事前準備

• Google Chrome ではなく、IE か Firefox をお使いください – 現在、Chrome の Flash Player の描画に不具合の疑い

• Wifi に接続し、今日利用する Questetra BPM Suite に ログインできることを確認してください。

• Questetra BPM Suite に、1ユーザしかいない場合は、 スタッフに声をかけてください。もう１ユーザ追加します。

• http://goo.gl/Rb9aDa から、「作業依頼フロー_スク試゙用3.qar」をダウンロード してください。

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Questetra ハンズオンセミナー 「ビギナー向け業務プロセス設計」

アジェンダ

1. 体験用のプロセスモデルをインポート

2. プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する

3. プロセスモデルを見る

4. タスク処理画面を作る

5. 他の人に仕事を

6. フローを分岐させる

Questetra BPM Suite の基本概念①

プロセスモデル

• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール

• 「業務ルール」「規定」など

プロセス

• プロセスモデルに従って実際に行われる、特定の一連業務

• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など

従うべきルール

ルールにそって動く 実際の業務

体験用のプロセスモデルをインポート 1/2

1. （右上のユーザ名） →「プロセスモデル設定」 – 別タブで開くと、あとあと便利

2. 「アーカイブから新規作成」 →先ほどダウンロードした 「作業依頼フロー_スク試゙用3.qar」 をアップロード – http://goo.gl/Rb9aDa

3. 以下は無変更で、そのまま「新規作成」

– プロパティの編集

– プロセスモデル内で使用されている組織の関連付けを行ってください

体験用のプロセスモデルをインポート 2/2

5. 「編集用バージョンのアクティベート」を押してください

既成のプロセスモデル（業務）をインポートし、使用できる状態にしました

プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 1/4

1. 「ワークフロー」 →「新規開始」

2. 一覧から「作業依頼フロー」を見つけて、「▶▶」ボタン

– 「作業依頼フロー」の「１．依頼作業の入力」の処理画面が開きます

3. 「依頼先」で他のユーザBを指定 →他を入力して、「『１．依頼作業の入力』処理完了」

プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 2/4

4. 先に「依頼先」で指定したユーザBでログイン

– 別のブラウザを使うと楽です

5. 「マイタスク」（左メニュー）

→一覧から「作業依頼フロー」の「2.再確認／完了報告」を見つけて「▶」ボタン →「2.再確認／完了報告」の処理画面が開きます

6. 処理画面で何か入力して「再確認」 – 「完了」を押さないで

7. 最初のユーザでログイン 8. 「マイタスク」（左サイド）

→一覧に「作業依頼フロー」の「1. 再確認への対応」があることを確認

プロセスモデルを見る 1/2

1. （右上のユーザ名）→「プロセスモデル設定」

2. 「プロセスモデル一覧」から「作業依頼フロー」を 見つけて、虫眼鏡ボタンをクリック

スイムレーン

同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングする

スイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する

タスク

人が処理すると定めた工程

システムが処理する（自動処理）される工程もあるが、アイコンが異なる

プロセスモデルを見る 2/2

開始イベント／終了イベント

プロセスを新規開始することのできるポイント／終了するポイントを表す

フロー

工程の前後関係を表す

１つの工程から複数のフローが出ている（分岐）する場合もある

プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 3/4

4. 「マイタスク」（左サイド） →一覧から「作業依頼フロー」の「1x. 再確認への対応」を 見つけて、虫眼鏡ボタン

5. 以下の情報が表示されています

– 概要

– 関連する会話（社内SNS）

– 処理記録および現在の状態

– プロセスデータ（入力データ）

– 状態

プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 4/4

トークン

特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す

原則、１つのプロセスに１つだが、複数になる場合もある

• 先ほど見たプロセスモデルと同じであることを確認してください

• 個々のプロセスは、プロセスモデルに従って動作します

• １つ１つのタスクを処理していけば、トークンが動いていきます

Questetra BPM Suite の基本概念②

プロセスモデル

• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール

• 「業務ルール」「規定」など

タスク

• プロセスモデル内で、 人が処理すると定めた工程

• 自動処理される工程もある

– タスクではない

プロセス

• プロセスモデルに従って実際に行われる、特定の一連業務

• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など

タスク

・特定のプロセス内で、実際に人が処理しなければならない、１つ１つの仕事

• 特定の「Todo」「仕事」「決裁」等

従うべきルール

ルールにそって動く 実際の業務

Questetra BPM Suite の基本概念③

プロセスモデルの３要素

• プロセス図（業務フロー図） – 工程、および工程の前後関係

• データ項目（タスク処理画面） – 取り扱うデータ – タスク処理画面（入力画面）

• 処理担当者 – 誰が各タスクを処理するか

タスク処理画面を作る 1/2

1. （右上のユーザ名） →「プロセスモデル設定」 – 別タブで開くと、あとあと便利

2. 「プロセスモデル新規作成」

3. プロセスモデル名は任意で、 そのまま「新規作成」

タスク処理画面を作る①

• 以下のプロセス図を作成してください

• 作成方法は 「ファイル」→「チュートリアル」の １ページ目参照

• タスクをダブルクリックして、名前を変更

プロセスモデルを見る 再掲

スイムレーン

同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングする

スイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する

タスク

人が処理すると定めた工程

システムが処理する（自動処理）される工程もあるが、アイコンが異なる

開始イベント／終了イベント

プロセスを新規開始することのできるポイント／終了するポイントを表す

フロー

工程の前後関係を表す

１つの工程から複数のフローが出ている（分岐）する場合もある

タスク処理画面を作る 1/5

• プロセスデータ項目で以下を追加 – 文字

– 日付

タスク処理画面を作る 2/5

• 読み書き権限で、 以下を設定 – “入力”タスクは、 全データを「読み書き」に

– “確認”タスクは、 全データを「読み込み」に

• 「読み書き」「読み込み」のところをクリックすると、変化します

– 「一括設定」から変更してもOK

• 「保存」→「閉じる」

• 「編集用バージョンのアクティベート」

• プロセスを開始できる状態になったので、プロセスを開始します

タスク処理画面を作る 3/5

プロセスの新規開始／タスクの処理を体験する 4/5

1. 「ワークフロー」 →「新規開始」

2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理

3. 「ワークフロー」→「マイタスク」

4. 一覧から先に開始したプロセスの「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理

定義したデータ項目が、タスク処理画面に表示される

読み書き設定に応じて、「入力」「確認」タスクでの編集可否が変わる

タスク処理画面を作る 5/5

• 読み書き権限 – 読み書き：値の閲覧可能。および編集可能 – 読み込み：値の閲覧可能。編集はできない。 – 「-」 （なし）：値の閲覧もできない。

• データの種類

– 文字（単一行／複数行） – 数値 – 選択（ラジオ／チェック／セレクトボックス／検索セレクト） – 日付（年月日／年月／月日／年）／日時 – ファイル – ユーザ／組織 – 掲示板 – テーブル

• タスクプレビュー

色々設定を変更して、試してみてください

変更後、「編集用バージョンのアクティベート」を忘れずに

Questetra BPM Suite の基本概念④ • プロセスモデルに バージョンの概念

• 各プロセスは、開始したタイミングのプロセスモデルのバージョンに紐付いている

– プロセスは、その時点での最新バージョンでしか開始できない

• アクティベートすると、 編集中のものが 新しいバージョンになる

– 編集中のものが、次の最新バージョンになる

バージョン１

バージョン2

新しいバージョン3

(編集用)

他の人に仕事を 1/7

先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動し、 以下のプロセス図に変更してください

1. スイムレーンをドラック＆ドロップで追加

2. 「確認」「終了」を追加したスイムレーンに、 ドラッグ＆ドロップで移動

3. スイムレーンの名称変更 – プロパティダイアログから変更

他の人に仕事を 2/7

• 処理担当者の設定画面に移動 • “担当者2” にて、以下の設定

– 「組織: 〇〇に直接所属する人」を編集 • ユーザを選択し、任意のユーザを設定 • 表示が「ユーザ：〇〇」に変わる

– 「組織: 〇〇より下位組織に…」を削除 – 「候補者の表示」で、選択したユーザが表示されることを確認

プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」

他の人に仕事を 3/7

1. 「ワークフロー」 →「新規開始」

2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理

3. 別ユーザでログインしなおして、「ワークフロー」→「マイタスク」

4. 一覧から先に開始したプロセスの「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理

担当者設定で指定したユーザに、「確認」タスクが割りあたるようになる

更にプロセスモデルを編集します

• “担当者2” にて、設定を追加

– ユーザを選択し、先ほどとは異なるユーザを設定

他の人に仕事を 4/7

プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」

他の人に仕事を 5/7

1. 「ワークフロー」 →「新規開始」

2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理

3. プロセスモデルで指定した、 ２人のユーザそれぞれで ログイン

「マイタスク」ではなく、「引き受け待ち」に「確認」タスクが入る

Questetra BPM Suite の基本概念⑤

• 設定に該当するユーザが１人しかいない場合

• 仕事は、自動的にそのユーザのものとなる

• 設定に該当するユーザが２人以上いる場合

• 仕事は「誰かが引き受けてくれるのを待つ」（引き受け待ち）状態に – 対象ユーザに依頼メール

• 仕事は、引き受けたユーザのものとなる

他の人に仕事を 6/7

1. 「引き受け待ち」にある 「確認」タスクで、虫眼鏡アイコン

2. 「詳細」ページの

「処理記録および現在の状態」から、「候補者」ボタン

– 処理担当の候補者が表示される

– プロセスモデルで指定した ２人のユーザ

3. 「引き受ける」 または「引き受けて処理開始」 からタスク処理が可能

引き受けた時点で、他の候補者の「引き受け待ち」リストからは消える

他の人に仕事を 7/7

• 組織で指定

– 〇〇に直接所属する人／のリーダ

– 〇〇の下位組織に所属する人／のリーダ

• ユーザで指定

• プロセスデータで指定

– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織

• スイムレーンを用いた相対的な指定

– スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など

組織やプロセスデータの指定を試してみてください

変更後、「編集用バージョンのアクティベート」を忘れずに

フローを分岐させる 1/5

大きく２種類ありますが、まず１つ目 タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する方法です

先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動し、 以下のプロセス図に変更してください

1. タスクを「担当者１」のスイムレーンにドラック＆ドロップで追加 2. 追加したタスクと「確認」タスクを、相互に接続 3. 追加したタスクの名称変更

– プロパティダイアログから変更

4. 「再入力」タスクの読み書き設定は、全て「読み書き」に

フローを分岐させる 2/5

分岐条件の設定に移動

「ユーザが選択した遷移先に流す」に変更

「ボタン名」を変更

プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」

フローを分岐させる 3/5

1. 「ワークフロー」 →「新規開始」

2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理

3. プロセスモデルで指定した、 ２人のユーザのいずれかで ログイン

4. 「引き受け待ち」の一覧から「確認」タスクを見つけて、処理画面を開く

分岐条件で設定した２つのボタンが表示される

いずれかのボタンを押すとタスクが完了し、設定した先にトークンが移動する

フローを分岐させる 4/5 • データの値に応じて分岐させることも可能

• 先ほど作成したプロセスモデルの編集画面、分岐条件の設定に移動

1. 分岐タイプを「最初に合致した条件の遷移先に流す」に

2. 「終了」へ遷移する条件式を、あらゆるデータ項目に対して、「値が入力されている」になるように

3. 「再入力」へ遷移する条件は 「デフォルトフロー」のみに なるように

プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」

フローを分岐させる 5/5

1. 「ワークフロー」 →「新規開始」

2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始＆先頭タスクを処理

3. プロセスモデルで指定した、 ２人のユーザのいずれかで ログイン

4. 「引き受け待ち」の一覧から「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理

– タスクを完了させるボタンは１つに戻る

未入力の項目があれば、「再入力」タスクへトークンが自動的に移動する

まとめ

プロセスモデル

• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール

• 「業務ルール」「規定」など

タスク

• プロセスモデル内で、人が処理すると定めた工程

プロセス

• プロセスモデルに従って実際に行われる特定の一連の業務

• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など

タスク

・特定のプロセス内で、実際に人が処理しなければならない、１つ１つの仕事

• 特定の「Todo」「仕事」「決裁」等

従うべきルール

ルールにそって動く 実際の業務

プロセスモデル（3要素）の実装が肝

•プロセス図

•データ項目

•処理担当者

ゲートウェイ （補足）

分岐専用の「ゲートウェイ」というアイテムもある

• 最初に条件を満たした、１つのフローのみにトークンを流す

• トークンを複製し、全てのフローにトークンを流す

• トークンを複製し、条件を満たしたフローのみにトークンを流す

• 複数のフローを１つに集約する トークンが複数になっている場合は、１つにまとめる

メール受信でプロセスを開始（補足）

• 「メッセージ開始イベント（メール）」を使用 アイコンは Advanced のタブ内にある

• メール本文などを、データ項目に受け取ることが可能

• 予め機能を有効にする必要 「システム設定」 →「プロセスモデル外部連携」 →「メッセージ開始イベント（メール）」

プロセスの途中でメールを送る（補足）

• 「メッセージ送信中間イベント（メール）」を使用 アイコンは Advanced のタブ内にある

• トークンがアイコンのところに到達すると、自動的にメールを送る

• メールに、データ等を埋め込むことが可能