Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

PODRĘCZNIK WNIOSKODAWCY

PROGRAM: KONSERWACJA I REWITALIZACJA

DZIEDZICTWA KULTUROWEGO

MECHANIZM FINANSOWY EOG 2009-2014 NORWESKI MECHANIZM FINANSOWY 2009-2014

JAK APLIKOWA Ć O ŚRODKI?

Warszawa, kwiecień 2013 r.

2

SPIS TREŚCI 1. Słownik podstawowych pojęć ......................................................................................... 3 2. Wprowadzenie ................................................................................................................ 4 3. Tło ................................................................................................................................... 5

3.1. Informacje ogólne o Mechanizmie Finansowym EOG i Norweskim Mechanizmie Finansowym....................................................................................................................... 5 3.2. Informacje ogólne o Programie .............................................................................. 6 3.3. Finansowanie Programu ......................................................................................... 6 3.4. System instytucjonalny ........................................................................................... 7

4. Warunki niezbędne do otrzymania dofinansowania ....................................................... 8 4.1. Kto moŜe aplikować? ............................................................................................. 8 4.2. Typy działań ........................................................................................................... 8 4.3. Wartość projektu i poziom dofinansowania ........................................................... 9 4.4. Projekty partnerskie ................................................................................................ 9

5. Szczegółowe zasady dotyczące dofinansowania projektów w ramach Programu ........ 11 5.1. BudŜet projektu..................................................................................................... 11 5.2. Kategorie budŜetowe ............................................................................................ 11 5.3. Okres kwalifikowalności i koszty kwalifikowane ................................................ 12 5.4. Przychód w projekcie ........................................................................................... 14 5.5. Pomoc publiczna i zamówienia publiczne ............................................................ 14

6. Wniosek aplikacyjny ..................................................................................................... 16 6.1. Przygotowanie wniosku aplikacyjnego ................................................................ 16 6.2. Załączniki do wniosku aplikacyjnego .................................................................. 16 6.3. Składanie wniosku aplikacyjnego ........................................................................ 19

7. Zasady oceny i wyboru wniosków ................................................................................ 20 7.1. Schemat oceny i wyboru wniosków ..................................................................... 20 7.2. Ocena formalna ..................................................................................................... 21

7.2.1. Kryteria formalne .......................................................................................... 22 7.2.2. Procedura uzupełnień .................................................................................... 23

7.3. Ocena merytoryczna ............................................................................................. 24 7.3.1. Kryteria merytoryczne ................................................................................... 24

7.4. Procedura odwoławcza ......................................................................................... 25 7.4.1. Schemat procedury odwoławczej .................................................................. 25

7.5. Wybór projektów do dofinansowania ................................................................... 26 8. Informacja i promocja ................................................................................................... 27 9. Kontakt .......................................................................................................................... 29 10. WaŜne dokumenty ........................................................................................................ 29

1. Słownik podstawowych pojęć

Beneficjent Wnioskodawca, z którym Operator Programu podpisał umowę finansową, występujący jako lider projektu.

Biuro Mechanizmów Finansowych (BMF)

Biuro udzielające KMF pomocy przy zarządzaniu Mechanizmem Finansowym EOG i Norweskim Mechanizmem Finansowym na lata 2009-2014. BMF, które pod względem administracyjnym mieści się w strukturze Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu, jest odpowiedzialne za bieŜące wdraŜanie Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 w imieniu KMF i pełni funkcję punktu kontaktowego.

Dofinansowanie projektu

Dofinansowanie przyznane beneficjentowi przez Operatora Programu na wdraŜanie projektu.

Instytucja Audytu (IA)

Krajowy podmiot publiczny funkcjonalnie niezaleŜny od Krajowego Punktu Kontaktowego, Instytucji Certyfikującej i Operatora Programu, wyznaczany przez Państwo-Beneficjenta do celów weryfikacji skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli. W Polsce funkcję IA pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, który razem z Departamentem Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów oraz 16 Urzędami Kontroli Skarbowej, wykonuje zadania powyŜszej instytucji.

Instytucja Certyfikuj ąca (IC)

Krajowy podmiot publiczny funkcjonalnie niezaleŜny od Instytucji Audytu i Operatora Programu, wyznaczany przez Państwo-Beneficjenta do celów poświadczania informacji finansowych. W Polsce rolę IC dla Programu pełni Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej oraz Departament Instytucji Certyfikującej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego.

Komitet Monitoruj ący (KM)

Komitet załoŜony przez Krajowy Punkt Kontaktowy w celu dokonywania przeglądu postępów we wdraŜaniu Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 pod względem osiągania jego oczekiwanych rezultatów i celów.

Komitet Mechanizmu Finansowego (KMF)

Komitet załoŜony przez Stały Komitet Państw EFTA w celu zarządzania Mechanizmem Finansowym EOG na lata 2009-2014.

Krajowy Punkt Kontaktowy (KPK)

Krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez Państwo- Beneficjenta, jako jednostka odpowiedzialna za osiąganie celów wytyczonych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 oraz realizację Memorandum of Understanding. W Polsce rolę KPK pełni Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego.

MF EOG 2009-2014

Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014.

NMF 2009-2014 Norweski Mechanizm Finansowy 2009-2014 Operator Programu Instytucja odpowiedzialna za wdraŜanie i zarządzanie Programem,

4

(OP) przyznająca dofinansowanie wnioskodawcom na realizację projektów. W ramach Programu funkcję Operatora pełni Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Państwa-Darczyńcy Królestwo Norwegii, Republika Islandii, Księstwo Liechtensteinu. Partner projektu pochodzący z Państw-Darczyńców

Podmiot pochodzący z Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu uczestniczący w realizacji projektu. Nawiązanie partnerstwa potwierdza list intencyjny i/lub umowa partnerska.

Partner projektu pochodzący z Polski

Podmiot pochodzący z Polski uczestniczący w realizacji projektu. Nawiązanie partnerstwa potwierdza list intencyjny i/lub umowa partnerska. Posiadanie partnera z Polski nie jest obligatoryjne.

Podręcznik Podręcznik Wnioskodawcy pt. „Jak aplikować o środki?”.

Projekt Określony w czasie, niepodzielny pod względem ekonomicznym ciąg prac pełniących konkretną funkcję techniczną z wyraźnie określonymi celami związanymi z Programem, pod który podlega.

Wnioskodawca Podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Programu (po otrzymaniu dofinansowania występujący jako beneficjent i lider projektu).

Wniosek Formularz wniosku aplikacyjnego dla projektu w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 wraz z załącznikami, składany przez wnioskodawcę w celu uzyskania wsparcia w ramach Programu.

Zespół ds. Oceny Wniosków (ZOW)

Zespół przeprowadzający ocenę merytoryczną wniosków w ramach Programu.

Zespół - Komitet ds. Wyboru Projektów (Z – KWP)

Zespół odpowiadający za ostateczną rekomendację projektów do dofinansowania w ramach Programu, powołany przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, składający się z przedstawicieli Operatora Programu, samorządu terytorialnego oraz partnerów społecznych (przedstawiciele organizacji pozarządowych z obszaru kultury). Na posiedzenia Zespołu zapraszani są w charakterze obserwatorów przedstawiciele KPK oraz przedstawiciele Państw-Darczyńców.

2. Wprowadzenie

Podręcznik Wnioskodawcy pt. „Jak aplikować o środki?” zawiera istotne informacje związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej. Szczegółowe informacje odnośnie sposobu wypełniania wniosku aplikacyjnego znajdują się w Instrukcji wypełniania wniosku aplikacyjnego do Programu. Kontynuacją niniejszego Podręcznika będzie Podręcznik „Jak wdraŜać projekty?”.

Podręcznik jest skierowany do potencjalnych wnioskodawców z Polski. Celem Podręcznika jest zaprezentowanie Programu oraz pomoc wnioskodawcom w przygotowaniu projektów.

5

3. Tło

Mechanizm Finansowy EOG i Norweski Mechanizm Finansowy to – obok funduszy strukturalnych – najwaŜniejszy instrument wspierania kultury ze środków europejskich.

Głównym celem Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego jest przyczynianie się do zmniejszania róŜnic ekonomicznych i społecznych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz wzmacnianie stosunków dwustronnych pomiędzy Państwami-Darczyńcami a Państwem-Beneficjentem.

10 czerwca 2011 r. podpisane zostało Memorandum of Understanding w sprawie nowej perspektywy Mechanizmu Finansowego EOG i Memorandum of Understanding w sprawie nowej edycji Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014. W ramach nowej perspektywy projekty z zakresu kultury uzyskają wsparcie finansowe z Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

Darczyńcami są 3 kraje EFTA (Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu): Norwegia, Islandia i Liechtenstein, które razem z krajami UE współtworzą Europejski Obszar Gospodarczy.

W latach 2004-2009 w Polsce równieŜ funkcjonowały dwa Mechanizmy Finansowe: Mechanizm Finansowy Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweski Mechanizm Finansowy, w ramach których realizowane były projekty m.in. z zakresu kultury.

3.1. Informacje ogólne o Mechanizmie Finansowym EOG i Norweskim Mechanizmie Finansowym

W pierwszej edycji Mechanizmów Finansowych 2004-2009 tzw. projekty „inwestycyjne” z zakresu kultury były dofinansowywane z Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego w ramach Priorytetu 3 Ochrona kulturowego dziedzictwa europejskiego. W wyniku dwóch naborów wniosków złoŜono 215 projektów. Dofinansowanie otrzymały 34 projekty na kwotę ponad 87,8 mln. zł.

Obecnie pomoc finansowa z Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego jest dostępna w następujących obszarach priorytetowych:

• bioróŜnorodność i monitoring środowiska;

• odnawialne źródła energii; • społeczeństwo obywatelskie;

• rozwój społeczny i regionalny;

• ochrona dziedzictwa kulturowego; • badania naukowe i stypendia;

• godna praca i dialog trójstronny; • Schengen i sprawy wewnętrzne.

Priorytet „Ochrona dziedzictwa kulturowego” obejmuje dwa programy:

− „Promowanie róŜnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego” nakierowany na dofinansowanie projektów „miękkich”,

6

których celem będzie poszerzenie oferty kulturalnej i róŜnorodności prezentowanych wydarzeń artystycznych, realizowanych w ramach projektów partnerskich z instytucjami z Norwegii, Islandii i Liechtensteinu. Program realizowany będzie we współpracy partnerskiej MKiDN z Norweską Radą Sztuki (Arts Council Norway).

− „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego” wspierający projekty inwestycyjne z zakresu konserwacji i rewitalizacji dziedzictwa kulturowego (nieruchomego oraz ruchomego), dokumentacji historii kultury poprzez digitalizację zbiorów, jak równieŜ budowy i rozbudowy infrastruktury kultury.

3.2. Informacje ogólne o Programie

Na podstawie Memorandum of Understanding wdraŜania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014, pomiędzy Republiką Islandii, Księstwem Liechtenstein, Królestwem Norwegii a Rzeczpospolitą Polską, utworzony został Program „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego” (zwany dalej Programem).

Celem Programu jest ochrona, zachowanie i udostępnianie dziedzictwa kulturowego dla przyszłych pokoleń.

Program przyczynia się do realizacji celu Mechanizmów Finansowych poprzez wsparcie nakierowane na projekty inwestycyjne z zakresu konserwacji i rewitalizacji dziedzictwa kulturowego (nieruchomego oraz ruchomego), dokumentowania historii kultury poprzez digitalizację zbiorów, jak równieŜ budowy i rozbudowy infrastruktury kultury o znacznym potencjale wpływu na rozwój społeczno-ekonomiczny.

Realizacja Programu przyczyni się do:

• ochrony polskiego dorobku kulturowego;

• rozwoju regionów i miast poprzez podniesienie ich atrakcyjności turystycznej i inwestycyjnej;

• podtrzymania tradycji i wartości oraz rozwoju kompetencji społecznych.

3.3. Finansowanie Programu

Całkowita alokacja na Program wynosi 81 823 529 euro, z czego 70 000 000 euro pochodzi ze środków Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego, a 11 823 529 euro zostaje zapewnione przez stronę polską. 5% alokacji zostanie przeznaczone na realizację projektów z zakresu dokumentacji historii kultury, w tym mniejszości etnicznych i narodowych. Z Programu udzielane będą granty o wartości nie mniejszej niŜ 1 mln euro i nie większej niŜ 8 mln euro na realizację projektów inwestycyjnych (w tym z zakresu digitalizacji). Środki przeznaczone na regranting (tj. dofinansowanie projektów) wynosić będą 77 842 794 euro (66 616 375 euro ze środków Mechanizmów Finansowych, 11 226 419 euro ze środków MKiDN). W ramach tej kwoty 3 mln euro (pochodzące w całości z Norweskiego Mechanizmu Finansowego) przeznaczone będzie na wskazany prze Państwa-Darczyńców projekt predefiniowany pt.

7

„śydowskie Dziedzictwo Kulturowe” realizowany przez Muzeum Historii śydów Polskich.

WAśNE: W ramach Programu będą mogły być realizowane wyłącznie Projekty nie nastawione na zysk.

3.4. System instytucjonalny

W systemie zarządzania i wdraŜania Programu na poziomie krajowym uczestniczą następujące instytucje:

• Operator Programu

• Krajowy Punkt Kontaktowy • Instytucja Certyfikująca • Instytucja Audytu

Operator Programu Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Departament Funduszy Europejskich Departament Finansowy Biuro Administracyjno-BudŜetowe Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli

Ministerstwo Krajowy Punkt Kontaktowy Rozwoju Regionalnego

Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej

Instytucja Certyfikuj ąca Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej / Departament Instytucji Certyfikującej

Instytucja Audytu Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej

Ministerstwo Finansów

Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej

16 Urzędów Kontroli Skarbowej

8

4. Warunki niezbędne do otrzymania dofinansowania

Projekty składane w ramach Programu muszą spełniać określone warunki, tj. naleŜeć do dopuszczonych typów działań, a ich wnioskodawcy do wskazanego przez Operatora Programu katalogu podmiotów uprawnionych do aplikowania o środki.

4.1. Kto moŜe aplikować?

Polskimi podmiotami uprawnionymi do aplikowania o środki w ramach Programu są:

• państwowe i samorządowe instytucje kultury

• publiczne szkoły artystyczne i uczelnie artystyczne (w zakresie zadań z obszaru konserwacji i renowacji historycznych obiektów, zespołów zabytkowych i zabytków ruchomych oraz rozwoju zasobów cyfrowych w dziedzinie kultury);

• publiczne uczelnie wyŜsze (w zakresie zadań z obszarów: konserwacji i renowacji historycznych obiektów, zespołów zabytkowych i zabytków ruchomych oraz rozwoju zasobów cyfrowych w dziedzinie kultury; UWAGA: projekty realizowane przez uczelnie publiczne będą musiały dotyczyć obiektów/przestrzeni szczególnie waŜnych dla dziedzictwa kulturowego, gdzie prowadzona będzie działalność kulturalna, a nie tylko działalność dydaktyczna danej uczelni);

• archiwa państwowe;

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki; • kościoły i związki wyznaniowe; • organizacje pozarządowe ze sfery kultury.

WAśNE: Wyłącznie polskie podmioty mogą aplikować o środki w ramach Programu. W przypadku projektów dotyczących kilku obiektów należących do

różnych podmiotów, możliwe jest realizowanie przedsięwzięcia w partnerstwie z

instytucją pochodzącą z Polski.

4.2. Typy działań

W ramach Programu realizowane mogą być następujące typy projektów:

− rewitalizacja, konserwacja, renowacja i adaptacja na cele kulturalne historycznych obiektów i zespołów zabytkowych wraz z otoczeniem (zakup wyposaŜenia moŜe stanowić integralną część projektu);

− budowa, rozbudowa, remonty i przebudowa instytucji kultury o znacznym potencjale wpływu na społeczno-ekonomiczny rozwój regionu (zakup wyposaŜenia moŜe stanowić integralną część projektu);

− konserwacja zabytków ruchomych oraz zabytkowych księgozbiorów, zbiorów piśmienniczych, archiwaliów i zbiorów audiowizualnych, w tym filmowych (zakup

9

wyposaŜenia i sprzętu słuŜącego do konserwacji moŜe stanowić integralną część projektu);

− rozwój zasobów cyfrowych w dziedzinie kultury, w tym: digitalizacja zabytków ruchomych oraz zabytkowych księgozbiorów, zbiorów piśmienniczych, archiwaliów i zbiorów audio, audiowizualnych i filmowych oraz tworzenie wirtualnych instytucji kultury (zakup wyposaŜenia i sprzętu słuŜącego do digitalizacji moŜe stanowić integralną część projektu).

WAśNE: Istnieje moŜliwość łączenia powyŜszych typów działań.

4.3. Wartość projektu i poziom dofinansowania

Poziom dofinansowania dla projektów w ramach Programu wynosi do 85% kosztów kwalifikowanych projektu. Tym samym Wnioskodawcy są zobowiązani do zapewnienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 15% kosztów kwalifikowanych projektu oraz do pokrycia kosztów niekwalifikowalnych z własnych środków1. Wartość dofinansowania nie moŜe być mniejsza niŜ równowartość 1 mln euro i nie większa niŜ 8 mln euro.

W przypadku instytucji państwowych, archiwów państwowych oraz szkół i uczelni artystycznych podlegających polskiemu Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, całkowicie finansowanych z budŜetu państwa, MKiDN moŜe zapewnić równieŜ wkład własny do projektu2. W tym celu wnioskodawca powinien wystąpić do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o formalne zapewnienie pokrycia wkładu własnego.

4.4. Projekty partnerskie

Projekty w ramach Programu mogą być składane w partnerstwie z podmiotami z Państw-Darczyńców. Projekty partnerskie mają na celu budowanie owocnej i długotrwałej współpracy pomiędzy Polską a Państwami-Darczyńcami poprzez wymianę, dzielenie się i przekazywanie wiedzy, doświadczeń, dobrych praktyk itp. Projekty realizowane przy udziale partnera pochodzącego z Państw-Darczyńców będą traktowane jako projekty partnerskie zawierające element dwustronnej współpracy międzynarodowej.

MoŜliwe jest takŜe złoŜenie wniosku w partnerstwie przez dwie lub więcej instytucje pochodzące z Polski – np. w przypadku projektów dotyczących kilku obiektów naleŜących do róŜnych podmiotów. Projekty, w których udział biorą wyłącznie partnerzy pochodzący z Polski nie będą traktowane jako dwustronna współpraca międzynarodowa.

WAśNE: Partnerstwo nie jest obligatoryjne. Projekty mogą, ale nie muszą być realizowane przy udziale partnera.

1 Wkład ten moŜe być takŜe zapewniony przez partnera/ów projektu.

2 Instytucje w części finansowane z innych źródeł, jak np. instytucje współprowadzone przez MKiDN, nie

mogą ubiegać się o 100% dofinansowania.

10

Partner uczestniczący w realizacji projektu musi spełniać następujące warunki: • jego udział w projekcie powinien być uzasadniony i na etapie wnioskowania

poparty listem intencyjnym bądź umową partnerską, a na etapie podpisywania umowy finansowej umową partnerską;

• nie czerpie zysków z udziału w projekcie. Partner zagraniczny musi:

• pochodzić z krajów Państw-Darczyńców (Islandii, Liechtensteinu, Norwegii); • naleŜeć do poniŜszej grupy podmiotów:

− instytucja kultury;

− szkoła artystyczna lub uczelnia artystyczna; − publiczna uczelnia w imieniu swojego wydziału artystycznego;

− archiwum; − jednostka samorządu terytorialnego lub związek jednostek samorządu

terytorialnego; − kościół lub związek wyznaniowy; − organizacja pozarządowa ze sfery kultury;

− podmiot gospodarczy działający non-profit w sektorze kultury3.

Partner polski musi wpisywać się w katalog kwalifikowanych Wnioskodawców wymienionych w pkt. 4.1.

Strony zobowiązane są do podpisania listu intencyjnego lub umowy partnerskiej na etapie wnioskowania o dofinansowanie dla projektu. W przypadku złoŜenia listu intencyjnego, wnioskodawca zobowiązany jest do dostarczenia do Operatora Programu umowy partnerskiej przed podpisaniem umowy finansowej. Wzór umowy partnerskiej dostępny jest na stronie internetowej Programu. Umowa kaŜdorazowo moŜe zostać dostosowywana przez strony ją podpisujące, zgodnie ze specyfiką danego projektu.

WAśNE: Partnerzy projektu muszą podpisać umowę z wnioskodawcą (i list intencyjny – jeśli jest składany na etapie aplikowania).

Zasadą partnerstwa jest, iŜ poszczególni partnerzy są zaangaŜowani w realizację projektu od momentu przygotowywania wniosku o dofinansowanie realizacji zadania i pozostają związani umową partnerską regulującą zakres ich obowiązków oraz wzajemne zobowiązania. Jednak niezaleŜnie od wzajemnych zobowiązań partnerów, odpowiedzial-nym za prawidłową realizację projektu pozostaje lider projektu (wnioskodawca).

WAśNE: Umowa partnerska musi zostać opracowana zgodnie z art. 6.8. Regulacji ws. wdraŜania MF EOG 2009-2014.

3 PowyŜszy katalog partnerów wynika ze specyfiki sektora kultury w Państwach-Darczyńcach.

11

WAśNE: Partner nie jest wykonawcą. Wykonawcy wyłaniani są zgodnie z prawem zamówień publicznych oraz Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie

udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.

5. Szczegółowe zasady dotyczące dofinansowania projektów w ramach Programu

5.1. BudŜet projektu

Dofinansowaniu podlegają tylko i wyłącznie kwalifikowane koszty projektu. Wnioskodawca przedstawia budŜet projektu wyraŜony w PLN jako załącznik do wniosku aplikacyjnego. W samym wniosku budŜet projektu wyraŜony jest równieŜ w euro.

WAśNE: Kurs euro, po którym naleŜy dokonywać ewentualnych przeliczeń zostanie podany w ogłoszeniu o naborze

5.2. Kategorie budŜetowe

BudŜet projektu składa się z następujących kategorii:

• Prace budowlane i konserwatorskie: np. prace rozbiórkowe, prace translokacyjne, prace budowlane wraz z materiałami, prace konserwatorskie (w tym dotyczące zabytków ruchomych), prace instalacyjne itp.,

• Digitalizacja zbiorów: prace digitalizacyjne A1, prace digitalizacyjne A2 itd., • Zakup sprzętu i wyposaŜenia4: np. zakup gablot wraz z montaŜem, zakup

systemu monitoringu, itp., • Opinie/ekspertyzy: np. przygotowanie procedur przetargowych,

opinie/ekspertyzy/badania konserwatorskie itp.,

• Zarządzanie projektem: np. wynagrodzenia zespołu zarządzającego, • Informacja i promocja: np. druk ulotek, druk plakatów, utrzymanie strony www,

umowy cywilno prawne itp.

4 Beneficjenci, którzy cej zakupią jakiegokolwiek sprzętu w ramach projektu: a. będą właścicielami sprzętu, którego dotyczy wyjątek, przez okres co najmniej 5 lat od momentu

zakończenia projektu oraz będą uŜytkowali przedmiotowy sprzęt na rzecz realizacji ogólnych celów projektu przez ten sam okres,

b. ubezpieczą sprzęt, którego dotyczy wyjątek, na wypadek poŜaru, kradzieŜy i innych nieprzewidzianych wypadków podlegających ubezpieczeniu zarówno podczas realizacji projektu jak i przez okres 5 lat od zakończenia projektu,

c. ustanowią oddzielną pulę środków na utrzymanie sprzętu, którego dotyczy wyjątek, przez minimalny okres 5 lat od dnia zakończenia projektu. Środki na wypełnienie tego zobowiązania powinny zostać określone w umowie ws. projektu.

12

WAśNE: Koszty wynagrodzeń osób obsługujących projekt nie mogą być zwiększone w trakcie realizacji projektu.

WAśNE: Zgodnie z art. 6.7.3 k Regulacji ws. wdraŜania MF EOG 2009-2014 wnioskodawca moŜe utworzyć w budŜecie projektu kategorię wydatków

kwalifikowanych pn. „nieprzewidziane sytuacje” o wartości do 5% całkowitego kosztu kwalifikowanego projektu. Środki dostępne w ramach „nieprzewidzianych

wypadków” będą stanowiły rezerwę na wypadek nieprzewidzianego wzrostu kosztów zawartych w budŜecie w projektu, jednakŜe nie mogą być przeznaczone na koszty

wynagrodzeń osób obsługujących projekt.

5.3. Okres kwalifikowalności i koszty kwalifikowane

Początkowa data kwalifikowalności wydatków to data przyznania dofinansowania na rzecz projektu (tj. podpisania przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego decyzji o dofinansowaniu projektu, na podstawie rekomendacji dokonanej przez Zespół-Komitet ds. Wyboru Projektu).

Szczegółowe ramy kwalifikowalności wydatków dla poszczególnych projektów zostaną indywidualnie określone w umowie finansowej podpisanej pomiędzy Beneficjentem a Operatorem Programu, przy czym końcowa data kwalifikowalności wydatków upływa z dniem 30 kwietnia 2016 r.

WAśNE: Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie moŜe wykraczać poza dzień 30 kwietnia 2016 r.

PoniŜej przedstawiony został wykaz moŜliwych kosztów kwalifikowanych projektu ponoszonych przez Wnioskodawcę i partnera/ów:

a) Koszt prac przygotowawczych, w tym m.in.:

− koszt przygotowania przetargu (wraz z dokumentacją przetargową oraz ogłoszeniami przetargowymi),

b) Koszt procesu inwestycyjnego, w tym m.in.:

− przygotowanie terenu pod budowę, prace ziemne, prace budowlano-montaŜowe, prace instalacyjne, prace wykończeniowe,

− nadzór sprawowany w imieniu inwestora w zakresie prawidłowości realizacji inwestycji oraz nadzór konserwatorski i autorski,

− koszty budowy,

13

− koszty prac konserwatorskich, − koszty prac digitalizacyjnych,

− koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw, pod warunkiem, Ŝe są one moŜliwe do zidentyfikowania i przypisane do projektu,

− koszt zakupu nowego sprzętu i wyposaŜenia5,

− zakup wartości niematerialnych, takich jak patenty i licencje dla sprzętu.

c) Koszty opinii/ekspertyz, w tym m.in.:

− koszty badań i ekspertyz, pod warunkiem, Ŝe stanowią nieodłączną część projektu (np. badania konserwatorskie),

− wydatki na doradztwo i ekspertyzy, − ewaluacja i audyty,

− tłumaczenia.

d) Koszty zarządzania (nie mogą przekroczyć 250 000 PLN + 3% kosztów kwalifikowanych projektu), w tym m.in.:

− koszty sprzętu i wyposaŜenia wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby prowadzenia biura projektu6,

− koszty wynagrodzenia (wraz z pochodnymi) personelu przydzielonego do projektu,

− koszty podróŜy i diety dla personelu uczestniczącego w projekcie (pod warunkiem, Ŝe są one zgodne ze zwyczajowymi praktykami beneficjenta oraz nie przekraczają określonych stawek krajowych).

e) Koszty informacji i promocji projektu

f) Opłaty finansowe, w tym m.in.:

− opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie rachunku wydzielonego dla projektu,

− opłaty notarialne, − koszty gwarancji zapewnionych przez bank lub inne instytucje finansowe, jeśli są

one konieczne w przypadku zaliczek wypłacanych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego.

g) Podatek VAT - tylko wtedy, gdy przepisy prawa nie pozwalają na jego odzyskanie.

W ramach Programu niekwalifikowane są:

5 Przy środkach trwałych stanowiących część wydatków inwestycyjnych (zgodnie z zasadami

rachunkowości) zainstalowanych na stałe w ramach projektu. Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych pod warunkiem, Ŝe są niezbędne dla funkcjonowania utworzonej infrastruktury, zostaną wskazane we wniosku, zostaną włączone w rejestr środków trwałych beneficjenta oraz wydatek traktowany będzie jako inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości. 6 Zakupione i wykorzystywane w okresie realizacji projektu (np. komputery, meble) będą kwalifikowalne

tylko wtedy, gdy będą niezbędne i tylko w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym sprzęt wykorzystywany będzie do realizacji projektu.

14

− koszt zakupu ziemi i nieruchomości; − wkład rzeczowy, w tym wolontariat;

− opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałoŜonych przez umowę finansową;

− podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie.

WAśNE: Wkład rzeczowy nie jest kosztem kwalifikowanym

5.4. Przychód w projekcie

Projekty muszą zapewniać publiczny dostęp do kultury oraz nie mogą mieć charakteru komercyjnego.

W przypadku wystąpienia przychodu w projekcie, powinny mieć zastosowanie ogólne zasady z artykułu 5.4.2 Regulacji ws. wdraŜania Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Regulacji ws. wdraŜania Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. Uzyskany przychód powinien zostać przeznaczony na pokrycie kosztów operacyjnych utrzymania inwestycji. Potencjalna moŜliwość generowania przychodów przez projekty jest traktowana jako wpływ na ich trwałość. MoŜe to oznaczać, Ŝe taki projekt ma zdolność przyciągania innych źródeł finansowania.

W przypadku osiągnięcia przychodu związanego z realizacją projektu, zostanie on wyliczony i uwzględniony w montaŜu finansowym projektu przy zastosowaniu metody „luki w finansowaniu”. Informacja o wielkości „luki w finansowaniu” powinna zostać przedstawiona w Studium wykonalności. Sposób jej wyliczenia opisany został w Wytycznych do przygotowania Studium wykonalności dla projektów w ramach Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego” , dostępnych na stronie internetowej Programu. Wartość luki powinna zostać uwzględniona przy konstruowaniu budŜetu we wniosku aplikacyjnym (zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku).

5.5. Pomoc publiczna i zamówienia publiczne

Zgodnie z art. 4 Protokołu 38a Umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym przy wdraŜaniu Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 naleŜy przestrzegać zasad dotyczących pomocy publicznej. Katalog wnioskodawców ogranicza się do podmiotów co do zasady nie działających dla zysku.

W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, udzielane wsparcie naleŜy zbadać pod kątem łącznego wystąpienia poniŜszych przesłanek pomocy publicznej:

• udzielane jest ono przez państwo lub ze środków państwowych, • przedsiębiorca uzyskuje przysporzenie na warunkach korzystniejszych od

oferowanych na rynku,

15

• pomoc ma charakter selektywny (uprzywilejowuje określonego lub określonych przedsiębiorców albo produkcję określonych towarów),

• wsparcie grozi zakłóceniem lub zakłóca konkurencję oraz wpływa na wymianę handlową między państwami członkowskimi UE.

Udzielanie wsparcia w ramach Programu będzie następowało z uwzględnieniem warunków dopuszczalności pomocy publicznej, określonych w przepisach prawa wspólnotowego. Wnioskodawcy Programu są zobowiązani do wypełnienia oświadczenia o pomocy publicznej (informacji o pomocy publicznej i pomocy de minimis otrzymanej w okresie ostatnich trzech lat, w tym zaświadczenia o pomocy de minimis, uzyskanego od podmiotów, które udzielały pomocy na rzecz wnioskodawcy bądź informacji o otrzymanej pomocy publicznej innej niŜ pomoc de minimis). Oświadczenia te przedkładają takŜe wnioskodawcy, którzy tej pomocy nie otrzymali. Oświadczenie jest częścią wniosku aplikacyjnego.

Weryfikacja zgodności z zasadami pomocy publicznej będzie dokonywana w ramach oceny wniosków aplikacyjnych przez Operatora Programu. Zgodność z kryteriami dotyczącymi udzielania pomocy publicznej (przejrzystość, niezbędność i proporcjonalność) będzie weryfikowana w trakcie procesu monitorowania i kontroli realizowanych projektów.

Wszelkie wydatki ponoszone w ramach projektów będą dokonywane w oparciu o zasady konkurencyjności i przejrzystości, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Jeśli umowy zawierane w ramach Programu są poniŜej krajowych lub unijnych progów określonych dla zamówień publicznych lub poza zakresem stosowania prawa zamówień publicznych, beneficjent powinien postępować zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, umoŜliwiając pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami.

Przestrzeganie prawa zamówień publicznych obowiązuje zarówno beneficjentów, jak równieŜ – o ile występują – parterów projektu, w tym kościoły i związki wyznaniowe7. Oznacza to, Ŝe beneficjent, któremu przyznano dofinansowanie w wysokości co najmniej 50% kosztów kwalifikowanych jest zobowiązany udzielać zamówień tak, jak zamawiający, w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku organizacji pozarządowych obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczy tych zamówień, których kwota jest równa lub przekracza progi unijne określone dla zamówień publicznych, przy jednoczesnym przyznaniu beneficjentowi dofinansowania w wysokości co najmniej 50% kosztów kwalifikowalnych.

7 Na warunkach określonych w Regulacjach ws. wdraŜania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-

2014

16

6. Wniosek aplikacyjny

Wniosek aplikacyjny przygotowywany jest przez Operatora Programu, a jego formularz dostępny jest na stronie internetowej. Wnioskodawca wypełnia wniosek zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku aplikacyjnego.

6.1. Przygotowanie wniosku aplikacyjnego

Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku aplikacyjnego naleŜy szczegółowo zapoznać się z niniejszym Podręcznikiem, Instrukcją wypełniania wniosku do Programu oraz innymi dokumentami dostępnymi na stronie internetowej Programu www.eog2016.mkidn.gov.pl.

Wniosek naleŜy wypełnić w języku polskim, w rubrykach wskazanych w formularzu i stosować się do ograniczeń liczby znaków. Podawane informacje powinny być sformułowane w sposób jasny i logiczny. Po wypełnieniu aplikacji, wniosek naleŜy wydrukować. Trzy egzemplarze wniosku w wersji papierowej muszą być podpisane oraz parafowane przez osoby posiadające prawo do składania oświadczeń woli w imieniu instytucji (zgodnie z aktualnym odpisem z KRS lub innym właściwym rejestrem) i dostarczone do siedziby Operatora wraz z trzema kompletami wymaganych załączników. Ponadto, zeskanowany wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami powinien zostać dostarczony na płycie CD/DVD do siedziby Operatora w trzech egzemplarzach.

6.2. Załączniki do wniosku aplikacyjnego

Lista wymaganych załączników w ramach Programu:

Dokumenty o charakterze prawnym:

− Studium wykonalności przygotowane wg wytycznych Operatora Programu; − Dokumentacja z postępowania OOŚ wraz z deklaracją organu odpowiedzialnego za

monitorowanie obszarów NATURA 2000 (jeśli dotyczy) [kopie dokumentów]; − List intencyjny8 (na etapie aplikowania) lub umowa partnerstwa9 (na etapie

podpisania umowy finansowej) zawiązanego w celu realizacji projektu (jeśli dotyczy) [kopia dokumentu]10;

− Informacja jednostki prowadzącej o posiadaniu niezbędnych zasobów (w tym kadrowych i finansowych) do prawidłowego utrzymania i eksploatacji projektu (przedmiotu projektu) przez okres 5 lat po zakończeniu realizacji inwestycji (w tym koszty osiągnięcia i utrzymania zakładanych w projekcie wskaźników oraz zobowiązania wynikające z umowy partnerstwa);

− Dokument potwierdzający posiadanie przez wnioskodawcę tytułu prawnego do nieruchomości [kopia dokumentu] tj. aktualny odpis księgi wieczystej11 dotyczącej

8 Zgodnie ze wzorem Operatora Programu

9 Zgodnie ze wzorem Operatora Programu

10 Sporządzona zgodnie z Regulacjami w sprawie wdraŜania Mechanizmu Finansowego Europejskiego

Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2009-2014 r.

17

nieruchomości, na której projekt będzie realizowany; w przypadku nieruchomości, do której tytuł prawny posiada kilka osób naleŜy dołączyć zgodę współwłaścicieli nieruchomości (jeśli dotyczy). Ponadto we wskazanych poniŜej innych niŜ własność tytułach prawnych12 do nieruchomości naleŜy dołączyć odpowiednio: − kopię umowy oddającej grunt w uŜytkowanie wieczyste13, − kopię umowy oddającej grunt w uŜytkowanie14,

− kopię umowy dzierŜawy gruntów/budynków, jeŜeli wnioskodawca jest dzierŜawcą tych gruntów lub budynków15,

− decyzję o ustanowieniu trwałego zarządu, o ile ustanowienie trwałego zarządu nastąpiło na podstawie decyzji. Trwały zarząd powinien być ustanowiony na czas nieokreślony lub na czas określony na okres minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu);

− Obowiązująca decyzja o wpisie do rejestru zabytków16 lub inny dokument potwierdzający ochronę konkretnego obszaru/obiektu daną formą ochrony17 [kopia dokumentu] lub oświadczenie wnioskodawcy, jeŜeli obiekt nie wymaga takiej decyzji (jeśli dotyczy)18 [kopia dokumentu];

− Podstawowe dane dotyczące zabytków ruchomych (np. numer inwentarza lub decyzja o wpisie do rejestru zabytków lub jego odpowiednika, w przypadku księgozbiorów takŜe sygnatura, autor, tytuł, wiek, w przypadku archiwaliów – wypis z Księgi Nabytków Archiwum Państwowego lub wypis z Ewidencji Zasobu Archiwalnego Archiwum Państwowego) (jeśli dotyczy) [kopia dokumentu];

− Pozwolenie wojewódzkiego konserwatora zabytków na prowadzenie prac objętych wnioskiem wraz z programem prac konserwatorskich lub postanowienie konserwatora zatwierdzające ww. program (jeśli dotyczy) [kopia dokumentu];

− Ostateczne pozwolenie na budowę lub zgłoszenie budowy [kopia dokumentu] (jeśli dotyczy). W przypadku gdy pozwolenie na budowę zostało wydane wcześniej niŜ 3 lata przed terminem złoŜenia wniosku, naleŜy dołączyć dokument potwierdzający, iŜ jest ono nadal waŜne; np. potwierdzające zgodność z oryginałem kopie wpisów do dziennika budowy;

11 Konieczne jest załączenie aktualnego wypisu z księgi wieczystej, wydanego nie wcześniej niŜ trzy miesiące przed datą złoŜenia wniosku; przypadku wielu działek i/lub nieruchomości konieczne jest zestawienie wszystkich nieruchomości i dokumentów. 12 Wymieniony wykaz tytułów prawnych do nieruchomości jest listą zamkniętą. 13 Umowa powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu. 14 Umowa powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu. 15 Umowa powinna być zawarta na minimum 5 lat od planowanej daty zakończenia realizacji projektu. 16 W przypadku gdy obiekt leŜy na terenie objętym obszarowym wpisem do rejestru zabytków – do wniosku powinna być załączona decyzja o wpisie. 17 Powinien on zostać załączony, jeŜeli obiekt jest wpisany na listę światowego dziedzictwa UNESCO lub objęty inną niŜ „wpis do rejestru zabytków” formą ochrony. 18 Dotyczy zadań z obszaru konserwacji i renowacji historycznych obiektów, zespołów zabytkowych i zabytków ruchomych oraz rozwoju zasobów cyfrowych w dziedzinie kultury.

18

− Mapy, szkice lokalizujące, sytuujące projekt19[kopia dokumentu]; − Dokumentacja fotograficzna przedmiotu projektu20.

Dokumenty o charakterze finansowym:

− Planowany budŜet projektu21; − Dokument potwierdzający wkład własny do projektu (w tym posiadanie środków

pokrywających koszty niekwalifikowane, np. VAT), np.: • uchwała budŜetowa JST lub jej projekt (na etapie aplikowania) na dany rok, ze

wskazaniem, w której pozycji budŜetowej zostały zarezerwowane fundusze na realizację projektu;

• promesa organu prowadzącego (na etapie aplikowania) i uchwała budŜetowa lub jej projekt (na etapie podpisania umowy finansowej);

• dokument potwierdzający zapewnienie wkładu własnego przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego22;

• dokument z banku: aktualny wyciąg bankowy lub zaświadczenie z banku wnioskodawcy/Partnera, iŜ na jego koncie znajduje się odpowiednia wysokość środków finansowych do sfinansowania wkładu własnego; promesa kredytowa; gwarancja bankowa;

• Wieloletni Plan Finansowy;

• inny dokument potwierdzający dysponowanie środkami na współfinansowanie. − Aktualny kosztorys inwestorski [skan dokumentu na płycie cd/dvd] sporządzony

nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed złoŜeniem wniosku aplikacyjnego zgodnie z obowiązującymi przepisami w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego wraz z tabelą scalającą kosztorysy [dokument w wersji papierowej i skan na płycie cd/dvd] z wyodrębnionymi cenami netto i brutto, z uwzględnieniem kategorii: roboty budowlane i sprzęt (jeŜeli kosztorys zawiera ww. kategorie wydatków),

− Analiza rynku zawierająca koszty netto i brutto wraz z podaniem metody ich oszacowania - dla wszystkich kosztów nie objętych kosztorysem inwestorskim;

− Tabela przedstawiająca koszty realizacji projektu z wyszczególnieniem sposobu kalkulacji kosztów23;

19 NaleŜy dołączyć minimum dwie mapy: 1) sytuującą Projekt w województwie i 2) szczegółowo lokalizującą Projekt w najbliŜszym otoczeniu (w mieście, gminie, powiecie). Dla projektów infrastrukturalnych mapa szczegółowo lokalizująca Projekt w najbliŜszym otoczeniu powinna być identyczna z mapą słuŜącą ustaleniu lokalizacji inwestycji dla potrzeb decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz powinna obejmować teren, którego wniosek dotyczy zgodnie z przepisami polskiego prawa. Skala mapy dołączonej do wniosku musi być dobrana do potrzeb projektu, tak aby moŜna było zlokalizować projekt w skali lokalnej w regionie. JeŜeli Beneficjent uzna to za wskazane, moŜe załączyć dodatkowe mapy lub szkice opisujące projekt. 20

Dokumentacja zdjęciowa stanu zachowania obiektu objętego projektem, gdy zadanie dotyczy inwestycji w istniejącym obiekcie 21 Zgodnie ze wzorem Operatora Programu. 22

Obowiązkowe dla archiwów państwowych, instytucji, szkół i uczelni podległych i nadzorowanych przez MKiDN. 23

Zgodnie ze wzorem Operatora Programu.

19

− Inne dokumenty, które w opinii wnioskodawcy są istotne dla oceny projektu; − uzupełniające dokumenty dostarczone przez beneficjenta na wniosek Instytucji

Pośredniczącej, Instytucji Zarządzającej, niezbędne do prawidłowej oceny projektu. Dokumenty niezbędne na etapie podpisania umowy o dofinansowaniu:

− Uprawnienie do reprezentowania wnioskodawcy (akt powołania, mianowania, pełnomocnictwo, itp.) [kopia dokumentu];

− Dla podmiotów spoza sektora finansów publicznych - oświadczenie o nie zaleganiu z naleŜnościami wobec Skarbu Państwa24;

− Harmonogram planowanego wydatkowania środków w projekcie przez Wnioskodawcę25.

6.3. Składanie wniosku aplikacyjnego

Ogłoszenie o naborze wniosków jest zamieszczane na stronie internetowej Operatora Programu oraz w gazecie o zasięgu ogólnopolskim. Nabór wniosków trwa co najmniej 2 miesiące.

Wnioskodawca składa do Operatora:

• 3 komplety dokumentów (wniosek i załączniki) w wersji papierowej, tj.:

− 3 oryginalnie podpisane i parafowane egzemplarze wniosku.

Po wypełnieniu formularza wniosku naleŜy go wydrukować w 3 egzemplarzach. Wniosek powinien zostać podpisany i parafowany przez osoby uprawnione do reprezentowania danej instytucji. Osoby uprawnione parafują wniosek na kaŜdej stronie, a na ostatniej stronie składają podpisy oraz pieczęć.

− 3 komplety załączników (komplety mogą stanowić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŜnioną do takiego potwierdzania).

Wszystkie załączniki muszą zostać opisane odpowiednim numerem (zgodnie z listą załączników), parafowane na kaŜdej stronie, a na ostatniej stronie podpisane i opieczętowane przez osobę (osoby) do tego upowaŜnione. W przypadku duŜych załączników (powyŜej 10 stron) mogą być one opisane za pomocą formuły: „za zgodność z oryginałem od strony … do strony …”.

• 3 płyty CD/DVD z kompletem skanów podpisanych dokumentów aplikacyjnych (dopuszczalne formaty dokumentów: RTF, DOC – dla plików tekstowych; PDF, JPG – dla skanów, map, zdjęć, itp.; XLS, ODS – tabele finansowe, przy czym arkusze kalkulacyjne muszą być aktywne, tzn. posiadać odblokowane formuły, aby moŜna było prześledzić poprawność dokonanych obliczeń).

24

Na etapie podpisywania Umowy Finansowej konieczne będzie dostarczenie przez Beneficjenta aktualnych zaświadczeń z Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 25

Zgodnie ze wzorem Operatora Programu.

20

KaŜdy egzemplarz wniosku wraz z załącznikami i płytą CD/DVD powinien być spięty w odrębny, kompletny zestaw. Załączniki o formacie większym niŜ A4, naleŜy złoŜyć do tego formatu.

Termin składania dokumentów zostanie podany w ogłoszeniu o naborze wniosków. Wniosek aplikacyjny wraz z załącznikami naleŜy przesłać pocztą (w tym przypadku decyduje data stempla pocztowego), kurierem lub złoŜyć osobiście na adres:

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Departament Funduszy Europejskich

ul. Krakowskie Przedmieście 15/17

00– 071 Warszawa

Koperta lub paczka zawierająca kompletny wniosek musi być opatrzona następującymi sformułowaniami:

• wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Programu „Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego”;

• pełna nazwa Wnioskodawcy;

• adres Wnioskodawcy; • tytuł projektu.

Korespondencja w sprawie złoŜonych wniosków będzie wysyłana przez Operatora Programu do wnioskodawców drogą pocztową, a takŜe faxem lub drogą elektroniczną na adres e-mail – zgodnie z danymi podanymi przez wnioskodawców we wniosku aplikacyjnym.

7. Zasady oceny i wyboru wniosków

Po zakończeniu naboru, wnioski zostaną poddane ocenie formalnej oraz merytorycznej. Ocena formalna i merytoryczna będzie dokonywana przez Zespół ds. Oceny Wniosków, w skład którego wchodzą eksperci Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Ostatecznej rekomendacji projektów do dofinansowania dokonuje Zespół-Komitet ds. Wyboru Projektów. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego podpisuje decyzję ws. dofinansowania projektów.

7.1. Schemat oceny i wyboru wniosków

ZłoŜenie wniosku aplikacyjnego Wnioskodawca

Zespół ds. Oceny Wniosków

Ocena formalna projektów Czas trwania: 15 dni roboczych

Ocena merytoryczna projektów Czas trwania: 30 dni roboczych

Operator Programu

21

7.2. Ocena formalna

Ocena formalna trwa 15 dni roboczych. Operator moŜe stwierdzić w trakcie oceny wystąpienie niespójności, braków lub oczywistych omyłek w dokumentacji aplikacyjnej, które podlegają uzupełnieniu w terminie 3 dni roboczych od dnia wysłania przez Operatora Programu prośby o uzupełnienie. W takiej sytuacji Operator zwraca się do Wnioskodawcy z prośbą o ich korektę bądź wyjaśnienie. Czas uzupełnień wstrzymuje bieg oceny formalnej wniosków.

Operator na podstawie wyniku oceny formalnej podejmuje decyzję o:

• zakwalifikowaniu wniosku do oceny merytorycznej,

• odrzuceniu wniosku z powodu niespełnienia co najmniej jednego kryterium formalnego.

Po zakończonej ocenie formalnej, Wnioskodawca jest informowany pisemnie o przyjęciu wniosku do dalszej oceny albo o odrzuceniu wniosku wraz z podaniem uzasadnienia odrzucenia.

JeŜeli wniosek został odrzucony z powodu niespełnienia kryteriów formalnych, informacja o odrzuceniu zawiera ponadto pouczenie o moŜliwości skorzystania z procedury odwoławczej, a takŜe o terminie i miejscu złoŜenia odwołania.

Wnioski nie spełniające wymogów formalnych, a takŜe wnioski nieuzupełnione, bądź nieodpowiednio uzupełnione na wezwanie Operatora są zwracane Wnioskodawcy. Jeden egzemplarz wniosku pozostaje u Operatora Programu.

Sporządzenie listy rankingowej projektów

Zespół – Komitet ds. Wyboru Projektów

Sporządzenie listy projektów rekomendowanych do wsparcia

Wydanie decyzji o dofinansowaniu projektu Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu Wnioskodawca i Operator Programu

22

7.2.1. Kryteria formalne

Na kryteria formalne składać się będą:

Kryteria administracyjne :

• Czy wniosek wpłynął do Operatora w terminie? • Czy wniosek w wersji papierowej został przygotowany na odpowiednim

formularzu, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku? • Czy złoŜono 3 oryginały wniosku wraz z 3 kompletami załączników w wersji

papierowej oraz 3 wersje elektroniczne?

• Czy wniosek został wypełniony w języku polskim? • Czy egzemplarze wniosku są kompletne?26 • Czy złoŜone dokumenty są ze sobą spójne?27

• Czy wersja elektroniczna dokumentacji jest zgodna z wersją papierową?

Kryteria kwalifikacji:

• Czy Wnioskodawca jest uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie?

• Czy typ projektu jest kwalifikowalny i zgodny z celami Programu? • Czy wnioskowana kwota dofinansowania jest zgodna z wytycznymi Programu?

• Czy data zakończenia projektu nie wykracza poza dopuszczalny termin kwalifikowalności wydatków w ramach projektu?

• Czy poprawnie sklasyfikowano koszty na kwalifikowalne i niekwalifikowalne?

• Czy Wnioskodawca posiada zdolność organizacyjną i finansową do wdraŜania projektu (samodzielnie lub z udziałem inwestora zastępczego)?28

• Czy Wnioskodawca zapewnił długoterminową trwałość finansowo-instytucjonalną projektu?29

WAśNE: Niespełnienie przynajmniej jednego z powyŜszych kryteriów skutkować będzie odrzuceniem wniosku na ocenie formalnej

26 W ramach ww. kryterium sprawdzane będzie czy złoŜony wniosek zawiera wszystkie strony oraz czy wypełnione zostały wszystkie wymagane rubryki. W przeciwnym razie wnioskodawca proszony będzie o uzupełnienie na etapie oceny formalnej. 27 W ramach ww. kryterium sprawdzane będzie czy dane zawarte we wniosku oraz załącznikach, takie jak np.: zakres zadań, podane kwoty czy ramy czasowe realizacji projektu są ze sobą zgodne. 28 Na etapie oceny formalnej badane będzie czy wnioskodawca wykazał strukturę organizacyjną i gotowość finansową do realizacji projektu. 29

W ramach ww. kryterium weryfikowane będzie czy zapewniono niezbędne zasoby do utrzymania projektu (m.in. finansowe i kadrowe). Projekty nieprzygotowane pod tym względem do realizacji nie będą dopuszczane do oceny merytorycznej.

23

7.2.2. Procedura uzupełnień

Operator moŜe stwierdzić w trakcie oceny wystąpienie niespójności, braków lub oczywistych omyłek w dokumentacji aplikacyjnej, które podlegają uzupełnieniu w terminie 3 dni roboczych od dnia wysłania prośby o uzupełnienie przez Operatora Programu. W takiej sytuacji Operator zwraca się do Wnioskodawcy z prośbą o ich korektę bądź wyjaśnienie.

WAśNE: Czas uzupełnień wstrzymuje bieg oceny formalnej wniosków.

Wyłącznie poniŜsze uchybienia podlegają uzupełnieniom podczas procedury uzupełnień:

1. Brak pieczęci i podpisów osób uprawnionych pod wnioskiem i załącznikami. 2. Brak wymaganych paraf na wszystkich stronach wniosku i załącznikach. 3. Brak poświadczenia za zgodność z oryginałem wymaganych stron dokumentów. 4. Brak wymaganych załączników lub ich nieodpowiednia liczba. 5. Brak dołączonych płyt CD i DVD w odpowiedniej ilości; brak kompletu

wszystkich wymaganych skanów dokumentów lub płyty nieczytelne. 6. Nieodpowiednia liczba egzemplarzy dokumentacji w wersji papierowej. 7. Niepoprawne sklasyfikowanie kosztów na kwalifikowane i niekwalifikowane

w ramach projektu30. 8. Brak wykazania współpracy z Partnerem z Państw-Darczyńców (jeśli dotyczy). 9. Podanie we wniosku złego numeru NIP lub REGON. 10. Dodatkowe uzupełnienia na wezwanie Operatora.

PoniŜsze błędy nie podlegają uzupełnieniom podczas procedury uzupełnień i powodują odrzucenie wniosku z Programu:

1. Wpłynięcie wniosku po terminie. 2. Nie złoŜenie przynajmniej jednego wypełnionego w całości i podpisanego

formularza wniosku aplikacyjnego dla projektu. 3. ZłoŜenie wniosku na nieodpowiednim formularzu. 4. Niekwalifikowany wnioskodawca. 5. Niekwalifikowany typ projektu. 6. Niezgodność z celami Programu. 7. Kwota dofinansowania niezgodna z wytycznymi Programu. 8. Niespełnienie kryterium wysokości wkładu własnego. 9. Wykroczenie poza daty kwalifikowalności wydatków dla projektu. 10. Wypełnienie wniosku w języku innym niŜ polski.

30 NaleŜy zwrócić uwagę, aby w przypadku wprowadzenia korekty dot. wysokości kosztów kwalifikowanych dofinansowanie mieściło się w dopuszczalnym przedziale między 1mln euro a 8 mln euro.

24

7.3. Ocena merytoryczna

Projekty, które spełnią wszystkie kryteria formalne podlegają ocenie merytorycznej. Ocena merytoryczna wniosków trwa 30 dni roboczych (w uzasadnionych przypadkach moŜe zostać wydłuŜona do 40 dni).

Po zakończonej ocenie merytorycznej, Wnioskodawca jest informowany pisemnie o wynikach oceny merytorycznej oraz o moŜliwości skorzystania z procedury odwoławczej, a takŜe o terminie i miejscu złoŜenia odwołania. Wnioski, które po zakończeniu procedury odwoławczej nie znalazły się na liście projektów rekomendowanych (oraz ewentualnie rezerwowej), są zwracane Wnioskodawcy. Jeden egzemplarz wniosku pozostaje u Operatora Programu.

7.3.1. Kryteria merytoryczne

Na kryteria merytoryczne składać się będą:

• ocena jakości analizy instytucjonalnej Wnioskodawcy do wdraŜania projektu; • ocena popytu/potrzeby realizacji projektu;

• poziom dofinansowania wkładem własnym Wnioskodawcy; • ocena analizy wraŜliwości i ryzyka; • analiza ekonomiczna i finansowa (kwantyfikacja i logika wystąpienia efektów

społecznych); • ocena harmonogramu realizacji projektu; • ocena analizy opcji;

• realizacja projektu w odniesieniu do kwestii związanych z ochroną środowiska; • wskaźniki;

• przedmiot projektu; • waŜność projektu z punktu widzenia polityki kulturalnej państwa; • kompleksowość i wieloaspektowość projektu; • wpływ projektu na poprawę dostępności do kultury i przywrócenie do świetności

obiektów zdegradowanych/jakość projektów dotyczących rozwoju zasobów cyfrowych;

• jakość programu kulturowego związanego z przedsięwzięciem; • aspekt edukacyjny;

• aspekt społeczny; • wkład projektu w promowanie róŜnorodności kulturowej, w tym mniejszości

etnicznych i narodowych; • partnerstwo w projekcie; • informacja i promocja.

Wyłącznie projekty, które uzyskały co najmniej 65% moŜliwych do zdobycia na ocenie merytorycznej punktów zostaną umieszczone na liście rankingowej.

25

7.4. Procedura odwoławcza

Wnioskodawca moŜe skorzystać z procedury odwoławczej od oceny formalnej i merytorycznej. W obydwu przypadkach, tryb odwoławczy jest dwuinstancyjny. W pierwszej kolejności Wnioskodawca składa odwołanie do Operatora Programu, w terminie 7 dni roboczych od daty otrzymania31 informacji o wynikach oceny i moŜliwości skorzystania z procedury odwoławczej. W przypadku negatywnego rozpatrzenia środka odwoławczego przez Operatora Programu, Wnioskodawca moŜe złoŜyć ponowne odwołanie do Krajowego Punktu Kontaktowego w ciągu 7 dni roboczych od doręczenia informacji o wyniku procedury odwoławczej. KPK moŜe podtrzymać decyzję Operatora Programu, bądź skierować wniosek do oceny merytorycznej – w przypadku odwołania od oceny formalnej lub do ponownej oceny – w przypadku odwołania od oceny merytorycznej. Decyzja KPK jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.

Operator Programu i Krajowy Punkt Kontaktowy rozpatrują odwołania w następujących terminach:

• od oceny formalnej: 10 dni roboczych,

• od oceny merytorycznej: 15 dni roboczych.

Szczegółowe kwestie dot. procedury odwoławczej określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego ws. procedury naboru projektów konkursowych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014.

7.4.1. Schemat procedury odwoławczej

PoniŜszy schemat ma zastosowanie zarówno od oceny formalnej, jak i merytorycznej.

31 Ww. termin liczony będzie od daty potwierdzonego wpływu informacji o wynikach oceny i moŜliwości skorzystania z procedury odwoławczej do wnioskodawcy.

Operator Programu

Informacja dla Wnioskodawcy o wynikach oceny i moŜliwości złoŜenia odwołania

Wnioskodawca

ZłoŜenie odwołania do Operatora Programu

Operator Programu

Rozpatrzenie odwołania

26

Rozpatrzenie odwołania

7.5. Wybór projektów do dofinansowania

W wyniku oceny wniosków tworzona jest lista rankingowa projektów, uszeregowanych od najwyŜszej do najniŜszej punktacji.

Lista przedkładana jest pod obrady Zespołu-Komitetu ds. Wyboru Projektów, który rekomenduje projekty do wsparcia. W skład Zespołu-Komitetu ds. Wyboru Projektów wchodzą przedstawiciele Operatora Programu, samorządu terytorialnego oraz partnerzy społeczni (przedstawiciele organizacji pozarządowych z obszaru kultury). Na posiedzenia Zespołu zapraszani są takŜe w charakterze obserwatorów przedstawiciele KPK oraz Państw-Darczyńców.

Zespół-Komitet ds. Wyboru Projektów w oparciu o listę rankingową kwalifikowanych projektów przedłoŜoną Operatorowi Programu przez Zespół ds. Oceny Wniosków, dokonuje przeglądu oraz rekomenduje projekty do dofinansowania. Poza podstawową listą rekomendowanych projektów, Zespół-Komitet moŜe takŜe wskazać projekty, które zostaną umieszczone na liście rezerwowej. Zespół-Komitet ds. Wyboru Projektów podejmuje ostateczną decyzję dot. projektów wybranych do wsparcia i decyzja ta nie podlega weryfikacji przez Operatora Programu. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego podpisuje decyzję o wyborze projektów na podstawie rekomendacji Zespołu-Komitetu ds. Wyboru Projektów.

Pozytywne

Operator Programu

Skierowanie wniosku do dalszej oceny/umieszczenie na liście rankingowej

Negatywne

Krajowy Punkt Kontaktowy

Pozytywne Negatywne

Odesłanie 2 egzemplarzy wniosku do Wnioskodawcy

27

WAśNE: Decyzja Zespołu-Komitetu ds. Wyboru Projektów jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie

Po podpisaniu decyzji przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Operator Programu informuje Wnioskodawcę o wynikach konkursu oraz publikuje zaakceptowaną listę projektów rekomendowanych wraz z listą rezerwową na stronie internetowej.

8. Informacja i promocja

Wszystkie działania z zakresu informacji i promocji na temat Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego mają na celu podniesienie świadomości wśród szerokiego kręgu odbiorców o moŜliwościach finansowania róŜnych przedsięwzięć w ramach Programu i rezultatach zrealizowanych projektów.

Działania informacyjno-promocyjne mają na celu zapewnienie otwartości i jawności wszystkich prowadzonych działań, mają umoŜliwi ć łatwy dostęp do odpowiednich informacji w Polsce oraz w krajach Państw-Darczyńców, tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinie, jak równieŜ przyczynić się do efektywnego wdraŜania Programu.

Działania promocyjne prowadzone przez Beneficjenta powinny być dostosowane do potrzeb danego projektu. Promocja na poziomie projektu powinna prowadzić do podania do publicznej wiadomości faktu, iŜ wdroŜenie projektu oparte jest o środki finansowe z MF EOG i NMF.

Wnioskodawcy są zobowiązani do zaplanowania działań informacyjno-promocyjnych dostosowanych do potrzeb danego projektu, zgodnie z Planem Komunikacji stanowiącym część wniosku aplikacyjnego.

Planu Komunikacji powinien zawierać co najmniej: a) opis celów komunikacji i grup docelowych, z uwzględnieniem: Operatorów

Programów, potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów, a takŜe potencjalnych partnerów i partnerów z Państw-Darczyńców;

b) strategię, środki i treść działań informacyjnych i promocyjnych, z uwzględnieniem wartości dodanej oraz oddziaływania wsparcia z Mechanizmów Finansowych w skali krajowej, regionalnej oraz lokalnej, oraz w ramach wspieranego sektora;

c) organizację co najmniej trzech głównych przedsięwzięć informujących o postępie wdraŜania oraz o oddziaływaniu Mechanizmów Finansowych, takich jak np. seminarium lub konferencja dla podmiotów zainteresowanych, konferencja prasowa lub podobne wydarzenie prasowe, w tym:

i. wydarzenie inaugurujące Mechanizmy Finansowe, prezentujące jego cele, obszary wsparcia oraz współpracę i moŜliwości współpracy z podmiotami z Państw-Darczyńców;

ii. wydarzenie zamykające Mechanizmy Finansowe, informujące o oddziaływaniu Mechanizmów i jego Programów oraz o współpracy dwustronnej z podmiotami z Państw-Darczyńców.

28

d) stronę internetową poświęconą Mechanizmom Finansowym w Państwie-Beneficjencie, zawierającą następujące informacje - w języku/językach Państwa-Beneficjenta i w języku angielskim:

i. informacje o celach ogólnych Mechanizmów Finansowych; ii. informacje o współpracy dwustronnej z Państwami-Darczyńcami;

iii. informacje o Programach; iv. informacje o oddziaływaniu wsparcia płynącego z Mechanizmów

Finansowych; v. przegląd naborów wniosków w ramach poszczególnych Programów; vi. stosowną dokumentację;

vii. link do strony internetowej Mechanizmów Finansowych Państw-Darczyńców [www.eeagrants.org];

viii. linki do stron Programów; ix. linki do stron innych istotnych instytucji; x. informacje kontaktowe.

e) informacje o wydziałach oraz jednostkach administracyjnych odpowiedzialnych za realizację działań informacyjnych i promocyjnych wraz z danymi osoby do kontaktu;

f) sposób ewaluacji działań informacyjnych i promocyjnych pod kątem zwiększenia ich widoczności i wzrostu świadomości publicznej w zakresie Mechanizmów Finansowych, wspieranych Programów, ich celów, oddziaływania, jak równieŜ roli Państw-Darczyńców.

Szczegółowe informacje na temat działań informacyjno-promocyjnych w ramach projektu znajdują się w dokumencie pn. Communication and Design Manual.

Wnioskodawcy zobowiązani są do zamieszczania na wszystkich materiałach promocyjnych następujących logotypów:

oraz następującej formułki (w zaleŜności w jakim języku przygotowane są materiały promocyjne):

• Wsparcie udzielone przez Islandię, Liechtenstein oraz Norwegię

• Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway

WAśNE: Wzory logotypów dostępne są na stronie internetowej eog2016.mkidn.gov.pl.

29

PoniŜej przedstawione zostały przykładowe instrumenty informacyjno-promocyjne:

• plakaty; • materiały informacyjne - publikacje (np. broszury, ulotki, newslettery, zaproszenia

na imprezę kulturalną, programy wydarzeń kulturalnych); • naklejki informacyjne;

• strona internetowa; • fotografia / video; • wydarzenia informacyjne;

• konferencje inaugurujące projekty.

9. Kontakt

Głównym punktem kontaktowym dla Programu jest Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Departament Funduszy Europejskich.

• tel.: 22 421 03 02, fax: 22 421 03 71; • strona internetowa: www.eog2016.mkidn.gov.pl

WaŜne informacje dostępne są na stronie internetowej: www.eog2016.mkidn.gov.pl, www.eog.gov.pl oraz na www.eeagrants.org

10. WaŜne dokumenty

• Memorandum of Understanding wdraŜania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014 z dnia 17 czerwca 2011 r.;

• Memorandum of Understanding wdraŜania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 z dnia 10 czerwca 2011 r.;

• Regulacje w sprawie wdraŜania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na lata 2009-2014 r.;

• Regulacje w sprawie wdraŜania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014 r.;

• Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego ws. procedury naboru projektów konkursowych w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014;

• Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014;

• Inne wytyczne przyjęte przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego; • Communication and Design Manual opracowany przez Biuro Mechanizmów

Finansowych; • Guideline for strengthened bilateral relations opracowany przez Biuro

Mechanizmów Finansowych;

• Inne wytyczne przyjęte przez Biuro Mechanizmów Finansowych.

30

Załączniki:

• Wniosek aplikacyjny wraz z instrukcją wypełniania wniosku do Programu. • Lista wymaganych załączników do Programu

• Karty oceny formalnej i merytorycznej. • Wytyczne do studium wykonalności.

Wzory załączników:

• Wzór listu intencyjnego. • Wzór umowy partnerskiej.

• Planowany budŜet projektu. • Tabela scalającą kosztorysy z wyodrębnionymi cenami netto i brutto.

• Tabela przedstawiająca koszty realizacji projektu z wyszczególnieniem sposobu kalkulacji kosztów.