Plan Organizacional

Plan de negocios

Unidad 3: Plan de la organizacin y de recursos humanos

PLAN DE NEGOCIOS

1

2

PLAN DE NEGOCIOS

Instrucciones

En la pestaa Notas, en la barra lateral, podrs encontrar el texto del audio de cada diapositiva.

Para avanzar a la siguiente diapositiva, haz clic en el botn

Cuando haya un ejercicio que resolver, este botn estar inactivo. Para volver a revisar las diapositivas anteriores, tendrs que utilizar la pestaa Contorno o Miniat.

Cada vez que necesites detener la explicacin, haz clic en el botn

Cuando quieras continuar, haz clic en el botn

Logros de la sesin

3

PLAN DE NEGOCIOS

Al finalizar este MTA, el alumno

Estructurar la dinmica del trabajo de su empresa; disear su estructura y su tamao de acuerdo con sus objetivos y estrategias.

Desarrollar el plan de recursos humanos.

Realizar el presupuesto de recursos humanos e inversin en activos administrativos.

3

No olvides que

PLAN DE NEGOCIOS

4

Al escribir tu plan de negocios, debes actualizar y concretar la informacin del documento final, conforme vayas avanzando las etapas.

Desarrolla un enfoque en espiral: cada vez que tomes una decisin, o la cambies, ajusta las otras partes del plan .

PLAN DE NEGOCIOS UPC ONLINE

4

Motivacin

(Motivacin)

(poner secuencia de estructuras con personas en los puestos, para ver cmo evoluciona segn la estrategia

PLAN DE NEGOCIOS

5

1

2

Has analizado el entorno, conoces la industria y tienes definidos tus planes de marketing y operaciones. Ahora debes concretar el plan de la organizacin y de recursos humanos.

Seguramente tienes una idea de cmo sera tu estructura organizacional pero no se trata solo de un esquema bsico, debes seguir un mtodo para que realmente refleje todo lo que hay que hacer. Con el tiempo, la estructura inicial ir evolucionando segn las estrategias que desarrolles en tu empresa.

5

Primera parte:

Plan de la organizacin

PLAN DE NEGOCIOS

6

Temario

.

Especificacin de objetivos y actividades estratgicas para el diseo organizacional

Diseo de la estructura organizacional (organigrama)

Diseo de puestos

Manual de organizacin y funciones

7

PLAN DE NEGOCIOS

Una acotacin sobre el tema 1: los objetivos y actividades estratgicas provienen de las decisiones que tomamos luego de hacer la matriz FODA. Es posible que necesites revisarla, ya que ahora tienes mayor informacin del entorno.

Una acotacin sobre el tema 1: los objetivos y actividades estratgicas provienen de las decisiones que tomamos luego de hacer la matriz FODA. Es posible que en esta unidad necesites revisarla ya que tienes ms informacin del entorno y las has confrontado con tus posibilidades.

7

Temario

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PLAN DE NEGOCIOS

Manual de organizacin

y funciones

Estos son los temas que vamos a desarrollar.

Insisto: revisa y actualiza la matriz FODA, pues ya cuentas con mayor informacin sobre el mercado y las operaciones de tu empresa.

Estos son los temas que vamos a desarrollar.

Repito: revisa y actualiza la matriz FODA, pues ya cuentas con mayor informacin con respecto al mercado y las operaciones de tu empresa.

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Objetivos y actividades de la estrategia

Diseo de la estructura organizacional

Diseo de puestos

Descripciones de puestos

Desarrollo del plan de negocios: pasos a seguir

Identificacin de necesidades

Idea

FODA

Objetivos estratgicos

Investigacin de mercado

Plan jurdico

Plan organizacional y de RRHH

Plan de marketing

Plan de operaciones

Plan econmico - financiero

Propuesta de implementacin

En esta parte vas a desarrollar el plan de la organizacin y de recursos humanos. Plantears concretamente cmo ser la organizacin de tu empresa y el modelo de negocio que aplicars, a travs del diseo organizacional. Esta parte se complementa con un anexo que, en algunos casos, es opcional-: este anexo cuenta con manuales administrativos y otra informacin complementaria.

En esta parte vamos a desarrollar el plan de la organizacin y de recursos humanos. Plantearemos concretamente como es la organizacin de tu empresa y el modelo de negocio que vas a aplicar a travs del diseo organizacional. Esta parte se complementa con un anexo que en algunos casos es opcional- compuesto por los manuales administrativos y otra informacin que consideres necesaria para complementar tu plan de negocios.

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PLANEAMIENTO

OBJETIVOS ESTRATGICOS

Y METAS

ESTRATEGIAS Y

PLANES PARA

COORDINAR

ACTIVIDADES.

ORGANIZACIN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(organigrama)

PUESTOS DE TRABAJO

PROCESOS

OBJETIVOS

ESTRATEGIA

ACTIVIDADES

1. Estrategia y organizacin

Fuente: Huamn y Ros 2008: PG?

Las dos empresas siguieron esta secuencia para elaborar sus planes organizacionales. Veamos el procedimiento.

Alfred Chandler sostiene como principio de diseo organizacional que la estructura es una consecuencia de la estrategia. Esto significa que primero se adopta una estrategia y luego se elige un arreglo organizacional.

La estrategia define los objetivos y metas a largo plazo; se acompaan de los planes de asignacin de recursos.

La estructura representa a la organizacin, que administra las actividades que surgen de las estrategias. Para lograrlo, cuenta con jerarquas, asignacin de responsabilidades, lneas de autoridad y comunicacin, y datos e informacin que fluyen por distintos canales.

La teora es clara. Sin embargo, cmo una empresa lleva a la prctica su estructura organizacional? Lo hace en funcin a los objetivos de su estrategia, detallando las actividades a realizar.

Observemos el grfico: los objetivos, la estrategia y las actividades se obtienen del planeamiento. Con estos insumos, se disea la estructura organizacional; se definen, asimismo, los puestos de trabajo y los procesos que harn funcionar a la empresa.

JAKU y EN SU PUNTO, siguieron esta secuencia para hacer su plan organizacional que les condujo primero a su estructura organizacional. Veamos el procedimiento.

Alfred Chandler sostiene que la estructura es una consecuencia de la estrategia que significa que primero uno adopta una estrategia y luego elige un arreglo organizacional.

La estrategia define los objetivos y metas a largo plazo acompaadas por planes relacionados con la asignacin de recursos para lograr los objetivos.

La estructura representa la organizacin que se disea para administrar las actividades que surgen de las distintas estrategias adoptadas, para lo cual implica la existencia de un orden de jerarqua, asignacin de responsabilidades, lneas de autoridad y comunicacin, y datos e informacin que fluyen a travs de las distintas lneas.

La teora es clara, sin embargo, cmo hacen en la prctica las empresas su estructura organizacional? Lo hacen relacionando los objetivos de la estrategia que han decidido implantar detallando una serie de las actividades a realizar.

Observa en el grfico: de la planeacin se tienen los objetivos, la estrategia y las actividades, con estos insumos se disean la estructura organizacional, se definen los puestos de trabajo y los procesos que harn funcionar la empresa.

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Plan de negocios

PLAN DE NEGOCIOS

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Tu plan de negocios se enriqueci con el anlisis del contexto y con el estudio de mercado, que dieron pie a los planes de marketing y de operaciones. Asimismo, tienes ms claras la visin y misin de tu negocio; por supuesto, tambin las estrategias, que surgieron de la matriz FODA. Ahora, para continuar, solo debes detallar tus actividades y ordenarlas.

Tu plan de negocios se ha enriquecido con el anlisis del contexto, con el estudio de mercado, que dio lugar al plan de marketing y al de operaciones. Se han mejorado, y concretado las estrategias a aplicar. Igualmente tienes ms clara la Visin de tu negocio y la misin y por supuesto las estrategias que se derivaron de la matriz FODA, solo debes detallar tus actividades y ordenarlas para continuar.

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Anlisis del contexto

Estudio de mercado

Plan de negocios

Plan de marketing

Plan de operaciones

Plan de la organizacin

y RRHH

Reflexiona un momento

PLAN DE NEGOCIOS

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Sabemos, por experiencia, que muchas empresas dibujan sus organigramas segn cmo creen que es su orden de trabajo.

Este dibujo, realizado a criterio, no siempre te permitir alcanzar las metas; es necesario que apliques una metodologa.


12

Secuencia de actividades

ESTRUCTURA

PROCESOS

MACROESTRUCTURA

MICROESTRUCTURA

Puesto de

Trabajo

ENTORNO CICLO DE VIDA DE LA EMPRESA TECNOLOGA

ALINEADOS CON LA ESTRATEGIA

2. Diseo organizacional de la empresa


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Al hacer el diseo organizacional de nuestra empresa, debemos emplear los trminos apropiados.

Observa el modelo de la diapositiva.

La estructura de una empresa se compone de dos elementos, la macroestructura (que adopta la forma de tu estrategia) y la microestructura (que son los puestos de trabajo).

Pero esto no es suficiente. Ambas son como un esqueleto sin vida; por ende, hay que hacerlas funcionar. De esto se encargan los procesos, que son la secuencia de actividades del trabajo. Los procesos los desarrollamos en el plan de operaciones.

Estructura y procesos estn diseados segn la estrategia lo que significa que estn alineados con ella.

Toda empresa tiene un ciclo de vida, esta inmersa en un entorno y es afectada por el desarrollo de la tecnologa; todos estos aspectos perfilan sus estrategias y, en consecuencia, pueden modificar todo su diseo organizacional.

Observa el modelo de la diapositiva

La estructura de una empresa se compone de dos elementos, la macroestructura organigrama que se adopta la forma de tu estrategia y la microestructura que son las unidades organizativas o puestos de trabajo donde se ubicarn las personas para desarrollar las actividades.

Pero esto no es suficiente ya que macro y microestructura equivalen a un esqueleto sin vida ni movimiento y hay que hacerlo funcionar y de esto se encargan los procesos que son la secuencia de actividades que representan como se hace el trabajo. Los procesos los vas a desarrollar en el plan de operaciones.

Toda empresa tiene un ciclo de vida, est inmersa en un entorno y normalmente es afectada por el desarrollo de la tecnologa; estos elementos modelan las estrategias y en consecuencia generan modificaciones en todo su diseo organizacional.

1

IDENTIFICACIN

DE OBJETIVOS Y

ACTIVIDADES

2

ANLISIS DE

ACTIVIDADES

3 A

IDENTIFICACIN

DE LA ESTRIUCTURA

INICIAL

3B

ESTRUCTURACIN

DE ACTIVIDADES

DISEO DEL

ORGANIGRAMA Y

TAMAO DE LA

ORGANIZACIN

3C

SELECCIN DEL

MODELO DE

AGRUPAMIENTO

2. Metodologa para el diseo de la estructura organizacional


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En sus inicios, algunas empresas tenan un diseo muy sencillo: incluso, no requeran de una metodologa para estructurarlo. Sin embargo, con el paso del tiempo, las empresas han crecido y se han vuelto ms complejas. Como esto puede generar complicaciones, es mejor ordenarse desde un principio.

La metodologa para disear la estructura organizacional tiene los siguientes pasos:

Identificacin de objetivos y actividades.

Anlisis de actividades.

Identificacin de la estructura actual.

Estructuracin de actividades.

Seleccin del modelo de agrupamiento. (Y)

Diseo del organigrama final y del tamao de la organizacin.

En sus inicios, algunas empresas tienen un diseo organizacional muy sencillo que inclusive no requiere de una metodologa para su estructuracin. Sin embargo esto, con el transcurso del tiempo y dado que las empresas crecen y se hacen ms complejas, puede generar complicaciones y es mejor ordenarse desde el principio.

La metodologa para el diseo de la estructura organizacional tiene los pasos siguientes:

Identificacin de objetivos y actividades

Anlisis de actividades

Identificacin de la estructura actual

Estructuracin de actividades

Seleccin del modelo de agrupamiento

Diseo del organigrama final y del tamao de la organizacin

PLANEAMIENTO ESTRATGICO:

Objetivo estratgico 1:

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4


Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8


Actividad 9

Actividad 10

Actividad 11

Actividad 12

Actividad 13

..........

Act 9

Act 5

Act 6

Act 1

Act 4

Act 8

Act 10

Act 13

Act 14

Act 3

Act 12

Act 2 Act 6

Act 11 Act 15

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

2. Diseo de la estructura organizacional

Fuente: Ros - UPC 2010

1

2 , 3

4

5 , 6

ACT 7

Cmo desarrollamos esta metodologa?

A partir de la matriz FODA, identificamos los objetivos estratgicos y hacemos una lista de las actividades para alcanzarlos. Esta es la fase 1.

Luego, analizamos las actividades y evaluamos su aporte y desempeo esperado. El aporte puede ser directo, complementario o accesorio a los objetivos y el desempeo implica la tolerancia ante alguna falla o deficiencia en la ejecucin y sus consecuencias; esta es la fase 2. Luego de este anlisis, agrupamos las actividades por afinidad directa o indirecta . Es posible que tambin encontremos actividades que no tienen relacin alguna con ninguna otra -como la actividad 7-, y as completamos la fase 3. En el grfico tienes 6 crculos en amarillo que representan las agrupaciones.

Identificamos la estructura inicial (fase 4), as la conformen apenas dos personas, como cuando se inicia un negocio y le agregamos las actividades relacionadas aplicando una plantilla y graficamos el organigrama final (fase 5 )

4. Finalmente, determinamos cuntas personas necesitamos por puesto: as conoceremos el tamao de nuestra organizacin y completamos la fase 6.

Como se desarrolla esta metodologa?

Primero, identifica de tu estrategia proveniente del FODA- los objetivos estratgicos y haz una lista de las actividades que realizars para lograrlos.

Luego, analiza las actividades y evala la naturaleza de su aporte y la calidad requerida de su desempeo para el logro de los objetivos. El aporte puede ser directo, complementario o accesorio pero necesario para el logro de los objetivos. Calidad del desempeo significa cunto puede tolerarse alguna falla o deficiencia en la ejecucin y la repercusin en el logro de los objetivos. Puedes pasar directamente a la fase 4 para agrupar las actividades luego del anlisis.

Contina e identifica la estructura inicial, as sean dos personas como ocurre cuando se inicia un negocio.

Agrupa las actividades relacionndolas por afinidad o relacin directa o indirecta; tambin encontrars que algunas actividades no tienen ningn tipo de relacin.

Adiciona, al organigrama inicial los grupos de las actividades relacionadas y grafica el organigrama final con una plantilla

Finalmente, determina cuantos ocupantes requieres para cada puesto o grupo de actividades y tendrs el tamao de tu organizacin.

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Gerencia General

Gerencia de Administracin y Finanzas

Gerencia de Produccin

Gerencia Comercial

Gerencia de Logstica

2. Partes fundamentales de toda organizacin :

plantilla de diseo organizacional


NCLEO DE OPERACIONES

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Ya hemos visto las 6 fases de la metodologa. Ahora, en el grfico, recurriendo a la plantilla que dise Mintzberg para el diseo organizacional, podrs ubicar las unidades organizativas (o grupos de actividades) que has estructurado.

Mintzberg sostiene que toda organizacin divide su trabajo en seis partes:

El pice estratgico, donde est el directorio y la gerencia general: all se decide la estrategia a seguir.

El ncleo de operaciones, donde se hace el trabajo fundamental, como producir, vender o prestar servicios; aqu los puestos se agrupan en un orden lgico, igual que en la cadena de valor (entradas, procesos y salidas); es decir, la logstica de entrada son las operaciones o la produccin; la logstica de salida, la comercializacin y la post venta. Esta parte es la ms importante de toda empresa.

La lnea media, donde estn los jefes del ncleo de operaciones, vinculados directamente con el pice estratgico.

La tecnoestructura, donde los especialistas planifican, estandarizan y dan soporte al ncleo de operaciones.

El staff de apoyo, donde se realizan actividades complementarias, pero no vinculadas al ncleo de operaciones. (Y)

Los agentes externos, representados en crculos amarillos, que son profesionales o empresas que prestan servicios especializados, por contrato o tercerizacin. Estos servicios se toman cuando la empresa decide concentrarse en sus actividades estratgicas y permanentes.

Ya hemos visto la metodologa de diseo organizacional. Ahora, en el grfico, observars que, recurriendo a la plantilla que dise Mintzberg, podrs ubicar las unidades organizativas (o grupos de actividades) que has estructurado.

Mintzberg sostiene que cualquier organizacin tiene cinco partes fundamentales que representan la divisin del trabajo:

El pice estratgico donde est el directorio y la gerencia general que deciden la estrategia a seguir

El ncleo de operaciones donde se hace el trabajo fundamental de la organizacin que es producir, vender o prestar servicios. Los puestos se ordenan siguiendo un orden lgico igual que en la cadena de valor (entradas, procesos y salidas ) es decir logstica de entrada, operaciones o produccin , logstica de salida, comercializacin y post venta. Esta parte es la ms importante de toda empresa.

La lnea media donde estn los jefes responsables de las actividades del ncleo de operaciones y que lo vinculan en lnea directa con el pice estratgico.

La Tecnoestructura donde estn los especialistas que planifican, estandarizan y dan soporte directo al ncleo de operaciones

Staff de apoyo donde trabajan especialistas haciendo actividades complementarias a toda la organizacin pero no vinculados al ncleo de operaciones

Los agentes externos representados por los crculos amarillos son profesionales o empresas que prestan servicios especializados por contrato o tercerizacin a la empresa. Estos servicios se toman cuando la empresa decide concentrarse en sus actividades estratgicas y permanentes.

2. Ajuste del organigrama en la plantilla

pice estratgico

Lnea media

Ncleo de operaciones

Tecnoestructura

Staff de apoyo

1

4

5

2

3

Fuente: Huamn UPC 2007

Visualiza cmo podras armar tu organigrama, siguiendo la plantilla de Mintzberg. Esta es valiosa para ordenar los grupos de actividades, que, en la prctica, son las reas funcionales y sus puestos.

No olvides decidir qu puestos son claves y, segn el volumen de actividades, cuntas personas necesitas en cada uno.

Esto definir el tamao de tu empresa y te permitir elaborar un presupuesto de personal.

Visualiza como podras armar tu organigrama adecuadamente siguiendo la plantilla de Mintzberg. La plantilla es un recurso valioso para ordenar los grupos de actividades que segn la metodologa se llaman unidades organizativas y en la prctica son las reas funcionales y sus puestos.

No olvides que debes decidir:

Qu reas funcionales y puestos son clave y

Que segn el volumen de actividades, cuntas personas necesitas en cada puesto.

Esto definir el tamao de tu organizacin, es decir cuantas personas requieres y podrs hacer un presupuesto de personal.

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Ejemplo 1: Organigrama de En su Punto

PLAN DE NEGOCIOS

18

1

2

4

5

3

En su Punto tiene un organigrama bien estructurado. Observa cmo la plantilla se ajusta a cada parte de la estructura. Estdialo bien.

18

Gerente general

Asistente de

gerencia

Gerente de finanzas

Gerente de operaciones

Gerente de marketing

Supervisor de pagos y cobros

Recepcionista de la empresa

Asistente contable

Jefe de produccin

Jefe de investigacin y auditora de alimentos

Jefe de distribucin y logstica

Operarios

Asesor de compras

Chofer

Jefe de ventas

Repasa lo que has aprendido y

responde las preguntas siguientes

PLAN DE NEGOCIOS

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Sobre En su Punto, relaciona el nmero con las partes bsicas de la organizacin.

PLAN DE NEGOCIOS

20

1

2

4

5

3

pice estratgico

Lnea media

Ncleo de operaciones

Tecnoestructura

Staff de apoyo

20

Gerente general

Asistente

gerencia

Gerente de finanzas





Asistente contable

Jefe de produccin



Operarios

Asesor de compras

Chofer

Jefe de ventas

2. Tipos de estructuras, segn las estrategias
ESTRATEGIA TIPO DE ESTRUCTURA Un solo tipo de producto Productos relacionadosEstructura funcional Desarrollo de productos Estructura por productosEstructura por procesos Desarrollo de mercadosEstructura geogrfica o regional Estructura por clientesDiversificacin Estructura divisional Estructura por unidades de negocioEstrategias combinadasEstructura hbrida Estructuras matricial
PLAN DE NEGOCIOS

21

Siguiendo el postulado de que la estructura sigue a la estrategia, aqu tienes una tabla donde aparecen las estrategias y las estructuras. que ms se les aproximan.

Observa cmo JAKU y En su Punto tienen estructuras funcionales, tpicas del inicio de toda empresa.

Como ha ocurrido en muchas empresas, y siguiendo el postulado que la estructura sigue a la estrategia tienes una tabla donde aparecen las estrategias y las estructuras que ms se les aproximan.

Observa como JAKU y EN SU PUNTO tienen estructuras funcionales que son tpicas al inicio de toda empresa.

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2. La estructura funcional

Estructura bsica

Tamao pequeo o mediano

Apropiada para un producto o productos relacionados.

Control gerencial: a travs del logro de objetivos funcionales

En los departamentos funcionales:

Se desarrollan habilidades y un alto grado de especializacin y experiencia .

Se generan economas de escala por compartir informacin, habilidades, equipos o instalaciones.

PLAN DE NEGOCIOS

22

Ya que la estructura funcional es la ms recurrente, aqu te presentamos sus caractersticas ms importantes.

Ya que la estructura funcional es la mas utilizada, te presentamos sus caractersticas ms importantes.

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DIRECCIN

ADMINISTRADOR

Maestro

panadero (1)

Cocinero (2)

Mozo (2)

Vendedor (2)

Ayudante

de cocina (2)

2. Ejemplos de estructuras organizacionales: de productos, de procesos, de clientes, divisional, matricial

PLAN DE NEGOCIOS

23

A continuacin, podrs ver cinco ejemplos de estructuras organizacionales. Cada una adopta el nombre que conforma su ncleo de operaciones. El diseo puede ser por productos, por procesos, por clientes, por divisiones o por matrices.

Para mayor informacin, puedes consultar la bibliografa de este captulo.

A continuacin, podrs ver cinco ejemplos de estructuras organizacionales. Cada una adopta el nombre segn est conformado su ncleo de operaciones, el diseo puede ser segn los modelos que vers, por productos, por procesos, por clientes, por divisiones y matricial.

Si deseas ampliar informacin puedes consultar la bibliografa correspondiente a este captulo.

23

Estructura por productos

24

Gerente general

Planeamiento y control

Productos para la salud

Productos industriales

Productos para animales

Estructura por procesos

Gerente general


Gerente de diseo

Gerente de fabricacin

Gerente de ensamblaje

Gerente de control de calidad

Estructura por clientes

26

Gerente

general

Banca

agrcola

Prstamos

hipotecarios

Banca

empresarial

Banca

PYMES

Banca

institucional

Estructura divisional

27

Gerente corporativo


Divisin

Productos electrnicos

Divisin

Productos

automatizados

Divisin

Realidad

virtual

Estructura matricial

Proyecto 1

Proyecto 2

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Gerente general

Planes de negocios

Diseo organizacional

Sistemas de informacin

Verdadero (V) o Falso (F)? Marca la respuesta correcta
1La estructura organizacional se realiza considerando como insumos las estrategias, los objetivos y las actividades.V2La estructura no representa la estrategia. F3El diseo organizacional permite desarrollar la estructura y los puestos de trabajo, porque los alinea con la estrategia. V4La estructura permite estimar el tamao de la organizacin. F5El ncleo de operaciones y la lnea media son algunas partes bsicas de toda organizacin.V6El ncleo de operaciones se ordena siguiendo la secuencia de la cadena de valor.V7El manual de organizacin y funciones solo contiene informacin general de la empresa y su organigrama.F8 La estructura funcional es una estructura bsica y fundamental. V
PLAN DE NEGOCIOS

29

3. Alineacin estratgica del puesto


Anlisis puesto

Ya sabes cmo realizar la estructura organizacional (o macroestructura) de tu empresa. Sabes tambin que se genera analizando y agrupando las actividades. Recuerda que ese agrupamiento puede dar lugar a un rea funcional o a un solo puesto de trabajo; esto depende de la cantidad y complejidad de estas actividades.

Igual que la macroestructura, el puesto de trabajo debe alinearse con la estrategia. Sin embargo, debes profundizar sus caractersticas; para ello, puedes realizar el anlisis del puesto.

Ya sabes cmo hacer la estructura organizacional o macroestructura de tu empresa y como se genera a partir del anlisis y agrupacin de las actividades. Recuerda que esa agrupacin de actividades puede dar lugar a un rea funcional o puede ser solo un puesto de trabajo dependiendo de la cantidad y complejidad de las actividades.

Igual que la macroestructura, el puesto de trabajo debe estar alineado con la estrategia y esto se deriva del proceso mismo del diseo organizacional. Sin embargo aunque tienes el puesto, debes profundizar en sus caractersticas generales haciendo el anlisis del puesto.

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ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

ESTRCUTURA ORGANIZACIONAL

(MACROESTRUCTURA)

PUESTO DE TRABAJO

(MICROESTRUCTURA)

3. Diseo de puestos de trabajo

PRODUCCIN

ACT 2

ACT 5

ACT 10

ACT 18

ACT 9

ACT 28

ACT 32

Puesto de trabajo


Descripcin

del puesto


Con este anlisis, podrs describir cada puesto de tu empresa, que forma parte del manual de organizacin y funciones que ya hemos descrito.

Como observas en la figura un puesto de trabajo es un conjunto de actividades que deben realizarse por una o varias personas para asegurar la puesta en marcha de la estrategia de tu empresa. Como producto del anlisis del puesto que vers que podrs hacer las descripciones de todos los puestos de tu empresa que son una parte del manual de organizacin y funciones que ya hemos descrito.

31

a) Nivel del puesto

b) Subordinacin

c) Supervisin

d)Comunicaciones colaterales

a) Diarias

b) Semanales

c) Mensuales

d) Anuales

e) Espordicas

a) Instruccin esencial necesaria

b) Experiencia anterior necesaria

c) Iniciativa necesaria

d) Aptitudes necesarias

a) Esfuerzo fsico necesario

b) Concentracin necesaria

c) Complexin fsica necesaria

a) Por supervisin del personal

b) Por materiales y equipos

c) Por mtodos y procesos

d) Por dinero, ttulos y documentos

e) Por informacin confidencial

f) Por seguridad de terceros

a) Ambiente de trabajo

b) Riesgos inherentes

4. Condiciones . de trabajo

3. Responsabilidades . involucradas

2. Requisitos . fsicos

1. Requisitos . mentales

Funciones y tareas

Factores de especificacin

3. Contenido . del puesto

2. Posicin del puesto en el organigrama

1. Ttulo del puesto

Aspectos intrnsecos

Aspectos extrnsecos

Anlisis de puestos


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Ahora piensa en tu empresa: Qu tomaras en cuenta para analizar y especificar los puestos?

Los puestos tienen aspectos intrnsecos (es decir, lo que les corresponde cumplir) y extrnsecos (donde se especifican los requisitos y responsabilidades de los mismos).

Entre los aspectos intrnsecos, se encuentran el ttulo del puesto y su posicin en la estructura; es decir, en qu rea est ubicado, quin es su jefe, a quines supervisa y con quines coordina. El contenido del puesto describe las actividades que se van a realizar.

Entre los aspectos extrnsecos, debes especificar cul es el perfil del ocupante de ese puesto. Este incluye requisitos personales y de formacin, requisitos fsicos (en algunos casos), las responsabilidades que implica el puesto y las condiciones de trabajo.

Toda esta informacin se concreta en la descripcin del puesto, que vers a continuacin.

Ahora, piensa en tu empresa, qu tomaras en cuenta para analizar y especificar los puestos que requieres?.

Analizar un puesto es una tarea que necesita de algunos detalles importantes que se agrupan en aspectos intrnsecos al puesto (es decir lo que le corresponde hacer) y los aspectos extrnsecos al mismo donde se especifican los requisitos y responsabilidades del mismo y relacionados con las actividades a realizar:

En aspectos intrnsecos tienes, el ttulo del puesto y su posicin en la estructura organizacional, es decir, en qu rea est ubicado, quien es su jefe o a quien reporta, a quienes supervisa y con quienes coordina para realizar sus actividades. El contenido del puesto es el que describe las actividades que va a realizar el ocupante que equivalen a las funciones y tareas que se van a realizar.

En los aspectos extrnsecos tienes que especificar cul es el perfil del ocupante que corresponden a varias caractersticas como: requisitos de formacin y personales, los requisitos fsicos si es necesario, el conjunto de responsabilidades que implica el puesto y las condiciones de trabajo si se requiere.

Toda esta informacin se concreta en la descripcin del puesto que vers a continuacin.

Descripcin de un puesto
Unidad: Administracin General Puesto : Jefe de produccin Reporta a : Gerente de operaciones Supervisa a : Operarios Objetivo del puesto: Supervisar cada fase del proceso productivo para lograr el producto terminado en el nivel esperado.Funciones: Supervisar, junto con el auditor de alimentos, la calidad y cantidad de los insumos.Desarrollar y proponer mejoras en el proceso productivo para hacerlo ms eficiente. Realizar las proyecciones de produccin semanales, mensuales y anuales.Capacitar e instruir a los operarios.Supervisar el almacn de insumos y productos terminados.Tomar medidas para minimizar las mermas.Perfil del ocupanteConocimientos:Ingeniero industrial a nivel universitario.Experiencia en puesto similar de 2 aos. Conocimiento de procesos productivos con alimentos Competencias: Alto nivel de orden e higieneCompromiso con la calidad y trabajo en equipo Indicadores Presupuesto de produccin Calidad de productos, mermas de produccin
Aspectos Intrnsecos

Extrnsecos

Aqu se describe el puesto Jefe de produccin, que tiene la empresa En su Punto.

En el primer bloque se especifican las caractersticas intrnsecas del puesto: su ubicacin, objetivos, responsabilidad y funciones.

En el segundo, que corresponde a los aspectos extrnsecos, se detalla el perfil del ocupante: los conocimientos, competencias y caractersticas personales que se solicitan.

Cuando tu empresa vaya tomando forma, y hayas detallado un sistema de control, podrs formular indicadores de desempeo para cada puesto. Esto te permitir evaluar los resultados bajo ciertos criterios. Como vers, en el ejemplo del jefe de produccin hay dos indicadores.

Existen mltiples formatos para describir puestos; algunos son ms extensos y otros son ms sintticos.

Ahora, empieza a describir los puestos de tu empresa; as completars el manual de organizacin y funciones.

La empresa EN SU PUNTO tiene un puesto que es Jefe de produccin cuya descripcin te presentamos.

La primera parte especifica las caractersticas intrnsecas del puesto donde aparecen la ubicacin, el objetivo del puesto que sintetiza las funciones y concreta la responsabilidad del ocupante y las funciones que es lo que corresponde hacer.

En la segunda parte que corresponde a los aspectos extrnsecos y segn las caractersticas del puesto aparece el perfil del ocupante donde se especifica, para este caso los requerimientos de conocimientos y las competencias o caractersticas personales que debera tener el ocupante para desarrollar su labor.

Conforme tu empresa vaya tomando forma y hayas desarrollado un sistema de control detallado, podrs formular indicadores de desempeo para cada puesto, que te permitir evaluar sus resultados bajo ciertos criterios., como vers el jefe de produccin tiene dos indicadores.

Hay varios formatos para hacer las descripciones de puestos, algunos ms extensas o ms sintticos que podrs elegir a partir de este formato.

Ahora puedes empezar a desarrollar las descripciones de todos los puestos de tu empresa y completars el Manual de organizacin y funciones.

33

4. Manual de organizacin y funciones

PLAN DE NEGOCIOS

34

Ya definiste la macroestructura de tu empresa; ya sabes cmo describir los puestos de trabajo. Ahora, ya ests preparado para elaborar el manual de organizacin y funciones, que es un documento administrativo y formal.

Este consta de dos partes. En la primera, presentas a tu empresa, describiendo su visin, misin, valores y las polticas generales que la rigen. En la segunda, describes todos los puestos que has determinado necesarios.

Ya tienes la estructura organizacional o macroestructura de tu empresa representada por el organigrama y sabes como hacer las descripciones de puestos para tu empresa, esto significa que ya ests preparado para hacer el manual de organizacin y funciones que es un documento administrativo formal.

El manual de organizacin y funciones tiene dos partes. En la primera vas a presentar a tu empresa describiendo la visin, misin, valores y las polticas generales que regirn para toda la organizacin, en la segunda parte presentars la descripcin de todos los puestos que has creado luego de hacer el diseo y anlisis de cada uno.

34

Visin

Misin

Valores

Polticas

Macroestructura

Descripcin de puestos de trabajo


Relaciona los conceptos con las siguientes definiciones:

Puesto de trabajo

Diseo de un puesto

Anlisis de puesto


Perfil

Descripcin de puesto

Conjunto de actividades que deben realizar una o varias personas para asegurar la marcha de la empresa.

Alineado con la estrategia de la empresa y la macroestructura.

Determina las caractersticas intrnsecas y extrnsecas.

Contiene las descripciones de los puestos e informacin general de la empresa.

Detalla los requerimientos para el ocupante de un puesto.

Documento que describe un puesto de trabajo.

PLAN DE NEGOCIOS

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Desordenar las respuestas que coinciden

Con los mismos nmeros

Segunda parte:

Plan de recursos humanos

PLAN DE NEGOCIOS

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Logros de la sesin

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PLAN DE NEGOCIOS

Al finalizar este MTA, el alumno

Desarrollar el plan de recursos humanos.

Realizar el presupuesto de recursos humanos e inversin en activos administrativos.

En esta segunda parte del material, nos concentraremos en el plan de recursos humanos, en los presupuestos de remuneraciones y en la inversin en activos fijos administrativos.

En esta segunda parte del MTA nos concentraremos en el Plan de RRHH y los presupuestos de remuneraciones y la inversin en activos fijos administrativos.

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Temario

Plan de recursos humanos: estructura

Planilla de la empresa y presupuesto de remuneraciones

Inversin en activos fijos administrativos

Polticas generales y estrategias para administrar los recursos humanos: reclutamiento y seleccin, induccin, formacin y evaluacin

PLAN DE NEGOCIOS

38

En esta segunda parte de la unidad nos concentraremos en:

38

Temario

PLAN DE NEGOCIOS

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En esta segunda parte de la unidad nos concentraremos en:

39

Plan de recursos humanos: estructura

Planilla de la empresa y presupuesto de remuneraciones

Inversin en activos fijos administrativos

Polticas generales y estrategias de RRHH

No olvides que

PLAN DE NEGOCIOS

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Para desarrollar el plan de recursos humanos y el presupuesto de tu plan de negocios, debes estimar el nmero de personas que va a trabajar en tu empresa. Luego, podrs desarrollar las estrategias del rea y calcular la inversin y los gastos respectivos.


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Organigrama de JAKU

PLAN DE NEGOCIOS

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La empresa JAKU, por su parte, ha determinado el nmero de ocupantes por cada puesto: as aparece en su estructura organizacional. Esta informacin refleja su tamao (o la cantidad de trabajadores que tiene). Cuando no aparece ningn nmero en el recuadro, significa que solo hay un empleado por puesto.

Al proyectar el volumen de ventas y produccin, JAKU ha podido estimar cuntos trabajadores necesitaba. Ello le permiti elaborar un presupuesto de personal y calcular los gastos correspondientes.

Observemos, en la empresa JAKU, se ha determinado el nmero de ocupantes por puestos y esto aparece en su estructura organizacional. Esta informacin refleja el tamao de la organizacin que es el nmero de trabajadores con el que ha de contar. Cuando no aparece ningn nmero en el recuadro significa que solo hay un ocupante por puesto.

Es gracias a la proyeccin del volumen de ventas y produccin que ha sido posible estimar cuntos trabajadores se necesitan y esto permitir hacer un presupuesto de personal y estimar los gastos en este rubro.

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DIRECCIN

ADMINISTRADOR

Maestro

panadero (1)

Cocinero (2)

Mozo (2)

Vendedor (2)

Ayudante

de cocina (2)

Organigrama de En su Punto

PLAN DE NEGOCIOS

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En su Punto tiene una estructura con varios puestos; tambin determin cuntos trabajadores requera. Observa que el puesto de operarios tiene nueve ocupantes; los dems solo tienen a una persona.

En su punto, tiene una estructura organizacional con varios puestos y tambin ha determinado cuantos trabajadores requiere, observa el puesto de los operarios donde han estimado 9 ocupantes, los dems solo tienen una persona.

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Gerente general

Asistente de

gerencia

Gerente de finanzas





Asistente contable

Jefe de produccin



Operarios

(9)

Asesor de compras

Chofer

Jefe de ventas

Las cantidad de personas que trabaje en tu empresa puede

variar, segn vaya aumentando el volumen de sus

operaciones.

El presupuesto de recursos humanos y la inversin en activos

administrativos se basan en el estimado que hagas durante

esta etapa.

La estrategia de RRHH, que considera los planes de induccin

y capacitacin, se relaciona con el inicio de las operaciones.

Sin embargo, puedes proyectarla para el futuro crecimiento de tu

empresa.

Recuerda

PLAN DE NEGOCIOS

43


43

5. Estructura del plan de recursos humanos

Una vez que hayas determinado el nmero de personas que trabajar en tu empresa, debers considerar otros aspectos de inters para tu proyecto.

Antes de redactar el plan de recursos humanos, considera lo siguiente:

Necesitas saber cmo reclutars a las personas del mercado; una vez dentro, requerirs comprometerlas con el trabajo; es probable que, antes de que inicien sus labores, tambin debas capacitarlas.

Sobre las remuneraciones, tendrs que estimar un sueldo para cada trabajador y el costo de incorporarlo a la empresa.

En algunos casos, podrs recurrir a terceros como asesores: tambin tendrs que estimar el costo de sus servicios.

Para que las personas pueden realizar su trabajo, necesitarn de equipos y materiales de oficina; es fundamental que elabores un presupuesto de activos administrativos.

Con toda esta informacin, podrs trabajar un presupuesto de inversin en personas y activos. Si lo requieres, puedes descomponerlo en gastos iniciales y, posteriormente, cuando tu empresa ya est en marcha, en gastos de operacin.

Una vez que has determinado el nmero de personas que trabajarn en tu empresa debes considerar varios aspectos de inters para tu proyecto empresarial ya que no solo tendrs que estimar tu presupuesto de personal.

Antes de redactar el plan de recursos humanos debes considerar lo siguiente:

Con relacin a las personas es importante saber como vas a reclutarlas del mercado y una vez dentro de qu manera vas a incorporarlas y comprometerlas con su trabajo y si se requiere tal vez tendrs que capacitarlas antes que empiecen a trabajar.

Sobre las remuneraciones tendrs que estimar un sueldo o remuneracin para cada uno y el costo de incorporarlos a la empresa.

En algunos casos podrs recurrir a terceros -agentes externos- como asesores o empresas e igualmente tendrs que estimar el costo de sus servicios.

Para que las personas pueden realizar su trabajo necesitaran de equipo y materiales de oficina, instrumentos para el trabajo y en general habilitar su espacio fsico lo que requerir que tambin hagas un presupuesto de inversin en activos administrativos.

Con toda esta informacin podrs tener un presupuesto total de inversin en personas y activos. Que podrs descomponer si lo requieres en gastos iniciales y posteriormente en gastos de operacin cuando tu empresa est en marcha.

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Personas

Remuneraciones

Terceros

Cuntas necesitamos?

Cunto debemos pagar?

Costo de la empresa por puesto: induccin y formacin

Cuntos agentes externos?

Costo

Costo material y equipo para cada puesto y ocupante

Activos administrativos

Cuntos asesores?

Presupuesto

Inversin total en personas y activos administrativos

Cmo las reclutamos?

Plan de induccin y formacin

6. Remuneraciones

No olvides que las remuneraciones se regulan segn las leyes del pas. En general, una remuneracin tiene tres componentes: el sueldo base, los beneficios de ley y los incentivos; estos ltimos provienen de las polticas de personal que t especifiques. En general, los sueldos corresponden a los trabajadores administrativos; los salarios, al personal obrero.

Para estimar las remuneraciones de tu personal, debes tener la referencia del sueldo mnimo legal; como informacin complementaria, investiga las remuneraciones que, en promedio, suelen pagarse en puestos similares (una fuente, por ejemplo, es la encuesta oficial del Ministerio del Trabajo).

Cuida que, cuando los niveles de jerarqua sean similares, los sueldos no sean muy desiguales; este es el caso de los gerentes de lnea.

Antes de asignarlos, averigua los sueldos y salarios que se pagan en el mercado.

Con respecto a las remuneraciones ests se regulan segn las leyes de tu pas. En general una remuneracin tiene tres componentes que son el sueldo base, los beneficios que por ley corresponden a todo trabajador y los incentivos que provienen de las polticas de personal que tendrs que especificar. En general los sueldos corresponden a los trabajadores administrativos y los salarios al personal obrero.

Las remuneraciones que vas a calcular para el personal de tu empresa se estiman teniendo como referencia el sueldo mnimo legal y tambin considerando informacin complementaria las remuneraciones promedio que suelen pagarse en puestos similares, por ejemplo, la encuesta oficial del Ministerio de Trabajo. Debes tener cuidado que a similares niveles de jerarqua y responsabilidad las remuneraciones deben ser iguales o con pocas diferencias como es el caso de los gerentes de lnea.

Para tu empresa y en funcin del giro de actividad y sector, debers investigar los estimados de sueldos y salarios que se pagan antes de asignarlos.

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Sueldo base

Incentivos

Remune

racin

Beneficios

7. Inversin en activos fijos administrativos

Es la inversin estimada en muebles y equipo que el personal necesita para cumplir su trabajo.

Escritorios, sillas, estanteras

Computadoras

Impresoras

Telfonos fijos

Uniformes

Equipo de seguridad

PLAN DE NEGOCIOS

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Para trabajar en tu empresa, cada persona necesitar de un espacio fsico y de equipos: debes costear este gasto y luego incorporarlo al presupuesto de activos fijos administrativos.

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PLAN DE NEGOCIOS

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Costo unitario Cantidad Total

Escritorios 252.1 11 2773.1

Computadoras 1260.5 13 16386.6

Impresoras 462.2 3 1386.6

Telfonos fijos 67.2 12 806.7

Sillas 67.2 11 739.5

Fax 168.1 1 168.1

Ventiladores 33.6 4 134.5

Estanteras 109.2 4 437.0

Cascos 25.2 9 226.9

Uniformes 16.8 9 151.3

Gafas de seguridad 25.2 9 226.9

Guantes 42.0 9 378.2

S/. 23,815.13

Inversin en activos fijos administrativos en En su Punto

Estimada en funcin del nmero de trabajadores

Aqu puedes ver el presupuesto de En su Punto.

47

8. Plan de recursos humanos: sntesis

Luego de estimar el presupuesto de recursos humanos y la inversin en activos administrativos, debes redactar tu plan de recursos humanos:

En el caso del reclutamiento de personas, tendrs que definir cmo contratars a tus trabajadores y qu criterios de seleccin emplears. Tendrs que desarrollar un proceso de induccin para incorporar al personal a tu empresa; tambin debers definir cmo evaluar su desempeo. Con las descripciones de puestos, el plan organizacional te dar la informacin suficiente para esta etapa.

En el plan de formacin, debers plantear la forma en que capacitars a tu personal; es decir, con qu indicadores vas a evaluar su trabajo.

En toda organizacin, es importante contar con un reglamento de trabajo y formular las polticas generales para tomar decisiones; por ello, ser imprescindible que los desarrolles.

En el plan de recursos humanos, debers considerar las polticas para contratar servicios de terceros.

Puedes incluir los presupuestos que desarrollaste antes al final de este documento. No olvides que te sirvieron al inicio para considerar ciertas decisiones: por ejemplo, el nmero de personas y las polticas respectivas.

Luego de estimar el presupuesto de recursos humanos y la inversin en activos administrativos, debes redactar el Plan de Recursos humanos que podrs en marcha:

En el caso de reclutamiento de personas tendrs que decidir y costear por qu medios contratars a tus trabajadores y qu criterios de seleccin emplears para los puestos administrativos y los puestos operativos. Igualmente tendrs que explicar de qu manera vas a incorporar al personal a tu empresa desarrollando un proceso de induccin y en un futuro cmo hars la evaluacin desempeo de tus trabajadores. El plan organizacional te dar a travs de las descripciones de puesto, informacin suficiente para esta fase de reclutamiento.

En el plan de formacin debes plantear como vas a capacitar a tu personal y de con que indicadores vas a evaluar la ejecucin del trabajo. Si no hubieras puesto indicadores en las descripciones de puesto, es ahora el momento oportuno para hacerlo.

En toda organizacin es importante tener un reglamento de trabajo y formular las polticas generales para las decisiones en cuanto a la direccin de personal, por esta razn debers desarrollarlos.

En el plan de recursos humanos debers considerar las polticas generales para la contratacin de servicios de terceros.

Los presupuestos que ya has desarrollado previamente (recursos humanos e inversin en activos administrativos) puedes incluirlos al final de este documento, no olvides que te sirvieron al inicio para considerar las decisiones en cuanto al nmero de personas y las polticas respectivas adems del equipo de trabajo que requieren

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1. Reclutamiento

2. Formacin

3. Polticas y reglamentos

5. Presupuesto de RRHH

6. Inversin en activos fijos administrativos

4. Terceros

Recuerda

Reclutamiento

Formacin

Polticas y reglamentos

Servicios de terceros

Presupuesto de personal

Presupuesto de activos fijos administrativos

PLAN DE NEGOCIOS

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Recuerda que, para el plan de recursos humanos y presupuestos, debes desarrollar todos estos tems. Detalla cada una de las actividades que vas a realizar, las polticas que guiarn tus decisiones y, si es pertinente, el tiempo y costo correspondiente.

Este plan ser tu gua para seleccionar e incorporar a los trabajadores que necesite tu empresa.

Que para el plan de recursos humanos y presupuestos debes desarrollar todos los tems del plan de recursos humanos, y establecer en detalle para cada una las actividades que vas a realizar, las polticas que guiarn las decisiones y si es pertinente el tiempo y costo que le corresponde.

El plan de recursos humanos te servir de gua para que selecciones e incorpores los trabajadores que necesites en tu empresa y puedas hacer un contrato de trabajo.

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Recuerda

PLAN DE NEGOCIOS

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Los presupuestos de recursos humanos y de activos fijos administrativos se incorporan a la informacin del plan econmico-financiero.


50

No olvides que.

PLAN DE NEGOCIOS

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El xito de tu empresa depender, en gran parte, del personal que selecciones. Incluso, puede constituir la base de tu ventaja competitiva.


51

AP26 Macroeconoma

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Conclusiones: informacin para el plan de negocios

Plan de la organizacin:

Estrategias de la empresa

Estructura organizacional

Diseo de puestos

Documento: Manual de organizacin y funciones que explica el modelo de negocio

Plan de recursos humanos

Tamao de la organizacin

Planes de recursos humanos para el inicio y puesta en marcha de las operaciones

Presupuestos de personal y de activos fijos administrativos

AP26 Macroeconoma UPC Online

52

Para concluir esta unidad, debes incorporar a tu plan de negocios lo siguiente: ..

AP26 Macroeconoma

53

Si quieres saber ms

BIBLIOGRAFA:

HUAMN, Laura y ROS, Franklin (2008) Metodologas para implantar la estrategia: Diseo organizacional de la empresa . Lima: UPC. Capitulo 3.

AP26 Macroeconoma UPC Online

53

PLAN DE NEGOCIOS

54

Contina con las actividades propuestas en el Guin del Estudiante.

Material producido para el curso de Plan de Negocios Online - Pregrado

Diseo y locucin: Laura Mara Huamn Pulgar Vidal

Edicin: TICE

Copyright UPC, 2011

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