Podravka eProces: Upravljanje putovanjima

Dario Galinec

Podravka d.d.

Danko Crnkovid eVision d.o.o.

Sponzori

Sadržaj predavanja

Podravka BPMS = “eProces”

eProces - Upravljanje putovanjima

Demo procesa

BRE i BAM

Demo - Sustav za odobravanje i delegiranje odobravanja (SODO)

Zašto eProces (BPM)?

Automatizira poslovne procese

Smanjuje troškove

Smanjuje greške

Skraduje vrijeme odvijanja jednog poslovnog ciklusa

Optimizira poslovne procese

Mijenja korporativnu kulturu upravljanja poslovnim procesima

Vrste procesa

Automatizirani sustav-sustav procesi

Cilj: uštedjeti vrijeme i novac, smanjiti pogreške, maknuti čovjeka iz procesa

Automatizirani procesi sa ljudskom interakcijom

Odobrenja, upravljanje iznimkama

Procesi s dokumentacijom

Sigurnost, integracija s back-end sustavom, on-line i off-line procesiranje

Procesi sa automatiziranim i ručnim poslovima

Era WEB Servisa

Korisničko

sučelje

Procesna logika

Integracijska

logika

Aplikacijska

logika

Dosljednost

ERP

Korisničko

sučelje

Procesna logika

Integracijska

logika

Aplikacijska

logika

Dosljednost

CRM

Korisničko

sučelje

Procesna logika

Integracijska

logika

Aplikacijska

logika

Dosljednost

Razne aplikacije

WEB servisi

• bazirani na XML-u

• koristi SOAP protokol (iako se može spec. i drugi)

• podržan od gotovo svih vendora

WEB SERVISI SERVISNO ORIJENTIRANA ARHITEKTURA KOMPOZITNE APLIKACIJE

KO

RIS

NIK

SE

RV

ISA

P

RU

ŽA

TE

LJ S

ER

VIS

A

? KOMPOZITNE APLIKACIJE

Edge-to-edge vs. End-to-end

EDI

XML

…

Edge-to-edge integracija

End-to-end automatizacija

B

Kompanija A – Poslovni proces x Kompanija B – Poslovni proces y

Poslovni proces A Poslovni proces B

B

eProces=BPMS platforma Podravke

Sadržaj predavanja

Podravka BPMS = “eProces”

eProces - Upravljanje putovanjima

Demo procesa

BRE i BAM

Demo - Sustav za odobravanje i delegiranje odobravanja (SODO)

Zatečeno stanje

ukupno identificirano pet(5) različitih vrsta obavljanja službenih putovanja postoji ukupno više od dvanaest(12) različitih papirnatih obrazaca kojima se regulira odlazak na službeni put, izvještaji ili rezervacije vozila u Podravki d.d. postoji 12 blagajni (90% posla blagajne su isplate putnih troškova) obračun putnih naloga radi se na 7 mjesta 31 osoba sudjeluje u procesu obrade putnih naloga i isplate na blagajnama rezervacija službenih vozila i upravljanje službenim vozilima obavlja se na najmanje 5 različitih mjesta ne postoji pozicija Managera za Upravljanje putovanjima godišnje se u prosjeku upuduje oko 1400 radnika na službeni put prosječan broj putnih naloga godišnje iznosi oko 21.000, od toga 10% otpada na inozemna putovanja ukupno se na troškove službenih putovanja troši oko 11 mln. Kn prosječno se zatraži oko 6000 akontacija godišnje porezna kontrola utvrdila je niz nepravilnosti u procesu službenih putovanja.

Nedostaci postojedeg procesa

Tok dokumenata i razmjena informacija Autorizacija i potvrde (Ne)pisanje naloga za službena putovanja Ažuriranje podataka Evidentiranje troškova službenog puta

Ciljevi

1. Nalozi i odobrenja za putovanje izdaju se isključivo elektronskim putem 2. Procesirati putni nalog što efikasnije i potpunije 3. Svi troškovi moraju biti poznati u fazi planiranja putovanja 4. Proces rezervacije prijevoznog sredstva i smještaja mora za korisnika

službenog puta biti što je mogude jednostavniji 5. Parametri dnevnica unose se u sustav i računaju automatski 6. Knjiženja u SAP moraju biti automatizirana 7. Kontrola putnih naloga i dokumenata priloženih uz putne naloge

(računi) treba također biti efikasna 8. Podaci o zaposlenima i hijerarhije odnosa koriste se iz SAP sustava

automatski 9. Pladanja zaposlenicima (akontacije i nakon izvršenog putovanja) vrše se

na bankovne račune - Izbaciti upotrebu gotovine (cash) 10. Kreirati funkciju voditelja Upravljanja putovanjima koji de biti vlasnik

procesa kad projekt završi. Pozicija ove funkcije biti de u Financijama 11. Sustav odobravanja napraviti autonomnim kako bi ga i ostali procesi

koji zahtijevaju odobravanje mogli koristiti

Tok poslovnog procesa

Isplata akontacije Isplata

troškova

Skidanje s

plaće

Rezervacije

Putnička

agencija

• procjena

troška

• detaljan

opis prijev.

i smještaja

• profil

putnika

• koristi se

SODO sustav

• pravo na

odobrenje

može se

delegirati na

niže org.

razine

• isplata

akontacije na

tekući račun

• korisnici

unose param.

računa

• automatski

obračun

dnevnica i

priprema za

knjiženje

• financije

vrše kontrolu

upisa i

korekciju

• isplate na

tekući račun

• povrat

novaca

skidanjem od

plaće

Priprema puta

Odobrenje (SODO)

Put Izvještaj s

puta Odobrenje (Financije)

Odobrenje (SODO)

Projektna arhitektura

Travel Management

DEMO

Proces upravljanja putovanjima

http://iatest/tmo

Sadržaj predavanja

Podravka BPMS = “eProces”

eProces - Upravljanje putovanjima

Demo procesa

BRE i BAM

Demo - Sustav za odobravanje i delegiranje odobravanja (SODO)

BRE – Business Rules Engine

Bježi dabre, idu

kobre!

-Ko bre?

Kobre bre dabre!

- Kobre?

Da bre, dabre, kobre!

Business rules — Implicitna i eksplicitna poslovna pravila koja definiraju i opisuju poslovnu aktivnost (npr. odluku, zabranu, opciju ili izbor)

BRE - komponenete

Rule Execution

Engine

Rule Repository

Rule Model Simulation

Monitoring and Analysis

Rule Management

and Administration

Rule Templates

Rule IDE

Izvor: Gartner, 2007

Shema procesa

SODO

SODO

BAM – Business Activity Monitoring

Praćenje performansi pojedinačne

instance procesa

Praćenje performansi procesa

Praćenje povijesnih trendova

Praćenje eksternih utjecaja

Mjerenje performansi procesa (KPI) Cilj1

Koliko je izuzetaka (broj putnih naloga, koje službe)? (PCS) Cilj 2:

Koliko zahtjeva za službenim putovanjem se procesira svaki dan, tjedan, mjesec? (PCS) Koje je prosječno vrijeme od početka pisanja putnog naloga do trenutka (ne)odobravanja istog? (PCS)

Cilj 3: Prosječno vrijeme od trenutka rezervacije do primitka konačne potvrde? (PCS) Broj rezervacija na dan, tjedan, mjesec? (PCS)

Cilj 4: Broj rezervacija automobila na dan, tjedan, mjesec? (PCS) Broj zahtjeva za rezervacijom kojima nije mogude udovoljiti? (PCS) Broj rezervacija hotelskog smještaja na dan, tjedan, mjesec? (PCS)

Cilj 6: Broj proknjiženih putnih naloga (stavki) u SAP? (PCS)

Cilj 7: Broj kontrola obavljenih na tjedan? (PCS) Postotak krivo popunjenih izvještaja? (PCS)

Cilj 9: Broj kreditnih kartica? (PCS) Iznos upladene akontacije? (PCS) Broj uplata na dan, mjesec, godinu? (PCS) Količina upladena na dan, mjesec, godinu? (PCS)

Cilj 10: Broj ljudi uključenih u proces upravljanja putovanjima? (PCS)

Sustav za odobravanje i delegiranja odobravanja - eApproval

DEMO

BRE i BAM

http://intranet/ePr/SODO

Zaključak

Razumijevanje tipa procesa kojeg moramo podržati u organizaciji

Primijeniti pravu tehnologiju tipu procesne inicijative

Sagledati proces end-to-end

Stvarati i podržavati kulturu korporativnog upravljanja poslovnih procesa.

Ispunite upitnike i osvojite nagrade

Srijeda: LifeCam VX-7000

HVALA!