Present raul mendez

ADMINISTRACIÓN (GERENCIA) DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

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Ing. Raúl Méndez DíazEspecialista

Perito Profesional CertificadoTel. 56838094

Email: [email protected]

4 de julio de 1997

Mars Pathfinder se posó exitosamente sobre la superficie de Marte.Primer vehículo robótico en rodar sobre la superficie de otro planetaInversión:US150MillonesTiempo: Cualquier retraso superior a 30 días hubiera retrasado 26 meses el proyecto. Resultado: Proyecto del Año


Perito Profesional Certificado 2

Un día se decidió que el hombre debía explorar a Marte. Ya se había llegado a la Luna y parecía elsiguiente reto lógico para la humanidad. Pero no se quedó en idea. Se formuló un Proyecto, seanalizó y se vió factible, se establecieron los alcances preliminares, se formuló una CartaConstitutiva y se aprobó. Se nombró a un gerente de proyecto, se pasó a la fase de planeación, seaplicaron todas las herramientas y técnicas propias de la Administración de Proyectos que yapara entonces era una realidad floreciente y una técnica depurada. Se pasó a la fase de ejecucióny se alcanzó un éxito resonante de gran trascendencia para la humanidad. Nada se improvisó.Todo se planeó, ejecutó y controló minuciosamente.


Perito Profesional Certificado3

Nada en esta hazaña fue producto de la casualidad. Nada fue improvisado.

Fue el resultado de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas paraalcanzar un objetivo específico en un tiempo determinado y con unos recursos prefijados.

En una palabra, fue una idea, una meta, un Proyecto y una actividad profesional:

GERENCIA DE PROYECTO

(PROJECT MANAGEMENT)


Perito Profesional Certificado

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TECNOLOGÍA ÚLTIMA RECONOCIDA A NIVEL GLOBAL QUE UTILIZA UN ENFOQUE INTEGRALY VA MÁS ALLÁ DE UNA SIMPLE ADMINISTRACIÓN.



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Se requiere conjuntar experiencia y dominio del Cuerpo de Conocimientos ya que,

Si se tiene experiencia, pero se desconoce el Cuerpo de Conocimientos, no se aplica la GP

Si se conoce el Cuerpo de Conocimientos, pero no se tiene experiencia, es muy difícil aplicarlos exitosamente

Para aplicarla, es indispensable :

Integrar, coordinar, organizar, comprometer, medir avances, reportar. Alcanzar la meta en tiempo, costo y calidad. Iniciar, Planear, Ejecutar, Controlar y Cerrar la actividad. Aplicar el Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos (Project Management).

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La administración por proyectos es hoy una nueva, emergente, pero ya amplia y

globalmente difundida manera de administrar.

Cualquier proceso que reúna las dos características expuestas:

TEMPORAL Y UNICO

Puede y debe administrarse como un proyecto.

A nivel mundial, se está dando una renovación de las organizaciones de todo tipo para

atacar total o parcialmente sus tareas por proyectos.

La razón es simple: éxito



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El concepto de GERENCIA DE PROYECTOS implica una figura responsable de todas las fases de un proyecto, desde su concepción hasta su implantación.

Este concepto es válido para proyectos de infraestructura, es decir, proyectos cuyo objetivoes la construcción de obras, por lo que se ajustan específica e invariablemente a la definicióndada anteriormente.

LA GERENCIA DE PROYECTO DEBE APORTAR LA VISIÓN GLOBAL INDISPENSABLE PARA COORDINAR EFICAZMENTE LAS DIVERSAS ACTIVIDADES PROFESIONALES ESPECIALIZADAS

QUE SE REQUIEREN PARA PLANEAR Y EJECUTAR UN PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA, REPORTANDO OPORTUNAMENTE A LAS INSTANCIAS SUPERIORES LA EVOLUCION DEL

PROYECTO EN TODOS SUS ASPECTOS DE TIEMPO, COSTO Y CALIDAD.



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Para ser exitosa, la Gerencia de Proyecto requiere tres condiciones fundamentales:

A) DEBE APLICARSE DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

B) DEBE DARSE AL GP LAS FACULTADES SUFICIENTES.

C) DEBE APLICARSE EL ACERVO DE CONOCIMIENTOS



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En México, la Gerencia de Proyectos es una actividad profesional emergente. En el mundo, es unaprofesión floreciente.

En el Project Management Institute, se intercambian experiencias, conocimientos, herramientas ytécnicas que se exponen, se estudian, se aplican, se registran sus resultados y finalmente seaprueban, porqué son GENERALMENTE ACEPTADOS.

Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos (PMBOK®) constituyen el acervo deconocimientos de la profesión. Como en otras profesiones (medicina, abogacía, contaduría, etc.)el cuerpo de conocimientos recae sobre profesionales y académicos que aplican eseconocimiento y lo desarrollan. Incluyen prácticas tradicionales ampliamente utilizadas, así comoprácticas innovadoras que están emergiendo. Como consecuencia, dichos Fundamentos estánen constante evolución.

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El Colegio de Ingenieros Civiles y el Centro de Actualización Profesional e InvestigaciónTecnológica (CAPIT), en convenio con la Sociedad Mexicana de Ingenieros Administradores(SMIA), presentaron a la dirección General de Profesiones de la Secretaría de EducaciónPública un proyecto de especialidad. Se enfocaron los principios generales de la Gerencia deProyecto a:

OBRAS DE INFRAESTRUCTURA

NORMATIVIDAD, TÉCNICAS Y SISTEMAS EN MÉXICO

Hoy se cuenta con el Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (REVOE) número2005371 (17jun05) expedido por dicha dependencia, por lo que quién cumpla con el Plan deestudios aprobado obtendrá el Título y la cédula profesional correspondientes.




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Adicionalmente, el CICM en convenio con SMIA han integrado el Comité para la Certificación de Peritos Profesionales en Gerencia de Proyectos de Infraestructura.

Con la especialidad como postgrado (Base teórica) y la certificación como garantía de experiencia, se pretende hacer frente a la creciente demanda de Gerentes de Proyecto,

combinando la teoría y la práctica profesional .

Se requiere eficacia en el desarrollo de los proyectos de infraestructura que urgen a México y que constituyen un enorme potencial de trabajo para la ingeniería mexicana, ya que muchos inversionistas extranjeros importan a sus Gerentes de Proyecto por carencia de oferta local.



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Las actividades necesarias para la realización de un proyecto se componen de procesos,cada uno entendido como una serie de acciones que conducen a un resultado.

Por su naturaleza, dichas actividades se dividen generalmente en cinco etapas o fases, acada una de las cuales corresponde un grupo de procesos que se recomienda ejecutar parala eficaz culminación del proyecto.

LAS FASES DEL PROYECTOEn lo sucesivo, al mencionar la palabra PROYECTO, nos referiremos siempre a proyectos

de infraestructura



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Un Proyecto de Infraestructura requiere tanto actividades organizacionales como técnicas, que deben combinarse para desempeñar eficazmente las cinco fases reconocidas como

fundamentales en Administración de Proyectos:

Iniciación2, Planeación, Ejecución, Control y Cierre.



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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTOGRUPOS DE PROCESOS (FASES)

Ing. Raúl Méndez Díaz

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LOS PROCESOS DE LA GP



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PERSPECTIVA DE SISTEMA

Organizado y adiministrado adecuadamente, un sistema total actúa de tal manera que su rendimiento resulta mayor que la suma de los rendimientos de sus partes.

Con una visión sistémica, los procesos se recomiendan aplicar en un proyecto cualquiera, deacuerdo a sus características y al criterio de su GP. Para cada proceso, se propone laaplicación de tres pasos fundamentales:

INFORMACIÓN DE ENTRADA

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

INFORMACIÓN DE SALIDA



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El PMI reconoce 49 procesos fundamentales que deberán ejecutarse durante larealización de un proyecto, clasificándolos en cinco grupos que corresponden a lascinco fases o etapas que debe recorrer cada proyecto.A su vez, estos 49 procesos se agrupan para su estudio en nueve áreas deconocimiento, recomendables para lograr integrar todas las actividades necesariaspara la ejecución ordenada y eficaz de un proyecto. Sin embargo, los proyectos deinfraestructura, con su característica común de estar orientados a la construcción,requieren de procesos adicionales, agrupados en 4 nuevas áreas de conocimiento.Aunque todos los procesos son aplicables a todos los proyectos, se reconoce que notodos los procesos son necesarios en todos los proyectos. Queda a criterio del GP suaplicación.

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ACERVO DE CONOCIMIENTOS (BODY OF KNOWLEDGE) DE LA GPORGANIZACION

ACERVO DE CONOCIMIENTOS

PMBOK INFRAESTRUCTURA

PROCESOS 49 14

AREAS DE CONOCIMIENTO 9 4

ETAPAS 5 5

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LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO



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Para cada FASE, se aplican nueve áreas de conocimiento fundamentales:

IntegraciónAdministración de los Alcances

Administración del tiempoAdministración del costo

Administración de la calidadAdministración de los recursos humanos

Administración de las comunicacionesAdministración de los riesgos

Administración de la procuración.




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Para proyectos de infraestructura, deben añadirse otras cuatro áreas de conocimiento:

Administración de la SeguridadAdministración AmbientalAdministración Financiera

Administracion de las Reclamaciones



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ÁREA DE CONOCIMIENTO: INTEGRACIÓN

A través de cada una de las fases expuestas se requiere identificar, definir, combinar, y coordinarlos procesos necesarios para la ejecución eficaz de un proyecto.

La integración de todas las actividades es:

•Unificar los esfuerzos•Consolidar la informacion•Articular los planes y proyectos

Para completar y alcanzar los requerimientos del Cliente

En este contexto y en proyectos de infraestructura, el Ingeniero (GP), pasa de ser un ejecutor aconvertirse en un planeador y ejecutor. Requiere un cambio radical de actitud que exige a su vez uncambio de mentalidad para el que debe concientizarse.

Debe sentirse un generalizador, y tener la visión de conjunto del proyecto.Él necesitará coordinar a todos los especialistas e involucrados.De ahí la importancia de su papel



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AREA DE CONOCIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE LOS ALCANCES DEL PROYECTO

Contiene los procesos requeridos para asegurarse de que el Proyecto incluye todo el trabajonecesario, pero sólo el trabajo necesario para terminarlo exitosamente. Su objetivo esdeterminar y controlar lo que está incluído y lo que no está incluido.

La determinación concreta de los alcances del proyecto constituye uno de los objetivos esencialesde la etapa de Planeación. La mayor parte de los fracasos de un proyecto o de su desempeñoincorrecto pueden atribuirse a una determinación deficiente de sus alcances. Es por esto quedichos alcances deben:

PLANEARSEDEFINIRSE

VERIFICARSE CONTROLARSE



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AREA DE CONOCIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

La ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO es una actividad de la mayor importancia.Requiere una atención cuidadosa, ya que será una de las principales herramientas para laadministración financiera, la factibilidad económica y la medición del desempeño del proyecto.Una de las causas más frecuentes de inconformidad de los clientes con el desempeño de laadministración de un proyecto es el no cumplir con la fecha de terminación.Un proyecto debidamente planeado y controlado puede, sin duda, terminarse en el tiempoprevisto. En la Gerencia de Proyectos se exponen las herramientas, técnicas y procedimientosnecesarios para lograrlo.



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AREA DE CONOCIMIENTO:ADMINISTRACIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO

Planear el costo, definir los precios unitarios, presupuestar y controlar los costos de modo que elproyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.La precisión del presupuesto está directamente relacionada con la precisión de la planeacióndel proyecto. Las fallas presupuestales frecuentes se deben más bien a la planeacióninexistente o insuficiente.Es necesario fijar desde la etapa de planeación los parámetros que servirán para medir eldesempeño del proyecto durante su etapa de ejecución.Aplicando los procesos recomendados para esta área de conocimiento.

Se puede terminar un proyecto dentro del presupuesto aprobado



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AREA DE CONOCIMIENTO:ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Incluye todas las actividades necesarias para determinar las políticas, objetivos yreponsabilidades necesarias para satisfacer los requerimientos del proyecto.Debe implementarse el sistema de administración de la calidad con actividades contínuas demejoramiento de los procesos ejecutados en forma apropiada.La calidad debe planearse, diseñarse, ejecutarse, controlarse y registrarse para evitar los errores ylas correciones siempre costosas cuando no se detectan oportunamente.La inversión en calidad planeada y asegurada debidamente siempre será menor que los costosderivados de una calidad defectuosa o insuficiente.



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AREA DE CONOCIMIENTO:ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

Determinar el papel que desempeñará cada uno de los participantes directos en el proyecto, a nivelde personal directivo y de la Gerencia de Proyecto. Deberán también establecerse susresponsabilidades, relaciones jerárquicas, dependencias y todo tipo de interacciones hasta teneruna representación gráfica y documentada de todo lo planeado.Se recomienda una Carta de Organización de un Proyecto que es una representación gráfica de losmiembros del equipo que lo componen y sus relaciones jerárquicas.La administración de los Recursos Humanos requiere:

PLANEACIÓNRECLUTAMIENTO

TRABAJO DE EQUIPOADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO



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AREA DE CONOCIMIENTO:ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Incluye los procesos necesarios para asegurar en forma apropiada y oportuna la generación,recopilación, distribución, archivamiento, recuperación y disposición final de la información delproyecto.Se deben establecer las ligas apropiadas entre el personal para asegurar una comunicación fluida,oportuna y suficiente entre todos los involucrados. El GP puede dedicar un tiempo excesivo a lacomunicación entre su propio equipo, los involucrados externos, contratistas, proveedores y laOrganización-Cliente, y esto requiere una planeación que permita optimizar dichos tiempos.Esto requiere:

Planeación de las ComunicacionesDistribución de la información

Reportes de desempeñoAdministración de los Involucrados

Administración de los archivos



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AREA DE CONOCIMIENTO:ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Podemos definir RIESGO como un evento con cierto grado de incertidumbre desconociendo si surealización puede conducir a un resultado favorable o desfavorable.Ocho de cada diez GP mencionan la Administración de Riesgos como un proceso esencial de laAdmón. de Proyectos. Sin embargo, sólo 2 de cada 10 proyectos investigados mostraron evidenciasde haberla aplicado en forma consistente.Pero es indiscutible que todo GP profesional debe aplicar esta técnica para cada proyecto que emprenda..



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AREA DE CONOCIMIENTO:ADMINISTRACIÓN DE LA PROCURACIÓN

Cómo, cuándo y dónde procurarse los materiales, equipos, servicios y todos los elementosnecesarios para la ejecución correcta y oportuna de los trabajos del Proyecto.

Incluye:

Planeación de compras y adquisicionesPlaneación de contratos y requisiciones

Requerimientos de información por parte de los proveedores potencialesSelección de proveedores

Administración de los contratosCierre de contratos




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Para Proyectos de Infraestructura, aplican también cuatro áreas deconocimiento específicas:

Administración de la SeguridadAdministración AmbientalAdministración Financiera

Administración de Reclamaciones.

La aplicación sistemática de estos principios conduce a unamayor eficacia en la realización de un proyecto y reduce losriesgos inherentes a su implantación.



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FASE:

PLANEACIÓN DE UN PROYECTO



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Es particularmente importante resaltar la trascendencia de la planeación para el éxito de unproyecto.

Tanto en proyectos públicos como privados, es frecuente dedicarle a esta fase del proyectomucho menos del tiempo y el esfuerzo que deben asignársele.

Por ser esta fase poco tangible, con escasos resultados visibles, es frecuente la presiónpolítica o económica para reducirla a su mínima expresión.

Debemos difundir la importancia de la Planeación, y el concepto de que el tiempo y eldinero que se le dedican, es tiempo y dinero que se ahorran en la fase de ejecución delproyecto.

La Gerencia de Proyecto debe evitar que la fase de ejecución se inicie sin haber madurado lafase de planeación.

Conviene recordar que sin planeación, no puede haber control.



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LA PLANEACIÓN IMPLICA APLICAR TODOS LOS PROCESOS NECESARIOS PARADESARROLLAR EFICAZMENTE LOS PLANES SUFICIENTES PARA LOGRAR LA MÁXIMAEFCACIA EN LAS ETAPAS DE EJECUCIÓN, CONTROLY CIERRE:

•CARTA CONSTITUTIVA•PLAN INTEGRAL DEL PROYECTO•PLANEACIÓN DE LOS ALCANCES•PLANEACIÓN DEL TIEMPO•PLANEACIÓN DEL COSTO•PLANEACION DE LA CALIDAD•PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS•PLANEACIÓN DE LA PROCURACIÒN•PLANEACIÓN DE LAS COMUNICACIONES•PLANEACION DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS•PLANEACIÓN DE LA SEGURIDAD•PLANEACIÓN FINANCIERA•PLANEACIÓN AMBIENTAL•PLANEACIÓN DE LAS RECLAMACIONES



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FASE:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO



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LA ÚNICA MANERA DE GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE UNPROYECTO UNA VEZ QUE SE INICIÓ, ES CONTROLÁNDOLO.

CONTROLAR ES COMPARAR LO EJECUTADO CON LO PLANEADO PARA PREVENIR YCORREGIR OPORTUNAMENTE LAS DESVIACIONES DEL PROYECTO.

El control de proyectos requiere procedimientos precisos para la medición del trabajorealmente realizado y los rendimientos correspondientes.

Existen muchas técnicas para el control de un proyecto (PERT, CPM, Etc.). Todas ellas controlancada componente, costo y tiempo, en forma independiente.

Las herramientas de administración de proyectos deben ser conceptualmentesimples y fáciles de aplicar. La metodología más reconocida hoy día, para elseguimiento y control de un proyecto es la Metodología del Valor Ganado.



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El PMI agrupa los procesos que recomienda aplicar para el éxito de un proyecto en grupos coincidentes con las FASES del proyecto

El Grupo de procesos de seguimiento y control incluye, por ejemplo:

• El seguimiento de las actividades en curso del proyecto, comparándolas conel Plan Integral del proyecto y la Línea Base de rendimiento de éste.

• El Control integrado de cambios, de tal forma que solamente se implanten los cambiosaprobados. El Grupo de Procesos de seguimiento y control también incluye controlar loscambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de problemas.



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La referencia para el control del proyecto es la Línea base.De acuerdo con el PMBOK®, la Línea base es el Plan de Administración Original del proyectomás los cambios aprobados.La Línea base es el único estándar contra el cual debemos y podemos comparar el avance yel rendimiento del proyecto.

Debe ser establecida en el momento en que todos los interesados (stakeholders) del proyectoestén de acuerdo con:

• El trabajo a realizar (WBS);• El tiempo de realización (programa); y• El costo del proyecto (presupuesto)

Todo gerente de proyecto exitoso debe terminar su proyecto cumpliendo el alcanceestablecido, en tiempo, dentro del presupuesto y programa aprobados así como con la calidadestipulada y la satisfacción del cliente.



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Para el seguimiento y control de un proyecto, se recomienda la aplicación de una serie deprocesos:

1) Recolectar, medir y difundir información del trabajo del proyecto.

2) Control integrado de cambios.3) Verificación del alcance. (estimaciones)4) Control del alcance.5) Control del programa6) Control de costos.7) Control de la calidad.8) Administración del equipo del proyecto.9) Información del desempeño.10) Administración para los Involucrados.11) Seguimiento y control de riesgos.12) Administración del contrato.



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La Gerencia de Proyectos es una disciplina invaluable para la Administración exitosa deactividades únicas y finitas. Su aceptación y reconocimiento a nivel global lo demuestran.Es un cúmulo de conocimientos organizados y sistematizados sobre prácticas reconocidas ygeneralmente aceptadas para ser aplicados en la administración de proyectos.En los proyectos de infraestructura debe aplicarse dicho acervo. 60 procesos agrupados entrece áreas de conocimiento, aplicables en las cinco etapas de su ciclo de vida:

Iniciación, Planeación, ejecución, control y cierre.

Ninguna de estas etapas debe pasarse por alto si queremos proyectos que cumplan con losrequerimientos de tiempo, costo y calidad que se requieren.

En México su aplicación es incipiente pero indispensable para actualizar y modernizar laadministración de nuestros proyectos de infraestructura. No aplicarlos implica un rezagotecnológico que es preciso superar.




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