EDITORIAL

MONTILLA

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Acontecimiento programado que responde a

una finalidad específica, en el cual el sujeto

fundamental es el hombre y sus relaciones con el

medio ambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se

realizan en espacios y tiempos determinados.

Tienen Objetivos pre-fijados,

cuidadosamente desarrollados y

seguidos a conciencia durante todas

las etapas de su planificación.

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La organización de eventos es el proceso de diseño,

planificación y producción de congresos, festivales,

ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de

reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes

finalidades.

•Producción: El conjunto de

gestiones previas al inicio de

la reunión y que tienen como

objetivo principal la

preparación de los recursos y

equipos que componen el

evento..

•Montaje: Disposición del

equipo y los recursos técnicos

y humanos que se utilizaran

en el lugar donde se realizará

el evento.

•Ejecución: Fase en la que,

estando los participantes del

evento reunidos en el mismo

lugar y al mismo tiempo,

comparten las actividades

planificadas

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•Desmontaje: Orden del

equipo para retiro de los

materiales y elementos que

fueron utilizados en el

evento.

•Evaluación de

resultados: Momento en el

que se establece el grado

de cumplimiento de los

objetivos establecidos y la

eficiencia de las

prestaciones. La

Evaluación de resultados

es una de las partes más

importante del post evento.

Conocer si se han

cumplido, como mínimo, los

objetivos previstos y el

rendimiento producido con

ellos. Para ello utilizamos el

ROI o Return On

Investment (ROI). •Post-evento: Recopilación de

todas las acciones realizadas

en el evento. Seguimiento que

ayudan a la evaluación del

mismo. En esta fase se incluirá

la documentación gráfica del

mismo; Fotografías, montajes

de videos, clipping de prensa,

seguimientos 2.0.

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PLANIFICACIÓN

Curso de acción que serán

tomados como base durante

la ejecución del evento para

cumplir con los objetivos del

proyecto.

• Detección de necesidades

(ejemplos: asientos,

micrófonos, luz de podio,

equipos de audio-video,

proyector, pantalla, mesas,

etc.)

• Objetivo ( Misión y Visión)

• Público nos realizamos la

pregunta: ¿qué tipo de público

va asistir? ¿Abierto o

Cerrado?

• Tipo de Evento (social,

empresarial, etc.)

• Cantidad de asistentes

• Fecha y Sede

• Características del grupo.

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ORGANIZACIÓN

Sistema de actividades

coordinadas y disposición de

recursos materiales, humanos

y financieros para que todo

funcione mediante normas y

bases de datos que han sido

dispuestos para cumplir con

ciertos propósitos.

• Operativa del Evento (

división de tareas )

• Organigrama ( sirve para

indicar gráficamente la

estructura de una empresa

teniendo en cuenta las

jerarquías )

• Cronograma de Actividades

(consiste en una lista de todas

las actividades a realizar con

sus fechas previstas de

comienzo y final. Técnicas:

Diagrama de Gantt –

herramienta gráfica cuyo

objetivo es mostrar el tiempo

de dedicación previsto para

cada tarea- Diagrama de Pertl.

)

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EJECUCIÓN OPERATIVA

Puesta en marcha del

evento.

• Comité Organizador

• Comité Técnico

• Comité Comercial

• Comité Administrativo

• Comité Operativo

• Comité Comunicacional

GESTIÓN

Supervisar, coordinar,

conocer, acompañar,

anunciar cambios. Para luego

realizar la memoria del

evento que esta luego la

vamos a adjuntar a nuestro

CV.

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A los fines organizativos un Evento es una confrontación del

saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento

en el cual participan especialistas y otras personas interesadas.

Por su carácter pueden ser:

1. Congresos

2. Foros

3. Conferencias

4. Paneles

5. Simposios

6. Talleres

7. Seminarios

8. Asambleas

9. Convenciones

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EVENTOS SOCIALES: estos

buscan principalmente la

diversión del público o de los

invitados, a este tipo de

eventos puede asistir cualquier

persona.

Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o

mega evento); por su lugar de origen (al aire libre, en espacios

cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de

competencia o temática que pueden ser sociales, populares,

religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o

corporativos; todos los anteriores a su vez se subdividen en

diferentes tipos de eventos.

EVENTOS

CORPORATIVOS: que van

encaminados

completamente a incentivar,

promover, capacitar,

promocionar y comunicar a

las empresas y sus

diferentes públicos. Este

requiere de una buena

presentación, se busca una

persona que guie el evento.

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EVENTO COLOQUIAL O

POPULAR: Son eventos

masivos; como fiestas,

festividades, conciertos,

verbenas de barrio, entre

otros.

1. Identifica tus recursos y

objetivos

2. Selecciona un lugar

apropiado

3. Elabora un plan escrito

4. Controla la atmósfera

5. Crea un recuerdo

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Cualquier evento necesita un buen equipo de personas

que se encarguen de tareas relacionadas con la

acomodación, el registro, la atención al cliente y las

finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos

necesarios para el evento, con el fin de eliminarla

posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún

error. Para garantizar una ejecución impecable, todos

deben estar familiarizados con sus funciones concretas.

Esto puede garantizarse preparando una programación

detallada de los eventos, junto con la descripción de las

funciones y responsabilidades de cada persona.

•Dedicar los primeros minutos del día para organizarse.

Crear un cronograma de actividades prioritarias, secundarias

y opcionales.

•Ante cualquier situación estresante, no hay nada

como respirar profundamente para relajarse y ver la

situación con mayor claridad.

•Debe controlar las distracciones, es decir, los mensajes

por teléfonos. Apagar el celular. Cerrar el messenger, entre

otras cosas que le pueden causar distracción.

•Adecuar el lugar físico en donde desarrolla las tareas:

Buena iluminación, mobiliario y accesorios acordes, espacio

suficiente y una buena ventilación.