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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICORECINTO DE RÍO PIEDRASSISTEMA DE BIBLIOTECAS
Según los Estándares de la Association ofCollege and Research Libraries
SOMETIDO POR:Dra. Snejanka Penkova
Directora
COMITÉ TIMÓN DE AUTOESTUDIO
Prof. Myra Torres Álamo, CoordinadoraProf. Soraya Torres Villanueva, Co-Coordinadora
Prof. Ana R. Cordero AgostoProf. Jorge Ortiz Malavé
Prof. Amílcar Tirado AvilésDr. Carlos Torres Berríos
Noviembre 2008
RESUMENInforme de AutoestudioSistema de BibliotecasRecinto de Río Piedras
Años 2001-2002 A 2007-2008
ii
TABLA DE CONTENIDO
Páginas
RESUMEN EJECUTIVO...........................................................................................1
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................6
PROCESO DE EVALUACIÓN...............................................................................10
HALLAZGOS...........................................................................................................13
ESTÁNDAR 1: PLANIFICACIÓN...........................................................................13
ESTÁNDAR 2: AVALÚO .....................................................................................13
ESTÁNDAR 3: AVALÚO DE RESULTADOS ...........................................................14
ESTÁNDAR 4: SERVICIOS...................................................................................15
ESTÁNDAR 5: ENSEÑANZA ................................................................................18
ESTÁNDAR 6: RECURSOS...................................................................................21
ESTÁNDAR 7: ACCESO ......................................................................................23
ESTÁNDAR 8: PERSONAL...................................................................................27
ESTÁNDAR 9: INSTALACIONES FÍSICAS .............................................................29
ESTÁNDAR 10: COMUNICACIÓN Y COOPERACIÓN .............................................31
ESTÁNDAR 11: ADMINISTRACIÓN .....................................................................32
ESTÁNDAR 12: PRESUPUESTO ...........................................................................34
FORTALEZAS:........................................................................................................37
DEBILIDADES: .......................................................................................................41
RECOMENDACIONES:..........................................................................................45
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES GENERALES....................................57
REFERENCIAS........................................................................................................61
APÉNDICES.............................................................................................................73
RESUMEN EJECUTIVO
El Proyecto de Evaluación de Bibliotecas de la Universidad de Puerto Rico,
surge como parte de la política institucional de lograr la acreditación profesional de
todos los programas académicos y de servicio que sean susceptibles a obtenerla. En el
caso de las bibliotecas se decide hacer una evaluación enmarcada en los estándares de
la Association of College and Research Libraries (ACRL). Como parte del proceso,
en el Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras, se creó el Comité Timón de
Evaluación que junto a los comités de estándares tendría la responsabilidad de
realizar el autoestudio y rendir un informe.
En el informe de auto estudio preparado se documenta el progreso y
funcionamiento del Sistema durante los últimos cinco años. Este proceso ha
permitido identificar aquellos aspectos que requieren tratarse con prioridad para
mejorar la calidad de los servicios de las bibliotecas y colecciones que lo componen.
El resultado de este proceso de evaluación nos permitirá consolidar fortalezas,
corregir debilidades y proponer acciones y procesos de mejoramiento. Es imperioso
evaluar la estructura administrativa del Sistema de Bibliotecas e implantar el resultado
de dicha evaluación para que responda a las necesidades de una institución doctoral
de investigación intensiva como es el Recinto de Río Piedras.
El Sistema de Bibliotecas ha estado inmerso en un proceso de actualizar sus
documentos de misión y visión, así como en, iniciativas para desarrollar un Plan
Estratégico. El 12 de marzo de 2008 se aprobó un nuevo documento de misión y un
documento de visión, que son compatibles en principio con la misión y visión del
Recinto, Están pendientes de redactar, discutir y aprobar el Plan de Desarrollo del
2
Sistema de Bibliotecas y formalizar el Plan de Reclutamiento de acuerdo a las
necesidades identificadas en el mismo.
Se han utilizado variedad de técnicas para evaluar la calidad y efectividad de
la gestión académica-administrativa y se recogen múltiples datos cuantitativos y
cualitativos, sin embargo, no se ha redactado un Plan de Avalúo. Durante el periodo
evaluado no se han mantenido actualizadas las estadísticas de servicio debido a que
los informes anuales de algunas de las unidades no han sido sometidos en la fecha
límite. La información estadística recopilada en los informes muestra en ocasiones
falta de consistencia y uniformidad. Se recomienda la creación de una unidad de
avalúo del Sistema de Bibliotecas desde donde se oficialice y se sistematicen los
procesos de evaluación, incluyendo el acopio y normalización de estadísticas, entre
otras responsabilidades.
El Sistema de Bibliotecas ofrece una amplia variedad de recursos y servicios
que respaldan los programas académicos y la investigación en el Recinto. El catálogo
en línea y la página Web son las herramientas principales que tiene el Sistema de
Bibliotecas para divulgar su acervo y servicios.
La opinión de los estudiantes y profesores del Recinto sobre variables
relacionadas con los recursos y servicios del Sistema ha sido mayormente satisfactoria
en los diferentes sondeos y encuestas realizadas. Se destaca la satisfacción con los
servicios en general, los recursos electrónicos, la utilidad de los talleres de instrucción
al usuario y el personal. Se deben mejorar las siguientes áreas: acceso inalámbrico en
algunas unidades, fotocopiadoras, impresoras, escáneres, más programas de
computadoras, cantidad de talleres o cursos de destrezas de información, salones de
estudio individual y grupal, horario de servicios de algunas unidades, lectores de
microformas, la rotulación, el mobiliario y el estado de algunas instalaciones físicas.
3
Se ha notado porcentajes de insatisfacción mayores entre los profesores, lo que apunta
a que las necesidades de los profesores ameritan más atención.
Es necesario enfatizar en las destrezas y competencias de información como
proyecto de prioridad a desarrollarse. En este sentido el Sistema tiene algunas
iniciativas que se presentan en el estándar 5 del informe de Auto estudio. El Sistema
de Bibliotecas no ha desarrollado un plan sistemático para lograr la integración de las
destrezas al currículo, ni ha efectuado una evaluación formal del Programa de
Instrucción al Usuario para determinar cuánto y cómo ha cumplido con su misión.
El Sistema de Bibliotecas cuenta con políticas y guías que contienen los
lineamientos generales para la toma de decisiones en los procesos de selección,
adquisición, retención y descarte de recursos informativos. Los mismos necesitan ser
revisados y actualizados. Se identifica la necesidad de involucrar a un número mayor
de profesores e investigadores de las diferentes facultades en el desarrollo de las
colecciones.
La actualización y la exactitud del catálogo se mantiene mediante la aplicación
de los estándares internacionales de catalogación y otras herramientas para la
clasificación y establecimiento de autoridades. La Sección de Catalogación es
responsable de desarrollar de forma centralizada el catálogo en línea del Sistema de
Bibliotecas, sin embargo, ha experimentado una reducción sustancial de su personal.
La red inalámbrica del Recinto es considerada una de las fortalezas del
Sistema de Bibliotecas, ya que permite a los usuarios la posibilidad de usar sus
equipos y programas en diversos lugares de las bibliotecas. Los equipos
computadorizados del Sistema de Bibliotecas constituyen su mayor debilidad. El
Sistema no cuenta con presupuesto propio para este propósito. La cuota de tecnología
que se empezó a cobrar a los estudiantes en el año académico 2005-2006, ha
4
permitido al Sistema de Bibliotecas ir actualizando las computadoras y otros equipos
que utilizan los usuarios.
El Sistema de Bibliotecas tiene bibliotecarios y otro personal calificado, sin
embargo ha tenido una reducción de personal de un 14% en comparación con el año
2001-2002. Esta reducción se debe fundamentalmente a dos factores: la congelación
de plazas para utilizar los fondos para cubrir el déficit en el presupuesto de
suscripciones de revistas, pagar compensaciones a personal para cubrir horarios de
servicio en varias unidades cuyo personal regular no es suficiente para atenderlas; y
la eliminación de plazas, a tenor con la política institucional de reducción de
presupuesto. El Sistema no dispone de una partida presupuestaria específica para las
actividades de mejoramiento profesional, ni un plan formal de educación continua
para mejorar las destrezas de enseñanza e investigación del personal docente
bibliotecario. La política que rige al personal docente bibliotecario del Sistema de
Bibliotecas es consistente con los estándares relacionados con el estatus de facultad
para los bibliotecarios de universidades y colegios miembros de la Association of
College & Research Libraries.
Las bibliotecas y colecciones que componen el Sistema de Bibliotecas cuentan
con espacios que inicialmente fueron planificados para cumplir con las necesidades
que se percibían de los usuarios y el personal. En la actualidad, no todas tienen las
instalaciones físicas requeridas para enfrentar los retos y las demandas que exigen los
cambios a los programas académicos, las nuevas tecnologías, las nuevas leyes y
reglamentos y las necesidades de los usuarios y del personal. Las percepciones de los
usuarios sobre las instalaciones físicas, en los estudios antes mencionados, identifican
la necesidad de: salones de estudio grupal, áreas para estudio individual y control de
5
ruido, mejor acceso para las personas con necesidades especiales, espacios y equipo
de trabajo ergonómicos, control de la temperatura y humedad, entre otros.
La comunicación en el Sistema no ha sido lo suficientemente efectiva como
para que fluya la información administrativa y gerencial, tal como lo demuestran los
estudios realizados en los pasados años. El Sistema de Bibliotecas mantiene
relaciones de trabajo cooperativo con otras unidades que pertenecen al Recinto de Río
Piedras de la Universidad de Puerto Rico. La integración de profesores a diversas
actividades organizadas por las unidades del Sistema de Bibliotecas promueve la
comunicación con las Facultades y departamentos en el Recinto.
En el Recinto de Río Piedras las bibliotecas y las tecnologías de información
se administran por separado. El Sistema de Bibliotecas recibe apoyo técnico de la
División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) del Recinto de Río
Piedras y la Oficina de Sistemas de Información de Administración Central (OSI). El
enlace entre el Sistema y estas unidades es el Programa de Automatización. El
Programa de Automatización cuenta con poco personal para atender las necesidades
tecnológicas del Sistema de Bibliotecas, tampoco posee los programados y tecnología
requeridos para respaldar los nuevos proyectos educativos del Recinto.
El Sistema ha funcionado dentro de los parámetros de la Carta de Derechos de
las Bibliotecas. Las políticas y manuales que guían el funcionamiento del Sistema
integran los postulados de la misma.
El Sistema de Bibliotecas enfrenta una crisis presupuestaria que afecta, entre
otras cosas, la compra de recursos actualizados y de reciente publicación. Los fondos
adicionales allegados a través de las Facultades no son parte del presupuesto
recurrente del Sistema de Bibliotecas. En los últimos años, las asignaciones al
presupuesto que recibe el Sistema de Bibliotecas han sido para atender deficiencias en
6
sus diferentes partidas y no un aumento real al mismo. El Sistema de Bibliotecas no
recibe asignaciones presupuestarias adicionales para atender los programas de
extensión y/o educación a distancia, para el desarrollo de competencias de
información, ni para la adquisición de colecciones especiales o materiales de archivo
(archive materials), ni recursos audiovisuales y de computadora. Tiene que atenderse
con prioridad la asignación de una mayor cantidad de fondos recurrentes para:
recursos de información que respalden el currículo y la investigación, recursos
humanos, mejoramiento profesional, preservación y conservación, equipo, entre
otros.
INTRODUCCIÓNLa Universidad de Puerto Rico fue fundada, como institución de educación
superior por Ley de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico el 12 de marzo de 1903.
Es un sistema Universitario compuesto por once (11) unidades autónomas de
educación superior a través de toda la Isla con una matrícula de cerca de 70,000
estudiantes.1 De los recintos universitarios, los de Río Piedras, Mayagüez y Ciencias
Médicas ofrecen programas graduados y sub-graduados. Los otros ocho (8) recintos
en Aguadilla, Arecibo, Bayamón, Carolina, Cayey, Humacao, Ponce y Utuado,
ofrecen programas sub-graduados. Cada Recinto tiene su propia jerarquía
administrativa y académica para garantizar la óptima utilización de los recursos a
favor de la consecución de la misión de la Universidad: proveer una educación
integral a nuestros estudiantes.
El Recinto de Río Piedras es el más antiguo del Sistema de la Universidad de
Puerto Rico y su misión hace eco de la misión de la Institución. Como el primer
1 http://www.upr.edu/historia1200.html
7
centro docente de Puerto Rico, se le reconoce por los programas académicos de
calidad, que preparan a los profesionales y los estudiosos en las artes, las ciencias y
las disciplinas aplicadas, de mayor reconocimiento y liderazgo en el país. Además,
comprende el mayor número y la mayor diversidad de ofrecimientos de bachillerato
del mayor de exigencia y valor académico en las principales áreas disciplinarias
académicas y profesionales (Hillyer, 2001). El Recinto es acreditado por el Consejo
de Educación Superior y por la Middle States Association. Por la naturaleza de sus
programas académicos, el Recinto está clasificado por la Carnegie Foundation for the
Advancement of Teaching como una Institución Doctoral de Investigación intensiva.
Actualmente, la matrícula del Recinto es de 18,800 estudiantes, de los cuales
15,122 son subgraduados y 3,678 graduados. El Recinto ofrece un total de 76
concentraciones de bachillerato, 4 certificados de post bachillerato, 72 al nivel de
maestría y de doctorado, 4 certificados post maestría, y un grado de Juris Doctor, para
un total de 157 programas. Sus programas académicos incluyen: Estudios Generales,
Ciencias Sociales (Economía, Ciencias Políticas, Geografía, Trabajo Social,
Consejería en Rehabilitación, Psicología, Sociología, Relaciones Laborales,
Cooperativismo, Administración Pública) Planificación, Humanidades (Lenguas
Extranjeras, Historia, Filosofía, Bellas Artes, Drama, Estudios Hispánicos,
Traducción, entre otros), Administración de Empresas (Finanzas, Contabilidad,
Sistemas de Información, entre otros), Educación, Ciencias Naturales, Ciencias y
Tecnologías de la Información, Comunicación, Ciencias Militares, Arquitectura,
Derecho y Educación Continua y Estudios Profesionales. (OPA, 2007)
8
El Sistema de Bibliotecas es el organismo que ofrece los servicios
bibliotecarios a través de sus 21 bibliotecas y colecciones al Recinto de Río Piedras.2
Es una entidad académica con unidades bibliotecarias de documentación e
información para compartir la gestión de enseñanza, aprendizaje, investigación y
servicio a la comunidad universitaria. Además, extiende sus servicios a la comunidad
en general, cumpliendo así con su responsabilidad social. Su estructura
administrativa está compuesta por un director, un director asociado y cuatro (4)
directores auxiliares para los departamentos de Servicios Técnicos, Bibliotecas,
Colecciones y Programas Especiales. El Sistema de Bibliotecas responde
administrativamente al Decanato de Asuntos Académicos.
El Sistema de Bibliotecas cuenta con enunciados de Visión y Misión, los
cuales rezan como sigue:
Visión
El Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras seguirá siendo
reconocido nacionalmente como eje central de acceso a la información. Sus
recursos de información con valor histórico, científico y cultural aportarán
significativamente a la proyección internacional del Recinto. Su innovación y
creatividad en la provisión de recursos y servicios serán modelo de la
práctica profesional responsable y comprometida. Este compromiso aportará
al fortalecimiento de la enseñanza, al aprendizaje, la investigación, la labor
creativa y a los valores democráticos institucionales.
2 Para fines de éste informe se incluye a la biblioteca de ciencias naturales que respondíaadministrativamente al sistema de bibliotecas durante el período que incluye este auto estudiohasta el 22 de febrero de 2008.
9
Misión
El Sistema de Bibliotecas del Recinto de Río Piedras de la Universidad
de Puerto Rico, contribuye a la gestión de aprendizaje, enseñanza,
investigación, labor creativa y servicio que el Recinto tiene como misión.
A través de la articulación de servicios y programas, integra tecnologías de
información y comunicación que propician el acceso eficiente y efectivo a
recursos de información actualizados y pertinentes al currículo y a la
investigación. Fomenta activamente el desarrollo de destrezas y
competencias de información y promueve el aprendizaje continuo y la
formación de un individuo capaz de generar nuevo conocimiento.
Todas las unidades del Sistema de Bibliotecas laboran en diversos aspectos
que aportan a lograr las metas y objetivos del Recinto de Río Piedras de la
Universidad de Puerto Rico. Éstas comparten la responsabilidad y compromiso con la
comunidad académica de proporcionar, proveer y desarrollar las herramientas y
recursos necesarios que aporten al proceso de enseñanza aprendizaje e investigación
con calidad y excelencia. Una de las aportaciones es por medio de los procesos de
adquirir, preservar y facilitar el acceso a los recursos informativos en diversos
formatos. También, se contribuye a la diseminación de la información por medio de
los instrumentos de control bibliográfico que permiten la identificación y localización
de fuentes de información. Además, se participa activamente en el desarrollo de las
destrezas de información, las cuales permiten acceder, manejar, evaluar y analizar
críticamente la información.
Las estadísticas recopiladas en el Sistema de Bibliotecas para el año
2005-2006 indican que su colección de recursos informativos asciende a 4,907,969
10
volúmenes. El total de volúmenes del Sistema de Bibliotecas se distribuye entre sus
21 bibliotecas y colecciones. Además para el 2007-2008 cuenta con 148 bases de
datos y 3,213 suscripciones a revistas en formato impreso. Las colecciones abarcan
una amplia gama de áreas del saber representadas en las colecciones de las unidades
bibliotecarias, las cuales tienen valor y trascendencia histórica en el país. Estos
recursos informativos se acceden por medio del catálogo en línea disponible a través
de su página electrónica en http://biblioteca.uprrp.edu/
PROCESO DE EVALUACIÓNEl Proyecto Institucional de Evaluación de Bibliotecas de la Universidad de
Puerto Rico (UPR), se inicia, desde la Vice-Presidencia de Asuntos Académicos, a
tenor con la Certificación 138, 2003-2004 de la Junta de Síndicos. Mediante esta
Certificación se plantea como política institucional lograr la acreditación profesional
de todos los programas académicos y de servicio que sean susceptibles a obtenerla. En
el caso de las bibliotecas se decide hacer una evaluación enmarcada en los doce
estándares de la Association of College and Research Libraries (ACRL)
Durante el verano de 2005, se designó a la Dra. Julia Vélez como
coordinadora del Proyecto de Evaluación Institucional de las Bibliotecas del Sistema
de la Universidad de Puerto Rico. La Coordinadora Institucional sirve como
facilitadora del proceso para la visita y eventual certificación de los evaluadores
externos y de enlace entre la Vicepresidencia de Asuntos Académicos y las catorce
bibliotecas del Sistema de la Universidad de Puerto Rico. Posteriormente se
designaron coordinadores y comités de trabajo en los Recintos. El diseño para el
autoestudio fue desarrollado por la Coordinadora Institucional, quien en marzo de
2006 suministró la Guía de Evaluación de las Bibliotecas del Sistema de la
Universidad de Puerto Rico. Este documento, basado en las preguntas formuladas
11
por Standards for Libraries in Higher Education de ACRL (Junio 2004), se utilizó
para llevar a cabo los trabajos de evaluación en todas las bibliotecas del Sistema de la
UPR.
El Comité Timón de Evaluación de las Bibliotecas del Sistema de Bibliotecas
del Recinto de Río Piedras es coordinado por la Prof. Myra Torres Alamo. Integran
el Comité: el Prof. Amílcar Tirado Avilés, la Prof. Ana Rosa Cordero Agosto, el Dr.
Carlos Torres Berríos, el Prof. Jorge Ortiz Malavé, la Dra. Snejanka Penkova,
directora del Sistema de Bibliotecas y la Prof. Soraya Torres. Además del Comité
Timón, se constituyeron doce (12) comités para el autoestudio compuestos por
personal docente y no docente del Sistema de Bibliotecas a cargo de recopilar
información y contestar las preguntas de cada uno de los estándares de ACRL (Véase
Apéndice 1). El proceso ha sido uno participativo en el que todo el personal del
Sistema de Bibliotecas ha colaborado a diferentes niveles, ya sea proveyendo datos,
revisando documentos, redactando informes entre otras funciones.
Como parte del proceso y con la colaboración de la Oficina de Planificación
Académica del Recinto de Río Piedras se administraron, los Cuestionarios de
Satisfacción a los Usuarios que fueron diseñados por el Proyecto Institucional de
Administración Central para ser utilizados en todas las Bibliotecas del Sistema
Universitario Universidad de Puerto Rico. El Cuestionario de satisfacción de usuarios
del Sistema de Bibliotecas (CSUSB), administrado entre marzo y mayo de 2007 con
la participación de 1,196 estudiantes y 66 profesores-investigadores obtuvo
información sobre las instalaciones, equipos, acceso a los recursos, servicios y el
personal bibliotecario del SB en su conjunto. No se evaluó cada unidad en particular,
a pesar de que hay diferencias marcadas entre unas unidades y otras. Para atender
esta situación se llevó a cabo el Descriptive Study Survey & Focus Groups en mayo
12
de 2008. Se entrevistó a una muestra de 90 estudiantes y 88 profesores de diferentes
facultades y escuelas graduadas. En esta ocasión se trató de que al menos algunas
preguntas permitieran obtener datos sobre diversas unidades del Sistema de
Bibliotecas.
Durante los meses de junio a septiembre de 2008, los Comités de Estándares
incorporaron los hallazgos que fueron pertinentes a sus respectivos informes y
completaron la redacción de los mismos. A partir de agosto, el Comité Timón trabajó
en la revisión, armonización, edición de cada informe por estándar. En algunos casos
fue necesario redactar respuestas a preguntas de los estándares que no habían sido
contestadas. Además, de procurar evidencias adicionales para sustentar las respuestas
presentadas. Los hallazgos generales de la investigación realizada se recogen en el
documento que aquí se presenta y se detallan en el Informe de Autoestudio.
13
HALLAZGOS
ESTÁNDAR 1: PLANIFICACIÓN
El Sistema de Bibliotecas ha estado inmerso en un proceso de actualizar su
documento de misión, así como también, iniciativas a desarrollar un plan estratégico
que sirva de base para proyectar hacia dónde se dirige el Sistema en los próximos
años. Uno de los resultados de este proceso ha sido la aprobación del documento de
misión, el cual es en principio es compatible con la misión del Recinto. Además, se
elaboró y se aprobó el documento de visión, expresión de la cual careció el Sistema de
Bibliotecas hasta el presente año.
ESTÁNDAR 2: AVALÚO
El Sistema utiliza una variedad de técnicas para evaluar la calidad y
efectividad de su gestión académica-administrativa. Se recomienda que se elabore un
plan de avalúo en el cual se adapten y apliquen métodos y herramientas que permitan
recopilar, organizar, interpretar y evaluar la información generada por las distintas
actividades de manera organizada y sistemática. Una vez recogidos los datos, hay que
priorizar y determinar cuáles de las necesidades identificadas son más apremiantes.
El plan tiene que ser efectivo no solamente en identificar y documentar situaciones o
problemas, sino que posea el respaldo administrativo cuando se recomienda acciones
e implantar medidas de intervención.
14
ESTÁNDAR 3: AVALÚO DE RESULTADOS
El Sistema de Bibliotecas ha estado inmerso en su desempeño del día a día, en
lugar de detenerse a repensar sistemáticamente qué hace, cómo lo hace y qué se puede
mejorar en el proceso. Esta manera colectiva de actuar es característica de la
naturaleza de un Sistema de Bibliotecas, el cual es único en su clase y que como parte
del componente académico, ha estado centrado en cumplir con su razón de ser. Como
se ha señalado en distintos informes, autoestudios, etc., a pesar de no contar con un
Plan de Avalúo, lo cierto es que el Sistema de Bibliotecas recoge múltiples datos
cuantitativos y cualitativos y la prueba más fehaciente de sus logros se cristaliza a
través de los hallazgos en los informes de los distintos procesos de acreditación en los
que por años se ha participado. Actualmente, como resultado de sus evaluaciones
internas y externas se han generado dos proyectos pilotos con las Facultades de
Educación y Administración de Empresas que trabajan en la integración de las
competencias de información al currículo y la transformación de los servicios y
espacios tradicionales de estas bibliotecas.
Como parte del plan de avalúo del Recinto se trabajará un documento a tenor
con la realidad del Sistema de Bibliotecas, atemperado a estos tiempos y proyectado a
un futuro próximo. Ese hecho va a implicar la participación de todos los sectores que
componen la comunidad académica y a la que sirve el Sistema de Bibliotecas. Por lo
tanto, debe ser un plan que emane de la discusión y la reflexión de todos los
componentes del Sistema de Bibliotecas. A su vez tiene que ser efectivo no
solamente en identificar y documentar situaciones o problemas, sino que posea el
respaldo administrativo cuando se recomiende acciones e implantar medidas de
intervención.
15
Este proceso permitió identificar los elementos que son tangentes al Plan
Institucional y de todo el Recinto. Para llevar a cabo todo lo concerniente al Plan de
Avalúo del Sistema de Bibliotecas se tiene aprobar algunos documentos pendientes
como el Plan de Desarrollo, el Plan Estratégico, entre otros.
ESTÁNDAR 4: SERVICIOS
El Sistema de Bibliotecas ofrece una amplia variedad de servicios para
respaldar los programas académicos del Recinto de Río Piedras de la Universidad de
Puerto Rico. Estos servicios se informan y promueven a través de diversos medios,
siendo el principal su página electrónica.
El Sistema de Bibliotecas mantiene y utiliza principalmente medidas
cuantitativas para medir su capacidad de proveer servicios a los usuarios. Entre éstas
figuran estadísticas sobre consultas, préstamos de recursos, instrucción bibliotecaria y
asistencia a la biblioteca. No todos los informes anuales consideran las mismas
variables para el acopio de estadísticas de servicio ni se ha llegado a un consenso
sobre qué tipo de estadística se va a recoger y cómo se define el alcance de éstas. La
información estadística recopilada en estos informes muestra en ocasiones falta de
consistencia y uniformidad. Durante el periodo evaluado, la Dirección del Sistema de
Bibliotecas no ha mantenido actualizadas las estadísticas de servicio y los informes
anuales de algunas de sus unidades no han sido son sometidos en las fechas límite que
se establecen. La Dirección del Sistema está trabajando en la integración de los
planes de trabajo y los informes anuales del Sistema. Esta labor debe concluir durante
el presente semestre académico.
Las medidas cualitativas incluyen la hoja de evaluación de las actividades de
instrucción y estudios recientes de satisfacción de usuarios. Estas medidas cualitativas
16
no están desarrolladas y no se utilizan de manera sistemática. Ambos tipos de medidas
requieren un grado mayor de análisis a fin de que se puedan identificar y atender las
necesidades de los usuarios y por ende diseñar cursos de acción para satisfacerlas.
El desarrollo de la página electrónica del Sistema de Bibliotecas y de las
páginas de las unidades ha contribuido a mejorar el acceso a recursos académicos de
información e investigación. Se facilitó y se simplificó el acceso a las bases de datos
electrónicas desde fuera del Recinto de Río Piedras. El acceso a revistas electrónicas e
impresas facilita la búsqueda de información y la investigación.
Para evaluar sus servicios, el Sistema de Bibliotecas utilizó principalmente
medidas cuantitativas que se recopilan en los informes que las unidades rinden cada
año a la dirección del Sistema. Se han recopilado datos cualitativos mediante la
realización de estudios, en los cuales se han administrado cuestionarios para
identificar intereses, necesidades y nivel de satisfacción de los usuarios y grupos
focales.
De los hallazgos de todos los estudios realizados se destaca la satisfacción
general de los usuarios con los servicios, los recursos electrónicos, la utilidad de los
talleres de instrucción al usuario y el personal. Se identificaron las siguientes áreas a
mejorar: acceso inalámbrico, fotocopiadoras, impresoras, escáneres, más programas
de computadoras, cantidad de talleres o cursos de destrezas de información, salones
de estudio individual y grupal, horario de servicios de algunas unidades, lectores de
microformas, la rotulación, el mobiliario y el estado de algunas instalaciones físicas.
Cabe destacar que en los grupos focales los estudiantes mostraron muy poco
conocimiento sobre los servicios de préstamos interbibliotecarios, las revistas
electrónicas y los libros electrónicos, lo que respalda la necesitad de enfatizar en las
17
destrezas y competencias de información como proyecto de prioridad a desarrollarse.
En este sentido el Sistema tiene algunas iniciativas que se presentan en el estándar 5.
En términos generales, los servicios de referencia que ofrecen las unidades del
Sistema de Bibliotecas están diseñados para que los usuarios obtengan mejor
beneficio de los recursos disponibles. Estos son ofrecidos por personal bibliotecario
principalmente de forma presencial en el mostrador de servicio y mediante consultas
por teléfono, correo electrónico y referencia virtual.
La ubicación del mostrador de servicio de la Colección de Circulación y
Reserva es difícil de localizar por el usuario. Esta situación se ha discutido en el
Sistema y con las autoridades universitarias y se está iniciando el proceso de consulta
entre la Decana de Asuntos Académicos, Directora del Sistema de Bibliotecas y el
Decano de la Escuela de Arquitectura para la reubicación del mismo. El depósito de
libros es cerrado por lo que el usuario debe solicitar los recursos en el mostrador y
esperar a que el personal los sirva. La facultad y los estudiantes graduados tienen
acceso al depósito mediante permisos especiales. Una situación similar ocurre con la
Colección de Documentos y Mapas. La Colección Puertorriqueña, unidad depositaria
de los documentos del gobierno de Puerto Rico, está ubicada en el del segundo piso,
ala norte del edificio José M. Lázaro y es fácil de identificar por los usuarios.
El Sistema de Bibliotecas no ha participado en el diseño de servicios
bibliotecarios dirigidos a atender los cursos y programas de educación a distancia.
No obstante, provee servicio a distancia a través de su página Web disponible en la
dirección http://biblioteca.uprrp.edu., las 24 horas del día, siete días a la semana. Este
incluye acceso remoto al catálogo en línea, a las bases de datos en diversas
disciplinas, libros electrónicos, periódicos y revistas en línea, diccionarios,
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enciclopedias y otras obras de referencia y referencia virtual. También participa en el
desarrollo de la Política de educación a distancia del Recinto.
El Sistema de Bibliotecas tiene horarios variados en sus bibliotecas,
colecciones y unidades de servicio, los cuales se determinan tomando en
consideración y en respaldo de la oferta académica, el calendario académico, las
estadísticas de asistencia, los recursos humanos disponibles y la seguridad en el
Recinto. De acuerdo a los estudios realizados en los años 2007 y 2008, tanto los
estudiantes como los profesores expresaron el deseo de que extiendan los horarios de
servicio.
ESTÁNDAR 5: ENSEÑANZA
El Sistema de Bibliotecas provee oportunidades formales e informales de
instrucción a través del Programa de Instrucción al Usuario y de las bibliotecas y
colecciones del Sistema. La mayoría de estas actividades de instrucción bibliotecaria
se inician por petición de los profesores y representan la modalidad de instrucción
bibliotecaria relacionadas con los cursos.
La página Web del Sistema de Bibliotecas es la herramienta principal que se
utiliza para ofrecer orientación e instrucción sobre los recursos de información.
Algunas de las bibliotecas y colecciones tienen en sus páginas electrónicas enlaces a
documentos, listas, bibliografías e inventarios que guían hacia el uso de los recursos
específicos de la unidad.
Entre el año 2001 y el 2003 surgieron iniciativas de integración curricular que
no culminaron su etapa de integración al currículo: Actividad I de la Propuesta de
Título V y el Seminario de integración Búsqueda de vías para el conocimiento.
19
Se identifican tres iniciativas en curso y dos proyectos piloto donde se
persigue el desarrollo de competencias de información integradas al currículo:
Proyecto de Integración de Destrezas de Información al Currículo
Graduado de la Facultad de Educación (Biblioteca de Educación )
Proyecto de Integración de Competencias de Información al Currículo
(PICIC) (Facultad de Administración de Empresas) y la Integración de
las competencias de información en el curso de Laboratorio de
Biología 3101;
Proyecto piloto para desarrollar las competencias de información e
investigación de forma integrada en el currículo de matemática; y
Proyecto piloto para el desarrollar las competencias de información e
investigación de forma integrada en el currículo de Química 3001 y
Química-3002 (Biblioteca de Ciencias Naturales).
Estos proyectos utilizan los Information Literacy Competency
Standards for Higher Education.
El Sistema de Bibliotecas provee espacios limitados, incómodos e inadecuados
para las actividades de instrucción. Los espacios no son suficientes para cumplir con
la demanda que tiene el Programa y otras unidades bibliotecarias, particularmente
para atender grupos grandes. Los salones no han sido diseñados como espacios para la
instrucción, sino adaptados para funcionar para ese propósito. Estos están equipados
con computadoras y conexiones a la red para ofrecer actividades prácticas. El equipo
no es suficiente, no se cuenta con equipo ergonómico ni es adecuado para las personas
con impedimentos. Existe poco personal dedicado a atender la instrucción al usuario.
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Los bibliotecarios hacen uso de la tecnología disponible para las actividades
de instrucción, principalmente los programas de MS Office para hacer presentaciones
en los talleres y en la preparación de materiales educativos. El Sistema inició en 2008
un proyecto de referencia virtual utilizando la aplicación Meebo como herramientas
de chat y se comienza a explorar las herramientas Web 2.0 como alternativas para dar
a conocer servicios y eventos.
La participación de varios bibliotecarios en los comités para la revisión del
bachillerato del Recinto de Río Piedras propició, entre otras cosas, que se incluyeran
enunciados específicos con relación al desarrollo de destrezas para el manejo de
información en el egresado. Estos están expresados en el documento Principios
Guías para la Revisión del Bachillerato.
La biblioteca facilita las investigaciones de los profesores mediante el acceso
al acervo de recursos de información, las consultas de investigación, el servicio de
préstamos interbibliotecarios, las actividades de instrucción y a través de los
bibliotecarios que sirven de enlace con las diferentes Facultades.
Las actividades de instrucción se promocionan a través de la página Web,
opúsculos, hojas sueltas, orientaciones a profesores nuevos y otros.
El Sistema de Bibliotecas no ha desarrollado un plan sistemático y coherente
para lograr la integración de las destrezas al currículo y cumplir con las expectativas
de la Certificación Núm. 46, Año Académico 2005-2006 del Senado Académico del
Recinto de Río Piedras, en particular con Principio guía número 11 y el Perfil del
egresado. No se ha efectuado una evaluación formal del Programa de Instrucción al
Usuario para determinar cuánto y cómo ha cumplido con su misión.
Los resultados de los estudios de satisfacción de usuarios realizados por el
Sistema de Bibliotecas apuntan hacia la necesidad de aunar y continuar esfuerzos para
21
evaluar estos servicios, particularmente, diseñando instrumentos más detallados y
precisos para recoger el nivel de satisfacción con las actividades de instrucción.
ESTÁNDAR 6: RECURSOS
El Sistema de Bibliotecas cuenta con una Política de Desarrollo de
Colecciones (1997), Normas que regirán la Política de Desarrollo de Colecciones del
Sistema de Bibliotecas y una Guía informativa sobre la donación de recursos
informativos al Sistema de Bibliotecas (2000) las cuales contienen los lineamientos
generales para la toma de decisiones en los procesos de selección, adquisición,
retención y descarte de recursos informativos. Las mismos necesitan ser revisados y
actualizados. Además, doce (12) de las veintiuna (21) bibliotecas y colecciones del
Sistema de Bibliotecas cuentan con sus Políticas de Desarrollo particulares. Estos
documentos están disponibles en la página hogar del Sistema.
El Sistema de Bibliotecas es una biblioteca depositaria de documentos del
Gobierno Federal de los Estados Unidos y de la Organización de Naciones Unidas
(ONU). De esta manera se adquieren recursos actualizados, de diversos temas de
manera gratuita. El personal bibliotecario, a cargo de esta colección, tiene la opción
de seleccionar los números de ítems nuevos de interés a la comunidad universitaria y
al público en general que se encuentran en el List of Classes of United States
Government Publications Available for Selection by Depository Libraries
El Sistema de Bibliotecas sostiene unos 148 convenios de canje con diferentes
instituciones, mediante los cuales se adquieren recursos que enriquecen las
colecciones y en algunos casos, recursos que no están disponibles en el mercado del
libro. Cuenta con 148 bases de datos localizados en su página hogar. El Sistema de
22
Bibliotecas provee acceso a las bases de datos suscritas a los estudiantes y el personal
activo del Recinto de Río Piedras, desde la página hogar del Sistema de Bibliotecas.
Los usuarios autorizados pueden acceder a las bases de datos, tanto desde el Recinto,
como desde otros lugares, ya que el Sistema de Bibliotecas dispone de un proxy
server que permite su autenticación.
La participación del Sistema de Bibliotecas en el Comité de Evaluación de
Recursos Electrónicos a nivel institucional permite identificar y recomendar las bases
de datos y subscripciones electrónicas para nuestros usuarios. Además, se amplia la
oferta para nuestros usuarios ya que al compartir gastos maximizamos el presupuesto
asignado; esto es, tenemos acceso a un número mayor de recursos informativos que de
otra manera no podríamos adquirir por las limitaciones presupuestarias.
El presupuesto asignado para la adquisición de recursos informativos se
destina principalmente para el pago de las subscripciones de revistas impresas y
bases de datos. Los fondos que restan son pocos y limita la adquisición de otros
recursos informativos, como por ejemplo, libros impresos y recursos audiovisuales.
En la encuesta realizada a estudiantes, éstos indicaron que se debe actualizar
las colecciones, ya que no encuentran ediciones más recientes de libros asignados en
los prontuarios. Además, recomiendan que la biblioteca deba adquirir más revistas,
bases de datos y de revistas en español y recursos audiovisuales.
Existe la necesidad de involucrar a un número mayor de profesores e
investigadores de las diferentes facultades en el desarrollo de las colecciones. En las
entrevistas realizadas a 88 profesores, un 43% de los entrevistados indicó que no
participan en la actualización (desarrollo) de las colecciones. Sólo un 30% de los
entrevistados hace recomendaciones para la compra de nuevos recursos y un 15%
participa en los comités de bibliotecas.
23
En la comparación que se realizó con instituciones similares, observamos que
el Sistema de Bibliotecas apoya 153 programas académicos, 32 más que la University
of Arkansas Main Library y 23 más que la University of Rhode Island. Sin embargo,
de las tres instituciones, el Sistema de Bibliotecas es la que cuenta con menos
presupuesto para el desarrollo de colecciones que respalden adecuadamente el
currículo y las investigaciones en el Recinto de Río Piedras.
ESTÁNDAR 7: ACCESO
El catálogo en línea y la pagina Web del Sistema de Bibliotecas son las
herramientas principales que tiene el Sistema de Bibliotecas para divulgar su acervo.
La posibilidad de tener acceso remoto a diversas bases de datos, diccionarios,
enciclopedias, revistas y otros formatos ha sido considerada como una de las
fortalezas del Sistema de Bibliotecas. Los recursos electrónicos han contribuido a
fortalecer y complementar la colección impresa.
El horario del Sistema de Bibliotecas, en su conjunto, es bastante amplio, pero
hay unidades, entre las que figuran colecciones especiales y bibliotecas, que tienen un
horario reducido, debido a limitaciones de personal. Solamente el 27% de las
unidades ofrece servicios los domingos, a pesar de que no se ha hecho un análisis
sobre la necesidad de servicios durante ese día.
La iluminación es un aspecto vital para el acceso a la información. La calidad
de la iluminación es un factor muy importante para la lectura, tanto de los recursos
impresos como electrónicos. No se ha hecho una evaluación de la intensidad y la
calidad de iluminación que hay en las unidades del Sistema de Bibliotecas, tanto para
alumbrar las zonas de usuarios, como las zonas de anaqueles. Asimismo, es
24
importante un sistema de rotulación que oriente a los usuarios sobre las unidades que
lo componen y sus diversas colecciones.
El Sistema de Bibliotecas mantiene la actualización y la exactitud del catálogo
mediante la aplicación de los estándares internacionales de catalogación y otras
herramientas para la clasificación y establecimiento de autoridades. La Sección de
Catalogación es la unidad responsable de desarrollar de forma centralizada el catálogo
en línea del Sistema de Bibliotecas. Esta unidad ha tenido que asumir, tanto la
catalogación prospectiva como la retrospectiva, no obstante, ha experimentado una
reducción sustancial de su personal, tanto de bibliotecarios como de bibliotecarios
auxiliares.
La red inalámbrica del Recinto se ha convertido en una de las fortalezas del
Sistema de Bibliotecas, en la medida que les da a los usuarios la posibilidad de usar
sus equipos y programas en diversos lugares de las bibliotecas.
Las colecciones impresas y electrónicas del Sistema de Bibliotecas se destacan
por su amplia diversidad y las diferencias en la forma de acceder a cada tipo de
recurso. Las colecciones monográficas confrontan falta de actualización, debido a la
precariedad presupuestaria.
Los préstamos interbibliotecarios son esenciales para proveerles a los usuarios
los recursos que no forman parte del acervo del Sistema de Bibliotecas. La unidad de
Préstamos Interbibliotecarios hace todas las gestiones necesarias para obtener, en
calidad de préstamo o reproducción de documentos requeridos por los usuarios que
no se encuentran en el Recinto. Las dificultades de transportación limitan la
efectividad de este servicio.
Los equipos computadorizados del Sistema de Bibliotecas constituyen su
mayor debilidad. El Sistema no cuenta con presupuesto propio para este propósito,
25
por lo que el Programa de Automatización ha tenido que ofrecer mantenimiento
constante a los equipos existentes, ya que hasta el año 2007-2008 todavía muchas de
las computadoras que utilizan los usuarios habían sobrepasado su vida útil. La
compleja estructura del Sistema de Bibliotecas también dificulta la adquisición de
cantidades idóneas de computadoras y sus periferales. La Cuota de Tecnología que se
empezó a cobrar a los estudiantes en el año académico 2005-2006, ha permitido al
Sistema de Bibliotecas ir actualizando las computadoras y otros equipos que utilizan
los usuarios.
La promoción de los recursos y servicios del Sistema de Bibliotecas se logra,
principalmente, a través de la instrucción al usuario y la Página electrónica del
Sistema. El Programa de Instrucción al Usuario desempeña un papel muy importante
en el desarrollo de las destrezas de información que necesitan los usuarios, tanto los
estudiantes como los profesores. Es muy significativo que más del 80% de los
profesores encuestados desconozcan o no hayan usado los lectores de micropelículas,
más del 50% desconozcan o no hayan usado los libros electrónicos y los préstamos
interbibliotecarios y que más del 28% no conozcan o no hayan utilizado los talleres de
instrucción al usuario. Estos datos pueden implicar que no se promocionan de manera
suficiente y eficiente los servicios y recursos de información que están disponibles.
La Página del Sistema de Bibliotecas es actualmente el vínculo mayor que
existe entre las unidades, recursos y servicios del Sistema y sus usuarios. Es una
herramienta dinámica que, aprovechando diversas modalidades tecnológicas, algunas
de ellas gratuitas, puede dar cabida a toda la información que necesita la comunidad
académica.
La opinión de los estudiantes y profesores del Recinto sobre diversas variables
relacionadas con los recursos y servicios del Sistema de Bibliotecas ha sido
26
mayormente satisfactoria en los diferentes sondeos y encuestas realizadas. Las
mayores críticas han salido a relucir en los grupos focales y en las respuestas libres.
Se ha notado porcentajes de insatisfacción mayores entre los profesores, lo que apunta
a que las necesidades de los profesores ameritan más atención.
Uno de los aspectos que recibió menos puntuación fue el horario. Los
profesores manifestaron insatisfacción con el horario, especialmente el de verano, ya
que durante este período se reduce significativamente. Las variables relacionadas con
las colecciones también mostraron insatisfacción. Aproximadamente el 40% de los
profesores se consideraron poco satisfechos con los recursos audiovisuales, los libros
y las revistas electrónicas. La disponibilidad de computadoras con acceso al catálogo
en línea también recibió una baja puntuación, especialmente de los profesores. Las
variables relacionadas con las computadoras también recibieron puntuaciones bajas,
especialmente de los profesores, que se manifestaron insatisfechos en más de un 60%.
Los servicios menos valorados por los estudiantes y los profesores fueron los sistemas
de impresión. Esto reitera la necesidad de mejorar el servicio de impresión y
fotocopiado. Aproximadamente el 40% de los estudiantes y profesores estuvieron
insatisfechos con los talleres de instrucción al usuario. Ya que los comentarios sobre
la instrucción al usuario fueron favorables y que incluso se incluyeron entre las
fortalezas del Sistema de Bibliotecas, se puede inferir que la insatisfacción se debe a
la cantidad limitada de talleres ofrecidos. En general, los estudiantes valoraron como
fortalezas del Sistema de Bibliotecas el acceso inalámbrico, el acceso remoto, las
bases de datos, los recursos informativos disponibles y los talleres de instrucción al
usuario. Por otra parte, manifestaron su descontento con los equipos y el horario.
27
ESTÁNDAR 8: PERSONAL
El Sistema de Bibliotecas tiene bibliotecarios y otro personal calificado para
atender las necesidades de los usuarios, pero no en cantidad suficiente. El Sistema de
Bibliotecas ha tenido una reducción de personal de un 14% en comparación con el
año 2001-2002. Esta reducción se debe fundamentalmente a dos factores: la
congelación de plazas para utilizar los fondos para cubrir el déficit en el presupuesto
de suscripciones de revistas, pagar compensaciones a bibliotecarios y bibliotecarios
auxiliares para cubrir horarios de servicio en varias unidades cuyo personal regular no
es suficiente para atenderlas; y la eliminación de plazas, a tenor con la política
institucional de reducción de presupuesto, que ha fluctuado de 2 a 3% anual.
La disminución de personal ha tenido entre otros, los siguientes efectos:
fluctuaciones en los horarios de servicio en algunas unidades, detener o realizar
parcialmente diversas tareas y el desarrollo de proyectos en las unidades que son
necesarios para organizar, preservar y ofrecer acceso a los recursos de información.
De acuerdo a los resultados de las encuestas realizadas al personal directivo
del Sistema de Bibliotecas (2004 y 2008), así como el Cuestionario de Satisfacción al
Personal del Sistema de Bibliotecas administrado en mayo de 2007, existe la
necesidad de reclutar personal adicional tanto docente como auxiliar para llevar a
cabo tareas y funciones fundamentales para mantener la calidad de los servicios.
El personal adscrito al Sistema tiene una formación académica diversa tanto
en las disciplinas como en los grados académicos que posee. Todos los bibliotecarios
con plaza docente o probatoria poseen una Maestría en Ciencias Bibliotecarias o en
Ciencias de la Información de instituciones acreditadas por la American Library
Association (ALA).
28
Las acciones de personal (reclutamiento, contratación, designaciones, etc.) del
Sistema de Bibliotecas, que incluye bibliotecarios, bibliotecarios auxiliares y personal
administrativo, se efectúan a tenor con la normativa establecida en el Reglamento
General de la Universidad de Puerto Rico y las certificaciones de la Junta de
Síndicos, la Junta Administrativa, el Senado Académico y el Decanato de Asuntos
Académicos del Recinto de Río Piedras.
La institución estimula el mejoramiento profesional a través de los beneficios
de exención de matrícula y la concesión de tiempo para realizar estudios para todos
los empleados. Igualmente, promueve la asistencia a las múltiples actividades
profesionales y culturales que se ofrecen en la Institución. No obstante, el Sistema de
Bibliotecas no dispone en su presupuesto de una partida específica para las
actividades de mejoramiento profesional o educación continua. Tampoco cuenta con
un plan formal de educación continua para mejorar las destrezas de enseñanza e
investigación del personal docente bibliotecario.
El personal docente bibliotecario actualiza sus conocimientos en el quehacer
bibliotecario en general y en el área de enseñanza y destrezas de información
asistiendo a las actividades de mejoramiento profesional ofrecidas por el Programa de
Educación Continua3, el Programa de Automatización del Sistema de Bibliotecas y el
Centro Para la Excelencia Académica del Recinto de Río Piedras. También asiste y
participa como recurso en las actividades organizadas por las asociaciones
profesionales tales como, la Asociación de Bibliotecas Universitarias y de
Investigación del Caribe (ACURIL), la American Library Association (ALA),
Association of College & Research Libraries (ACRL), la Sociedad de Bibliotecarios
de Puerto Rico (SBPR) y la Asociación de Egresados de la Escuela Graduada de
3 Actualmente inactivo.
29
Ciencias y Tecnologías de la Información (ASEGRABCI). Estas dos últimas han
dedicado varias asambleas anuales al tema de las competencias de información.
La política que rige al personal docente bibliotecario del Sistema de
Bibliotecas es consistente con los estándares relacionados con el estatus de facultad
para los bibliotecarios de universidades y colegios miembros de la Association of
College & Research Libraries.
ESTÁNDAR 9: INSTALACIONES FÍSICAS
Las bibliotecas y colecciones que componen el Sistema de Bibliotecas cuentan
con espacios que inicialmente fueron planificados para cumplir con las necesidades
que se percibían de los usuarios y el personal. Al transcurrir los años han tenido que
enfrentar los retos y las demandas que exigen los cambios a los programas
académicos, las nuevas tecnologías, las nuevas leyes y reglamentos y las necesidades
de los usuarios y del personal.
Las percepciones de los usuarios sobre las instalaciones físicas según los
estudios realizados y citados en este informe, identifican la necesidad de: salones de
estudio grupal, áreas para estudio individual y control de ruido, mejor acceso para las
personas con necesidades especiales, espacios y equipo de trabajo ergonómicos,
control de la temperatura y humedad, entre otros.
Los informes anuales de diferentes bibliotecas y colecciones del Sistema de
Bibliotecas han señalado reiteradamente la falta de espacio y de anaqueles para el
crecimiento de sus colecciones en una proyección a cinco años. Entre las bibliotecas y
colecciones que tienen problemas de espacio apremiantes, figuran, en el Edificio
Lázaro: Colección Puertorriqueña, Biblioteca Regional del Caribe y de Estudios
30
Latinoamericanos, y la Colección de Circulación y Reserva. Las bibliotecas de las
facultades que tienen necesidad de espacio son las de Administración Pública,
Comunicación, Educación y Música.
El nivel de cumplimiento con los requisitos de la Americans with Disabilities
Act varía en las unidades que componen el Sistema de Bibliotecas. Están pendientes
de corregir varios señalamientos de la Oficina del Procurador de las Personas con
Impedimentos respecto al edificio Lázaro.
Los sistemas mecánicos para el control de temperatura y humedad en las
instalaciones bibliotecarias del Sistema de Bibliotecas no han funcionado
adecuadamente debido a que, entre otras razones, los espacios de las unidades más
antiguas han sido alterados y modificados en su diseño y propósito original. En el
caso del Edificio José M. Lázaro, sus sistemas de acondicionador de aire y controles
de temperatura y humedad se han afectado a través de los años como resultado de las
remodelaciones y las construcciones internas.
Los equipos ergonómicos no están disponibles para todo el personal ni para
todos los usuarios. El Recinto de Río Piedras cuenta con un protocolo para atender al
personal que necesita equipos ergonómicos. El Sistema de Bibliotecas lo ha
adoptado para atender las necesidades del personal que así lo solicita.
Todas las instalaciones físicas que componen el Sistema de Bibliotecas poseen
el alambrado y las conexiones necesarias para apoyar las tecnologías actualmente en
uso. Las unidades del Sistema de Bibliotecas carecen de la cantidad necesaria de
receptáculos eléctricos para atender la demanda actual.
Las bibliotecas y colecciones tienen rótulos que las identifican, sus anaqueles
están rotulados para dirigir a los usuarios a localizar los recursos. La rotulación varía
31
de acuerdo a cada biblioteca o colección, dependiendo de las necesidades
identificadas.
ESTÁNDAR 10: COMUNICACIÓN Y COOPERACIÓN
La complejidad de la estructura organizacional del Sistema de Bibliotecas, ha
sido uno de los factores críticos que ha afectado la comunicación y la participación
del personal que lo integra. Por ello, la comunicación en el Sistema no ha sido lo
suficientemente efectiva como para que fluya la información administrativa y
gerencial, tal como lo demuestran los estudios realizados en los pasados años. A
pesar de que la Dirección del Sistema de Bibliotecas no cuenta con un procedimiento
establecido que facilite la participación de la totalidad de su personal, utiliza diversos
medios para la comunicación vertical y horizontal, interna y externa. Entre estos
medios figuran los siguientes: reuniones, memorandos, cartas, comunicados,
informes, correos electrónicos, comunicaciones telefónicas, página Web, y
Comunidad virtual del Sistema de Bibliotecas en Blackboard.
El Sistema de Bibliotecas mantiene relaciones de trabajo cooperativo con otras
unidades que pertenecen al Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico.
La integración de profesores a diversas actividades organizadas por las unidades del
Sistema de Bibliotecas promueve la comunicación con las Facultades y departamentos
en el Recinto.
En el Recinto de Río Piedras las bibliotecas y las tecnologías de información
se administran por separado. El Sistema de Bibliotecas recibe apoyo técnico de la
División de Tecnologías Académicas y Administrativas (DTAA) del Recinto de Río
Piedras y la Oficina de Sistemas de Información de Administración Central (OSI). El
32
enlace entre el Sistema de Bibliotecas y estas unidades es el Programa de
Automatización. El Programa de Automatización cuenta con poco personal para
atender las necesidades tecnológicas del Sistema de Bibliotecas. Lo mismo se puede
señalar para los programados y tecnología requeridos para respaldar los nuevos
proyectos educativos del Recinto. La estructura organizacional provee oportunidades
para la comunicación y la colaboración productiva entre el personal del Programa de
Automatización y la DTAA y la OSI, sin embargo, el alcance de la gestión del
Programa de Automatización es limitado porque no participa en la toma de decisiones
de los asuntos relacionados con las tecnologías del Recinto.
El Recinto de Río Piedras dispone de una línea OC-3 (155 mbps) hacia el
High Performance Computing Facility de la Universidad de Puerto Rico y cuenta con
más de 200 equipos de telecomunicaciones y alrededor de 160 Access Points. No
obstante, el ancho de la banda asignado por las unidades que administran la red no es
suficiente para el volumen de las operaciones que se llevan a cabo en la plataforma
Horizon.
ESTÁNDAR 11: ADMINISTRACIÓN
El Sistema de Bibliotecas ofrece los recursos y servicios de 21 bibliotecas y
colecciones distribuidas a través del Recinto de Río Piedras además de servicios y
programas que respaldan, enriquecen y fomentan el uso efectivo de los mismos. Está
dirigido por un Director que responde al Decano de Asuntos Académicos. Aunque
existe una Junta Asesora del Sistema de Bibliotecas, la misma no se ha convocado en
los últimos años. Las funciones y atribuciones del director están claramente
definidas. La Facultad del Sistema de Bibliotecas entiende que la estructura
33
administrativa actual limita la toma de decisiones y lo excluye de los procesos de
planificación y presupuesto que se llevan a cabo en la Junta Administrativa del
Recinto.
Las actividades del Sistema de Bibliotecas se basan en la Ley de la
Universidad de Puerto Rico, el Reglamento de la Universidad de Puerto Rico, la
Circular Núm. 81-59 del 3 de junio de 1981 de la Oficina del Rector, el Plan
Estratégico Visión Universidad 2016 del Recinto de Río Piedras, los enunciados de
Visión y Misión del Sistema de Bibliotecas, y los planes estratégicos y anuales. Se
utilizan además las guías, reglamentos y políticas institucionales que aplican a todo el
Recinto y a la Universidad.
Los servicios de acceso remoto del Sistema de Bibliotecas se ofrecen a toda la
comunidad y no han sido diseñados en función o respuesta a programas o cursos a
distancia ofrecidos en el Recinto de Río Piedras, por tal razón no se utilizan las guías
de ACRL para educación a distancia. Sin embargo, el Sistema posee los recursos y
herramientas básicas para dar acceso remoto a los recursos de información y
educación a distancia de ser requerido.
El Sistema ha funcionado dentro de los parámetros de la Carta de Derechos de
las Bibliotecas según expresado en el documento de Misión que estuvo vigente hasta
el 2008. Las políticas y manuales que guían el funcionamiento del Sistema
evidencian cumplimiento con la misma.
El Sistema de Bibliotecas no utiliza un proceso sistemático para evaluar la
efectividad de sus políticas y procedimientos. Sin embargo, su efectividad se ve
reflejada en los informes anuales estadísticos, en los informes de logros, en las
encuestas de satisfacción y entrevistas de salida realizadas en el Recinto por algunas
Facultades, Escuelas Graduadas y Departamentos, entre otras. Se han comenzado a
34
diseñar evaluaciones de algunas colecciones, entre ellas: Referencia y Revistas y
Administración de Empresas, ya que el Sistema tiene que implantar su Plan de
Evaluación de la Efectividad para finales de 2009 como parte del Plan del Recinto
requerido por la Middle States Commission for Higher Education.
ESTÁNDAR 12: PRESUPUESTO
El Director del Sistema de Bibliotecas no prepara el presupuesto que
finalmente tendrá el Sistema de Bibliotecas, sólo somete recomendaciones sobre los
recursos fiscales que entiende necesarios. El presupuesto del Sistema de Bibliotecas
es formulado y aprobado por la Junta Administrativa, conforme a las
recomendaciones de la Oficina de Presupuesto del Recinto. La propuesta de
presupuesto de la Universidad de Puerto Rico es considerada por la Junta
Universitaria y aprobada finalmente por la Junta de Síndicos.
La asignación de recursos fiscales no guarda relación con las necesidades
continuas y normales del Sistema de Bibliotecas. Los gastos exceden al presupuesto
asignado anualmente por lo que hay que recurrir a fondos adicionales para cumplir
con los compromisos contraídos. El presupuesto resulta insuficiente para cumplir
satisfactoriamente con la adquisición de recursos informativos necesarios para las
diferentes colecciones del Sistema. Los fondos asignados anualmente están
destinados principalmente para el pago de suscripciones impresas, electrónicas y
bases de datos.
El Sistema de Bibliotecas no recibe asignaciones presupuestarias adicionales
para atender los programas de extensión y/o educación a distancia, los métodos de
35
enseñanza para las destrezas de información, para adquirir colecciones especiales o
materiales de archivo (archive materials) ni recursos audiovisuales y de computadora.
El Sistema de Bibliotecas no posee un plan sistemático de evaluación de
colecciones, sin embargo, utiliza diversos métodos para determinar cuán adecuadas
son sus colecciones.
El presupuesto asignado para el desarrollo de colecciones es insuficiente para
el Sistema de Bibliotecas. Los informes presupuestarios y estadísticos4 de la Sección
de Adquisiciones para cada una de las bibliotecas y colecciones reflejan un
presupuesto insuficiente, lo que impide desarrollar las colecciones a un nivel óptimo o
deseable.
La asignación anual del presupuesto para el Sistema de Bibliotecas no
contempla relación entre estudiantes y profesores del Recinto. No obstante, una vez
asignado el presupuesto, el Sistema de Bibliotecas utiliza la matrícula por facultad
como uno de los criterios en la aplicación de la Fórmula para la Distribución
Presupuestaria de Libros y la Fórmula para la Distribución Presupuestaria de
Suscripciones.
El Sistema de Bibliotecas no tiene un nivel apropiado de personal para
desempeñar las funciones que viabilizan el logro satisfactorio de las metas y objetivos
del Sistema de Bibliotecas por que, entre otros factores, el presupuesto está
comprometido para atender la partida de suscripciones.
La autoridad del director del Sistema de Bibliotecas es limitada y se
circunscribe a la administración del presupuesto asignado. El director del Sistema de
Bibliotecas no tiene autoridad para transferir recursos fiscales entre partidas del
4 Informes Anuales de la Sección de Adquisiciones, Años Fiscales, 2001-06.
36
presupuesto, sólo puede proponer transferencias de fondos en situaciones
extraordinarias y que la configuración de la partida lo permita.
El Sistema de Bibliotecas establece sus prioridades partiendo de la misión y
las metas, los documentos: Plan de Trabajo del Sistema de Bibliotecas Año
Académico 1999-2000 (julio 1999); y Proyección del Sistema de Bibliotecas para los
próximos cinco años (febrero 2000). Estos documentos sirven como guía ya que
incluyen las áreas de prioridad en que el Sistema debe dirigir sus esfuerzos.
El Sistema de Bibliotecas utiliza el sistema financiero Financial Record
System (FRS), para monitorear sus deudas y el pago de facturas así como el módulo
de Adquisiciones de Horizon para mantener el control y manejar el presupuesto
destinado para la compra de recursos informativos. Se mantienen además registros
impresos de todas las facturas procesadas. La Oficina de Pre-Intervención del
Recinto recibe los comprobantes de desembolso del Sistema y revisa las transacciones
fiscales sometidas.
El Sistema de Bibliotecas enfrenta una limitación presupuestaria que afecta la
compra de recursos actualizados y de reciente publicación. Los ajustes
presupuestarios realizados para mantener el nivel de suscripciones de revistas
impresas y electrónicas, bases de datos en línea y otras publicaciones periódicas ha
afectado adversamente, por décadas, el fortalecimiento de las colecciones
monográficas. Los fondos adicionales allegados a través de las Facultades no son
parte del presupuesto recurrente del Sistema de Bibliotecas.
37
FORTALEZAS
Misión y visión aprobadas y compatibles en principio con los documentos
estratégicos institucionales. La mayoría del personal del Sistema de
Bibliotecas conoce, entiende y está comprometido con la visión y misión del
Sistema de Bibliotecas y la del Recinto.
Participación del personal docente en comités de trabajo del Sistema de
Bibliotecas y en organismos e iniciativas del Recinto y la Institución.
Estilo de trabajo de planeamiento democrático y participativo.
Existencia de iniciativas de avalúo a nivel institucional y del Sistema de
Bibliotecas y aalgunos miembros del personal docente conocen el proceso de
avalúo. El Sistema de Bibliotecas mide algunos resultados en varias áreas de
trabajo: desarrollo de colecciones, adquisiciones, catalogación, servicio al
usuario, etc. Se han estudian las necesidades y la satisfacción de los usuarios.
Amplia variedad de servicios accesibles para los usuarios y se fomenta el uso
de los recursos de información a través de diferentes medios. Las
expectativas de los usuarios se consideran en la planificación del Sistema de
Bibliotecas.
Personal calificado académicamente para ofrecer servicios de información.
Satisfacción general con los servicios de información que ofrece el personal.
Acervo documental de fuentes primarias y secundarias, y recursos de
información en formato impreso y electrónicos actualizados y de calidad.
Acceso desde el Recinto y remoto a los recursos de información.
Horario de servicio extendido cónsono con la oferta académica y la demanda
de los usuarios en la mayoría de las unidades.
38
Servicios de préstamo interbibliotecarios eficiente. Satisfacción de los
usuarios con los prestamos intebibliotecarios internacionales.
Existen proyectos de mejoras de las facilidades y servicios para algunas
unidades.
Diferentes políticas relacionadas con el servicio están en proceso de revisión y
creación.
Se ofrecen actividades de instrucción al usuario a través del Programa de
instrucción al usuario (PIU) e iniciativas en algunas bibliotecas de facultades.
Diversidad de recursos electrónicos al servicio de la instrucción – guías
temáticas, listas, enlaces, índices. El personal utiliza la tecnología disponible
en el Sistema de Bibliotecas para la instrucción al usuario.
Iniciativas de desarrollo e integración de las competencias de información al
currículo que respaldan el perfil del egresado del Recinto y participación del
personal docente del Sistema de Bibliotecas en las actividades de capacitación
en destrezas de enseñanza e investigación ofrecidas en el Recinto (CEA, etc.).
El Proyecto de competencias de información de la Biblioteca de
Administración de Empresas está basado en Information Literacy Competency
Standards for Higher Education.
El Sistema de Bibliotecas tiene un Comité de Desarrollo de colecciones a
cargo de actualizar y revisar las políticas y elaborara criterios para el
desarrollo de colecciones y la Guía Informativa sobre la Donación de
Recursos Informativos al Sistema de Bibliotecas.
Existen acuerdos de compras basadas en un perfil desarrollado para la
Colección de Circulación y la Colección Puertorriqueña.
39
El Sistema de Bibliotecas mantiene 148 convenios de canje con diferentes
instituciones a nivel mundial
Se toman en cuenta la mayoría de las recomendaciones de los profesores
El Sistema participa en los acuerdos cooperativos de adquisición de recursos
de información a nivel UPR.
Los resultados de los estudios reflejan alta satisfacción de los usuarios con los
recursos de información en general.
Se proveen diversas herramientas que facilitan la búsqueda y recuperación de
información.
Existe acceso inalámbrico en las bibliotecas y colecciones.
Se provee acceso mediante la actualización y calidad del catálogo en línea,
estanterías abiertas en algunas colecciones y la organización lógica y
comprensible de las colecciones.
La cuota de tecnología permite la renovación de los equipos para los usuarios.
Existen políticas y procesos de reclutamiento para el Sistema alineados con los
del Recinto.
Beneficios docentes para los bibliotecarios. Acceso de los bibliotecarios a
fondos para investigación.
Algunas de las unidades del Sistema cuentan con edificios y facilidades
(ambiente, mobiliario, áreas de estudio grupal e individual, equipos y
conexión inalámbrica) adecuadas a sus necesidades.
Sistemáticamente se realizan actividades de preservación (limpieza,
desinfección, fumigación y asperjación) de las instalaciones. Se realizan
actividades de mantenimiento de los sistemas de control de temperatura y
40
humedad y se están corrigiendo y reemplazando los sistemas mecánicos de
control.
El Edificio Lázaro cuenta con una unidad especializada de servicios para
personas con impedimentos, igual que algunas unidades tienen ciertas
facilidades para esta población.
Existe variedad de mecanismos de comunicación interna y externa
destacándose la página Web, correo electrónico, la comunidad virtual del
Sistema de Bibliotecas en Blackboard y se ha iniciado el uso de herramientas
alternativas de comunicación – blogs. Comunicación efectiva en las unidades
del Sistema.
Inicio del Proyecto de Referencia Virtual como forma adicional de
comunicación y servicio.
Las actividades del Sistema están basadas en las normativas institucionales
existentes. El Sistema de Bibliotecas hace uso reglamentario de los recursos
fiscales y de infraestructura.
Las funciones del Director del Sistema están definidas. El Director del Sistema
participa en las actividades de creación de normativas de educación a distancia
en el Recinto.
El Sistema integra en sus documentos normativos el “Library Bill of Rights”.
El Decanato de Asuntos Académicos apoya el Sistema de Bibliotecas para
recibir la transferencia por las facultades de los fondos asignados para recursos
bibliográficos. Algunos programas académicos transfieren los fondos.
El Sistema de Bibliotecas atiende prioritariamente el presupuesto de
suscripciones impresas, electrónicas y bases de datos. El Sistema de
Bibliotecas aporta la mayor cantidad de fondos fiscales para el pago de bases
41
de datos y suscripciones electrónicas de las bibliotecas de la UPR según
determinado por la Administración Central.
DEBILIDADES
No se atienden los señalamientos que se presentan en los autoestudios del
Sistema de Bibliotecas.
Las metas, objetivos y el plan estratégico no están actualizados. No hay
correspondencia entre las metas y objetivos del Sistema con las del Recinto.
Ausencia de Plan de avalúo que incluya instrumentos adecuados para la
evaluación sistemática de la eficiencia y el impacto de las actividades y
servicios que ofrece el Sistema de Bibliotecas, incluyendo instrucción al
usuario y parámetros para determinar la eficiencia de las políticas y
procedimientos existentes.
Fondos fiscales y personal insuficientes para el desarrollo e implantación de
nuevas iniciativas, continuidad de las establecidas y capacitación continua.
Unidades de servicio dispersas y en condiciones desiguales. Limitaciones de
horario, facilidades, espacios de trabajo para el personal, acceso, rotulación,
mobiliario, equipos, software, personal, recursos, servicios y políticas de
préstamos de recursos de información en algunas de las unidades del Sistema.
El Sistema no posee un Plan de divulgación y promoción de los recursos,
servicios de información y actividades a la comunidad académica. No se
dispone de mecanismos dinámicos para informar a la comunidad académica
sobre los logros y actividades del Sistema de Bibliotecas, excepto los informes
mensuales y anuales al Decanato de Asuntos Académicos.
42
El Programa de Instrucción al Usuario impacta una cantidad limitada de
estudiantes del total de la matricula, además el espacio es insuficiente e
incompleto para atender las necesidades de instrucción al usuario. Tampoco
se han establecido maneras eficientes de colaboración entre las facultades y el
Sistema de Bibliotecas, para el uso de los espacios y la tecnología disponible
para propósito de instrucción al usuario.
No se evidencia respaldo de la misión y visión del Sistema de Bibliotecas por
las autoridades universitarias.
Los instrumentos para recopilar datos estadísticos, medición y evaluación no
son uniformes ni están actualizados.
No se ha desarrollado la práctica, ni se han establecido parámetros para
comparar al Sistema de Bibliotecas con instituciones similares.
El Programa de Instrucción no cuenta con personal suficiente para atender las
demandas de servicio. Las competencias de información no están integradas al
currículo. No existe una partida presupuestaria destinada para la enseñanza de
destrezas de información.
No se utilizan herramientas alternativas para instrucción al usuario (Tutoriales,
Web social, blogs, wikis, etc.).
Las actividades de instrucción al usuario no presentan evidencias de uso de
Information Literacy Competency Standards for Higher Education.
La evaluación y descarte de las colecciones del Sistema, no se realiza de
manera sistemática.
No se satisface aproximadamente el 22% de los requerimientos de recursos de
información incluidos en los prontuarios.
43
Colecciones no actualizadas y desbalanceadas en algunas áreas del saber y por
formato.
Colecciones segmentadas y duplicidad de servicios y recursos debido a la
organización del Sistema.
Baja participación de los profesores en el proceso de desarrollo de
colecciones.
Pocas computadoras para acceso al catálogo en línea.
Equipo de impresión y fotocopias insuficientes.
El proceso institucional de reclutamiento de personal es lento.
Procedimientos del Comité de Personal del Sistema de Bibliotecas no
actualizados.
La comunicación de los bibliotecarios con los profesores es insuficiente.
Poca capacitación del personal en competencias de información, métodos de
enseñanza e investigación y participación reducida del personal en las
actividades de capacitación.
Algunos de los edificios e instalaciones físicas de las unidades del Sistema no
son funcionales y no cumplen con los requisitos establecidos para sus
propósitos.
Ausencia de programa de mantenimiento sistemático de las instalaciones
físicas del Sistema de Bibliotecas.
Instalaciones físicas no adecuadas para personas con impedimentos en algunas
unidades. Estacionamientos limitados para personas con impedimentos, sin
rotulación y facilidades para abordaje. No hay coordinación entre las unidades
responsables de atender los diferentes aspectos de la planta física.
44
No se respetan los espacios del Edificio José M. Lázaro. Utilización de
espacios de la biblioteca para ubicar escuelas y oficinas no relacionadas
directamente con los servicios bibliotecarios.
No hay un plan integrado para propiciar y mantener la comunicación y
cooperación interna y externa. Falta de reuniones con todo el personal del
Sistema. La participación del personal no docente es baja ni se involucran
suficientemente en los trabajos de diferentes comités del Sistema de
Bibliotecas.
No todos los Comités de Biblioteca de las Facultades están activos.
La estructura y el poco personal disponible en el Programa de Automatización
no permiten la coordinación y el apoyo efectivo de las necesidades reales del
Sistema de Bibliotecas incluyendo los proyectos que así lo requieren.
La Junta Asesora del Sistema de Bibliotecas no está activa.
Rezago y falta de uniformidad en los informes anuales
El Director del Sistema no participa directamente en la planificación
presupuestaria y actividades afines del Recinto.
El presupuesto asignado al Sistema de Bibliotecas no guarda relación con los
nuevos programas académicos, con la matrícula, ni cumple con el porcentaje
recomendado por ACRL.
Solamente algunos programas académicos nuevos transfieren los fondos
asignados para la adquisición de recursos bibliográficos.
No se aplica la Fórmula para la Distribución Presupuestaria de
Suscripciones, lo que contribuye al desbalance del presupuesto para la
adquisición de suscripciones por unidad.
45
RECOMENDACIONES
Atemperar las metas y objetivos al nuevo documento de misión y visión del
Sistema a la misión, metas y objetivos del Recinto de Río Piedras. Al realizar
dicho ejercicio, se deben integrar los siguientes aspectos: el desarrollo de
colecciones, valores y ética, divulgación del conocimiento, alinear a la
realidad histórico-social de Puerto Rico, vínculos con la comunidad externa,
actualización de las tecnologías y hacer referencia a la Carta de Derechos de
las Bibliotecas de la American Library Association.
Discutir con todo el personal del Sistema de Bibliotecas los resultados del
autoestudio y las demás evaluaciones que han de realizarse.
Discutir el borrador del Plan Estratégico del Sistema de Bibliotecas de acuerdo
con los resultados de éste autoestudio.
Procurar la participación más amplia del personal no docente en los procesos
de planificación, implantación y evaluación de programas, proyectos, planes
de trabajo del Sistema de Bibliotecas.
Gestionar recursos humanos y financieros para responder a las necesidades de
actualización continua y sistemática del Sistema de Bibliotecas y garantizar el
éxito de todas sus iniciativas.
Elaborar y aprobar un Plan de Avalúo para el Sistema de Bibliotecas.
Establecer mecanismos y frecuencia para la actualización permanente de los
documentos reglamentarios y normativos para garantizar un servicio
innovador y de calidad acorde con la misión y visión.
Elaborar y aprobar un Plan de Avalúo.
46
Creación de una Unidad de Avalúo del Sistema de Bibliotecas desde donde se
oficialice y sistematicen los procesos de evaluación.
Redactar un plan de avalúo para el Sistema de Bibliotecas que considere lo
siguiente:
o las dimensiones o áreas de servicio, recursos (humanos, bibliográficos,
fiscales), facilidades, gestión administrativa,
o desarrollar, validar y normalizar instrumentos que respondan a la
realidad del Sistema de Bibliotecas
o incorporar criterios e indicadores cualitativos
o sistematizar y uniformar procesos para que se facilite su evaluación
(estadísticas, servicios al público, servicios técnicos, automatización)
o auscultar sistemáticamente insumos de los usuarios, facultad y
personal con un itinerario (timetable) regular
o en la dimensión de servicios y desarrollo de destrezas de información
considerar hacer un de Plan de Avalúo del Aprendizaje
o normalizar los formularios que se utilizan en el Sistema de Biblioteca
para facilitar la evaluación de la información que recogen
o considerar la posibilidad de utilizar técnicas de avalúo en línea
o establecer parámetros de comparación de los servicios bibliotecarios
con instituciones similares.
Utilizar los hallazgos de este autoestudio para crear planes de acción
conducentes a implantar las recomendaciones y los cambios pertinentes.
Tomar en consideración el desarrollo profesional y capacitación de todo el
personal, con énfasis a lo concerniente al proceso y los ciclos de avalúo.
47
El Sistema de Bibliotecas debe realizar procesos de evaluación de
forma continua y uniforme en todas las unidades, utilizando sus
propios instrumentos.
Es necesario unificar y sistematizar el acopio de estadísticas para que
sean confiables.
Se deben normalizar los formularios para acopio de estadísticas e información
del Sistema de Bibliotecas. Las estadísticas deben acoger tanto parámetros
cuantitativos como cualitativos.
Los informes de las unidades del Sistema de Bibliotecas deben unificarse y
someterse cumpliendo con las fechas límites.
Desarrollar un plan concertado para la promoción y divulgación de los
servicios, recursos, facilidades y políticas del Sistema de Bibliotecas entre la
comunidad universitaria y extendida.
Establecer estrategias que motiven al usuario a enviar sus comentarios y
sugerencias a través de medios de comunicación más accesibles y visibles.
Proveer los recursos para atender los reclamos de los usuarios, según los
estudios realizados, respecto a:
o la eficiencia, calidad y cantidad de equipos tales como las
fotocopiadoras, impresoras, escáneres
o mejorar el acceso inalámbrico
o aumentar los espacios para estudio grupal e individual
o extender los horarios de las unidades que lo requieran
o ampliar y mejorar las actividades de instrucción al usuario
o actualización de los recursos monográficos impresos
o desarrollar tutoriales en línea
48
o adquirir nuevos programados para uso de los estudiantes
o sustituir y mejorar el mobiliario
o aumentar la cantidad de libros electrónicos
Estudiar alternativas para reubicar el mostrador de la Colección de Circulación
y Reserva y la sala de servicios de la Colección de Documentos y Mapas para
hacerlas más accesibles a los usuarios.
Revisar las Políticas de servicio del Sistema y armonizar las de las unidades
acorde a éstas.
Desarrollar un nuevo modelo para incorporar las competencias de
información al currículo. Esto implica diagnóstico, identificación y nivel de
las destrezas y competencias a desarrollarse, reclutamiento de personal
especializado, integración de los profesores, presupuesto, diseño de espacios,
capacitación del personal, integración de nuevas tecnologías, entre otros
aspectos.
Establecer un plan para el avalúo del aprendizaje estudiantil con respecto a las
destrezas de información. Entre las alternativas a explorar está la utilización de
una prueba estandarizada que se pueda administrar a una muestra de
estudiantes al comienzo y al terminar sus estudios.
Capacitar a los bibliotecarios y los profesores en el uso de los Information
Literacy Competency Standards for Higher Education.
Desarrollar un programa de mejoramiento profesional mediante la reactivación
del Programa de Educación Continua u otro mecanismo. Este debe incluir la
actualización de los conocimientos de los bibliotecarios en las tecnologías de
información emergentes, las competencias de información, destrezas de
enseñanza, diseño de instrucción y uso óptimo de los recursos de información.
49
Diseñar espacios adecuados para las actividades de instrucción que cuenten
con el equipo adecuado para esos fines.
Normalizar el acopio de estadísticas para efectuar con mayor precisión los
análisis pertinentes a fin de realizar los ajustes que sean necesarios.
Revisar la Política de Desarrollo de Colecciones para atemperarla a la realidad
actual y hacer partícipes en este proceso a un número mayor de personas.
Asegurarse que todas y cada una de las bibliotecas y colecciones del Sistema
de Bibliotecas tengan aprobadas y actualizadas sus políticas particulares de
desarrollo de colecciones y que se incluyan todas las variables existentes en
torno a la adquisición (compra, canje, donativos y depositaria).
Implantar un plan juicioso y sistemático de evaluación de colecciones y de
descarte de los recursos informativos del Sistema de Bibliotecas.
Colocar en la página hogar del Sistema de Bibliotecas y de cada biblioteca y
colección el formulario de recomendación de recursos informativos.
Preparar guías para la evaluación de las colecciones y colocarlas en la página
hogar para uso de los estudiantes, profesores, investigadores, especialistas y
personas interesadas.
Desarrollar un plan de acción para involucrar y lograr una mejor
comunicación con los profesores e investigadores y mayor participación de
ellos en el desarrollo y evaluación de las colecciones.
Promocionar y divulgar las bases de datos, otros recursos informativos, los
préstamos interbibliotecarios y los demás servicios para que un número mayor
de usuarios se beneficien.
Fomentar una cultura de evaluación continua de los recursos informativos y
documentar las gestiones realizadas.
50
Crear una unidad de acopio y normalización de estadísticas como parte del
Centro de Investigaciones que la facultad del Sistema de Bibliotecas aprobara
y que nunca se llevara a cabo.
La catalogación de los recursos electrónicos es necesaria para darle mayor
accesibilidad y para que los usuarios encuentren, no sólo las fichas
bibliográficas de los recursos, sino también textos completos. Su actualización
constante también es necesaria para informar adecuada y correctamente a los
usuarios acerca de su contenido. El IPAC (Catálogo en línea) debe
enriquecerse con información que instruya al usuario sobre las formas de
búsqueda vigentes y las particularidades del catálogo. Por otra parte, debe
determinarse formalmente qué tipos de recursos qué tipos de recursos se
catalogaran y en qué plataforma se albergarán.
Es necesario y urgente que se le asigne personal adicional a la Sección de
Catalogación, se realicen proyectos de outsourcing y se revise el flujo de
trabajo de la Sección para lograr que todo el acervo del SB esté representado
en el catálogo en línea o en la plataforma de imágenes digitales.
Es necesario desarrollar las colecciones electrónicas a la luz de los mismos
criterios que se desarrollan las colecciones impresas.
Es recomendable la implantación de sistemas automatizados de
recomendación, selección, y adquisición para facilitar la participación de los
profesores del Recinto en el desarrollo de las colecciones y el monitoreo del
proceso de adquisición.
Debe evaluarse la creación de una reserva electrónica con recursos que no
pertenecen al Sistema de Bibliotecas, que aumente las opciones de acceso a
51
los recursos más utilizados en los cursos, tanto a la luz del desarrollo de sus
colecciones como de las leyes de derechos de autor.
Es importante identificar mejor las unidades del Sistema de Bibliotecas y
divulgar su contenido entre los usuarios. En este aspecto, juegan un papel
importante la rotulación física, la promoción escrita, los mostradores de
información, la ubicación de computadoras en lugares estratégicos, la Página
del Sistema de Bibliotecas y la instrucción al usuario.
Es necesario llevar a cabo un estudio en el que se analice el estado de los
sistemas de iluminación de cada unidad y se hagan recomendaciones para
mejorarla en todos los edificios que albergan colecciones del Sistema de
Bibliotecas.
Es necesario fortalecer las líneas y enchufes eléctricos para que el acceso
inalámbrico sea verdaderamente efectivo,
El sistema de anaqueles (abiertos y/o cerrados), así como los tipos de
préstamos que se efectúan en el Sistema ameritan una evaluación para
determinar si se justifican las diferencias existentes o si se podría establecer un
perfil más uniforme entre las bibliotecas.
Es urgente que se evalúe el presupuesto del Sistema de Bibliotecas a la luz de
los programas académicos que ofrece, las investigaciones de su Facultad, y la
cantidad de estudiantes y profesores que apoya.
El Sistema de Bibliotecas invierte anualmente una suma de dinero
considerable en los trámites relacionados con los préstamos
interbibliotecarios. Los préstamos no deben sustituir el desarrollo de las
colecciones, por lo que es necesario dotar a las colecciones de los recursos
medulares para apoyar el estudio y la investigación. Es recomendable evaluar
52
cuáles de los recursos solicitados deberían formar parte del acervo del Sistema
de Bibliotecas y adquirirlos mediante compra o donativo. Ya que el
presupuesto del Sistema de Bibliotecas para el desarrollo de colecciones no se
ha aumentado desde hace más de una década, es importante determinar cuánto
de este presupuesto debe utilizarse para tramitar préstamos de recursos que el
Sistema de Bibliotecas no tiene y qué esfuerzos deben hacerse para dotar a las
colecciones de los recursos más solicitados.
Debe analizarse cuidadosamente el presupuesto que se utiliza para tramitar los
préstamos y evaluarse la proporción de recursos prestados por el Sistema de
Bibliotecas con relación a los recibidos, ya que los préstamos
interbibliotecarios se basan en acuerdos de reciprocidad.
Es recomendable ofrecer a los usuarios una opción adicional para que puedan
acceder a los artículos de las revistas que el Sistema de Bibliotecas ha tenido
que cancelar por falta de presupuesto. Aunque el Sistema no cobra por los
trámites de los préstamos interbibliotecarios, la institución que hace el
préstamo sí puede cobrar, especialmente, si no hay acuerdos de reciprocidad.
Mediante el establecimiento de una partida presupuestaria para document
delivery se podrían obtener, en un plazo de veinticuatro horas y gratuitamente,
artículos de las revistas canceladas. De esta forma se garantizaría su acceso sin
incurrir en los costos de una suscripción.
La cantidad de talleres que ofrece el Programa de Instrucción al Usuario es
limitada en proporción con la cantidad de estudiantes. Es necesario establecer
mecanismos complementarios, tales como, tutoriales, presentaciones y
manuales que los usuarios pudieran consultar en todo momento a través de la
Página del Sistema de Bibliotecas. Es deseable preparar talleres dirigidos a los
53
profesores, ya que de ellos depende, en gran medida, el uso de los recursos
bibliotecarios.
Hacer un estudio de necesidades de capacitación del personal, que incluya un
diagnóstico de las competencias que posee actualmente el personal docente,
como base para elaborar e implantar un Plan a esos efectos. Dar prioridad a la
formación de personal en las áreas de enseñanza e investigación.
Reactivar el Programa de Educación Continua del Sistema de Bibliotecas.
Solicitar que se aumente la asignación de fondos para el mejoramiento
profesional.
Analizar las necesidades de personal a tenor con el Plan de Desarrollo del
Sistema de Bibliotecas que se elabore. Este plan podría incluir la
consolidación y/o reestructuración de unidades para hacer uso más efectivo del
personal.
Una vez aprobado el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas, formalizar
el Plan de Reclutamiento a tenor con las normas y reglamentación vigentes, y
considerando las guías y sugerencias del Comité creado para estos fines. Esto
deberá propiciar el reclutamiento urgente de personal docente indispensable
para el cumplimiento con las metas y objetivos del Sistema de Bibliotecas y la
satisfacción de las necesidades de los servicios bibliotecarios.
Desarrollar un programa para integrar las competencias de información al
currículo que permita impactar a un por ciento mayor de estudiantes, ya sea
mediante la reestructuración del Programa de Instrucción al Usuario (PIU) o la
creación de un nuevo modelo a esos fines.
Revisar periódicamente los instrumentos de evaluación existentes del personal
docente bibliotecario. Crear nuevos instrumentos para evaluar diversas
54
dimensiones de las ejecutorias del personal incluyendo la evaluación de los
directores, jefes, coordinadores y supervisores de unidades.
El Recinto debe designar un ingeniero de mantenimiento de edificios que le dé
seguimiento a los trabajos relacionados con el uso de los espacios del Edificio
José M. Lázaro, los sistemas mecánicos y de todos los espacios ocupados por
las bibliotecas en las facultades y escuelas, y el cumplimiento de los permisos
e inspecciones requeridos por ley, entre otros aspectos.
Dar seguimiento al Proyecto de Mejoras Permanentes de la Biblioteca José M.
Lázaro anunciado en Carta Circular en noviembre de 2003 por la Oficina de la
Rectora y formalizada a través de reuniones en 2004 con cinco unidades del
Sistema de Bibliotecas y la firma de Arquitectos Mignucci y Asociados.
La planificación de los espacios en el Sistema de Bibliotecas debe responder a
las necesidades de los usuarios y del personal.
Tomar medidas que aseguren los espacios destinados al crecimiento de las
colecciones.
Realizar estudio de las necesidades de equipo ergonómico tanto para los
usuarios como para el personal del Sistema de Bibliotecas.
Proveer espacios, programas electrónicos, equipo, rotulación, etc. necesarios
para cumplir con los estándares establecidos por la Americans with
Disabilities Act y la Architectural and Barriers Act (ADA/ABA).
Mejorar la conexión inalámbrica y la capacidad eléctrica en todas las unidades
del Sistema de Bibliotecas.
Culminar el plan de desalojo del Sistema de Bibliotecas.
Mejorar la rotulación en todas las unidades del Sistema de Bibliotecas.
55
Crear, implantar y divulgar procedimientos y mecanismos eficientes que
faciliten la comunicación vertical, horizontal, interna y externa y que
garanticen la participación de todo el personal del Sistema de Bibliotecas.
Evaluar la estructura y las funciones del Programa de Automatización a tenor
con las necesidades de comunicación y cooperación que requiere el Sistema de
Bibliotecas para el manejo eficiente de las tecnologías y el sistema
automatizado Horizon.
Mejorar, uniformar y actualizar la Página Web, y los enlaces a las unidades
del Sistema de Bibliotecas, y adjudicar las responsabilidades sobre los
contenidos, según la Política que se establezca a esos efectos.
Evaluar la estructura y las funciones del Programa de Promoción Cultural.
Procurar mayor atención de la DTAA y OSI a las necesidades tecnológicas del
Sistema de Bibliotecas, y participación de la Dirección del Sistema en la toma
de decisiones que le afectan.
Discutir y aprobar el Plan Estratégico del Sistema de Bibliotecas.
Actualizar varios documentos y convocar a la Facultad del Sistema de
Bibliotecas para su discusión y aprobación.
Divulgar ampliamente a la comunidad las políticas y procedimientos del
Sistema de Bibliotecas.
Fortalecer los medios de comunicación para mejorar la utilización de los
recursos.
Reactivar la Junta Asesora del Sistema de Bibliotecas
El Sistema de Bibliotecas debe tener participación en la discusión y toma de
decisiones en el Recinto, particularmente en las que tienen que ver con
planificación y presupuesto. Esto puede incluir entre otras opciones la
56
discusión sobre la propuesta para convertir el Sistema de Bibliotecas en un
decanato.
Desarrollar e implantar un plan de avalúo que incluya la efectividad de las
políticas y procedimientos.
Evaluar la estructura administrativa vigente e implantar el resultado de dicha
evaluación.
Sobre la aplicación de la Carta de Derechos de las Bibliotecas, se debe incluir
en el reglamento del Sistema:
o Posición de Sistema de Bibliotecas frente a la censura
o Procedimiento sobre cómo procesar un acto de censura
o Política sobre la privacidad de la información personal del usuario
El Recinto de Río Piedras debe tomar como prioridad el desarrollo de
colecciones, principalmente para atender las exigencias de una universidad
doctoral con clasificación básica de una universidad de investigación con alto
nivel de actividad investigativa. Las asignaciones presupuestarias que recibe
el Sistema de Bibliotecas no deben ser para atender deficiencias
presupuestarias en sus diferentes partidas. Tiene que atenderse con prioridad
la asignación de una mayor cantidad de fondos recurrentes para: recursos de
información, recursos humanos, mejoramiento profesional, preservación y
conservación, equipo, entre otros.
Aumentar el presupuesto de la partida de suscripciones para cubrir el alza
anual en el costo.
Solicitar la transferencia de todos los fondos asignados para recursos
bibliográficos a las facultades y escuelas graduadas para los programas de
nueva creación y revisión curricular.
57
Actualizar las políticas de desarrollo de colecciones de las diferentes unidades
para que conduzcan a lograr mayor efectividad en el fortalecimiento de la
colección mediante la adquisición de aquellos recursos que satisfagan las
necesidades de información.
Garantizar la participación de la dirección del Sistema de Bibliotecas en la
elaboración del presupuesto.
Establecer mecanismos para allegar fondos de otras fuentes que contribuyan a
cumplir con la misión del Sistema de Bibliotecas.
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES GENERALES
El proceso de evaluación ha beneficiado al Sistema de Bibliotecas al
permitirnos identificar aquellos aspectos que requieren tratarse con urgencia y
prioridad para mejorar la calidad de los servicios de las bibliotecas y colecciones que
lo componen. Mediante éste proceso se ha determinado el grado de armonía entre los
servicios y el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas con la misión, las metas y
los objetivos del Recinto y de la Universidad de Puerto Rico. En el informe de auto
estudio preparado se documenta el progreso y funcionamiento del Sistema durante
los últimos cinco años. El resultado de esta evaluación nos permitirá consolidar
fortalezas, corregir debilidades y proponer acciones y procesos de mejoramiento. Este
proceso no se puede quedar a nivel de un informe más, tienen que atenderse los
resultados con planes de acción reales a corto y mediano plazo.
Las recomendaciones generales producto de este autoestudio son:
Evaluar la estructura administrativa del Sistema de Bibliotecas e implantar el
resultado de dicha evaluación para que responda a las necesidades de una
58
institución doctoral de investigación intensiva como es el Recinto de Río
Piedras.
El Recinto de Río Piedras tiene que dar prioridad a la asignación
presupuestaria para el desarrollo de colecciones de acuerdo a los planes y
prioridades académicas del Recinto, principalmente para atender las
exigencias de una universidad doctoral con clasificación de universidad de
investigación con alto nivel de actividad investigativa. Las asignaciones
presupuestarias que recibe el Sistema de Bibliotecas no pueden ser utilizadas
para atender deficiencias en sus diferentes partidas. Tiene que atenderse con
prioridad la asignación de una mayor cantidad de fondos recurrentes para:
recursos de información que respalden el currículo y la investigación, recursos
humanos, mejoramiento profesional, preservación y conservación, equipo,
entre otros.
El Sistema de Bibliotecas debe atemperar las metas y objetivos del nuevo
documento de misión y visión del Sistema con la misión, metas y objetivos del
Recinto de Río Piedras.
Desarrollar, discutir y aprobar el Plan Estratégico y el Plan de Avalúo del
Sistema de Bibliotecas.
Crear una unidad de avalúo del Sistema de Bibliotecas desde donde se
oficialice y se sistematicen los procesos de evaluación, incluyendo el acopio y
normalización de estadísticas, entre otras responsabilidades
Revisar las políticas y procedimientos del Sistema de Bibliotecas.
Desarrollar e implantar un nuevo modelo para incorporar las competencias de
información al currículo.
59
Implantar un plan sistemático de evaluación de colecciones y de descarte de
los recursos informativos del Sistema de Bibliotecas.
Fortalecer los Servicios Técnicos para lograr que el acervo del Sistema de
Bibliotecas esté representado en el catálogo en línea o en la plataforma de
imágenes digitales. El IPAC (Catálogo en línea) debe enriquecerse con
información que instruya al usuario sobre las formas de búsqueda vigentes y
las particularidades del catálogo. Por otra parte, debe determinarse
formalmente qué tipos de recursos se catalogaran y en qué plataforma se
albergarán.
Automatizar los procesos de recomendación, selección, y adquisición para
facilitar la participación de los profesores del Recinto en el desarrollo de las
colecciones y el monitoreo del proceso de adquisición.
Debe evaluarse la creación de una reserva electrónica con recursos que no
pertenecen al Sistema de Bibliotecas, que aumente las opciones de acceso a
los recursos más utilizados en los cursos, tanto a la luz del desarrollo de sus
colecciones como de las leyes de derechos de autor.
Analizar las necesidades de personal a tenor con el Plan de Desarrollo del
Sistema de Bibliotecas que se elabore. Este plan podría incluir la
consolidación y/o reestructuración de unidades para hacer uso más efectivo del
personal. Una vez aprobado el Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas,
formalizar el Plan de Reclutamiento a tenor con las normas y reglamentación
vigentes, y considerando las guías y sugerencias del Comité creado para estos
fines.
60
La planificación de los espacios en el Sistema de Bibliotecas debe responder a
las necesidades de los usuarios y del personal. Tomar medidas que aseguren
los espacios destinados al crecimiento de las colecciones.
Realizar estudio de las necesidades de equipo ergonómico tanto para los
usuarios como para el personal del Sistema de Bibliotecas.
Mejorar la conexión inalámbrica y la capacidad eléctrica en todas las unidades
del Sistema de Bibliotecas.
Mejorar la rotulación en todas las unidades del Sistema de Bibliotecas y la
seguridad.
61
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APÉNDICE 1:
Composición de los Comités deEstándares del Sistema de Bibliotecas
COMPOSICIÓN DEL COMITE TIMÓN DE EVALUACIÓN DEL
SISTEMA DE BIBLIOTECAS
Myra Torres Álamo, Coordinadora
Soraya Torres Villanueva, Co-Coordinadora
Jorge Ortiz Malavé, Secretario
Snejanka Penkova, Ex-officio
Carlos Torres Berríos
Ana R. Cordero Agosto
Amílcar Tirado Avilés
COMITÉ DE AUTO-ESTUDIO
Estándar 1: Planificación
Amílcar Tirado Avilés, Coordinador, Bibliotecario II- Director Asociado
Miguel A. Vega Rivera, Bibliotecario III- Colección Puertorriqueña
Aracelis Sosa Arzuaga, Bibliotecaria II- Departamento de Bibliotecas
Estándar 2: Avalúo
Sylvia Solá Fernández, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Colección deReferencia y Revistas
José A. Millán Díaz, Técnico de Microfilmación - Centro de Microfilmación
Manuel Martínez Nazario-Ad Hoc, Bibliotecario Auxiliar III - PréstamosInterbibliotecarios
Haydée Muñoz Solá, Bibliotecaria IV - Colección Puertorriqueña
Aracelis Sosa Arzuaga, Bibliotecaria II - Departamento de Bibliotecas
Estándar 3: Avalúo de los Resultados
Carlos Torres Berríos, Coordinador- Bibliotecario IV - Biblioteca deComunicación
Javier Almeyda Loucil, Bibliotecario II - Proyecto de Referencia Virtual
Raúl Matos Díaz, Bibliotecario Auxiliar III - Biblioteca Gerardo Sellés Solá
Ramón Arroyo Carrión, Bibliotecario IV - Sección de Catalogación
Miguel Santiago Rivera (hasta diciembre 2006), Bibliotecario I - Biblioteca deAdministración de Empresas
Estándar 4: Servicios
Rafael Encarnación Navarro, Coordinador- Bibliotecario III- Colección deReferencia y Revistas
Nancy Abreu Báez, Bibliotecaria III- Colección de Circulación
Ana R. Cordero Agosto, Bibliotecaria III- Departamento de Servicios Técnicos
Ena Huyke Carlo (Coordinadora hasta diciembre 2007) Bibliotecaria IV-Biblioteca de Planificación
Zulma Quiles Miranda, Bibliotecaria II- Biblioteca Gerardo Sellés Solá
Doris Rivera Marrero, Bibliotecaria III- Biblioteca de Música
Áurea Cordero Guillama, Bibliotecaria Auxiliar III- Biblioteca NéstorRodríguez Rivera
Estándar 5: Instrucción
Marisol Gutiérrez Rodríguez, Coordinadora, Bibliotecaria IV- BibliotecaGerardo Sellés Solá
Carmen D. Alequín González, Bibliotecaria IV- Programa de Instrucción alUsuario
Norma Santiago Quiñones, Bibliotecaria Auxiliar III- Colección de Referencia yRevistas
Estándar 6: Recursos
Ileana Rosa Sotomayor, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Sección deCatalogación
Ramón Arroyo Carrión, Bibliotecario IV- Sección de Catalogación
Jeannette Prieto Massini, Bibliotecaria Auxiliar III- Sección de Catalogación
Jorge Ortiz Malavé, Bibliotecario III- Sección de Adquisiciones
Víctor F. Torres Ortiz, Bibliotecario IV- Colección Puertorriqueña
Natividad Torres Rivera, Bibliotecaria IV- Sección de Catalogación
Estándar 7: Acceso1
Marilyn Montalvo Montalvo, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Programa deAutomatización
Estándar 8: Recursos Humanos
Myra Torres Álamo, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Biblioteca DigitalPuertorriqueña
Carmen D. Alequín González, Bibliotecaria IV- Programa de Instrucción alUsuario
Pedro Amill Quiles (hasta noviembre 2006), Bibliotecario Auxiliar III-Biblioteca de Ciencias Bibliotecarias e Informática
Myrna Nieves Ortiz, Bibliotecaria Auxiliar III- Colección de Reserva deCiencias Sociales
1 Este estándar estuvo coordinado en sus inicios por Luis O. Pérez Velázquez y NancyAbreuBáez, y contó con la colaboración de Mario Torres Ramos, Jeannette Lebrón Ramos y Mariam FelicianoGarcía. Los coordinadores se retiraron del Comité por motivos de salud. El informe final fue redactadopor Marilyn Montalvo Montalvo.
Estándar 9: Instalaciones Físicas
Almaluces Figueroa Ortiz, Coordinadora, Bibliotecaria IV- Biblioteca Regionaldel Caribe
María E. Ordóñez Mercado, Bibliotecaria IV- Colección Puertorriqueña
Yarelis Torres Vázquez, Bibliotecaria Auxiliar III- Servicios Bibliotecarios paraPersonas con Impedimentos
Elisa Vázquez García, Bibliotecaria IV- Colección de Documentos y Mapas
Flor Velázquez Zabala, Asistente Administrativo III- Oficina de la Directora
Estándar 10: Comunicación y Cooperación
José L. Pagán Martínez, Coordinador, Bibliotecario III- Departamento deColecciones y Programas Especiales
Carmen D. Alequín González, Bibliotecaria IV- Programa de Instrucción alUsuario
Lourdes Ramírez Rivera, Bibliotecaria II- Biblioteca de Planificación
Estándar 11: Administración
Soraya Torres Villanueva, Coordinadora, Bibliotecaria III- Sección deCatalogación
Almaluces Figueroa Ortiz, Bibliotecaria IV- Biblioteca Regional del Caribe y deEstudios Latinoamericanos
Gladys Porrata Romany, Bibliotecaria Auxiliar III- Sección de Catalogación
Ketty Rodríguez Casillas, Bibliotecaria III- Biblioteca de Administración deEmpresas
Estándar 12: Presupuesto
Jorge Ortiz Malavé, Coordinador, Bibliotecario III- Sección de Adquisiciones
Carmen A. González Pratts, Bibliotecaria IV- Sección de Catalogación
Lilliam Muñoz Ruíz, Oficial Ejecutivo- Oficina Administrativa
David Reyes Ruíz, Bibliotecario Auxiliar III- Sección de Adquisiciones
APÉNDICE 2:
Análisis de los resultados de los cuestionariosadministrados a estudiantes,
profesores-investigadores y personal delSistema de Bibliotecas
[Análisis de los resultados de los cuestionarios administrados a estudiantes, profesores-investigadores y personal del Sistema de Bibliotecas] Por el Prof. Julio Rodríguez, Facultad de Educación Abril 2008 Metodología Para llevar a cabo el análisis de los datos de los cuestionarios de las tres poblaciones
(estudiantes, bibliotecarios y profesores-investigadores), se utilizó estadísticas descriptivas de
por cientos en las escalas utilizadas para medir las variables consideradas en el estudio.
Debido a que la escala Likert utilizada para medir satisfacción tenía como una de sus
respuestas la dimensión de Neutral, se decidió eliminar esa respuesta del banco de datos y
realizar los análisis con los que emitieron su opinión. Para esto se colapsaron las categorías
de Muy Satisfecho y Satisfecho como una categoría y las de Insatisfecho y Muy Insatisfecho
como otra categoría. Se hizo lo mismo con las categorías Totalmente de acuerdo y De acuerdo
y Totalmente en desacuerdo y En desacuerdo. Se decidió utilizar el estándar evaluativo de
70% o más en ambas escalas para determinar un punto de corte para emitir juicio sobre el
nivel de satisfacción favorable o nivel de acuerdo. Luego se jerarquizaron las respuestas para
poder detectar aquellas variables que cumplían con el estándar evaluativo (70% o más).
Mediante este procedimiento se redujo la muestra. El investigador realizó un análisis del
tamaño de la muestra y determinó que el por ciento de reducción osciló entre 5% hasta un
23%. A la luz de esta determinación se presentan los siguientes hallazgos por grupo estudiado.
Resultados (Bibliotecarios) Estrategia
Variable Conoce No
conoce EntiendeNo
entiende Misión del Sistema de Bibliotecas 96.7 3.3 81.8 18.2 Metas del Sistema de Bibliotecas 82 18 68.8 31.2 Plan estratégico de su Recinto 67.4 32.6 57.5 42.5 Documento Diez para la Década 66.3 33.7 55.4 44.6 Plan estratégico del Sistema de Bibliotecas 51.7 48.3 47.8 52.2
Hallazgos
1
Se percibe mucho conocimiento entre los que opinaron en la Misión del Sistema de Bibliotecas y las Metas del Sistema de Bibliotecas. Se infiere que cuando se tiene conocimiento se entiende el impacto. Se percibe algún conocimiento sobre el Plan Estratégico del Recinto, del Documento Diez para la Década y el Plan Estratégico del Sistema de Bibliotecas. Uso y Divulgación de la Información
Variable Sí No ¿Es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la del Recinto? 83.6 16.4 ¿Son compatibles las metas del Sistema de Bibliotecas con las del Recinto? 81.8 18.2 ¿Considera que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa? 75.8 24.2 ¿Es difundida la política del Sistema de Bibliotecas? 47.7 52.3 ¿Se cumplen los objetivos del Sistema de Bibliotecas? 45.8 54.2 ¿Se logra la misión del Sistema de Bibliotecas? 36 64 ¿Se realizan reuniones informativas? 27.8 72.2 ¿Se revisa periódicamente la misión del Sistema de Bibliotecas? 16.7 83.3 ¿Existe un comité asesor permanente que incluye a estudiantes y profesores? 7.1 92.9
Los que opinaron indican que es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la misión del Recinto. También que las metas del Sistema de Bibliotecas son compatibles con las metas del Recinto. Indicaron que consideran que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa. Estructura
Variable Sí No ¿es efectiva la comunicación entre el personal en su área de trabajo? 86.7 13.3 ¿Conoce el organigrama vigente del Sistema de Bibliotecas? 65.2 34.8 ¿Se promueve el trabajo colaborativo? 43 57 ¿Se fomente que el personal proporcione sugerencias para mejorar las operaciones y condiciones de trabajo? 37.2 62.8 ¿Se involucra a los profesores en la toma de decisiones? 27.4 72.6 ¿Es efectiva la comunicación entre la gerencia y el personal del Sistema de Bibliotecas? 24.7 75.3 ¿Considera que existe una estructura abierta a cambios organizativos? 19.1 80.9 ¿Se involucra a los estudiantes en la toma de decisiones? 11.8 88.2 Se evidencia efectividad en los procesos de comunicación entre el personal dentro del área de trabajo. Calidad en los servicios (Totalmente de acuerdo y De acuerdo)
Variable por
ciento Servicio en referencia es adecuado 94.3 Horario de servicio es adecuado 77.8 Los recursos están disponibles en diferentes formatos 77.1 Se le brinda apoyo a la investigación 76.8
2
Calidad en la prestación de los servicios 75.7 Se le brinda apoyo a diferentes cursos 70.9 Calidad en los programas ofrecidos 63.8 Servicios ofrecidos fuera del recinto son adecuados 61.8 Los estándares utilizados para la educación a distancia son adecuados 29.4 Calidad en la planificación 19.1
En términos de la calidad de los servicios los participantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en los siguientes:
• Adecuacidad en servicio de referencia. • Adecuacidad en horario de servicio. • Disponibilidad de los recursos en diferentes formatos. • Se le brinda apoyo a la investigación. • Hay calidad en la prestación de los servicios. • Se le brinda apoyo a diferentes cursos.
Equipos y personal
Variable Por ciento Las actividades de formación a las que asiste son útiles para su puesto de trabajo 87.7 Los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores 76.3 La cantidad de luz es adecuada 70 Los equipos de computadoras en su puesto de trabajo son adecuados 65.3 El control de ruido es adecuado 63.8 Dispone de la información necesaria para su desarrollo en su puesto de trabajo 61.2 Su espacio de trabajo es adecuado para el desempeño de sus funciones 55.4 La biblioteca cumple con la Ley ADA 48.7 El nivel de temperatura es adecuado 44.3 El control de humedad es adecuado 36 Se ofrecen adiestramientos para el personal relacionados con su área de trabajo 30.2 La distribución de los espacios físicos es adecuada 30 Los espacios para las colecciones son adecuados 29.4 El mobiliario de su puesto de trabajo es adecuado 27.7 Se incentiva al personal para que participe de los adiestramientos 25 Se ofrecen adiestramientos en seguridad y emergencia 9.3 Se posee el personal suficiente 9.1
En términos de equipos y personal los participantes que opinaron indicaron estar
totalmente de acuerdo y de acuerdo en los siguientes: • En que las actividades de formación a las que asisten son útiles para su puesto de
trabajo. • Que los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el
desempeño de sus labores. • Que la cantidad de luz es adecuada.
3
Procedimientos
Variable Sí No ¿Existen manuales de procedimiento en su unidad? 81.8 18.2 ¿Son efectivos los procedimientos desarrollados? 80.2 19.8 ¿Es efectiva la política desarrollada? 74.1 25.9 ¿Ha participado en la confección de estos manuales? 61.8 38.2
Los participantes que opinaron indicaron que existen manuales de procedimiento en su unidad; que los procedimientos desarrollados son efectivos y que es efectiva la política pública desarrollada. Frecuencias por grupo (Docentes y No Docentes)
rango
28 30.1 30.4 30.464 68.8 69.6 100.092 98.9 100.0
1 1.193 100.0
DocenteNo docenteTotal
Valid
SystemMissingTotal
Frequency Percent Valid PercentCumulative
Percent
Se decidió separar los dos grupos de personal de bibliotecas en docentes y no docentes para compararlos en términos de sus respuestas. El 30% de los participantes que emitieron su opinión eran Docentes mientras que un 70% pertenece al grupo No docente. Estrategias
Docentes
Variable ConoceNo
conoce EntiendeNo
entiende Misión del Sistema de Bibliotecas 100 0 92 8 Documento Diez para la Década 96.4 3.6 84 16 Metas del Sistema de Bibliotecas 96.4 3.6 84.6 15.4 Plan estratégico de su Recinto 88.9 11.1 79.2 20.8 Plan estratégico del Sistema de Bibliotecas 55.6 44.4 70 30
No docentes
Variable ConoceNo
conoce EntiendeNo
entiende Plan estratégico de su Recinto 57.4 42.6 45.8 54.2 Documento Diez para la Década 51.7 48.3 39.6 60.4 Plan estratégico del Sistema de Bibliotecas 49.2 50.8 37.5 62.5 Misión del Sistema de Bibliotecas 95.2 4.8 76.5 23.5 Metas del Sistema de Bibliotecas 75 25 56.9 43.1
4
Los docentes y no docentes opinaron de manera similar en términos de tener mucho
conocimiento y entender en los siguientes aspectos: • Misión del Sistema de Bibliotecas • Metas del Sistema de Bibliotecas
Uso y Divulgación de la Información
Docentes Variable Sí No
¿Son compatibles las metas del Sistema de Bibliotecas con las del Recinto? 88 12 ¿Es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la del Recinto? 84.6 15.4¿Considera que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa? 83.3 16.7¿Se cumplen los objetivos del Sistema de Bibliotecas? 50 50 ¿Es difundida la política del Sistema de Bibliotecas? 45 55 ¿Se logra la misión del Sistema de Bibliotecas? 42.1 57.9¿Se realizan reuniones informativas? 34.6 65.4¿Existe un comité asesor permanente que incluye a estudiantes y profesores? 10.5 89.5¿Se revisa periódicamente la misión del Sistema de Bibliotecas? 4 96
No docentes Variable Sí No
¿Es compatible la misión del Sistema de Bibliotecas con la del Recinto? 82.9 17.1¿Son compatibles las metas del Sistema de Bibliotecas con las del Recinto? 76.7 23.3¿Considera que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa? 70.7 29.3¿Es difundida la política del Sistema de Bibliotecas? 50 50 ¿Se cumplen los objetivos del Sistema de Bibliotecas? 45.2 54.8¿Se logra la misión del Sistema de Bibliotecas? 33.3 66.7¿Se revisa periódicamente la misión del Sistema de Bibliotecas? 28.6 71.4¿Se realizan reuniones informativas? 25 75 ¿Existe un comité asesor permanente que incluye a estudiantes y profesores? 4.3 95.7
Los docentes y no docentes opinaron de manera similar en los siguientes aspectos:
• Que las metas del Sistema de Bibliotecas son compatibles con las del Recinto. • Que la misión del Sistema de Bibliotecas es compatible con la del Recinto. • Que consideran que su aportación de sugerencias y mejoras a su unidad es valiosa.
5
Estructura Docentes
Variable Sí No ¿es efectiva la comunicación entre el personal en su área de trabajo? 88.5 11.5 ¿Conoce el organigrama vigente del Sistema de Bibliotecas? 60 40 ¿Se promueve el trabajo colaborativo? 36 64 ¿Se fomente que el personal proporcione sugerencias para mejorar las operaciones y condiciones de trabajo? 34.6 65.4 ¿Se involucra a los profesores en la toma de decisiones? 24 76 ¿Es efectiva la comunicación entre la gerencia y el personal del Sistema de Bibliotecas? 12 88 ¿Se involucra a los estudiantes en la toma de decisiones? 8.3 91.7 ¿Considera que existe una estructura abierta a cambios organizativos? 4 96
No Docentes ¿es efectiva la comunicación entre el personal en su área de trabajo? 85.9 14.1 ¿Conoce el organigrama vigente del Sistema de Bibliotecas? 66.7 33.3 ¿Se promueve el trabajo colaborativo? 46.7 53.3 ¿Se fomente que el personal proporcione sugerencias para mejorar las operaciones y condiciones de trabajo? 39 61 ¿Es efectiva la comunicación entre la gerencia y el personal del Sistema de Bibliotecas? 30.2 69.8 ¿Se involucra a los profesores en la toma de decisiones? 28.8 71.2 ¿Considera que existe una estructura abierta a cambios organizativos? 25.4 74.6 ¿Se involucra a los estudiantes en la toma de decisiones? 13.3 86.7
Ambos grupos, docentes y no docentes opinaron que la comunicación entre el personal en su área de trabajo es efectiva. Esta fue la única categoría que superó el estándar del 70%.
6
Calidad en los servicios (Totalmente de acuerdo y De acuerdo)
Docentes Calidad en la prestación de los servicios 90 Los recursos están disponibles en diferentes formatos 87.5 Servicio en referencia es adecuado 85.7 Se le brinda apoyo a la investigación 78.2 Se le brinda apoyo a diferentes cursos 75 Horario de servicio es adecuado 69.5 Calidad en los programas ofrecidos 68.5 Servicios ofrecidos fuera del recinto son adecuados 63.6 Los estándares utilizados para la educación a distancia son adecuados 20 Calidad en la planificación 17.6
Variable por
ciento
No docentes
Variable por
ciento Servicio en referencia es adecuado 83.3 Horario de servicio es adecuado 80.7 Se le brinda apoyo a la investigación 76.1 Los recursos están disponibles en diferentes formatos 71.7 Calidad en la prestación de los servicios 71.1 Se le brinda apoyo a diferentes cursos 68.6 Calidad en los programas ofrecidos 63.1 Servicios ofrecidos fuera del recinto son adecuados 59.1 Los estándares utilizados para la educación a distancia son adecuados 34.8 Calidad en la planificación 20
Ambos grupos (docentes y no docentes) coincidieron estar de acuerdo y totalmente de
acuerdo en los siguientes aspectos:
• Calidad en la prestación de los servicios. • Disponibilidad de los recursos en diferentes formatos. • Se le brinda apoyo a la investigación.
7
• Equipos y personal
Docentes
Variable Por
ciento Las actividades de formación a las que asiste son útiles para su puesto de trabajo 90.5 Los equipos de computadoras en su puesto de trabajo son adecuados 78.2 Los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores 78.2 La cantidad de luz es adecuada 76 Dispone de la información necesaria para su desarrollo en su puesto de trabajo 63.2 El control de ruido es adecuado 60 El nivel de temperatura es adecuado 56 Su espacio de trabajo es adecuado para el desempeño de sus funciones 47.6 El control de humedad es adecuado 46.2 La biblioteca cumple con la Ley ADA 39.1 El mobiliario de su puesto de trabajo es adecuado 30.4 Los espacios para las colecciones son adecuados 30.4 La distribución de los espacios físicos es adecuada 29.6 Se incentiva al personal para que participe de los adiestramientos 24 Se ofrecen adiestramientos para el personal relacionados con su área de trabajo 21.1 Se ofrecen adiestramientos en seguridad y emergencia 4.2 Se posee el personal suficiente 0
No docentes
Variable Por
ciento Las actividades de formación a las que asiste son útiles para su puesto de trabajo 85.7 La cantidad de luz es adecuada 78.6 Los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores 76.8 El control de ruido es adecuado 66.7 Dispone de la información necesaria para su desarrollo en su puesto de trabajo 61.7 Los equipos de computadoras en su puesto de trabajo son adecuados 60.8 Su espacio de trabajo es adecuado para el desempeño de sus funciones 59.6 La biblioteca cumple con la Ley ADA 53.1 El nivel de temperatura es adecuado 39.6 Se ofrecen adiestramientos para el personal relacionados con su área de trabajo 34 El control de humedad es adecuado 31.2 La distribución de los espacios físicos es adecuada 30.7 Los espacios para las colecciones son adecuados 29.4 El mobiliario de su puesto de trabajo es adecuado 28.6 Se incentiva al personal para que participe de los adiestramientos 26 Se posee el personal suficiente 13.3 Se ofrecen adiestramientos en seguridad y emergencia 10.6
En términos de equipos y personal los dos grupos coincidieron en estar totalmente de
acuerdo y de acuerdo en que la cantidad de luz es adecuada y en que los programados de computadoras con los que trabaja son adecuados para el desempeño de sus labores.
8
Procedimientos
Docentes Variable Sí No
¿Existen manuales de procedimiento en su unidad? 80 20 ¿Son efectivos los procedimientos desarrollados? 80 20 ¿Es efectiva la política desarrollada? 78.3 21.7 ¿Ha participado en la confección de estos manuales? 73.1 26.9
No docentes Variable Sí No
¿Existen manuales de procedimiento en su unidad? 83.9 16.1 ¿Son efectivos los procedimientos desarrollados? 81.7 18.3 ¿Es efectiva la política desarrollada? 73.8 26.2 ¿Ha participado en la confección de estos manuales? 58.1 41.9
Al comparar los dos grupos los mismos coincidieron en los siguientes aspectos en procedimientos:
• Que existen manuales de procedimiento en su unidad. • Que los procedimientos desarrollados son efectivos. • Que la política desarrollada es efectiva.
9
Resultados (Estudiantes) Instalaciones
Variable Por
ciento Iluminación 94.5 Rotulación dentro de la biblioteca 88.9 Satisfacción general (Instalaciones) 88.3 Acceso a personas con impedimentos 84.4 Ambiente de trabajo y estudio de la biblioteca 84 Áreas de estudio 83.9 Horario de servicio regular 83.6 Horario de servicio durante exámenes finales 81.8 Nivel de Temperatura 80.7 Comodidad de las instalaciones en general 79 Horario de servicio durante el verano 72.3 Contro de Ruido 71.6
Los estudiantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en todos los aspectos medidos en el componente de instalaciones de las bibliotecas mencionadas en la tabla anterior. Equipo
Variable Por
ciento Computadoras 76.6 Comunicación o acceso inalámbrico 65.1 Satisfacción general (equipo) 65 Impresoras 46.6 Fotocopiadoras 39.8 Escáner 26.8
Un 77 % de los estudiantes señaló estar totalmente de acuerdo y de acuerdo con las computadoras utilizadas en las bibliotecas. Este fue el único elemento considerado con respecto al estándar de un 70% o más de satisfacción.
10
Acceso a recursos
Variable Por
ciento Página Web de la biblioteca 92.7 Acceso a Internet 91.1 Satiafacción general (acceso) 89 Bases de datos 88.7 Catálogo en línea 88 Revistas electrónicas 80.7 Microformas 77.9 Recursos audiovisuales 76.1
Los estudiantes que opinaron indicaron estar totalmente de acuerdo y de acuerdo en
todos los aspectos medidos en el componente de acceso a recursos en las bibliotecas mencionadas en la tabla anterior. Servicios
Variable Por
ciento Colecciones especiales 90.5 Referencia 89.6 Reserva 86.7 Circulación 85.9 Sala de revistas 85.3 Reserva Digital 85.1 Préstamos 84.2 Consulta general 83.3 Satisfacción general (servicios) 82.9 Préstamos interbibliotecarios 81.6 Colección audiovisual 79.2 Salones de estudio grupal 71.6 Orientación sobre el uso de la biblioteca 60.9 Talleres o cursos acerca de destrezas de información 60.1
El área de satisfacción con los servicios de las bibliotecas fue una de las más favorecidas por los estudiantes que emitieron su opinión en el cuestionario. En doce (12) de las catorce áreas de servicio evaluadas, los estudiantes indicaron estar satisfechos.
11
Bibliotecarios
Variable Por
ciento Satisfacción general (Bibliotecarios) 87.1 Trato 84.9 Conocimiento de los mrecursos 84.4 Disponibilidad para ofrecer servicio 84.2 Rapidez del servicio 79.9
Se evidenció niveles altos de satisfacción de los estudiantes que emitieron su opinión con todas las áreas evaluadas sobre los bibliotecarios.
12
Resultados (Investigadores Profesores) Instalaciones
Variable Por
ciento Iluminación 83.3 Rotulación dentro de la biblioteca 82.5 Temperatura 75.5 Satisfacción general (Instalaciones) 72.5 Limpieza 71 Ruido 64.6 Ambiente de trabajo y estudio de la biblioteca 63.6 Espacio en el área de las colecciones 62.1 Comodidad de las instalaciones en general 58.5 Acceso a personas con impedimentos 57.1 Áreas de estudio 54 Instalaciones para clase a distancia 47.1
Los investigadores y profesores indicaron estar satisfechos en 5 de los 12
indicadores mencionados en la tabla anterior con respecto a las instalaciones de las bibliotecas. Equipo
Variable Por
ciento Computadoras 67.9 satisfacción general (equipo) 57.6 Apoyo técnico 57.2 Disponibilidad de cables /redes para acceso a Internet 53.8 Comunicación o acceso inalámbrico 50 Velocidad de la red 50 Impresoras 40.7 Escáners 39.1 Fotocopiadoras 30.3
En términos del equipo ninguno de los indicadores superó el estándar evaluativo. Esta debe ser un área a ser explorada para poder entender con más claridad cuáles serían algunas de las razones de este grupo para emitir ese juicio valorativo.
13
Acceso a recursos
Variable Por
ciento Acceso a Internet 85.3 Página Web de la biblioteca 85 Catálogo en línea 82 Acceso para personas con impedimentos 80.3 Bases de datos 73.7 Satisfacción general (Acceso a recursos) 67.4 Micro formas 57.2 Revistas electrónicas 56.7 Recursos audiovisuales 56.5 Revistas (impresas) 55.6 Libros 52.2
En términos del acceso a los recursos los investigadores y profesores indicaron altos niveles de satisfacción con 5 de los 10 indicadores en esta dimensión. Incluso la satisfacción general no superó el estándar de 70%. Sería adecuado explorar más detenidamente esta dimensión quizás mediante un grupo focal. Servicios
Variable Por
ciento Orientación sobre el uso de los recursos de la biblioteca 84.4 Préstamos 77.8 Colecciones especiales 76.3 Consulta general 75.8 Circulación 75.5 reserva digital 75 Préstamos Inter Bibliotecarios internacionales 73.6 Préstamos Inter Bibliotecarios en PR 72.8 Reserva 71.9 Satisfacción general (servicios) 71.1 Horario de servicio regular 69.2 Referencia 68.6 Salones de estudio grupal 65.5 Colección Audiovisual 62.5 Talleres o cursos para el manejo y la búsqueda de información 60.6 Horario de servicio durante el verano 56.2 Revistas 53.7 Recursos informativos actualizados en el área de especialidad 39.5
Con respecto a los servicios se evidencia niveles altos de satisfacción en 10 de los 18 indicadores en esta dimensión. Se sugiere explorar esta dimensión para obtener información adicional que pueda arrojar información adicional.
14
Bibliotecarios
Variable Por
ciento Satisfacción general (biliotecarios) 89.8 Conocimiento de los recursos 89.4 Disposición para ofrecer servicio 87.8 Trato 87.5 Rapidez del servicio 84.4
Se evidenció altos niveles de satisfacción de los investigadores y profesores contodoa
los indicadores de los servicios que ofrecen los bibliotecarios.
15
Todas las variables
Variable Por
ciento Satisfacción general (bibliotecarios) 89.8 Conocimiento de los recursos 89.4 Disposición para ofrecer servicio 87.8 Trato 87.5 Acceso a Internet 85.3 Página Web de la biblioteca 85 Orientación sobre el uso de los recursos de la biblioteca 84.4 Rapidez del servicio 84.4 Iluminación 83.3 Rotulación dentro de la biblioteca 82.5 Catálogo en línea 82 Acceso para personas con impedimentos 80.3 Préstamos 77.8 Colecciones especiales 76.3 Consulta general 75.8 Temperatura 75.5 Circulación 75.5 reserva digital 75 Bases de datos 73.7 Préstamos Inter Bibliotecarios internacionales 73.6 Préstamos Inter Bibliotecarios en PR 72.8 Satisfacción general (Instalaciones) 72.5 Reserva 71.9 Satisfacción general (servicios) 71.1 Limpieza 71 Horario de servicio regular 69.2 Referencia 68.6 Computadoras 67.9 Satisfacción general (Acceso a recursos) 67.4 Salones de estudio grupal 65.5 Ruido 64.6 Ambiente de trabajo y estudio de la biblioteca 63.6 Colección Audiovisual 62.5 Espacio en el área de las colecciones 62.1 Talleres o cursos para el manejo y la búsqueda de información 60.6 Comodidad de las instalaciones en general 58.5 satisfacción general (equipo) 57.6 Apoyo técnico 57.2 Microformas 57.2 Acceso a personas con impedimentos 57.1 Revistas electrónicas 56.7 Recursos audiovisuales 56.5 Horario de servicio durante el verano 56.2 Revistas (impresas) 55.6
16
17
Áreas de estudio 54 Disponibilidad de cables /redes para acceso a Internet 53.8 Revistas 53.7 Libros 52.2 Comunicación o acceso inalámbrico 50 Velocidad de la red 50 Instalaciones para clase a distancia 47.1 Impresoras 40.7 Recursos informativos actualizados en el área de especialidad 39.5 Escáners 39.1 Fotocopiadoras 30.3
APÉNDICE 3:
Descriptive Study Survey & FocusGroups: Research Findings
RRESEARCH ESEARCH FFINDINGSINDINGS
DDESCRIPTIVE ESCRIPTIVE SSTUDYTUDY
SSURVEY AND URVEY AND FFOCUS OCUS GGROUPSROUPS
UUNIVERSITY OF NIVERSITY OF PPUERTO UERTO RRICOICO, R, R ÍO ÍO PPIEDRAS IEDRAS CCAMPUSAMPUS
LL IBRARYIBRARY’’S S SSYSTEMYSTEM
June 16, 2008
Research team: Carmen Espina, MBA, DBA, Elena Martínez, MBA, Estela Pérez,Ph.D.,Myra Pérez, MBA, Ph.D.
2
2
TTABABLE OF LE OF CCONTENTSONTENTS Page
Purpose of the study 3
Research Objectives 4
Research Approach 4
Qualitative Approach 5
Quantitative Approach 6
Research Limitations 7
Major Findings 8
Focus Groups Findings 8
Professor Survey Findings 12
Student Focus Groups Findings 17
Professor Survey Findings 50
Appendixes 72
3
3
PURPOSE OF THE STUDY The following study was conducted to assist the University of Puerto Rico, Río Piedras
Campus Library System, in assessing operations and provision of library services as
required by the Association of College and Research Libraries (ACRL). The elements
examined included library services, instruction to users, library resources, accessibility,
personnel’s performance and library facilities among others.
This research complements a study previously commissioned by the Office of the Vice
President for Institutional Accreditation to evaluate the fourteen libraries that comprise
the University of Puerto Rico libraries systems at the eleven campuses. The present
study enhances the information gathered in that study by considering the different
libraries and variety of users served throughout the Río Piedras Campus Library
System. The approach is inclusive and extensive to the elements that need to be
assessed and compared within the Río Piedras Campus Library System.
In the context of certification, the main purpose of the study was to examine library
users’ (students, professors, and researchers) opinions, perceptions, usage behavior
and level of satisfaction towards library services and offerings in each of the libraries
that comprised the University of Puerto Rico, Rio Piedras Campus library system.
4
4
RESEARCH OBJECTIVES The research was designed to achieve the following objectives:
• To define library users behaviors and preferences
• To assess library users opinions and perceptions on library services and resources
• To determine library users level of satisfaction on library offerings and services
• To gather users recommendations for a better service
With the information gathered the ç will be better able:
• To prioritize users needs and match its resources to those needs
• To standardize and customize services to satisfy customer needs • To develop action plans to service their users efficiently and delightfully
RRESEARCH ESEARCH AAPPROACHPPROACH As established in the Standards for Libraries in Higher Education of The American
Library
Association (ALA) (June 2004) “librarians are increasingly expected to assist users in
evaluating the information they receive. These changes evince an evolving role for
librarians, one that suggests a closer partnership with users and a greater
responsibility.” In addition, ALA proposes that the assessment and evaluation programs
should be an ongoing process and that one tool may include “focus groups of students,
faculty, staff, and alumni who are asked to comment on their experiences using
information resources over a period of time.”
Based on the informational needs of the Río Piedras Campus Library System, and
congruent with ALA’s recommended methodology, the research group conducted a
qualitative and a quantitative research to asses and evaluate professors and students
experiences using library services and resources.
5
5
Qualitative Approach The qualitative research included ten focus groups among students. Two focus groups
for the José M. Lázaro library and one focus group for students pursuing undergraduate
and graduate degrees for each of the following colleges: Business Administration,
Social Sciences, General Studies, Planning Graduate School, Humanities, Graduate
School of Library and Information Science and Natural Sciences. The focus groups
were conducted in May 2008 in the following dates:
• May 2, 2008 Business Administration
Public Communications
Social Sciences
• May 9,2008 Education
Natural Sciences
• May 15, 2008 Humanities
Planning Graduate School
General Studies
• May 16, 2008 Two groups with Lázaro’s library users
The focus group sessions were recorded in video. Each session lasted an average of
one and half-hour. The moderator used a discussion guide to establish the plan of the
focus group interview (Appendix # 1 Moderator’s Guide). The moderator’s guide was
designed to define library users behavior, service attributes sought, satisfaction,
perception and evaluations of library services and resources. Representatives of
Library Evaluation Steering Committee approved the questionnaire.
The participants, all students 21 years or older, signed a voluntary participation
agreement and received an incentive for their participation at the end of each session. A
total of 90 students participated in the focus groups. The students were contacted
directly by the research group or with the assistance of librarians.
6
6
They were divided as follows:
Business Administration 11 students
Social Sciences 10 students
Public Communication 9 students
Natural Sciences 10 students
Education 9 students
Humanities 10 students
Planning Graduate School 7 students
General Studies 10 students
Lázaro’s users group #1 6 students
Lázaro’s users group #2 8 students
Quantitative Approach
The Quantitative research method used was a survey among professors and
researchers that teach at the following colleges: Business Administration, Social
Sciences, General Studies, Planning Graduate School, Public Administration Graduate
School, Science and Information Technology Graduate School, Education, Public
Communication, Humanities, Natural Sciences. A total of eighty-eight (88) interviews
were conducted during the months of April and May 2008. The participants answered
an interviewer assisted-questionnaire. (Appendix 2-Survey Questionnaire).
Representatives of Library Evaluation Steering Committee approved the questionnaire.
The questionnaire was designed to define library users’ behavior, service attributes
sought, satisfaction, perceptions and evaluation of library services and offerings.
Consumers’ satisfaction and attributes sought included service quality elements:
tangibles, empathy, responsiveness, and reliability. The research team contacted some
of the participants at a major faculty meeting celebrated on April 25, 2008 and others at
their schools.
7
7
Research Limitations
A limitation of this study was the time constraint (a month), and the timing for conducting
the research that coincided wiht the ending of the semester. Other limiations are related
to methdology, one focus group per college is not sufficient for comparison and
convenient sample selection does not guarantee representation of population.
8
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MMAJOR AJOR FF INDINGSINDINGS Major research findings for the focus groups among students’ users of the Rio Piedras
Campus Libraries and for the survey among professors are presented in the following
sections.
SSTUDENTSTUDENTS’ F’ FOCUS OCUS GGROUPS ROUPS
To explore students’ behavior and preferences with respect to the use of libraries,
we asked the participants to mention their major reasons to visit the library. Among
the most cited reasons are the following:
• To use Internet service at the library.
• To photocopy materials
• To find information for research projects
• To borrow books
• To use the on-line catalog and databases available.
• To look up on previous dissertations
• For group meetings
• For independent study in cubicles
• To study in a silent environment
• Accessible to their study area
• To use computers
• To print materials
• To find materials for research
The three most visited libraries in addition to their college library are: Lazaro, Law
School and Natural Science. These three libraries are perceived as the best service
providers: Lázaro’s for its resources, Law School for its comfortable environment,
and Natural Sciences for its meeting rooms.
In order to understand student’s expectations and point of reference about library
services and offerings, we asked them to define library’s main purpose. According
to the students, library’s main purpose should be:
9
9
• To provide updated information for their research
• To provide an environment for independent study
• To provide a space for group meetings
• To provide a comfortable study space
• To provide good service
• To provide technologically updated services
• To facilitate the learning process
When evaluating the physical facilities of the Rio Piedras Campus Library System
the students express their opinion and recommendations. Among the most
mentioned recommendations are:
• Computer receptacles needed
• Better signage
• Cleaner restrooms
• Sound proof meeting rooms
• Cleaner environment
• Comfortable furniture and spaces
According to the students, Rio Piedras Campus Library System major strengths are:
• Accessibility
• Good service provided by students
• Wireless service
• Information resources available
• Data bases
• Workshops
• Great customer service by librarians
• Remote access
According to the students, Rio Piedras Campus Library System major
weaknesses are:
• Noise level
• Not comfortable furniture
10
10
• Not enough photocopy machines, computers and printers
• Personnel not knowledgeable
• Dirty restrooms
• Lack of technology
• Limited operational hours
• Not enough meeting rooms
When we asked the students to describe their ideal library, they described it in
the following terms:
• A library with better financial resources
• A mixture of the resources at Lazaro and the comfort at Law school.
• Comfortable space and furniture
• Updated technology, computer, printers and data bases
• Modern decorations
• Space for group meetings
• Meeting rooms with sound proof systems
• A library with special book collections
• A library with Starbucks amenities
• More interdisciplinary spaces and services
• More exhibition areas
• Books and materials in good condition
• Open 24 hours
• Services for the handicapped available
• All services available under “one roof”
• A place to socialize with others
Students’ level of satisfaction with library’s services and resources varies
accordingly to the different libraries. A detailed overview of students’ evaluations
is presented in the Students Focus Group Findings section. (Please refer to
tables 4,6,8,10,12,14,15,17,19, 21).
11
11
Students’ level of awareness and usage of many of the services and resources
offered by the Rio Piedras Campus Library System is pretty low. Among the
least known and used are: International Interlibrary Loans, Electronic Books,
Electronic Journals, Photographic Lab Services, and Image Digitization El
Mundo.
Workshops were referred as a great form of instructing students about the
services and resources that the libraries have to offer. Not many have taken
them, but would like to take some on topics related to information search and
bibliographic usage among others.
Students complain that photocopy service varies among libraries. They
suggested that this service and the machines should be uniform across the
different libraries. They understand that technicians should be readily available
for maintenance when needed.
Several students indicated that access to services is restricted to the students
enrolled to other colleges. They consider that services should be available
without restrictions and that the libraries should work as a unified system.
Students complain about the process for paying the penalties associated to late
book returns.
Students are not satisfied with the book return policies, specifically the fact that
they have to return the book at the same library from which they originally took it.
Students are not satisfied with the operating hours of libraries. They understand
that they should open early and close late and in some cases they should be
open 24 hours, specifically Lazaro.
12
12
PPRR OFESSORSOFESSORS’ S’ SURVEY URVEY MMAJOR AJOR FF INDINGSINDINGS
The libraries most frequently visited by Professors interviewed are: Most frequently visited library Frequency Percent BUSINESS ADMINISTRATION 10 11.4 PUBLIC ADMINISTRATION 1 1.1 MONSERRATE SANTANA 6 6.8 GERARDO SELLES 12 13.6 MUSIC 4 4.5 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 3 3.4 SOCIAL SCIENCE RESERVE 2 2.3 COMMUNICATION 7 8.0 ANGEL QUINTERO 5 5.7 PLANNING SCHOOL 6 6.8 NESTOR RODRIGUEZ 9 10.2 REFERENCE LAZARO 6 6.8 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 2 2.3 PUERTORRICAN COLLECTION 8 9.1 ART COLLECTION 1 1.1 CIRCULATION LAZARO 2 2.3 ZENOBIA JUAN RAMON 1 1.1 DERECHO 2 2.3 NINGUNA 1 1.1 TOTAL 88 100.0
The majority of the professors visit libraries several times during the semester
(31%) and more than once a week (27%).
The main reasons given by professors to visit libraries were: to find information
for their research (35%, with a weighted average of 1.40), to put material in the
reserve area (19%), to consult the librarian (10%), and to obtain materials (9%).
Professors are more satisfied with librarian consultation service, customer
service, book loans service, on-line catalog service, illumination, workshops,
library’s system webpage, and bibliographic databases.
The Professors interviewed express their level of satisfaction on libraries services
and resources. See diagram below.
13
13
14
14
Professors are least satisfied with photocopy service, microtext readers,
meeting rooms’ areas, electronic books, library information resources, physical
facilities and computers.
A detail summary of professors’ level of satisfaction with library services and
resources by Most Frequently Visited Library are summarized in the Professor
Survey Findings section. (See tables A to R)
More than half of the Professors’ are satisfied with the most frequently visited
library. The Level of satisfaction varies by professor tenure track position. (see
Tables 1-3)
Table 1 Overall Level of Satisfaction
Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction Frequency Percent very satisfied 17 19.3 satisfied 45 51.1 neutral 11 12.5 not satisfied 4 4.5 very unsatisfied 2 2.3 n/a 9 10.2 Total 88 100.0
Table2 - Crosstable Overall Level of Satisfaction by Tenure Track Position
Table 3
Professors Tenure Track Position and Level of Satisfaction (Mean Value)
Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction * Tenure track position Crosstabulation Professor
Assistant
professor
Associate
professor Instructor Total
very satisfied 10 1 2 4 17
satisfied 22 12 6 5 45
neutral 5 3 2 1 11
not satisfied 0 0 4 0 4
very unsatisfied 1 1 0 0 2
Tenure track position Mean
Professor 2.1500
Assistant professor 2.5000
Associate professor 3.6000
Instructor 1.7000
Total 2.5000
15
15
Almost half of the professors (43%) interviewed indicated that they do not
participate in updating library materials. Thirty percent (30%) indicated that they
provide recommendations for new materials and 15% participate in library
committees.
More than half of the professors (56%) interviewed indicated that they ALWAYS
promote the use of library resources among students.
Most professors define information skills as ability to do information search in
their study area, as technical language proficiency, and as access to knowledge.
A considerable number of professors (39.8%) frequently request librarian help for
the development of information skills.
Professors usually learn about library services, resources and activities through
electronic communication (25%) and through librarians (21.6%).
More than half of the professors interviewed (56.8%) are satisfied with the level
of communication between librarian’s and faculty.
The majority of the professors interviewed were full professors (45.5%), males
(55.5%), have earned a doctoral degree (73.9%), and teach at undergraduate
level (55.7%).
16
16
Professors’ recommendations are summarized in the list below. The most
frequently mentioned recommendations were rapid actualization, extended
operational hours, financial resources needed, and improvement of physical
facilities.
• Extended operational hours
• Food availabilty and security
• Keep all libraries as part of the library system
• More musical scores
• Greater access to graduate students
• Rapid update
• Financial resources needed
• Improvement of physical facilities
• Better space layout
• Higher number of personnel to provide library workshops
• Rapid posting of reserve material
• Access to electronic material
• Assurance of return documents in good conditions
• Customers service attitude
• Accessibility to the public in the selection of books
• More personnel needed
• Faster processing of interlibrary loans
• Availabilty of a higher number of peer review journals
• Increase number of journals in digital format
17
17
SSTUDENTSTUDENTS’ F’ FOCUS OCUS GGROUPS ROUPS FF INDINGSINDINGS The research findings for the ten focus groups among students’ users of libraries in the
University of Puerto Rico, Río Piedras campus are presented below. A total of ninety
students participated in the focus groups.
Business Administration Students –Focus Group The eleven students that participated in this focus group are enrolled in the College of
Business Administration.
The libraries most frequently visited by Business Administration students are:
1. Business Administration library
2. Lázaro – Circulation and Reference
3. Natural Sciences library
4. Law School library
5. Humanities Seminar (Fedérico de Onís)
6. Architecture library
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. Business Administration: for group study, accessibility to study area
2. Lázaro: flexible operation hours, good to study alone
3. Natural Science: quietness, meeting rooms
4. Law School Library: extended operational hours, quietness, comfortability of chairs,
cubicles and tables, good to study for long periods of time, food is readily available
5. Humanities Seminar: to find information solicited by professors
A summary of the services and resources used by Business Administration’ students
and their opinions and recommendations are presented on table 4.
18
18
Table 4 Business Administration Focus Group Services and Resources
Services and Resources Opinions and Recommendations Librarian consultation – Reference service
Lázaro: • They usually cannot find the books you request. Law School: • Librarians are hostile with students from other colleges. • Facilities are not available for students of other colleges. • They discriminate Natural Science: • Nice
Book loans • Most books are outdated Interlibrary loans • Excellent service.
• Not known by the majority Reserve service • Used by everybody.
• Many professors opt to leave materials at other libraries in the university and at copy services outside the university (Cyberlink, Best Copy, Copies unlimited)
Meeting rooms Business Administration: • Are too small • Noisy area beside the photocopy machines. • No privacy to study Natural Science: • Nice meeting rooms • Whiteboards
Handicap accessibility • Totally uncomfortable for a person without disabilities, just imagine the difficulty for a person with disabilities. • A student with disability (blind) that I know cannot get inside the library, he has to rely on the person that helps him. • Elevators are usually out of order. • There is no ramp for handicap students to get to the 2nd floor.
Computers • Outdated computers and outdated programs. • Unreliable printing service
Micro text readers • Are pretty old. • Personnel has been very helpful • The ones that work the best are those located at Colección Puertorriqueña.
Workshops • Are usually requested by professors. Image digitalization El Mundo
• Not known
Photographic lab service • Not used Online catalog • Used by all Remote access:
• It has improved. Your social last four and your last name are enough.
Library’s web page Have been used it to access databases.
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19
Opinion and recommendations on Business Administration library’s physical facilities:
1. Small library
2. Small cubicles like prisons and like caves.
3. Not enough space between tables and chairs.
4. Library has a faulty odor
5. Too noisy
6. More meeting rooms needed
7. Good illumination
8. Too cold
Opinion on operation hours:
1. Library should have extended service hours during weekdays. Until 10 to
11pm.
2. Should open on Sundays.
3. Flexible hours on finals.
4. Lázaro should be open 24/7.
Definition of library’s main purpose:
1. To provide information
2. To provide a study environment
3. To provide a space for group meetings
4. To provide a comfortable space to study
5. To provide good service
Business Administration Library’s strengths and weaknesses are summarized in the
following table:
Table 5 Business Administration Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses 1. Accessibility 1. Physical facilities 2. Good service provided by students to students 2. Lack of technology 3. Noisy 4. Not comfortable 5. Students’ lack of knowledge of
what they need and how to get it.
20
20
Business Administration students express that they feel abandoned or neglected by the
University. If they are one of the biggest colleges in the university, then they should
have a better library.
Business Administration students’ definition of their ideal library is the following
1. Comfortable space
2. A mixture of the resources at Lázaro and the comfort at Law School Library.
3. Updated technology for students to practice their presentations.
4. Modern decoration
5. Space for group meetings with a professional environment.
Social Sciences Students –Focus Group
The ten students that participated in the focus group are enrolled in the College of
Social Sciences.
The libraries most frequently visited by Social Sciences’ students are:
1. Lázaro- Reserva, Circulación and Colección Puertorriqueña
2. Law School Library
3. Public Administration Library
4. Social Sciences Library
5. Natural sciences Library
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. To use Internet service at the library.
2. To photocopy materials
3. To find information for research projects
4. To borrow books
5. To use the on-line catalog and databases available.
6. To look up on previous dissertations
7. For group meetings
8. To find material in micro texts.
21
21
9. Natural Sciences library – For independent study in cubicles and to use the
whiteboards for calculations.
10. Law School library – To study in a silent environment
11. Lázaro- For it’s extended operation hours.
A summary of the services and resources used by Social Sciences’ students and their
opinions and recommendations are presented on table 6.
Table 6
Social Sciences Focus Group - Services and Resources
Services and resources Opinions and recommendations Librarian consultation – Reference service
• The majority had received a great service. • One complains that there was lack of service. Librarian
was not willing too make the effort. Book loans • Needs to be updated constantly. Books that appeared on
the system as available are not really available, or the personnel do not put the effort to find them for you.
• To require the id and class schedule to borrow materials is too restrictive, with the id or the class program should be enough.
• The tickets for not returning books on time are a real problem. For $1.10 the payment process is too complicated.
• The ticket system is not updated, Interlibrary loans • The majority had not used it. But mentioned that others
indicate that it is a great service. International Interlibrary loans
• Known, but not used.
Reserve service • Used by everybody all the time. Distance education • Not known by the majority. A student mentioned that in
Business Administration there are on-line courses. Meeting rooms • Education is directed to promote teamwork, therefore, the
university should provide for the opportunity of teamwork at all levels.
• Sound proof meeting rooms needed for group discussions in all libraries.
• There should be no limit in the number of students that participate in a group meeting.
• Meeting rooms should be available for all students. Not only for those that study at a particular college.
• Sometimes we have to conduct our group meetings outside in the lobbies.
Computers • Computer programs should be updated.
22
22
• More printers are necessary. Micro text readers • Students need to be trained on how to use the micro text
readers. The micro text reader machines are old; they system for storing materials should be updated.
Workshops • Workshops area a great opportunity for students to learn how to find information.
• The DEGI provides a seminar for fifteen days to students with pay that has been very useful for the research process.
• Topics are interesting, specially those related to bibliography, APA manual
Image digitalization El Mundo
• Only one student has used it. Not known by the majority
Photographic laboratory service
• Not known by students.
Photocopy service • More photocopy machines are needed. • The service should be standard throughout the university. • No instructions or technicians available to help you with
the photocopies. Online catalog • Is a good service, but it is not updated. There is usually
more information available than what the on-line catalog indicates is available.
• The option of reading it on-line is great. • To use it appropriately you must learn how to do search.
Bibliographic data bases • Are excellent. You can have access to information available in PR and outside PR.
Electronic Journals • They love to read articles in this technological mode. Electronic books • Great access, very convenient. Remote access • Very good service Library’s web page • Excellent information.
• Great design. • User friendly.
Library’s system web page • Good. • Friendly.
Opinion on limiting access and services to students from other colleges:
1. Access limited to students with ID is not helpful for students. Sometimes you
do not have it with you and you cannot receive a service.
2. They questioned, what happen with the interdisciplinary service that the
university promotes? The services should be available to all students without
restrictions.
3. Sometimes you have to beg for help. As a researcher you need access
everywhere.
23
23
4. Open access to all libraries not only here in Puerto Rico but all over the
world.
Opinion on operation hours:
Early opening and late closing hours for all libraries is needed.
Definition of library’s main purpose:
1. To fortify our studies.
2. To facilitate the learning process
3. To be a liaison between the curricula and the students needs
4. To help students without discriminating on college affiliation.
Social Sciences Library’s Strengths and weaknesses are summarized in the following
table:
Table 7 Social Sciences – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses
1. Data bases 1. Not all books available 2. Information resources available 2. Limited operation hours 3. Quantity and quality of
information available 3. Not enough printers and computers.
4. Workshops 4. Computers programming need to be updated 5. Bad penalty system
Social Sciences students’ definition of their ideal library: 1. A library with financial resources available. Students are willing to pay more on
tuition if that will ensure better library resources and services.
2. Special collections are needed.
3. Meeting rooms with a sound proof system in all libraries.
4. Better training to personnel.
5. A library with Starbucks amenities.
6. Comfortable chairs and tables
7. Natural environment inside the library (plants…)
24
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Public Communication Students – Focus Group Nine students enrolled in the School of Public Communication participated in the focus
group.
Libraries most frequently visited by Public Communications’ students are:
1. Lázaro – Third floor , Colección Puertorriqueña and Sala Caribe
2. Public Communications
3. Natural Sciences Library
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. Natural sciences: near to where I park, good study environment, nice meeting
rooms
2. Public Communications library: for group meetings, to watch movies assigned
by professors.
A summary of the services and resources used by Public Communication’ students and
their opinions and recommendations are presented on table 8.
Table 8 Public Communication Focus Group – Services and Resources
Services and resources Opinions and recommendations Librarian consultation – Reference service
• Some librarians are rude; they expect you to know how to find things on your own.
• Most librarians are nice. • The service is relative, it depends on the faculty or the
person • Most of the providers of this service are students. • Some students are not interested in providing a good
service. They work for money. Book loans • Professors should be certain that the books they assigned
are available in the library. • Most of the books that appear on line as available are not. • The search for books is pretty slow.
Interlibrary loans • Most know about the service, but have not used it. Reserve service • Materials on reserve are usually incomplete.
• Materials are deteriorated. • Many professors used other services outside the library for
the materials they assigned for class (Copies Unlimited, Best Copy).
25
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• Professors used these suppliers because the service is faster and controlled.
Distance education • They think this is related to Blackboard. Most of them have used it. Half consider it good and half consider it bad.
• They find it not reliable. Computers • There should be more computers. There should be
wireless service for computers everywhere. • Printers are needed. • The technician service should be more diligent.
Micro text readers • Pretty old system but efficient. • Is a boring machine
Workshops • Students have attended to workshops as part of their orientation at the beginning of their college years.
• Professors should require assistance to these workshops. • Workshops should be related to topics of interest to
students, like Photoshop and other technological programs.
Photographic lab service • Very good service Photocopy service • Needs improvement.
• Technicians should be readily available. Online catalog • Books on line are usually not available. Bibliographic data bases • Two students have used. Good service. Electronic Journals • Used by one student. A good experience, article could be
read directly form the computer. Electronic books • Have not been used by students. Remote access • Only one student has used it. Finds it OK. Library’s web page • Good page. User friendly. Needs to improve on graphics. Library’s system web page • Accessible, with many links.
Opinion and recommendations on library’s physical facilities:
1. Computer receptacles are needed.
2. Better signage
3. Restrooms need to be clean up
Opinion on operation hour: The majority is satisfied with the operation hours. But they
would like it to be open 24/7.
Definition of library’s main purpose:
1. To provide a place to study.
2. A place to be help.
3. To promote a space for students to socialize with other students.
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4. To provide a space that promotes a good learning experience.
Public Communication Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following table:
Table 9 Public Communication – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses
1. Accessibility 1. Limited space 2. The personnel 2. Noise 3. Information resources available 3. Lack of computers
4. Lack of meeting rooms 5. Outdated equipment
Public Communication students’ definition of their ideal library: 1. Four students mentioned that Law school library is the best example of my ideal
library”
2. Three students mentioned Education library because is big and comfortable.
3. One student mentioned Natural Science library as the best library because it
promotes a study environment and group discussion in sound proof meeting rooms
with whiteboards.
4. They should have a Starbucks.
5. They should have a cafeteria like the one at Law School.
6. More interdisciplinary spaces.
7. More areas for exhibitions.
Natural Science Students – Focus Group
Ten students that participated in the focus group are enrolled in the College of Natural
Sciences.
The libraries most frequently visited by these students are:
1. Natural Science Library
2. Lázaro – Colección de las Artes, Circulación and Reserva
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27
3. Law School Library
4. Social Sciences Library
5. Architecture Library
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. Natural Science
– Accessibility to study area
– For group meetings
– To study
– To use the computers
– To photocopy class materials and old tests
2. Law School library
– Quietness
– To study on my own
– To study on weekends and at night
3. Lázaro
– Known from high school studies
– To use the laptop because there is Internet access
4. Architecture
– To use the photocopy service
5. Social Science
–To find material for their courses
A summary of the services and resources used by Natural Sciences’ students and their
opinions and recommendations are presented on table 10.
28
28
Table 10 Natural Science Focus Group – Services and Resources
Services and resources Opinions and recommendations Librarian consultation – Reference service
Lázaro and Natural Science: • Librarians are not always available. • Students and librarians are not helpful. Law School: • Librarians are very helpful
Book loans • Two hours for book loans are not appropriate; more time is needed to photocopy.
• A book return mechanism for all libraries in any library will be very helpful to students.
• It will be good to have more books available. • Newer book editions are needed.
Interlibrary loans • Not used by the majority. International Interlibrary loans • Not known. Reserve service • Provides good service. Distance education • Only one student knew about this. A friend was taking
a class that was being recorded to access on the Internet.
Meeting rooms • Erasers are needed. • Should be kept clean. • An id borrowing system is suggested. • Meeting rooms are not sound proof.
Handicap accessibility • The elevator is most of the time out of service. Computers • Are good for information search, but you have to write
everything down because it cannot be printed of store otherwise.
• Time limit to use the computer is too short. • Most of them are usually shut down. • They don’t allow students to share documents with
friends. Micro text readers • Not known. Workshops • More than half of the students have taken the
workshops. • Have been very helpful.
Image digitalization El Mundo • Only two had used it. Not known for the rest of the group.
Photocopy service • There are not enough photocopy machines. • Most of them are damaged. • There is no one to help you when problem arises.
Online catalog • Used by most of the students. Bibliographic data bases • Only one has used it. Has been very useful. Electronic Journals • Are very accessible for most of the students. Remote Access • Wilson web is not available outside the college. Library’s web page • Have been used by four students.
29
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Opinion and recommendations on library’s physical facilities
1. Better illumination
2. Library needs to be cleaned regularly
3. Restrooms are pretty disgusting.
4. Better signage.
5. Comfortable chairs and tables needed.
6. Sound proof rooms
Opinion on operation hours: Should be open 24/7 at least the first floor.
Definition of library’s main purpose is to: be a facilitator and provide resources to help
you study faster.
Natural Sciences Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following
table:
Table 11 Natural Sciences – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses 1. Air conditioning 1. Book loans out of the library not permitted 2. Secure study area 2. Cubicles for independent study are too old, most are damaged 3. Environment 3. Noise level 4. Accessibility 4. Uncomfortable chairs 5. Meeting rooms 5. Not enough photocopy machines 6. Computers 6. Personnel not knowledgeable 7. Wireless service 7. Dirty restrooms 8. Damaged sensors 9. Book checking process pretty uncomfortable
Natural science students’ definition of their ideal library:
1. Many books available
2. Open 24 hours
3. Electronic resources
4. Comfortable chairs, tables
5. More meeting rooms
6. Rugged areas
30
30
Education Students – Focus Group
Nine students participated in Education’s focus group.
Libraries most frequently visited by Education students are:
1. Education library
2. Lázaro – Circulación, Colecciones Puertorriqueñas, Sala de Revistas and Sala de
Referencia.
3. Law School Library
4. Seminar Sebastián González
5. Natural Sciences library
6. Estudios Generales library
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. Education
–To photocopy
–To find materials assigned by a professor for a class.
–Variety of information
2. Natural Sciences
–To photocopy old tests.
–There is plenty space to study.
3. Law School
–For its quietness
4. Lázaro
–Variety
–Everything is in there.
–To work on a computer at the computer center.
–To use Internet
–For it’s extended operation hours.
5. Estudios Generales
–To photocopy
–To study for its quietness
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31
6. Seminar Humanidades
–To photocopy materials assigned by professors
–To study
A summary of the services and resources used by College of Education’ students and
their opinions and recommendations are presented on table 12.
Table 12
College of Education Focus Group – Services and Resources
Services and resources Opinions and recommendations Librarian consultation – Reference service
• It is an excellent customer service. • Librarians are very helpful, they find more
information, and it is very effective. Book loans • Renewal of loans can be done through the Internet.
That’s a good service. • Not known by many students that loan renewal can
be performed through the Internet. • Education
This service works pretty fine. • Generales • There is always a problem at this library. • Lázaro • This service works well.
Interlibrary loans • Not that well known by students. Only a couple of students have used it. The book takes too long to arrive. By the time it arrives you do not longer need it.
International Interlibrary loans • Not known by many students. • They assume it will take too long to get the
information needed. Reserve service • It is a good service. Distance education • Not known by students. Meeting rooms • Every library should have these meeting rooms.
• Meeting rooms promote a dynamic discussion without affecting others that want to study independently.
• The ones in Natural Sciences are sound proof. Handicap accessibility • They consider that this service is provided to
students with special disabilities. These students have the right, and that it is being provided excellently.
Computers • More computers and printers are needed. • Computer programs need to be updated. • Internet access should be available in all libraries.
32
32
Micro text readers • Not well known by students. Workshops • Half of the students know that these workshops are
being offered. • Only two have participated. They suggest a better
promotion of them through professors and bulletin boards.
Image digitization El Mundo • Only one student has used it. Archaic! Photographic laboratory service
• Not used
Photocopy service • Usually out of service. • More should be available. • Need appropriate maintenance.
Online catalog • Have been used by the majority. Good service that needs actualization. Some times it indicates that the book or information is available and it is not.
Bibliographic data bases • More textbooks and newer editions should be available through electronic mode.
Electronic Journals • Known, but not used by many. Electronic books • Known, but not used by many. They perceive there
are not that many books available. Remote Access • Excellent service Library’s web page • Students do not know if there is a web page for their
library available. Library’s system web page • Have been used by the majority.
• The design needs improvement. It’s not easy to follow.
Opinion and recommendations on library’s physical facilities
1. Humidity should be controlled
2. Air conditioning maintenance
3. Better cleaning of facilities
4. Better illumination outside the library
Opinion on operation hours:
Library should be open on Fridays and Saturdays extended hours. Lázaro should be
open more hours or everyday.
Definition of library’s main purpose:
1. To provide updated information for research.
2. To facilitate resources and services.
3. To provide information updated and in good conditions.
33
33
4. To provide space to study independently
5. Friendly librarian.
6. Comfortable study areas
7. To provide computers and a variety of books.
College of Education Library’s Strengths and weaknesses are summarized in the
following table:
Table 13. College of Education – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses 1. Personnel helpful attitude 1. Operation hours extended on Fridays and Saturdays 2. Variety of books 2. Meeting rooms needed 3. Internet access 3. More photocopy machines 4. Printing and photocopies
available 4. More facilities to print works
5. Open on Saturdays 5. Computer receptacles needed 6. Comfortable chairs and tables
College of Education students’ definition of their ideal library:
1. Quieter libraries
2. Better temperature
3. Comfortable rooms
4. Spaciousness
5. Attractive decorations
6. All services available under one roof.
7. Cafeteria service available.
8. A place to socialize with others.
9. Provision of natural illumination like in Law School.
10. To have clean books
11. Technology and books updated
Humanities Students – Focus Group
This group is comprised of ten students that study at the College of Humanities.
The libraries most frequently visited are:
1. José Emilio González
34
34
2. Lázaro
3. Centro de Investigaciones Históricas
4. Estudios Generales
5. Natural Sciences
6. Law School Library
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. JEG is preferred for the following reasons:
– is small, cozy and quiet
– The materials requested by professors are available
– Texts are digitized
– Professors frequently visit the library and you can ask them any question
you may have right away.
– You can print materials in the library
– Computers are updated
– Fast Internet access
2. General Studies Library is preferred because it offers a more private
environment
3. Natural Sciences Library is preferred because it is big
4. The Law School Library is the prettiest. It is unfortunate that access to
services is limited to their students.
A summary of the services and resources used by College of Humanities’ students and
their opinions and recommendations are presented on table 14.
Table 14 College of Humanities Focus Group – Services and Resources
Services and Resources Opinions and Recommendations Librarian consultation – Reference service
• The personnel is amicable, always willing to help • Personnel is pretty knowledgeable
Book loans • Good service Interlibrary loans • Very efficient service.
• Knowledgeable personnel. • They call you as soon as they have it available,
which is usually faster than the time they estimated. • One student was not aware of the service.
35
35
Reserve service • Excellent service Distance education • Students presumed this refers to blackboard.
• Five students know about it Meeting rooms • One person uses the meeting rooms in Public
Communication • Two use the meeting rooms in General Studies • Six students use the meeting rooms in Natural Sciences. • All students agree that it is necessary to provide meeting
rooms, They recommend that meeting rooms should be available at Lázaro.
Handicap accessibility • All indicated that the library that bets take care of people with special disabilities is Lázaro.
Computers • Computers are fine at JEG. • The ones at CIH are old.
Workshops • Most of the students knew that workshops are offered at the libraries.
Image digitalization El Mundo • Only one has used it. Photographic laboratory service
• Only one has used it.
Photocopy service • At JEG the service is excellent because the librarians control it.
• At Lázaro the service is not good. • The card system is not available everywhere, for which it
is more expensive (10 cents instead of 5 cents). Bibliographic data bases • Good database Electronic Journals • Three students have used them. Electronic books • Three students have used them.
Opinion on operation hours:
1. All libraries and seminars should be open from 6 am to 12 pm every day.
2. Operation hours should be strictly respected.
3. Operation hours should be adapted to class scheduling.
Opinion on library’s physical facilities:
1. The seminar JEG lacks cleanliness
2. Installations are deteriorated
3. Lázaro lacks cleanliness
4. Lázaro’s roof is falling apart.
5. Illumination is adequate
6. In many occasions the temperature is too cold.
7. More meeting rooms are necessary
36
36
Definition of library’s main purpose:
1. Promote educational process in each student
2. Provide information related to the discipline
3. Provide tools and databases
4. Provide areas for group meeting and areas to study.
5. Service attitude
6. Promote a good study environment
College of Humanities students’ definition of their ideal library:
1. Knowledgeable personnel
2. Updated technology.
3. Customer service oriented personnel
4. Better physical facilities
5. Updated databases
6. A library that complies with operational hours.
Planning Graduate School Students – Focus Group This group was comprised of seven graduate students that visit the Planning Graduate
School library.
The libraries most frequently visited are:
1. Lázaro
2. Planning School Library
3. Colección Puertorriqueño- Lázaro
4. Business Administration
5. Social Sciences
6. Law School
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. Lázaro opens until 12 pm
2. Law School Library opens on weekend even when Lázaro is closed.
37
37
3. Resources and information availability
4. Good service
A summary of the services and resources used by Planning Graduate School students
and their opinions and recommendations are presented on table 15.
Table 15 Planning Graduate School Focus Group – Services and Resources
Services and Resources Opinions and Recommendations Librarian consultation – Reference service
• No complain. • They are service oriented even tough the service providers are
usually students. • Librarians should be more familiar with the journals.
Book loans • There have been problems with actualization of book returns. • Students have been penalized with tickets and even tough they
have been paid; they still appeared on the system as debtors. • They could use the technology to remind users to return books
and to remind us of the availability of materials requested. Interlibrary loans • Known, but not used. International Interlibrary loans
• Not well known. • A request took too long, but worked.
Reserve service • All have used this service. • They have suggestions for professors. • It will be better to have some of the books in this area as part of
circulation. Distance education • They consider this is blackboard and that it is complicated.
• They all have used it and are good to follow the course. • It is good to have access to a document through blackboard.
Meeting rooms • There is no meeting room at the Planning School Library Handicap accessibility • The services to handicap should have some improvements.
• Doors are difficult to open. • Lázaro offers a good service to people with disabilities
Computers • Excellent at the Planning School Library. • Pretty bad at Lázaro. • Printing services need improvement. It is limited to 15 pages. • Computers need to be updated to newer programs.
Micro text readers • Six of seven had used this service. Workshops • Workshops are good. They should give them on specific themes
• First year students should receive some kind of training on how to do information search.
Image digitization • Three students have used this. Photographic lab service • Not known by students Photocopy service • Not good at all.
• They would like to print both sides, but that’s not possible. • More copy machines are needed.
38
38
• Better maintenance is required. Online catalog • All have used it
• They need to keep the system updated Bibliographic data bases • The complete articles are not frequently available. Electronic books • Not known Remote access • The system should be improved; it is usually down. Library’s web page • Not available. Library’s system web page • The page is good, but is usually down.
Opinion on operation hours: The library should be open more hours and on weekends.
Opinion on library’s physical facilities:
1. Nice temperature
2. Shades to block the sunlight.
Definition of library’s main purpose is:
1. Have all resources available
2. A facilitator for the student
3. A space to study
4. To serve as the backbone of the University
5. Technologically updated
Planning Graduate School Library’s strengths and weaknesses are summarized in the
following table:
Table 16 Planning Graduate School Library – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses 1. The furniture 1. Operational hours 2. Silence 2. The fixed furniture could be disadvantage 3. The view 4. Photocopy service 5. Internet connection 6. New space
Planning Graduate students definition of their ideal library:
1. Dissertation list updated and available
2. Librarians electronic addresses available to students
39
39
3. Provision of a list of new acquisitions available
4. Improve security at the seventh floor.
5. Better coordination between the computer center and the library.
6. Provision of an orientation to new students on all resources available,
especially that related to the discipline of study.
7. Acquisition of local newspapers and other magazines with economic themes.
8. Faster computers
9. Flexible hours of service
10. Machines to buy and load photocopy cards.
11. Seminars related to topics such as data search and APA style.
General Studies Students – Focus Group
A total of ten students currently enrolled in General Studies participated in the focus
group.
The Libraries most frequently visited were:
1. General Studies
2. Business Administration
3. Social Science
4. Lázaro
5. Colección Puertorriqueña –Lázaro
6. Natural Science
7. Education
8. Public Communications
Reasons for visiting the above libraries:
1. Near to were I work.
2. Near to were I live.
3. Is the library of my college
4. Offers good customer service
40
40
5. Lázaro’s library is preferred for the resources available, photocopy service
and computers.
6. Natural Science is preferred for its quietness and comfortability.
7. Public communications offers updated computer programs.
A summary of the services and resources used by General Studies’ students and their
opinions and recommendations are presented on table 17.
Table 17 General Studies Focus Group- Services and Resources
Services and resources used Opinions and recommendations Librarian consultation – Reference service
• The personnel at the library are usually students. They are not very helpful; they are as lost as we are.
• At Lázaro this service is much better. Students know. Colección Puertorriqueña is better.
Book loans • A book that I requested in Generales was available here in Lázaro
Interlibrary loans • Service known by one student International Interlibrary loans • Service known by one student. Reserve service • More time is needed to use materials put on
reserve. Distance education • They understand this refers to blackboard. Four
had used blackboard. • They expressed that VNET never works.
Meeting rooms • They like the meeting rooms available in Natural Sciences. They have white boards and a pretty quiet.
• There are not that many meting rooms in Generales. You have to wait on line to use them.
Computers • Need to be renewed and updated. • The programs most frequently used are not
available in the majority of the computers. • No working printers available. • Business Administration has old computers; you
have to wait like 3 hours to open a program. Micro text readers • Have not used them. Workshops • Students have participated in workshops.
• Professors promote the assistance to library workshops.
Image digitization El Mundo • Not known Photographic laboratory service • Not known
41
41
Photocopy service • Bad service. Online catalog • The on-line catalog is a very good service. You
find everything in it. • But when you find something in it you cannot
find it available at the library. Bibliographic data bases • Only known by one student. Remote access • Useful
• One student was not familiar with this service Library’s web page • It was helpful; I was able to find a book I was
looking for.
Opinion on operation hours: The library should provide extended service, at least until
10:00 pm and should open earlier, like around 7:00 am.
Opinion on library’s physical facilities:
1. There is a lot of dust.
2. The tables and chairs should be more comfortable.
3. The library is usually too cold.
4. The College needs to be physically changed.
Definition of library’s main purpose:
1. To inform.
2. To help us find materials.
3. To facilitate education
4. An information center
5. To help us study
6. To help us in our research.
General Studies Library’s strengths and weaknesses are summarized in the following
table:
Table 18 General Studies- Strengths and Weaknesses:
Strengths Weaknesses 1. The silence 1. The security checking process is depressing. 2. Organization 2. More digitization of materials. 3. Comfortability 3. Adequate training to personnel providing the service 4. Air conditioning
42
42
General Studies students’ definition of their ideal library:
1. Staple machines, glues, tape and other materials.
2. Printing service
3. Comfortable spaces
4. More computers
5. Updated computers
6. Chairs on computers
7. More cubicles for independent study
8. More meeting rooms
9. More books available
10. A cafeteria like Starbucks
11. More photocopy machines and better photocopy technicians.
Lázaro’s Users – Focus Group #1
This group was comprised of students from different schools. They were contacted with
the assistance of Lázaro’s librarians.
The Libraries most frequently visited were:
1. Lázaro’s computer center
2. Music Seminar
3. Education
4. Humanities Seminar
5. Business Administration
6. Collections Puertorriqueñas
7. Colección de Documentos y Mapas
8. Sala Caribe
9. Sala de Referencia
10. Circulación
11. Ciencias Sociales
12. Derecho
43
43
Reasons for visiting the libraries mentioned above:
1. To do research
2. To photocopy material
3. To find material on reserve
4. To write, or read
5. To study
A summary of the services and resources used by students that visit Lázaro libraries
and their opinions and recommendations are presented on table 19.
Table 19
Lázaro’s Users Focus Group #1 Services and Resources
Services and resources used
Opinions and Recommendations
Librarian consultation – Reference service
• Need to show love for service.
Book loans • Books are not correctly classified. • Books are sometimes severely damaged or a simply not
available. • Sometimes the book is not available; it is only available
through reserve service. Interlibrary loans • It is the only office that works fine.
• Not well known by students in general International Interlibrary loans
• Not well known by students. Not frequently used.
Reserve service • No problem in those service. Distance education • They understand that this is related to blackboard.
• They complaint tat the system is usually down. Not reliable
• They also mentioned VNET an indicated that it was horrible.
Meeting rooms • Meeting rooms are needed. Handicap accessibility • Some elevators needed for handicap people. Computers • Computers are in bad shape or obsolete.
• Standard offering of programs in all computers is needed.
• More computers are needed per student Micro text readers • This is a disaster. They never work.
• There are many, but many do not work. • If you need to make a photocopy of the materials is
bureaucratic process needs to be corrected. • Personnel available do not know how to operate the
44
44
machines.
Workshops • Workshops on how to search for information are very much needed. They should be offer on a continuous basis.
• One student mentioned that he received a tour not a workshop.
• The tour has mainly informative. Image digitization El Mundo • Only one student has used it. It has been a good
experience. Photocopy service • Pretty bad service, no paper, There is no service during
vacations. • More photocopies are needed • Copy machines are usually damaged. • He service is pretty expensive (ten cents per copy)
Online catalog • Needs to be updated and correctly classified. Remote access • The problem is when the system is down. Library’s web page • Sometimes we need assistance to navigate the page.
Opinion on operation hours: The library should be open earlier and close later.
Opinion on library’s physical facilities:
1. Water filtration problems
2. Restrooms are in bad shape
3. Too cold
4. Schools should be taken out of the library.
5. Meeting rooms are very much needed.
6. Security cameras to protect from robbery
Opinion on exhibition facilities:
The exhibitions looked improvised, why in the ally.
Conferences should be kept in enclosed areas.
Library’s main purpose should be:
1. To provide help to students
2. To provide information to students
3. To educate
4. To guide students in their information and research needs
45
45
5. To promote research
6. To promote a study environment
Lázaro’s libraries strengths and weaknesses are summarized in the following table:
Table 20 Lázaro’s Libraries – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses 1. Printing availability of materials 1. Not much guidance 2. Spaciousness 2. Robbery issues with books 3. Operational hours at Lázaro’s and
Business Administration 3. Old books need to be microfilmed
4. Solemnity and Quietness of Colección Puertorriqueña and Law School Library
4. Book donation acceptance should not be based on curricula.
5. Information and resources available at Colección Puertorriqueña
5. More space is needed
6. Cubicles for independent study at Lázaro 6. Too noisy. Even librarians are always talking 7. Rapid classification of materials in a digital form. 8. More qualified personnel needed 9. Books and materials not correctly classified in
on-line catalog 10. Librarians should be better trained for service 11. Books are too deteriorated 12. Computers are in pretty bad shape
The ideal library coincided with the group expression on what the y defined as the main
purpose of a library.
Lázaro’s Users – Focus Group #2
This group was comprised of students from different schools. They were contacted with
the assistance of Lázaro’s librarians.
The libraries most frequently visited by this group are:
1. Centro de Investigaciones Históricas
2. Seminario de Bellas Artes
3. Colecciones Puertorriqueñas
4. Centro de digitization – El Mundo
46
46
5. Sala de Referencia
6. Sala de Revistas
7. Seminarios de Humanidades
8. Architecture library
9. Computer center
10. Sala de Impedidos
11. Library’s on-line catalog and databases
The reasons for visiting these libraries are:
1. To do research
2. To study by themselves
3. For group meetings
4. Hours of operation compatible with their schedule
5. Less noisy libraries
6. Comfortability
7. Near to school area
8. Availability of cubicles for independent study
9. Library provides information for their research
A summary of the services and resources used by students that visit Lázaro libraries
and their opinions and recommendations are presented on table ____
Table 21 Lázaro’s Users Focus Group #2 - Services and Resources
Services and Resources used
Opinions and Recommendations
Librarian consultation – Reference service
• Some people providing this service are not knowledgeable • Sometimes is better to find it by yourself
Book loans • Lázaro’s circulation service is the worst service of all. • In Colecciones puertorriqueña is excellent • The basis problem with book loans is that the books are
usually not available or the newer editions are not available.
Interlibrary loans • This service is pretty good. The material s is usually obtained in two or three weeks. The personnel call you.
• The service is slow due to lack of personnel for book pickup at the postal station
International Interlibrary • This service is pretty deficient
47
47
loans Reserve service • This service is pretty deficient.
• You request a material and it is usually not available. • Is not reliable. • Many professors opt to take the materials to other places
like Best Copy and Copies Unlimited. Distance education • Students understood that this was related to blackboard.
They ex-press that they love this way of professors providing information to students.
Meeting rooms • They like the opportunity of having meeting rooms for discussions.
• They would like to have those rooms at some specialized salas.
Handicap accessibility • The handicap room at Lázaro provides complete service to the handicap. But the services at other libraries and in other rooms at Lázaro are uncomfortable for people with disabilities.
Computers • More up-to date computers are needed in Lázaro. • Half an hour for information search is not enough time. • The are to many computers damage that need to be repair. • Computer maintenance is required in a timely and faster
manner. • It has been easier for me to access information in a library
in New York than to access that information here at the library in Puerto Rico.
Micro text readers • More micro-text readers are needed at least in Colecciones Puertorriqueñas.
• Microtext readers need appropriate maintenance. • Newer equipment is needed.
Workshops • Workshops on how to do information search should be given to every student.
• Those who have taken the workshops indicated that they were very good and enriching for their academic life.
• Professor should required participation in these workshops, or should be given as part of the orientation service for “prepas”.
Image digitization El Mundo
• The service is pretty good. • The problem is with the payment process. You as students
have to travel to many dependencies to finally get the material needed.
Photographic laboratory service
• Not well known. • One person mentioned that the offered an exposition of old
photographs. Photocopy service • Equipment maintenance is needed.
• There are not may copy machines or not available at all. The photocopy system should be same across all libraries.
48
48
Online catalog • Needs to be updated. • You think you will have 20 books for your research and
may are lost or have been loaned already. • Some information is not correctly classified. • Some personnel tell you that the book is lost. But others
make an extra effort and they get it for you. Remote access • Everybody uses it, and recommends it. Bibliographic data bases • Needs to be up-dated. Library’s web page • It is good.
Opinion on operational hours: A research university requires a 24/7 offering. The
operations hours should be extended.
Opinion on library’s physical facilities:
1. There is always a problem with air conditioning system. It is usually too cold.
2. The cleanliness of tables and restrooms required special attention.
3. Tables are uncomfortable.
4. The General Room at Lázaro is too noisy
5. The photocopy machines are noisy.
6. More tables are needed.
7. More electric receptacles for computers are needed
8. More cubicles for independent study with electric receptacles are needed.
9. Photocopy areas should be place apart from study areas.
Opinion on exhibition facilities:
1. I have seen nice exhibitions
2. There should be a program of what will be exhibited
3. Other libraries should have exhibitions.
Definition of library’s main purpose:
1. Promote research
2. Provide information access
3. Educate
4. Provide resources to handicap people
49
49
Lázaro’s libraries strengths and weaknesses are summarized in the following table:
Table 22 Lázaro’s libraries – Strengths and Weaknesses
Strengths Weaknesses 1. Librarians’ availability to help 1. Air conditioning – Too cold 2. The personnel at Colecciones
Puertorriqueñas , Sala Caribe and Handicap room are excellent
2. Filtrations
3. Great customer service 3. Chewing gums under the tables 4. Uncomfortable tables 5. Too noisy. Students are responsible for this
problem. Students with their cell phones and with their ipods
6. Better illumination at all areas
The ideal library requires the following:
1. More institutional funding
2. An up-to-date system
3. Resources available
4. Extended operational hours. At least Lázaro should provide service 24/7.
5. More handicap services
6. Cafeteria service.
7. Meeting groups
50
50
PPROFESSORSROFESSORS’ S’ SURVEY URVEY FF INDINGSINDINGS
Professors’ School/College Eighty-eight professors participated in the research. Professors’ school affiliations are
summarized in Table 23.
Table 23 Professors’ School College/Affiliation
School Frequency Percent
Business Administration 13 14.8
Social Sciences 13 14.8
General Studies 12 13.6
Graduate School of Planning 5 5.7
Graduate School of Sciences and Technology 5 5.7
Education 11 12.5
Communication 6 6.8
Humanities 9 10.2
Natural Sciences 10 11.4
Music 4 4.5
Total 88 100.0
How Professors’ Access Library Services? The majority of the professors interviewed indicated that they access library services
personally and via Internet. (Please refer to Table 24)
Table 24 Professors’ Access to Library
How do you access library resources? Frequency Percent
personally 23 26.1
via internet 19 21.6
both ways 46 52.3
Total 88 100.0
51
51
Libraries Most Frequently Visited Library’s most frequently visited by professors are summarized in Table 25.
Table 25
Libraries most frequently visited by Professors
Most frequently visited library Frequency Percent
BUSINESS ADMINISTRATION 10 11.4
PUBLIC ADMINISTRATION 1 1.1
MONSERRATE SANTANA 6 6.8
GERARDO SELLES 12 13.6
MUSIC 4 4.5
LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 3 3.4
SOCIAL SCIENCE RESERVE 2 2.3
COMMUNICATION 7 8.0
ANGEL QUINTERO 5 5.7
PLANNING SCHOOL 6 6.8
NESTOR RODRIGUEZ 9 10.2
REFERENCE LAZARO 6 6.8
CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 2 2.3
PUERTORRICAN COLLECTION 8 9.1
ART COLLECTION 1 1.1
CIRCULATION LAZARO 2 2.3
ZENOBIA JUAN RAMON 1 1.1
DERECHO 2 2.3
NINGUNA 1 1.1
TOTAL 88 100.0
52
52
Frequency of library visits
The majority of the professors visit libraries several times during the semester (31%)
and (27%) more than once a week (27%). (Table 26)
Table 26
Frequency of Library Visits
Frequency of library visits Frequency Percent more than once a week 24 27.3 once a week 13 14.8 more than once a month 20 22.7 several times during the semester 27 30.7 once a year 2 2.3 Never 2 2.3 Total 88 100.0
Library Visit Purpose
The main reason given by professors to visit libraries were to find information for their
research (35%), to put material in the reserve area (19%), to consult the librarian (10%),
and to obtain materials (9%).
The following table presents a weighted average analysis for the reasons given by
professors to visit a library. Three points were assigned for purpose #1, two pints were
assigned for reason #2 and one point was assigned to purpose #3. The analysis
provides the following information:
1. Main services requested by professors
2. Number of professors that request a service
3. Level of importance of those services.
The main reason given by professors to visit a library is to find information for their
research. Forty-nine professors gave this answer and it’s weighted average is 1.40.
53
53
Table 27 Weighted Average Analysis – Library Visit Purpose
Purpose 1st 2nd 3rd
Total
persons Weighted average
To consult the librarian 9 8 9 26 .598 To study 7 9 6 22 .517 For research 31 11 7 49 1.40 To access the Internet 1 2 3 6 .115 To access the data bases 8 7 2 17 .46 To obtain informative material 8 12 5 25 .609 To put material in the reserve area 17 14 7 38 .989 To request a seminar 1 5 9 15 .253 Read newspaper 1 0 0 1 .034 Look for references 2 1 0 3 .092 Interdisciplinary services 1 0 0 1 .034 To work 1 0 0 1 .034 To visit an exhibition and/or activities 0 5 9 14 .218 Look for music 0 1 0 1 .023 To look for books and articles 0 1 0 1 023
Satisfaction with Library Services and Resources
Professors are more satisfied with librarian consultation service, customer service, book
loans service, on-line catalog service, illumination, workshops, library’s system
webpage, and bibliographic databases.
Professors are least satisfied with photocopy service, microtext readers, meeting rooms’
areas, electronic books, library information resources, physical facilities and computers.
Table 28 presents a weighted average analysis for professors’ level of satisfaction with
library’s services and resources. The weighted average analysis considered the
number of persons that evaluated a service and assigned a value of 1 to very satisfied
and a value of 5 to very unsatisfied.
54
54
Table 28 Weighted Average Analysis Professors’ Level of Satisfaction with Library’s
Services and Resources
The following diagram summarizes professors’ level of satisfaction with library’s
resources and services (See figure 1).
Level of satisfaction Total responses
Not Known or Not Used
No response Weighted Average (among those who
answer) Librarian consultation 81 5 2 1.64 Book loans 78 10 0 1.79 Library’s information resources 82 4 2 2.59 Interlibrary loans 55 28 5 2.11 International Interlibrary loans 44 37 7 2.02 Reserve service 75 11 2 2.07 Physical facilities 84 2 2 2.55 Distance education 32 51 5 3.00 Working environment 81 5 2 2.31 Meeting rooms 60 19 9 2.65 Illumination 81 4 3 1.94 Temperature 83 3 2 2.28 Cleanliness 82 4 2 2.06 Handicap accessibility 59 27 2 2.29 Resources availability 77 6 5 2.32 Computers 70 15 3 2.53 Micro text readers 42 35 11 2.74 Workshops 63 18 7 1.95 Image digitization El Mundo 38 45 5 2.16 Photographic laboratory service 26 57 5 2.65 Photocopy service 61 21 6 2.93 Online catalog 69 13 6 1.84 Bibliographic data bases 69 11 8 2.01 Electronic Journals 68 14 6 2.12 Electronic books 53 27 8 2.60 Operations hours 77 8 3 2.52 Library’s web page 63 20 5 2.03 Library’s system web page 65 15 8 1.98 Customer service 81 5 2 1.73 Overall satisfaction 79 9 0 2.10
55
55
Figure 1 Satisfaction Diagram
56
56
Professors’ level of satisfaction with library services and resources by Most Frequently
Visited Library are summarized in the following Crosstab Tables:
Table A Satisfaction with Librarian Consultation Service by most Frequently Visited Library
Most frequently visited very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 4 5 0 0 0 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 5 1 0 0 0 GERARDO SELLES 5 6 0 0 0 MUSIC 3 0 0 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 1 0 0 COMMUNICATION 5 0 1 0 0 ANGEL QUINTERO 1 3 1 0 0 PLANNING SCHOOL 4 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 4 1 0 0 REFERENCE LAZARO 2 3 0 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 2 0 0 ART COLLECTION 1 0 0 0 0 CIRCULATION LAZ ARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 1 0 0 0 DERECHO 1 0 1 0 0
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57
Table B Satisfaction with Book Loan Service by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 3 2 2 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 2 3 0 1 0 GERARDO SELLES 5 6 0 0 0 MUSIC 2 1 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 1 0 0 COMMUNICATION 5 1 0 0 0 ANGEL QUINTERO 2 1 1 1 0 PLANNING SCHOOL 1 3 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 6 1 0 0 REFERENCE LAZARO 3 2 0 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 1 0 1 ART COLLECTION 1 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 1 0 0 0 0 DERECHO 1 1 0 0 0
Table C Satisfaction with Library’s Information Resources
by Most Frequently Visited Library very
satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 3 3 3 0 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 2 0 1 0 GERARDO SELLES 2 5 2 1 1 MUSIC 1 0 0 1 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 1 0 COMMUNICATION 3 3 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 1 2 1 1 PLANNING SCHOOL 0 2 1 3 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 0 2 1 REFERENCE LAZARO 0 1 4 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 1 2 2 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 1 0
58
58
Table D Satisfaction with Library’s Reserve Service by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 2 5 0 0 1 PUBLIC ADMINISTRATION 1 0 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 1 2 0 0 GERARDO SELLES 3 6 0 0 0 MUSIC 2 0 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 0 1 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 5 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 1 2 1 0 1 PLANNING SCHOOL 2 2 0 1 1 NESTOR RODRIGUEZ 3 4 0 1 0 REFERENCE LAZARO 1 0 3 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 1 0 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 0 1 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 1 0 0
Table E
Satisfaction with Library’s Physical Facilities by the Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 1 5 2 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 0 1 0 MONSERRATE SANTANA 2 2 0 1 1 GERARDO SELLES 2 5 4 0 0 MUSIC 1 0 2 1 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 1 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 1 0 0 COMMUNICATION 1 0 1 5 0 ANGEL QUINTERO 0 1 2 0 2 PLANNING SCHOOL 5 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 4 5 0 0 0 REFERENCE LAZARO 0 2 4 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 4 0 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 1 1 0 0
59
59
Table F Satisfaction with Library’s Working and Study Environment
by Most Frequently Visited Library very
satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 2 3 1 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 1 0 0 MONSERRATE SANTANA 2 1 2 1 0 GERARDO SELLES 7 3 1 0 0 MUSIC 1 2 0 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 0 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 0 1 3 3 0 ANGEL QUINTERO 1 0 2 0 1 PLANNING SCHOOL 2 3 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 4 2 0 0 REFERENCE LAZARO 0 2 2 1 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 2 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 2 0 0 0
Table G Satisfaction with Library’s Meeting Rooms by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 0 4 1 2 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 0 1 0 MONSERRATE SANTANA 2 2 1 0 0 GERARDO SELLES 1 4 0 5 0 MUSIC 1 0 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 0 1 0 0 1 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 0 3 1 2 0 ANGEL QUINTERO 1 1 2 0 0 PLANNING SCHOOL 3 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 2 2 0 0 REFERENCE LAZARO 0 0 1 2 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 0 0 0 0
PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 1 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 0 0 0 1 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 0 0 DERECHO 0 1 0 0 0
60
60
Table H Satisfaction with Library’s Illumination by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 6 3 0 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 2 1 0 0 GERARDO SELLES 4 4 1 1 0 MUSIC 1 1 1 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 1 1 0 0 0 COMMUNICATION 2 4 0 1 0 ANGEL QUINTERO 1 3 0 0 0 PLANNING SCHOOL 5 1 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 4 5 0 0 0 REFERENCE LAZARO 1 1 3 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0
PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 1 1 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 2 0 0 0
Table I
Satisfaction with Library’s Temperature by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 4 4 2 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 1 3 0 2 0 GERARDO SELLES 2 8 1 0 0 MUSIC 1 1 2 0 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 1 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 1 1 0 0 0 COMMUNICATION 1 4 0 2 0 ANGEL QUINTERO 0 4 0 0 0 PLANNING SCHOOL 4 2 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 5 1 0 0 REFERENCE LAZARO 1 2 2 1 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 1 0 0 1 PUERTORRICAN COLLECTION 0 3 1 3 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 0 0 DERECHO 0 1 1 0 0
61
61
Table J Satisfaction with Library’s Cleanliness by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 2 4 3 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 2 3 0 0 0 GERARDO SELLES 3 5 1 1 1 MUSIC 1 2 0 1 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 0 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 1 1 0 0 0 COMMUNICATION 4 2 1 0 0 ANGEL QUINTERO 1 3 0 0 0 PLANNING SCHOOL 4 2 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 3 5 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 0 2 2 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 1 1 0 ART COLLECTION 0 0 0 0 1 CIRCULATION LAZARO 1 1 0 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 1 0 0 0 DERECHO 0 2 0 0 0
Table K
Satisfaction with Library’s Handicap Accessibility by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 1 3 3 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 0 2 2 1 0 GERARDO SELLES 2 5 1 0 1 MUSIC 0 0 1 0 2 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 3 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 2 0 0 0 PLANNING SCHOOL 3 0 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 3 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 4 1 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 1 1 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 1 0 0 1
62
62
Table L Satisfaction with Library’s Resources Availability
by Most Frequently Visited Library very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 1 3 3 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 0 2 2 1 0 GERARDO SELLES 2 5 1 0 1 MUSIC 0 0 1 0 2 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 3 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 2 0 0 0 PLANNING SCHOOL 3 0 0 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 3 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 4 1 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 1 1 0 0 ART COLLECTION 0 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 1 0 0 DERECHO 0 1 0 0 1
Table M Satisfaction with Library’s Computers by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 4 2 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 0 4 1 1 0 GERARDO SELLES 1 5 0 1 1 MUSIC 0 0 2 2 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 2 2 0 0 0 ANGEL QUINTERO 0 1 2 1 0 PLANNING SCHOOL 0 2 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 3 0 0 REFERENCE LAZARO 0 1 1 3 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 0 2 2 1 1 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 0 1
63
63
Table N Satisfaction with Library’s Workshops by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 6 2 1 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 1 0 0 0 MONSERRATE SANTANA 3 2 0 0 0 GERARDO SELLES 2 5 2 0 0 MUSIC 0 0 0 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 2 1 0 0 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 2 0 0 0 COMMUNICATION 1 4 0 1 0 ANGEL QUINTERO 1 2 0 0 0 PLANNING SCHOOL 0 1 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 1 0 0 REFERENCE LAZARO 2 2 1 0 0 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 0 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 0 0 0 ART COLLECTION 1 0 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 1 0 0 ZENOBIA JUAN RAMON 1 0 0 0 0 DERECHO 0 1 0 0 0
Table O
Satisfaction with Library’s Photocopy Services by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 0 1 2 4 1 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 1 0 0 MONSERRATE SANTANA 1 0 2 1 1 GERARDO SELLES 1 4 1 1 1 MUSIC 0 2 0 1 0 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 1 0 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 1 0 COMMUNICATION 0 2 3 1 0 ANGEL QUINTERO 0 3 0 0 1 PLANNING SCHOOL 0 0 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 1 3 0 0 0 REFERENCE LAZARO 0 0 3 0 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 1 1 0 0 0 PUERTORRICAN COLLECTION 1 0 2 3 0 ART COLLECTION 0 1 0 0 0 CIRCULATION LAZARO 0 0 0 1 0 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 0 1
64
64
Table P Satisfaction with Library’s Operation Hours by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied BUSINESS ADMINISTRATION 1 7 0 2 0 PUBLIC ADMINISTRATION 0 0 1 0 0 MONSERRATE SANTANA 1 1 1 2 0 GERARDO SELLES 2 7 1 1 0 MUSIC 1 1 1 0 1 LIBRARY SCIENCE AND INFORMATION 0 2 0 1 0 SOCIAL SCIENCE RESERVE 0 1 0 0 0 COMMUNICATION 2 3 0 1 0 ANGEL QUINTERO 0 0 2 1 1 PLANNING SCHOOL 0 3 1 0 0 NESTOR RODRIGUEZ 2 4 1 0 0 REFERENCE LAZARO 0 1 3 0 1 CARIBBEAN AND LATINAMERICAN STUDIES 0 1 0 1 0 PUERTORRICAN COLLECTION 2 3 2 1 0 ART COLLECTION 0 0 0 1 0 CIRCULATION LAZARO 1 0 0 0 1 ZENOBIA JUAN RAMON 0 0 0 1 0 DERECHO 0 1 0 0 1
Table Q
Satisfaction with Library’s Personnel Customer Service by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied business administration 5 3 2 0 public administration 1 0 0 0 monserrate santana 2 4 0 0 gerardo selles 4 3 1 1 music 1 2 0 1 library science and information 1 1 1 0 social science reserve 0 2 0 0 communication 6 1 0 0 angel quintero 1 2 0 1 planning school 5 0 0 0 nestor rodriguez 5 4 0 0 reference Lazaro 2 2 1 1 caribbean and latinamerican studies 1 0 0 0 puertorrican collection 2 5 0 1 art collection 0 1 0 0 circulation lazaro 1 1 0 0 zenobia juan ramon 0 1 0 0 derecho 0 2 0 0
65
65
Table R Library’s Overall Level of Satisfacion by Most Frequently Visited Library
very satisfied satisfied neutral not satisfied very unsatisfied
business administration 1 8 1 0 0 public administration 0 1 0 0 0 monserrate santana 1 5 0 0 0 gerardo selles 4 4 0 1 1 music 0 3 0 1 0 library science and information 2 0 0 1 0 social science reserve 0 2 0 0 0 communication 1 3 1 0 0 angel quintero 0 3 0 0 0 planning school 2 2 0 0 0 nestor rodriguez 2 5 1 1 0 reference Lazaro 1 2 3 0 0 caribbean and latinamerican studies 1 1 0 0 0 puertorrican collection 1 3 3 0 1 art collection 0 1 0 0 0 circulation lazaro 1 0 1 0 0 zenobia juan ramon 0 1 0 0 0 derecho 0 1 1 0 0
Library’s Overall Satisfaction More than half of the Professors’ are satisfied with the library they visit most frequently
(see Table )
More than half of the Professors’ are satisfied with the most frequently visited library.
The Level of satisfaction varies by professor tenure track position. (see Tables 29-31)
Table 29 Overall Level of Satisfaction
Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction Frequency Percent very satisfied 17 19.3 satisfied 45 51.1 neutral 11 12.5 not satisfied 4 4.5 very unsatisfied 2 2.3 n/a 9 10.2 Total 88 100.0
66
66
Table 30 Crosstable Overall Level of Satisfaction by Tenure Track Position
Table 31 Professors Tenure Track Position and Level of Satisfaction (Mean Value)
Professor’s Participation in Updating Materials Almost half of the professors (43%) interviewed indicated that they do not participate in
updating library materials. Thirty percent (30%) indicated that they provide
recommendations for new materials and 15% participate in library committees. (Table
32)
Tenure track position Mean
Professor 2.1500
Assistant professor 2.5000
Associate professor 3.6000
Instructor 1.7000
Total 2.5000
Level of satisfaction – Library’s overall satisfaction * Tenure track position Crosstabulation Professor
Assistant
professor
Associate
professor Instructor
very satisfied 10 1 2 4 17
satisfied 22 12 6 5 45
neutral 5 3 2 1 11
not satisfied 0 0 4 0 4
very unsatisfied 1 1 0 0 2
67
67
Table 32 Professors’ Participation in Updating Materials
Professor’s participation in updating library materials Frequency Percent Committee participation 13 14.8 Provide recommendations for new material acquisition 27 30.7 Resource donations 5 5.7 evaluation existing collections 4 4.5 Other 1 1.1 Do not participate 38 43.2 Total 88 100.0
Professor’s Promotion of Library Resource Usage More than half of the professors (56%) interviewed indicated that they ALWAYS
promote the use of library resources among students. (Table 33)
Table 33
Professors’ Promotion of Library Resources
Professor’s promotion of library resources usage amongst students Frequency Percent always 49 55.7 frequently 20 22.7 sometimes 13 14.8 never 5 5.7
68
68
Professors’ Definition of Information Skills Most professors define information skills as ability to do information search in their study
area and as technical language proficiency and participation and access to knowledge.
Other definitions are the following:
• Technical language proficiency and skills
• Hability to search for information
• Computer savvy
• Teach students how to use on line resources
• Knowled of services provided or available
• Research and present research findings
• Management of resources available
• Participation and access to knwoledge
• Methods use to improve communication
• To obtain information though the web
• Ability to transmit data creatively
• Ability to search throught on line catalog or data bases
• Know what and where to search
• Information competence
• Bibliographic research skills
• Ability to acess information in libraries
• How to obtain information in libraries
• Does not know what it is
69
69
Professors’ Request for Librarian Help in the Development of
Information Skills A considerable number of professors (39.8%) frequently request librarian help for the
development of information skills. (see Table 34)
Table 34
Professors’ Request for Librarian Help for the Development of Information Skills
Professor’s request for librarian help for the development of information skills Frequency Percent always 18 20.5 frequently 35 39.8 sometimes 9 10.2 never 23 26.1 blank 3 3.4 Total 88 100.0
How Do You Learn of Library Services, Resources, and Activities? Professors usually learn about library services, resources and activities through
electronic communication (25%) and through librarians (21.6%). (See Table 35)
Table 35
How Professors Learn of Library Services, Resources, and Activities?
How do you learn of library services, resources and activities? Frequency Percent librarian 19 21.6 billboards 5 5.7 e mails 22 25.0 flyers 6 6.8 UPR letters 2 2.3 regular mail 2 2.3 faculty meetings 2 2.3 web pages 2 2.3 personnel and written material 16 18.2 internet and web 1 1.1 by chance 1 1.1 not specified 2 2.3 department chair 2 2.3 all of the above 1 1.1 study at the library 1 1.1 blank 4 4.5 Total 88 100.0
70
70
Professor’s Satisfaction with Librarians Communication
More than half of the professors interviewed (56.8%) are satisfied with the level of
communication between librarian’s and faculty.
Recommendations and Suggestions from Participants Professors’ recommendations are summarized in the list below. The most frequently
mentioned recommendations were rapid actualization, extended operational hours,
financial resources needed, and improvement of physical facilities.
List of Recommendations
• Extended operational hours • Food availabilty and security • Keep all libraries as part of the library system • More musical scores • Greater access to graduate students • Rapid update • Financial resources needed • Improvement of physical facilities • Better space layout • Higher number of personnel to provide library workshops • Rapid posting of reserve material • Access to electronic material • Assurance of return documents in good conditions • Customers service attitude • Accessibility to the public in the selection of books • More personnel needed • Faster processing of interlibrary loans • Availabilty of a higher number of peer review journals • Increase number of journals in digital format
Professors Characteristics The majority of the professors interviewed were full professors (45.5%), males (55.5%), have
earned a doctoral degree (73.9%), and teach at undergraduate level (55.7%). Tables 36-39
summarized professors’ demographic characteristics.
