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PLAN DE RELACIONES PUBLICASImportancia del plan de Relaciones
Pblicas.
Comunicacin Interna.
Comunicacin Externa.
Prensa y RRPP
Responsabilidad Social Empresarial.
Plan de Relaciones Publicas
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Importancia del Plan de RRPPMisin: es la razn de existir de una
empresa, con lo que le permite lograr rentabilidad. Es el propsito
central para el que se crea un ente.La misin proyecta la
singularidad de la organizacin, sin importar el tamao.
Visin: es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con
nuestros esfuerzos y acciones. Permitir que todas las cosas que se
realicen tengan sentido y coherencia.
Valores: son principios considerados vlidos. Son los puntales
que le brindan a las organizaciones, su fortaleza, su poder,
fortalecen la visin.La Misin, Visin y Valores deben ser el
resultado de un trabajo en equipo para luego compartirlos y que
sean utilizados como cartas de presentacin hacia todos los nuevos
proyectos dirigidos. Consisten en comunicar la mejor verdad, de la
mejor manera, en el mejor momento . Roberto Avilia
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Comunicacin InternaDifundir: las acciones que han de ponerse en
marcha para alcanzar las metas y objetivos de la organizacin,
resaltando la importancia que tiene para el alcance del objetivo la
labor cotidiana de cada empleado.Involucrar: en dichas acciones
para encauzar, sus esfuerzos hacia un mismo fin y unificar
criterios entre las personas sobre la forma en que tienen que
llevarse a cabo las tareas. Facilitar: la aceptacin de lo que se
tiene que hacer y la forma en que se har, creando conciencia de la
responsabilidad compartida que implica la labor a realizar. Vencer:
la resistencia al cambio, si la hubiera. Participar: a todo el
pblico interno de los resultados obtenidos.Objetivos
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Tareas1) Anlisis situacional de cada rea de pblico interno ya
sea, atencin al pblico en oficina, en cochera, vendedores,
promotores, etc.2) Comunicacin efectiva entre los empleados y con
los jefes.3) Capacitacin en cuanto al trato con los familiares en
situacin de duelo.4) Prevencin de riesgos laborales. 5) Jornadas de
capacitacin, motivacin e integracin.HerramientasReuniones: sirven
para fortalecer la creencia de que los trabajadores tambin son
participes de la empresa. Carteleras: es una va rpida de acceso y
una de las mejores armas contra el rumor. Puede contener informacin
general, normativas institucionales e informaciones que intercambia
el personal.Manual de Comunicacin: contiene toda la normativa de la
organizacin referente a su papelera, al sistema, tipografa y
formatos usados en toda su comunicacin. Encuesta de actitudes: se
utilizan para obtener retroalimentacin sobre actitudes, determinan
las percepciones de los empleados respecto de la organizacin, se
llevan a cabo a travs de cuestionarios annimos
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Comunicacin ExternaLa comunicacin externa es dirigida a diversos
pblicos como pueden ser:Relaciones con los accionistas: posibles
acciones a realizar: envo de informes anuales, reuniones
informativas, asambleas anuales de accionistas, participacin e toma
de decisiones.
2) Relaciones con los proveedores: polticas de pago puntual,
reuniones peridicas, comidas de trabajo, visitas a empresas, envo
de informacin.
3) Relaciones con los distribuidores: reuniones peridicas, envo
de informacin.
4) Relacin con los consumidores: es en dicho pblico que en esta
oportunidad me estoy enfocando particularmente, Mediante acciones
de:
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a) Envo de informacin de la organizacin, a travs de las
siguientes herramientas de comunicacin: Pgina Web Objetivo:
acercarnos a los afiliados para brindarles informacin al instante
de los servicios brindados.Pblico: socios en particular y pblico en
generalTareas a Realizar 1) Solicitud de presupuesto de diseo de
pgina Web.
2) Armado de dicha pgina Web.
3) Recopilacin de informacin de inters para volcar en la Pg.
4) Seguimiento de los movimientos que se realicen en la
misma.
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Revista Objetivo: estar presente con los afiliados ofrecindole
las ltimas novedades de la empresa como tambin artculos novedosos
sobre el tema y destacando los Tel. tiles necesarios en caso de
urgencia.Pblico: afiliados a los servicios de Visin Chivilcoy SRL,
realizando un anlisis segn diferentes segmentos.Frecuencia: tres
revistas en el ao.Costos: autosustentable por medio de venta de
publicidad y a beneficio de una entidad pblica de nuestra
ciudad.Tareas a RealizarSolicitud de presupuesto para diseo e
impresin de los mismos.
Venta de publicidad.
Recopilacin de informacin para realizar las notas
periodistas.
Contacto con profesionales para realizar entrevistas o
artculos.
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b) Atencin al consumidorAtencin a los familiares del
difuntoObjetivo: acercarnos a los familiares del fallecido en este
momento tan especial de duelo y posteriores para brindarles todo el
apoyo necesario, contencin y atencin psicolgica especializada y as
facilitar el transcurso de este episodio traumtico.Pblico:
familiares del fallecido y pblico en general. Intervencin en crisis
en situaciones de dueloEl contexto en donde se encuentra el
personal de funeraria es de gran dolor y angustia, correspondiente
con la primera fase del duelo, momento critico en donde pueden
necesitar de una intervencin urgente que les ofrezca primeros
auxilios psicolgicos. Para esto los empleados deben emplear
distintas estrategias para ofrecer la mejor ayuda posible a los
deudos y a otras personas afectadas. En un entorno crecientemente
competitivo ser fundamental que la amabilidad y profesionalidad de
los empleados sea diferenciador.
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Pasos para que los empleados estn capacitados ante la situacin
de duelo: Evaluar: el estado emocional en que se encuentran los
familiares mas cercanos del fallecido.Ubicar: situar a la persona
en un lugar privado donde pueda dar expresin abierta a su dolor,
esta habitacin deber ser cmoda, segura, austera y desprovista de
objetos peligrosos. El acompaamiento deber ser tan largo como la
persona as lo exprese.Programar: deber decidirse en conjunto un
curso inmediato de accin (planificar contratos verbales personales
para cumplir el plan). Prioridades u objetivos a lograr (control de
la ansiedad, y la angustia).Comprometer: a la familia, los
esfuerzos por sealarle a los deudos la importancia de la familia
siempre sern reconocidos, y se deber animar a que cada uno se
involucre en el proceso de recuperacin del otro, como le sea
posible. Conducta del empleado durante la fase inicial del duelo:La
actitud que se tome ante el deudo debe ser apropiada, sobria, seria
y responsable: una actitud jovial y superficial, la cual parece
negar la seriedad y gravedad de la situacin, no es apropiada. Una
actitud de derrota y tristeza tampoco son bienvenidos. La
aproximacin al deudo debe mostrar respeto y preocupacin por la
situacin y reflejar la voluntad de escuchar neutra y emptica.
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Unidad de dueloCon el objetivo de brindar un nuevo valor de
calidad a la empresa propongo brindar un servicio a los asociados
que permitir a las familias de los difuntos tener un soporte
profesional para superar la perdida del ser querido. Para lograr
este objetivo la propuesta es realizar acuerdos principalmente con
profesionales en el rea de la psicologa (entre otras) para ofrecer
asesoramiento en el duelo incluso si la persona lo requiere
tratamiento personalizado. Lo principal de este objetivo es ayudar
desde el primer momento a las personas, favoreciendo a la
recuperacin para no sufrir las consecuencias indeseables del
proceso de duelo. Tareas a RealizarCapacitacin interna sobre
asistencia en duelo.Convenio con profesionales.Organizacin y
coordinacin de charlas y conferencias.Seguimiento de los familiares
con el objetivo de comunicar las actividades a las que puede
acceder.Difusin a los afiliados de este nuevo servicio
incorporado.Convocatoria de los medios locales con el objetivo de
difundir a la comunidad este nuevo servicio y las posteriores
actividades.Solicitud de presupuesto de diseo de folletera y armado
de los mismos.
HerramientasCarpeta institucional (para realizar acuerdo con los
profesionales).Folletos informativos distribucin en velatorio (gua
de duelo y de ayuda).Tarjetas de agradecimiento de asistencia al
velatorio (detallando el lugar donde se ha sepultado al
difunto).Entrega de peridicos en velatorio.
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Prensa y Relaciones PblicasBeneficios de un Plan de Prensa
Garantiza la claridad y fluidez en las comunicaciones
enviadas.Inserta la noticia dentro de los contenidos editoriales.
Las personas se interesan en los servicios de las empresas por el
inters generado en los contenidos de los medios.Difunde las
realizaciones, servicios, eventos y actividades.Establece
relaciones con los diferentes pblicos de la organizacin o grupos de
personas con un inters particular.Transmite su posicionamiento a
los clientes actuales y potenciales. Incide en el proceso de
influir en la percepcin del consumidor respecto de la compaa, la
marca y el producto.Da a conocer la estructura
organizacional.Consolida, acrecienta y mantiene la imagen de la
organizacin.Favorece la visibilidad y evita rumores y
confusiones.Aumenta, de manera progresiva y sistemtica, el nmero de
visitantes al sitio Web.Informa adecuadamente a sus pblicos sobre
las diferentes actividades de la organizacin.Al generar exposicin
meditica, colabora para que la organizacin se destaque de sus
competidores.Fomenta las relaciones entre la organizacin y la
sociedad.
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Tareas a Realizar
Lanzamiento y difusin de la nueva Pg. Web.Lanzamiento y difusin
de Revista.Lanzamiento y difusin de nuevo servicio de Unidad de
Duelo.Redaccin y envo de gacetillas comunicando las charlas,
talleres y conferencias a realizar.Auspicio de notas en los
peridicos locales relacionadas con las temticas fnebres o
medicas.Obituarios recordando a fallecidos celebres de la ciudad o
el pas.Comunicacin y difusin de las actividades de responsabilidad
social.Difusin de los nmeros de telfonos, de la emergencia, la
solicitud de ambulancias, etc.Las Organizaciones no pueden existir
sin comunicacin.No basta con hacerlo, hay que hacerlo saber.
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Responsabilidad Social EmpresarialObjetivo: acercarse a la
comunidad brindando apoyo a entidades sociales.Pblico: pblico en
general.
ActividadesCharlas y actividades en das especiales, ingresando
con un alimento o juguete.Charlas sobre tema de salud vigente, con
el objetivo de informar a la comunidad.Convenio con empresas
afiliadas para realizar en conjunto diversas actividades.Convenio
con el Grupo Alma, con el objetivo de participar en conjunto de
nuevas actividades que realicen.Convenio con alguna entidad pblica
con el objetivo de difundir que si sos socio de Visin Chivilcoy SRL
estas colaborando con dicha entidad.
Tareas a RealizarConfeccin de carpetas institucionales con el
proyecto a realizar.Idear concretamente las actividades a
realizar.Convenio con organizaciones pblicas y privadas, como
tambin con profesionales para la realizacin de las
actividades.Difusin en los medios de comunicacin.Coordinacin y
organizacin integral de dichas actividades.
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Por que incorporar mujeres al rubro funerario
El desempeo de la tarea requiere de la mejor atencin ya que es
un cliente muy especial, en el que se deber detectar necesidades,
intentando hablar en su cdigo, abandonando tecnicismos, para dar a
entender con claridad el proceso y tramites que conllevan a un
fallecimiento.Por esto las mujeres tenemos un don especial, un
trato diferente, somos mas sensibles a la hora de tratar con el
pblico, detectamos rpidamente las necesidades de las familias y
sobre todo saber trasmitirles toda la comprensin que necesiten.
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Conclusin
Anlisis situacional de los pblicos internos.
Confeccin Pg.. Web.
Confeccin Revista.
Unidad de Duelo.
Actividades de prensa y difusin.
Actividades de RSE
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LAS ORGANIZACIONES NO PUEDEN EXISTIR SIN COMUNICACIN.NO BASTA
CON HACERLO, HAY QUE HACERLO SABER.
Muchas Gracias por esta OportunidadFlorencia SolimoTec. En
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