Pojam organizacionog dizajna

Doc. dr. Senad Softić

Sarajevo, novembar 2011.

Organizacioni dizajn

Centralna aktivnost menadžmenta. Obuhvata definiranje ciljeva, izbor strategije

kao način za postizanje ciljeva, kreiranje modela organizacione strukture (koji je u skladu sa faktorima situacije) i definisanje sistema za donošenje odluka.

Organizaciona struktura je rezultat procesa organizacionog dizajna (ali nije jedini).

Organizacioni dizajn

Organizacioni dizajn podrazumijeva aktivnosti na kreiranju ambijenta za funkcionisanje modela organizacione strukture kako bi se postigla željena efikasnost.

Menadžment može da bira izmeđui dva koncepta organizacionog dizajna: Mehanički dizajn Organski dizajn

Mehanički dizajn

Stabilni uslovi poslovanja organizacije Formalizirana pravila i autoritet Usmjerava zaposlene da se ponašaju

sukladno svojim organizacionom ulogama Struktura ima obilježja mehaničkog sistema:

Visoka specijalizacija Visoka formalizacija Visoka centralizacija Uzak raspon kontrole

Mehanički dizajn

Hijerarhija se strogo poštuje Koordinacija aktivnosti se obezbijeđuje

standardizaciju kvalifikacija i procesa Formalna pravila i procedure jasno definišu

orgovornost i omogućuju kontrolu Planovi su realni (budući da su uslovi stabilni) Centralizirano odlučivanje MEHANIČKI DIZAJN KREIRA

BIROKRATSKU NEFLEKSIBILNU ORGANIZACIJU

Mehanički dizajn

Mehanički dizajn kreira birokratsku nefleksibilnu organizaciju

Organski dizajn

Organizacija posluje u netabilnim uslovima Obilježja organske strukture:

Široka specijalizacija Nizak nivo formalizacije ponašanja Decentralizacija Delegiranje autoriteta Širok raspon kontrole Bolje korištenje ljudskih resursa-neposredna saradnja

Koordinacija se ostvaruje kroz neposrednu saradnju

Organski dizajn

Planiranje je ključni proces, Nema filtriranja informacija Otvorene komunikacije-radnici slobodno

izražavaju svojukreativnost i poduzetništvo

Organski dizajn kreira fleksibilnu debirokratsku organizaciju

Mehanički vs. organski dizajn

Koncept mehaničkog dizajna nije odgovarajući u novim uslovima

Da bi ostali u utrci menadžeri vrše restrukturiranje svojih organizacija

Obezbjeđenje fleksibilnosti: smanjenje zaposlenih i rukovodilaca, smanjenje nivo specijalizacije i formalizacije, uključiti zaposlene u proces odlučivanja

Balans između mehaničke i organske strukture

ORGANIZACIONI DIZAJN

OD proces stvaranja organizacije jednog privrednog ili neprivrednog subjekta, koji uključuju menadžerske aktivnosti kreiranja modela org.strukture i definiranje procesa i sistema podrške (poslovi): Definiranje uloga i pozicija (radnih mjesta) Određivanje broja izvršilaca Definiranje broja i veličine užih organizacionih

jedinica i njihovih zadataka i poslova Definiranje linija autoriteta Izbor mehanizma povezivanja i koordinacije rada

org.dijelova Sistem planiranja i kontrole

Osnovni pojmovi dizajna

Diferencijacija i integracija organizacije Faktori (uslovi) organizacione strukture Parametri strukture Organizaciona struktura (kreiranje

organizacione šeme)

Diferencijacija organizacije

Diferencijacija je proces u kojima se alociraju resursi na određene zadatke i definišu odnosi između izvršilaca i rukovodilaca.

Postoji horizontalna i vertikalna diferencijacija Horizontalna diferencijacija: podjela rada i

specijalizacija. (Radna mjesta, organizaciona uloga-ponašanje koje se traži od pojedinca u zavisnosti od pozicije)

Vertikalna diferencijalica: hijerarhijski odnosi u organizaciji; razlike između ljudi prema autoritetu i rangu (Delgiranje autoriteta)

Integracija organizacije

Integracija je proces u kome se organizacione uloge, pozicije ili jednostavno poslovi grupišu u uže organizacione jedinice ili departmente, a zatim koordiniraju i kontrolišu njihove aktivnosti da bi organizacija uspješno funkcionisala kao cjelina

Dva strukturna parametra: departmentalizacija (grupiranje poslova) i koordinacija

Oblik grupiranja i koordinacije zavisi od situacionih faktora u konkretnoj organizaciji

Diferencijacija vs. Integracija organizacije

Posoji direktna međuovisnost Ako je organizacija visoko diferencirana, sa

velikim brojem organizacionih uloga i rukovodećih pozicija, biće neophodna i visoka integracija da bi organizacija efikasno koordinirala i kontrolisala svoje aktivnosti.

Veliki broj izvršilaca i rukovodilaca povećava troškove organizacije

Diferencijacija vs. Integracija organizacije

Da ne bi došlo do balasta viška zaposlenih menadžerima se sugeriše nizak nivo diferencijacije i integracije za jednostavne i male organizacije i optimalan nivo za kompleksne i velike organizacije.

Faktori (uslovi) organizacione strukture

Faktori (uslovi) strukture su kontekstualne ili situacione varijable koje utiču na dizajn parametara strukture.

Faktori: Faktori okruženja (tržište, konkurencija,

tehnološke inovacije, globalizacija, ekonomska politika, zakonska regulativa). Teško se kontrolišu

Organizacioni faktori (strategija)

Parametrni strukture

Parametri ili dimenzije organizacije:

1. Podjela rada

2. Delegiranje autoriteta

3. Grupiranje poslova u uže jedinice i

4. Mehanizmi koordinacije

Podjela rada

Podjela rada pokazuje koliki je stepen specijalizacije izvršilaca u organizaciji i, i u skladu sa tim, koje su karakteristike organizacije, u smislu kompetencija, sposobnosti i vještina zaposlenih za postizanje visokih performansi.

Rutinski ili kreativni poslovi zaposlenih

Delegiranje autoriteta

Delegiranje autoriteta pokazuje kakav je sistem za donošenje odluka (centralizovan ili decentralizovan)

Grupiranje poslova

Grupiranje poslova pokazuje kako je izvršeno grupiranje poslova u uže organizacione jedinice, odnosno kako je organizacija departmentalizovana.

Grupiranje može biti: Prema funkcijama Prema proizvodima Prema tržištu Prema geografskom području

Koordinacija

Koordinacija pokazuje koji se instrumenti koriste da bi se uskladilo funkcioniranje svih dijelova organizacije.

Mehanizmi koordinacije: Direktna kontrola Standardizacija Neposredno komuniciranje Organizaciona kultura

Principi dizajna parametara strukture Princip kongruencije: visok stepen slaganja

između konfiguracija parametara i faktora dizajna. Primjer: u stabilnom okruženju treba ići na usku

specijalizaciju, funkcionalno grupiranje i centralizaciju autoriteta.

Princip konzistentnosti parametara: visok stepen slaganja (usaglašenosti) parametara. Primjer: Ako je divizionalno grupiranje, veliki je stepen

delegoranja autoriteta na divizijske menadžere, formalizacija ponašanja i kontrola rada divizija putem biznis plana.

Organizaciona struktura

Organizaciona struktura predstavlja formalno utvrđeni sistem odnosa između pojedinaca i grupa, u kome su njihove međusobne veze određene rasporedom zadataka, odgovornosti i autoriteta.

Suština koncepta organizacione strukture čine dvije kategorije individualnih uloga ili pozicija: izvršne i upravljačke.

Formalna i neformalna organizaciona struktura.

Modeli (konfiguracije-vrste) organizacionih struktura

Jednostavna struktura Funkcionalna Divizionalna (proizvodna; teritorijalna) Projektna-matrična Savremene (Adhokratija, Task force, Virtualna)

Minzbergov okvir

Operativni nivo, srednji nivo, strateški vrh, tehnostruktura, osoblje podrške

Modeli strukture po Minzbergu: Jednostavna struktura Mašinska birokracija Profesionalna birokracija Divizionalni model Adhoc kratija

Ovi modeli su sveobuhvatni (uzimaju u obzir sve dimenzije strukture)

Organizaciona shema

Organizaciona shema (Organigram) je grafički prikaz ili slika formalne organizacione strukture.

Svaka organizacija ima tri nivoa organizovanja: Individualni ili mikro nivo, (radno mjesto) Grupni ili mezo nivo i Organizacioni ili makro nivo.

Organizaciona shema prati ove nivoe.

Individualni ili mikro nivo

Individualni ili mikro nivo – pokazuje način pozicioniranja org.uloga ili zaposlenih u organizaciji, odnosno kako je dizajnirano radno mjesto.

Važna pitanja: koji posao, kako treba da se obavlja, koje su mu odgovornosti i kome je odgovoran.

Kvalifikacije i sposobnosti potrebne za to radno mjesto

Mezoorganizovanje ili grupni nivo

Mezoorganizacija pokazuje koliko je organizacija unutar sebe diferencirana, odnosno stepen specijalizacije subjedinica ili stepen homogenizacije ili heterogenosti poslova kojima se one bave.Primjer: a) Finansijsko-računovodstveni sektor

b) Sektor finansija i sektor računovodstva (odvojeno)

Makroorganizacija

Makroorganizacija pokazuje organizaciju preduzeća kao cjeline (povezanost i koordinaciju subjedinica-dijelova).

Pokazuje istovremeno koliki je stepen diferencijacije i integracije jedne organizacije

Najvažniji faktor organizacije su ljudi.

Značaj organizacionog dizajna

Cilj organizacionog dizajna jeste da se kreira model organizacione strukture koji će osposobiti organizaciju za: Kreiranje vrijednosti za dioničare (akcionare) Kreiranje vrijednosti za zaposlene i Kreiranje vrijednosti za potrošače

Savremeni model svoj opstanak u dugom roku zasniva na svojim sposobnostima za kreiranjem vrijednosti za svoje ključne stakeholdere: dioničare, zaposlen, potrošače.

Cilj organizacionog dizajna

Cilj organizacionog dizajna su visoke performanse organizacije (produktivnost, efikasnost, kvalitet, satisfakcija zaposlenih, razvoj, opstanak). Iz opisanog međuodnosa, faktori – parametri – model strukture – performanse, proizilazi model organizacionog dizajna, kao što je prikazano na narednoj slici.

Model organizacionog dizajna

FAKTORI STRUKTURE*Starost i veličina*Tehnologija*Okruženje*Strategija*Org. kultura*Karak. Zaposlen.*Liderstvo

ORGANIZAC.PERFORMAN.*Produktivnost*Efikasnost*Satisfakcija*Razvoj*Opstanak

PARAMETRI STRUKTURE*Podjela rada*Delegir. autor.*Departmental.*Koordinacija

MODELI STRUKTURE*Jednostavni*Birokratski*Divizionalni*Adhockratija*Matrični*Kombinovan