Procedimiento.para.La.gestion.de.Nomina.y.beneficios

8/17/2019 Procedimiento.para.La.gestion.de.Nomina.y.beneficios

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Procedimiento para la

Gestión de Nómina yBeneficios

Versión: 1.0

Fecha de vigencia: 31 de agosto del 2015

Objetivo: Establecer los lineamientos para el registro, el cálculo y la cancelación de la nómina ylos beneficios monetarios en la Unidad de Negocio Hidropaute.


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Procedimiento para la Gestión de Nómina y Beneficios

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ........................................................................................................................................... 2

1 Alcance ........................................................................................................................................................ 3

2 Definiciones ................................................................................................................................................. 3

3 Referencias .................................................................................................................................................. 5

4 Responsabilidades y Políticas .................................................................................................................. 5

5 Procedimiento para la Gestión de Nómina y Beneficios ........................................................................ 6

5.1

Elaboración de Rol de Pagos ..................................................................................................................... 6

5.1.1 Generación de Ingresos ..................................................................................................................... 6

5.1.2 Aplicación de Descuentos y Retenciones. ......................................................................................... 7

5.1.3 Procesamiento de Rol de Pagos ........................................................................................................ 7

5.1.4 Emisión de Rol de Pagos y documentos habilitantes. ....................................................................... 8

5.1.5 Realizar el cálculo de la primera quincena ........................................................................................ 8

5.2 Generación de Otros Procesos de pago al Personal. ................................................................................ 8

5.2.1 Realizar cálculo de Ingresos .............................................................................................................. 8

5.2.2 Realizar cálculo y aplicación de descuentos y retenciones. .............................................................. 9

5.2.3 Verificación de otros procesos de pago al personal. ......................................................................... 9

5.2.4 Emisión de otros procesos de pago al personal. ............................................................................... 9

5.3 Cálculo para pago de viáticos, subsistencias, transporte y movilización. .................................................. 9

5.4 Cálculo para el pago de Liquidaciones. ...................................................................................................... 9

5.4.1

Cálculo de ingresos ............................................................................................................................ 9

5.4.2 Cálculo y aplicación de descuentos ................................................................................................... 9

5.4.3 Revisión de variaciones y cierre de liquidación ............................................................................... 10

5.4.4 Emisión de liquidación ...................................................................................................................... 10

6 Disposiciones transitorias ....................................................................................................................... 10

7 Derogaciones ............................................................................................................................................ 10

8 Diagrama de flujo ...................................................................................................................................... 11

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Anexos ....................................................................................................................................................... 12


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AlcanceEste procedimiento comprende los pasos para el registro, el cálculo, la verificación, el cierre y pago de

las remuneraciones y beneficios aplicables a los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute de

acuerdo a la base normativa vigente y su aplicabilidad.

2 Definiciones

Bonificación por Ubicación Geográfica: Constituye una asignación mensual adicional a la remuneración

unificada, que se concederá al servidor que reside y labora permanentemente en campamentos ycentrales de la Unidad de Negocio. Esta bonificación se pagará en la segunda quincena de cada mes y

se calculará sobre la RMU de cada colaborador de acuerdo a los días efectivamente laborados, con un

máximo de días por mes, conforme normativa vigente.

Descuentos y retenciones: En cada rol de pago personal, se aplicarán las retenciones y descuentos

conforme a las regulaciones tributarias aplicables, al aporte al IESS, por orden judicial o de autoridad

competente y los que el servidor hubiere autorizado como son: anticipo, sobregiros, aportes y

descuentos de convenios.

Todos estos descuentos y retenciones que aplican al rol, Talento Humano los recepta hasta el día 22 del

mes en curso.

Jornadas Extraordinarias y Suplementarias: corresponde a las horas de trabajo que se cumplan para

realizar trabajos especiales, extraordinarios o urgentes, aprobadas por el Subgerente o Jefaturas

Gerenciales y comunicadas a la Jefatura de Talento Humano, estas serán reconocidas de acuerdo a:

Jornada Extraordinaria: Corresponde a las horas de trabajo que se cumplan en días de

descanso obligatorio, en las que se aplicará un incremento del cien por cien (100%) de la

remuneración

Recargo por Trabajo Nocturno: El trabajo en la jornada nocturna, entendiéndose por tal, la que

se realiza entre las 19h00 y las 06h00 del día siguiente, se aplicará un incremento del veinticinco

por ciento (25%) de la remuneración.

Jornada Suplementaria: Corresponde a las horas de trabajo que superen la jornada regular

hasta las 24h00, en las que se aplicará un incremento del cincuenta por ciento (50%) de la

remuneración. Si las horas suplementarias se cumplen entre las 24h00 y las 06h00 del día

siguiente, éstas se pagarán con el 100% de recargo.

Pago de las Remuneraciones: Las remuneraciones se fijan por jornadas mensuales de trabajo y se

cancelarán en períodos quincenales. Los pagos se realizarán en moneda de curso legal mediante

transferencias bancarias a las cuentas bancarias que los servidores mantengan para el efecto.


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Personal: Incluye la totalidad de los servidores de la Unidad de Negocio Hidropaute.

Servidor: Persona natural que, bajo relación de dependencia, sea regida por el Código de Trabajo o por

la Ley Orgánica de Empresas Públicas - LOEP, preste sus servicios lícitos y personales a la Unidad de

Negocio Hidropaute.

Encargo: Cumplir temporalmente con las funciones de un puesto vacante, hasta que se designe a su

titular.

Subrogación: Sustituir temporalmente a un colaborador que se encuentre ausente hasta que éste se

reintegre a sus funciones.

Sobregiro: Es el valor que se genera cuando los ingresos del colaborador son menores a sus

descuentos.

Remuneración por encargo o subrogación: Todo encargo de funciones o subrogación deberá ser

autorizado por el Gerente de la Unidad de Negocio y deberá ser notificado al servidor para su

conocimiento y aceptación, por escrito. Cuando un servidor sea encargado o subrogue las funciones de

un puesto cuya remuneración sea mayor que la propia, durante todo el tiempo que dure el encargo o

subrogación y hasta que el servidor titular se reintegre o sea designado, se le reconocerá la diferencia

existente entre su remuneración y la correspondiente al cargo encargado o subrogado.

RMU: Remuneración mensual unificada del servidor.

Viáticos Movilización y Subsistencias: Se refiere a los valores que se reconocerán a los servidores por

concepto de viáticos, subsistencias, transporte y movilización, cuando el personal se desplace a cumplir

tareas requeridas por la Empresa fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo.

Componentes adicionales de las Remuneraciones de las y los Trabajadores amparados por la

Contratación Colectiva.

Diferencia de Remuneración por Enfermedad: Se reconocerá la diferencia entre lo que paga el

IESS por subsidio de enfermedad y el 100% de la RMU, al trabajador/a al momento de

producirse una enfermedad profesional, no profesional o accidente debidamente certificado por

el IESS. Este subsidio se reconocerá durante su enfermedad y hasta por el tiempo en el cual el

IESS reconozca el mencionado subsidio.

Subsidio por Antigüedad: Corresponde al 0,25% de la RMU del trabajador/a, multiplicada por

cada año de servicio, cuyo valor se cancelará mensualmente.

Subsidio Familiar: Corresponde al 1% del Salario Mínimo Unificado del trabajador en general,

que se deberá reconocer por cada hija o hijo hasta los dieciocho (18) años de edad . Este

subsidio se pagará por las hijas/os con discapacidad de cualquier edad, portadores del carnet

del CONADIS.

Descuentos aplicables a las y los trabajadores amparados por la Contratación Colectiva.

El valor de las cuotas ordinarias y extraordinarias.

Las multas que impusiere a sus afiliados/as.


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Todo tipo de descuento que solicite el gremio, basándose en su estatuto y/o reglamentos

vigentes.

3 Referencias I Contrato Colectivo de trabajo entre la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica del

Ecuador CELEC y el Comité de Empresa de los Trabajadores “CETRA-CELEC”

4 Responsabilidades y Políticas

Jefe de Talento Humano

Aprueba los valores a pagar, descontar y prov isionar resultantes de los procesos de nómina y la

generación de los roles de pago respectivos; esto se incluye en procesos especiales como son:

anticipos de remuneración, décimos, anticipo quincenal y otros particulares que la Unidad de

Negocio requiera.

Especialista de T alento Humano

Procesa reportes e informes para el seguimiento y control.

nalista de Nómina y Beneficios

Verifica la asistencia o días laborados por el servidor a través del Registro de Ausentismo.

Considera el cálculo por la diferencia de remuneración en casos de enfermedad o accidente de

trabajo.

Aplica los descuentos y retenciones correspondientes al período de cálculo, incluido el anticipo

por quincena.

Realiza el procesamiento y ajustes del Rol de Pagos, en el mecanismo utilizado para el efecto,

calculando los ingresos y descuentos.

Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relación de los

ingresos, aportes patronales, pago de fondos de reserva al Seguro Social, provisiones de

vacaciones y décimo tercero.

En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y revisa nuevamente hasta que

los valores estén cuadrados, como resultado de este proceso se cierr a el rol de pagos definitivo.

Envía al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades del mes.

Genera el archivo de variaciones de sueldo para la carga al sistema informático del IESS.

Realiza el cálculo de quincena y emite el archivo de pago que se envía al Departamento

Financiero.

Retiene los valores correspondientes por retenciones judiciales y aplica descuentos por anticipos

de décimo tercer sueldo cuando se trata de este pago.

A partir de la solicitud de viáticos autorizada que ingresa a Talento Humano, registra en elsistema los datos necesarios para el cálculo de viáticos.


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Verifica el Informe de Comisión de Servicios comparando contra los da tos de la solicitud de

viáticos, para solicitar la devolución del viático si fue anticipado o su liquidación.

A partir de la motivación de la separación del empleado calcula los valores que correspondan a

Liquidación de Haberes.


ingresos, en caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores. Informa al IESS las

novedades (aviso de salida, ingresos extras).

Envía al Departamento Financiero la liquidación, y los documentos de soporte.

Registra el acta de finiquito en el portal institucional del MRL para obtener el acta definitiva u cita

para la conciliación del acta de finiquito

sistente de Talento Humano

Colabora en las notificaciones por el ingreso y/o salida de personal y/o pasantes para manteneractualizada las novedades de entrada y salida con el IESS.

Colabora con el procesamiento de las marcaciones o registros de entrada y salida de del

personal.

Trabajo Social

Reporta los casos de enfermedad o accidente de trabajo, de acuerdo a las condiciones

determinadas por la normativa legal vigente.

Colaborador

Para el reconocimiento de subsistencia geográfica, envía a Talento Humano el reporte de los

días efectivos trabajados en campamentos, aprobado por la jefatura inmediata.

Para el reconocimiento de horas extraordinarias o suplementarias, envía a Talento Humano el

reporte, previamente aprobado por la Subgerencia o Jefatura Gerencial, correspondiente.

Elabora la solicitud de anticipo de comisión de servicios e informe de liquidación con la

aprobación del Jefe inmediato, para el pago y liquidación de viáticos dentro de los plazos

establecidos.

5 Procedimiento para la Gestión de Nómina y

Beneficios

5.1 Elaboración de Rol de Pagos

5.1.1 Generación de Ingresos



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1. Obtiene desde el mecanismo aplicado para el efecto, el Registro de Ausentismo, a través del

cual verifica la asistencia o días laborados por el servidor.

2.

A partir del día 10 del mes en curso, procesa las Tarjetas de Control de asistencia.

3.

Considera el cálculo por la diferencia de remuneración en casos de enfermedad o accidente de

trabajo.

Trabajo Social

4.

Reporta los casos de enfermedad o accidente de trabajo hasta el día 26 del mes en curso, de

acuerdo a las condiciones determinadas por la normativa legal vigente.

Colaborador

5. Para el reconocimiento de horas extraordinarias o suplementarias, solicita a la Subgerencia

correspondiente la aprobación de las horas laboradas y las envía a Talento Humano hasta el día22 del mes en curso.

Para efecto del cálculo de ingresos de los colaboradores, se considera la información del mes anterior, recopilado a

través de los Registros de Ausentismo, Registros de Horas Extras y las Tarjetas de Control respectivamente, con

excepción de los avisos de enfermedad o accidentes de trabajo que se consideran sobre el mismo mes de elaboración

del rol.

Las Tarjetas de Control deben contar con las firmas de aprobación respectivas. A la información proporcionada en estas

tarjetas se vincula el cálculo para el pago bonificación por ubicación geográfica.

Se consideran como ingresos tributables (no grava en aportación al IESS) los valores por subsidio (reconocimiento) de

antigüedad, familiar y la diferencia de subsidio de enfermedad o accidente.

5.1.2 Aplicación de Descuentos y Retenciones.

nalista de N ómina y Beneficios

1.

En el mecanismo utilizado para el efecto, aplica los descuentos y retenciones correspondientes

al período de cálculo, incluido el anticipo por quincena.

En caso de existir variaciones o cambio de sueldo o régimen, subrogaciones, así como Avisos de Entada o Salida de personal,

deberán aplicarse hasta el cierre del rol del mes en curso.

Cuando el valor de los descuentos supera los ingresos del servidor o trabajador, automáticamente el sistema procesa el cálculo del

“sobregiro”, cuyo valor pasa a formar parte de una “cuenta por cobrar”. El colaborador debe cubrir el sobregiro a través de

Tesorería, es decir depositándolo en la cuenta de la Empresa.

5.1.3 Procesamiento de Rol de Pagos


1.

Realiza el procesamiento y ajustes del Rol de Pagos, en el mecanismo utilizado para el efecto,

calculando los ingresos y descuentos.


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2. Revisa los resultados, verificando la existencia de variaciones o diferencias en relación de los

ingresos, aportes patronales, pago de fondos de reserva al Seguro Social, provisiones de

vacaciones y décimo tercero.

3.

En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y revisa nuevamente hasta quelos valores estén cuadrados, como resultado de este proceso se cierr a el rol de pagos definitivo.

5.1.4 Emisión de Rol de Pagos y documentos habilitantes.


1. Revisa y autor iza la emisión del Rol de Pagos y obligaciones.


2. Envía al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades del mes, hasta el

día 27 del mes en curso.

3.

Adicionalmente, genera el archivo de variaciones de sueldo para la carga al sistema informático

del IESS.

5.1.5 Realizar el cálculo de la primera quincena


1.

Calcula el porcentaje, vigente, del valor del sueldo o salario de cada servidor y trabajador,

restando los valores de sobregiros, en caso de haberlos.

2. Emite el archivo de pago que se envía al Departamento Financiero hasta el día 13 del mes en

curso.


3.

Revisa y autor iza la emisión del Rol de Pagos y obligaciones.

Si el sobregiro supera el porcentaje de la quincena se incrementa temporalmente el porcentaje de la quincena para que se cubra elsobregiro.

5.2 Generación de Otros Procesos de pago al Personal.

5.2.1 Realizar cálculo de Ingresos


1. Calcula en base a los ingresos correspondientes, todos los valores de carácter aportable

(sueldo, horas extras, subsistencia geográfica y otros ingresos), exceptuando, subsidios e

ingresos por encargo o subrogación para los procesos de décimo tercero o décimo cuarto.


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2. Para el proceso de liquidación de impuesto a la renta, considera en el cálculo todos los ingresos

de carácter aportable.

5.2.2 Realizar cálculo y aplicación de descuentos y retenciones.


1. Registra los valores correspondientes por retenciones judiciales.

5.2.3 Verificación de otros procesos de pago al personal.

Se procede igual que en el punto 5.1.3 de este procedimiento.

5.2.4 Emisión de otros procesos de pago al personal.


1.

Revisa y autoriza la emisión de los roles de pago y obligaciones.


2.

Envía al Departamento Financiero el archivo de pago y reporte de novedades. Esto se realiza

hasta las fechas establecidas de acuerdo al proceso a ejecutar.

5.3 Cálculo para pago de viáticos, subsistencias, transporte y movilización.

Realizar lo establecido enEL

I

NSTRUCTIVO PARA PAGO DE VIÁTICOS

SUBSISTENCIAS

TRANSPORTE Y

MOVILIZACIÓN vigente.

5.4 Cálculo para el pago de Liquidaciones.

5.4.1 Cálculo de ingresos


1. A partir de la motivación de la separación del empleado o trabajador (puede ser: renuncia,

desahucio, retiro voluntario, fallecimiento, jubilación, comisión de servicio sin sueldo), calcula los

haberes correspondientes a vacaciones no gozadas, ropa de trabajo no recibida y otros ingresos

a reconocer hasta la fecha efectiva de su salida.

5.4.2 Cálculo y aplicación de descuentos



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1. Aplica los descuentos por anticipos, retenciones, quincena y por faltantes de activos de bienes

asignados y no devueltos que consten en el certificado de bodega; y, adicionalmente cualquier

valor pendiente de cobro.

5.4.3 Revisión de variaciones y cierre de liquidación


1.


ingresos, egresos y provisiones de vacaciones, décimo tercero y cuarto e impuesto a la renta.

2. En caso de encontrar variaciones, identifica y corrige errores; y vuelve a revisar hasta que los

valores estén cuadrados, como resultado de este proceso se cierra la liquidación e informa al

IESS las novedades presentadas.

5.4.4 Emisión de liquidación


1.

Revisa y autoriza la emisión de la liquidación.


2.

Envía a la Subgerencia Financiera la liquidación, el acta de finiquito y los documentos de

soporte.

3. Registra el acta de finiquito en el portal institucional del Ministerio de Trabajo para obtener el

acta definitiva y la cita para la respectiva suscripción.

6 Disposiciones transitorias

Aplica desde la fecha de aprobación de este procedimiento.

7

Derogaciones

No aplica.


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8 Diagrama de flujo


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9 Anexos

No aplica

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