Upload
sinka-emese
View
14
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Rendezvnyszervezs folyamata
Asztalos Rbert- Turizmusmarketing Iroda- www.turizmusmarketing.com
A rendezvnyszervezs szakaszai
1. Tervezs2. Elkszts3. Lebonyolts4. Lezrs, utmunkk
Kezdeti tervek
Amennyiben ksz az esemnyvzlat, Megfelel pnzmennyisg ll rendelkezsnkre Meghatroztk az esemny cljt
Kvetkezik az elkszts(cgen belli esemnyszervezkkel vagy kls
rendezvnyszervezvel)
2., elkszts
A vllalattl mindig legyen egy szemly, aki kapcsolatot tart a rendezvnyszervezvel
Ha a vllalat bels rszlege intzkedik, legyen valaki aki a beszlltkkal val kapcsolattartst intzi
Ez biztostja, hogy a beszlltk nem kapnak eltr utastsokat klnfle forrsokbl
Csak olyanok hagyjk jv a kiadsokat, akiknek megvan hozz a jogosultsguk!
Az elkszt szakasz
Az elkszt szakasz a leghosszabb feladatsort jelenti.
Ez a munkafolyamat nagy krltekintst ignyel.
Ez a feladat tipikus csapatmunka. A munkban rszt vevk sszehangoltan vgzik munkjukat.
Az elkszt szakasz
Az egyes feladatokhoz hatridket s felelsket kell rendelni.
A rendezvny fszervezje koordinlja ezt a feladatot, aki beszmolsi s elszmolsi ktelezettsggel tartozik a vllalkozs vezetsnek.
Helyszn, idpont, eladk*
Idpont
Helyszn, cm
Terem neve
Programtervezs
Eladk felkrse
A naptr ellenrzse, az idpont vglegestse
Bejrs, ajnlatkrs
Bejrs, ellenrzs
Forgatknyv elksztse
Felkrsek s az eladsok cme, az eladk rvid letrajznak sszelltsa
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Technikai, nyelvi felttelek*
Az eladsok nyelve
Technikai szksglet
Anyagleadsi hatrid
Szksges-e tolmcsols?
Tolmcsberendezs, projektor, szmtgps programok
Magyarul s szksg szerinti idegen nyelven
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Nyomtatvnyok, ajndk trgyak*
Fotk, brk ksztse
Maszkota tervezse
Programfzet tervezse
Nyomtatvnyok tervezse
Mennyisg, formtum
ajnlatkrs
Elegns mappa, dosszi
Program, trkp, meghv, helysznrajz, idegenforgalmi anyagok mindenkinekKls bort: rendezvny neve, idpontja, helyszne 1. oldal: ksznt (tbb nyelven is) Tovbbi oldalak: programok Utols oldal: szervezk, szolglatok elrhetsge
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Nyomtatvnyok, ajndk trgyak *
Nyomtatvnyok tervezse
Tjkoztatk, technikai- adminisztratv kiadvnyok
Ajndktrgyak krnek megnevezse
Ajnlatkrs (pl.: plakt,konferenciatska, tblk,dekorcik)
Belpsi engedlyek behajtsi engedlyek Kitzk ltet-krtyk Asztalszmok Konferenciatblk Konferencia zszlk
Ajndktrgyak krnek vglegestse, megrendelse
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Kltsgvets, elkalkulci *
Kltsgvets ksztse
Megrendelsek
Terembrlettel, technikabrlettel, ajndktrgyakkal, tolmcsok, hostessekkikzvettsvel kapcsolatos ajnlatkrs, az ajnlatok kirtkelse. Szponzorls lehetsgeinek kiaknzsa, szponzorok megkeresse, szponzor szerzdsek.
Helyszn/terem, technika, tolmcsok, hostessek megrendelse. Cateringgel kapcsolatos ajnlatok krse, rtkelse. Egyeztets utni megrendels.
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Kommunikcis felttelek *
Meghvk sszelltsa
Sajtiroda fellltsa
Sajtkapcsolatok tervezse
Meghvandk krnek sszelltsa, a meghvk sztkldse,
A sajtiroda helye, felszerelse,vezetje, szemlyzete,nyilatkozk felksztse
Sajtanyag ksztse, sajttjkoztat, interjelksztse, mdiakr meghatrozsa, jsgri meghvk sztkldse
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Helyszn kialaktsa, dekorci*
Helysznre szllts
Catering biztostsa
Regisztrci megszervezse
Stblista
Helyszni dekorci
Logisztika biztostsa, a helyszni fogadsmegszervezse, rzs biztostsaA rendezvny helysznnek kialaktsa a vendglts szempontjblA regisztrci technikai sszemlyi htternek kialaktsa
Helyszni felgyelet, feladatkrk kialaktsa, a szervezk betantsa
Helyszni dekorci megrendelse, kialaktsa
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Helyszn kialaktsa, dekorci *
A helyszn biztostsa
Az esemny rgztse
Szles krben rtelmezend:tzvdelmi berendezsek biztostsa meglte, meneklsi terv, vszkijratok jelzse, szemly s vagyonvdelem megoldsa, szaniter berendezsek ellenrzse
Dokumentls fajti, sokszorosts, archivls, a ksbbi felhasznls lehetsgei, ajndk felvtelek irnti igny felmrse,tadsa
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Lezrs, utmunklatok*
Pnzgyi elszmols
Visszaszllts megtervezse
Ksznlevelek
Sajtfigyels
Referencia dosszi sszelltsa
Szmlalikvidci, fizets, utkalkulci ksztseAnyagok eszkzk visszaszlltsnak logisztikai feladataiKsznlevelek elksztse,kikldse a regisztrci alapjn
Megjelensek, megjelens hatsa
Jegyzetek, dokumentumok (reklmanyagok, kiadvnyok stb.) sszefzse, a vendgektl kapott nvjegykrtyk sszegyjtse, alvllalkozkkal kapcsolatos dokumentcik dossziba rendezse
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Lezrs, utmunklatok *
sszefoglal, Zrjelents ksztse
rtkel, elemz jelleg jelentsamely az esetleges hibkat s pozitvumokat is tartalmazza.
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
Vratlan helyzetek *
Felkszls vratlan helyzetekre
A felkrt elad nem rkezik meg, a technikai berendezsek felmondjk a szolglatot,bombariad/tz zavarja meg a programot stb. Tartalkhelyszn s eszkzk biztostsa.
*Minden feladathoz hatrid s felels tartozik!
3. Lebonyolts
A rendezvny eltt, utols eligazt rtekezlet Fontos kialaktani a szervezsi hierarchit
Minden rendezvny 3 rszbl ll:
1., a vendgek fogadsa, rkeztetse 2., a programokon val rszvtel3., a vendgek tvozsa, bcsztatsa.
A rendezvnyek kls szolgltati lehetnek
Nyomdk, kiadk Grafikusok, tervezk Fots Vendgltsi szolgltatk Szlloda, panzi Virgktk, klcsnzk, dsztk Kls programszervezk, ksrk
Rendezvnyek forgatknyve(PROGRAM S TECHNIKAI)
A forgatknyvet rsban kell rgzteni Minden forgatknyv egyedi
3 rszbl ll1) Elkszts
2) Lebonyolts
3) Utmunkk
A forgatknyv sszelltsa
A forgatknyv elemei: sszefoglal informcik: idpont, idtartam, helyszn,
tervezett ltogat ltszm, tervezett kzremkdi ltszm.
Esemnyek: fesemnyek (pl. konferencia ), mellkesemnyek (pl. killts, msoros program ), kiegszt-esemnyek (pl. kirnduls), protokollris esemnyek (nyit- s zresemnyek).
A forgatknyv elemei:
Szervezeti rendszer s folyamat lersa: - szervezeti felpts, szervezeti egysgek felsorolsa s hatskre, - a rendezvny folyamatnak lersa ( tevkenysg, hatrid, vgrehajts).
A rendezvny arculata: jelmondat, jelkpek, szerzi jogokkal kapcsolatos gyek elintzse.
A forgatknyv elemei:
A rsztvevk, kzremkdk felsorolsa: rsztvev szervezetek (pl. fuvaroz vllalat ), kzremkd szervezetek (pl. fellp trsulatok), tmogatk, alvllalkozk, beszlltk, hatsgi s nem hatsgi szervezetek (pl. KJL, Rendrsg),dokumentumok (szerzdsek, megllapodsok, engedlyek)
A vendgek listja: VIP vendgek felsorolsa, csoportos meghvsok, visszaigazolsok a rszvtelrl.
A forgatknyv elemei:
Alternatvkat kitallni az elrelthatatlan esemnyek kivdsre, pldul tartalkhelysznt vlasztani, esnapot kijellni, tartalkprogramot szervezni.
A szemlyi felttelek biztostshoz tartozik a megfelel szm s kpests emberek sszegyjtse s betantsa az adott feladatra.
A legtbbszr a rendezvnyszervez feladata a szervezk betantsa csoportos megbeszlsek
A technikai forgatknyv tartalmazza
A rszletes program
A killtott anyagok szlltsnak mdjt, temezst
Fogadbizottsg sszettelt, szksges eszkzket (busz, virgcsokor stb.)
A technikai forgatknyv tartalmazza
Technikai berendezsek elksztst, zembe helyezst, felelsket
Vendgltssal kapcsolatos feladatokat
Dsztssel kapcsolatos feladatokat
Telefonos s postai elrhetsgeket.
Trgyi, technikai felttelekA teremberendezs mdozatai Sznhzterem stlus
- Nagy ltszm konferenciknl- A sorok egyms kztti tvolsga a terem nagysgtl s ltszmtl fgg - Az els sornak az elnksgtl legalbb 2 mterre kell lennie.
Varinsok: az oldalt lv szkek flkrben zrnak a szkek teljes flkrt kpeznek V alak a nztr
A teremberendezs mdozatai
Iskolapados / osztlyterem stlus- Szeminriumok s oktat jelleg rendezvnyek- A hallgatsg kis asztaloknl l, hogy jegyzetelni tudjon.
U alak- Idelis olyan banketteknl, glavacsorknl, ahol felszlal is van. - Ngyzetes, inkbb tglalap alak asztalokat helyeznek egyms mell.
A teremberendezs mdozatai
Patk alak - Olyan mint az U-alak a keskenyebb rszn a sarkon lekerektett asztalok
Ngyzetes- Valamennyi rsztvev ltja egymst- Az asztalokon mikrofon is tallhat - Kzpen egy sznyeg s/vagy virgkompozci tallhat
Igazgattancs stlus- mindenki lt mindenkit- nagy asztalfellet
A teremberendezs mdozatai
E-alak- Banketteknl clszer. - Az E hrom szrt egybefog rvidebb rsznl lnek a f vendgek.
Munkacsoport stlus- Ktetlen munkacsoportnl, workshopoknl
Technikai felttelek Mikrofonok asztali ll hordozhat csiptets
a terem nagysgnak megfelelen vlasztunk s kombinlunk
Mikrofonok
Ha a rendezvnyen elnksg is helyet foglal asztali mikrofonok
A kbel nlkli mikrofonokat a jelenlev segtk adjk a felszlal kezbe, ilyenkor a beszl a helyn marad.
Az ll mikrofonokat a hallgatsg sorai kztt helyezik el. A szlsra jelentkez odamegy a mikrofonhoz.
A csiptets mikrofonokat az elad zakjra/blzerre helyezik fel.
Hangtechnika
A rendezvnyeket tbbfle hanghats is ksrheti: zenei alfests, vagy ms bejtszs CDrl, DVD-rl.
Bonyolult hangstdikat csak kongresszusi kzpontokban tallunk.
Szksg lehet az elhangzottak teljes kr hangrgztsre, dokumentlsra.
A felvtelek ksztse helyettestheti a gyorsrsos jegyzknyvezst.
Lmpk, irnytott fnyek
Nagy hatst elr berendezsek, pl: fejgp hasznlata.
Segtsgkkel kiemelhetnk teremrszleteket, dekorcit, hangslyozhatjuk az elad szemlyt, stb.
A berendezs hasznlata elzetes tervezst ignyel.
Tolmcsberendezs
A nemzetkzi konferencik esetben gyakran van szksg tolmcs szolgltatsra.
Az lsekre felkszlt termekbe eleve bepttetik a berendezst: a tolmcsok kln kabinokban dolgoznak, ahonnan beltjk a termet, de ket nem lehet ltni.
Amely termekben nincs tolmcskabin, ott mobil tolmcskszlket lehet hasznlni.
Szmtgpek s perifriik, kiegszt berendezsek A vendg eladk adathordozn hozott
eladsainak kinyomtatsra is szksg lehet.
Nagy teljestmny fnymsolknak a nap minden szakban rendelkezsre kell llniuk
Btorzat
Rendezvnyszervezshez leggyakrabban hasznlt btorok:
raksolhat szkek, karosszkek fotelok, elnksgi asztal, beszlpult, dohnyzasztal,
Btorzat
klnbz mret asztalok trgyalasztal, ll illetve gurul fogasok, szemetes kosr, aktaszekrny, hideg-melegvizes mosogat, htszekrny, konyhaszekrny
Dobogk, posztertblk
A klnbz rendezvnyeknl (pl. divatbemutatk, msoros estek) jl hasznlhatak.
Ezekhez akr lpcs is illeszthet.
A posztertblk (killtsi installcis tblk) alkalmasak arra, hogy felletkre illusztrcis cllal, paprokat, kisebb trgyakat helyezznk el.
Egyb technikai felttelek
ris kivettk A teremben zajl esemnyeket az lstermeken
kvl a zrt lnc tvads segtsgvel gy lehet nyomon kvetni.
Zszlk A nemzetkzi rendezvnyek elengedhetetlen
kellke. A diplomcia szablyai szerint a mennyezetrl belgatott, zszlrdba lltott, vagy asztali kis zszlkat klnbztetnk meg.
Egyb technikai felttelek
Szavazgp, Szemlyhv, Diktafon, Irat megsemmist, Iratfz-gp, Hkt-gp.
4. Lezrs, utmunkk
A legfontosabb utlagos feladat a rendezvny rtkelse.
Mennyire teljesltek a kitztt clok? Hnyan jttek el a rendezvnyre, hogyan reztk magukat, voltak-e fennakadsok, a rsztvevk elvgeztk-e feladatukat, sikerlt-e tartani a kltsgkeretet, s ha nem, akkor mirt nem.
Helyszn helyrelltsa
Lezrs, utmunkk
Az elszmols - rendezni kell a fennmarad szmlkat, s el kell fogadtatni az elszmolst a megrendelvel, vagy a sajt cggel.
Fontos utmunka mg a ksznetnyilvnts, ksznlevelek kikldse. Ez VIP vendgek esetn szksges, de lehet minden rsztvevnek, vendgnek kldeni.
Feladat
Milyen a terem berendezsi mdot vlasztana az albbi rendezvnyek esetn!
Konferencia Szeminriumok Glavacsora Bankettek Workshopok
Megolds
Konferencia sznhzterem stlus Szeminriumok - osztlyterem-stlus Glavacsora - U alak stlus Bankettek - E alak berendezs Workshopok - Munkacsoport-stlus
Megtisztel figyelmket nagyon ksznm!Az elads anyaga elrhet:
www.turizmusmarketing.com tudstr menpontja alatt.
Dia 1Dia 2Dia 3Dia 4Dia 5Dia 6Dia 7Dia 8Dia 9Dia 10Dia 11Dia 12Dia 13Dia 14Dia 15Dia 16Dia 17Dia 18Dia 19Dia 20Dia 21Dia 22Dia 23Dia 24Dia 25Dia 26Dia 27Dia 28Dia 29Dia 30Dia 31Dia 32Dia 33Dia 34Dia 35Dia 36Dia 37Dia 38Dia 39Dia 40Dia 41Dia 42Dia 43Dia 44Dia 45Dia 46Dia 47Dia 48