Revision: SỔ TAY CHẤT LƯỢNG/ QUALITY MANUAL 21/10/2015 · Hiệp hội công nhận các phòng thử nghiệm quốc tế ILAC. - Sổ tay này cũng mô tả toàn bộ QMS

www.vinacert.vn

[email protected]

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG/ QUALITY MANUAL

VQM Revision: 02

Date of issue: 21/10/2015

THEO DÕI HIỆU CHỈNH TÀI LIỆU/ DOCUMENT REVISION LOG

Ngày sửa đổi/

Date of revision Tóm lược hiệu chỉnh/ Revision summary

15/08/2015 - Bổ sung nội dung mục 5.1; 6; 7.14; 11 và 19

- Sửa mục 14.1; 14.4; 16.2; và 18.1

21/10/2015 - Sửa sơ đồ tổ chức

- Sửa bảng phân tích mối nguy

Chức danh/ Position

Duyệt/Approved by Kiểm tra/Checked by Soạn/Compiled by Chủ tịch Hội đồng quản trị/

COB QMR QMR

Ký tên/ Signature

Họ và tên/ Full name

Nguyen Huu Dung Ngô Văn Nam Ngô Văn Nam

http://www.vinacert.vn

mailto:[email protected]

VQM SỔ TAY CHẤT LƯỢNG - QUALITY MANUAL

Page 2/33 Rev: 02, 10/2015

1. GIỚI THIỆU CHUNG 1. GENERAL INTRODUCTION

- Sổ tay này mô tả cơ cấu tổ chức, chính sách

chất lượng và cách thức kiểm soát các hoạt động đánh giá, chứng nhận và thử nghiệm của

VICB theo các yêu cầu quy định trong ISO/IEC

17021:2011; ISO/TS 22003:2007; ISO/IEC

ISO/IEC 17065:2012; ISO/IEC 17025:2005;

ISO/IEC 17020:2012 và các tài liệu có liên quan

khác của diễn đàn công nhận quốc tế IAF và

Hiệp hội công nhận các phòng thử nghiệm quốc tế ILAC.

- Sổ tay này cũng mô tả toàn bộ QMS của VICB

phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- VICB đảm bảo rằng tất cả các cá nhân liên quan có thể tiếp cận sổ tay và các tài liệu kèm theo liên quan. VICB xem xét độ tin cậy của

chứng nhận và nhằm vào các nhu cầu của tất

cả các bên dựa trên các dịch vụ đánh giá và chứng nhận của VICB chứ không phải chỉ dựa

vào khách hàng.

- This manual specifies the organizational

structures, quality policies and control measures of audit, certification and testing activities of VICB in

accordance with the requirements stipulated in

ISO/IEC 17021:2011; ISO/TS 22003:2007; ISO/IEC 17065:2012; ISO/IEC 17025:2005; ISO/IEC 17020:2012 and other related documents

of the International Accreditation Forum (IAF) and

International Laboratory Accreditation Cooperation ILAC.

- This manual also specifies the whole quality

management system of VICB in accordance with ISO 9001:2008.

- VICB shall ensure that the manual and relevant associated documents are accessible to all relevant personnel. VICB shall consider the

credibility of certification and shall address the

needs of all parties (as set out in 4.1.2) that rely upon its audit and certification services, not just its

clients.

2. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ KÝ HIỆU 2. TERMS, DEFINITIONS AND ABBREVIATIONS

Trong sổ tay này, sử dụng các thuật ngữ, định nghĩa và ký hiệu sau:

VICB : Công ty cổ phần Chứng nhận và Giám định VinaCert;

COB : Chủ tịch hội đồng quản trị

CC : Hội đồng chứng nhận;

QMS : Hệ thống quản lý chất lượng;

QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lượng

QMC : Quản lý chất lượng phòng thử nghiệm

DG : Tổng giám đốc;

DM : Giám đốc điều hành

QD : Giám đốc kiểm tra giám định

BDi : Giám đốc kinh doanh

FD : Giám đốc tài chính

FSI : Viện An toàn thực phẩm;

IRC :Trung tâm thông tin nghiên cứu và phát

triển;

AC : Trung tâm phân tích VICB;

AD : Văn phòng;

BD : Phòng kinh doanh;

The following terms, definitions and abbreviations shall be used in this manual:

VICB : VinaCert Inspection and Certification Joint Stock Company;

COB : Chaiman of the Board

CC : Certification Council;

QMS : Quality Management system;

QMR : Management representative

QMC : Quality Managerment Committee (of AC)

DG : Director General;

DM : Director

QD : Quality Director

BDi : Business Director

FD : Finance Director

FSI : Food Safety Institute;

IRC : Information, Research and Development

Center;

AC : VICB Analysis Center;

AD : Administration Deparment;

BD : Business Department;


Page 3/33 Rev: 02, 10/2015

CD : Phòng chứng nhận;

ICD : Phòng kiểm tra và giám định hàng hóa;

DN : Chi nhánh Đà Nẵng

HP : Văn phòng Hải Phòng

SG : Văn phòng Sài Gòn

CT : Văn phòng Cần Thơ

LA : Chuyên gia đánh giá trưởng

AU : Chuyên gia đánh giá;

TE : Chuyên gia kỹ thuật;

KH : Khách hàng;

CD : Certification Department;

ICD : Goods Inspection and control Department;

DN : Office - DN

HP : Office - HP

SG : Office - SG

CT : Office - CT

LA : Lead auditor(s);

AU : Auditor(s);

TE : Technical Expert(s);

KH : Customer;

3. GIỚI THIỆU VỀ VICB 3. ABOUT VICB

Công ty cổ phần Chứng nhận và Giám định

VinaCert được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã số doanh nghiệp:

0102152121 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành

phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 25/07/2007 (cấp lần 2 ngày 23/5/2013)

Tên giao dịch tiếng anh: VINACERT CERTIFICATION AND INSPECTION JOINT STOCK COMPANY

Tên thường gọi: VICB

Trụ sở chính: Tầng 4, tòa nhà 130 Nguyễn Đức Cảnh, Hoàng Mai, Hà Nội.

Website: http://vinacert.vn;

E.mail: [email protected]

Tel: 04.36341933; Fax: 04.36341137;

Thu nhập của VICB dựa vào:

- Dịch vụ đánh giá chứng nhận sản phẩm, chứng

nhận hệ thống quản lý trong lĩnh vực chất lượng, an toàn thực phẩm và môi trường phù hợp tiêu chuẩn;

- Giám định thương mại hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng hóa;

- Đào tạo: Hệ thống quản lý chất lượng, chuyên

gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng;

- Dịch vụ thử nghiệm và kiểm nghiệm chất lượng

hàng hóa.

Giá trị cốt lõi của VICB là:

Trung thực, tận tâm, trung thành, tinh tế.

Nguyên tắc ứng xử của VICB là:

1. Khách hàng là tối thượng;

2. Kỷ cương là sức mạnh;

VinaCert Certification and Inspection Joint Stock

Company was established in accordance with the business registration certificate No. 0102152121 first

issued by Hanoi Department of Planning and

Investment dated 25/07/2007 (the second issuance dated 23/5/2013).

Business name in English: VINACERT CERTIFICATION AND INSPECTION JOINT STOCK COMPANY.

Common name: VICB

Head office: 4th floor, 130 Nguyen Duc Canh st.,, Hoang Mai district, Hanoi.

Website: http://vinacert.vn

E-mail: [email protected]

Tel. : +84.43.6341933; Fax+84.43.6341137;

VICB’s sources of income are:

- Services for product audit and certification,

certification of management systems in the areas of quality, food safety and environment in conformity with standards;

- Inspection of quality of goods;

- Training: Quality management system, auditors for

the quality management system;

- Services for testing and examination of product quality.

VICB’s core values are:

Honesty, dedication, loyalty, subtleness.

VICB’s codes of behavior are:

1. Clients are the first priority;

2. Discipline is strength;

http://vinacert.vn;


http://vinacert.vn



Page 4/33 Rev: 02, 10/2015

3. Thành công là đam mê;

4. Thất bại là cơ hội;

5. Thử thách là thú vui;

6. Tinh thần đồng đội là chân lý ;

7. Sáng tạo là sức sống.

3. Success is passion;

4. Failure is chance;

5. Challenge is fun;

6. Team spirit is the truth;

7. Creation is vitality.

4. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 4. ORGANIZATIONAL CHART

5. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CHỨC DANH VÀ CÁC BỘ PHẬN

5. RESPONSIBILITIES OF POSITIONS AND DEPARTMENTS

5.1. Chủ tịch Hội đồng quản trị -COB 5.1. Chaiman of the Board - COB

Chủ tịch Hội đồng quản trị (COB) là người đại diện

theo pháp luật của VICB. COB có trách nhiệm:

5.1.1. Ban hành chính sách chất lượng;

5.1.2. Phê duyệt sổ tay chất lượng;

5.1.3. Chủ trì xem xét lãnh đạo các HTQL;

5.1.4. Phê duyệt kế hoạch tài chính tháng/năm;

5.1.5. Phê duyệt quy chế hoạt động của CC ;

5.1.6. Quyết định bổ nhiệm nhân sự từ Trưởng

phòng và cấp tương đương trở lên;

5.1.7. Ủy quyền phê duyệt chứng chỉ ;

5.1.8. Chủ trì giao ban tháng.

5.1.9. Đảm bảo nguồn lực cho hoạt động của

VICB

5.1.10. Đảm bảo truyền đạt tới toàn bộ tổ chức tầm quan trọng của việc thoả mãn các yêu

COB shall be the legal representative of VICB.

COB shall be responsible for:

5.1.1. Issuing quality policy;

5.1.2. Approving quality manual;

5.1.3. Chairing management review of quality management systems;

5.1.4. Approving monthly/yearly financial plans;

5.1.5. Approving operational rules of CC;

5.1.6. Appointing Head of departments, similar

and higher positions;

5.1.7. Delegating the approval of certificates;

5.1.8. Chairing monthly meetings;

5.1.9. Ensuring resources for VICB operations

5.1.10. Ensuring that the entire organization shall understand the importance of satisfying

DG

IRC BD ICD AD AC1/2.. CD CT SG

HP DN

DM FD FSI BDi QD

QMR

COB

CC

AU/TE


Page 5/33 Rev: 02, 10/2015

cầu của khách hàng và các yêu cầu của

luật định.

clients’ and legal requirements.

5.2. Tổng giám đốc VICB - DG 5.2. VICB Director General - DG

DG do Chủ tịch hội đồng quản trị bổ nhiệm theo quyết định của Hội đồng quản trị và chịu trách

nhiệm trước Pháp luật, Hội đồng Quản trị về Quyết

định của mình trong phạm vi công việc được phân cấp và ủy quyền. DG có quyền hạn:

5.2.1. Điều hành mọi hoạt động của Công ty;

5.2.2. Phê duyệt hệ thống tài liệu của Công ty;

5.2.3. Phê duyệt chuyên gia đánh giá, giám định

viên;

5.2.4. Bổ nhiệm Phó trưởng bộ phận và cấp tương đương sau khi thống nhất với COB;

5.2.5. Phê duyệt giấy chứng nhận theo ủy quyền;

5.2.6. Đảm bảo rằng các quá trình và thủ tục cần

thiết của hệ thống quản lý được thiết lập, thực hiện và duy trì;

5.2.7. Báo cáo cho COB khả năng thực hiện của

hệ thống quản lý và bất kỳ nhu cầu cải tiến nào.

5.2.8. Chịu trách nhiệm phát triển các hoạt động chứng nhận cũng như phát triển các yêu cầu chứng nhận theo các tiêu chuẩn, quy

chuẩn và chương trình chứng nhận phù

hợp. xem xét độ tin cậy của chứng nhận

5.2.9. Chịu trách nhiệm về các hoạt động thuê ngoài.

5.2.10. Tổng Giám đốc không tham gia vào các

cuộc đánh chứng nhận khách hàng của VICB và không tiến hành các thử nghiệm trong phòng thử nghiệm.

5.2.11 Khi Tổng giám đốc vi phạm các quy định của VICB (trong sổ tay chất lượng hay các

văn bản được ban hành khác), Hội đồng

quản trị và Hội đồng Chứng nhận sẽ xem xét và đưa ra quyết định thoả đáng.

DG is appointed by the COB under the decision of the Board of Directors and takes the responsibility

for his decisions towards the legal system and the

Board of Directors within his assigned and delegated scope of work. The DG shall have the

right to:

5.2.1. Lead all operations of the company;

5.2.2. Approve the document system of the

company;

5.2.3. Approve of auditors and inspectors;

5.2.4. Appoint Deputy Head of the departments and similar position after agreeing with the

COB;

5.2.5. Approve the certificates as delegated;

5.2.6. Ensure that all necessary processes and

procedures of the management system be

established, conducted and maintained;

5.2.7. Report to the COB the performance

capacity of the management system and any need for improvement;

5.2.8. Take the responsibility for developing certification activities as well as certification requirements in accordance with the

suitable certification standards, regulations

and schemes, considering the confidence in the certification;

5.2.9. Take the responsibility for outsourcing

activities;

5.2.10. The DG does not participate in VICB’s certification audits and does not perform

tests in the laboratory.

5.2.11. When the DG violates the VICB’s regulations (regulated in the quality manual

or other issued documents), the Board of

Directors and the Certification Council shall

consider and make appropriate decisions.

5.3. Hội đồng chứng nhận - CC 5.3. Certification council


Page 6/33 Rev: 02, 10/2015

COB cam kết tạo mọi điều kiện cần thiết để CC

hoạt động độc lập, không bị ảnh hưởng bởi các áp

lực về công việc, lợi ích trong các quyết định. Thành viên CC do COB quyết định. CC có chức

năng:

5.3.1. Tư vấn cho Tổng Giám đốc VICB trong

hoạt động đánh giá sự phù hợp và giám sát các hoạt động phù hợp với các quy định của hệ thống chất lượng;

5.3.2. Đảm bảo tính công tâm, công bằng, độc lập, khách quan, công khai, không phân

biệt đối xử trong hoạt động đánh giá sự

phù hợp;

5.3.3. Tư vấn cho Giám đốc VICB về chiến lược

phát triển của VICB;

5.3.4. Giám sát các hoạt động đánh giá sự phù hợp của VICB;

5.3.5. CC hoạt động theo “Quy chế hoạt động

của CC VinaCert” - V01-01;

5.3.6. Thành viên CC có quyền truy cập tới tất cả

các thông tin liên quan để hoàn thành các

nhiệm vụ của mình.

5.3.7. Trong trường hợp COB không tuân thủ các

yêu cầu của CC, CC được phép thực hiện các hành động độc lập như thông báo với

cơ quan pháp luật, tổ chức công nhận, cổ

đông và các bên liên quan trực tiếp, đồng thời có trách nhiệm thông báo với Hội đồng quản trị, cân nhắc nguyên tắc bảo mật

thông tin khách hàng theo quy định của

VICB trước khi tiến hành các hành động độc lập đó.

The COB commits to offer favorable conditions for

the CC to functions independently, not to be

affected by work pressure and benefits in making decisions. The members of the CC shall be chosen

by the COB. The CC shall have the following

functions:

5.3.1. Consulting the DG of VICB in conformity

assessment activities and monitoring the

operations in accordance with the rules and regulations of the management system;

5.3.2. Ensuring the equality, independence,

objectivity, openess and non-discrimination in conformity assessment activities;

5.3.3. Consulting the DG about the development

strategy of VICB;

5.3.4. Monitoring VICB’s conformity assessment activities;

5.3.5. The CC shall operate under “the

operational rules of VICB’s CC” - V00-01

5.3.6. The CC members shall have the right to

access to all relevant information to

accomplish their tasks

5.3.7. In case the COB does not comply with the

CC’s regulations, the CC shall be allowed to take independent actions such as

reporting to the legal bodies, accreditation

bodies, shareholders and interest parties, simultaneously take the responsibility for reporting to the Board of Directors,

considering the principles of securing

clients’ information as per VICB’s regulations before implementing those

independent actions.

5.4. Giám đốc điều hành - DM 5.4. Director manager- DM

Chủ tịch Hội đồng quản trị chỉ định 1 thành viên trong ban giám đốc đảm nhận vị trí điều hành và

chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về Quyết

định của mình trong phạm vi công việc được phân cấp và ủy quyền. Giám đốc điều hành có quyền hạn:

5.4.1. Nhân danh DG điều hành công ty hoạt động theo hệ thống QLCL đã thiết lập;

The Chairman of the Board shall appoint a member of the Board of management to take over the

directing position and take the responsibility for his

decisions within the assigned and delegated scope of work towards the Board of Directors. The managing director shall have the rights to:

5.4.1. On behalf of the DG to direct the company to operate under the established


Page 7/33 Rev: 02, 10/2015

5.4.2. Duyệt chi theo kế hoạch tài chính tháng

của các bộ phận đã được COB phê duyệt;

Duyệt chi các khoản trên 5 tr sau khi có ý

kiến của Giám đốc tài chính;

5.4.3. Ký các văn bản giao dịch;

5.4.4. Ký kết hợp đồng đánh giá chứng nhận, thử

nghiệm, đào tạo;

5.4.5. Ký kết các hợp đồng lao động đối với các

nhân viên;

5.4.6. Phê duyệt phần thưởng hoàn thành nhiệm vụ trên cơ sở đề xuất của trưởng bộ phận;

5.4.7. Chủ trì giao ban tuần;

5.4.8. Thực hiện các công việc khác theo ủy

quyền

management system;

5.4.2. Approve the monthly finacial plans of the

departments which have been approved by the COB;

Approve the payment of more than 5

million VND after obtaining the opinion of FD;

5.4.3. Sign the transacting documents;

5.4.4. Sign certification audit, testing, training

contracts;

5.4.5. Sign the employment contracts with the staff members;

5.4.6. Approve bonuses based on

recommendation of Heads;

5.4.7. Chair the weekly meetings;

5.4.8. Perform other tasks as assigned.

5.5. Giám đốc kiểm tra giám định- QD 5.5. Qality director - QD

Giám đốc giám định do Chủ tịch Hội đồng quản trị

bổ nhiệm theo quyết định của Hội đồng quản trị và

chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc

được phân cấp và ủy quyền. Giám đốc giám định

có quyền hạn:

5.5.1 Phê duyệt các tài liệu giám định với tư

cách là đại diện lãnh đạo hệ thống quản lý chất lượng theo ISO/IEC 17020;

5.5.2 Phê duyệt chứng thư giám định và kiểm tra

chất lượng hàng hóa;

5.5.3 Ký kết các Hợp đồng giám định;

5.5.4 Chủ trì các hoạt động đào tạo giám định viên, nhân viên kiểm tra chất lượng;

The QD is appointed by the Chairman of the Board

under the BOD’s decision and take the

responsibility towards the Laws and BOD for his decisions within the assigned and delegated scope

of work. The QD shall be allowed to:

5.5.1 Approve documents, procedures related to

inspection activities as the representative of the QMS in accordance with ISO/IEC 17020;

5.5.2 Approve the inspection certificates and

goods quality testing;

5.5.3 Sign inspection contracts;

5.5.4 Be responsible for training activities for the company’s inspectors, quality testing staff;

5.6. Giám đốc kinh doanh - BDi 5.6. Business director - BDi

Giám đốc kinh doanh do Chủ tịch Hội đồng quản trị

bổ nhiệm theo quyết định của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Hội đồng Quản

trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc

được phân cấp và ủy quyền. Giám đốc kinh doanh có quyền hạn:

5.6.1 Thực thi quyền điều hành kinh doanh và

phát triển thị trường theo sự ủy quyền của Chủ tịch HĐQT.

5.6.2 Thay mặt COB thực hiện các chính sách

The BDi is appointed by the Chairman of the Board

under the BOD’s decision and take the responsibility towards the Laws and BOD for his

decisions within the assigned and delegated scope

of work. The BDi shall be allowed to:

5.6.1 Implementing business development and market expansion activities under the authorization of the Chairman.


Page 8/33 Rev: 02, 10/2015

khách hàng theo sự ủy quyền của Chủ tịch

HĐQT theo từng sản phẩm dịch vụ của

công ty;

5.6.3 Bảo toàn và tạo lợi nhuận tối ưu cho các

hoạt động kinh doanh sản phẩm dịch vụ theo chức năng được giao;

5.6.4 Ký kết các hợp đồng cung ứng dịch vụ

theo ủy quyền;

5.6.5 Đề xuất các dịch vụ mới trên cơ sở đánh giá nhu cầu thị trường.

5.6.2 On behalf of the COB implementing

policies related to customer services under

the authorization of the Chairman for individual products/services offered by the

company;

5.6.3 Safeguard and create maximum benefits for business activities regarding services

and/or products within authorized responsibilities;

5.6.4 Sign service contracts as authorized;

5.6.5 Suggest new services based on assessing

market demand

5.7. Giám đốc tài chính - FD 5.7. Finance director - FD

Giám đốc tài chính do Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo quyết định của Hội đồng quản trị và

chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Hội đồng Quản

trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc

được phân cấp và ủy quyền. Giám đốc tài chính có quyền hạn:

5.7.1 Đảm bảo vận hành nguồn lực tài chính có hiệu quả;

5.7.2 Xây dựng kế hoạch tài chính năm, tổng hợp kế hoạch tài chính tháng trình COB phê duyệt;

5.7.3 Thẩm tra các khoản chi đột xuất trên 5

triệu để giám đốc điều hành phê duyệt;

5.7.4 Quản lý tài chính các đơn vị trực thuộc;

5.7.5 Đại diên công ty giao dịch với các cơ quan

liên quan đến lĩnh vực tài chính.

The FD is appointed by the Chairman of BOD under the BOD’s decision and takes the

responsibility towards the laws and BOD for his

decisions within the assigned and delegated scope

of work. The FD shall have the following rights and duties:

5.7.1 Ensuring the effective operation of the financial resources;

5.7.2 Making yearly financial plans, collecting monthly finacial plans to submit to the COB for approval;

5.7.3 Verifying extraordinary outflows exceeding

5 mil VND for the Managing Director to approve;

5.7.4 Managing the finance of units under

control;

5.7.5 Representing the company in transactions

with other companies in terms of finance.

5.8. Văn phòng – AD 5.8. Admin department – AD

Văn phòng có Chánh văn phòng chịu trách nhiệm

trước Hội đồng Quản trị về quyết định của mình

trong phạm vi công việc được phân công và một Phó chánh văn phòng giúp việc cho Chánh văn phòng.

The AD is comprised of a Head who takes the

responsibility towards the BOD for his decisions

within the assigned and delegated scope of work and a deputy Head who assists the Head.

5.8.1. AD có chức năng:

a. Quản lý nhân sự của Công ty (Bao gồm cả hồ sơ chuyên gia/ giám định viên); Kiểm soát việc

nhân viên tuân thủ nội quy lao động của Công;

5.8.1. The AD shall be responsible for:

a. Managing the human resources (including experts/inspectors’ documents); control the

compliance of the staff with the company the


Page 9/33 Rev: 02, 10/2015

b. Chủ trì giải quyết khiếu nại của KH;

c. Đầu mối thu thập và quản lý các thông tin trong và ngoài Công ty liên quan đến toàn bộ các hoạt

động của VICB;

d. Chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính,

tài chính cho hoạt động của các phòng ban tại

Hà Nội;

e. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công

của COB.

f. Thu hồi công nợ, quản lý quỹ;

g. Đảm bảo các nguồn lực cần thiết để hoạt động

công ty được thông suốt, hiệu quả ;

h. Kiểm soát việc trao đổi thông tin với các bên

liên quan;

i. Tổ chức các cuộc đánh giá thuộc khu vực do Văn phòng Hà Nội quản lý (khu vực I);

j. Chuyển chứng chỉ cho khách hàng ;

rules and regulations;

b. Handling customers’ complaints;

c. Playing a key role in collecting and managing internal and external information relating to all

the company’s activities;

d. Being responsible for administrative and

financial activities of VICB’s head office in

Hanoi;

e. Carrying out other tasks in accordance with

assignments of the COB.

f. Collecting debts, managing funds;

g. Ensuring all necessary resources so that the

company can operate effectively;

h. Controlling the exchange of information with

interest parties;

i. Arranging audits under the control of Ha Noi office (area I)

j. Sending certificates to the clients

5.8.2. Chánh văn phòng có quyền hạn:

a. Điều hành hoạt động của văn phòng;

b. Điều động mọi thành viên công ty tham gia các

hoạt động của Công ty ngoài chuyên môn đã được quy định trong sổ tay này;

c. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính tháng của văn phòng;

d. Cập nhật danh sách nhân viên toàn công ty,

chuyển cho mọi thành viên khi có sự thay đổi;

e. Phê duyệt lương và thưởng thực hiện đúng quy

định ;

f. Lập đề nghị thưởng hằng tháng cho nhân viên văn phòng

g. Lập bản mô tả công việc cho từng thành viên

của AD trình DG phê duyệt;

h. Thực hiện các việc khác theo yêu cầu của COB.

5.8.2. The AD Head shall have the rights to:

a. Monitor the operation of the AD;

b. Assign all staff to participate in activities other

than the occupational activities in this QM;

c. make work plan, monthly financial plan;

d. update the list of the entire company’s employees, inform everyone in case of change;

e. Approve salary and bonus as regulated;

f. Recommend monthly bonus for AD staff;

g. Compile job description for AD staff and submit

to the DG for approval;

h. Perform other tasks as assigned by th COB.

5.9. Phòng chứng nhận - CD 5.9. Certification department – CD

Phòng chứng nhận có Trưởng phòng chịu trách

nhiệm trước Hội đồng Quản trị về quyết định của

mình trong phạm vi công việc được phân công và ủy quyền, một số Phó trưởng phòng giúp việc cho

Trưởng phòng.

The CD is comprised of a Head who takes the


within the assigned and delegated scope of work and several deputy Heads who assists the Head.

5.9.1. CD có chức năng: 5.9.1. The CD shall take the following duties:


Page 10/33 Rev: 02, 10/2015

a. Chủ trì tổ chức triển khai các chương trình đánh

giá theo quy trình tương ứng;

b. Quản lý hoạt động của chuyên gia đánh giá;

c. Thẩm tra các hồ sơ đánh giá chứng nhận trước

khi trình Tổng giám đốc ký chứng chỉ;

d. Thẩm tra hồ sơ chứng nhận hợp quy thực phẩm

trình Viện trưởng FSI phê duyệt;

e. Chủ trì xây dựng, thẩm tra các quy định riêng trước khi ban hành;

f. Tham gia giải quyết các khiếu nại của KH khi được phân công;

g. Cập nhật dữ liệu khách hàng sau mỗi đợt đánh

giá;

h. Lập yêu cầu tổ chức cuộc đánh giá chuyển AD, SG, CT, DN thực hiện.

a. in charge of implementing audit schemes in

accordance with the relevant procedures;

b. Managing technical experts and auditors;

c. Verifying the audit certification records and

documents before submitting to DG for signing

the certificate;

d. Verifying the audit certification records of food

regulatory compliance and submitting them to the Director of FSI for approval;

e. Being in charge of compiling and verifying specific regulations prior to release;

f. Getting involved in handling customers‘

complaints when assigned;

g. Update client database after each audit;

h. make request for arranging audits and transfer to AD, SG, CT, DN to implement

5.9.2. Trưởng CD có quyền hạn:

a. Điều hành hoạt động của phòng chứng nhận;

b. Đảm nhận vai trò thư ký hội đồng chứng nhận;

c. Phê duyệt chương trình đánh giá;

d. Thẩm tra hồ sơ chuyên gia trình Tổng giám đốc

phê duyệt code;

e. Lập đề nghị thanh toán manday cho chuyên gia đánh giá, chuyên gia kỹ thuật;

f. Lập đề nghị thưởng hằng tháng cho nhân viên CD;

g. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính

tháng của phòng;

h. Lập bản mô tả công việc cho từng thành viên

của phòng trình DG phê duyệt ;

i. Ký chứng chỉ theo ủy quyền của COB;

j. Thực hiện các việc khác theo yêu cầu của COB.

5.9.2. The CD head shall be responsible for:

a. Monitoring the operation of the CD;

b. Being the secretary of the CC;

c. Approving the audit schemes;

d. Verifying the auditors‘ records and submitting to

the DG to approve codes;

e. making request for payment of manday for auditors/experts;

f. Making monthly bonus recommendation for CD staff;

g. Making work plan, monthly financial plan of the

CD;

h. make job description for each staff of the CD

and submitting for DG’s approval;

i. signing the certificates as delegated by the COB;

j. Performing other tasks as assigned by the COB

5.10. Phòng kinh doanh – BD 5.10. Business department – BD

Phòng BD có Trưởng phòng chịu trách nhiệm

trước Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc được phân công. Phòng

BD có một số Phó trưởng phòng giúp việc cho

Trưởng phòng.

The BD is comprised of a Head who takes the

responsibility towards the BOD for his decisions within the assigned and delegated scope of work

and several deputy Heads who assists the Head.


Page 11/33 Rev: 02, 10/2015

5.10.1. BD có chức năng:

a. Thỏa thuận hợp đồng với khách hàng khu vực I

theo V00-08.

b. Sau khi ký kết hợp đồng với KH, tiến hành hướng dẫn KH hoàn thiện các biểu mẫu và

chuyển toàn bộ hồ sơ tới các bộ phận có liên

quan để cung cấp dịch vụ cho khách hàng;

c. Tổ chức trao chứng chỉ cho KH (nếu cần);

d. Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ KH bao

gồm, tham gia giải quyết các khiếu nại của KH khi được phân công;

5.10.1. The department shall have the following

tasks:

a. Negotiating contracts with clients in area I in accordance with V00-08

b. After signing contracts with the clients, guiding the clients to complete all forms and transfering

them to related departments to offer services to

clients;

c. Holding a ceremony to give certificates to clients

(if needed);

d. Receiving responses from clients and participating in dealing with clients’ complaints

when assigned;

5.10.2. Trưởng BD có quyền hạn:

a) Điều hành hoạt động bán hàng trong phạm vi khu vực I;

b) Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính


c) Lập đề nghị thưởng hằng tháng cho nhân viên

BD;

d) Lập bản mô tả công việc cho từng thành viên của phòng trình DG phê duyệt.

e) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của COB.

5.10.2. The Head of the BD shall be responsible

for:

a) Monitoring the sale activities within area I;

b) Making work plan, monthly financial plan of

the BD;

c) Making monthly bonus recommendation for

BD staff;

d) make job description for each staff of the BD and submitting for DG’s approval;

e) Performing other tasks as assigned by the COB

5.11. Phòng Thử nghiệm và Trung tâm Phân tích trực thuộc VICB

5.11. Laboratory and Analysis Center of VICB

5.11.1 PTN có các chức năng:

a) Trung tâm phân tích/ PTN trực thuộc VICB có Giám đốc trung tâm/ Trưởng Lab chịu trách

nhiệm trước pháp luật và Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc

được ủy quyền. Trung tâm/PTN có các cán bộ

quản lý kỹ thuật và một số Phó giám đốc/phó phòng giúp việc cho giám đốc.

b) PTN sẽ có cán bộ phụ trách hệ thống quản lý

chất lượng và cán bộ phụ trách kỹ thuật cho PTN. Ngoài các trách nhiệm khác, 2 vị trí này có quyền hạn theo phân công của COB và

được VICB cung cấp các tài nguyên cần thiết để thực hiện các trách nhiệm của họ, bao gồm

trách nhiệm thiết lập, thực thi, duy trì và cải tiến

5.11.1 The Lab shall have the following functions:

a. VICB’s AC/Lab is comprised of a Director/Head of the lab who takes the

responsibility towards the laws and BOD for his decisions within the assigned and

delegated scope of work and several technical

managers as well as deputy directors/deputy head who assists the Director.

b. Lab shall have quality managers and system

managers. Along with other rights and duties, these two positions shall have the authorities as per assigned by the COB and VICB shall

supply necessary resources so that they can perform their duties, including the

responsibility for establishing, implementing,


Page 12/33 Rev: 02, 10/2015

hệ thống quản lý chất lượng của PTN. Ngoài

ra, hai cán bộ này sẽ phát hiện các sai lệch so

với hệ thống quản lý hay là sai lệch so với các thủ tục tiến hành thử nghiệm và tiến hành các

hành động cần thiết để loại trừ, ngăn ngừa hay

giảm thiểu các sai khác đó.

c) Lãnh đạo cao nhất đảm bảo rằng toàn bộ nhân

sự của PTN không chịu áp lực thương mại, tài chính, hay áp lực khác từ nội bộ hay bên ngoài hoặc các ảnh hưởng khác có thể gây tác động

xấu lên chất lượng công việc thử nghiệm.

Hàng năm, toàn bộ nhân viên PTN sẽ ký thoả

thuận cam kết hiểu rõ thoả thuận về xung đột lợi ích và tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu trong

thoả thuận; và trong phạm vi hiểu biết tốt nhất

của mình không có tiềm ẩn xung đột lợi ích nào mà chưa báo cho COB;

d) Lãnh đạo cao nhất VICB và PTN nhận thức rõ

rằng có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới độ chính xác và độ tin cậy của các kết quả thử

nghiệm do PTN tiến hành. Từ nhận thức đó,

PTN xây dựng các quy trình, thủ tục, lưu và sử dụng các hồ sơ về các nhân tố con người, điều kiện và tiện nghi môi trường, các phương pháp

thử được sử dụng, xác nhận giá trị sử dụng và phê duyệt phương pháp, về hướng dẫn hiệu

chuẩn thiết bị nội bộ, xây dựng liên kết đo

lường chuẩn, xử lý mẫu thử nghiệm nhằm đạt

được các chất lượng thử nghiệm ổn định như mong muốn.

e) Lãnh đạo cao nhất VICB và PTN cũng hiểu rất rõ rằng mức độ mà các yếu tố có thể ảnh

hưởng tới độ không đảm bảo đo (ĐKĐBĐ) của

các phép thử do PTN thực hiện. Trong quá

trình phát triển và áp dụng các phép thử, các thủ tục thử nghiệm, trong việc đào tạo nhân

viên, tuyển dụng nhân viên và trong quá trình

lựa chọn trang thiết bị, mua sắp vật tư, dịch vụ, PTN sẽ cân nhắc tới các yếu tố này và mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đó lên kết quả của

phép thử tiến hành bởi PTN.

maintaining and improving the QMS of Lab. In

addition, these two managers shall detect the

differences in the management system as well as the differences in the procedures to perform

tests and necessary actions to eliminate,

prevent or reduce them.

c. Top management shall ensure that all

personnel of the Lab shall not be affected by any commercial, financial or any other internal or external types of pressure or other effects

that can have bad impact on the testing

quality. Every year, all personnel of the Lab

shall sign a commitment to show that they understands the agreement on benefit

conflicts and completely complies with the

requirements in the agreement, and to the best of his knowledge, there has not been any

benefit conflicts that have not been reported to

the COB.

d. The top management of VICB and Lab

understand that there are a lot of factors

affecting the accuracy and confidence of testing results conducted by the Lab (the Lab

does not conduct calibration). Therefore, the Lab shall establish the procedures about retaining and use records of human factors,

environmental conditions and facilities, testing

methods which are used, method validation and approval, equipment, measurement

traceability, sampling, processing testing

samples in order to reach stable testing quality as expected.

e. The top management of VICB and Lab

understand the extent to which factors can affect measurement uncertainty of tests

carried out by the Lab. During development

and implementation of the tests, testing procedures, staff training, and employment

and selecting facilities, purchasing materials,

services, the Lab shall consider these factors and their impact on the testing results.


Page 13/33 Rev: 02, 10/2015

f) Trưởng PTN và COB đảm bảo cung cấp đủ

nguồn lực cho các hoạt động của PTN, đặc

biệt là nguồn lực con người. PTN sẽ cố gắng luôn sử dụng các nhân viên ký hợp đồng làm

việc toàn thời gian cho PTN. Tuy nhiên, khi cần

thiết PTN có thể sử dụng nhân viên được ký hợp đồng ngắn hạn. Trong trường hợp PTN sử dụng nhân viên được thuê ngắn hạn, nhân viên

kỹ thuật bổ sung hoặc nhân viên hỗ trợ chính,

Trưởng PTN sẽ đảm bảo những nhân viên đó được giám sát và họ có đủ năng lực cần thiết

để thực hiện công việc được giao; đồng thời

phải đảm bạo họ làm việc tuân thủ theo các yêu cầu của HTQLCL được PTN xây dựng và

thực hiện.

g) Tổ chức thực hiện các hoạt động thử nghiệm tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO

17025, thoả mãn nhu cầu khách hàng và đáp

ứng các yêu cầu luật định, quy định của các cơ quan chức năng và các tổ chức cung cấp thừa

nhận, công nhận; ngoài ra PTN không tham gia

vào bất kỳ hoạt động có thể làm giảm mức tin cậy vào năng lực, tính công bằng, khách quan, trung thực và không thiên vị của PTN.

h) Hệ thống quản lý của PTN sẽ được áp dụng cho tất cả các phép thử, các hoạt động thử

nghiệm được tiến hành tại 2 địa điểm cố định

của PTN

i) Tiếp nhận mẫu và tiến hành các phép thử, trả

kết quả với các mẫu thử được yêu cầu.

j) Nhận, bảo quản, gửi mẫu tới các cơ sở thử nghiệm, thí nghiệm, nhận kết quả thử nghiệm

từ các nhà thầu phụ cho mẫu gửi đi.

k) Tham gia giải quyết các khiếu nại của khách

hàng nằm trong phạm vi quyền hạn của mình;

l) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của COB.

f. The Head of the Lab and COB shall ensure

the adequate supply of resources for’s

operation, especially human resources. The lab shall truy to use full time staff. However,

when needed, the Lab may employ short-term

staff. In such cases when the Lab uses short-term staff, additional technical staff or main assistants, the Head of the Lab shall ensure

that those staff members are monitored and

qualified to perform the assigned tasks; simultaneously ensure that they work in

compliance with the requirements of Lab’s

QMS.

g. Conducting the implementation of testing in

compliance with the requirements of ISO 17025, satisfying clients’ needs and fulfilling legal regulations of the functional bodies and

Abs; in addition, the laboratory shall not

participate in any activity that may have bad impact on the confidence in the capacity,

fairness, objectivity, honesty and impartiality of

the laboratory.

h. Lab’s QMS shall be applied to all tests, testing activities shall be carried out at two fixed

locations of Lab;

i. Receiving samples, conducting tests and

reporting results of the required samples;

j. Receiving, storing, sending samples to testing

facilities, receiving testing results from

subcontractors;

k. Participating in dealing with clients‘ complaints

within its authority;

l. Performing other tasks as assigned by the COB.

5.11.2 Trưởng PTN có quyền hạn:

a. Điều hành hoạt động của Trung tâm;

b. Phê duyệt kết quả thử nghiệm;

c. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính

5.11.2 The Head of the Lab shall have the following

rights and duties:

a. Monitoring the Lab’s operation;

b. Approving testing results;

c. Making the working plans, monthly financial


Page 14/33 Rev: 02, 10/2015

tháng của Trung tâm;

d. Phê duyệt thưởng hàng tháng cho nhân viên

PTN;

e. Lập bản mô tả công việc cho từng vị trí của

Trung tâm trình DG phê duyệt;

f. Đảm bảo các nhân viên của PTN không chịu áp

lực về thương mại tài chính hay áp lực khác từ

nội bộ hay bên ngoài hay ảnh hưởng bất kỳ khác có thể tác động xấu lên chất lượng công việc của họ. Nhân viên mới khi bắt đầu làm việc

cho PTN sẽ ký thoả thuận về xung đột lợi ích và

hàng năm tất cả các nhân viên của PTN sẽ ký lại cam kết rằng họ hiểu thoả thuận về xung đột

lợi ích cũng như tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu

của thoả thuận. Các nhân viên PTN sẽ thông báo cho Trưởng PTN về nguy cơ tiềm ẩn xung

đột lợi ích mình biết liên quan tới cá nhân mình để xem xét mức độ nghiêm trọng và đưa ra giải pháp xử lý.

g. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công

của COB.

plans of Lab;

d. Approving monthly bonus for Lab staff;

e. Making job description for each position of the

Lab to submit to the DG for approval;

f. Ensuring that the Lab staff shall not be affected

by any commercial, financial or any other

internal or external types of pressure or other effects that can have bad impact on the quality

of their work. New staff shall sign the the agreement on benefit conflicts and every year all staff members of Lab shall resign the

commitment to prove that they understand the

agreement and completely comply with the

requirements in the agreement. The Lab staff shall report to the Head of the Lab any potential

hazards that may introduce benefit conflicts

relating to them to consider the severity and discuss the resolutions.

g. Performing other tasks as asigned by the COB

5.11.3 Cán bộ quản lý kỹ thuật có quyền hạn:

a. Duy trì hiệu lực các hướng dẫn công việc thuộc

phạm vi quản lý;

b. Kiểm tra kết quả thử nghiệm trước khi Trưởng

PTN và Tổng giám đốc phê duyệt, ký kết quả

thử nghiệm khi được Trưởng PTN ủy quyền;

c. Quản lý kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm chung về

các hoạt động kỹ thuật của PTN và cũng chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ các tài nguyên cần thiết để đảm bảo chất lượng yêu cầu cho các

hoạt động kỹ thuật đó và đảm bảo rằng các hoạt

động kỹ thuật được tiến hành tuân thủ theo HTQLCL và thoả mãn các yêu cầu của khách

hàng và các yêu cầu của ISO/IEC 17025:2005.

d. Quản lý kỹ thuật có trách nhiệm giám sát và tiếp

nhận báo cáo trực tiếp từ các tổ trưởng (tối đa là

6 cán bộ).

5.11.3. The technical managers shall have the

following rights and duties:

a. Maintaining the effectiveness of work guidelines

under their authority;

b. Checking testing results before the Head of the

Lab and DG approve, and sign testing results

when Head of the Lab authorize;

c. Taking the responsibility for technical operations of the Lab and supplying adequate resources to

ensure the required quality of those operations and ensuring that the technical operations are

conducted in accordance with the QMS and

satisfy the clients‘requirements as well as the

requirements of ISO/IEC 17025:2005.

d. Technical manage takes the responsibilities to

supervise and recieve reporting from team

leaders (maximum of 6 surbodinates).

5.11.4 Quản lý chất lượng:

a. Quản lý chất lượng, ngoài các trách nhiệm và

quyền hạn khác, phải đảm bảo thiết lập và duy trìhệ thống quản lý chất lượng của PTN; giám

5.11.4 Quality manager(s)

a. The quality manager(s) shall, along with other

rights and duties, ensure the establishment and maintenance of Lab’s QMS; monitor to assure


Page 15/33 Rev: 02, 10/2015

sát để đảm bảo hệ thống đã được thiết lập luôn

luôn được thi hành và tuân thủ.

b. Quản lý chất lượng được COB bổ nhiệm và COB là người đưa ra quyết định cuối cùng về

các chính sách của PTN cũng như việc đảm

bảo cung cấp các tài nguyên cần thiết để đảm bảo chất lượng cho PTN.

c. QLCL của PTN cũng chịu trách nhiệm tổ chức

đào tạo nhận thức cho tất cả các nhân viên của PTN để đảm bảo HTQLCL của PTN được

truyền thông, thấu hiểu, thực thi bởi và luôn

sẵn có cho mọi nhân viên để đảm bảo thử nghiệm do PTN tiến hành tuân thủ các yêu cầu

của khách hàng và các yêu cầu của ISO/IEC

17025:2005.

d. QLCL của PTN có trách nhiệm đào tạo nhận

thức và giám sát các nhân viên của PTN để họ hiểu được tầm quan trọng và sự liên hệ trực tiếp giữa các hoạt động họ tiến hành và cách

mà họ có thể đóng góp cho việc đạt được các

mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng.

e. QLCL của PTN đảm bảo hệ thống trao đổi

thông tin của PTN được tiến hành theo như mô tả ở VQM, mục 16.

f. QLCL của PTN phải thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng yêu cầu của ISO 17025 và phù hợp với phạm vi

các hoạt động thử nghiệm của mình. Hệ thống

quản lý chất lượng của PTN phải lưu lại các chính sách, hệ thống, chương trình, thủ tục và

hướng dẫn sao cho đảm bảo được chất lượng

của các kết quả thử nghiệm do PTN tiến hành. HTQLCL của PTN cũng sẽ được cải tiến liên tục thông qua việc sử dụng chính sách chất

lượng, mục tiêu chất lượng, kết quả các cuộc đánh giá nội bộ và từ bên thứ ba, phân tích dữ

liệu thu thập được về các hoạt động của PTN,

việc tiến hành các hành động khắc phục, phòng ngừa và thông qua kết quả từ các cuộc

họp xem xét lãnh đạo tuân theo các thủ tục,

quy trình của VICB.

g. QLCL dưới sự chỉ đạo của COB phải đảm bảo

that the established system has always been

implemented and fulfiled;

b. The quality manager(s) shall be appointed by the COB and the COB shall be the last

individual to make final decisions on Lab’s

policies as well as ensure the supply of necessary resources for quality assurance.

c. Lab’s quality manager(s) shall take the

responsibility to raise the awareness of all Lab staff members to ensure that the Lab’s QMS be

transmitted, understood and implemented by

and available to all staff members to make sure that tests carried out by the Lab comply with

the clients as well as ISO/IEC 17025:2005’s

requirements.

d. The Lab’s quality manager(s) shall take the

responsibility to raise the awareness of all Lab staff members and monitor them so that they can understand the importance and direct

relationship of their activities and the ways by

which they can contribute to the success of the QMS in gaining the targets.

e. The Lab’s quality manager(s) shall ensure the

information exchange system is implemented as per VQM, section 16.

f. The Lab’s quality manager(s) shall establish, implement and maintain the QMS in accordance with ISO 17025 and in compliance

with the scope of its testing activities. QMS of

the Lab shall maintain the policies, systems, programs, procedures and guidelines ensuring

the quality of testing results implemented by

the Lab. The Lab’s QMS shall be instantly improved by using quality policy and targets,

results of internal and third-party audits,

analyse data of Lab’s operations, the

implementation of corrective and preventive actions and results of management review in

compliance with VICB’s procedures.

g. The quality manager(s) shall be led by the COB


Page 16/33 Rev: 02, 10/2015

rằng tính nhất quản của HTQLCL của PTN

luôn được duy trì ngay cả khi HTQL có những

thay đổi được lên kế hoạch và thực hiện.

h. QLCL phải đảm bảo rằng các mẫu thử, hoá

chất, chuẩn chính và mẫu chuẩn phải được lưu

trữ sao cho không làm mất đi đặc tính của chúng.

to ensure that the integrity of the Lab’s QMS is

always maintained even if there are changes

which have been planned in implemented.

h. The quality manager(s) shall ensure that the

tests, chemicals, reference standards and

reference materials shall be stored in such a way that does not lose their characteristics.

5.11.5 Tổ trưởng

a. Duy trì hiệu lực các hướng dẫn công việc thuộc

phạm vi quản lý.

b. Kiểm soát và chịu trách nhiệm kết quả của tổ trước phụ trách kỹ thuật/ trưởng phòng. Tổ

trưởng có trách nhiệm giám sát và tiếp nhận

báo cáo trực tiếp từ tối đa 6 kiểm nghiệm viên.

c. Tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm chung về các hoạt động kỹ thuật của tổ và cũng chịu trách

nhiệm cung cấp đầy đủ các tài nguyên cần

thiết để đảm bảo chất lượng yêu cầu cho các hoạt động kỹ thuật đó và đảm bảo rằng các hoạt động kỹ thuật được tiến hành tuân thủ

theo HTQLCL và thoả mãn các yêu cầu của

khách hàng và các yêu cầu của ISO/IEC 17025:2005

5.11.5 Leader of team

a. Maintaining the effectiveness of work

guidelines under their authority

b. Checking and taking the responsibility result of team towards the technical manager/ Head of

PTN. The team leader takes the responsibilities

to supervise and receive reporting from a

maximum of 6 analysts.

c. Taking the responsibility for technical

operations of the team and supplying adequate resources to ensure the required quality of

those operations and ensuring that the

technical operations are conducted in accordance with the QMS and satisfy the

clients‘requirements as well as the

requirements of ISO/IEC 17025:2005.

5.12. Phòng Giám định và Kiểm tra hàng hóa - ICD:

5.12. Goods Inspection and Control Department – ICD:

Phòng giám định và kiểm tra hàng hóa có trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị

về quyết định của mình trong phạm vi công việc

được phân công. ICD có một số Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng.

The ICD shall have a Head who takes the responsibility towards the BOD for his decisions

within the assigned and delegated scope of work.

There shall be several Deputy Heads assisting the Head.

5.12.1. ICD có chức năng:

a. Thực hiện nghiệp vụ kiểm tra chất lượng hàng

hóa theo ủy quyền;

b. Tiếp nhận và triển khai dịch vụ giám định hàng hóa xuất nhập khẩu theo yêu cầu khách hàng;

c. Tổng hợp kết quả kiểm tra báo cáo cơ quan chức năng theo quy định;

d. Theo dõi công nợ giám định, kiểm tra;

e. Tham gia giải quyết các khiếu nại của khách

hàng nằm trong phạm vi quyền hạn của mình;

5.12.1. ICD shall have the following functions:

a. Implementing the goods quality test as

authorized;

b. Receiving requests and performing goods inspections per requests by customers;

c. Summarizing the testing results and reporting to the functional bodies as regulated by the laws;

d. monitoring public debts of inspection and

testing;

e. participating in dealing with clients‘ complaints

within authorization


Page 17/33 Rev: 02, 10/2015

5.12.2. Trưởng ICD có quyền hạn:

a. Điều hành hoạt động của phòng;

b. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính


c. Lập đề nghị thưởng hằng tháng cho nhân viên

ICD;

d. Lập bản mô tả công việc cho từng thành viên

của phòng trình DG phê duyệt ;

e. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của COB;

5.12.2. The ICD Head shall have the following

rights and duties:

a. Monitoring the operation of the ICD;

b. Making work plan, monthly financial plan of the

the ICD;

c. Making monthly bonus recommendation for ICD

staff;

d. making job description for each staff of the ICD and submitting for DG’s approval;

e. Performing other tasks as assigned by the COB

5.13. Viện an toàn thực phẩm - FSI 5.13. Food safety Institute - FSI

Viện an toàn thực phẩm có Viện trưởng chịu trách

nhiệm trước pháp luật và Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc được

ủy quyền và Phó viện trưởng giúp việc cho Viện trưởng

5.13.1. FSI có chức năng:

a. Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về an

toàn vệ sinh thực phẩm;

b. Chứng nhận hợp quy thực phẩm;

c. Hợp tác quốc tế về an toàn vệ sinh thực phẩm;

5.13.2. Viện trưởng có quyền hạn:

a. Điều hành hoạt động của Viện;


tháng/ năm của Viện;

c. Phê duyệt kết quả chứng nhận hợp quy thực

phẩm;

d. Thực hiện các công việc khác theo phân công của COB.

FSI shall have a Director who takes the

responsibility towards the BOD for his decisions within the assigned and delegated scope of work.

There shall be several Deputy Directors assisting the Director.

5.13.1. FSI shall have the following functions:

a. Conducting scientific research subjects about

food safety;

b. Regulatory compliant certification;

c. International cooperation in terms of food safety;

5.13.2. The FSI Director shall have the following

rights and duties:

a. Monitoring the operation of the FSI;

b. Making work plan, monthly/yearly financial plan

of the the FSI;

c. Approving the outcome of the regulatory compliant certification;

d. Performing other tasks as assigned by the COB

5.14. Trung tâm Thông tin, Nghiên cứu và Phát triển - IRC

5.14. Information, Reseach and Development Center - IRC

IRC có Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước

Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong

phạm vi công việc được ủy quyền. Trung tâm có

một số Phó giám đốc chịu trách nhiệm độc lập về các lĩnh vực được phân công.

5.14.1. IRC có chức năng:

a. Nghiên cứu triển khai dịch vụ mới theo V00-07;

b. Chủ trì tổ chức đào tạo nội bộ theo V00-06;

IRC shall have a Director who takes the



There shall be several Deputy Directors assisting the Director.

5.14.1. IRC shall have the following functions:

a. Conducting research to implement new services

in accordance with V00-06;

b. Conducting internal training in accordance with


Page 18/33 Rev: 02, 10/2015

c. Nghiên cứu triển khai các phép thử mới;

d. Nghiên cứu, triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng, đánh giá thỏa mãn khách hàng;

e. Duy trì các kênh trao đổi thông tin nội bộ, đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt trong

toàn hệ thống;

f. Triển khai các hoạt động quảng bá thương hiệu của công ty;

5.14.2 Giám đốc IRC có quyền hạn:

a. Điều hành hoạt động của Trung tâm;


tháng/ năm trình COB phê duyệt;

c. Yêu cầu các thành viên trong công ty tham gia

hoạt động của Trung tâm;

d. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công

của COB.

V00-06;

c. Doing research and conducting new tests;

d. Doing research and conducting client care activities, evaluating clients’ satisfaction;

e. Maintaining internal channels to exchange information, ensuring information is clearly

transmitted in the system;

f. Launching activities to popularize the company’s brand image

5.14.2. The IRC Director shall have the following

rights and duties:

a. Monitoring the operation of the IRC;

b. Making work plan, monthly/yearly financial plan

of the IRC and submitting to the COB for

approval;

c. Requesting the company staff to participate in

IRC’s activities;

d. Performing other tasks as assigned by the COB.

5.15. Chuyên gia 5.15. Auditors

Chuyên gia bao gồm AU và TE. AU và TE được hướng dẫn nghiệp vụ đánh giá chứng nhận của

VICB trước khi tham gia đánh giá và được tập

huấn hằng năm hoặc khi có sự thay đổi chuẩn mực đánh giá. AU và TE trước khi hợp tác với VICB

phải ký cam kết bảo mật và thỏa thuận hợp tác.

5.15.1. AU có nhiệm vụ:

a. Tiến hành đánh giá các hệ thống quản lý của

KH theo thủ tục của VICB;

b. Cung cấp các hồ sơ, thông tin về cá nhân và

cuộc đánh giá cho CD.

5.15.2. TE có nhiệm vụ:

Trợ giúp cho trưởng đoàn đánh giá, phòng CD về

kỹ thuật, các lĩnh vực chuyên môn của KH.

Auditors include auditors and technical experts. Auditors and technical experts shall be guided for

the certification audit profession set by VinaCert-

Control prior to conducting the audit and trained when there is any change. The external experts,

when cooperating with VinaCert-Control, shall sign a confidential commitment and an agreement.

5.15.1. Auditors shall take the following

responsibilities:

a. Conducting audits for the customer‘s management system in accordance with VICB’s

procedures;

b. Providing records, personal and audit

information to the CD.

5.15.2. Technical experts shall be responsible for

Assisting the audit team leader and the CD in respect to technicality as well as other sepcialized tehnical areas of customers.

5.16. Đại diện lãnh đạo về chất lượng - QMR 5.16. QMR

COB chỉ định bằng văn bản các cá nhân đủ năng The COB shall appoint in writing individuals who


Page 19/33 Rev: 02, 10/2015

lực thực hiện nhiệm vụ đại diện lãnh đạo về chất

lượng (QMR) theo các hệ thống quản lý chất

lượng. QMR có trách nhiệm và quyền hạn theo các quyết định bổ nhiệm.

have enough competence to be the quality

management representative (QMR) of the quality

management systems. QMR shall have rights and duties as specified in the appointing decisions.

5.17. Văn phòng đại diện Hải Phòng - HP 5.17. Hai Phong representative Office - HP

HP có Giám đốc văn phòng chịu trách nhiệm trước

Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc được ủy quyền. HP có một số

Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc.

5.17.1. HP có chức năng:

a. Tổ chức thực hiện tiếp nhận thông tin ban đầu của khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB;

b. Chủ trì triển khai dịch vụ kiểm tra, giám định chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu;

c. Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về các dịch

vụ của VICB.

5.17.2. Giám đốc HP có quyền:

a. Điều hành hoạt động của HP;

b. Xác nhận tiếp nhận hồ sơ ban đầu của khách hàng theo ủy quyền;

c. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính

tháng của văn phòng đại diện trình COB phê duyệt;

d. Phê duyệt các khoản chi phí theo kế hoạch tài chính tháng đã được phê duyệt;

e. Lập đề nghị thưởng hằng tháng cho nhân viên

HP;

f. Lập bản mô tả công việc cho từng thành viên

của Văn phòng trình DG phê duyệt ;

g. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của COB.

HP shall have an office director who shall take the


There are several Deputy directors assisting the

director.

5.17.1. HP shall have the following functions:

a. Receiving initial information from clients using

VICB’s services;

b. Implementing the testing and inspecting

services for import-export goods quality;

c. Rceiving clients’ responses about VICB’s

services

5.17.2. The HP Director shall be responsible for:

a. monitoring the operation of HP office;

b. Confirming the initial documents of clients as

authorized;

c. Making work plan, monthly financial plan of the

HP office;

d. approving the costs in the monthly financial plan which has been approved;

e. Making monthly bonus recommendation for HP

office staff;

f. making job description for each staff of the HP

office and submitting for DG’s approval;

g. Performing other tasks as assigned by the COB

5.18. Văn phòng đại diện Đà Nẵng - DN 5.18. Da Nang representative Office - DN

DN có Giám đốc văn phòng chịu trách nhiệm trước

Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc được ủy quyền. DN có một số


5.18.1. DN có chức năng:

a. Tổ chức tìm kiếm, thỏa thuận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB theo

V00-08;

DN shall have an office director who shall take the



director.

5.18.1. DN shall have the following functions:

a. Searching, negotiating and persuading clients to use VICB’s services in accordance with V00-08;


Page 20/33 Rev: 02, 10/2015

b. Tổ chức thực hiện tiếp nhận thông tin ban đầu

của khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB;

c. Chủ trì triển khai dịch vụ kiểm tra, giám định chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu;

d. Tổ chức các cuộc đánh giá theo yêu cầu của

CD;

e. Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về các dịch

vụ của VICB.

5.18.2. Giám đốc DN có quyền:

a. Điều hành hoạt động của DN;


c. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính tháng của văn phòng đại diện trình COB phê

duyệt;



DN;


của Văn phòng trình DG phê duyệt;

g. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của COB.

b. Receiving initial information from clients using

VICB’s services;

c. Implementing the testing and inspecting services for import-export goods quality;

d. Arranging audits as requested by the CD;

e. Receiving clients’ responses about VICB’s

services

5.18.2. The DN Director shall be responsible for:

a. monitoring the operation of DN office;


authorized;

c. Making work plan, monthly financial plan of the DN office;

d. approving the costs in the monthly financial plan

which has been approved;

e. Making monthly bonus recommendation for DN office staff;

f. making job description for each staff of the DN



5.19. Văn phòng đại diện TP Hồ Chí Minh - SG 5.19. Sai Gon representative Office - SG

SG có Giám đốc văn phòng chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong phạm vi công việc được ủy quyền. SG có một số


5.19.1. SG có chức năng:

a. Tổ chức tìm kiếm, thỏa thuận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB theo

V00-08;

b. Đảm nhận chức năng văn phòng cho PTN Sài

Gòn;

c. Tổ chức thực hiện tiếp nhận thông tin ban đầu của khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB;

d. Chủ trì triển khai dịch vụ kiểm tra, giám định

chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu;

e. Tổ chức các cuộc đánh giá theo yêu cầu của

CD;

f. Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về các dịch

vụ của VICB.

SG shall have an office director who shall take the responsibility towards the BOD for his decisions within the assigned and delegated scope of work.


director.

5.19.1. SG shall have the following functions:

a. Searching, negotiating and persuading clients to use VICB’s services in accordance with V00-08;

b. Taking over the administrative role for SG’s Lab;

c. Receiving initial information from clients using VICB’s services;

d. Implementing the testing and inspecting services for import-export goods quality;

e. Arranging audits as requested by the CD;

f. Receiving clients’ responses about VICB’s


Page 21/33 Rev: 02, 10/2015

5.19.2. Giám đốc SG có quyền:

a. Điều hành hoạt động của SG;


c. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính tháng của văn phòng đại diện trình COB phê

duyệt;



SG;




của COB.

services

5.19.2. The SG Director shall be responsible for:

a. monitoring the operation of SG office;


authorized;

c. Making work plan, monthly financial plan of the

SG office;



e. Making monthly bonus recommendation for SG

office staff;

f. making job description for each staff of the SG office and submitting for DG’s approval;


5.20. Văn phòng đại diện Cần Thơ - CT 5.20. Can Tho representative Office - CT

CT có Giám đốc văn phòng chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về quyết định của mình trong

phạm vi công việc được phân công. CT có một số


5.20.1. CT có chức năng:

a. Tổ chức tìm kiếm, thỏa thuận, thuyết phục

khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB theo

V00-08;

b. Đảm nhận chức năng văn phòng cho PTN Cần

Thơ;

c. Tổ chức thực hiện tiếp nhận thông tin ban đầu của khách hàng sử dụng dịch vụ của VICB;

d. Chủ trì triển khai dịch vụ kiểm tra, giám định chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu;

e. Tổ chức các cuộc đánh giá theo yêu cầu của

CD;

f. Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về các dịch

vụ của VICB.

5.20.2. Giám đốc CT có quyền:

a. Điều hành hoạt động của CT;


c. Lập kế hoạch công tác, kế hoạch tài chính tháng của văn phòng đại diện trình COB phê duyệt;

CT shall have an office director who shall take the responsibility towards the BOD for his decisions


There are several Deputy directors assisting the director.

5.20.1. CT shall have the following functions:

a. Searching, negotiating and persuading clients to

use VICB’s services in accordance with V00-08;

b. Taking over the administrative role for Can

Tho’s Lab;

c. Receiving initial information from clients using VICB’s services;

d. Implementing the testing and inspecting services for import-export goods quality;

e. Arranging audits as requested by the CD;

f. Receiving clients’ responses about VICB’s

services

5.20.2. The CT Director shall be responsible for:

a. Monitoring the operation of CT office;


authorized;

c. Making work plan, monthly financial plan of the CT office;


Page 22/33 Rev: 02, 10/2015

d. Phê duyệt các khoản chi phí theo kế hoạch tài

chính tháng đã được phê duyệt;

e. Lập đề nghị thưởng hằng tháng cho nhân viên CT;




của COB.



e. Making monthly bonus recommendation for CT office staff;

f. Making job description for each staff of the CT



6 CHÍNH SÁCH và MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG 6. QUALITY OBJECTIVES AND POLICIES

Chính sách chất lượng của VICB được Chủ tịch

Hội đồng quản trị ban hành theo văn bản riêng.

Chậm nhất, ngày 27/12 hằng năm, QMR tổng hợp mục tiêu chất lượng của các phòng ban để COB

phê duyệt vào ngày làm việc đầu năm tiếp theo. (các chính sách của PTN tham khảo phụ lục 5)

Chính sách và mục tiêu chất lượng sẽ được xem

xét trong cuộc xem xét lãnh đạo để đánh giá tính phù hợp của mục tiêu, chính sách với thực tế và

với các mục tiêu khác của tổ chức.

Mục tiêu chất lượng của các bộ phận sẽ được người phụ trách bộ phận đó ban hành dưới dạng

văn bản riêng.

VICB‘s quality policy shall be issued by the

Chairman of the BOD in a separate document.

At the latest, on 27th December every year, the QMR shall gather the quality targets of all

departments so that the COB can approve them on the 1st working day of the following year. (for Lab’s policies, refer to annex 5)

Quality policy and target shall be considered in

management review to assess the conformance with the fact and other targets of the organization.

Each department’s quality policy shall be issued in a separate document by the head.

7 CUNG CẤP DỊCH VỤ 7. PROVISION OF SERVICES

VICB cung cấp các dịch vụ:

7.1. Đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất

lượng theo V00-10 (phụ lục 1);

7.2. Đánh giá Chứng nhận hệ thống an toàn thực phẩm theo V00-11 (Phụ lục 2);

7.3. Đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý môi trường theo V00-12;

7.4. Đánh giá chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu

chuẩn theo V00-13;

7.5. Đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý

OHSAS theo V00-14;

7.6. Đánh giá chứng nhận VietGAP theo V00-15;

7.7. Đánh giá chứng nhận GlobalG.A.P theo V00-

16;

7.8. Đánh giá chứng nhận ASC Farm theo V00-17;

7.9. Đánh giá chứng nhận MSC-CoC theo V00-18;

VICB provide services:

7.1. QMS audit and certification following V00-10

(Annex 1);

7.2. FSMS audit and certification following V00-11 (Annex 2);

7.3. Environment management system audit following V00-12;

7.4. Standard conformity products audit following

V00-13;

7.5. OHSAS management system audit following

V00-14;

7.6. VietGAP audit following V00-15;

7.7. Global GAP audit following V00-16;

7.8. Certification audit against ASC Farm following

V00-17;

7.9. Certification audit against MSC-CoC Farm following V00-18;


Page 23/33 Rev: 02, 10/2015

7.10. Đánh giá chứng nhận ASC- CoC theo V00-19;

7.11. Đánh giá chứng nhận 5S theo V00-20;

7.12. Đánh giá chứng nhận điều kiện sản xuất thức

ăn chăn nuôi theo V00-21;

7.13. Giám định thương mại hàng hóa theo V00-22;

7.14. Đánh giá sự phù hợp hàng nhập khẩu theo

V00-23;

7.15. Đánh giá chứng nhận thực phẩm hợp quy

theo V00-24;

7.16. Hoạt động thử nghiệm theo V00-25;

7.17. Đánh giá nhà thầu phụ theo V00-26;

7.18. Quản lý thiết bị theo V00-27;

7.19. Mua sắm theo V00-29;

7.20. Đào tạo theo V00-29.

Việc thiết kế dịch vụ mới tuân thủ theo Quy trình V00-

07 và sẽ được thông báo rộng rãi trên trang

Website:http://vinacert.vn mà không cần phải sửa đổi, bổ sung điều khoản này trong sổ tay chất lượng này.

7.10. Certification audit against ASC- CoC following

V00-19;

7.11. 5S Certification audit following V00-20;

7.12. Certification against the requirements for animal

feed production in accordance with V00-21;

7.13. Trade inspection for goods following V00-22;

7.14. Conformity assessment on imported goods

following V00-23;

7.15. Regulation conformity food certification

following V00-24;

7.16. Testing activities following V00-25;

7.17. Selection subcontractors procedure following V00-26;

7.18. Equipment management procedure following

V00-27;

7.19. Purchasing procedure following V00-28;

7.20. External training following V00-29.

The design of new services shall comply with the procedures of V00-07 and be widely announced on

the website www.VinaCert.vn without any

amendments and supplements of this clause in this manual.

8 THÔNG TIN CÔNG KHAI 8. PUBLIC INFORMATION

Các thông tin mà VICB công khai trên trang

website: http://VinaCert.vn bao gồm:

8.1. Thông tin về VinaCert, địa chỉ Công ty và

văn phòng đại diện, số điện thoại, địa chỉ email của các bộ phận/cá nhân có liên quan;

8.2. Chính sách chất lượng của VICB.

8.3. Bảng phân tích mối nguy tiềm ẩn về tính

khách quan (phụ lục 3);

8.4. Các dịch vụ của VICB theo điều 7 của VQM;

8.5. Chuẩn mực chứng nhân và các thay đổi của chuẩn mực chứng nhận (nếu có);

8.6. Quy định về chứng nhận hệ thống quản lý;

Chứng nhận sản phẩm; Thử nghiệm;

8.7. Cách tính phí đánh giá, phí thử nghiệm;

8.8. Thủ tục và thẩm quyền xử lý khiếu nại và tranh chấp nếu có;

8.9. Mẫu chứng chỉ;

The information publicly posted by VICB on the

website www.VinaCert.vn includes:

8.1. VinaCert’s information, the company and

representative office addresses and telephone numbers and e-mail addresses of related departments/individuals;

8.2. Quality policies of VICB;

8.3. Analysis of potential hazards towards objectivity (Annex 3);

8.4. VinaCert’s services in accordance with clause 7 of VQM;

8.5. Certification standards and Changes of

standards, if any;

8.6. Regulations on certification of management system; product certification; testing;

8.7. Audit and testing pricing;

8.8. Procedures and authorities of handling

complaints and disputes, if any;

8.9. Certificate samples;

8.10. Information on withdrawing and suspending

http://vinacert.vn

http://www.VinaCert.vn

http://VinaCert.vn

http://www.VinaCert.vn


Page 24/33 Rev: 02, 10/2015

8.10. Thông tin về thu hồi, đình chỉ hiệu lực chứng

chỉ;

8.11. Danh sách khách hàng của VICB

the certificate effectiveness;

8.11. List of VICB’s customers;

9 HIỆU LỰC CỦA CHỨNG NHẬN 9. VALIDITY OF CERTIFICATE

9.1. Thời hạn hiệu lực cho các chứng chỉ của các

chương trình chứng nhận được quy định trong

các quy định chứng nhận tương ứng. VICB áp dụng phương pháp đánh giá duy trì, chu kỳ

đánh giá giám sát của VICB phụ thuộc vào khả

năng duy trì hiệu lực hệ thống quản lý của khách hàng. Tuy nhiên, Chu kỳ đánh giá giám

sát còn phụ thuộc vào từng tiêu chuẩn chứng nhận và khách hàng cụ thể;

9.2. Việc đình chỉ hiệu lực và thu hồi chứng chỉ

được thực hiện theo các quy định về chứng nhận tương ứng. Các quyết định này sẽ được

thông báo lên Website: http://VinaCert.vn

9.3. Khi không thỏa mãn với các quyết định chứng

nhận của VinaCert, KH có thể khiếu nại trực tiếp lên DG. Việc giải quyết khiếu nại của KH được thực hiện theo quy trình giải quyết khiếu

nại khách hàng V00-09, KH không chịu bất cứ

khoản chi phí nào cho việc khiếu nại. Nếu KH vẫn không thỏa mãn với quyết định giải quyết

khiếu nại của DG thì KH có thể khiếu nại lên tổ

chức công nhận cho VICB hoặc tòa án dân sự Hà Nội. VICB cam kết tuân thủ mọi quyết định

của tổ chức công nhận cho VICB hoặc tòa án dân sự Hà Nội.

9.4. Hết hiệu lực của chứng chỉ, Hệ thống quản lý

của khách hàng sẽ được đánh giá lại. Đánh giá

lại có thể kết hợp trong cùng đợt với đánh giá giám sát lần cuối cùng.

9.1. The validity period for all certificates of the

management system certification is 3 years.

VICB shall apply the maintaining audit methods, the annual surveillance by VinaCert‘s

auditors depending on the applicant‘s abilities

to maintain the effectiveness of the management system. However, the

surveillance audit cycles are dependent on the specific certification standards and particular applicants.

9.2. The certificate effectiveness suspension and

withdrawal shall be conducted in accordance with the relevant certification regulations. The

decisions shall be posted on the website:

http://VinaCert.vn

9.3. Should the applicant be unsatisfied with the

VinaCert’s certification decisions, the applicant could make complaints directly to VinaCert’s General Director. Handling the applicant‘s

complaints shall be done in accordance with

the procedures for handling applicant‘s complaints V00-09 and the applicant shall not

bear any cost. If the applicant is still not

satisfied with decisions on complaint handled by VinaCert’s Director General, he/she can make claims to the accreditation organization

for VICB or Hanoi Civil Court. VICB is

committed to comply with all decisions by the accreditation organization for VICB or Hanoi

Civil Court.

9.4. After effective time of certificate, the applicant‘s management system shall be re-certified. The

re-certification shall be carried out together with the final surveillance visit.

10 ĐẢM BẢO SỰ CHÍNH XÁC, TRUNG THỰC, KỊP THỜI, ĐỘC LẬP KHÁCH QUAN, KHÔNG THIÊN VỊ VÀ CÔNG KHAI

10. ASSURANCE OF ACCURACY, FAITHFULNESS, TIMELINESS, INDEPENDENCE, OBJECTIVITY, IMPARTIALITY AND TRANSPARENCY

10.1. VICB cam kết đảm bảo sự chính xác, trung 10.1. The VinaCert’s Director General shall agree

http://VinaCert.vn

http://VinaCert.vn


Page 25/33 Rev: 02, 10/2015

thực, kịp thời, độc lập khách quan và không

thiên vị trong chính sách của VICB sao cho

mọi nhân viên đều cảm thấy thoải mái trong công việc, được hưởng quyền lợi xứng đáng

với trách nhiệm, nhiệm vụ được giao. Mọi

nhân viên đều được tiếp cận các nội quy, chính sách của VICB phù hợp với từng vị trí.

10.2. VICB đảm bảo sự chính xác, trung thực, kịp

thời, độc lập và không thiên vị trong đánh giá

thông qua yêu cầu AU và thành viên trong đoàn đánh giá phải:

a) Không có mối quan hệ về tài chính với KH;

b) Không có mối quan hệ gia đình với các lãnh

đạo chủ chốt của KH;

c) Không tư vấn QMS cho KH và không có sự mâu thuẫn về lợi ích.

d) tuyệt đối không cung cấp dịch vụ tư vấn cho

các khách hàng:

- Không tư vấn hệ thống quản lý chất lượng;

- Không tư vấn về Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm;

- Không tư vấn về phân tích mối nguy, xác

định điểm tới hạn theo HACCP hay các chuẩn mực bất kỳ khác.

e) VICB không tiếp thị hoặc chào hàng cùng

với các hoạt động của tổ chức tư vấn hệ thống quản lý., sẽ có hành động điều chỉnh

các thông tin không thích hợp của tổ chức tư vấn bất kỳ nêu hoặc ám chỉ rằng việc chứng nhận có thể đơn giản hơn, dễ dàng hơn,

nhanh chóng hơn hoặc ít chi phí hơn nếu

lựa chọn tổ chức chứng nhận. VICB không được nêu hoặc ám chỉ rằng việc chứng nhận

có thể đơn giản hơn, dễ dàng hơn, nhanh

chóng hơn hoặc chi phí ít hơn nếu sử dụng tổ chức tư vấn nhất định.

f) VICB qui định rằng các nhân viên đã cung

cấp tư vấn hoặc làm việc cho khách hàng sẽ không xem xét hồ sơ, đánh giá hệ thống

hoặc đưa ra quyết định chứng nhận cho

khách hàng, sản phẩm và/hoặc nhà sản xuất

to ensure the accuracy, faithfulness,

timeliness, independence, objectivity and

impartiality in VinaCert’s policies so that every staff feel comfortable at their work,

have rights and interests deserved to the

assigned responsibilities and tasks. Every staff shall have access to VinaCert‘s regulations and policies conforming to every

position.

10.2. VICB shall ensure the accuracy, faithfulness,

timeliness, independence and impartiality in

request auditors and members of audit team

must:

a) Have no financial relationship with applicant;

b) Have no family relationship with key managers of the applicant;

c) Be not involved in consultancy or has

conflict of interest.

d) Must not provide consultancy services to its

clients, including but not limited to:

- Consultancy to clients’ QMS

- Consultancy to the clients’ FSMS

- Consultancy on harzard analysis or

identifying critical point according to HACCP or any other criteria.

e) VICB's activities shall not be marketed or

offered as linked with the activities of an organization that provides management system consultancy. VICB shall take action

to correct inappropriate claims by any consultancy organization stating or implying

that certification would be simpler, easier,

faster or less expensive if the certification

body were used. VICB shall not state or imply that certification would be simpler,

easier, faster or less expensive if a specified consultancy organization were used.

f) VICB requires that eployees that have

worked for or provided consultancy to the

client shall not review, audit or make certification decision for that client, product

and/or producer in a period of 02 years since


Page 26/33 Rev: 02, 10/2015

đó trong khoảng thời gian 02 năm kể từ khi

kết thúc hợp đồng tư vấn, hợp đồng làm

việc.

10.3. VICB đảm bảo độc lập và không thiên vị

trong quyết định chứng nhận thông qua hoạt

động của CC (V01-01) Các thành viên trong CC phải đảm bảo:

a) Đại diện được lợi ích cho tất cả các bên;

b) Không chịu các áp lực về tài chính; công việc; tình cảm trong các quyết định của mình;

c) Am hiểu luật pháp.

10.4. VICB đảm bảo cung cấp cho KH các thông tin về phương pháp thử, quy định về thử

nghiệm; chuẩn mực chứng nhận, quy định

về đánh giá và chứng nhận, thủ tục cấp, duy trì, mở rộng, đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ

và các quy định về sử dụng logo chứng nhận, phí đánh giá chứng nhận.

10.5. VICB nhận diện các tổ chức, cá nhân có liên

quan tới hoạt động đánh giá chứng nhận của VICB tiềm ẩn những mối nguy dẫn đến sự

không công bằng và biện pháp phòng ngừa

nhằm đảm bảo tính công bằng trong hoạt động đánh giá của VinaCert. Cung cấp danh

mục này tới các thành viên CC (Xem phụ lục 3)

10.6. VICB tạo điều kiện thuận lợi để KH của VICB

có điều kiện tham gia quyết định lựa chọn

thành phần đoàn đánh giá nếu KH nhận thấy tiềm ẩn sự không công bằng trong hoạt động

đánh giá chứng nhận của VICB bởi thành

phần đoàn đánh giá.

10.7. VICB xây dựng cơ chế giám sát trong quá

trình đánh giá nhằm đảm bảo tính công bằng, đồng thời VICB kiên quyết không sử dụng chuyên gia đánh giá nếu trong quá

trình giám sát, VICB phát hiện được một

chuyên gia đánh giá nào đó không khai báo rõ ràng quan hệ của mình với khách hàng

được đánh giá mà 10.5 chưa nhận diện

the date consultancy and/or employment

contract ended.

10.3. VICB ensures the independence and

impartiality in making decisions on

certification through the activities of the Certification Council (V01-01). Members in

the Certification Council must ensure:

a) To represent all party interests;

b) To be free from financial, employment and c) emotional pressures in making decisions;

c) To be law understanding.

10.4. VICB ensure to provide applicant with

information for testing methods, testing

regulations; certification criteria, audit and

certification regulations, procedures for certificate granting, maintaining, expanding,

suspending or withdrawing and regulations

for the use of certification logo, the audit and certification fee.

10.5. VICB indentifies organizations and

individuals relating to its audit and certification activities that potentially cause

risks leading to the inequality. It shall also

take preventive measures in order to ensure the impartiality in its audit activities. It shall

provide this list to each member of the CC (see Annex 3)

10.6. VICB shall create favorable conditions for its

applicants to take part in selecting members

of an audit team if they find the potential inequality in the Vinacert’s audit and

certification activities by the team members.

10.7. VICB shall build up the control mechanisms

in the audit processes in order to ensure the impartiality and be determined not to use the

auditor if VICB find him/her to declare

unclear relationship with the auditee and not

to be recognized by the clause 10.5 during the audit process.


Page 27/33 Rev: 02, 10/2015

được.

10.8. VICB xây dựng quy chế tài chính để đánh

giá các nguồn thu nhập và công bố với các thành viên hội đồng chứng nhận để đảm bảo

tính khách quan và công bằng của hoạt động

chứng nhận.

10.9. VICB xây dựng cơ chế mã hóa mẫu nhằm đảm bảo kết quả thử nghiệm độc lập khách quan của hoạt động thử nghiệm.

10.10. VICB đảm bảo tuyển dụng hoặc tiếp cận được một số lượng đầy đủ các chuyên gia

đánh giá, bao gồm chuyên gia đánh giá

trưởng đoàn, và chuyên gia kỹ thuật để đảm

nhiệm các hoạt động chứng nhận và quản lý khối lượng công việc đánh giá.

10.11. VICB có đủ sự sắp xếp (bảo hiểm, quỹ dự phòng) để chi trả cho những trách nhiệm phát sinh từ hoạt động của mình trong các

lĩnh vực hoạt động và các khu vực địa lý

mình hoạt động kinh doanh.

10.8. VICB shall set up the financial regulations to

assess the income sources and disclose to all members of the Cerfication Council in

order to ensure the objectivity and

impartiality of the certification activities.

10.9. VICB shall establish the mechanisms of coding samples to ensure the independence and objectivity of the testing activities.

10.10. VICB ensures to employ, or have access to, a sufficient number of auditors, including

audit team leaders, and technical experts to

cover all of its activities and to handle the

volume of audit work performed.

10.11. Shall have adequate arrangements (e.g. insurance or reserves) to cover liabilities

arising from its operations in each of its fields of activities and the geographic areas in which it operates.

11 CHÍNH SÁCH BẢO MẬT 11. CONFIDENTIALITY POLICY

COB có trách nhiệm truyền đạt và yêu cầu tất cả thành viên của CC và mọi nhân viên trong VICB

cũng như các chuyên gia bên ngoài phải tuân thủ

nghiêm túc đạo đức nghề nghiệp, cam kết bảo mật bằng văn bản nhằm đảm bảo:

- Bảo mật tất cả các thông tin liên quan tới

khách hàng ngoại trừ thông tin về việc cấp, đình chỉ, thu hồi chứng chỉ;

- Bảo mật thông tin của VinaCert.

- Ngoài các thông tin công khai như đã nêu ở mục 8 của tài liệu này, toàn bộ nhân sự làm

việc cho VICB cam kết bảo mật toàn bộ

thông tin do khách hàng cung cấp hoặc thông tin về khách hàng có được từ nguồn

khác và đảm bảo tôn trọng quyền sở hữu

của khách hàng.

- VICB cũng ý thức được và làm tốt nhất để bảo mật thông tin về khách hàng lưu dưới

dạng điện tử, ngay cả khi thông tin này được truyền tải đi trên môi trường truyền dẫn.

COB is committed to convey and require all members of the Certification Council, all members

of the staff as well as external experts to strictly

comply with the professional ethics and confidential commitments in writing to ensure:

- Security of all information related to applicant

except the information about certificate granting, suspending and withdrawing;

- The confidentiality of VinaCert’s information.

- Except from the public information disclosed as mentioned in section 8 of this document,

all personel working for VICB commit to

protecting all information provided by its clients or gathered from other sources as well

as protecting client’s proprietary rights.

- VICB is well aware of the importance and do

its best to protect the client’s information when stored on its electronic storage as well

as when sent through any electronic channel.


Page 28/33 Rev: 02, 10/2015

VICB thực hiện bảo mật đối với các thông tin

về khách hàng trên phầm mềm quản lý

online.

VICB keeps customer information on online

management software confidential.

12 QUẢN LÝ NHÂN SỰ 12. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

12.1. VICB nhận thức rằng con người là tài sản

quý nhất của VinaCert, quyết định đến mọi

sự thành công của VICB do vậy quản lý và tuyển dụng nhân sự được đặc biệt chú

trọng. VICB thiết lập quy trình và tiêu chí để

quản lý và đánh giá hoạt động của nhân viên dựa trên tần suất công việc và mức độ rủi ro trong các hoạt động mà nhân viên đảm

nhiệm. VICB thiết lập quy trình tuyển dụng

và đào tạo (V00-06) để tìm kiếm, bồi dưỡng nhân tố mới phục vụ lợi ích lâu dài của

VinaCert. Chính sách quản lý nhân sự của

VICB là: sẵn sàng cung cấp các điều kiện cần thiết để phát huy tối đa các phẩm chất

của mỗi thành viên trong VICB và tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong VinaCert. VICB đề ra các yêu cầu năng lực đối với cán bộ

xem xét hợp đồng và thẩm xét hồ sơ theo

V01-07;

12.2. Mọi chế độ và quyền lợi của người lao động

được thể hiện trong thỏa ước lao động tập thể.

12.3. Nguồn lực AU và những người tham gia quá trình chứng nhận là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của VinaCert.

VICB xây dựng tiêu chí để lựa chọn AU

(V01-08). Định kỳ hằng năm và theo yêu cầu công việc, VICB áp dụng quy trình đào

tạo (V00-06) nhằm bồi dưỡng, nâng cao kiến

thức, chuyên môn, nghiệp vụ của các chuyên gia đánh giá và nhân viên.

12.4. VICB cam kết xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, minh bạch, công tâm, không thiên vị tạo ra khối đoàn kết trong VinaCert.

12.5. Tổng Giám đốc VICB cam kết đảm bảo cung

cấp đủ nhân sự với năng lực, kinh nghiệm

và kỹ năng cần thiết phục vụ cho các hoạt

12.1. VICB recognizes that human resource is the

most valuable property of VICB that

determines every success, so the human resource management and recruitment are

of special interest. VICB establishes

documented procedures and criteria for monitoring and measurement of the performance of all persons involved, based

on the frequency of their usage and the level

of risk linked to their activities. It establishes the recruitment and training process (V00-

06) to seek for and train new staff to serve its

long-term interests. Its human resource management policies are: willing to provide

necessary conditions to promote the qualities of every member and make a binding between them. It shall make competence

requirements for the staff who reviews the

contracts and verifies the records in accordance with V01-07

12.2. All benefits and perks of the employees shall

be specified in the Common labor agreement.

12.3. Resources of auditors and members in the certification audit process are important factors influencing the service quality of

VinaCert. It shall set up the selection criteria

for auditors (V01-08). It shall apply the

training procedure (V00-06) annually to nurture and improve knowledge, profession

and skills of auditors based upon the work

requirements.

12.4. Director General is committed to build up a

sound, transparent, explicit and impartial

working environment to create the unity in VinaCert.

12.5. The DG of VICB is committed to provide enough human resources with required

competence, knowledge and skills to


Page 29/33 Rev: 02, 10/2015

động chứng nhận mà Công ty cung cấp cho

khách hàng.

manage the certification services/activities

that VICB offers to its clients

13 THỬ NGHIỆM VIÊN VÀ CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ

13. TESTING STAFF AND AUDITORS

13.1. Thử nghiệm viên: 13.1. Testing staff:

13.1.1. Tổng Giám đốc VICB đảm bảo tất cả các thử nghiệm viên của VICB và các thử

nghiệm viên bên ngoài đều phải đạt được

các chuẩn mực của một thử nghiệm viên theo yêu cầu trong ISO/IEC 17025:2005

và quy định của tổ chức công nhận;

13.1.2. Việc sử dụng thử nghiệm viên đảm bảo tiêu chí thử nghiệm thành thạo và VICB

định kỳ kiểm tra sự thành thạo của các thử nghiệm viên.

13.1.1. DG commits that all members of testing staff (both internal and external) shall be

qualified enough to be alaboratory

personnel as required in ISO/IEC 17025:2005 and accreditation bodies’

requirements.

13.1.2. The use of testing staff shall ensure the criteria for the proficiency testing and VICB

shall periodically check their proficiency.

13.2. Chuyên gia đánh giá 13.2. Auditors

13.2.1. Tổng giám đốc VICB đảm bảo tất cả các AU

của VICB và các chuyên gia bên ngoài đều phải đạt được các chuẩn mực của một AU theo yêu cầu trong TCVN ISO 19011:2011

và V01-08

a) Có các phẩm chất cá nhân phù hợp: có đạo đức, cởi mở, lịch thiệp, nhanh nhẹn, mẫn

cảm, linh họat, quyết đoán, tự lực;

b) Có kiến thức và kỹ năng: Được đào tạo các

kiến thức chuyên ngành và nghiệp vụ thích hợp;

c) Có kinh nghiệm trong điều hành, quản lý (đối

với LA);

d) Nắm vững các văn bản pháp quy liên quan

đến lĩnh vực đánh giá, chứng nhận;

e) Có chứng chỉ LA theo từng loại tiêu chuẩn: ISO 9001; ISO 22000; ISO 14000.

13.2.2. Việc lựa chọn các thành viên trong đoàn

đánh giá phải đảm bảo đủ năng lực phù hợp

với yêu cầu của cuộc đánh giá và đảm bảo được tính khách quan không thiên vị;

13.2.3. VICB sử dụng các chuyên gia bên ngoài có

đủ năng lực, kiến thức chuyên môn phù hợp với loại hình hoạt động của bên được đánh

giá. Chuyên gia bên ngoài được sử dụng có

13.2.1. General Director commits that all auditors

and external experts shall have enough competence to be an auditor in accordance with TCVN ISO 19011:2011 and V01-08

a) Having suitable personal characters: ethical,

open-minded, diplomatic, observant,

perceptive, versatile, tenacious, decisive,

self-reliant;

b) Having knowledge and skills: appropriately

trained for relevant profession;

c) Having experience in administration and management (for lead auditors);

d) Having a thorough grasp of legal documents

relating to the audit and certification;

e) Holding a certificate for lead auditors for

each standard: ISO 9001; ISO 22000; ISO

14000.

13.2.2. Selection of members in the audit team

must assure having enough competence

complying with requirements of the audit and the impartiality and objectivity.

13.2.3. VICB shall use external auditors who have

enough competence and knowledge relevant to the operational type of the party

to be audited. The external auditors used


Page 30/33 Rev: 02, 10/2015

thể là AU hoặc chuyên gia kỹ thuật. can be auditors or technical experts.

14 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 14. QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

14.1.Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của VICB

đã được xây dựng, đang được áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục trên cơ sở ISO 9001 và tích

hợp với các yêu cầu của: ISO/IEC 17021;

ISO/TS 22003; ISO/IEC 17065; ISO/IEC 17020; ISO/IEC 17025 và các quy định của các

tổ chức công nhận cùng với các tài liệu hướng

dẫn của IAF.

14.2.Tất cả các tài liệu và hồ sơ của QMS được

kiểm soát bởi quy trình kiểm soát tài liệu V00-01 và Quy trình kiểm soát hồ sơ V00-02. Danh mục tài liệu được liệt kê trong phụ lục 4.

14.3.Để duy trì hiệu lực của QMS mà VICB đã thiết lập, Tối thiểu 12 tháng một lần, VICB tiến hành

đánh giá nội bộ để xác định hiệu lực và các cơ

hội cải tiến của QMS. Quá trình đánh giá nội bộ theo V00-04.

14.4.Sau mỗi đợt đánh giá nội bộ, hoặc theo yêu cầu của các QMR, COB tiến hành xem xét toàn

bộ hoặc một phần QMS. Hoạt động xem xét

lãnh đạo tuân thủ theo quy trình xem xét lãnh đạo V00-03.

14.5.Nhằm xác định và loại bỏ nguyên nhân sự không phù hợp của QMS trong quá trình vận

hành, VICB thiết lập và duy trì quy trình hành

động khắc phục và phòng ngừa V00-05.

14.6.Các mục tiêu chất lượng được thiết lập tại các bộ phận, bao gồm các mục tiêu, chính sách, quá trình sẽ được truyền tải tới trưởng các bộ

phận liên quan để họ truyền đạt tới các nhân

viên để có sự thấu hiểu trong hoàn bộ hệ thống ở mọi cấp độ nhằm có hiểu biết ở mọi cấp độ

của QMS.

14.7.VICB, lãnh đạo cao nhất đảm bảo áp dụng có hiệu lực các thủ tục và hướng dẫn của hệ thống quản lý chất lượng đã được văn bản hóa

ở tất cả các cấp độ trong tổ chức.

14.1.QMS of VICB is established, applied,

maintained and improved continuously in accordance with requirements of the standards:

ISO 9001; ISO/IEC 17021; ISO/TS 22003;

ISO/IEC 17065, ISO/IEC 17020; ISO/IEC 17025 and rules of ABs and guide documents

of IAF.

14.2.All documents and records of the management

system are controlled by the document control

procedures V00-01 and the record control procedures V00-02. Master list of documents

see annex 4

14.3.In order to maintain the effectiveness of the management system. It shall implement the

internal audit at least once every 12 months to

determine the effectiveness and improvement opportunities of the system. The internal audit

process following V00-04 .

14.4.After each internal audit or as required by QMRs, DG shall conduct revision of the entire

or a part of the management system. The

management review is compliant with the management review procedure V00-03.

14.5.In order to identify and remove the

noncomforming causes of the management system during the operational process, VICB

shall establish and maintain the procedures for corrective and preventive actions V00-05.

14.6.The QMS(s) established at VICB, including the

objectives, policies, and processes will be

communicated to the heads of the departments and relevant personel by top management so

that they can communicate to the staff of their

department for a thorough understanding at all levels of the system.

14.7.VICB, its top management shall ensure the effective implementation of the quality system that has been documented at all levels of the

organization.


Page 31/33 Rev: 02, 10/2015

15 NHÀ THẦU PHỤ 15. SUBCONTRACTORS

VICB không sử dụng nhà thầu phụ đánh giá chứng nhận mà chỉ sử dụng nhà thầu phụ thử nghiệm

theo V00-26.

VICB have not organized subcontractors for audit activity and only use external experts as stated in

V00-26 and testing subcontractors.

16 TRAO ĐỔI THÔNG TIN 16. INFORMATION EXCHANGE

16.1 Kênh trao đổi thông tin của VICB là :

16.1.1 Phiếu yêu cầu giải quyết công việc theo F00-01-01;

16.1.2 Chỉ sử dụng địa chỉ email do công ty cung

cấp giao dịch với khách hàng và đồng nghiệp; Trong vòng 16 h làm việc (trừ

trường hợp đi công tác) phải phản hồi nội

dung email cho khách hàng, đối tác và cả đồng nghiệp. Kể cả phản hồi là “đã nhận”.

16.1.3 Chỉ sử dụng địa chỉ yahoo nick chat do công ty cung cấp giao dịch với khách hàng và đồng nghiệp; Luôn để chế độ available

khi làm việc;

16.1.4 Tin nhắn liên quan đến công việc từ số điện thoại đã đăng ký với công ty hoặc do

Công ty cấp;

16.1.5 Khẩu lệnh từ đồng nghiệp khi có ít nhất 2 người chứng kiến hoặc băng ghi âm.

16.2 Lập kế hoạch và báo cáo:

Quy định trong V01-12 (Quy chế hoạt động)

16.1 VICB’s channels to exchange information are:

16.1.1 Request for dealing with tasks F00-01-01;

16.1.2 Only use the email address given by the

company to do transactions with clients and colleagues; within 16 working hours (except

for business trip) the staff shall reply to the

clients, partners as well as colleagues, even if he only responses “email received”.

16.1.3 Only use yahoo messenger account given by the company to transact with clients and colleagues; this account shall always be in

available mood when working;

16.1.4 Messages relating to work from the registered phone number or the number

supplied by the company;

16.1.5 Conversation when there are at least 2 witnesses or when it is recorded

16.2. Making plans and reports:

Requirements stipulated in V01-12 (Operation

regulations)

17 QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH 17. FINANCIAL REGULATIONS

COB ban hành quy định tài chính áp dụng cho toàn

công ty. Các đơn vị trực thuộc: Văn phòng đại diện, Viện, Trung tâm có thể có cơ chế tài riêng để khuyến khích phát triển

The COB shall issue the regulations about finance

applying to all the company. The units such as representative offices, the institute, the center may have their own sanctions to stimulate the

development.

18 QUY ĐỊNH VỀ HÀNH CHÍNH 18. ADMINISTRATIVE REGULATIONS

18.1. Thể thức và số văn bản đi:

Quy định trong V01-12 (Quy chế hoạt động)

18.2 Phê duyệt văn bản giao dịch:

18.2.1 Các văn bản giao dịch do nhân viện soạn

thảo (ký nháy ở phần kết thúc văn bản);

18.1. Layout and number of the outcoming documents

Requirements stipulated in V01-12

(Operation regulations)

18.2 Approving the transacting documents

18.2.1 The transacting documents compiled by the staff (initialed at the end of the documents);


Page 32/33 Rev: 02, 10/2015

trình trưởng phòng phê duyệt hoặc xem xét

(ký nháy ở phần ký) trình người có thẩm

quyền phê duyệt;

18.2.2 Các văn bản ra ngoài sau khi được phê

duyệt, chuyển văn phòng xem xét, vào sổ

công văn, đóng dấu và lưu lại bản ký nháy. Văn bản chuyển ra ngoài không ký nháy.

18.3. Chuyển phát thư tín:

18.3.1. Các văn bản ra bên ngoài sau khi được phê duyệt do bộ phận soạn thảo chịu trách

nhiệm chuyển phát trừ chứng chỉ, phiếu

thử nghiệm do văn phòng chịu trách nhiệm chuyển phát trên cơ sở tiến độ thanh toán

của khách hàng;

18.3.2. Tùy theo mức độ cần thiết, trưởng bộ phận soạn thảo quyết định hình thức chuyển

phát: thường/ nhanh/ bảo đảm/ hỏa tốc trên tinh thần tiết kiệm và chịu trách nhiệm về quyết định này.

18.4. Văn phòng phẩm:

18.4.1. AD/Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm đảm bảo đầy đủ văn phòng phẩm cho các

bộ phận trên cơ sở kế hoạch văn phòng

phẩm hằng tháng của các bộ phận;

18.4.2. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm quản lý giấy

in tại bộ phận mình. Cuối tháng tổng hợp khối lượng giấy in hỏng/tổng số giấy in (kg) được cấp trong báo cáo tháng của bộ

phận ;

18.4.3. IRC/ Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm đảm bảo mọi máy móc, thiết bị văn phòng

tại Công ty luôn trong tình trạng sẵn sàng

hoạt động.

is submitted to the Head for approval or

consideration (initial at the signature area)

and submit it to the authorized person

18.2.2 The outcoming documents after being

approved shall be transfered to the AD to be

considered, added the document number, stamped and the version with initials shall be

stored. The outcoming documents shall not have personal initials on it.

18.3. Transfering correspondence

18.3.1 The outcoming documents after being

approved shall be sent by the compiling department except for the certificates,

testing reports which are under the tasks of

the AD based on the progress of payment of the clients

18.3.2. Based on the necessity, the Heads shall

make the decision about the methods of delivery: regular/express/secured/urgent on

the basis of saving and take the

responsibility towards this decision.

18.4 Stationery

18.4.1 The AD shall take the responsibility to ensure adequate stationery stuff for the

departments based on their monthly plan

about stantionery.

18.4.2 Each department shall take the responsibility to control the papers used in

the month. At the end of the month there shall be collective data of the weight of the

printed paper/total amount of paper (kg);

issued in the monthly report of the

department

18.4.3. IRC/The AD shall take the responsibility to

ensure that all office machines and equipment are always in ready conditions to

operate.

19 PHỤ LUC 19. ANNEX

Phụ lục 01 Phạm vi chứng nhận QMS

Phụ lục 02 Phạm vi chứng nhận FSMS

Phụ lục 03 Bảng phân tính mối nguy tiềm ẩn mất

tính khách quan

Phụ lục 04 Danh mục tài liệu hệ thống

Annex 01: Certification scope

Annex 02: FSMS scope

Annex 03: Analysis ò potential hazards damaging

objectivity

Annex 04: System documentation Directory


Page 33/33 Rev: 02, 10/2015

Phụ lục 05 Các chính sách của PTN

Phụ lục 06 Bảng tham chiếu chéo giữa các tiêu

chuẩn

Annex 05: Policies of the testing labs

Annex 06: Cros-Reference between quirements ò

standards

Documents

Revision: SỔ TAY CHẤT LƯỢNG/ QUALITY MANUAL 21/10/2015 · Hiệp hội công nhận các phòng thử nghiệm quốc tế ILAC. - Sổ tay này cũng mô tả toàn bộ QMS