Enfoques Evolutivos y Tendencias de la OrganizacinInstrumentos Claves en la Organizacin

Compendiar en forma ordenada los aspectos metodolgicos bsicos para el diseo, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo y revisin de manuales administrativos

Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

ObjetivosPresentar una visin de conjunto de la organizacin

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

niveles jerrquicosEnfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

Clasificacin bsica Por su naturaleza:

Meso administrativos - Medio

Macro administrativos - Mayor

Por su mbito:

Generales

ParticularesEnfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

Clasificacin bsicaPor su contenidoEntre los ms representativos estn: De organizacin De procedimientos De historia de la organizacin De polticas De contenido mltiple

Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

Identificacinndice o contenidoPrlogo o introduccinObjetivo (s) de los procedimientosreas de aplicacin o alcance

Responsables AtribucionesEstructura orgnicaOrganigramaFunciones Descripcin de puestos Directorio

El Partes del Manual de Funciones / ProcedimientoEnfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

Anlisis de la informacin Preparacin del proyecto de manual Presentacin del manual para su aprobacin Reproduccin e implantacin del manual Revisin y actualizacin

Diseo del proyecto Definicin del responsable Delimitacin del universo de estudio Estudio preliminar Preparacin del proyecto Presentacin del proyecto Captacin e integracin de la informacin Procedimiento para desarrollar manuales administrativos

SMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO.

SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramacin Adm.)Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms alternativas.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimiento.

Inicio o trmino es principio o fin del flujo, accin, lugar, se usa para indicar unidad administrativa, persona que recibe o da informacin.

REPRESENTASIMBOLO

Ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin:De uso: Facilita su empleoDe destino: Permite la correcta identificacin deactividadesDe comprensin e interpretacin: Simplifica su comprensinDe interaccin: Permite el acercamiento y coordinacinDe simbologa: Disminuye la complejidad y accesibilidadDe diagramacin: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados

Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organizacin

En cuanto a dibujo:

No utilizar en un mismo lado del smbolo varias lneas de

entrada y salida Por claridad no debe haber ms de una lnea de unin

entre dos smbolos El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta

tres lneas de salida Las lneas de unin se deben representar con lneas rectas Es conveniente que los smbolos tengan un tamao

uniforme Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolos

En cuanto a su contenido y uso: La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe

ser realizada con frases breves y sencillas Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las

unidades administrativas El smbolo de documento debe contener el nombre

original de la forma que se utilice El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico,

pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida Cuando existen una gran cantidad de conectores, es

conveniente adicionar un color al smbolo Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolos

Por su presentacin:

De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos

De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin

Por su formato:

De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda

De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente

Clasificacin de los diagramas de flujo

Por su formato De formato tabular: Tambin conocido como de formato columna o panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan

Clasificacin de los diagramas de flujo

Por su propsito:

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripcin de operaciones

De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en donde se realiza y en qu consiste sta.

De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas

Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada operacin, sino para qu sirven

Clasificacin de los diagramas de flujo

Por su propsito:

De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una Persona

Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada

De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos

Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de software

Clasificacin de los diagramas de flujo

FECHA DE ELABORACINAUTORIZFORMULDIRECCIN GENERAL DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALESPROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE MATERIALESDIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL

DIRECCIN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALESPROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE MATERIALESDIAGRAMA DE FORMATO TABULAR

TransferirPreparar DocumentosResolver ExcepcinIntroducir DatosExaminar DatosExaminar DocumentosComunicarJuntaTelfonoCalcularFaxTelexArchivarConciliarFotocopiar Smbolo de DecisinSIMBOLOS ADICIONALES PARA PROCESOS (CLSICO)