Pp2 f pt_spotkanie_nr_5_zmiany

ZMIANA

Katarzyna Jurdziak - PP2F

Agenda

– Przeznaczenie.– Definicja zmiany.– Podejście PRINCE 2 do zmiany.– Obowiązki

Przeznaczenie

„Przeznaczeniem tematu Zmiana jest identyfikacja, ocena oraz sterowanie wszelkimi potencjalnymi i zatwierdzonymi zmianami obiektu odniesienia”

Przeznaczenie

Zmiany• potencjalne i zatwierdzone,• można rozważać tylko w stosunku do ustalonego stanu

rzeczy – obiektu odniesienia• nieuniknione,

Projekt wymaga:

PROCES CIĄGŁY

ZAGADNIENIA

Przeznaczenie

Obiekt odniesienia:• status nadawany przez odpowiednie organy,• poziom referencyjny (bazowy),• względem niego jest monitorowany i kontrolowany dany

obiekt,• „fotografia” zbioru produktów, produktu i komponentów

produktu „zamrożona” w pewnym momencie w określonym celu

Przyczyny zmian

Przeznaczenie

Procedury sterowania zagadnieniami i zmianami

• przez cały okres życia projektu,• zapobiegają przed:

o wymknięciem się projektu spod kontroli,o brakiem reakcji na potrzeby interesariuszyo zapewniają, by każda zmiana przed

wprowadzeniem była zatwierdzona przez odpowiedni organ

System zarządzania konfiguracją – rejestrujeobiekty odniesienia dla produktów projektu

Przeznaczenie

Zagadnienie

Zagadnienie – istotne zdarzenie, które:• wystąpiło,• nie było planowane,• wymaga czynności zarządczych.

Zgłaszane w dowolnym czasie trwania projektui przez dowolną osobę zainteresowaną projektem

Definicje

Rodzaje zagadnień

Definicje

Zarządzanie konfiguracją

„Zarządzanie konfiguracją – działanie techniczne i administracyjne, dotyczące tworzenia, utrzymania i kontrolowania zmiany konfiguracji przez cały okres życia produktu”

Definicje

Obiekt konfiguracji – element podlegający zarządzaniu konfiguracją

Definicje

Sterowanie zagadnieniami i zmianami

„Procedury sterowania zagadnieniami i zmianami zapewniają, że wszystkie zagadnienia i zmiany, które mogą wpływać na uzgodnione obiekty odniesienia projektu, są identyfikowane i oceniane, a następnie zatwierdzane, odrzucane lub odraczane”Zintegrowane z systemem zarządzaniakonfiguracją.

Definicje

Podejście PRINCE2 do zmiany


Ustanowienie mechanizmów sterowania zagadnieniami, zmianami i zarządzania konfiguracją

• ustalane na etapie Inicjowania Projektu,• poddawane przeglądowi i aktualizacji (opcjonalnie)

na koniec każdego etapu,

Ustanowienie mechanizmów sterowania

Strategia Zarządzania Konfiguracją

Określa:• sposób obsługi zagadnień,• procedurę zarządzania konfiguracją,• procedurę sterowania zagadnieniami i zmianami,• wykorzystywane narzędzia i techniki,• prowadzone zapisy,• sposób raportowania wyników procedur,• terminy,• role i obowiązki,• skala ocen priorytetu i wagi.


Faza Inicjowania – aspekt zmian

• ustanowienie mechanizmów sterowania,• ustalenie skali pozwalającej określać

priorytet zagadnień, • ustalenie skali pozwalającej określać wagę

zagadnień, • ustalenie na jakim poziomie będą

rozpatrywane zmiany, w zależności od ich wagi – Obsługa Zmian,

• ustanowienie lub nie Budżetu Zmian

Obsługa Zmian

• w projektach, w których spodziewana jest duża liczba zmian pomoc dla Komitetu Sterującego,

• jedna lub kilka osób,• osoby mogą pełnić inne funkcje

w projekcie,• przeglądanie i zatwierdzanie wniosków

o wprowadzenie zmiany i odstępstw.

Budżet Zmian

„Kwota, co do której klient i dostawca uzgodnią, że będzie wykorzystana na pokrycie kosztów wniosków o wprowadzenie zmiany, a być może również kosztów ich analizy.”

„Dostarczenie zbioru zapisów, które zawierają informacje takie jak: status, wersja i wariant każdego obiektu konfiguracji oraz szczegóły dotyczące istotnych powiązań między obiektami”


„Dostarcza informacji o stanie wybranych produktów. Może obejmować cały projekt, etap, obszar projektu lub historię pojedynczego produktu.”


„Wykorzystywany do rejestrowania problemów/obaw, które mogą być obsłużone w sposób nieformalny przez Kierownika Projektu. Po analizie i podjęciu decyzji o realizacji formalnej przenoszone do Rejestru Zagadnień.”


„Wykorzystywany do rejestrowanie i utrzymywania informacji o wszystkich zagadnieniach, które są zarządzane w sposób formalny.Powinien być regularnie monitorowany przez Kierownika Projektu.”


„Zawiera opis, ocenę wpływu i rekomendacje dotyczące wniosku o wprowadzenie zmiany, odstępstwa lub problemu/obawy. Sporządzany dla zagadnień, które wymagają obsłużenia w sposób formalny.”


• Sporządzenie - rejestrowanie zagadnienia.• Aktualizacja - po analizie i po określeniu

propozycji rozwiązań zagadnienia. • Modyfikacja – w celu rejestracji decyzji

o wybranej opcji.• Ostateczna aktualizacja – po weryfikacji

realizacji i zamknięciu zagadnienia.



Procedura zarządzania konfiguracją




Procedura sterowania zagadnieniami i zmianami


• wstępna analiza – ustalenie rodzaju i stopnia formalności zagadnienia,o zagadnienie formalne – wpis do Rejestru

Zagadnień + identyfikator +przygotowanie Raportu o Zagadnieniu

o zagadnienia nieformalne – Dziennik Projektu, rozwiązywane na bieżąco


• analiza wpływu na trzy główne obszary: biznes, użytkownika, dostawcę;

• analiza wpływu Zagadnienia na:o docelowe wskaźniki: czas, koszty, jakość , zakres;o Uzasadnienie Biznesowe (zwłaszcza korzyści);o profil ryzyka projektu;

• ponowna ocena wagi i/lub priorytetu;• aktualizacja Rejestru Zagadnień i Raportu o

Zagadnieniu.


• określenie możliwych opcji reakcji;• ocenienie wpływu każdej z opcji na czas,

koszty, jakość, zakres, ryzyko i korzyści;• zachować równowagę pomiędzy

korzyściami wynikającymi z danej opcji, a nakładami czasu, kosztem i ryzykiem związanym z jej zastosowaniem.


• Kierownik Projektu podejmuje decyzję w sprawie zagadnień, które nie przekraczają jego kompetencji,

• w sprawie pozostałych zagadnień Kierownik Projektu przekazuje podjęcie decyzji Komitetowi Sterującemu (Obsłudze Zmian) w formie Raportu o Zagadnieniu lub Raportu Nadzwyczajnego.


• Kierownik Projektu:o podejmuje niezbędne działania korygujące;o sporządza Plan Nadzwyczajny do zatwierdzenia

przez Komitet Sterującyo uaktualnienie Rejestru Zagadnień oraz Raportu

o Zagadnieniach.



• Określ rodzaj zagadnienia

• Określ wagę / priorytet

• Zapisz w Dzienniku Projektu lub Rejestrze

• Podejmij działanie korygujące

• Uaktualnij zapisy i plany

• Przekaż wyżej, jeśli poza delegowanymi uprawnieniami

• Zatwierdź, odrzuć lub odrocz rekomendowaną opcję

• Określ możliwe opcje reakcji

• Oceń opcje• Rekomenduj

opcje

• Oceń wpływ na cele projektu/ Uzasadnienie Biznesowe i profil ryzyka

• Sprawdź wagę/ priorytet

Rejestrowanie zagadnień

AnalizowanieProponowanie

rozwiązańPodejmowanie

decyzjiWdrażanie

Prośba o wytyczne

Prośba o wytyczne/ Raport Nadzwyczajny

Dziennik Projektu lub Rejestr Zagadnień / Raport o Zagadnieniu

Komitet Sterujący / Obsługa Zmian

Obowiązki

Documents

Pp2 f pt_spotkanie_nr_5_zmiany