor parte de la Administración Local.

11.1. DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS

Si en el Ayuntamiento ya existe un plan de seguridad o una metodología de análisis ygestión de riesgos, para cada sistema de información deberán analizarse lasnecesidades de seguridad del sistema respecto al método vigente, y determinar lasdiferencias si las hubiera, así como aquellas necesidades concretas que no seencuentren recogidas, estableciendo así el plan de seguridad del sistema deinformación. Si no existe un plan de seguridad en la Organización habrá quedesarrollarlo desde el principio. El plan recogerá además las medidas de seguridadactivas o preventivas y reactivas, en respuesta a situaciones en que se produce unfallo reduciendo su efecto, relacionadas con la seguridad del sistema de información ydel proceso de desarrollo.

Las valoraciones sobre la seguridad deben ser realizadas en función de lascaracterísticas del sistema: complejidad, tamaño, incertidumbre, participantes, etc.por los responsables de la seguridad del sistema de información, quienes se apoyaránpara sus decisiones en su conocimiento y experiencia en la materia sin perder de vistaademás que, al ser finitos los recursos, no pueden asegurarse todos los aspectos deldesarrollo de los sistemas de información, por lo que habrá que aceptar undeterminado nivel de riesgo concentrándose en los aspectos más comprometidos oamenazados, que serán diferentes según las circunstancias.

11.2. PRINCIPIOS BÁSICOS DE SEGURIDAD

La información a proteger puede ser pública (visualizada por cualquier persona) oprivada (sólo puede ser visualizada por un grupo de personas que trabaja con ella). Lapreservación de dicha información debe garantizar los siguientes aspectos:

♦ Integridad: Característica que hace que su contenido permanezca inalterado amenos que sea modificado por personal autorizado, quedando registrada lamodificación. Un fallo de integridad puede estar causado por anomalías en elHardware, Software, virus informáticos y/o modificación por personas que seinfiltran en el sistema.

♦ Disponibilidad: Requiere que la información se encuentre correctamentealmacenada con el Hardware y el Software funcionando perfectamente y que serespeten los formatos para su recuperación de forma satisfactoria.

♦ Privacidad o confidencialidad: Necesidad de que la información sólo seaconocida por personas autorizadas.

♦ Control sobre la información: Permite asegurar que sólo los usuariosautorizados pueden decidir cuándo y cómo permitir el acceso a la misma.

♦ Autenticidad: Permite definir que la información requerida sea válida yutilizable en tiempo, forma y distribución. Esta propiedad también permiteasegurar el origen de la información, validando el emisor de la misma, paraevitar suplantación de identidades.


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En cualquier sistema informático, existen cuatro componentes que el Ayuntamientodebe proteger: Hardware, Software, los datos y los elementos fungibles (papel, tóner,disquetes…). De estos cuatro elementos, los datos que maneja el sistema serán losmás importantes ya que son el resultado del trabajo realizado.

El análisis de los riesgos constituye una pieza fundamental en el diseño y desarrollo desistemas de información seguros. Los riesgos que afectan a un sistema de informaciónson de distinta índole: naturales (inundaciones, incendios, etc.) o lógicos (fallospropios, ataques externos, virus, etc.)

11.3. SEGURIDAD FÍSICA

La seguridad física consiste en la aplicación de barreras físicas y procedimientos decontrol, como medidas de prevención y contramedidas ante amenazas a los recursos einformación confidencial.

Los objetivos que se persiguen son:

♦ Disminuir siniestros.

♦ Trabajar mejor manteniendo la sensación de seguridad.

♦ Descartar falsas hipótesis si se produjeran incidentes.

♦ Tener los medios para luchar contra accidentes.

También habrá que especificar los controles y mecanismos de seguridad dentro yalrededor del centro de proceso de datos de la entidad.

Seguridad frente a Desastres

Este tipo de seguridad está enfocado a cubrir las amenazas ocasionadas tanto por elhombre, como por la naturaleza del medio físico en que se encuentra ubicado elcentro de proceso de datos. Las principales amenazas son:

♦ Desastres naturales, incendios accidentales, tormentas e inundaciones.

♦ Amenazas ocasionadas por el hombre.

♦ Disturbios, sabotajes internos y externos deliberados.

Seguridad frente a Acciones Hostiles

Se trata de especificar las medidas de seguridad a tomar para prevenir robos,sabotajes o fraudes.

Control de Accesos

El objetivo es controlar al personal en los edificios y proporcionar sistemas para abrir ocerrar puertas, áreas restringidas, controles de presencia, etc. Esto permite llevar uncontrol sobre lo que ocurre en los distintos edificios y áreas del Ayuntamiento, y asípoder depurar responsabilidades en caso necesario. Este punto es muy importante yse recomienda poner especial énfasis en él, destacando los siguientes aspectos:

♦ Control de personas.

♦ Utilización de detectores de metales.

♦ Protección electrónica. Sensores conectados a centrales de alarma.


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Plan de Recuperación de Desastres

Para garantizar la integridad y la disponibilidad de la información, se preparan losmecanismos o Planes de Recuperación de Desastres (PRD), que pretenden diseñarprocedimientos de recuperación de la información que se ha perdido.

La elaboración de un Plan de Recuperación de Desastres debe fijar sus objetivos,estableciendo criterios como los siguientes:

♦ Nivel de cobertura de riesgos.

♦ Tiempo máximo admisible sin servicio.

♦ Pérdida de datos admisible.

♦ Tiempo de reconstrucción admisible del CPD (en caso de destrucción total delmismo).

♦ Servicio restringido admisible desde otro CPD alternativo, en su caso.

Una vez fijados los objetivos, deben definirse las estrategias que se seguirán. Dichasestrategias deben ser estudiadas con detalle, estableciendo diferentes opciones deactuación en función de recursos, coste, criticidad y necesidades:

♦ Respaldo externo de datos y software.

♦ Existencia de un CPD alternativo.

♦ Existencia de dos CPD con reparto de funciones y mecanismos de recuperación.

♦ Dos CPD comunicados por líneas de alta capacidad y sistemas replicados, etc.

Los Planes de Recuperación de Desastres deben definir claramente prioridades deaplicaciones o funcionalidades en base a criticidad, para ayudar a determinar losniveles exigibles de tolerancia a fallos en un servidor de aplicaciones y datos, y elorden en que deben ser recuperados.

Es también obligado que todas las responsabilidades de las personas involucradasestén perfectamente definidas, y todas las acciones y procedimientos esténestructurados y documentados. Debe considerarse además, el posible efecto de undesastre sobre las personas encargadas de la explotación.

Para asegurar el correcto funcionamiento en caso de contingencia, es necesariorealizar pruebas periódicas en las que se revisarán los procedimientos, detectandoposibles puntos de mejora.

Al afrontar estrategias de recuperación de desastres, se originan un conjunto decostes que pueden llegar a ser muy elevados, por lo que se debe evaluar en detalle elratio coste-riesgo. Algunos costes que aparecerán son: coste de equipos replicados,coste de licencias de sistemas replicados, costes de personal y de comunicaciones,coste de infraestructura física para un CPD redundante (si se plantea esta estrategia),etc.

En cuanto a los mecanismos para obtención de copias de seguridad, tanto deaplicaciones como de datos almacenados, deben ser claros y conocidos por laspersonas involucradas, y contar con procedimientos, guías o manuales que permitanrestaurar las comunicaciones, las funcionalidades y los datos a partir de las copias deseguridad.


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11.4. SEGURIDAD LÓGICA

Tras ver como el sistema puede verse afectado por falta de seguridad física, esimportante recalcar que la mayoría de los daños que puede sufrir un centro de datosno será sobre los medios físicos, sino contra la información por él almacenada yprocesada. El activo más importante es la información, y existen técnicas más allá dela seguridad física que la aseguran.

La seguridad lógica consiste en la aplicación de barreras y procedimientos queresguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personasautorizadas para hacerlo. Se podrán afrontar y analizar los siguientes puntos:

♦ Control de Acceso

♦ Firewall

♦ Virus

♦ Sistemas de Detección de Intrusos (IDS)

♦ Comunicación Electrónica

♦ Certificados Digitales

♦ Redes Privadas Virtuales (VPN)

♦ Wireless

♦ Niveles de Seguridad Informática

11.5. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Actualmente, hablar de un sistema cien por cien seguro es imposible, sencillamenteporque el coste de la seguridad total es muy alto. Además, para muchasorganizaciones, tener un sistema de seguridad muy acotado les supone ver reducidasu capacidad de gestión.

La solución a medias sería acotar todo el espectro de seguridad en lo que aplataformas, procedimientos y estrategias se refiere. De esta manera, se puedecontrolar todo un conjunto de vulnerabilidades, aunque no se logre la seguridad total.

Las organizaciones deben contar con documentos, directrices y recomendaciones queorienten en el uso adecuado de las nuevas tecnologías, para obtener el mayorprovecho y evitar un uso indebido de las mismas. Estos documentos se suelen agruparen la denominada Política de Seguridad. Su implementación es un proceso técnico-administrativo.

Las políticas de seguridad de los sistemas de información, redes, así como lasprácticas, medidas y procedimientos deben estar coordinadas e integradas para crearun sistema coherente de seguridad. Los requerimientos en la administración de laseguridad dependen de los niveles de participación, del papel que desempeñan losparticipantes, del riesgo implicado y de los requerimientos del sistema.

Como este proceso debe abarcar a toda la organización, sin exclusión alguna, ha deestar fuertemente apoyado por el sector gerencial, ya que sin este apoyo, las medidasque se tomen no tendrán la fuerza necesaria.

La implementación de políticas de seguridad, trae aparejados varios tipos deproblemas que afectan al funcionamiento de la organización. La implementación de unsistema de seguridad conlleva incrementar la complejidad en la operatoria de laorganización, tanto técnica como administrativamente. Por esto, será necesario


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sopesar cuidadosamente la ganancia en seguridad respecto de los costesadministrativos y técnicos que se generen.

Una política de seguridad informática deberá abarcar:

♦ Alcance de la política, incluyendo sistemas y personal sobre el cual se aplica.

♦ Objetivos de la política y descripción clara de los elementos involucrados en sudefinición.

♦ Responsabilidad de cada uno de los servicios, recursos y responsables en todoslos niveles de la organización.

♦ Responsabilidades de los usuarios con respecto a la información que generan ya la que tienen acceso.

♦ Requerimientos mínimos para la configuración de la seguridad de los sistemas yalcance de la política.

♦ Definición de violaciones y las consecuencias del no cumplimiento de la política.

♦ La política debe especificar la autoridad que debe hacer que las cosas ocurran,el rango de los correctivos y sus actuaciones que permitan dar indicacionessobre la clase de sanciones que se pueden imponer.

♦ Explicaciones comprensibles (libres de tecnicismos y términos legales, pero sinsacrificar su precisión) sobre el por qué de las decisiones tomadas.

♦ Finalmente, como documento dinámico de la organización, deben seguir unproceso de actualización periódica sujeto a los cambios organizacionalesrelevantes: crecimiento de la plantilla de personal, cambio en la infraestructuracomputacional, alta y rotación de personal, desarrollo de nuevos servicios,cambio o diversificación de negocios, etc.


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1122.. OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE LLAA FFUUNNCCIIÓÓNN IINNFFOORRMMÁÁTTIICCAA

El objetivo de este proceso es la definición y el dimensionamiento de la estructuranecesaria para gestionar la Función Informática del Ayuntamiento, así como elestablecimiento de las líneas maestras para su desarrollo.

12.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

Teniendo en cuenta el objetivo del estudio de la situación actual, se realiza unavaloración de la información existente acerca de los sistemas de informaciónafectados. En función de dicha valoración, se especifica el nivel de detalle con que sedebe llevar a cabo el estudio.

Se realizará un análisis de la situación actual de la Función Informática, en caso deexistir, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

♦ Identificación de funciones en la gestión informática. Descripción del modelo degestión.

♦ Definición de la estructura de la Función Informática.

♦ Definición de los perfiles profesionales del personal encargado de gestionar laFunción Informática.

Si se decide documentar la situación actual, normalmente es conveniente dividir elsistema actual en subsistemas. Si es posible se describirá cada uno de lossubsistemas, valorando qué información puede ser relevante para la descripción.

Como resultado de esta actividad se genera un diagnóstico, estimando la eficiencia delos sistemas de información existentes e identificando los posibles problemas y lasmejoras.

Identificación de los usuarios participantes

En función del nivel de detalle establecido para el estudio de la situación actual, seidentifican los usuarios participantes de cada una de las unidades organizativasafectadas por dicho estudio. Se informa a los usuarios identificados como implicadosen el Estudio de la Situación Actual, se solicita su aceptación y se espera suconfirmación.

12.2. DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS DEL SISTEMA

Determinación de los requisitos generales, mediante una serie de sesiones de trabajocon los usuarios participantes, que hay que planificar y realizar. Una vez finalizadas,se analiza la información obtenida definiendo los requisitos y sus prioridades, que seañaden al catálogo de requisitos que servirá para el estudio y valoración de lasdistintas alternativas de solución que se propongan.

Se analiza la información obtenida en las sesiones de trabajo para la Identificación deRequisitos, definiendo y catalogando los requisitos (funcionales y no funcionales) quedebe satisfacer el sistema, indicando sus prioridades. Se incluirán también requisitosrelativos a distribución geográfica y entorno tecnológico.


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12.3. PROPUESTA DE LA SITUACIÓN FUTURA

El objetivo es dotar al Ayuntamiento de la infraestructura adecuada para prestar losservicios necesarios. Esta estructura viene promovida en gran medida por:

♦ Averiguar, recopilar e identificar las necesidades de información de la entidad.

♦ Adecuar y optimizar las unidades informáticas de la organización a lasnecesidades actuales.

Actualmente, se tiende hacia una evolución creciente de la inversión en informáticapor parte de las Administraciones Públicas. No se puede comparar la inversiónabsoluta de la Admón. Central (mucho mayor) con la Autonómica, sino confirmar quela inversión pública en informática es cada vez mayor. Esto implica la necesidad deuna reorganización de las estructuras informáticas para dotarlas de personalespecializado y adecuarlas a los presupuestos, cuya gestión necesita un soporte depersonal más numeroso y cualificado que el actual.

12.3.1. Estudio de Alternativas de Solución

Este estudio se centra en proponer diversas alternativas que respondansatisfactoriamente a los requisitos planteados, considerando también los resultadosobtenidos en el Estudio de la Situación Actual

En la descripción de las distintas alternativas de solución propuestas, se debeespecificar si alguna de ellas está basada, total o parcialmente, en un productoexistente en el mercado. Si la alternativa incluye un desarrollo a medida, se debeincorporar en la descripción de la misma un modelo abstracto de datos y un modelo deprocesos, y en orientación a objetos, un modelo de negocio y un modelo de dominio.

12.3.2. Valoración de las Alternativas

Una vez descritas las alternativas se realiza una valoración de las mismas,considerando el impacto en la organización, tanto desde el punto de vista tecnológicoy organizativo como de operación, y los posibles beneficios que se esperancontrastados con los costes asociados. Se realiza también un análisis de los riesgos,decidiendo cómo enfocar el plan de acción para minimizar los mismos y cuantificandolos recursos y plazos precisos para planificar cada alternativa.

Estudio de la Inversión

Para cada alternativa de solución propuesta, se valora el impacto en la organización yse establece su viabilidad económica. Para ello, se realiza un análisis coste/beneficioque determina los costes del sistema y los pondera con los beneficios tangibles,cuantificables directamente, y con los beneficios intangibles, buscando el modo decuantificarlos.

Estudio de los Riesgos

Para cada alternativa se seleccionan los factores de situación que habrá queconsiderar, relativos tanto a la incertidumbre como a la complejidad del sistema. Seidentifican y valoran los riesgos asociados y se determinan las medidas a tomar paraminimizarlos.


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Planificación de las Alternativas

En función del análisis de riesgos realizado en la tarea anterior, y para cada una de lasalternativas existentes:

♦ Se determina el enfoque más adecuado para llevar a buen fin la soluciónpropuesta en cada alternativa.

♦ Se realiza una planificación, teniendo en cuenta los puntos de sincronismo conotros proyectos en desarrollo o que esté previsto desarrollar, según se harecogido en el catálogo de requisitos.

De esta manera se garantiza el cumplimiento del plan de trabajo en los restantesprocesos del ciclo de vida.

12.3.3. Selección de la Solución

Se debate con el Comité de Dirección sobre las ventajas e inconvenientes de cada unade ellas y realizando las modificaciones que sugiera dicho Comité, hasta la selecciónde la solución final.

El Comité de Dirección dará su aprobación formal o determinará la inviabilidad delsistema, por motivos económicos, de funcionalidad como resultado del incumplimientode los requisitos identificados en plazos razonables o de cobertura de los mismos, etc.


Fecha:30/05/03



1133.. PPLLAANN DDEE AASSEEGGUURRAAMMIIEENNTTOO DDEE CCAALLIIDDAADD

El objetivo es proporcionar un marco común de referencia para la definición y puestaen marcha de planes específicos de aseguramiento de calidad aplicables a proyectosconcretos. Si en la organización ya existe un sistema de calidad, dichos planesdeberán ser coherentes con el mismo, completándolo en los aspectos no contempladosrelativos a normas particulares del cliente, usuario o sistema concreto.

La calidad se define como “grado en que un conjunto de característicasinherentes cumple con unos requisitos”. El Aseguramiento de la Calidad pretendedar confianza en que el producto reúne las características necesarias para satisfacertodos los requisitos del Sistema de Información.

Por tanto, para asegurar la calidad de los productos resultantes el equipo de calidaddeberá realizar un conjunto de actividades que servirán para:

♦ Reducir, eliminar y lo más importante, prevenir las deficiencias de calidad de losproductos a obtener.

♦ Alcanzar una razonable confianza en que las prestaciones y servicios esperadospor el cliente o el usuario queden satisfechas.

Para conseguir estos objetivos, es necesario desarrollar un plan de aseguramiento decalidad específico que se aplicará durante la planificación del proyecto de acuerdo a laestrategia de desarrollo adoptada en la gestión del proyecto. En el plan deaseguramiento de calidad se reflejan las actividades de calidad a realizar (normales oextraordinarias), los estándares a aplicar, los productos a revisar, los procedimientos aseguir en la obtención de los distintos productos durante el desarrollo del Plan deSistemas y la normativa para informar de los defectos detectados a sus responsablesy realizar el seguimiento de los mismos hasta su corrección.

El grupo de aseguramiento de calidad participa en la revisión de los productosseleccionados para determinar si son conformes o no a los procedimientos, normas ocriterios especificados, siendo totalmente independiente del equipo de desarrollo. Lasactividades a realizar por el grupo de aseguramiento de calidad vienen gobernadas porel plan. Sus funciones están dirigidas a:

♦ Identificar las posibles desviaciones en los estándares aplicados, así como en losrequisitos y procedimientos especificados.

♦ Comprobar que se han llevado a cabo las medidas preventivas o correctorasnecesarias.

Las revisiones son una de las actividades más importantes del aseguramiento de lacalidad, debido a que permiten eliminar defectos lo más pronto posible, cuando sonmenos costosos de corregir. Además existen procedimientos extraordinarios, como lasauditorías, aplicables en desarrollos singulares y en el transcurso de las cuales serevisarán tanto las actividades de desarrollo como las propias de aseguramiento decalidad.

La detección anticipada de errores evita el que se propaguen a los restantes procesosde desarrollo, reduciendo substancialmente el esfuerzo invertido en los mismos. Eneste sentido es importante destacar que el establecimiento del plan de aseguramientode calidad comienza en el Análisis de la Situación Actual y se aplica a lo largo de todoel desarrollo, en los procesos de Análisis, Diseño, Construcción, Implantación yAceptación del Sistema y en su posterior Mantenimiento.


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1144.. PPLLAANN DDEE IIMMPPLLAANNTTAACCIIÓÓNN

Establece las líneas maestras para la puesta en marcha del modelo de gestión y de lossistemas definidos. Para ello, se propondrá, en función de las prioridades ycondicionantes de disponibilidad de recursos, una programación en la realización delas actuaciones y proyectos que componen el Plan de Sistemas de Información:

♦ Establecimiento de las prioridades de implantación de los nuevos Sistemas deInformación.

♦ Definición de una programación aproximada para las actuaciones que componenel Plan de Sistemas.

♦ Estimación de los recursos necesarios para la realización de los sistemas deinformación especificados:

q Equipamiento informático.

q Software de base.

q Aplicaciones comerciales y desarrollos.

q Infraestructura de comunicaciones.

q Recursos humanos.

♦ Establecimiento de los mecanismos de revisión, evaluación, seguimiento ycontrol de las actividades del Plan de Sistemas a lo largo de la duración delmismo.

♦ Aproximación al modelo económico. Evaluación preliminar de costes.

♦ Medir el esfuerzo necesario por parte del Ayuntamiento, identificado losparticipantes y su grado de involucración en los proyectos, de forma que seasegure el éxito del Plan.

14.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Y ACCIONES AREALIZAR

El Plan de Implantación está constituido por una serie de proyectos cuya identificaciónparte del escenario y las soluciones propuestas en el Plan de Sistemas. Se puedenestablecer tres conjunto de proyectos o Planes de Acción, en tres ámbitos diferentes:

♦ Plan de Evolución de los Sistemas: Recoge el conjunto de proyectosrelacionados con la implantación o evolución funcional o tecnológica de losSistemas de Información del Ayuntamiento.

♦ Plan de Adecuación Tecnológica: Proyectos relacionados con la implantación deinfraestructuras tecnológicas y de comunicaciones, así como de infraestructuray herramientas orientadas a la seguridad de la información.

A su vez puede incluir:

q Proyectos de infraestructura de comunicaciones.

q Proyectos de infraestructura tecnológica.

q Actuaciones de Seguridad.

♦ Plan de Organización Informática: Recoge la necesidad de realizar y planificaren el tiempo, determinadas acciones relativas a la reorganización yfuncionamiento del Área Informática del Ayuntamiento.


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Otras premisas generales que pueden considerarse en la definición de los proyectos allevar a cabo son:

♦ Los proyectos deben ser abordables de forma autónoma, aunque se preveanrelaciones con sistemas existentes o nuevos que aparecieran.

♦ El nivel de definición o alcance debe ser revisado cada vez que inicie ellanzamiento de un proyecto. Este aspecto se acentúa en aquellos proyectos enlos que esté previsto su planificación para los últimos años del Plan.

Para cada uno de los proyectos es conveniente definir los siguientes parámetros:

♦ Nombre del proyecto, de forma que se pueda identificar de forma intuitiva elalcance del mismo.

♦ Alcance: donde se define de manera más detallada la descripción de lostrabajos a realizar, puntualizando el alcance funcional así como las licencias yHardware necesario a incorporar si procediera.

♦ Prioridad: la prioridad dada al proyecto medida a partir del riesgo del mismo ydel valor añadido ofrecido al Ayuntamiento.

♦ Planificación del proyecto: un calendario que identifique los plazos para abordarel proyecto.

♦ Estimación de recursos: medidos en inversión económica, tanto de serviciosprofesionales, como de licencias y Hardware y en esfuerzo de horas-hombre.Se especificará tanto la inversión inicial, como las necesidades para elmantenimiento de la solución implementada en los casos en los que proceda.

♦ Áreas involucradas: áreas del Ayuntamiento que serán usuarias participantesen cada uno de los proyectos.

♦ Requerimientos: donde se determina si existe dependencia con otros proyectos,así como necesidades específicas o factores críticos a superar.

14.2. ESTIMACIÓN DE TIEMPOS Y CRONOGRAMA

El objetivo es dimensionar y planificar en el tiempo las acciones necesarias en funciónde las prioridades establecidas.

Para conseguir la efectividad de un Plan de Sistemas, es necesaria una implantacióngradual de los nuevos sistemas de forma paralela a la adecuación tecnológica.

Por tanto, la identificación de las acciones, la estimación de los tiempos requeridospara acometerlas y su planificación en el marco temporal de ejecución del Plan deImplantación, se puede realizar sobre la base de un conjunto de consideracionesgenerales:

♦ Periodo de implantación.

♦ Situación actual del Ayuntamiento: Recogida en el documento “Diagnóstico dela Situación Actual”, en lo relativo a Sistemas de Información existentes,infraestructura tecnológica, principales carencias manifestadas por los usuarios,entornos tecnológicos, etc.

♦ Evolución desde soluciones más sencillas con tecnologías estables, haciasistemas más sofisticados o aquellos en los que las soluciones son máscomplejas o la tecnología más inmadura.

♦ Capacidad de gestión y formación del personal involucrado para abordar cadaproyecto.


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♦ Homogeneización en el reparto de la inversión año a año.

♦ Consideraciones funcionales y técnicas: El desarrollo de ciertos sistemas puedeser retrasado para permitir la realización de otros sistemas que sirvan desoporte a los primeros y que permitan optimizar los esfuerzos requeridos parasu desarrollo.

♦ Planificación en función de la “Prioridad”: Asignada en función de una matrizValor añadido / Riesgo, y en cualquier caso, siempre en función de lasnecesidades actuales y la estrategia marcada por el propio Ayuntamiento.

Prioridad

En la planificación de los proyectos, se puede establecer un parámetro que mida laprioridad de cada proyecto (alta-media-baja), y en función de este parámetro, seplantea en el tiempo el desarrollo de los proyectos.

Para identificar la prioridad de cada proyecto, se parte de una matriz de prioridades enfunción del valor añadido proporcionado a la Organización, frente al riesgo delproyecto, considerando dentro de cada parámetro los siguientes aspectos:

♦ Valor añadido: beneficios que reporta la solución, medido en función de lareducción de costes, aumento de la eficacia, simplificación de tareas, mejora dela atención al ciudadano o ampliación del servicio.

♦ Riesgos: riesgos extrínsecos relativos al impacto en la Organización(implantación de nuevos modelos de gestión, número de usuarios, cambios enprocedimientos, nivel de formación tecnológica exigible), o al impacto en laoperativa de trabajo, así como riesgos intrínsecos al proyecto derivados de lacomplejidad del sistema, nivel de maduración de la tecnología, inversiónasociada y duración del mismo.

Valor Añadido+

Al ta X Media /A l ta

Media Baja

-

Impacto

Media

Baja

Al taX

Figura 6. Matriz para el cálculo de la prioridad de la implantación

De esta forma, los proyectos se planifican en función de la posición del proyectodentro de la matriz, posiciones a las que se asocian diferentes niveles de prioridad:

Valor Añadido Riesgo PrioridadALTO BAJO ALTAALTO ALTO MEDIABAJO BAJO MEDIABAJO ALTO BAJA


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Cronograma general

El cronograma englobará los plazos de implantación planteados para cada uno de losproyectos, pudiendo quedar sujetos a modificaciones en función de las fechas de inicioreal, funcionalidades a implantar y recursos utilizados. Por tanto, previamente al iniciode cada proyecto, es conveniente elaborar una planificación detallada donde quedendefinidas las tareas, los hitos intermedios y productos.

14.3. DETERMINACIÓN DE LOS ESFUERZOS Y COSTES DEIMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS

Como se ha indicado en el apartado 13.1, el Plan de Evolución de los Sistemas tendrácomo resultado la implantación de nuevas aplicaciones, así como la evoluciónfuncional y/o tecnológica de las ya existentes en el Ayuntamiento. Para ello, convienerealizar una estimación de los esfuerzos necesarios para llevarlas a cabo en términosde dedicación. Se detallará:

♦ El esfuerzo de personal informático, bien sea mediante servicios profesionalesexternos, a través del propio personal municipal o de forma mixta.

♦ El esfuerzo de personal usuario del Ayuntamiento, ya sea a nivel directivo obásico, necesario para garantizar el éxito de los proyectos.

Además, se estimará el coste de los servicios especializados a partir de la dedicaciónrequerida, generando un Plan de Inversión.

Metodología para la Estimación de Esfuerzos

Se propone una metodología para el cálculo de los esfuerzos necesarios, partiendo dela contratación de servicios profesionales externos, en colaboración con el propiopersonal local. En ella, la estimación de la dedicación requerida para acometer losdistintos proyectos de implantación o evolución de sistemas, se apoya en unaclasificación previa de los proyectos en función de su naturaleza:

1. Existen proyectos que requieren un mayor esfuerzo por parte del usuario delAyuntamiento, ya que en ellos existe un fuerte componente de consultoría inicial enel aspecto funcional (en cuanto a modelos de procesos y estrategias)adicionalmente al desarrollo o adaptación tecnológica de una aplicación. Se handenominado proyectos “C” (Consultoría).

2. Otros proyectos pueden tener un mayor componente tecnológico, o no requeriruna fuerte actividad de consultoría funcional previa. Estos se han denominadoproyecto “D” (Desarrollo).

Sobre la base de esta premisa, se realiza una estimación de los equipos de trabajo ytiempos medios necesarios para acometer los distintos proyectos.

Es importante destacar que el resultado debe entenderse como parámetros mediosaproximados de los tiempos y como consecuencia de los costes. Son por tanto,susceptibles de modificaciones. Así, la estimación de tiempos y costes deberá serrevisada con anterioridad al inicio de cada uno de los proyectos, adaptándolos a lasconsideraciones y situación concreta de ese momento.


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A continuación se resumen las variables metodológicas utilizadas para la estimaciónde tiempos y esfuerzos, aplicadas para la clasificación de proyectos explicadaanteriormente:

Clasificación de los proyectos en función del nivel de esfuerzo requerido:

Se pueden clasificar los proyectos de implantación / evolución de sistemas en 5niveles graduales en base al esfuerzo que requiere su ejecución, es decir, según seael alcance funcional del proyecto, la adaptación tecnológica a la nueva arquitectura yplataforma o nuevo sistema, interfases con otros sistemas o volumen de información ybases de datos asociadas:

Muy Bajo Nivel 1Bajo Nivel 2

Medio Nivel 3Alto Nivel 4

Muy Alto Nivel 5

Perfiles del equipo de trabajo:

♦ Jefe de Proyecto (JP): Colabora en las funciones de análisis y realiza el control ygestión del proyecto.

♦ Consultor Senior (CS): persona encargada de realizar la definición denecesidades y requisitos que debe cumplir el sistema. Igualmente realiza tareasde análisis preliminar y diseño funcional, así como colaboración en el desarrolloe implantación.

♦ Consultor Junior (CJ): Colabora a bajo nivel en la definición de requisitos delsistema, así como en la fase de análisis y diseño funcional. Realiza tareas dedesarrollo y pruebas de las aplicaciones.

♦ Analista (AN): persona encargada de realizar las tareas de análisis en la fase deanálisis preliminar y diseño funcional. Supervisa y colabora en las tareas deprogramación. Asimismo, supervisa las pruebas y la implantación.

♦ Programador (PR): persona que realiza funciones de diseño técnico y deprogramación y pruebas de aplicaciones.

Cada perfil tendrá una tarifa de coste asociada, a determinar en el momento en que seelabore el Plan de Sistemas.

Esfuerzo del equipo de proyecto externo: Media de horas/hombre y meses requeridospara el desarrollo del proyecto:

Se proporciona la media de horas totales del equipo de trabajo para la ejecuciónde cada tipo de proyecto. Es un parámetro medio, que en conjunción con elequipo de trabajo necesario, detrae la duración del proyecto en meses.

Esta duración (meses) puede por tanto variar por una variación en el tamaño odedicación del equipo propuesto, aunque las horas totales necesarias no cambien.Es decir: un proyecto que requiere una dedicación de 3 personas al 100% deforma simultánea durante 1 mes, suma las mismas horas de trabajo que otro queimplica a 1 sola persona al 100% durante 3 meses.


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Esfuerzo de usuarios del Ayuntamiento:

En lo concerniente a los usuarios, se puede calcular en función del grado departicipación en los diferentes tipos de proyectos identificados. De esta forma se hapartido de las siguientes hipótesis:

ESFUERZO DE USUARIOSProyectos con elevado componente de Consultoría inicial 20 %Proyectos con componente tecnológico prioritario 10 %

Por ejemplo, se puede tener la siguiente distribución:

EQUIPOS DE TRABAJO POR TIPO DE SISTEMA Y NIVEL DE ESFUERZO

Proyectos con elevado componente de Consultoría inicial

EQUIPO DE TRABAJONIVEL

ESFUERZOREQUERIDO JP CS CJ

TOTAL

1 Muy Bajo 0,25 0,25 0,5 1

2 Bajo 0,26 0,5 0,75 1,5

3 Medio 0,25 0,75 1 2

4 Alto 0,5 0,75 1,5 2,75

5 Muy Alto 0,75 1 2 3,75

NOTA: Los decimales reflejan dedicación parcial de una persona

Proyectos con componente tecnológico prioritario

EQUIPO DE TRABAJONIVEL

ESFUERZOREQUERIDO JP AN PR

TOTAL

1 Muy Bajo 0 0,75 1 1,75

2 Bajo 0 1 1,5 2,5

3 Medio 0,5 1 1,5 3

4 Alto 0,75 1 2 3,75

5 Muy Alto 1 1,5 2,5 5

De forma similar, y según sea el criterio del equipo de trabajo encargado de laelaboración del Plan de Sistemas, se determinarán los factores a aplicar paradeterminar los tiempos estimados por tipo de sistema y nivel de esfuerzo, así como losplazos y costes medios por tipo de sistema y nivel de esfuerzo.


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14.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE SISTEMAS

El Plan de Implantación requiere la realización de un seguimiento con la finalidad decontrolar plazos y supervisar el desarrollo de las actuaciones previstas en cada etapa.Para ello se establecerán una serie de mecanismos o procedimientos formales(informes, metodología de trabajo, etc.) que aseguren el cumplimiento y actualizaciónde los objetivos plasmados en el Plan y que son los siguientes:

♦ Plan Anual.

♦ Control de Proyectos.

♦ Gestión de Modificaciones.

♦ Revisión del Plan de Sistemas de Información.

♦ Creación de Comités.

♦ Adopción de Metodologías.

Creación de comités

El Ayuntamiento evaluará la posibilidad de constituir un Comité de Seguimiento, conrepresentación por parte de la Dirección de la Organización, para dar formalidad a lasaprobaciones de las acciones que se hayan descrito en el mantenimiento del Plan.

Sin perjuicio del Comité anterior, se constituirá un Comité Técnico conrepresentación de personal de la Dirección de Sistemas y Sección Informática, paraelevar la aprobación de las acciones al anterior Comité, o aprobar éstas, en el casoque se decida prescindir del mismo.

Plan anual

El Plan Anual tiene como objetivo adecuar las directrices contenidas en el Plan deSistemas a la situación actual, para marcar las líneas de actuación a desarrollar.

Este documento será presentado anualmente al Comité de Seguimiento para suaprobación, con antelación suficiente al inicio del periodo al que corresponde, y servirácomo base, tanto para la revisión del cumplimiento de los objetivos y prioridades delperiodo analizado, como para el establecimiento de los objetivos del siguiente año.

Elaboración

Para proceder a la elaboración del Plan Anual se pueden tener en cuenta las siguientesfuentes:

♦ Plan de Sistemas de Información: El Plan de Sistemas de Información marcalas guías y directrices a seguir (Plan de Sistemas, Plan de Implantación etc.).Así mismo, identifica los proyectos definidos y su prioridad de ejecución.

♦ Solicitudes de usuario: Se tendrán en cuenta las nuevas necesidadesdetectadas por los usuarios, recogidas y evaluadas a lo largo del año.

♦ Recursos disponibles: Se considerarán los recursos disponibles (equipos,personal, económicos,...) para el año a evaluar.

♦ Estrategia del Ayuntamiento: Para la elaboración del Plan Anual de laSección Informática, es necesario tener en cuenta la posible modificación de laestrategia del Ayuntamiento, que puede a su vez producir incorporaciones omodificaciones a los proyectos y prioridades asignadas.


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Para la elaboración del Plan Anual se pueden seguir los siguientes pasos:

1. Establecimiento de objetivos: El Ayuntamiento establece los objetivos yprioridades del periodo, a través de la revisión del periodo anterior y de los posiblesnuevos objetivos.

2. Establecimiento de proyectos de Sistemas de Información: A partir de losobjetivos y prioridades definidos, se deben establecer los proyectos concretos quesean necesarios para cubrir las directrices generales marcadas en el Plan deImplantación.

3. Descripción de proyectos de Sistemas de Información: Para cada uno de losproyectos establecidos en el punto anterior se especificarán los siguientes datos:

♦ Tareas a realizar.

♦ Recursos humanos necesarios, especificando si son internos o externos ycategoría profesional.

♦ Recursos materiales necesarios.

♦ Estimación del esfuerzo necesario (horas).

♦ Estimación de costes.

4. Descripción de acciones para ejecución del Plan: Acciones a realizar en el añopara la ejecución de cada uno de los proyectos establecidos, y el coste que dichasacciones suponen.

5. Descripción global del Plan Anual: Una vez realizada la descripción de cadaproyecto y evaluado su coste, se procede a la descripción global del Plan, dando lugara la siguiente información:

♦ Calendario de proyectos a acometer en el año.

♦ Recursos humanos necesarios, tanto internos como externos, especificandocategoría para la realización de proyectos.

♦ Recursos materiales necesarios para la realización de proyectos.

♦ Coste total del Plan Anual.

6. Presentación y aprobación: Una vez elaborado el Plan Anual se presenta al Comitéde Seguimiento, para proceder a su aprobación.

Revisión

Es conveniente que el Plan Anual sea revisado periódicamente (mensualmente a serposible) para adaptarse y adecuarse a la situación actual del momento, que estáinfluida por factores como las desviaciones en los proyectos de ejecución o la apariciónde nuevos proyectos y prioridades por cuestiones estratégicas o de petición deusuario.

La revisión de los Planes Anuales será realizada por el Comité Técnico, quienposteriormente lo presentará al Comité de Seguimiento para su aprobación.


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Control de proyectos

Al iniciarse un proyecto, y tomando como base la documentación aportada en el PlanAnual y en el Plan de Sistemas de Información, conviene realizar un conjunto detareas, independientemente de la participación de personal externo en la ejecución delos proyectos. Las tareas a llevar a cabo al inicio de un proyecto son:

♦ Preparación del programa de trabajo detallado: Tareas a realizar especificandofechas de principio y fin, tiempo estimado, responsables y productos a obtener.

♦ Recursos materiales necesarios: PC's, puestos de trabajo en entorno dedesarrollo, impresoras, ubicación, etc.

♦ Recursos humanos necesarios: Especificando la categoría, dedicación alproyecto, organización del equipo de trabajo, y detallando si se trata depersonal de la propia Corporación o externo.

♦ Coste del proyecto: A lo largo de la ejecución de los proyectos es necesariorealizar controles periódicos del estado en que éstos se encuentran, y esimportante que estos controles sean sencillos, breves y completos. Asimismo,conviene realizar un control de horas realizadas en cada tarea para cadapersona del proyecto (es aconsejable que tenga una periodicidad semanal),para, de esta manera, controlar las posibles desviaciones. El procedimientoformal de comunicación del estado de un determinado proyecto se realizará através de los denominados Informes de Progreso que se entregarán al ComitéTécnico, constando de los siguientes apartados:

q Introducción: Se hace referencia al proyecto y al periodo de validez delinforme.

q Situación Actual: Descripción muy resumida, al nivel de grandes tareas, deltrabajo realizado hasta la fecha del informe.

q Trabajo realizado: Descripción de las tareas que se han realizado a lo largodel periodo de validez del informe.

q Problemas encontrados: Descripción de los problemas que se han detectadoa lo largo del periodo de validez del informe y que han incidido en larealización del proyecto.

q Problemas potenciales: Descripción de las amenazas que se han detectado yque en un futuro pueden suponer un problema para la normal realización delproyecto.

q Decisiones tomadas/pendientes: Descripción resumida de las decisiones quese han tomado en el periodo y de las que están pendientes de solucionar.

q Plan Anual próximo periodo: Descripción resumida, al nivel de grandestareas, del trabajo a realizar en el próximo periodo.

Gestión de modificaciones

Los usuarios del Ayuntamiento pueden realizar solicitudes que supondránmodificaciones o sugerencias a aplicaciones ya existentes, o planteamiento de nuevasnecesidades y, por lo tanto, de nuevos Sistemas de Información. Estas solicitudesserán recibidas en la Sección Informática, en la que se realizará un primer análisis dela petición.


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Revisión del plan de sistemas de información

El Plan de Sistemas de Información conviene revisarlo anualmente (o en el momentoen que se considere oportuno) y adecuarlo a las nuevas necesidades surgidas duranteel año. Se revisarán tanto los fundamentos del Plan como sus objetivos, teniendo encuenta los factores que pueden haber originado los cambios y que pueden ser:

♦ Nuevas estrategias o funciones.

♦ Nuevas tecnologías.

♦ Modificación en la asignación de los recursos previstos originalmente.

♦ Problemas surgidos a lo largo de la implantación del Plan.

La revisión correrá a cargo del Comité Técnico, que la presentará al Comité deSeguimiento de la Corporación para su aprobación.


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1155.. PPLLAANN DDEE FFOORRMMAACCIIÓÓNN

El objetivo es definir y dimensionar las acciones a realizar en la formación del personaldel Ayuntamiento:

♦ Identificación de las necesidades de formación.

♦ Tipificación de los grupos objetivo de las acciones formativas y de perfiles deformación.

♦ Descripción curricular de los grupos de formación.

♦ Secuenciamiento de las acciones formativas.

♦ Elaboración de recomendaciones para la planificación y gestión de lasactividades de formación.

15.1. FORMACIÓN CONTINUA EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL

La mayoría de los manuales técnico-científicos sobre Formación de Personal, coincidena la hora de señalar las distintas fases que ésta debe poseer para etiquetarse comouna Formación de calidad. La Formación Continua de los Trabajadores de laAdministración Pública, y por supuesto de la Local, no deben quedar exentos delcumplimiento de dichas etapas.

Las fases generales son las siguientes:

♦ Análisis de Necesidades de Formación.

♦ Planificación y Diseño.

♦ Gestión e Impartición de la Formación.

♦ Evaluación.

La primera de esas fases tiene una importancia fundamental, ya que en ella seplanifican también las siguientes.

Diseñar un Plan de Formación supone no sólo planificar el conjunto de accionesformativas que se van a impartir, sino también relacionarlas con la política deRecursos Humanos de la Entidad Local.

A nivel de planificación, se podría distinguir entre aquellos aspectos de carácter másglobal y relacionados con la totalidad del Plan de Formación, y aquellos que aludendirectamente a las distintas acciones formativas que se van a ejecutar.

15.2. DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN

La formación resulta una actividad compleja, con varias fases o etapas dentro de lascuales se contemplan muchos aspectos. Plantearse cuál es el número de participantesóptimo para impartir un curso de formación, o el número de horas más apropiado, o elpresupuesto necesario, y esperar como respuesta un simple número, sería no analizarel problema en su verdadera dimensión. Estas preguntas no conviene responderlas enel momento de programar la acción formativa, hay que retroceder a la fase anterior,la de Análisis de Necesidades de Formación.

Sólo examinando cuidadosamente el origen de las necesidades, a qué personalafectan, cuáles son sus características, qué lagunas se desean cubrir, etc., se podráabordar la fase de programación con las garantías suficientes.


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Un Plan de Formación que se diseñe e imparta sin haber prestado anteriormente laatención debida a detectar las necesidades formativas del personal, resulta en lamayoría de los casos banal, o simplemente una justificación a nivel político,difícilmente útil y rentable para la entidad que lo lleva a cabo, y en el mismo sentido,poco útil y satisfactoria para los participantes en las distintas acciones formativas.

En este sentido, el estudio de las necesidades de formación, resulta muyrecomendable para ejecutar un Plan de Formación Continua en la AdministraciónLocal.

15.3. PLANIFICACIÓN DE LAS ACCIONES FORMATIVAS

En la fase de planificación, hay que diseñar lo que será el Plan de Formación en suconjunto. Se deben contemplar distintos aspectos, todos ellos interrelacionados entresí, es decir, no conviene tomar una decisión respecto a un apartado si no se tienen encuenta los demás. Los distintos puntos a considerar serán:

♦ Denominación del plan.

♦ Objetivos Generales: Se trata de especificar aquello que se desea conseguir, elprincipal o principales logros que se quieren alcanzar con el Plan de Formaciónque se presenta.

♦ Resultados previstos: Los resultados previstos son el efecto o la consecuenciade un hecho, en este caso, del desarrollo del Plan de Formación. Diferentesaspectos a tener en cuenta serán:

q Interrelación entre el programa formativo de la Corporación Local y larespuesta a las necesidades formativas.

q Relación entre los objetivos del Plan de Formación con el estudio denecesidades.

q Relación entre lo que se espera que aprendan los participantes y losobjetivos marcados por la Corporación.

♦ Mejora entre el comportamiento inicial de los participantes y los conocimientos,habilidades y destrezas adquiridas para el puesto de trabajo.

♦ Metodologías de evaluación: Un aspecto importante en la evaluación de laformación es conocer la opinión de las personas que han asistido a cada una delas acciones formativas, su grado de satisfacción, así como aquellos aspectos enlos que será necesario incidir para mejorar acciones similares que se emprendanen el futuro. Se trata de apreciar en qué medida los asistentes consideranadecuada la formación recibida, así como la manera en que dicha formaciónpuede resultarles de utilidad en el desempeño de su trabajo.

♦ Acciones Formativas: A modo de resumen se recomienda tener en cuenta, almenos, los siguientes aspectos:

q Denominación de las acciones.

q Número de Ediciones.

q Número de participantes por edición.

q Número de horas por edición.


Fecha:30/05/03



Para cada una de las acciones formativas, hay que tener en cuenta la siguienteinformación:

♦ Denominación de la acción formativa.

♦ Modalidad: presencial, a distancia o mixta.

♦ Organización del proceso de formación: número de ediciones y participantes.

♦ Número de horas de la actividad formativa.

♦ Calendario previsto.

♦ Destinatarios.

♦ Objetivos.

♦ Contenidos.

♦ Técnicas metodológicas.

♦ Medios previstos.

15.4. PRESUPUESTO

Se distinguen, por una parte, aquellos aspectos que se pueden imputar directamente aaspectos relacionados con la formación:

♦ Profesorado.

♦ Medios materiales y didácticos.

♦ Gastos de alojamiento, manutención y desplazamiento.

Y por otra parte, aquellos otros de un carácter más general:

♦ Personal coordinador y auxiliar necesario.

♦ Alquileres, tanto de instalaciones como de maquinaria.

♦ Seguros, incluido el de accidentes de los participantes.

♦ Administración y publicidad.

♦ Contratación de servicios con empresas.

15.5. GESTIÓN DEL CAMBIO

La implantación del Plan de Sistemas exige una gestión, seguimiento y control paraque la implantación y la redefinición de los procesos y procedimientos se desarrollencon éxito, y el nuevo sistema contribuya a la consecución y logro final de los objetivosperseguidos por el Ayuntamiento, es decir, un Plan de Gestión del Cambio.

Los elementos fundamentales que componen la Gestión del Cambio son:

♦ Objetivos del Plan de Gestión del Cambio.

♦ Agentes del Plan de Gestión del Cambio: Dirección y Comité Técnico.

♦ Herramientas del Plan de Gestión del Cambio.

El Plan de Gestión del Cambio está encaminado a la consecución de dos grandesobjetivos; el éxito de la implantación y el logro de los objetivos finales del proyecto.


Fecha:30/05/03



Para lograr los mismos, la Dirección y el Comité Técnico irán fijándose pequeñasmetas de forma que el cambio se produzca de forma gradual, obteniendo la confianzay compromiso de todos los miembros del Ayuntamiento.

Del mismo modo, habrán de tenerse en cuenta aquellos elementos que pueden influiren el logro de estas metas, como son el ámbito afectado por la gestión del cambio ylos componentes y factores de dicho cambio.

Es conveniente identificar los factores críticos, barreras o posibles resistencias alcambio que puedan afectar directa o indirectamente al desarrollo de la implantacióndel Plan de Sistemas en el Ayuntamiento, así como los que facilitan dicho cambio yproporcionan la información necesaria con objeto de anticiparse a la aparición deproblemas y definir alternativas de solución a los mismos.

Para lograr los objetivos señalados, se recomienda actuar sobre cada uno de losusuarios del Ayuntamiento que se ven afectados por el cambio. Las acciones a tomarpara la consecución de estos objetivos tratarán de aprovechar los factores quefacilitan el cambio y de eliminar los factores críticos.

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Plan de Sistemas de ion