PROVEDBA UGOVORA O

NABAVI ROBA

Zagreb, 10. srpnja 2013. godine

Sadržaj

Glavni sudionici

Ugovor

Početak provedbe

Isporuka

“On-the-spot” kontrola

Privremeni prihvat robe

Jamstvo / “After-sales” usluge

Konačni prihvat robe

Problemi u provedbi

Izmjene ugovora

Suspenzija

Raskid ugovora

Zaključak

Glavni sudionici

I. Ugovorne strane

• Tijelo za ugovaranje (Contracting Authority)

• Ugovaratelj (Contractor)

II. Korisnik / krajnji korisnik

Delegacija EU => Croatian Transition

Team nakon 1.7.2013.

Ugovor

Ugovor i Posebni

uvjeti

Aneks I: Opći uvjeti Aneks II:

Tehničke specifikacije

Aneks III: Tehnička ponuda

Aneks IV: Financijska

ponuda

Aneks V: Ostali

obrasci i dokumenti

Privremeni / završni prihvat

Rječnik

Definicije – rječnik pojmova

Rok za isporuku (Delivery period)

Trajanje provedbe (Implementation period)

Trajanje ugovora (Execution period)

Trajanje ugovora

DELIVERY PERIOD = COMMENCEMENT ORDER -> DELIVERY IMPLEMENTATION PERIOD= COMMENCEMENT ORDER -> PROVISIONAL ACCEPTANCE WARRANTY PERIOD = PROVISIONAL ACCEPTANCE +365 DAYS (END OF WARRANTY) EXECUTION PERIOD (DURATION OF THE CONTRACT) = CONTRACT SIGNATURE = RELEASE OF PERFORMANCE GUARANTEE AFTER FINAL ACCEPTANCE

Priprema za početak provedbe

Razdoblje između potpisa ugovora i izdavanja Commencement ordera (30 dana)

Sastanak sa sudionicima i potpisnicima ugovora

Upoznavanje sa procesom provedbe

Pažnja na isticanje vidljivosti (Visibility)

Predviđanje možebitnih problema u provedbi

Upozoravanje na nužnost pravovremene komunikacije u slučaju bilo kakvih promjena

Dogovor oko točnog datuma početka provedbe

Nakon sastanka – proslijediti relevantne materijale ugovaratelju

11.7.2013.

Početak provedbe

Nalog za početak (Commencement order) Posebni

uvjeti, čl. 18.1

Izdaje voditelj projekta iz SAFU

Najkasnije 30 dana od potpisa ugovora

(u dogovoru s korisnikom / ugovarateljem)

Sadrži:

• datum početka provedbe

• upute vezane uz program provedbe

(Programme of Implementation of tasks)

• upute vezane uz nalog za isporuku

Isporuka (I)

Nalog za isporuku (Delivery order)

Izdaje voditelj projekta iz SAFU

Najkasnije 10 dana prije isporuke

Nakon zaprimljenog Zahtjeva od

ugovaratelja (Request for delivery)

zajedno s Policom osiguranja (Posebni

uvjeti, čl.12)

Isporuka (II)

Sadrži:

• Krajnji datum isporuke

• Mjesto isporuke / prihvat robe

(Delivery list)

• Ime osobe zadužene za prihvat

Isporuka

Isporuka (III)

Zahtjev za privremeni prihvat robe

Zahtjev od ugovaratelja uključujući:

Izjavu ugovaratelja (Posebni uvjeti, čl. 29.5/6)

3 ispunjena ovjerena primjerka obrasca za

privremeni prihvat (Provisional Acceptance

Certificate)

Uvjerenje o porijeklu (Certificate of Origin)

“On-the-spot” kontrola (I)

3 vrste „on the spot” kontrole:

Monitoring (praćenje) - cilj je nadzirati provedbu

ugovora i osiguravanje održivosti – rijetko za SUP

Verification (provjera) - provodi je voditelj projekta /JPP

i odnosi se na tehničku provjeru

Supervisory (nadzor) - provodi je voditelj projekta iz

SAFU i svrha je na uzorku provjeriti da je VP/JPP odradio

tehničku provjeru u skladu s ugovorom – nadzor

funkcionalnosti sustava i provedbe ugovora

“On-the-spot” kontrola (II)

Provedba

Provjeriti:

• Isporučenu opremu količinski

• Podudarnost s ugovorom (Compliance)

• Dokumentaciju (Manuals)

• Dodatne usluge (npr. zapisnik sa edukacije)

• Vidljivost (Visibility)

Fotografirati svu opremu (paziti da su vidljivi naziv

modela, visibility, upotreba opreme, važni detalji…)

Popuniti kontrolnu listu

“On-the-spot” kontrola (III)

IPA I 5.0 MANUAL

Definirani su kriteriji odabira – jasno određeno koji

projekti su predmetom koje vrste terenske provjere, koliko

lokacija se posjećuje ovisno o ukupnom broju te koje

lokacije izabrati

Izrada godišnjeg plana - ažurira se svakih 6 mjeseci;

Pojačano je sudjelovanje korisnika u procesu – veće

‘vlasništvo’ korisnika nad projektima

Aneksi – POG po vrsti ugovora i Check liste

“On-the-spot” kontrola (IV)

Dogovor termina posjeta s Odjelom za kontrolu

kvalitete dokumenata te s krajnjim korisnikom

Organizacija i logistika izvedbe OTS

Po potrebi pozvati i Ugovaratelja

Proučiti ugovor (predmet, rokove…)

Pripremiti kontrolnu listu (check list)

“On-the-spot” kontrola (V) - visibility

Communication and Visibility Manual for EU External Actions:

„…any supplies or equipment delivered … should be clearly

identified and should feature prominently the EU flag and the

mention

"Provided with the support of the European Union"

in the operational language of the EU programme and in

the local language:

"Nabavljeno uz potporu Europske unije„

Naljepnice moraju imati odgovarajući tekst na engleskom

i hrvatskom jeziku.

Monitoring OTSC (I)

Nisu obavezne – provodi voditelj projekta iz SAFU

Vremenski okvir

• tijekom provedbe

• nakon završetka provedbe

• nakon isteka garantnog roka

Ciljevi

• pravovremena provedba ugovorenih aktivnosti

(poštivanje vremenskih okvira, ugovorene količine i

kvalitete); pravovremeno otkrivanje problema;

• održivost; korištenje nabavljene opreme

• korištenje nabavljene opreme; ispunjenje svih odredbi

ugovora

Planiranje – Godišnji plan

Kriteriji odabira ugovora:

• kompleksnost ugovora/projekta

• trajanje provedbe (više od 9 mjeseci)

• procjena rizika od strane JPP-a

• jamstveni rok; učestalost kvarova, broj i vrijednost

after-sales-a, nepravilnosti…

• broj lokacija - od odabranih ugovora bira se broj

lokacija (do 10 – sve)

• broj prijavljenih kvarova

• iznos „after-sales”

Monitoring OTSC (II)

Verification OTSC (I)

Kada se obavlja?

• Prije Privremenog prihvata robe (Provisional

Acceptance)

• Nakon podnesenog zahtjeva od strane SAFU prema

korisničkoj instituciji za Privremenim prihvatom robe

(Request for PA)

• Provodi ih JPP/VP

• Obavezne su

Verification OTSC (II)

Vremenski okvir

• Unutar 5 dana nakon zaprimanja zahtjeva za

privremenim prihvatom opreme (PAC) od SAFU

• Po izvršenju kontrole, SAFU se podnosi ili potpisani

PAC (3 primjerka) ili izvještaj zašto PAC nije moguće

potpisati, unutar 7 dana od dana zaprimanja Zahtjeva

za PAC

Ciljevi

• Verifikacija izvršenja ugovornih obaveza na svim

lokacijama

Supervisory OTSC (I)

Obavezna – Provodi ga voditelj projekta iz SAFU i kolega

iz Ureda za osiguranje kvalitete dokumenata

Vremenski okvir

• nakon završetka provjere od strane JPP/VP – nakon

zaprimanja potpisanog PAC ili izvještaja zašto isti nije

potpisan

• Unutar 30 dana od zaprimanja zahtjeva za izdavanjem

PAC-a od ugovaratelja

Supervisory OTSC (II)

Ciljevi

• Ispravnost verifikacije koju je izvršio JPP/VP;

• Izvršenje ugovornih obaveza

Kriteriji odabira ugovora

Svi ugovori, ali ne sve lokacije

• do 10 lokacija – svi

• između 11 i 20 lokacija – 50% lokacija

• između 21 i 40 lokacija - 30% lokacija

• između 41 i 100 lokacija – 20% lokacija

• između 101 i 200 lokacija – 10% lokacija

Provedba

• Koristi se posebna kontrolna lista / izvještaj

• Oprema se slika i slike se prilažu kontrolnoj listi

Follow-up

• Utvrđene manjkavosti – korektivne mjere, odgađa se

potpisivanje PAC-a

• U suprotnom, voditelj projekta iz SAFU potpisuje PAC

Supervisory OTSC (III)

Privremeni prihvat robe (I)

Provisional Acceptance Certificate (Annex V)

U roku od 30 dana od zahtjeva ugovaratelja

Korisnik potpisuje sva tri primjerka

Zadnji potpis – potpis voditelja projekta iz SAFU

Djelomični privremeni prihvat robe

Privremeni prihvat robe (II)

Jedan original se dostavlja ugovaratelju, jedan

korisniku a jedan zadržava voditelj projekta

U slučaju da se promijeni datum prihvata opreme

dostavlja se i ažurirana tablica Programa provedbe

(Programme of Implementation of tasks)

Početak jamstvenog roka (Posebni uvjeti, čl.32)

Preduvjet za plaćanje preostalih 60% (preslika se

dostavlja u ured za financije)

Jamstvo / “After-sales” usluge

Jamstveni rok - 365 dana od privremenog prihvata robe

(Posebni uvjeti, čl.32)

Koje su obveze Ugovaratelja? Držati se ugovornih

obveza (Opći uvjeti, čl. 32)

“After-sales” usluge (Posebni uvjeti, čl.33)

Konačni prihvat robe (I)

Final Acceptance Certificate (Annex V)

Izdaje voditelj projekta u roku 30 dana od isteka

jamstvenog roka ili “after-sales” usluga

Vraćanjem garancije za izvršenje posla završava ugovor

Svojim potpisom korisnik potvrđuje izvršenost ugovornih

obveza od strane ugovaratelja

Konačni prihvat robe (II)

‘Djelomični’ privremeni prihvati robe i sukladno tomu

jamstveni rokovi s različitim početkom (ili krajem u slučaju

kvara) ne povlače za sobom vrijeme izdavanja konačnog

prihvata robe

Ne postoji ‘djelomični’ konačni prihvat robe!

U tom slučaju konačni prihvat robe se izdaje nakon isteka

‘zadnjeg’ jamstvenog roka

Problemi u provedbi

Prije isporuke

• Roba se više ne proizvodi

• Korisnik nije osigurao preduvjete

za instalaciju opreme

Od isporuke do prihvata robe

• Isporuka kasni

• Roba nije instalirana / trening nije održan

• Smjernice za vidljivost nisu poštivane

• Roba ne zadovoljava pravilo porijekla

• Na OTS provjeri se ustanovi stvarno stanje različito

od ugovorenih odredbi

Nakon privremenog prihvata robe

• Roba se ne koristi ili se koristi u krivu svrhu

Izmjene ugovora

Putem Addendum-a

Putem Administrative order-a

Izmjene ne smiju mijenjati uvjete natječaja

Izmjene moguće unutar trajanja ugovora

Addendum: izmjena pravnog statusa ugovaratelja,

zamjena robe, produženje provedbe…(‘veće izmjene’)

Administrative order: adresa ugovaratelja, kontakt

podaci, promjena računa, manje izmjene na opremi...

(‘manje izmjene’)

Suspenzija provedbe

Suspenzija (Opći uvjeti, čl. 23)

• proizvodnje

• isporuke

• instalacije (djelomično ili za svu opremu)

Voditelj projekta iz SAFU izdaje nalog za suspenziju

Nakon 180 dana Ugovaratelj ima pravo zatražiti nastavak

provedbe ili raskinuti ugovor

Suspenzija ugovora – i u slučaju nepravilnosti

Raskid ugovora

Od strane Tijela za ugovaranje (G.C., Art. 36)

Ugovaratelj ne ispunjava ugovorne obveze

Ugovaratelj odbija i zanemaruje naloge

Ugovaratelj bankrotira, prestane s radom, biva

optužen

U slučaju nepravilnosti

Raskid ugovora

Od strane Izvođača (G.C., Art. 37)

Tijelo za ugovaranje ne izvršava plaćanje u roku

predviđenom Posebnim uvjetima

Tijelo za ugovaranje konstantno zanemaruje svoje

obveze

Tijelo za ugovaranje suspendira isporuku na više od

180 dana

Zaključak

U idealnom slučaju provedba je jednostavna

Česti problemi

Važnost stalne komunikacije sa ugovarateljem i

korisnikom

Ključna važnost “On-the-spot” kontrole

Utjecaj pripreme i ugovaranja na provedbu (opis

opreme, derogacije, Q&A, corrigendumi, rokovi,

kriteriji odabira, lokacije dostave… )

Pažljivo pročitati ugovor

Zaključak

Pravovremeno odrediti “pravila igre”

Odlučno reagirati na potencijalne probleme

Razgovarati s kolegama o situacijama iz prakse

Dobra međusobna komunikacija

Priručnik za JPP-e

http://www.safu.hr/hr/Dokumenti

Priručnik za Vidljivost

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility

/index_en.htm

Korisni linkovi

Prepoznavanje i predviđanje mogućih problema

Obavljanje OTS provjere

Kontrola ispunjenja svih ugovornih obveza

Praktična vježba i rasprava

Kontakt:

Mirta Maurovic

Savjetnica u Uredu za osiguranje

kvalitete dokumenata

telefon: 4585 882

e-mail: mirta.maurovic@safu.hr

Zahvaljujem na pažnji!