Podatkovne baze

Izvedbo projekta je omogočilo sofinanciranje Evropskega socialnega sklada Evropske unije in Ministrstva za

šolstvo in šport.

Fakulteta za matematiko in fiziko

http://up.fmf.uni-lj.si

Podatkovne baze

in osnove programa Microsoft Access 2007

Bor Plestenjak

3. del: poizvedbe


šolstvo in šport.



Glavno kazalo

2

Zgledi poizvedb na testni bazi Krožki

Poizvedbe


šolstvo in šport.



Poizvedbe

Poizvedbo (querry) uporabimo za pridobivanje podatkov iz baze, ki izpolnjujejo dane kriterije.

Na poizvedbo lahko gledamo kot na podatkovno sito. Neželeni podatki padejo skozi luknje sita, ostanejo pa le podatki, ki nas zanimajo.

Poizvedbe lahko delamo na eni ali več tabelah. Narejene poizvedbe lahko shranimo za ponovno uporabo ali za

izdelavo novih poizvedb na osnovi obstoječih.

Poleg tega lahko uporabljamo poizvedbe tudi za: računanje različnih statistik iz podatkov, brisanje vrstic, ki izpolnjujejo kriterije, spreminjanje podatkov, ki izpolnjujejo kriterije, kreiranje nove tabele s podatki, ki izpolnjujejo kriterije.

3


šolstvo in šport.



Poganjanje in načrtovanje poizvedb

Vse poizvedbe so zapisane v seznamu Queries podokna za krmarjenje.

Nove poizvedbe načrtujemo z menijema v skupini Create/Other vmesnika Office Fluent.

Na izbiro imamo ročno načrtovanje poizvedbe v poizvedbenem oknu (Query Design) ter čarovnika za izdelavo posebnih vrst poizvedb (Query Wizard).

Če kliknemo na poizvedbo v podoknu za krmarjenje, se odpre okno z rezultati poizvedbe v obliki preglednice. Če potem spremenimo pogled v Design View, lahko poizvedbo preoblikujemo.

4


šolstvo in šport.



Okno za načrtovanje poizvedbe

V zgornjem delu je prikaz tabel in poizvedb, ki jih potrebujemo, skupaj z medsebojnimi povezavami. Pred sestavljanjem nove poizvedbe nas program vpraša, katere tabele in poizvedbe želimo uporabljati, dodatne tabele ali poizvedbe pa lahko dodamo tudi kasneje z ukazom Design/Show Table.

V spodnjem delu določamo, katera polja in v kakšnem vrstnem redu bi radi imeli v poizvedbi. Polje iz tabele iz zgornjega dela poizvedbenega okna dodamo v spodnjo razpredelnico z dvojnim klikom ali pa z vlečenjem.

Poizvedbo izvršimo z ukazom Design/Results/Run, rezultati pa se pojavijo v obliki preglednice. Vsako poizvedbo lahko tudi poimenujemo in shranimo. Nazaj v načrtovanje se prestavimo z Home/View/Design View.

5


šolstvo in šport.



Polja v poizvedbenem oknu

Vsakemu polju poizvedbe lahko v poizvedbeni razpredelnici postavimo še nekaj lastnosti:

Show: ali želimo to polje videti v rezultatu poizvedbe Sort: način urejanja zapisov (če so naj bodo urejeni po tem stolpcu). Kadar urejamo po več poljih hkrati, je pomemben vrstni red teh polj,

saj program po več poljih ureja vedno od leve proti desni. Criteria, or (pa tudi naslednje neimenovane vrstice): za vsako polje

omejimo vrednosti, ki nas zanimajo.

6


šolstvo in šport.



Kriterij

Kot kriterij lahko vpišemo poljuben izraz, najpogosteje pa uporabljamo eno od naslednjih oblik, kjer znak # predstavlja poljubno konstantno vrednost (število, niz, datum, …), ## pa poljuben izraz:

# enako # < # manjše od # > # večje od # <= # manjše ali enako kot # >= # večje ali enako kot # <> # različno od # Between # And # med # in # Like # ustreza regularnemu izrazu (nizu) # Not ## negacija izraza ## ## Or ## ## ali ## ## And ## ## in ##

7


šolstvo in šport.



Združevanje kriterijev

Če več kriterijev za posamezna polja zapišemo v isto vrstico poizvedbene razpredelnice, bo poizvedba vrnila samo tiste zapise, ki ustrezajo vsem naštetim kriterijem.

Če pa jih zapišemo v več vrstic (lahko tudi po več v eno vrstico), bo poizvedba vrnila tiste zapise, ki ustrezajo kriterijem v vsaj eni vrstici.

8


šolstvo in šport.



Urejanje rezultatov

V tabelo, ki se nam prikaže kot rezultat poizvedbe lahko vnašamo nove vrednosti in popravljamo obstoječe zapise.

Polja, ki jih ni v poizvedbi, ostanejo prazna oz. zavzamejo privzete vrednosti. Če je prazno polje v tabeli označeno za potrebno, potem zapisov v rezultat poizvedbe ne moremo vnašati.

9


šolstvo in šport.



Seštevalne poizvedbe

Če uporabimo Desing/Show|Hide/Totals, se nam v poizvedbenem oknu spodaj pokaže še vrstica Total. Tu lahko izberemo, kako želimo sešteti podatke.

Vrstice, po katerih ne seštevamo temveč grupiramo, morajo imeti v vrstici Total označeno Group by.

Možne funkcije v vrstici Total so: Sum: vsota vseh vrednosti v skupini Avg: povprečna vrednost Min, Max: najmanjša in največja vrednost Count: število zapisov StDev: standardna deviacija Var: varianca First, Last: prvi in zadnji zapis v skupini

10


šolstvo in šport.



Brisalna poizvedba

Če izberemo Design/Query Type/Delete, potem lahko zbrišemo zapise, ki ustrezajo pogojem.

Zapis, ki ga brišemo, označimo z Delete:From, za polje pa izberemo * Pri ostalih poljih, kjer opisujemo kriterije, pustimo Delete:Where Vedno se splača najprej narediti izbiralno poizvedbo, da vidimo rezultat

in šele nato pognati brisanje. Lahko tudi le pogledamo rezultat poizvedbe v načinu preglednice, saj vidimo le ustrezna polja, nič pa se ne zbriše.

11


šolstvo in šport.



Poizvedba, ki naredi novo tabelo

S poizvedbo lahko naredimo novo tabele iz rezultatov poizvedbe.

Vse kar je potrebno, je navadno izbiralno poizvedbo spremeniti v Design/Query Type/Make Table in izbrati ime nove tabele.

Če tabela z izbranim imenom že obstaja, jo program najprej zbriše in nato ustvari novo z rezultati poizvedbe.

12


šolstvo in šport.



Spreminjanje podatkov s poizvedbo

S poizvedbo lahko spreminjamo podatke. Izbrati moramo Design/Query Type/Update. Pojavi se nova vrstica Update To kamor za vsako polje, ki mu

želimo spremeniti vrednost, vpišemo novo vrednost. Novo vrednost lahko izračunamo.

13


šolstvo in šport.



Poizvedba s parametrom

Če v kriteriju uporabimo ime spremenljivke med oglatimi oklepaji, potem bo pred izvajanjem poizvedbe program vprašal za njeno vrednost.

Na ta način lahko naredimo poizvedbe, kjer mora uporabnik vnesti še vrednosti parametrov, ki določajo poizvedbo.

14


šolstvo in šport.



Zahtevni filtri s poizvedbo

S pomočjo poizvedbe lahko sestavimo zapletene filtre. Če izberemo Sort & Filter/Advanced/Filter By Form , lahko

sestavimo zapletenejše filtre.

15


šolstvo in šport.



Glavno kazalo

16

Zgledi poizvedb na testni bazi Krožki

Poizvedbe


šolstvo in šport.



Testna baza - Krožki

V bazi vodimo evidenco o obiskovanju krožkov

17

ID Priimek

Ime Letnik Spol

084

Novak Janez 1990 M

100

Deu Barbara

1991 Ž

117

Mavec Miha 1990 M

123

Klopec Žan 1991 M

167

Novak Janez 1990 M

Dijak

Krožek

084 1

084 3

100 2

117 1

117 4

123 3

ID

Krožek Vodja Cena

1 Tenis Marko Kos 2000

2 Košarka Jasna Cevc 1000

3 Plavanje

Tadej Murn 2000

4 Košarka Klemen Bernik

1500


šolstvo in šport.



Vsi fantje letnika 1988

18

V Criteria vpišemo vrednosti, ki jim morajo zapisi zadoščati, v Show odkljukamo polja, ki naj jih poizvedba vrne


šolstvo in šport.



Fantje ali letnik 1988

19

Če iščemo zapise, ki ustrezajo vsaj enemu izmed več kriterijev, potem te kriterje pišemo v različnih vrsticah.


šolstvo in šport.



Fantje po abecedi

20

Če želimo urediti rezultat, v poljih, po katerih urejamo, v Sort izberemo vrstni red (Ascending ali Descending). Kriteriji se upoštevajo z leve proti desni, zato moramo včasih spremeniti vrstni red stolpcev.

Če želimo le nekaj prvih zapisov, število nastavimo v Query Setup na mestu, kjer je označeno All.


šolstvo in šport.



Fantje na plavanju

21

Če iščemo polja, katerih podatki so v različnih tabelah, moramo na začetku izbrati vse tabele, ki jih potrebujemo.

Če izbiramo iz več tabel, vidimo zgoraj njihove morebitne povezave.


šolstvo in šport.



Dijaki na glasbenem krožku

22

Čeprav se na zaslonu v ID Krozek izpiše besedilo, je pri poizvedbi potrebno kot kriterij vnesti pravilno številko, saj je v resnici v polju ID Krozek le referenca na dijaka.


šolstvo in šport.



Število dijakov po krožkih

23

V Total z GroupBy označimo polja, ki določajo skupino podatkov.

Count v Total prešteje število zapisov.


šolstvo in šport.



Število dijakov po krožkih

24

Če kliknemo na povezavo med tabelama, lahko izberemo vrsto povezave med tabelama (velja le za čas poizvedbe):

1: le zapisi iz obeh tabel, kjer sta polji enaki 2: vsi zapisi iz prve tabele, iz druge pa le tisti, ki se ujemajo s

prvo 3: vsi zapisi iz druge tabele, iz prve pa le tisti, ki se ujemajo z

drugo


šolstvo in šport.



Primer izračunanega polja

25

Izračunamo ceno krožka, povečano za 50%

Če v ime polja vpišemo formulo, dobimo izračunano polje.

Imena polj, s katerimi računamo, damo med oglate oklepaje.

Če računamo z vrednostmi iz več tabel, je ime polja sestavljeno iz [Tabela].[Polje]

Expr1 je ime stolpca, lahko ga spremenimo v poljubno drugo ime.


šolstvo in šport.



Matrika: spol po letniku

26

V Query Type/Crosstab poizvedbi eno polje določimo za oznake vrstic (Row Heading), drugo polje za oznake stolpcev (Column Heading), tretje polje pa za vrednost (Value), ki se izpiše v matriki v ustrezni vrstici in stolpcu.


šolstvo in šport.



Primer brisalne poizvedbe

27

Iz plavanja izpišemo vse dijake.

Pri brisanju moramo označiti tabelo, iz katere brišemo. Izberemo celotno tabelo (polje označeno z *) in v Delete izberemo From.

Katere zapise zbrišemo, določimo s polji, kjer v Delete izberemo Where in nastavimo kriterij.


šolstvo in šport.



Primer spreminjanja podatkov

28

Vse krožke s ceno pod 2000 SIT podražimo za 15%.

Formulo za novo vrednost zapišemo v Update To


šolstvo in šport.



Dodajanje novih zapisov

29

Z poizvedbo tipa Append lahko dodajamo zapise v tabele.

Iz tabele dijakov vzamemo vse moške, jih ime spremenimo v Mojca, spol v ženski in te nove dijakinje dodamo v tabelo.

V Append To nastavimo ime polja, z zgoraj določeno vrednostjo, ki ga bomo zapisali v nov zapis.

Pri vseh poljih, ki ne smejo biti prazna moramo nastaviti vrednosti, sicer dodajanje ne bo možno. Polj tipa Auto Number ne nastavljamo.


šolstvo in šport.



Primer poizvedbe s parametrom

30

Parameter vpišemo med oglate oklepaje.

Ko zaženemo poizvedbo se pojavi okno za vnos parametra.

Documents

Podatkovne baze