BAB 1 PENDAHULUAN

1.1

LATAR BELAKANG Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat

pada saat ini, menjadi sorotan penting dalam dunia global, hal ini disebabkan oleh kebutuhan personal maupun perusahaan terhadap suatu informasi dan komunikasi yang tepat, jelas serta akurat. Sistem komunikasi sebagai salah satu sarana bentuk perkembangan

teknologi komputer yang digunakan untuk mendapatkan informasi dan aplikasi. Penggunaan sistem komunikasi mulai meyebar luas seiring perkembangan yang begitu pesat dalam bidang teknologi dan informasi. PT. Arun NGL yang berada di Lhokseumawe, merupakan salah satu bukti kemajuan teknologi saat ini yang berkembang pada dunia industri khususnya. PT. Arun NGL merupakan salah satu perusahaan nasional berskala internasional selalu bertekad untuk merespon terhadap segala kemajuan teknologi yang ada. Termasuk di dalamnya dalam bidang IT (Information Technology). PT. Arun NGL menggunakan sistem komunikasi yang komplek, berupa komunikasi suara, data dan gambar. Proses komunikasi tersebut membutuhkan infrastuktur jaringan yang tepat. Dengan infrastruktur jaringan yang tepat, diharapkan jaringan yang terbentuk memiliki tingkat reliabilitas tinggi yang stabil dengan pengalokasian bandwith yang efisien. Dalam mengolah informasi dengan menggunakan fasilitas internet PT. Arun menggunakan fitur yang ada seperti E-mail, website, telecoference dan lainnya. Fitur tersebut berperan aktif dalam komunikasi data untuk menjalin kerja1

sama dengan pihak lain yang menggunakan produk dari PT. Arun NGL yang berupa gas alam cair. Agar terciptanya kerja sama tersebut membutuhkan komunikasi yang bersifat dua arah salah satunya e-mail. Dalam hal ini, PT. Arun NGL memilih menggunakan produk IBM Lotus Domino pada email sistem di perusahaan tersebut. Hal ini dikarenakan dengan menggunakan produk IBM Lotus Domino akan lebih efisien dan lebih terjamin keamanan dari segi pemanfaatannya. Penggunaan email sistem di PT. Arun NGL terbagi atas email server dengan menggunakan Domino sebagai penghubung antara PT. Arun NGL yang berada di lhokseumawe dengan kantor pusat PT. Arun NGL yang berada di Jakarta, dan email Client dengan menggunakan Lotus Notes sebagai sarana komunikasi secara real-time antar karyawan pada intranet PT. Arun NGL. Dengan adanya sistem komunikasi ini, perusahaan akan mendapatkan kemudahan dalam hal komunikasi karena dapat melakukan secara real- time dan dapat diproses dalam waktu relatif singkat.

1.2

BATASAN MASALAH Untuk menghindari pembahasan yang meluas, maka penulis akan

membatasi pembahasan laporan kerja praktek ini dengan hal-hal sebagai berikut: 1. Membahas tentang e-mail sever dan e-mail client serta penggunaanya pada perusahaan. 2. Membahas tentang implementasi Lotus Domino sebagai e-mail sistem dalam mendukung kinerja para karyawan di PT. Arun NGL.

2

1.3

TUJUAN KERJA PRAKTEK Dalam penulisan laporan kerja praktek, penulis memiliki beberapa tujuan

yang hendak dicapai yaitu : 1. Memenuhi salah satu mata kuliah Kerja Praktek di Jurusan Teknik Elektro Universitas Syiah Kuala. 2. Memahami tentang implementasi Lotus Domino sebagai e-mail sistem di PT. Arun NGL 3. Mendalami ilmu yang diperoleh diperkuliahan dengan kondisi nyata dalam dunia kerja.

1.4

METODE PENULISAN Metode-metode yang digunakan dalam penulisan laporan kerja praktek

ini adalah sebagai berikut: 1. Metode Studi Literatur Yaitu metode dengan cara membaca teori-teori dari buku ataupun artikel internet dan referensi lain yang berhubungan dengan e-mail sistem dengan domino lotus. 2. Metode Observasi (Pengamatan) Yaitu metode pengumpulan data melaui pengamatan langsung kelapangan baik pengamatan fisik (alat-alat yang digunakan) maupun konsep (cara kerja dari alat yang dipakai). 3. Metode Interview (Wawancara) Pengumpulan data dengan cara wawancara (bertanya) langsung dengan berbagai pihak yang bertanggung jawab pada lapangan.

3

1.5

SISTEMATIKA PENULISAN BAB I PENDAHULUAN

Bagian pendahuluan berisi gambaran umum yang berhubungan dengan Kerja Praktek yang meliputi latar belakang, batasan masalah, tujuan dan manfaat kerja praktek, metodologi dan sistematika penulisan laporan Kerja Praktek.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

Berisi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahahaan serta produksi yang dihasilkan. BAB III DASAR TEORI

Bagian ini memuat tentang landasan teori yang berhubungan dengan masalah yang dipelajari. Meliputi konsep-konsep dasar dan teori penunjang. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Bagian ini berisi mengenai hasil-hasil yang diperoleh dari kerja praktek dan pembahasannya. BAB V PENUTUP

Bagian ini berisikan kesimpulan dan saran-saran. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

4

BAB 2 TINJAUAN UMUM PT ARUN NGL

2.1 2.1.1

URAIAN UMUM Sejarah Singkat PT Arun NGL Pada tahun 1971 Mobil Oil Inc. menemukan sumur pertama cadangan

gas alam di sebuah desa kecil bernama Arun di Kecamatan Syamtalira yang berlokasi kurang 30 km sebelah timur kota Lhokseumawe. Dari penemuan ini lah, nama desa ini diabadikan sebagai nama kilang gas alam cair yang dikenal oleh dunia internasional sebagai PT Arun NGL. Lokasi dari pengilangan gas alam PT Arun NGL dapat dlihat pada gambar 2.1 di bawah ini :

Gambar 2.1 Lokasi kilang PT Arun NGL

Pada saat ini

diperkirakan cadangan

gas alam

Arun dapat

mensuplai 6 train plant LNG untuk 20 tahun. Kemampuan ini PERTAMINA dan Mobil Oil Indonesia Inc. mulai mengembangkan program produksi,

pencairan, pengiriman dan penjualan LNG dari lapangan Arun dan dengan5

menggunakan

sistem perusahaan Persero, dengan sistem pembagian saham

operasi sebagai berikut : 1. Pertamina 2. Mobil Oil Indonesia Inc 3. Japan Indonesia LNG Company (JILCO) 55% 30% 15%

Tetapi dengan perjanjian, semua aset yang dimiliki PT Arun LNG adalah merupakan milik Pertamina. Kilang LNG Arun meliputi daerah seluas 271 ha, terletak di daerah Blang Lancang Lhokseumawe. Dan berjarak 30 km dari ladang gas Arun di Lhoksukon. Ladang gas alam ini terletak di daerah blok B dan cadangan gas alamnya berada di celah-celah batu kapur pada kedalaman 2885 m, dengan luas area 18,5 x 5 km2 dengan ketebalan kandungan alam ini rata-rata adalah 150 m, sedangkan tekanannya sebesar 499 kg/cm2 dengan suhu 177oC. Cadangan gas alam yang terkandung di dalam reservoir ini diperkirakan sebanyak 17 Trilyun ft3 yang akan diproses atau dialirkan pada 6 train pencairan gas alam selama 20 tahun paling sedikit, dengan luas area 92,5 km area ini dibagi menjadi 4 stasiun pengumpul yang disebut kluster, hidrokarbon tersebut dapat dipisahkan menjadi kondensat dan gas yang dialirkan ke sentral pemipaan, baru kemudian dialirkan ke pabrik pencairan gas alam point B. Gas dan

kondensat dipisahkan di ladang Arun dan gas-gas tersebut dialirkan melalui pipa 20 dikirim ke kilang LNG sejauh 31 km.

2.2 2.2.1

PROFIL ICT DI PT. ARUN NGL Sejarah ICT Sejak awal dibangun, PT. Arun telah melakukan pengolahan data secara

elektronik. Sistem yang digunakan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi. Perubahan-perubahan ini dilakukan untuk memajukan perusahaan. Sistem-sistem baru yang lebih canggih memberikan efisiensi yang6

lebih baik dari sistem sebelumnya sehingga lebih menguntungkan. Sampai sekarang (2009) PT. Arun LNG telah melakukan beberapa perubahan pada sistemnya. Perubahan juga terjadi pada aplikasi sistem yang digunakan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan guna meminimalisir komponen-komponen kinerja dengan tujuan menghasilkan output yang lebih efisien. Berikut merupakan perubahan-perubahan yang dialami ICT dari awal hingga sekarang. 1 Electronic Data Processing (EDP). Pada masa ini organisasi ICT tersebar di dua departemen yaitu :. Maintenance department, yang menangani sistim aplikasi a. Ware House (inventory), b. Purchasing (pembelian), c. Plant Maintenance, d. DOR (Daily Operation Report). Finance and Accounting Department, yang menangani sistem applikasi a. General Ledger (Accounting Information System). b. Material Accounting c. HURIS (Human Resouces Information System)

2. SCS Department (System Computer & Support) Pada tahun 1989 PT. Arun EDP yang tersebar di 2 department digabung menjadi 1 department yang kemudian dikenal dengan SCS (System Computer Support). Dengan adanya suatu system yang hanya terdiri dari satu bagian diharapkan mampu bekerja secara lebih

7

maksimal dan lebih efisien dalam hal proses pelaksanaannya. Departemen ini terdiri dari : System Development Section. Bagian ini menangani masalah aplikasi baik yang baru maupun yang lama, mengimplementasikan dan merawat aplikasi tersebut.

Office Automation Section Bagian ini menangani permasalahan network, pembelian dan pemasangan PC pada setiap departemen atau peralatan lainnya.

Operation Section Bagian ini menangani Hardware Computer, backup dan Recovery System.

3. IT (Information Technology) Dengan berubahnya organisasi yang ada di PT Arun NGL, maka SCS Departemen diciutkan menjadi seksi yang dinamakan IT Section. Namun, support IT terhadap seluruh departemen tidak berkurang walaupun terjadi penciutan organisasi. Saat ini IT berada di dalam naungan Divisi II (Plant Operator Support Division), mambawahi tiga subseksi, yaitu : IT Telecommunication IT Operation / Help Desk IT Application

4. ICT (Information Communication and Technology)8

ICT berada dalam naungan Divisi III SAD (Support Administration Development) yang terdiri dari : System Analyst Bagian ini menganalisa system yang berjalan dan bertanggung jawab terhadap setiap permasalahan yang berhubugan dengan system Network Analyst Bagian ini bertangung jawab terhadap setiap permasalahan yang berhubungan dengan jaringan yang ada dalam perusahaan. Basis/Server Officer Bagian ini bertanggung jawab memelihara server, backup dan recovery database dan sistim operasi. Security Analyst Bagian ini menganalisa system keamanan pada aplikasi, jaringan dan server serta setiap permasalahan didalamnya. Telecommunication officer Bagian ini bertugas menangani permasalahan perangkat keras yang khusus seperti computer, X-ray, printer, fax, telex, radio, dan telepon.

9

2.2.2

STRUKTUR ORGANISASI ICT DI PT. ARUN

PD (President Director)

Jakarta

VPD (Vice President Director)

Lhokseumawe

DIVISI I Production

DIVISI II Plant Operation Support

Non Division

Facilities & Security

SPAO

HR (Human Resource)

Audit

Public Relation F & A (Finance and Audit)

ICT

Houshing Maintenence

Security

Facilities and Training

System Analyst

Network Analyst

Security Analyst

Basis / Server Officer

Telecommunication Officer

Radio

Telephone

Comp. Spec

Gambar 2.3 Struktur Organisasi ICT di PT.Arun

10

2.2.2.1 IT Supervisor ICT dipimpin oleh seorang IT Supervisor, yang bertujuan untuk merencanakan dan mengorganisir aktivitas dari Informasi Teknologi,

menggolongkan di (dalam) memelihara perangkat keras dan perangkat lunak komputer, networking, telepon, dan penagihan telepon untuk memastikan ketersediaan jasa teknologi informasi dengan keandalan yang tinggi di dalam perusahaan. IT Supervisor memiliki beberapa tanggung jawab, antara lain : Merencanakan, mengorganisir dan mengawasi aktifitas teknologi informasi dalam pemeliharaan basis dan server, networking, SAP dan analisis sistem lain, software-software komputer dan pemeliharaan hardware, telepon dan tagihannya, memastikan semua aktifitas berjalan semestinya, menyesuaikan dengan standar, dengan

penggunaan sumber daya optimum dalam membuktikan ketersediaan pelayanan IT dengan kehandalan tinggi dalam mendukung bisnis perusahaan. Merencanakan pemeliharaan dan memonitor implementasi komputer dan

aplikasi software dan hardware jaringan dan

memastikan semua program berjalan semestinya, sesuai jadwal dalam meraih perlengkapan dan meminimumkan waktu yang dibutuhkan sistem. Meninjau, menganalisa dan menyarankan penggantian/pembuangan hardware dan software berdasarkan pada standar perusahaan untuk meningkatkan sistem pengiriman IT dalam mendukung bisnis perusahaan. Meninjau, menganalisa, memeriksa setiap pekerjaan, bidang pekerjaan berdasarkan kontrak, membuat penawaran, melaporkan perkembangan tentang aktifitas IT yang telah dilakukan oleh kontraktor luar untuk memastikan semua aktifitas berjalan semestinya dan sesuai standar dan spesifikasi perusahaan .

11

Memudahkan dan menyediakan dukungan untuk fungsi lain dalam mempergunakan sistem teknologi informasi, aplikasi software untuk tujuan khusus dan memastikan sesuai dengan standar perusahaan. Melaksanakan perubahan pengelolaan program dan kerja tim dalam kesatuan, untuk mendukung program yang menciptakan suasana positif dalam bekerja. Mengembangkan dan mengevaluasi kemampuan, performa, dan berkelanjutan dan

mengadakan sistem mentoring bawahan untuk menyesuaikan dengan posisi yang seharusnya.

2.2.2.2 System Analyst Bagian ini bertujuan untuk mengembangkan, memelihara, dan

meningkatkan seluruh sistem aplikasi perusahaan dengan tujuan untuk memastikan pengiriman sistem informasisesuai dengan keinginan user dan sesuai dengan pencapaian standard institusi yang diinginkan. Bagian ini memiliki beberapa tanggung jawab, antara lain : Meneliti teknologi informasi baru yang ditemukan di perusahaan untuk merekomendasikan implementasi. Meneliti area bisnis dari persyaratan pemakai untuk mengidentifikasi spesifikasi yang detail tentang sistem aplikasi untuk diterapkan. Menyiapkan spesifikasi yang diperlukan, seperti laporan analisa area, usulan proyek, sistem komputer, spesifikasi pengujian dan operasi komputer manual. Mengembangkan, memelihara, dan meningkatkan analisa suatu sistem aplikasi, meninjau ulang aplikasi yang didokumentasikan, bantuan online, pemakai yang manual dan mempersiapkan proyek dengan perencanaan yang diterapkan sesuai jadwal. Menerapkan program, mendisain diagram hubungan database

management, memeriksa prosedur pemakai program, mengembangkan dan melatih para pemakai sesuai peraturan pemakaian untuk12

memastikan semua pekerjaan program sesuai standard, dan dapat digunakan dengan baik oleh para pemakai. Menginstal, menguji, dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak yang baru seperti kasus Rancang-Bangun Perangkat lunak computer, perkakas, compiler, aplikasi dan database untuk memastikan semua perangkat lunak bisa diterapkan dan bekerja dengan baik untuk mendukung bisnis perusahaan. Meneliti permasalahan sistem aplikasi, merekomendasikan solusi dan melaksanakan koreksi untuk meningkatkan keandalan sistem.

2.2.2.3 Network Analyst Bagian ini bertujuan untuk menginstal dan memelihara koneksi jaringan dan semua alat komunikasi data, memastikan kehandalan dan keamanan dari data dan penyerahan informasi di dalam perusahaan. Bagian ini memiliki tanggung jawab, antara lain : Meneliti dan mengusulkan implementasi dari teknologi keamanan dan jaringan baru untuk perusahaan. Mengkoordinir pembaharuan perangkat keras dan perangkat lunak jaringan yang terkait, menyiapkan bimbingan atau prosedur

menggunakan jaringan komunikasi data untuk memastikan semua jaringan dan konektivitas diinstall dan dioperasikan dengan baik. Memelihara kemampuan jaringan untuk memastikan keandalan, keselamatan dan keamanan dari data dan fasilitas komunikasi. Meneliti masalah sistem jaringan dan statistik, mencakup penurunan dan kecepatan waktu, merekomendasikan solusi, membuat tindakan korektif dan secara terus-menerus menyediakan peralatan baru untuk meningkatkan kemampuan jaringan dan keandalannya. Menginstal, mengatur, memelihara dan melaksanakan perbaikan jika dibutuhkan dari semua area jaringan yang luas, alat komunikasi, perangkat lunak, pemasangan kabel, dan perlengkapan lain untuk13

memastikan semua sistem sedang beroperasi dengan baik pada perusahaan. Mengembangkan dan memelihara jaringan dan dokumentasi

keamanan, spesifikasi, dan gambar untuk memastikan semua dokumen adalah diperbaharui.

2.2.2.4 Security Analyst Bagian ini bertujuan untuk memelihara sistem keamanan IT untuk jaringan komputer, database, semua aplikasi dan server yang berjalan, memastikan semua akses ke sistem dapat digunakan dan aman dari gangguan internal dan eksternal, tunduk pada kebijaksanaan perusahaan dan peraturan pemerintah. Bagian ini memiliki tanggung jawab, antara lain : Menyediakan keamanan framework, arsitektur dan kebijaksanaan menurut standar yang diakui. Menyediakan petunjuk untuk menerapkan keamanan di hasil akhir seperti infrastruktur, aplikasi, solusi dan sebagainya. Menyediakan dan sistem kendali akses keamanan dan user profile untuk aplikasi utama seperti SAP dan applikasi-aplikasi lain. Menyediakan kualitas dan systems informasi (lS) solusi keamanan hemat biaya Implementasi IS keamanan mengontrol meringankan resiko, berpartisipasi di higher-level kelanjutan bisnis. ldentifikasi, analisa, dan masalah alamat untuk kapanpun memecahkan persoalan yang mungkin dengan cara yang mengurangi dampak dan

negatif dlm organisasi. menjaga informasi dan aset informasi serta menciptakan kesadaran keamanan. Mengadakan pninjauan periodik keamanan operasi dan menyediakan rekomendasi.

14

Menyediakan pendukung teknis dalam memecahkan akhir masalahmasalah pengguna yang berhubungan dengan akses keamanan.

2.2.2.5 Basis / Server Officer Bagian ini bertujuan untuk menyediakan pendukungan operasional untuk komputer server, LAN / WAN, keamanan data, administrasi data, dan hal lain yang berhubungan dengan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung perusahaan. Bagian ini memiliki beberapa tanggung jawab, antara lain : Melaksanakan tugas secara teknis untuk menyimpan dan memelihara sistem yang diperbaharui, seperti membaharui paket pendukung sistem operasi. Menyediakan dan mengendalikan sistem akses keamanan dan profil pemakai untuk server aplikasi. Melaksanakan keamanan data untuk memastikan ketersediaan data dan kehandalan seperti Backup, pengembalian data, pembaharuan data. Memelihara performa sistem dengan mengadakan perbaikan system dan data base seperti penyusunan ulang, pengaturan ulang dan perekatan Data Base Menyediakan pendukung teknis untuk memecahkan sampai akhir permasalahan user. Menghasilkan prosedur pengoperasian sistem sebagai bimbingan untuk menghapuskan kesalahan operasional. Melaksanakan pergerakan atau pemindahan obyek dari satu server ke server lain sesuai dengan perubahan sistem / susunan.

15

2.2.2.6 Telecommunication Officer Bagian ini bertujuan untuk menyediakan telekomunikasi, aktivitas perencanaan (radio dan telepon) mencakup jam kerja, material dan pendukung perbaikan, pemeliharaan, pencegahan dan mengoreksi baik atau tidaknya telekomunikasi di perusahaan. Bagian ini juga berfungsi membantu superior dalam mengorganisir dan mengkoordinasi penagihan sistem dan operator telepon dalam jasa telekomunikasi yang didapat. Bagian ini memiliki beberapa tanggung jawab sebagai berikut: Meninjau ulang dan memilih Telepon dan Radio yang di minta oleh Divisi Produksi dan user melalui telepon, dalam rangka menyediakan pesanan pekerjaan yang akurat Menciptakan/mengerjakan pesanan pekerjaan yang PM dan unik untuk permintaan terpilih yang sesuai dengan sistem SAP, menyiapkan, menjadwalkan harian/mingguan dan bulanan dan berkoordinasi dengan kontraktor yang ahli untuk menyelesaikan pekerjaan. Memeriksa alat-alat / onderdil yang diperlukan, memproses alat-alat pesanan sesuai dengan keperluan pekerjaan dengan persetujuan supervisor untuk memastikan peralatan atau onderdil mana yang pantas dipakai. Memeriksa tarif unit Telekomunikasi yang dikerjakan kontraktor dan memeriksa kembali antara tagihan kontraktor dengan standar complany untuk memastikan kesesuaian kontrak perjanjian persetujuan supervisor sebelumnya. Memilih, menyiapkan dan melengkapi data yang terkait dari sistem SAP untuk meneliti dan melaporkan tujuan seperti kemajuan pekerjaan sehari-hari dan status terakhir dari pekerjaan yang digarisbawahi, dilengkapi mingguan / bulanan dan statistik pekerjaan dan pemanfaatan tenaga kerja bulanan untuk digunakan oleh Avaibilas Telecom/Telekomunikasi jasa dan peralatan KPI.

16

Koordinasi dengan para ahli lainnya dan lintasan seksi dalam rangka memastikan pekerjaan-pekerjaan dengan halus diselesaikan dari masalah, perbaikan perawatan atau aktivitas perbaruan. Memeriksa lembar waktu grup telekomunikasi, permohonan liburan, prmohonan perjalanan pribadi/bisnis untuk memastikan administrasinya tepat dengan persetujuan supervisor. Melakukan tugas lainnya yang berkaitan seperti yang telah dikehendaki atau ditandatangani oleh Supervisor untuk mendukung tujuan perusahaan.

2.2.2.7 Phone And Radio Technician Bagian ini bertujuan untuk Menjaga / memperbaiki semua peralatan radio dan Telepon. Posisi ini memberikan bantuan / dukungan teknologi kelompok, seperti perbaikan, mempertahankan, instal, kesalahan diagnosis, troubleshoots semua peralatan Telekomunikasi. Posisi ini membutuhkan keterampilan Telekomunikasi dan kemampuan yang "hadir" di dalam perusahaan. Bagian ini memiliki tanggung jawab : Memelihara dan memperbaiki peralatan Telepon semua termasuk sistem PABX, Key Telepon sistem, Ground kabel telepon, Indoor kabel telepon, kabel Splicing, Junction Box Telepon dan menetapkan analog & digital, telepon hotline Kapal LNG ke CCR. Memelihara dan memperbaiki peralatan termasuk semua Radio Batang radio dua arah (Controller, Repeater, Portable radio, Base & Mobile stasiun radio), radio Microwave link, SCADA / telemetri radio, Marine radio, Penerbangan radio, jaringan CATV dan Faksimili Menganalisis dan memberikan program radio untuk membagikan penggunaan per unit seperti LNG Proses, Utilitas, Pengiriman dan

17

Loading, FSHE, Pemeliharaan, Keamanan, Rumah Sakit. Dan Philips SOPHO pemrograman konfigurasi untuk kembali Melakukan jadwal pemeliharaan preventif dan menemukan sumber yang tepat untuk pencegahan. Mempersiapkan worksheet dari penggunaan frekuensi radio lisensi (ISR) untuk meminta izin pemerintah. Membantu Telecom Officer untuk memperbarui dari semua ekstensi telepon, radio portabel, dasar radio dan ponsel radio Superior membantu dan MR Officer untuk mempersiapkan dan WT untuk memperbaiki Telepon & Radio peralatan dan memperbaiki masalah peralatan dan meminimalkan downtime. Melaksanakan tugas terkait lainnya sesuai kebutuhan atau permintaan oleh Superior.

2.2.2.8 Special Equipment And Computer Technician Special equipment technician bertujuan untuk merawat atau memperbaiki seluruh komputer dan peralatan khusus dan sekelilingnya dalam tujuan untuk memastikan daya tahan perangkat keras IT. Posisi ini memberikan asistensi atau dukungan dalam kelompok teknologi seperti instalasi, konfigurasi, perawatan, dan penanganan masalah menyangkut seluruh perangkat keras khusus,

mikrokomputer, dan fungsional HELPDESK (First Layer troubleshooter) termasuk seluruh perangkat keras atau perangkat keras dan peralatan sekitarnya yang berhubungan. Bagian ini bertanggung jawab antara lain : Menangani diagnosa yang salah, troubleshooting, dan memeriksa masalah-masalah yang muncul berulang.

18

Merawat dan memperbaiki seluruh pserangkat keras khusus termasuk peripheral dan perangkat keras/perangkat lunak mikrokomputer. menginstal dan merawat komunikasi kabel seperti Fiber Optic, Coaxial, dan Twisted Pair. Menangani dan mengurus seluruh pertanyaan user (CSR, WO,dll) dan memberikan solusi untuk memperbaiki kesalahan. Menyampaikan masalah-masalah yang tidak terpecahkan kepada orang dalam yang dihormati atau orang ahli dari luar. Menangani peningkatan aplikasi yang tepat untuk perangkat keras khusus dan perangkat keras PC. Menyediakan sistem IT, perangkat lunak yang standar dan SAP sebagai sebuah latihan perawatan standar termasuk pembaruan perincian dokumentasi, drawing dan peralatan yang tidak selalu sesuai dengan latihan standar perusahaan. Menangani tugas-tugas lainnya yang berhubungan selama dibutuhkan atau diminta oleh atasan.

19

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1

ELEKTRONIC MAILElektronic mail adalah sarana pengiriman pesan melalui jalur jaringan

komputer misalnya Internet dan Intranet. Dalam sumber lain menyebutkan, EMail merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang digunakan pengguna komputer di manapun berada agar dapat menulis dan mengirimkan sebuah pesan pada satu terminal dengan pengguna lain pada satu terminal dalam sebuah jaringan global yang akan terhubung pada server e-mail. [8] Elektronik mail pada mulanya disimpan pada sebuah server e-mail. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP (Internet Service Providers) untuk sambungan ke internet, maka pengguna tersebut akan diberikan akun e-mail. [9] Untuk mengirim surat elektronik diperlikan suatu program mail server atau web mail. E-mail yang dikirimkan akan memalui bebrapa tahap sebelum sampai ke tujuan. [9]

3.2

MAIL SERVERMail server merupakan inti dari infrastruktur e-mail. Setiap penerima,

memiliki kotak surat yang terletak di salah satu mail server. Kotak surat penerima dapat mengelola dan menyimpan pesan yang telah dikirim oleh pengirim. Ketika pesan yang akan dikirim, pada mulanya akan melalui mail server pengirim, dan kemudian menuju ke mail server penerima, lalu disimpan di kotak pesan penerima. Ketika penerima ingin mengakses pesan di kotak tersebut, kemudian20

server mail yang berisi kotak pesan akan mengotentikasi penerima (berupa nama user dan password). Mail server pengirim juga harus berhubungan dengan mail server penerima. [3] Mail Server juga merupakan suatu entitas berupa komputer yang bertindak sebagai sebuah server (penyedia layanan) dalam jaringan komputer / internet, serta memiliki fungsi untuk melakukan penyimpanan distribusi yang berupa pengiriman (storing) dan

(sending), penjaluran (routing), dan

penerimaan (receiving) e-mail. Mail Server berjalan dengan beberapa protokol pada TCP/IP, yakni SMTP (port 25), POP3 (port 110), dan IMAP (port 143). Mail Server memiliki tiga komponen utama yang menyusunnya, yakni Mail Transfer Agent (MTA), Mail Delivery Agent (MDA), dan Mail User Agent (MUA). MTA bertugas mengatur pengiriman dan penerimaan e-mail, MDA bertugas mengatur pengiriman e-mail ke alamat yang sesuai pada jaringan lokal, sementara MUA bertugas untuk menjadi interface yang menghubungkan user dengan Mail Server.

3.2.1

Protokol Layanan Mail Server Terdapat protokol-protokol utama yang sering digunakan dalam layangan

mail server yaitu : 1. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) port 25 Fungsi utama SMTP adalah menyampaikan E-Mail dari suatu host ke host lainnya dalam jaringan. Protokol ini tidak memiliki kemampuan untuk melakukan penyimpanan dan pengambilan E-Mail dari suatu mailbox. [3] 2. POP3 (Post Office Protocol) port 110 POP adalah suatu protokol yang digunakan untuk mengambil mail dari suatu mail transfer agent/mail delivery agent, pada protokol ini sebuah mail akan di download ke dalam jaringan lokal pada Komputer user. [6] 3. IMAP (Internet Message Access Protocol) port 143 Adalah protokol yang mempunyai fungsi yang sama dengan POP, yakni mengambil mail dari suatu mail transfer agent/mail delivery21

agent, hanya saja bila pada IMAP mail yang ada tidak di download dari suatu server, melainkan tetap ada pada server itu sendiri. [6]

3.2.2

Implementasi Mail Server Dan Keuntungan Bagi Perusahaan Mail server merupakan salah satu fungsi server yang paling banyak

digunakan di perusahaan. Hal ini mengingat fungsi email sendiri yang bisa mengurangi biaya surat-menyurat, lebih efisien dibandingkan komunikasi manual dan dapat menyertakan attachment yang berguna sebagai pelengkap dan dokumen tambahan terkait dengan isi email. [2] Berikut adalah beberapa keuntungan penggunaan email server yang dikelola sendiri oleh perusahaan : Branding. Dari sisi merk dan identitas, penggunaan nama domain resmi akan jauh lebih berharga dan lebih memperkuat citra perusahaan. Dapat dibandingkan sisi branding dari account email rusdy_arun@yahoo.com dengan rusdy@arun.co.id. Tentu lebih baik rusdy@arun.co.id sebagai akun email, karena jauh lebih kuat brandingnya dibandingkan alamat email yang pertama. Selain karena nama domain, branding juga didapatkan dari pilihan nama unik yang bisa dimiliki, sementara pada domain gratisan, nama unik biasanya sudah dimiliki pihak lain. Mencegah penyalahgunaan. Banyak email penipuan yang mengatas namakan perusahaan tertentu. Misalnya, hrd_pt_arun@gmail.com, bisa saja digunakan oleh penipu yang bertindak seolah-olah sebagai bagian HRD PT. ARUN. HRD digunakan para penipu yang mencari korban melalui email dan pengumuman lowongan kerja. Kemudahan Penanganan & Backup. Email resmi yang dikelola oleh perusahaan jauh lebih mudah penanganannya. Kalau ada email tidak sampai, atau ada email yang bermasalah, dapat dengan mudah menelusurinya. Juga dapat dengan mudah menambah account dan menambah feature (anti spam, anti virus, task management dll) tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

22

Meningkatkan mobilitas. Email yang dikelola sendiri dapat dibuat menggunakan IP Publik sehingga dapat diakses dari luar kantor. Tingkat keamanan juga dapat diatur dan disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Lebih cepat. Jika sebagian besar proses transfer dan pengiriman email dilakukan oleh sesama pengguna dilingkungan perusahaan, tanpa harus di routing ke internet. Hal ini yang menyebabkan pengiriman email menjadi lebih cepat. [2]

Pengelolaan email server juga semestinya bukan sesuatu yang menambah pekerjaan secara drastis bagi pihak IT perusahaan. Secara normal, email server akan berjalan tanpa ada gangguan dan tanpa meminta perhatian khusus. Biaya pengadaan yang timbul juga relatif kecil dan tidak sebanding dengan keuntungan yang dapat dicapai. [2]

3.3

MAIL CLIENTMail client merupakan satu metode penggunaan e-mail dengan

menggunakan sebuah aplikasi khusus yang digunakan untuk mendownload dan mengirim pesan e-mail. Pesan dikirimkan dan diterima melalui sebuah software yang akan terhubung ke dalam satu atau lebih dari satu server. Pada metode ini maka kita akan memerlukan sebuah aplikasi dan juga settingan POP/IMAP dan SMTP Server. Beberapa software yang digunakan untuk akses ini diantaranya adalah Lotus Notes, Outlook Express, MS Outlook, Eudora dan Thunderbird.[8]

3.4

PRODUK IBMAda beberapa produk IBM yang patut untuk diketahui : Hardware Mesin server a) System P (Server Unix) b) System I (Dulu namanya AS/400)23

c) System X (Server dengan Prosesor intel/AMD) Teknologi penyimpanan (storage) Peripherals (printers). [10]

Software a) DB2 b) WebSphere c) Tivoli d) Rational e) Lotus Service a) Pelayanan kelangsungan bisnis b) Pelayanan sistem aplikasi c) Perawatan computer d) Perawatan perangkat lunak. [10] : pengelolaan data : aplikasi dan penengah (middleware) : pengelolaan sistem dan jaringan. : pembuatan aplikasi : kolaborasi dan portal. [10]

3.4.1

IBM Lotus SoftwareSebagai software aplikasi, Lotus memiliki beberapa bentuk software,

yaitu : a) Lotus Sametime adalah perangkat lunak IBM platform komunikasi terpadu untuk enterprise dan instant messaging, telephony, web audio & video-conferensi untuk membantu pengguna bekerja lebih cerdas dan efisien. b) Lotus Notes adalah produk aplikasi e-mail client dari IBM, atau dalam sebutan lain adalah sebagai e-mail client. c) Lotus Symphony adalah perangkat aplikasi yang mudah digunakan untuk membuat, mengedit dan berbagi dokumen, spreadsheet dan presentasi juga tanpa biaya apapun, perangkat lunak Lotus Symphony menyediakan fungsionalitas yang di butuhkan untuk melakukan pembuatan dokumen yang paling umum dan tugas pengeditan, sehingga ideal untuk bisnis dan proyek-proyek pribadi.24

d) Lotus Domino adalah produk aplikasi email server dari IBM, atau dalam kata lain adalah sebagai aplikasi pada sisi server. aplikasi ini berjalan pada sebuah sistem operasi server lain seperti Microsoft Windows , Linux, Sun Solaris, IBM UNIX. e) Lotus Connections perangkat lunak dirancang khusus untuk bisnis. dan dapat membantu dari segi organisasi dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis. f) Lotus Quickr adalah software kolaboratif yang digunakan oleh tim dari orang-orang untuk berbagi konten yang bekerja dalam satu firewall, baik di dalam maupun di luar. [11]

3.5

EVOLUSI DARI LOTUS DAN DOMINOLotus Notes dan domino merupakan salah satu produk yang terbesar dan

sukses dalam sejarah aplikasi untuk keperluan bisnis. Sejak diperkenalkan Lotus Notes 1.0 pada akhir tahun 1989, jutaan pengguna sudah mengandalkan kolaborasi antara Lotus Notes dan Domino, hal ini berperan penting sebagai sarana untuk berbagi informasi untuk keberhasilan mereka serta berpengaruh pada produk yang dihasilkan oleh perusahaan. [12] Ketika Lotus Notes diperkenalkan pada tanhun 1989 telah menawarkan cara baru yang revolusioner bagi suatu tim untuk berkerja sama secara lebih efisien dengan memungkinkan mereka untuk dengan mudah mendistribusikan informasi secara uptodate dan untuk berbagi ide. [12] Banyak yang berubah pada Lotus Notes dan Domino dari sejak awal, tetapi pada fungsinya tetap sama saja. IBM terus berinovasi pada Lotus Notes dan Domino dan terus menjadi solusi untuk mengembangkan aplikasi e-mail dengan penyebarannya secara kolaboratif. [12] Tujuan utama dari Lotus Notes dan Domino yaitu : o Peningkatan skalabilitas o Dapat meningkatkan kinerja administrasi dengan fitur keamanan o Interoperabilitas dapat diperluas dengan pilihan integrasi o Bebeapa fitur dapat meningkatkan produktivitas25

o Mendapat support untuk penggunaan Linux o Dapat mengurangi total biaya kepemilikan (TCO). [12]

3.7

IBM LOTUS NOTES Lotus notes adalah aplikasi klien yang dipasarkan oleh IBM software

groub. IBM mendefenisikan software ini sebagai sebuah Integrateg Desktop Client Option for Accesing Bussiness E-mail, Calendars and Application on (an) IBM Lotus Domino Server . Fungsi utama Notes klien digunakan sebagai email klien, dapat juga dipakai sebagai pesan singkat, browser, notebook, dan kalender / reservasi klien. Notes juga menyediakan blog, wikis, RSS aggregators, CRM dan system Help Desk, dan dapat membangun berbagai macam aplikasi untuk notes dengan menggunakan Domino Desaigner. [7]

3.7.1

Aplikasi IBM Lotus Notes Aplikasi ini merupakan suatu implementasi dari data dan program yang

mendukung fungsi-fungsi bisnis. Aplikasi lotus notes memungkinkan pengguna untuk dapat membuat, berkomunikasi, dan melacak informasi berorientasi dokumen melewati suatu jaringan komputer dan saluran dial up. [7]

3.7.2

Jenis-Jenis Aplikasi Lotus Notes Adapun jenis-jenis aplikasi pada aplikasi Lotus Notes adalah sebagai

berikut: APPROVAL Merupakan metode elektronik untuk meninjau kembali informasi atau meminta persetujuan. Aplikasi ini sering menggunakan rute mail, pengingat otomatis, pelacakan dan kumpulan aksi yang berdasarkan kondisi yang berbeda.

26

BROADCASTPenanganan dokumen kelompok yang menjaga agar orang-orang yang berada dalam suatu organisasi selalu mendapatkan infromasi terbaru untuk keperluan pekerjaannya. Aplikasi ini dapat digunakan oleh pengguna dalam jumlah besar dan berisi informasi yang biasanya penting.

REFERENCE Menyediakan kumpulan referensi informasi yang dapat diakses secara online dan dapat diperbaharui jika diperlukan

TRACKING Aplikasi ini dirancang untuk menggantikan aktivitas-aktivitas yang memerlukan banyak kertas menjadi aktifitas secara elektronik dimana pengguna dapat memberikan kontribusi terhadap aktifitas, melacak kemajuan-kemajuan data membuat laporan-laporan.

DISCUSSION Merupakan alat bantu grup komunikasi. Aplikasi ini dirancang untuk memperbaiki pertemuan tatap muka dengan mengangkat ide-ide dari orang lain dan memberikan tanggapan tanpa harus melalui pertemuan yang dibatasi tempat dan waktu. [7]

3.7.3

Kelebihan Lotus NotesAdapun kelebihan-kelebihan yang dimiliki Lotus Notes adalah sebagai berikut :

Notes memberikan interface yang standar untuk pengguna Notes dapat dijalankan pada workstation Windows, OS/2, Macintosh, Unix Notes memungkinkan banyak pengguna untuk mengakses data yang sama Akses ke suatu informasi dapat dikontrol Aplikasi Notes dapat menggunakan surat elektronik

27

3.7.4

Aplikasi Notes dapat mengotomasi alur kerja (Workflow) Notes dapat menggunakan data eksternal. [7]

Perbedaan Lotus Notes Dengan Relational Database Manajemen System (RDBMS) Adapun perbedaan antara Lotus Notes dengan Relational Database

Manajemen sistem padat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 3.1 perbedaan antara Lotus Notes dengan Relational Database Manajemen Sistem. [7] Relational Database Manajemen System (RDBMS)Berbasis pada transaksi Menggunakan data terstruktur Menawarkan akses data secara real-time Menempatkan data dengan menggunakan query khusus Tersentralisasi pada satu perusahaan Diakses melalui SQL

NO 1 2 3 4 5 6

Lotus Notes Berbasis pada dokumen Menggunakan data elemen semiterstruktur (rich text, grafik, dll) Update secara periodik (berkala) Menempatkan data dengan menggunakan views (query yang telah didefinisikan sebelumnya) Berbagi pakai (share recources) antar perusahaan Diakses melalui full-text search

3.8

IBM LOTUS DOMINO SERVER Lotus domino server merupakan produk IBM yang menyediakan aplikasi

e-mail berkelas perusahaan, mampu berkolaborasi dengan platform aplikasi custom. Hal ini dapat digunakan sebagai aplikasi server untuk aplikasi Lotus Notes atau sebagai web server. [12]

28

3.8.1

Performansi Dan Skalabilitas Hal yang pertama sekali yang dipikirkan oleh seorang administrator

adalah performansi dan skalabilitas pada server. Hal ini tidak menjadi masalah pada Lotus domino karena dapat meningkatkan skalabilitas dan performansi pada server mail. [12] Lotus domino juga dapat memberikan peningkatan kinerja dengan cara lain yaitu sebagai berikut : Peningkatan skalabilitas pada kedua aplikasi Lotus Domino yaitu pada Notes Bench Lotus domino dan Lotus Mail 6 Domino Web Access, dari 50 % sampai dengan 80 % pada banyak platform (kecuali di zSeries yang peningkatan performansinya telah dipakai pada versi 6.5) Pada Intel Linux Notes Bench Lotus Domino 6 Mail, skalabilitas pengguna mencapai peningkatan hingga 400 % Penggunaan CPU server, Lotus Domino mengalami penurunan hingga 25 % pada Lotus Notes Remote Procedure Call (NRPC) Client Access. [12]

Fitur dari Lotus Domino ini membantu pekerjaan seorang administrator menjadi lebih mudah dan dapat membantu pengguna lebih produktif. Kapasitas dan skalabilitas dapat meningkatkan infrasruktur menjadi lebih ringan dan lebih sedikit penggunaan hardware dan akhirnya dapat membantu mengurangi biaya.[12]

3.8.2

Pemantauan domain Lotus Domino Lotus Domino menyediakan pemantauan domain satu lokasi pada Lotus

Domino administrator klien yang dapat digunakan untuk melihat status beberapa server yang ada dan kemudian memeriksa direktori, SMTP, rputing, replikasi, ACL, dan keamanan. [12] Pemantauan Domain Lotus Domino bertujuan untuk mengkonsolidasi informasi dan laporan, bahwa server telah dirancang khusus untuk menghasilkan

29

database pada Lotus Notes yang disebut Domino Domain Monitor (DDM.NSF). dari database ini, seorang administrator dapat melihat secara rinci dan dapat mencari solusi yang dapat dilakukan umtuk memperbaiki kesalahan dengan mengakses link ke database. [12] Fitur pemantauan domain Lotus Domino meliputi : Seorang administrator dapat melakukan pemantauan setiap saat yaitu dua puluh empat jam Dapat melaporkan secara cepat berupa kesalahan pada server Masalah dapat terdeteksi secara otomatis Tindakan koreksi secara otomatis, yang memungkinkan Lotus Domino server dapat menyelesaikan masalahnya sendiri tanpa intervensi administrator diperlukan Konfigurasi default untuk setup akan lebih mudah Penggabungan pada satu data atau lebih, pada pemantauan enable server domain Lotus Domino akan di kumpulkan pada sebuah database tunggal yang ada pada server melalui pengumpulan hierarki.[12]

3.9

Beberapa Platform Yang Mendukung Lotus Domino Adapun platform yang mendukung aplikasi dari Lotus Domino antara

lain : 1. Microsoft Windows o Windows 2000 Server dan advanced Server o Windows 2003 Standard dan Enterprise Server 2. UNIX o IBM AIX 5.2 dan 5.3 o Sun Solaris 9 dan 10 3. ISeries o IBM i5 / OS V5R3 4. Linux o SLES 8 dan 9 o SLES 8 dan 9 pada zSeries30

o Red Hat Enterprise Linux 4 untuk kedua Intel x86 dan zSeries 5. zSeries o IBM z / OS Versi 1. [12]

31

BAB 4 IMPLEMENTASI SISTEM E-MAIL DENGAN MENGGUNAKAN LOTUS DOMINO DI PT ARUN NGL

4.1

LATAR BELAKANG Untuk menjalankan sistem e-mail secara eksternal (internet) PT. Arun

menggunakan Microsoft Exchange dan untuk secara internal menggunakan Domino Lotus untuk mendukung kegiatan operasional sehari-hari mereka. Hal itu dikarenakan untuk peningkatan teknologi pada platform dan aplikasi pesan, PT. ARUN berencana menggunakan sistem pengolah pesan dengan infrastuktur Lotus Notes dan Domino 7. [4] Sampai sekarang, ARUN masih menggunakan MS Exchange for 200+ Outlook dan Eudora client. Hal ini diharapan agar dapat menggunakan infrastruktur mail server pada aplikasi domino 7 yang akan diaplikasikan pada kedua server domino yang telah terhubung di dua lokasi yaitu Jakarta dan Lhokseumawe. [4]

4.1.1

Infrastruktur E-Mail Yang Ada di PT. ARUN NGL Pada gateways PT. Arun menggunakan Norton Anti Virus (NAV) dan

Exchange 2000 server digunakan untuk menjalankan pada mesin server. Norton Anti Virus pada gateways diletakkan pada port 25 dan Exchange 2000 server diletakkan pada port 5252. [4]

32

Exchange 2000 Server di Lhokseumawe menyimpan outlook client dan Eudora client untuk mengakses internet mail. [4] Kedua Domino server yang berada di Lhokseumawe dan Jakarta digunakan untuk melayani Notes Client untuk mengakses internal mail. [4] Pada gambar di bawah ini terlihat Server Exchange dan server Domino masing-masing tidak saling terkoneksi. [4]

Gambar 4.1 infrastruktur E-mail di PT. Arun NGL. [4]

4.1.2

Infrastruktur Mail Setelah terhubung

Gambar 4.2 Infrastuktur mail setelah terhubung. [4]33

Symantec Mail Security untuk domino telah terinstall pada masingmasing server Domino 7 yaitu di Lhokseumawe dan Jakarta. Aktifitas Internet mail yang masuk ataupun keluar akan terhubung pada Domino server yang

berada Lhokseumawe. Untuk mengakses mail tersebut, karyawan di PT Arun Lhokseumawe harus menggunakan Notes 7 client. [4]

4.1.3

Flowchat Dari Proses Pengiriman E-Mail Pada Jaringan Local (LAN) Dan Jaringan Luar (WAN) Untuk mengirim E- Mail seorang user memerlukan suatu program mail-

client yaitu Lotus Notes. E-Mail yang dikirim oleh user akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan baik menggunakan jaringan local (LAN) maupun jaringan Luar (WAN). Untuk lebih jelas dapat di lihat pada flowchat dibawah ini.

Start

User menggunakan Lotus Notes untuk menulis dan mengirim E-Mail

E-mail masuk ke outbox pengirim pada Lotus Notes

Pengiriman E-Mail melalui Jaringan local (LAN)

Penentuan alamat E-Mail di Domino mail server

Pengirman E-Mail melalui Jaringan local (LAN)

E-mail masuk Inbox penerima pada Lotus Notes

Storage pengirim dan penerima E-mail pada Domino mail server

User menggunakan Lotus Notes untuk membaca E-Mail

END

Gambar 4.3 Flowchat dari proses pengiriman E-Mail pada jaringan local (LAN)34

Pada gambar 4.3 terlihat beberapa langkah pada saat user mengirim EMail agar dapat diterima oleh user yang lain. Pada mulanya user menggunakan aplikasi mail client dari Lotus Notes untuk menulis dan mengirim E-Mail, kemudian E-mail tersebut masuk ke outbox user, dan akan dikirim melalui jaringan local (LAN). Penentuan tujuan alamat penerima E-mail dan storage pengiriman dan penerima E-Mail akan dilakukan oleh mail server dengan menggunakan Domino 7. Kemudian, Alamat E-Mail yang telah ditentukan mail server dengan menggunakan Domino 7 akan dikirim pada jaringan local (LAN). Akhirnya Email tersebut masuk ke inbox dan dapat dibaca dengan menggunakan Lotus Notes.

Start

User menggunakan Lotus Notes untuk mengirim E-mail

E-mail masuk ke outbox pengirim pada Lotus Notes

Pengirman EMail melalui Jaringan local (LAN)

Storage pengirim dan penerima E-mail pada Domino mail server

Penentuan alamat e-mail di Domino mail server

INTERNET

Penentuan alamat e-mail di Domino mail server

Storage pengirim dan penerima e-mail pada Domino mail server User menggunakan Lotus Notes untuk membaca e-mail END

E-mail masuk Inbox penerima pada Lotus Notes

Pengiriman email Jaringan local (LAN)

Gambar 4.4 Flowchat dari proses pengiriman E-Mail pada jaringan luar (WAN)35

Pada gambar 4.4 terlihat beberapa langkah pada saat user mengirim EMail agar dapat diterima oleh user yang lain. Proses pengiriman E-mail pada jaringan Luar hampir sama seperti jaringan local, yang membedakan hanya terdapat dua mail server dengan menggunakan Domino. Untuk menghubungkan kedua mail server tersebut harus terhubung internet.

4.2

STRATEGI UPGRADE Pada dasarnya, konfigurasi Domino server yang ada di PT Arun tidak

komplek, maka dari itu para karyawan mengusulkan untuk mengikuti strategi untuk mengupgrade Domino server.

Gambar 4.5 Perencanaan strategi upgrade

Langkah langkah yang harus dilakukan untuk mengupgade: 1. Install Windows 2003 Server dan Domino versi 7 pada mesin baru 2. Mengcopy semua sistem database (names.nsf, certlog.nfs,

admin4.nsf, events4.nsf, mail.box) dan file Domino administrator

36

mail dari mesin yang lama kemudian dipindahkan ke mesin yang baru 3. Mengcopy ID server, certifikasi ID dan file admin ID Notes dari mesin yang lama ke mesin yang baru 4. Mengatur Domino server yang digunakan untuk mengkonfigurasi 5. Mengcopy semua aplikasi lotus notes dan mail file karyawan dari mesin yang lama ke mesin yang baru.[4]

4.3

CARA SETUP ID USER LOTUS NOTES

NOTES DI PC MENGGUNAKAN

Adapun langkah-langkah untuk mengsetup ID Notes user di PC menggunakan Lotus Notes adalah sebagai berikut : 1. Copy kan file user.id ke folder : C:\Lotus\Notes\Data> 2. Buka Lotus Notes. 3. Pilih menu di kolom For user = supandri/LNG/Prod/ArunLng seperti dibawah.. 4. Pilih at location Office (Network) seperti tampil di bawah ini, karena location user belum di set, setelah masuk nanti baru di set. 5. Di kolom Enter your password isikan = ptarun kemudian click OK.

Gambar 4.6 location Office (Network) yang belum di set

37

6. Akan tampil layar seperti dibawah ini :

Gambar 4.7 Tampilan awal dari Lotus notes

7. Double Click Addess Book, akan tampil layar di bawah :

Gambar 4.8 Tampilan address book pada Lotus Notes

38

8. Pilih Advance kemudian Location. 9. Letakkan kursor di Office(Network) click kanan kemudian copy.

Gambar 4.9 mengcopy nama user (supandi) di Location yang terdapat di folder Advance

10. Click kanan dan pilih Paste di tempat yang sama. 11. Double Click di salah satu Office(Network) yang sudah tercopy tadi.

Gambar 4.10 paste nama user (supandi) di Location name

39

12. Click Bassics, ubah Office Network menjadi User (supandri) seperti di atas. 13. Click Mail, ubah pd field Mail File = mail\supandri, kemudian tekan tombol Save & Close

Gambar 4.11 mengubah mail file menjadi mail\nama user (supandi)

14. Close Lotus Note dan bukan kembali dengan memilih : For user : Supandri/LNG/Prod/ArunLng, berikut : At location Supandri. Seperti

Gambar 4.12 tampilan untuk login Lotus Notes

40

15. Isikan Passwordnya = ptarun 16. Seterusnya Lotus note akan terbuka sesuai login. [4]

41

BAB V PENUTUP

5.1

KESIMPULAN

Dari hasil pembahasan aplikasi Lotus Domino yang berada pada perusahaan PT. Arun NGL, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem interkoneksi jaringan pada PT. Arun NGL menggunakan dua teknologi yang terdiri dari LAN dan WAN sebagai media penghubung dalam implementasi E-Mail Sistem. 2. PT Arun NGL menggunakan produk IBM Lotus Domino dan Exchange pada mail server dan IBM Lotus Notes, Outlook Client, dan Eudora Client pada mail client 3. PT Arun NGL menerapkan aplikasi client-server yang menyediakan layanan komunikasi secara real-time, dan kolaborasi terpadu enterprise pada software Lotus Notes. 4. Lotus Domino merupakan Suatu implementasi dari data dan program pada E-Mail sistem yang mendukung fungsi-fungsi bisnis, yang memungkinkan administrator pada PT. Arun NGL atau perusahaan lain untuk dapat membuat laporan, berkomunikasi, mencari informasi, dan lainnya.

42

5.2

SARAN Untuk hasil yang lebih baik dari sistem komunikasi, maka penulis

mempunyai beberapa saran untuk diterapkan pada pengembangan aplikasi Lotus Notes pada perusahaan PT. Arun NGL :

1. Penerapan teknologi

yang

telah dicapai oleh PT Arun NGL

seyogyanya dengan mengikuti perkembangan teknologi terbaru di masa mendatang karena, salah satu efek positif yang ditimbulkan dari perusahaan selain ditinjau dari ruang lingkup internal, adalah peningkatan kualitas keilmuan dan wawasan yang up-to-date bagi mahasiswa yang melaksanakan kerja praktek di PT Arun NGL saat ini maupun yang akan datang. 2. Sebaiknya untuk yang akan datang perusahaan mengembangkan fitur fitur yang terdapat pada Domino sebagai mail server dan Lotus Notes sebagai mail client dengan memperluas pengunaannya. 3. PT Arun NGL sekarang ini menggunakan Lotus Notes Domino 7. Jika ada versi Lotus Notes Domino yang lebih up-to-date lagi, hendaknya admin Lotus Notes Domino pada PT. Arun NGL selalu mengupgrade-nya, Karena setiap versi terbaru selalu ada penambahan fitur-fitur baru sehingga kinerja dari Lotus Notes Domino menjadi lebih baik lagi.

43

DAFTAR PUSTAKA

[1]

Ahmad Munasir Rafie Pratama. Perencanaan Dan Implementasi Mail Server Berbasis Qmail Pada JCPanel WEB Housting Control Panel, Universitas Islam Indonesia, Yogyakarta, 2008

[2]

Artikel non-personal, Implementasi mail server dan keuntungan bagi perusahaan, (diakses 6 Mei 2011)

[3]

Artikel non-personal, Mail Server, (diakses 3 Mei 2011)

[4]

Jozef Darmasurja. Migration to Domino 7 Infrastruktur .Mitra Intgrasi Informatika, 2006.

[5]

Supandi Setup Id Notes User di PC Menggunakan Lotus Notes, PT Arun NGL, Lhokseumawe, 2011.

[6]

Vega yanuar, Doni Tri Prasetyo, Arfan Yunanto, Endry Cahya Insani, Protokol Protokol Internet, TUGAS MAKALAH, Pembangunan Nasional Veteran, Yogyakarta, 2009. Universitas

[7]

Wikipedia Lotus Notes, , (diakses 2 Mei 2011) Arif Surachman Membuat Dan Berkomunikasi Dengan E-Mail, Perpustakawan Fakultas Ekonomika Dan Bisnis, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta. 2009

[8]

[9]

Artikel non Personal Surat Elektronik, Wikipedia Bahasa Indonesia, , diakses 24 November 2011

44

[10]

Artikel non personal Daftar Produk IBM, Wikipedia Bahasa Indonesia, , (diakses 24 November 2011)

[11]

Lotus Software, IBM Software Group, Managing IBM

Lotus Domino

7 Server and User, Cambridge, MA 021142; One Roger Street, 2006

[12]

Lotus Software, IBM LOTUS NOTES AND DOMINO 7 Reviewrs Guide, North America, 2005

45