REVIZORSKO IZVIJEŠĆE - hbs.hrno.pdfdokumenata uz obračun putnih naloga, sadržaj putnog naloga, unutarnje kontrole koje se odnose na propisno potpisivanje dokumentacije na poleđini

HRVATSKI OLIMPIJSKI ODBOR Unutarnja revizija

Zagreb, 16. lipnja 2017.

Ur. broj: 362/17

REVIZORSKO IZVIJEŠĆE

Naziv revizije: REVIZIJA NAMJENSKOG KORIŠTENJA SREDSTAVA U HRVATSKOM BICIKLISTIČKOM SAVEZU

K O N AČ N O

_______________________________________________________________________________

Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu

2

S A D R Ž A J

1. UPRAVLJAČKI SAŽETAK 3

2. UVOD 9

2.1. Djelokrug rada 9

2.1.1. Ciljevi revizije 9

2.1.2. Poslovni cilj procesa 9

2.1.3. Kontrolni ciljevi 9

2.1.4. Rizici 9

2.2. Opseg revizije 9

2.3. Metodologija rada revizije 10

2.4. Revidirani subjekt 10

2.5. Intervjuirane osobe 10

2.6. Zakonski akti i interni akti HOO–a koji reguliraju revidirani proces 10

2.7. Revizorski tim 12

3. OPIS PROCESA 12

4. NALAZI, STRUČNO REVIZORSKO MIŠLJENJE I PREPORUKE 15

5. ZAKLJUČAK 25

6. DODATCI

6.1. Uvodna izjava (C - 200)

6.2 Plan provedbe preporuka (C- 600)

6.3. Ostala relevantna dokumentacija

_______________________________________________________________________________


3

1. UPRAVLJAČKI SAŽETAK Revizija namjenskog korištenja sredstava u Hrvatskom biciklističkom savezu (dalje u

tekstu: HBS), provedena je paralelno u Hrvatskom olimpijskom odboru (dalje u tekstu:

HOO) i u HBS-u, temeljem Godišnjeg plana Unutarnje revizije kojeg je donio Nadzorni

odbor HOO-a i koji je dostavljen na znanje Vijeću HOO-a. Cilj revizije je bio pregledati

dokumentaciju i dati stručno revizijsko mišljenje o adekvatnosti, primjeni i djelotvornosti

sustava unutarnjih kontrola, kojeg je uspostavilo rukovodstvo HOO-a i HBS-a nadležno

za ovaj proces, te dati preporuke za poboljšanje dijelova procesa u kojima je utvrđena

neadekvatnost, nepouzdanost, neučinkovitost ili čak nepostojanje unutarnjih kontrola.

Revizija je obavljena u razdoblju od 12. travnja do 16. lipnja 2017. godine uvažavajući

međunarodne revizijske standarde za unutarnju reviziju kao i propise i smjernice koje

uređuju unutarnju reviziju u Republici Hrvatskoj. Revizijom su obuhvaćeni programi

HOO-a, a koji su za HBS planirani i realizirani u financijskom planu HOO-a za 2016.

godinu.

Po izvršenom pregledu, mišljenje revizije je da sustav unutarnjih kontrola u procesu

namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, funkcionira na zadovoljavajućoj razini u

unutarnjim kontrolama koje se odnose na namjensko korištenje sredstava za

administrativne naknade koje se odnose na sredstva za plaće radnika zaposlenih u NBS-

u.

Međutim u nekim dijelovima procesa, sustav unutarnjih kontrola je zadovoljavajući uz

stanovite nedostatke (unutarnje kontrole koje se odnose na prilaganje vjerodostojnih

dokumenata uz obračun putnih naloga, sadržaj putnog naloga, unutarnje kontrole koje

se odnose na propisno potpisivanje dokumentacije na poleđini računa i dr.), a na što

ukazuju sljedeći ključni nalazi:

Nalaz 1.1.

U članku 17. stavak 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih

organizacija propisano je da se knjiženje i evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim

knjigama temelji na vjerodostojnim, istinitim, urednim i prethodno kontroliranim

knjigovodstvenim ispravama.

U članku 1. Upute propisano je da se redovni programi HOO odnose se na određene

programske namjene (programske aktivnosti) NSS-a i to: za pripreme i natjecanja,

materijalne troškove, naknade za administrativne poslove NSS-a te članarine i sjednice

međunarodnih športskih asocijacija. Sredstva se osiguravaju u proračunu HOO-a,

sukladno važećim pravilima i kriterijima i iskazuju se analitički za svaki NSS.

HBS je u 2016. godini bio korisnik programskih aktivnosti redovnog programa i

Olimpijskog programa HOO-a. Način realizacije programskih aktivnosti i programske

namjene i njihove prenamjene propisani su u internim aktima HOO-a (Uputa za

_______________________________________________________________________________


4

financijsku realizaciju programa u proračunu HOO-a u kojima participiraju NSS-i i drugi

interni akti navedeni u točki 2.6. ove Revizije – Zakonski akti i interni akti koji reguliraju

revidirani proces). Prije realizacije programske aktivnosti, obavlja se niz unutarnjih

kontrola. Tako kontrolu najprije obavljaju radnici HBS-a, a zatim i radnici HOO-a (opisano

i u poglavlju 3. ove Revizije - Opis procesa).

Međutim, Revizijom je utvrđeno da se uz pojedine isprave (dokumentacija za obračun

putnih naloga), koje je HBS dostavio u HOO radi realizacije sredstava za programske

aktivnosti (pripreme, natjecanja i dr.), ne prilaže vjerodostojna dokumentacija. Naime,

utvrđeno je da uz neke obračune putnih naloga nisu priloženi propisani vjerodostojni

dokumenti kojima se dokazuju izdatci navedeni na putnom obračunu (cestarine, vinjete i

dr.). Osobama navedenim na putnom nalogu (sportaš, izbornik i dr.) u pojedinim

slučajevima isplaćeni su neoporezivi troškovi od 2 kn po prijeđenom kilometru, a da uz

putni nalog nije priložen niti jedan vjerodostojan dokument, odnosno dokaz da se

navedenim automobilom putovalo u mjesto koje je navedeno na putnome nalogu (npr.

putni nalog za tuzemstvo br. 30) - detaljnije objašnjeno u Nalazu 2.2. ove Revizije. Osim

što je podnošenje na obračun putnih troškova bez vjerodostojne dokumentacije

suprotno proceduri HOO-a i pozitivnim propisima RH, na taj način onemogućeno je

kontrolirati i utvrditi jesu li sportaši na pripreme i natjecanja putovali automobilom koji

je naveden u putnom nalogu, a što nije u skladu s odredbama članka 17. stavak 1.

Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.

Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na

vjerodostojnost knjigovodstvene isprave su zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.

Nalaz 2.1. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu – obvezni podatci

Nalog za službeno putovanje (putni nalog) je propisani službeni dokument pravne osobe

(tvrtke, udruge i sl.) koji prati radnika (ili osobu koju je neprofitna organizacija uputila na

službeno putovanje).

U članku 14. stavak 2. Pravilnika o porezu na dohodak (dalje u tekstu: Pravilnik)

propisano je da neovisno u kojem obliku se izdaje, putni nalog (za tuzemstvo) kao

vjerodostojna isprava sadrži osobito slijedeće podatke: datum izdavanja, ime i prezime

osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrha

putovanja, vrijeme trajanja putovanja (vrijeme polaska i povratka), podatke o

prijevoznom sredstvu kojim se putuje, a ako se putuje osobnim automobilom (službenim

ili privatnim) potrebno je navesti: marku i registarsku oznaku automobila, početno i

završno stanje brojila (kilometar/sat), pečat i potpis ovlaštene osobe, izviješće s puta,

obračun troškova i likvidacija obračuna.

_______________________________________________________________________________


5

Ukoliko je osoba upućena na službeni put u inozemstvo, tada putni nalog osim podataka

propisanih u članku 14. stavak 2. Pravilnika, treba sadržavati i podatke propisane u

članku 3. Uredbe o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se korisnicima

državnog proračuna priznaje u materijalne troškove a to su: poslovi i zadatci koje radnik

obavlja, cilj putovanja, naziv države i mjesto u koje putuje, kategorija hotela u kojem će

boraviti, naznaku jesu li tijekom putovanja osigurani besplatni smještaj i hrana, uvjete

obračunavanja izdataka za službeno putovanje.

Revizijom je utvrđeno da HBS koristi dva različita obrasca putnog naloga, jedan za

tuzemstvo i jedan za inozemstvo, ali niti jedan korišteni obrazac ne sadrži sve propisane

podatke.

Napomena: Na državnoj razini nije izrađen formalni obrazac putnog naloga, već je samo

u navedenoj regulativi (članak 8. stavak 2. Pravilnika) propisno što obrazac putnog

naloga treba sadržavati.

Napomena: Naime, cca dva mjeseca prije početka obavljanja ove Revizije tj, 4. veljače

2017. godine stupio je na snagu novi Pravilnik o porezu na dohodak (u daljnjem tekstu:

Pravilnik) i koji u članku 8. stavak 2. jednoznačno propisuje sadržaj putnog naloga za

tuzemstvo i inozemstvo. Slijedom navedenoga, novi propisani obrazac putnog naloga

sadrži sve isto što je bilo propisano u članku 14. stavak 2. Pravilnika važećeg u 2016.

godini, s tim da putni nalog više ne mora imati pečat.

Revizija predlaže da radi pojednostavljenja procesa i praktičnosti izradi jedan univerzalni

obrazac putnog naloga koji će se koristiti za obračun putnih troškova (neovisno o tome

je li osoba upućena na put u tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke

koji su propisani u članku 8. stavak 2. važećeg Pravilnika, a koji je snazi od 4. veljače

2017. godine.

Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole u ovom dijelu procesa su

zadovoljavajuće, uz stanovite nedostatke.

Nalaz 2.2. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu - obračun

U članku 14. stavak 2. Pravilnika propisano je da se izdaci za službena putovanja

(dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u

službene svrhe, troškovi noćenja i drugo) obračunavaju na temelju urednog i

vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi

podaci navedeni na putnom nalogu.

Napomena: uvjeti za neoporezivu nadoknadu troškova službenog putovanja i u

tuzemstvu i u inozemstvu sada su propisani u članku 7. Pravilnika od 4. veljače 2017.

godine.

_______________________________________________________________________________


6

Revizijom je utvrđeno da obračuni putnih naloga u 2016. godini nisu obavljani u

potpunosti u skladu s odredbama tadašnje važeće regulative (članak 14. stavak 2.

Pravilnika):

� Za odlazak na jednu programsku aktivnost u inozemstvo HBS je u pravilu osobi

koja je bila vozač (privatnog ili službenog automobila) ispostavljao dva putna

naloga, jedan za tuzemstvo i jedan za inozemstvo sa dva različita broja. Slijedom

navedenoga, uz jedan putni nalog su prilagali sve inozemne račune, a uz drugi

sve tuzemne račune, zbog čega je bila onemogućena potpuna kontrola svih

dokumenta koja se odnose na jednu programsku aktivnost – službeni put.

Revizija predlaže da se osobi upućenoj na jedan put, odnosno jednu programsku

aktivnost (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvara samo jedan putni nalog i uz njega

se prilože svi vjerodostojni dokumenti (računi i sl.). Isto tako, osobi koja je

upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba privatnog

automobila u službene svrhe, smije se isplatiti naknade za uporabu privatnog

automobila u službene svrhe u iznosu do 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga

postoje svi vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.). Za većinu putnih naloga

kojima je odobrena uporaba privatnog automobila u službene svrhe u iznosu od

2 kn nije priložena nikakva vjerodostojna dokumentacija, a u nekim slučajevima

je priložena nepotpuna vjerodostojna dokumentacija.

� Osim navedenog, u putnim nalozima nisu popunjene sve propisane rubrike (npr.

putni nalog nema datuma izdavanja, svrhu puta i sl.), a u slučaju kada je HBS

izdavao dva putna naloga, u putnim nalozima su neusklađeni (različiti) podaci o

vremenu polaska na put i sl. Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu HBS ne

koristiti nazive funkcija osoba upućenih na programsku aktivnost, navedenih na

kraju unificiranog obrasca Programskog zahtijeva.

� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga je u nekom slučajevima

nepotpuna i nejasna, a isti podaci koje radnici HBS upisuju u Programski zahtjev i

putni nalog su neusklađeni. Tako na primjer, uz Programski zahtjev broj 28/16.

priložena su dva putna naloga otvorena na jednu osobu (jedan za tuzemstvo i

drugi za inozemstvo) i navedeno je da je vrijeme programske aktivnosti od 13. do

16. 8. 2016. godine. Za odlazak na programsku aktivnost osobi je odobreno

korištenje privatnog automobila u službene svrhe. Na putnom nalogu za

tuzemstvo piše da je osoba krenula na put 13. 8. 2016. u 6,00 h i vratila se 15. 8.

2016. u 22,30 h, a na putnom nalogu za inozemstvo piše da je vrijeme polaska

14. 8. 2016. godine u 6,15 h, a vrijeme povratka 15. 8. 2016. u 22,30 h (na

putnom nalogu za tuzemstvo vidljivo je da je datum polaska i vrijeme povratka

prepravljano). S obzirom da cestarina za odlazak na put nije priložena uz putni

nalog, već samo cestarina za povratak sa puta koja odgovara podacima iz putnog

naloga nije moguće utvrditi kada je osoba zaista upućena na put (uz svaki putni

nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog automobila potrebno je

_______________________________________________________________________________


7

priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne dokumente i za odlazak i za

povratak sa puta). Nadalje, uz putni nalog za tuzemstvo priložen je račun za dvije

osobe iz restorana u Donjoj Stubici sa datumom od 13. 8. 2016. godine u 22,16 h

i račun iz prodavaonice iz Velike Gorice sa datumom od 13.8. 2016. godine i

vremenom od 12,23 h, (a prema podacima iz putnog naloga osoba je krenula na

put 13. 8. 2016. godine u 6,00 h) te u navedeno vrijeme nije mogla biti niti u

Donjoj Stubici niti u Velikoj Gorici. Nadalje osobi kojoj je odobrena uporaba

privatnog automobila u službene svrhe je za uporabu privatnog automobila u

službene svrhe (za 3 dana) isplaćeno 3.034,00 kn te se postavlja pitanje

racionalnosti, jer je HBS za odlazak na jedno Europsko prvenstvo za najma

kombija platio 2.000,00 kn (za 5 dana). U slučaju odobrenja privatnog

automobila u službene svrhe, potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti

razloge odobrenja (npr. zbog hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno

mjesta za sve putnike, odnosno neki drugi razlog).


zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.

Radi otklanjanja postojećih nedostatka u sustavu unutarnjih kontrola za proces

namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, te sprečavanje aktiviranja rizika koji bi ugrozili

ostvarivanje ciljeva procesa, predlažu se sljedeće ključne preporuke:

Preporuka 1.1. – Važnost preporuke 1) Preporuča se da radnici HBS-a u HOO radi realizacije sredstava za programske aktivnosti

(pripreme, natjecanja i dr.), prilažu vjerodostojne isprave kojima se dokazuju nastali

izdaci, navedeni na putnim nalozima (cestarine, vinjete i dr.) i tek s takvim prilozima tako

obračunate putne naloge dostavljaju u HOO.

Preporuka 2.1. (Važnost preporuke 1) Preporuča se izraditi jedan univerzalni obrazac putnog naloga koji će se koristiti za

obračun troškova službenih putovanja (neovisno o tome je li osoba upućena na put u

tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke koji su propisani u članku 8.

stavak 2. novog sada važećeg Pravilnika. Navedeno se preporuča iz razloga što je u

praksi čest slučaj da za jedno službeno putovanje u inozemstvo mogu nastati troškovi

koji su iskazani u kunama i devizama (npr. dnevnice, cestarina i sl.), pa je najpraktičnije

da se na jednome putnom nalogu iskažu svi nastali izdaci za službeno putovanje

neovisno o vrsti troškova i valuti/ma u kojoj su troškovi obračuni.

_______________________________________________________________________________


8

Preporuka 2.2. (Važnost preporuke 1)

Preporuča se

� Osobi upućenoj na službeni put (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvarati samo jedan

putni nalog i uz njega prilagati svu vjerodostojnu dokumentaciju (računi i sl.), a

osobi koja je upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba

privatnog automobila u službene svrhe, dozvoljeno je prema pozitivnim

propisima RH isplatiti naknade za uporabu privatnog automobila u službene

svrhe u iznosu od 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga postoje svi

vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.)

� U putnim nalozima popunjavati sve propisane rubrike (npr. datuma izdavanja

putnog naloga, svrhu puta i sl.). Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu

koristiti nazive funkcija navedenih na kraju unificiranog obrasca Programskog

zahtijeva.

� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga mora biti potpuna,

usklađena na svim obrascima (programskom zahtjevu i putnom nalogu) i jasna.

Uz svaki putni nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog

automobila potrebno je priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne

dokumente i za odlazak i za povratak sa puta. Umjesto odobravanja uporabe

privatnog automobila u službene svrhe koristi racionalnije rješenje – najam

automobila. U slučaju odobrenja privatnog automobila u službene svrhe,

potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti razloge odobrenja (npr. zbog

hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno mjesta za sve putnike,

odnosno neki drugi razlog).

Detaljni nalazi, stručno revizorsko mišljenje i preporuke navedeni su u poglavlju 4. ove

Revizije. Preporuke su usuglašene s ovlaštenim osobama HBS-a i HOO-a koji su nadležni

za njihovu implementaciju sukladno Planu provedbe preporuka. Rukovodstvo je

predložene preporuke prihvatilo i obvezalo se da će iste i provesti u dogovorenim

rokovima.

Napomena: Nakon završetka Revizije, radnicima stručnih službi HOO-a i NSS-a koji

sudjeluju u procesu realizacije revidiranog procesa, kao i zakonskim zastupnicima HOO-a

i NSS-a, dostavlja se Nacrt revizorskog izviješća, a kako bi dali svoje pisano očitovanje na

tekst. Ukoliko netko od osoba koji su dobili Nacrt revizorskog izviješća, ne dostavi pisano

očitovanje u danom roku, smatra se da je suglasan sa tekstom Nacrta revizorskog

izviješća kao i danim nalazima i preporukama.

_______________________________________________________________________________


9

2. UVOD 2.1. Djelokrug rada

2.1.1. Ciljevi revizije a) Pregledati i dati stručno mišljenje o adekvatnosti, primjeni i djelotvornosti

sustava unutarnjih kontrola koje je oblikovalo i uspostavilo poslovodstvo u

revidiranom procesu.

b) Dati preporuke za poboljšanja revidiranog procesa.

2.1.2. Poslovni cilj procesa

Poslovni cilj procesa namjenskog korištenja sredstava u HBS-u: Namjensko i zakonito

korištenje financijskih sredstava doznačenih od HOO-a HBS-u.

2.1.3. Kontrolni ciljevi Kontrolni ciljevi su podciljevi procesa koji se moraju ostvariti u svakoj od faza procesa

putem sustava unutarnjih kontrola, kako bi se ostvario poslovni cilj procesa. Za proces

namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, za sredstva iz Financijskog plana HOO-a

utvrđeni su sljedeći kontrolni ciljevi:

o osigurati da HBS namjenski koristi sredstva osigurana u financijskom planu HOO-

a

o osigurati korištenje sredstava u skladu sa zakonskim i internim regulatornim

okvirom

2.1.4. Rizici

Cilj revizije naveden pod točkom 2.1.1. vezan je uz davanje stručnog mišljenja o

adekvatnosti unutarnjih kontrola koje je potrebno poduzeti da bi se spriječilo ostvarenje

odnosno aktiviranje glavnih rizika. Za proces namjenskog korištenja sredstava u HBS-u

utvrđeni su sljedeći glavni rizici:

o sredstva se ne koriste u skladu s propisanom namjenom

o sredstva se ne koriste u skladu sa zakonskim i internim regulatornim okvirom

2.2. Opseg revizije Revizijom su obuhvaćeni programi HBS-a u 2016. godini, koji su realizirani iz sredstava

osiguranih u financijskom planu HOO-a. Opseg revizije je, nakon što je usuglašen i

dogovoren s radnicima HOO-a i HBS-a, zaduženima za realizaciju revidiranog procesa,

_______________________________________________________________________________


10

definiran i iskazan u dokumentu Uvodna izjava (obrazac). Uvodna izjava je izrađena na

početku revizije i dostavljena je HBS-u, glavnom tajniku HOO-a i radnicima HBS-a koji su

zaduženi za provođenje revidiranog procesa.

2.3. Metodologija rada revizije Radi postizanja potpunog razumijevanja procesa, a u svrhu ostvarivanja revizijskih

ciljeva, korištene su sljedeće metode revizije:

o analiza važećeg zakonskog i regulatornog okvira te postojeće prakse HOO-a;

o utvrđivanje postojećeg stanja u revidiranom procesu i evidentiranje istog;

o intervjuiranje ključnih radnika HOO-a i HBS–a zaduženih za odobravanje i

provođenje revidiranog procesa,

o identifikacija i procjena rizika u revidiranom procesu,

o ocjena postojećih unutarnjih kontrola u dijelu adekvatnosti te utvrđivanje da li

one funkcioniraju onako kako ih je rukovodstvo zamislilo i da li osiguravaju

postizanje ciljeva organizacije,

o testiranje funkcioniranja postojećih unutarnjih kontrola u cijelom procesu te

njihove pripadajuće popratne dokumentacije uključujući i računovodstvenu

dokumentaciju.

2.4. Revidirani subjekt

o HOO - Organizacijske jedinice:

• Tajništvo

• Ured za programe NSS-a

• Plan, analiza i nabava

• Pravni i zajednički poslovi

o Hrvatski biciklistički savez

2.5. Intervjuirane osobe

Za potrebe stjecanja potrebnih informacija i podataka vezanih uz revidirani proces

obavljeni su intervjui s radnicima na slijedećim poslovima i funkcijama:

HOO

o glavni tajnik HOO-a

o pomoćnik glavnog tajnika za NSS-e

o suradnica za programe NSS-a

o voditeljica plana, analize i nabave

HBS

o glavni tajnik HBS-a

_______________________________________________________________________________


11

o glavna tajnica HBS-a (1. svibnja 2017. godine bivšeg zakonskog zastupnika -

glavnog tajnika zamijenila je glavna tajnica)

2.6. Zakonski akti i interni akti HOO-a koji reguliraju revidirani proces

o Zakon o sportu

(Narodne novine 71/06, 150/08,124/10, 124/11, 86/12, 94/13, 85/15,

19/16-ispravak),

o Zakon o udrugama

(Narodne novine 74/14),

o Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija


o Pravilnik o neprofitnom računovodstvu i računskom planu

(Narodne novine 1/15)

Pravilnik o izvještavanju u neprofitnom računovodstvu i Registru

neprofitnih organizacija

(Narodne novine 31/15)

o Pravilnik o sustavu financijskog upravljanja i kontrola te izradu i

izvršavanju financijskih planova neprofitnih organizacija


o Zakon o porezu na dohodak

(Narodne novine 177/04 i 73/08, 80/10, 114/11 i 22/12 i 144/12, 125/13 i

143/14 i Uredba 136/15),

o Pravilnik o porezu na dohodak

(Narodne novine 95/05, 96/06, 68/07,146/08, 2/09, 9/09 - ispravak

146/09, 123/10, 137/11 i 61/12,79/13, 160/13 i 157/14 i 137/15),

o Zakon o radu (N.N. 93/14)

o Uredba o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se

korisnicima državnog proračuna priznaje u materijalne troškove

(N.N. broj 50/92, 73/93)

o Odluka o visini dnevnice za službena putovanja u inozemstvo za korisnike

državnog proračuna

(N.N. broj 8/06)

o Uputa za financijsku realizaciju programa u proračunu HOO-a, u kojima

participiraju NSS-i (siječanj 2013. godine),

o Uputa za financijsku realizaciju programa u financijskom planu HOO-a, u

kojima participiraju NSS-i (siječanj i ožujak 2017. godine),

o Pravilnik o kriterijima i mjerilima programiranja i financiranja javnih

potreba sporta državne razine (Skupština HOO-a, studeni 2013. godine)

o Pravila o kriterijima za sufinanciranje rada trenera (Vijeće HOO-a listopad

2012. godine)

o Projekt pripreme i sudjelovanje hrvatskih športaša na XXXI. Igrama

olimpijade Rio de Janeiro 2016. (Skupština HOO-a svibanj 2015. godine i

prosinac 2015. godine)

_______________________________________________________________________________


12

o Pravila za program potpore sportašima mlađih dobnih kategorija –

Razvojni program I – Pročišćeni tekst (Vijeće HOO, prosinac 2014. godine)

o Pravila za program potpore individualnih programa posebne skrbi o

mladima – Razvojni program II/1- Pročišćeni tekst (Vijeće HOO, prosinac

2014. godine)

o Pravila za program potpore posebne skrbi o mladima u ekipnim

sportovima – Razvojni program II/2 - Pročišćeni tekst (Vijeće HOO,

prosinac 2014. godine)

o Pravila za program potpore kvalitetnim sportašima – Razvojni program III

- Pročišćeni tekst (Vijeće HOO, prosinac 2014. godine)

o Drugi zakonski i ostali akti

2.7. Revizorski tim

Reviziju je obavila ovlaštena unutarnja revizorica Evica Obadić, uvažavajući

međunarodne revizijske standarde za unutarnju reviziju kao i propise i smjernice koje

uređuju unutarnju reviziju u Republici Hrvatskoj.

3. OPIS PROCESA Proces namjenskog korištenja sredstava u HBS-u odvija se u skladu s važećim propisima

navedenim pod točkom 2.6. ove Revizije. Za navedeni proces HOO nema zasebno

izrađenu pisanu ISO proceduru. Opis prakse namjenskog korištenja sredstava programa

HOO-a, a koji se za sve NSS-e (pa tako i za HBS) planiraju i realiziraju u financijskom

planu HOO-a, obavlja se na sljedeći način:

3.1. Nakon što Skupština HOO-a usvoji za tekuću godinu financijski plan HOO-a, u

kojem su osigurana sredstva za realizaciju programskih aktivnosti (redovni program,

olimpijski program, razvojni programi, program sufinanciranja rada trenera i drugi

programi), nacionalni sportski savezi (dalje u tekstu: NSS) pa tako i HBS, mogu početi

koristiti sredstva.

3.2. Način realizacije programskih aktivnosti, programske namjene te dopuštene

programske prenamjene, za svaku pojedinu programsku aktivnost, predviđene su i

propisane u internim aktima HOO-a donesenim od ovlaštenih tijela HOO-a (Uputa,

Pravilnik o kriterijima i mjerilima programiranja i financiranja javnih potreba sporta

državne razine i drugi interni akti).

3.3. Realizaciju programskih aktivnosti iz sredstava HOO-a iniciraju radnici NSS-a, pa

tako i HBS-a. Nakon što NSS zaprimi isprave (račun, putni nalog i sl.) od trenera,

sportaša ili drugih stručnih osoba, obavlja odgovarajuće kontrole isprava

(dokumenata). S ciljem namjenskog i zakonitog korištenja sredstava, u HBS-u moraju

prethodno obaviti provjeru dokumenata na način odnosi li se dokument (račun,

putni nalog i sl.) na odobrenu programsku namjenu i obavljenu uslugu, odgovara li

_______________________________________________________________________________


13

datum izdavanja isprave s vremenskim razdobljem u kojem je programska aktivnost

provedena i sl.). Nakon obavljene kontrole, vjerodostojnost, urednost i istinitost

isprava potvrđuju radnici HBS-a svojim potpisom na poleđini isprave, a isprave za

koje se utvrdi da nisu vjerodostojne odnosno da nisu u skladu s namjenom

propisanom internim ili zakonskim propisima, vraćaju se treneru, sportašu ili drugoj

stručnoj osobi, radi otklanjanja utvrđenih nepravilnosti i pribavljanja nove uredne te

vjerodostojne isprave.

3.4. NSS-i obavljaju realizaciju sredstava za programske aktivnosti putem propisanih

obrazaca (Programski zahtjev i Nalog za isplatu) uz obvezno prilaganje pripadajućih

isprava (račun, putni nalog i sl.). Programski zahtjev i Nalog za isplatu su zapravo

inicijalne isprave (obrasci) koje je propisao HOO u svrhu jednoobraznog odobravanja,

evidentiranja i realizacije programske aktivnosti. Slijedom iznesenog, HBS je

dostavljao u HOO-u osobi odgovornoj za određenu programsku aktivnost (voditelj

razvojnog programa, voditelj programa za trenere, ravnatelj Odjela, pomoćnik

glavnog tajnika za programe NSS-a, pomoćnik glavnog tajnika za OP i sl.) (dalje u

tekstu: odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost) za svaku programsku

aktivnost slijedeće potpisane i ovjerene isprave: Programski zahtjev, Nalog za isplatu

i pripadajuću vjerodostojnu ispravu (račun, putni nalog i sl.) Između ostalih

podataka, u Programski zahtjev i Nalog za isplatu, HBS mora upisati naziv i šifru

planske stavke i programske aktivnosti, kako bi odgovorna osoba za određenu

programsku aktivnost mogla provjeriti (kontrolirati) namjensko korištenje

programske aktivnosti (kontrola planske stavke i iznos na planskoj stavci). Nadalje,

odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost provjerava (kontrolira)

strukturu i iznos troškova na programskoj aktivnosti. Ukoliko struktura i iznos

troškova odgovaraju planiranoj stavci iskazanoj u financijskom planu HOO-a,

odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost svojim potpisom na

Programskom zahtjevu potvrđuje namjensko korištenje sredstava i predmet

prosljeđuje Glavnom tajniku na potpisivanje, u suprotnom predmet se vraća u HBS

(odgovorna osoba za određenu programsku aktivnost potpisuje samo Programski

zahtjev).

3.5. Glavnom tajniku HOO-a, kao zakonskom zastupniku, dostavljaju se na

potpisivanje Nalozi za isplatu i Programski zahtjevi, s pripadajućim ispravama (račun,

putni nalog i sl.). Međutim, prije nego što potpiše Nalog za isplatu i Programski

zahtjev, Glavni tajnik obavlja uvid u sve isprave u predmetu, i ukoliko uoči određene

nejasnoće nastoji ih odmah otkloniti u kontaktu s odgovornom osobom za određenu

programsku aktivnost, a ukoliko to nije moguće kompletan predmet vraća

odgovornoj osobi za određenu programsku aktivnost radi daljnjih pojašnjenja i

kontakata s NSS-om.

3.6. U organizacijsku jedinici HOO-a - Odjel plana, analize i nabave dostavljaju se

Nalozi za isplatu s pripadajućim ispravama (račun, putni nalog i sl.), potpisani od

Glavnog tajnika kao zakonskog predstavnika, radi evidentiranja istih u aplikaciju

_______________________________________________________________________________


14

Spartis. S obzirom da se u aplikaciji Spartis evidentiraju samo potpisani Programski

zahtjevi i Nalozi za isplatu od strane odgovorne osobe za određenu programsku

aktivnost i Glavnog tajnika, radnici Odjela plana, analize i nabave obvezni su obaviti

provjeru potpisa na navedenim ispravama (obrascima), i tek nakon toga mogu

pristupiti unosu podataka. Unose se podaci o planskoj stavci i programskoj

aktivnosti, podatak o korisniku programske aktivnosti, iznos programske aktivnosti,

kratak opis troška za programsku aktivnost, broj Naloga za isplatu i Programskog

zahtjeva i itd. Ako isprave nisu potpisane, vraćaju se Glavnom tajniku HOO-a i

odgovornoj osobi za određenu programsku aktivnost u HOO-u, na potpisivanje.

3.7. Nakon što su evidentirani u aplikaciju Spartis, Nalozi za isplatu s pripadajućim

ispravama (račun, putni nalog i sl.) prosljeđuju se iz Odjela plana, analize i nabave u

Računovodstvo.

Računovodstvo obavlja formalne i računske kontrole isprava (račun, putni nalog i sl.),

knjiži i evidentira obveze u glavnu knjigu, a na kraju vrši plaćanja. Kontrolu obavljaju

radnici svaki u svome djelokrugu rada: samostalni likvidator-blagajnik, samostalni

devizni referent i samostalni referent za obračun plaća, naknada po ugovorima o

djelu i stipendija. Ukoliko se obavljenom kontrolom utvrdi da nema nepravilnosti i

nedostatka u ispravi (račun, putni nalog i sl.), pristupa se kontroli iznosa iskazanog na

Nalogu za isplatu, odnosno provjerava se da li je iznos iskazan u ispravi (račun, putni

nalog i sl.) istovjetan iznosu na Nalogu za isplatu. Ako nije, radnik koji obavlja

kontrolu iznosa ispravlja iznos na Nalogu za isplatu, i stavljanjem svojeg potpisom na

Nalog za isplatu potvrđuje ispravnost isprave (račun, putni nalog i sl.), i Naloga za

isplatu. Nalozi za isplatu obrađeni na taj način spremni su za plaćanje. U suprotnom,

Nalog za isplatu s pripadajućim ispravama vraća se odgovornoj osobi za određenu

programsku aktivnost ili drugoj ovlaštenoj osobi, da otkloni uočene nepravilnosti i

nedostatke.

3.8. U Računovodstvu se kontrolira i ispravnost izvršenih plaćanja isprava (račun,

putni obračun i sl.), obavljenih preko transakcijskih računa (kunskih i deviznih),

otvorenih u bankama. Kontroliraju se: iznos doznake, broj transakcijskog računa i

naziv korisnika kome je uplata upućena iz Naloga za isplatu, s podatcima iskazanih u

Izvodima transakcijskih računa (dalje u tekstu: Izvodi). Kontrolu i kompletiranje

Izvoda obavlja samostalni administrativni referent. Za svaku uočenu pogrešku

utvrđuje se razlog i pogreška se odmah otklanja. Nakon obavljenih kontrola

voditeljica Računovodstva potpisuje Naloge za isplatu i svojim potpisom jamči da su

plaćanja izvršena, a Izvodi kompletirani. Kompletna dokumentacija se, radi

evidentiranja u glavnoj knjizi, dostavlja na knjiženje. Međutim, ukoliko se i prije

samog knjiženja uoče određene pogreške (glavni knjigovođa-bilancist i knjigovođa-

evidentičar), najprije se otklone pogreške i tek nakon toga pristupa se knjiženju (npr.

po Nalogu za isplatu plaćanje izvršeno pogrešnom NSS-u i sl.).

_______________________________________________________________________________


15

3.9. U Odjel plana, analize i nabave vraćaju se iz Računovodstva Nalozi za isplatu s

pripadajućim ispravama (račun, putni nalog i sl.), nakon što su evidentirani u glavnoj

knjizi HOO-a, radi provjere iznosa za već unesene Naloge za isplatu. Naime, iznosi

iskazani na Nalogu za isplatu, nakon obavljenih kontrola ili izvršenih plaćanja u

Računovodstvu, često je potrebno korigirati (javljaju se tečajne razlike, te provizije

banke koje odjel Plana analize i nabave ne može ranije ustanoviti).

Najčešći razlozi odstupanja u iznosima posebno su prisutni u Nalozima za isplatu u

kojima su isprave iskazane u stranoj valuti i gdje se plaćanja obavljaju u stranoj valuti

(npr. račun za smještaj u inozemstvu). Odstupanja u iznosima su prisutna i kod

refundacija sredstava, kada NSS utvrdi iznos refundacije u stranoj valuti, jer su i

isprave (računi) iskazani u stranoj valuti. S obzirom da je propisano da se poslovanje

u Republici Hrvatskoj obavlja u kunama, u navedenim slučajevima potrebno je izvršiti

preračune u kune i to primjenom srednjeg tečaja Hrvatske narodne banke, bilo na

dan plaćanja – za refundacije sredstava NSS-ima, bilo na dan datuma isprave –

inoračuna). Nakon obavljenih ispravljanja pogrešaka, dokumentacija se vraća u

Računovodstvo na arhiviranje.

I na kraju, nekoliko puta u godini, radi utvrđivanja potpune točnosti podataka

iskazanih u glavnoj knjizi HOO-a i aplikaciji Spartis, a povodom izrade značajnijih

izvještaja, Odjel informatike preuzima sve podatke iz glavne knjige HOO-a i prenosi ih

u aplikaciju Spartis gdje se podaci međusobno umrežuju. Ukoliko se i u ovoj finalnoj

fazi kontrole podataka pojave odstupanja (npr. pogrešna šifra NSS-a, pogrešan izvor

financiranja, kriva šifra planske stavke itd.), radnici Odjela plana, analize i nabave

istražuju i utvrđuju odstupanja i otklanjaju ih zajedno s radnicima u Računovodstvu,

odnosno uočene pogreške se ispravljaju u glavnoj knjizi HOO-a i aplikaciji Spartis.

4. NALAZI, STRUČNO REVIZORSKO MIŠLJENJE I PREPORUKE

Temeljem provedene Revizije procesa namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, a u

skladu s utvrđenim ciljevima revizije i revizorske radne dokumentacije, u nastavku se

daje detaljan pregled nalaza, stručnog revizorskog mišljenja i preporuka po svakom

kontrolnom cilju.

Zbog razumijevanja kategorizacije stručnog revizorskog mišljenja koje se daje za svaki

revizijski nalaz i koje može biti zadovoljavajuće - pozitivno, zadovoljavajuće uz stanovite

nedostatke i nezadovoljavajuće - negativno daje se sljedeća tablica.

KATEGORIJE STRUČNOG REVIZORSKOG MIŠLJENJA

Zadovoljavajuće - pozitivno

Kategorija stručnog mišljenja koja podrazumijeva da je

sustav unutarnjih kontrola uspostavljen na visokoj razini koja osigurava minimiziranje potencijalnih rizika, čime

doprinosi ostvarenju postavljenih poslovnih ciljeva.

Zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke

Kategorija stručnog mišljenja koja podrazumijeva da je

rukovodstvo uspostavilo sustav unutarnjih kontrola,

međutim postoje određeni segmenti koje je potrebno

_______________________________________________________________________________


16

Zbog razumijevanja broja koji je naveden uz svaku revizorsku preporuku pod nazivom

važnost preporuke daje se sljedeća tablica.

KRITERIJI ZA DODIJELU VAŽNOSTI PREPORUKE

Napomena: Ukoliko je u stručnom revizorskom mišljenju, koje se daje na kraju svakog

nalaza, navedeno da su postojeće unutarnje kontrole za taj dio procesa zadovoljavajuće,

za taj nalaz se ne daje preporuka.

I. FAZA – NAMJENSKO KORIŠTENJE SREDSTAVA Kontrolni cilj broj 1. – Osigurati namjensko korištenje financijskih sredstava koji se planiraju i realiziraju u financijskom planu HOO-a za HBS. Nalaz 1.1.

U članku 17. stavak 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih

organizacija propisano je da se knjiženje i evidentiranje poslovnih događaja u poslovnim

knjigama temelji na vjerodostojnim, istinitim, urednim i prethodno kontroliranim

knjigovodstvenim ispravama.

U članku 1. Upute propisano je da se redovni programi HOO odnose se na određene

programske namjene (programske aktivnosti) NSS-a i to: za pripreme i natjecanja,

materijalne troškove, naknade za administrativne poslove NSS-a te članarine i sjednice

međunarodnih športskih asocijacija. Sredstva se osiguravaju u proračunu HOO-a,

sukladno važećim pravilima i kriterijima i iskazuju se analitički za svaki NSS.

HBS je u 2016. godini bio korisnik programskih aktivnosti redovnog programa i

Olimpijskog programa HOO-a. Način realizacije programskih aktivnosti i programske

poboljšati.

Nezadovoljavajuće-negativno Kategorija stručnog mišljenja koja podrazumijeva da sustav unutarnjih kontrola koje je uspostavilo rukovodstvo ima dosta slabosti.

Važnost 1 = visoki rizik

Preporuke koje nastaju zbog temeljnih i značajnih slabosti u

upravljanju rizicima ili kontrolama. Provedba mora biti hitno realizirana jer učinak neprovođenja preporuke može imati

veće štetne posljedice na poslovanje.

Važnost 2 = srednji rizik

Preporuke koje nastaju zbog slabosti u upravljanju rizicima ili

kontrolama nisu ključne, ali imaju utjecaj na značajna poboljšanja te stoga zahtijevaju što skoriju realizaciju.

Važnost 3 = niski rizik Preporuke koje su manjeg značaja, ali ipak trebaju biti realizirane u razumnom roku.

_______________________________________________________________________________


17

namjene i njihove prenamjene propisani su u internim aktima HOO-a (Uputa za

financijsku realizaciju programa u proračunu HOO-a u kojima participiraju NSS-i i drugi

interni akti navedeni u točki 2.6. ove Revizije – Zakonski akti i interni akti koji reguliraju

revidirani proces). Prije realizacije programske aktivnosti, obavlja se niz unutarnjih

kontrola. Tako kontrolu najprije obavljaju radnici HBS-a, a zatim i radnici HOO-a (opisano

i u poglavlju 3. ove Revizije - Opis procesa).

Međutim, Revizijom je utvrđeno da se uz pojedine isprave (dokumentacija za obračun

putnih naloga), koje je HBS dostavio u HOO radi realizacije sredstava za programske

aktivnosti (pripreme, natjecanja i dr.), ne prilaže vjerodostojna dokumentacija. Naime,

utvrđeno je da uz neke obračune putnih naloga nisu priloženi propisani vjerodostojni

dokumenti kojima se dokazuju izdatci navedeni na putnom obračunu (cestarine, vinjete i

dr.). Osobama navedenim na putnom nalogu (sportaš, izbornik i dr.) u pojedinim

slučajevima isplaćeni su neoporezivi troškovi od 2 kn po prijeđenom kilometru, a da uz

putni nalog nije priložen niti jedan vjerodostojan dokument, odnosno dokaz da se

navedenim automobilom putovalo u mjesto koje je navedeno na putnome nalogu (npr.

putni nalog za tuzemstvo br. 30) - detaljnije objašnjeno u Nalazu 2.2. ove Revizije. Osim

što je podnošenje na obračun putnih troškova bez vjerodostojne dokumentacije

suprotno proceduri HOO-a i pozitivnim propisima RH, na taj način onemogućeno je

kontrolirati i utvrditi jesu li sportaši na pripreme i natjecanja putovali automobilom koji

je naveden u putnom nalogu, a što nije u skladu s odredbama članka 17. stavak 1.

Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija.

Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na

vjerodostojnost knjigovodstvene isprave su zadovoljavajuće uz stanovite nedostatke.

Preporuka 1.1. – ( Važnost preporuke 1) Preporuča se da radnici HBS-a u HOO radi realizacije sredstava za programske aktivnosti

(pripreme, natjecanja i dr.), prilažu vjerodostojne isprave kojima se dokazuju nastali

izdaci, navedeni na putnim nalozima (cestarine, vinjete i dr.) i tek s takvim prilozima tako

obračunate putne naloge dostavljaju u HOO.

Kontrolni cilj broj 2.- Osigurati korištenje sredstava u skladu sa zakonskim i internim regulatornim okvirom. Nalaz 2.1. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu – obvezni podatci

Nalog za službeno putovanje (putni nalog) je propisani službeni dokument pravne osobe

(tvrtke, udruge i sl.) koji prati radnika (ili osobu koju je neprofitna organizacija uputila na

službeno putovanje).

_______________________________________________________________________________


18

U članku 14. stavak 2. Pravilnika o porezu na dohodak (dalje u tekstu: Pravilnik)

propisano je da neovisno u kojem obliku se izdaje, putni nalog (za tuzemstvo) kao

vjerodostojna isprava sadrži osobito slijedeće podatke: datum izdavanja, ime i prezime

osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrha

putovanja, vrijeme trajanja putovanja (vrijeme polaska i povratka), podatke o

prijevoznom sredstvu kojim se putuje, a ako se putuje osobnim automobilom (službenim

ili privatnim) potrebno je navesti: marku i registarsku oznaku automobila, početno i

završno stanje brojila (kilometar/sat), pečat i potpis ovlaštene osobe, izviješće s puta,

obračun troškova i likvidacija obračuna.

Ukoliko je osoba upućena na službeni put u inozemstvo, tada putni nalog osim podataka

propisanih u članku 14. stavak 2. Pravilnika, treba sadržavati i podatke propisane u

članku 3. Uredbe o izdacima za službena putovanja u inozemstvo koji se korisnicima

državnog proračuna priznaje u materijalne troškove a to su: poslovi i zadatci koje radnik

obavlja, cilj putovanja, naziv države i mjesto u koje putuje, kategorija hotela u kojem će

boraviti, naznaku jesu li tijekom putovanja osigurani besplatni smještaj i hrana, uvjete

obračunavanja izdataka za službeno putovanje.

Revizijom je utvrđeno da HBS koristi dva različita obrasca putnog naloga, jedan za

tuzemstvo i jedan za inozemstvo, ali niti jedan korišteni obrazac ne sadrži sve propisane

podatke.

Napomena: Na državnoj razini nije izrađen formalni obrazac putnog naloga, već je samo

u navedenoj regulativi (članak 8. stavak 2. Pravilnika) propisno što obrazac putnog

naloga treba sadržavati.

Napomena: Naime, cca dva mjeseca prije početka obavljanja ove Revizije tj, 4. veljače

2017. godine stupio je na snagu novi Pravilnik o porezu na dohodak (u daljnjem tekstu:

Pravilnik) i koji u članku 8. stavak 2. jednoznačno propisuje sadržaj putnog naloga za

tuzemstvo i inozemstvo. Slijedom navedenoga, novi propisani obrazac putnog naloga

sadrži sve isto što je bilo propisano u članku 14. stavak 2. Pravilnika važećeg u 2016.

godini, s tim da putni nalog više ne mora imati pečat.

Revizija predlaže da radi pojednostavljenja procesa i praktičnosti izradi jedan univerzalni

obrazac putnog naloga koji će se koristiti za obračun putnih troškova (neovisno o tome

je li osoba upućena na put u tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke

koji su propisani u članku 8. stavak 2. važećeg Pravilnika, a koji je snazi od 4. veljače

2017. godine.


zadovoljavajuće, uz stanovite nedostatke.

_______________________________________________________________________________


19

Preporuka 2.1. (Važnost preporuke 1) Preporuča se izraditi jedan univerzalni obrazac putnog naloga koji će se koristiti za

obračun troškova službenih putovanja (neovisno o tome je li osoba upućena na put u

tuzemstvo ili inozemstvo) i koji će sadržavati sve podatke koji su propisani u članku 8.

stavak 2. novog sada važećeg Pravilnika. Navedeno se preporuča iz razloga što je u

praksi čest slučaj da za jedno službeno putovanje u inozemstvo mogu nastati troškovi

koji su iskazani u kunama i devizama (npr. dnevnice, cestarina i sl.), pa je najpraktičnije

da se na jednome putnom nalogu iskažu svi nastali izdaci za službeno putovanje

neovisno o vrsti troškova i valuti/ma u kojoj su troškovi obračuni.

Nalaz 2.2. � Nalog za službeno putovanje u tuzemstvu i inozemstvu - obračun

U članku 14. stavak 2. Pravilnika propisano je da se izdaci za službena putovanja

(dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u

službene svrhe, troškovi noćenja i drugo) obračunavaju na temelju urednog i

vjerodostojnog putnog naloga i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi

podaci navedeni na putnom nalogu.

Napomena: uvjeti za neoporezivu nadoknadu troškova službenog putovanja i u

tuzemstvu i u inozemstvu sada su propisani u članku 7. Pravilnika od 4. veljače 2017.

godine.

Revizijom je utvrđeno da obračuni putnih naloga u 2016. godini nisu obavljani u

potpunosti u skladu s odredbama tadašnje važeće regulative (članak 14. stavak 2.

Pravilnika):

� Za odlazak na jednu programsku aktivnost u inozemstvo HBS je u pravilu osobi

koja je bila vozač (privatnog ili službenog automobila) ispostavljao dva putna

naloga, jedan za tuzemstvo i jedan za inozemstvo sa dva različita broja. Slijedom

navedenoga, uz jedan putni nalog su prilagali sve inozemne račune, a uz drugi

sve tuzemne račune, zbog čega je bila onemogućena potpuna kontrola svih

dokumenta koja se odnose na jednu programsku aktivnost – službeni put.

Revizija predlaže da se osobi upućenoj na jedan put, odnosno jednu programsku

aktivnost (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvara samo jedan putni nalog i uz njega

se prilože svi vjerodostojni dokumenti (računi i sl.). Isto tako, osobi koja je

upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba privatnog

automobila u službene svrhe, smije se isplatiti naknade za uporabu privatnog

automobila u službene svrhe u iznosu do 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga

postoje svi vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.). Za većinu putnih naloga

kojima je odobrena uporaba privatnog automobila u službene svrhe u iznosu od

2 kn nije priložena nikakva vjerodostojna dokumentacija, a u nekim slučajevima

je priložena nepotpuna vjerodostojna dokumentacija.

_______________________________________________________________________________


20

� Osim navedenog, u putnim nalozima nisu popunjene sve propisane rubrike (npr.

putni nalog nema datuma izdavanja, svrhu puta i sl.), a u slučaju kada je HBS

izdavao dva putna naloga, u putnim nalozima su neusklađeni (različiti) podaci o

vremenu polaska na put i sl. Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu HBS ne

koristiti nazive funkcija osoba upućenih na programsku aktivnost, navedenih na

kraju unificiranog obrasca Programskog zahtijeva.

� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga je u nekom slučajevima

nepotpuna i nejasna, a isti podaci koje radnici HBS upisuju u Programski zahtjev i

putni nalog su neusklađeni. Tako na primjer, uz Programski zahtjev broj 28/16.

priložena su dva putna naloga otvorena na jednu osobu (jedan za tuzemstvo i

drugi za inozemstvo) i navedeno je da je vrijeme programske aktivnosti od 13. do

16. 8. 2016. godine. Za odlazak na programsku aktivnost osobi je odobreno

korištenje privatnog automobila u službene svrhe. Na putnom nalogu za

tuzemstvo piše da je osoba krenula na put 13. 8. 2016. u 6,00 h i vratila se 15. 8.

2016. u 22,30 h, a na putnom nalogu za inozemstvo piše da je vrijeme polaska

14. 8. 2016. godine u 6,15 h, a vrijeme povratka 15. 8. 2016. u 22,30 h (na

putnom nalogu za tuzemstvo vidljivo je da je datum polaska i vrijeme povratka

prepravljano). S obzirom da cestarina za odlazak na put nije priložena uz putni

nalog, već samo cestarina za povratak sa puta koja odgovara podacima iz putnog

naloga nije moguće utvrditi kada je osoba zaista upućena na put (uz svaki putni

nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog automobila potrebno je

priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne dokumente i za odlazak i za

povratak sa puta). Nadalje, uz putni nalog za tuzemstvo priložen je račun za dvije

osobe iz restorana u Donjoj Stubici sa datumom od 13. 8. 2016. godine u 22,16 h

i račun iz prodavaonice iz Velike Gorice sa datumom od 13.8. 2016. godine i

vremenom od 12,23 h, (a prema podacima iz putnog naloga osoba je krenula na

put 13. 8. 2016. godine u 6,00 h) te u navedeno vrijeme nije mogla biti niti u

Donjoj Stubici niti u Velikoj Gorici. Nadalje osobi kojoj je odobrena uporaba

privatnog automobila u službene svrhe je za uporabu privatnog automobila u

službene svrhe (za 3 dana) isplaćeno 3.034,00 kn te se postavlja pitanje

racionalnosti, jer je HBS za odlazak na jedno Europsko prvenstvo za najma

kombija platio 2.000,00 kn (za 5 dana). U slučaju odobrenja privatnog

automobila u službene svrhe, potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti

razloge odobrenja (npr. zbog hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno

mjesta za sve putnike, odnosno neki drugi razlog).



_______________________________________________________________________________


21

Preporuka 2.2. (Važnost preporuke 1)

Preporuča se

� Osobi upućenoj na službeni put (u tuzemstvo ili inozemstvo) otvarati samo jedan

putni nalog i uz njega prilagati svu vjerodostojnu dokumentaciju (računi i sl.), a

osobi koja je upućena na programsku aktivnost i kojoj je odobrena uporaba

privatnog automobila u službene svrhe, dozvoljeno je prema pozitivnim

propisima RH isplatiti naknade za uporabu privatnog automobila u službene

svrhe u iznosu od 2 kn samo ako uz prilog putnog naloga postoje svi

vjerodostojni dokazi (cestarine, vinjete i sl.)

� U putnim nalozima popunjavati sve propisane rubrike (npr. datuma izdavanja

putnog naloga, svrhu puta i sl.). Na Programskom zahtjevu i putnom nalogu

koristiti nazive funkcija navedenih na kraju unificiranog obrasca Programskog

zahtijeva.

� Dokumentacija koja se nalazi u prilogu putnih naloga mora biti potpuna,

usklađena na svim obrascima (programskom zahtjevu i putnom nalogu) i jasna.

Uz svaki putni nalog kojim je odobrena uporaba službenog ili privatnog

automobila potrebno je priložiti cestarine, vinjete i sve druge vjerodostojne

dokumente i za odlazak i za povratak sa puta. Umjesto odobravanja uporabe

privatnog automobila u službene svrhe koristi racionalnije rješenje – najam

automobila. U slučaju odobrenja privatnog automobila u službene svrhe,

potrebno je na poleđini putnog naloga pojasniti razloge odobrenja (npr. zbog

hitnosti, zbog toga što u kombiju nije bilo dovoljno mjesta za sve putnike,

odnosno neki drugi razlog).

Nalaz 2.3. U točki 5.5.3. Upute propisano je da svi računi i kopije računa kojima NSS pravda

realizaciju programskih aktivnosti moraju biti na poleđini računa, odnosno kopije,

uredno potpisani punim imenom i prezimenom od odgovorne osobe NSS-a te je

potrebno ukratko pojasniti na što se račun odnosi (npr. na koju se akciju trošak hotela

odnosi – navesti imena osoba ili ako je kupljena određena oprema – navesti puno ime i

prezime sportaša za kojeg je oprema kupljena i sl.). Revizijom je utvrđeno da većina

računa koje je HBS dostavio HOO-u na realizaciju programskih aktivnosti nije potpisana

niti specificirana na način propisan u točki 5.5.3. Upute. (Računi i kopije računa su

potpisivani tako što je na poleđini stavljen pečat HBS-a i skraćeni potpis glavnog tajnika

HBS-a). Za ovjeru (potvrdu) vjerodostojnosti priloženog dokumenta nije dovoljan

skraćeni potpis odgovorne osobe (glavnog tajnika HBS), već njegovo puno ime i prezime,

a ukoliko se na dokument stavlja skraćeni popis, ispod skraćenog popisa je potrebno

upisati puno ime i prezime odgovorne osobe HBS-a.

_______________________________________________________________________________


22

Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na propisno

potpisivanje dokumentacije na poleđini računa, od strane HBS -a je zadovoljavajuće uz

stanovite nedostatke.

Preporuka 2.3. (Važnost preporuke 1) Preporuča se da HBS postupa u skladu s odredbama članka 5.5.3. Upute tj. da sve račune

i kopije računa uredno potpiše punim imenom i prezimenom odgovorna osoba NSS-a te

ukratko pojasni na koje troškove se račun ili kopija računa odnosi (neki računi koje je

HBS dostavio u prilogu programskih zahtijeva su bili na kineskom jeziku te se tijekom

revizije nije moglo utvrditi na što se račun odnosi). Ukoliko se prilikom ovjere (potvrde)

vjerodostojnosti priloženog dokumenta stavlja skraćeni potpis odgovorne osobe

(glavnog tajnika HBS), potrebno je ispod skraćenog potpisa upisati puno ime i prezime

odgovorne osobe HBS-a.

Nalaz 2.4.

U točkama 1.2.1. i 2.2.1. Upute propisano je da je NSS obavezan unaprijed najaviti

organizatoru ili hotelu da im je potreban račun iz kojeg je vidljiv poimenični popis

korisnika usluge. Revizijom je utvrđeno da neki računi koje je HBS dostavio za realizaciju

programske aktivnosti ne sadrže poimeničan popis korisnika usluga.



Preporuka 2.4. (Važnost preporuke 1) Preporuča se da HBS dostavlja u HOO račune s poimenično iskazanim korisnicima

usluga.

Nalaz 2.5.

Način i realizacija nabave sportske opreme u redovnim, razvojnim i olimpijskom

programu za NSS-e propisani su u člancima 1.2.2.3. (za redovne programe) i 4.2.3. (za

razvojne i olimpijski program) Upute.

U članku 1.2.2.3. Upute propisan je da sredstva na račun NSS-a mogu transferirati

temeljem priloženog predračuna, ponude raspisa, pozivnice ili slično, a NSS je obvezan u

roku 30 dana po završetku aktivnosti dostaviti Uredu za programe NSS-a kopije računa i

izvod kao dokaz o plaćanju.

U članku 4.2.3. Upute propisano je da je transfer sredstava na račun NSS-a za razvojni i

olimpijski program moguć samo za nabavu opreme i rekvizita. Navedena sredstva

_______________________________________________________________________________


23

transferirat će se NSS-u na temelju PZ-a i predračuna, ponude ili računa koji glasi na

NSS. Nakon nabavke opreme i rekvizita NSS je dužan HOO-u dostaviti kopiju računa koji

glasi na NSS, u roku 30 dana od dana nabavke opreme i kopije izvoda kao dokaz o

izvršenom plaćanju.

Revizijom je utvrđeno da HBS nije u pojedinim slučajevima postupio u skladu s

odredbama članaka 1.2.2.3. i 4.2.3. Upute jer nije roku 30 dana od dana nabavke

opreme u nadležni odjel HOO-a dostavio kopije računa opreme i kopije izvoda kao dokaz

o izvršenom plaćanju, iako je Ured za programe NSS-a, HBS-u 25. siječnja 2017. godine

dostavio e-mail kojim je zatraženo dostavljanje kopije tri računa i izvodi o dokazu

plaćanja, a za nabavu sportske opreme za koju je Ured za programe NSS-a HBS-u

transferirao sredstava temeljem odgovarajućih ponuda u 2016. godini. Dokazi o

izvršenom plaćanju dostavljeni su u HOO tek na zahtjev unutarnje revizorice (početkom

lipnja 2017. godine), a za potrebe obavljanja ove Revizije.

Pregledom dostavljenih izvoda utvrđeno da je HBS transferirana sredstva utrošio

namjenski za kupnju opreme za koju je dostavio odgovarajuće ponude.

Stručno revizorsko mišljenje: Postojeće unutarnje kontrole koje se odnose na propisno

potpisivanje dokumentacije na poleđini računa, od strane HBS -a je zadovoljavajuće uz

stanovite nedostatke.

Preporuka 2.5. (Važnost preporuke 1) Preporuča se da HBS u skladu s odredbama članaka 1.2.2.3. i 4.2.3. Upute u roku 30

dana od dana nabavke opreme u nadležni odjel HOO-a dostavi kopije računa opreme i

kopije izvoda kao dokaz o izvršenom plaćanju.

Nalaz 2.6.

U članku 1.1.3. Upute propisano je da se naknade za administrativne poslove odnose na

sredstva za plaće radnika zaposlenih u NSS-u, zatim na naknade za vanjske suradnike

NSS-a angažirane po ugovoru o djelu te na naknade za studente angažirane preko

student servisa. Sredstva za plaće radnika zaposlenih temeljem ugovora o radu NSS-a

kao poslodavca i radnika bilo na određeno ili neodređeno vrijeme za radna mjesta

glavnog tajnika, direktora, administrativnog tajnika, ili administratora realiziraju se

namjenski za broj izvršitelja i u iznosima iskazanim u financijskom planu NSS-a, a u

okviru financijskog plana HOO-a. NSS je dužan dostaviti Uredu za programe NSS-a popis

radnika s kojima je zaključio ugovor o radu na određeno ili neodređeno vrijeme, kopije

ugovora o radu te anexe ugovora o radu, a za koje radnike poslodavac NSS isplaćuje

plaću za koju većinu ili dio sredstava osigurava HOO na stavci administrativne naknade

NSS-a u svom financijskom planu, zajedno s programom NSS-a za sljedeću plansku

godinu (svake godine), a najkasnije do 10. 1. tekuće godine za tekuću plansku godinu.

Također, NSS je dužan u roku od 15 dana pismeno obavijestiti HOO o svakoj nastaloj

_______________________________________________________________________________


24

promijeni broja izvršitelja za čije plaće HOO osigurava dio ili sva sredstva

(„administrativna naknada“) te ih transferira NSS-u namjenski (ako je došlo do prestanka

ugovora o radu a nije zaključen novi ugovor za gore navedena radna mjesta) kao i o

osobnoj promjeni izvršitelja (ako je došlo do zaključenja novog ugovora o radu na

određeno vrijeme radi zamjene privremeno nenazočnog radnika – npr. dugotrajno

bolovanje, rodiljni i roditeljski dopust), kako bi se planske stavke za te namjene mogle

korigirati i bile namjenske te u skladu sa stvarnim potrebama te definirati i isplatiti

pripadajuća materijalna prava.

U članku 1.1.3.1. propisano je da se sredstva za nakade za administrativne poslove

moraju isplatiti najmanje u iznosu koji osigurava HOO. Ukoliko NSS ima vlastitih

sredstava, plaću radnika može isplatiti u većem iznosu od iznosa administrativne

naknade koji se NSS-u transferira, no navedeno mora biti definirano i u ugovoru o radu.

Sredstva planirana na stavci ugovori o djelu mogu se isplatiti i na temelju ugovora o

radu.

Sredstva za administrativne naknade se realiziraju na način da HOO svaki mjesec NSS-u

transferira 1/12 od planiranog godišnjeg iznosa za svaku planiranu administrativnu

naknadu.

Revizijom je utvrđeno da je HBS sredstva za nakade za administrativne poslove isplatio u

skladu odredbama članaka 1.1.3. i 1.1.3.1. Upute te u skladu s odredbama zakonskog

regulatornog okvira za isplatu plaća u RH (Zakon o radu i drugi propisi).

_______________________________________________________________________________


25

5. ZAKLJUČAK

Po izvršenom pregledu, mišljenje revizije je da sustav unutarnjih kontrola u procesu

namjenskog korištenja sredstava u HBS-u, kojeg je uspostavilo rukovodstvo HOO-a i

HBS-a, funkcionira na zadovoljavajućoj razini u unutarnjim kontrolama koje se odnose

na namjensko korištenje sredstava za administrativne naknade koje se odnose na

sredstva za plaće radnika zaposlenih u NBS-u, a u svim drugim dijelovima procesa

funkcionira na zadovoljavajućoj razini uz stanovite nedostatke.

Područja procesa, u kojima treba poboljšati sustav unutarnjih kontrola, odnosno

upravljanje samim procesom, detaljno su navedena u poglavlju 4. - Nalazi, stručno

revizorsko mišljenje i preporuke. Provedbom predloženih preporuka stvorili bi se uvjeti

za još uspješniju realizaciju procesa namjenskog i zakonitog korištenja sredstava

doznačenih od HOO-a HBS-u.

Ovlaštena unutarnja revizorica:

Evica Obadić, dipl.oec.

Documents

REVIZORSKO IZVIJEŠĆE - hbs.hrno.pdfdokumenata uz obračun putnih naloga, sadržaj putnog naloga, unutarnje kontrole koje se odnose na propisno potpisivanje dokumentacije na poleđini