Prowadzenie spotkańPrzygotowanie agendy

Zły moment Zbyt wiele osób Zbyt wiele tematów Brak rozeznania tematów Tematy poboczne Przedłużający się czas zebrania Pozorna jednomyślność Brak ustaleń

Czas bezpowrotnie stracony najczęstsze błędy w przygotowaniu zebrań

Data i godzinaZaproszone osobyTemat/yPrzygotowanieCzasRóżne perspektywyUstalenia

Przed zebraniem przemyśl:

Zebrania operacyjne Czy jest to zebranie, na którym uczestnicy mają

znaleźć rozwiązanie problemu? Poznać swoje opinie na jakiś temat? Ustalić wspólny sposób działania? Wyjaśnić jakiś problem? Znaleźć jego przyczyny?

Zebrania informacyjne Czy celem zebrania jest poinformowanie osób

zaangażowanych w działania organizacji o ważnych wydarzeniach, decyzjach, zmianach?

Rodzaje zebrań:

Temat zebraniaMiejsce Prowadzący i osoba kontaktowaTerminŁączny czas zebraniaUczestnicy zebrania

- stanowisko, - imię i nazwisko

Cele zebraniaPlan przebiegu zebrania - poszczególne

tematy do omówienia - osoby odpowiedzialne za ich

przedstawienieCzas na omówienie

Przepis na agendę zebrania:

Prawo ParkinsonaZasada ParetoUstalanie priorytetówCele – S.M.A.R.T.Zasada 60:40

Planowanie czasu:

wykonywanie zadań wydłuża się wprost-proporcjonalnie do czasu, jaki został przeznaczony na realizacje tego zadania.

Zasada Parkinsona

Model S.M.A.R.T (ang. Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined, dosł. sprytny)

Koncepcja formułowania celów w dziedzinie planowania będąca zbiorem pięciu postulatów dotyczących cech, którymi powinien się charakteryzować poprawnie sformułowany cel.

Sformułowany cel powinien być: Prosty - sformułowanie powinno być jednoznaczne, Mierzalny – sformułowany tak, by można było liczbowo

wyrazić stopień realizacji celu, Osiągalny - realistyczny, Istotny - powinien być ważnym krokiem naprzód, Określony w czasie - cel powinien mieć dokładnie określony

horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

Reguła Pareto – 20:80

20% wysiłku

80% rezultatu

Wyznaczanie priorytetów – - metoda ABC

Realna wartość zadania w stosunku do całości rezultatu

65% 20% 15%

Zadania typu ANajwyższy priorytet

Zadania typu BŚredni priorytet

Zadania typu CNajniższy priorytet

15% 20% 65%

Faktyczny nakład czasu

Planowanie - reguła 60:40

100% czasu

60% zaplanowane

czynności

20% nieoczekiwane

czynności

20% spontaniczne

czynności

Jak skonstruować wypowiedz, która ma na celu zaproponowanie kontrowersyjnych zmian/ nowych rozwiązań?

Zebrania informacyjne

Korzyści co osiągniemy dzięki zmianom?

Metody jak wprowadzimy zmiany?

Oczekiwane zachowania

co poszczególne osoby mogą zrobić, aby wspomóc wprowadzenie zmian?

Dyskusja w całej grupie Dyskusja z podziałem na grupy Dyskusja moderowana Dyskusja z zaproszonym gościem Dyskusja panelowa Dyskusja oksfordzka

Metody prowadzenia dyskusji:

W zebraniu uczestniczyło czterech członków. Nazywali się oni: KAŻDY, KTOŚ, JAKIŚ i NIKT. Ustalili na zebraniu, że pewnego dnia mają do wykonania ważną pracę i KAŻDY jest pewien, że KTOŚ to zrobi. JAKIŚ chciał to zrobić, bo myślał, że NIKT tego nie zrobi. Wtedy KTOŚ się złościł, bo przecież to robota dla KAŻDEGO. JAKIŚ miał nadzieję, że KTOŚ to zrobił, ale potem KAŻDY doszedł do wniosku, że NIKT tego nie zrobił. Skończyło się to tym, że KTOŚ winił JAKIEGOŚ za to, że NIKT nie zrobił tego, co mógł zrobić KAŻDY.

Bajka o czterech braciach

Przebieg spotkaniaPoruszane tematy

WnioskiUstalone działania

Kto? Co?

Przepis na sprawozdanie:

• FAKTYF

• USTOSUNKOWANIEU

• OCZEKIWANIAO

Sposób na krytykę