Productividad vitaminada

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Productividad Vitaminada

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ndice de contenidos Prlogo 5 ..........................................................50 tips para trabajar sin estrs 6 .......................Herramientas de productividad 22.....................

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Prlogo Un freelance o un empleado de una pequea empresa suele sufrir lo que comnmente llamo el sndrome del hombre orquesta.

Las funciones y tareas apenas estn diferenciadas y el hombre orquesta tiene que dedicarse a hacer de todo: tareas administrativas, comerciales, produccin, facturacin, cobros

Por este motivo es fundamental desarrollar hbitos productivos que nos ayuden a ser ms eficaces, a hacer ms cosas en menos tiempo, a hacerlas mejor y sobre todo a trabajar con menos estrs.

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50 tips para trabajar sin estrs #1 Externaliza Dale prioridad a tu tiempo eliminando tareas innecesarias y externalizando tus debilidades. De esta manera, tu tiempo y tu energa apuntarn a donde producen mayor impacto en tu negocio.

#2 Elimina la tentacin de perder el tiempo El mal hbito de perder el tiempo es algo que afecta especialmente a quienes utilizamos internet para trabajar. Hay tantas distracciones, desde noticias hasta chismes, vdeos, etc. Una forma de acabar con este tipo de distracciones es bloquear deliberadamente la tecnologa para aumentar la productividad. Para ello, debers restringir el acceso a los sitios que te distraen durante el perodo de tiempo en el que ests trabajando.

#3 Despirtate temprano Los que madrugan tienen maanas ms productivas, hacen ms cosas, y dicen tener un menor estrs que aquellos que se despiertan ms tarde. La maana suele ser un momento muy productivo para completar tareas importantes. Sers capaz de lograr ms en la misma cantidad de tiempo.

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#4 Toma los descansos en serio No comas en la oficina. Utiliza la hora de la comida para tomar el aire, refrescarte y tomar un descanso. Tienes que renovar las energas al levantarte de la silla y salir de ese habitculo. Despus de comer sers mucho ms productivo porque tienes las energas renovadas para completar tus tareas de manera ms eficiente.

#5 Deja trabajo a medio hacer antes del descanso Esto le ayuda a entrar de nuevo en modo productivo una vez que regreses, porque tu cerebro ansa la finalizacin. Este truco lo empleaba el famoso escritor Ernest Hemingway; siempre dejaba la ltima frase sin terminar para poder retomar el trabajo fcilmente en la prxima sesin.

#6 Haz slo una cosa a la vez Hacer multitasking o multitarea perjudica tu productividad, as que en lugar de jugar a los malabares con mltiples proyectos a la vez, cntratre en una sola cosa y programa bloques de tiempo -o incluso das enteros- durante los cuales te concentres en una tarea o proyecto.

#7 Aprovecha los tiempos muertos Los tiempos muertos son los pequeos espacios de tiempo que pasan mientras se espera en las oficinas, aeropuertos, antes de una

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conferencia, en el autobs, etc. Aumentars tu productividad si aprovechas estos momentos para planificar, hacer llamadas telefnicas o leer ese libro que hace que te acuestes tan tarde (as podrs acostarte antes, descansar ms y ser ms productivo el da siguiente). Para una lectura cmoda te recomiendo Kindle, el lector de Amazon, que no pesa apenas, dispone de infinidad de ttulos y puede almacenar tus documentos PDF.

#8 Comienza por la tarea menos urgente La idea es completar tus tareas antes de que se conviertan en urgentes. Y la nica manera de hacerlo es trabajar primero en las tareas menos urgentes.

#9 Planifica lo divertido en primer lugar Este consejo sirve para evitar la procrastinacin. Si no la elimina del todo, al menos la va a reducir drsticamente, porque haciendo las tareas ms divertidas antes tu cerebro no se sentir amenazado -la diversin est garantizada- y no se defender procrastinando.

#10 Analiza tu capacidad y aprovecha tus momentos ms productivos Si eres mucho ms productivo en un momento determinado del da, concentra tus tareas en ese perodo de tiempo. Durante tus tiempos improductivos vete al gimnasio o haz otras actividades que no requieran esfuerzo intelectual, y haz las tareas ms pesadas y difciles slo en tus momentos productivos.

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#11 Prioriza las tareas sensibles al tiempo Echa un vistazo a todas tus tareas e identifica primero cules son sensibles al tiempo -las que hay que hacer en una fecha determinada- y dales prioridad. Una vez que estas tareas se hayan realizado, ya puedes escoger cualquiera de las otras.

#12 Consolida las cuentas de email Haz que todas sus cuentas de correo electrnico vayan al mismo cliente de email, y de este modo tendrs un solo lugar donde consultarlo. A travs del protocolo IMAP puedes administrar todas tus cuentas desde el servidor de email y mantenerlas sincronizadas en tus dispositivos mviles.

#13 Evita las interrupciones Con el fin de entrar en lo que se denomina momentum, es decir un estado de enfoque profundo y de concentracin, es importante evitar todo aquello que pueda interrumpirte, como el telfono mvil, la gente de tu alrededor, o internet. Y luego toma las medidas necesarias para ello: pon el telfono mvil en modo avin, avisa a tus compaeros de trabajo o a tu familia -si trabajas en casa- de que no te molesten, bloquea las notificaciones sonoras de tu ordenador, etc.

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#14 Planifica Toma los primeros 30 minutos del da para planificar el resto del trabajo. Haz una lista de las tareas importantes que debes tener finalizadas en el da y mantn el enfoque en dichas tareas.

#15 Trabaja menos, termina ms Prueba a establecer un lmite de tiempo para tus sesiones de trabajo y te dars cuenta de que terminas ms cosas. Un punto de referencia que puedes seguir es limitar tanto tus bloques de trabajo (60-120 minutos), como tu jornada de trabajo semanal (40 horas). Trabajar duro no se trata slo de cantidad (tiempo), sino sobre todo de la calidad. Paradjicamente, para aumentar la calidad es necesario disminuir la cantidad. Hay un punto de equilibrio perfecto para cada uno de nosotros. Encuentra el tuyo.

#16 Busca un punto de vista externo Cuando nos sentimos abrumados nos involucramos demasiado emocionalmente en todo lo que nos sucede. El resultado es que podemos tender a no ser capaces de tomar decisiones con claridad. Pide otro punto de vista, una perspectiva externa de un colaborador, un mentor, un coach, un amigo o tu pareja, y decide lo que es realmente importante en ese momento. Es una forma menos subjetiva de poder escapar del bloqueo.

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#17 Utiliza un sistema de calendario Registra tus citas, tareas, proyectos y fechas de entrega en un sistema de calendario como Google Calendar. De esta manera podrs fcilmente priorizar y planificar tu tiempo, y por consiguiente aumentar tu productividad. Te recomiendo Google Calendar porque te permite sincronizar tu calendario en varios dispositivos y tambin facilita el trabajo en equipo al ofrecer la posibilidad de que dos o ms personas puedan sincronizar y/o compartir sus calendarios.

#18 Haz lo que tengas que hacer La clave de la productividad es realmente hacer lo que se tiene que hacer. Ten cuidado de no quedar atrapado en actividades secundarias. Muchos profesionales dedican horas a mantener su sistema de productividad, a probar nuevas herramientas, a planificar la planificacin Recuerda que invertir tiempo para mantener tu sistema de productividad es una actividad secundaria. En su lugar, pasa a la accin y haz lo que tengas que hacer.

#19 Agrupa tus tareas iguales en bloques Reserva bloques de tiempo para tareas que sean similares, y agrpalas ah. Por ejemplo, bloquea un momento del da para hacer llamadas, y haz una detrs de otra. Lo mismo puedes hacer con el email, las redes sociales, o las salidas fuera de la oficina.

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#20 Pasa a otra tarea si te bloqueas Es tpico que aparezcan dificultades en las tareas. A veces, es frustrante que mientras ms urgente e importante es algo, ms cuesta avanzar. Si te has sentido as alguna vez, sabrs de lo que te hablo. La solucin pasa por romper la espiral descendente de procrastinacin y malos sentimientos. Cmo? Pues si no puedes hacer algo, simplemente haz un alto y sal a caminar y tomar un poco de aire fresco. Es probable que cuando regreses abordes esa tarea con energas renovadas.

#21 Entra en aislamiento Hay momentos en que tu lista de tareas est llena de acciones a llevar a cabo de prioridad alta. En ese caso es imperativo eliminar todas las distracciones externas. Enfoca toda tu energa en una tarea cada vez hasta que la hayas completado, y luego pasa a la siguiente. Una vez que todas las prioridades estn resueltas, podrs reincorporarte a la sociedad.

#22 Procrastina productivamente La procrastinacin es siempre el nmero uno en la lista top de la improductividad. La mayora de los consejos sobre productividad te ensean a evitar la procrastinacin, y me temo que eso es del todo imposible, dada la naturaleza humana. En algn momento vas a posponer algo, as que cuando lo hagas trata de comprometerte poniendo una fecha posterior de finalizacin o entrega en lugar de simplemente dejarlo para otro momento.

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#23 Utiliza el poder del 3 Propnte 3 tareas para completar cada da (te hablo de tareas grandes) y toma descansos cortos entre cada una para darle a tu mente un respiro y que se despeje. Un error comn es ponerse demasiadas tareas para hacer durante el da, pues es frustrante no finalizarlas y crea una sensacin innecesaria de estrs.

#24 Equilibra lo urgente y lo importante Algunos de nosotros tendemos a gestionar todas las cosas tan pronto como nos llegan, por lograr esa falsa sensacin de que vas avanzando. Aunque es un buen hbito completar las tareas que surgen tan pronto como se pueda, nunca avanzars como negocio si esto contina as. Divide tu tiempo entre lo urgente y lo importante, y haz una divisin par entre el manejo de asuntos urgentes y trabajar en soluciones a largo plazo. Aprende a externalizar lo urgente. T gestiona lo importante (antes de que se convierta en urgente).

#25 Trata la perfeccin como un proceso, no como un estado alcanzable El perfeccionismo puede ser devastador para la productividad. Algunos de nosotros ni siquiera podemos comenzar proyectos a causa del perfeccionismo. Ser un perfeccionista y querer lograr la perfeccin no es algo malo, sin embargo es poco realista. En lugar de esto, enfcate hacia la excelencia y ya irs corrigiendo por el camino. Y recuerda: lo perfecto es enemigo de lo bueno.

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#26 S puntual en las reuniones Es una enorme prdida de tiempo cuando la gente llega tarde a las reuniones y el presidente de la reunin, por cortesa, repite lo dicho anteriormente. Con el fin de dar ejemplo, debes llegar a tiempo a todas las reuniones. Y si presides alguna, no castigues a quien llega a tiempo haciendo que esperen a los que llegan tarde.

#27 Enfcate en lo que realmente importa No todo es prioritario. Dedica algn tiempo a planificar y determinar las tareas ms importantes que necesites asumir. Por lo general es mucho mejor concentrarse en una o dos prioridades y hacerlas muy bien, en lugar de hacer muchas y obtener resultados mediocres.

#28 Termina el da con una nota positiva Dedica las ltimas horas de tu jornada de trabajo a algunas de las tareas ms livianas, como el papeleo o algo que sepas que vas a terminar. Finalizars la jornada con ese buen sabor de boca que deja el completar al menos una cosa antes de que termine el da.

#29 Haz listas y marca el orden tus tareas Las listas escritas son una de las mejores herramientas para la productividad. Despus de haber escrito tu lista, dale a cada elemento una clasificacin numerada dependiendo de la prioridad, y ejecuta las tareas siguiendo el orden de la lista hasta su finalizacin.

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#30 Haz tu trabajo como una competicin Esto funciona para algunas personas. Imagina que tu trabajo es un concurso o una competicin, y que todas las personas que te rodean juzgan tus hbitos de trabajo. Este juego mental te har trabajar ms duro y ms productivamente.

#31 Define roles y divide el trabajo Si diriges un equipo -sea interno o externo-, define funciones distintas para cada miembro y divide el trabajo con respecto a esto tambin. Hay algunas personas que querrn hacerlo todo. Con los roles claramente definidos, cada uno en tu equipo tendr claro quin debe hacer qu. De esta manera, el equipo va a ser ms productivo y las tareas se completarn ms rpidamente.

#32 Pide ayuda cuando la necesites Es posible que en ocasiones requieras ciertas habilidades que estn fuera de tu alcance para un proyecto determinado. No tengas miedo de pedir ayuda. Busca a otros que tengan esas habilidades y puedan estar interesados en trabajar contigo, o busca personas que puedan conocer a alguien en su red que sea perfecto para esta misin. As eliminars el bloqueo y aumentars la productividad drsticamente.

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#33 Trabaja con herramientas productivas Hay una enorme variedad de herramientas, tanto online como offline, que te ayudarn a aumentar tu productividad. Un ejemplo es Wunderlist, una herramienta gratuita que te permite trabajar con listas de tareas simples y mantenerlas sincronizadas en cualquier dispositivo con conexin a internet.

#34 Rodate de la gente adecuada La experiencia ha demostrado que cuando te rodeas de personas inteligentes que tienen estilos de trabajo similares al suyo, tu productividad tiende a aumentar. Esto es debido a que tiran de ti en vez de dejarte caer, y tambin por mimetismo para mantener el sentimiento de pertenencia al grupo.

#35 Planifica los descansos Trabaja con atencin y sin distracciones durante un tiempo determinado. Pero tambin planifica bloques de tiempo (significativamente cortos) para ser poco productivo sin que te genere sentimientos de culpa.

#36 Da un paso atrs y toma impulso En momentos de mucha carga de trabajo o cuando encuentras un problema, aljate del proyecto o tarea que ests realizando. En ese momento, pide la opinin de un extrao sobre tu producto, sitio web, blog, etc. Te sorprendera la frecuencia con la que ests demasiado

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cerca del problema como para ver la solucin obvia, y un punto de vista externo puede resultar de mucho valor.

#37 Termina el trabajo antes de que tus bateras se agoten No te hablo de tus bateras, sino de las de tus herramientas de trabajo. Este truco puede ser una gran motivacin para algunos. Deja los cargadores de tu porttil, tu telfono mvil y el resto de aparatos electrnicos en casa, y trata de completar tus tareas antes de que se agoten las bateras. Es una forma de obligarte a ser productivo.

#38 Mantn todo en formato digital Los porttiles y otros dispositivos electrnicos te aportan movilidad. Para aprovechar las bondades de la ubicuidad y ser ms productivo, es recomendable gestionar todo lo que puedas en formato digital. Esto te permitir hacer cosas sobre la marcha. Adems, si por ejemplo ests trabajando en una cafetera o en un parque, lo ltimo que querrs es ponerte a revolver papeles. Aprenda a dominar herramientas que permiten hacer anotaciones en documentos PDF y acostmbrate a la lectura de documentos en tu tablet u ordenador.

#39 Asigna tareas que puedas hacer durante un desplazamiento Los desplazamientos por motivos de trabajo suelen ocupar una gran parte de nuestro tiempo. Una manera de aumentar la productividad es asignar tareas que puedas hacer sobre la marcha. Por ejemplo,

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escuchar una presentacin, un boletn de noticias, hacer llamadas telefnicas (utilizando un manos libres si vas conduciendo).

#40 Concentra tus comunicaciones en un solo dispositivo Hoy en da, cualquier smartphone te permite llevar contigo ms que un telfono para hacer llamadas, convirtindose en una autntica central de telecomunicaciones de bolsillo. Busca un smartphone que se adapte a tus posibilidades y contrata un plan de voz y datos. As podrs gestionar en cualquier parte y de forma muy gil tu email, tus contactos, tus perfiles en redes sociales, etc. Esto aumenta la productividad de tu negocio y siempre estars accesible para clientes y colaboradores.

#41 Escanea tu firma (u obtn tu firma digital) Presupuestos, facturas, informes, contratos y un sinfn de documentos a menudo requieren de tu firma. Para ahorrar tiempo y aumentar la productividad, escanea y guarda en un lugar seguro tu firma real como un grfico e insrtala en documentos de texto como una imagen. Si es un PDF, guarda tu firma como un sello personalizado. Y para mayor seguridad, obtn tu firma digital, que podrs insertar en cualquier documento.

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#42 Almacena en cach todos tus correos Asegrate de que puedes almacenar en cach tus emails, ya que de esta forma podrs trabajar sin conexin a Internet.

#43 Empieza en pequeo Tendemos a pensar en conceptos a lo grande. La desventaja de este tipo de pensamiento es que hace que la barrera de entrada -y de pasar a la accin- sea bastante alta. Para evitar esta parlisis trocea tus proyectos, piensa en tareas pequeas de ejecucin inmediata. Una vez que hayas empezado por una idea pequea, ser mucho ms sencillo ir subiendo el nivel.

#44 Crea objetivos simples Algunas veces nos vemos atrapados con demasiadas nuevas ideas que podran hacer que sea imposible completar cualquier cosa. La mejor manera de evitarlo es escribir una simple declaracin que resuma tu objetivo al inicio de cada proyecto. Piensa en tu objetivo como en el resultado deseado, y no lo compliques demasiado. Enfcate en conseguirlo.

#45 Sigue una rutina Puede ser tentador hacer slo las cosas ms agradables, incluso si hay un montn de trabajo por hacer. La procrastinacin puede fcilmente superarnos, por lo tanto debes crear una rutina y ceirte

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al mximo a ella. Esto te ayudar a crear un hbito de trabajo productivo y a separarlo de tu tiempo de ocio.

#46 Acaba con las reuniones innecesarias Siempre que puedas, evita una reunin. Si no puedes hacerlo, intenta mantenerla de manera virtual. Y si tiene que haber una reunin, asegrate de fijar un objetivo para ella, un orden del da y que se lo hagas llegar a los participantes. Comienza siempre con la pregunta: "Sabemos todos por qu estamos aqu?. Y luego contina con: "Es necesario que todos estemos aqu?.

#47 Aborda las tareas difciles La mayora de las personas prefieren empezar con las cosas fciles y completar esas primero. Sin embargo, si trabajamos as, podramos terminar procrastinando porque podemos sentirnos satisfechos y contentos de haber completado algunas tareas. Es una falsa sensacin, porque la frustracin y el estrs aparecen cuando nos encontramos con un desafo o una dificultad. Por lo tanto, lo mejor es conseguir una ventaja al completar la peor tarea primero y poco a poco hacer una transicin a las fciles. Te sentirs genial al haber completado tantas cosas al final del da.

#48 Practica el NO Cuando descubr el poder del NO, mi productividad se dispar. Literalmente. Decir "no" -a uno mismo o a otros- es parte esencial de la ecuacin de la productividad. A veces las distracciones llegan disfrazadas de oportunidades. Di no y mantn el foco en tus tareas.

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#49 Organzate Ser organizado ahorra tiempo. Cuando se es organizado, se puede acceder fcil y rpidamente a los archivos de trabajo y registros cuando es necesario. Independientemente del sistema de organizacin que utilices, ahorrars tiempo si puedes ir directamente a un archivo o carpeta cuando lo necesites. Y si tienes tu sistema de informacin en formato digital, mejor an.

#50 Cuida tu entorno de trabajo Como seres humanos, nuestro estado de nimo se ve influido por el entorno. Un espacio de trabajo ordenado y limpio ayuda a pensar y actuar con un enfoque claro. Un espacio de trabajo desordenado, ruidoso o lleno de gente te puede transformar en la versin distrada y desenfocada de ti mismo.

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Herramientas de productividad Para ayudarte a aumentar tu productividad, aqu te dejo algunas de las herramientas para hacer ms (y mejor) trabajo en menos tiempo:

Gmail

Para m es el mejor cliente de email, pues me permite gestionar todas mis cuentas de correo electrnico y mis contactos desde cualquier dispositivo. Adems ofrece multitud de posibilidades con su sistema de etiquetas y filtros.

>>> MS INFORMACIN AQU

Google Calendar

Otra herramienta de Google. En este caso su utilidad es la de mantener un calendario que se sincroniza en cualquier dispositivo con acceso a internet. Ofrece la posibilidad de crear distintos calendarios y compartirlos.


Google Drive

Con Google Drive dispondrs de un disco duro virtual de 15 GB de espacio gratuito, en el que podrs almacenar y compartir tus documentos.


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Google Docs

Crea tus documentos solo o de forma colaborativa, comprtelos, controla las versiones y no dependas nunca ms del sistema operativo que utilicen tus clientes o colaboradores. Todo esto y mucho ms en Google Docs.


StayFocusd

Extensin para el navegador Google Chrome permite aumentar tu productividad limitando el tiempo que puedes pasar en sitios web que hacen perder el tiempo.


Wunderlist

Estupenda herramienta para crear listas de tareas de forma simple.


Rescuetime

Si no sabes en qu se te va el tiempo, esta herramienta te ayudar a averiguarlo.


Timely

Timely es una completsima herramienta de gestin de proyectos.


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Asana

Asana tambin es una herramienta online para gestin de proyectos, pero en este caso muy til si trabajas en equipo y a distancia.


Skype

Skype es la aplicacin ms conocida para hacer llamadas y videoconferencias a travs de internet. Lo mejor para reuniones a distancia.


Google Hangouts

Similar a Skype, pero sin necesidad de instalacin.


Moosti

La tcnica pomodoro consiste en trabajar en bloques de 25 minutos, descansando en perodos de 5 minutos. Es muy til para completar tareas muy largas en bloques ms pequeos. Moosti es una aplicacin web para que puedas aplicar esta tcnica.


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