Portale Infinity Gestione del personale - hrzucchetti.it · Infinity Zucchetti 4.0” per la Gestione del personale (quali Human Resource Management, Safety & Security, Travel & Fleet,

Portale Infinity Gestione del Personale Sommario dei cambiamenti

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Versione 08.00.00 Data rilascio 27/06/2018

Portale Infinity Gestione del personale

Versione 08.00.00 del 27 giugno 2018

Elenco contenuti 1 NOVITÀ DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI .......................................................................................... 3

1.1 Novità di rilievo ........................................................................................................................................ 3

1.2 Precisazioni importanti ............................................................................................................................ 4

2 SICUREZZA GADGETS IN USO .......................................................................................................................... 5

3 NUOVA PRESENTAZIONE GRAFICA .................................................................................................................. 5

4 NUOVA LOGIN ................................................................................................................................................. 5

5 NUOVA ORGANIZZAZIONE DEI CONTENUTI .................................................................................................... 6

5.1 AREE APPLICATIVE .................................................................................................................................... 7

6 GADGETS OBSOLETI ...................................................................................................................................... 18

7 “TESTATA” DEL PORTALE .............................................................................................................................. 18

8 “PIEDE” DEL PORTALE ................................................................................................................................... 19

9 SERVIZI AGGIUNTIVI ...................................................................................................................................... 19

10 COLORE A TEMA ......................................................................................................................................... 19

11 OPZIONI GRAFICHE (Loghi ) ........................................................................................................................ 20

12 VERIFICA SICUREZZA PAGINE/GADGETS ..................................................................................................... 20

13 RIMOZIONE GADGET DA PAGINE CLIENTE .................................................................................................. 20

14 CONFIGURAZIONE MENU ........................................................................................................................... 21

15 COMUNICAZIONI ( Gestione “Pillole” ) ....................................................................................................... 21

16 AGGIORNAMENTO APPLICATIVO ................................................................................................................ 21

16.1 Aggiornamento schedulato .................................................................................................................. 22

17 GESTIONE SPORTELLO VIRTUALE ................................................................................................................ 22

18 FIRMA DIGITALE .......................................................................................................................................... 23

18.1 Documenti personali - Firma ................................................................................................................ 23

19 EMPLOYEE DIGITAL FOLDER ........................................................................................................................ 23

19.1 Employee digital folder – Importazione documenti ............................................................................. 25

19.2 Employee digital folder – Ricerca documenti....................................................................................... 25

mailto:OMNIA@XTENSION

mailto:OMNIA@XTENSION


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20 MODULO ORGANIZZAZIONE ....................................................................................................................... 26

21 SCHEDULATORE INFINITY (Nuove opzioni) ................................................................................................. 27


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1 NOVITÀ DI RILIEVO E PRECISAZIONI IMPORTANTI

1.1 Novità di rilievo ATTENZIONE: Al fine di gestire la nuova organizzazione predefinita dei contenuti e di privilegiare la sicurezza delle funzionalità già in uso, i gadgets del Portale contenuti nelle “Pagine Cliente” che non hanno almeno una sicurezza specifica per il gadget stesso, con una conversione automatica eseguita in fase di caricamento del presente aggiornamento, erediteranno le sicurezze delle “Pagine Cliente” in cui sono contenuti e nel caso in cui non fossero presenti sicurezze per le “Pagine Cliente” i gadgets del Portale verranno consentiti al solo Gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Si faccia quindi particolare attenzione al Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets in uso” in quanto contiene le specifiche di dettaglio relative a quanto sopra indicato. Si faccia altresì, particolare attenzione al Paragrafo 5 - “Nuova organizzazione dei contenuti” relativo all’introduzione delle “Pagine standard”.

Sicurezza gadgets in uso

Nuova presentazione grafica

Nuova Login

Nuova organizzazione dei contenuti Gadgets obsoleti “Testata” del Portale

“Piede” del Portale

Servizi aggiuntivi Colore a tema

Opzioni grafiche (Loghi) Verifica sicurezza pagine/gadgets

Rimozione gadget da Pagine Cliente

Configurazione menù

Comunicazioni (Gestione “Pillole”) Aggiornamento applicativo

Gestione Sportello virtuale

Firma digitale

Employee Digital Folder Modulo Organizzazione

Schedulatore Infinity (Nuove opzioni)


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1.2 Precisazioni importanti Per i profondi contenuti di rinnovamento di cui sopra, l’aggiornamento in oggetto è irreversibile; una volta caricato, non sarà quindi possibile tornare alla versione che si aveva precedentemente in uso.

1.2.1 Contenitore DMS Vi ricordiamo che per il “DMS Contenitore” È NECESSARIO: IMPOSTARE LE PROCEDURE DI SALVATAGGIO DEL PERCORSO DA VOI INDICATO IN DMS – IMPOSTAZIONI COME “CONTENITORE”. (Da: Workspace – Impostazioni – Archivio documentale – Impostazioni). QUESTO È NECESSARIO IN QUANTO, IL PERCORSO DI CUI SOPRA, È L’UNICO LUOGO DOVE VENGONO MEMORIZZATI I DOCUMENTI (Cedolini, Cartellini, etc.) E DAL QUALE VENGONO REPERITI I DATI DA VISUALIZZARE NEL “Folder dipendente – Documenti personali” e/o “Folder organizzativo”. NEL CASO IN CUI IL “CONTENITORE” SI PERDA O VENGA CORROTTO, NON SARANNO PIU’ REPERIBILI I DATI RELATIVI A TUTTE LE PUBBLICAZIONI GIA’ EFFETTUATE.


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2 SICUREZZA GADGETS IN USO Al fine di gestire la nuova organizzazione predefinita dei contenuti e di privilegiare la sicurezza delle funzionalità già in uso in precedenza, i gadgets del Portale contenuti nelle pagine in uso che non hanno almeno una sicurezza specifica per il gadget stesso, con una conversione automatica eseguita in fase di caricamento del presente aggiornamento, erediteranno come sicurezza i “Permessi” indicati nelle pagine in cui sono contenuti e nel caso in cui non fossero presenti i “Permessi” nelle pagine, i gadgets del Portale, verranno consentiti al solo Gruppo 1 Amminis.Zucchetti. Sarà quindi necessario, successivamente al caricamento del presente aggiornamento, gestire le sicurezze oltre che sulla pagina anche sul gadget stesso agendo opportunamente, per quest’ultimo con la funzionalità di “Configurazione menù” (Da: Pannello di controllo – Sicurezza). Al fine di agevolare l’Utente nella verifica delle impostazioni di sicurezza di gadgets in uso, siano essi presenti nelle “Pagine Cliente” che nelle “Pagine standard” è stata introdotta la nuova funzionalità di “Verifica sicurezza pagine/gadgets” (Da: Workspace – Impostazioni – Configurazione gadgets – Utilità), che consentirà di generare una stampa contenente, per la “Pagina Cliente” o “Pagina standard” selezionata, i permessi di quest’ultima e l’elenco dei gadgets contenuti con i relativi Gruppi e Utenti presenti in sicurezza (Vedi Paragrafo 12 - “Verifica sicurezza pagine/gadgets”).

3 NUOVA PRESENTAZIONE GRAFICA Il presente aggiornamento, nell’ottica di un’evoluzione continua della Suite HR Infinity Zucchetti 4.0, contiene un profondo rinnovamento grafico ed ergonomico, grazie al quale le attività quotidiane risulteranno più semplici, senza però che l’Utente percepisca tutta la complessità tecnologica sottostante. Il rinnovamento grafico non inficia sulle funzionalità applicative, anche se completato da un profondo rinnovamento in termini di ergonomia, quali “usabilità” e “navigazione”. Si precisa che, dal presente aggiornamento è variato il font grafico utilizzato; il font utilizzato sarà il “Fira Sans”, alla dimensione di 13px.

4 NUOVA LOGIN La nuova presentazione grafica della “Login” del Portale consentirà all’Utente di utilizzare le funzionalità già in uso (Es. Inserimento credenziali di accesso, Cambio lingua, etc.), in modo più immediato e intuitivo. Le principali novità contenute in “Login” saranno:

Video tutorial In “Login” sarà possibile accedere al relativo “Video Tutorial”, esplicativo del funzionamento della stessa, premendo l’apposita immagine presente nella testata della “Login”. All’accesso al Portale verrà visualizzato automaticamente in “popup”, solo per le utenze appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti, il cruscotto contenente i “Video Tutorial”, messi a disposizione dalle Applicazioni HR presenti sull’impianto, alle quali l’utenza collegata è autorizzata. Tramite l’apposita opzione di “Non visualizzare più” (valore spuntato) sarà possibile bloccarne la visualizzazione all’accesso al Portale ed i “Video Tutorial” saranno disponibili utilizzando l’apposito punto di menù “Video Tutorial”, presente in “Utente” (quest’ultimo in testata del Portale). Si precisa che l’opzione “Non visualizzare più”, di default, sarà a “No” (Valore non spuntato)


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Sarà successivamente possibile, ove lo si ritenesse necessario, agendo opportunamente con la funzionalità di “Configurazione menù” (Da: Pannello di controllo – Sicurezza), consentire tale funzionalità anche ad altre utenze e/o gruppi. Gestione loghi La nuova gestione dei loghi in “Login” consentirà di poter utilizzare fino ad un massimo di dieci immagini di sfondo, in “banda centrale” del Portale (Vedi Paragrafo11- “Opzioni grafiche (Loghi)”) . Si precisa che in presenza di più immagini di sfondo queste ultime verranno emesse in modalità “Slide show”; la risoluzione consigliata è di 1920 x 550 px. Si precisa che la gestione del “Logo in login”, già in uso, resterà invariata anche funzionalmente e, che quest’ultimo ove presente, verrà visualizzato centralmente (al di sopra della richiesta delle credenziali di accesso), con le stesse dimensioni utilizzate in precedenza. Si precisa altresì, che in presenza di entrambe le configurazioni di cui sopra , “Logo in login” e “Immagini di sfondo”, verrà emesso il solo “Logo in login”. Hai dimenticato la password? Verranno richieste come obbligatorie entrambe le informazioni di “Login” ed “Indirizzo e-mail”; in precedenza era obbligatorio indicare almeno una delle informazioni richieste tra “Login” e “Indirizzo e-mail”. Comunicazioni Le “Comunicazioni” in “Login” verranno emesse con una nuova veste grafica, a “piede” della richiesta delle credenziali di accesso. Verranno visualizzate al massimo tre comunicazioni, le successive ove presenti, verranno emesse automaticamente in modalità “Slide show”, ad intervalli di 30 secondi; sarà comunque possibile “scorrere” manualmente le comunicazioni “trascinandole” con il mouse oppure utilizzando l’apposita navigazione sottostante. Si precisa che, l’ordine di visualizzazione delle comunicazioni è per data inizio pubblicazione più recente. Si precisa altresì che, le informazioni emesse in comunicazione ed il funzionamento applicativo delle stesse resterà invariato rispetto a quanto già in uso in precedenza. Aree applicative suite HR Infinity Zucchetti 4.0 In “Login” saranno presenti i “link” ai documenti di dettaglio delle “Aree applicative della Suite HR Infinity Zucchetti 4.0” per la Gestione del personale (quali Human Resource Management, Safety & Security, Travel & Fleet, Workforce Management), al fine di approfondire e conoscere la vasta “gamma” di servizi offerti per ogni area.

5 NUOVA ORGANIZZAZIONE DEI CONTENUTI Dal presente aggiornamento la struttura dei contenuti del Portale è stata riorganizzata e rinnovata al fine di agevolare l’Utente nella consultazione e gestione delle informazioni in essa contenuti. A tal fine sono state apportate le seguenti variazioni:


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5.1 AREE APPLICATIVE È stato introdotto il nuovo menù delle “Aree applicative”, che consente di accedere alle applicazioni della Suite HR presenti sull’impianto e alle tre aree tematiche gestite dal Portale, previa autorizzazione agli applicativi stessi come già in uso. Si precisa che a piede del menù delle “Aree applicative” è presente l’informazione relativa alla versione del

Portale.

5.1.1 AREA WORKSPACE La “Workspace” è l’area che consente di gestire le pagine, i gadgets in esse contenuti, le funzionalità di archiviazione/pubblicazione, la Posta, l’Agenda etc. L’ Area in oggetto ha indicativamente gli stessi contenuti, riorganizzati, del precedente punto di menù “Workspace”. Si precisa che, la “Workspace” sarà automaticamente visibile alle utenze appartenenti al Gruppo 999999 PortalUsers ed è l’area che verrà visualizzata, già come selezionata, per le utenze che hanno come applicativo di partenza il Portale oppure nessun applicativo. Nel caso in cui l’applicativo di partenza fosse un Applicativo HR, quest’ultimo verrà visualizzato come già selezionato e nel menù delle “Aree applicative” comparirà come prima area selezionabile.

La “Workspace” è composta dal menù principale e dalle pagine contenenti i gadgets. Si precisa che le funzionalità contenute nell’area verranno visualizzate solo se l’utenza collegata ne è autorizzata.

Si precisa altresì, che le funzionalità relative alla configurazione dei gadget (“Aggiungi gadget”, “Crea pagina”, etc.) sono state raggruppate nel menù “Impostazioni”, presente in testata della “Workspace”; sarà necessario, per utilizzarle, accedere al menù “Impostazioni”, selezionare la voce “Configura” e successivamente ri-selezionare il menù “Impostazioni”, per poter avere a disposizione le funzionalità di dettaglio. Per aprire o chiudere i gadgets sarà necessario “cliccare” sui tre puntini presenti in testata dello stesso a fianco del titolo, oppure “cliccare” direttamente sul titolo dello stesso; si precisa che i tre puntini compaiono quando ci si posiziona sulla barra contenente il titolo del gadget.


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Workspace - Menù principale Il “Menù principale” della “Workspace” contiene le seguenti funzionalità:

Punto di menù Funzionalità Note

Folder organizzativo Folder organizzativo Il “Folder organizzativo” è un gadget che non sarà presente nelle “Pagine Standard” in quanto inserito a “Menù principale”

Delega utenti Delega utenti La “Delega utenti” è un gadget che non sarà presente nelle “Pagine Standard” in quanto inserito a “Menù principale”

Gestione pubblicazione Storico pubblicazione Modello di pubblicazione Pubblicazione PDF esterni Gestione notifiche Gestione solleciti Ricevute telematiche Etc…

Archivio documentale Gestione documenti Conservazione digitale

Posta Posta

Agenda Agenda

Rubrica Rubrica

Protocollo Protocollo

Impostazioni In “Impostazioni” sono presenti tutte le funzionalità, già in uso, relative alla configurazione degli argomenti gestiti nell’area

Si precisa che i gadgets richiamati a “Menù principale” assumono la stessa sicurezza del relativo gadget. Per maggiori dettagli relativi alla collocazione dei punti di menù rispetto alla versione del Portale precedente, si faccia riferimento all'apposito documento “HR Portal/MIP – Configurazione – Menù Portale Infinity”, pubblicato nel “Portale Postvendita” in MyZucchetti.


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Workspace - PAGINE Pagine Cliente Dal presente aggiornamento verranno considerate come “Pagine Cliente” le pagine già in uso sull’impianto. Si precisa che, al caricamento del presente aggiornamento, le “Pagine Cliente” non subiranno variazioni e che anche i gadgets in esse contenuti risulteranno revisionati graficamente, ma invariati funzionalmente.

Pagine Standard Zucchetti Dal presente aggiornamento verranno inserite automaticamente le nuove Pagine Standard Zucchetti quali “MyWork”, “MySpace”,”Operation”,”Organization”, “Information” che verranno accodate alle “Pagine Cliente”, già presenti sull’impianto.

Le nuove pagine sono state inserite al fine di riorganizzare e “standardizzare” i contenuti operativi e/o funzionali e di agevolare la configurazione automatica, dai prossimi aggiornamenti, di nuove funzionalità che saranno quindi, immediatamente visibili e configurabili. In ognuna delle “Pagine standard” sarà presente un’area centrale in testata delle stesse, chiamata “HUB”, contenente a secondo della pagina standard, le informazioni di maggior rilievo che l’utenza collegata avrà sempre a disposizione in modo immediato, senza doverle “raggiungere”. Si precisa che le “Pagine standard” non potranno essere eliminate o modificate e saranno visibili da tutte le utenze autorizzate almeno ad uno dei gadgets in esse contenuto. Si precisa altresì, che le “Pagine standard” hanno contenuto predefinito, per cui non sarà possibile aggiungere o rimuovere gadgets rispetto al contenuto proposto; i gadgets in esse contenuti verranno visualizzati dall’utenza collegata solo se quest’ultima ne è autorizzata tramite la sicurezza. Al caricamento del presente aggiornamento i gadgets del Portale contenuti nelle “Pagine Cliente”, risulteranno quindi presenti anche nelle “Pagine standard” se previsti nelle stesse.

Al fine di agevolare l’Utente al passaggio definitivo alle sole “Pagine standard” è stata introdotta la nuova funzionalità di “Rimozione gadget da pagine Cliente” (Da: Workspace – Impostazioni – Configurazione gadgets – Utilità) che consentirà di rimuovere massivamente o singolarmente i gadgets selezionati dalle “Pagine Cliente” (Vedi Paragrafo 13 - “Rimozione gadget da pagine Cliente”).


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Pagina standard “MyWork” La “MyWork” è la pagina che contiene i gadgets utili a svolgere le proprie attività aziendali.

HUB “MyWork”

Funzionalità Note importanti

Messaggio di benvenuto Il messaggio di benvenuto sarà visibile a tutte le utenze che accederanno alla MyWork e sarà così composto: “Welcome” + Nome ( reperito dal Contatto persona) “to” + Ragione sociale ( reperita del Rapporto di lavoro appartenenza ) + “ “Enterprise Portal”

Pillola Nuova funzionalità che consente di visualizzare la “Pillola” aziendale. L’attivazione di tale funzionalità sarà configurabile e attivabile con la nuova opzione presente in “Comunicazioni” (Vedi Paragrafo 15 -“Comunicazioni (Pillole)”)

My activity list La “My activity list” è la “Lista attività”, già in uso nel gadget “HRMySpace”. Per ogni attività verrà data l’indicazione dell’applicativo HR che l’ha generata e la descrizione della stessa; “cliccando” sull’attività si aprirà il relativo dettaglio. Al fine di dare maggiore evidenza delle attività non ancora visionate queste ultime compariranno ciclicamente ogni 15 minuti, ordinate ed evidenziate per livello di priorità (Error, Warning,Info) oppure per codice attività a secondo dell’impostazione data dall’Applicativo HR che l’ha generata. ATTENZIONE: La “My activity list” erediterà le sicurezze del gadget “HRMySpace” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 “Sicurezza gadgets già in uso”). Successivamente le sicurezze di “My activity list” e “HRMySpace” verranno gestite separatamente. In “Configurazione menù” sarà presente, nella cartella ”Workspace/Gadgets” la voce “My activity list” e nella cartella ”Workspace/Gadgets previgenti” la voce “HRMySpace”.

Gadgets contenuti in “MyWork”

Gadgets Nuovi gadget/Variazioni

Comunicazioni NUOVO GADGET Nella Pagina standard “MyWork” verrà visualizzato il nuovo gadget “Comunicazioni” che consentirà di visualizzare immediatamente al massimo due/tre comunicazioni, a secondo della risoluzione in uso; le successive comunicazioni, ove presenti verranno visualizzate ciclicamente ogni 15 secondi, in modalità “Slide show”. L’ordine di visualizzazione delle comunicazioni è per data di inizio pubblicazione più recente. Con il bottone “Visualizza archivio” si potrà accedere alla visualizzazione delle comunicazioni suddivise per cartella, con la modalità di visualizzazione già in suo. Si precisa che le modalità di configurazione delle comunicazioni sono rimaste invariate. Si precisa altresì che, il gadget “Comunicazioni” presente nelle “Pagine


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Cliente” manterrà la visualizzazione precedente. ATTENZIONE: Il nuovo gadget “Comunicazioni” erediterà le sicurezze del gadget “Comunicazioni” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Si tenga presente che la voce “Visualizza archivio” presente in “Configurazione menù” si riferisce sia al gadget “Comunicazioni” presente nelle “Pagine Clienti” sia al bottone “Visualizza archivio” presente nel gadget “Comunicazioni” della “Pagina standard”.

Daily planner NUOVO GADGET Il “Daily planner” consente di gestire le attività generate dagli applicativi HR, alcune delle quali già in uso nel gadget “HR Workflow - Calendario”. Per il dettaglio del contenuto del “Daily planner” si faccia riferimento al “Sommario dei cambiamenti” dell’applicativo HRWorkflow v. 09.00.00. ATTENZIONE: Il “Daily planner” erediterà le sicurezze del gadget “HR Workflow - Calendario” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Successivamente le sicurezze del “Daily planner” e di “HRWorkflow - Calendario” verranno gestite separatamente. In “Configurazione menù” sarà presente, nella cartella ”Workspace/Gadgets” la voce “Daily planner” e nella cartella ”Workspace/Gadgets previgenti” la voce “HRWorkflow – Calendario”

Firma Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Assensi e consensi Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

HR Workflow - Dati personali Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Terminale virtuale Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Terminale virtuale – Presenza Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Visualizzazione timbrature Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

ZTravel – Note spesa Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

HR Presenze – Prenotazione mensa Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.


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Pagina Standard “Operation” La “Operation” è la pagina che contiene i gadgets utili a svolgere le proprie attività aziendali di tipo funzionale. HUB “Operation”


My activity list La “My activity list” è la “Lista attività”, già in uso nel gadget “HRMySpace”. Per ogni attività verrà data l’indicazione dell’applicativo HR che l’ha generata e la descrizione della stessa; “cliccando” sull’attività si aprirà il relativo dettaglio. Al fine di dare maggiore evidenza delle attività non ancora visionate queste ultime compariranno ciclicamente ogni 15 minuti, ordinate ed evidenziate per livello di priorità (Error, Warning,Info) oppure per codice attività a secondo dell’impostazione data dall’applicativo HR che l’ha generata. ATTENZIONE: La “My activity list” erediterà le sicurezze del gadget “HRMySpace” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Successivamente le sicurezze di “My activity list” e “HRMySpace” verranno gestite separatamente. In “Configurazione menù” sarà presente, nella cartella ”Workspace/Gadgets” la voce “My activity list” e nella cartella ”Workspace/Gadgets previgenti” la voce “HRMySpace”

Gadgets contenuti in “Operation”


Delega Comunicazioni Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Gestione Sportello virtuale Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Link prodotti Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Rubrica Soggetto Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Archivio documenti azienda Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

DMS – Archiviazione/Pubblicazione Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Delega pubblicazione PDF esterni Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Gestione file e telematici Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Ztravel – Riepilogo Note spesa/Trasferte

Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.


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Pagina Standrad “MySpace” La “MySpace” è la pagina che contiene i gadgets utili a svolgere le attività aziendali di tipo personale. HUB “MySpace”


Visualizza Foto soggetto e Recapiti Nell’hub della pagina “MySpace” verrà visualizzata la foto dell’utenza collegata, reperita dall’Anagrafico Soggetto HR e le informazioni relative al suo indirizzo e-mail principale e ai suoi recapiti. ATTENZIONE: La visualizzazione dei “Recapiti” erediterà le sicurezze del gadget “HRMySpace - Recapiti” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Si tenga presente che la voce “Recapiti” in “Configurazione menù” si riferisce sia al gadget “HRMySpace - Recapiti” delle “Pagine Clienti” sia alla visualizzazione dei “Recapiti” presente nell’hub MySpace della “Pagina standard”.

Bottone “Rapporto di lavoro” Il bottone “Rapporto di lavoro” corrisponde alla sezione “Rapporto di lavoro”, già in uso nel gadget “HRMySpace”. ATTENZIONE: Il bottone “Rapporto di lavoro” erediterà le sicurezze del gadget “HRMySpace – Rapporto di lavoro” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Si tenga presente che la voce “Rapporto di lavoro” presente in “Configurazione menù” si riferisce sia al gadget “HRMySpace – Rapporto di lavoro” presente nelle “Pagine Clienti” sia alla visualizzazione del “Rapporto di lavoro” presente nell’hub MySpace della “Pagina standard”.

Bottone “Stato di famiglia” Il bottone “Stato di famiglia” corrisponde alla sezione “Stato di famiglia”, già in uso nel gadget “HRMySpace”. ATTENZIONE: Il bottone “Stato di famiglia” erediterà le sicurezze del gadget “HRMySpace – Stato di famiglia” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Si tenga presente che la voce “Stato di famiglia” presente in “Configurazione menù” si riferisce sia al gadget “HRMySpace – Rapporto di lavoro” presente nelle “Pagine Clienti” sia alla visualizzazione dello “Stato di famiglia” presente nell’hub MySpace della “Pagina standard”.


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Gadgets contenuti in “MySpace” Gadgets Nuovi gadget/Variazioni

Documenti personali NUOVO GADGET Il nuovo gadget “Documenti personali” consentirà di visualizzare immediatamente i propri documenti personali, non suddivisi per cartella di appartenenza. L’ordine di visualizzazione dei documenti personali è prima quelli non ancora letti, per data di pubblicazione più recente. Si precisa che i documenti non ancora letti saranno evidenziato con una banda colorata; il colore della banda varierà a secondo del colore del tema utilizzato per il Portale (Vedi Paragrafo 10 - “Colore a tema”). Con il bottone “Archivio” si potrà accedere alla visualizzazione dei propri documenti suddivisi per cartella come già in uso. Con il bottone “Riattiva richiesta pincode”, sarà possibile riattivare la richiesta del PINCODE. Con il bottone “Aggiorna”, sarà possibile eseguire il “Refresh“ dei documenti personali. Si precisa altresì che, il gadget “Documenti personali” presente nelle “Pagine Cliente” manterrà la visualizzazione precedente. ATTENZIONE: Il nuovo gadget “Documenti personali” erediterà le sicurezze del gadget “Documenti personali” presente nelle “Pagina Cliente” (Vedi Paragrafo 2 - “Sicurezza gadgets già in uso”). Si tenga presente che la voce “Archivio” presente in “Configurazione menù” si riferisce sia al gadget “Documenti personali” presente nelle “Pagine Clienti” sia al bottone “Archivio” presente nel gadget “Documenti personali” della “Pagina standard”.

Sportello virtuale Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Payroll giving Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.


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Pagina Standard “Organization” La “Organization” è la pagina che contiene i gadgets utili a svolgere le attività aziendali rivolte alle persone del proprio team. HUB “Organization”

Non contiene funzionalità Gadgets contenuti in “Organization”


Gestione collaboratori Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Pagina Standard “Information” La “Information” è la pagina in cui la Zucchetti fornisce e aggiorna in tempo reale notizie e/o informazioni utili alla conoscenza di nuovi servizi e/o novità di rilievo. HUB “Information”


Gestione del personale Articoli reperiti dal sito pubblico “Azienda digitale”, utili per l’approfondimento degli argomenti relativi alla “Gestione del personale”

Sicurezza sul lavoro Articoli reperiti dal sito pubblico “Azienda digitale”, utili per l’approfondimento degli argomenti relativi alla “Sicurezza sul lavoro”

Gestione aziendale Articoli reperiti dal sito pubblico “Azienda digitale”, utili per l’approfondimento degli argomenti relativi alla “Gestione aziendale”

Gadgets contenuti in “Information”


Zucchetti informa Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Charity Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.

Security Advisor Revisionato graficamente, restano invariate le funzionalità applicative già in uso.


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5.1.2 AREA GESTIONE DATI La “Gestione dati” è l’area che consente di gestire le informazioni anagrafiche ed i processi ad esse collegati; l’area in oggetto ha indicativamente gli stessi contenuti, riorganizzati, dei precedenti punti di menù “Anagrafici” e “HR Moduli”. Si precisa che nella presente area non è possibile configurare pagine e/o gadgets e che le funzionalità sotto descritte, verranno visualizzate solo se l’utenza collegata ne è autorizzata. La “Gestione dati” è composta dal “Menù principale” che contiene le seguenti funzionalità:


Anagrafici Azienda/Ente Soggetto Rapporto di lavoro Monitor compleanni

Il gadget “Monitor compleanni” non sarà presente nelle “Pagine Standard” in quanto inserito a “Menù principale”

Contatti Azienda Persona

Reports Esecuzione reports

Gestione firma Gestione certificato di firma Elenco certificati di firma

Estrattore dati Esecuzione estrazione

Organizzazione Gestione modello Organigramma di sintesi Organigramma di dettaglio Statistiche occupazionali

Processi (BPM) Desk Monitor

Impostazioni In “Impostazioni” sono presenti tutte le funzionalità, già in uso in precedenza, relative alla configurazione degli argomenti gestiti (Es. Anagrafici/ Tabelle, etc.)

Per maggiori dettagli relativi alla collocazione dei punti di menù rispetto alla versione del Portale precedente, si faccia riferimento all'apposito documento “HR Portal/MIP – Configurazione – Menù Portale Infinity”, pubblicato nel “Portale Postvendita” in MyZucchetti. Si precisa, che la “Gestione dati” sarà automaticamente visibile alle utenze autorizzate almeno ad una delle seguenti funzionalità principali, quali:

Anagrafico - Azienda/Ente Anagrafico - Soggetto Anagrafico - Rapporto di lavoro Contatto - Azienda Contatto - Persona Estrattore - Esecuzione estrazione Gestione firma - Gestione certificato di firma Organizzazione - Gestione modello Organizzazione - Organigramma di dettaglio Organizzazione - Organigramma di sintesi Processi (BPM) – Desk Processi (BPM) - Monitor


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Nel caso in cui si volesse consentire tale area ad altre utenze e/o gruppi sarà necessario associare manualmente, alla definizione di queste ultime (Da: Workspace – Impostazioni – Utenti e gruppi), il Ruolo “erm_datamanagement”, la cui definizione verrà automaticamente creata al caricamento del presente aggiornamento.

5.1.3 AREA PANNELLO DI CONTROLLO Il “Pannello di controllo” è l’area che consente di gestire le informazioni ed i processi relativi alla configurazione e/o manutenzione delle applicazioni presenti sull’impianto; l’area in oggetto ha indicativamente gli stessi contenuti, riorganizzati, del precedente punto di menù “Pannello di controllo”. Si precisa che nella presente area non è possibile configurare pagine e/o gadgets e che le funzionalità sotto descritte, contenute nell’area, verranno visualizzate solo se l’utenza collegata ne è autorizzata.

Il “Pannello di controllo” è composto dal “Menù principale” che contiene le seguenti funzionalità:


Configurazione Portale - Configurazione

Sicurezza Configurazione menù

Schedulazione Processi

Mobile In “Mobile” sono presenti le funzionalità già in uso

Terminali In “Terminali” sono presenti le funzionalità già in uso

Sistema Licenza applicativa Quantità elaborate Monitor accessi Aggiornamenti e versioni System tool

I gadgets “Licenza applicativa”, ”Quantità elaborate” e “Monitor accessi” non saranno presenti nelle “Pagine Standard” in quanto inseriti a “Menù principale”

Import/Export In “Import/Export” sono presenti tutte le funzionalità già in uso

Applicazione Manutenzione ( Utilità di sistema / Contatori standard ) Etc.

Report In “Report” sono presenti tutte le funzionalità, già in uso, per la gestione dei Report Infinity, dei package etc.

Impostazioni In “Impostazioni” sono presenti tutte le funzionalità, già in uso in precedenza, relative alla configurazione degli argomenti gestiti nell’area

Per maggiori dettagli relativi alla collocazione dei punti di menù rispetto alla versione del Portale precedente, si faccia riferimento all'apposito documento “HR Portal/MIP – Configurazione – Menù Portale Infinity”, pubblicato nel “Portale Postvendita” in MyZucchetti. Il “Pannello di controllo” sarà automaticamente visibile a tutte le utenze appartenenti Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; nel caso in cui si volesse consentire tale area ad altre utenze sarà necessario associare manualmente, alla definizione di queste ultime (Da: Workspace – Impostazioni – Utenti e gruppi), il Ruolo “erm_controlpanel”, la cui definizione verrà automaticamente creata al caricamento del presente aggiornamento.


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6 GADGETS OBSOLETI Dal presente aggiornamento i seguenti gadgets non saranno più utilizzabili, in quanto i servizi erogati per gli stessi verranno rinnovati in altra modalità di cui vi daremo il dettaglio nei prossimi rilasci.

SDI – In primo piano SDI – Focus lavoro SDI – Notizie flash SDI – Scadenze Eventi Formazione Zucchetti Infovision Report Webcam foto

Si precisa che, i gadgets riporteranno nel titolo, in aggiunta allo stesso, la dicitura “(obsoleto)”; per la rimozione dei gadgets obsoleti si faccia riferimento a quanto indicato al Paragrafo 13 - “Rimozione gadget da pagine Cliente”.

7 “TESTATA” DEL PORTALE La nuova “testata” del Portale conterrà le seguenti funzionalità: Sidebar La “Sidebar” (spalla di sinistra) consente di accedere alle funzionalità utente configurate in precedenza. Si precisa che, per lo stesso utente ad ogni accesso al Portale, la “Sidebar” comparirà automaticamente, già aperta oppure chiusa a secondo dell’impostazione data alla stessa nell’accesso precedente; in precedenza ad ogni accesso per lo stesso utente, la “Sidebar” risultava sempre aperta. In “Sidebar” sono state aggiunte le seguenti funzionalità già in uso, ma collocate in precedenza in testata/piede del Portale, quali:

Visualizzazione “Logo utente” Il “Logo utente” verrà visualizzato in “Sidebar”. Si precisa che la configurazione del “Logo utente” e le dimensioni dello stesso sono rimaste invariate. Menù a “barra” contenente: Configura

Help Licenza applicativa Cambio ambiente Cambio lingua

Si precisa che le funzionalità contenute nel “Menù a barra” sono funzionalmente invariate.

Notifiche Come in precedenza consente di gestire le “Notifiche applicative”, riportando anche l’indicazione del numero di notifiche non ancora visionate.


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Utente

Consente di gestire le seguenti funzionalità/informazioni proprie dell’Utente, quali:

Opzioni personali Consente di gestire le proprie opzioni personali, come già in uso;

Ambiente

Visualizzazione dell’ambiente in uso e gestione del cambio ambiente, come già in uso; Help Consente di visualizzare l’help, come già in uso; Video Tutorial

Consente di accedere ai “Video Tutorial”, previa autorizzazione;

Versione Portale Visualizzazione della versione del Portale;

Logout user Consente di eseguire il logout dal Portale.

Si precisa che le informazioni relative a User, Ambiente, Lingua, Data di sistema e Ultimo accesso sono visualizzabili posizionandosi sull’immagine dell’“Utente”.

8 “PIEDE” DEL PORTALE A “piede” del Portale verranno gestite le “schede” che riporteranno l’ultima azione eseguita per Area applicativa; funzionalità quest’ultima che consentirà “cliccando” su quella desiderata, di riaprire l’ultima azione alla situazione in precedenza eseguita nell’area stessa.

9 SERVIZI AGGIUNTIVI Al fine di agevolare l’Utente nell’utilizzo delle funzionalità, a lui consentite, presenti nel “Menù veloce”, dal presente aggiornamento le stesse saranno accessibili direttamente dal nuovo menù “Servizi aggiuntivi”, evitando quindi l’azione di doverle “raggiungere”. Si precisa che il menù “Servizi aggiuntivi” sarà visibile, a piede del Portale, per tutte le utenze. Per le utenze non autorizzate alle funzionalità contenute nel gadget “Menù veloce”, alla selezione del menù “Servizi aggiuntivi” verrà emessa la segnalazione di avviso “Nessun servizio aggiuntivo disponibile”. Si precisa altresì che, tra i servizi aggiuntivi, è presente anche il servizio integrato del “Post Vendita Zucchetti”.

10 COLORE A TEMA (Da: Pannello di controllo – Impostazioni – Configurazione) Il colore a tema del Portale Infinity, sarà configurabile, come in precedenza, dalla funzionalità di “Opzioni grafiche” (Da: Pannello di controllo – Impostazioni – Configurazione).


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Il colore a tema, ove utilizzato, comparirà nelle immagine di richiamo ai “Servizi aggiuntivi”, nei bottoni utilizzati all’interno delle funzionalità applicative/gadgets, nella selezione delle “Aree applicative”, nei contatori dei gadgets, come sfondo dei titoli delle videate, nell’area centrale del Portale (Hub), etc.

11 OPZIONI GRAFICHE (Loghi ) (Da: Pannello di controllo – Impostazioni – Configurazione) Dal presente aggiornamento sarà possibile personalizzare fino ad un massimo di dieci immagini, il “banner” di sfondo in login, indicando tale informazione nella nuova sezione “Gestione loghi”, presente in “Opzioni grafiche”. Per poter caricare le immagini personalizzate sarà necessario utilizzare l’apposito funzione di “Carica” contenuta nel menù (tre puntini) presente a fianco del campo stesso. Sarà possibile caricare l’immagine predefinita utilizzato l’opzione “Predefinito” oppure azzerare i valori dei campi utilizzando l’opzione “Azzera”. Sarà altresì possibile personalizzare l’immagine di sfondo dell’hub contenuta nelle sole “Pagine standard” con le stesse modalità descritte per i loghi. Si precisa che in presenza di più immagini di sfondo queste ultime verranno emesse in modalità “Slide show” e che la risoluzione consigliata è di 1920 x 550 px. Si precisa altresì che, una conversione automatica in fase di caricamento del presente aggiornamento, si occuperà di indicare in “Opzioni grafiche” (Da: Pannello di controllo – Impostazioni – Configurazione) dieci immagini predefinite Zucchetti. Le immagini predefinite Zucchetti non verranno applicate se indicato un logo specifico per la login, nella sezione “Loghi” presente in “Configurazione” (Da: Pannello di controllo); in quest’ultimo caso verrà emesso il solo logo specifico (in posizione centrale nell’area sopra alla richiesta delle credenziali di accesso).

12 VERIFICA SICUREZZA PAGINE/GADGETS (Da: Workspace – Impostazioni – Configurazione gadgets – Utilità) Dal presente aggiornamento, al fine di agevolare l’Utente nella verifica delle sicurezze dei gadgets in uso nelle “Pagine Cliente” e nelle “Pagine standard”, è stata introdotta la nuova funzionalità di “Verifica sicurezza Pagine/Gadgets”, che consente di ottenere, per pagina selezionata, una stampa con l’elenco dei gadgets presenti indicando i relativi Gruppi e Utenti presenti in sicurezza. Si precisa che, nella testata della stampa, sarà presente anche l’indicazione dei Gruppi e Utenti abilitati alla visualizzazione della Pagina selezionata. Si precisa altresì che, la funzionalità “Verifica sicurezza Pagine/Gadgets” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu” (Da: Pannello di controllo – Sicurezza).

13 RIMOZIONE GADGET DA PAGINE CLIENTE (Da: Workspace – Impostazioni – Configurazione gadgets – Utilità) Dal presente aggiornamento al fine di agevolare l’Utente al passaggio definitivo alle sole “Pagine standard” è stata introdotta la nuova funzionalità di “Rimozione gadget da pagine cliente”.


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La nuova funzionalità consentirà di rimuovere massivamente o singolarmente, per tipologia (Revisionati, Obsoleti, Tutti), i gadgets selezionati dalla/e “Pagine Cliente”. Si precisa che le “Pagine Cliente” non verranno rimosse anche se vuote; sarà a cura dell’Utente, ove lo ritenesse necessario, rimuovere le “Pagine Cliente” utilizzando la funzionalità di “Chiudi pagina”, già in uso. Si precisa altresì, che la funzionalità “Rimozione gadget da pagina cliente” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu” (Da: Pannello di controllo – Sicurezza).

14 CONFIGURAZIONE MENU (Da: Pannello di controllo –Sicurezza) A seguito della riorganizzazione del menù e della suddivisione degli argomenti in aree applicative è stata

variata anche l’esposizione degli stessi nella funzionalità di “Configurazione menù”.

I punti di menù e le funzionalità gestibili in sicurezza sono state suddivise per “Area applicativa” al fine di

rendere congruente l’esposizione con la nuova riorganizzazione dei contenuti del menù del Portale.

In “Configurazione menù” rispetto a quanto già in uso, è stata introdotta per la sola area “Workspace”, la

nuova cartella di raggruppamento “Gadgets previgenti”, che contiene i gadgets considerati obsoleti (Vedi

Paragrafo 6 - “Gadgets obsoleti”) ed i gadgets “HRMySpace”, “HR Workflow Calendario” e “Menù veloce”

contenuti nelle sole “Pagine Cliente”.

Si precisa che, le variazioni riguardano solo la riorganizzazione dell’esposizione degli elementi ma che le

funzionalità restano invariate.

15 COMUNICAZIONI ( Gestione “Pillole” ) (Da: Workspace – Impostazioni – Gadgets applicativi – Comunicazioni) Dal presente aggiornamento sarà possibile gestire le “Pillole” che verranno visualizzate, per gli utenti/gruppi autorizzati, nell’Hub della pagina standard “MyWork”. A tal fine è stata aggiunta in “Comunicazioni” l’opzione “Pillola” in aggiunta a quelle già in uso. La definizione della “Pillola” necessita solo delle informazioni relative al “Periodo di pubblicazione”, “Ambiente”, “Autore”, “Testo” e “Autorizzazioni”. Si precisa che il testo della “Pillola” dovrà essere inserito, indicativamente con un massimo di dieci righi e che in presenza di più “Pillole” queste ultime verranno emesse ciclicamente.

16 AGGIORNAMENTO APPLICATIVO Dal presente aggiornamento, al fine di agevolare l’utente nella visualizzazione degli aggiornamenti da eseguire, è stato revisionato graficamente il gadget “Aggiornamenti applicativi”. Selezionando il bottone “Gestione” verrà visualizzato a tutto schermo l’elenco degli aggiornamenti da eseguire con l’esposizione in elenco delle informazioni principali relative ad ogni aggiornamento. Lo storico degli aggiornamenti eseguiti, già in uso, sarà consultabile dall’apposito bottone “Storico” dove sarà possibile visualizzare l’elenco degli aggiornamenti applicativi terminati.


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16.1 Aggiornamento schedulato Dal presente aggiornamento, al fine di agevolare l’Utente nell’esecuzione degli aggiornamenti, sarà possibile schedulare gli aggiornamenti da eseguire in modo tale che si possano eseguire alla data e ora desiderata. Per utilizzare questa nuova funzionalità è necessario che l’aggiornamento sia presente nel gadget “Aggiornamenti applicativi” e, da quest’ultimo, selezionando l’apposita icona “Configura schedulazione”, indicare la data e l’ora in cui l’aggiornamento dovrà essere eseguito, prendendo visione almeno delle note di rilascio. Per utilizzare l’aggiornamento schedulato è altresì necessario attivare l’apposito processo schedulato “Aggiornamenti applicativi schedulati” (Da: Pannello di controllo – Schedulazione – Processi). L’”Aggiornamento applicativo” potrà essere utilizzato, in modalità schedulata, solo dal rilascio successivo a quello in oggetto. Si faccia particolare attenzione a non schedulare l’aggiornamento in concomitanza di operazioni di manutenzione del sistema quali Backup, Riavvii automatici, Processi schedulati, etc.

17 GESTIONE SPORTELLO VIRTUALE Dal presente aggiornamento sono state introdotte delle migliorie al fine di agevolare l’Utente nell’utilizzo dei gadget “Sportello virtuale” e “Gestione sportello virtuale”.

Dimensione massima allegati

Sono state introdotte le opzioni di “Sportello virtuale/Max dimensioni allegati” e “Gestione sportello virtuale/Max dimensioni allegati” in “Configurazione” (Da: Pannello di controllo – Configurazione), che consentono all’Utente di gestire la dimensione massima degli allegati alle richieste; al superamento di tale dimensione il caricamento dell’allegato verrà bloccato e l’Utente verrà avvisato con apposito messaggio.

Oggetto notifica

Dal presente aggiornamento, per agevolare l’Utente nella ricezione delle notifiche inviate dai gadget “Sportello virtuale” e “Gestione sportello virtuale”, è stato differenziato l’oggetto della notifica tra nuova richiesta (New request) e risposta a richiesta (Answer request).

Sollecito di risposta

Dal presente aggiornamento è stata introdotta la nuova funzionalità per inviare una notifica di sollecito di risposta, sia dal gadget “Gestione sportello virtuale” che da “Sportello virtuale”, utilizzando l’apposita nuova icona “Invia sollecito” presente nel gadget in corrispondenza delle richieste con stato “Nuovo” o “Preso in carico”. Si precisa che, nel caso in cui la richiesta sia già stata presa in carico la notifica di sollecito viene inviata solo all’utente che ha preso in carico la richiesta oppure all’utente che l’ha creata; nel caso in cui sia una nuova richiesta la notifica viene inviata a tutti gli utenti che sono autorizzati all’argomento nella “Gestione sportello virtuale”. Si precisa altresì che l'utilizzo della nuova funzionalità di notifica sollecito è di default consentita solo agli Utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; per consentirne l'utilizzo ad altri Gruppi e/o Utenti è necessario agire opportunamente all'interno della “Configurazione menu” (Da: Pannello di controllo – Sicurezza).


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18 FIRMA DIGITALE Dal presente aggiornamento, al fine di notificare all’Utente la presenza di documenti da firmare, è stata introdotta la possibilità di inviare la notifica per i nuovi documenti da firmare posti nel gadget di “Firma”. A tal fine è stata inserita una nuova tipologia di notifica “Firma – Notifica” (Da: Pannello di controllo – Impostazioni – Notifiche – Publisher) che consente l’invio della notifica agli Utenti che ricevono un nuovo documento da firmare. Per attivare la nuova funzionalità di notifica dei documenti da firmare è necessario indicare a “Si” (Valore spuntato) la nuova opzione “Attiva notifica documenti” e indicare il relativo “Modello messaggio” presenti nella sezione “Opzioni pubblicazione” in “Configurazione” (Da: Pannello di controllo – Configurazione); di default l’opzione “Attiva notifica documenti” sarà valorizzata a “No” (Valore non spuntato), per preservare il funzionamento pregresso. Si precisa che la nuova opzione “Attiva notifica documenti” sarà visibile solo se sull’impianto è stata precedentemente attivata la “Gestione notifiche HR”. È stata introdotta la possibilità di disabilitare la notifica, per modello di pubblicazione, indicando a “Si” (Valore spuntato) la nuova opzione “Disattiva notifica” presente in “Documenti personali – Documenti in firma” della “Forzatura modello” (Da: Workspace – Gestione pubblicazione – Modello di pubblicazione); di default l’opzione “Disattiva notifica” sarà valorizzata a “No” (Valore non spuntato). Dopo aver attivato la gestione l’Utente riceverà una notifica ogni volta che verrà pubblicato un nuovo documento nel gadget “Firma”, con Oggetto e Testo indicato nel modello messaggio selezionato in “Configurazione” (Da: Pannello di controllo – Configurazione).

18.1 Documenti personali - Firma Dal presente aggiornamento è stata aggiunta la funzionalità di firma del documento all’interno del gadget “Documenti personali” in corrispondenza del documento pubblicato da sottoporre a firma. Per utilizzare la funzionalità di firma sarà necessario selezionare l’apposita funzionalità “Firma documento” in corrispondenza del documento che si intende firmare. Si precisa che, la funzionalità di firma sarà disponibile solo dal nuovo gadget “Documenti personali” presente nella pagina standard “MySpace”; nel gadget “Documenti personali” in “Pagina Cliente” la funzionalità non sarà disponibile. Si precisa altresì, che la funzionalità “Documenti personali – Firma documento” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu” (Da: Pannello di controllo – Sicurezza).

19 EMPLOYEE DIGITAL FOLDER Dal presente aggiornamento è stata inserito il nuovo modulo aggiuntivo “Employee digital folder” che consente di archiviare nel DMS documenti di Gestione del personale con funzioni di ricerca e gestione dei documenti stessi. Per poter utilizzare questa nuova funzionalità è necessario che i documenti siano preventivamente importati nel DMS valorizzando le definizioni richieste per una corretta archiviazione.


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Categorie

Dal presente aggiornamento verrà gestita la definizione delle “Categorie” (Da: Gestione dati – Impostazioni – Anagrafici – Employee digital folder), che consentono di specificare la provenienza dei documenti; in fase di configurazione sarà possibile inserire le “Sotto-categorie” utili a specificare maggiormente la tipologia del documento che si intende importare nel DMS. Per ogni categoria è possibile inserire le autorizzazioni in modo tale che solo determinati Gruppi o Utenti siano autorizzati a utilizzare la specifica categoria. Le categorie e sotto-categorie definite dovranno poi essere associate al “Modello di pubblicazione” (Da: Workspace – Gestione pubblicazione – Modello di pubblicazione) valorizzando i nuovi campi presenti nella sezione “Categoria”. È inoltre possibile assegnare la “Categoria” all’Azienda da “Associazione Azienda/Categorie” (Da: Gestione dati – Impostazioni – Anagrafici – Employee digital folder) in modo che gli Utenti dell’Azienda possano visualizzare e utilizzare solo le categorie ad essa associate.

Attributi

Prima di procedere con l’importazione dei documenti è necessario associare gli attributi presenti nelle classi documentali con la tipologia di valore cui si intende associarlo utilizzando la nuova funzionalità “Attributi” (Da: Gestione dati – Impostazioni – Anagrafici – Employee digital folder). Tale associazione permette di indicare, per ogni attributo presente nella classe documentale, il rispettivo valore presente nell’Employee digital folder. Si precisa che la funzionalità “Employee digital folder - Attributi” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu”.

Numero documento

La funzionalità “Numero documento” consente di visualizzare il numero di documenti che sono stati importati con lo stesso nome. Per far sì che la numerazione del documento avvenga in modo corretto è necessario configurare un attributo da associare alla classe documentale che contenga il progressivo del documento; tale attributo dovrà poi essere associato alla tipologia “Numero documento” nella funzionalità “Attributi” (Da: Gestione dati – Impostazioni – Anagrafici – Employee digital folder). Nell’elenco verranno mostrati tutti i nomi documento, ordinati per azienda, con il relativo numero progressivo; quest’ultimo verrà incrementato per ogni documento con lo stesso nome file che verrà caricato. Si precisa che tale progressivo è utile se si intende mantenere tutti i documenti che vengono pubblicati anche a parità di nome file. A tal fine sarà necessario inserire nel modello di pubblicazione la discriminante del progressivo nel nome file. Si precisa altresì che la funzionalità “Employee digital folder – Numero documento” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu”.


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19.1 Employee digital folder – Importazione documenti La funzionalità di importazione consente di inserire i documenti che verranno utilizzati dalla funzionalità di “Ricerca” dell’Employee digital folder. In fase di importazione, oltre a caricare il file, sarà necessario compilare almeno i dati obbligatori, “Soggetto” e “Categoria documento”, previsti per l’esecuzione della funzionalità. Si precisa che selezionando il soggetto verrà automaticamente valorizzato anche il relativo codice del Rapporto di lavoro valido. Si precisa altresì che le categorie selezionabili sono quelle abilitate all’utente, sia nella “Categoria” (Da: Gestione dati – Impostazioni – Anagrafici – Employee digital folder – Categorie sezione Autorizzazioni), sia in “Associazione Azienda/Categoria” (Da: Gestione dati – Impostazioni – Anagrafici – Employee digital folder) per le aziende a lui in gestione. Dopo aver selezionato la categoria documenti verrà reso disponibile l’inserimento del “Cod modello” che indica il modello di pubblicazione da utilizzare in fase di importazione del documento; i modelli di pubblicazione disponibili saranno solo quelli che nella sezione “Categoria” della definizione modello di pubblicazione (o eventuale forzatura) hanno impostato la “Categoria” e “Sottocategoria” compilati nelle “Indicazioni generali” per l’inserimento del documento. Il documento che verrà importato utilizzando questa funzionalità viene inserito nel DMS utilizzando il percorso definito nel modello di pubblicazione. Si precisa che la funzionalità “Employee digital folder - Inserimento” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu”.

19.2 Employee digital folder – Ricerca documenti La funzionalità di “Ricerca” consente di esportare i documenti che verranno inseriti nell’Employee digital folder. Dopo aver importato all’interno del DMS tutti i documenti relativi al Soggetto è possibile ricercare tali documenti, raggruppandoli per Soggetto o Rapporto di lavoro, utilizzando il menu “Ricerca” (Da: Gestione dati – Anagrafici – Employee digital folder). La funzionalità “Ricerca” presente nell’Employee digital folder permette di visualizzare e scaricare tutti i documenti relativi ad un dato Soggetto o Rapporto di lavoro fornito dall’Utente nei parametri di ricerca. Tali documenti vengono visualizzati nella sezione “Risultati”, ordinati per “Categoria” e “Sottocategoria”, e per ogni documento presente sarà possibile visualizzarne le proprietà e l’anteprima utilizzando le apposite immagini poste sul rigo corrispondente al documento. È inoltre possibile eseguire il download massivo dei documenti selezionati utilizzando l’icona “Download documenti selezionati” e la stampa dell’elenco, eventualmente comprensivo di riepilogo, dei documenti selezionati utilizzando l’icona “Stampa elenco documenti”; entrambe le funzionalità sopra citate si trovano in testa all’elenco dei documenti. Dalla sezione “Risultati” è possibile anche prendere visione della sezione “Riepilogo” che contiene l’indicazione del numero di documenti contenuti nel risultato raggruppati per Categoria e Sottocategoria. Si precisa che sarà possibile inserire nell’Employee digital folder, oltre ai documenti inseriti utilizzando l’apposita funzionalità, anche i documenti che sono stati archiviati nel DMS con un modello di pubblicazione associato ad una Categoria.


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Si precisa altresì che la funzionalità “Employee digital folder - Ricerca” è attiva solo per gli utenti appartenenti al Gruppo 1 Amminis.Zucchetti; sarà a cura dell'Utente appartenente a tale gruppo, ove lo ritenesse necessario, attivare tale funzionalità anche ad altri Gruppi/Utenti agendo opportunamente con la “Configurazione menu”.

20 MODULO ORGANIZZAZIONE Dal presente aggiornamento, al fine di avere un maggior dettaglio in definizione di nuovi elementi relativi al

Modello organizzativo, sono state ampliate le descrizioni delle definizioni relative all’organigramma fino ad

un massimo di 255 caratteri, quali:

- Descrizione Unità organizzativa; - Descrizione Posizione organizzativa; - Descrizione Entità; - Descrizione Ruolo; - Descrizione Definizione Campi liberi; - Descrizione Definizione Campi liberi aggiuntivi; - Descrizione Campi liberi tabellati; - Descrizione Campi liberi non tabellati; - Descrizione Campi liberi aggiuntivi tabellati; - Descrizione Campi liberi aggiuntivi non tabellati;

Si precisa che la descrizione dei raggruppamenti resta invariata rispetto a quanto già in uso; nel caso in cui la

descrizione degli elementi organizzativi sia di lunghezza superiore ai 40 caratteri previsti, verranno utilizzati

solo i primi caratteri dell’effettiva descrizione per creare il raggruppamento.

Si precisa altresì che in caso di presenza di report personalizzati dall’Utente sarà necessario verificarli ed

eventualmente modificarli nel caso in cui si volessero gestire descrizioni con dimensioni maggiori rispetto a

quanto già in uso.


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21 SCHEDULATORE INFINITY (Nuove opzioni) Dal presente aggiornamento, nella definizione dei processi schedulati (Da: Pannello di controllo – Schedulazione – Processi), è stata introdotta la possibilità di eseguire i processi schedulati a uno o più giorni del mese oppure all’ultimo giorno di ogni mese. Per poter configurare il giorno esatto di esecuzione dell’aggiornamento è necessario accedere alla configurazione dei processi schedulati (Da: Pannello di controllo – Schedulazione – Processi) e valorizzare il nuovo campo “oppure espressione” con il giorno, la data oppure LAST che indica l’ultimo giorno del mese; nel caso in cui l’Utente abbia necessità di impostare più scelte sarà necessario separare i valori inseriti con una virgola. Si precisa che, per preservare il funzionamento pregresso, il nuovo campo “oppure espressione” non verrà valorizzato ma sarà a cura dell’Utente, ove lo si ritenesse necessario, gestire tale nuova funzionalità.

Cordiali saluti

ZUCCHETTI Divisione HR

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Portale Infinity Gestione del personale - hrzucchetti.it · Infinity Zucchetti 4.0” per la Gestione del personale (quali Human Resource Management, Safety & Security, Travel & Fleet,