PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS … · Este procedimiento aplica para todos los documentos relacionados en el Sistema de Gestión de Calidad, de la Empresa de Telecomunicaciones

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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Nombre: Fabián Patiño M.

Firma: Nombre: Jeannette Liliana Méndez V

Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B

Cargo: Contratista Gestión de Calidad Cargo: Responsable Gestión de Calidad Cargo: Gerente

Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017


Código: CA.PR.01

Versión: 01

Proceso: GESTION DE CALIDAD Vigencia: 01/02/2017

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

01 01/02/2017 Creación del Documento Fabián Patiño M.


Código: CA.PR.01

Versión: 01


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Tabla de Contenido

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ..................................................................................................................................................................... 4

3. DEFINICIONES ............................................................................................................................................................. 4

4. CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................................................... 6

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................................................... 6

6. ACCIONES CONTINGENTES .......................................................................................................................................... 9

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................................................... 9

8. REGISTROS DE CALIDAD .............................................................................................................................................. 9

9. ANEXOS .................................................................................................................................................................... 10


Código: CA.PR.01

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices para la elaboración, revisión, aprobación y socialización de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P igualmente velar por el control y actualización de Documentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos relacionados en el Sistema de Gestión de Calidad, de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P.

3. DEFINICIONES

Anexo: Documento adicional que amplía la información complementaria y que soporta el contenido. Puede presentar formatos, gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

Aprobación: Se hace referencia a la firma de aceptación al documento que garantiza su aprobación desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión diseñado.

Caracterización de proceso: Documento usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.

Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular

Distribución: Actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación.

Documento: Medio de soporte de información, puede ser físico, escrito, electrónico y/o en medio magnético.

Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Gestión. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.


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Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción.

Indicador: Expresión cualitativa y cuantitativa de la medida de un resultado que se presentan en índices, porcentajes.

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas.

Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados

Manual del Sistema Gestión: Es el documento que describe en forma genérica el Sistema de Gestión, incluye entre otros la política del Sistema de Gestión de Calidad y el alcance del mismo.

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

PHVA: Herramienta de la mejora continua, se basa en el ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

Pirámide documental: Es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de Gestión.

Política: Documento que define directrices.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.


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Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda versión correspondería al número dos (2.0).

4. CONDICIONES GENERALES

La elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. EMTEL E.S.P. Debe realizarse según lo estipulado en este procedimiento. Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el micro-sitio Web de Calidad https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/ Los responsables de Procesos donde se utilizan formatos impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias de los formatos desactualizados cuando se actualicen o se den de baja. El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el Normograma. La consulta a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad debe realizarse en el micro-sitio web https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/ por lo tanto NO se debe realizar la impresión de los mismos, salvo los formatos que se requieran utilizar en medio físico.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Actividad / Descripción Responsable Registro /

Documento

1

IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE ELABORAR, MODIFICAR O ELIMINAR UN DOCUMENTO Y/O FORMATO Identificar de acuerdo con la necesidad del proceso la necesidad de crear, modificar o Eliminar un documento y/o formato. El personal debe manifestar al responsable del proceso, los requerimientos de elaboración, modificación o eliminación que se requiera para el desarrollo de las actividades propias del proceso.

Todo el personal

N/A

https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/



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2

REGISTRAR SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Registrar la solicitud en el formato CA.FR.06 Solicitud Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos y/o formato y enviar al responsable del proceso para firma de aprobación o rechazo de solicitud. Si es aprobado continua en la actividad 3. Si es rechazado incluye la justificación de rechazo. Fin procedimiento. Si es anulación o retiro de obsoleto continúa en la actividad 12

Todo el personal y

Responsable del proceso

CA.FR.06 Solicitud Elaboración,

Modificación o Eliminación de Documentos

3

ELABORAR O MODIFICAR DOCUMENTOS Y/O FORMATOS El solicitante es el responsable de la elaboración o modificación de documentos y/o formatos, lo elabora o modifica según corresponda, teniendo en cuenta lo establecido en ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Cuando sea necesario documentar Manuales, Procedimientos, Planes, Programas se deben utilizar las plantillas diseñadas para la construcción de estos documentos. Plantillas disponibles en el

micro-sitio web https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

Todo el personal y


Documento

4

REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y/O FORMATOS Enviar el documento y/o formato a vez esté elaborado y/o ajustado al responsable del proceso para revisión y aprobación, teniendo en cuenta lo relacionado en el ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Si el documento y/o formato está acorde con las directrices establecidas en el SGC, en la normatividad vigente, continua actividad 5. Si no cumple se devuelve a la Actividad 3 a quien lo elaboró para que realice los ajustes requeridos.


Correo Electrónico y/o

Documento

5

REMITIR DOCUMENTO Y/O FORMATO AL PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Remitir documento aprobado por el responsable del proceso al

Responsable del proceso o quien delegue



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responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A con el objetivo de revisar el documento en cuanto a forma, estructura y realizar la respectiva codificación.

Correo Electrónico y/o

Documento

6

REVISIÓN ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN Revisar que el documento y/o formato cumpla con lo establecido en el presente documento. Se asigna el código, número de versión y fecha de acuerdo con las directrices establecidas. Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en el ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

Gestión de Calidad

Documento Codificado

7

IMPRIMIR Y FIRMAR DOCUMENTO APROBADO Imprimir documento y o formato aprobado, preferiblemente por lado y lado o en papel reciclado. Para las firmas tener en cuenta lo estipulado en el ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS.

Gestión de Calidad

Documento aprobado (firmado)

8

ARCHIVAR DOCUMENTO Y/O FORMATO APROBADO El documento físico se archivara en la oficina de Calidad, el documento en medio digital será almacenado en los computadores asignados a los responsables del Sistema de Gestión de Calidad.

Gestión de Calidad

Documento

Impreso/ Equipos computo Calidad

9

REGISTRAR EN EL LISTADO MAESTRO Si es un documento actualizar el formato FR.01_Listado Maestro de Documentos, con el nuevo documento o con la información del documento modificado.

Gestión de Calidad

FR.01_Listado

Maestro de Documentos

10 PUBLICAR EL DOCUMENTO Y/O FORMATO EN EL MICROSITIO DE CALIDAD

Gestión de Calidad

https://www.emtel.net.co/mi-

empresa/calidad/





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6. ACCIONES CONTINGENTES

Para el caso que el Sitio Web no esté disponible, el responsable del proceso de de Gestión de Calidad, tendrá una copia de seguridad de los todos la documentación registrada en el SGC.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N/A 8. REGISTROS DE CALIDAD

Los registros que se generan por la aplicación de este documento son:

CA.FR.01 Listado Maestro de documentos

CA.FR.02 Listado Maestro de Registros

CA.FR.03 Listado Maestro de Documentos Externos

CA.FR.04 Listado de Asistencia

CA.FR.06 Elaboración, Modificación o Eliminación de Documentos

Publicar el documento aprobado, en el micro-sitio web https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

11

SOCIALIZAR DOCUMENTO Y/O FORMATO Identificar el personal relacionado con el documento y/o formato a socializar informando mediante correo electrónico la elaboración de nuevos documentos o actualizaciones realizadas según corresponda indicando la ubicación del documento en micro-sitio https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/

Responsable

proceso

Correo Electrónico y lista de asistencia

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RETIRAR EL DOCUMENTO Y/O FORMATO OBSOLETO Se hace la actualización en el Listado Maestro de Documentos, se descargan los documentos anulados u obsoletos del micro -sitio https://www.emtel.net.co/mi-empresa/calidad/ del Sistema de Gestión.

Gestión de Calidad

FR.01_Listado Maestro de

Documentos





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9. ANEXOS

ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS

ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS

Encabezado.

El encabezado debe ubicarse en todas las páginas de los documentos y contiene:

El Logo de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A EMTEL

Tipo y nombre del documento (CALIBRI 12 MAYÚSCULAS NEGRITA)

Proceso al que pertenece. (CALIBRI 11 MAYÚSCULAS NEGRITA)

Código, Versión y Vigencia, indicando día, mes y año; a partir de esta fecha, el documento entra en vigencia para su aplicación. (CALIBRI 10 NEGRITA)

TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Código: XX.XX.XX

Versión: XX

Proceso: NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE Vigencia: DD/MM/AAAA

Aprobación de Documentos.

Consiste en verificar y aprobar teniendo en cuenta que lo documentado corresponde con las actividades realizadas por cada proceso.

La aprobación de documentos y formatos debe registrare en un pie de página, ubicado en la primera hoja de los documentos, debajo del título.

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


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Firma: Nombre:

Firma: Nombre:

Firma: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:

Fecha: Fecha: Fecha:

Contiene las firmas de quien elabora, revisa y aprueba el documento, basado en la jerarquía del documento y las responsabilidades de siguiente tabla:

La revisión y aprobación de los documentos se evidencia con las firmas en el pie de página, hoja de los documentos originales.

ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad son:

NIVEL JERARQUICO DEL

DOCUMENTO RESPONSABLES DE ELABORACIÓN - REVISIÓN - APROBACIÓN

Tipo de Documento ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Manual

Política

Mapa de Procesos

Caracterización

Procedimiento

Instructivo

Formato

Programas

Planes

Designado por el

responsable del proceso

donde aplica

Responsable del

proceso

Gerencia o Primer

Suplente de Gerencia


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ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN.

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se codifican a través de LETRAS MAYUSCULAS: las dos primeras denotan el Proceso y las siguientes el tipo de documento seguidas de un número consecutivo, así:

Ejemplos:

LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO

GE GESTION ESTRATÉGICA MA MANUAL

CA GESTION DE CALIDAD PO POLÍTICA

CO GESTION DE LA COMUNICACIÓN MP MAPA DE PROCESOS

GC GESTION DE MERCADEO Y VENTAS CP CARACTERIZACIÓN

ST SERVICIOS TIC PR PROCEDIMIENTO

IT INTEGRACION TECNOLÓGICA IN INSTRUCTIVO

EX GESTIÓN DE EXPERIENCIA FR FORMATO

GA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PG PROGRAMA

GJ GESTION JURIDICA PL PLAN

GF GESTIÓN FINANCIERA


Código: CA.PR.01

Versión: 01


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Identifique el código que le corresponde al procedimiento 2 del proceso de Gestión Estratégica

Identifique el código que le corresponde al formato 1 del proceso de Gestión de la Experiencia.

LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO NUMERO CONSECUTIVO

CÓDIGO

GE PR 02 GE.PR.02

EX FR 01 EX.FR.01

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