QUY TRÌNH

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

Mã số: TV.QT22.01

Lần ban hành: 01

Ngày BH: 24/08/2009

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1. MỤC ĐÍCH:

− Quy định các bước tổ chức hội nghị, hội thảo của thư viện.

− Trao đổi thông tin, tuyên truyền, giới thiệu hình ảnh của thư viện với người

sử dụng thư viện.

− Nhận và giải đáp các yêu cầu, đóng góp của người sử dụng thư viện.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng chung cho tất cả cán bộ thư viện tại thư viện trường.

3. ĐỊNH NGHĨA:

− TV: Thư viện

− CBTV : Cán bộ thư viện

− HN, HT : Hội nghị, hội thảo

− NSD : Người sử dụng

4. TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Quy định về chức năng, nhiệm vụ của TV Trường.

5. NỘI DUNG:

5.1. Quy trình nghiệp vụ:

Quy trình Mô tả công việc Người thực hiện

Xác định chủ đề

Thành lập Ban Tổ chức Ban Giám đốc

Lập kế hoạch tổ chức Ban Tổ chức

Bướ

c 1:

Lập

kế

hoạc

h tổ

chứ

c

Phân công người viết báo cáo, tham luận, mời

đại diện phát biểu trong HN, HT Ban Tổ chức HN, HT

QT23.01 – Quy trình tổ chức HN, HT Trang 2

QT23.01 – Quy trình tổ chức HN, HT Trang 3

Lập danh sách đại biểu, thành phần tham gia

Dự kiến chủ tịch, thư ký HN, HT; phân công

nhiệm vụ cho các thành viên

Xác định thời gian – địa điểm tổ chức; Gửi thư

mời; Thông báo trên website của đơn vị

Tổ chức lễ tân

Chuẩn bị tài liệu HN, HT

Ban Tổ chức

Dự trù kinh phí Ban Tổ chức

Trang trí HN, HT, sắp xếp phòng HN, HT - Ban Tổ chức

- CBTV

Chuẩn bị trang thiết bị, văn phòng phẩm cho HN,

HT: giấy, viết, sơ mi, bảng tên, cặp, sách, …

In ấn / photo tài liệu

Đăng ký đại biểu

CBTV

Bướ

c 2:

Chuẩn

bị hậu

cần

Phân công trực phục vụ HN, HT Bộ phận phụ trách HN, HT

Đón tiếp khách mời CBTV

Báo cáo của Ban Giám đốc TV Ban Giám đốc

Báo cáo tham luận

Phát biểu của khách mời

Đại biểu, khách mời HN,

HT

Thảo luận, giải đáp thắc mắc

Bướ

c 3:

Tổ

chứ

c H

N, H

T

Tổng kết HN, HT Ban Tổ chức

Bướ

c 4:

Tổn

g kế

t

Họp tổng kết, rút kinh nghiệm, đề xuất các giải

pháp cải tiến; lưu hồ sơ, biên bản, phiếu góp ý;

thanh kết toán chi phí của HN, HT

Ban Tổ chức HN, HT, các

thành viên tham gia tổ

chức HN, HT của đơn vị.

5.2. Biểu mẫu:

1. Thông báo 2. Giấy mời 3. Báo cáo 4. Kế hoạch tổ chức HN, HT 5. Giấy đề nghị cấp kinh phí 6. Phiếu trưng cầu ý kiến