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事前準備 Wifi に接続し、今日利用する Questetra BPM Suite ログインできることを確認してください。 SSID qseminar パスワード ホワイトボードに記載

Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/06/11

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bpmn, クエステトラ, セミナー, 業務プロセス設計

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事前準備

• Wifiに接続し、今日利用する Questetra BPM Suite にログインできることを確認してください。– SSID qseminar

– パスワード ホワイトボードに記載

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Questetraハンズオンセミナー 2014/06/11

「業務プロセス設計 ステップアップ編」

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アジェンダ

1. ビギナー編のおさらい

2. 様々なパターンで、処理担当者を設定する

3. 業務プロセスでメールを活用する

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ビギナー編のおさらい 1/2

プロセスモデル

• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール

• 「業務ルール」「規定」など

プロセス

• プロセスモデルに従って実際に行われる、特定の一連業務

• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など

従うべきルール

ルールにそって動く実際の業務

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ビギナー編のおさらい 2/2

プロセスモデルの3要素

• プロセス図(業務フロー図)– 工程、および工程の前後関係

• データ項目(タスク処理画面)– 取り扱うデータ– タスク処理画面(入力画面)

• 処理担当者– 誰が各タスクを処理するか

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様々なパターンで、処理担当者を設定する

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担当者設定の種類

• 組織で指定

– 〇〇に直接所属する人/のリーダ

– 〇〇の下位組織に所属する人/のリーダ

• ユーザで指定

• プロセスデータで指定

– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ/組織

• スイムレーンを用いた相対的な指定

– スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など

• ロールで指定– ロール〇〇に所属する人

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ユーザ・組織・ロール

• Questetraには「ユーザ」「組織」「ロール」の概念– 組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの– 組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する

• 組織はツリー構造で、ルートは1つ– 企業の組織構造を、そのまま反映させる前提

• ロールはツリー構造を持たない– 企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの– 例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的

• 全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない– 所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない

• 組織への所属に際して、「リーダ」「メンバ」の属性がある– 「リーダ」「メンバ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

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テスト環境のユーザ・組織

– https://seminar-ja.questetra.net/

– ID とパスワードはこちらhttp://www.questetra.com/ja/trial/

– まずは [email protected]でログイン

– この構成を控えておくと、あとで便利

全社SouthPole

開発部Canarias

SaintHelena

管理部SumateraMaldives

営業部Hawaii

営業1課Galapagos

Oahu

営業2課Solomon

Midway

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担当者設定で組織を活用 1/10

プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください

• タスクやスイムレーンの名称変更を忘れずに

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担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定で組織を活用 2/10

保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、プロセスを動かしてみてください

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担当者設定で組織を活用 3/10

• 設定に該当するユーザが1人しかいない場合

• 仕事は、自動的にそのユーザのものとなる

• 設定に該当するユーザが2人以上いる場合

• 仕事は「誰かが引き受けてくれるのを待つ」(引き受け待ち)状態に– 対象ユーザに依頼メール

• 仕事は、引き受けたユーザのものとなる

いずれにせよ、管理部ユーザの仕事になる

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テスト環境のユーザ・組織

ID とパスワードはこちらhttp://www.questetra.com/ja/trial/

全社SouthPole

開発部Canarias

SaintHelena

管理部SumateraMaldives

営業部Hawaii

営業1課Galapagos

Oahu

営業2課Solomon

Midway

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担当者設定で組織を活用 4/10

• 設定に該当するユーザに1人もいない場合– 今回は「管理部」所属のユーザが1人もいない

• 仕事は、「コントロール権限」ユーザにメールで通知され、「エラー」一覧に入る

– 「コントロール権限」はプロセスモデル単位の権限の1種

• プロセスモデルの詳細ページから「権限の編集」

• 「エラー」一覧からは「処理」できない「強制割当」で他のユーザに– 「エラー」一覧は、「コントロール権限」を持つユーザだけが持つ特別なメニュー

管理部に所属するユーザを 0 にして、試してください

Page 15: Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/06/11

担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定で組織を活用 5/9

保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、プロセスを開始できるかどうか確認してください

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担当者設定で組織を活用 6/9

• 開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる

• 「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に

• それ以外のスイムレーンでは、「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」

• 「営業部」「開発部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できる

• 「管理部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できない

• 「確認」の仕事は来る

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ユーザと組織

ID とパスワードはこちらhttp://www.questetra.com/ja/trial/

全社SouthPole

開発部Canarias

SaintHelena

管理部SumateraMaldives

営業部Hawaii

営業1課Galapagos

Oahu

営業2課Solomon

Midway

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担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定で組織を活用 7/9

保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、管理部ユーザもプロセスを開始できることを確認してください

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担当者設定で組織を活用 8/9

• 「組織:全社に直接所属している人」は「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象

• 「組織:全社より下位組織に所属している人」は「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象

– 「全社」は除かれる

• この2つを組み合わせると、全ユーザが対象になる

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

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担当者設定で組織を活用 9/9

○• プロセスモデルの設定が解りやすい

• プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解る

• 厳格にルールを適応できる– 管理部がすべき仕事は、管理部だけに限定できる

ו 処理したユーザによって、動的に次の担当者を変更することができない– 「『確認』は直属の上長にしてもらう」というようなことができない

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ユーザ型データ項目を追加し、担当者設定で追加したデータ項目を指定

追加したデータ項目についての「データ編集許可設定」も忘れずに

担当者設定でプロセスデータを活用 1/2

「確認」は、「入力」で指定したユーザに割りあたることを確認してください

Page 22: Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/06/11

担当者設定でプロセスデータを活用 2/2

○• プロセスモデルの設定が解りやすい

• 処理したユーザによって、動的に次の担当者を変更することができる

• あらゆる場合に対応できる

ו プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解らない

• 厳格にルールを適応できない

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担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定でスイムレーンを活用 1/3

「確認」が、プロセスを開始したユーザの所属組織のリーダに割りあたることを確認してください

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ユーザと組織

ID とパスワードはこちらhttp://www.questetra.com/ja/trial/

全社SouthPole

開発部Canarias

SaintHelena

管理部SumateraMaldives

営業部Hawaii

営業1課Galapagos

Oahu

営業2課Solomon

Midway

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担当者設定でスイムレーンを活用 2/3

「同じ組織の人」を指定したが、他に5パターン

営業2課のユーザから見ると

• 同じ組織(営業2課)

• 親組織(営業部)

• より上位組織(営業部と全社)

それぞれ「人(リーダ+メンバ)」または「リーダ」の2パターン

全部で 3×2=6パターン

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

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担当者設定でスイムレーンを活用 3/3

○• 処理したユーザによって、動的に次の担当者を変更することができる

• かつ厳格にルールを適応できる

• 1つ上位組織のリーダを指定することも可能

ו プロセスモデルの設定が解りにくい

• プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解らない

• 「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない– 組織にレベルの概念が無いため

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担当者設定でロールを活用 1/4

• 「部長」ロールを確認してください– 「システム設定」→「ロール一覧」

• 「部長」であるユーザを、「部長」ロールに所属させています

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担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定でロールを活用 2/4

「確認」が、プロセスを開始したユーザの所属組織のリーダに割りあたることを確認してください

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担当者設定でロールを活用 2/4

「より上位組織の人」「同じ組織の人」とは

• 営業2課のユーザから見ると– 同じ組織(営業2課)

– より上位組織(営業部と全社)

• 開発部のユーザから見ると– 同じ組織(開発部)

– より上位組織(全社)

かつ「ロール『部長』に所属する人」なので、

• 営業2課のユーザから見ると、営業部長

• 開発部のユーザから見ると、開発部長

プロセスを開始するユーザの階層(レベル)にかかわらず、部長を指定

例外は「全社」に所属するユーザ(SouthPoleのみ)

担当者設定に該当するユーザは「いない」

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

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担当者設定でロールを活用 3/4

○• 処理したユーザによって、動的に次の担当者を変更することができる

• かなり柔軟に指定が可能

• かつ厳格にルールを適応できる

ו プロセスモデルの設定が高度

• プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解らない

• 複数のポジションを兼任しているユーザがいると、うまく動作しない場合がある– SouthPoleが営業部長を兼任していると、開発部ユーザから見ると、開発部長に加えて、SouthPoleも担当候補者になってしまう

– これを解決できる方法もありますが、更に高度なので割愛

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業務プロセスでメールを活用する

Page 32: Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/06/11

事前準備

ここからは

https://seminar-ja.questetra.net/

ではなく、ご自身の環境でお試しください

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プロセスの途中でメールを送る 1/4

プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください

• 「送信」で使用しているアイテムは、「メッセージ送信中間イベント(メール)」

• Advanced のタブ内にあります

• トークンが到達すると、自動的にメールを送信

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プロセスの途中でメールを送る 2/4

• 「メッセージ送信中間イベント(メール)」の設定を以下の通りに

• アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、コピー&ペースト

• 宛先にある固定アドレスは、適当なものを

プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、メールが届くことを確認してください

Page 35: Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/06/11

プロセスの途中でメールを送る 3/4

• 「メッセージ送信中間イベント(メール)」の設定を以下の通りに

• メールに、「プロセス詳細ページ」への URL を埋め込みま

• ${var[applicationRoot]} は、Questetraインスタンスのルートを表すURLhttps://online-demo-ja.questetra.net/OR/ProcessInstance/listView^^^ この部分 ^^^

プロセスを動かして、プロセス詳細へのURLが埋め込まれていることを確認してください

${var[applicationRoot]}/OR/ProcessInstance/listView?processInstanceId=${[プロセスID]}

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プロセスの途中でメールを送る 4/4

• 「メッセージ送信中間イベント(メール)」の設定を以下の通りに

• 「文字型複数行」「ファイル型」のプロセスデータを定義し、メールに埋込

• 「入力」タスクでの、データ編集許可設定を忘れずに

プロセスを動かして、プロセスデータの値に応じたメールが送信されることを確認してください

Page 37: Questetra ハンズオンセミナー 業務プロセス設計 ステップアップ編 2014/06/11

メール受信でプロセスを開始 1/4

• 特定のメールアドレスにメールが来ると、自動的にプロセスが開始されるようにします

• まずシステム全体の設定1. 「システム設定」→「プロセスモデル外部連携」→「メッセージ開始イベント(メール)」

2. 「メッセージ開始イベント(メール)を有効にする」にチェックを入れて保存「プロセスの起動に失敗した場合に通知するメールアドレス」の指定も忘れずに

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メール受信でプロセスを開始 2/4

プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください

• 「開始」で使用しているアイテムは、「メッセージ開始イベント(メール)」

• Advanced のタブ内にあります

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メール受信でプロセスを開始 3/4

• メールの内容を受け取るプロセスデータを定義– 文字型単一行×2

– 文字型複数行×3

– 日時型

– ファイル型

• 「タスク」タスクでのデータ編集許可設定は、標準のままで良いです

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メール受信でプロセスを開始 4/4

「プロセス開始アドレス」のアドレスにメールを送ると、プロセスが自動的に起動することを確認してください

• メッセージ開始イベント(メール)の設定を以下の通りに

• 「メールの件名」は、「プロセスの件名」で受け取るので、空のままで良いです

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まとめ

• 様々なパターンで、処理担当者を設定する

–担当者設定で組織を活用

–担当者設定でスイムレーンを活用

–担当者設定でロールを活用

• 業務プロセスでメールを活用する

–プロセスの途中でメールを送る

– メール受信でプロセスを開始する