Prosessien mallintaminen

15.3.2007

Kari Katajakari.kataja@uta.fi

15.3.2007 2

Esityksen sisältö10:15-11:45 (Yleinen prosessiosuus) Esittäytyminen ja taustoja Yliopistojen prosessiyhteistyö Prosessien mallinnuksesta yleisesti

Prosessin määrittely. Ydinprosessit, tukiprosessit ja pääprosessit Prosessien mallinnuksen tuloksia: Miksi mallintaa prosesseja? Mitä mallinnetaan? Mallinnuksen tarkkuustaso Käytettyjä menetelmiä

12:30-13:30 (QPR osuus) Kuvauksien jakelu ja linkitys Yhteinen palvelin Notaatiokäsikirjan ja QPR ProcessGuiden esittelyä13:45-15:30 (QPR ProcessGuide –osuus jatkuu) QPR ProcessGuide harjoituksia

15.3.2007 3

Esittäytyminen ja taustoja

DI, KTM, fil. yo. (2007) Kari Kataja, kari.kataja@uta.fi

1997-2002 Kyrel / Flextronics Corporation Mm. Kyröskosken tehtaan prosessien mallinnus

Tammikuu 2005 - joulukuu 2005: Tampereen yliopiston prosessi- ja käsitemallinnusta.

Joulukuu 2005 - : IT-keskuksien prosessimallinnusta ITIL / palvelunhallinta –ryhmän johdolla.

15.3.2007 4

Yliopistojen yhteystyö prosesseissa

http://prosessi.csc.fi ProcessGuideen liittyen ainakin vielä

toistaiseksi löytyy materiaalia myös http://www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/qprdokumentit/

Em. sivujen uudelleenorganisointi työnalla

Palvelun demoaminen

15.3.2007 5

Prosessiajattelua

1. Mallinnetaan prosessin nykytila

2. Kehitetään toimintaa

3. Mallinnetaan uuden prosessin nykytila

Oikein vai väärin?

Prosessien hyödyntämisen näkökulmasta VÄÄRIN!

15.3.2007 6

ProsessiT

oim

ittaj

a

Asi

akas

/ k

äytt

äjä

ProsessiSyöte

Input

Palvelu

Tuote

Output

”Prosessin käsite koostuu toiminnasta, resurssista ja tuotoksesta, joihin liittyy suorituskyky.” (Laamanen, 2002)

”Sivutuote”

(Laamanen, 2002)

15.3.2007 7

Ydinprosessit ja tukiprosessit

Yleinen määritelmä: ydinprosessit ovat ulkoista asiakasta palvelevia prosesseja. (OplaaPro)

Tukiprosessit mahdollistavat ydinprosessien toiminnan

15.3.2007 8

Pääprosessit

Pääprosessit ovat organisaation onnistumisen kannalta tärkeitä

Pääprosessit voivat olla joko ydinprosesseja tai tukiprosesseja

Pääprosessin synonyyminä käytetään usein avainprosessia.

15.3.2007 9

Yliopistojen lähtökohta

Yliopistolaki määrittelee yliopistojen tehtäviksi tieteellisen ja taiteellisen toiminnan: Tutkimus Opetus Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

15.3.2007 10

Jatkuva kehittäminen: prosessijohtoinen lähestymistapa

Mihin haluamme päästä?

Mikä on nyky-tilamme?

Kuinka pääsemmetavoitteeseemme?

Mistä tiedämmesaavuttaneemme

tavoitteen

Visio ja toiminnantavoitteet

Määritelmä

Prosessimuutos

Mittari

(ITIL Managing IT services, Service Delivery:Office of Government Commerce)

15.3.2007 11

Mitä se johdon sitoutuminen oikein tarkoittaa?

Prosessien kehittäminen: sitoutumisen tärkeys (Laamanen) Kriittinen menestystekijä: erityisesti johdon

sitoutuminen avainasemassa

Tietää

Ymmärtää

HyväksyyVai-

kuttaa

15.3.2007 12

Kaksi lähestymistapaa prosessien mallinnuksen tuloksiin

Prosessimalli: mihin sitä voitaisiin käyttää? Paljon muutakin kuin vain dokumentaatioväline

Prosessien mallinnusprosessi: mitä se saa organisaatiossa aikaan?

15.3.2007 13

Miksi mallintaa prosesseja? (1) Pohja kehittämiselle: tiedetään nykytilanne

Tietojärjestelmien kehittäminen: miten toimintaa tukevia tietojärjestelmiä voidaan kehittää jos toimintaa ei ole kuvattu?

Palvelukeskukset Laadunvarmistusjärjestelmät ja mittarit Havaitaan mahdolliset puutteet tietoturvassa,

dokumentoinnissa yms. Riskien hallinta!

Kehityskohteiden havaitseminen Prosessiajattelun levittäminen

15.3.2007 14

Miksi mallintaa prosesseja? (2)

Organisaatioiden välisten rajapintojen selventäminen ja kokonaisuuden hallinta

Tietolähteiden ja tiedon tarvitsijoiden löytäminen

Saadaan dokumentaatiota perehdyttämiseen

Muutostenhallinta yms.

15.3.2007 15

Mitä mallinnetaan?

Vaihtoehtoina esimerkiksi: Nykytilanne Vähän parannettu nykytilanne Tavoitetilanne Ideaalitilanne

Mallista pitää selvitä, jos on kuvattu jotakin muuta kuin nykytilannetta

15.3.2007 16

Mallinnettavien prosessien valinta

Kaikkea mahdollista ei kannata mallintaa

Kriteereinä voi käyttää esimerkiksi: Tärkeät prosessit Ongelmallisiksi koetut prosessit Prosessit, joille suunnitteilla kehitystä

15.3.2007 17

Mallinnuksen tarkkuustasosta

Ei kannata yrittää tehdä työohjeita Liiat detaljit tuhoavat ymmärryksen.

Toimintalogiikka kuitenkin selvittävä. Kehittämisessä tarvitaan kuitenkin tarkempia kuvauksia. (Laamanen 2002)

Hierarkian hyödyntäminen: lähtökohtaisesti prosessi sovittava yhdelle A4 arkille

15.3.2007 18

Käytetyistä menetelmistä...

Hajautettu vs. keskitetty mallintaminen Organisaation kuormittaminen

mallinnustyöllä Fläppitaulutekniikka tai keskustelu

Useita iteraatiokierroksia QPR-Portaali helpottanee kommenttien

pyytämistä laajemmalta porukalta

15.3.2007 19

Käytetyistä menetelmistä 2

Lähtökohtana kolme vaihtoehtoa: Lähdetään täysin puhtaalta pöydältä

mallintamaan prosessia Otetaan lähtökohdaksi esimerkiksi laeista

/ asetuksista löytyvät määräykset tai jo olemassa oleva malli / ohjeet yms.

Käytetään jonkin toisen yliopiston tai valtiokonttorin (kiekuohjelma) jo tekemää mallia pohjana

QPR ProcessGuide

15.3.2007 Kari Katajakari.kataja@uta.fi

15.3.2007 21

QPR

Perustettu 1991, listattu HEX:n NM-listalla.

Tuotteet: QPR ScoreCard: tasapainoitetun

tuloskortin (Balanced Scorecard) QPR ProcessGuide

www.qpr.fi

15.3.2007 22

Mallinnusvälineistä: MS Visio vs. QPR ProcessGuide

Visio on piirtoväline, ProcessGuide prosessien mallinnusväline

ProcessGuide pakottaa yhteiseen mallinnustapaan, vähentää käyttäjän ”sooloilumahdollisuuksia”

Erityisenä vahvuutena ProcessGuidessa tasojen ja linkkien hallinta

Molemmilla ohjelmilla mahdollista piirtää prosessi ulkonäöltään hyvin samankaltaiseksi.

15.3.2007 23

ProcessGuiden kuvauksien jakeluvaihtoehtoja

Dynaaminen www-sivusto QPR-Portaali –ratkaisun kautta Kommentointimahdollisuus

Staattiset www-sivut (=export html ProcessGuidesta)

PDF-tallennus esimerkiksi Acrobatilla Linkitys ei toimi PDF-tiedostoissa

Paperitulosteet Kannattaa ottaa huomioon portaalin rajoitukset

Upottaminen esim. Word-dokumentteihin.

15.3.2007 24

QPR prosessien ja muun dokumentaation linkitys

Prosessi => muu dokumentaatio Tietoelementtien avulla onnistuu Yhteisen palvelimen osalta kehittäjäkäyttäjillä eivät linkit

toimi Muu dokumentaatio => Portaalin prosessi

http://demo.qpr.com/scripts/qpr.exe?PGPLUGIN&*xlink&VTN=flowchart&SID=iOC0O7afk7w)Ml8zvVHk5WrNmnQ69y97jOXe50C4r7RbLI8WtE9u53&SKIN=portal&SMI=2&SPV=0&SMN=0&MCBG=0&PERIOD=latestforall&PMAIN=processes&PSUB=PGPLUGIN_processmaps&PPRM=MODELID%u003D383798738%u003F1058206330&UIP=kPb1TguiqNNaKICYt)mm4GCNh0MVC4PSlvXeI5u2.l7aHLLSiOjDQnf

Ei välttämättä onnistu yhteistä palvelinta käytettäessä

15.3.2007 25

MS Visio / QPR kuvausten siirto

MS Visio => QPR ProcessGuide XML:n kautta tehtävissä Aika paljon rajoitteita: käytännössä voi

olla parempi piirtää käsin uudelleen QPR ProcessGuide => MS Visio

QPR ei ole siirrosta kiinnostunut Voisi kenties olla mahdollista kehittää ko.

siirto, mutta nykyisin tällaista ratkaisua ei ole tiedossa.

15.3.2007 26

Miksi yliopistoilla on yhteinen prosessikuvauksien varasto?

Moninkertaisen työn välttäminen: vain yksi ylläpidettävä järjestelmä

Joustava lisenssien käyttäminen Yliopistoilla eri etenemisnopeus

Kuvauksen jakaminen muille yliopistoille Yhteistyö Benchmarking Best practices

Myös Valtiokonttorin kuvaukset palvelimella

15.3.2007 27

Syntynyttä dokumentaatiota

Notaatiokäsikirja: http://prosessi.csc.fi ProcessGuiden standardipohjasta muokattu

ProcessGuide / Visio vertailua, ProcessGuide havaintoja ja ”sudenkuoppia” yms. http://www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/qprdokumentit/

Dokumentit lähitulevaisuudessa organisoidaan todennäköisesti uudelleen

15.3.2007 28

Jatkosuunnitelmia Prosessipankin käytön vakiinnuttaminen ja

laajentaminen Prosessien hyödyntäminen

IT-prosessien osalta keskusteltu pienryhmissä tapahtuvasta prosessien katselmoimisesta Tässä hyödynnettäisiin alueellista yhteistyötä Samalla tuettaisiin eri osa-aluiden verkottumista Olisiko yhteistyö AMK:n kanssa mahdollista?

Toiminnan kehittäminen Mittareiden työstäminen

15.3.2007 29

Notaatio

Pääpiirteittäin käytössä ProcessGuiden standardipohja

www.yliopistojenit.fi/palvelukuvaukset/qprdokumentit

Notaation ja ProcessGuiden esittely

15.3.2007 30

Lukemista…

Esimerkiksi Kai Laamasen kirjallisuutta voi käyttää apuna.

15.3.2007 31

Kysymyksiä, kommentteja?