TESIS

PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA

NAMA : DJOKO PURNOMO NRP : 9107205302

DOSEN PEMBIMBING: FAJAR BASKORO, S.Kom, M.T.

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

A. Banyaknya profesi yang terlibat dalam proses pengembangan media video

B. Kurangnya pengetahuan yang dibutuhkan dengan yang tersediaC. Pengetahuan Explicit didokumentasi oleh perorangan D. Banyak pengetahuan tacit tidak mudah untuk didokumentasikanE. Tacit knowledge dieksplisitkan dalam bentuk video

Video, gambar, narasi

Akuisisi

Buku, Manual, SOP, Laporan

Distribusi Simpan/Cari

Penyaringan

Repositori

Tacit

Gambaran KMS yang akan dibuat

1.2 Rumusan masalah

1. Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS untuk proses pengembangan media video ?

2. Bagaimana mengumpulkan explicit knowledge dan tacit knowledge agar dapat digunakan untuk proses pengembangan  media video ?

3. Bagaimana mendesain KMS pengembangan media video ?

1.3 Tujuan dan manfaat

1. Untuk memperoleh knowledge map atas pengetahuan dalam proses pengembangan media video

2. Mengidentifikasi strategi untuk penerapan KM dalam organisasi  BPMTV

3. Mendesain KMS untuk kebutuhan pengembangan media video.

Manfaat penelitian

1. Terpetakannya pengetahuan organisasi BPMTV sehingga diketahui  pengetahuan yang dibutuhkan organisasi dan dimana memperolehnya

2. Diperolehnya cara dan strategi untuk menangkap(capture) pengetahuan yang ada di organisasai BPMTV.

3. Hasil desain KMS pengembangan media video dapat digunakan  sebagai acuan dalam implementasi aplikasi knowledge management sebagai media knowledge transfer dan knowledge sharing.

1.4 Batasan penelitian

1. Hasil penelitian masih berupa desain KMS pengembangan media  video menggunakan pendekatan UML 

2. Pemanfaatan KMS ini menggunakan infrastruktur jaringan intranet  yang ada di BPMTV

3. Penelitian tentang analisis kebutuhan terbatas dalam lingkup kerja   kantor BPMTV, yaitu pada proses penyusunan Garis Besar Isi Media  dan Jabaran materi  ( tahap design ) dan proses produksi video (tahap development).

BAB II Tinjauan Pustaka

2.1 Knowledge management

Menurut Widayana(2005), knowledge management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan dalam organisasi.

2.2 Knowledge management multimedia

Knowledge management multimedia yang dimaksud adalah pengelolaan pengetahuan pada sebuah organisasi dalam menciptakan nilai kompetitif yang didalamnya tidak hanya berupa dokumen teks namun juga dapat berupa gambar, audio, video, animasi, grafik dan bentuk multimedia lainnya .

2.3 Konversi knowledge

Gambar Spiral Knowledge (Sumber: Nonaka,Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka, 1995)

BAB III Metode Penelitian

Tahapan-tahapan yang dilalui selama pelaksanaan tesis ini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management (Tiwana, 1999) dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian karena tidak semua langkah dilakukan dalam tesis ini.

Peta sistem dan infrastruktur KM saat ini

Dokumen kebutuhan pengguna dan sistem

Teknologi yang digunakan, strategi transfer knowledge

Daftar kekayaan pengetahuan

Kebutuhan organisasi pengelola KM

Diagram activity, use case, class, sequence dan statechart

Desain interface, arsitektur, database

Interface sistem

Evaluasi desain dengan metode runut berdasarkan analisa

kebutuhan

Menganalisa sistem dan infrastruktur saat ini

Analisa kebutuhan pengguna dan sistem KM, menyelaraskan strategi KM dengan strategi organisasi

Membuat desain infrastruktur KM

Melakukan audit terhadap kekayaan pengetahuan

Menyusun desain tim KM

Analisa sistem KM

Desain sistem KM

Pembuatan Antarmuka sistem

Evaluasi Desain KM

Tahap 2Evaluasi

Infrastruktur

Tahap 3Analisis Desain

Tahap 4Penyelesaian

Hasil dan saran tindak lanjut penelitianKesimpulan dan saran

Studi LiteraturKelayakan desain knowledge

managementTahap 1Persiapan

Gambar Tahapan Penelitian

BAB IV Pembahasan

4.1 Organisasi BPMTV

Kepala BPMTV

Seksi Pengkajian dan Perancangan Seksi Produksi Seksi Sarana

SubBag Tata Usaha

Gambar Bagan organisasi BPMTV

Tugas dan fungsi

1. pengkajian model dan format sajian media televisi; 2. perancangan model dan format sajian media televisi; 3. pembuatan model dan format sajian media televisi; 4. pengelolaan sarana, peralatan, dan bahan pengembangan model dan format

sajian media televisi; 5. pemberian layanan teknis pengembangan model dan format sajian media

televisi;6. pelaksanaan ketatausahaan BPM-TV

4.2 Analisa sistem dan infrastruktur4.2.1 Sistem yang berjalan saat ini

Untuk mengetahui proses pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen pengetahuan :

• Pelatihan teknis• Kegiatan GBIM dan JM • Kegitatan penulisan naskah• Kegiatan syuting-preview

Tabel Jenis kegiatan dan hasil yang diperoleh.

NoKegiatan/Pelatihan Peserta yang terlibat Narasumber Hasil

1 Pelatihan Teknis(Editing, Sound,Lighting, Camera,Sutradara, Jurnalistik,Teknisi)

Pegawai BPMTV Pustekkom, Stasiun TVswasta dan lembagalain

Pengetahuan tacit teknisproduksi,Modul, makalahpelatihan

2 Penulisan GBIM danJM

Pegawai BPMTV, guru Pustekkom, Dosen(Ahli Materi, AhliPendidikan)

Naskah GBIM dan JM,Makalah materi sisipan,

3 Penulisan Naskah Pegawai BPMTV, guru Pustekkom, Dosen(Ahli Materi, AhliPendidikan)

Naskah skenario,Makalah materi sisipan,pengetahuan tacitkarakteristik pengguna

4 Produksi Video Pegawai BPMTV Pegawai BPMTV Laporan produksi, Fileunduhan, buku,Pengetahuan tacit teknisproduksi

4.2.2 Pengelolaan KM yang ada saat ini

Pengelolaan knowledge di BPMTV

4.2.3 Infrastruktur jaringan komputer

Skema jaringan LAN BPMTV

4.3 Menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV4.3.1 Peta pengetahuan organisasiMenunjukkan tabel pengetahuan yang sudah dikuasai dan pengetahuan

yang dibutuhkan dari hasil kuisioner dan wawancara

4.3.2 Identifikasi strategi KMS1. Strategi akuisisi pengetahuan di BPMTV 2. Strategi penyimpanan pengetahuan3. Strategi distribusi pengetahuan

4.3.3 Identifikasi kebutuhan pengguna

Dari hasil penelitian tiga tool knowledge management di web dan hasil kuisioner diperoleh kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional

Tabel Kebutuhan Fungsional Sistem

No Uraian Fungsional Kode

1 Sistem dapat melakukan pencarian pengetahuan yang tersimpandalam sistem, dengan mengetikkan kata kunci

KF01

2 Sistem dapat menyimpan pengetahuan yang dikirim oleh user KF02

3 Sistem dapat digunakan untuk melampirkan file pengetahuan KF02a

4 Sistem dapatmenyimpan pengetahuan dalam bentuk file dokumen KF03

5 Sistem dapatmenyimpan pengetahuan dalam bentuk file video KF04

6 Sistem dapat menambahkan komentar yang berasal daripengguna yang berguna untuk pengayaan materi pengetahuan

KF05

7 Sistem dapat digunakan untuk menyetujui atau menolak kirimanpengetahuan dalam sistem

KF06

8 Sistem dapat digunakan untuk menyetujui atau menolak kirimankomentar pengetahuan dalam sistem

KF07

9 Sistem dapat digunakan untuk mendownload pengetahuan yangdisimpan dalam sistem

K08

10 Sistem dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan datapengguna

Kf09

11 Sistem menyediakan laporan atas aktivitas sistem Kf10

12 Sistem juga menyediakan menu bantuan mengenai penggunaansistem

Kf11

Tabel Kebutuhan Non Fungsional

No Uraian Non Fungsional Kode

1 Sistem mengijinkan pengguna masuk setelah login denganmemasukkan username dan password

KNF01

2 Sistem dapat mendukung semua tipe file yang dikirim olehpengguna file video (avi, flv,MP4), audio (wav, mp3), dokumen(doc, Pdf), image(jpg, bmp) dan file kompresi (zip/rar)

KNF02

3 User interface sistem sederhana dengan tombol-tombol navigasiutama di setiap halaman dan form

KNF 03

4 Sistem dapat memberikan response time yang cepat KNF04

4.4 Analisa dan desain4.4.1 Desain infrastruktur KM

Desain infrastruktur KM

4.4.2 Melakukan audit atas kekayaan pengetahuan

Audit manajemen pengetahuan adalah kegiatan memeriksa secara sistematis kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi (Munir, 2008). Audit manajemen pengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu audit kualitas pengetahuan, audit kualitas pembelajaran di organisasi dan audit kualitas proses pengelolaan pengetahuan

INOVATOR

PEMIMPIN PASAR

PESAING SEIMBANG

TERSESAT

DALAM MASALAH

Pengetahuan Inovatif

Pengetahuan Lanjut

Pengetahuan Inti Pengetahuan

Lanjut

Pengetahuan Inovatif

ORGANISASI PESAING/LAIN

Peta pengetahuan organisasi BPMTV

4.4.3 Mendesain tim KM yang terlibat

Pengelola sistem KM terdiri dari :• Satu orang dari pengelola teknologi informasi, yang melakukan pengelolaan 

dari sisi teknologi informasi yang bertindak sebagai administrator sistem KM yang bertanggung jawab mengelola pengguna, memantau dan melaporkan kegiatan yang terjadi dalam sistem KM

• Satu orang dari manajemen setingkat kepala seksi yang mengetahui substansi dari pengetahuan yang dibutuhkan dan diakuisisi.

• Satu orang dari pegawai, yaitu petugas perpustakaan/pusat sumber belajar (PSB), dalam hal ini diberi tugas sebagai pengelola konten.

• Pegawai secara keseluruhan sebagai sumber pengetahuan dan sekaligus pengguna pengetahuan

4.4.4 Analisa sistem dalam rangka membangun kerangka KM

Menggunakan pemodelan UML meliputi diagram use case, diagram aktivitas, diagram sequence dan diagram kelas :

1. Diagram use case

Diagram yang dibuat terdiri dari tiga(3) aktor dan lima belas(15) use caseTiga aktor tersebut adalah:– Aktor AdminKMS– Aktor PetugasPSB– Aktor Pegawai

Gambar 4.6 Diagram use case.

AdminKM

Pegawai

PetugasPSB

Mengelola Pengguna

Membuat Laporan KMS

Login

Mengirim Artikel

Mengirim Video

Mencari Pengetahuan

Menulis Komentar

Mendownload FileArtikel

Menyetujui Artikel

Menyetujui Komentar

Download Dokumen

Download Video

Mengirim Dokumen

Menyetujui Video

Menyetujui Dokumen

Tabel Deskripsi Use Case Login

Use case name : LoginID: UC.1

Aktor : Pegawai ,AdminKM, Petugas PSB

Deskripsi singkat : Use case ini untuk masuk ke dalam sistem

Prasyarat : Pegawai telah membuka halaman aplikasi knowledge management system

Kondisi akhir : Pegawai berhasil masuk ke dalam sistem sesuai hak akses yang diberikan

Aliran Normal: Respon sistem :

1.Pegawai membuka halaman web KMS BPMTV2.Pegawai memasukkan username3.Pegawai memasukkan password4.Pegawai menekan tombol LoginA1: Salah username atau Password

1. Menampilkan form login yangmemuat :• Kolom teks username• Kolom teks password• Tombol Login

2. Sistem menampilkan halamanutama sesuai dengan tingkat akses yangdiberikan

Aliran alternatif :E1: Salah nomor username dan password1.Sistem menampilkan pesan yang menyatakan bahwa username atau password yang dimasukkan salah2.Aliran kembali ke langkah 2

Sub aliran:

Aliran salah:

2. Diagram Activity Pegawai menekan tombol perintah KIRIM PENGETAHUAN

Sistem menampilkan halaman form isian kirim video

Pegawai menekan tombol KIRIM

Pegawai memilih link KIRIM VIDEO

Pegawai mengisi form dan file video serta file subtitel

Sistem menampilkan pesan "File sudah dikirim"

Ubah nama file subtitel

File Terkirim ?

Nama file subtitel = nama file video?

Tidak

Tidak

Ya

Gambar Diagram aktivitas mengirim video

3. Diagram sequence

Gambar Sequence diagram mengirim artikel

Pegawai ArtikelForm kirim artikel Kontrol kirim artikel DB pengetahuan

menampilkan form kirim artikel

tekan kirim artikel

tampilkan form artikel

masukkan (judul,deskripsi,isi)

masukkan lampiran file

validasi

penambahan artikel

draftArtikel()

simpan(OK)penambahan artikel berhasil

4. Diagram class 

Gambar Diagram kelas KMS

+simpan()+view()+getKnowledge()

-knowId-knowPenulis-knowKategori-knowJudul-knowDesc-knowIsi-knowFileid-knowTgl-knowKomentar-knowStatus

DBPengetahuan

+simpan()+update()+cek()+kirimDokumen()+kirimArtikel()+kirimVideo()+kirimKomentar()+unduhDokumen()+unduhVideo()+unduhArtikel()+delete()

-pegNip-pegNama-pegBagian-pegEmail-pegUsername-pegPassword-pegLogin-pegLevel

Pegawai

+mengelolaPengguna()+membuatLaporan()

AdminKMS

+menyetujuiArtikel()+menyetujuiVideo()+menyetujuiDokumen()+menyetujuiKomentar()

PetugasPSB

+view()+setVideo()+getVideo()

-vidPengarang-vidProduksi-vidTahun-vidLinkfile-vidSublinkfile

video

+view()

-teks-filelLink

Artikel

+view()+setDok()+getDok()

-dokPengarang-dokPenerbit-dokTahun-dokDesc-dokLinkfile

Dokumen

+isi()+cetak()

-judulLaporan-periode-jenis

FormLaporan

+validasi()

-judulLaporan-periode-jenis

KontrolLaporan

+addPenguna()+editPengguna()+delPengguna()

-nip-nama-email-login-password-unitKerja-level

Form Penguna

+validasi()

-nip-nama-email-login-password-unitKerja-level

Kontrol Penguna

+input()

-username-password

Form Login

+validasi()

-username-password

Kontrol Login

+simpan()

-komId-knowId-pegNip-komentar-komTanggal-komTime

Komentar

+add()

-judul-kategori-deskripsi-isi-file

Form Artikel

+validasi()

-judul-kategori-deskripsi-isi-file

Kontrol Artikel +add()

-judul-kategori-deskripsi-pengarang-penerbit-tahun-file

Form Dokumen

+validasi()

-judul-kategori-deskripsi-pengarang-penerbit-tahun-file

Kontrol Dokumen

+add()

-vidJudul-vidKategori-viddesc-vidPengarang-vidProduksi-vidTahun-vidLinkfile-vidSublinkfile

Form video

+validasi()

-vidJudul-vidKategori-viddesc-vidPengarang-vidProduksi-vidTahun-vidLinkfile-vidSublinkfile

Kontrol Video

+pilih()

-vidJudul-vidLinkfile-vidSublinkfile

Form Download video

+validasi()

-vidJudul-vidLinkfile-vidSublinkfile

Kontrol Download Video

+add()

-judul-isi-file

Form Download Artikel

+pilih()

-judul-isi-file

Kontrol Download Artikel

+pilih()

-judul-file

Form Download Dokumen

+validasi()

-judul-file

Kontrol Download Dokumen

+view()-katakunci

Form Cari

+validasi()-katakunci

Kontrol Cari

+view()

-judul-katakunci

Form Daftar Pengetahuan

+view()

-laporId-judulLaporan-periodeLap-jenisLap-Isi-tglLap

Laporan

+setLog()+getLog()

-logId-tgl-logArtikel-logDokumen-logVideo-logPegawai-logCari

Log

+add()

-username-password

Form Komentar

+validasi()-komentarKontrol Komentar

4.4.5 Desain KMS

1. Desain arsitektur

IntranetTCP/IP

InterfaceBrowser

Application

Access & Auhentication

ManajemenUserAdministrator

Analysis Design Development Implementation

Repository

Database

Servers

Multimedia

Metadata

Gambar Arsitektur knowledge management KMS

Gambar Arsitektur aplikasi knowledge management multimedia

Servers

I n t r ane t

Repository

Database

Multimedia

Metadata

Manajemen DokumenUpload Download

Manajemen user Daftar Login

MultimediaVideo Text Image

Administrator

User

4.4.5 Desain KMS

1. Desain sitemap

Dengan memanfaatkan daftar spesifikasi kebutuhan pengguna, hasil analisis diagram use case, diagram sequence dan diagram kelas memunculkan obyek‐obyek antarmuka yang dibutuhkan dalam sistem 

No

KodeHalaman

Desain Antarmuka

1 H01 Halaman index

2 H02 Halaman utama

3 H03 Halaman artikel

4 H04 Halaman dokumen

5 H05 Halaman video

6 H06 Halaman pegawai

7 H07 Halaman AdminKMS

8 H08 Halaman PetugasPSB

9 H09 Halaman Download

10 H10 Halaman Help

11 H11 Halaman Kirim Pengetahuan

12 H12 Halaman LaporanKMS

13 H13 Halaman Pengelola Pengguna

14 H14 Halaman Menyetujui Konten

15 F01 Form Kirim artikel

16 F02 Form Kirim artikel

17 F03 Form Kirim Dokumen

18 F04 Form Kirim Video

19 F05 Form Download artikel

20 F06 Form Download Dokumen

21 F07 Form Download Video

22 F08 Form Draft Artikel

23 F09 Form Draft Dokumen

24 F10 Form Draft Video

25 F11 Form Draft Komentar

26 F12 Form Tambah Pengguna

27 F13 Form Edit Pengguna

28 F14 Form Hapus Pengguna

29 L01 Laporan aktivitas sistem

Tabel Halaman dan form dalam desain antarmuka

Gambar Desain sitemap halaman utama

`

Gambar Desain sitemap halaman pegawai

Gambar Desain sitemap halaman petugasPSB

`

Gambar Desain sitemap halaman AdminKMS

Halaman AdminKMS

Halaman Video

Halaman Dokumen

Halaman Artikel

Halaman Cari

Form Pengelolaan Pengguna

Form Laporan

Halaman Help

Tambah

Edit

Hapus

Halaman Kategori

3. Desain antarmuka

a.Halaman index

Gambar Desain halaman index

Gambar Desain halaman utama

b.Halaman utama

c. Desain antarmuka untuk hak akses pegawai

1. Halaman artikel

Gambar Desain Halaman Artikel

2. Halaman video

Gambar Desain Halaman Video

3. Halaman mengirim artikel

Gambar Desain Halaman Mengirim Artikel

3. Halaman mengirim artikel

Gambar Desain Halaman Mengirim Artikel