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Viva la revolución de la presentación ! Comment révolutionner vos présentations pour les rendre à la fois plus effcaces et plus amusantes à préparer et à délivrer ! Geckonaute http://geckonaute.tumblr.com

Révolutionner vos présentations

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Guide donnant des conseils pratiques pour rendre vos présentations plus amusantes à préparer & délivrer mais surtout plus efficaces.

Text of Révolutionner vos présentations

  • Viva la revolucin de la presentacin !Comment rvolutionner vos prsentations pour les rendre la fois plus effcaces et plus amusantes prparer et dlivrer!

    Geckonaute http://geckonaute.tumblr.com

  • http://geckonaute.tumblr.com

    Le problme & la prise de conscience p. 3

    Le fond p. 6Pour quoi ?Pour qui ?Comment ?

    La forme p. 16Utilisation de photosUtilisation de schmasUtilisation de graphiques

    Le jour J p. 34La prparationL'environnementL'auditoireSance de questions / rponses

    Table des matires

  • http://geckonaute.tumblr.com 3

    La prise de conscience !

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    [L]a premire mise en cause [de PowerPoint] remonte au 1er fvrier 2003. Ce jour-l, la navette Columbia rentre dans latmosphre avec sept astronautes bordet se dsagrge, lastupeur gnrale.

    Aprs des semaines dinvestigation, les enquteursrvlent les noms des principaux accuss : PowerPoint et ses complices, les fameux bullet points. Quel rapport entre un logiciel qui fait 30 millions de petits chaque jour et ce dsastre ? Loutil avait t utilis quinze jours avant laccident pour dcrire un incident mineur survenu pendant le dcollage de la fuse : une mousse isolante stait dtache et avait endommag Columbia. Malgr 28 pages de prsentation, les ingnieurs de la Nasa ont prsent laffaire de faon trop simpliste. Minors dans leur PowerPoint, les risques nont pas t suffsamment pris en compte pour la mission.

    Source:Article de Courrier Cadre Faut-il brler PowerPoint ? http://www.courriercadres.com/content/faut-il-br%C3%BBler-powerpoint

  • 5*Traduction de : It is easy to understand how a senior manager might read this PowerPoint slide and not realize that it addresses a life-threatening situation, the Columbia Accident Investigation Board concluded.

    Sources:- Article de Courrier Cadre Faut-il brler PowerPoint ? http://www.courriercadres.com/content/faut-il-br%C3%BBler-powerpoint- Article du Washington Post PowerPoint: Killer App? par Ruth Marcus - 30/08/2005http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2005/08/29/AR2005082901444.html- Article du New York Times PowerPoint Makes You Dumb par Clive Thompson - 4/12/2003http://www.nytimes.com/2003/12/14/magazine/14POWER.html- Article PowerPoint Does Rocket Science--and Better Techniques for Technical Reports par Edward Tufte, 06/09/2005 http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=0001yB&topic_id=1

    Il est facile de comprendre comment un cadre suprieur [de la NASA] lisant ce slide PowerPoint ne puisse pas comprendre qu'il s'agit d'une situation de vie ou de mort.- Commission d'enqute sur l'accident de Columbia*

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    Le fond : pour tre sr demettre dans le mille !

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    Une prsentation ne sert pas informer !

    Eh oui, tout comme les autres formes de communication, une prsentation sert provoquer une raction (agir, dcider, valider, ...) chez quelqu'un ou chez un groupe de personnes.

    Les 2 lments cls sont donc :

    - l'action- l'auditoire

    Le pr-requis est donc de savoir ce que l'on attend (l'action) et de qui on l'attend (l'auditoire)? Cela ncessite souvent un peu de recherche et de rfexion pour savoir exactement qui on va s'adresser et quel sont les proccupations de l'auditoire. Il faut donc commencer par se mettre la place de l'auditoire, de comprendre leur tat d'esprit, leur motivation, leurs contraintes...

    Une prsentation est un exercice d'empathie : ce n'est pas propos de vous mais d'eux !

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    Une prsentation est un voyage...

    Bien dfnir l'action et l'auditoire a pour but de reprsenter la prsentation sous forme d'un voyage :

    Mon auditoire est ICI aujourd'hui

    et l'issue de ma prsentation,

    il devra savoir qu'il doit aller LA.

    C'est l'objectif de la prsentation, en d'autres mots, le message cl.

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    Un voyage dont il faut construire l'itinraire !

    Une fois la destination & les voyageurs dfnis, il faut construire l'itinraire.

    C'est la construction, l'ossature, de la prsentation. Un peu comme un scnario pour un flm.

    En effet, L'auditoire ne pourra pas passer pas d'un point un autre sans efforts. Il n'y a qu' voir tout ce qui a t crit & dit sur la conduite du changement !

    Il faut donc des tapes intermdiaires, des points de passage pour que personne ne se perde.

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    Les 3 tapes de la prsentation

    L'introduction :

    On prsente ds le dpart le message cl sous la forme VOUS tes ICI aujourd'hui et demain vous devez tre LA et voil COMMENT et/ou POURQUOI . Trop souvent, le message cl arrive bien trop tard. Cela frustre l'auditoire qui ne comprend pas bien ce qu'on attend de lui et qui n'est donc pas trs attentif ce que vous dites. Il est impratif d'augmenter l'attention de l'auditoire en jouant sur le sentiment d'urgence.

    Le cheminement :

    On toffe et argumente pour expliquer QUOI, POURQUOI, COMMENT... en utilisant une structure en pyramide pour chaque question.

    D'ailleurs, cette structuration en pyramide se prte tonnamment un travail de brainstorming sous forme de mindmap.

    La conclusion doit tre un appel action !

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    Le chiffre d'or des prsentations : 3

    Source: http://www.idergie.com/pyramide-barbara-minto

    Ide centrale

    Ligne cl

    Information de support

    Pourquoi &

    comment

    Chaque information rpond une question propos de son parent

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    Les points cls...

    Bien tre clair dans sa tte sur l'objectif, c'est dire l'action qui rsultera de votre prsentation : acheter votre produit, vous accorder un budget...

    Se mettre la place de votre auditoire : vous tes un expert du sujet, vous avez travaill pendant des jours/mois/annes sur ce que vous allez prsenter, l'auditoire n'a pas ce recul... Attention, il ne s'agit pas non plus de les inonder et de faire une dmonstration de votre savoir. Pour vous aider, voici 2 questions que vous pouvez vous poser tout moment en imaginant qu'elles viennent d'une personne dans la salle :

    Et alors ? question qui permet de jauger la pertinence de ce que vous avancez mais vue du public.

    Show me the millon dollar slide! (= Montre-moi le slide qui tue !), question qui permet de se concentrer sur le message cl. Si la rponse cette question est que le slide qui tue est le numro 10, il faut revoir la structure pour qu'il arrive bien avant.

    Structurer la prsentation sous forme d'un voyage avec une argumentation, sous forme de pyramide, qui viendra toffer votre message et assurera une cohrence tout au long de la prsentation.

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    Beyond bullet points et Microsoft PowerPoint : Pour les cadres par Cliff Atkinson.A signaler galement le site & le blog de Cliff Atkinson o sont disponibles des modles de structure pour les prsentations : http://www.beyondbulletpoints.com/

    A sense of urgency par John P. Kotter, une des rfrences de la gestion de projet. Cet ouvrage est consacr au sentiment d'urgence et comment le crer. En effet, sans sentiment d'urgence, dit-il, pas de motivation pour changer.

    Just enough anxiety par Robert H. Rose est centr sur comment & pourquoi crer le juste niveau d'anxit. Trop d'anxit et on est dans le stress destructeur. Pas assez d'anxit, on est dans l'immobilisme, dans la complaisance..

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    La forme, pour s'adresser...

    Les neurologistes le disent : notre cerveau est bien mieux programm pour

    les histoires que pour les slides PowerPoint et les choses abstraites.

    Les histoires avec un peu dmotion sont () mmorises beaucoup plus longtemps que des slides froids remplis de chiffres et

    danalyses.John P. Kotter dans A sense of urgency

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    ... l'hmisphre droit !

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    Utiliser des photos pour faire des analogies

    Quelques conseils relatifs l'utilisation de photos :

    Choisir des photos de qualit (rsolution, taille, contraste, luminosit...) : la prsentation pourra tre projete sur grand cran et si les images ne sont pas de bonne qualit a se verra encore plus (phnomne de pixelisation). Cela nuira forcment au fond de la prsentation !

    Proscrire les cliparts : tout le monde a les mmes, cela dnote soit un manque d'originalit soit, pire, une certaine paresse...

    Faire attention aux droits d'auteur, il vaut mieux utiliser des images libre de droits.

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    O trouver des images de qualit ?

    - http://www.sxc.hu : le site par o je commence toute recherche. Site gratuit, bonne qualit, photos libres de droits

    - http://www.fickr.com : bien faire attention aux droits qui reprennent les diffrentes catgories dfnies par Creative Commons

    - Google image : http://images.google.com (attention aux droits d'utilisation des photos...)

    - Images de LIFE magazine : http://images.google.com/hosted/life

    Sinon il existe des sites payants tels que http://www.gettyimages.com & http://www.istockphoto.com ...

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    Exemples avec des photos sur une partie des slides

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    Exemples avec des photos en plein cran

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    Dessins ou schmas : illustrer des concepts abstraits

    Il est souvent impossible (ou compliqu ou inutile) de faire appel une photo pour expliquer certains points, ides ou concepts.

    On peut alors faire appel un dessin ou schma que l'on ralise soi-mme.

    Encore une fois, le visuel doit tre un complment ce que vous dites oralement et pas une pollution.

    Voici un exemple provenant d'une runion de lancement d'un projet : le visuel exprime le fait qu'il y a 3 populations diffrentes (de 3 fonctions) mais que nous avons un but commun : le projet.

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    L'utilisation de graphiques pour illustrer des donnes

    Pour illustrer des donnes, il est souvent utile de faire appel des graphiques. Seulement voil, le risque est grand d'en faire trop, c'est dire de vouloir appuyer son propos avec force chiffres qui fnalement dtournent du vrai sujet, ou pire exposent des questions non souhaites.

    Avant d'aller plus loin dans le sujet des graphiques, quelques bonnes questions se poser :

    Un graphique est-il vraiment ncessaire ?

    Quel type de graphique choisir ?

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    Un graphique est-il rellement ncessaire ?

    Bien souvent, un graphique n'apportera pas grand chose et ne sert qu'en fait, avouez-le, donner une pseudo-crdibilit scientifque votre prsentation.

    Si le graphique n'apporte rien, il vaut mieux dire la mme chose soit avec un texte (sobre et court) ou... avec une photo !

    Par exemple, l'utilisation du Pac-Man est proscrire ! Le Pac-Man est un graphique camembert reprsentant les proportions de 2 sries et qui, effectivement, ressemble au personnage de jeu vido du mme nom.

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    Ca vous rappelle quelque chose, non ?

    % de graphiques qui ressemblent un Pac-Man% de graphiques qui ne ressemblent pas un Pac-Man

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    Quel type de graphique choisir ?

    Le choix du type de graphique est, lui aussi, critique. En fonction du message que vous voulez faire passer, un graphique en ligne ou un histogramme ou un camembert... n'auront pas le mme impact. Sur ce sujet, je vous conseille d'utiliser

    ce petit guide : ce site :

    http://extremepresentation.typepad.com/blog/2006/09/choosing_a_good.html http://www.juiceanalytics.com/writing/introducing-chart-chooser/

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    Si un graphique est vraiment ncessaire...

    Une fois votre dcision prise quant au type de graphique, voici un autre conseil : ne pas faire de copier/coller "brutal" depuis un tableur (MS Excel..).

    Pourquoi ? Parce que :

    Le look des graphiques n'est jamais "terrible" si on colle depuis un tableur.

    Les couleurs du graphique (police, couleur des courbes, fond...) sont harmoniser avec celles de vos slides.

    L'apparition du graphique d'un seul coup donne une occasion (de plus...) votre auditoire de ne plus vous couter.

  • http://geckonaute.tumblr.com 28

    voici quelques conseils

    Si vous faites apparatre un graphique en une seule fois, votre auditoire va se concentrer sur le graphique pour essayer de comprendre de quoi il retourne. Certains seront sur les axes, d'autres essayeront de comprendre ce que reprsentent les diffrentes sries (ligne, histogramme...). Bref, vous les avez perdus, ils ne vous coutent plus.

    Pour viter a, il faut casser les graphiques en plusieurs morceaux pour les faire apparatre un par un :

    - le 1er axe (horizontal par exemple) en expliquant ce qu'il reprsente et j'en profte pour donner des infos sur l'chelle, etc...- puis le 2me axe, idem que pour le 1er : explications...- puis la 1re srie avec, l aussi, les explications adquates- puis la 2me srie...

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    1 slide par lment du graphique !

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    Quelques derniers conseils...

    Quelques derniers conseils suite des msaventures que j'ai eues il y a quelque temps.

    Une fois la prsentation fnalise (pour moi elle ne l'est qu'aprs l'avoir rpte plusieurs fois, je vous conseille de convertir tous les slides en image (dans PowerPoint, utiliser enregistrer sous puis choisir un format photo tel que jpg et exporter tous les slides) puis de les ajouter dans un nouveau fchier PowerPoint.

    Cela prend un peu de temps mais a vite de voir ses slides endommags (mise en page, contenu...) pour cause de :

    - format diffrent (dimensions des slides diffrentes entre pays ou logiciels)

    - police non installe sur l'ordinateur qui sera utilis le jour J

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    pour 100% de tranquilit !

    Un autre conseil, pour tre sr que tout ira bien le jour J Toujours avoir le fchier de sa prsentation avec soi :

    - sur son ordinateur

    - sur cl USB, au cas o lordinateur prvu pour la prsentation rende lme

    - en format PDF au cas o la prsentation se fasse avec un ordinateur qui na pas la mme version de PowerPoint que la vtre

    Je pousse mme le vice avoir une version en ligne (via site de stockage & de partage de fchier) au cas o mon ordinateur soit en panne et que ma cl USB soit casse ou perdue

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    rme prsentationzen par Garr Reynolds.

    A signaler galement, le blog de Garr Reynolds. Vous y trouverez des tonnes de sources d'inspiration et des exemples de visuels :http://www.presentationzen.com

    slide:ology par Nancy Duarte, fondatrice de Duarte Design, qui a notamment travaill avec Al Gore sur sa prsentation an inconvenient truth , http://www.climatecrisis.net/

    Le site :http://www.duarte.com

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  • http://geckonaute.tumblr.com

    Le jour J !

    Prsenter des ides est une conversation sous haute tension, c'est la fois plus dangereux et plus puissant. *Henry M. Boettinger

    *Traduction de : "Presentation of ideas is conversation carried on at high voltage at once more dangerous and more powerful."

  • http://geckonaute.tumblr.com

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    Avant le jour J...

    Bien sr, et cela ne va sans dire, il faut rpter, rpter, rpter avant le jour J.

    Lide est de:

    - sapproprier la prsentation pour la connatre sur le bout des doigts et notamment les transitions entre slides

    - valider la logique du droul et lordre des slides

    - vrifer la dure de la prsentation.

    Pour ce qui est de la dure de votre prsentation, toujours prvoir moins long que le crneau que vous avez pour inclure du temps pour des questions et pour prendre en compte le stress du jour J. Dailleurs, moins que vous ne fassiez payer lauditoire pour vos prsentations, personne ne vous en voudra de faire plus court. Cest valable pour les runions aussi!

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    Le jour J,

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    Le jour J Lenvironnement : la salle, le matriel...

    En fait, le mieux serait de savoir, au moment o vous construisez votre prsentation, dans quelles conditions vous allez la dlivrer car cela peut avoir un impact :

    - clairage de la salle, cela a une infuence sur les slides : fond clair ou fonc

    - taille de lcran, du projecteur

    - distance entre vous & lauditoire (salle de runion = proximit / podium ou estrade = loignement)

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    Le jour J Le contact avec le public...

    Lors de la prsentation, il est critique de se concentrer sur le contact avec lauditoire. Cela est d'autant plus facile que vous matriser les slides donc vous avez l'esprit libre pour les personnes qui sont prsentes !

    L'objectif est de :

    - montrer que vous tes tout entier l pour faire preuve de votre engagement et pour que les personnes ne soient pas que focalises exclusivement sur les slides

    - tre lcoute de la salle pour dtecter les signes dnotant un accord ou dsaccord avec ce que vous dites

    - interagir avec lauditoire voire adapter vos propos leurs ractions

  • http://geckonaute.tumblr.com 40

    Les piges viter

    Les piges classiques relatifs son positionnement par rapport au public et l'cran :

    - tre dos au public pour lire les slides (si vous lisez ce qui est affch pourquoi ne pas avoir simplement envoy les slides par email)- se positionner devant le projecteur et ainsi avoir une partie des slides projets sur vous et votre ombre sur lcran

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    La sance de questions / rponses : une preuve ?

    Dabord, il faut dire au dbut de la prsentation si les personnes peuvent poser les questions nimporte quel moment ou sil y a une sance de questions / rponses prvue lissue de votre prsentation.

    Se rapprocher de la personne qui a pos la question pour favoriser le dialogue et montrer que vous lcoutez attentivement.

    Reformuler la question pose pour tre sr que lauditoire la bien entendue (surtout si la salle est grande et que la personne qui a pos la question ne parle pas fort ou na pas de micro). En plus, a vous donne du temps pour prparer votre rponse et cela vous permet de confrmer que vous avez bien compris la question.

    Ne pas hsiter dire que vous navez pas de rponse mais que vous tes dispos fournir la rponse ultrieurement la personne soit par email soit au tlphone.

    Toujours sassurer que vous avez bien apport une rponse la question pose en disant par exemple : est-ce que cela rpond votre question ?.

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    ChangeThis 58.06 - Before You Open Your Mouth: The Keys to Great Public Speaking par Nick Morgan.

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  • http://geckonaute.tumblr.com

    Crdits photos

    Page 3 - REUTERS/Bob Strong

    Autres photos: stock.xchng - http://www.sxc.hu/

  • http://geckonaute.tumblr.com

    Cette cration est mise disposition selon le Contrat Paternit-Pas d'Utilisation Commerciale-Partage des Conditions Initiales l'Identique 2.0 France disponible :

    - en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/fr/

    - par courrier postal Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

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