Upload
others
View
28
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 1
PROSEDUR KUALITI
PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI JKSN/MSN
DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH
...............................................
Ketua Pemantau Pematuhan Arahan Amalan
Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia Tarikh : 30 Muharam 1437H
12 November 2015
..................................................
Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
Tarikh : 30 Muharam 1437H
12 November 2015
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 2
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan tatacara pemantauan pelaksanaan Arahan Amalan
dengan berkesan di JKSN/ MSN.
2. SKOP
Prosedur ini digunakan oleh Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia untuk
memantau pematuhan pelaksanaan Arahan Amalan di JKSN/ MSN.
3. DEFINISI
BIL. ISTILAH PENGERTIAN
3.1 Ketua
Pemantau
Pematuhan
Pegawai yang dilantik oleh KP/KHS JKSM bagi
mengetuai Jawatankuasa Pemantauan Pematuhan
Arahan Amalan.
3.2 Pegawai
Pemantau
Pegawai yang dilantik oleh KP/KHS JKSM untuk
menjalankan Pemantauan Pematuhan Arahan
Amalan.
3.3 Pemantauan Aktiviti penilaian terhadap pematuhan Arahan
Amalan termasuklah aktiviti pemerhatian, semakan
dokumen dan temu bual.
4. SINGKATAN
BIL. SINGKATAN PENGERTIAN
4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 3
BIL. SINGKATAN PENGERTIAN
4.2 KPPAA Ketua Pemantau Pematuhan Arahan Amalan
4.3 PPPAA Pegawai Pemantau Pematuhan Arahan Amalan
4.4 KP JKSN/ MSN Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah
Negeri/ Mahkamah Syariah Negeri
4.5 JKSM Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia
4.6 JKSN Jabatan Kehakiman Syariah Negeri
4.7 MSN Mahkamah Syariah Negeri
4.8 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4.9 PKHSSM Persidangan Ketua Hakim Syarie Seluruh Malaysia
5. RUJUKAN
5.1 Arahan Amalan
5.2 Manual Kualiti
5.3 JKSM-PKPS01 – Kawalan Dokumen
5.4 JKSM-PKPS02 – Kawalan Rekod
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 4
6. PROSES KERJA
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
KP/KHS
KPPAA
PPPAA
1. Melantik KPPAA dan PPPAA hendaklah memenuhi
syarat perlantikan seperti berikut :
i) Merupakan seorang pegawai syariah yang
berkhidmat di JKSM
ii) Telah mengikuti bengkel/ kursus
pemahaman Arahan Amalan dan
memperolehi sijil.
2. Mengadakan mesyuarat dengan PPPAA bagi
membuat perancangan pemantauan tahunan dan
menyediakan program pemantauan.
3. Mengedarkan keperluan pelaksanaan pemantauan
kepada PPPAA ;
i) Jadual Pelaksanaan Pemantauan Arahan
Amalan Tahun ........ (Lampiran 1);
ii) Senarai Semak Pemantauan (Lampiran 2);
iii) Borang Pemantauan Pematuhan Arahan
Amalan (Lampiran 3);
iv) Laporan Pemantauan (Lampiran 4);
v) dan
vi) Senarai Arahan Amalan.
4. Mengedarkan makluman untuk pelaksanaan
pemantauan ke JKSN/ MSN.
5. Melaksanakan pemantauan mengikut jadual dengan
mengisi Borang Pemantauan Pematuhan Arahan
Amalan (Lampiran 3).
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 01
Tarikh Pindaan Muka surat 5
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
KPPAA
6. Menyediakan laporan pemantauan dengan mengisi
Borang Laporan Pemantauan (Lampiran 4)
7. Membentangkan laporan keseluruhan hasil
pemantauan kepada KP/KHS/ KPJKSN/ MSN.
8. Menyerahkan laporan pemantauan pematuhan
kepada KPPAA dalam tempoh 7 hari selepas
pemantauan selesai.
9. Menerima laporan pemantauan pematuhan
daripada PPPAA dan merekodkannya dalam
Borang Penerimaan Laporan Pemantauan
Pematuhan Arahan Amalan (Lampiran 5 ).
10. Menerima pelan Tindakan Pembetulan daripada
JKSN/ MSN dalam tempoh 2 minggu dan bukti
pelaksanaan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh
pemantauan.
11. Menyedia dan membentangkan laporan
pemantauan pematuhan Arahan Amalan dan
cadangan penambahbaikan (jika ada) dalam
PKHSSM.
12. Menyerahkan laporan pemantauan kepada
Bahagian Pendaftaran, Keurusetiaan Dan Rekod
untuk tindakan susulan.
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 6
7. CARTA ALIRAN
A
Mula
Lantik Ketua Pemantau/Pasukan Pemantau Adakan Mesyuarat Untuk Menyusun Perancangan Pemantauan
Edarkan Keperluan Pelaksanaan Pemantauan Kepada Pasukan Pemantau
Laksanakan Pemantauan
Sediakan Laporan Pemantauan Di Lokasi Bentangkan Laporan Kepada KP/KHS/ KP JKSN/ MSN Serahkan Laporan Pemantauan Pelaksanaan Kepada Ketua Pemantau Terima Laporan Dan Rekodkan
Terima Pelan Tindakan Pembetulan
Sediakan Laporan Pemantauan Keseluruhan Pematuhan Arahan Amalan
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 02
Tarikh Pindaan
Muka surat 7
A
Bentangkan Laporan Pemantauan Dalam PKHSSM
Serahkan Laporan Pemantauan Kepada BPKR
Tamat
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 8
8. REKOD
BIL. REKOD LOKASI TEMPOH
SIMPAN
8.1. Minit MKSP Pejabat KPPAA 5 tahun
8.2. Minit PKHSSM Pejabat KPPAA 5 tahun
8.3. Rekod Program Pemantauan
seperti:
i) Jadual Pemantauan;
ii) Senarai Semak Pemantauan;
iii) Borang Pemantauan
Pematuhan Arahan Amalan;
dan
iv) Laporan Pemantauan
Pejabat KPPAA 5 tahun
9. LAMPIRAN
9.1 Lampiran 1 – Jadual Pelaksanaan Pemantauan Arahan Amalan Tahun .....
9.2 Lampiran 2 – Senarai Semak Pemantauan
9.3 Lampiran 3 – Borang Pemantauan Pematuhan Arahan Amalan
9.4 Lampiran 4 – Laporan Pemantauan
9.5 Lampiran 5 – Borang Penerimaan Laporan Pemantauan Pematuhan
Arahan Amalan Tahun .....
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 9
LAMPIRAN 1 JKSM-PKU03-1
JADUAL PELAKSANAAN PEMANTAUAN ARAHAN AMALAN TAHUN ______.
BIL. NEGERI LOKASI NAMA TARIKH
1.
2.
3.
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 10
LAMPIRAN 2 JKSM-PKU03-2
PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI /
MAHKAMAH SYARIAH NEGERI
SENARAI SEMAK PEMANTAUAN
BIL ARAHAN AMALAN AKTIVITI
PEMANTAUAN CATATAN
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 03
Tarikh Pindaan Muka surat 11
LAMPIRAN 3 JKSM-PKU03-3
BORANG PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN
Nama Auditor : .....................................................................................................
Nama Auditee :.....................................................................................................
Tarikh Audit :.....................................................................................................
Lokasi Audit :.........................................................................................................
BIL
ARAHAN
AMALAN NO.
PENEMUAN PEMANTAUAN DAN BUKTI
CATATAN
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 12
LAMPIRAN 4 JKSM-PKU03-4
PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI /
MAHKAMAH SYARIAH NEGERI
LAPORAN PEMANTAUAN JKSN/MSN :...................................................................... Tarikh Audit :.......................................................................
BIL LAPORAN
1
Berdasarkan audit yang dijalankan di JKSN/MSN..................... pematuhan terhadap Arahan Amalan adalah sebanyak ....... Namun begitu masih terdapat beberapa Arahan Amalan yang tidak dipatuhi dan mohon diberi perhatian seperti berikut:
No. Lokasi Arahan Amalan Penemuan Audit Sebab ketidakpatuhan
Oleh itu, Ketua Jabatan diminta mengambil perhatian terhadap…..
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 13
2 Cadangan penambahbaikan daripada Pemantau :
3 Maklum balas atau cadangan penambahbaikan daripada JKSN/MSN:
Tandatangan Ketua Pemantau Tandatangan Ketua Jabatan atau wakil .............................................. ........................................................ (Nama ) (Nama ) Cop Jabatan
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL
JKSM-PKU03 – PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN DI
JKSN/ MSN MS ISO 9001:2008
No. Keluaran 09
Tarikh Keluaran 12 November 2015
No. Pindaan 00
Tarikh Pindaan -
Muka surat 14
LAMPIRAN 5 JKSM-PKU03-5
BORANG PENERIMAAN LAPORAN
PEMANTAUAN PEMATUHAN ARAHAN AMALAN
TAHUN ........
BIL JKSN/MSN TARIKH
PEMANTAUAN
TARIKH
TERIMA
TANDATANGAN
KETUA LOKASI
CATATAN
(Dalam tempoh 7
hari /lebih)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
..................................................
Tandatangan Ketua Pemantau
Jawatankuasa Pemantauan Pematuhan Arahan Amalan.....
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM
SALI
NAN
LAM
AN
WEB J
KSM