Rammasamningur um matvæliNámskeið í tilboðsgerð og kynningarfundur

Guðrún GunnarsdóttirVerkefnastjóri, Ráðgjafasviði

1. júní 2011

Um Ríkiskaup

23 starfsmenn

Ráðgjafarsvið: verkefnastjórar sinna útboðum og ráðgjöf

Viðskiptaþróunarsvið: heldur utan um rammasamningakerfið, sinnir þróunarverkefnum ásamt kynningar og fræðslumálum

Lögfræðisvið: hefur umsjón með sölu og leigu eigna og jarða ríkisins, kærumál og lögfræðiráðgjöf.

Rekstrarsvið: hefur umsjón með rekstri og fjármálum Ríkiskaupa

Um útboðið

Matvæli1 Grænmeti og ávextir2 Brauð og kökur3 Bökunarvörur4 Egg og eggjavörur5 Mjólk og mjólkurafurðir6 Smjör, viðbit og matarolíur7 Sykur og sætuefni8 Krydd, marineringar, kraftar, sósur og dressingar9 Súpur, búðingar, ávaxtagrautar, sultur og marmelaði

10 Hrísgrjón, pasta og þurrkaðar baunir11 Tilbúnir réttir12 Kartöfluvörur13 Morgunkorn14 Álegg15 Ávaxtasafar16 Vatn, gos og sódadrykkir17 Kaffi, te og heitir drykkir18 Næringardrykkir19 Kaffi- og fundarmatur (samlokur, bakkelsi o.fl.)

Vöruflokkar

Hvernig vinnur maður tilboð?

Lesa gögnin mjög vel – læra á gögnin Ef spurningar – athugasemdir – villur=>Senda inn fyrirspurn strax

Athuga vel fyrirspurnar- og svarfrest Vönduð vinnubrögð – fylgja gögnunumLægsta verð – en ógilt! =>Ógild tilboð eru súr! Hafa einn ábyrgðaraðila

Útboðsgögn

http://www.rikiskaup.is/utbod/utb/14999

Fyrirspurnir og svör• Svör við fyrirspurnum verða ekki send bjóðendum í

þessu útboði.

• Svör við fyrirspurnum og/eða viðbætur/leiðréttingar vegna útboðs verða eingöngu birt á vefsíðu Ríkiskaupa, www.rikiskaup.is

•  Bjóðendur eru hvattir til þess að senda inn

fyrirspurnir á tilboðstíma óski þeir nánari skýringa á eða hafi athugasemdir við útboðsgögn á: utbod@rikiskaup.is

Fyrirspurnir og svör

 Fyrirspurn 1: • Í útboðsgögnum kemur fram að boðin skuli sama

afsláttarprósenta fyrir allar vörur innan hvers flokks og að hann gildi af einstökum vöruliðum frá lægsta gildandi verðlistaverði hverju sinni. Er ekki hægt að bjóða mismunandi afsláttarprósentur eftir vörutegundum innan sama flokks? Við höfum mjög mismunandi virðisauka á okkar vörum og treystum okkur ekki til að bjóða sama afslátt af þeim öllum.

Svar 1:• Ákveðið hefur verið að heimila að bjóða megi mismunandi

afslátt innan hvers flokks.

Hvað þýðir “SKAL” og “ÞARF” í útboðslýsingu?

Hvað þýðir “SKAL” og “ÞARF” í útboðslýsingu?

SKAL Í útboðslýsingu þessari merkir að tiltekið atriði eða krafa er ófrávíkjanleg, þ.e. bjóðandi verður í tilboði sínu að uppfylla slíkt atriði eða kröfu. Að öðrum kosti verður tilboði hans vísað frá.ÞARF í útboðslýsingu þessari merkir að tiltekið atriði eða kröfu er bjóðanda heimilt að uppfylla í mismiklum mæli með tilboði sínu. Hægt er að taka slíkt atriði eða kröfu inn í matslíkan útboðslýsingar og meta tilsvarandi tilboðsþátt bjóðanda til stiga eða einkunnar.

Framsetning gagna

Fylgja útboðsgögnumRaða þeim rétt upp (skv. kafla 0.2)Merkja vel gögn á CD diski

Dæmi um framsetningu á CD diski / USB

T

I

L

B

O

Ð

S

B

L

A

Ð

1 af 2

0.1 Tilboðsblað (1 af 2) Undirritaður hefur ítarlega kynnt sér útboðslýsingu nr. 14999 og býður afslátt af lægsta listaverði sínu á hverjum tíma af boðnum vörum og/eða þjónustu skv. eftirfarandi: Innsendir gildandi vöru og verðlistar skulu settir upp samkvæmt neðangreindri flokkun. Nota SKAL uppsetningu sem finna má í Viðauka II – Vöru og verðlisti með boðnum afslætti, en hann er í meðfylgjandi excel skjali. Bjóðendur SKULU merkja með krossi/haki fyrir framan boðinn vöruflokk í reit merktan:“Vöruflokkur í boði“

Nr. vöru-flokks

Vöru-flokkur í boði = X

Heiti vöruflokks

1 Grænmeti og ávextir

2 Brauð og kökur

3 Bökunarvörur

4 Egg og eggjavörur

5 Mjólk og mjólkurafurðir

6 Smjör, viðbit og matarolíur

7 Sykur og sætuefni

8 Krydd, marineringar, kraftar, sósur og dressingar

9 Súpur, búðingar, ávaxtagrautar, sultur og marmelaði

10 Hrísgrjón, pasta og þurrkaðar baunir

11 Tilbúnir réttir

12 Kartöfluvörur

13 Morgunkorn

14 Álegg

15 Ávaxtasafar

16 Vatn, gos og sódadrykkir

17 Kaffi, te og heitir drykkir

18 Næringardrykkir

19 Kaffi- og fundarmatur (samlokur, bakkelsi o.fl.)

Til upplýsinga fyrir væntanlega kaupendur er bjóðendur beðnir að merkja í reitina hér fyrir neðan hvernig viðskiptum þeirra er háttað:

Bjóðandi er: □ Heildsali

□ Smásali

□ Heildsali og smásali

____________________ _____/_____/2011 ___________________________ Fyrirtæki Dagsetning og undirskrift bjóðanda

Vakin er athygli á lið 1.1.9 Fylgigögn með tilboði (upptalning einnig á næstu síðu), sem og kafla 3. Umsýsluþóknun Ríkiskaupa er 1%, þannig að boðinn er ofangreindur afsláttur til kaupenda + 1% umsýsluþóknun til Ríkiskaup af sölu eftir afslátt til kaupenda.

T

I

L

B

O

Ð

S

B

L

A

Ð

2 af 2

0.2 Tilboðsblað (2 af 2) Eftirfarandi gögn SKULU fylgja tilboði:

A. Almennar upplýsingar Almennar upplýsingar um fyrirtækið og starfsemi þess. Tilgreina skal fjölda, menntun

og/eða reynslu starfsmanna sem koma til með að þjónusta viðskiptavini sbr. Viðauka I Almennar upplýsingar.

Upplýsingar um gæðastefnu, gæðaeftirliti og umhverfisstefnu fyrirtækisins, þ.m.t. greinargerð um hvernig innra eftirliti og gæði eru tryggð. Afrit af starfsleyfi, vottorðum og leyfum, Ríkiskaup áskilja sér rétt til að sannreyna að leyfi og vottorð séu í gildi. Sjá kafla 1.2.12

Afrit af starfsleyfi frá heilbrigðiseftirliti viðkomandi sveitarfélags, Ríkiskaup áskilja sér rétt til að sannreyna gildi leyfisins.

Afrit af öðrum vottorðum og leyfum frá þar til bærum yfirvöldum til þeirrar starfsemi sem útboð þetta nær til, Ríkiskaup áskilja sér rétt til að sannreyna gildi vottorða og leyfa.

Staðfestingu þar til bærra opinberra aðila og lögaðila á að bjóðandi sé í skilum með opinber gjöld eða sambærileg lögákveðin gjöld og lífeyrissjóðsiðgjöld eða sambærileg lögákveðin gjöld.

B. Upplýsingar er varða verkefnið Greinargóð lýsing á því hvernig fyrirtækið hyggst þjónusta verkefnið.

Greinargóð markaðsáætlun um það hvernig fyrirtækið hyggst kynna og markaðsetja rammasamninginn til áskrifenda að rammasamningakerfi ríkissins. Sjá kafla 2.5.

Upplýsingar um afgreiðslutíma, afhendingartíma og fyrirkomulag afhendinga.

Upplýsingar um boðnar vörur. Vöru og verðlistar sem afsláttur nær til, fyrir hvern flokk fyrir sig, settir upp skv. meðfylgjandi excel skjali (Viðauki II – Vöru og verðlisti með boðnum afslætti). Bjóðandi skal nota uppsett excel skjal án breytinga fyrir vöru og verðlista sína. Heimilt er að láta fylgja með í sér greinagerð lýsingu á vörunni, hvað varðar efnisgerð, eiginleika, pakkningar, innihaldslýsingar, sölueiningar o.s.frv. Lýsingin skal vera stutt og gagnorð t.d einblöðungur (e. Product Sheet)

Upplýsingar um þjónustugetu. Með tilboði skal fylgja greinargóð lýsing á því hvernig bjóðandi hyggst þjónusta verkefnið og tryggja afhendingaröryggi vöru. Fylgiskjal verður með samningi með upplýsingum um þjónustu fyrirtækisins, s.s. afgreiðslu- og afhendingartíma, fyrirkomulag afhendinga, tengilið, síma- og faxnúmer. Fjöldi afgreiðslu- og/eða sölustaða um land allt og sérstaklega skal fjalla um þjónustu við landsbyggðina. Hver meðal viðbragðstími er við sölupöntunum og afhendingarferli

Aðrar upplýsingar sem bjóðandi telur að sé til virðisauka þeirri vöru eða þjónustu sem hann býður með tilboði sínu.

Tilboðsblöð og öll fylgigögn útprentuð og undirrituð.

Rafrænar útgáfur af tilboði, tilboðsblöðum og fylgigögnum.

ATHUGIÐ!

Vanti tilskilin fylgigögn áskilja Ríkiskaup sér til þess að vísa tilboði frá.

T

I

L

B

O

Ð

S

B

L

A

Ð

2 af 2

0.2. Tilboðsblað (2 af 2) (framhald)

Upplýsingar um bjóðanda og undirskrift:

Nafn bjóðanda

Kennitala

Heimilisfang

Sími

Fax

Tölvupóstfang / netfang

Tengiliður varðandi tilboð

Staður og dagsetning tilboðs

Undirskrift bjóðanda1

1 Bjóðendur SKULU undirrita tilboða sín

Útboðsyfirlit• EES útboð – já• Opið útboð – já• Kynningarfundur á tilboðstíma 01.06.2011 kl. 10:00• Fyrirspurnafrestur útrunninn 20.06.2011• Svarfrestur útrunninn 22.06.2011• Opnunartími og skilafrestur tilboða 28.06.2011 kl. 11:00• Opnunarstaður tilboða er: Ríkiskaup, Borgartúni 7c, 105 Reykjavík.• Tilboð skulu gilda í 12 vikur eftir opnun þeirra.• Samningstími 2 ár með heimild til framlengingar að hámarki 2 x 1 ár • Útboð þetta var auglýst á Evrópska Efnahagssvæðinu 06.05.2011.• Verð á útboðsgögnum er kr. 2.000.- m/vsk

Auglýstur opnunartími var 16. júní. Ákveðið hefur verið að seinka opnun vegna seinkana á birtingu gagna.

F

R

Á

G

A

N

G

U

R

1.1.5 Gerð og frágangur tilboða Skila skal inn tilboðum og öllum fylgigögnum í 2 eintökum.

Tilboð skulu sett fram samkvæmt meðfylgjandi tilboðsblöðum. Bjóðendur skulu fylla nákvæmlega út tilboðsblöð (1 af 2 og 2 af 2). Tilboðsblöð skulu vera fremst í tilboð bjóðenda til þess að auðvelda upplestur við opnun tilboða.

Skila skal inn tilboðum, öllum fylgigögnum ásamt útfylltu tilboðsblaði í 2 eintökum á pappír og 2 eintökum á geisladiskum/USB lyklum.

Tilboð skulu vera dagsett og undirrituð af bjóðendum.

Tilboðum skal skilað í 1 lokuðu umslagi auðkennt:

Ríkiskaup Rammasamningsútboð nr. 14999

Matvæli

Nafn og aðsetur bjóðanda:_______________

Ríkiskaup munu hafna þeim tilboðum sem ekki eru sett fram samkvæmt tilboðsblöðum.

Ríkiskaup vilja vekja sérstaka athygli bjóðenda á að ef þeir merkja ekki umslög sem innihalda tilboð, með nafni bjóðanda, áskilja Ríkiskaup sér rétt til að vísa tilboðum þeirra frá.

Ef reiknivillur eða ósamræmi er í tilboði, ræður sú afsláttarprósenta sem fram kemur á tilboðsblöðum og skal tilboð leiðrétt með tilliti til þess.

MIKILVÆGT !• Lögð er rík áhersla á að bjóðendur skili inn

með tilboðum sínum, tilskildum gögnum. Geri þeir það ekki, munu Ríkiskaup vísa tilboðum þeirra frá.

• Ríkiskaup munu vísa frá tilboðum aðila sem eru í vanskilum með opinber gjöld og/eða lögboðin iðgjöld í lífeyrissjóðum.

• Farið verður með allar upplýsingar frá þátttakendum sem trúnaðarmál.

Á síðari stigumRíkiskaup áskilja sér rétt til að óska eftirfarandi upplýsinga • Endurskoðuðum og árituðum ársreikningum síðustu þriggja

ára hafi fyrirtækið verið starfandi á þeim tíma.• Yfirlýsingu frá aðalviðskiptabanka um skilvísi í viðskiptum.• Aðrar upplýsingar sem málið varða að mati Ríkiskaupa.• Efndir samninga sl. tvö (2) ár.Farið verður með allar framlagðar upplýsingar sem

trúnaðarmál.

Val á samningsaðila – mikilvægur kafli

Verð• Lægsta verð fær hæstu einkunn, eftir það ræður línulegt prósentu-

hlutfall sem hér segir:

En =  (lægsta boðið verð/boðið verð n) x 100%

• Bjóðendur skulu skila inn samanburðarhæfu verði, þ.e. verð á

magneiningu (kíló-, gramma- eða lítraverð), sbr. Viðauki II – Vöru og verðlisti með boðnum afslætti, sem fylgir útboðslýsingu þessari.

• Endanlegt mat á verði fer fram á grundvelli verðkörfu. Excelskjal með verðkörfu verður birt innan skamms á vef Ríkiskaupa og vægi hvers vöruliðar í verðkörfu verður birt á opnunarfundi.

• Verð skal miðast við afhendingu til kaupanda í samræmi við kafla 1.2.8

VerðkarfaNr. vöru-flokks

Heiti vöruflokks

Verð pr. kg / ltr /stk

Verð pr. kg/ltr/stk m. afslætti

Innra vægi %

1 Grænmeti og ávextir

Tómatar - íslenskir (verð pr.kg)

Niðursoðið rauðkál (verð pr.kg)

Gulrætur - erlendar (verð pr.kg)

Epli - gul (verð pr.kg)

Frosnir blandaðir ávextir (verð pr.kg)

Bananar (verð pr.kg)

2 Brauð og kökur

Fjölkorna samlokubrauð skorið (verð pr.kg)

Maltbrauð (verð pr.kg)

Frosið gróft brauð - forbakað (verð pr.kg)

Skúffukaka í formi (verð pr.kg)

Marmarakaka (verð pr.kg)

Kleinur (verð pr.kg)

3 BökunarvörurHveiti (verð pr.kg)

Rúgmjöl (verð pr.kg)5 korna brauðblanda (verð pr.kg)

Kakó (verð pr.kg)Lyftiduft (verð pr.kg)Þurrger (verð pr.kg)

14999 - Verðkarfa

Verðbreytingar• Verðbreytingar eru háðar samkomulagi samningsaðila. Ef

verðlistaverð breytist er seljendum skylt að tilkynna breytingu til Ríkiskaupa og fá samþykki fyrir verðbreytingum.

• Vikmörk fyrir verðbreytingum er +/- 5% breyting á vísitölu neysluverðs. Verði gerðar breytingar af opinberri hálfu á tollum eða öðrum gjaldákvörðunum vörunnar sem hafa áhrif á verð hennar, skal verðið breytast á samsvarandi hátt.

Kafli 2 - Kröfulýsing• Stefnt er að því að semja við a.m.k. 1-5 aðila um viðskipti þessi í hverjum af

vöruflokkunum 1-19. • Annars vegar er leitað að birgjum sem bjóða fjölbreytt vöruúrval í sem

flestum eða öllum vöruflokkum þannig að kaupendur geti fundið seljendur sem bjóða fjölbreytt úrval vöruflokka á einum stað (e.one-stop-shop).

• Hins vegar er leitað að birgjum sem bjóða sértækt vöruúrval í einum eða fleiri vöruflokkum. 

• Heildareinkunn bjóðenda er reiknuð út og þeir bjóðendur sem hafa hæstu heildareinkunn (100% verð) koma til greina sem samningsaðilar, enda uppfylli þeir allar kröfur sem gerðar eru í útboðsgögnum og tilboð þeirra talið bæta við gæði eða vöru- og þjónustuframboð rammasamningsins sem gerður verður í kjölfarið.

• Í þessu útboði er leitað eftir birgjum sem bjóða mjög fjölbreytt úrval. Því verða fyrst þeir birgjar valdir sem bjóða í alla eða sem flesta flokka og næst verða þeir birgjar teknir inn sem bæta heildarsamninginn.

Gæðakröfur• Gæðaviðmið• Aðstaða seljenda• Örverutegundir• Matvælaeftirlit og hollustuhættir• Aðbúnaður í sendibifreiðum

Pökkun og merking• Skráð vörumerki• Framleiðandi• Vinnslufyrirtæki• Seljandi• Pakkningar skv. viðurkenndum framleiðsluháttum• Merkingar

Innihald og næringarinnihald• Innihaldslýsing• Næringargildi

Kynningar og markaðsmál

• Kynningar á rammasamningi• Kynningarefni• Málstofur• Fundir• Ráðstefnur

Viðauki I1 Nafn:

2 Kennitala:

3 Lögheimili:

4 Símanúmer:

5 Netfang:

6 Vefsíða:

7 Tegund fyrirtækis:

8 Nafn tengiliðar við þetta útboð:

9 Stofndagur:

10 Nöfn eigenda og stjórnarmanna:Nafn og staða:Nafn og staða:Nafn og staða:Nafn og staða:Nafn og staða:

11 Nöfn stjórnenda:Nafn og staða:Nafn og staða:Nafn og staða:Nafn og staða:Nafn og staða:

12 Fjöldi starfsmanna:

13 Menntun og reynsla lykilstarfsmanna:Nafn, menntun og reynsla:Nafn, menntun og reynsla:Nafn, menntun og reynsla:Nafn, menntun og reynsla:Nafn, menntun og reynsla:

14 Upplýsingar um gæðastefnu og/eða gæðavottanir:

15 Meginhlutverk fyrirtækisins:

16 Meginstarfsemi fyrirtækisins:

17 Ársvelta:

18 Skipurit:Eigi upplýsingar ekki við skal skrifa " Á ekki við "

Heimilt er að bæta inn línum í þetta skjal

Almennar upplýsingar

Viðauki II – vöru og verðlisti með boðnum afslætti

Undirritaður hefur kynnt sér rækilega útboðslýsingu Ríkiskaupa nr. 14999 og er neðangreindur vöru og verðlisti til samræmis við framsett tilboð.Allar neðagreindar fjárhæðir eru í ISK og innihalda allan kostnað og gjöld, hverju nafni sem þau nefnast án virðisaukaskatts

Boðinn er sama afsláttarprósenta fyrir allar vörur innan hvers flokks og gildir hann af einstökum vöruliðum frá lægstagildandi verðlistaverði hverju sinni:

Flokkur skv. útboðslýsingu

(1-19)

Vörunúmer seljanda

FramleiðandiTegund

(ávöxtur/grænmeti)Vörulýsing / flokkun /

innihaldslýsing1

Pakkninga tegund &

stærð1

Einingaverð (magntengt) per kg / ltr verð skv

verðlista

Afsl. (%)2 Einingaverð

með afslætti3

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 0

1 01 0

Fyrirtæki:_____________________________1 Heimilt er að vísa í fylgiskjöl með tilboði eftir því sem við á Heimilt er að bæta inn línum en ekki dálkum2 Samið verður við væntanlega samningshafa um boðinn prósentu afslátt í þetta skjal.3 Einingarverð með afslætti verður notað í valmódeli til samanburðar á tilboðum

Viðauki II - Vöru og verðlisti með boðnum afslætti

Flokkur 1 - Grænmeti og ávextir

Verðlisti og afsláttur

Upplýsingar um glærurAllar glærurnar munu verða aðgengilegar á

netinu fyrir þá sem ekki komust í dag og fyrir þá sem eru á landsbyggðinni á:

http://www.rikiskaup.is/fraedsla/

Spurningar

Takk fyrir okkur