Manajemen humas adalah proses penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori oleh organisasi.[1] Proses manajemen humas biasa dilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatan humas.[1] Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana, baik ke dalam maupun ke luar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama

Dalam melaksanakan manajemen humas, menurut George R. Terry, seorang praktisi humas perlu mempersiapkan unsur-unsur yang diperlukan demi tercapainya tujuan yang maksimal, yakni:[4]

Manusia baik laki-laki, maupun perempuan (men and women). Pihak yang terlibat dalam proses manajemen mamainkan peranan penting terhadap keberhasilan kinerja manajemen.

Alat-alat yang diperlukan (materials) mencakup barang-barang yang harus dibeli atau dipersiapkan demi keberhasilan proses manajemen.

Sarana yang digunakan (machines) meliputi semua yang mendukung penggunaan dari barang atau alat yang dimiliki dalam proses manajemen.

Metode yang dipakai (methods) meliputi teknik atau cara yang digunakan dalam menjalankan proses manajemen.

Dana (money) merupakan seberapa banyak anggaran yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan program.

Pasar atau khalayak yang akan dituju (market) merupakan target sasaran perusahaan dalam menjalankan proses manajemen.

fungsi

• Memperkirakan, menganalisis, dan menginterpretasikan opini dan sikap publik, dan isu-isu yang mungkin mempengaruhi operasi dan rencana organisasi, baik itu pengaruh buruk maupun baik

• Memberi saran kepada manajemen di semua level di dalam organisasi sehubungan dengan pembuatan keputusan, jalannya tindakan, dan komunikasi, dan mempertimbangkan ramifikasi publik dan tanggung jawab sosial atau kewarganegaraan organisasi

• Meriset, melaksanakan, dan mengevaluasi secara rutin program-program aksi dan komunikasi untuk mendapatkan pemahaman publik yang dibutuhkan untuk mendapatkan pemahaman publik yang dibutuhkan untuk kesuksesan tujuan organisasi. Ini mungkin mencakup program marketing, finansial, pengumpulan dana, karyawan, komunikasi atau hubungan pemerintah, dan program-program lain

• Merencanakan dan mengimplementasikan usaha organsasi untuk memengaruhi atau mengubah kebijakan publik

• Menentukan tujuan, rencana anggaran, rekrutmen dan training staf, mengembangkan fasilitasnya-ringkasnya, mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan semua hal tersebut

Pertama, hubungan humas dengan wartawan bersifat profesional. Selain melayani masyarakat, humas wajib melayani wartawan secara profesional. Humas jangan berhubungan terlalu mesra dengan wartawan. Kedua belah pihak, terutama masyarakat yang mereka layani, pasti rugi bila tak ada jarak yang pas antara humas dengan wartawan. Sebagai ilustrasi, dua sejoli yang saling merapatkan wajah (baca: berciuman) pastilah tak mampu melihat wajah pasangannya dengan cermat karena jarak pandangnya tidak pas. Mata tidak/kurang difungsikan, yang berfungsi hanya perasaan (emosi). Celakanya, bila suatu ketika personel humas berselisih atau bertengkar dengan mitra mesranya (wartawan). Maka akibat buruknya tak saja merugikan kedua belah pihak, tapi terutama merugikan masyarakat yang mereka layani, di samping niscaya merugikan lembaga masing-masing. Tanpa mengurangi hubungan mesra, humas harus senantiasa berinisiatif menjaga jarak yang pas dengan mitra sejajarnya (wartawan). Hubungan kedua belah pihak harus sehat, terhormat, dan bermartabat.

Di mata wartawan humas harus berwibawa, wibawa yang alamiah, bukan sok berwibawa atau wibawa yang dibuat-buat agar disegani wartawan. Humas yang profesional pastilah cerdas, berpengetahuan sangat luas (terpelajar), disiplin, dan benar-benar menguasai bidang pekerjaannya. Ia juga sanggup menganalisis dengan tajam tiap berita di media massa yang menyangkut daerah, instansi, dan para pejabat pemda/DPRD yang bersangkutan. Dengan demikian, humas mampu memberikan masukan yang baik terhadap para pengambil keputusan di instansi di mana ia bekerja. Humas yang benar-benar mampu bekerja secara profesional, termasuk menjaga jarak yang pas dengan mitranya, pastilah dhormati, disegani, dan dipercayai wartawan.

Kedua, humas harus mengetahui seluk-beluk dunia wartawan atau jurnalisme, termasuk irama kerja wartawan di tiap jenis media massa serta fungsi media massa. Ini berarti humas mesti tahu nilai-nilai berita, tenggat waktu laporan wartawan, peta media massa baik di tingkat daerah maupun di tingkat nasional, Kode Etik Jurnalistik, Kode Etik (Pedoman Perilaku) Penyiaran, Undang-undang No. 40/1999 tentang Pers, Undang-undang No. 32/2002 tentang penyiaran, kekuasaan atau kekuatan media massa, visi dan missi media massa yang beredar/beroperasi di wilayahnya, dan sebagainya.

Ketiga, humas juga harus/perlu memiliki kemampuan praktik jurnalisme, yakni meliput, wawancara, memotret, menulis berita langsung, berita khas (feature news), dan artikel opini. Selain memperkaya

pengetahuan dan praktik melalui bacaan dan pelatihan jurnalisme, humas juga perlu sekali-sekali magang di media massa, terutama di media massa besar.

Keempat, humas harus mampu mengenal wartawan dan redaktur secara personal. Ini sangat penting, agar humas mampu berkomunikasi dengan efektif dengan mitranya. Humas harus tahu tingkat/jenis komunikasi yang lazim digunakan wartawan yang sedang berbicara dengannya. Sesuai latar belakang budaya daerah dan tingkat pendidikan, tiap wartawan pastilah memiliki gaya berkomunikasi masing-masing. Ada wartawan yang lazim menerapkan komunikasi konteks rendah (menyatakan sesuatu secara halus atau “berputar-putar”, tak langsung ke tujuan). Tapi ada pula wartawan yang biasa menerapkan komunikasi konteks tinggi (berbicara blak-blakan atau berterus terang, langsung ke tujuan). Humas harus mampu berbahasa dengan baik sesuai bahasa dan tingkat bahasa (abstraksi) wartawan yang sedang dihadapi. Humas perlu tahu pula riwayat hidup wartawan yang biasa atau rutin meliput di lingkungan kerja pemda dan DPRD, misalnya tanggal lahir/perkawinan. Humas juga perlu memerhatikan ulang tahun media massa yang beredar/beroperasi di daerahnya. Dengan demikian, humas dapat menjalin hubungan insani (human relations) secara efektif dengan mitranya.

Kelima, humas jangan bersikap diskriminatif terhadap wartawan/media massa. Semua wartawan profesional (muda atau tua, kaya atau miskin, berpenampilan keren atau “kumuh”) dan media massa (besar atau kecil, lokal atau nasional, baru atau lama, partisan atau independen) harus diperlakukan dengan adil (tak ada “anak emas” dan “anak tiri”). Hal terpenting, humas wajib melayani hanya wartawan yang benar-benar wartawan. Humas tak perlu melayani, apalagi “memiara” wartawan “CNN” (cuma nanya-nanya) alias wartawan yang tak memiliki media massa. Yang dimaksud melayani di sini adalah memberikan fakta-fakta atau informasi penting yang dibutuhkan oleh khalayak media massa di mana wartawan yang bersangkutan bekerja. Ini berarti humas tak boleh merusak idealisme atau profesi wartawan dengan memberikan uang atau yang sejenisnya. Humas sama sekali tak berurusan dengan pemenuhan kesejahteraan wartawan. Ini adalah urusan pihak manajemen perusahaan media massa di mana wartawan itu bekerja.

Ada sejumlah prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi humas dalam menciptakan dan membina hubungan pers yang baik. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut.

1. Memahami dan melayani media. Dengan berbekal semua pengetahuan di atas, seorang praktisi humas akan mampu menjalin kerja sama dengan pihak media, ia juga akan dapat menciptakan suatu hubungan timbal-balik yang saling menguntungkan.

2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya. Parapraktisi humas harus senantiasa siap menyediakan atau memasok materi-materi yang akurat di mana saja dan kapan saja hal itu dibutuhkan. Hanya dengan cara inilah ia akan dinilai sebagai suatu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh para jurnalis. Bertolak dari kenyataan itu maka komunikasi timbal-balik yang saling menguntungkan akan lebih mudah diciptakan dan dipelihara.

3. Menyediakan salinan yang baik. Misalnya saja menyediakan reproduksi foto-foto yang baik, menarik, dan jelas. Dengan adanya teknologi input langsung melalui komputer (teknologi ini sangat memudahkan koreksi dan penyusunan ulang dari suatu terbitan, seperti siaran berita atau news release), penyediaan salinan naskah dan foto-foto yang baik secara cepat menjadi semakin penting.

4. Bekerja sama dalam penyediaan materi. Sebagai contoh, petugas humas dan jurnalis dapat bekerja sama dalam mempersiapkan sebuah acara wawancara atau temu pers dengan tokoh-tokoh tertentu.

5. Menyediakan fasilitas verifikasi. Para praktisi humas juga perlu memberi kesempatan kepada para jumalis untuk melakukan verifikasi (membuktikan kebenaran) atas setiap materi yang mereka terima. Contoh konkretnya, para jurnalis itu diizinkan untuk langsung menengok fasilitas atau kondisi-kondisi organisasi yang hendak diberitakan.

6. Membangun hubungan personal yang kokoh. Suatu hubungan personal yang kukuh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara apabila dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerja sama, dan sikap saling menghormati profesi masing-masing.

Ketahui perusahaan Anda atau situasi klien saat ini . Hal ini penting untuk mengetahui di mana perusahaan sekarang berdiri, di mana perusahaan mampu untuk pergi, apa yang pasar perusahaan / industri tampak seperti, dan apa arah perusahaan yang dipimpin. Hal ini membantu untuk meletakkan segala sesuatu dalam perspektif.

Ketahui sumber daya Anda. Ini bisa menjadi bagian dari langkah pertama, karena merupakan bagian dari analisis situasional diperlukan untuk memahami di mana perusahaan Anda atau klien saat ini berdiri. Hal ini dapat membantu Anda lebih baik membangun taktik dan strategi sambil mempertimbangkan anggaran, waktu, dan keterbatasan sumber daya lain perusahaan atau klien mungkin.

Ketahui tujuan dan sasaran anda. Juga penting untuk rencana PR mengalami kesuksesan, Anda harus tahu di mana perusahaan berharap untuk pergi. Seperti mengemudi tanpa arah, rencana PR tanpa gol atau tujuan adalah tindakan tanpa tujuan yang tidak memiliki pengetahuan tentang apa yang bisa datang, atau bahkan apa hasil yang diinginkan. Pastikan bahwa tujuan rencana PR sejalan dengan seluruh tujuan perusahaan secara keseluruhan, dan memastikan bahwa mereka jelas bagi semua yang terlibat.

Ketahui dan tentukan target pemirsa Anda. Ini berarti bahwa Anda telah menetapkan sasaran pembeli Anda dan media sasaran khalayak. Setiap penonton akan membutuhkan pesan yang berbeda dan pendekatan yang berbeda. Mengetahui penonton akan membantu Anda untuk membingkai strategi dan taktik sehingga Anda dapat secara efektif menjangkau orang yang Anda berharap untuk mencapai.

Inventarisir pesan dan strategi yang akan Anda gunakan untuk menjangkau audiens target Anda . Hal ini harus sejalan dengan tujuan dan sasaran yang tercantum sebelumnya, jika mereka tidak, rencana tersebut sudah dimulai dengan awal yang agak buruk. Ketahuilah bahwa strategi Anda dan pesan juga harus berhubungan satu sama lain, jika tidak ada beberapa putuskan terjadi yang perlu ditangani.

Tentukan taktik yang akan Anda gunakan untuk membuat strategi yang anda daftar kan sesuai dengan kenyataan. Taktik ini akan mengambil pesan dan strategi yang terdaftar dan membuatnya terjadi. Jika, misalnya, strategi adalah untuk meningkatkan kesadaran merek perusahaan, taktik bisa termasuk penjangkauan masyarakat, sosial penggunaan media, konferensi pers, dll Ada pertama perlu menjadi strategi yang ditetapkan sebelum taktik dapat diatasi dan ditugaskan untuk pesan.

Buat Timeline untuk implementasi. Hal ini perlu bersikap realistis tetapi juga menantang. Ingat bahwa tidak boleh ada penyimpangan dalam rencana PR di mana siaran pers yang dikirim keluar, peristiwa sedang berlangsung, atau media yang terlibat. Perlu ada pengingat kepada publik bahwa perusahaan masih hidup dan sehat, dan itu dapat dilakukan dengan konstan informasi yang dikirim keluar.

Delegasi kewajiban dan tanggung jawab kepada tim Anda atau tim klien Anda untuk memastikan semua bagian dari rencana PR selesai. Hal ini membantu untuk memastikan bahwa semua orang di kapal dan semua orang yang tahu tanggung jawab mereka sendiri dan kewajiban. Ini sangat penting untuk melihat rencana PR datang ke hasil. Langkah ini harus dilakukan dengan semua orang yang terlibat sehingga tidak ada yang merasa kewalahan, ditinggalkan, atau diberi tanggung jawab terlalu banyak. Ini

juga dapat membantu untuk memberikan semua orang rasa tanggung jawab sejak rencana itu dibuat dengan semua orang bersama-sama dan mengatakan tidak hanya satu orang.

Buat pengukuran hasil / sukses. Untuk mengetahui apakah rencana Anda efektif, membuat pengukuran dan benchmark bagi Anda menerapkan taktik. Ini adalah tempat untuk tim PR untuk mengukur keberhasilan rencana tersebut dan untuk melihat apakah tujuan itu realistis. Membuat pengukuran juga dapat membantu untuk menunjukkan apa yang bisa dilakukan dengan keahlian dan estimasi dari sebuah perusahaan PR atau tim.

Review setelah implementasi rencana dan kesimpulan dari rencana. Ini adalah waktu ketika semua yang membantu untuk membuat dan membawa-rencana tersebut dapat berkumpul dan berbagi pemikiran mereka pada apa yang berjalan baik, apa yang tidak berjalan dengan baik, dan apa yang bisa dilakukan secara berbeda di masa depan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana masa depan memiliki kesempatan untuk sukses. Langkah ini dapat membantu untuk mendorong anggota kelompok untuk terus bekerja untuk kesuksesan perusahaan dengan memberikan semua orang kesempatan untuk berbicara dan memberikan kontribusi pada perencanaan berikutnya.

Kunci untuk diingat saat membuat rencana PR adalah bahwa semua rencana akan menjadi unik dan berbeda untuk setiap perusahaan, dan bahkan dalam perusahaan yang sama, mereka akan berbeda untuk setiap program tujuan / gol. Kerjakan pekerjaan rumah Anda sebelum membuat rencana, dan pastikan bahwa Anda bekerja sama dengan perusahaan atau klien untuk membuat rencana sukses.